W tej wersji Enate skupiliśmy się na usprawnieniu współpracy wielu zespołów oraz dodaniu kolejnych funkcji do widoków wiadomości e-mail. Przydatnych ulepszeń doczekały się również karty niestandardowe. Przyjrzyjmy się bliżej tym i pozostałym zmianom…

Więcej informacji na temat nowych funkcji można znaleźć w kolejnych sekcjach tego dokumentu.

Nowe funkcje Work Managera

• Ulepszone wsparcie dla współpracy zespołów wewnętrznych – teraz dzięki Enate wszystkie zaangażowane w prace zespoły będą zawsze na bieżąco, a strony trzecie uzyskają łatwiejszy dostęp do najnowszych informacji.

• Ulepszenia widoku wiadomości e-mail – teraz można otwierać wiadomości e-mail również z zamkniętych elementów pracy.

• Większa kontrola nad nieprzetworzonymi wiadomościami e-mail – użytkownik widzi wszystkie jeszcze nieprzetworzone wiadomości i sam decyduje, dokąd najlepiej je przekierować.

• Usprawnione działanie kart niestandardowych – do kart można dodawać pola hiperłączy, z kolei pola można ustawiać jako tylko do odczytu lub obowiązkowe, a także pokazywać je lub ukrywać w zależności od wartości innych pól.

• Lepsze wskazówki dotyczące scalania elementów pracy – przydatne ostrzeżenia podczas scalania elementów należących do różnych firm oraz bardziej przejrzyste informacje podczas wyszukiwania innych elementów do scalenia.

Nowe funkcje Buildera

• Poprawki na stronie konfiguracji przekierowań wiadomości e-mail ułatwią użytkownikom obsługę dużych ilości danych.

• Zmodyfikowaliśmy niektóre schematy dotyczące ustawiania przekierowań wiadomości e-mail oraz sposobu przetwarzania wiadomości przychodzących.

• Zupełną nowością w tej wersji Enate jest nasz Sklep integracji.

W nadchodzących tygodniach i miesiącach będą się w nim pojawiały kolejne aplikacje, które można zintegrować z Enate, co oznacza jeszcze więcej możliwości na wyciągnięcie ręki. Trafiły tu również działy integracji RPA i OCR, by odtąd z jednego miejsca zarządzać wszystkimi zewnętrznymi systemami integrującymi się z Enate.

Informacje o wersji…

Listę nowych funkcji, ulepszeń i poprawek zawartych w tym wydaniu znaleźć można w kolejnych sekcjach tego dokumentu. Bardziej szczegółowy opis, obejmujący również zmiany związane z kompatybilnością oraz te dotyczące API i hurtowni danych, znajduje się w poświęconej im sekcji INFORMACJE O WYDANIU.

Przegląd

Wszystkie wiadomości e-mail przychodzące do Enate są automatycznie przetwarzane na zapytania lub sprawy w oparciu o firmowe reguły, które uwzględniają adresata, nadawcę i tematykę. Zdarza się jednak, że przychodząca wiadomość nie zostanie przetworzona na sprawę lub zapytanie.

Do takiej sytuacji może dojść z następujących powodów:

1. Żaden z adresów Do i/albo DW nie ma pasującego przekierowania ustawionego w Builderze (czyli reguły wskazującej, jaki rodzaj zapytania lub sprawy powinna wygenerować przychodząca wiadomość e-mail);

2. Wiadomość zawiera tylko adresy UDW (brak adresów Do lub DW).

Dodaliśmy nowy widok Nieprzetworzone e-maile do Skrzynki odbiorczej w Work Managerze, który pozwala agentom szybko ocenić takie właśnie wiadomości i podjąć odpowiednie kroki. Ta opcja jest dostępna dla wszystkich użytkowników.

Widok „Nieprzetworzone e-maile” – jakie wiadomości pokazuje?

Zobaczysz tam nieprzetworzone wiadomości e-mail nadesłane na skrzynkę pocztową, z której korzysta twój dział firmy. Nieprzetworzone wiadomości trafiające do skrzynek pocztowych, które są powiązane z innymi obszarami firmowej działalności, będą wyświetlane działającym w nich agentom. Liczba obok tej sekcji wskazuje całkowitą liczbę e-maili wyświetlanych w widoku nieprzetworzonych wiadomości.

Opcje filtrowania

Wiadomości w tej sekcji można filtrować według nazwy (jeśli ją znasz) i adresu skrzynki pocztowej. W tym przypadku jest to adres skrzynki pocztowej, która obsługuje przychodzące wiadomości.

Jakie są możliwości?

Widok „Nieprzetworzone e-maile” pozwala zapoznać się z treścią wiadomości i określić, dokąd należy ją przekierować.

Po dokonaniu weryfikacji użytkownik może:

1. Utworzyć element pracy z wiadomości e-mail, wskazując najpierw klienta, kontrakt i usługę. W takim przypadku wiadomość zostanie oznaczona jako „Przetworzona” i po odświeżeniu Skrzynki odbiorczej zniknie z widoku wiadomości nieprzetworzonych.

2. Usunąć wiadomość e-mail, jeśli zajdzie taka potrzeba (np. jeśli jest to spam). W takim przypadku wiadomość zostanie oznaczona jako „Usunięta” i po odświeżeniu Skrzynki odbiorczej zniknie z widoku wiadomości nieprzetworzonych.

Wzorce, na które warto zwracać uwagę – czy nowe przekierowanie wiadomości e-mail jest potrzebne?

Jeśli zauważysz, że bez przerwy trafiają ci się nieprzetworzone wiadomości, które za każdym razem musisz przekierowywać do tych samych zapytań lub spraw, skontaktuj się z administratorem systemu i zapytaj, czy można dla nich ustawić nowe przekierowanie wiadomości e-mail, aby odpowiednie elementy pracy były tworzone automatycznie.

Więcej informacji na temat sposobu przetwarzania przychodzących wiadomości przez Enate oraz powodów tego, że czasem trafiają do kategorii wiadomości nieprzetworzonych, można znaleźć w tej sekcji.

Komunikacja między zespołami wewnętrznymi – przegląd funkcji

Dzięki poprawkom wprowadzonym w wersji 2022.6 współpraca między wieloma zespołami jest jeszcze łatwiejsza, a system czuwa nad tym, żeby wszystkie informacje były zsynchronizowane i na bieżąco przekazywane użytkownikom.

Podczas wysyłania wiadomości e-mail dotyczącej określonego elementu pracy trzeba czasem uwzględnić zespoły z innych działów firmy, a nie zawsze wiadomo (zwłaszcza w dużych organizacjach), czy ich członkowie również korzystają z Enate. W takiej sytuacji mogą pojawić się wątpliwości, jakie kroki należy podjąć.

Od teraz użytkownicy Enate nie muszą się już tym przejmować – system zajmie się wszystkim za nich. Wystarczy napisać wiadomość, a system będzie wiedział, co robić dalej – jeśli e-mail dotyczy osób z wewnętrznego zespołu, które używają Enate, wówczas program podpowie, którym z ich zapytań lub spraw warto udostępnić tę wiadomość, lub też szybko utworzy nowy element pracy, jeśli zajdzie taka potrzeba.

W ten sposób cała dalsza komunikacja między zespołami wewnętrznymi a stronami trzecimi będzie ściśle zsynchronizowana. Z kolei, jeśli adresatem jest ktoś, kto nie używa Enate, system po prostu wyśle wiadomość e-mail.

Przykładowe scenariusze

Wyobraźmy sobie następującą sytuację:

• Jane, agentka należąca do zespołu A w Wielkiej Brytanii;

• Karina, agentka z zespołu B w Polsce;

• zewnętrzna strona trzecia wysyła wiadomość początkowo dotyczącą Wielkiej Brytanii, która trafia do zespołu A.

Jane z zespołu A pisze odpowiedź zewnętrznemu wnioskodawcy, ale widzi, że zapytanie częściowo dotyczy też zespołu B w Polsce. Jane nie musi wiedzieć, czy zespół B korzysta z Enate – po prostu dodaje ich adres e-mail do odbiorców wysyłanego e-maila.

Enate wie, że adres e-mail polskiego zespołu jest połączony ze skrzynką pocztową Enate, dlatego utworzy dla niego zapytanie lub sprawę. W momencie wysyłania wiadomości system powiadomi o tym Jane za pomocą wyskakującego okienka, prosząc jednocześnie o podanie informacji potrzebnych do utworzenia połączonego elementu pracy dla drugiego zespołu.

Po dodaniu wymaganych danych agentka potwierdza wysłanie wiadomości. Odpowiedź zostaje przesłana do zewnętrznych odbiorców, a zespół B w Polsce widzi wiadomość w odpowiednim POŁĄCZONYM zapytaniu lub sprawie. Oba zespoły wiedzą o swoich połączonych elementach i na bieżąco śledzą postępy prac.

Zespoły pracujące w granicach uprawnień

Jeśli czynności wykonywane przez zespół B nie mieszczą się w zakresie uprawnień zespołu A, członkowie tego drugiego zobaczą przynajmniej na ekranie połączonych elementów pracy najważniejsze informacje zawarte w nagłówku wiadomości.

Synchronizacja kolejnych wiadomości e-mail

Co ważniejsze, cała dalsza komunikacja będzie ściśle zsynchronizowana.

Zewnętrzny odbiorca zobaczy w otrzymanej wiadomości adresy obu zespołów, a jeśli wyśle odpowiedź, OBA te zespoły zostaną o niej równocześnie poinformowane. W ten sposób wszyscy są na bieżąco.

W najczęściej spotykanej sytuacji w wyskakującym okienku pojawi się informacja o jednym, już połączonym elemencie pracy (zapytaniu lub sprawie), nad którym pracuje zespół B, wraz z pytaniem o to, czy wysyłana wiadomość e-mail ma zostać mu udostępniona.

A jeśli inne zespoły nie używają jeszcze Enate?

Jeśli do wychodzącej wiadomości dodano wewnętrzne adresy prowadzące do działów firmy, które jeszcze nie używają Enate, to żaden problem – wiadomość ta zostanie po prostu wysłana jako e-mail w ramach normalnej komunikacji z tym zespołem.

Wymagania: Włączona usługa Adresowanie Plus na firmowym serwerze pocztowym

Następnie będzie już można dodać tę funkcję do Enate, uruchamiając ją w sekcji ustawień systemowych w Builderze. W tym celu należy przejść do Buildera > Ustawienia systemowe > Ustawienia ogólne i przełączyć odpowiednią opcję w sekcji „Adresowanie Plus dla elementów pracy”.

Adresowanie Plus polega na dodawaniu odpowiednich informacji do adresów e-mail. W tym przypadku w Enate będą to numery referencyjne właściwych elementów pracy. Struktura takiego adresu wygląda następująco: [adresat wiadomości e-mail][+numer referencyjny Enate][@domena poczty e-mail]. Przykłady:

System będzie wówczas wiedział, by udostępnić danemu elementowi pracy każdą wiadomość e-mail z odpowiadającym mu numerem referencyjnym zapytania, sprawy lub czynności zawartym w adresie. Dzięki temu wszystkie zainteresowane strony będą na bieżąco z całą komunikacją.

Więcej informacji na temat usługi Adresowanie Plus i jej włączania znaleźć można w tym artykule:

Scalanie elementów pracy w Enate stało się teraz jeszcze łatwiejsze. Funkcja ta pozwala scalić istniejące elementy pracy ze sobą, dzięki czemu wnioski, które napłynęły osobno, a które w rzeczywistości powinny być rozpatrywane razem, można traktować jak jeden element.

Aby usprawnić wyszukiwanie właściwych elementów do scalenia z zapytaniem, po wybraniu jednego z nich wyświetlony zostanie przypisany do niego klient, kontrakt, usługa i numer referencyjny.

Dodatkowym zabezpieczeniem jest powiadomienie wyświetlane w przypadku, gdy do scalenia z zapytaniem wybrany zostanie element pracy należący do innej firmy – scalanie można wówczas kontynuować po potwierdzeniu.

Jeśli „Inne elementy pracy” mają być podczas scalania zamknięte, dodana przez nas funkcja „Zaznacz wszystkie” umożliwia szybki wybór wszystkich wyświetlanych opcji.

Więcej informacji na temat korzystania z funkcji scalania można znaleźć w poniższym filmie.

Kiedy e-maile pojawiają się w widoku nieprzetworzonych wiadomości?

Wiadomości pojawią się w tym widoku Skrzynki odbiorczej w Work Managerze po spełnieniu jednego z poniższych warunków:

1. Żaden z adresów Do i/albo DW nie ma pasującego przekierowania ustawionego w Builderze;

2. Wiadomość zawiera tylko adresy UDW (brak adresów Do lub DW).

Poniższa tabela zawiera szczegółowe informacje o postępowaniu z nowymi wiadomościami odebranymi przez Enate w zależności od kombinacji adresów e-mail w polach Do, DW i UDW.

Dodaliśmy zupełnie nową sekcję do widoku Skrzynki odbiorczej: „Wszystkie e-maile". Pozwala ona wyświetlić wszystkie wiadomości należące do tych elementów pracy, do których użytkownik ma uprawnienia (łącznie z zamkniętymi elementami).

W tej sekcji pojawił się też nowy filtr, który pozwala filtrować wiadomości e-mail według statusu elementu pracy, do którego należą.

Przegląd

Usprawniliśmy funkcję zbiorczego tworzenia wielu elementów pracy z przesyłanych arkuszy kalkulacyjnych programu Excel. Przede wszystkim potrzebne do przesłania plików Excel szablony tworzenia zbiorczego można teraz pobierać bezpośrednio z ekranu tworzenia.

Odnośnik do strony tworzenia zbiorczego znajduje się w sekcji „Tworzenie zbiorcze” rozwijanej listy „Utwórz nowy element roboczy”.

Szablon arkusza kalkulacyjnego można pobrać w języku zgodnym z aktualnymi ustawieniami użytkownika.

Po wprowadzenia do arkusza odpowiednich informacji należy go zapisać i zamknąć, a następnie wybrać ten plik na ekranie tworzenia zbiorczego.

Gdy wszystko będzie gotowe, należy kliknąć przycisk „Prześlij”. Informacje o sprawach lub zapytaniach zostaną wówczas załadowane z pliku do systemu.

Wyświetlone zostaną następujące informacje:

• Łącznie – całkowita liczba elementów zawartych w przesłanym pliku, które zostaną utworzone;

• Utworzone – liczba elementów, które zostały pomyślnie utworzone (przed rozpoczęciem tworzenia elementów wyświetlana wartość to zero);

• Oczekujące – liczba elementów, które oczekują na utworzenie.

Ponadto na siatce pojawią się kolumny „Status” i „Odniesienie”, które zostaną wypełnione automatycznie po utworzeniu elementów pracy.

Użytkownikowi pozostaje kliknąć „Utwórz elementy” – system rozpocznie wtedy tworzenie spraw lub zapytań. Wyświetlane informacje będą aktualizowane, wyświetlając aktualną liczbę pomyślnie utworzonych elementów oraz ich numery referencyjne.

Pola obowiązkowe

Pola, które należy obowiązkowo wypełnić, aby można było utworzyć sprawę, to:

• Klient;

• Kontrakt;

• Usługa;

• Sprawa – nazwa procesu;

• Tytuł – nazwa konkretnej sprawy.

Pola, które należy obowiązkowo wypełnić, aby można było utworzyć zapytanie, to:

• Klient;

• Kontrakt;

• Usługa;

• Zapytanie – nazwa procesu;

• Tytuł – nazwa konkretnego zapytania;

• Opis zapytania;

• Poziom 1 kategorii zapytania;

• Poziom 2 kategorii zapytania;

• Poziom 3 kategorii zapytania;

Wymagania dotyczące rejestrów kontaktu w zbiorczo przesyłanym pliku

Wszelkie rejestry kontaktu wykorzystywane w pliku tworzenia zbiorczego (kontakt główny, wnioskodawca, podmiot i kontakty DW) muszą spełniać następujące wymagania:

• adres e-mail kontaktu musi być wprowadzony;

• kontakt musi już istnieć w systemie;

Pola opcjonalne

Opcjonalne pola, które można wypełnić zarówno w przypadku zapytań, jak i spraw, to:

• Nie wysyłaj automatycznych wiadomości e-mail do kontaktów – wskazanie, czy system ma wysyłać automatyczne wiadomości e-mail (np. potwierdzenia przyjęcia wniosku wysyłane do kontaktów danego elementu pracy). Należy wprowadzić „True” albo „False” (również w przypadku języków innych niż angielski).

Format daty

Wszelkie wprowadzane daty muszą przestrzegać następujące schematu formatowania:

DD-MM-YYYY HH:MM

Godziny i minuty można podawać albo w formacie 24-godzinnym (np. 23:00), albo 12-godzinnym z dodanym oznaczeniem AM/PM (np. 11:00 PM).

Przykłady prawidłowego zapisu daty i godziny:

• 25-05-2022 23:25

• 25-05-2022 11:25 PM

Jeśli użytkownik nie wprowadzi godziny i minut, system podstawi domyślne wartości 00:00.

Pola danych niestandardowych

Podczas tworzenia spraw i zapytań można również dodawać pola danych niestandardowych. W tym celu należy dodać kolumnę, której nazwa dokładnie odpowiada nazwie pola danych w Enate. Jeśli któreś z tych niestandardowych pól jest oznaczone jako obowiązkowe w ustawieniach procesu danej sprawy, wówczas użytkownik MUSI podać wartość w kolumnie tego pola dla każdego wiersza w przesyłanym pliku (w przeciwnym wypadku taki wiersz nie przejdzie pomyślnie walidacji i związana z nim sprawa nie zostanie utworzona).

