Karta „Pliki” dla zapytań, czynności i spraw
Last updated
Last updated
Znacząco ulepszyliśmy sposób wyświetlania plików i odnośników oraz zarządzania nimi w przypadku zapytań, czynności i spraw. Karta „Pliki”, która wcześniej była wyświetlana na pasku bocznym, została teraz rozszerzona i przeniesiona na główną część ekranu elementu pracy obok osi czasu – teraz tam można dodawać pliki i odnośniki oraz przeglądać te, które wcześniej dodano do elementu pracy.
Na karcie plików wyświetlane są wszystkie pliki i odnośniki, które zostały dodane do tego elementu pracy i elementów z nim powiązanych, a także załączniki do przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail.
Wszelkie pliki i odnośniki dotyczące bieżącego, otwartego elementu pracy są wyświetlane w górnej części karty plików, a te dotyczące elementów z nim powiązanych znaleźć można w oddzielnej sekcji poniżej. Pozycje sortowane są według daty oraz godziny przesłania i wyświetlane od najnowszych.
Widoczne informacje o pliku obejmują jego nazwę, rodzaj, rozmiar, nadawcę i datę przesłania, a także numer referencyjny elemetu pracy, do którego został przesłany. Znajdziemy tam również tagi i uwagi dodane do plików.
Kolejne informacje można odczytać z wyświetlanych ikon:
standardowe załączniki są oznaczone ikoną spinacza do papieru:
odnośniki są oznaczone ikoną odnośnika:
załączniki z przychodzących wiadomości e-mail są oznaczone zieloną ikoną e-maila:
załączniki z wychodzących wiadomości e-mail są oznaczone niebieską ikoną e-maila:
Wszystkie pliki wyszczególnione na karcie „Pliki” można dodawać jako załączniki do wychodzących wiadomości e-mail, z kolei odnośniki mogą być przesyłane w treści wiadomości.
Uwaga: w przypadku aktualizacji z wersji starszych niż 2022.3 pliki dołączone bezpośrednio do elementu pracy będą widoczne w sekcji „Inne elementy robocze” bez numeru referencyjnego. Załączniki e-mail dla tego elementu pracy znajdziemy jednak w sekcji „Bieżące”.
Użytkownik, do którego przypisano dany element pracy, może dodawać do niego pliki i odnośniki na karcie Pliki. Można przesyłać wiele plików jednocześnie. Służą do tego przyciski w górnej części karty.
Pliki można również przeciągnąć i upuścić na kartę Pliki.
Uwaga: Maksymalny rozmiar pliku wynosi 100 MB.
Domyślnie przesyłać można wszystkie pliki, jednak istnieje możliwość wykluczenia określonych typów poprzez wskazanie w sekcji ustawień ogólnych Buildera tych, które mają być dozwolone.
Do plików i odnośników można dodawać tagi. Pomagają one usystematyzować dane, co jest szczególnie ważne podczas przesyłania informacji. Tagi dostępne dla danego użytkownika są określone w Builderze.
Można również dodawać tagi do wielu plików i odnośników jednocześnie, zaznaczając jeden lub więcej elementów i klikając ikonę znajdującą się na nagłówku karty „Pliki”.
Po oznaczeniu tagami pliki i odnośniki będą mogły być automatycznie dodawane do wiadomości e-mail z pasującymi tagami, dzięki czemu użytkownik może mieć pewność, że wszystkie wymagane dokumenty zostaną dołączone do wiadomości e-mail o określonej treści.
Gdy do tworzonej przez użytkownika wiadomości e-mail wstawiony zostanie tekst gotowej odpowiedzi lub gdy nowy e-mail zostanie automatycznie utworzony i wysłany w ramach przetwarzania danego elementu pracy, wówczas system zidentyfikuje wszystkie tagi powiązane z gotowym tekstem lub szablonem e-mail, a następnie automatycznie załączy do wiadomości wszystkie pliki z tego elementu pracy, które oznaczono tymi samymi tagami. Tagi są łączone z gotowymi odpowiedziami lub treścią wiadomości e-mail podczas tworzenia szablonów e-mail w Builderze przez administratorów systemu.
Oznaczanie plików tagami jest również istotne w przypadku procesów, w których wykorzystywana jest automatyzacja. Przykład: jeśli zautomatyzowana czynność na dalszych etapach prac musi wiedzieć, który z plików dołączonych do sprawy to „Potwierdzenie faktury”, można odpowiednio go oznaczyć – zautomatyzowany proces wybierze ten plik na podstawie jego tagów, bez względu na samą nazwę. Tego rodzaju zewnętrzna automatyzacja może być także źródłem tagów w ramach przesyłania dokumentów do elementów pracy w Enate w celu ich dalszego ręcznego lub automatycznego wykorzystania.
Uwaga: Jeśli tagi dla plików nie zostały skonfigurowane w systemie, opcja „dodaj tag” nie będzie wyświetlana.
Do plików i odnośników można również dodawać uwagi zawierające krótki opis zawartości lub inne informacje, które mogą być przydatne.
Można dodawać uwagi do wielu plików i odnośników jednocześnie, zaznaczając jeden lub więcej elementów i klikając ikonę znajdującą się na nagłówku karty „Pliki”.
Menu z prawej strony ekranu umożliwia podgląd poszczególnych plików. Podgląd otworzy się w nowej karcie.
Jeśli zawartości danego pliku nie można podejrzeć, wyświetlone zostanie okienko ze stosowną informacją i możliwością pobrania pliku. Typy plików obsługiwane przez funkcję podglądu: txt, pdf, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, jfi, png, gif, web, tiff, tif, heif,heic, svg, svgz.
W celu pobrania poszczególnych plików należy wybrać odpowiednią opcję w menu po prawej stronie ekranu.
Można pobrać wiele plików jednocześnie, zaznaczając wybrane i klikając przycisk w górnej części ekranu. Zostaną one pobrane osobno lub razem w postaci pojedynczego skompresowanego archiwum ZIP – służy do tego przycisk znajdujący się tutaj.
W celu usunięcia poszczególnych plików lub odnośników należy wybrać odpowiednią opcję w menu po prawej stronie ekranu.
Można usunąć wiele plików lub odnośników jednocześnie, zaznaczając wybrane i klikając przycisk w górnej części ekranu.
Pliki i odnośniki wyświetlane na karcie „Pliki” można filtrować, korzystając z odpowiedniej funkcji znajdującej się w górnej części ekranu. Pozycje można filtrować według: załączników, załączników wychodzącej poczty e-mail, załączników przychodzącej poczty e-mail i odnośników.
Funkcja wyszukiwania tekstowego ułatwia znajdowanie poszczególnych plików i odnośników. Obejmuje ona różne wyświetlane grupy informacji – nazwy pliku, informacje o tagach i dołączone uwagi.
