Operarea articolelor de lucru asociate

v2021.2

Anumite funcții din Enate vă permit să gestionați activitățile desfășurate de către mai multe echipe. Puteți crea și supraveghea cu ușurință articolele de lucru, chiar și atunci când nu aveți acces deplin la activitatea celorlalți.

Aveți posibilitatea:

• Să creați și să sincronizați articole de lucru, chiar și pe cele din domeniile de activitate la care nu aveți acces.

• Să partajați și să adăugați comunicări între articolele de lucru.

Dacă inițiați un Caz sau un Tichet în cadrul unui Caz sau Tichet existent, se creează o relație de „legătură” între articolele de lucru. Articolele create în acest mod vor păstra o legătură cu Cazul/Tichetul inițial și vor apărea în secțiunea de Link-uri din cadrul acestuia, facilitând astfel urmărirea unui grup de articole de lucru care au legătură între ele.

Vom analiza unele dintre aceste caracteristici, pornind de la modul în care se creează articolele de lucru asociate.

Cum să creați un Tichet asociat unui Caz sau unui Tichet deja existent

Pentru a crea un nou Tichet asociat unui Caz sau unui Tichet existent, faceți clic pe linkul „+ Articol de lucru” afișat lângă secțiunea articolului de lucru și alegeți opțiunea „Tichet” din lista de opțiuni.

În fereastra pop-up rezultată, puteți filtra pentru a căuta noul tip de Tichet pe care doriți să îl creați, prin două metode:

• căutare în funcție de ruta de e-mail – puteți specifica adresa de e-mail la care se trimit în mod normal e-mailurile pentru a crea articole de lucru. Adesea, corespondența electronică reprezintă o anumită parte a activității în cadrul căreia doriți să creați noul articol de lucru. Ca o scurtătură utilă, am adăugat aici o opțiune prin care puteți căuta în funcție de adresa de e-mail și puteți limita imediat numărul de Tichete din care să alegeți. Selectarea unei adrese de e-mail va filtra posibilitățile de selectare numai la proiectele legate de acea adresă de e-mail.

• selectarea Clientului, a Contractului, a Serviciului și a unui Tichet (acestea vor avea valori implicite în cazul în care există o singură opțiune de ales).

Vă rugăm să rețineți că Tichetele pe care le puteți iniția vor depinde de configurația permisiunilor din Builder. În plus, veți putea selecta un Tichet doar de pe o rută de e-mail care a fost activată în Builder (consultați aici pentru mai multe informații). De asemenea, veți putea selecta un Tichet în Mod de testare numai dacă ruta de e-mail pentru acel Tichet a fost configurată să funcționeze în Modul de testare.

Puteți ajusta setările de mai jos pentru acest Tichet:

Titlu	Puteți modifica titlul noului Tichet creat
Descriere	Puteți modifica descrierea noului Tichet creat
Categorii și subcategorii	Selectați categoria și subcategoriile noului Tichet
Data scadentă	Dacă sistemul dvs. a fost configurat în acest mod (consultați aici pentru mai multe informații), puteți alege să modificați data scadentă a noului Tichet creat.
Copiere defecte, fișiere și date personalizate	Puteți partaja defectele, fișierele (inclusiv etichetele) și datele personalizate existente din Cazul/Tichetul inițial în noul Tichet pe care îl creați.
Copiere comunicări ale articolelor de lucru	Puteți partaja comunicările articolului de lucru, respectiv e-mailurile (inclusiv orice atașament) și notițele dintre Cazul/Tichetul inițial și noul Tichet pe care îl creați. Rețineți că, atunci când creați un Tichet dintr-un Caz, puteți partaja doar comunicările la nivel de Caz, nu și cele la nivel de Acțiune sau comunicările de Caz secundar. Aveți posibilitatea de a copia comunicările individuale la nivel de Acțiune sau de Caz secundar prin partajarea e-mailurilor/notițelor individuale din cronologia de comunicare a acestora.
Dezactivare e-mailuri automate	Aveți posibilitatea de a trimite e-mailuri automate către contactele etichetate ca fiind contacte primare, solicitanți sau subiecți.
Adăugare de contacte	Dacă permisiunile din Builder au fost configurate pentru a vă permite acest lucru, puteți adăuga mai multe contacte diferite pentru noul Tichet și puteți repartiza etichetele între ele.

Apoi faceți clic pe „Creare”. În secțiunea „Link-uri” va apărea un link cu noul Tichet asociat Cazului sau Tichetului deja existent.