Obsługiwane pola

W przypadku tworzenia zbiorczego wspierane są następujące niestandardowe typy pól:

1. Pole wyboru;

4. Liczba dziesiętna;

5. Adres e-mail;

6. Lista;

7. Długi tekst;

8. Lista wielopoziomowa;

9. Krótki tekst;

10. Liczba całkowita.

Nieobsługiwane pola

W przypadku tworzenia zbiorczego nie są wspierane następujące niestandardowe typy pól:

1. Tabele

2. Związki encji

Ponadto nie są obsługiwane następujące pola właściwości systemowych:

1. Zatrzymaj przy mnie

2. Zatrzymaj czynność przy mnie

3. Błędy

4. Pliki

Błędy walidacji

Wszelkie błędy walidacji zostaną wyświetlone na czerwono wraz z ikoną statusu ostrzeżenia. Jeśli wartości wejściowe są nieprawidłowe w całej kolumnie (np. w pliku do przesyłu znajdują się odniesienia do kolumny pola, które nie istnieje w systemie), wówczas błędy walidacji zostaną wyświetlone na dole siatki Jeśli są nieprawidłowe w pojedynczym wierszu, na jego początku wyświetlona zostanie ikona ostrzeżenia, a poszczególne błędy walidacji zostaną podświetlone na czerwono. Należy wtedy zmodyfikować dane, kliknąć „Zamień plik” i wskazać poprawiony plik do przesłania.

Tworzenie poprawnych spraw z pliku do przesyłu można kontynuować bez przeszkód. System pominie nieprawidłowe wiersze i potwierdzi utworzenie tych prawidłowych, a błędne elementy będą musiały zostać poprawione. W tym celu należy zmodyfikować dane, kliknąć „Zmień plik” i wskazać poprawiony plik do przesłania.

Pełną listę potencjalnych błędów walidacji w przypadku tworzenia zbiorczego można znaleźć tutaj:

Obsługa wielu języków

Funkcja tworzenia zbiorczego jest dostępna we wszystkich językach, jakie są obsługiwane w Enate. Są to języki: francuski, niemiecki, hiszpański, portugalski, brazylijski, rumuński, polski, węgierski i rosyjski.

Przegląd

Dokonaliśmy kilku znaczących ulepszeń w sposobie pracy z e-mailami w Enate poprzez stworzenie zupełnie nowego zestawu widoków wiadomości – są one oparte na istniejących widokach Skrzynki nadawczej i pozwalają wyświetlić kompleksową listę wszystkich wiadomości e-mail dotyczących danego obszaru działalności. Główne sekcje to:

• – widok e-maili ze wszystkich elementów pracy w twojej skrzynce odbiorczej, skrzynkach odbiorczych członków twojego zespołu oraz nieprzypisanych prac znajdujących się w kolejkach, z których czerpiesz zadania.

• – wiadomości e-mail wysłane z elementów pracy należących do twojego obszaru działalności

• – Istniejący widok Skrzynki nadawczej wyświetla wiadomości e-mail zaplanowane do wysłania lub oczekujące na wysłanie ze skrzynki pocztowej twojego systemu.

Wszystkie te pozycje są dostępne z menu nawigacyjnego (podsekcje nowego łącza „E-maile”) i każda z nich otwiera się w osobnej karcie.

W ramach implementacji tej funkcji zmieniliśmy nazwę standardowej sekcji „Skrzynka odbiorcza” na stronie domowej na „Robocza skrzynka odbiorcza ”, aby uniknąć niejasności podczas przełączania się między widokami skupionymi na wiadomościach e-mail i elementach pracy.

Skrzynka odbiorcza

Przegląd

Sekcje Skrzynki odbiorczej

W zwijanym panelu folderów po lewej stronie Skrzynki odbiorczej znajdują się łącza do jej poszczególnych sekcji:

• Moje e-maile – wiadomości e-mail wszystkich elementów pracy aktualnie znajdujących się w twojej Roboczej skrzynce odbiorczej (czyli tych, które byłyby wyświetlone na twojej stronie domowej)

• E-maile mojego zespołu – wiadomości e-mail wszystkich elementów pracy aktualnie znajdujących się w Roboczej skrzynce odbiorczej twojego zespołu. Ten odnośnik zostanie wyświetlony tylko liderowi zespołu lub tym jego członkom, którzy mogą zobaczyć, kto do niego należy i mają wgląd do kolejek.

• Nieprzypisane e-maile – wiadomości e-mail wszystkich nieprzypisanych elementów pracy znajdujących się w kolejkach, z których czerpiesz zadania. Ten odnośnik zostanie wyświetlony tylko liderowi zespołu lub tym jego członkom, którzy mogą zobaczyć, kto do niego należy i mają wgląd do kolejek.

Wyświetlane liczby pokazują, ile nieprzeczytanych wiadomości e-mail znajduje się w poszczególnych folderach. Są tu również łącza do Wysłanych i Skrzynki nadawczej, które otwierają się w osobnych kartach.

Można sprawdzić listę wszystkich e-maili w swojej skrzynce odbiorczej, a także komentarze użytkowników samoobsługowych. Wszystkie wiadomości wyświetlają się od najnowszych wraz z informacjami, kto jest nadawcą, kiedy zostały odebrane i jaki mają temat. Widać także pierwszą linię treści i element pracy, do którego się odnoszą, a także ewentualne załączniki oraz to, czy podczas wysyłki nadano im wyższy priorytet.

Nieprzeczytane wiadomości będą zaznaczone pogrubioną czcionką – można wyświetlić tylko takie, wybierając opcję „Nieprzeczytane”.

Opcje filtrowania

Zawartość skrzynki odbiorczej można filtrować według następujących kryteriów: klient, kontrakt, usługa, proces, kolejka, adres nadawcy, załączniki i data otrzymania wiadomości.

Jeśli masz dostęp do widoku „E-maile mojego zespołu”, pojawi się również możliwość filtrowania według przypisanego użytkownika.

Przełączanie między widokami i odbieranie nowych wiadomości e-mail

Możesz przełączać się pomiędzy folderami „Moje e-maile” (w którym wyświetlane są wiadomości z twojej skrzynki odbiorczej), „E-maile mojego zespołu” (w którym są wiadomości członków twojego zespołu) i „Nieprzypisane e-maile” (wyświetlający wiadomości przychodzące dla elementów pracy w twojej kolejce, które do nikogo nie zostały jeszcze przypisane).

Po nadejściu nowej wiadomości liczba nieprzeczytanych zostanie odświeżona , a na przycisku służącym do odświeżenia widoku wyświetli się ikonka poczty. Wystarczy go kliknąć, by odświeżyć widok skrzynki odbiorczej i zobaczyć nowe wiadomości.

W głównym oknie widoku „Skrzynka odbiorcza” wyświetlany jest panel podglądu wybranego e-maila. Jego rozmiar można dostosować do swoich potrzeb.

Kliknięcie któregoś z e-maili spowoduje wyświetlenie jego pełnej treści po prawej stronie ekranu. Zobaczymy tam temat wiadomości, jej nadawcę i odbiorcę, wskazane adresy „DW”, odnośnik do elementu pracy, którego dotyczy ten e-mail, termin wykonania tego elementu oraz pełną treść wiadomości.

Odpowiadanie i przekazywanie wiadomości e-mail

Po kliknięciu wybranej ikonki („Odpowiedz”, „Odpowiedz wszystkim” lub „Przekaż”) system otworzy nową kartę dla danego elementu pracy i wyświetli okno edytora wiadomości e-mail.

Więcej opcji

Kolejne opcje ukryte są pod ikonką wielokropka, która znajduje się obok przycisków służących do tworzenia odpowiedzi. Znajdują się tam skróty umożliwiające bezpośrednie przejście do elementu pracy, którego dotyczy dana wiadomość (zostanie otwarta w nowej karcie) oraz wydrukowanie e-maila.

Można także zapisać go na dysku w pliku .eml.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.

Załączniki e-mail

Jeśli wiadomość e-mail zawiera jakiś załącznik, wyświetlona zostanie jego nazwa, rozmiar i możliwość pobrania. W przypadku wielu załączników pojawi się dodatkowa opcja, umożliwiająca pobranie ich wszystkich naraz w postaci pliku archiwum ZIP.

Widok pełnoekranowy

Można również wyświetlić wiadomość w trybie pełnoekranowym, w którym panel podglądu zostanie ukryty.

Wysłane

Przegląd

Wysłane dają dostęp do wszystkich wiadomości e-mail wysłanych z elementów pracy należących do twojego obszaru działalności.

Można tu sprawdzić listę wszystkich e-maili, które zostały wysłane. Wiadomości wyświetlają się od najnowszych wraz z informacjami, kto jest odbiorcą, kiedy zostały wysłane i jaki mają temat. Widać także pierwszą linię treści i element pracy, do którego odnoszą się wiadomości, a także ewentualne załączniki oraz to, czy podczas wysyłki nadano im wyższy priorytet.

Rozmiar panelu podglądu można dostosować do swoich potrzeb.

Kliknięcie któregoś z e-maili spowoduje wyświetlenie jego pełnej treści po prawej stronie ekranu. Zobaczymy tam temat wiadomości, jej nadawcę i odbiorcę, wskazane adresy „DW”, odnośnik do elementu pracy, którego dotyczy ten e-mail, termin wykonania tego elementu oraz pełną treść wiadomości.

Można również wyświetlić wiadomość w trybie pełnoekranowym, w którym panel podglądu zostanie ukryty.

Przełączanie między widokami

Możesz przełączać się pomiędzy folderami „Moje e-maile” (w którym wyświetlane są wiadomości wysłane przez ciebie) i „E-maile mojego zespołu” (w którym są wiadomości wysłane przez członków twojego zespołu).

Odpowiadanie i przekazywanie wiadomości e-mail

Dostępne możliwości to „Odpowiedz”, „Odpowiedz wszystkim” oraz „Przekaż” wysłaną wiadomość e-mail. Po kliknięciu wybranej ikonki system otworzy nową kartę dla danego elementu pracy i wyświetli okno edytora wiadomości e-mail.

Opcje filtrowania

Wysłane e-maile można filtrować według następujących kryteriów: klient, kontrakt, usługa, proces, kolejka, adres odbiorcy, zakres dat, status elementu pracy, którego dotyczy wiadomość, załączniki i informacja o tym, czy e-mail został wygenerowany przez system.

Należy pamiętać, że przy filtrowaniu według daty maksymalny przedział czasowy wynosi 90 dni.

Jeśli masz dostęp do widoku „E-maile mojego zespołu”, pojawi się również możliwość filtrowania według przypisanego użytkownika i według odbiorcy.

Więcej opcji

Kolejne opcje ukryte są pod ikonką wielokropka, która znajduje się obok przycisków służących do tworzenia odpowiedzi. Znajdują się tam skróty umożliwiające bezpośrednie przejście do elementu pracy, którego dotyczy dana wiadomość (zostanie otwarta w nowej karcie) oraz wydrukowanie e-maila.

Można także zapisać go na dysku w pliku .eml.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.

Załączniki e-mail

Skrzynka nadawcza

Kierując się podejściem „najpierw poczta”, w najnowszej wersji skupiliśmy się przede wszystkim na ulepszeniu funkcjonalności poczty elektronicznej. Użytkownicy mają teraz do dyspozycji widoki „Skrzynka odbiorcza”, „Wysłane” i „Skrzynka nadawcza”, które pozwalają na bieżąco śledzić odbierane i wysyłane wiadomości, a tym samym – niezwłocznie na nie reagować.

Oprócz tego wersja 2022.4 zawiera wiele nowych funkcji, które pomagają w łączeniu ze sobą elementów pracy, poprawiając ich widoczność w ramach powiązanych grup (np. spraw i należących do nich czynności) oraz ułatwiając łączenie poszczególnych zapytań i spraw. Oto przegląd najważniejszych zmian w tej wersji:

Nowe funkcje poczty e-mail

W najnowszej wersji wprowadziliśmy wiele nowych funkcji związanych z obsługą e-maili oraz udoskonaliliśmy te już istniejące, by ułatwić pracę użytkownikom, którzy chcą zorganizować swoje działania wokół poczty e-mail.

• – nowe widoki poczty elektronicznej, dzięki którym użytkownicy mają pod ręką wszystkie przychodzące i wychodzące wiadomości, które dotyczą ich działalności:

  • „Skrzynka odbiorcza” pokazuje wszystkie nadchodzące wiadomości dla twoich elementów pracy, elementów pracy twojego zespołu oraz zadań znajdujących się w twoich kolejkach.

  • , co zostało nadesłane dla elementów pracy, którymi zajmujesz się ty lub twój zespół (albo wysłane przez ciebie lub twój zespół) w ciągu ostatnich 90 dni – lub więcej, jeśli zajdzie taka potrzeba.

• – można zapisywać tworzone wiadomości e-mail bez ich wysyłania, by dokończyć i wysłać je później.

• – nowe funkcje dostępne podczas tworzenia wiadomości.

• – dodaliśmy opcję wysyłania automatycznych potwierdzeń również dla spraw. Warto przy tym pamiętać, że opcja ta (podobnie jak dodana wcześniej analogiczna możliwość dla zapytań) jest teraz i należy ją włączyć samemu, jeśli wiadomości dla danych elementów pracy mają być automatycznie wysyłane.

​

Większe wsparcie dla połączonych elementów pracy

Liczne usprawnienia nie ominęły również pracy z połączonymi elementami pracy, zarówno w przypadku ściśle powiązanych grup elementów, jak i mających ze sobą mniejszy związek zadań pochodzących z różnych zapytań i obszarów działalności.

• Można teraz elementów pracy, tak samo jak wcześniej do nowo tworzonych.

• wystarczy zaledwie jedna czynność wykonywana z poziomu strony domowej.

• , by łatwiej można było się zorientować, z czym powiązana jest aktualnie wykonywana praca.

Inne funkcje

Poza wymienionymi nowościami dotyczącymi wiadomości e-mail i połączonych elementów pracy, nowa wersja Enate przynosi również inne pożyteczne usprawnienia. Oto kilka najważniejszych…

Proces przekształcania zapytań w sprawy został znacząco przyspieszony. To szczególnie przydatne w sytuacji, gdy podczas przetwarzania zapytania okaże się, że wygodniej i efektywniej będzie zająć się nim w formie sprawy.

W tym celu należy rozwinąć kartę zapytania, wybrać „Przekształć w sprawę”, a następnie wskazać proces sprawy, w który ma być przekształcone zapytanie.

System wyświetli wówczas wszelkie powiązane karty niestandardowe dla tej sprawy – wystarczy wprowadzić wszystkie wymagane dane i kliknąć „Rozpocznij Sprawę” na karcie informacyjnej.

Jeśli ustawienia systemu pozwalają użytkownikowi na zmianę terminu zakończenia podczas tworzenia sprawy, można w tym miejscu wybrać nową datę.

Jeśli ustawienia systemu pozwalają na ustawienie harmonogramu dla nowej sprawy podczas jej tworzenia w Work Managerze, można w tym miejscu wybrać harmonogram.

Można zachować każde osobne zapytanie do rozpatrzenia przez siebie, wybierając na karcie ustawień opcję „Zatrzymaj przy mnie”, a także zdecydować o wysłaniu do głównego kontaktu danego zapytania wiadomości e-mail z informacją, że zapytanie zostało przekształcone w sprawę – w tym celu należy zaznaczyć opcję „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail”.

Aby potwierdzić przekształcenie zapytania w sprawę, należy kliknąć przycisk na karcie informacyjnej:

Wyświetlone zostaną komunikaty potwierdzające, że zapytanie zostanie zamknięte i zastąpione sprawą (z tym samym numerem referencyjnym, ale z oznaczeniem „-C” na końcu).

Oryginalne zapytanie nie jest już częścią świadczonej usługi i ma teraz status „Oczekuje” z metodą rozwiązania „Sprawa rozpoczęta” oraz linkiem do tej sprawy.

Status oryginalnego zapytania zmieni się na „Zamknięte” po zamknięciu rozpoczętej z niego sprawy.

Nowa rozpoczęta sprawa ma status „Do zrobienia”.

Bogatsze możliwości formatowania

Dodaliśmy nowe opcje formatowania treści e-maili do ekranu edytora, które mogą okazać się przydatne podczas tworzenia nowej wiadomości. Wśród nowości znajdują się:

• widok pełnoekranowy;

• możliwość przypięcia paska formatowania wiadomości e-mail;

• możliwość wstawienia linii poziomej;

• możliwość dostosowania wysokości linii;

• opcje tekstowe - możliwość zwiększenia lub zmniejszenia wcięcia tekstu;

• możliwość przekreślenia tekstu (dostępne również poprzez zaznaczenie tekstu i naciśnięcie kombinacji Ctrl + S);

• możliwość wstawiania znaków specjalnych.

Wszystkie te nowe funkcje trafiły do edytora wiadomości e-mail w Work Managerze i Builderze oraz do edytora podpisu e-mail w Work Managerze.

Zapisywanie ustawień czcionki

Podczas tworzenia wiadomości e-mail w jakiejkolwiek formie (jako szablon w Builderze czy też nowa wiadomość, odpowiedź lub przekazanie w ramach elementu pracy w Work Managerze) użyte ustawienia czcionki (np. styl i rozmiar) zostaną zachowane na przyszłość, by nie trzeba było wybierać ich ponownie.

Wartości te są zapisywane w profilu użytkownika, więc będą używane podczas pracy i w Builderze, i w Work Managerze.

Dotyczy to tylko tekstu wpisywanego na samej górze tworzonego e-maila – po przeniesieniu kursora na wpisany wcześniej tekst, styl i rozmiar czcionki dopasuje się do niego. Więcej szczegółów można znaleźć poniżej. Przy okazji tej zmiany rozwiązany został problem niespójności „nowych pustych linii” w wiadomościach – podczas tworzenia nowego e-maila na samej górze zawsze dodawane będą dwie puste linie.

