Witamy w należącej do Pomocy Enate sekcji „Co nowego”. W tym miejscu będziecie mogli zapoznać się ze wszystkimi nowymi funkcjami i ulepszeniami, które dodajemy do Enate. W kolejnych punktach znajdują się objaśnienia funkcji, które są wprowadzane w każdej nowej wersji, a także szczegółowe informacje o wydaniu dotyczące poprawek błędów i mniejszych ulepszeń.

Poniższe odnośniki prowadzą do informacji na temat naszych najnowszych wydań:

Sekcja „Co nowego” pozwala być na bieżąco ze wszystkimi nowościami wprowadzonymi do Enate, nie jest jednak wyczerpującym źródłem informacji o wszystkich funkcjach dostępnych w Enate. Aby uzyskać pełny obraz, należy zapoznać się z główną sekcją Pomocy Enate.

Enate w wersji 2023.3 przynosi niezwykle przydatne funkcje dla zespołów korzystających z Work Managera, a Sklep wzbogacił się o wiele integracji opartych na GPT, które znacząco ułatwiają wykonywanie codziennych zadań.

Przegląd nowych funkcjonalności znaleźć można w poniższym filmie:

Zintegrowane raportowanie

Do Work Managera dodaliśmy zintegrowane raportowanie bazujące na zaawansowanej platformie raportowania PowerBI firmy Microsoft.

Funkcja ta obejmuje:

• standardowe i natychmiast dostępne raporty oparte na danych Enate (to, które raporty standardowe są widoczne, zależy od ustawionej roli użytkownika);

• możliwość wykorzystania standardowych raportów w celu tworzenia własnych, spersonalizowanych raportów;

• możliwość zapisywania swoich spersonalizowanych raportów, żeby można było w każdej chwili do nich wrócić;

• możliwość udostępniania swoich raportów dowolnie wybranym użytkownikom;

• dostęp do zaawansowanych opcji edycji (dla liderów zespołów i użytkowników, którym przyznano uprawnienie „Może edytować raporty”), które pozwalają tworzyć zupełnie nowe i usuwać istniejące elementy wizualne tworzyć i usuwać karty.

Więcej informacji znaleźć można w poniższym filmie:

Role użytkowników

Więcej informacji znaleźć można w poniższym filmie:

Kolejne integracje w Sklepie

• Klasyfikacja wiadomości e-mail – automatycznie przydziela i kategoryzuje zapytania, dzięki czemu agenci nie muszą tracić czasu na ich ręczne sortowanie;

• Wyodrębnianie danych z wiadomości e-mail – zupełnie nowy wzorzec, który automatycznie wprowadza dane pochodzące z e-maili na kartach niestandardowych zapytań i spraw, odciążając tym samym agentów od ich ręcznego uzupełniania;

• Wykrywanie wiadomości z podziękowaniami – automatycznie wykrywa, czy wiadomość przychodząca do rozwiązanego elementu pracy to e-mail ze zwykłym „dziękuję” – w takiej sytuacji zmienia status elementu z powrotem na „Rozwiązane”, żeby użytkownicy nie musieli już ręcznie wykonywać takich powtarzalnych czynności.

• Analiza nastroju – dokonuje analizy treści przychodzących wiadomości w celu sprawdzenia, czy mają pozytywny, czy negatywny wydźwięk, a następnie wyświetla wynik użytkownikom, dzięki czemu od razu wiedzą, jak należy podejść do danego e-maila.

Pozostałe nowości

Wprowadziliśmy pewne ulepszenia na stronie Widoki. Przede wszystkim zmieniliśmy jej nazwę na „Wyszukiwanie zaawansowane”. Dodaliśmy też nowe dane i możliwości – teraz można wyszukiwać i sprawdzać, czy, kiedy i przez kogo element pracy został ponownie otwarty, a do tego wprowadziliśmy bardziej zaawansowane opcje wyszukiwania i wyświetlania opóźnionych elementów. Kolejna nowa funkcja umożliwia tworzenie plików eksportu w celu pobrania wyników wyszukiwania w formacie programu Excel.

Pojawiły się nowe opcje przechwytywania danych, które usprawniają wyliczenia SLA. Można już przechwytywać pierwotną datę zgłoszenia, co w przypadku zgłoszeń obejmujących wiele powiązanych elementów pracy umożliwia wykorzystanie do wyliczenia SLA daty początkowej pierwotnego z nich. Rozszerzyliśmy zakres dostępnych informacji w przypadku opóźnionych elementów pracy – teraz łatwiej sprawdzić, które są zaległe, a także o ile dni.

Informacje dotyczące opóźnionych elementów pracy

Dodaliśmy kolejne opcje przechwytywania danych, aby zapewnić użytkownikom bardziej szczegółowe informacje o opóźnionych elementach pracy:

• Jest opóźniony – wskazuje, czy umowa SLA danego elementu pracy została naruszona, czy nie.

• Dni opóźnienia – wskazuje, o ile dni lub dni roboczych (w zależności od konfiguracji terminu) element pracy jest opóźniony.

  • Wartość zostanie wyświetlona tylko wtedy, gdy doszło do opóźnienia.

  • Wartość ta jest ustalana poprzez obliczenie różnicy między terminem a datą bieżącą.

  • Liczba dni opóźnienia dla aktywnych elementów pracy (tzn. elementów, których status to „Wersja robocza”, „Do zrobienia”, „W toku” lub „Oczekuje”) będzie wyświetlany w przedziałach „Mniej niż 1”, „1-2”, „2-3” itd., aż do „6-7”.

  • Aktywne elementy, które są opóźnione o ponad 7 dni lub dni roboczych, będą wyświetlane z oznaczeniem „7+”.

  • W przypadku rozwiązanych lub zamkniętych elementów pracy podana będzie dokładna liczba dni opóźnienia, np. „10-11”.

  • Wartość jest wyliczana przez system raz dziennie (z reguły o północy).

Te informacje można znaleźć:

• na siatce stronie domowej (do tworzenia kolumn);

• na stronie wyszukiwania zaawansowanego:

  • aby tworzyć widoki wyszukiwania zaawansowanego;

  • na siatce wyników wyszukiwania zaawansowanego (do tworzenia kolumn);

  • na siatce wyników wyszukiwania zaawansowanego (do grupowania wyników wyszukiwania – w tym przypadku można wykorzystać tylko opcję „Jest opóźnione”).

Kolejna nowa funkcja to „Godziny opóźnienia”. Wartość ta jest wyświetlana tylko na siatce wyników wyszukiwania zaawansowanego i można wykorzystać ją do utworzenia kolumny danych. Wskazuje, o ile godzin lub godzin roboczych (w zależności od konfiguracji terminu) element pracy jest opóźniony. Tak jak w przypadku „Dni opóźnienia”, tę wartość również zobaczymy tylko wtedy, gdy termin został przekroczony. Wartość jest wyliczana przez system raz dziennie (z reguły o północy).

Data/godzina rozpoczęcia pierwotnego zgłoszenia

Dodaliśmy opcję przechwytywania daty i godziny rozpoczęcia pierwotnego zgłoszenia dla elementów pracy, aby usprawnić obliczenia SLA. Teraz mamy dostęp do całego czasu potrzebnego na ukończenie zgłoszenia, a nie tylko do czasu pracy nad pojedynczym elementem.

Dane te zostaną wyświetlone jako dodatkowe pole na karcie informacyjnej elementu pracy, o ile data rozpoczęcia pierwotnego zgłoszenia różni się od daty utworzenia elementu.

Użytkownik może wykorzystać ten parametr do organizowania swojej pracy na siatkach strony domowej, tworzenia widoków wyszukiwania zaawansowanego, a także w ramach raportowania.

Pojawił się również jako nowa metoda ustalania terminu:

Te informacje są szczególnie przydatne w sytuacjach, gdy z oryginalnego zgłoszenia trzeba utworzyć kolejny element pracy, gdy np. powstaje sprawa podrzędna, zapytanie jest przekształcane w sprawę, sprawa lub czynność są przerabiane, czynność jest tworzona za pomocą opcji „Rozpocznij czynność”, tworzony jest nowy połączony element pracy lub gdy do zamkniętego elementu pracy przychodzi wiadomość e-mail (co powoduje utworzenie nowego elementu w celu kontynuowania pracy nad zgłoszeniem pierwotnym).

Przykład: jeśli nowe zgłoszenie utworzyło zapytanie w dniu 12.01.2023 o godzinie 09.00, to zarówno datą/godziną w polu „Utworzono”, jak i datą/godziną w polu „Pierwotne zgłoszenie” będzie właśnie 12.01.2023 / 09.00. Ponieważ obie daty są takie same, wyświetlana będzie tylko wartość „Utworzono”.

Gdy któryś z użytkowników zajmie się tym zapytaniem i okaże się, że trzeba przekształcić je w sprawę, wówczas datą „Pierwotnego zgłoszenia” dla nowo utworzonej sprawy również będzie 12.01.2023 / 09.00, czyli przechwycona zostanie data i godzina rozpoczęcia oryginalnego zapytania (i zgłoszenia). Jednak data „Utworzono” nowej sprawy będzie późniejsza, np. 12.01.2023 / 11.00. Ponieważ daty są różne, wyświetlana będzie i wartość „Pierwotne zgłoszenie”, i „Utworzono”.

Wersja 2023.2 przynosi systemową zmianę w sposobie otwierania odnośników do nowych elementów pracy w Work Managerze. Poprzednio po kliknięciu odnośnika, np. w celu otworzenia Skrzynki odbiorczej albo zapytania lub czynności ze strony domowej, treści wyświetlane były w nowych kartach pod pomarańczowym paskiem nagłówka.

W najnowszym wydaniu zrezygnowaliśmy z tego podejścia, wprowadzając w Work Managerze tryb multi-page (wielostronicowy). Odnośniki nie będą już otwierane w nowych kartach w samym systemie, ale w nowych kartach przeglądarki internetowej – każda sekcja w osobnej. Wyjaśnia to poniższy film:

Mechanizm wielostronicowy jest bardzo przydatny w codziennej pracy:

• Umożliwia otwieranie dwóch kart obok siebie, by np. przeglądać wiadomości e-mail w Skrzynce odbiorczej, zajmując się jednocześnie zapytaniem lub sprawą – na jednym ekranie.

• Pozwala z łatwością udostępniać odnośniki do konkretnych elementów pracy innym członkom zespołu – jeśli masz otwarte zapytanie, czynność lub sprawę, wystarczy teraz skopiować adres URL i przesłać go koledze lub koleżance. Gdy go otworzą, przejdą bezpośrednio do tego elementu. Numer referencyjny elementu pracy będzie widoczny na karcie przeglądarki.

Przełączanie między opcjami „Otwórz odnośniki w nowej karcie przeglądarki” a „Otwórz w tej karcie”

Jeśli nie chcesz, żeby odnośniki otwierały się w nowych kartach przeglądarki, możesz zmienić to w ustawieniach użytkownika i wybrać wyświetlanie wywołanych treści w aktualnie używanej karcie. W ustawieniach znajduje się opcja „Otwórz odnośniki w nowej karcie przeglądarki” – należy ją wyłączyć (domyślnie jest włączona dla wszystkich użytkowników) i zapisać zmiany.

Od teraz treści, do których prowadzą odnośniki, będą wyświetlane w bieżącej karcie przeglądarki.

Inne przydatne narzędzia nawigacyjne podczas pracy w trybie „Otwórz w tej samej karcie”

Rzeczy, na które warto zwrócić uwagę, pracując w tym trybie:

• Za pomocą przycisków „wstecz” i „dalej” w przeglądarce można przechodzić z powrotem do wcześniej wyświetlanych stron.

• Lista Ostatnio otwierane w menu nawigacyjnym to sposób na szybki powrót do niedawno przeglądanych elementów pracy.

• Nowa funkcja Obserwowane umożliwia grupowanie w jednym miejscu elementów pracy, na których chcemy się skupić. Może być np. uzupełnieniem listy bieżących spraw do załatwienia.

W tym wydaniu Enate wprowadziliśmy do Work Managera zupełnie nową funkcjonalność, która umożliwia użytkownikom utworzenie listy elementów pracy, na których chcą skupić swoją uwagę – to Obserwowane. Można ją wykorzystać jako uzupełnienie listy bieżących spraw do załatwienia lub jako zbiór skrótów do elementów, które potrzebujemy mieć zawsze pod ręką. Więcej informacji znaleźć można w poniższym filmie:

Do listy można dodać maksymalnie 50 zapytań, czynności i spraw – również tych, które nie są przypisane do nas. Obserwowane są dostępne z każdego miejsca w Work Managerze poprzez ikonę znajdującą się na pasku nagłówka.

Kliknięcie elementu otworzy go bezpośrednio albo w nowej, albo w aktualnie używanej karcie przeglądarki (w zależności od wybranych ustawień).

Dodawanie elementów pracy do Obserwowanych

Elementy pracy można dodawać do listy Obserwowanych na kilka sposobów:

• Z poziomu samej listy, klikając ikonę plusa, a następnie wyszukując dany element pracy według jego tytułu albo numeru referencyjnego. Po wybraniu właściwego elementu lub elementów z wyników wyszukiwania należy kliknąć przycisk, aby zostały dodane do listy.

• Klikając ikonę „Dodaj do Obserwowanych” na ekranie zapytania, czynności lub sprawy.

• Z siatki strony domowej, wybierając jeden lub więcej elementów pracy i klikając opcję „Dodaj do Obserwowanych”, która pojawi się na nagłówku siatki.

Kolejność dodanych elementów na liście można dowolnie zmieniać, przeciągając je i upuszczając w wybranym miejscu.

Usuwanie elementów pracy z Obserwowanych

Zapytanie, sprawa lub czynność, które znajdują się już w Obserwowanych, będą po otwarciu wyświetlone z zaznaczoną odpowiednią ikoną. Aby usunąć je z listy, wystarczy jeszcze raz kliknąć ten odnośnik. Można również zaznaczyć wybrane do usunięcia elementy na samej liście, kliknąć opcję usuwania i potwierdzić decyzję.

Należy przy tym pamiętać, że elementy pracy, których status zmieni się na „Rozwiązane” lub „Zamknięte”, zostaną automatycznie usunięte z Obserwowanych, zwalniając tym samym miejsce dla kolejnych, które wymagają uwagi użytkownika. Użytkownicy mogą jednak dodawać do swoich Obserwowanych elementy oznaczone jako „Rozwiązane” lub „Zamknięte”, jeśli tego potrzebują.

Otwieranie elementów pracy z Obserwowanych

Może się zdarzyć, że podczas próby jednoczesnego otwarcia wielu odnośników z listy Obserwowanych w nowych kartach wyświetlone zostanie okienko z informacją, że określone elementy nie mogą zostać wyświetlone. Należy wówczas zezwolić przeglądarce na otwieranie wyskakujących okien i przekierowań z Enate.

Wprowadziliśmy wiele poprawek do funkcji Widoki. Przede wszystkim zmieniliśmy jej nazwę na „Wyszukiwanie zaawansowane”.

Ulepszyliśmy również sam interfejs – elementy będą teraz wyświetlane w swoich kolorach RAG, a obok nich zobaczymy ich statusy.

Rozszerzyliśmy zakres informacji, które można wykorzystać podczas wyszukiwania na stronie „Wyszukiwanie zaawansowane”. Dodatkowe pola to:

Eksportowanie widoków wyszukiwania zaawansowanego do Excel

Widoki danych z wyszukiwania zaawansowanego można eksportować do arkuszy programu Excel. Więcej informacji na ten temat znajduje się w poniższym filmie:

Aby wyeksportować widoki danych do arkusza programu Excel, należy wprowadzić kryteria wyszukiwania na stronie „Wyszukiwanie zaawansowane”, a następnie kliknąć „Przełącz na eksport”.

Zobaczymy wówczas listę wszystkich wyeksportowanych wcześniej plików wraz z datami ich pobrania, rozmiarem, łączną liczbą wierszy w arkuszu, a także datą żądania, rozpoczęcia i zakończenia eksportu.

Przed wyeksportowaniem wyników wyszukiwania możemy edytować nazwę docelowego pliku.

Można też dopasować zakres danych do eksportu, klikając przycisk „Wybierz kolumny”. Kolumny wybrane w wyszukiwaniu będą zaznaczone automatycznie, ale to również można zmienić.

Klikamy przycisk „Eksportuj”.

Plik pojawi się w nowym wierszu w sekcji „Wyeksportowane pliki” z ikoną oczekiwania. Odświeżamy siatkę.

Ikona zmieni się na pojedynczego zielonego „ptaszka”, który wskazuje, że eksport został zakończony.

Jeśli podczas eksportowania wystąpił błąd, wyświetlona zostanie czerwona ikona ostrzeżenia.

Aby pobrać plik, wystarczy kliknąć jego nazwę.

Po zakończeniu pobierania ikona zmieni się na podwójnego zielonego „ptaszka”.

Data i godzina pobrania pojawią się w kolumnie „Pobrano”.

Wyniki wyszukiwania zaawansowanego zostaną zapisane w pliku .xlsx łącznie z nazwami wybranych kolumn.

Przegląd

Work Manager został wyposażony w funkcję zintegrowanego raportowania bazującą na , która zapewnia dostęp do wielu dodatkowych informacji i stanowi wsparcie dla całej działalności biznesowej.

Funkcja ta obejmuje:

• oparte na danych Enate (to, które raporty standardowe raporty są widoczne, zależy od ustawionej roli użytkownika);

• możliwość ;

• możliwość , żeby można było w każdej chwili do nich wrócić;

• możliwość dowolnie wybranym użytkownikom;

• dostęp do (dla liderów zespołów i użytkowników, którym przyznano uprawnienie „Może edytować raporty”), które pozwalają tworzyć zupełnie nowe i usuwać istniejące elementy wizualne, a także tworzyć i usuwać karty.

