Работа со связанными задачами

v2021.2

Различный функционал в Enate позволяет Вам управлять активностями, которые выполняются другими командами, давая Вам возможность легко создавать и наблюдать за задачами, даже когда у вас нет полного доступа к работе друг друга.

Вы можете:

• Создавать и связывать вместе задачи, даже в тех бизнес областях, в которых у Вас нет доступа.

• Делиться и добавлять сообщения между этими задачами.

Запуск случая или заявки из уже существующей задачи создает «связанные» отношения между задачами. Задачи, созданные таким образом, сохранят ссылку на оригинальный случай / заявку и ее можно будет увидеть во вкладке «Ссылки», таким образом удобно отслеживать группу связанных между собой задач.

Давайте посмотрим на некоторый функционал, начиная с того, как создаются связанные задачи...

Создание связанной заявки

Чтобы создать новую связанную задачу из существующего случая или заявки, нажмите на ссылку «+ задача», которая находится рядом с секцией вкладок задачи, и выберите опцию «заявка» из выпадающего меню.

В появившемся диалоге Вы можете отфильтровать поиск нового типа процесса заявки, который Вы хотите создать, двумя способами:

• поиск по маршруту электронной почты – Вы можете уточнить электронный адрес, на который обычно отправляют емейлы для создания задачи. Зачастую электронный адрес представляет определенную область бизнеса, внутри которой Вы хотите создать новую задачу. Мы добавили функционал, где Вы можете удобно и быстро осуществить поиск по электронной почте и сузить поиск прямо до процессов заявки, из которых Вы можете выбрать. Выбор электронной почты отфильтрует опции из выпадающего меню до только тех процессов, которые связанны с этой электронной почтой.

• поиск по клиенту, контракту, услуге и процессу заявки для запуска (если есть только одна опция на выбор, то она будет выбрана по умолчанию).

Пожалуйста обратите внимание, что заявки, доступные Вам для запуска, будут зависеть от настроек доступа в Builder. Также, Вы сможете выбирать процессы заявки только из маршрута электронной почты, которая была активирована в Builder (подробнее по ссылке). Вы также сможете выбирать процессы заявки только в тестовом режиме, если маршрут электронной почты для этого процесса заявки был сконфигурирован для выполнения в тестовом режиме.

Затем Вы можете настроить следующие настройки для заявки:

Заголовок	Вы можете поменять заголовок для новой заявки, которую Вы создаете.
Описание	Вы можете поменять описание для новой заявки, которую Вы создаете.
Категория & Подкатегория	Вам необходимо выбрать категорию & подкатегорию новой заявки.
Перенести дедлайн	Если Ваша система была сконфигурирована таким образом (подробнее по ссылке), Вы можете выбрать перенос дедлайна для новой заявки, которую Вы создаете.
Скопировать дефекты, файлы и пользовательские данные	Вы можете поделиться существующими дефектами, файлами (включая метки) и пользовательскими данными из оригинального случая / заявки с новой заявкой, которую Вы создаете.
Скопировать сообщения по задаче	Вы можете поделиться сообщениями по задаче, например, емейлами (включая вложения) и заметками между оригинальным случаем / заявкой и новой заявкой, которую Вы создаете. Обратите внимание, что если Вы создаете заявку из случая, в таком случае скопируются только сообщения на уровне случая, но не на уровне действия или вспомогательного случая. Вы можете скопировать отдельно сообщения действия или вспомогательного случая, поделившись отдельными емейлами / заметкам из временной шкалы сообщений.
Отключить автоматические электронные сообщения	Вы можете выбрать автоматическую рассылку электронных сообщений контактам, отмеченным как основной контакт, контакт-заявитель или тема.
Добавление контактов	Если доступ в Builder был сконфигурирован таким образом, что позволяет Вам такую опцию, то Вы можете добавлять несколько разных контактов для новой заявки и распределять метки между ними.

Далее нажмите на Создать. Во вкладке «Ссылки» появится ссылка на новую связанную заявку.

Создание связанного случая

Связанный случай это случай, который связан со случаем или заявкой, но его родительский случай полностью независимый. Это удобно, когда дедлайн родительского случая не зависит от выполнения некоторых подчастей (например, за которые может отвечать другой департамент).

Для создания нового связанного случая из существующего случая или заявки, нажмите на сслыку «+ задача», которая находится рядом с секцией вкладок задачи и выберите «случай» из опций выпадающего меню.

В появившемся диалоге Вы можете отфильтровать поиск нового типа процесса случая, который Вы хотите создать, двумя способами:

• поиск по маршруту электронной почты – Вы можете уточнить электронный адрес, на который обычно отправляют емейлы для создания задачи. Зачастую электронный адрес представляет определенную область бизнеса, внутри которой Вы хотите создать новую задачу. Мы добавили функционал, где Вы можете удобно и быстро осуществить поиск по электронной почте и сузить поиск прямо до процессов случая, из которых Вы можете выбрать. Выбор электронной почты отфильтрует опции из выпадающего меню до только тех процессов, которые связанны с этой электронной почтой.

• поиск по клиенту, контракту, услуге и процессу случая для запуска (если есть только одна опция на выбор, то она будет выбрана по умолчанию).

Затем Вы можете настроить следующие настройки для случая:

Пожалуйста обратите внимание, что случаи, доступные Вам для запуска, будут зависеть от настроек доступа в Builder. Также, Вы сможете выбирать процессы случая только из маршрута электронной почты, который был активирован в Builder (подробнее по ссылке). Вы также сможете выбирать процессы случая только в тестовом режиме, если маршрут электронной почты для этого процесса случая был сконфигурирован для выполнения в тестовом режиме.