Uwaga: w przypadku tekstów standardowych i szablonów zastosowane zostaną takie ustawienia czcionki, przy pomocy jakich zostały utworzone.

Styl i wielkość czcionki użytej podczas tworzenia wiadomości zależeć będzie od tego, czy kliknięto wcześniej wpisaną treść. Na wybór użytej czcionki ma wpływ automatyczne wstawianie dwóch pustych linii na początku każdego nowego maila:

• pierwsza automatycznie wstawiona linia: zapisane ustawienia czcionki z ostatniego e-maila tworzonego przez danego użytkownika;

• druga automatycznie wstawiona linia: zawsze ustawiona na czcionkę Arial w rozmiarze 10.

Dalsza treść wiadomości może pochodzić z: poprzednich e-maili w wątku;

• szablonu e-mail;

• ustawionego podpisu. Styl i rozmiar czcionki w tych sekcjach będzie zgodny z istniejącą treścią, w zależności od tego, w którym miejscu użytkownik kliknie.

Przekroczenie limitu wiadomości e-mail

Ułatwiliśmy również użytkownikom zorientowanie się w sytuacji, gdy próbują wysłać wiadomość e-mail, która przekracza maksymalny rozmiar. Teraz w takiej sytuacji wyświetlone zostanie stosowne ostrzeżenie.

Dla takiej wiadomości nie będzie można zaplanować wysłania w późniejszym terminie ani zapisać jej jako wersja robocza.

Należy pamiętać, że kontrola rozmiaru e-maila odbywa się w chwili jego zapisywania, a nie wysyłania. Jeśli zatem zaplanowano do późniejszego wysłania wiadomość o rozmiarze 25 MB, a następnie maksymalny rozmiar został zmniejszony w Builderze do 10 MB, e-mail ten nadal zostanie wysłany, ponieważ jego rozmiar był zgodny z limitem obowiązującym w chwili jego zapisania.

Można skonfigurować maksymalny rozmiar dla wiadomości e-mail na stronie „Ustawienia systemu” w Builderze, używając funkcji „Maksymalny rozmiar wiadomości e-mail”. Zaleca się ustawić limit o 30% większy od zakładanego, aby dać użytkownikom dodatkowy bufor bezpieczeństwa, który uwzględni chociażby kodowanie. Przykład: jeśli maksymalny rozmiar ma wynosić 100 MB, należy go ustawić na 130. Uwaga: po aktualizacji maksymalny rozmiar wiadomości e-mail zostanie ustawiony na „Bez limitu”. Ponadto limit rozmiaru nie będzie miał zastosowania do wiadomości generowanych przez system, takich jak np. potwierdzenie przesłania zgłoszenia.

Pobieranie wiadomości e-mail w postaci plików .eml

Dla wszystkich typów e-maili (przychodzących, wychodzących, anulowanych, nieudanych, zaplanowanych) istnieje możliwość zapisania pliku .eml na dysku komputera. Opcję tę znaleźć można w różnych miejscach systemu – wszędzie tam, gdzie użytkownik ma możliwość podglądu wiadomości e-mail, np. w sekcji komunikacji i osi czasu elementu pracy, Skrzynce odbiorczej czy widoku Wysłanych.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.

Kopiowanie komunikacji powiązanych elementów pracy podczas tworzenia nowego połączonego elementu

Usprawniliśmy możliwości programu w zakresie współdzielenia komunikacji podczas tworzenia nowych połączonych elementów pracy bezpośrednio ze spraw lub zapytań . Teraz, podczas udostępniania komunikacji między połączonymi elementami pracy, komunikacja powiązanychelementów dzielona jest również z nowym elementem.

Przykład: w momencie tworzenia nowej połączonej sprawy lub zapytania, użytkownik ma możliwość skopiowania komunikacji elementu pracy (czyli wiadomości e-mail wraz z załącznikami) oraz uwag z oryginalnej sprawy lub zapytania do nowej połączonej sprawy. W przedstawionej sytuacji komunikacja z czynności uruchamianej sprawy także zostanie skopiowana. Podobnie w przypadku rozdzielonego zapytania skopiowana zostanie komunikacja z zapytania macierzystego.

Więcej o różnicach między powiązanymi a połączonymi elementami pracy można znaleźć tutaj.

Ulepszenia w zakresie podglądu połączonych elementów pracy.

Nowa wersja systemu przynosi kilka poprawek w zakresie funkcjonalności połączonych elementów pracy. Gdy element pracy, który jest połączony z innym, zostanie następnie scalony, rozdzielony lub przekształcony w sprawę, wówczas elementy powstałe w wyniku tego procesu zachowają ze sobą połączenie. Poprzednio w takich sytuacjach połączenie tracone.

Przykład:

• gdy zapytanie zostanie połączone z elementem pracy A, a potem scalone z elementem B, to scalone zapytanie utrzyma połączenie z elementem A.

• gdy zapytanie zostanie połączone z elementem pracy A, a potem rozdzielone na wiele różnych zapytań, to zapytania potomne utrzymają połączenie z elementem A.

• gdy zapytanie zostanie połączone z elementem pracy A, a potem przekształcone w sprawę, to powstała sprawa utrzyma połączenie z elementem A.

Przegląd

By ułatwić pracę z pocztą elektroniczną, dodaliśmy możliwość zapisywania tworzonych wiadomości jako wersje robocze, jeśli nie są jeszcze gotowe do wysłania. Teraz, podczas tworzenia wiadomości e-mail dla danego elementu pracy, można zapisać go jako wersję roboczą i wrócić do niego później.

Teraz, podczas tworzenia wiadomości e-mail dla danego elementu pracy, można zapisać go jako wersję roboczą i wrócić do niego później. Wersje robocze będą przechowywane maksymalnie przez 90 dni.

Należy pamiętać, że nie da się zapisać jako wersję roboczą takiej wiadomości, której rozmiar przekracza limit ustawiony w Builderze – więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj.

Podgląd wersji roboczych wiadomości e-mail

Jeśli filtr „Wersje robocze” na karcie komunikacji/osi czasu jest włączony (po aktualizacji będzie włączony automatycznie), pojawią się tam wszystkie zapisane wersje robocze wiadomości e-mail danego elementu pracy.

Znajdzie się tam również informacja, kto jest autorem wersji roboczej, a także kilka pierwszych linii treści.

Po kliknięciu wybranej pozycji widok zostanie rozszerzony, wyświetlając dodatkowo adres, z którego e-mail zostanie wysłany, adresy DW i UDW, temat, załączniki i pełną treść, o ile dane były już wprowadzone w chwili zapisywania wersji roboczej.

Wersję roboczą można edytować z poziomu osi czasu, klikając „Aktualizuj wersję roboczą”, co otworzy okno edytora. Można jednak edytować lub usuwać tylko wersje robocze wiadomości z elementów pracy, do których należą.

Istnieje również możliwość skasowania wersji roboczej, otwarcia e-maila w wyskakującym okienku oraz jego wydrukowania.

Nad jedną wersją roboczą może pracować wielu użytkowników, ale nie jednocześnie. Z kolei w jednym elemencie pracy można zapisać wiele wersji roboczych wiadomości. Wszystkie je da się podejrzeć i edytować z poziomu karty komunikacji/osi czasu.

Jeśli dany element pracy ma już zapisaną wersję roboczą e-maila, system wyświetli o tym komunikat, gdy użytkownik zacznie pisać nową wiadomość. Można wówczas wybrać, czy kontynuować tworzenie nowej wiadomości, czy przejść do edycji już istniejącej.

Po scaleniu lub przekształceniu zapytania w sprawę. zapisane wersje robocze wiadomości danego elementu pracy zostaną wyświetlone na karcie komunikacji/osi czasu wszystkich elementów w powiązanej grupie, o ile włączone są filtry „Wersje robocze” i „Uwzględnij powiązane elementy pracy”.

Wersja robocza wiadomości pojawi się na osi czasu wraz z numerem referencyjnym elementu pracy, do którego należy.

Należy pamiętać, że wersje robocze e-maili nie będą uwzględniane podczas kopiowania komunikacji do nowego połączonego elementu pracy, nawet jeśli opcja „Kopiuj komunikację” jest włączona.

Dodawanie plików do wersji roboczych wiadomości e-mail

Ikonka załącznika przy wersji roboczej wiadomości na karcie komunikacji/osi czasu wskazuje, czy dodano do niej jakieś pliki.

Po kliknięciu wybranej pozycji widok zostanie rozszerzony, wyświetlając dodatkowo nazwę załącznika oraz możliwość pobrania go na dysk.

Dodatkowo wszelkie pliki załączone do wersji roboczych wiadomości e-mail będą widoczne na karcie plików i oznaczone ikonką wersji roboczej. Z tego miejsca można przeglądać, pobierać albo kasować pliki dodane do wersji roboczych wiadomości. Nie można jednak dodawać do nich uwag ani tagów.

Nowe informacje na listach kontrolnych czynności to:

• imię i nazwisko osoby, która jako ostatnio zaktualizowała element pracy na liście;

• data tej aktualizacji.

Więcej informacji o funkcjach dostępnych na ekranie czynności można znaleźć tutaj:

Przegląd

Poza tworzeniem nowych połączonych elementów sprawy ze sprawy lub zapytań, można teraz tworzyć połączenia pomiędzy już istniejącymi sprawami i zapytaniami, co pozwoli lepiej zarządzać działaniami różnych zespołów.

Połączenia między istniejącymi elementami pracy można tworzyć na dwa sposoby:

1. z elementu pracy;

2. ze strony domowej.

Łączenie istniejących elementów pracy z poziomu jednego z nich

Istniejące elementy pracy można łączyć z poziomu jednego z nich, przechodząc do ekranu elementu i wybierając „+ element pracy”, a następnie „Istniejący element”.

Wyświetlone zostanie wyskakujące okienko, w którym można wyszukać sprawy i/albo zapytania, z którymi ma być połączony dany element pracy.

Jednorazowo można połączyć do 50 elementów pracy, ale ogólna liczba połączeń jest nieograniczona.

Odnośnik do nowej połączonej sprawy lub zapytania pojawi się na karcie „Połączone prace” na ekranie elementów, które zostały połączone.

Łączenie istniejących elementów pracy z poziomu strony domowej

Aby połączyć istniejące elementy pracy z poziomu strony domowej, należy na jej siatce (która może wyświetlać informacje z sekcji „Robocza skrzynka nadawcza”, „Robocza skrzynka nadawcza zespołu”, „Moja praca”, „Praca zespołu”) wskazać sprawy i zapytania do połączenia, a następnie wybrać opcję „Połącz”, która pojawi się w górnej części siatki.

Pierwsza wybrana sprawa lub zapytanie będzie tym elementem, z którym połączone zostaną wszystkie następne (albo pierwsza na liście, jeśli wykorzystana zostanie opcja „Zaznacz wszystko”).

Wyświetlone zostanie okienko z komunikatem potwierdzającym, które sprawy lub zapytania zostaną połączone z danym elementem pracy.

Jednorazowo można połączyć do 50 elementów pracy, ale ogólna liczba połączeń jest nieograniczona.

Po przejściu do sprawy lub zapytania, z którą połączone zostały pozostałe elementy, na karcie „Połączone prace” wyświetlane będą WSZYSTKIE przyłączone elementy.

Jeśli użytkownik pracuje właśnie nad jednym z elementów wybranych do połączenia z elementem głównym, na karcie „Połączone prace” przetwarzanego elementu pojawi się tylko informacja o elemencie głównym, bez wykazu wszystkich innych z nim połączonych.

Rozłączenie elementów pracy

Można w każdej chwili rozłączyć elementy pracy, przechodząc na kartę „Połączone prace” i klikając ikonę „Rozłącz”.

W poprzednich wersjach system domyślnie wysyłał automatyczne wiadomości. By zmienić to zachowanie w przypadku konkretnego zapytania, należało WŁĄCZYĆ funkcję „Wyłącz automatyczne wiadomości e-mail”.

Teraz domyślne zachowanie zostało zmienione – system NIE będzie wysyłał automatycznych wiadomości. JEŚLI AUTOMATYCZNE WIADOMOŚCI E-MAIL DLA ZAPYTANIA MAJĄ BYĆ WYSYŁANE, NALEŻY WŁĄCZYĆ FUNKCJĘ (O ZMIENIONEJ NAZWIE) „WYSYŁAJ AUTOMATYCZNE WIADOMOŚCI E-MAIL”.

Ta zmiana obowiązuje również na ekranie służącym do tworzenia nowego połączonego zapytania.

Dodatkowo, podczas uruchamiania zapytania ze strony „Aktywność kontaktu” opcja „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail” będzie teraz domyślnie wyłączona, ale możesz ją ręcznie włączyć na ekranie zapytania.

Ta zmiana nie ominęła także sekcji „E-mail” w Builderze – podczas ustawiania przekierowań, opcja kontrolująca wysyłanie automatycznych e-maili została w nowej wersji zmieniona. Teraz domyślnym zachowaniem systemu będzie NIEWYSYŁANIE takich wiadomości, a jeśli mają być wysyłane, trzeba ręcznie włączyć opcję „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail”..

Dodawanie kontaktu do nowego połączonego zapytanie jest teraz OPCJONALNE

Nie ma już konieczności dodawania kontaktu albo tagów „kontakt główny” bądź „wnioskodawca” do kontaktu podczas tworzenia nowego połączonego zapytania. Oczywiście nadal jest taka możliwość.

Pozwoli to na tworzenie połączonych zapytań z już istniejącego, najczęściej w celu usprawnienia zarządzania wewnętrzną aktywnością, a także zapewni, że komunikacja tworzona w ramach nowego połączonego zapytania nie zostanie wysłana do pierwotnego usługobiorcy (by nie był stale informowany o wewnętrznej aktywności w sprawie jego zlecenia). Usunięcie obowiązku dodawania kontaktów do połączonych zapytań znacznie to ułatwi.

Większa kontrola nad kopiowaniem danych do nowych połączonych spraw lub zapytań

W nowej wersji Enate usprawniliśmy proces kopiowania danych do nowych połączonych zapytań lub spraw.

Poprzednio użytkownicy musieli skopiować wszystkie błędy, pliki, odnośniki i dane niestandardowe z oryginalnej sprawy lub zapytania do tworzonych elementów.

Teraz można już wybrać, dane jakiego typu mają być skopiowane. Dostępne opcje to:

• Błędy

• Pliki (łącznie z tagami i uwagami)

• Odnośniki (łącznie z tagami i uwagami)

• Dane niestandardowe (np. niestandardowe pola)

Więcej informacji o tworzeniu nowych połączonych elementów pracy można znaleźć tutaj:

W profilu użytkownika pojawiło się nowe ustawienie (dostępne dla liderów zespołów), które pozwala liderom modyfikować pracę członków zespołów w taki sposób, by mogli zajmować się elementami przypisanymi tylko do ich kolejek.

Nadal będą mogli zdobyć kolejne zadania za pomocą przycisku „Wybierz pracę z kolejki” (to podejście i tak przydziela użytkownikowi pracę tylko z jego kolejki). Nowa opcja uniemożliwi jednak ręczne przypisanie im pracy przez innych członków zespołu z kolejek, do których nie są przypisani.

Gdy to ustawienie jest wyłączone, członkowie zespołu będą mogli zajmować się zadaniami pochodzącymi z jakiejkolwiek kolejki (w granicach uprawnień grupy użytkowników nadanych im w Builderze). Natomiast gdy to ustawienie jest włączone, użytkownicy wciąż będą mogli pracować z elementami, które nie są przypisane do żadnej kolejki. Jeśli zaś do danego użytkownika przypisano już elementy z kolejek, do których nie należy, będzie on mógł kontynuować pracę, ale przydzielanie kolejnych takich elementów zostanie zablokowane. Przypisanie takich elementów pracy do użytkownika można cofnąć ręcznie. Ponadto jeśli status któregoś z elementów pracy, którym już zajmuje się użytkownik (a który nie pochodzi z jego kolejki) zmieni się na „Oczekuje” lub „Rozwiązane”, zostanie on przeniesiony do Roboczej skrzynki nadawczej zespołu i znów nie będzie do nikogo przypisany. Gdy ten element będzie już gotowy do dalszego przetwarzania (np. nadejdą nowe związane z nim informacje), NIE zostanie przypisany z powrotem do poprzedniego użytkownika, ponieważ nie należy do jego kolejki. Zamiast tego zostanie przypisany zgodnie z regułami przydziału.

Dodaliśmy opcję domyślnego tagowania kontaktów, aby korzystanie z tej funkcjonalności w przypadku elementów pracy było szybsze i łatwiejsze. Teraz można dodać domyślny tag dla konkretnego kontaktu, na przykład:

wiedząc, że „Jane Smith” będzie brokerem dla każdego elementu pracy, do którego zostanie przypisana jako kontakt, można dodać do jej danych na liście kontaktów tag „broker”, który odtąd będzie podstawiany do elementu pracy przez system i użytkownik nie będzie musiał za każdym razem robić tego ręcznie.

Lista tagów domyślnych jest utrzymywana w Builderze w sekcji „Ustawienia ogólne” >> „Tagi kontaktów” .

Tag domyślny można ustawić podczas dodawania nowego kontaktu do systemu.

Można to również zrobić przy okazji edycji kontaktu na stronie „Kontakty”.

Atrybut „tag domyślny” można również edytować zbiorczo, to znaczy dla wielu kontaktów jednocześnie – wystarczy wybrać kontakty na siatce poświęconej im strony i kliknąć przycisk „Edytuj”, by otworzyć wyskakujące okienko „Edycja zbiorcza”.

Należy pamiętać, że dla każdego kontaktu można ustawić tylko jeden tag domyślny.

Z kolei gdy element pracy został utworzony za pomocą przycisku „Rozpocznij element pracy” na karcie „Aktywność kontaktu”, kontakt ten zostanie oznaczony jako „Wnioskodawca”, „Podmiot” i „Kontakt główny” tego elementu. Dodatkowo system podstawi tag domyślny tego kontaktu, o ile został ustawiony.

