Redactar Correos electrónicos
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Puede escribir un nuevo correo electrónico desde la pestaña Correo electrónico de una tarea.
Puede guardar un correo electrónico como borrador, programar cuándo quiere enviar un correo electrónico y enviar un correo electrónico directamente.
Tenga en cuenta que no puede enviar un correo electrónico que supere el tamaño establecido en Builder.
Una vez enviado el correo electrónico, aparecerá en la cronología, donde podrá ver quién redactó el correo, el contenido de este si lo amplía, cuándo lo redactó y cuándo lo envió. También tendrá la opción de responder, reenviar, ampliar o imprimir el correo.
Puede escribir un nuevo correo electrónico sin la necesidad de que la tarea esté asignada a usted.
Puede responder / reenviar correos electrónicos de la línea cronológica haciendo clic en los enlaces disponibles. Estos botones se habilitarán cuando pase el ratón sobre el icono de correo electrónico (una carta).
El comportamiento del sistema para la población de direcciones de correo electrónico es el siguiente:
Al enviar un nuevo correo electrónico, el sistema predeterminará la dirección del destinatario (Para) con la información del Contacto principal de su sección de contactos. La dirección CC también tendrá como valor predeterminado las direcciones de correo electrónico ingresadas en la sección CC.
Si se configura más de una dirección de correo electrónico como posibles, el sistema rellenará la predeterminada (configurada como predeterminada en Builder) y mostrará un menú desplegable para permitir que se seleccionen las alternativas.
Estas reglas estándar para direcciones predeterminadas y sugeridas pueden anularse para (Para, CC y BCC) para Casos y Acciones en la configuración de Builder. Las direcciones establecidas por defecto se completarán automáticamente (más de una se puede configurar de esta manera). Las direcciones de anulación no configuradas como predeterminadas estarán disponibles para una selección rápida haciendo clic en la dirección del botón (Para / Cc / Bcc).
Al buscar un contacto en los campos Para, CC y BCC, solo podrá ver los contactos de la empresa a la que pertenece la tarea. Sin embargo, puede introducir manualmente la dirección de correo electrónico de un contacto de una empresa diferente.
Nota: La dirección” De” siempre aparece en la sección de composición de correo cuando está escribiendo un correo. Esto asegura que el emisor siempre va a tener una indicación de qué dirección de correo está usando para enviar correos desde una tarea determinada.
Nota: Solo podrá ver las direcciones de correo electrónico de los contactos de las empresas a las que tiene acceso. Sin embargo, puede introducir manualmente cualquier dirección de correo electrónico. Estos permisos pueden ser configurados en el Builder.
Cuando redacte un correo, puede copiar fácilmente las direcciones de correo en Para/Cc/Bcc mediante el icono “copiar” que se muestra al hacer clic en el campo correspondiente.
Cuando envía un correo que contiene direcciones de correo nuevas (p. ej., no vinculadas a contactos existentes), el Sistema mostrará una Ventana emergente para permitirle crear nuevos registros de contactos.
Si hay alguna dirección para la cual no desee crear un nuevo registro, simplemente mantenga el puntero en la fila y haga clic en borrar icono. Además, hay una Ventana de “No mostrar de nuevo” en la que si hace clic se asegurará de no volver a ver esa ventana para las direcciones nuevas siguientes (esto puede volverse a configurar en la sección de perfil de usuario, junto a las configuraciones de firmas).
A través de la barra de herramientas del correo electrónico puede:
Anclar la barra de herramientas de formato del cuerpo del correo electrónico.
Insertar un texto estándar.
Establecer el correo electrónico como de prioridad alta.
Al hacer clic en el icono de formato para el cuerpo del correo electrónico se obtendrán opciones de formato para el cuerpo principal de este.
También tiene la opción de anclar la barra de herramientas de formato para el cuerpo del correo electrónico.