Więcej informacji znaleźć można w poniższym filmie:

Dostęp do raportów

Raporty dostępne są w zupełnie nowej sekcji menu nawigacyjnego Work Managera.

Po najechaniu kursorem na odnośnik Raporty wyświetlona zostanie lista raportów, do których mamy dostęp, podzielona na określone sekcje:

• Moje raporty – tutaj znajdziemy raporty, które w jakiś sposób spersonalizowaliśmy, a następnie zapisaliśmy jako nowe raporty.

• „Udostępnione dla mnie” – są to zarówno standardowe, jak i niestandardowe raporty, które udostępnił nam ktoś inny.

Raporty są sortowane alfabetycznie i można oznaczać poszczególne z nich jako ulubione. Ulubione raporty będą wyświetlane na początku listy.

Budowa raportu

Po otwarciu raportu w górnej części zobaczymy jego nazwę oraz datę ostatniej aktualizacji.

Po naciśnięciu przycisku „Wszystkie raporty” wyświetlona zostanie lista raportów, do których mamy dostęp, podzielona na określone sekcje:

• Moje raporty – tutaj znajdziemy raporty, które w jakiś sposób spersonalizowaliśmy, a następnie zapisaliśmy jako nowe raporty.

• „Udostępnione dla mnie” – są to zarówno standardowe, jak i niestandardowe raporty, które udostępnił nam ktoś inny.

Raport zwykle składa się z różnych rodzajów kart z nagłówkami oraz elementów wizualnych.

Zakres dostępnych pól danych zależy od tego, do jakiego raportu mamy uprawnienia – każdy z nich ma swój własny zestaw pól danych. Innymi słowy, dostęp do raportu zapewnia nam również dostęp do wszystkich pól danych w nim zawartych. Np. raport „Przegląd użytkownika” (i każdy inny raport, który został z niego utworzony) wyświetla informacje o nas i naszej pracy. Raport „Przegląd zespołu” (i również każdy raport z niego utworzony) pozwala zapoznać się z ogólnymi danymi na temat naszego zespołu oraz prac w naszym obszarze działalności.

Jeśli zachodzi potrzeba, aby uwzględnić w raporcie którekolwiek z pól danych niestandardowych, administrator systemu powinien poprosić obsługę klienta Enate o ich dodanie.

Personalizacja raportu

Każdy użytkownik ma możliwość dostosowania wyświetlanych w raporcie danych do własnych potrzeb.

Dostępne filtry znajdują się w górnej części okna. Możemy zatem filtrować informacje według klientów, kontaktów i tym podobnych kategorii, a także według określonych typów spraw lub zapytań (w rozwijanym menu „Proces”) oraz kolejek lub prac znajdujących się na konkretnym etapie. Aby usunąć filtry, należy kliknąć przycisk „Wszystkie filtry” i przewinąć w dół aż do pozycji „Usuń wszystkie”.

Dostęp do kolejnych opcji edycji ujawni się po najechaniu kursorem na elementy wizualne. Odnośniki znajdujące się w nagłówku każdego z nich pozwolą nam drążyć dane oraz zastosować kolejne filtry.

Po kliknięciu przycisku personalizacji zobaczymy wiele dalszych ustawień. Możemy zmieniać wykorzystane w niej pola danych oraz rodzaj wizualizacji, aby inaczej zaprezentować informacje.

Zakres dostępnych dla nas pól danych zależy od tego, do jakiego raportu mamy uprawnienia – każdy z nich ma swój własny zestaw pól danych. Innymi słowy, dostęp do raportu zapewnia nam również dostęp do wszystkich pól danych w nim zawartych.

Np. raport „Przegląd użytkownika” (i każdy inny raport, który został z niego utworzony) wyświetla informacje o nas i naszej pracy. Raport „Przegląd zespołu” (i również każdy raport z niego utworzony) pozwala zapoznać się z ogólnymi danymi na temat naszego zespołu i prac w naszym obszarze działalności.

Jeśli zachodzi potrzeba, aby uwzględnić w raporcie którekolwiek z pól danych niestandardowych, administrator systemu powinien poprosić obsługę klienta Enate o ich dodanie.

Pojedynczy element wizualny można wyeksportować do arkusza programu Excel. Funkcja „skupienia” umożliwia osobne wyświetlenie pojedynczego elementu wizualnego, a dane, na których się opiera, możemy przejrzeć w formie tabeli.

Wprowadzone zmiany można w każdej chwili odrzucić, przywracając poprzedni widok elementu.

Więcej informacji na temat możliwości edycji znajduje się w dokumentacji Power BI na stronach firmy Microsoft:

Zapisywanie raportu

Można zapisać swój spersonalizowany raport, aby mieć do niego łatwy dostęp, klikając przycisk „Zapisz jako”. W zależności od tego, kto pierwotnie utworzył dany raport, podczas zapisywania dostępne będą różne opcje:

• Jeśli wprowadziliśmy zmiany do raportu utworzonego przez innego użytkownika, będziemy musieli zapisać go jako zupełnie nowy raport (pole wyboru „zapisz jako nowy raport” będzie już automatycznie zaznaczone).

• Jeśli dokonamy edycji raportu, który sami utworzyliśmy (i znajduje się w sekcji „Moje raporty”), możemy:

  • zaktualizować istniejący raport, klikając „Zapisz jako”, a następnie odznaczając opcję „Zapisz jako nowy raport”;

  • zapisać raport jako zupełnie nowy, klikając „Zapisz jako” i zaznaczając związaną z tym opcję.

Po naciśnięciu przycisku „Potwierdź” zapisany raport pojawi się w sekcji „Moje raporty”, do której można przejść z głównego nagłówka okna albo z listy raportów znajdującej się na poświęconej im stronie. Znajdziemy tam wszystkie raporty, które zapisaliśmy.

Tryb zaawansowany

Liderzy zespołów oraz użytkownicy, którym przyznano uprawnienie „Może edytować raporty”, mają dodatkowo dostęp do zaawansowanych funkcji edycyjnych.

Dzięki nim możliwe jest nie tylko modyfikowanie zawartych w raporcie elementów wizualnych, ale też całkowite ich usuwanie i tworzenie zupełnie nowych, a także tworzenie i usuwanie kart z nagłówkami.

Wprowadzone zmiany można w każdej chwili odrzucić, przywracając poprzedni widok elementu.

Więcej informacji na temat możliwości edycji znajduje się w dokumentacji Power BI na stronach firmy Microsoft:

Udostępnianie raportu

Aby udostępnić raport innym użytkownikom, należy nacisnąć przycisk „Udostępnij”, a następnie wskazać wybrane osoby.

Raport pojawi się wówczas w sekcji „Udostępnione raporty” tego użytkownika (lub użytkowników).

W tym miejscu można również skopiować odnośnik URL raportu, aby udostępnić go za pomocą innej aplikacji.

Raporty udostępnione nam będą widoczne na naszej liście „Udostępnione raporty”.

Usuwanie raportu

W przypadku usuwania raportu należy pamiętać o kilku ważnych aspektach:

• Można usunąć każdy z osobiście spersonalizowanych raportów, czyli wszystkie te, które znajdują się w sekcji „Moje raporty”.

• Można usunąć każdy z udostępnionych nam raportów, czyli wszystkie te, które znajdują się w sekcji „Udostępnione raporty”. Skasowanie raportu, który został nam udostępniony, nie spowoduje usunięcia go u innych użytkowników.

• Nie można usunąć oryginalnego raportu standardowego. Jeśli jednak standardowy raport został spersonalizowany i zapisany (czyli pojawił się w sekcji „Moje raporty”), jego usunięcie będzie możliwe (zgodnie z regułą opisaną powyżej).

• Skasowanie raportu, który udostępniliśmy wcześniej innemu użytkownikowi, usunie go zarówno u nas, jak i u tego użytkownika, który straci też do niego dostęp za pośrednictwem zapisanego adresu URL.

• Użytkownik, który usunął raport, zachowa do niego dostęp poprzez zapisany adres URL.

Dostępne raporty standardowe

W tej chwili Enate udostępnia dwa gotowe raporty standardowe:

To, które raporty standardowe raporty są widoczne, zależy od ustawionej roli użytkownika.

Raport „Przegląd zespołu”;

Ten rodzaj raportu wyświetla informacje o pracach w kolejkach, którymi zarządzamy lub do których jesteśmy przypisani. Dostępne zestawy danych:

Raport „Przegląd użytkownika”

Raport „Przegląd użytkownika” pokazuje użytkownikowi informacje o jego pracy.

Dostępne zestawy danych:

W wersji 2023.2 dołożyliśmy kilka nowych funkcji do Work Managera i rozszerzyliśmy możliwości Integracji, by ułatwić planowanie pracy i śledzenie jej postępów. Dodaliśmy listę Obserwowane, która umożliwia użytkownikom grupowanie zapytań, czynności i spraw, na których chcą się skupić. W Roboczej skrzynce odbiorczej zespołu wyświetlane będą odtąd WSZYSTKIE elementy pracy, łącznie z tymi, których status to „Oczekuje” – ułatwi to organizację prac całego zespołu.

Również Sklep Enate ciągle się rozwija. Możliwości Integracji powiększyły się o kilka funkcji związanych z analizą e-maili, które uwolnią użytkowników od konieczności ręcznej klasyfikacji przychodzących wiadomości oraz obsługi powtarzających się zadań z nimi związanych.

W ramach przygotowań do poważnych zmian, jakie czekają Work Managera w nadchodzących wydaniach, dokonaliśmy przeskoku do aplikacji typu multi-page (wielostronicowej), co oznacza, że odnośniki klikane w Work Managerze będą się teraz otwierały w nowych kartach przeglądarki internetowej.

Więcej informacji na temat tych oraz pozostałych ulepszeń można znaleźć w poniższym filmie:

Nowe funkcje

• Aplikacja multi-page (wielostronicowa): Jak już wspomnieliśmy, zmianie uległ sposób otwierania odnośników w Enate – od teraz każdy otwiera nową, dedykowaną kartę w przeglądarce (albo zastępuje aktualnie wyświetlaną treść w już istniejącej karcie, jeśli użytkownik woli taki tryb działania).

• Obserwowane: Obserwowane to zupełnie nowa funkcja dostępna w Work Managerze, umożliwiająca grupowanie w jednym miejscu elementów pracy, na których chcemy się skupić. Może być uzupełnieniem listy bieżących spraw do załatwienia lub zbiorem skrótów do elementów, które potrzebujemy mieć pod ręką.

• Możliwość wcześniejszego zakończenia sprawy: Zaliczenie wszystkich kroków przepływu sprawy nie jest już konieczne do osiągnięcia statusu „Rozwiązane” – użytkownik może teraz dodać różne punkty końcowe, aby umożliwić jej zamknięcie po spełnieniu określonych warunków.

• Nowe integracje w Sklepie: Udostępniliśmy w naszym Sklepie szereg nowych integracji związanych z analizą e-maili, które wspomagają czasochłonne segregowanie przychodzących wiadomości.

• Ulepszone śledzenie informacji o elementach pracy: W nowej wersji łatwiej dotrzeć do informacji o tym, kiedy dany element został ponownie otwarty i kiedy zmienił się jego status.

• Obsługa walut: Nowy typ danych pozwala wygodniej zarządzać walutami w przypadku zapytań, spraw i czynności.

• Lokalizacja kart niestandardowych: Można już tłumaczyć nazwy kart niestandardowych, co pozwala przygotować w pełni zlokalizowany formularz.

Informacje o wersji

Informacje o nowych funkcjach, ulepszeniach i poprawkach zawartych w tym wydaniu znaleźć można w kolejnych sekcjach tego dokumentu. Bardziej szczegółowy opis, obejmujący również zmiany związane z kompatybilnością oraz te dotyczące API i hurtowni danych, znajduje się w poświęconej im sekcji INFORMACJE O WYDANIU.

Przegląd

Enate w wersji 2023.1 to przede wszystkim zmiany w Builderze, które mają usprawnić proces tworzenia przepływów spraw. Znacznie zwiększyły się możliwości wykorzystywania warunków w organizacji przepływów pracy: Enate zyskał obsługę rozdzielania procesu w oparciu o listy kontrolne czynności, można też pominąć etap wzajemnej oceny ręcznie dokonywanych czynności na podstawie ustalonych kryteriów warunkowania. Wspierane jest również scalanie różnych odgałęzień przepływu pracy w jedną czynność.

Więcej informacji znaleźć można w poniższym filmie:

Bardziej szczegółowy opis nowych funkcji znajduje się w kolejnych sekcjach tego dokumentu.

Nowe funkcje

• Dodawanie warunków opartych na listach kontrolnych czynności – możliwość uwarunkowania wyboru kolejnych kroków na podstawie poszczególnych wyników z listy kontrolnej.

• Pominięcie zbędnej wzajemnej oceny – opcja automatycznego pominięcia wzajemnej oceny w przypadku spełnienia określonych warunków. W ustawieniach sprawy można teraz wskazać warunki wzajemnej oceny czynności – jeśli zostaną spełnione, etap ten nie będzie wymagany i zostanie pominięty, a prace przejdą od razu do następnej czynności.

• Scalanie odgałęzień przepływu sprawy – optymalizacja przepływu pracy danej sprawy poprzez dodanie możliwości połączenia jego różnych odgałęzień. Wcześniej w tym celu niezbędne było przejście do kolejnego kroku, natomiast teraz można z tej funkcji korzystać dowolną ilość razy w każdym momencie aktualnego etapu pracy.

Informacje o wersji

Listę nowych funkcji, ulepszeń i poprawek zawartych w tym wydaniu znaleźć można w kolejnych sekcjach tego dokumentu. Bardziej szczegółowy opis, obejmujący również zmiany związane z kompatybilnością oraz te dotyczące API i hurtowni danych, znajduje się w poświęconej im sekcji INFORMACJE O WYDANIU.

Na ekranie elementu pracy wyświetlanych jest teraz jeszcze więcej informacji, które ułatwiają śledzenie prowadzonych działań:

Ulepszone wyświetlanie przypadków ponownego otwarcia elementu pracy

Na osi czasu elementu pracy można teraz łatwiej znaleźć informacje o tym, kiedy i przez kogo został on ponownie otwarty (już po osiągnięciu statusu „Rozwiązane”).

Informacje o tym, kto i kiedy ostatnio ponownie otworzył dany element pracy, są również wyraźnie zaznaczone na jego karcie informacyjnej.

Więcej informacji na temat zmian statusu

Gdy status elementu pracy ulegnie zmianie, użytkownik zobaczy informację nie tylko o tym, NA JAKI status został zmieniony, ale również Z JAKIEGO. Nazwa statusu będzie też wyświetlana w przypisanym do niego kolorze.

W tej wersji Enate skupiliśmy się na usprawnieniu współpracy wielu zespołów oraz dodaniu kolejnych funkcji do widoków wiadomości e-mail. Przydatnych ulepszeń doczekały się również karty niestandardowe. Przyjrzyjmy się bliżej tym i pozostałym zmianom…

Więcej informacji na temat nowych funkcji można znaleźć w kolejnych sekcjach tego dokumentu.

Nowe funkcje Work Managera

Nowe funkcje Buildera

W nadchodzących tygodniach i miesiącach będą się w nim pojawiały kolejne aplikacje, które można zintegrować z Enate, co oznacza jeszcze więcej możliwości na wyciągnięcie ręki. Trafiły tu również działy integracji RPA i OCR, by odtąd z jednego miejsca zarządzać wszystkimi zewnętrznymi systemami integrującymi się z Enate.

Informacje o wersji…

Przegląd

Wykorzystując warunkowanie w przepływie pracy danej sprawy, użytkownik ma do dyspozycji wiele typów systemowych danych, np. pola danych standardowych i niestandardowych.

W najnowszej wersji Enate dodaliśmy do nich poszczególne pozycje na liście kontrolnej (zarówno globalnej, jak i lokalnej), co umożliwia wybór różnych metod postępowania w zależności od wskazanej tam wartości.

Ten film wyjaśnia, jak to zrobić, a więcej szczegółowych informacji na ten temat znaleźć można pod nim:

Jak dodać warunek na podstawie listy kontrolnej czynności

Kliknięcie ikony rozwijanej listy spowoduje wyświetlenie czynności, które zawierają listy kontrolne. Będą one ułożone według ich pozycji w przepływie pracy. Po wyborze konkretnej czynności użytkownik zobaczy dostępne do zaznaczenia pozycje, na których może oprzeć swoje warunki. Zostaną one zaprezentowane w kolejności, w jakiej występują na liście kontrolnej.

W przypadku warunków opartych o wartości wskazane na liście kontrolnej użytkownik ma do dyspozycji tylko warunki „To” i „To nie”, tak jak w przypadku krótkich pól tekstowych.

Wartości, dla których można utworzyć warunki na podstawie pozycji listy kontrolnej, to „Tak”, „Nie” i „ND” dla „Nie dotyczy”. Należy pamiętać, że w tych wartościach uwzględniana jest wielkość liter, dlatego należy je wprowadzić dokładnie w podanej powyżej postaci (w cudzysłowie).

Domyślnie utworzy to „inne” odgałęzienie, żeby nie wstrzymywać przepływu, gdy warunki nie zostaną spełnione. W takim przypadku w momencie wykonania programu system uruchomi właśnie to „inne” odgałęzienie.

Pozycje listy kontrolnej mogą być także użyte w przypadku korzystania z zaawansowanych opcji do tworzenia wyrażeń złożonych – po wybraniu z rozwijanej listy zostaną dodane do wyrażenia z unikatowym identyfikatorem (GUID).

Po zakończeniu konfiguracji należy kliknąć „Sprawdź”, aby upewnić się, że wybrane ustawienia zadziałają w momencie uruchomienia, a następnie „OK”, żeby zastosować warunki w trakcie przetwarzania sprawy.

