Obsługa nieprzetworzonych wiadomości e-mail
Jak postępować w przypadku przychodzących wiadomości e-mail, które nie zostały automatycznie przetworzone na zapytania lub sprawy.
Przegląd
Wszystkie wiadomości e-mail przychodzące do Enate są automatycznie przetwarzane na zapytania lub sprawy w oparciu o firmowe reguły, które uwzględniają adresata, nadawcę i tematykę. Zdarza się jednak, że przychodząca wiadomość nie zostanie przetworzona na sprawę lub zapytanie.
Do takiej sytuacji może dojść z następujących powodów:
Żaden z adresów Do i/albo DW nie ma pasującego przekierowania ustawionego w Builderze (czyli reguły wskazującej, jaki rodzaj zapytania lub sprawy powinna wygenerować przychodząca wiadomość e-mail);
Wiadomość zawiera tylko adresy UDW (brak adresów Do lub DW).
Dodaliśmy nowy widok Nieprzetworzone e-maile do Skrzynki odbiorczej w Work Managerze, który pozwala agentom szybko ocenić takie właśnie wiadomości i podjąć odpowiednie kroki. Ta opcja jest dostępna dla wszystkich użytkowników.
Widok „Nieprzetworzone e-maile” – jakie wiadomości pokazuje?
Zobaczysz tam nieprzetworzone wiadomości e-mail nadesłane na skrzynkę pocztową, z której korzysta twój dział firmy. Nieprzetworzone wiadomości trafiające do skrzynek pocztowych, które są powiązane z innymi obszarami firmowej działalności, będą wyświetlane działającym w nich agentom. Liczba obok tej sekcji wskazuje całkowitą liczbę e-maili wyświetlanych w widoku nieprzetworzonych wiadomości.
Opcje filtrowania
Wiadomości w tej sekcji można filtrować według nazwy (jeśli ją znasz) i adresu skrzynki pocztowej. W tym przypadku jest to adres skrzynki pocztowej, która obsługuje przychodzące wiadomości.
Jakie są możliwości?
Widok „Nieprzetworzone e-maile” pozwala zapoznać się z treścią wiadomości i określić, dokąd należy ją przekierować.
Po dokonaniu weryfikacji użytkownik może:
Utworzyć element pracy z wiadomości e-mail, wskazując najpierw klienta, kontrakt i usługę. W takim przypadku wiadomość zostanie oznaczona jako „Przetworzona” i po odświeżeniu Skrzynki odbiorczej zniknie z widoku wiadomości nieprzetworzonych.
Usunąć wiadomość e-mail, jeśli zajdzie taka potrzeba (np. jeśli jest to spam). W takim przypadku wiadomość zostanie oznaczona jako „Usunięta” i po odświeżeniu Skrzynki odbiorczej zniknie z widoku wiadomości nieprzetworzonych.
Należy pamiętać, że w tej chwili nie ma możliwości dołączenia nieprzetworzonej wiadomości e-mail do już istniejącego elementu pracy – można tylko utworzyć nowy. Taki nowo utworzony element można jednak scalić z wcześniejszym za pomocą funkcji Scal.
Uwaga: w tym miejscu użytkownicy będą mogli tworzyć nowe elementy pracy z nieprzetworzonych wiadomości e-mail nawet w przypadku, gdy nie mają uprawnienia „Może tworzyć”.
Wzorce, na które warto zwracać uwagę – czy nowe przekierowanie wiadomości e-mail jest potrzebne?
Jeśli zauważysz, że bez przerwy trafiają ci się nieprzetworzone wiadomości, które za każdym razem musisz przekierowywać do tych samych zapytań lub spraw, skontaktuj się z administratorem systemu i zapytaj, czy można dla nich ustawić nowe przekierowanie wiadomości e-mail, aby odpowiednie elementy pracy były tworzone automatycznie.
Więcej informacji na temat sposobu przetwarzania przychodzących wiadomości przez Enate oraz powodów tego, że czasem trafiają do kategorii wiadomości nieprzetworzonych, można znaleźć w tej sekcji.
Last updated
