Autres améliorations aux e-mails

Formatage plus élaboré des e-mails

Nous avons ajouté de nouvelles options de formatage du corps de vos e-mails à l’écran de rédaction afin d’aider les utilisateurs à rédiger des e-mails plus riches en contenu, notamment :

• mode plein écran

• possibilité d’épingler la barre d'outils de formatage

• possibilité d’insérer une ligne horizontale

• possibilité de régler la hauteur de la ligne

• options de texte intraligne - possibilité d'augmenter ou de diminuer le retrait du texte.

• insertion du texte barré (également disponible en mettant le texte en surbrillance et en appuyant sur Ctrl + S).

• option permettant d'ajouter des caractères spéciaux.

Toutes ces nouvelles fonctionnalités sont disponibles dans l'éditeur d’e-mails dans Work Manager et Builder et sont également disponibles dans l’éditeur de signatures d’e-mails dans Work Manager.

Paramètres de police enregistrés

Lorsque vous rédigez un e-mail (que ce soit un modèle d’e-mail dans Builder ou un nouvel e-mail/une réponse/un transfert dans des activités dans Work Manager), vos paramètres de police (c’est-à-dire votre style et votre taille de police), le type et la taille de police les plus récemment utilisés seront enregistrés comme police par défaut afin que vous n’ayez pas besoin de les redéfinir.

Ces valeurs sont enregistrées dans votre profil d’utilisateur et sont donc conservées sur Builder et Work Manager.

Cela ne concerne que la police en haut de l'e-mail en cours de rédaction. Si vous cliquez sur un contenu préexistant plus loin dans l’e-mail, le style et la taille de police déjà utilisés pour ce contenu seront utilisés. Voir la remarque pour plus de détails. Dans le cadre de ce changement, les incohérences dans les « nouvelles lignes vides » pour les e-mails ont été résolues : quand vous rédigez un nouvel e-mail, deux lignes vides seront toujours insérées en haut de l’e-mail.

Notez que la police des textes prédéfinis et des modèles utilisera vos paramètres de police lors de leur création.

Le style et la taille de la police utilisée lors de la rédaction d’un e-mail varient selon que vous cliquiez ou non sur un contenu préexistant. La logique pour déterminer quelles polices seront utilisées est la suivante, et est influencée par la nouvelle insertion automatique de deux lignes vides au début de chaque nouvel e-mail :

• Première ligne insérée automatiquement : utilise les paramètres de police enregistrés par l’utilisateur dans son e-mail le plus récent.

• Deuxième ligne insérée automatiquement : toujours Arial 10.

Le contenu des e-mails suivants peut provenir :

• D’anciens e-mails de la chaîne de messagerie

• Du contenu d’un modèle d’e-mail

• Le style et la taille de la police du contenu de la signature des e-mails dans ces sections proviennent du contenu existant, en fonction de l’endroit où l'utilisateur clique.

E-mail dépasse la limite

Nous avons également fait en sorte qu'il soit plus facile pour les utilisateurs de savoir quand ils essaient d’envoyer un e-mail qui dépasse la taille maximale autorisée, car ils recevront désormais un message d’avertissement.

De plus, les utilisateurs ne pourront pas programmer un e-mail ou l’enregistrer comme brouillon s’il dépasse la taille maximale autorisée.

Notez que la validation de la taille de l’e-mail se fait lors de l'enregistrement de l’e-mail, et non au moment de son envoi. Ainsi, si un e-mail de 25 Mo a été programmé et que la taille maximale est réduite à 10 Mo dans Builder, l’e-mail programmé sera tout de même envoyé car il était conforme à la taille autorisée lors de sa programmation.

Vous pouvez configurer la taille maximale autorisée pour les e-mails dans la page Paramètres système de Builder avec la fonction « Taille maximale des e-mails ». Il est recommandé de configurer la limite à 30 % de plus que ce que vous voulez que vos utilisateurs finaux utilisent comme un pourcentage tampon supplémentaire pour accommoder l'encodage, etc. Par exemple, si vous voulez que la taille maximale soit de 100 Mo, nous vous recommandons de configurer la limite à 130 Mo. Notez que lors de la mise à jour, aucune taille limite ne sera fixée pour vos e-mails. En outre, la limite de taille ne sera pas applicable aux e-mails générés par le système, tels que les e-mails d’accusé de réception des demandes.

Possibilité de télécharger les e-mails au format .eml

Pour tous les types d’e-mails (entrants / sortants / annulés / envoi échoué / planifiés), une option de téléchargement est désormais disponible pour permettre aux agents de télécharger le fichier .eml sous-jacent. Cette option est disponible à partir des différents emplacements du système où les e-mails sont visibles, c’est-à-dire les sections Communications et Chronologie des activités, la Boîte de réception des e-mails et la vue des Éléments envoyés.

Remarque : si l’e-mail que vous tentez de télécharger contient une pièce jointe qui a été explicitement supprimée manuellement par un utilisateur (pour des raisons de confidentialité des données, par exemple), le téléchargement du fichier .eml sera désactivé pour cet e-mail. Le système affichera un message expliquant la raison de cette désactivation lorsque vous cliquerez sur l’icône téléchargement.