Przegląd

Kolejną nowością w tej wersji Enate jest możliwość automatycznego pominięcia wzajemnej oceny w przypadku spełnienia określonych warunków. Nowa opcja w ustawieniach sprawy pozwala teraz wskazać warunki wzajemnej oceny czynności – jeśli zostaną spełnione, etap ten nie będzie wymagany i zostanie pominięty.

Dzięki temu użytkownik ma w tym zakresie większą swobodę i nie musi tracić czasu na wzajemne oceny, które są zbyteczne.

Więcej informacji znaleźć można w poniższym filmie:

Ustawianie warunku pominięcia wzajemnej oceny

Aby ustawić warunki dla wzajemnej oceny, na ekranie przepływu sprawy należy wybrać ręcznie uruchomioną czynność z wzajemną oceną, a następnie kliknąć ikonę „Pomiń, jeśli” na karcie wzajemnej oceny.

Wyświetlone zostanie okienko, w którym można ustawić pożądane warunki, wybierając pole danych (dostępne są zarówno systemowe dane standardowe, jak i niestandardowe dane użytkownika), warunek oraz jego wartość.

Po zakończeniu konfiguracji ustawień wystarczy je zatwierdzić, aby zastosować warunek.

Ikona „Pomiń, jeśli” zostanie podświetlona na znak, że dodano warunek.

Na koniec należy się upewnić, że ustawienia sprawy zostały zapisane, i opublikować jej nową wersję.

Zaawansowane warunki

Opcja „Zaawansowane” daje dostęp do bardziej złożonych warunków, które zawierają kombinacje wielu kryteriów (połączonych znakiem „+”). Poprawność tak utworzonego wyrażenia można sprawdzić za pomocą zewnętrznego odnośnika do narzędzia .Net Fiddle.

Po zakończeniu konfiguracji wystarczy ją zatwierdzić, aby zastosować warunek.

Ikona „Pomiń, jeśli” zostanie podświetlona na znak, że dodano warunek.

Jak przebiega pominięcie wzajemnej oceny w Work Managerze

Jeśli ustawiony warunek zostanie spełniony w momencie uruchomienia procesu, prace w Work Managerze przejdą od ręcznej aktywności prosto do następnej czynności, pomijając etap wzajemnej oceny. Na liście czynności ekranu sprawy pojawi się uwaga informująca o tym, że wzajemna ocena nie była wymagana.

Więcej informacji na temat przetwarzania czynności wzajemnej oceny w Work Managerze można znaleźć tutaj:

Przegląd

Dodaliśmy możliwość scalania odgałęzień przepływu pracy danej sprawy, aby zoptymalizować jej przetwarzanie.

Podczas kształtowania procesu biznesowego może dojść do powstania wielu różnych ścieżek, które, zależnie od kryteriów danego kroku, powinny w zamierzeniu prowadzić do tej samej czynności. Dzięki nowej funkcji scalania można teraz wybrać różne czynności, które zakończą się tym samym rezultatem.

Więcej informacji znaleźć można w poniższym filmie:

Jak scalać odgałęzienia

Można scalać ze sobą odgałęzienia równoległe i odgałęzienia warunkowe.

Aby scalić kilka czynności, należy kliknąć przycisk menu jednej z nich, a następnie wybrać „Scal” i „Dodaj”.

Wyświetli się wówczas okienko z listą dostępnych do scalenia czynności, z których wybieramy te, które nas interesują.

Następnie trzeba wskazać, w którą czynność mają być scalone – jedną z już istniejących albo zupełnie nową, która zostanie utworzona specjalnie w tym celu.

Tak scalona czynność pojawi się w przepływie pracy.

Scalanie odgałęzień równoległych

Czynność powstała ze scalenia czynności z odgałęzień równoległych będzie oczekiwać na zakończenie ich wszystkich, zanim zostanie uruchomiona.

Scalanie odgałęzień warunkowych

Czynność powstała ze scalenia czynności z odgałęzień warunkowych zostanie uruchomiona, gdy jedna z nich zostanie zakończona.

Dodaliśmy zupełnie nową sekcję do widoku Skrzynki odbiorczej: „Wszystkie e-maile". Pozwala ona wyświetlić wszystkie wiadomości należące do tych elementów pracy, do których użytkownik ma uprawnienia (łącznie z zamkniętymi elementami).

W tej sekcji pojawił się też nowy filtr, który pozwala filtrować wiadomości e-mail według statusu elementu pracy, do którego należą.

Komunikacja między zespołami wewnętrznymi – przegląd funkcji

Dzięki poprawkom wprowadzonym w wersji 2022.6 współpraca między wieloma zespołami jest jeszcze łatwiejsza, a system czuwa nad tym, żeby wszystkie informacje były zsynchronizowane i na bieżąco przekazywane użytkownikom.

Podczas wysyłania wiadomości e-mail dotyczącej określonego elementu pracy trzeba czasem uwzględnić zespoły z innych działów firmy, a nie zawsze wiadomo (zwłaszcza w dużych organizacjach), czy ich członkowie również korzystają z Enate. W takiej sytuacji mogą pojawić się wątpliwości, jakie kroki należy podjąć.

Od teraz użytkownicy Enate nie muszą się już tym przejmować – system zajmie się wszystkim za nich. Wystarczy napisać wiadomość, a system będzie wiedział, co robić dalej – jeśli e-mail dotyczy osób z wewnętrznego zespołu, które używają Enate, wówczas program podpowie, którym z ich zapytań lub spraw warto udostępnić tę wiadomość, lub też szybko utworzy nowy element pracy, jeśli zajdzie taka potrzeba.

W ten sposób cała dalsza komunikacja między zespołami wewnętrznymi a stronami trzecimi będzie ściśle zsynchronizowana. Z kolei, jeśli adresatem jest ktoś, kto nie używa Enate, system po prostu wyśle wiadomość e-mail.

Przykładowe scenariusze

Wyobraźmy sobie następującą sytuację:

• Jane, agentka należąca do zespołu A w Wielkiej Brytanii;

• Karina, agentka z zespołu B w Polsce;

• zewnętrzna strona trzecia wysyła wiadomość początkowo dotyczącą Wielkiej Brytanii, która trafia do zespołu A.

Jane z zespołu A pisze odpowiedź zewnętrznemu wnioskodawcy, ale widzi, że zapytanie częściowo dotyczy też zespołu B w Polsce. Jane nie musi wiedzieć, czy zespół B korzysta z Enate – po prostu dodaje ich adres e-mail do odbiorców wysyłanego e-maila.

Enate wie, że adres e-mail polskiego zespołu jest połączony ze skrzynką pocztową Enate, dlatego utworzy dla niego zapytanie lub sprawę. W momencie wysyłania wiadomości system powiadomi o tym Jane za pomocą wyskakującego okienka, prosząc jednocześnie o podanie informacji potrzebnych do utworzenia połączonego elementu pracy dla drugiego zespołu.

Po dodaniu wymaganych danych agentka potwierdza wysłanie wiadomości. Odpowiedź zostaje przesłana do zewnętrznych odbiorców, a zespół B w Polsce widzi wiadomość w odpowiednim POŁĄCZONYM zapytaniu lub sprawie. Oba zespoły wiedzą o swoich połączonych elementach i na bieżąco śledzą postępy prac.

Zespoły pracujące w granicach uprawnień

Jeśli czynności wykonywane przez zespół B nie mieszczą się w zakresie uprawnień zespołu A, członkowie tego drugiego zobaczą przynajmniej na ekranie połączonych elementów pracy najważniejsze informacje zawarte w nagłówku wiadomości.

Synchronizacja kolejnych wiadomości e-mail

Co ważniejsze, cała dalsza komunikacja będzie ściśle zsynchronizowana.

Zewnętrzny odbiorca zobaczy w otrzymanej wiadomości adresy obu zespołów, a jeśli wyśle odpowiedź, OBA te zespoły zostaną o niej równocześnie poinformowane. W ten sposób wszyscy są na bieżąco.

W najczęściej spotykanej sytuacji w wyskakującym okienku pojawi się informacja o jednym, już połączonym elemencie pracy (zapytaniu lub sprawie), nad którym pracuje zespół B, wraz z pytaniem o to, czy wysyłana wiadomość e-mail ma zostać mu udostępniona.

A jeśli inne zespoły nie używają jeszcze Enate?

Jeśli do wychodzącej wiadomości dodano wewnętrzne adresy prowadzące do działów firmy, które jeszcze nie używają Enate, to żaden problem – wiadomość ta zostanie po prostu wysłana jako e-mail w ramach normalnej komunikacji z tym zespołem.

Wymagania: Włączona usługa Adresowanie Plus na firmowym serwerze pocztowym

Następnie będzie już można dodać tę funkcję do Enate, uruchamiając ją w sekcji ustawień systemowych w Builderze. W tym celu należy przejść do Buildera > Ustawienia systemowe > Ustawienia ogólne i przełączyć odpowiednią opcję w sekcji „Adresowanie Plus dla elementów pracy”.

Adresowanie Plus polega na dodawaniu odpowiednich informacji do adresów e-mail. W tym przypadku w Enate będą to numery referencyjne właściwych elementów pracy. Struktura takiego adresu wygląda następująco: [adresat wiadomości e-mail][+numer referencyjny Enate][@domena poczty e-mail]. Przykłady:

System będzie wówczas wiedział, by udostępnić danemu elementowi pracy każdą wiadomość e-mail z odpowiadającym mu numerem referencyjnym zapytania, sprawy lub czynności zawartym w adresie. Dzięki temu wszystkie zainteresowane strony będą na bieżąco z całą komunikacją.

Więcej informacji na temat usługi Adresowanie Plus i jej włączania znaleźć można w tym artykule:

Scalanie elementów pracy w Enate stało się teraz jeszcze łatwiejsze. Funkcja ta pozwala scalić istniejące elementy pracy ze sobą, dzięki czemu wnioski, które napłynęły osobno, a które w rzeczywistości powinny być rozpatrywane razem, można traktować jak jeden element.

Aby usprawnić wyszukiwanie właściwych elementów do scalenia z zapytaniem, po wybraniu jednego z nich wyświetlony zostanie przypisany do niego klient, kontrakt, usługa i numer referencyjny.

Dodatkowym zabezpieczeniem jest powiadomienie wyświetlane w przypadku, gdy do scalenia z zapytaniem wybrany zostanie element pracy należący do innej firmy – scalanie można wówczas kontynuować po potwierdzeniu.

Jeśli „Inne elementy pracy” mają być podczas scalania zamknięte, dodana przez nas funkcja „Zaznacz wszystkie” umożliwia szybki wybór wszystkich wyświetlanych opcji.

Więcej informacji na temat korzystania z funkcji scalania można znaleźć w poniższym filmie.

Kiedy e-maile pojawiają się w widoku nieprzetworzonych wiadomości?

Wiadomości pojawią się w tym widoku Skrzynki odbiorczej w Work Managerze po spełnieniu jednego z poniższych warunków:

1. Żaden z adresów Do i/albo DW nie ma pasującego przekierowania ustawionego w Builderze;

2. Wiadomość zawiera tylko adresy UDW (brak adresów Do lub DW).

Poniższa tabela zawiera szczegółowe informacje o postępowaniu z nowymi wiadomościami odebranymi przez Enate w zależności od kombinacji adresów e-mail w polach Do, DW i UDW.

Ta wersja wprowadza kilka ulepszeń w oczekiwaniu na ukończenie prac nad zbliżającym się wielkimi krokami wydaniem skupionym na samoobsłudze. Poprawki te skupiają się na ułatwieniu obsługi elementów pracy (np. umożliwiając płynniejsze przechodzenie od zapytania do sprawy) oraz zapewnieniu większej elastyczności podczas tworzenia połączonych elementów.

Poprawki w Builderze koncentrują się na usprawnieniu obsługi przychodzących wiadomości e-mail. Dodaliśmy również zupełnie nową metodę integracji zewnętrznych systemów z Enate za pośrednictwem poświadczeń aplikacji. Poniżej znajduje się krótki film z omówieniem niektórych nowości.

Więcej informacji na temat nowych funkcji można przeczytać w kolejnych sekcjach tego dokumentu.

Nowe funkcje Work Managera

• Przekształcenie zapytania w sprawę – przyspieszenie i uproszczenie procesu.

• Tworzenie zbiorcze – możliwość pobrania szablonów zapytania i sprawy bezpośrednio z ekranu przesyłania.

• Bardziej elastyczne tworzenie połączonych elementów pracy – większy wybór danych, które można skopiować do połączonych elementów oraz obsługa połączonych zapytań bez kontaktów.

• Ulepszone listy kontrolne – wyświetlanie informacji z audytu dla każdego testu.

Informacje o wersji

Listę nowych funkcji, ulepszeń i poprawek zawartych w tym wydaniu znaleźć można w kolejnych sekcjach tego dokumentu. Bardziej szczegółowy opis, obejmujący również zmiany związane z kompatybilnością oraz te dotyczące API i hurtowni danych, znajduje się w poświęconych im działach INFORMACJI O WYDANIU.

Proces przekształcania zapytań w sprawy został znacząco przyspieszony. To szczególnie przydatne w sytuacji, gdy podczas przetwarzania zapytania okaże się, że wygodniej i efektywniej będzie zająć się nim w formie sprawy.

W tym celu należy rozwinąć kartę zapytania, wybrać „Przekształć w sprawę”, a następnie wskazać proces sprawy, w który ma być przekształcone zapytanie.

System wyświetli wówczas wszelkie powiązane karty niestandardowe dla tej sprawy – wystarczy wprowadzić wszystkie wymagane dane i kliknąć „Rozpocznij Sprawę” na karcie informacyjnej.

Jeśli ustawienia systemu pozwalają użytkownikowi na zmianę terminu zakończenia podczas tworzenia sprawy, można w tym miejscu wybrać nową datę.

Jeśli ustawienia systemu pozwalają na ustawienie harmonogramu dla nowej sprawy podczas jej tworzenia w Work Managerze, można w tym miejscu wybrać harmonogram.

Można zachować każde osobne zapytanie do rozpatrzenia przez siebie, wybierając na karcie ustawień opcję „Zatrzymaj przy mnie”, a także zdecydować o wysłaniu do głównego kontaktu danego zapytania wiadomości e-mail z informacją, że zapytanie zostało przekształcone w sprawę – w tym celu należy zaznaczyć opcję „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail”.

Aby potwierdzić przekształcenie zapytania w sprawę, należy kliknąć przycisk na karcie informacyjnej:

Wyświetlone zostaną komunikaty potwierdzające, że zapytanie zostanie zamknięte i zastąpione sprawą (z tym samym numerem referencyjnym, ale z oznaczeniem „-C” na końcu).

Oryginalne zapytanie nie jest już częścią świadczonej usługi i ma teraz status „Oczekuje” z metodą rozwiązania „Sprawa rozpoczęta” oraz linkiem do tej sprawy.

Status oryginalnego zapytania zmieni się na „Zamknięte” po zamknięciu rozpoczętej z niego sprawy.

Nowa rozpoczęta sprawa ma status „Do zrobienia”.

Przegląd

Wszystkie wiadomości e-mail przychodzące do Enate są automatycznie przetwarzane na zapytania lub sprawy w oparciu o firmowe reguły, które uwzględniają adresata, nadawcę i tematykę. Zdarza się jednak, że przychodząca wiadomość nie zostanie przetworzona na sprawę lub zapytanie.

Do takiej sytuacji może dojść z następujących powodów:

1. Żaden z adresów Do i/albo DW nie ma pasującego przekierowania ustawionego w Builderze (czyli reguły wskazującej, jaki rodzaj zapytania lub sprawy powinna wygenerować przychodząca wiadomość e-mail);

2. Wiadomość zawiera tylko adresy UDW (brak adresów Do lub DW).

Dodaliśmy nowy widok Nieprzetworzone e-maile do Skrzynki odbiorczej w Work Managerze, który pozwala agentom szybko ocenić takie właśnie wiadomości i podjąć odpowiednie kroki. Ta opcja jest dostępna dla wszystkich użytkowników.

Widok „Nieprzetworzone e-maile” – jakie wiadomości pokazuje?

Zobaczysz tam nieprzetworzone wiadomości e-mail nadesłane na skrzynkę pocztową, z której korzysta twój dział firmy. Nieprzetworzone wiadomości trafiające do skrzynek pocztowych, które są powiązane z innymi obszarami firmowej działalności, będą wyświetlane działającym w nich agentom. Liczba obok tej sekcji wskazuje całkowitą liczbę e-maili wyświetlanych w widoku nieprzetworzonych wiadomości.

Opcje filtrowania

Wiadomości w tej sekcji można filtrować według nazwy (jeśli ją znasz) i adresu skrzynki pocztowej. W tym przypadku jest to adres skrzynki pocztowej, która obsługuje przychodzące wiadomości.

Jakie są możliwości?

Widok „Nieprzetworzone e-maile” pozwala zapoznać się z treścią wiadomości i określić, dokąd należy ją przekierować.

Po dokonaniu weryfikacji użytkownik może:

1. Utworzyć element pracy z wiadomości e-mail, wskazując najpierw klienta, kontrakt i usługę. W takim przypadku wiadomość zostanie oznaczona jako „Przetworzona” i po odświeżeniu Skrzynki odbiorczej zniknie z widoku wiadomości nieprzetworzonych.

2. Usunąć wiadomość e-mail, jeśli zajdzie taka potrzeba (np. jeśli jest to spam). W takim przypadku wiadomość zostanie oznaczona jako „Usunięta” i po odświeżeniu Skrzynki odbiorczej zniknie z widoku wiadomości nieprzetworzonych.

Wzorce, na które warto zwracać uwagę – czy nowe przekierowanie wiadomości e-mail jest potrzebne?

Jeśli zauważysz, że bez przerwy trafiają ci się nieprzetworzone wiadomości, które za każdym razem musisz przekierowywać do tych samych zapytań lub spraw, skontaktuj się z administratorem systemu i zapytaj, czy można dla nich ustawić nowe przekierowanie wiadomości e-mail, aby odpowiednie elementy pracy były tworzone automatycznie.

