Neue E-Mail-Ansichten

Überblick

Wir haben die Art und Weise, wie Sie mit E-Mails in Enate arbeiten können, erheblich verbessert, indem wir brandneue E-Mail-Ansichten erstellt haben - diese bauen auf den bestehenden Postausgangsansichten auf und bieten Ihnen eine umfassendere Liste aller E-Mails, die für Ihren Geschäftsbereich im Umlauf sind, aufgeteilt in:

• Posteingang - Eine Ansicht der E-Mails für alle Arbeitsaufträge, die sich in Ihrem Posteingang, in dem Ihres Teams und in Ihrer Warteschlange befinden.

• Gesendete E-Mails - E-Mails von den Arbeitsaufträgen, die bereits versendet wurden.

• Postausgang - Die Ansicht, mit der Sie E-Mails sehen können, die geplant sind oder die auf eine Aktion warten.

Auf diese Abschnitte können Sie über Ihr Navigationsmenü zugreifen (Unterabschnitte des neuen Links "E-Mails") und sie werden jeweils in einer eigenen Registerkarte geöffnet.

Im Rahmen dieser Funktion haben wir den Abschnitt „Posteingang" Ihrer Standard-Homepage in „Auftrags-Posteingang" umbenannt, damit es für Sie übersichtlich und einfach ist, zwischen einer auf E-Mails oder auf Arbeitselemente fokussierten Ansicht Ihrer Aktivitäten und der Ihres Teams zu wechseln.

E-Mail-Posteingang

Überblick

Dies zeigt E-Mails an, die in Verbindung mit Arbeitsaufträgen stehen, die gerade bearbeitet werden und die sich in Ihrem Geschäftsbereich befinden — z.B. Die, die Sie in Ihrem Arbeits-Posteingang sehen. Es gibt verschiedenste Filter- und Ansichtsmöglichkeiten für unterschiedliche Datensätze. Verwenden Sie diese Ansichtsmöglichkeit, um ständig über eingehende E-Mails für den Arbeitsauftrag, an dem Sie und Ihr Team gerade arbeiten, Bescheid zu wissen.

Abschnitte im Posteingang

In dem minimierbaren Bereich auf der linken Seite des E-Mail-Posteingangs können Sie Links zu verschiedensten Abschnitten des Posteingangs sehen, die folgendermaßen aufgeteilt sind:

• Meine E-Mails: E-Mails für alle Arbeitsaufträge, die sich zurzeit in Ihrem Arbeits-Posteingang befinden (die Sie auf Ihrer Homepage sehen könnten)

• Meine Team-E-Mails: E-Mails für alle Arbeitsaufträge, die sich zurzeit in Ihrem Team-Arbeits-Posteingang befinden Der Link ist sichtbar, wenn Sie der Teamleiter sind oder wenn Sie Ihre Kollegen und Warteschlangen sehen können.

• Nicht zugewiesene E-Mails - E-Mails für Arbeitsaufträge, die noch niemandem zugewiesen sind und sich in Ihrer Warteschlange befinden. Der Link ist sichtbar, wenn Sie der Teamleiter sind oder wenn Sie Ihre Kollegen und Warteschlangen sehen können.

Die angezeigte Anzahl zeigt die Anzahl der ungelesenen E-Mails in den verschiedenen Ordnern. Es gibt hier auch Links zu Ihren Gesendeten Aufträgen und Ihrem Postausgang - dabei handelt es sich immer um einzelne Registerkarten.

Sie können eine Liste mit all diesen E-Mails in Ihrem Posteingang sehen, genau wie Selbst-Service-Kommentare, von denen sich die neusten ganz oben befinden. Es wird folgendes angezeigt: Wer die E-Mail gesendet hat, wann sie erhalten wurde, was der Betreff ist, eine Vorschau der ersten Zeile und mit welchem Arbeitsauftrag die E-Mail verbunden ist. Sie können auch sehen, ob die E-Mail irgendwelche Anhänge hat und ob Sie mit einer hohen Wichtigkeit versendet wurde.

