Nowe widoki poczty e-mail
Last updated
Last updated
Dokonaliśmy kilku znaczących ulepszeń w sposobie pracy z e-mailami w Enate poprzez stworzenie zupełnie nowego zestawu widoków wiadomości – są one oparte na istniejących widokach Skrzynki nadawczej i pozwalają wyświetlić kompleksową listę wszystkich wiadomości e-mail dotyczących danego obszaru działalności. Główne sekcje to:
Skrzynka odbiorcza – widok e-maili ze wszystkich elementów pracy w twojej skrzynce odbiorczej, skrzynkach odbiorczych członków twojego zespołu oraz nieprzypisanych prac znajdujących się w kolejkach, z których czerpiesz zadania.
Wysłane – wiadomości e-mail wysłane z elementów pracy należących do twojego obszaru działalności
Skrzynka nadawcza – Istniejący widok Skrzynki nadawczej wyświetla wiadomości e-mail zaplanowane do wysłania lub oczekujące na wysłanie ze skrzynki pocztowej twojego systemu.
Wszystkie te pozycje są dostępne z menu nawigacyjnego (podsekcje nowego łącza „E-maile”) i każda z nich otwiera się w osobnej karcie.
W ramach implementacji tej funkcji zmieniliśmy nazwę standardowej sekcji „Skrzynka odbiorcza” na stronie domowej na „Robocza skrzynka odbiorcza ”, aby uniknąć niejasności podczas przełączania się między widokami skupionymi na wiadomościach e-mail i elementach pracy.
Znajdują się tu wiadomości e-mail związane z rozpoczętymi elementami pracy, które należą do twoich obszarów działalności, czyli te, które pojawiłyby się w twoich Roboczych skrzynkach odbiorczych na stronie domowej. Dane można filtrować i wyświetlać na różne sposoby. Dzięki temu widokowi można być na bieżąco z całą korespondencją elektroniczną dotyczącą tych elementów pracy, którymi zajmuje się użytkownik lub jego zespół.
W zwijanym panelu folderów po lewej stronie Skrzynki odbiorczej znajdują się łącza do jej poszczególnych sekcji:
Moje e-maile – wiadomości e-mail wszystkich elementów pracy aktualnie znajdujących się w twojej Roboczej skrzynce odbiorczej (czyli tych, które byłyby wyświetlone na twojej stronie domowej)
E-maile mojego zespołu – wiadomości e-mail wszystkich elementów pracy aktualnie znajdujących się w Roboczej skrzynce odbiorczej twojego zespołu. Ten odnośnik zostanie wyświetlony tylko liderowi zespołu lub tym jego członkom, którzy mogą zobaczyć, kto do niego należy i mają wgląd do kolejek.
Nieprzypisane e-maile – wiadomości e-mail wszystkich nieprzypisanych elementów pracy znajdujących się w kolejkach, z których czerpiesz zadania. Ten odnośnik zostanie wyświetlony tylko liderowi zespołu lub tym jego członkom, którzy mogą zobaczyć, kto do niego należy i mają wgląd do kolejek.
Wyświetlane liczby pokazują, ile nieprzeczytanych wiadomości e-mail znajduje się w poszczególnych folderach. Są tu również łącza do Wysłanych i Skrzynki nadawczej, które otwierają się w osobnych kartach.
Można sprawdzić listę wszystkich e-maili w swojej skrzynce odbiorczej, a także komentarze użytkowników samoobsługowych. Wszystkie wiadomości wyświetlają się od najnowszych wraz z informacjami, kto jest nadawcą, kiedy zostały odebrane i jaki mają temat. Widać także pierwszą linię treści i element pracy, do którego się odnoszą, a także ewentualne załączniki oraz to, czy podczas wysyłki nadano im wyższy priorytet.
Nieprzeczytane wiadomości będą zaznaczone pogrubioną czcionką – można wyświetlić tylko takie, wybierając opcję „Nieprzeczytane”.
Zawartość skrzynki odbiorczej można filtrować według następujących kryteriów: klient, kontrakt, usługa, proces, kolejka, adres nadawcy, załączniki i data otrzymania wiadomości.
Jeśli masz dostęp do widoku „E-maile mojego zespołu”, pojawi się również możliwość filtrowania według przypisanego użytkownika.
Możesz przełączać się pomiędzy folderami „Moje e-maile” (w którym wyświetlane są wiadomości z twojej skrzynki odbiorczej), „E-maile mojego zespołu” (w którym są wiadomości członków twojego zespołu) i „Nieprzypisane e-maile” (wyświetlający wiadomości przychodzące dla elementów pracy w twojej kolejce, które do nikogo nie zostały jeszcze przypisane).
Po nadejściu nowej wiadomości liczba nieprzeczytanych zostanie odświeżona , a na przycisku służącym do odświeżenia widoku wyświetli się ikonka poczty. Wystarczy go kliknąć, by odświeżyć widok skrzynki odbiorczej i zobaczyć nowe wiadomości.
