Załączniki e-mail
Last updated
Last updated
Użytkownik ma do dyspozycji kilka różnych sposobów dodawania załączników do wiadomości e-mail.
1) Pliki można dołączyć podczas tworzenia wiadomości e-mail, klikając ikonę załącznika w dolnej części okna nowej wiadomości.
Do wyboru będą tu pliki, które zostały już wcześniej dołączone do danego elementu pracy i tym samym znajdują się na karcie plików (łącznie z plikami dodanymi do poprzednich e-maili tego elementu). Jeśli plików jest zbyt dużo, w znalezieniu konkretnego pomoże funkcja wyszukiwania.
Klikając przycisk „Z dysku”, można wyszukać i załączyć pliki znajdujące się na komputerze użytkownika.
2) Odnośniki można dołączyć do wiadomości e-mail, klikając przycisk odnośnika w dolnej części okna nowej wiadomości. Wyświetlone zostaną odnośniki, które zostały już dodane do danego elementu pracy (i tym samym znajdują się już na karcie plików).
3) Pliki z pulpitu komputera można również przeciągać na okno tworzenia wiadomości e-mail.
4) Pliki, które powiązano ze standardowym gotowym tekstem, zostaną automatycznie dołączone do wiadomości e-mail w momencie jego użycia.
Szablon użyty przez system podczas automatycznego tworzenia i wysyłania wiadomości e-mail może być powiązany z jednym lub wieloma tagami – w takiej sytuacji system zidentyfikuje wszystkie aktualnie dołączone do elementu pracy pliki, które zostały oznaczone tymi samymi tagami, i automatycznie załączy je do e-maila przed jego wysłaniem.
Wszystkie załączniki wiadomości e-mail, które zostały dodane do danego elementu pracy oraz powiązanych lub połączonych z nim elementów, są widoczne na karcie plików.
Znajdziemy tam nazwę pliku, jego typ i rozmiar, informacje o tym, kiedy i przez kogo został przesłany, a także numer referencyjny elementu pracy, do którego został przesłany.
Znajdziemy tam również tagi i uwagi dodane do plików.
By pobrać plik z otrzymanej wiadomości e-mail, należy ją otworzyć, a następnie kliknąć załączony plik.
Jeśli do wiadomości dołączono wiele plików, użytkownik może pobrać je pojedynczo lub razem jako archiwum zip.
Z poziomu sekcji komunikacji i osi czasu można jednym kliknięciem pobrać wiele załączników e-mail. Kliknięcie ikony „Pobierz wszystko” spowoduje pobranie wszystkich załączników należących do danej pozycji w sekcji Komunikacja lub Oś czasu.
W celu pobrania poszczególnych plików należy wybrać odpowiednią opcję w menu po prawej stronie ekranu.
Można pobrać wiele plików jednocześnie, zaznaczając wybrane i klikając przycisk w górnej części ekranu.
Można pobrać wiele plików skompresowanych w archiwum zip, zaznaczając wybrane i klikając przycisk w górnej części ekranu.
Jeśli system został skonfigurowany w taki sposób, by pozwalać użytkownikowi na usuwanie załączników do wiadomości e-mail, załączniki pochodzące z wiadomości e-mail można usuwać na karcie plików danego elementu pracy. Możliwość taka może być przydatna na przykład w przypadku załączników zawierających poufne informacje.
Załącznik zostanie usunięty również z innych powiązanych elementów pracy, np. z innych czynności danej sprawy, spraw podrzędnych, zapytań potomnych i macierzystych, jeśli zapytanie zostało scalone czy też spraw potomnych i zapytań macierzystych, jeśli zapytanie zostało przekształcone w sprawę.
Należy jednak pamiętać, że usunięcie załącznika do wiadomości e-mail z zapytania, które zostało podzielone lub jest zapytaniem potomnym podzielonego zapytania, nie usuwa go z innego zapytania potomnego (lub zapytań potomnych) ani zapytania macierzystego.
Co ważne, usunięcie załącznika z połączonego elementu pracy NIE usuwa go z elementu(-ów) pracy, z którym(-i) jest połączony.
Uwaga: nie ma możliwości usunięcia załącznika e-mail z elementu pracy, którego status to „Zamknięte”.
Załącznik zostanie usunięty ze wszystkich części systemu i nie da się go już wyszukać ani załączyć do nowej wiadomości e-mail powiązanej z danym elementem pracy.
Usuniętego załącznika nie przywrócą ani żadne późniejsze działania wykonywane na danym elemencie pracy, ani utworzenie nowego połączonego elementu pracy.
Na osi czasu i w zakładce komunikacji zostanie wyświetlone powiadomienie o usunięciu załącznika do wiadomości e-mail wraz z nazwą usuniętego pliku, informacją o tym, kto go usunął, a także tematem i datą/godziną wysłania wiadomości e-mail zawierającej ten załącznik.
Załączniki z przychodzących wiadomości e-mail są oznaczone zieloną ikoną e-maila:
Załączniki z wychodzących wiadomości e-mail są oznaczone niebieską ikoną e-maila:
