Pièces jointes aux e-mails
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Des fichiers peuvent être joints à un e-mail de différentes manières.
1) Lorsque vous rédigez un e-mail, vous pouvez y joindre des fichiers en cliquant sur le trombone au bas de la section e-mail.
Les fichiers qui sont déjà joints à l’activité et qui se trouvent donc déjà dans l’onglet « Fichiers » (y compris les fichiers joints à des e-mails précédents au sein de l’activité) pourront être sélectionnés à partir de là. Vous pouvez utiliser la fonction de recherche pour rechercher des fichiers spécifiques si vous devez en choisir plusieurs.
Vous pouvez également rechercher des fichiers sur votre PC pour les ajouter en pièce jointe en cliquant sur « Parcourir ce PC ».
2) Vous pouvez ajouter des liens à un e-mail en cliquant sur l’option insérer des liens au bas de la section e-mail. Liens qui ont déjà été ajoutés à l’activité (et sont donc déjà dans l’onglet fichiers).
3) Vous pouvez faire glisser et déposer des fichiers de votre bureau à l'e-mail que vous rédigez.
4) Les fichiers qui ont été liés à un texte prédéfini seront automatiquement ajoutés en pièce jointe à l’e-mail lorsque le texte prédéfini sera utilisé.
Lorsque des e-mails sont générés et envoyés automatiquement par le système, le modèle d’e-mail utilisé peut être lié à une ou plusieurs balises. Le système identifiera tous les fichiers actuellement joints à l’activité qui ont été marqués avec cette même valeur, et les joindra automatiquement à l’e-mail avant son envoi.
Vous pouvez consulter toutes les pièces jointes qui ont été ajoutées à l’activité et à d’autres activités associées/liées dans l’onglet Fichiers.
Vous pouvez voir le nom du fichier, le type de fichier, sa taille, la date à laquelle il a été téléchargé et par qui ainsi que le numéro de référence de l’activité à laquelle il a été téléchargé.
Vous pouvez également voir les balises et les notes qui ont été ajoutées aux fichiers.
Vous pouvez télécharger des fichiers à partir d’un e-mail en ouvrant l’e-mail que vous avez reçu et en cliquant pour télécharger la pièce jointe.
Si plusieurs fichiers ont été ajoutés en pièces jointes, vous pouvez les télécharger individuellement ou ensemble dans un fichier zip.
Vous pouvez télécharger plusieurs pièces jointes en un seul clic à partir des e-mails de la section Communications et Chronologie. Cliquer sur l’icône « Télécharger tout » vous permettra de télécharger toutes les pièces jointes présentes dans cet e-mail des sections Communications et Chronologie.
Vous pouvez télécharger des fichiers individuels en cliquant sur l’option correspondante dans le menu de droite.
Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers à la fois en sélectionnant les fichiers que vous souhaitez télécharger et en sélectionnant l’option correspondante en haut de l’écran.
Vous pouvez télécharger plusieurs fichiers dans un document zip en sélectionnant les fichiers que vous souhaitez télécharger et en choisissant l’option correspondante en haut de l’écran.
Si votre système a été configuré pour vous permettre de supprimer les pièces jointes d’un e-mail, vous pouvez supprimer les pièces jointes d’un e-mail dans la fiche « Fichiers » d’une Activité. Cette fonctionnalité peut vous être utile si vous recevez des e-mails contenant des pièces jointes confidentielles.
La pièce jointe supprimée sera également supprimée des autres Activités apparentées telles que d’autres Actions dans un Cas, des Sous-cas, des Tickets enfants et parents si un Ticket a été fusionné, des Cas enfants et des Tickets parents si un Ticket a été converti en Cas.
Attention, si vous supprimez une pièce jointe d’un Ticket qui a été fractionné ou qui est le Ticket enfant d’un Ticket fractionné, le fichier supprimé ne sera pas supprimé des autres Tickets enfants ou du Ticket parent.
Notez également que la suppression d’une pièce jointe d’une Activité liée ne supprimera PAS la pièce jointe de la ou des Activités avec lesquelles elle est liée.
Sachez aussi qu’il n’est pas possible de supprimer une pièce jointe d’un e-mail d’une activité dont le statut est Fermé.
La pièce jointe sera supprimée de toutes les parties du système et vous ne pourrez donc pas la rechercher avec la Recherche rapide. Elle ne pourra également pas être ajoutée en pièce jointe à un nouvel e-mail associé à l’Activité.
Toute autre opération sur l’Activité ne permettra pas de récupérer la pièce jointe supprimée et créer une nouvelle Activité liée ne permettra pas de récupérer la pièce jointe supprimée.
Vous recevrez une notification dans l’onglet « Chronologie et communications » lorsqu’une pièce jointe a été supprimée. La notification contiendra le nom du fichier supprimé, le nom de la personne qui l’a supprimé, l’objet et la date/l’heure de l’envoi de l’e-mail auquel elle était jointe.
Les pièces jointes des e-mails entrants sont indiquées par une icône d’enveloppe verte :
Les pièces jointes des e-mails sortants sont indiquées par une icône d’enveloppe bleue :