Zachowanie domyślnego tagu kontaktu, gdy ustawienie „Dostępny dla wielu” jest wyłączone

Jeśli ustawienie „Dostępny dla wielu” jest w przypadku określonego tagu wyłączone, można go przypisać tylko do jednego kontaktu danego elementu pracy. Przykład: może się zdarzyć, że tylko jeden kontakt przypisany do danego zapytania może być oznaczony jako „broker”. Uderzy to w domyślne tagowanie, gdy dwa kontakty mające taki sam tag domyślny (który musi być unikalny) zostaną dodane do elementu pracy (zarówno ręcznie, jak i automatycznie). W takiej sytuacji system przypisze tag domyślny tylko jednemu kontaktowi i tym samym usunie go z pozostałych, którym przydzieli inny istniejący tag w następującej kolejności:

• Kontakt główny;

• Wnioskodawca;

• Podmiot;

• DW;

• inny kontakt przypisany do danego elementu pracy.

Dodatkowe uwagi dotyczące niedopasowania firmy dostawczej do tagów kontaktów:

• Nie da się dodać domyślnego tagu do kontaktu, jeśli firma, do której jest on przypisany, ma ustawioną inną firmę dostawczą niż tag domyślny.

• Nie da się złożyć elementu pracy z kontaktem, którego tag domyślny jest ustawiony na inną firmę dostawczą niż ta, która przypisana jest do elementu pracy.

W nowej wersji osi czasu znajdziemy jeszcze więcej przydatnych informacji.

Na osi czasu sprawy wyświetlana jest teraz historia jej przeróbek, zawierająca informacje na temat tego, kto i kiedy ustawił ją do przerobienia oraz numer kroku i czynność, od których należy rozpocząć jej ponowne opracowywanie.

W celu włączenia wyświetlania historii przeróbek należy zaznaczyć odpowiednią pozycję w nowym okienku filtrowania osi czasu.

Aby umożliwić bardziej efektywne zarządzanie SLA, dodaliśmy możliwość sprawdzenia na osi czasu, kiedy dokonano zmiany terminu zakończenia.

Jeśli termin został zaktualizowany, na osi czasu pojawi się nowa data i godzina wraz z informacjami o tym, kto, kiedy i dlaczego dokonał zmian. Możliwe przyczyny zmiany to: przejście na ręczne przetwarzanie, zmiana aktualnego kroku sprawy lub zmiana kategorii zapytania (np. w związku z metodą ustalania terminu zakończenia).

Po zaznaczeniu odpowiednich pozycji na liście filtrów, oś czasu może wyświetlać termin zakończenia lub to, kiedy został on przekroczony.

Z kolei opcja „Zmiana kategorii zapytania” umożliwia dodanie do osi czasu informacji właśnie o zdarzeniach tego rodzaju.

Wpis na osi czasu wskaże, kto zmienił kategorię zapytania, kiedy to zrobił i na jaką.

W nowej wersji Enate można już tak skonfigurować system, by automatycznie tworzył nowe kontakty zewnętrzne po nadejściu wiadomości e-mail, która zawiera nowe adresy e-mail.

Nowa funkcja znajduje się w Buildera i jest domyślnie włączona, czyli nowe kontakty z wiadomości e-mail są tworzone automatycznie.

Należy pamiętać, że firma, z którą zostanie powiązany automatycznie utworzony kontakt, zostanie wybrana na podstawie ustawionego zakresu. Jeśli jest on ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny”, nowemu kontaktowi zostanie przypisany zakres globalny, tzn. nie będzie on powiązany z żadną konkretną firmą. Jeśli zaś zakres ustawiony jest na „Lokalny”, kontakt będzie podpięty do firmy, z którą połączony jest powiązany element pracy.

System automatycznie wstawi imię i nazwisko kontaktu na podstawie nazwy wyświetlanej w wiadomości e-mail. Dodatkowe informacje:

• Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się spacja, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszą spacją, zostanie użyte jako imię kontaktu, a to, co znajduje się po ostatniej spacji – jako jego nazwisko. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „John Smith”, to imię kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „John”, a nazwisko jako „Smith”.

• Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się przecinek, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszym przecinkiem, zostanie użyte jako nazwisko kontaktu, a to, co znajduje się po przecinku – jako jego imię. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „Smith, John”, to nazwisko kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „Smith”, a imię jako „John”.

• Jeśli system nie jest w stanie automatycznie wypełnić imienia i nazwiska, kontakt zostanie utworzony bez nich, a użytkownik zostanie poproszony o samodzielne dopisanie tych danych podczas zapisywania elementu pracy.

Ponadto do strony „Zarządzanie kontaktami” dodana została kolumna o nazwie „Utworzone automatycznie”, wskazująca użytkownikowi, które z jego kontaktów zewnętrznych zostały utworzone automatycznie, a które ręcznie.

Szybkie wyszukiwanie na karcie „Widoki”

Kilku usprawnień doczekała się także karta „Widoki”, na której można teraz wyszukiwać dane w trybie zaawansowanym. Do ekranu da się teraz szybko dostać bezpośrednio z poziomu szybkiej wyszukiwarki. Jeśli wyniki z wyszukiwarki okażą się niewystarczające, można teraz z łatwością skorzystać z bardziej zaawansowanych możliwości wyszukiwania, jakie oferuje karta „Widoki”.

Zapisane widoki w sekcji nawigacji

Przegląd

Dzięki powiadomieniom użytkownicy Enate są na bieżąco informowani o wszystkim, co dotyczy interesujących ich zapytań, czynności i spraw. Można je swobodnie dostosowywać do własnych potrzeb, wybierając elementy do obserwowania, zdarzenia, o których chcemy być informowani oraz sposób dostarczania samych powiadomień.

Opcje do wyboru to:

• Obserwuj element pracy;

• Obserwuj wszystkie elementy w skrzynce odbiorczej;

• Obserwuj wszystkie elementy w kolejkach.

Otrzymywanie powiadomień o poszczególnych elementach pracy

Obserwowanie elementu pracy

Można otrzymywać powiadomienia dotyczące konkretnego elementu pracy – w tym celu wystarczy otworzyć go w Work Managerze i kliknąć przycisk „Obserwuj” znajdujący się na pasku nagłówka.

Zaprzestanie obserwowania elementu pracy

Obserwowanie danego elementu pracy można zakończyć w dowolnym momencie, klikając przycisk „Przestań obserwować” na jego stronie.

Dostosowywanie powiadomień

W tym miejscu można wybrać nie tylko konkretne elementy pracy do obserwowania, ale także bardziej ogólnie określić rodzaj powiadomień, jakie chcemy otrzymywać automatycznie. W tym celu należy:

• wskazać elementy pracy, do których chcemy otrzymywać powiadomienia, np. elementy we własnej skrzynce odbiorczej;

• określić rodzaj zdarzeń związanych z tymi elementami pracy, o których chcemy być powiadamiani.

Więcej szczegółów na ten temat można znaleźć poniżej.

Zakres elementów, dla których mają być wysyłane powiadomienia

Zdarzenia, o których mają być wysyłane powiadomienia

Użytkownik musi również wybrać, o jakich zdarzeniach dotyczących wskazanych elementów pracy chce być powiadamiany.

Dostępne są następujące opcje:

Sposób powiadomienia – rożne typy powiadomień

Centrum powiadomień

Ikona powiadomień wskazuje liczbę nieprzeczytanych wiadomości.

Kliknięcie ikony powiadomień spowoduje wyświetlenie Centrum powiadomień.

Tutaj użytkownik znajdzie otrzymane powiadomienia (wyświetlanych jest 100 najnowszych wiadomości), posortowane na „Wszystkie” oraz „Nieprzeczytane”.

Kliknięcie danego powiadomienia przeniesie użytkownika do związanego z nim elementu pracy.

Można również oznaczyć pojedyncze lub (z menu z wielokropkiem) wszystkie powiadomienia jako przeczytane.

Wyciszenie powiadomień – Nie przeszkadzać

Zaznaczenie opcji „Nie przeszkadzać" spowoduje wyłączenie wszystkich powiadomień e-mail i wyskakujących okienek. Uwaga: użytkownik nadal będzie otrzymywał powiadomienia w swoim Centrum powiadomień.

Wyskakujące okienka powiadomień w przeglądarce

Jeśli w przeglądarce internetowej włączone jest wyświetlanie wyskakujących okien, wszystkie nowe powiadomienia pojawią się w prawym dolnym rogu ekranu. Kliknięcie odnośnika do elementu pracy przeniesie użytkownika bezpośrednio do niego.

Wyskakujące powiadomienia będą wyświetlać się na każdym ekranie, o ile użytkownik jest zalogowany do Work Managera.

Zezwolenie na wyświetlanie wyskakujących powiadomień w przeglądarce

By wyskakujące powiadomienia mogły się wyświetlać, być może trzeba będzie dostosować ustawienia przeglądarki internetowej. Jeśli okaże się to konieczne, w Centrum powiadomień pojawi się stosowne ostrzeżenie.

W celu włączenia wyskakujących powiadomień należy w przeglądarce przejść do Ustawień > Prywatność i bezpieczeństwo > Ustawienia witryn > Uprawnienia > Powiadomienia i dostosować ustawienia w taki sposób, by strony internetowe mogły wysyłać powiadomienia.

Powiadomienia w wiadomościach e-mail

W treści powiadomień e-mail znajdzie się odnośnik do elementu pracy, którego dotyczą. Kliknięcie odnośnika otworzy bezpośrednio stronę tego elementu, o ile użytkownik jest już zalogowany do Enate. W przeciwnym wypadku zostanie przeniesiony na stronę logowania do Enate, by po zalogowaniu przejść prosto do strony danego elementu pracy.

Powiadomienia na pulpicie

Włączenie powiadomień na pulpicie

Oprócz wyświetlania powiadomień w Centrum powiadomień Work Managera, w postaci wyskakujących okienek w przeglądarce oraz w wiadomościach e-mail, możliwe jest również ustawienie wyskakujących okienek w różnych miejscach na pulpicie komputera, np. w Menu Start systemu Windows oraz na ekranie blokady.

Dźwięki dla powiadomień na pulpicie

W ustawieniach powiadomień pulpitu można włączyć dźwięki dla wyświetlanych wiadomości.

Wyłączenie wszystkich powiadomień

Aby wyłączyć WSZYSTKIE powiadomienia, należy aktywować taką opcję na karcie Ustawień użytkownika w górnej części Ustawień powiadomień.

Po jej uruchomieniu system nie będzie generował żadnych powiadomień. Ustawienia użytkownika zostaną zapisane, na wypadek gdyby zaszła potrzeba ponownego włączenia powiadomień.

Użytkownicy nie mogą już korzystać ze starych, nieaktualnych harmonogramów lub harmonogramów, które zostały już uruchomione podczas rozpoczynania w Work Managerze sprawy lub czynności skonfigurowanej tak, aby wymagała harmonogramu. Tym samym nieaktualne harmonogramy nie mogą już przypadkowo tworzyć elementów pracy, dzięki czemu w systemie nie będzie błędnych zadań.

Zaktualizowana funkcja śledzenia czasu dla zapytań, spraw i czynności pokazuje więcej informacji i usprawnia przetwarzanie tych elementów pracy.

Ułatwiony został dostęp do wcześniej zarejestrowanych czasów pracy agentów nad danym elementem, można również wyświetlić kartę w trybie pełnoekranowym – znajdziemy na niej wówczas pełniejsze informacje na temat zmian wprowadzanych we wcześniej zarejestrowanych czasach, w tym zapisy tego, kto i kiedy ich dokonał oraz na czym polegały.

Zmieniliśmy sposób obliczania daty „Rozwiązane w dniu” dla rozdzielonego zapytania.

Teraz jest to obliczane jako najpóźniejsza data rozwiązania dla rozdzielonych zapytań – data „Rozwiązane w dniu” pierwotnego zapytania będzie taka sama jak data rozwiązania ostatniego z zapytań potomnych. Przy poprzednim podejściu mogło dojść do sytuacji, że pierwotne zapytanie było oznaczane jako rozwiązane z wcześniejszą datą niż data rozwiązania niektórych z jego zapytań potomnych. Natomiast obecne podejście gwarantuje też, że data „Rozwiązane w dniu” nie zmieni się po jej ustawieniu.

Przykład:

Zapytanie A zostało rozdzielone na zapytania B i C.

Zapytanie B rozwiązano z datą „2022-02-02 01:10:00”, a zapytanie C – „2022-02-03 02:00:00”.

Datą rozwiązania zapytania A będzie „2022-02-03 02:00:00”.

Wybór języka US English

Dodaliśmy możliwość ustawienia języka systemowego na amerykańską odmianę języka angielskiego (en-us). Dołączył on do brytyjskiej odmiany języka angielskiego oraz języków: francuskiego, niemieckiego, hiszpańskiego, rumuńskiego, polskiego, węgierskiego, rosyjskiego oraz brazylijskiej odmiany języka portugalskiego.

Ograniczenia modyfikacji błędów

„Ogranicz modyfikację błędów” to nowa opcja znajdująca się w sekcji „Ustawienia systemu” w Builderze. Pozwala ona ograniczyć dostęp do możliwości modyfikowania informacji zawartych na kartach błędów spraw, czynności i zapytań. Agenci obsługi zawsze mogą DODAĆ wpis błędu albo oznaczyć go jako rozwiązany, ale po włączeniu w Builderze opcji ograniczania tylko agent, który utworzył dany wpis o błędzie, będzie mógł później modyfikować lub usuwać jego szczegóły.

Ulepszenia w zakresie podglądu elementów pracy.

Usprawniliśmy także przetwarzanie powiązanych elementów pracy. Teraz użytkownik bez trudu odnajdzie sprawę macierzystą danego elementu pracy.

Przykład:

• gdy zapytanie zostanie rozdzielone na wiele zapytań potomnych, wówczas odnośnik do zapytania macierzystego pojawi się przy nich wszystkich

• gdy wiele elementów pracy zostanie scalonych w jeden element potomny, pojawi się przy nim odnośnik do wszystkich elementów macierzystych;

• gdy zapytanie zostanie przekształcone w sprawę, odnośnik do zapytania macierzystego pojawi się przy wszystkich sprawach potomnych.

Możliwość edycji tytułu sprawy

Dodaliśmy możliwość edycji krótkiego opisu sprawy w Work Managerze.

W tym celu należy włączyć opcję „Zezwalaj na zmianę tytułu” na ekranie informacyjnym sprawy w Builderze.

To tytuł, który będzie wyświetlany na górze karty sprawy.

To również tytuł, który pojawi się też w kolumnie „Tytuł” na siatce strony domowej.

Zmiany tytułu czynności

Jeśli krótki opis sprawy danej czynności został zmieniony, wówczas tytuł czynności, który wyświetlony zostanie na samej górze jej karty, będzie teraz złożony z krótkiego opisy sprawy i tytułu czynności.

To również tytuł, który pojawi się też w kolumnie „Tytuł” na siatce strony domowej.

Możliwość cofnięcia przypisania elementów pracy, których status to „Rozwiązane”.

Użytkownicy mają od teraz możliwość cofnięcia przypisania elementów pracy znajdujących się na dowolnym etapie opracowywania, również tych, których mają status „Rozwiązane” (jedyny wyjątek to elementy, których status to „Zamknięte”).

Wyłączenie wysyłania automatycznie generowanych wiadomości e-mail z zapytań

Nowa funkcja umożliwia użytkownikom wyłączenie wysyłania JAKICHKOLWIEK automatycznie generowanych wiadomości e-mail z zapytań na określony adres, jeśli był podany w polu Do, DW lub UDW. W tym celu należy wybrać nową opcję „Wyłącz wszystkie automatycznie generowane wiadomości e-mail na ten adres” na karcie „Zablokowane adresy e-mail”. Dotąd funkcja ta była dostępna tylko w momencie tworzenia zapytania – teraz została rozszerzona na wszystkie sytuacje związane z zapytaniem.

W tej wersji Enate wprowadziliśmy wiele ulepszeń, aby jeszcze bardziej ułatwić dostarczanie procesów biznesowych i zarządzanie nimi. Szczegóły wszystkich zmian znaleźć można w poświęconych im sekcjach tego dokumentu, a ich przegląd – w naszych krótkich filmach instruktażowych.

Oto niektóre z nowych funkcjonalności, które trafiły do Work Managera:

• Dodaliśmy zupełnie nową funkcję do szybkiego wyszukiwania, która umożliwia użytkownikom wyszukiwanie plików lub elementów pracy poprzez dołączone do nich pliki.

• Dodaliśmy opcjonalne ustawienie pozwalające użytkownikom usuwać załączniki e-mail z elementu pracy, przydatne w przypadku pracy z informacjami poufnymi.

• Dodaliśmy kilka nowych kolumn do wyboru na siatce strony domowej.

• Rozwiązaliśmy kilka problemów związanych z wyświetlaniem formatowania, które dotyczyły automatycznych potwierdzeń wysyłanych po utworzeniu nowego zapytania.

Więcej szczegółów na temat tych i pozostałych ulepszeń znaleźć można w sekcji Historia zmian.

Przegląd

Znacząco ulepszyliśmy sposób wyświetlania plików i odnośników oraz zarządzania nimi w przypadku zapytań, czynności i spraw. Karta „Pliki”, która wcześniej była wyświetlana na pasku bocznym, została teraz rozszerzona i przeniesiona na główną część ekranu elementu pracy obok osi czasu – teraz tam można dodawać pliki i odnośniki oraz przeglądać te, które wcześniej dodano do elementu pracy.

Na karcie plików wyświetlane są wszystkie pliki i odnośniki, które zostały dodane do tego elementu pracy i elementów z nim powiązanych, a także załączniki do przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail.

