Praca z powiązanymi elementami pracy

wer. 2021.2

Enate zawiera szereg funkcji, które pozwalają na zarządzanie działaniami prowadzonymi przez różne zespoły, umożliwiając łatwe tworzenie i nadzorowanie elementów pracy, nawet w przypadku braku pełnych uprawnień do poszczególnych zasobów.

Możesz:

• Tworzyć i wiązać ze sobą elementy pracy, nawet w tych obszarach zadania, do których nie masz uprawnień.

• Udostępniać i dodawać komunikację pomiędzy elementami pracy.

Uruchomienie nowej sprawy lub zapytania z już istniejących tworzy powiązanie pomiędzy elementami pracy - elementy utworzone w ten sposób zachowają powiązanie z oryginalną sprawą lub zapytaniem i zostaną wyświetlone na karcie „Odnośniki”, dzięki czemu łatwiej śledzić całą grupę powiązanych ze sobą elementów pracy.

Przyjrzyjmy się niektórym z tych funkcji, zaczynając od sposobu tworzenia powiązanych elementów pracy...

Tworzenie powiązanego zapytania

By utworzyć nowe powiązane zapytanie z już istniejącej sprawy lub zapytania, kliknij przycisk „+ Element pracy” znajdujący się obok sekcji kart danego elementu pracy, a następnie wybierz „Zapytanie” z rozwijanej listy.

W rezultacie pojawi się okienko umożliwiające utworzenie nowego procesu zapytania na dwa sposoby:

• wyszukując według przekierowań wiadomości e-mail - możesz określić adres skrzynki pocztowej, na który ludzie będą wysyłać wiadomości e-mail w celu tworzenia elementów pracy. Często skrzynka mailowa reprezentuje pewną część zadania, w ramach którego chcesz utworzyć nowy element pracy. By skrócić ten proces, dodaliśmy tutaj użyteczną funkcję, która pozwala wyszukiwać według skrzynki pocztowej i od razu zawężać liczbę procesów zapytań do wyboru. Wybór skrzynki pocztowej spowoduje ograniczenie rozwijanej listy opcji tylko do procesów powiązanych z tą skrzynką.

• wybierając klienta, kontrakt, usługę oraz proces zapytania do uruchomienia (jeśli do wyboru jest tylko jedna opcja, wyświetlone zostaną wartości domyślne).

Należy pamiętać, że wybór dostępnych do uruchomienia zapytań zależy od ustawień uprawnień w Builderze. Do tego można wybrać proces zapytania tylko z takiego przekierowania wiadomości e-mail, które zostało aktywowane w Builderze (więcej informacji tutaj). By wybrać proces zapytania w trybie testowym, przekierowanie wiadomości e-mail dla tego procesu zapytania musi być skonfigurowane do uruchamiania w tym trybie.

Następnie można dostosować następujące ustawienia zapytania:

Tytuł	Pozwala zmodyfikować tytuł tworzonego zapytania.
Opis	Pozwala zmodyfikować opis tworzonego zapytania.
Kategoria i Podkategorie	Należy wybrać kategorię i podkategorie nowego zapytania.
Zmiana terminu zakończenia	Jeśli ustawienia systemu tego wymagają (więcej informacji tutaj), można zmienić termin zakończenia tworzonego zapytania.
Kopiowanie błędów, plików i danych niestandardowych	Istniejące błędy, pliki (razem z tagami) i dane niestandardowe z oryginalnej sprawy lub zapytania mogą być współdzielone z nowym zapytaniem.
Kopiowanie komunikacji elementów pracy	Komunikacja (czyli e-maile wraz z załącznikami oraz notatki) elementów pracy z oryginalnej sprawy lub zapytania może być współdzielona z nowym zapytaniem. Uwaga: utworzenie zapytania ze sprawy spowoduje udostępnienie tylko komunikacji z poziomu tej sprawy; komunikacja z poziomu czynności albo sprawy podrzędnej nie będzie współdzielona. Można skopiować komunikację pojedynczej czynności albo sprawy podrzędnej poprzez udostępnienie poszczególnych e-maili lub notatek z osi czasu ich komunikacji.
Wyłączenie automatycznych wiadomości e-mail	Pozwala ustawić automatyczne wysyłanie systemowych wiadomości e-mail do kontaktów oznaczonych jako kontakt główny, wnioskujący albo temat.
Dodawanie kontaktów	Jeśli ustawienia uprawnień w Builderze na to pozwalają, do nowego zapytania można dodawać różne kontakty i rozdzielać między nie znaczniki.

