Automatycznie tworzenie kontaktów zewnętrznych

W nowej wersji Enate można już tak skonfigurować system, by automatycznie tworzył nowe kontakty zewnętrzne po nadejściu wiadomości e-mail, która zawiera nowe adresy e-mail.

Nowa funkcja znajduje się w ustawieniach ogólnych Buildera i jest domyślnie włączona, czyli nowe kontakty z wiadomości e-mail są tworzone automatycznie.

Należy pamiętać, że firma, z którą zostanie powiązany automatycznie utworzony kontakt, zostanie wybrana na podstawie ustawionego zakresu. Jeśli jest on ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny”, nowemu kontaktowi zostanie przypisany zakres globalny, tzn. nie będzie on powiązany z żadną konkretną firmą. Jeśli zaś zakres ustawiony jest na „Lokalny”, kontakt będzie podpięty do firmy, z którą połączony jest powiązany element pracy.

System automatycznie wstawi imię i nazwisko kontaktu na podstawie nazwy wyświetlanej w wiadomości e-mail. Dodatkowe informacje:

• Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się spacja, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszą spacją, zostanie użyte jako imię kontaktu, a to, co znajduje się po ostatniej spacji – jako jego nazwisko. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „John Smith”, to imię kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „John”, a nazwisko jako „Smith”.

• Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się przecinek, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszym przecinkiem, zostanie użyte jako nazwisko kontaktu, a to, co znajduje się po przecinku – jako jego imię. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „Smith, John”, to nazwisko kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „Smith”, a imię jako „John”.

• Jeśli system nie jest w stanie automatycznie wypełnić imienia i nazwiska, kontakt zostanie utworzony bez nich, a użytkownik zostanie poproszony o samodzielne dopisanie tych danych podczas zapisywania elementu pracy.

Ponadto do strony „Zarządzanie kontaktami” dodana została kolumna o nazwie „Utworzone automatycznie”, wskazująca użytkownikowi, które z jego kontaktów zewnętrznych zostały utworzone automatycznie, a które ręcznie.

Należy pamiętać, że po dokonaniu edycji kontaktu, który został utworzony automatycznie, nie będzie on już wyświetlany jako taki w kolumnie „Utworzone automatycznie” na stronie „Zarządzanie kontaktami”.