Планирование писем и страница «Исходящие»

v2021.1

Планирование электронных писем

Вы можете запланировать дату и время отправки электронного письма, выбрав опцию «Запланировать отправку».

Запланированное письмо появится на вкладках «Сообщения» и «Временная шкала» с указанием того, кто его запланировал и на какое время оно было запланировано. Вы также можете немедленно отправить запланированное электронное письмо на вкладках «Сообщения» и «Временная шкала».

Страница «Исходящие»

Письма, которые вы запланировали отправить на более поздний срок, появятся на странице «Исходящие».

Вы можете получить доступ к вкладке «Исходящие» на панели «Навигация». Общее количество писем в папке «Исходящие» также будет отображаться по этой ссылке.

На странице «Исходящие» вы можете найти электронные письма, принадлежащие вам или вашей команде, которые должны быть отправлены позже или не были отправлены.

Вы можете выбрать, сколько писем будет показано, в настройках справа.

Представления сетки исходящих сообщений

При первом входе в систему руководитель команды попадает на страницу «Электронные письма моей команды». При первом входе в систему участник команды попадает в раздел «Мои письма». Вы можете изменить вид страницы исходящих сообщений, чтобы отображать только ваши исходящие сообщения, сообщения вашей команды, сообщения системы или все исходящие сообщения. Настройки будут созранены при выходе и повторном входе.

При выборе «Мои электронные письма» вы сможете увидеть отправленные вами письма, которые находятся в папке «Исходящие».

«Электронные письма моей команды» показывает письма, отправленные вашей командой и находящиеся в папке «Исходящие», а также письма, относящиеся к рабочим элементам, над которыми работают участники вашей команды и которые находятся в папке «Исходящие».

При выборе «Системные письма» вы сможете увидеть письма, которые автоматически отправляются системой, например, из-за того, что заявка была разделена или объединена.

Настройка «Все» позволяет вам видеть письма, отправленные вами, вашей командой, а также письма, отправленные не вашей командой, к которым у вас есть доступ (это можно настроить в Builder, более подробную информацию см. здесь).

Параметры повтора и отмены

Вы можете вручную повторить попытку отправки сообщения электронной почты, нажав на значок «Повторить». Теперь письмо будет находиться в состоянии «Ожидание повторной попытки». Более подробную информацию о статусах отправки на странице «Исходящие» см. здесь.

Вы также можете повторить отправку сообщения электронной почты в Временной шкале.

Вы также можете отменить отправку письма, нажав на значок «Отмена». Это позволит удалить письмо из папки «Исходящие».

Вы также можете повторить или отменить отправку электронных писем в массовом порядке.

Обратите внимание, что система не будет автоматически повторять отправку писем, которые были перенесены из более старой версии (2020.1 или старше). Их можно отправить, только повторив попытку вручную, т.е. нажав на значок «Повторить».

Всплывающее окно электронной почты

При двойном нажатии на письме откроется информация о нем во всплывающем окне в форме, доступной только для чтения. Вы можете видеть, от кого пришло письмо, кому оно адресовано и т.д. Вы также можете повторить или отменить отправку письма из всплывающего окна.

Настройка столбцов сетки

Вы можете настроить столбцы сетки, нажав на шестеренку настроек. Они будут сохранены при выходе из системы и повторном входе. Столбцы «Кому» и «Тема» являются обязательными.

• Коннектор электронной почты — имя почтового коннектора, через который ваша система отправляет электронные письма. Настраивается в Builder, более подробную информацию см. здесь.

• Важность — параметр важности письма, а именно, высокая, нормальная, низкая.

• Сгенерировано системой — если письмо было автоматически сгенерировано системой (например, чтобы уведомить пользователя о разделении заявки).

• Последняя попытка отправки — была предпринята последняя попытка отправить письмо (автоматически системой или вручную пользователем)

• Сообщение о неудачной последней отправке — сообщение, отображающее причину неудачи последней попытки отправить электронное сообщение, например, коннектор электронной почты отключен. Активируйте параметр и попробуйте еще раз

• Зафиксировано — дата и время, когда письмо впервые не удалось отправить.

• Следующая попытка отправки — система предпримет следующую попытку отправить электронное письмо

• Задача — ссылка на рабочий элемент, с которого отправлено письмо. Нажав на нее, вы перейдете на экран рабочего элемента.

• Тип задачи — если письмо связано с заявкой, случаем или действием

• Счетчик попыток отправки — показывает, сколько раз система пыталась отправить электронное письмо. Вы можете установить это число в Builder, более подробную информацию см. здесь.

• Статус отправки — показывает, в каком состоянии находятся электронные письма в папке «Исходящие» с точки зрения отправки. Существует 4 состояния:

  • Не удалось — письмо с таким статусом отправки не удалось отправить. Чтобы отправить его, необходимо вручную повторить попытку.

  • Коннектор отключен — если письмо имеет такой статус отправки, это означает, что Коннектор электронной почты был отключен в Builder. Нажмите здесь для получения дополнительной информации о том, как его включить.

  • Ожидание повторной попытки — письмо с таким статусом отправки является приостановленным

  • Очередь — письмо с таким статусом отправки уже запланировано к отправке. Письма, отправленные при отмеченной опции отмены отправки, также будут иметь этот статус (более подробную информацию об опции отмены отправки см. здесь). Время отправки этих писем зависит от опции «Автоматизированный шаблон повторных попыток при неудаче», установленной в Builder, более подробную информацию см. здесь.

• Количество вложений — сколько файлов (если таковые имеются) прикреплено к электронному письму

Отмена отправки

Параметр "Отмена отправки" позволяет добавить временную задержку отправки писем, что дает возможность отменить отправку письма или просмотреть письмо до его отправки.

Время отмены отправки можно установить в Настройках пользователя.

Если установлено время отмены отправки, появится всплывающее окно, позволяющее отменить отправку письма.

Кроме того, когда установлено время отмены отправки, у вас будет возможность отправить письмо "сейчас" во временной шкале, что отменяет временную задержку, установленную в конфигурации отмены отправки, а также у вас будет возможность отменить отправку письма вообще.

Если установлено время отмены отправки, электронные письма будут отображаться на странице "Исходящие" со статусом отправки "Очередь".