Cum să creați un Caz asociat unui Caz sau unui Tichet deja existent

Un Caz Asociat este un Caz care este conectat la un Caz sau la un Tichet, dar Cazul principal al acestuia este complet independent. Acest lucru este util atunci când data scadentă a Cazului principal nu depinde de finalizarea unei părți secundare (de exemplu, de către un alt departament).

Pentru a crea un Caz nou asociat unui Caz sau unui Tichet existent, selectați link-ul „+ Articol de lucru” afișat lângă secțiunea articolului de lucru și apoi alegeți opțiunea „Caz” din lista de opțiuni.

În fereastra pop-up rezultată, puteți filtra pentru a căuta noul tip de Caz pe care doriți să îl creați, prin două metode:

• căutare în funcție de ruta de e-mail – puteți specifica adresa de e-mail la care se trimit în mod normal e-mailurile pentru a crea articole de lucru. Adesea, corespondența electronică reprezintă o anumită parte a activității în cadrul căreia doriți să creați noul articol de lucru. Ca o scurtătură utilă, am adăugat aici o opțiune prin care puteți căuta în funcție de adresa de e-mail și puteți limita imediat numărul de Cazuri din care să alegeți. Selectarea unei adrese de e-mail va filtra posibilitățile de selectare numai la proiectele legate de acea adresă de e-mail.

• selectarea Clientului, a Contractului, a Serviciului și a unui Caz (acestea vor avea valori implicite în cazul în care există o singură opțiune de ales).

Vă rugăm să rețineți că Cazurile pe care le puteți iniția vor depinde de configurația permisiunilor din Builder. În plus, veți putea selecta un Caz doar de pe o rută de e-mail care a fost activată în Builder (consultați aici pentru mai multe informații). De asemenea, veți putea selecta un Caz în Mod de testare numai dacă ruta de e-mail pentru acel Caz a fost configurată să funcționeze în Modul de testare.

Puteți ajusta setările de mai jos pentru acest Caz:

Setări	Informație detaliată
Titlu	Puteți modifica titlul noului Caz creat
Descriere	Puteți modifica descrierea noului Caz creat
Program	Dacă sistemul dvs. a fost configurat în acest mod (consultați aici pentru mai multe informații), trebuie să selectați un program pentru noul Caz pe care îl creați.
Data scadentă	Dacă sistemul dvs. a fost configurat în acest mod (consultați aici pentru mai multe informații), puteți alege să modificați data scadentă a noului Caz creat.
Copiere defecte, fișiere și date personalizate	Puteți partaja defectele, fișierele (inclusiv etichetele) și datele personalizate existente din Cazul/Tichetul inițial în noul Caz pe care îl creați.
Copiere comunicări ale articolelor de lucru	Puteți partaja comunicările articolului de lucru, respectiv e-mailurile (inclusiv orice atașament) și notițele dintre Cazul/Tichetul inițial și noul Caz pe care îl creați. Rețineți că, atunci când creați un articol de lucru dintr-un Caz, puteți partaja doar comunicările la nivel de Caz, nu și cele la nivel de Acțiune sau comunicările de Caz secundar. Aveți posibilitatea de a copia comunicările individuale la nivel de Acțiune sau de Caz secundar prin partajarea e-mailurilor/notițelor individuale din cronologia de comunicare a acestora.
Adăugare de contacte	Puteți adăuga mai multe contacte diferite pentru noul Caz și puteți repartiza etichetele între ele.

Apoi faceți clic pe „Creare”. În secțiunea „Link-uri” va apărea un link cu noul Caz asociat Cazului sau Tichetului deja existent.

Cum să creați un Caz Secundar

Un Caz Secundar se va comporta în funcție de configurația sa specifică, dar Cazul său „principal” nu se va încheia până când nu se finalizează toate Cazurile sale Secundare.

Prin urmare, puteți crea un Caz Secundar numai dintr-un Caz existent.

Pentru a crea un nou Caz Secundar, selectați link-ul „+ Articol de lucru” afișat lângă secțiunea unui Caz și alegeți opțiunea „Caz Secundar” din listă.

În fereastra pop-up rezultată, puteți filtra pentru a căuta noul tip de Caz Secundar pe care doriți să îl creați, prin două metode:

• căutare în funcție de ruta de e-mail – puteți specifica adresa de e-mail la care se trimit în mod normal e-mailurile pentru a crea articole de lucru. Adesea, corespondența electronică reprezintă o anumită parte a activității în cadrul căreia doriți să creați noul articol de lucru. Ca o scurtătură utilă, am adăugat aici o opțiune prin care puteți căuta în funcție de adresa de e-mail și puteți limita imediat numărul de Cazuri Secundare din care să alegeți. Selectarea unei adrese de e-mail va filtra posibilitățile de selectare numai la proiectele legate de acea adresă de e-mail.