Wszelkie pliki i odnośniki dotyczące bieżącego, otwartego elementu pracy są wyświetlane w górnej części karty plików, a te dotyczące elementów z nim powiązanych znaleźć można w oddzielnej sekcji poniżej. Pozycje sortowane są według daty oraz godziny przesłania i wyświetlane od najnowszych.

Widoczne informacje o pliku obejmują jego nazwę, rodzaj, rozmiar, nadawcę i datę przesłania, a także numer referencyjny elemetu pracy, do którego został przesłany. Znajdziemy tam również tagi i uwagi dodane do plików.

Kolejne informacje można odczytać z wyświetlanych ikon:

• standardowe załączniki są oznaczone ikoną spinacza do papieru:

• odnośniki są oznaczone ikoną odnośnika:

• załączniki z przychodzących wiadomości e-mail są oznaczone zieloną ikoną e-maila:

• załączniki z wychodzących wiadomości e-mail są oznaczone niebieską ikoną e-maila:

Wszystkie pliki wyszczególnione na karcie „Pliki” można dodawać jako załączniki do wychodzących wiadomości e-mail, z kolei odnośniki mogą być przesyłane w treści wiadomości.

Dodawanie plików i odnośników do elementu pracy

Użytkownik, do którego przypisano dany element pracy, może dodawać do niego pliki i odnośniki na karcie Pliki. Można przesyłać wiele plików jednocześnie. Służą do tego przyciski w górnej części karty.

Pliki można również przeciągnąć i upuścić na kartę Pliki.

Ograniczenia dotyczące typu plików

Domyślnie przesyłać można wszystkie pliki, jednak istnieje możliwość wykluczenia określonych typów poprzez wskazanie w sekcji ustawień ogólnych Buildera tych, które mają być dozwolone.

Dodawanie tagów do plików i odnośników

Do plików i odnośników można dodawać tagi. Pomagają one usystematyzować dane, co jest szczególnie ważne podczas przesyłania informacji. Tagi dostępne dla danego użytkownika są określone w Builderze.

Można również dodawać tagi do wielu plików i odnośników jednocześnie, zaznaczając jeden lub więcej elementów i klikając ikonę znajdującą się na nagłówku karty „Pliki”.

Po oznaczeniu tagami pliki i odnośniki będą mogły być automatycznie dodawane do wiadomości e-mail z pasującymi tagami, dzięki czemu użytkownik może mieć pewność, że wszystkie wymagane dokumenty zostaną dołączone do wiadomości e-mail o określonej treści.

Gdy do tworzonej przez użytkownika wiadomości e-mail wstawiony zostanie tekst gotowej odpowiedzi lub gdy nowy e-mail zostanie automatycznie utworzony i wysłany w ramach przetwarzania danego elementu pracy, wówczas system zidentyfikuje wszystkie tagi powiązane z gotowym tekstem lub szablonem e-mail, a następnie automatycznie załączy do wiadomości wszystkie pliki z tego elementu pracy, które oznaczono tymi samymi tagami. Tagi są łączone z gotowymi odpowiedziami lub treścią wiadomości e-mail podczas tworzenia szablonów e-mail w Builderze przez administratorów systemu.

Oznaczanie plików tagami jest również istotne w przypadku procesów, w których wykorzystywana jest automatyzacja. Przykład: jeśli zautomatyzowana czynność na dalszych etapach prac musi wiedzieć, który z plików dołączonych do sprawy to „Potwierdzenie faktury”, można odpowiednio go oznaczyć – zautomatyzowany proces wybierze ten plik na podstawie jego tagów, bez względu na samą nazwę. Tego rodzaju zewnętrzna automatyzacja może być także źródłem tagów w ramach przesyłania dokumentów do elementów pracy w Enate w celu ich dalszego ręcznego lub automatycznego wykorzystania.

Dodawanie uwag do plików

Do plików i odnośników można również dodawać uwagi zawierające krótki opis zawartości lub inne informacje, które mogą być przydatne.

Można dodawać uwagi do wielu plików i odnośników jednocześnie, zaznaczając jeden lub więcej elementów i klikając ikonę znajdującą się na nagłówku karty „Pliki”.

Podgląd plików

Menu z prawej strony ekranu umożliwia podgląd poszczególnych plików. Podgląd otworzy się w nowej karcie.

Pobieranie plików

W celu pobrania poszczególnych plików należy wybrać odpowiednią opcję w menu po prawej stronie ekranu.

Można pobrać wiele plików jednocześnie, zaznaczając wybrane i klikając przycisk w górnej części ekranu. Zostaną one pobrane osobno lub razem w postaci pojedynczego skompresowanego archiwum ZIP – służy do tego przycisk znajdujący się tutaj.

Usuwanie plików i odnośników

W celu usunięcia poszczególnych plików lub odnośników należy wybrać odpowiednią opcję w menu po prawej stronie ekranu.

Można usunąć wiele plików lub odnośników jednocześnie, zaznaczając wybrane i klikając przycisk w górnej części ekranu.

Filtrowanie plików i odnośników

Pliki i odnośniki wyświetlane na karcie „Pliki” można filtrować, korzystając z odpowiedniej funkcji znajdującej się w górnej części ekranu. Pozycje można filtrować według: załączników, załączników wychodzącej poczty e-mail, załączników przychodzącej poczty e-mail i odnośników.

Tekstowe wyszukiwanie plików

Funkcja wyszukiwania tekstowego ułatwia znajdowanie poszczególnych plików i odnośników. Obejmuje ona różne wyświetlane grupy informacji – nazwy pliku, informacje o tagach i dołączone uwagi.

Jeśli system został skonfigurowany w taki sposób, by pozwalać użytkownikowi na usuwanie załączników do wiadomości e-mail, załączniki pochodzące z wiadomości e-mail można usuwać na karcie plików danego elementu pracy. Możliwość taka może być przydatna na przykład w przypadku załączników zawierających poufne informacje.

Załącznik zostanie usunięty również z innych powiązanych elementów pracy, np. z innych czynności danej sprawy, spraw podrzędnych, zapytań potomnych i macierzystych, jeśli zapytanie zostało scalone czy też spraw potomnych i zapytań macierzystych, jeśli zapytanie zostało przekształcone w sprawę.

Należy jednak pamiętać, że usunięcie załącznika do wiadomości e-mail z zapytania, które zostało podzielone lub jest zapytaniem potomnym podzielonego zapytania, nie usuwa go z innego zapytania potomnego (lub zapytań potomnych) ani zapytania macierzystego.

Co ważne, usunięcie załącznika z połączonego elementu pracy NIE usuwa go z elementu(-ów) pracy, z którym(-i) jest połączony.

Załącznik zostanie usunięty ze wszystkich części systemu i nie da się go już wyszukać ani załączyć do nowej wiadomości e-mail powiązanej z danym elementem pracy.

Usuniętego załącznika nie przywrócą ani żadne późniejsze działania wykonywane na danym elemencie pracy, ani utworzenie nowego połączonego elementu pracy.

Na osi czasu i w zakładce komunikacji zostanie wyświetlone powiadomienie o usunięciu załącznika do wiadomości e-mail wraz z nazwą usuniętego pliku, informacją o tym, kto go usunął, a także tematem i datą/godziną wysłania wiadomości e-mail zawierającej ten załącznik.

Do dodanych w poprzednich wersjach funkcji związanych ze skrzynką nadawczą i planowaniem wysyłania wiadomości e-mail wprowadziliśmy pewne poprawki, by maksymalnie uprościć wysyłanie e-maili. Przyciski „Wyślij teraz” i „Anuluj” pojawią się na osi czasu po wysłaniu wiadomości e-mail tylko wtedy, gdy ustawiono co najmniej dwuminutowe opóźnienie wysyłania, by dać użytkownikowi możliwość wysłania wiadomości e-mail od razu albo całkowitego anulowania wysyłania. W innym wypadku przyciski te nie pojawią się na osi czasu. Po ustawieniu opóźnienia użytkownik nadal ma dwie minuty na cofnięcie wysyłania.

Po utworzeniu zapytania w wyniku nadejścia wiadomości e-mail wysłana zostanie automatyczna wiadomość e-mail z potwierdzeniem otrzymania pierwotnej wiadomości e-mail i em utworzenia zapytania w wyniku jej otrzymania. Do wiadomości potwierdzającej dołączona zostanie pierwotna wiadomość e-mail z zachowaniem źródłowego formatowania. Powinno to pomóc w przypadku problemów związanych z wyświetlaniem formatowania, które dotyczyły automatycznych potwierdzeń wysyłanych po utworzeniu nowego zapytania.

W tej wersji skupiliśmy się na dwóch głównych obszarach, by uczynić Work Managera jeszcze bardziej efektywnym i przyjaznym dla użytkownika narzędziem.

Zamieszczony poniżej film pozwoli zapoznać się z najważniejszymi zmianami wprowadzonymi w wersji 2022.3, a ich szczegółowy opis można znaleźć w kolejnych sekcjach tego dokumentu.

Powiadomienia

Gruntownie przebudowaliśmy , oddając w ręce użytkowników i liderów zespołów o wiele więcej funkcji i możliwości dostosowania działania programu do własnych potrzeb. Dzięki temu są oni na bieżąco informowani o wszelkiej aktywności dotyczącej interesujących ich zapytań, czynności i spraw.

Przetwarzanie elementów pracy

Wzięliśmy pod uwagę prośby użytkowników o dodanie większej liczby funkcji w tym obszarze i ulepszyliśmy , , a w szczególności dla zapytań, czynności i spraw.

Informacje o wersji

Listę nowych funkcji, ulepszeń i poprawek błędów zawartych w tym wydaniu znaleźć można w poniższych dokumentach:

Bardziej szczegółowy wykaz, obejmujący również zmiany związane z kompatybilnością oraz te dotyczące API i hurtowni danych, znajduje się w sekcji .

Szybkie wyszukiwanie plików

W szybkim wyszukiwaniu można wyszukiwać pliki lub elementy pracy poprzez dołączone do nich pliki. Wyszukiwanie plików obejmuje pliki bezpośrednio połączone z danym elementem pracy ORAZ pliki, które zostały załączone do komunikacji danego elementu.

W wynikach wyszukiwania zawarte będą szczegóły takie jak typ pliku (np. czy został on dołączony do elementu pracy, czy do jego komunikacji), data ostatniej aktualizacji pliku (jeśli plik jest dołączony do elementu pracy) lub kiedy wiadomość e-mail została wysłana/otrzymana (jeśli plik jest załącznikiem do komunikacji), numer referencyjny i tytuł elementu(-ów) pracy, do którego plik jest dołączony oraz temat komunikacji (jeśli plik jest załącznikiem do komunikacji). Wyniki wyszukiwania zostaną posortowane od najnowszych według daty ostatniej aktualizacji pliku lub daty wysłania/otrzymania wiadomości e-mail, jeśli plik jest załącznikiem do komunikacji. Kliknięcie nazwy pliku spowoduje pobranie jego kopii.

Gdy proces sprawy zatrzyma się na czynności „Czekaj na sprawę podrzędną” (znaną również jako czynność „Wstrzymaj sprawę”), nowo dodana funkcja automatycznie zamknie czynność „Czekaj na sprawę podrzędną” i pozwoli automatycznie kontynuować proces w sytuacji, gdy nie ma żadnych spraw podrzędnych. Nie ma już potrzeby przypisywania do tej czynności użytkownika, który wznowi ją ręcznie.

By aktywować tę funkcję, należy przejść do karty informacyjnej czynności „Wstrzymaj sprawę” w Builderze i przesunąć jej włącznik w kolumnie „Auto-zamknięcie”.

Oznacza to, że zamiast przypisywać czynność do użytkownika w celu jej ręcznego wznowienia, czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” zostanie automatycznie zamknięta, jeśli nie ma żadnej sprawy podrzędnej, na którą ma oczekiwać ta czynność. Wynika to z faktu, że sprawa taka nie została utworzona albo została rozwiązana przed uruchomieniem czynności „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych”.

Jeśli kolumna „Wstrzymaj sprawę” pozostanie pusta, czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” będzie czekać ze wznowieniem procesu na zamknięcie jakiejkolwiek sprawy podrzędnej danej sprawy, a jeśli żadna sprawa podrzędna nie będzie dostępna, wówczas czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” zostanie automatycznie zamknięta.

Jeśli przełącznik „Auto-zamknięcie” pozostanie wyłączony, czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” zostanie przypisana do kolejki, by to użytkownik podjął decyzję o dalszych krokach, jeśli nie ma żadnej sprawy podrzędnej, na którą ma oczekiwać ta czynność.

Od teraz można przerobić sprawę z poziomu samej czynności, bez konieczności uprzedniego przechodzenia do sprawy macierzystej.

Należy pamiętać, że w przypadku przerabiania z poziomu sprawy, sprawa zostanie przesłana ze statusem „W toku”. Jednak przy przerabianiu sprawy z poziomu czynności, wszystkie aktywne czynności danej sprawy zostaną zamknięte po naciśnięciu przycisku „Przerób”, łącznie z czynnością, którą aktualnie zajmował się użytkownik.

Udoskonaliliśmy naszą dokumentację pomocy, przenosząc ją w całości do sieci pod adres docs.enate.net. Znajdziesz tu wszystko, co musisz wiedzieć o tym, jak w pełni wykorzystać możliwości Enate, z filmami instruktażowymi i szczegółowymi wyjaśnieniami.

Wbudowane objaśnienia

Wraz z umieszczeniem całej naszej pomocy online zaczęliśmy dodawać bardziej rozbudowane etykiety narzędzi, przewodniki i filmy bezpośrednio do systemu, aby pomóc użytkownikom w dotarciu do naszych objaśnień online - powinno to ułatwić wdrażanie nowych użytkowników i informowanie ich o nowych funkcjach, gdy tylko się pojawią.

Z czasem będziemy dodawać ich więcej i będziemy bardzo wdzięczni za sugestie i opinie w nowej sekcji Dokumentacja na stronie Opinie Enate.

Wersja 2021.2 to mniejsze wydanie, skupiające się na stabilności i wprowadzaniu drobniejszych poprawek do funkcji wprowadzonych w poprzednich wersjach. Ich wykaz znaleźć można w sekcji Historia zmian.

Praca z połączonymi elementami pracy

Udało nam się również dodać kilka funkcji w oparciu o wasze opinie, w których prosiliście o umożliwienie zarządzania w Enate pracą obejmującą wiele różnych obszarów działalności firmy: Użytkownicy mają teraz znacznie większą swobodę w łączeniu różnych elementów pracy oraz w udostępnianiu między nimi wiadomości e-mail. Więcej szczegółów znaleźć można w:

Łączenie elementów pracy omówiono również w poniższym filmie instruktażowym.

Wstępne zgłoszenie Sprawy

Procesy można rozpoczynać w następujący sposób:

• Przez przychodzącą wiadomość e-mail (jeśli system jest tak skonfigurowany dla danej skrzynki pocztowej)

• Przez akcję "Rozpocznij Sprawę" w innej Sprawie.

• Ręcznie za pomocą łącza „Utwórz nowy element pracy” na pasku narzędzi

• Work Manager’a Uruchomiono automatycznie

• Poprzez integracje z innymi podmiotami

Jak Sprawy poruszają się przez różne stany

W przypadku ręcznego uruchomienia Sprawy bezpośrednio w Enate, będzie ona znajdowała się w stanie „projektu”, dopóki nie zostanie przesłana po raz pierwszy.

Przy ręcznym uruchamianiu należy wypełnić "Krótki opis Sprawy".

Gdy Sprawa zostanie przesłana do Enate, będzie miała status „Do zrobienia”, dopóki zasób go nie odbierze - może to być zasób ludzki lub zasób robota. Gdy zaczniesz aktualizować Sprawę znajdującą się w tym stanie, będzie ona:

• automatycznie przypisana do Ciebie i

• status zmieni się na "W trakcie realizacji"

Można również samodzielnie zmienić stan. Oznacza to, że prace są obecnie w toku i pozostaną w tym stanie do czasu ich rozwiązania - zakładając np. nie czekając na dalsze informacje.

Ustawienie Pracy z powrotem do stanu „Do zrobienia”

Jeśli wybrano Sprawę przez pomyłkę lub doszło się do wniosku, że nie jest to praca, którą będzie można wykonać, można cofnąć jej przypisanie do innego zasobu lub po prostu wrócić do jej Kolejki . Może to nastąpić po 10 sekundach lub pół godzinie, ale kiedy to zrobisz, system automatycznie zmieni stan z powrotem na „Do zrobienia”, aby wszyscy wiedzieli, że nie będzie kontynuowany, dopóki inny zasób go nie odbierze. Można także ręcznie ustawić stan z powrotem na „Do zrobienia”, jeśli na przykład zacząłeś nad nim pracować przez pomyłkę i chcesz szybko cofnąć zmianę stanu.

Podobnie, jeśli zasób robota odrzuci część pracy, jego status zostanie przywrócony do „Do zrobienia” w ramach przekazania go do wykonania przez dział kadr.

Potrzebna Uwaga

Dodatkowo, jeśli wystąpi problem ze Sprawą (zwykle jest to spowodowane problemem z jedną z jej Czynności), Sprawa zostanie przywrócona do stanu „Do zrobienia”.

Gdy Sprawa znajdzie się w tym stanie, właściciel sprawy może zobaczyć to wraz z przyczyną - tj. Często problem z Czynnością na Karcie informacyjnej. Jako Posiadacz Sprawy, masz do dyspozycji różne opcje:

• Przeformułowanie skrzynki z poprzedniego kroku lub z zakończonych Czynnościw tym kroku

• Umieść skrzynkę w oczekiwaniu - pauza

• Przywrócenie Sprawy do stanu w toku

• Ręczne uruchamianie / ponowne uruchamianie Czynności

Korzystanie ze statusu 'Czekaj'

Wprowadzając Sprawę w stan „Czekaj” należy określić rodzaj oczekiwania

• Poczekaj na więcej informacji

• Sprawdzenie (poczekaj do określonej daty i godziny)

• Pauza

Poczekaj na więcej informacji

Po potwierdzeniu statusu „Poczekaj na więcej informacji”, Sprawa zostanie przeniesiona z Twojej skrzynki odbiorczej na listę „Posiadane prace”, ponieważ nie ma żadnej aktywnej pracy do wykonania przez Ciebie do daty uzupełnienia.