Заголовок	Вы можете поменять заголовок для нового случая, который Вы создаете.
Описание	Вы можете поменять описание для нового случая, который Вы создаете.
Расписание	Если Ваша система была сконфигурирована таким образом (подробнее по ссылке), Вы должны выбрать расписание для нового случая, который Вы создаете.
Перенести дедлайн	Если Ваша система была сконфигурирована таким образом (подробнее по ссылке), Вы можете выбрать перенос дедлайна для нового случая, который Вы создаете.
Скопировать дефекты, файлы и пользовательские данные	Вы можете поделиться существующими дефектами, файлами (включая метки) и пользовательскими данными из оригинального случая / заявки с новым случаем, который Вы создаете.
Скопировать сообщения по задаче	Вы можете поделиться сообщениями по задаче, например, емейлами (включая вложения) и заметками между оригинальным случаем / заявкой и новым случаем, который Вы создаете. Обратите внимание, что если Вы создаете задачу из случая, в таком случае скопируются только сообщения на уровне случая, но не на уровне действия или вспомогательного случая. Вы можете скопировать отдельно сообщения действия или вспомогательного случая, поделившись отдельными емейлами / заметкам из временной шкалы сообщений.
Добавление контактов	Вы можете добавлять несколько разных контактов для нового случая и распределять метки между ними.

Далее нажмите на Создать. Во вкладке «Ссылки» появится ссылка на новый связанный случай.

Создание вспомогательного случая

Вспомогательный случай будет вести себя в соответствии с его специфическими конфигурациями, но его «родительский» случай не будет завершен до тех пор, пока все его вспомогательные случаи не будут завершены.

Поэтому Вы можете создать вспомогательный случай только из существующего случая.

Для создания нового вспомогательного случая нажмите на ссылку «+ задача», которая находится рядом с секцией вкладок случая и выберите «вспомогательный случай» из опций выпадающего меню.

В появившемся диалоге Вы можете отфильтровать поиск нового типа процесса вспомогательного случая, который Вы хотите создать, двумя способами:

• поиск по маршруту электронной почты – Вы можете уточнить электронный адрес, на который обычно отправляют емейлы для создания задачи. Зачастую электронный адрес представляет определенную область бизнеса, внутри которой Вы хотите создать новую задачу. Мы добавили функционал, где Вы можете удобно и быстро осуществить поиск по электронной почте и сузить поиск прямо до процессов вспомогательного случая, из которых Вы можете выбрать. Выбор электронной почты отфильтрует опции из выпадающего меню до только тех процессов, которые связанны с этой электронной почтой.

• поиск по клиенту, контракту, услуге и процессу вспомогательного случая для запуска (если есть только одна опция на выбор, то она будет выбрана по умолчанию). Обратите внимание, что клиент для вспомогательного случая будет заполнен автоматически так же, как и в родительском случае, то есть в случае, из которого Вы созадаете вспомогательный случай.

Пожалуйста обратите внимание, что вспомогательные случаи, доступные Вам для запуска, будут зависеть от настроек доступа в Builder. Также, Вы сможете выбирать процессы вспомогательного случая только из маршрута электронной почты, который был активирован в Builder (подробнее по ссылке). Вы также сможете выбирать процессы вспомогательного случая только в тестовом режиме, если маршрут электронной почты для этого процесса случая был сконфигурирован для выполнения в тестовом режиме.

Затем Вы можете настроить следующие настройки для вспомогательного случая:

Перенести дедлайн	Если Ваша система была сконфигурирована таким образом (подробнее по ссылке), Вы можете выбрать перенос дедлайна для нового вспомогательного случая, который Вы создаете.
Описание	Вы можете поменять описание для нового вспомогательного случая, который Вы создаете.
Расписание	Если Ваша система была сконфигурирована таким образом (подробнее по ссылке), Вы должны выбрать расписание для нового вспомогательного случая, который Вы создаете.
Добавление контактов	Вы можете добавлять несколько разных контактов для нового вспомогательного случая и распределять метки между ними.

Ссылка на новый вспомогательный влучай появится во вкладке «Вспомогательные случаи», а не во вкладке «Ссылки».

Вкладка «Вспомогательные случаи»

Вкладка «Вспомогательные случаи» показывает следующую информацию для любого вспомогательного случая под случаем:

• Иконка текущего статуса

• Номер вспомогательного случая и Заголовок случая

• Количество действий – Количество действий, относящихся к этому вспомогательному случаю

• Владелец – Владелец случая (если определен)

• Очередь – Очередь случаев (если определена)

• Дедлайн – Дедлайн случая

• Иконка, по которой можно раскрыть вспомогательный случай, чтобы увидеть его действия

Логика номеров вспомогательных случаев

Номера вспомогательных случаев можно логически разбить следующим образом:

Просмотр связанных задач – вкладка «Ссылки»

Вкладка «Ссылки» - это место, где Вы можете посмотреть все связанные задачи для заявки или случая.

Обратите внимание, что вспомогательные случаи, созданные через ссылку «+ задача», будут отображаться во вкладке «Вспомогательные случаи», и не будут отображаться во вкладке «Ссылки».

В сетке вкладки «Ссылки» Вы можете увидеть список связанных задач, их ссылки, заголовки, назначенных сотрудников, очередь и дедлайн задачи.

Также есть иконка для удаления связи для задач, если они были связаны по ошибке.

Вы также можете раскрыть связанные случаи, чтобы увидеть их действия.

Связанные задачи, к которым у Вас нет доступа

Если у Вас нет доступа к определенному бизнес процессу, то задачи из того процесса будут выделены серым цветом и Вы не сможете открыть или править их. Вы по-прежнему сможете увидеть общую информацию о задачах, например, кому они назначены, в какой очереди они находятся и какой у них дедлайн.