Więcej informacji na temat sposobu przetwarzania przychodzących wiadomości przez Enate oraz powodów tego, że czasem trafiają do kategorii wiadomości nieprzetworzonych, można znaleźć w tej sekcji.

Przegląd

Usprawniliśmy funkcję zbiorczego tworzenia wielu elementów pracy z przesyłanych arkuszy kalkulacyjnych programu Excel. Przede wszystkim potrzebne do przesłania plików Excel szablony tworzenia zbiorczego można teraz pobierać bezpośrednio z ekranu tworzenia.

Odnośnik do strony tworzenia zbiorczego znajduje się w sekcji „Tworzenie zbiorcze” rozwijanej listy „Utwórz nowy element roboczy”.

Strona ta otworzy się w nowej karcie, gdzie należy wybrać, czy zbiorczo tworzone będą sprawy, czy zapytania. Następnie będzie można pobrać odpowiedni szablon Excel, dodać do niego stosowne informacje, a potem przesłać na stronę – po uprzednim wypełnieniu wszystkich obowiązkowych pól.

Szablon arkusza kalkulacyjnego można pobrać w języku zgodnym z aktualnymi ustawieniami użytkownika.

Po wprowadzenia do arkusza odpowiednich informacji należy go zapisać i zamknąć, a następnie wybrać ten plik na ekranie tworzenia zbiorczego.

W kolejnym kroku użytkownik wybiera, czy chce zezwolić na tworzenie elementów pracy z powtarzającymi się tytułami – służy do tego opcja „Unikalny tytuł”. Jeśli pozostanie niezaznaczona, będzie można nadawać tworzonym elementom pracy takie nazwy, które są już obecne w systemie. Z kolei włączenie tej opcji sprawi, że każdy element pracy, który miałby taką samą nazwę jak inna pozycja w przesyłanym pliku, nie przejdzie pomyślnie walidacji.

Gdy wszystko będzie gotowe, należy kliknąć przycisk „Prześlij”. Informacje o sprawach lub zapytaniach zostaną wówczas załadowane z pliku do systemu.

Wyświetlone zostaną następujące informacje:

• Łącznie – całkowita liczba elementów zawartych w przesłanym pliku, które zostaną utworzone;

• Utworzone – liczba elementów, które zostały pomyślnie utworzone (przed rozpoczęciem tworzenia elementów wyświetlana wartość to zero);

• Problemy – liczba elementów, które nie przeszły pomyślnie walidacji (nie da się utworzyć elementów, dopóki błędy nie zostaną usunięte);

• Oczekujące – liczba elementów, które oczekują na utworzenie.

Ponadto na siatce pojawią się kolumny „Status” i „Odniesienie”, które zostaną wypełnione automatycznie po utworzeniu elementów pracy.

Użytkownikowi pozostaje kliknąć „Utwórz elementy” – system rozpocznie wtedy tworzenie spraw lub zapytań. Wyświetlane informacje będą aktualizowane, wyświetlając aktualną liczbę pomyślnie utworzonych elementów oraz ich numery referencyjne.

Pola obowiązkowe

Pola, które należy obowiązkowo wypełnić, aby można było utworzyć sprawę, to:

• Klient;

• Kontrakt;

• Usługa;

• Sprawa – nazwa procesu;

• Tytuł – nazwa konkretnej sprawy.

Pola, które należy obowiązkowo wypełnić, aby można było utworzyć zapytanie, to:

• Klient;

• Kontrakt;

• Usługa;

• Zapytanie – nazwa procesu;

• Tytuł – nazwa konkretnego zapytania;

• Opis zapytania;

• Poziom 1 kategorii zapytania;

• Poziom 2 kategorii zapytania;

• Poziom 3 kategorii zapytania;

• Kontakt główny – osoba, z którą należy się kontaktować w sprawie bieżących działań. Więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej wymaganiom dotyczącym tworzenia rejestrów.

• Wnioskodawca – osoba, która złożyła pierwotny wniosek. Więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej wymaganiom dotyczącym tworzenia rejestrów.

Wymagania dotyczące rejestrów kontaktu w zbiorczo przesyłanym pliku

Wszelkie rejestry kontaktu wykorzystywane w pliku tworzenia zbiorczego (kontakt główny, wnioskodawca, podmiot i kontakty DW) muszą spełniać następujące wymagania:

• adres e-mail kontaktu musi być wprowadzony;

• kontakt musi już istnieć w systemie;

• kontakt musi być ograniczony do tego samego klienta, pod którego podpięta będzie utworzona sprawa bądź zapytanie.

Pola opcjonalne

Opcjonalne pola, które można wypełnić zarówno w przypadku zapytań, jak i spraw, to:

• Podmiot – kontakt, którego dotyczy wniosek. Więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej wymaganiom dotyczącym tworzenia rejestrów.

• Adres lub adresy DW – wszelkie inne osoby, które mogą być uwzględniane w korespondencji. Więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej wymaganiom dotyczącym tworzenia rejestrów. Dodając dwa lub więcej adresów DW, należy rozdzielić je średnikiem (;) bez spacji po obu stronach, np. user.one@example.net;user.two@example.net.

• Zmiana terminu zakończenia – należy wprowadzić nową datę. Więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej formatowi daty.

• Nie wysyłaj automatycznych wiadomości e-mail do kontaktów – wskazanie, czy system ma wysyłać automatyczne wiadomości e-mail (np. potwierdzenia przyjęcia wniosku wysyłane do kontaktów danego elementu pracy). Należy wprowadzić „True” albo „False” (również w przypadku języków innych niż angielski).

Format daty

Wszelkie wprowadzane daty muszą przestrzegać następujące schematu formatowania:

DD-MM-YYYY HH:MM

Godziny i minuty można podawać albo w formacie 24-godzinnym (np. 23:00), albo 12-godzinnym z dodanym oznaczeniem AM/PM (np. 11:00 PM).

Przykłady prawidłowego zapisu daty i godziny:

• 25-05-2022 23:25

• 25-05-2022 11:25 PM

Jeśli użytkownik nie wprowadzi godziny i minut, system podstawi domyślne wartości 00:00.

Pola danych niestandardowych

Podczas tworzenia spraw i zapytań można również dodawać pola danych niestandardowych. W tym celu należy dodać kolumnę, której nazwa dokładnie odpowiada nazwie pola danych w Enate. Jeśli któreś z tych niestandardowych pól jest oznaczone jako obowiązkowe w ustawieniach procesu danej sprawy, wówczas użytkownik MUSI podać wartość w kolumnie tego pola dla każdego wiersza w przesyłanym pliku (w przeciwnym wypadku taki wiersz nie przejdzie pomyślnie walidacji i związana z nim sprawa nie zostanie utworzona).

Obsługiwane pola

W przypadku tworzenia zbiorczego wspierane są następujące niestandardowe typy pól:

1. Pole wyboru;

2. Tylko data – więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej formatowi daty.

3. Data i godzina – więcej informacji znajduje się w sekcji poświęconej formatowi daty.

4. Liczba dziesiętna;

5. Adres e-mail;

6. Lista;

7. Długi tekst;

8. Lista wielopoziomowa;

9. Krótki tekst;

10. Liczba całkowita.

Nieobsługiwane pola

W przypadku tworzenia zbiorczego nie są wspierane następujące niestandardowe typy pól:

1. Tabele

2. Związki encji

Ponadto nie są obsługiwane następujące pola właściwości systemowych:

1. Zatrzymaj przy mnie

2. Zatrzymaj czynność przy mnie

3. Błędy

4. Pliki

Błędy walidacji

Wszelkie błędy walidacji zostaną wyświetlone na czerwono wraz z ikoną statusu ostrzeżenia. Jeśli wartości wejściowe są nieprawidłowe w całej kolumnie (np. w pliku do przesyłu znajdują się odniesienia do kolumny pola, które nie istnieje w systemie), wówczas błędy walidacji zostaną wyświetlone na dole siatki Jeśli są nieprawidłowe w pojedynczym wierszu, na jego początku wyświetlona zostanie ikona ostrzeżenia, a poszczególne błędy walidacji zostaną podświetlone na czerwono. Należy wtedy zmodyfikować dane, kliknąć „Zamień plik” i wskazać poprawiony plik do przesłania.

Tworzenie poprawnych spraw z pliku do przesyłu można kontynuować bez przeszkód. System pominie nieprawidłowe wiersze i potwierdzi utworzenie tych prawidłowych, a błędne elementy będą musiały zostać poprawione. W tym celu należy zmodyfikować dane, kliknąć „Zmień plik” i wskazać poprawiony plik do przesłania.

Pełną listę potencjalnych błędów walidacji w przypadku tworzenia zbiorczego można znaleźć tutaj:

Obsługa wielu języków

Funkcja tworzenia zbiorczego jest dostępna we wszystkich językach, jakie są obsługiwane w Enate. Są to języki: francuski, niemiecki, hiszpański, portugalski, brazylijski, rumuński, polski, węgierski i rosyjski.

Kierując się podejściem „najpierw poczta”, w najnowszej wersji skupiliśmy się przede wszystkim na ulepszeniu funkcjonalności poczty elektronicznej. Użytkownicy mają teraz do dyspozycji widoki „Skrzynka odbiorcza”, „Wysłane” i „Skrzynka nadawcza”, które pozwalają na bieżąco śledzić odbierane i wysyłane wiadomości, a tym samym – niezwłocznie na nie reagować.

Oprócz tego wersja 2022.4 zawiera wiele nowych funkcji, które pomagają w łączeniu ze sobą elementów pracy, poprawiając ich widoczność w ramach powiązanych grup (np. spraw i należących do nich czynności) oraz ułatwiając łączenie poszczególnych zapytań i spraw. Oto przegląd najważniejszych zmian w tej wersji:

Nowe funkcje poczty e-mail

W najnowszej wersji wprowadziliśmy wiele nowych funkcji związanych z obsługą e-maili oraz udoskonaliliśmy te już istniejące, by ułatwić pracę użytkownikom, którzy chcą zorganizować swoje działania wokół poczty e-mail.

• Nowe widoki poczty e-mail – nowe widoki poczty elektronicznej, dzięki którym użytkownicy mają pod ręką wszystkie przychodzące i wychodzące wiadomości, które dotyczą ich działalności:

  • Specjalny widok „Skrzynka odbiorcza” pokazuje wszystkie nadchodzące wiadomości dla twoich elementów pracy, elementów pracy twojego zespołu oraz zadań znajdujących się w twoich kolejkach.

  • Widok „Wysłane” pokazuje wszystko, co zostało nadesłane dla elementów pracy, którymi zajmujesz się ty lub twój zespół (albo wysłane przez ciebie lub twój zespół) w ciągu ostatnich 90 dni – lub więcej, jeśli zajdzie taka potrzeba.

• Wersje robocze wiadomości – można zapisywać tworzone wiadomości e-mail bez ich wysyłania, by dokończyć i wysłać je później.

• Bogatsze możliwości formatowania – nowe funkcje dostępne podczas tworzenia wiadomości.

• Automatyczne wiadomości e-mail – dodaliśmy opcję wysyłania automatycznych potwierdzeń również dla spraw. Warto przy tym pamiętać, że opcja ta (podobnie jak dodana wcześniej analogiczna możliwość dla zapytań) jest teraz domyślnie wyłączona i należy ją włączyć samemu, jeśli wiadomości dla danych elementów pracy mają być automatycznie wysyłane.

​

Większe wsparcie dla połączonych elementów pracy

Liczne usprawnienia nie ominęły również pracy z połączonymi elementami pracy, zarówno w przypadku ściśle powiązanych grup elementów, jak i mających ze sobą mniejszy związek zadań pochodzących z różnych zapytań i obszarów działalności.

• Można teraz tworzyć połączenia do już istniejących elementów pracy, tak samo jak wcześniej do nowo tworzonych.

• Do utworzenia połączenia między wieloma elementami pracy wystarczy zaledwie jedna czynność wykonywana z poziomu strony domowej.

• Opisy spraw są teraz wyświetlane przy czynnościach, by łatwiej można było się zorientować, z czym powiązana jest aktualnie wykonywana praca.

Inne funkcje

Poza wymienionymi nowościami dotyczącymi wiadomości e-mail i połączonych elementów pracy, nowa wersja Enate przynosi również inne pożyteczne usprawnienia. Oto kilka najważniejszych…

• Domyślne tagi kontaktów – można ustawić domyślne tagi dla kontaktów, które są następnie automatycznie wstawiane za każdym razem, gdy dany kontakt zostanie dodany do elementu pracy.

• Zaawansowane widoki wyszukiwania – odnośniki z szybkiej wyszukiwarki prowadzą prosto do karty „Widoki”, dając szybki dostęp do różnego rodzaju danych, teraz również bezpośrednio z menu nawigacyjnego.

Listę nowych funkcji, ulepszeń i poprawek zawartych w tym wydaniu znaleźć można w kolejnych sekcjach tego dokumentu. Bardziej szczegółowy opis, obejmujący również zmiany związane z kompatybilnością oraz te dotyczące API i hurtowni danych, znajduje się w poświęconych im działach.

Nowe informacje na listach kontrolnych czynności to:

• imię i nazwisko osoby, która jako ostatnio zaktualizowała element pracy na liście;

• data tej aktualizacji.

Więcej informacji o funkcjach dostępnych na ekranie czynności można znaleźć tutaj:

Bogatsze możliwości formatowania

Dodaliśmy nowe opcje formatowania treści e-maili do ekranu edytora, które mogą okazać się przydatne podczas tworzenia nowej wiadomości. Wśród nowości znajdują się:

• widok pełnoekranowy;

• możliwość przypięcia paska formatowania wiadomości e-mail;

• możliwość wstawienia linii poziomej;

• możliwość dostosowania wysokości linii;

• opcje tekstowe - możliwość zwiększenia lub zmniejszenia wcięcia tekstu;

• możliwość przekreślenia tekstu (dostępne również poprzez zaznaczenie tekstu i naciśnięcie kombinacji Ctrl + S);

• możliwość wstawiania znaków specjalnych.

Wszystkie te nowe funkcje trafiły do edytora wiadomości e-mail w Work Managerze i Builderze oraz do edytora podpisu e-mail w Work Managerze.

Zapisywanie ustawień czcionki

Podczas tworzenia wiadomości e-mail w jakiejkolwiek formie (jako szablon w Builderze czy też nowa wiadomość, odpowiedź lub przekazanie w ramach elementu pracy w Work Managerze) użyte ustawienia czcionki (np. styl i rozmiar) zostaną zachowane na przyszłość, by nie trzeba było wybierać ich ponownie.

Wartości te są zapisywane w profilu użytkownika, więc będą używane podczas pracy i w Builderze, i w Work Managerze.

Dotyczy to tylko tekstu wpisywanego na samej górze tworzonego e-maila – po przeniesieniu kursora na wpisany wcześniej tekst, styl i rozmiar czcionki dopasuje się do niego. Więcej szczegółów można znaleźć poniżej. Przy okazji tej zmiany rozwiązany został problem niespójności „nowych pustych linii” w wiadomościach – podczas tworzenia nowego e-maila na samej górze zawsze dodawane będą dwie puste linie.

Uwaga: w przypadku tekstów standardowych i szablonów zastosowane zostaną takie ustawienia czcionki, przy pomocy jakich zostały utworzone.

Styl i wielkość czcionki użytej podczas tworzenia wiadomości zależeć będzie od tego, czy kliknięto wcześniej wpisaną treść. Na wybór użytej czcionki ma wpływ automatyczne wstawianie dwóch pustych linii na początku każdego nowego maila:

• pierwsza automatycznie wstawiona linia: zapisane ustawienia czcionki z ostatniego e-maila tworzonego przez danego użytkownika;

• druga automatycznie wstawiona linia: zawsze ustawiona na czcionkę Arial w rozmiarze 10.

Dalsza treść wiadomości może pochodzić z: poprzednich e-maili w wątku;

• szablonu e-mail;

• ustawionego podpisu. Styl i rozmiar czcionki w tych sekcjach będzie zgodny z istniejącą treścią, w zależności od tego, w którym miejscu użytkownik kliknie.

Przekroczenie limitu wiadomości e-mail

Ułatwiliśmy również użytkownikom zorientowanie się w sytuacji, gdy próbują wysłać wiadomość e-mail, która przekracza maksymalny rozmiar. Teraz w takiej sytuacji wyświetlone zostanie stosowne ostrzeżenie.

Dla takiej wiadomości nie będzie można zaplanować wysłania w późniejszym terminie ani zapisać jej jako wersja robocza.

Należy pamiętać, że kontrola rozmiaru e-maila odbywa się w chwili jego zapisywania, a nie wysyłania. Jeśli zatem zaplanowano do późniejszego wysłania wiadomość o rozmiarze 25 MB, a następnie maksymalny rozmiar został zmniejszony w Builderze do 10 MB, e-mail ten nadal zostanie wysłany, ponieważ jego rozmiar był zgodny z limitem obowiązującym w chwili jego zapisania.

Można skonfigurować maksymalny rozmiar dla wiadomości e-mail na stronie „Ustawienia systemu” w Builderze, używając funkcji „Maksymalny rozmiar wiadomości e-mail”. Zaleca się ustawić limit o 30% większy od zakładanego, aby dać użytkownikom dodatkowy bufor bezpieczeństwa, który uwzględni chociażby kodowanie. Przykład: jeśli maksymalny rozmiar ma wynosić 100 MB, należy go ustawić na 130. Uwaga: po aktualizacji maksymalny rozmiar wiadomości e-mail zostanie ustawiony na „Bez limitu”. Ponadto limit rozmiaru nie będzie miał zastosowania do wiadomości generowanych przez system, takich jak np. potwierdzenie przesłania zgłoszenia.

