Rubrica de Fișiere din Tichete, Acțiuni și Cazuri

Prezentare generală

Am introdus îmbunătățiri semnificative la modul în care puteți vizualiza și gestiona fișierele și link-urile din Tichete, Acțiuni și Cazuri. Cardul de Fișiere, care era afișat anterior în bara laterală, a fost extins și relocalizat în secțiunea „Fișiere” din pagina principală a articolului de lucru, alături de Cronologie - aici puteți adăuga acum fișiere și link-uri și le puteți vizualiza pe cele adăugate la articolul de lucru.

În secțiunea Fișiere se află toate fișierele și link-urile alocate articolului de lucru respectiv și articolelor de lucru aferente, precum și anexele e-mailurilor primite și trimise...

Toate fișierele/link-urile corespunzătoare articolului de lucru deschis sunt afișate în partea de sus a secțiunii fișiere, iar cele corespunzătoare articolelor de lucru aferente sunt afișate într-o secțiune separată, situată mai jos. Articolele sunt ordonate în funcție de data/ora la care au fost încărcate, cu cele mai recente în partea de sus.

Puteți vedea numele fișierului, tipul de fișier, dimensiunea acestuia, utilizatorul care l-a încărcat (și când), precum și numărul de referință și articolul de lucru în care a fost încărcat. De asemenea, puteți vedea etichetele și notițele care au fost adăugate la fișierele.

Diferitele pictograme vă vor ajuta să descoperiți informații suplimentare:

• Anexele de fișiere standard sunt marcate cu o pictogramă în formă de agrafă de hârtie:

• Link-urile sunt marcate cu o pictogramă pentru link-uri:

• Anexele din e-mailurile de intrare sunt marcate cu o pictogramă de e-mail verde:

• Anexele din mesajele de ieșire sunt marcate cu o pictogramă de e-mail albastră:

Toate fișierele din secțiunea Fișiere se pot introduce ca anexe în orice e-mail de ieșire, iar link-urile se pot adăuga în corpul e-mailului.

Adăugarea de fișiere/link-uri la un articol de lucru

Dacă articolul de lucru vă este alocat, puteți adăuga fișiere și link-uri la un articol de lucru în secțiunea Fișiere. Puteți încărca mai multe fișiere simultan. Faceți clic pe link-urile de încărcare din partea de sus a paginii pentru a încărca.

De asemenea, puteți glisa și plasa fișiere în secțiunea Fișiere pentru a le încărca.

Restricții privind tipul de fișier

Ca regulă generală, toate tipurile de fișiere pot fi încărcate, însă acestea pot fi restricționate în secțiunea de Setări generale din Builder.

Etichetarea fișierelor și a link-urilor

Se pot adăuga etichete la fișiere și link-uri. Etichetele vă ajută să structurați fișierele, aspect important atunci când trimiteți informații. Titlurile de etichete disponibile sunt setate în Builder.

Totodată, se pot adăuga etichete la mai multe fișiere și link-uri simultan, selectând unul sau mai multe articole și prin intermediul pictogramei, acestea fiind apoi afișate în antetul rubricii Fișiere.

Odată adăugate etichetele, fișierele/link-urile vor putea fi adăugate automat la e-mailurile cu etichete corespunzătoare, oferind astfel garanția că toate documentele de același tip sunt incluse în anumite e-mailuri/conținut al corpului e-mailului.

Când se introduce un mesaj cu răspuns predefinit într-un e-mail sau când un nou e-mail este creat automat și expediat în timpul procesului, sistemul va identifica toate etichetele aferente textului predefinit/șablonului de e-mail și va anexa automat toate fișierele din acel articol de lucru care au aceeași etichetă. Etichetele sunt asociate răspunsului predefinit/conținutului de e-mail ca parte a configurării sistemului de către utilizatori în Builder atunci când creează șabloanele de e-mail.

Etichetarea fișierelor este o caracteristică importantă pentru procesele care implică tehnologia de automatizare. Exemplu: dacă o Acțiune automatizată ulterior necesită informații cu privire la fișierele anexate la Caz și care este fișierul de „Confirmare a facturii”, puteți marca fișierele relevante ca atare și, indiferent de numele fișierului, tehnologia de automatizare va selecta acel fișier pe baza etichetei sale. O astfel de tehnologie de automatizare externă poate furniza, în egală măsură, etichete ca parte a încărcării documentelor la articolele de lucru din Enate, pentru o utilizare manuală/automată.

Adăugarea de notițe la fișiere

Puteți adăuga notițe la fișiere și link-uri, prin care să oferiți o scurtă descriere a conținutului sau orice alte informații care ar putea fi utile.

Se pot adăuga notițe la mai multe fișiere și link-uri simultan, selectând unul sau mai multe articole și prin intermediul pictogramei, acestea fiind apoi afișate în antetul rubricii Fișiere.

Previzualizarea fișierelor

Meniul din dreapta vă permite să previzualizați un fișier în mod individual. Previzualizarea se va deschide într-o pagină nouă.

Descărcarea fișierelor

Puteți descărca fișiere individuale accesând opțiunea din meniul din dreapta.

Puteți descărca mai multe fișiere simultan prin selectarea fișierelor pe care doriți să le descărcați și selectarea opțiunii din partea de sus a ecranului. Acestea pot fi descărcate ca mai multe fișiere individuale sau ca un singur fișier comprimat ZIP, prin intermediul opțiunii de descărcare în format ZIP.

Eliminarea de fișiere/link-uri

Puteți elimina fișiere sau link-uri accesând opțiunea din meniul din dreapta.

Puteți elimina mai multe fișiere/link-uri simultan prin selectarea fișierelor pe care doriți să le eliminați și selectarea opțiunii din partea de sus a ecranului.

Filtrarea fișierelor/link-urilor

Puteți filtra fișierele și link-urile care sunt afișate în rubrica Fișiere utilizând opțiunea de filtrare din partea de sus a ecranului. Puteți filtra în funcție de: Anexe, Anexele de e-mail trimise, Anexele de e-mail primite și Link-uri.

Căutare de fișiere cu text liber

Pentru a vă ajuta să localizați fișiere individuale sau link-uri, aveți la dispoziție și opțiunea de căutare cu text liber. Puteți căuta pe baza diferitelor categorii, precum: nume de fișiere, informații despre etichete și notițe.