Po zakończeniu naciśnij przycisk „Utwórz”. Odnośnik do nowo powiązanego zapytania pojawi się na karcie „Odnośniki”,

Tworzenie powiązanej sprawy

Powiązana sprawa to sprawa, która jest powiązana ze sprawą albo zapytaniem, ale jej sprawa nadrzędna - nie. Funkcja ta jest przydatna, gdy termin zakończenia sprawy nadrzędnej nie jest uzależniony od ukończenia jakiegokolwiek podrzędnego etapu (np. przez inny dział).

By utworzyć nową powiązaną sprawę z już istniejącej sprawy lub zapytania, kliknij przycisk „+ Element pracy” znajdujący się obok sekcji kart danego elementu pracy, a następnie wybierz „Sprawa” z rozwijanej listy.

W rezultacie pojawi się okienko umożliwiające utworzenie nowego procesu sprawy na dwa sposoby:

• wyszukując według przekierowania wiadomości e-mail - możesz określić adres skrzynki pocztowej, na który ludzie będą wysyłać wiadomości e-mail w celu tworzenia elementów pracy. Często skrzynka mailowa reprezentuje pewną część zadania, w ramach którego chcesz utworzyć nowy element pracy. By skrócić ten proces, dodaliśmy tutaj użyteczną funkcję, która pozwala wyszukiwać według skrzynki pocztowej i od razu zawężać liczbę procesów spraw do wyboru. Wybór skrzynki pocztowej spowoduje ograniczenie rozwijanej listy opcji tylko do procesów powiązanych z tą skrzynką.

• wybierając klienta, kontrakt, usługę oraz proces sprawy do uruchomienia (jeśli do wyboru jest tylko jedna opcja, wyświetlone zostaną wartości domyślne).

Należy pamiętać, że wybór dostępnych do uruchomienia spraw zależy od ustawień uprawnień w Builderze. Do tego można wybrać proces sprawy tylko z takiego przekierowania wiadomości e-mail, które zostało aktywowane w Builderze (więcej informacji tutaj). By wybrać proces sprawy w trybie testowym, przekierowanie wiadomości e-mail dla tej sprawy musi być skonfigurowane do uruchamiania w tym trybie.

Następnie można dostosować następujące ustawienia sprawy:

Tytuł	Pozwala zmodyfikować tytuł tworzonej sprawy.
Opis	Pozwala zmodyfikować tytuł tworzonej sprawy.
Harmonogram	Jeśli ustawienia systemu tego wymagają (więcej informacji tutaj), trzeba wybrać harmonogram dla tworzonej sprawy.
Zmiana terminu zakończenia	Jeśli ustawienia systemu tego wymagają (więcej informacji tutaj), można zmienić termin zakończenia tworzonej sprawy.
Kopiowanie błędów, plików i danych niestandardowych	Istniejące błędy, pliki (razem z tagami) i dane niestandardowe z oryginalnej sprawy lub zapytania mogą być współdzielone z nową sprawą.
Kopiowanie komunikacji elementów pracy	Komunikacja (czyli e-maile wraz z załącznikami) elementów pracy z oryginalnej sprawy lub zapytania może być współdzielona z nową sprawą. Uwaga: utworzenie elementu pracy ze sprawy spowoduje udostępnienie tylko komunikacji z poziomu tej sprawy; komunikacja z poziomu czynności albo sprawy podrzędnej nie będzie współdzielona. Można skopiować komunikację pojedynczej czynności albo sprawy podrzędnej poprzez udostępnienie poszczególnych e-maili lub notatek z osi czasu ich komunikacji.
Dodawanie kontaktów	Do nowej sprawy można dodawać różne kontakty i rozdzielać między nie znaczniki.

Po zakończeniu naciśnij przycisk „Utwórz”. Odnośnik do nowo powiązanej sprawy pojawi się na karcie „Odnośniki”.

Tworzenie sprawy podrzędnej

Sprawa podrzędna będzie działała zgodnie ze swoją własną konfiguracją, ale sprawa nadrzędna nie zostanie zakończona, dopóki nie zostaną ukończone wszystkie jej sprawy podrzędne.

Można zatem utworzyć sprawę podrzędną tylko z już istniejącej sprawy.

By utworzyć nową sprawę podrzędną, kliknij przycisk „+ Element pracy” znajdujący się obok sekcji kart danej sprawy, a następnie wybierz „Sprawa podrzędna” z rozwijanej listy.

