Wysyłanie automatycznych wiadomości e-mail dla spraw

Dodaliśmy opcję wysyłania automatycznych e-maili dla spraw. W tej chwili jest ona dostępna tylko dla automatycznych potwierdzeń utworzenia sprawy.

By ją uaktywnić, należy włączyć opcję „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail” podczas konfiguracji lub edycji przekierowań wiadomości dla sprawy w sekcji „Przekierowanie wiadomości e-mail” Buildera.

Szablon potwierdzenia – ważna uwaga

Wraz z dodaniem funkcji wysyłania automatycznych potwierdzeń dla spraw zmieniony został szablon potwierdzenia zapytania, by można go było zastosować również do spraw. W związku z tym do szablonu zostały wprowadzone następujące zmiany:

• Nazwę i przeznaczenie szablonu zmieniono z „Potwierdzenie zapytania” na „Potwierdzenie zgłoszenia”.

• W treści wiadomości e-mail termin „zapytanie” został przemianowany na „zgłoszenie”, by jeden szablon obsługiwał zarówno sprawy, jak i zapytania.

WAŻNA UWAGA: Powyższe zmiany w szablonie potwierdzenie zapytania NIE zostaną wprowadzone do systemu użytkownika, jeśli ręcznie zmodyfikował on oryginalną treść, dopasowując ją do własnych potrzeb. Należy jednak pamiętać, że zmodyfikowany szablon będzie używany jako domyślny także w przypadku potwierdzeń dla spraw.

Dlatego, jeśli domyślna treść szablonu potwierdzenia dla zapytań została zmieniona, prosimy się upewnić, że będzie pasowała również do spraw i w razie konieczności dokonać stosownych poprawek lub utworzyć odpowiednik, który będzie wykorzystywany w przypadku spraw.

Pomoże w tym dodana do ustawień wiadomości e-mail na ekranie informacyjnym sprawy opcja o nazwie „Nowa zarejestrowana sprawa”. Umożliwia ona wybranie szablonu wiadomości, który ma zostać użyty do wysłania automatycznego potwierdzenia o utworzeniu sprawy. System zastosuje nowy szablon „Potwierdzenie zgłoszenia” (albo już istniejący szablon „Potwierdzenie zapytania”, jeśli został zmieniony). Użytkownik może wskazać inny szablon. Należy pamiętać, że to pole nie może pozostać puste.

Ważne jest również to, że nowa opcja „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail” na ekranie sprawy w Work Managerze musi być włączona przez agentów obsługi, aby system mógł wysłać potwierdzenie sprawy do kontaktu głównego i kontaktów dodatkowych (DW), gdy ta zostanie przesłana dalej, czyli jej status z „Wersji roboczej” zmieni się na „Do zrobienia” lub wyższy.

Automatyczny e-mail wysłany w przypadku przekształcenia zapytania w sprawę nadal wykorzystywać będzie szablon „Sprawa z zapytania”, a nie „Potwierdzenie zgłoszenia”.