Ekran czynności
Last updated
Was this helpful?
Last updated
Was this helpful?
Ekran czynności ma taki sam ogólny układ jak ekrany i , dzieli z nimi również te same podstawowe możliwości, takie jak do elementu pracy, , przeglądanie oraz przeglądanie , ale zawiera też pewne funkcje specyficzne tylko dla czynności.
W górnej części ekranu znajdziemy tytuł czynności w następującej postaci:
Nazwa klienta – Nazwa kontraktu – Nazwa usługi – Nazwa procesu sprawy – Nazwa procesu czynności
Przykład:
Odniesienie czynności - Krótki opis sprawy - Nazwa procesu czynności' '10040-C-A1.1 - Jack Jones nowy rozpoczynający - Zgoda HR
Taka nazwa będzie wyświetlana na karcie czynności:
Krótki opis sprawy to również tytuł, który pojawi się też w kolumnie „Tytuł” na siatce strony domowej dla danej czynności.
Można też skopiować odniesienie i numer czynności, klikając ikonę kopiowania na karcie:
Data zakończenia czynności zostanie wyświetlona w określonym kolorze, który wskazuje, czy termin jest:
Na czas:
Do dziś:
Zaległy:
Jeśli konfiguracja Buildera pozwala na modyfikację terminu zakończenia czynności, wówczas wystarczy kliknąć termin na wstążce nagłówka i zmienić datę w wyskakującym okienku.
Na ekranie czynności znajdziemy również informację o tym, czy i komu został przypisany ten element pracy.
Można zmienić lub cofnąć przypisanie czynności, a także przypisać je sobie.
Więcej informacji o przypisywaniu pracy w Enate można znaleźć tutaj:
Karta informacyjna pokazuje aktualny status czynności i umożliwia jego zmianę, jeśli zajdzie taka potrzeba.
Główna etykieta po lewej stronie karty informacyjnej wyświetla aktualny status czynności. Przycisk rozwijanej listy po prawej stronie umożliwia wybranie statusu, jaki można nadać czynności w ramach jej przetwarzania.
Więcej informacji o przetwarzaniu czynności można znaleźć tutaj:
Kolor obramowania karty informacyjnej odnosi się do bieżącego statusu i zmieni się (podobnie jak sam status) po kliknięciu przycisku, potwierdzając tym samym aktualizację danych.
Jeśli status elementu pracy zmieniany jest na „W toku”, po jego potwierdzeniu karta tego elementu pozostanie otwarta. W przypadku zmiany statusu na jakikolwiek inny, np. „Czekaj” lub „Odrzucone”, karta zostanie automatycznie zamknięta. Etykieta pod statusem z góry o tym poinformuje.
Poniżej znajdują się następujące informacje:
Ustawiony przez – kto ustawił dany status;
Powód – przyczyna zmiany statusu (może być dokonana ręcznie lub w ramach procesu);
Data – kiedy status został zmieniony;
Ostatnio zaktualizowany przez – kto dokonał ostatniej zmiany danych czynności;
Ostatnio zaktualizowany – kiedy dokonano ostatniej zmiany danych czynności.
Na karcie ustawień znajdziemy szczegółowe informacje o czynności, w tym:
kontekst czynności (klient>kontrakt>usługa>proces sprawy); Tych danych nie można edytować.
instrukcje dla czynności;
sprawa macierzysta czynności, odnośnik do sprawy macierzystej i symbol pokazujący status sprawy w momencie utworzenia czynności oraz osobę, która ją utworzyła;
Zatrzymaj ze mną – opcja pozwalająca użytkownikowi zatrzymać czynność przy sobie;
Liczba wpisów – będzie w tym miejscu wyświetlana, jeśli przewiduje to konfiguracja w Builderze. Jej wartość można edytować. Jeśli zaktualizujemy liczbę wpisów dla czynności, zmieni się również liczba wpisów dla przyszłych czynności, ale nie wpłynie to na liczbę wpisów dla tych już zamkniętych.
Domyślnie dostępne są następujące relacje:
Kontakt główny – osoba, z którą należy się kontaktować w sprawie bieżącej czynności.
Wnioskodawca – osoba, która złożyła pierwotny wniosek.
Podmiot – osoba, której dotyczy czynność (nie musi to być ani kontakt główny, ani wnioskodawca).
Bardzo często w trzech powyższych przypadkach będzie wskazana ta sama osoba.
DW – wszelkie inne osoby, które mogą być uwzględniane w korespondencji. Jeśli kontakt jest oznaczony tylko jako „DW”, będzie wyświetlany na osobnej liście (ukrytej do czasu wyboru dla danego elementu pracy kontaktu tego rodzaju).
Jeśli wyszukanie nie przyniosło rezultatów, ponieważ użytkownika nie ma jeszcze w systemie, opcja „Utwórz kontakt” umożliwia dodanie go do bazy i uzupełnienie jego danych.
Po wpisaniu adresu e-mail system odczyta i wstawi w odpowiednie pola imię i nazwisko kontaktu. Po dodaniu wszystkich informacji i kliknięciu przycisku „Utwórz kontakt” nastąpi przekierowanie z powrotem do elementu pracy.