Pobieranie wiadomości e-mail w postaci plików .eml

Dla wszystkich typów e-maili (przychodzących, wychodzących, anulowanych, nieudanych, zaplanowanych) istnieje możliwość zapisania pliku .eml na dysku komputera. Opcję tę znaleźć można w różnych miejscach systemu – wszędzie tam, gdzie użytkownik ma możliwość podglądu wiadomości e-mail, np. w sekcji komunikacji i osi czasu elementu pracy, Skrzynce odbiorczej czy widoku Wysłanych.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.

Dodawanie kontaktu do nowego połączonego zapytanie jest teraz OPCJONALNE

Nie ma już konieczności dodawania kontaktu albo tagów „kontakt główny” bądź „wnioskodawca” do kontaktu podczas tworzenia nowego połączonego zapytania. Oczywiście nadal jest taka możliwość.

Pozwoli to na tworzenie połączonych zapytań z już istniejącego, najczęściej w celu usprawnienia zarządzania wewnętrzną aktywnością, a także zapewni, że komunikacja tworzona w ramach nowego połączonego zapytania nie zostanie wysłana do pierwotnego usługobiorcy (by nie był stale informowany o wewnętrznej aktywności w sprawie jego zlecenia). Usunięcie obowiązku dodawania kontaktów do połączonych zapytań znacznie to ułatwi.

Większa kontrola nad kopiowaniem danych do nowych połączonych spraw lub zapytań

W nowej wersji Enate usprawniliśmy proces kopiowania danych do nowych połączonych zapytań lub spraw.

Poprzednio użytkownicy musieli skopiować wszystkie błędy, pliki, odnośniki i dane niestandardowe z oryginalnej sprawy lub zapytania do tworzonych elementów.

Teraz można już wybrać, dane jakiego typu mają być skopiowane. Dostępne opcje to:

• Błędy

• Pliki (łącznie z tagami i uwagami)

• Odnośniki (łącznie z tagami i uwagami)

• Dane niestandardowe (np. niestandardowe pola)

Więcej informacji o tworzeniu nowych połączonych elementów pracy można znaleźć tutaj:

W poprzednich wersjach system domyślnie wysyłał automatyczne wiadomości. By zmienić to zachowanie w przypadku konkretnego zapytania, należało WŁĄCZYĆ funkcję „Wyłącz automatyczne wiadomości e-mail”.

Teraz domyślne zachowanie zostało zmienione – system NIE będzie wysyłał automatycznych wiadomości. JEŚLI AUTOMATYCZNE WIADOMOŚCI E-MAIL DLA ZAPYTANIA MAJĄ BYĆ WYSYŁANE, NALEŻY WŁĄCZYĆ FUNKCJĘ (O ZMIENIONEJ NAZWIE) „WYSYŁAJ AUTOMATYCZNE WIADOMOŚCI E-MAIL”.

Ta zmiana obowiązuje również na ekranie służącym do tworzenia nowego połączonego zapytania.

Dodatkowo, podczas uruchamiania zapytania ze strony „Aktywność kontaktu” opcja „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail” będzie teraz domyślnie wyłączona, ale możesz ją ręcznie włączyć na ekranie zapytania.

Ta zmiana nie ominęła także sekcji „E-mail” w Builderze – podczas ustawiania przekierowań, opcja kontrolująca wysyłanie automatycznych e-maili została w nowej wersji zmieniona. Teraz domyślnym zachowaniem systemu będzie NIEWYSYŁANIE takich wiadomości, a jeśli mają być wysyłane, trzeba ręcznie włączyć opcję „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail”..

Dodaliśmy opcję wysyłania automatycznych e-maili dla spraw. W tej chwili jest ona dostępna tylko dla automatycznych potwierdzeń utworzenia sprawy.

By ją uaktywnić, należy włączyć opcję „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail” podczas konfiguracji lub edycji przekierowań wiadomości dla sprawy w sekcji „Przekierowanie wiadomości e-mail” Buildera.

Szablon potwierdzenia – ważna uwaga

Wraz z dodaniem funkcji wysyłania automatycznych potwierdzeń dla spraw zmieniony został szablon potwierdzenia zapytania, by można go było zastosować również do spraw. W związku z tym do szablonu zostały wprowadzone następujące zmiany:

• Nazwę i przeznaczenie szablonu zmieniono z „Potwierdzenie zapytania” na „Potwierdzenie zgłoszenia”.

• W treści wiadomości e-mail termin „zapytanie” został przemianowany na „zgłoszenie”, by jeden szablon obsługiwał zarówno sprawy, jak i zapytania.

Pomoże w tym dodana do ustawień wiadomości e-mail na ekranie informacyjnym sprawy opcja o nazwie „Nowa zarejestrowana sprawa”. Umożliwia ona wybranie szablonu wiadomości, który ma zostać użyty do wysłania automatycznego potwierdzenia o utworzeniu sprawy. System zastosuje nowy szablon „Potwierdzenie zgłoszenia” (albo już istniejący szablon „Potwierdzenie zapytania”, jeśli został zmieniony). Użytkownik może wskazać inny szablon. Należy pamiętać, że to pole nie może pozostać puste.

Ważne jest również to, że nowa opcja „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail” na ekranie sprawy w Work Managerze musi być włączona przez agentów obsługi, aby system mógł wysłać potwierdzenie sprawy do kontaktu głównego i kontaktów dodatkowych (DW), gdy ta zostanie przesłana dalej, czyli jej status z „Wersji roboczej” zmieni się na „Do zrobienia” lub wyższy.

Automatyczny e-mail wysłany w przypadku przekształcenia zapytania w sprawę nadal wykorzystywać będzie szablon „Sprawa z zapytania”, a nie „Potwierdzenie zgłoszenia”.

Przegląd

By ułatwić pracę z pocztą elektroniczną, dodaliśmy możliwość zapisywania tworzonych wiadomości jako wersje robocze, jeśli nie są jeszcze gotowe do wysłania. Teraz, podczas tworzenia wiadomości e-mail dla danego elementu pracy, można zapisać go jako wersję roboczą i wrócić do niego później.

Teraz, podczas tworzenia wiadomości e-mail dla danego elementu pracy, można zapisać go jako wersję roboczą i wrócić do niego później. Wersje robocze będą przechowywane maksymalnie przez 90 dni.

Należy pamiętać, że nie da się zapisać jako wersję roboczą takiej wiadomości, której rozmiar przekracza limit ustawiony w Builderze – więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj.

Podgląd wersji roboczych wiadomości e-mail

Jeśli filtr „Wersje robocze” na karcie komunikacji/osi czasu jest włączony (po aktualizacji będzie włączony automatycznie), pojawią się tam wszystkie zapisane wersje robocze wiadomości e-mail danego elementu pracy.

Znajdzie się tam również informacja, kto jest autorem wersji roboczej, a także kilka pierwszych linii treści.

Po kliknięciu wybranej pozycji widok zostanie rozszerzony, wyświetlając dodatkowo adres, z którego e-mail zostanie wysłany, adresy DW i UDW, temat, załączniki i pełną treść, o ile dane były już wprowadzone w chwili zapisywania wersji roboczej.

Wersję roboczą można edytować z poziomu osi czasu, klikając „Aktualizuj wersję roboczą”, co otworzy okno edytora. Można jednak edytować lub usuwać tylko wersje robocze wiadomości z elementów pracy, do których należą.

Istnieje również możliwość skasowania wersji roboczej, otwarcia e-maila w wyskakującym okienku oraz jego wydrukowania.

Nad jedną wersją roboczą może pracować wielu użytkowników, ale nie jednocześnie. Z kolei w jednym elemencie pracy można zapisać wiele wersji roboczych wiadomości. Wszystkie je da się podejrzeć i edytować z poziomu karty komunikacji/osi czasu.

Jeśli dany element pracy ma już zapisaną wersję roboczą e-maila, system wyświetli o tym komunikat, gdy użytkownik zacznie pisać nową wiadomość. Można wówczas wybrać, czy kontynuować tworzenie nowej wiadomości, czy przejść do edycji już istniejącej.

Po scaleniu lub przekształceniu zapytania w sprawę. zapisane wersje robocze wiadomości danego elementu pracy zostaną wyświetlone na karcie komunikacji/osi czasu wszystkich elementów w powiązanej grupie, o ile włączone są filtry „Wersje robocze” i „Uwzględnij powiązane elementy pracy”.

Wersja robocza wiadomości pojawi się na osi czasu wraz z numerem referencyjnym elementu pracy, do którego należy.

Należy pamiętać, że wersje robocze e-maili nie będą uwzględniane podczas kopiowania komunikacji do nowego połączonego elementu pracy, nawet jeśli opcja „Kopiuj komunikację” jest włączona.

Dodawanie plików do wersji roboczych wiadomości e-mail

Ikonka załącznika przy wersji roboczej wiadomości na karcie komunikacji/osi czasu wskazuje, czy dodano do niej jakieś pliki.

Po kliknięciu wybranej pozycji widok zostanie rozszerzony, wyświetlając dodatkowo nazwę załącznika oraz możliwość pobrania go na dysk.

Dodatkowo wszelkie pliki załączone do wersji roboczych wiadomości e-mail będą widoczne na karcie plików i oznaczone ikonką wersji roboczej. Z tego miejsca można przeglądać, pobierać albo kasować pliki dodane do wersji roboczych wiadomości. Nie można jednak dodawać do nich uwag ani tagów.

Przegląd

Dokonaliśmy kilku znaczących ulepszeń w sposobie pracy z e-mailami w Enate poprzez stworzenie zupełnie nowego zestawu widoków wiadomości – są one oparte na istniejących widokach Skrzynki nadawczej i pozwalają wyświetlić kompleksową listę wszystkich wiadomości e-mail dotyczących danego obszaru działalności. Główne sekcje to:

• – widok e-maili ze wszystkich elementów pracy w twojej skrzynce odbiorczej, skrzynkach odbiorczych członków twojego zespołu oraz nieprzypisanych prac znajdujących się w kolejkach, z których czerpiesz zadania.

• – wiadomości e-mail wysłane z elementów pracy należących do twojego obszaru działalności

• – Istniejący widok Skrzynki nadawczej wyświetla wiadomości e-mail zaplanowane do wysłania lub oczekujące na wysłanie ze skrzynki pocztowej twojego systemu.

Wszystkie te pozycje są dostępne z menu nawigacyjnego (podsekcje nowego łącza „E-maile”) i każda z nich otwiera się w osobnej karcie.

W ramach implementacji tej funkcji zmieniliśmy nazwę standardowej sekcji „Skrzynka odbiorcza” na stronie domowej na „Robocza skrzynka odbiorcza ”, aby uniknąć niejasności podczas przełączania się między widokami skupionymi na wiadomościach e-mail i elementach pracy.

Skrzynka odbiorcza

Przegląd

Sekcje Skrzynki odbiorczej

W zwijanym panelu folderów po lewej stronie Skrzynki odbiorczej znajdują się łącza do jej poszczególnych sekcji:

• Moje e-maile – wiadomości e-mail wszystkich elementów pracy aktualnie znajdujących się w twojej Roboczej skrzynce odbiorczej (czyli tych, które byłyby wyświetlone na twojej stronie domowej)

• E-maile mojego zespołu – wiadomości e-mail wszystkich elementów pracy aktualnie znajdujących się w Roboczej skrzynce odbiorczej twojego zespołu. Ten odnośnik zostanie wyświetlony tylko liderowi zespołu lub tym jego członkom, którzy mogą zobaczyć, kto do niego należy i mają wgląd do kolejek.

• Nieprzypisane e-maile – wiadomości e-mail wszystkich nieprzypisanych elementów pracy znajdujących się w kolejkach, z których czerpiesz zadania. Ten odnośnik zostanie wyświetlony tylko liderowi zespołu lub tym jego członkom, którzy mogą zobaczyć, kto do niego należy i mają wgląd do kolejek.

Wyświetlane liczby pokazują, ile nieprzeczytanych wiadomości e-mail znajduje się w poszczególnych folderach. Są tu również łącza do Wysłanych i Skrzynki nadawczej, które otwierają się w osobnych kartach.

Można sprawdzić listę wszystkich e-maili w swojej skrzynce odbiorczej, a także komentarze użytkowników samoobsługowych. Wszystkie wiadomości wyświetlają się od najnowszych wraz z informacjami, kto jest nadawcą, kiedy zostały odebrane i jaki mają temat. Widać także pierwszą linię treści i element pracy, do którego się odnoszą, a także ewentualne załączniki oraz to, czy podczas wysyłki nadano im wyższy priorytet.

Nieprzeczytane wiadomości będą zaznaczone pogrubioną czcionką – można wyświetlić tylko takie, wybierając opcję „Nieprzeczytane”.

Opcje filtrowania

Zawartość skrzynki odbiorczej można filtrować według następujących kryteriów: klient, kontrakt, usługa, proces, kolejka, adres nadawcy, załączniki i data otrzymania wiadomości.

Jeśli masz dostęp do widoku „E-maile mojego zespołu”, pojawi się również możliwość filtrowania według przypisanego użytkownika.

Przełączanie między widokami i odbieranie nowych wiadomości e-mail

Możesz przełączać się pomiędzy folderami „Moje e-maile” (w którym wyświetlane są wiadomości z twojej skrzynki odbiorczej), „E-maile mojego zespołu” (w którym są wiadomości członków twojego zespołu) i „Nieprzypisane e-maile” (wyświetlający wiadomości przychodzące dla elementów pracy w twojej kolejce, które do nikogo nie zostały jeszcze przypisane).

Po nadejściu nowej wiadomości liczba nieprzeczytanych zostanie odświeżona , a na przycisku służącym do odświeżenia widoku wyświetli się ikonka poczty. Wystarczy go kliknąć, by odświeżyć widok skrzynki odbiorczej i zobaczyć nowe wiadomości.

W głównym oknie widoku „Skrzynka odbiorcza” wyświetlany jest panel podglądu wybranego e-maila. Jego rozmiar można dostosować do swoich potrzeb.

Kliknięcie któregoś z e-maili spowoduje wyświetlenie jego pełnej treści po prawej stronie ekranu. Zobaczymy tam temat wiadomości, jej nadawcę i odbiorcę, wskazane adresy „DW”, odnośnik do elementu pracy, którego dotyczy ten e-mail, termin wykonania tego elementu oraz pełną treść wiadomości.

Odpowiadanie i przekazywanie wiadomości e-mail

Po kliknięciu wybranej ikonki („Odpowiedz”, „Odpowiedz wszystkim” lub „Przekaż”) system otworzy nową kartę dla danego elementu pracy i wyświetli okno edytora wiadomości e-mail.

Więcej opcji

Kolejne opcje ukryte są pod ikonką wielokropka, która znajduje się obok przycisków służących do tworzenia odpowiedzi. Znajdują się tam skróty umożliwiające bezpośrednie przejście do elementu pracy, którego dotyczy dana wiadomość (zostanie otwarta w nowej karcie) oraz wydrukowanie e-maila.

Można także zapisać go na dysku w pliku .eml.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.

Załączniki e-mail

Jeśli wiadomość e-mail zawiera jakiś załącznik, wyświetlona zostanie jego nazwa, rozmiar i możliwość pobrania. W przypadku wielu załączników pojawi się dodatkowa opcja, umożliwiająca pobranie ich wszystkich naraz w postaci pliku archiwum ZIP.

Widok pełnoekranowy

Można również wyświetlić wiadomość w trybie pełnoekranowym, w którym panel podglądu zostanie ukryty.

Wysłane

Przegląd

Wysłane dają dostęp do wszystkich wiadomości e-mail wysłanych z elementów pracy należących do twojego obszaru działalności.

Można tu sprawdzić listę wszystkich e-maili, które zostały wysłane. Wiadomości wyświetlają się od najnowszych wraz z informacjami, kto jest odbiorcą, kiedy zostały wysłane i jaki mają temat. Widać także pierwszą linię treści i element pracy, do którego odnoszą się wiadomości, a także ewentualne załączniki oraz to, czy podczas wysyłki nadano im wyższy priorytet.

Rozmiar panelu podglądu można dostosować do swoich potrzeb.

Kliknięcie któregoś z e-maili spowoduje wyświetlenie jego pełnej treści po prawej stronie ekranu. Zobaczymy tam temat wiadomości, jej nadawcę i odbiorcę, wskazane adresy „DW”, odnośnik do elementu pracy, którego dotyczy ten e-mail, termin wykonania tego elementu oraz pełną treść wiadomości.

Można również wyświetlić wiadomość w trybie pełnoekranowym, w którym panel podglądu zostanie ukryty.

Przełączanie między widokami

Możesz przełączać się pomiędzy folderami „Moje e-maile” (w którym wyświetlane są wiadomości wysłane przez ciebie) i „E-maile mojego zespołu” (w którym są wiadomości wysłane przez członków twojego zespołu).

Odpowiadanie i przekazywanie wiadomości e-mail

Dostępne możliwości to „Odpowiedz”, „Odpowiedz wszystkim” oraz „Przekaż” wysłaną wiadomość e-mail. Po kliknięciu wybranej ikonki system otworzy nową kartę dla danego elementu pracy i wyświetli okno edytora wiadomości e-mail.

Opcje filtrowania

Wysłane e-maile można filtrować według następujących kryteriów: klient, kontrakt, usługa, proces, kolejka, adres odbiorcy, zakres dat, status elementu pracy, którego dotyczy wiadomość, załączniki i informacja o tym, czy e-mail został wygenerowany przez system.

Należy pamiętać, że przy filtrowaniu według daty maksymalny przedział czasowy wynosi 90 dni.

Jeśli masz dostęp do widoku „E-maile mojego zespołu”, pojawi się również możliwość filtrowania według przypisanego użytkownika i według odbiorcy.

Więcej opcji

Kolejne opcje ukryte są pod ikonką wielokropka, która znajduje się obok przycisków służących do tworzenia odpowiedzi. Znajdują się tam skróty umożliwiające bezpośrednie przejście do elementu pracy, którego dotyczy dana wiadomość (zostanie otwarta w nowej karcie) oraz wydrukowanie e-maila.

Można także zapisać go na dysku w pliku .eml.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.

Załączniki e-mail

Skrzynka nadawcza

Przegląd

Poza tworzeniem nowych połączonych elementów sprawy ze sprawy lub zapytań, można teraz tworzyć połączenia pomiędzy już istniejącymi sprawami i zapytaniami, co pozwoli lepiej zarządzać działaniami różnych zespołów.

Połączenia między istniejącymi elementami pracy można tworzyć na dwa sposoby:

1. z elementu pracy;

2. ze strony domowej.

Łączenie istniejących elementów pracy z poziomu jednego z nich

Istniejące elementy pracy można łączyć z poziomu jednego z nich, przechodząc do ekranu elementu i wybierając „+ element pracy”, a następnie „Istniejący element”.

Wyświetlone zostanie wyskakujące okienko, w którym można wyszukać sprawy i/albo zapytania, z którymi ma być połączony dany element pracy.

Jednorazowo można połączyć do 50 elementów pracy, ale ogólna liczba połączeń jest nieograniczona.

Odnośnik do nowej połączonej sprawy lub zapytania pojawi się na karcie „Połączone prace” na ekranie elementów, które zostały połączone.

Łączenie istniejących elementów pracy z poziomu strony domowej

Aby połączyć istniejące elementy pracy z poziomu strony domowej, należy na jej siatce (która może wyświetlać informacje z sekcji „Robocza skrzynka nadawcza”, „Robocza skrzynka nadawcza zespołu”, „Moja praca”, „Praca zespołu”) wskazać sprawy i zapytania do połączenia, a następnie wybrać opcję „Połącz”, która pojawi się w górnej części siatki.

Pierwsza wybrana sprawa lub zapytanie będzie tym elementem, z którym połączone zostaną wszystkie następne (albo pierwsza na liście, jeśli wykorzystana zostanie opcja „Zaznacz wszystko”).

Wyświetlone zostanie okienko z komunikatem potwierdzającym, które sprawy lub zapytania zostaną połączone z danym elementem pracy.

Jednorazowo można połączyć do 50 elementów pracy, ale ogólna liczba połączeń jest nieograniczona.

Po przejściu do sprawy lub zapytania, z którą połączone zostały pozostałe elementy, na karcie „Połączone prace” wyświetlane będą WSZYSTKIE przyłączone elementy.

Jeśli użytkownik pracuje właśnie nad jednym z elementów wybranych do połączenia z elementem głównym, na karcie „Połączone prace” przetwarzanego elementu pojawi się tylko informacja o elemencie głównym, bez wykazu wszystkich innych z nim połączonych.

Rozłączenie elementów pracy

Można w każdej chwili rozłączyć elementy pracy, przechodząc na kartę „Połączone prace” i klikając ikonę „Rozłącz”.

Szybkie wyszukiwanie na karcie „Widoki”

Kilku usprawnień doczekała się także karta „Widoki”, na której można teraz wyszukiwać dane w trybie zaawansowanym. Do ekranu da się teraz szybko dostać bezpośrednio z poziomu szybkiej wyszukiwarki. Jeśli wyniki z wyszukiwarki okażą się niewystarczające, można teraz z łatwością skorzystać z bardziej zaawansowanych możliwości wyszukiwania, jakie oferuje karta „Widoki”.

Zapisane widoki w sekcji nawigacji

Dodaliśmy opcję domyślnego tagowania kontaktów, aby korzystanie z tej funkcjonalności w przypadku elementów pracy było szybsze i łatwiejsze. Teraz można dodać domyślny tag dla konkretnego kontaktu, na przykład:

wiedząc, że „Jane Smith” będzie brokerem dla każdego elementu pracy, do którego zostanie przypisana jako kontakt, można dodać do jej danych na liście kontaktów tag „broker”, który odtąd będzie podstawiany do elementu pracy przez system i użytkownik nie będzie musiał za każdym razem robić tego ręcznie.

Lista tagów domyślnych jest utrzymywana w Builderze w sekcji „Ustawienia ogólne” >> „Tagi kontaktów” .

Tag domyślny można ustawić podczas dodawania nowego kontaktu do systemu.

Można to również zrobić przy okazji edycji kontaktu na stronie „Kontakty”.

Atrybut „tag domyślny” można również edytować zbiorczo, to znaczy dla wielu kontaktów jednocześnie – wystarczy wybrać kontakty na siatce poświęconej im strony i kliknąć przycisk „Edytuj”, by otworzyć wyskakujące okienko „Edycja zbiorcza”.

Należy pamiętać, że dla każdego kontaktu można ustawić tylko jeden tag domyślny.

Z kolei gdy element pracy został utworzony za pomocą przycisku „Rozpocznij element pracy” na karcie „Aktywność kontaktu”, kontakt ten zostanie oznaczony jako „Wnioskodawca”, „Podmiot” i „Kontakt główny” tego elementu. Dodatkowo system podstawi tag domyślny tego kontaktu, o ile został ustawiony.

Zachowanie domyślnego tagu kontaktu, gdy ustawienie „Dostępny dla wielu” jest wyłączone

Jeśli ustawienie „Dostępny dla wielu” jest w przypadku określonego tagu wyłączone, można go przypisać tylko do jednego kontaktu danego elementu pracy. Przykład: może się zdarzyć, że tylko jeden kontakt przypisany do danego zapytania może być oznaczony jako „broker”. Uderzy to w domyślne tagowanie, gdy dwa kontakty mające taki sam tag domyślny (który musi być unikalny) zostaną dodane do elementu pracy (zarówno ręcznie, jak i automatycznie). W takiej sytuacji system przypisze tag domyślny tylko jednemu kontaktowi i tym samym usunie go z pozostałych, którym przydzieli inny istniejący tag w następującej kolejności:

• Kontakt główny;

• Wnioskodawca;

• Podmiot;

• DW;

• inny kontakt przypisany do danego elementu pracy.

Dodatkowe uwagi dotyczące niedopasowania firmy dostawczej do tagów kontaktów:

• Nie da się dodać domyślnego tagu do kontaktu, jeśli firma, do której jest on przypisany, ma ustawioną inną firmę dostawczą niż tag domyślny.

• Nie da się złożyć elementu pracy z kontaktem, którego tag domyślny jest ustawiony na inną firmę dostawczą niż ta, która przypisana jest do elementu pracy.

Kopiowanie komunikacji powiązanych elementów pracy podczas tworzenia nowego połączonego elementu

Usprawniliśmy możliwości programu w zakresie współdzielenia komunikacji podczas tworzenia nowych połączonych elementów pracy bezpośrednio ze spraw lub zapytań . Teraz, podczas udostępniania komunikacji między połączonymi elementami pracy, komunikacja powiązanychelementów dzielona jest również z nowym elementem.

Przykład: w momencie tworzenia nowej połączonej sprawy lub zapytania, użytkownik ma możliwość skopiowania komunikacji elementu pracy (czyli wiadomości e-mail wraz z załącznikami) oraz uwag z oryginalnej sprawy lub zapytania do nowej połączonej sprawy. W przedstawionej sytuacji komunikacja z czynności uruchamianej sprawy także zostanie skopiowana. Podobnie w przypadku rozdzielonego zapytania skopiowana zostanie komunikacja z zapytania macierzystego.

Więcej o różnicach między powiązanymi a połączonymi elementami pracy można znaleźć tutaj.

Ulepszenia w zakresie podglądu połączonych elementów pracy.

Nowa wersja systemu przynosi kilka poprawek w zakresie funkcjonalności połączonych elementów pracy. Gdy element pracy, który jest połączony z innym, zostanie następnie scalony, rozdzielony lub przekształcony w sprawę, wówczas elementy powstałe w wyniku tego procesu zachowają ze sobą połączenie. Poprzednio w takich sytuacjach połączenie tracone.

Przykład:

• gdy zapytanie zostanie połączone z elementem pracy A, a potem scalone z elementem B, to scalone zapytanie utrzyma połączenie z elementem A.

• gdy zapytanie zostanie połączone z elementem pracy A, a potem rozdzielone na wiele różnych zapytań, to zapytania potomne utrzymają połączenie z elementem A.

• gdy zapytanie zostanie połączone z elementem pracy A, a potem przekształcone w sprawę, to powstała sprawa utrzyma połączenie z elementem A.

W profilu użytkownika pojawiło się nowe ustawienie (dostępne dla liderów zespołów), które pozwala liderom modyfikować pracę członków zespołów w taki sposób, by mogli zajmować się elementami przypisanymi tylko do ich kolejek.

Nadal będą mogli zdobyć kolejne zadania za pomocą przycisku „Wybierz pracę z kolejki” (to podejście i tak przydziela użytkownikowi pracę tylko z jego kolejki). Nowa opcja uniemożliwi jednak ręczne przypisanie im pracy przez innych członków zespołu z kolejek, do których nie są przypisani.

Gdy to ustawienie jest wyłączone, członkowie zespołu będą mogli zajmować się zadaniami pochodzącymi z jakiejkolwiek kolejki (w granicach uprawnień grupy użytkowników nadanych im w Builderze). Natomiast gdy to ustawienie jest włączone, użytkownicy wciąż będą mogli pracować z elementami, które nie są przypisane do żadnej kolejki. Jeśli zaś do danego użytkownika przypisano już elementy z kolejek, do których nie należy, będzie on mógł kontynuować pracę, ale przydzielanie kolejnych takich elementów zostanie zablokowane. Przypisanie takich elementów pracy do użytkownika można cofnąć ręcznie. Ponadto jeśli status któregoś z elementów pracy, którym już zajmuje się użytkownik (a który nie pochodzi z jego kolejki) zmieni się na „Oczekuje” lub „Rozwiązane”, zostanie on przeniesiony do Roboczej skrzynki nadawczej zespołu i znów nie będzie do nikogo przypisany. Gdy ten element będzie już gotowy do dalszego przetwarzania (np. nadejdą nowe związane z nim informacje), NIE zostanie przypisany z powrotem do poprzedniego użytkownika, ponieważ nie należy do jego kolejki. Zamiast tego zostanie przypisany zgodnie z regułami przydziału.

Do czynności dodany został krótki opis sprawy, by użytkownicy mieli szybszy dostęp do informacji o zadaniu, którym się zajmują.

Jeśli w krótkim opisie sprawy danej czynności wprowadzono zmiany, znajdą one swoje odbicie na ekranie czynności wszystkich czynności należących do konkretnej sprawy (odświeżenie ekranu czynności może okazać się niezbędne, by zobaczyć efekty edycji), a tytuł czynności będzie składał się z następujących elementów:

Odniesienie czynności - Krótki opis sprawy - Nazwa procesu czynności' '10040-C-A1.1 - Jack Jones nowy rozpoczynający - Zgoda HR

Taka nazwa będzie wyświetlana na karcie czynności:

Krótki opis sprawy to również tytuł, który pojawi się też w kolumnie „Tytuł” na siatce strony domowej dla danej czynności.

Wybór języka US English

Dodaliśmy możliwość ustawienia języka systemowego na amerykańską odmianę języka angielskiego (en-us). Dołączył on do brytyjskiej odmiany języka angielskiego oraz języków: francuskiego, niemieckiego, hiszpańskiego, rumuńskiego, polskiego, węgierskiego, rosyjskiego oraz brazylijskiej odmiany języka portugalskiego.

Ograniczenia modyfikacji błędów

„Ogranicz modyfikację błędów” to nowa opcja znajdująca się w sekcji „Ustawienia systemu” w Builderze. Pozwala ona ograniczyć dostęp do możliwości modyfikowania informacji zawartych na kartach błędów spraw, czynności i zapytań. Agenci obsługi zawsze mogą DODAĆ wpis błędu albo oznaczyć go jako rozwiązany, ale po włączeniu w Builderze opcji ograniczania tylko agent, który utworzył dany wpis o błędzie, będzie mógł później modyfikować lub usuwać jego szczegóły.

Ulepszenia w zakresie podglądu elementów pracy.

Usprawniliśmy także przetwarzanie powiązanych elementów pracy. Teraz użytkownik bez trudu odnajdzie sprawę macierzystą danego elementu pracy.

Przykład:

• gdy zapytanie zostanie rozdzielone na wiele zapytań potomnych, wówczas odnośnik do zapytania macierzystego pojawi się przy nich wszystkich

• gdy wiele elementów pracy zostanie scalonych w jeden element potomny, pojawi się przy nim odnośnik do wszystkich elementów macierzystych;

• gdy zapytanie zostanie przekształcone w sprawę, odnośnik do zapytania macierzystego pojawi się przy wszystkich sprawach potomnych.

W tej wersji skupiliśmy się na dwóch głównych obszarach, by uczynić Work Managera jeszcze bardziej efektywnym i przyjaznym dla użytkownika narzędziem.

Zamieszczony poniżej film pozwoli zapoznać się z najważniejszymi zmianami wprowadzonymi w wersji 2022.3, a ich szczegółowy opis można znaleźć w kolejnych sekcjach tego dokumentu.

Powiadomienia

Gruntownie przebudowaliśmy powiadomienia, oddając w ręce użytkowników i liderów zespołów o wiele więcej funkcji i możliwości dostosowania działania programu do własnych potrzeb. Dzięki temu są oni na bieżąco informowani o wszelkiej aktywności dotyczącej interesujących ich zapytań, czynności i spraw.

Przetwarzanie elementów pracy

Wzięliśmy pod uwagę prośby użytkowników o dodanie większej liczby funkcji w tym obszarze i ulepszyliśmy oś czasu, śledzenie czasu, a w szczególności zarządzanie plikami dla zapytań, czynności i spraw.

Informacje o wersji

Listę nowych funkcji, ulepszeń i poprawek błędów zawartych w tym wydaniu znaleźć można w poniższych dokumentach:

Bardziej szczegółowy wykaz, obejmujący również zmiany związane z kompatybilnością oraz te dotyczące API i hurtowni danych, znajduje się w sekcji Informacje o wersji.

Zaktualizowana funkcja śledzenia czasu dla zapytań, spraw i czynności pokazuje więcej informacji i usprawnia przetwarzanie tych elementów pracy.

Ułatwiony został dostęp do wcześniej zarejestrowanych czasów pracy agentów nad danym elementem, można również wyświetlić kartę w trybie pełnoekranowym – znajdziemy na niej wówczas pełniejsze informacje na temat zmian wprowadzanych we wcześniej zarejestrowanych czasach, w tym zapisy tego, kto i kiedy ich dokonał oraz na czym polegały.

Przegląd

Dzięki powiadomieniom użytkownicy Enate są na bieżąco informowani o wszystkim, co dotyczy interesujących ich zapytań, czynności i spraw. Można je swobodnie dostosowywać do własnych potrzeb, wybierając elementy do obserwowania, zdarzenia, o których chcemy być informowani oraz sposób dostarczania samych powiadomień.

Opcje do wyboru to:

• Obserwuj element pracy;

• Obserwuj wszystkie elementy w skrzynce odbiorczej;

• Obserwuj wszystkie elementy w kolejkach.

Otrzymywanie powiadomień o poszczególnych elementach pracy

Obserwowanie elementu pracy

Można otrzymywać powiadomienia dotyczące konkretnego elementu pracy – w tym celu wystarczy otworzyć go w Work Managerze i kliknąć przycisk „Obserwuj” znajdujący się na pasku nagłówka.

Jeśli użytkownik obserwuje dany element pracy, otrzyma powiadomienie za każdym razem, gdy wystąpią wybrane w ustawieniach zdarzenia – mogą to być zmiany statusu, zmiany osoby przypisanej itp. Jeśli użytkownik wybrał opcję otrzymywania powiadomień za pośrednictwem wyskakującego okienka w przeglądarce internetowej i/lub poczty e-mail, kopie powiadomień dotrą do niego również tymi kanałami.

Zaprzestanie obserwowania elementu pracy

Obserwowanie danego elementu pracy można zakończyć w dowolnym momencie, klikając przycisk „Przestań obserwować” na jego stronie.

Dostosowywanie powiadomień

Aby wybrać, które powiadomienia i w jaki sposób chcemy otrzymywać, należy przejść do Ustawień użytkownika i kliknąć Ustawienia powiadomień.

W tym miejscu można wybrać nie tylko konkretne elementy pracy do obserwowania, ale także bardziej ogólnie określić rodzaj powiadomień, jakie chcemy otrzymywać automatycznie. W tym celu należy:

• wskazać elementy pracy, do których chcemy otrzymywać powiadomienia, np. elementy we własnej skrzynce odbiorczej;

• określić rodzaj zdarzeń związanych z tymi elementami pracy, o których chcemy być powiadamiani.

Więcej szczegółów na ten temat można znaleźć poniżej.

Zakres elementów, dla których mają być wysyłane powiadomienia

Użytkownik może otrzymywać powiadomienia dla elementów pracy, które znajdują się w jego skrzynce odbiorczej i/albo kolejkach.

Zdarzenia, o których mają być wysyłane powiadomienia

Użytkownik musi również wybrać, o jakich zdarzeniach dotyczących wskazanych elementów pracy chce być powiadamiany.

Dostępne są następujące opcje:

Sposób powiadomienia – rożne typy powiadomień

Użytkownik otrzyma powiadomienie o każdym zdarzeniu, które wybrał w ustawieniach. Pojawi się ono w Centrum powiadomień Work Managera (za pośrednictwem ikony powiadomień na pasku nagłówka) wraz ze wskazaniem liczby nieprzeczytanych powiadomień. Dodatkowo można wybrać powiadomienia za pośrednictwem wiadomości e-mail i/albo wyskakującego okienka w przeglądarce internetowej.