La barra de herramientas de formato para el cuerpo del correo electrónico le da las opciones para lo siguiente:
Seleccionar la fuente
Seleccionar el tamaño de la fuente
Poner el texto en negrita, cursiva o subrayado
Deshacer los cambios anteriores (también disponible con Ctrl + Z)
Rehacer los cambios anteriores (también disponible con Ctrl + Shift + Z)
Desplegar el correo electrónico a pantalla completa
Seleccionar el color de fondo
Seleccionar el color del texto
Elegir cómo alinear el texto
Añadir una lista numerada
Añadir una lista de viñetas
Opciones de texto en línea; capacidad de aumentar o disminuir la sangría del texto
Insertar una línea horizontal
Ajustar la altura de la línea
Seleccionar un estilo en línea
Formatear el estilo de la celda
Insertar un tachado (también disponible resaltando el texto y Ctrl + S)
Añadir un subíndice o superíndice
Añadir caracteres especiales
Insertar un enlace
Insertar una tabla
Insertar una imagen
También tiene la opción de ver una lista de atajos de teclado
Cuando redacte un correo electrónico (ya sea como una plantilla de correo electrónico en Builder, o cualquier forma de correo electrónico nuevo / de respuesta / de reenvío en las Tareas de Work Manager) su configuración de fuentes (es decir, su estilo y tamaño de fuente), el tipo de fuente y el tamaño de fuente utilizados más recientemente se guardarán como la fuente determinada para escribir el contenido a fin de que no tenga que volver a configurarla.
Estos valores se guardan en el perfil del usuario, por lo que continuarán entre el uso de Builder y Work Manager.
Esto solo se refiere a la parte frontal de la parte superior del correo electrónico que se está redactando. Si el usuario hace clic en cualquier contenido preexistente más abajo en el correo, se utilizará el estilo y el tamaño de la fuente ya en uso para ese contenido. Véase la nota para obtener más detalles. Como parte de este cambio, se han resuelto las incoherencias en las "nuevas líneas vacías" para los correos electrónicos, es decir, al escribir un nuevo correo electrónico, siempre se insertarán 2 líneas en blanco en la parte superior del correo.
Tenga en cuenta que el tipo de fuente para los textos estándar y las plantillas utilizará la configuración de la fuente correspondiente a cuando fueron creados.
El estilo y el tamaño de la fuente del correo electrónico que se utiliza cuando un usuario está redactando un correo dependerá de si hace clic en un contenido preexistente. La lógica para las fuentes que se utilizarán es la siguiente, y se ve afectada por la nueva inserción automática de dos líneas en blanco al comienzo de cada nuevo correo electrónico:
1.ª línea insertada automáticamente: utiliza la configuración de la fuente guardada por el usuario en su correo electrónico más reciente.
2.ª línea insertada automáticamente: siempre se configura como Arial 10.
El contenido del correo electrónico posterior puede provenir de: - correos electrónicos previos en la cadena de correos.
El contenido de la plantilla de correo electrónico.
El estilo y tamaño de la fuente del contenido de la firma del correo electrónico en estas secciones procederá de ese contenido ya existente, y dependerá de dónde el usuario haga clic.
La información se puede copiar/pegar en el correo electrónico desde documentos externos, p.ej. Tablas de Excel y contenido de documentos de Word, además de información HTML de páginas web.
Si desea dedicar más espacio en la pantalla para ver el correo electrónico, puede usar la abrir una ventana emergente.
La opción de anular el envío le permite añadir un retraso en el envío de sus correos electrónicos, dándole la oportunidad de cancelar el envío de un correo electrónico, o de revisar un correo electrónico antes de que se envíe.
Puede establecer un tiempo de envío de deshacer en la configuración del usuario.
Cuando se establece una hora de deshacer el envío, aparecerá una ventana emergente que le permitirá cancelar el envío del correo electrónico.
Además, cuando se establece un tiempo de envío de deshacer, usted tendrá la opción de enviar un correo electrónico "Ahora" en la línea temporal que anula el tiempo de retraso de la configuración de deshacer el envío y también tendrá la opción de cancelar el envío del correo electrónico por completo.
Cuando se establece un tiempo de envío no deseado, los correos electrónicos se mostrarán en la página de la Bandeja de salida con un estado de envío de lista.
Para todos los tipos de correos electrónicos (entrantes / salientes / cancelados / fallidos / programados) tiene la opción de descargar el archivo .eml subyacente. Esto está disponible en las distintas ubicaciones del sistema donde se pueden ver los correos electrónicos, es decir, en las secciones de Comunicaciones de tareas, y Cronología, y en las vistas de la Bandeja de entrada de correos electrónicos y los Correos electrónicos enviados.
Para tener en cuenta: Si el correo electrónico que intenta descargar contiene un archivo adjunto que ha sido eliminado manualmente de forma explícita por un usuario (p. ej. por razones de datos confidenciales), se deshabilitará la opción de descarga del archivo .eml para ese correo electrónico. El sistema mostrará un mensaje donde se indique la razón de esta deshabilitación cuando se haga clic en el icono de descarga.