W rezultacie pojawi się okienko umożliwiające utworzenie nowego procesu sprawy podrzędnej na dwa sposoby:

• wyszukując według przekierowań wiadomości e-mail - możesz określić adres skrzynki pocztowej, na który ludzie będą wysyłać wiadomości e-mail w celu tworzenia elementów pracy. Często skrzynka mailowa reprezentuje pewną część zadania, w ramach którego chcesz utworzyć nowy element pracy. By skrócić ten proces, dodaliśmy tutaj użyteczną funkcję, która pozwala wyszukiwać według skrzynki pocztowej i od razu zawężać liczbę procesów sprawy podrzędnej do wyboru. Wybór skrzynki pocztowej spowoduje ograniczenie rozwijanej listy opcji tylko do procesów powiązanych z tą skrzynką.

• wybierając klienta, kontrakt, usługę oraz proces sprawy podrzędnej do uruchomienia (jeśli do wyboru jest tylko jedna opcja, wyświetlone zostaną wartości domyślne). Jako „Klient” sprawy podrzędnej automatycznie ustawiony zostanie klient sprawy, z której sprawa podrzędna jest tworzona (czyli nadrzędnej).

Należy pamiętać, że wybór dostępnych do uruchomienia spraw podrzędnych zależy od ustawień uprawnień w Builderze. Do tego można wybrać proces sprawy podrzędnej tylko z takiego przekierowania wiadomości e-mail, które zostało aktywowane w Builderze (więcej informacji tutaj). By wybrać proces sprawy podrzędnej w trybie testowym, przekierowanie wiadomości e-mail dla tego procesu sprawy podrzędnej musi być skonfigurowane do uruchamiania w tym trybie.

Następnie można dostosować następujące ustawienia sprawy podrzędnej:

Zmiana terminu zakończenia	Jeśli ustawienia systemu tego wymagają (więcej informacji tutaj), można zmienić termin zakończenia tworzonej sprawy podrzędnej.
Opis	Pozwala zmodyfikować tytuł tworzonej sprawy podrzędnej.
Harmonogram	Jeśli ustawienia systemu tego wymagają (więcej informacji tutaj), trzeba wybrać harmonogram dla tworzonej sprawy.
Dodawanie kontaktów	Do nowej sprawy można dodawać różne kontakty i rozdzielać między nie znaczniki.

Odnośnik do nowej sprawy podrzędnej pojawi się na karcie „Sprawy podrzędne”, a nie na karcie „Odnośniki”.

Karta „Sprawy podrzędne”

Na karcie „Sprawy podrzędne” wyświetlone zostaną następujące informacje dotyczące każdej sprawy podrzędnej danej sprawy:

• Ikona aktualnego stanu

• Numer referencyjny sprawy podrzędnej i tytuł sprawy

• Liczba czynności - liczba czynności związanych z tą sprawą podrzędną Właściciel – właściciel sprawy (jeśli została zdefiniowany)

• Kolejka – kolejka sprawa (jeśli została zdefiniowana)

• Termin zakończenia – termin zakończenia sprawy

• Przycisk służący do rozwinięcia sprawy podrzędnej w celu wyświetlenia jej czynności

Opis numeru referencyjnego sprawy podrzędnej

Numery referencyjne spraw podrzędnych odczytuje się w następujący sposób:

Lista powiązanych elementów pracy - Karta „Odnośniki”

Na karcie „Odnośniki” można przejrzeć wszystkie powiązane elementy pracy zapytania lub sprawy.

Uwaga: sprawy podrzędne utworzone poprzez przycisk „+ Element pracy” będą nadal wyświetlane na karcie „Sprawy podrzędne” i nie będą widoczne na karcie „Odnośniki”.

Na karcie ”Odnośniki" wyświetlone są powiązane elementy pracy wraz z ich numerem referencyjnym, tytułem, osobą przypisaną, kolejką i terminem.

Znajduje się tam również przycisk do odłączenia elementu pracy, jeśli został błędnie powiązany.

Można także rozwinąć powiązane sprawy, by wyświetlić jej czynności.

Powiązane elementy pracy, do których nie masz uprawnień

Jeśli nie masz uprawnień do określonego procesu, elementy pracy z tego procesu będą wyszarzone i nie będziesz mógł ich otworzyć ani edytować. Nadal będziesz mógł zobaczyć informacje wyższego poziomu o danym elemencie pracy, np. do kogo jest przypisany, w której kolejce się znajduje i kiedy upływa termin ich zakończenia.