Centrum powiadomień

Ikona powiadomień wskazuje liczbę nieprzeczytanych wiadomości.

Kliknięcie ikony powiadomień spowoduje wyświetlenie Centrum powiadomień.

Tutaj użytkownik znajdzie otrzymane powiadomienia (wyświetlanych jest 100 najnowszych wiadomości), posortowane na „Wszystkie” oraz „Nieprzeczytane”.

Kliknięcie danego powiadomienia przeniesie użytkownika do związanego z nim elementu pracy.

Można również oznaczyć pojedyncze lub (z menu z wielokropkiem) wszystkie powiadomienia jako przeczytane.

Wyciszenie powiadomień – Nie przeszkadzać

Zaznaczenie opcji „Nie przeszkadzać" spowoduje wyłączenie wszystkich powiadomień e-mail i wyskakujących okienek. Uwaga: użytkownik nadal będzie otrzymywał powiadomienia w swoim Centrum powiadomień.

Aby dostosować swoje powiadomienia, należy kliknąć Ustawienia powiadomień lub przejść do Ustawień użytkownika i tam wybrać Ustawienia powiadomień.

Wyskakujące okienka powiadomień w przeglądarce

Jeśli w przeglądarce internetowej włączone jest wyświetlanie wyskakujących okien, wszystkie nowe powiadomienia pojawią się w prawym dolnym rogu ekranu. Kliknięcie odnośnika do elementu pracy przeniesie użytkownika bezpośrednio do niego.

Wyskakujące powiadomienia będą wyświetlać się na każdym ekranie, o ile użytkownik jest zalogowany do Work Managera.

Zezwolenie na wyświetlanie wyskakujących powiadomień w przeglądarce

By wyskakujące powiadomienia mogły się wyświetlać, być może trzeba będzie dostosować ustawienia przeglądarki internetowej. Jeśli okaże się to konieczne, w Centrum powiadomień pojawi się stosowne ostrzeżenie.

W celu włączenia wyskakujących powiadomień należy w przeglądarce przejść do Ustawień > Prywatność i bezpieczeństwo > Ustawienia witryn > Uprawnienia > Powiadomienia i dostosować ustawienia w taki sposób, by strony internetowe mogły wysyłać powiadomienia.

Powiadomienia w wiadomościach e-mail

Powiadomienia w postaci wiadomości e-mail będą wysyłane na adres przypisany do danego użytkownika w Builderze.

Wiadomości będą wysyłane z niemonitorowanej skrzynki pocztowej skonfigurowanej w Builderze.

W treści powiadomień e-mail znajdzie się odnośnik do elementu pracy, którego dotyczą. Kliknięcie odnośnika otworzy bezpośrednio stronę tego elementu, o ile użytkownik jest już zalogowany do Enate. W przeciwnym wypadku zostanie przeniesiony na stronę logowania do Enate, by po zalogowaniu przejść prosto do strony danego elementu pracy.

Powiadomienia na pulpicie

Włączenie powiadomień na pulpicie

Oprócz wyświetlania powiadomień w Centrum powiadomień Work Managera, w postaci wyskakujących okienek w przeglądarce oraz w wiadomościach e-mail, możliwe jest również ustawienie wyskakujących okienek w różnych miejscach na pulpicie komputera, np. w Menu Start systemu Windows oraz na ekranie blokady.

Dźwięki dla powiadomień na pulpicie

W ustawieniach powiadomień pulpitu można włączyć dźwięki dla wyświetlanych wiadomości.

Wyłączenie wszystkich powiadomień

Aby wyłączyć WSZYSTKIE powiadomienia, należy aktywować taką opcję na karcie Ustawień użytkownika w górnej części Ustawień powiadomień.

Po jej uruchomieniu system nie będzie generował żadnych powiadomień. Ustawienia użytkownika zostaną zapisane, na wypadek gdyby zaszła potrzeba ponownego włączenia powiadomień.

W nowej wersji osi czasu znajdziemy jeszcze więcej przydatnych informacji.

Na osi czasu sprawy wyświetlana jest teraz historia jej przeróbek, zawierająca informacje na temat tego, kto i kiedy ustawił ją do przerobienia oraz numer kroku i czynność, od których należy rozpocząć jej ponowne opracowywanie.

W celu włączenia wyświetlania historii przeróbek należy zaznaczyć odpowiednią pozycję w nowym okienku filtrowania osi czasu.

Aby umożliwić bardziej efektywne zarządzanie SLA, dodaliśmy możliwość sprawdzenia na osi czasu, kiedy dokonano zmiany terminu zakończenia.

Jeśli termin został zaktualizowany, na osi czasu pojawi się nowa data i godzina wraz z informacjami o tym, kto, kiedy i dlaczego dokonał zmian. Możliwe przyczyny zmiany to: przejście na ręczne przetwarzanie, zmiana aktualnego kroku sprawy lub zmiana kategorii zapytania (np. w związku z metodą ustalania terminu zakończenia).

Po zaznaczeniu odpowiednich pozycji na liście filtrów, oś czasu może wyświetlać termin zakończenia lub to, kiedy został on przekroczony.

Z kolei opcja „Zmiana kategorii zapytania” umożliwia dodanie do osi czasu informacji właśnie o zdarzeniach tego rodzaju.

Wpis na osi czasu wskaże, kto zmienił kategorię zapytania, kiedy to zrobił i na jaką.

Przegląd

Znacząco ulepszyliśmy sposób wyświetlania plików i odnośników oraz zarządzania nimi w przypadku zapytań, czynności i spraw. Karta „Pliki”, która wcześniej była wyświetlana na pasku bocznym, została teraz rozszerzona i przeniesiona na główną część ekranu elementu pracy obok osi czasu – teraz tam można dodawać pliki i odnośniki oraz przeglądać te, które wcześniej dodano do elementu pracy.

Na karcie plików wyświetlane są wszystkie pliki i odnośniki, które zostały dodane do tego elementu pracy i elementów z nim powiązanych, a także załączniki do przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail.

Wszelkie pliki i odnośniki dotyczące bieżącego, otwartego elementu pracy są wyświetlane w górnej części karty plików, a te dotyczące elementów z nim powiązanych znaleźć można w oddzielnej sekcji poniżej. Pozycje sortowane są według daty oraz godziny przesłania i wyświetlane od najnowszych.

Widoczne informacje o pliku obejmują jego nazwę, rodzaj, rozmiar, nadawcę i datę przesłania, a także numer referencyjny elemetu pracy, do którego został przesłany. Znajdziemy tam również tagi i uwagi dodane do plików.

Kolejne informacje można odczytać z wyświetlanych ikon:

• standardowe załączniki są oznaczone ikoną spinacza do papieru:

• odnośniki są oznaczone ikoną odnośnika:

• załączniki z przychodzących wiadomości e-mail są oznaczone zieloną ikoną e-maila:

• załączniki z wychodzących wiadomości e-mail są oznaczone niebieską ikoną e-maila:

Wszystkie pliki wyszczególnione na karcie „Pliki” można dodawać jako załączniki do wychodzących wiadomości e-mail, z kolei odnośniki mogą być przesyłane w treści wiadomości.

Dodawanie plików i odnośników do elementu pracy

Użytkownik, do którego przypisano dany element pracy, może dodawać do niego pliki i odnośniki na karcie Pliki. Można przesyłać wiele plików jednocześnie. Służą do tego przyciski w górnej części karty.

Pliki można również przeciągnąć i upuścić na kartę Pliki.

Ograniczenia dotyczące typu plików

Domyślnie przesyłać można wszystkie pliki, jednak istnieje możliwość wykluczenia określonych typów poprzez wskazanie w sekcji ustawień ogólnych Buildera tych, które mają być dozwolone.

Dodawanie tagów do plików i odnośników

Do plików i odnośników można dodawać tagi. Pomagają one usystematyzować dane, co jest szczególnie ważne podczas przesyłania informacji. Tagi dostępne dla danego użytkownika są określone w Builderze.

Można również dodawać tagi do wielu plików i odnośników jednocześnie, zaznaczając jeden lub więcej elementów i klikając ikonę znajdującą się na nagłówku karty „Pliki”.

Po oznaczeniu tagami pliki i odnośniki będą mogły być automatycznie dodawane do wiadomości e-mail z pasującymi tagami, dzięki czemu użytkownik może mieć pewność, że wszystkie wymagane dokumenty zostaną dołączone do wiadomości e-mail o określonej treści.

Gdy do tworzonej przez użytkownika wiadomości e-mail wstawiony zostanie tekst gotowej odpowiedzi lub gdy nowy e-mail zostanie automatycznie utworzony i wysłany w ramach przetwarzania danego elementu pracy, wówczas system zidentyfikuje wszystkie tagi powiązane z gotowym tekstem lub szablonem e-mail, a następnie automatycznie załączy do wiadomości wszystkie pliki z tego elementu pracy, które oznaczono tymi samymi tagami. Tagi są łączone z gotowymi odpowiedziami lub treścią wiadomości e-mail podczas tworzenia szablonów e-mail w Builderze przez administratorów systemu.

Oznaczanie plików tagami jest również istotne w przypadku procesów, w których wykorzystywana jest automatyzacja. Przykład: jeśli zautomatyzowana czynność na dalszych etapach prac musi wiedzieć, który z plików dołączonych do sprawy to „Potwierdzenie faktury”, można odpowiednio go oznaczyć – zautomatyzowany proces wybierze ten plik na podstawie jego tagów, bez względu na samą nazwę. Tego rodzaju zewnętrzna automatyzacja może być także źródłem tagów w ramach przesyłania dokumentów do elementów pracy w Enate w celu ich dalszego ręcznego lub automatycznego wykorzystania.

Dodawanie uwag do plików

Do plików i odnośników można również dodawać uwagi zawierające krótki opis zawartości lub inne informacje, które mogą być przydatne.

Można dodawać uwagi do wielu plików i odnośników jednocześnie, zaznaczając jeden lub więcej elementów i klikając ikonę znajdującą się na nagłówku karty „Pliki”.

Podgląd plików

Menu z prawej strony ekranu umożliwia podgląd poszczególnych plików. Podgląd otworzy się w nowej karcie.

Pobieranie plików

W celu pobrania poszczególnych plików należy wybrać odpowiednią opcję w menu po prawej stronie ekranu.

Można pobrać wiele plików jednocześnie, zaznaczając wybrane i klikając przycisk w górnej części ekranu. Zostaną one pobrane osobno lub razem w postaci pojedynczego skompresowanego archiwum ZIP – służy do tego przycisk znajdujący się tutaj.

Usuwanie plików i odnośników

W celu usunięcia poszczególnych plików lub odnośników należy wybrać odpowiednią opcję w menu po prawej stronie ekranu.

Można usunąć wiele plików lub odnośników jednocześnie, zaznaczając wybrane i klikając przycisk w górnej części ekranu.

Filtrowanie plików i odnośników

Pliki i odnośniki wyświetlane na karcie „Pliki” można filtrować, korzystając z odpowiedniej funkcji znajdującej się w górnej części ekranu. Pozycje można filtrować według: załączników, załączników wychodzącej poczty e-mail, załączników przychodzącej poczty e-mail i odnośników.

Tekstowe wyszukiwanie plików

Funkcja wyszukiwania tekstowego ułatwia znajdowanie poszczególnych plików i odnośników. Obejmuje ona różne wyświetlane grupy informacji – nazwy pliku, informacje o tagach i dołączone uwagi.

Możliwość edycji tytułu sprawy

Dodaliśmy możliwość edycji krótkiego opisu sprawy w Work Managerze.

W tym celu należy włączyć opcję „Zezwalaj na zmianę tytułu” na ekranie informacyjnym sprawy w Builderze.

To tytuł, który będzie wyświetlany na górze karty sprawy.

To również tytuł, który pojawi się też w kolumnie „Tytuł” na siatce strony domowej.

Zmiany tytułu czynności

Jeśli krótki opis sprawy danej czynności został zmieniony, wówczas tytuł czynności, który wyświetlony zostanie na samej górze jej karty, będzie teraz złożony z krótkiego opisy sprawy i tytułu czynności.

To również tytuł, który pojawi się też w kolumnie „Tytuł” na siatce strony domowej.

Możliwość cofnięcia przypisania elementów pracy, których status to „Rozwiązane”.

Użytkownicy mają od teraz możliwość cofnięcia przypisania elementów pracy znajdujących się na dowolnym etapie opracowywania, również tych, których mają status „Rozwiązane” (jedyny wyjątek to elementy, których status to „Zamknięte”).

Wyłączenie wysyłania automatycznie generowanych wiadomości e-mail z zapytań

Nowa funkcja umożliwia użytkownikom wyłączenie wysyłania JAKICHKOLWIEK automatycznie generowanych wiadomości e-mail z zapytań na określony adres, jeśli był podany w polu Do, DW lub UDW. W tym celu należy wybrać nową opcję „Wyłącz wszystkie automatycznie generowane wiadomości e-mail na ten adres” na karcie „Zablokowane adresy e-mail”. Dotąd funkcja ta była dostępna tylko w momencie tworzenia zapytania – teraz została rozszerzona na wszystkie sytuacje związane z zapytaniem.

W nowej wersji Enate można już tak skonfigurować system, by automatycznie tworzył nowe kontakty zewnętrzne po nadejściu wiadomości e-mail, która zawiera nowe adresy e-mail.

Nowa funkcja znajduje się w ustawieniach ogólnych Buildera i jest domyślnie włączona, czyli nowe kontakty z wiadomości e-mail są tworzone automatycznie.

Należy pamiętać, że firma, z którą zostanie powiązany automatycznie utworzony kontakt, zostanie wybrana na podstawie ustawionego zakresu. Jeśli jest on ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny”, nowemu kontaktowi zostanie przypisany zakres globalny, tzn. nie będzie on powiązany z żadną konkretną firmą. Jeśli zaś zakres ustawiony jest na „Lokalny”, kontakt będzie podpięty do firmy, z którą połączony jest powiązany element pracy.

System automatycznie wstawi imię i nazwisko kontaktu na podstawie nazwy wyświetlanej w wiadomości e-mail. Dodatkowe informacje:

• Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się spacja, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszą spacją, zostanie użyte jako imię kontaktu, a to, co znajduje się po ostatniej spacji – jako jego nazwisko. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „John Smith”, to imię kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „John”, a nazwisko jako „Smith”.

• Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się przecinek, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszym przecinkiem, zostanie użyte jako nazwisko kontaktu, a to, co znajduje się po przecinku – jako jego imię. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „Smith, John”, to nazwisko kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „Smith”, a imię jako „John”.

• Jeśli system nie jest w stanie automatycznie wypełnić imienia i nazwiska, kontakt zostanie utworzony bez nich, a użytkownik zostanie poproszony o samodzielne dopisanie tych danych podczas zapisywania elementu pracy.

Ponadto do strony „Zarządzanie kontaktami” dodana została kolumna o nazwie „Utworzone automatycznie”, wskazująca użytkownikowi, które z jego kontaktów zewnętrznych zostały utworzone automatycznie, a które ręcznie.

W tej wersji Enate wprowadziliśmy wiele ulepszeń, aby jeszcze bardziej ułatwić dostarczanie procesów biznesowych i zarządzanie nimi. Szczegóły wszystkich zmian znaleźć można w poświęconych im sekcjach tego dokumentu, a ich przegląd – w naszych krótkich filmach instruktażowych.

Oto niektóre z nowych funkcjonalności, które trafiły do Work Managera:

• Dodaliśmy , która umożliwia użytkownikom wyszukiwanie plików lub elementów pracy poprzez dołączone do nich pliki.

• Dodaliśmy opcjonalne ustawienie pozwalające użytkownikom , przydatne w przypadku pracy z informacjami poufnymi.

• Dodaliśmy kilka .

• Rozwiązaliśmy , które dotyczyły automatycznych potwierdzeń wysyłanych po utworzeniu nowego zapytania.

Szybkie wyszukiwanie plików

W szybkim wyszukiwaniu można wyszukiwać pliki lub elementy pracy poprzez dołączone do nich pliki. Wyszukiwanie plików obejmuje pliki bezpośrednio połączone z danym elementem pracy ORAZ pliki, które zostały załączone do komunikacji danego elementu.

W wynikach wyszukiwania zawarte będą szczegóły takie jak typ pliku (np. czy został on dołączony do elementu pracy, czy do jego komunikacji), data ostatniej aktualizacji pliku (jeśli plik jest dołączony do elementu pracy) lub kiedy wiadomość e-mail została wysłana/otrzymana (jeśli plik jest załącznikiem do komunikacji), numer referencyjny i tytuł elementu(-ów) pracy, do którego plik jest dołączony oraz temat komunikacji (jeśli plik jest załącznikiem do komunikacji). Wyniki wyszukiwania zostaną posortowane od najnowszych według daty ostatniej aktualizacji pliku lub daty wysłania/otrzymania wiadomości e-mail, jeśli plik jest załącznikiem do komunikacji. Kliknięcie nazwy pliku spowoduje pobranie jego kopii.

Jeśli system został skonfigurowany w taki sposób, by pozwalać użytkownikowi na usuwanie załączników do wiadomości e-mail, załączniki pochodzące z wiadomości e-mail można usuwać na karcie plików danego elementu pracy. Możliwość taka może być przydatna na przykład w przypadku załączników zawierających poufne informacje.

Załącznik zostanie usunięty również z innych powiązanych elementów pracy, np. z innych czynności danej sprawy, spraw podrzędnych, zapytań potomnych i macierzystych, jeśli zapytanie zostało scalone czy też spraw potomnych i zapytań macierzystych, jeśli zapytanie zostało przekształcone w sprawę.

Należy jednak pamiętać, że usunięcie załącznika do wiadomości e-mail z zapytania, które zostało podzielone lub jest zapytaniem potomnym podzielonego zapytania, nie usuwa go z innego zapytania potomnego (lub zapytań potomnych) ani zapytania macierzystego.