Po odebraniu poczty przychodzącej (lub w przypadku Zapytań „liczba dni oczekiwania” zostanie osiągnięta bez odpowiedzi), element zostanie przeniesiony z powrotem z listy posiadanych prac do skrzynki odbiorczej, podświetlony, aby można było przejść dalej.

Poczekaj do daty Sprawdzenia

Jeśli chcesz poczekać do przyszłej daty / godziny przed wystawieniem Sprawy, wybierz opcję „Kontynuacja” i określ żądaną datę i godzinę.

Po potwierdzeniu statusu „Poczekaj do kontynuacji”, Sprawa zostanie przeniesiona z Twojej skrzynki odbiorczej do listy „Praca własna”, ponieważ nie ma żadnej aktywnej pracy do wykonania przez Ciebie do daty uzupełnienia.

Po osiągnięciu tej daty pozycja zostanie przeniesiona z powrotem z listy posiadanych prac do skrzynki odbiorczej, podświetlona, aby można było kontynuować.

Pauza

Zatrzymanie zegara na elementach pracy w stanie Pauzy

Zostaną wyświetlone Pozostałe godziny SLA, gdy element roboczy jest wstrzymany.

Ta funkcja jest ulepszeniem funkcji Zatrzymywanie zegara na elementach roboczych, które są w stanie pauzy.

Jeśli element pracy jest w stanie Wstrzymania, a zasada Termin wymagalności skonfigurowana w Builderze jest ustawiona na „Dodaj czas oczekiwania do terminu”, system nie wyświetla terminu na wstążce nagłówka. Zamiast tego system pokazuje pozostały czas do upływu terminu. Jeśli element pracy nie przeszedł jeszcze terminu wymagalności, komunikat wyświetli się jako "Oczekujący": Zatrzymany x h y m przed terminem wymagalności". Jeśli praca osiągnęła swój termin, zostanie on wyświetlony jako "Oczekujący": Zatrzymany x h y m po terminie wymagalności".

Przykład: element pracy, która jest wstrzymany, gdy jego termin płatności przypada na dzień dzisiejszy lub wyznaczony.

Rozstrzyganie Sprawy

Oznacza to ukończenie Sprawy dotyczącej przedmiotu, oznaczając go jako rozwiązany.

Rozwiązanie Zakończone

Rozwiązanie „Zakończone” oznacza, że sprawa została pomyślnie rozwiązana.

Po rozwiązaniu Sprawy w ten sposób, może ona pozostawać w tym statusie przez krótki okres, jeśli ustawiono dla niej okno informacji zwrotnej - w tym czasie usługobiorca może odpowiedzieć, a Sprawa może zostać ponownie otwarta, ręcznie lub automatycznie. po otrzymaniu nowej przychodzącej wiadomości e-mail lub informacji zwrotnej w określonym czasie.

Gdy okno informacji zwrotnych zakończy się bez żadnej dalszej odpowiedzi, Sprawa przejdzie do stanu całkowicie „zamkniętej”. Każda kolejna otrzymana wiadomość będzie uruchamiała nowy element pracy.

Anulowanie rozwiązania

Wybranie tej opcji i naciśnięcie przycisku potwierdzenia spowoduje przerwanie sprawy. Zostanie ona całkowicie zamknięta i nie będzie już dostępna do przetwarzania. Jeśli ponownie otworzysz zakładkę dla tego elementu, system potwierdzi, że Sprawa została przerwana.

Statusy spraw Stare i nowe

Czynność w Enate rozpocznie się ze statusem „Do zrobienia”, dopóki zasób go nie przejmie - może to być zasób ludzki lub zasób robota

Gdy zaczniesz aktualizować Czynność w tym stanie, będzie:

• automatycznie przypisana do Ciebie i

• status zmieni się na "W trakcie realizacji"

Można również samodzielnie zmienić stan. Oznacza to, że prace są obecnie w toku i pozostaną w „W toku”, dopóki nie zostaną rozwiązane - zakładając np. nie czekając na dalsze informacje.

Ustawienie Czynności z powrotem do stanu „Do zrobienia”

Jeśli wybrano Czynność przez pomyłkę lub doszło się do wniosku, że nie jest to praca, którą będzie można wykonać, można cofnąć jej przypisanie do innego zasobu lub po prostu wrócić do jej Kolejki . Może to nastąpić po 10 sekundach lub pół godzinie, ale kiedy to zrobisz, system automatycznie zmieni stan z powrotem na „Do zrobienia”, aby wszyscy wiedzieli, że nie będzie kontynuowany, dopóki inny zasób go nie odbierze. Można także ręcznie ustawić stan z powrotem na „Do zrobienia”, jeśli na przykład zacząłeś nad nim pracować przez pomyłkę i chcesz szybko cofnąć zmianę stanu.

Podobnie, jeśli zasób robota odrzuci część pracy, jego status zostanie przywrócony do „Do zrobienia” w ramach przekazania go do wykonania przez dział kadr

Korzystanie ze statusu 'Czekaj'

Wprowadzając Czynność w stan „Czekaj” należy określić rodzaj oczekiwania

• Poczekaj na więcej informacji

• Sprawdzenie (poczekaj do określonej daty i godziny).

Poczekaj na więcej informacji

Po potwierdzeniu statusu „Poczekaj na więcej informacji”, Czynność zostanie przeniesiona z Twojej skrzynki odbiorczej na listę „Posiadane prace”, ponieważ nie ma żadnej aktywnej pracy do wykonania przez Ciebie do daty uzupełnienia.

Po odebraniu poczty przychodzącej Czynność wróci z listy posiadanych prac do skrzynki odbiorczej, podświetlona, aby można było kontynuować.

Poczekaj do daty Sprawdzenia

Jeśli chcesz poczekać do przyszłej daty / godziny przed wystawieniem Czynności, wybierz opcję „Kontynuacja” i określ żądaną datę i godzinę.

Po potwierdzeniu statusu „Poczekaj do kontynuacji”, Czynność zostanie przeniesiona z Twojej skrzynki odbiorczej do listy „Praca własna”, ponieważ nie ma żadnej aktywnej pracy do wykonania przez Ciebie do daty uzupełnienia.

Po osiągnięciu tej daty Czynność zostanie przeniesiona z powrotem z listy posiadanych prac do skrzynki odbiorczej, podświetlona, aby można było kontynuować.

Rozstrzyganie Czynności

Zakończenie Czynności, oznacza jej rozwiązanie.

Oprócz tego istnieją dwie możliwości określenia, w jaki sposób Czynność została rozwiązana:

• Zakończona

• Nie można ukończyć

Nie można ukończyć

Ustaw tę opcję, jeśli nie można wykonać żądanej czynności. Po potwierdzeniu tej opcji czynność zostanie zamknięta i nie będzie można jej ponownie otworzyć. Posiadacz procesu zostanie o tym powiadomiony i poproszony o podjęcie niezbędnych kroków w celu rozwiązania sprawy na poziomie Sprawy. Może się to wiązać z uruchomieniem kolejnej kopii Czynności, przerobieniem Sprawy z poprzedniego kroku lub przejściem do następnego.

Podaj powód, dla którego nie możesz ukończyć Czynności, i naciśnij przycisk „Nie można ukończyć”, aby potwierdzić. Zakładka zostanie zamknięta.

Z Rozwiązana do Zamknięta

Po rozwiązaniu Czynności zostanie ona przeniesiona do stanu "Zamknięta".

Każda kolejna otrzymana wiadomość będzie uruchamiała nowy element pracy. Po wybraniu tej opcji, Czynność zostanie zamknięta i nie będzie można jej ponownie otworzyć.

Czynność Statusy Stare kontra Nowe

Strona zarządzania kontaktami to miejsce, w którym możesz przeglądać i zarządzać wszystkimi kontaktami zewnętrznymi w jednym miejscu.

Dostęp do strony Zarządzania kontaktami można uzyskać za pomocą łącza Nawigacja. Twoje kontakty i ich informacje zostaną wyświetlone w tabeli.

Dodawanie, Edytowanie i Usuwanie Kontaktów

Nowe kontakty zewnętrzne można tworzyć na trzy sposoby:

1. Klikając na ikonę "+" na stronie Zarządzania kontaktami

2. Od Szybkiego wyszukiwania:

3. Import zbiorczy z programu Excel. Możesz także zaimportować listę kontaktów z arkusza kalkulacyjnego Excel i udostępnić szablon. Podanie adresu e-mail jest obowiązkowe podczas importowania Kontaktów z szablonu Excel. Jeśli nie określisz firmy, kontakt zostanie automatycznie ustawiony jako globalny.

Aby edytować kontakt, kliknij dwukrotnie w kontakt, aby wyświetlić wyskakujące okienko Edytuj kontakt.

Można także edytować zbiorczo firmę, strefę czasową, lokalizację biura, preferowany język kontaktów, zaznaczając pole wyboru kontaktu, a pojawi się przycisk edycji.

Aby usunąć kontakt, kliknij w pole wyboru kontaktu, a pojawi się przycisk usuwania. Możesz usunąć wiele kontaktów jednocześnie.

Nazwa Firmy - Określanie zakresu kontaktów zewnętrznych

W zależności od tego, jak zostało to skonfigurowane w Builder, podczas przypisywania firmy do kontaktu zewnętrznego będziesz mieć różne opcje:

• Wszystkie firmy/Globalnie

  • Ustawienie firmy w ten sposób oznacza, że kontakt zewnętrzny może tworzyć elementy pracy i uzyskiwać do nich dostęp dla wszystkich firm.

  • Oznacza to również, że użytkownicy work managera mogą wyszukiwać inne wszystkie zewnętrzne kontakty w elemencie pracy.

• Konkretna firma (lokalna)

  • Ustawienie zakresu kontaktów na określoną firmę oznacza, że kontakt zewnętrzny będzie mógł tworzyć elementy pracy i uzyskiwać do nich dostęp tylko dla tej konkretnej firmy, z którą został powiązany.

  • Użytkownicy będą również mogli dodać kontakt do interfejsu API pakietu tylko wtedy, gdy kontakt znajduje się w tej samej firmie (lub w firmie parasolowej).

Konfigurowanie Ustawienia Siatki

Możesz wybrać, które kolumny mają być wyświetlane, klikając w ikonę koła zębatego i wybierając z listy Kolumny standardowe.

Można wrócić do pierwotnego wyboru kolumn, klikając „Przywróć domyślne”. Można sortować tabelę według kolejności alfabetycznej dla kolumny, klikając tytuł tej kolumny:

Planowanie wiadomości e-mail

Można zaplanować datę i godzinę wysłania wiadomości e-mail, wybierając opcję Zaplanuj wysyłanie.

Zaplanowana wiadomość e-mail pojawi się na kartach Komunikacja i Oś czasu wraz z informacją o tym, kto ją zaplanował i kiedy została zaplanowana. Możesz również wysłać zaplanowaną wiadomość e-mail natychmiast z kart Komunikacja i Oś czasu.

Strona skrzynki nadawczej

E-maile, które zaplanowano do wysłania w późniejszym terminie, pojawią się na stronie Skrzynka nadawcza.

Dostęp do strony skrzynki nadawczej można uzyskać za pomocą łącza nawigacyjnego. Łączna liczba wiadomości e-mail w skrzynce nadawczej będzie również wyświetlana w łączu nawigacyjnym.

Strona Skrzynka nadawcza to miejsce, w którym możesz znaleźć wiadomości e-mail należące do Ciebie lub do Twojego zespołu, które mają zostać wysłane w późniejszym terminie lub których wysłanie nie powiodło się.

Można wybrać, ile e-maili będzie wyświetlanych z opcji po prawej stronie.

Widoki siatki skrzynki nadawczej

Gdy Lider zespołu loguje się po raz pierwszy, trafia do widoku „E-maile mojego zespołu”. Gdy członek zespołu zaloguje się po raz pierwszy, wyląduje w widoku „Moje wiadomości e-mail”. Można zmienić widok strony skrzynki nadawczej, aby wyświetlić tylko wiadomości e-mail ze skrzynki nadawczej, e-maile swojego zespołu, systemu lub wszystkie e-maile ze skrzynki nadawczej. Zostanie to zapisane po wylogowaniu i ponownym zalogowaniu.

Wybranie opcji „Moje e-maile" pozwala zobaczyć wysłane przez Ciebie e-maile, które znajdują się w skrzynce nadawczej.

„E-maile mojego zespołu” pokazuje wiadomości e-mail wysłane przez Twój zespół, które znajdują się w skrzynce nadawczej, a także wiadomości e-mail dotyczące elementów pracy, nad którymi pracują członkowie zespołu, które znajdują się w skrzynce nadawczej.

Wybranie opcji „Wiadomości systemowe" pozwala zobaczyć wiadomości e-mail, które są wysyłane automatycznie przez system, np. ponieważ Zapytanie zostało podzielone lub połączone.

Opcja „Wszystkie” pozwala zobaczyć e-maile wysłane przez Ciebie, Twój zespół, a także e-maile spoza Twojego zespołu, do których masz dostęp (można to skonfigurować w Builderze, zobacz tutaj, aby uzyskać więcej informacji).

Opcje ponawiania i anulowania

Możesz spróbować ręcznie ponownie wysłać wiadomość e-mail, klikając ikonę Ponów. E-mail będzie teraz w stanie „Oczekiwania na ponowienie”, zobacz tutaj, aby uzyskać więcej informacji na temat Statusów wysyłania na stronie Skrzynki nadawczej.

Możesz również anulować wysyłanie wiadomości e-mail, klikając ikonę Anuluj. Spowoduje to usunięcie wiadomości e-mail ze Skrzynki nadawczej.

Można także spróbować ponownie lub anulować zbiorcze wysyłanie e-maili.

Należy pamiętać, że system nie będzie automatycznie ponawiać próby wysyłania wiadomości e-mail, które zostały przeniesione ze starszej wersji (2020.1 lub starszej). Można je wysłać tylko poprzez ponowną próbę ręczną, tj. Kliknięcie ikony „Ponów”.

Wyskakujące okienko wiadomości e-mail

Dwukrotne kliknięcie wiadomości e-mail spowoduje otwarcie szczegółów wiadomości e-mail w wyskakującym okienku w formie tylko do odczytu. Można zobaczyć, od kogo pochodzi wiadomość email, do kogo itp. Można także spróbować ponownie i anulować wysyłanie wiadomości e-mail z wyskakującego okienka.

Dopasowywanie kolumn siatki

Możesz dostosować kolumny siatki, klikając tryb ustawień. Zostaną one zapisane po wylogowaniu i ponownym zalogowaniu. Kolumny „Do” i „Temat” są obowiązkowe.

• Łącznik poczty e-mail - nazwa łącznika poczty e-mail, przez który system wysyła wiadomości e-mail. Jest to skonfigurowane w programie Builder, zobacz tutaj, aby uzyskać więcej informacji.

• Ważność - ustawienie ważności wiadomości e-mail, tj. wysokie, normalne, niskie

• Wygenerowanyprzez system - jeśli wiadomość e-mail została wygenerowana automatycznie przez system (np. w celu powiadomienia użytkownika o podzieleniu Zapytania).

• Ostatnia próba wysłania - kiedy ostatnia próba wysłania e-maila została podjęta (automatycznie przez system lub ręcznie przez użytkownika)

• Ostatnia wiadomość o niepowodzeniu wysyłania - komunikat informujący o przyczynie niepowodzenia ostatniej próby wysłania wiadomości e-mail np. Łącznik poczty e-mail jest wyłączony. Prosimy go włączyć i spróbować ponownie

• Zalogowano - data i godzina zarejestrowana, gdy wiadomość e-mail nie została wysłana po raz pierwszy.

• Następna próba wysłania - kiedy system podejmie następną próbę wysłania wiadomości email

• Pakiet - odniesienie do elementu pracy, z którego pochodzi wiadomość e-mail. Kliknięcie tego przeniesie Ciebie do ekranu elementu pracy.

• Typ pakietu - czy wiadomość e-mail jest związana z Zapytaniem, Sprawą lub Czynnością

• Wyślij liczbę ponownych prób - w tym miejscu wyświetlona zostanie liczba prób wysłania wiadomości przez system. Możesz ustawić tę liczbę w Builderze, zobacz tutaj po więcej informacji.

• Status wysyłania - pokazuje, jaki status mają e-maile w skrzynce nadawczej pod względem wysyłania. Istnieją 4 stany:

  • Niepowodzenie - wiadomość e-mail o tym statusie nie została wysłana. Aby ją wysłać, należy ją ręcznie „ponowić”.

  • Łącznik wyłączony - jeśli wiadomość e-mail ma ten stan wysyłania, oznacza to, że łącznik poczty e-mail został wyłączony w programie Builder. Kliknij tutaj, aby uzyskać więcej informacji o tym, jak go włączyć.

  • Oczekiwanie na ponowienie - wiadomość e-mail ze statusem wysłania to

  • Kolejka - wiadomość e-mail o tym statusie jest już zaplanowana do wysłania. E-maile wysyłane po ustawieniu opcji Cofnij wysyłanie również będą miały ten stan (zobacz tutaj, aby uzyskać więcej informacji na temat opcji Cofnij wysyłanie). To, kiedy te wiadomości e-mail zostaną wysłane, zależy od opcji automatycznego wzorca ponawiania awarii ustawionej w programie Builder. Więcej informacji można znaleźć tutaj.