Ungelesene E-Mails werden fett angezeigt und Sie können filtern, dass nur die ungelesenen E-Mails angezeigt werden, indem Sie auf „Ungelesen“ klicken.

Filteroptionen

Sie können Ihren Posteingang nach Kunden, Vertrag, Service, Prozess, Warteschlange, dem Kontakt, „Mit Dateien“, oder nach Datum filtern.

Wenn Sie Zugriff zu den „E-Mails meines Teams“ haben, dann können Sie Ihren Posteingang nach zugewiesenem Nutzer filtern.

Zwischen Ansichten wechseln und die Seite aktualisieren

Sie können zwischen der Ansicht „Meine E-Mails“, die E-Mails in Ihrem Posteingang enthält, sowie der Ansicht „E-Mails meines Teams“, die E-Mails in Ihrem Team-Posteingang enthält, und der Ansicht „nicht zugewiesene E-Mails“, in der erhaltene E-Mails in Ihrer Warteschlange angezeigt werden, die noch niemandem zugewiesen wurden, wechseln.

Wenn Sie eine neue E-Mail erhalten, dann wird die Anzahl der „ungelesenen“ E-Mails aktualisiert und ein E-Mail-Symbol wird auf der Aktualisierungstaste erscheinen. Klicken Sie darauf, um Ihrem Posteingang zu aktualisieren und die neu angekommenen E-Mails anzusehen.

Sie können einzelne E-Mails als gelesen/ungelesen markeiren, bitte beachten Sie, dass dies keinen Einfluss auf die Informationsflagge am Arbeitsauftrag hat, mit dem die E-Mail verwandt ist. Wenn Sie eine E-Mail als gelesen markeiren, wird das „Neue Informationen-Symbol“ am Arbeitsauftrag NICHT verschwinden.

Der Hauptabschnitt des Posteingangs zeigt den Vorschauabschnitt für die von Ihnen ausgewählte E-Mail an. Sie können die Größe dieser Vorschau anpassen.

Wenn Sie eine E-Mail anklicken, dann können Sie die ganze E-Mail auf der rechten Seite sehen. Sie können den Betreff der E-Mail sehen, wer der Absender ist, an wen sie gesendet wurde, jegliche CC-Emüfänger, einen Link zum Arbeitsauftrag, mit dem die E-Mail verwandt ist, das Fälligkeitsdatum des Arbeitsauftrags und den Inhalt der E-Mail.

Auf E-Mails antworten / E-Mails weiterleiten

Wenn Sie auf antworten, allen antworten oder weiterleiten klicken, dann wird das System eine neue Registerkarte öffnen, in der der Arbeitsauftrag angezeigt wird. Dann werden Sie zum E-Mail-Editor weitergeleitet und können dort Ihre E-Mail verfassen.

Weitere Möglichkeiten

Es gibt auch weitere Möglichkeiten. Diese finden Sie neben den Antwort-Links. Damit können Sie direkt zum Arbeitsauftrag gehen (dieser wird in einer neuen Registerkarte geöffnet) und die E-Mail drucken lassen.

Sie können auch die .eml-Datei herunterladen.

Bitte beachten Sie: Wenn die E-Mail, die Sie herunterladen wollen, Anhänge hat, die bereits manuell von einem Nutzer gelöscht wurden (z.B. Aufgrund der vertraulichen Inhalte der Dokumente), dann wird die .eml-Download-Option für diese E-Mail nicht verfügbar sein - das System wird eine Nachricht anzeigen, in der erklärt wird, wieso die E-Mail nicht heruntergeladen werden kann.

E-Mail-Anhänge

Wenn eine E-Mail über Anhänge verfügt, dann können Sie den Name des Anhangs sehen, die Größe, sowie die Option, den Anhang herunterzuladen. Falls die E-Mail mehrere Anhänge hat, dann haben Sie die Möglichkeit, alle Anhänge gleichzeitig als ZIP-Datei herunterzuladen.

Vollbildschirm

Sie können die E-Mail als Vollbild anzeigen lassen. Hier wird der Vorschau-Ausschnitt versteckt.