Co ważne, usunięcie załącznika z połączonego elementu pracy NIE usuwa go z elementu(-ów) pracy, z którym(-i) jest połączony.

Załącznik zostanie usunięty ze wszystkich części systemu i nie da się go już wyszukać ani załączyć do nowej wiadomości e-mail powiązanej z danym elementem pracy.

Usuniętego załącznika nie przywrócą ani żadne późniejsze działania wykonywane na danym elemencie pracy, ani utworzenie nowego połączonego elementu pracy.

Na osi czasu i w zakładce komunikacji zostanie wyświetlone powiadomienie o usunięciu załącznika do wiadomości e-mail wraz z nazwą usuniętego pliku, informacją o tym, kto go usunął, a także tematem i datą/godziną wysłania wiadomości e-mail zawierającej ten załącznik.

Od teraz można przerobić sprawę z poziomu samej czynności, bez konieczności uprzedniego przechodzenia do sprawy macierzystej.

Należy pamiętać, że w przypadku przerabiania z poziomu sprawy, sprawa zostanie przesłana ze statusem „W toku”. Jednak przy przerabianiu sprawy z poziomu czynności, wszystkie aktywne czynności danej sprawy zostaną zamknięte po naciśnięciu przycisku „Przerób”, łącznie z czynnością, którą aktualnie zajmował się użytkownik.

Po utworzeniu zapytania w wyniku nadejścia wiadomości e-mail wysłana zostanie automatyczna wiadomość e-mail z potwierdzeniem otrzymania pierwotnej wiadomości e-mail i em utworzenia zapytania w wyniku jej otrzymania. Do wiadomości potwierdzającej dołączona zostanie pierwotna wiadomość e-mail z zachowaniem źródłowego formatowania. Powinno to pomóc w przypadku problemów związanych z wyświetlaniem formatowania, które dotyczyły automatycznych potwierdzeń wysyłanych po utworzeniu nowego zapytania.

Dodaliśmy kilka nowych standardowych kolumn do wyboru na siatce strony domowej w Work Managerze. Informacje, jak je dodać do swojego widoku siatki, znaleźć można w poniższym filmie instruktażowym:

Te dodatkowe kolumny, wraz z wieloma innymi dostępnymi już wcześniej, pozwalają zarządzać elementami pracy użytkownika lub całego zespołu z wyższego poziomu, bez konieczności zagłębiania się w każdy szczegół, a także łatwiej odnaleźć daną pracę na siatce.

Nowe kolumny do wyboru to:

• Kontakt główny – osoba, z którą należy się kontaktować w sprawie bieżącego wniosku

• Wnioskodawca – osoba, która złożyła wniosek

• Podmiot - osoba, której dotyczy dany element pracy

• Ostatni otrzymany e-mail – data i godzina nadejścia ostatniej wiadomości e-mail dla danego elementu pracy

• Nadawca ostatniego e-maila – dane osoby, która wysłała ostatnią wiadomość e-mail związaną z danym elementem pracy. Jeśli użytkownik jest już wprowadzony do systemu, w tej kolumnie wyświetli się jego nazwisko, w przeciwnym przypadku – jego adres e-mail.

Gdy proces sprawy zatrzyma się na czynności „Czekaj na sprawę podrzędną” (znaną również jako czynność „Wstrzymaj sprawę”), nowo dodana funkcja automatycznie zamknie czynność „Czekaj na sprawę podrzędną” i pozwoli automatycznie kontynuować proces w sytuacji, gdy nie ma żadnych spraw podrzędnych. Nie ma już potrzeby przypisywania do tej czynności użytkownika, który wznowi ją ręcznie.

By aktywować tę funkcję, należy przejść do karty informacyjnej czynności „Wstrzymaj sprawę” w Builderze i przesunąć jej włącznik w kolumnie „Auto-zamknięcie”.

Oznacza to, że zamiast przypisywać czynność do użytkownika w celu jej ręcznego wznowienia, czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” zostanie automatycznie zamknięta, jeśli nie ma żadnej sprawy podrzędnej, na którą ma oczekiwać ta czynność. Wynika to z faktu, że sprawa taka nie została utworzona albo została rozwiązana przed uruchomieniem czynności „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych”.

Jeśli kolumna „Wstrzymaj sprawę” pozostanie pusta, czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” będzie czekać ze wznowieniem procesu na zamknięcie jakiejkolwiek sprawy podrzędnej danej sprawy, a jeśli żadna sprawa podrzędna nie będzie dostępna, wówczas czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” zostanie automatycznie zamknięta.

Jeśli przełącznik „Auto-zamknięcie” pozostanie wyłączony, czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” zostanie przypisana do kolejki, by to użytkownik podjął decyzję o dalszych krokach, jeśli nie ma żadnej sprawy podrzędnej, na którą ma oczekiwać ta czynność.

Do dodanych w poprzednich wersjach funkcji związanych ze skrzynką nadawczą i planowaniem wysyłania wiadomości e-mail wprowadziliśmy pewne poprawki, by maksymalnie uprościć wysyłanie e-maili. Przyciski „Wyślij teraz” i „Anuluj” pojawią się na osi czasu po wysłaniu wiadomości e-mail tylko wtedy, gdy ustawiono co najmniej dwuminutowe opóźnienie wysyłania, by dać użytkownikowi możliwość wysłania wiadomości e-mail od razu albo całkowitego anulowania wysyłania. W innym wypadku przyciski te nie pojawią się na osi czasu. Po ustawieniu opóźnienia użytkownik nadal ma dwie minuty na cofnięcie wysyłania.

Użytkownicy nie mogą już korzystać ze starych, nieaktualnych harmonogramów lub harmonogramów, które zostały już uruchomione podczas rozpoczynania w Work Managerze sprawy lub czynności skonfigurowanej tak, aby wymagała harmonogramu. Tym samym nieaktualne harmonogramy nie mogą już przypadkowo tworzyć elementów pracy, dzięki czemu w systemie nie będzie błędnych zadań.

Wersja 2021.2 to mniejsze wydanie, skupiające się na stabilności i wprowadzaniu drobniejszych poprawek do funkcji wprowadzonych w poprzednich wersjach. Ich wykaz znaleźć można w sekcji Historia zmian.

Praca z połączonymi elementami pracy

Udało nam się również dodać kilka funkcji w oparciu o wasze opinie, w których prosiliście o umożliwienie zarządzania w Enate pracą obejmującą wiele różnych obszarów działalności firmy: Użytkownicy mają teraz znacznie większą swobodę w łączeniu różnych elementów pracy oraz w udostępnianiu między nimi wiadomości e-mail. Więcej szczegółów znaleźć można w:

Łączenie elementów pracy omówiono również w poniższym filmie instruktażowym.

Zmieniliśmy sposób obliczania daty „Rozwiązane w dniu” dla rozdzielonego zapytania.

Teraz jest to obliczane jako najpóźniejsza data rozwiązania dla rozdzielonych zapytań – data „Rozwiązane w dniu” pierwotnego zapytania będzie taka sama jak data rozwiązania ostatniego z zapytań potomnych. Przy poprzednim podejściu mogło dojść do sytuacji, że pierwotne zapytanie było oznaczane jako rozwiązane z wcześniejszą datą niż data rozwiązania niektórych z jego zapytań potomnych. Natomiast obecne podejście gwarantuje też, że data „Rozwiązane w dniu” nie zmieni się po jej ustawieniu.

Przykład:

Zapytanie A zostało rozdzielone na zapytania B i C.

Zapytanie B rozwiązano z datą „2022-02-02 01:10:00”, a zapytanie C – „2022-02-03 02:00:00”.

Datą rozwiązania zapytania A będzie „2022-02-03 02:00:00”.

Enate zawiera szereg funkcji, które pozwalają na zarządzanie działaniami prowadzonymi przez różne zespoły, umożliwiając łatwe tworzenie i nadzorowanie elementów pracy, nawet w przypadku braku pełnych uprawnień do poszczególnych zasobów.

Możesz:

• Tworzyć i wiązać ze sobą elementy pracy, nawet w tych obszarach zadania, do których nie masz uprawnień.

• Udostępniać i dodawać komunikację pomiędzy elementami pracy.

Uruchomienie nowej sprawy lub zapytania z już istniejących tworzy powiązanie pomiędzy elementami pracy - elementy utworzone w ten sposób zachowają powiązanie z oryginalną sprawą lub zapytaniem i zostaną wyświetlone na karcie „Odnośniki”, dzięki czemu łatwiej śledzić całą grupę powiązanych ze sobą elementów pracy.

Przyjrzyjmy się niektórym z tych funkcji, zaczynając od sposobu tworzenia powiązanych elementów pracy...

Tworzenie powiązanego zapytania

By utworzyć nowe powiązane zapytanie z już istniejącej sprawy lub zapytania, kliknij przycisk „+ Element pracy” znajdujący się obok sekcji kart danego elementu pracy, a następnie wybierz „Zapytanie” z rozwijanej listy.

W rezultacie pojawi się okienko umożliwiające utworzenie nowego procesu zapytania na dwa sposoby:

• wyszukując według przekierowań wiadomości e-mail - możesz określić adres skrzynki pocztowej, na który ludzie będą wysyłać wiadomości e-mail w celu tworzenia elementów pracy. Często skrzynka mailowa reprezentuje pewną część zadania, w ramach którego chcesz utworzyć nowy element pracy. By skrócić ten proces, dodaliśmy tutaj użyteczną funkcję, która pozwala wyszukiwać według skrzynki pocztowej i od razu zawężać liczbę procesów zapytań do wyboru. Wybór skrzynki pocztowej spowoduje ograniczenie rozwijanej listy opcji tylko do procesów powiązanych z tą skrzynką.

• wybierając klienta, kontrakt, usługę oraz proces zapytania do uruchomienia (jeśli do wyboru jest tylko jedna opcja, wyświetlone zostaną wartości domyślne).

Następnie można dostosować następujące ustawienia zapytania:

Po zakończeniu naciśnij przycisk „Utwórz”. Odnośnik do nowo powiązanego zapytania pojawi się na karcie „Odnośniki”,

Tworzenie powiązanej sprawy

Powiązana sprawa to sprawa, która jest powiązana ze sprawą albo zapytaniem, ale jej sprawa nadrzędna - nie. Funkcja ta jest przydatna, gdy termin zakończenia sprawy nadrzędnej nie jest uzależniony od ukończenia jakiegokolwiek podrzędnego etapu (np. przez inny dział).

By utworzyć nową powiązaną sprawę z już istniejącej sprawy lub zapytania, kliknij przycisk „+ Element pracy” znajdujący się obok sekcji kart danego elementu pracy, a następnie wybierz „Sprawa” z rozwijanej listy.

W rezultacie pojawi się okienko umożliwiające utworzenie nowego procesu sprawy na dwa sposoby:

• wyszukując według przekierowania wiadomości e-mail - możesz określić adres skrzynki pocztowej, na który ludzie będą wysyłać wiadomości e-mail w celu tworzenia elementów pracy. Często skrzynka mailowa reprezentuje pewną część zadania, w ramach którego chcesz utworzyć nowy element pracy. By skrócić ten proces, dodaliśmy tutaj użyteczną funkcję, która pozwala wyszukiwać według skrzynki pocztowej i od razu zawężać liczbę procesów spraw do wyboru. Wybór skrzynki pocztowej spowoduje ograniczenie rozwijanej listy opcji tylko do procesów powiązanych z tą skrzynką.

• wybierając klienta, kontrakt, usługę oraz proces sprawy do uruchomienia (jeśli do wyboru jest tylko jedna opcja, wyświetlone zostaną wartości domyślne).

Następnie można dostosować następujące ustawienia sprawy:

Po zakończeniu naciśnij przycisk „Utwórz”. Odnośnik do nowo powiązanej sprawy pojawi się na karcie „Odnośniki”.

Tworzenie sprawy podrzędnej

Sprawa podrzędna będzie działała zgodnie ze swoją własną konfiguracją, ale sprawa nadrzędna nie zostanie zakończona, dopóki nie zostaną ukończone wszystkie jej sprawy podrzędne.

Można zatem utworzyć sprawę podrzędną tylko z już istniejącej sprawy.

By utworzyć nową sprawę podrzędną, kliknij przycisk „+ Element pracy” znajdujący się obok sekcji kart danej sprawy, a następnie wybierz „Sprawa podrzędna” z rozwijanej listy.

W rezultacie pojawi się okienko umożliwiające utworzenie nowego procesu sprawy podrzędnej na dwa sposoby:

• wyszukując według przekierowań wiadomości e-mail - możesz określić adres skrzynki pocztowej, na który ludzie będą wysyłać wiadomości e-mail w celu tworzenia elementów pracy. Często skrzynka mailowa reprezentuje pewną część zadania, w ramach którego chcesz utworzyć nowy element pracy. By skrócić ten proces, dodaliśmy tutaj użyteczną funkcję, która pozwala wyszukiwać według skrzynki pocztowej i od razu zawężać liczbę procesów sprawy podrzędnej do wyboru. Wybór skrzynki pocztowej spowoduje ograniczenie rozwijanej listy opcji tylko do procesów powiązanych z tą skrzynką.

• wybierając klienta, kontrakt, usługę oraz proces sprawy podrzędnej do uruchomienia (jeśli do wyboru jest tylko jedna opcja, wyświetlone zostaną wartości domyślne). Jako „Klient” sprawy podrzędnej automatycznie ustawiony zostanie klient sprawy, z której sprawa podrzędna jest tworzona (czyli nadrzędnej).

Następnie można dostosować następujące ustawienia sprawy podrzędnej:

Odnośnik do nowej sprawy podrzędnej pojawi się na karcie „Sprawy podrzędne”, a nie na karcie „Odnośniki”.

Karta „Sprawy podrzędne”

Na karcie „Sprawy podrzędne” wyświetlone zostaną następujące informacje dotyczące każdej sprawy podrzędnej danej sprawy:

• Ikona aktualnego stanu

• Numer referencyjny sprawy podrzędnej i tytuł sprawy

• Liczba czynności - liczba czynności związanych z tą sprawą podrzędną Właściciel – właściciel sprawy (jeśli została zdefiniowany)

• Kolejka – kolejka sprawa (jeśli została zdefiniowana)

• Termin zakończenia – termin zakończenia sprawy

• Przycisk służący do rozwinięcia sprawy podrzędnej w celu wyświetlenia jej czynności

Opis numeru referencyjnego sprawy podrzędnej

Numery referencyjne spraw podrzędnych odczytuje się w następujący sposób:

Lista powiązanych elementów pracy - Karta „Odnośniki”

Na karcie „Odnośniki” można przejrzeć wszystkie powiązane elementy pracy zapytania lub sprawy.

Na karcie ”Odnośniki" wyświetlone są powiązane elementy pracy wraz z ich numerem referencyjnym, tytułem, osobą przypisaną, kolejką i terminem.

Znajduje się tam również przycisk do odłączenia elementu pracy, jeśli został błędnie powiązany.

Można także rozwinąć powiązane sprawy, by wyświetlić jej czynności.

Powiązane elementy pracy, do których nie masz uprawnień

Jeśli nie masz uprawnień do określonego procesu, elementy pracy z tego procesu będą wyszarzone i nie będziesz mógł ich otworzyć ani edytować. Nadal będziesz mógł zobaczyć informacje wyższego poziomu o danym elemencie pracy, np. do kogo jest przypisany, w której kolejce się znajduje i kiedy upływa termin ich zakończenia.

W ramach wsparcia pracy prowadzonej w ramach wielu spraw i zapytań możesz udostępniać wiadomości e-mail między połączonymi elementami pracy, aby umożliwić szerszy do nich dostęp. Możesz to zrobić nawet w przypadku elementów pracy, do których nie masz uprawnień.

Wiadomości e-mail między połączonymi elementami pracy możesz udostępniać na dwa sposoby.

1. Z poziomu istniejącej wiadomości e-mail – kliknij w ikony „+” u góry istniejącej wiadomości e-mail na osi czasu i wybierz odpowiedni element pracy, któremu chcesz udostępnić daną wiadomość e-mail.

2. Z poziomu redagowania nowej wiadomości e-mail – podczas pisania nowej wiadomości e-mail możesz po prostu dodać numer referencyjny elementu pracy w polu Do / DW / UDW wiadomości e-mail, klikając ikonę „+”, tak jak przy dodawaniu adresu e-mail:

Możesz nawet skorzystać z tego sposobu, gdy chcesz udostępniać wiadomości e-mail między połączonymi elementami roboczymi bez konieczności dodawania adresu e-mail.

Wiadomość e-mail zostanie wysłana w normalny sposób na dowolne określone adresy e-mail, a także zostanie udostępniona w ramach wybranych elementów pracy.

Gdy ktoś odpowie na udostępnioną wiadomość e-mail, ta odpowiedź zostanie dołączona do obu elementów pracy.

Wraz z wydaniem najnowszej wersji Work Managera wer. 2021.1 wprowadziliśmy szereg usprawnień.

Aby szybko zapoznać się z głównymi zmianami, obejrzyj ten krótki film wyjaśniający:

Nowe, prostsze statusy

W najnowszej wersji Enate uprościliśmy stany, przez które może przejść element pracy, aby przetwarzanie elementów pracy było prostsze i łatwiejsze. Obejrzyj poniższy film, aby dowiedzieć się więcej:

Nowa funkcja planowania wiadomości e-mail i strona skrzynki nadawczej

Dodaliśmy również nową funkcję planowania wiadomości, która działa równolegle z nową stroną Skrzynki nadawczej. Obejrzyj poniższy film, aby uzyskać szybki przegląd:

Kliknij tutaj po więcej informacji dotyczących planowanie wiadomości e-mail i Strona skrzynki nadawczej.

Możesz również zapoznać się z bardziej rozbudowaną sekcją pomocy Work Managera, w której znajdziesz objaśnienia wszystkich jego funkcji.