Dodany ręcznie kontakt zostanie domyślnie ustawiony jako „Kontakt główny”, „Wnioskodawca” i „Podmiot”, ale tagi te można później przypisać do innych kontaktów.
Aby umożliwić bardziej efektywne zarządzanie SLA, Enate pozwala użytkownikom śledzić czas potrzebny do zakończenia danego elementu pracy – zarówno w ujęciu całościowym, jak i w rozbiciu na poszczególne zasoby.
Na karcie „Śledzenie czasu” danego elementu pracy zliczany jest czas trwania poszczególnych sesji przeglądarki, podczas których pracowano nad tym elementem.
Więcej informacji o śledzeniu czasu można znaleźć tutaj:
Dodatkowo użytkownik ma do dyspozycji kartę inteligentną, którą można skonfigurować w taki sposób, by wyświetlała niestandardowe dane.
Zobacz tutaj, aby uzyskać więcej informacji:
Rozwijana lista „Strona winna” określa, kto ponosi odpowiedzialność za wystąpienie danego błędu. Do wyboru jest agent, centrum obsługi lub klient.
Jeśli błąd zostanie usunięty, użytkownik może otworzyć określoną czynność i jej błąd, a następnie oznaczyć go jako rozwiązany. Błędy można kasować, gdy status czynności to „W toku”.
Aby oznaczyć czynność jako zakończoną, trzeba potwierdzić przy każdej pozycji, czy została ona wykonana (możliwości to: „Tak”, „Nie”, „Nie dotyczy”).
Na liście kontrolnej wyświetlana jest informacja o tym, kto dokonał ostatniej aktualizacji danego elementu oraz kiedy ta zmiana została wprowadzona.
Jeśli podczas zajmowania się sprawą wystąpiły problemy, użytkownik ma możliwość jej przerobienia. W tym celu należy wybrać zakładkę „Przerób” z ekranu czynności.
Więcej informacji na temat przerabiania sprawy z poziomu czynności można znaleźć tutaj:
W większości przypadków czynności dla sprawy są uruchamiane automatycznie (w ramach procesu lub na podstawie harmonogramów). Jeśli jednak konfiguracja systemu to umożliwia, można również rozpocząć je ręcznie z poziomu czynności za pośrednictwem funkcji „Rozpocznij czynność”.
Więcej informacji na temat ręcznego rozpoczynania czynności z czynności można znaleźć tutaj:
Jeśli dla czynności nadejdzie nowa wiadomość e-mail, ikona nowych informacji zostanie podświetlona. Kliknięcie na nią ujawni, kiedy otrzymano nową informację.
Podświetlenie ikony zniknie, gdy użytkownik oznaczy nową informację jako przeczytaną. Z kolei opcja „Oznacz jako nowe” umożliwia oznaczenie informacji jako nieprzeczytaną.
Aby sprawdzić, jak przebiegają prace nad sprawą, do której należy dana czynność, należy kliknąć ikonę mapy. W rezultacie wyświetlone zostanie wyskakujące okienko z postępami sprawy. Zakończone kroki oznaczone są kolorem zielonym, bieżący – pomarańczowym, a przyszłe - szarym.
To odnośnik do skonfigurowanej w Builderze standardowej procedury operacyjnej dla danego elementu pracy.
, znajdą one swoje odbicie na ekranie czynności wszystkich czynności należących do konkretnej sprawy (odświeżenie ekranu czynności może okazać się niezbędne, by zobaczyć efekty edycji), a tytuł czynności będzie składał się z następujących elementów:
Na można wskazać osoby związane z daną czynnością.
Uwaga: istnieje możliwość dodania do systemu innych typów relacji. Więcej informacji na temat dodawania można znaleźć tutaj.
Do czynności zostaną najczęściej przypisane kontakty jej sprawy macierzystej. W przeciwnym wypadku, lub gdy użytkownik chce dodać do czynności inny kontakt, można zrobić to ręcznie, wyszukując odpowiednie dane na . Zmiana ta zostanie również uwzględniona w kontaktach sprawy.
Jeśli , na ekranie zapytania w Work Managerze wyświetlana będzie ich karta. Użytkownicy znajdą na niej zapis problemów, jakie pojawiły się podczas przetwarzania danej czynności. Karty błędów można włączyć w zakres informacji wyświetlanych na pulpitach nawigacyjnych wykorzystywanych w analityce biznesowej, aby wspomóc wykrywanie tych obszarów działalności, które wymagają większej uwagi.
Jeśli znajdująca się w sekcji „Ustawienia systemu” w Builderze opcja „” jest włączona, możliwości edycji szczegółów jakichkolwiek błędów na karcie będzie ograniczona. Konkretnie: o ile każdy agent obsługi może zawsze DODAĆ wpis błędu i oznaczyć go jako rozwiązany, o tyle uprawnienia do wprowadzania kolejnych zmian lub usuwania szczegółów będzie miał tylko agent, który utworzył ten konkretny błąd.
Niektóre czynności zawierają listę kontrolną. Znajdują się na niej działania, które należy wykonać dla danej czynności
