Externe Kontakte automatisch erstellen

Es ist jetzt möglich, das System so einzustellen, dass es automatisch einen neuen externen Kontaktdatensatz erstellt, wenn E-Mails mit neuen E-Mail-Adressen eingehen.

Die neue Einstellung, die dies ermöglicht, befindet sich im Abschnitt Allgemeine Einstellungen des Builders und ist standardmäßig eingeschalten, d. h. die automatische Erstellung von Kontakten aus E-Mails ist aktiviert.

Wenn ein solcher neuer Kontaktdatensatz automatisch erstellt wird, hängt das Unternehmen, mit dem er verknüpft wird, von der Einstellung des Kontaktbereichs ab: Wenn er auf "Global" oder "Global und Lokal" eingestellt ist, hat der automatisch erstellte Kontakt einen globalen Geltungsbereich, d.h. er ist nicht mit einem bestimmten Unternehmen verknüpft. Ist die Option auf "Lokal" eingestellt, wird der automatisch erstellte Kontakt unter dem Unternehmen erstellt, unter dem das zugehörige Arbeitsobjekt existiert.

Das System füllt den Vor- und Nachnamen des Kontakts automatisch auf der Grundlage des E-Mail-Anzeigenamens aus. Weitere Einzelheiten dazu:

• Wenn der E-Mail-Anzeigename ein Leerzeichen enthält, wird alles vor dem ersten Leerzeichen als Vorname des Kontakts und alles nach dem letzten Leerzeichen als Nachname verwendet. Wenn der E-Mail-Anzeigename zum Beispiel "John Smith" lautet, wird der Vorname des Kontakts automatisch als "John" und der Nachname als "Smith" ausgefüllt.

• Wenn der E-Mail-Anzeigename ein Komma enthält, wird alles vor dem ersten Komma als Nachname des Kontakts und alles nach dem letzten Komma als Vorname verwendet. Wenn der Name der E-Mail-Anzeige zum Beispiel "Smith, John" lautet, wird der Nachname des Kontakts automatisch mit "Smith" und der Vorname mit "John" ausgefüllt.

• Wenn das System den Vor- und Nachnamen nicht automatisch ausfüllen kann, wird der Kontakt automatisch ohne Vor- und Nachnamen erstellt und der Benutzer wird aufgefordert, diesen selbst auszufüllen, wenn er den Arbeitsauftrag einreicht.

Außerdem wurde auf der Kontaktverwaltungsseite eine neue Standardspalte mit der Bezeichnung "Automatisch erstellt" hinzugefügt, in der die Benutzer sehen können, welche ihrer externen Kontakte automatisch und welche manuell erstellt wurden.

Bitte beachten Sie, dass ein automatisch erstellter Kontakt nicht mehr als automatisch erstellter Kontakt in der Spalte "Automatisch erstellt" auf der Seite "Kontaktverwaltung" angezeigt wird, sobald er bearbeitet wurde.