Nouvelles vues pour les e-mails
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Nous avons apporté des améliorations significatives à la façon dont vous pouvez travailler avec les e-mails dans Enate en créant un tout nouvel ensemble de vues des e-mails. Elles se basent sur les vues existantes de la Boîte d'envoi pour vous donner une liste plus complète de tous les e-mails qui concernent votre domaine d'activité :
Boîte de réception des e-mails : une vue des e-mails pour toutes les activités dans votre boîte de réception de travail, les boîtes de réception de travail de votre équipe, et les activités non affectées qui se trouvent dans vos files d’attente.
Éléments envoyés : les e-mails des activités de votre domaine d'activité qui ont été envoyés.
Boîte d’envoi : la vue existante de la boîte d'envoi vous permet de voir les e-mails dont l’envoi est programmé ou ceux qui attendent d’être envoyés par le système.
Ces sections sont toutes accessibles à partir du menu de navigation (sous-sections du nouveau lien Emails) et s’ouvriront chacune dans leur propre onglet dédié.
Pour que les choses restent claires et simples, nous avons renommé la section Boîte de réception de votre page d’accueil standard en Boîte de réception de travail, afin de vous permettre de passer d'une vue des activités de votre équipe à une vue centrée sur les e-mails ou sur les activités de travail.
Cette vue vous montre les e-mails liés aux activités en cours dans vos domaines d’activité, c'est-à-dire ceux que vous verriez dans les boîtes de réception de votre page d’accueil. Il existe plusieurs options de filtrage et plusieurs façons d’afficher différents ensembles de données. Utilisez cette vue pour voir les e-mails reçus pour les activités dont vous et votre équipe vous occupez.
Dans le panneau réductible à gauche de la boîte de réception des e-mails, vous pouvez voir des liens vers les différentes sections de votre boîte de réception, divisées en plusieurs sections :
Mes e-mails : e-mails relatifs à toutes les activités qui se trouvent actuellement dans votre boîte de réception de travail (que vous pourriez voir sur votre page d’accueil).
E-mails de mon équipe : e-mails relatifs à toutes les activités qui se trouvent actuellement dans la boîte de réception de travail de votre équipe. Ce lien n’est visible que si vous êtes un chef d’équipe ou si vous pouvez voir vos associés et vos files d’attente.
E-mails non affectés : e-mails pour toutes les activités non affectées se trouvant dans vos files d'attente. Ce lien n’est visible que si vous êtes un chef d’équipe ou si vous pouvez voir vos associés et vos files d’attente.
Les chiffres affichés indiquent le nombre d’e-mails non lus dans ces différents dossiers. Vous trouverez également des liens vers vos Éléments envoyés et votre Boîte d'envoi, qui s'ouvriront tous dans des onglets séparés.
Vous pouvez voir une liste de tous les e-mails présents dans votre boîte de réception ainsi que les commentaires des utilisateurs en libre-service. Les e-mails les plus récents apparaissent en haut de la liste et vous montrent leur auteur, leur date de réception, leur objet, un aperçu de la première ligne de leur corps et l'activité à laquelle ils se rapportent. Vous pourrez également voir si les e-mails contiennent des pièces jointes et s’ils ont été envoyés avec une grande importance.
Les e-mails non lus apparaissent en gras et vous pouvez les filtrer pour ne voir que les e-mails non lus en cliquant sur l’option « Non lus ».
Vous pouvez filtrer votre boîte de réception par Client, Contrat, Service, Processus, File d’attente, adresse e-mail de l'auteur, présence, ou non, de pièces jointes et par date de réception.
Si vous avez accès à la vue « E-mails de mon équipe », vous pourrez également filtrer par utilisateur affecté et par auteur des e-mails.
Vous pouvez basculer entre la vue « Mes e-mails » qui vous montre les e-mails dans votre propre boîte de réception, « E-mails de mon équipe » qui vous montre les e-mails dans la boîte de réception des membres de votre équipe, ou « E-mails non affectés» qui vous montre les e-mails reçus pour les activités qui n'ont pas encore été affectées dans vos files d'attente.
Lorsqu'un nouvel e-mail est reçu, le nombre d’e-mails non lus est actualisé et une icône courrier apparaît sur le bouton Actualiser. Il vous suffit de cliquer dessus pour actualiser votre boîte de réception et afficher les nouveaux e-mails.
Vous pouvez marquer les e-mails individuels comme lus/non lus, mais veuillez noter que cela n’affectera PAS le marqueur de nouvelles informations sur l’activité à laquelle l’e-mail se rapporte. Marquer un e-mail comme lu ne supprimera donc PAS l'icône nouvelles informations dans l'activité.
La section principale de la boîte de réception des e-mails affiche l’aperçu de l’e-mail que vous avez sélectionné. Vous pouvez ajuster sa taille en fonction de vos besoins.
Quand vous cliquez sur un e-mail, vous pouvez le voir dans son intégralité dans la partie droite de l’écran. Vous pouvez voir son objet, son expéditeur, son destinataire, les éventuels destinataires en Cc, un lien vers l’activité à laquelle l’e-mail se rapporte, la date d'échéance de l'activité et le contenu complet de l’e-mail.
