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Crear tareas en masa

Descripción general

La función de Crear en masa le permite crear un gran número de Casos o Tickets mediante la carga de datos desde hojas de cálculo de Excel.

Puede encontrar un enlace a la página de "Crear en masa" en el menú desplegable "Crear nueva tarea".

Esto abrirá la pantalla de Crear en masa en una nueva pestaña. Desde esta pantalla, seleccione si desea crear en masa Casos o Tickets. A continuación, puede descargar la plantilla de Excel correspondiente, rellenarla y cargarla en la página, asegurándose de rellenar previamente los campos obligatorios.

Puede descargar una plantilla del archivo de Excel. Las plantillas de Excel disponibles se ajustarán al idioma que tenga configurado actualmente en sus preferencias de usuario de Enate.

Una vez que haya añadido los datos en el archivo de Excel, guárdelo y ciérrelo, y luego, en la pantalla de Crear en masa, haga clic para seleccionar el archivo.

A continuación, puede elegir si desea permitir la creación de tareas con títulos duplicados mediante la opción "Título único". Si deja esta opción desactivada, podrá crear tareas con títulos duplicados. Si activa esta opción, se asegurará de que cualquier tarea que deba tener el mismo título que otra tarea en el archivo de carga no supere la validación.

Una vez que esté satisfecho, haga clic en el botón "Cargar". Esto cargará la información sobre los Casos o Tickets de su archivo en la pantalla.

Verá la siguiente información:

  • Total: la cantidad total de tareas incluidas en el archivo cargado que se creará.

  • Creado: la cantidad de tareas que han sido creadas con éxito (estas estarán en cero antes de comenzar a crear).

  • Problemas: la cantidad de tareas con problemas de validación (estos deben solucionarse antes de poder crear las tareas con éxito).

  • Sin empezar: la cantidad de tareas que están esperando ser creadas.

Además, en la cuadrícula verá que se ha añadido una columna de "Estado" y "Referencia". El sistema las completará cuando se cree la tarea.

Todo lo que debe hacer es hacer clic en "Crear tareas" y el sistema comenzará a crear sus Casos/Tickets. La información mostrada se actualizará para mostrar la cantidad de tareas que se han creado con éxito y los números de referencia de las tareas creadas.

Plantillas para crear en masa

Si está utilizando la versión 2022.5 o superior de Enate, utilice las plantillas del producto de la página de creación en masa. Si está utilizando la versión 2022.4 o inferior de Enate, utilice las plantillas siguientes.

Plantillas para crear Tickets en masa

Puede descargar las plantillas del archivo de Excel para crear Tickets en masa desde los siguientes enlaces:

Plantillas para crear Casos en masa

Puede descargar las plantillas del archivo de Excel para crear Casos en masa desde los siguientes enlaces:

Campos obligatorios

Los campos obligatorios que deben completarse para crear un Caso son los siguientes:

  • Cliente

  • Contrato

  • Servicio

  • Caso: el nombre del proceso

  • Título: el título de la tarea del Caso individual

Tenga en cuenta que los campos de Contacto primario y Solicitante solo son obligatorios para un Caso cuando la opción "Hacer los contactos obligatorios" está "activada" para el tipo de Caso que está creando en masa en la pantalla de la Línea de servicio de Builder. Si quiere completar estos campos, asegúrese de cumplir con los requisitos del registro de contactos.

Los campos obligatorios que deben completarse para crear un Ticket son los siguientes:

Tenga en cuenta que toda la información ingresada debe coincidir con los valores existentes en el sistema. De lo contrario, se mostrarán los errores de validación.

Requisitos para los registros de contacto en su archivo de carga en masa

Todos los registros de contacto que se utilicen en un archivo de creación en masa, es decir, Contacto primario, Solicitante, Sujeto y Contacto CC, deben cumplir las siguientes normas:

  • debe utilizarse la dirección de correo electrónico del contacto;

  • el contacto ya debe existir en el sistema;

  • el contacto debe estar asignado al mismo cliente bajo el que se creará el Caso/Ticket.

Campos opcionales

Los campos opcionales que pueden completarse para los Tickets y Casos son los siguientes:

  • Sujeto: el contacto sobre el que trata la tarea. Consulte la sección sobre los requisitos del registro de contactos.

  • Dirección(es) de correo electrónico CC: cualquier otro contacto que pueda copiarse en cualquier correspondencia. Consulte la sección sobre los requisitos del registro de contactos. También tenga en cuenta que cuando añada dos o más direcciones de correo electrónico CC, asegúrese de separar las direcciones con punto y coma (;) sin espacios a ambos lados, por ejemplo: user.one@example.net;user.two@example.net.