• selectarea Clientului, a Contractului, a Serviciului și a unui Caz Secundar (acestea vor avea valori implicite în cazul în care există o singură opțiune de ales). Rețineți că Clientul pentru un Caz Secundar se va autocompleta la fel ca și Cazul său inițial, și anume Cazul din care îl creați.

Vă rugăm să rețineți că Cazurile Secundare pe care le puteți iniția vor depinde de configurația permisiunilor din Builder. În plus, veți putea selecta un Caz Secundar doar de pe o rută de e-mail care a fost activată în Builder (consultați aici pentru mai multe informații). De asemenea, veți putea selecta un Caz Secundar în Mod de testare numai dacă ruta de e-mail pentru acel Caz Secundar a fost configurată să funcționeze în Modul de testare.

Puteți ajusta setările de mai jos pentru acest Caz Secundar:

Setări	Informație detaliată
Titlu	Puteți modifica titlul noului Caz Secundar creat
Descriere	Puteți modifica descrierea noului Caz Secundar creat
Program	Dacă sistemul dvs. a fost configurat în acest mod (consultați aici pentru mai multe informații), trebuie să selectați un program pentru noul Caz Secundar pe care îl creați.
Data scadentă	Dacă sistemul dvs. a fost configurat în acest mod (consultați aici pentru mai multe informații), puteți alege să modificați data scadentă a noului Caz Secundar creat.
Copiere defecte, fișiere și date personalizate	Defectele, fișierele (inclusiv etichetele) și datele personalizate din Cazul inițial vor fi partajate automat cu noul Caz Secundar.
Copiere comunicări ale articolelor de lucru	Comunicările articolului de lucru, respectiv e-mailurile (inclusiv orice atașament) și notițele, vor fi partajate automat cu noul Caz Secundar. Rețineți că vor fi partajate doar comunicările la nivel de Caz, nu și cele la nivel de Acțiune sau comunicările Cazului Secundar. Aveți posibilitatea de a copia comunicările individuale la nivel de Acțiune sau de Caz Secundar prin partajarea e-mailurilor/notițelor individuale din cronologia de comunicare a acestora.
Adăugare de contacte	Puteți adăuga mai multe contacte diferite pentru noul Caz Secundar și puteți repartiza etichetele între ele, în funcție de necesități.

Link-ul cu noul Caz Secundar va apărea în secțiunea Cazuri Secundare și NU în secțiunea Link-uri.

Secțiunea de Cazuri Secundare

În rubrica de Cazuri Secundare vor fi afișate următoarele informații pentru toate Cazurile Secundare din cadrul unui Caz:

• Pictograma de Stare Actuală

• Numărul de referință al Cazului Secundar și titlul Cazului

• Număr de acțiuni – Numărul de acțiuni asociate Cazului Secundar Proprietar – proprietarul cazului (dacă este stabilit)

• Coada de așteptare – Coada de așteptare a cazurilor (dacă este stabilită)

• Data scadentă – Data scadentă a Cazului

• Pictograma de extindere a Cazului Secundar pentru a dezvălui Acțiunile sale

Explicația numărului de referință al Cazului Secundar

Numerele de referință ale Cazurilor Secundare pot fi defalcate în felul următor:

Vizualizarea articolelor de lucru asociate – Secțiunea „Link-uri”

În secțiunea „Link-uri” puteți vizualiza toate articolele de lucru asociate unui Tichet sau unui Caz.

Rețineți că, pentru moment, Cazurile Secundare create prin intermediul link-ului „+ Articol de lucru” vor fi afișate în continuare în secțiunea „Cazuri Secundare” și nu vor figura în secțiunea Link-uri.

În grila din secțiunea Link-uri puteți vizualiza o listă a articolelor de lucru asociate, care indică referința, titlul, destinatarul, coada de așteptare și data scadentă a unui articol de lucru.

Există și o pictogramă pentru a deconecta articolul de lucru, în cazul în care acesta a fost asociat din greșeală.

De asemenea, puteți extinde Cazurile asociate pentru a afișa Acțiunile acestora.

Articole de lucru asociate la care nu aveți acces

Dacă nu aveți acces la un anumit proiect de afaceri, articolele de lucru din acest proces vor apărea în gri și nu veți putea să le deschideți sau să le editați. Veți putea, totuși, să vizualizați informațiile de nivel superior despre articolul de lucru, de exemplu cui îi este repartizat, în ce coadă de așteptare se află și data scadentă.