Si vous cliquez sur Répondre, Répondre à tous ou Transférer pour un e-mail, le système ouvrira un nouvel onglet qui affichera l’activité concernée et vous amènera à l’écran de rédaction d’e-mails pour commencer à rédiger votre e-mail.
D’autres options sont également disponibles en cliquant sur les ellipses situées à côté des liens de réponse. Elles vous permettront d'accéder directement à l’activité à laquelle l'e-mail se rapporte (en l'ouvrant dans un nouvel onglet), et d’imprimer l’e-mail.
Vous avez également la possibilité de télécharger le fichier .eml sous-jacent.
Remarque : si l’e-mail que vous tentez de télécharger contient une pièce jointe qui a été explicitement supprimée manuellement par un utilisateur (pour des raisons de confidentialité des données, par exemple), le téléchargement du fichier .eml sera désactivé pour cet e-mail. Le système affichera un message expliquant la raison de cette désactivation lorsque vous cliquerez sur l’icône téléchargement.
Si un e-mail contient une pièce jointe, vous pouvez en voir le nom, sa taille et vous avez la possibilité de la télécharger. Si l’e-mail contient plusieurs pièces jointes, vous pouvez télécharger toutes les pièces jointes individuellement ou les télécharger toutes dans un fichier ZIP.
Vous pouvez également développer vos e-mails en mode plein écran, là où le panneau d’aperçu est masqué.
La vue Éléments envoyés vous montre tous les e-mails des activités de votre domaine d’activité qui ont été envoyés.
Vous pouvez voir un aperçu de tous les e-mails qui ont été envoyés, l’e-mail le plus récent se trouvant en haut de la page, qui indique à qui les e-mails ont été envoyés, quand il ont été envoyés, leur objet, un aperçu de la première ligne du corps et l'activité à laquelle ils se rapportent. Vous pourrez également voir si les e-mails contiennent des pièces jointes et s’ils ont été envoyés avec une grande importance.
Vous pouvez ajuster la taille du panneau d’aperçu de l'e-mail en fonction de vos besoins.
Quand vous cliquez sur un e-mail, vous pouvez le voir dans son intégralité dans la partie droite de l’écran. Vous pouvez voir son objet, son expéditeur, son destinataire, les éventuels destinataires en Cc, un lien vers l’activité à laquelle l’e-mail se rapporte, la date d'échéance de l'activité et le contenu complet de l’e-mail.
Vous pouvez également développer vos e-mails en mode plein écran, là où le panneau d’aperçu est masqué.
Vous pouvez basculer entre la vue « Mes e-mails » qui vous montre les e-mails que vous avez envoyés et « E-mails de mon équipe » qui vous montre les e-mails envoyés par les membres de votre équipe.
Vous pouvez également répondre, répondre à tous ou transférer un e-mail envoyé. Si vous cliquez sur une de ces options, le système ouvrira un nouvel onglet qui affichera l’activité concernée et vous amènera à l’écran de rédaction d’e-mails pour commencer à rédiger votre e-mail.
Vous pouvez filtrer vos e-mails envoyés par Client, Contrat, Service, Processus, File d’attente, destinataire, plage de date, statut de l’activité concernée par l’e-mail, présence, ou non, de pièces jointes et par e-mails générés, ou non, par le système.
Attention, si vous décidez de les filtrer par date, vous ne pouvez filtrer que sur une période maximale de 90 jours
Si vous avez accès à la vue « E-mails de mon équipe », vous pourrez également filtrer par utilisateur affecté et par auteur des e-mails.
D’autres options sont également disponibles en cliquant sur les ellipses situées à côté des liens de réponse. Elles vous permettront d'accéder directement à l’activité à laquelle l'e-mail se rapporte (en l'ouvrant dans un nouvel onglet), et d’imprimer l’e-mail.
Vous avez également la possibilité de télécharger le fichier .eml sous-jacent.
Remarque : si l’e-mail que vous tentez de télécharger contient une pièce jointe qui a été explicitement supprimée manuellement par un utilisateur (pour des raisons de confidentialité des données, par exemple), le téléchargement du fichier .eml sera désactivé pour cet e-mail. Le système affichera un message expliquant la raison de cette désactivation lorsque vous cliquerez sur l’icône téléchargement.
Si un e-mail contient une pièce jointe, vous pouvez en voir le nom, sa taille et vous avez la possibilité de la télécharger. Si l’e-mail contient plusieurs pièces jointes, vous pouvez télécharger toutes les pièces jointes individuellement ou les télécharger toutes dans un fichier ZIP.
La boîte d’envoi a été déplacée pour être placée à côté de ces autres vues pour les e-mails. Comme auparavant, c'est là que vous pouvez trouver vos e-mails ou ceux de votre équipe qui sont programmés pour être envoyés à une date ultérieure, ou dont l’envoi a échoué. Pour plus d'informations sur la Boîte d’envoi, cliquez ici.