• Liczba załączników - ile (jeśli w ogóle) plików zostało dołączonych do wiadomości e-mail

Cofnij Wysłania

Ustawienie Cofnij wysyłania umożliwia dodanie opóźnienia czasowego, w którym wiadomości e-mail zostaną wysłane, co daje możliwość anulowania wysyłania wiadomości e-mail lub przeglądania wiadomości e-mail przed jej wysłaniem.

W Ustawieniach użytkownika można ustawić czas cofnięcia wysłania.

Po ustawieniu czasu cofania wysyłania pojawi się wyskakujące okienko umożliwiające anulowanie wysyłania wiadomości e-mail.

Dodatkowo, gdy ustawiony jest czas Cofnij wysyłanie, będziesz mieć możliwość wysłania wiadomości e-mail „Teraz” na osi czasu, która zastępuje opóźnienie czasowe z konfiguracji Cofnij wysyłanie, a także będziesz mieć możliwość całkowitego anulowania wysyłania wiadomości e-mail.

Po ustawieniu czasu cofania wysyłania wiadomości e-mail będą wyświetlane na stronie Skrzynka nadawcza ze stanem wysłania w kolejce.

Wraz z wydaniem najnowszej wersji Work Managera wer. 2021.1 wprowadziliśmy szereg usprawnień.

Aby szybko zapoznać się z głównymi zmianami, obejrzyj ten krótki film wyjaśniający:

Nowe, prostsze statusy

W najnowszej wersji Enate uprościliśmy stany, przez które może przejść element pracy, aby przetwarzanie elementów pracy było prostsze i łatwiejsze. Obejrzyj poniższy film, aby dowiedzieć się więcej:

Nowa funkcja planowania wiadomości e-mail i strona skrzynki nadawczej

Dodaliśmy również nową funkcję planowania wiadomości, która działa równolegle z nową stroną Skrzynki nadawczej. Obejrzyj poniższy film, aby uzyskać szybki przegląd:

Kliknij tutaj po więcej informacji dotyczących planowanie wiadomości e-mail i Strona skrzynki nadawczej.

Możesz również zapoznać się z bardziej rozbudowaną sekcją pomocy Work Managera, w której znajdziesz objaśnienia wszystkich jego funkcji.

Wstępne przedłożenie Zapytania

W przypadku ręcznego uruchomienia Zapytania bezpośrednio w Enate, będzie on znajdował się w stanie „projekt”, dopóki nie zostanie przesłany po raz pierwszy.

Aby przesłać Zapytanie, musisz:

• Dodać tytuł

• Wprowadź opis Zapytania w podanej sekcji (po przesłaniu ta sekcja zniknie, a zamiast tego pojawi się jako notatka wstępnego zgłoszenia).

• Ustawić kategorię Zapytania w zakładce Ustawienia

• Ustaw Główną osobę kontaktową i osobę zgłaszającą prośbę w sekcji Kontakty..

Następnie naciśnij przycisk "Prześlij".

Zatwierdzenie

Jeśli nie wprowadzisz wymaganych informacji, system wyświetli komunikat potwierdzający:

Po pomyślnym przesłaniu Zapytania zakładka zostanie zamknięta i pojawi się wyskakujące okienko z potwierdzeniem.

Można kliknąć odnośnik do Zapytania w tej wiadomości, aby natychmiast ponownie otworzyć kartę (pamiętaj, że Zapytanie może być nadal przetwarzane, jeśli natychmiast ponownie otworzysz kartę). Można też otworzyć ponownie, klikając link „Niedawno uzyskany dostęp” u dołu menu nawigacji.

Po wysłaniu Zapytania do Enate będzie on miał status „Do zrobienia", dopóki nie zostanie odebrany przez zasoby - mogą to być zasoby ludzkie lub zasoby robotów. Gdy zaczniesz aktualizować Zapytanie w tym stanie, będzie:

• automatycznie przypisane do Ciebie i

• status zmieni się na "W trakcie realizacji"

Można również samodzielnie zmienić stan. Oznacza to, że prace są obecnie w toku i pozostaną w tym stanie do czasu ich rozwiązania - zakładając np. nie czekając na dalsze informacje.

Ustawienie Zapytania z powrotem do stanu „Do zrobienia”

Jeśli wybrano Zapytanie przez pomyłkę lub jeśli dojdziesz do wniosku, że nie jest to praca, którą będziesz w stanie zrobić, można cofnąć przypisanie go sobie, albo do innego zasobu, albo po prostu z powrotem do jego kolejki . Może to nastąpić po 10 sekundach lub pół godzinie, ale kiedy to zrobisz, system automatycznie zmieni stan z powrotem na „Do zrobienia”, aby wszyscy wiedzieli, że nie będzie kontynuowany, dopóki inny zasób go nie odbierze. Można także ręcznie ustawić stan z powrotem na „Do zrobienia”, jeśli na przykład zacząłeś nad nim pracować przez pomyłkę i chcesz szybko cofnąć zmianę stanu.

Podobnie, jeśli zasób robota odrzuci część pracy, jego status zostanie przywrócony do „Do zrobienia” w ramach przekazania go do wykonania przez dział kadr.

Korzystanie ze statusu 'Czekaj'

Wprowadzając Zapytanie w stan „Czekaj” należy określić rodzaj oczekiwania

• Poczekaj na więcej informacji

• Sprawdzenie (poczekaj do określonej daty i godziny).

Poczekaj na więcej informacji

Po potwierdzeniu statusu „Poczekaj na więcej informacji”, Zapytanie zostanie przeniesione z Twojej skrzynki odbiorczej na listę „Posiadane prace”, ponieważ nie ma żadnej aktywnej pracy do wykonania przez Ciebie do daty uzupełnienia.

Po odebraniu poczty przychodzącej lub osiągnięciu „liczby dni oczekiwania” bez odpowiedzi, Zapytanie przesunie się z powrotem z listy posiadanych prac do skrzynki odbiorczej, podświetlone, aby można było kontynuować

Alternatywnie, jeśli ustawiłeś opcję „Zamknij, jeśli nie otrzymano odpowiedzi” na Wł., To po osiągnięciu liczby dni oczekiwania na brak odpowiedzi od klienta Zapytanie zostanie automatycznie zamknięte.

Poczekaj do daty Sprawdzenia

Jeśli chcesz poczekać do przyszłej daty / godziny przed wystawieniem Zapytania, wybierz opcję „Kontynuacja” i określ żądaną datę i godzinę.

Po potwierdzeniu statusu „Poczekaj do kontynuacji”, bilet zostanie przeniesiony z Twojej skrzynki odbiorczej do listy „Praca własna”, ponieważ nie ma żadnej aktywnej pracy do wykonania przez Ciebie do daty uzupełnienia.

Po osiągnięciu tej daty Zapytanie zostanie przeniesione z powrotem z listy posiadanych prac do skrzynki odbiorczej, podświetlone, aby można było kontynuować.

Ustaw ponownie na „W toku”

Wybierz ponownie tę opcję, jeśli chcesz wyłączyć czynność „Czekaj”..

Rozwiązanie Zapytania

Zakończenie Zapytania, oznacza jego rozwiązanie.

Oprócz oznaczenia Zapytania jako rozwiązanego można określić „Metodę rozwiązania'' z następującymi opcjami:

• Komunikacja z usługobiorcą

• Brak reakcji klienta

• Odrzucony

• Odrzucony jako Spam

Po wybraniu opcji rozwiązywania Zapytania, jeśli został on skonfigurowany w ten sposób w systemie (sprawdź, aby uzyskać więcej informacji), musisz albo:

• Wysłać wiadomość e-mail dotyczącą rozwiązania

lub

• Dodać wewnętrzną notatkę o rozwiązaniu

Jeśli zaznaczysz Zapytanie jako rozwiązane i nie zrobiłeś żadnego z nich, system wyświetli komunikat przypominający:

Jeśli następnie zdecydujesz się wysłać wiadomość e-mail z rozwiązaniem, system wyświetli to z zielonym paskiem w wiadomości email lub notatce:

Będzie można wtedy oznaczyć Zapytanie jako rozwiązane.

Jeśli już dodano rozwiązanie

Jeśli właśnie dodano notatkę lub wysłano wiadomość e-mail przed oznaczeniem jako „rozwiązane”, system automatycznie odpowiednio to oznaczy i nie poprosi Ciebie o dodanie kolejnego potwierdzenia rozwiązania.

Kolejna notatka o rozwiązaniu/wyświetlanie wiadomości e-mail na osi czasu.

W przypadku Zapytań rozwiązanych, będzie można zobaczyć notatkę / e-mail, który został oznaczony jako rozwiązany podświetlona na zielono z zaznaczonym znacznikiem:

Szybkie rozwiązanie

W celu szybkiego rozwiązania można również wysłać rozwiązujący e-mail i oznaczyć Zapytanie jako rozwiązany za pomocą jednego kliknięcia. Po prostu kliknij przycisk „Wyślij i rozstrzygnij” u dołu wysyłanego e-maila.

Po rozwiązaniu Zapytania może on pozostawać w tym statusie przez krótki okres, jeśli został dla niego ustawiony Okno Informacji Zwrotnej - w tym czasie usługobiorca może odpowiedzieć, a Zapytanie może zostać ponownie otwarte, ręcznie lub automatycznie po otrzymaniu nowej przychodzącej wiadomości e-mail lub informacji zwrotne w danym okresie.

Gdy okno informacji zwrotnych zakończy się bez żadnej dalszej odpowiedzi, Zapytanie przejdzie do stanu całkowicie „zamkniętego”. Każda kolejna otrzymana wiadomość będzie uruchamiała nowy element pracy.

Statusy biletów Stare vs Nowe

Zapisywanie Twój Widoków

Można zapisać preferowane widoki, klikając „Zapisz”, a następnie „Zapisz jako nowe ustawienie”.

Można uzyskać dostęp do zapisanych wyników wyszukiwania, klikając łącze Zapisane ustawienia. Tutaj możesz również usunąć i zmienić nazwę zapisanych widoków. Możesz użyć funkcji swobodnego wyszukiwania tekstu, aby wyszukać swoje poglądy. Nie ma ograniczeń co do liczby widoków, które można zapisać. Można skopiować nazwę zapisanego wyszukiwania, klikając przycisk kopiowania na karcie:

Kopiuj/Wklej do Excela

Można skopiować i wkleić informacje z siatki Widoki do arkusza kalkulacyjnego Excel, wybierając informacje, które chcesz skopiować i używając klawiszy Ctrl+C i Ctrl+V. Kopiowane i wklejane informacje obejmują wszelkie zastosowane fi ltry. Tytuły kolumn również zostaną automatycznie skopiowane i wklejone.

Możesz także skopiować i wkleić wszystkie informacje z siatki Widoki, używając skrótu Ctrl+A.

Jeśli chcesz rozpocząć nową niezależną Sprawę lub Sprawę podrzędną z istniejącej Sprawy, wybierz kartę „Rozpocznij Sprawę”.

W wyświetlonym okienku wybierz typ kontraktu, usługi i skrzynki (zostaną one ustawione domyślnie w wartościach, jeśli istnieje tylko jedna opcja do wyboru). Wprowadź krótki opis procesu.

Przełączenie suwaka „Niezależne” na Włączony Tworzy raczej Sprawę niezależną niż Sprawę podrzędną. Zobacz poniżej, aby uzyskać więcej informacji na temat różnic między nimi.

Po przełączeniu suwaka „Niezależne” w położenie Włączone można wybrać, które dane mają zostać skopiowane z pierwotnej Sprawy do nowej. Dostępne są opcje kopiowania następujących grup danych:

• Kontakty (i znaczniki), Usterki, Pliki (i znaczniki) oraz Dane niestandardowe

• Komunikacja - wiadomości e-mail (w tym załączniki do wiadomości e-mail) i notatki

Kliknij w „Rozpocznij Sprawę” do zakończyć.

Jeśli zostanie wybrana opcja Niezależna, nowa niezależna Sprawa zostanie otwarta w nowej karcie w stanie „Wersja robocza”. Tutaj nadal można dostosować dane, a gdy jesteś zadowolony z danych, możesz kliknąć „Prześlij”.

Jeśli opcja Niezależna nie jest wybrana, nowa Sprawa Podrzędna otworzy się w tej samej zakładce w stanie „Do zrobienia”, a wszystkie dane ze Sprawy nadrzędnej zostaną udostępnione nowej Sprawie Podrzędnej. Ponadto, jeśli zaktualizujesz dane w Sprawie nadrzędnej, spowoduje to również zaktualizowanie danych w Sprawie podrzędnym i odwrotnie.

Opcja zastąpienia terminu

Jeżeli sprawa została skonfigurowana z opcją zastąpienia terminu w programie Builder (więcej informacji tutaj), wówczas będzie można zastąpić datę wymagalności sprawy podczas jej rozpoczynania z ekranu Zapytania lub z ekranu Sprawy.

Rozpocznij sprawę z ekranu zapytania:

Rozpocznij sprawę z ekranu zapytania:

Ikona „Nowe informacje”

Ikona informacji zostanie podświetlona, gdy dla danego elementu pracy pojawią się nowe informacje, które nie zostały jeszcze odczytane. Kliknięcie na nią pokazuje, kiedy nowa informacja została otrzymana.

Możesz oznaczyć informację jako przeczytaną, co spowoduje, że ikona informacji powróci do normalnego stanu. Możesz również oznaczyć informację jako nieprzeczytaną, klikając na opcję „Oznacz jako nową”.

Przycisk kopiowania

Można skopiować nazwę zapisanego wyszukiwania, klikając przycisk kopiowania na karcie:

Można skopiować nazwę użytkownika, klikając przycisk kopiowania w zakładce:

Można również skopiować numer referencyjny i numer elementu pracy, klikając ikonę kopiowania na karcie:

Czynności typu „peer review” składają się z dwóch części: pierwsza część to „wykonywanie” Czynności przez jednego użytkownika, druga część polega na sprawdzeniu, czy Czynność została wykonana poprawnie - ta recenzja jest wykonywana przez innego użytkownika.

Czynność pojawi się najpierw w stanie „Do zrobienia". Oś czasu pokaże, że Czynność nie jest na etapie wzajemnej weryfikacji:

Gdy Czynność zostanie zakończona i oznaczona jako „rozwiązana” przez użytkownika „wykonującego” ją, Czynność ta jest następnie przypisywana do innego użytkownika do przejrzenia i wraca do stanu „Do wykonania”. Zostanie teraz pokazana jako „W trakcie wzajemnej oceny” na osi czasu:

Użytkownik dokonujący przeglądu może następnie zdecydować, czy pierwotny użytkownik wykonał czynność poprawnie, wybierając opcję „Tak” lub „Nie” z menu rozwijanego na liście kontrolnej. Może również dodać notatkę.

Podczas recenzowania elementu pracy użytkownicy mogą edytować dane w ramach Czynności. Pozwala to recenzentowi na wprowadzenie pewnych zmian w danych w ramach przeglądu.

Recenzent może następnie oznaczyć Czynność jako „Rozwiązaną” i zdecydować, czy działanie przeszło pomyślnie ocenę wzajemną, zawiodło, czy też recenzent nie był w stanie przejrzeć tej Czynności:

Zatwierdzenie - Wybranie opcji „Zatwierdzenie” spowoduje zamknięcie Czynności. Można dodać komentarz, ale nie jest to obowiązkowe.

Niepowodzenie - W przypadku wybrania opcji „Niepowodzenie” wprowadzenie komentarza jest obowiązkowe. Po kliknięciu rozwiązania Czynność powróci do pierwszego użytkownika w stanie Do wykonania z dołączonym komentarzem. Gdy pierwszy użytkownik wykona Czynność, wróci ona do recenzenta w stanie „Do wykonania”.

Nie można ukończyć - wybranie opcji "Nie można ukończyć" spowoduje zamknięcie Czynności.

W najnowszej wersji Enate uprościliśmy stany, przez które może przejść element pracy, aby przetwarzanie elementów pracy było prostsze i łatwiejsze. Obejrzyj poniższy film, aby dowiedzieć się więcej:

Zapytania, Sprawy i Czynności można ustawić w różnych stanach standardowych w miarę ich postępów w systemie.

• Projekt - pozycja nie została jeszcze wstępnie złożona

• Do zrobienia - pozycja oczekuje na zasoby, które umożliwią jej dalszy rozwój.

• W trakcie realizacji - pozycja została odebrana i jest w trakcie realizacji.

• Czekaj - wybierz tę opcję, jeśli z jakiegoś powodu postęp prac nad elementem pracy musiał zostać zatrzymany - może to być spowodowane oczekiwaniem na informacje z innego zasobu lub zaplanowanym śledzeniem w określonym terminie.

• Rozwiąż - Wybierz tę opcję jako część zakończenia aktywności na elemencie pracy.

• Zamknięty - po rozwiązaniu problemu i przekroczeniu czasu przeznaczonego na informację zwrotną, w którym mógł on zostać ponownie otwarty, element zmieni status na 'Zamknięty'

Nowy status -„Do zrobienia”

Równocześnie ze standaryzacją stanów dotyczących zapytania, sprawy, czynności wysłuchaliśmy opinii użytkowników i dodaliśmy nowy status „Do zrobienia”.

Po przesłaniu elementu pracy do Enate będzie on miał status „Do zrobienia”, dopóki nie odbierze go dowolny zasób. Może to być człowiek lub robot.

Po rozpoczęciu aktualizacji elementu pracy znajdującego się w tym stanie, będzie on:

• automatycznie przypisany do Ciebie i

• status zmieni się na „W toku”.

Możesz również wybrać, aby zmienić stan samodzielnie. Oznacza to, że praca jest teraz w toku i pozostanie w tym statusie aż do jej zakończenia - zakładając np. brak oczekiwania na dalsze informacje.