Gesendete E-Mails

Überblick

Gesendete- E-Mails zeigt alle E-Mails von den Arbeitsaufträgen an, die bereits versendet wurden.

Sie können eine Liste mit all diesen E-Mails sehen, von denen sich die neusten ganz oben befinden. Es wird folgendes angezeigt: Wer die E-Mail gesendet hat, wann sie erhalten wurde, was der Betreff ist, eine Vorschau der ersten Zeile und mit welchem Arbeitsauftrag die E-Mail verbunden ist. Sie können auch sehen, ob die E-Mail irgendwelche Anhänge hat und ob Sie mit einer hohen Wichtigkeit versendet wurde.

Sie können die Größe dieser Vorschau anpassen.

Wenn Sie eine E-Mail anklicken, dann können Sie die ganze E-Mail auf der rechten Seite sehen. Sie können den Betreff der E-Mail sehen, wer der Absender ist, an wen sie gesendet wurde, jegliche CC-Emüfänger, einen Link zum Arbeitsauftrag, mit dem die E-Mail verwandt ist, das Fälligkeitsdatum des Arbeitsauftrags und den Inhalt der E-Mail.

Sie können die E-Mail als Vollbild anzeigen lassen. Hier wird der Vorschau-Ausschnitt versteckt.

Zwischen den Ansichten wechseln

Sie können zwischen der Ansicht „Meine E-Mails“, die E-Mails in Ihrem Posteingang enthält, sowie der Ansicht „E-Mails meines Teams“, die E-Mails in Ihrem Team-Posteingang enthält wechseln.

Auf E-Mails antworten / E-Mails weiterleiten

Wenn Sie auf antworten, allen antworten oder weiterleiten klicken , dann wird das System eine neue Registerkarte öffnen, in der der Arbeitsauftrag angezeigt wird. Dann werden Sie zum E-Mail-Editor weitergeleitet und können dort Ihre E-Mail verfassen.

Filteroptionen

Sie können Ihren Posteingang nach Kunden, Vertrag, Service, Prozess, Warteschlange, dem Empfänger, den Status des verwandten Arbeitsauftrags, Anhängen oder ob die E-Mail systemgeneriert wurde, filtern.

Bitte beachten Sie, dass Sie nur eine Zeitspanne von 90 Tagen auswählen können, wenn Sie nach Datum filtern.

Wenn Sie Zugriff zu den „E-Mails meines Teams“ haben, dann können Sie Ihren Posteingang nach zugewiesenem Nutzer und nach der Person, die die E-Mail gesendet hat, filtern.

Weitere Möglichkeiten

Es gibt auch weitere Möglichkeiten. Diese finden Sie neben den Antwort-Links. Damit können Sie direkt zum Arbeitsauftrag gehen (dieser wird in einer neuen Registerkarte geöffnet) und die E-Mail drucken lassen.

Sie können auch die .eml-Datei herunterladen.

Bitte beachten Sie: Wenn die E-Mail, die Sie herunterladen wollen, Anhänge hat, die bereits manuell von einem Nutzer gelöscht wurden (z.B. Aufgrund der vertraulichen Inhalte der Dokumente), dann wird die .eml-Download-Option für diese E-Mail nicht verfügbar sein - das System wird eine Nachricht anzeigen, in der erklärt wird, wieso die E-Mail nicht heruntergeladen werden kann.

E-Mail-Anhänge

Wenn eine E-Mail über Anhänge verfügt, dann können Sie den Name des Anhangs sehen, die Größe, sowie die Option, den Anhang herunterzuladen. Falls die E-Mail mehrere Anhänge hat, dann haben Sie die Möglichkeit, alle Anhänge gleichzeitig als ZIP-Datei herunterzuladen.

Postausgang

Der Postausgang wurde verschoben und befindet sich nun neben den anderen E-Mail-Ansichten. Wie zuvor können Sie hier E-Mails sehen, die Ihnen oder Ihrem Team zugewiesen wurden, die später gesender werden sollen oder nicht gesendet wurden. Weitere Informationen zum Postausgang finden Sie hier.