1 of 97

Română

Work Manager

În această secțiune veți găsi o mulțime de explicații și clipuri video care vă vor învăța cum să utilizați software-ul Work Manager al Enate pentru a vă gestiona procesele de afaceri de zi cu zi.

Work Manager - Prezentare generală

Work Manager este o aplicație web cu ferestre multiple, pe care membrii echipei de furnizare a serviciilor o folosesc pentru a naviga printre Tichete, Cazuri și Acțiuni care se desfășoară în cadrul proceselor de afaceri.

Utilizatorii Work Manager sunt Agenți de service, Lideri de Echipă, Manageri operativi și Directori executivi. Work Manager oferă acestor utilizatori un set de vizualizări standard pentru a-și efectua munca.

Work Manager este conceput pentru a suporta următoarele browsere:

Ultima versiune de Chrome (la momentul lansării)
Ultima versiune a Firefox (la momentul lansării)
Ultima versiune a browserului Microsoft Edge, bazată pe Chromium (la momentul ansării). Rețineți că versiunea 2019.4 este ultima versiune care acceptă IE11.

Diferite roluri în Work Manager

Există două tipuri diferite de roluri în Enate Work Manager. Utilizatorii pot fi înscriși fie ca Șef de echipă, fie ca Membru al echipei. Aceste setări pot fi definite în Enate Builder (faceți clic aici pentru mai multe informații).

Șefii de echipă sunt colegii care sunt responsabili de echipe și zonele de lucru. Utilizatorii Enate setați ca Șefi de echipă pot vedea elementul de lucru care se află la persoanele din echipa lor (persoanele care le raportează lor) și în Cozile de lucru pentru care sunt setați ca manager. Aceștia pot stabili nivelurile de permisiune pentru membrii echipei lor și (în același mod în care membrii echipei pot) pot crea elemente de lucru și pot atribui manual sarcini. De asemenea, aceștia pot vedea parcurile de roboți și ce roboți sunt ocupați, la ce lucrează, ce roboți sunt inactivi și ce roboți sunt în prezent o ine.

Membrii echipei sunt colegi care raportează unui Șef de echipă și care au mai puține niveluri de acces decât Șefii de echipă. Pe pagina lor inițială, aceștia pot vedea lucrările care le-au fost atribuite și, dacă sunt setate în acest sens, elementele de lucru care se află la colegii lor (persoane care raportează aceluiași Șef de echipă ca și ei) și în Cozile din care lucrează.

Roluri de utilizator în Work Manager

În funcție de rolul utilizatorilor și de nevoile de afaceri, Enate permite acordarea accesului la un nivel mai riguros. Aceste setări sunt stabilite în secțiunea Gestionare utilizatori din Builder.

Fiecare utilizator are atribuit un rol în Work Manager. Rolul respectiv dispune de o serie de opțiuni de acces care i-au fost configurate și care determină acțiunile și vizionările la care au dreptul în Enate.

Enate oferă două roluri standard, prestabilite pentru Work Manager:

Membru de echipă - pentru agenții care procesează Tichete, Acțiuni și Cazuri și care raportează unui Lider de echipă. Acest rol le oferă acces la sarcinile care le sunt atribuite lor sau echipei lor (persoane care raportează aceluiași lider de echipă ca și ei) și la sarcinile care se află în Cozile de așteptare în care lucrează, dar dispune de un nivel de acces inferior rolului de Lider de echipă.
Lider de echipă - pentru membri cu funcții de conducere care gestionează o echipă și monitorizează Cozile de așteptare. Acest rol le oferă acces la configurarea și gestionarea echipelor și Cozilor de așteptare, la atribuirea sarcinilor, precum și la funcții mai complexe, cum ar fi crearea de rapoarte personalizate.

Acest articol cuprinde o descriere completă a opțiunilor de acces pentru rolurile de Membru și Lider de echipă.

În cazul în care un rol standard nu îndeplinește toate condițiile, puteți crea roluri personalizate pentru a ajusta cu precizie nivelurile de acces și a oferi utilizatorilor combinația optimă de niveluri de acces de care au nevoie.

Rolurile personalizate se pot dovedi deosebit de utile în următoarele situații:

Membri cu funcții de conducere - Pentru membrii cu funcții de conducere ai echipei, puteți crea un rol personalizat care să se încadreze între rolurile standard de „Lider de echipă” și „Membru de echipă”, oferindu-le astfel acces la funcții asemănătoare cu cele de Lider de echipă, fără a fi nevoie să îndeplinească în întregime acest rol.
Membri juniori ai echipei - Pentru membrii juniori ai echipei, puteți crea un rol personalizat care să le ofere acces la unele funcții asemănătoare cu cele de „Membru de echipă”, dar care să ascundă alte funcții ale sistemului până când aceștia dobândesc mai multă experiență

Totodată, puteți acorda utilizatorilor din Work Manager acces la aplicația Enate Builder, astfel încât aceștia să poată vizualiza procesele locale, de ex. Pentru aceasta, trebuie să le atribuiți un rol în Builder, consultați aici pentru mai multe informații.

