Prezentare generală a optimizărilor privind crearea în masă a articolelor de lucru

Prezentare generală

Am actualizat funcția de Creare în masă pentru a permite crearea mai multor articole de lucru la încărcarea de fișiere Excel. Mai exact, modelele Excel de creare în masă necesare pentru încărcare pot fi descărcate direct din fereastra de creare, ceea ce face ca funcția respectivă de creare să fie mai practică.

Pentru a accesa pagina de Creare în masă, aveți la dispoziție link-ul „Creare în masă” din meniul derulant ”Creare articol de lucru nou”.

Se va afișa ecranul de Creare în masă într-o nouă fereastră. În acest ecran, alegeți între crearea în masă a Cazurilor sau a Tichetelor. Ulterior, puteți descărca modelul Excel relevant, îl puteți completa, după care îl puteți încărca pe pagină - asigurați-vă că ați completat în prealabil toate câmpurile obligatorii.

Puteți descărca un model al fișierului Excel. Modelele Excel disponibile vor fi în conformitate cu limba pe care o aveți setată în cadrul preferințelor de utilizator Enate.

După ce introduceți datele în fișierul Excel, salvați și închideți fișierul, apoi faceți clic pentru a selecta fișierul de pe ecranul de Creare în masă.

În continuare, selectați dacă doriți să permiteți crearea de articole de lucru cu titluri duplicate, prin intermediul opțiunii „Titlu unic”. Dacă lăsați această opțiune dezactivată, se pot crea articole de lucru cu titluri duplicate. Prin activarea acestei opțiuni, orice articol de lucru care are același titlu cu un alt articol din fișierul încărcat nu va fi validat.

Dacă sunteți de acord, faceți clic pe butonul „Încărcare”. Astfel, informațiile despre Cazuri sau Tichete din fișierul dvs. vor fi încărcate pe ecran.

Veți vedea următoarele informații:

• Total - numărul total de articole pe care le conține fișierul încărcat care va fi creat

• Create - numărul de articole care au fost create cu succes (acest număr va fi zero înainte de a începe procesul de creare)

• Probleme - numărul de articole care au avut probleme de validare (acestea trebuie rezolvate înainte ca articolele să poată fi create cu succes)
• Neîncepute - numărul de articole care sunt în așteptare pentru a fi create

În plus, veți constata că în grilă s-au adăugat coloanele „Status” și „Referință” - acestea vor fi completate automat de către sistem la crearea articolelor.

Tot ce trebuie să faceți este să dați clic pe „Creare articole” și sistemul va începe crearea de Cazuri/Tichete. Informațiile afișate se vor actualiza pentru a indica numărul de articole care au fost create cu succes și numerele de referință ale articolelor de lucru create.

Câmpuri obligatorii

Câmpurile obligatorii care trebuie completate pentru a crea un Caz sunt următoarele:

• Client

• Contract

• Serviciu

• Caz - denumirea procesului

• Titlu - titlul articolului de lucru pentru fiecare Caz în parte.

Rețineți că rubricile Contact principal și Solicitant sunt obligatorii pentru un Caz doar dacă opțiunea „Faceți contactele obligatorii” este activată pentru tipul de Caz pe care îl creați în masă în ecranul Liniilor de servicii din Builder. Dacă doriți să completați aceste rubrici, asigurați-vă că respectați condițiile de înregistrare a contactelor.

Câmpurile obligatorii care trebuie completate pentru a crea un Tichet sunt următoarele:

• Client

• Contract

• Serviciu

• Tichet - denumirea procesului

• Titlu - titlul fiecărui Tichet în parte

• Descriere Tichet

• Categorie Tichet Nivel 1

• Categorie Tichet Nivel 2

• Categorie Tichet Nivel 3

• Contact principal - utilizatorul principal cu care colaborați referitor la această cerere. Consultați secțiunea referitoare la condițiile de înregistrare a contactelor
• Solicitant - utilizatorul care a lansat cererea inițială. Consultați secțiunea referitoare la condițiile de înregistrare a contactelor

Rețineți că toate datele introduse trebuie să corespundă valorilor existente în sistem, în caz contrar vor apărea erori de validare.

Condițiile pentru înregistrarea contactelor în cadrul fișierului de încărcare în masă

Toate înregistrările de contact din cadrul unui fișier de creare în masă, respectiv Contact principal, Solicitant, Subiect și Contacte CC, trebuie să respecte următoarele reguli:

• trebuie introdusă adresa de e-mail a persoanei de contact

• persoana de contact trebuie să existe deja în sistem

• persoana de contact trebuie să fie atribuită aceluiași client pentru care se creează Cazul/Tichetul

Câmpuri opționale

Câmpurile opționale care pot fi completate atât pentru Tichete, cât și pentru Cazuri, sunt următoarele:

• Subiect - contactul la care se referă articolul de lucru. Consultați secțiunea referitoare la condițiile de înregistrare a contactelor
• Adrese de e-mail CC - orice alte contacte care pot fi incluse în orice tip de corespondență. Consultați secțiunea referitoare la condițiile de înregistrare a contactelor. Rețineți că, dacă adăugați două sau mai multe adrese de e-mail CC, este necesar să separați adresele cu punct și virgulă (;), fără spații de o parte și de alta, de exemplu: [e-mail];[e-mail].
• Modificați data scadentă - introduceți noua dată scadentă. Consultați secțiunea de formatare a datei
• Nu trimiteți e-mailuri automate către persoanele de contact - dacă doriți sau nu să trimiteți e-mailuri generate automat de sistem către persoanele de contact ale articolului de lucru, cum ar fi e-mailuri de confirmare a solicitării. Introduceți „Adevărat” sau „Fals”, această opțiune este valabilă și pentru alte limbi în afară de engleză.

Formatarea datei calendaristice

Rețineți că orice dată calendaristică introdusă trebuie să aibă următorul format:

ZZ-LL-AAAA HH:MM

Rețineți că orele și minutele introduse pot fi introduse fie în formatul sistemului de 24 de ore, de exemplu 23:00, fie în formatul sistemului de 12 ore urmate de AM/PM, de exemplu 11:00 AM.

Exemple de formate de date calendaristice valide:

• 25-05-2022 23:25

• 25-05-2022 11: 25 PM

Dacă optați să nu introduceți orele sau minutele, sistemul va seta o oră implicită de 00:00.

Câmpuri de date personalizate

Puteți introduce câmpuri de date personalizate pentru Cazuri/Tichete, pe măsură ce le creați. Pentru a face acest lucru, adăugați denumirea coloanei care să corespundă exact cu denumirea câmpului de date din Enate. Dacă oricare dintre aceste câmpuri personalizate este marcat ca fiind obligatoriu în configurarea procesării Cazurilor, TREBUIE să furnizați o valoare în coloana respectivului câmp pentru fiecare rând din fișierul de încărcare (în caz contrar, rândul respectiv nu va reuși să fie validat și nu se va crea un Caz pentru acesta).

Câmpuri acceptate

Crearea în masă este compatibilă cu lista de mai jos de tipuri de câmpuri personalizate:

1. Bifați rubrica

2. Numai data - consultați secțiunea de Formatare dată.
3. Data și ora - consultați secțiunea de Formatare dată.
4. Număr zecimal

5. Adresa de e-mail

6. Listă

7. Text lung

8. Listă cu niveluri multiple

9. Text scurt

10. Număr întreg

Câmpuri neacceptate

Crearea în masă nu este compatibilă cu următoarele tipuri de câmpuri personalizate:

1. Tabele

2. Raportul între entități

Următoarele domenii de proprietate de sistem nu sunt compatibile cu crearea în masă a datelor:

1. Păstrează cu mine

2. Păstrează Acțiunea cu mine

3. Defecte

4. Fișiere

Erori de validare

În cazul în care apar erori de validare, acestea vor fi evidențiate cu roșu și se va afișa o pictogramă de „avertizare”. Dacă valorile introduse sunt greșite în întreaga coloană, erorile de validare vor fi afișate în partea de jos a grilei (de exemplu, dacă în fișierul de încărcare se face referire la un câmp care nu există în sistem). Dacă valorile introduse sunt greșite pentru un singur rând, la începutul rândului se va afișa o pictogramă de „avertizare”, iar erorile de validare vor fi evidențiate cu roșu. În continuare, va trebui să modificați acest fișier, faceți clic pe „modificați fișierul” și apoi încărcați fișierul actualizat.

Puteți crea în continuare articolele validate ale Cazului din fișierul de încărcare. Sistemul va ignora rândurile nevalidate și va confirma crearea celor validate, dar articolele nevalidate vor trebui rezolvate înainte de a putea fi create. Pentru aceasta, modificați fișierul respectiv, apoi faceți clic pe „modificați fișierul” și încărcați fișierul actualizat.

Consultați aici pentru a vedea lista completă cu potențialele erori de validare pentru Crearea în masă:

Erori de validare potențiale pentru crearea în masă a articolelor de lucruEnate Help

Servicii de asistență multilingvă

Crearea în masă este compatibilă cu toate limbile disponibile în Enate: franceză, germană, spaniolă, portugheză braziliană, portugheză, română, poloneză, maghiară și rusă.

Rețineți: modelul încărcat pentru Crearea în masă trebuie să fie în aceeași limbă cu limba aleasă de utilizatorul conectat. De exemplu, dacă un utilizator spaniol dorește să încarce un model de Creare în masă, șablonul pe care îl încarcă trebuie să fie în limba spaniolă.

În plus, valorile rubricilor din modelul de Creare în masă trebuie să corespundă valorilor configurate în secțiunea Localizări din Builder. Dacă traducerile rubricilor precum Contact principal, Solicitant, Contacte CC, Subiect, sau orice alt câmp de date personalizate au fost modificate în secțiunea Localizări, atunci titlurile coloanelor din modelul de Creare în masă trebuie să corespundă și ele acestor valori.