Można oznaczyć poszczególne e-maile jako przeczytane lub nieprzeczytane, ale należy pamiętać, że NIE MA to żadnego wpływu na flagę nowych informacji na powiązanym z daną wiadomością elemencie pracy. Oznacza to, że oznaczenie e-maila jako przeczytanego NIE usunie ikony nowych wiadomości z elementu pracy.
W głównym oknie widoku „Skrzynka odbiorcza” wyświetlany jest panel podglądu wybranego e-maila. Jego rozmiar można dostosować do swoich potrzeb.
Kliknięcie któregoś z e-maili spowoduje wyświetlenie jego pełnej treści po prawej stronie ekranu. Zobaczymy tam temat wiadomości, jej nadawcę i odbiorcę, wskazane adresy „DW”, odnośnik do elementu pracy, którego dotyczy ten e-mail, termin wykonania tego elementu oraz pełną treść wiadomości.
Po kliknięciu wybranej ikonki („Odpowiedz”, „Odpowiedz wszystkim” lub „Przekaż”) system otworzy nową kartę dla danego elementu pracy i wyświetli okno edytora wiadomości e-mail.
Kolejne opcje ukryte są pod ikonką wielokropka, która znajduje się obok przycisków służących do tworzenia odpowiedzi. Znajdują się tam skróty umożliwiające bezpośrednie przejście do elementu pracy, którego dotyczy dana wiadomość (zostanie otwarta w nowej karcie) oraz wydrukowanie e-maila.
Można także zapisać go na dysku w pliku .eml.
Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.
Jeśli wiadomość e-mail zawiera jakiś załącznik, wyświetlona zostanie jego nazwa, rozmiar i możliwość pobrania. W przypadku wielu załączników pojawi się dodatkowa opcja, umożliwiająca pobranie ich wszystkich naraz w postaci pliku archiwum ZIP.
Można również wyświetlić wiadomość w trybie pełnoekranowym, w którym panel podglądu zostanie ukryty.
Wysłane dają dostęp do wszystkich wiadomości e-mail wysłanych z elementów pracy należących do twojego obszaru działalności.
Można tu sprawdzić listę wszystkich e-maili, które zostały wysłane. Wiadomości wyświetlają się od najnowszych wraz z informacjami, kto jest odbiorcą, kiedy zostały wysłane i jaki mają temat. Widać także pierwszą linię treści i element pracy, do którego odnoszą się wiadomości, a także ewentualne załączniki oraz to, czy podczas wysyłki nadano im wyższy priorytet.
Rozmiar panelu podglądu można dostosować do swoich potrzeb.
Kliknięcie któregoś z e-maili spowoduje wyświetlenie jego pełnej treści po prawej stronie ekranu. Zobaczymy tam temat wiadomości, jej nadawcę i odbiorcę, wskazane adresy „DW”, odnośnik do elementu pracy, którego dotyczy ten e-mail, termin wykonania tego elementu oraz pełną treść wiadomości.
Można również wyświetlić wiadomość w trybie pełnoekranowym, w którym panel podglądu zostanie ukryty.
Możesz przełączać się pomiędzy folderami „Moje e-maile” (w którym wyświetlane są wiadomości wysłane przez ciebie) i „E-maile mojego zespołu” (w którym są wiadomości wysłane przez członków twojego zespołu).
Dostępne możliwości to „Odpowiedz”, „Odpowiedz wszystkim” oraz „Przekaż” wysłaną wiadomość e-mail. Po kliknięciu wybranej ikonki system otworzy nową kartę dla danego elementu pracy i wyświetli okno edytora wiadomości e-mail.
Wysłane e-maile można filtrować według następujących kryteriów: klient, kontrakt, usługa, proces, kolejka, adres odbiorcy, zakres dat, status elementu pracy, którego dotyczy wiadomość, załączniki i informacja o tym, czy e-mail został wygenerowany przez system.
Należy pamiętać, że przy filtrowaniu według daty maksymalny przedział czasowy wynosi 90 dni.
Jeśli masz dostęp do widoku „E-maile mojego zespołu”, pojawi się również możliwość filtrowania według przypisanego użytkownika i według odbiorcy.
Kolejne opcje ukryte są pod ikonką wielokropka, która znajduje się obok przycisków służących do tworzenia odpowiedzi. Znajdują się tam skróty umożliwiające bezpośrednie przejście do elementu pracy, którego dotyczy dana wiadomość (zostanie otwarta w nowej karcie) oraz wydrukowanie e-maila.
Można także zapisać go na dysku w pliku .eml.
Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.
Jeśli wiadomość e-mail zawiera jakiś załącznik, wyświetlona zostanie jego nazwa, rozmiar i możliwość pobrania. W przypadku wielu załączników pojawi się dodatkowa opcja, umożliwiająca pobranie ich wszystkich naraz w postaci pliku archiwum ZIP.
Skrzynka nadawcza została przeniesiona do nowych widoków poczty elektronicznej. Podobnie jak poprzednio, w tym miejscu znajdują się wiadomości użytkownika lub członków jego zespołu, które zostały zaplanowane do wysłania w późniejszym terminie lub których wysłanie się nie powiodło. Więcej informacji o Skrzynce nadawczej można znaleźć tutaj.