Ustawianie elementu z powrotem w pozycji "Do zrobienia"

Jeśli podjąłeś element przez pomyłkę, lub jeśli dojdziesz do wniosku, że nie jest to praca, którą będziesz w stanie wykonać, możesz go od siebie oddzielić, albo do innego zasobu, albo po prostu z powrotem do swojej kolejki. Może to być po 10 sekundach lub po pół godzinie, ale kiedy to zrobisz, system automatycznie ustawi status z powrotem na "Do zrobienia", aby wszyscy wiedzieli, że nie będzie on kontynuowany, dopóki nie odbierze go inny zasób. Możesz również ręcznie ustawić status z powrotem na 'Do zrobienia', jeśli na przykład zacząłeś pracę nad tym projektem przez pomyłkę i chcesz szybko cofnąć zmianę statusu.

Podobnie, jeśli robot odrzuci pracę, jej status zostanie przywrócony do 'Do zrobienia' w ramach przekazywania jej do wykonania przez człowieka.

Ustawianie elementu z powrotem w pozycji „Do zrobienia”

Jeśli wybrałeś element przez pomyłkę, lub jeśli dojdziesz do wniosku, że nie jest to praca, którą będziesz w stanie wykonać, możesz go przekazać innemu zasobowi albo po prostu z powrotem do swojej kolejki. Może to być po 10 sekundach lub po pół godzinie, ale kiedy to zrobisz, system automatycznie ustawi status z powrotem na „Do zrobienia”, aby wszyscy wiedzieli, że nie będzie on kontynuowany, dopóki nie odbierze go inny zasób. Możesz również ręcznie ustawić status z powrotem na „Do zrobienia”, jeśli na przykład zacząłeś pracę nad tym projektem przez pomyłkę i chcesz szybko cofnąć zmianę statusu.

Podobnie, jeśli robot odrzuci pracę, jej status zostanie przywrócony do stanu „Do zrobienia” w ramach przekazywania jej do wykonania przez człowieka.

Używanie opcji „Czekaj”

Uwaga: Jeśli pracujesz nad zgłoszeniem, sprawą lub działaniem i musisz tymczasowo wstrzymać pracę nad nim, ponieważ czekasz na dodatkowe informacje lub z powodu innej tymczasowej blokady, powinieneś wybrać status 'Czekaj'.

Uwaga: Jeśli pracujesz nad zapytaniem, sprawą lub czynnością i musisz tymczasowo wstrzymać pracę, ponieważ czekasz na dodatkowe informacje lub z powodu innej tymczasowej blokady, powinieneś wybrać status „Czekaj”.

v2020.1 Podręcznik Work Manager

Zakładka Komunikacja

Filtrowanie karty Komunikacji

Kliknięcie ikony filtru spowoduje wyświetlenie wyskakującego okienka filtru, w którym możesz zaznaczyć lub odznaczyć różne typy komunikacji, które chcesz wyświetlić na osi czasu. Możesz filtrować kartę Komunikacje według następujących komunikatów:

• Adres e-mail ​

  • Anulowane - pokaże e-maile, które zostały anulowane, kiedy zostały anulowane i przez kogo zostały anulowane

  ​​

  • Niepowodzenie - pokaże e-maile, których nie udało się wysłać, i dlaczego nie udało się ich wysłać. Pamiętaj, że możesz spróbować ponownie wysłać wiadomości e-mail, które nie powiodły się, z sekcji Oś czasu, klikając opcję „Ponów próbę”.​

  • Przychodzące - w tym miejscu wyświetlane są maile przychodzące od osób trzecich, kiedy zostały wysłane i przez kogo

  • Przychodzące - pokazuje e-maile przychodzące od strony trzeciej, kiedy dotarły i przez kogo zostały wysłane

  • Zaplanowane - pokazuje e-maile, które są zaplanowane do wysłania w późniejszym terminie, kiedy są zaplanowane do wysłania oraz kto i kto ustawił harmonogram. Masz również możliwość wysłania wiadomości e-mail teraz lub anulowania wiadomości email z osi czasu. Dodatkowo, gdy ustawiony jest czas Cofnięcia wysyłanie, opcja wysyłania wiadomości e-mail od razu lub anulowania wysyłania wiadomości e-mail

    pojawi się na osi czasu w okresie Cofnij wysyłanie (zobacz tutaj, aby uzyskać więcej informacji na temat opcji Cofnij wysyłanie), gdy zaplanowane wiadomości e-mail są ustawione na wyświetlanie na osi czasu.

  ​​

• Dziennik Aktywność

  • Przychodzące i wychodzące rozmowy telefoniczne

  • Listy przychodzące i wychodzące

• Notatki ​

• Samoobsługa - komunikaty wprowadzane przez Użytkowników samoobsługowych

• (Jeśli elementem pracy jest Zapytaniem) Początkowy opis Zapytania

• Pokaż wszystkie powiązane elementy pracy - gdy ta opcja jest włączona, na karcie komunikacji będą wyświetlane komunikaty nie tylko z tego elementu pracy, ale także dla wszystkich powiązanych elementów pracy

  • Gdy powiązany element pracy pojawi się na osi czasu, jego odniesienie zostanie wyświetlone na osi czasu.

    ​​

  • To ustawienie jest domyślnie włączone dla Spraw, dzięki czemu podczas przeglądania Sprawy będzie można zobaczyć komunikaty dotyczące wszystkich powiązanych z nią Czynności.

  • Opcja ta jest domyślnie wyłączona dla Zapytań i Czynności, więc domyślnie będą one wyświetlać tylko komunikaty od tego elementu pracy.

• Pokaż elementy wygenerowane przez system - po włączeniu wyświetlane będą komunikaty generowane przez system, takie jak automatycznie utworzone wiadomości e-mail z potwierdzeniem przedłożenia, które wysyła Enate. Ta opcja jest domyślnie wyłączona.

Zakładka Oś czasu

Karta osi czasu przedstawia całą historię działań, które miały miejsce dla elementu pracy (i elementów pokrewnych), w tym komunikację, zmiany stanu, a najnowsze aktualizacje są wyświetlane u góry osi czasu.

Filtrowanie karty Oś czasu

Kliknięcie ikony filtru spowoduje wyświetlenie wyskakującego okienka filtru, w którym możesz zaznaczyć lub odznaczyć różne typy elementów, które chcesz wyświetlić na osi czasu. Oprócz komunikacji, takiej jak e-maile i połączenia telefoniczne, możesz filtrować kartę osi czasu według następujących informacji:

• Alokacje

  • Ponowne przypisania - ponowne przypisania między użytkownikami

• Jakość

  • Brak dat wymagalności - gdy data wymagalności dla elementu pracy została pominięta

• Przedmiot powiązany

  • działania odbywające się w innych elementach pracy, które mogą się z nim wiązać (np. inne Akcje w Sprawie nadrzędnej tej Akcji.

• Zmiany Statusu

  • kiedy status elementu pracy został zmieniony (np. z W toku na Rozwiązany), przez kogo został zmieniony i dlaczego został zmieniony.

• Jeśli stan zmienił się na Czekaj, oś czasu pokaże również typ oczekiwania:

• Jeśli stan zmienił się na Rozwiązany, na osi czasu będzie również wyświetlana metoda rozwiązania

• gdy działanie związane z recenzowaniem jest na etapie wzajemnej oceny:

• Jeśli Sprawa zawiera problem:

• Uwzględnij powiązane elementy pracy - Gdy ta opcja jest włączona, oś czasu wyświetla informacje nie tylko z tego elementu pracy, ale dla wszystkich powiązanych elementów pracy.

  • Gdy powiązany element pracy pojawi się na osi czasu, jego odniesienie zostanie wyświetlone na osi czasu.

  • To ustawienie jest domyślnie włączone dla Spraw, dzięki czemu podczas przeglądania Sprawy można również zobaczyć informacje o wszystkich odpowiadających jej Czynności.

  • Opcja ta jest domyślnie wyłączona dla Zapytań i Czynności, więc domyślnie będą one wyświetlać tylko informacje od tego elementu pracy.

  • Jedynym wyjątkiem jest to, że podczas łączenia Zapytania, wszystkie Zapytania, które zostały zamknięte z powodu połączenia, domyślnie wyświetlają informacje z Zapytania związanego z dalszym przetwarzaniem.

• Pokaż elementy wygenerowane przez system - po włączeniu zostaną wyświetlone wpisy na osi czasu generowane przez system, takie jak automatycznie utworzone wiadomości e-mail z potwierdzeniem przedłożenia, które wysyła Enate. Ta opcja jest domyślnie wyłączona.

Jeśli zastosowany zostanie filtr, obok ikony filtru pojawi się liczba informująca, ile typów informacji jesteś w stanie zobaczyć z łącznej liczby dostępnych typów informacji.

Ikony siatki

Oprócz ikon stanu wyświetlanych na siatkach elementów roboczych można zobaczyć dodatkowe ikony, które pomagają uzyskać istotne informacje o zapytaniu, sprawie lub czynnościach

Ikony te pojawiają się również podczas wyszukiwania elementu roboczego w Quickfind.

Oznaczają one następujące informacje:

Filtrowanie w siatce

Możesz zastosować wiele filtrów do wszystkich standardowych i niestandardowych kolumn danych w siatce, z wyjątkiem Terminu wymagalności, klikając w ikonę obok tytułu żądanej kolumny.

Możesz także zastosować wiele filtrów do wszystkich standardowych i niestandardowych kolumn danych w siatce sieci botów. Zastosowane filtry pozostaną po ponownym przejściu do Skrzynki odbiorczej mojego zespołu.

Oprócz możliwości zastosowania w trybie na żywo, wiele filtrów można zastosować do wszystkich standardowych i niestandardowych kolumn danych w trybie testowym, niezależnie od typu użytkownika - niezależnie od tego, czy jesteś liderem zespołu, menedżerem zespołu, czy też czy nie masz dostępu do Builder.

Kopiuj/Wklej do Excela

Można kopiować i wklejać informacje z siatki strony głównej do arkusza kalkulacyjnego programu Excel, wybierając informacje, które chcesz skopiować i używając klawiszy Ctrl+C i Ctrl+V.

Kopiowane i wklejane informacje obejmują wszelkie zastosowane filtry. Tytuły kolumn również zostaną automatycznie skopiowane i wklejone.

Możesz również skopiować i wkleić wszystkie informacje z siatki za pomocą Ctrl+A.

Po uruchomieniu sprawy podrzędnej (ręcznie lub poprzez czynność „Rozpocznij sprawę”), czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” przejdzie w „Oczekiwanie” na zakończenie wszystkich aktualnie trwających spraw podrzędnych, zanim sprawa będzie mogła zostać zakończona.

Kiedy sprawa podrzędna zostanie zakończona, czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” zostanie automatycznie zamknięta.

Jeśli sprawa podrzędna nie została uruchomiona, ale została uruchomiona czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych”, czynność „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych” przejdzie w stan „Do zrobienia” i zostanie przypisana do kolejki.

Jeśli czynność nie jest w stanie „Czekaj na zakończenie spraw podrzędnych”, a sprawa podrzędna, na którą czeka, została zakończona, na karcie informacyjnej pojawi się komunikat „Sprawa podrzędna została zakończona”.

Jeśli sprawa podrzędna nie jest jeszcze uruchomiona i jeśli spróbujesz ustawić czynność na „Oczekiwanie na zakończenie sprawy podrzędnej”, czynność zostanie zamknięta, ponieważ nie ma uruchomionej sprawy podrzędnej.

Jeśli spróbujesz ręcznie zakończyć czynność „Oczekiwanie na zakończenie sprawy podrzędnej”, system poinformuje Cię, że sprawa główna nie będzie już czekać na zakończenie sprawy podrzędnej, zanim się sama zakończy.

Ta wersja wprowadza kilka ulepszeń w oczekiwaniu na ukończenie prac nad zbliżającym się wielkimi krokami wydaniem skupionym na samoobsłudze. Poprawki te skupiają się na ułatwieniu obsługi elementów pracy (np. umożliwiając płynniejsze przechodzenie od zapytania do sprawy) oraz zapewnieniu większej elastyczności podczas tworzenia połączonych elementów.

Poprawki w Builderze koncentrują się na usprawnieniu obsługi przychodzących wiadomości e-mail. Dodaliśmy również zupełnie nową metodę integracji zewnętrznych systemów z Enate za pośrednictwem poświadczeń aplikacji. Poniżej znajduje się krótki film z omówieniem niektórych nowości.

Więcej informacji na temat nowych funkcji można przeczytać w kolejnych sekcjach tego dokumentu.

Nowe funkcje Work Managera

Informacje o wersji

Dodaliśmy opcję wysyłania automatycznych e-maili dla spraw. W tej chwili jest ona dostępna tylko dla automatycznych potwierdzeń utworzenia sprawy.

By ją uaktywnić, należy włączyć opcję „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail” podczas konfiguracji lub edycji przekierowań wiadomości dla sprawy w sekcji „Przekierowanie wiadomości e-mail” Buildera.

Szablon potwierdzenia – ważna uwaga

Wraz z dodaniem funkcji wysyłania automatycznych potwierdzeń dla spraw zmieniony został szablon potwierdzenia zapytania, by można go było zastosować również do spraw. W związku z tym do szablonu zostały wprowadzone następujące zmiany:

• Nazwę i przeznaczenie szablonu zmieniono z „Potwierdzenie zapytania” na „Potwierdzenie zgłoszenia”.

• W treści wiadomości e-mail termin „zapytanie” został przemianowany na „zgłoszenie”, by jeden szablon obsługiwał zarówno sprawy, jak i zapytania.

Pomoże w tym dodana do ustawień wiadomości e-mail na ekranie informacyjnym sprawy opcja o nazwie „Nowa zarejestrowana sprawa”. Umożliwia ona wybranie szablonu wiadomości, który ma zostać użyty do wysłania automatycznego potwierdzenia o utworzeniu sprawy. System zastosuje nowy szablon „Potwierdzenie zgłoszenia” (albo już istniejący szablon „Potwierdzenie zapytania”, jeśli został zmieniony). Użytkownik może wskazać inny szablon. Należy pamiętać, że to pole nie może pozostać puste.

Ważne jest również to, że nowa opcja „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail” na ekranie sprawy w Work Managerze musi być włączona przez agentów obsługi, aby system mógł wysłać potwierdzenie sprawy do kontaktu głównego i kontaktów dodatkowych (DW), gdy ta zostanie przesłana dalej, czyli jej status z „Wersji roboczej” zmieni się na „Do zrobienia” lub wyższy.

Automatyczny e-mail wysłany w przypadku przekształcenia zapytania w sprawę nadal wykorzystywać będzie szablon „Sprawa z zapytania”, a nie „Potwierdzenie zgłoszenia”.

Do czynności dodany został krótki opis sprawy, by użytkownicy mieli szybszy dostęp do informacji o zadaniu, którym się zajmują.

Jeśli w one swoje odbicie na ekranie czynności wszystkich czynności należących do konkretnej sprawy (odświeżenie ekranu czynności może okazać się niezbędne, by zobaczyć efekty edycji), a tytuł czynności będzie składał się z następujących elementów:

Odniesienie czynności - Krótki opis sprawy - Nazwa procesu czynności' '10040-C-A1.1 - Jack Jones nowy rozpoczynający - Zgoda HR

Taka nazwa będzie wyświetlana na karcie czynności:

Krótki opis sprawy to również tytuł, który pojawi się też w kolumnie „Tytuł” na siatce strony domowej dla danej czynności.

Wersja 2021.1 to mniejsze wydanie, skupiające się na stabilności i wprowadzaniu drobniejszych poprawek do funkcji dodanych w poprzednich wersjach. Ich wykaz znaleźć można w sekcji Historia zmian poniżej.

Funkcje z ostatnich wydań

Po aktualizacji ze starszej wersji Enate naprawdę warto zapoznać się z wieloma nowymi funkcjami, które wprowadziliśmy niedawno w większych wydaniach v2021.1 i v2021.2 .

Oto niektóre z nowości, które trafiły do Work Managera w tych ostatnich wydaniach:

• usprawnione zarządzanie harmonogramem wysyłania wiadomości e-mail i dodatkowa kontrola nad wychodzącymi wiadomościami e-mail;

• dodana specjalna strona do zarządzania kontaktami;

• uproszczenie statusów elementów pracy (zapytań, spraw i czynności) ułatwiające pracę z nimi;

• dodana możliwość zapisu wielu widoków danych operacyjnych – jak przebiega realizacja zapytań, spraw i czynności w stosunku do umów SLA. Można tworzyć dowolne widoki tych danych, aby zapewnić sobie kontrolę nad bieżącymi zgłoszeniami z postępu prac.

Dodaliśmy kilka nowych standardowych kolumn do wyboru na siatce strony domowej w Work Managerze. Informacje, jak je dodać do swojego widoku siatki, znaleźć można w poniższym filmie instruktażowym:

Te dodatkowe kolumny, wraz z wieloma innymi dostępnymi już wcześniej, pozwalają zarządzać elementami pracy użytkownika lub całego zespołu z wyższego poziomu, bez konieczności zagłębiania się w każdy szczegół, a także łatwiej odnaleźć daną pracę na siatce.

Nowe kolumny do wyboru to:

• Kontakt główny – osoba, z którą należy się kontaktować w sprawie bieżącego wniosku

• Wnioskodawca – osoba, która złożyła wniosek

• Podmiot - osoba, której dotyczy dany element pracy

• Ostatni otrzymany e-mail – data i godzina nadejścia ostatniej wiadomości e-mail dla danego elementu pracy

• Nadawca ostatniego e-maila – dane osoby, która wysłała ostatnią wiadomość e-mail związaną z danym elementem pracy. Jeśli użytkownik jest już wprowadzony do systemu, w tej kolumnie wyświetli się jego nazwisko, w przeciwnym przypadku – jego adres e-mail.