  • Anular fecha de vencimiento: introducir la nueva fecha de vencimiento. Consulte la sección sobre el formato de la fecha.

  • No enviar correos electrónicos automatizados a los contactos: si desea o no enviar correos electrónicos automatizados por el sistema, como correos de acuse de recibo de solicitudes, a los contactos de la tarea. Introduzca "Verdadero" o "Falso"; esto también se aplica a los idiomas distintos del inglés.

Formato de fecha

Tenga en cuenta que las fechas introducidas deben tener el siguiente formato:

DD-MM-AAAA HH:MM

Tenga en cuenta que las horas y los minutos introducidos pueden estar en el formato del sistema de 24 horas, es decir, 23:00, o en el formato del sistema de 12 horas con un am/pm después de la hora, es decir, 11:00 am.

Ejemplos de formatos de fecha válidos:

  • 25-05-2022 23:25

  • 25-05-2022 11:25 pm

Si decide no introducir horas o minutos, el sistema establecerá una hora predeterminada de 00:00.

Campos de datos personalizados

También puede pasar campos de datos personalizados a los Casos/Tickets a medida que se van creando. Para ello, añada un nombre de columna que coincida exactamente con el nombre del campo de datos en Enate. Si alguno de estos campos personalizados está marcado como obligatorio en la configuración de su proceso de Caso, DEBE suministrar un valor en la columna de este campo para cada fila en el archivo de carga (de lo contrario, esa fila no se validará y no se creará un Caso para ella).

Campos compatibles

La función Crear en masa es compatible con la siguiente lista de campos personalizados:

  1. Casilla de verificación

  2. Solo fecha: consulte la sección sobre formatos de fecha

  3. Fecha y hora: consulte la sección sobre formatos de fecha

  4. Número decimal

  5. Dirección de correo electrónico

  6. Hipervínculo: tenga en cuenta que los hipervínculos con texto personalizado no son compatibles, es decir, el texto introducido en un campo de hipervínculo debe ser la URL completa del hipervínculo. Por ejemplo: https://www.enate.io/ y NO Sitio web de Enate.

  7. Lista

  8. Texto largo

  9. Lista de niveles múltiples

  10. Texto corto

  11. Número entero

Campos no compatibles

La función Crear en masa no es compatible con los siguientes tipos de campos personalizados:

  1. Tablas

  2. Relación entre las entidades

Además, los siguientes campos de propiedades del sistema no son compatibles con la creación de tareas en masa:

  1. Mantener conmigo

  2. Mantener la Acción conmigo

  3. Defectos

  4. Archivos

Errores de validación

Si tiene algún error de validación, este se resaltará en rojo y se mostrará un icono de "advertencia". Si los valores introducidos son erróneos en toda una columna, los errores de validación se mostrarán en la parte inferior de la cuadrícula, por ejemplo, si se hace referencia a una columna de campo en el archivo de carga que no existe en el sistema. Si los valores introducidos son erróneos en una fila individual, se mostrará un icono de "advertencia" al principio de la fila y los errores de validación individuales se resaltarán en rojo. A continuación, deberá modificar el archivo, hacer clic en "cambiar archivo" y seleccionar para cargar su archivo actualizado.

Puede continuar con la creación de tareas válidas del Caso en su archivo de carga. El sistema omitirá las filas inválidas y confirmará la creación de las válidas, pero las tareas inválidas deberán ser resueltas antes de ser creadas. Puede hacer esto modificando el archivo y luego haciendo clic en "cambiar archivo" y seleccionando cargar su archivo actualizado.

Haga clic aquí para ver la lista completa de posibles errores de validación de la función Crear en masa:

pageErrores Potenciales de Validación para la Creación Masiva de Tareas

Soporte multilingüe

La función Crear en masa también es compatible con todos los idiomas que ofrece Enate: francés, alemán, español, portugués brasileño, rumano, polaco, húngaro y ruso.

Nota: la plantilla de crear en masa cargada debe estar en el mismo idioma preferido que el del usuario conectado. Por ejemplo, si un usuario de habla hispana quiere cargar una plantilla de creación en masa, la plantilla que cargue deberá estar en español.

Además, los valores de los encabezados de las columnas en la plantilla de creación en masa deben coincidir con los valores configurados en Builder de Enate en la página de Localizaciones. Si las traducciones de campos como Contacto primario, Solicitante, CC, Sujeto o cualquier campo de datos personalizados se han modificado en la página de localizaciones, los encabezados de las columnas de la plantilla de creación en masa deben coincidir con estos valores.

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