Automatisierte E-Mails für Fälle senden

Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, automatisierte E-Mails für Fälle zu versenden. Im Moment ist die einzige automatisierte E-Mail, die für Fälle versendet werden kann, eine E-Mail zur Bestätigung der Fallerstellung.

Um dies zu aktivieren, schalten Sie im Abschnitt E-Mail-Route des Builders die Option „Automatisierte E-Mails senden“ EIN , wenn Sie eine E-Mail-Route für einen Fall konfigurieren oder bearbeiten.

Vorlage für Bestätigungs-E-Mails - Wichtiger Hinweis

Im Rahmen dieser Änderung zur Unterstützung von automatisierten Bestätigungs-E-Mails, die von Fällen aus versendet werden, wurde die bestehende E-Mail-Vorlage "Ticket-Bestätigung" so geändert, dass sie auch Fall-Bestätigungen unterstützt. In diesem Zusammenhang wurden die folgenden Änderungen an der Vorlage vorgenommen:

• Der Name und Zweck der Vorlage wurde von "Ticket-Bestätigung" in "Anfrage-Bestätigung" geändert.

• Innerhalb des E-Mail-Inhalts wurde der Begriff "Ticket" in "Anfrage" umbenannt, um sowohl Fälle als auch Tickets mit einer Vorlage zu unterstützen.

WICHTIGER HINWEIS: Die oben genannten Änderungen an der Vorlage für die Ticket-Bestätigung werden NICHT in Ihrem System vorgenommen, wenn Sie den Inhalt manuell vom ursprünglichen Standardinhalt abweichend angepasst haben (d. h. um Ihren eigenen Inhalt zu enthalten). Sie sollten sich jedoch bewusst sein, dass diese Vorlage weiterhin als Standard-E-Mail-Vorlage für Fallbestätigungen verwendet wird.

Wenn Sie den Inhalt Ihrer Ticket-Bestätigungsvorlage geändert haben, sollten Sie den Inhalt daher unbedingt überprüfen, um sicherzustellen, dass er sowohl für Fälle als auch für Tickets geeignet ist, und entsprechende Anpassungen vornehmen (z. B. den Inhalt ändern oder eine entsprechende spezielle fallbezogene Vorlage für Ihre Fälle erstellen).

Außerdem wurde auf dem Bildschirm "Fallinfo" unter "E-Mail-Einstellungen" eine neue Option mit der Bezeichnung "Neuer Fall protokolliert" hinzugefügt, in der Sie die E-Mail-Vorlage auswählen können, die Sie zur Bestätigung der Erstellung eines Falls verwenden möchten. Das System wählt automatisch die neue E-Mail-Vorlage "Antragsbestätigung" (oder die vorhandene E-Mail-Vorlage "Ticketbestätigung", wenn diese bearbeitet wurde). Sie können aber auch eine andere Vorlage auswählen, die Sie verwenden möchten. Beachten Sie, dass dieses Feld nicht leer gelassen werden kann.

Beachten Sie außerdem, dass die neue Einstellung "Automatisierte E-Mails senden" im Bildschirm "Fall" im Arbeitsmanager von den Service-Agenten aktiviert werden muss, damit das System die automatisierte E-Mail zur Fallbestätigung an den Hauptkontakt und den/die CC-Kontakt/e sendet, wenn der Fall eingereicht wird, d. h. wenn er vom Status "Entwurf" in den Status "Zu erledigen" oder weiter verschoben wurde.

Beachten Sie auch, dass die automatische E-Mail, die gesendet wird, wenn ein Ticket in einen Fall umgewandelt wird, immer noch die E-Mail-Vorlage "Ticket gestartet" ist und nicht die E-Mail-Vorlage "Antragsbestätigung".