Dateiabschnitt in Tickets, Aktionen & Fällen
Überblick
Wir haben viele Verbesserungen für die Verwaltung und die Ansicht von Dateien und Links in Tickets, Aktionen und Fällen hinzugefügt.
Der Abschnitt „Dateien", der bisher in der Seitenleiste angezeigt wurde, ist nun erweitert und in die Registerkarte „Dateien" im Hauptteil des Arbeitsauftragsbildschirms neben den Zeitleisten verlegt worden. Hier können Sie nun Dateien und Links hinzufügen und die Dateien anzeigen, die dem Arbeitsauftrag hinzugefügt wurden.
Im Abschnitt „Dateien" werden alle Dateien und Links angezeigt, die zu diesem und den zugehörigen Arbeitsaufträgen hinzugefügt wurden, sowie Anhänge für erhaltene und versendete E-Mails.
Alle Dateien/Links für den aktuell offenen Arbeitsauftrag werden oben auf den Dateiregisterkarten angezeigt, und alle Dateien/Links für den zugehörigen Arbeitsauftrag werden in einem separaten Bereich darunter angezeigt. Dateien werden nach Datum/Uhrzeit sortiert, und die am neuesten hochgeladene Datei wird ganz oben angezeigt.
Sie können den Namen, den Dateityp, die Dateigröße, wer die Datei hochgeladen hat, sowie die Referenznummer und den Arbeitsauftrag, dem sie zugehört, sehen. Sie können auch Tags und Notizen sehen, die zur Datei hinzugefügt wurden.
Mit vielen Symbolen können Sie weitere Informationen sehen:
Alle Dateien im Dateien-Tab sind als Anhänge für jegliche E-Mails erhältlich, und Links können zum E-Mail-Text hinzugefügt werden.
Bitte beachten Sie, dass bei einem Upgrade von Versionen vor 2022.3 die Dateien, die direkt an einen Arbeitsauftrag angehängt sind, alle im Abschnitt "Andere Arbeitsaufträge" ohne Referenznummer angezeigt werden. E-Mail-Anhänge für die E-Mails zu diesem Arbeitsauftrag werden jedoch im Abschnitt „Aktuell" angezeigt.
Dateien/Links zu einem Arbeitsauftrag hinzufügen
Wenn Ihnen ein Arbeitsauftrag zugewiesen wurde, dann können Sie Dateien/Links im Dateien-Tab hinzufügen. Mehrere Dateien können gleichzeitig hinzugefügt werden. Klicken Sie auf die Upload-Links oben im Fenster, um etwas hochzuladen.
Alternativ können Sie die Dateien auch in die Registerkarte ziehen und dort ablegen.
Einschränkungen für Dateitypen
Standardmäßig können alle Dateitypen hochgeladen werden. Die Dateitypen können jedoch eingeschränkt werden, indem die zulässigen Typen im Abschnitt "Allgemeine Einstellungen" von Builder angegeben werden.
Dateien und Links taggen
Sie könnenTags an Dateien und Links hinzufügen. Mit Hilfe von Tags können Sie Ihre Dateien strukturieren - dies ist wichtig beim Versenden von Informationen. Die Titel der Tags, die Ihnen zur Verfügung stehen, werden im Builder festgelegt.
Sie können auch mehreren Dateien und Links auf einmal Tags hinzufügen, indem Sie ein oder mehrere Elemente auswählen und das Symbol verwenden, das dann im Header der Registerkarte Dateien angezeigt wird.
Nach dem Hinzufügen von Tags stehen die Dateien/Links für das automatische Einfügen in E-Mails mit passenden Tags zur Verfügung, so dass Sie sicherstellen können, dass alle Dokumente eines bestimmten Typs in bestimmte E-Mails/E-Mail-Inhalte aufgenommen werden.
Wenn ein Antworttext mit vorgefertigtem Text in eine manuelle E-Mail eingefügt wird oder wenn während des Prozesses eine neue E-Mail - erstellt wird, identifiziert das System alle Tags, die mit dem Text / der E-Mail-Vorlage mit dem vordefinierten Text verknüpft sind, und hängt dann automatisch alle Dateien des Arbeitsauftrags an, die den gleichen Tag haben. Tags werden als Teil der Systemkonfiguration von Administrator-Benutzern im Builder mit den gespeicherten Antwort-/E-Mail-Inhalten verknüpft.
Die Markierung von Dateien ist auch ein wichtiges Merkmal für Prozesse, die Automatisierungstechnik beinhalten. Beispiel: Wenn eine nachgeschaltete automatisierte Aktion wissen muss, welche der Dateien, die Sie an Ihren Fall angehängt haben, die "Rechnungsbestätigungs"-Datei ist, können Sie die relevanten Dateien als solche kennzeichnen, und unabhängig vom Dateinamen würde die Automatisierungstechnologie wissen, dass sie diese Datei anhand ihrer Kennzeichnung auswählen kann. Eine solche externe Automatisierungstechnologie kann ebenso gut Tags als Teil des Hochladens von Dokumenten in Work Items in Enate für die weitere manuelle/automatisierte Nutzung liefern.
Anmerkung: Wenn Dateitags in Ihrem System nicht konfiguriert sind, wird diese Option 'Tag für Datei hinzufügen' nicht angezeigt.
Notizen zu Dateien hinzufügen
Sie können auch Notizen und Links an Dateien anfügen, um eine kurze Beschreibung über den Inhalt zu geben oder um nützliche Informationen hinzuzufügen.
Sie können auch mehreren Dateien und Links auf einmal Notiz hinzufügen, indem Sie ein oder mehrere Elemente auswählen und das Symbol verwenden, das dann im Header der Registerkarte Dateien angezeigt wird.
Dateien vorher ansehen
Im rechten Menü können Sie Dateien vorher ansehen. Die Dokumentvorschau wird in einem neuen Fenster geöffnet.
Wenn die Datei nicht in der Vorschau angezeigt werden kann, wird ein Bestätigungsbanner eingeblendet, um dies zu erklären und eine Option zum Herunterladen der Datei anzubieten. Für die Vorschau werden die folgenden Dateitypen unterstützt: txt, pdf, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, jfi, png, gif, web, tiff, tif, heif,heic, svg, svgz.
Dateien herunterladen
Die können einzelne Dateien herunterladen, indem Sie im Menü rechts auf „Herunterladen“ klicken.
Sie können mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen, indem Sie die Dateien, die Sie herunterladen wollen, auswählen und dann auf „Herunterladen“ oben klicken. Sie können als einzelne Dateien oder als einzelne Zip-Dateien heruntergeladen werden.
Dateien/Links löschen
Sie können Dateien oder Links einzeln löschen, indem Sie auf das Menü auf der rechten Seite klicken.
Sie können mehrere Dateien/Links gleichzeitig löschen, indem Sie die Dateien/Links, die Sie löschenwollen, auswählen und dann auf „Löschen“ oben klicken.
Dateien/Links filtern
Sie können die Dateien und Links, die auf der Registerkarte Dateien angezeigt werden, filtern, indem Sie die Filteroption oben verwenden. Sie können nach folgenden Optionen filtern: Anhänge, Versendete E-Mails-Anhänge, Erhaltene E-Mail-Anhänge und Links.
Freitext Dateisuche
Außerdem steht eine Freitextsuche zur Verfügung, mit der Sie einzelne Dateien oder Links auffinden können. Sie können anhand der verschiedenen angezeigten Textgruppen suchen - Dateiname, Tag-Infos und Notizen.
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