Utilizatorii pot vizualiza rolurile pe care le dețin membrii echipei lor în Work Manager - dacă dau clic pe un membru din Bara echipei, se va afișa profilul de utilizator al acestuia, care include informații precum denumirea rolului, descrierea acestuia (dacă s-a adăugat una), precum și o listă cu funcțiile la care are acces utilizatorul respectiv.

Dacă aveți nevoie să modificați nivelurile de acces pentru dvs. sau pentru membrii echipei dvs., adresați-vă administratorului de sistem.

Pagina de start

Pagina de start permite Liderilor de Echipă și Membrilor Echipei să vizualizeze activitatea pentru zona lor de activitate, adică elementele de lucru care se găsesc în cozile lor de lucru și cu membrii echipei lor (umane și roboți).

Din elementele de lucru pentru care aveți permisiuni în sistemul dvs., veți vedea:

Elemente de lucru care vă sunt atribuite
Elemente de lucru care sunt atribuite managerului dvs., adică persoanei căreia vă subordonați (dacă aveți una)
Elemente de lucru care sunt atribuite colegilor dvs. (persoanele administrate de aceeași persoană ca și dvs.)
Elemente de lucru ale unei Cozi în care sunteți membru/ sunteți administrator al

În plus, ca Lider de Echipă veți vedea:

Elemente de lucru care sunt atribuite persoanelor pe care îi conduceți (adică persoane care vă sunt subordonate)
Elemente de lucru care sunt atribuite persoanelor conduse de persoane pe care le conduceți (în mod recursiv în josul relațiilor de ierarhie a managerului).
Elemente de lucru ale unei Cozi pe care o gestionați, chiar dacă nu sunteți membru al acesteia.

Setarea utilizatorilor care vă sunt subordinați (adică echipa dvs.), și Cozile pe care le gestionați, se pot efectua în fila „Cozi”, pe care Liderii de Echipă o pot accesa din link-urile de navigare. Pentru mai multe informații, consultați aici.

Diagrama cu baremuri și grile

Totaluri ale datei scadente

Articolele de lucru sunt clasificate în stările lor corespunzătoare.

Verde – Nu a fost încă depășită
Portocaliu – Data de scadență astăzi (dar încă nu a fost depășită)
Roșu – Articolele care sunt acum restante (chiar inclusiv articole în cazul în care data de scadență este astăzi, dar ora a fost acum depășită).
„necunoscută” - Elemente de lucru sunt clasificate într-o stare Necunoscută atunci când Data de scadență nu este momentan cunoscută. Aceasta poate fi în următoarele situații:
- Atunci când elementul de lucru tocmai a fost pornit (manual), dar nu a fost încă trimis.
- Atunci când elementul de lucru este în starea de „În pauză - Așteptați pentru mai multe informații” ȘI este setat pentru a se adăuga timpul de așteptare la Data de scadență.

Dacă faceți clic pe una din datele scadente, se va filtra grila cu articolele de lucru cu data scadentă respectivă:

Diagrama cu baremuri

Informațiile din Diagrama cu bare sunt afișate într-un format Pareto, adică cu volumele cele mai mari afișate mai întâi. Sunt afișate un număr maxim de 10 bare. Primele 9 grupuri din partea de sus sunt afișate în mod unic, cu toate elementele rămase în figură combinate în bara de final.

Opțiuni Diagrama cu bare „Grupare prin”

Alegerea „Grupare diagramă prin” pentru diagrama cu bare din partea de sus a Paginii de start este accesată prin setările grilei (anterior aceasta a fost afișată lângă butoanele de filtru Roșu/Galben/Verde). Aceasta va afișa Setările Grilă Echipă, folosite în principal pentru a arăta opțiunile de coloană. În partea de sus a acestui ecran, poate fi găsită setarea „Afișare prin” realocată.

Informațiile de sistem prin care puteți grupa afișajul diagramei cu bare sunt după cum urmează:

Tip de Acțiune - acesta arată tipul de acțiune sub formă de trimitere de e-mail sau acțiune manuală.
Alocat lui – aceasta arată cui i-a fost alocată Acțiunea.
Nume de contract – acesta arată numele contractului.
Actualizat ultima dată de către - lucrătorul uman/digital care a actualizat acest element ultima dată
Ultima actualizare în - Data/ora la care valorile actualizate ale câmpurilor de date personalizate este stocată în baza de date Enate și poate fi utilizată pentru raportarea ulterioară.
Deținut de – numele utilizatorului care are în prezent responsabilitatea finală pentru articolul de lucru.
Numele de proces principal - dacă aceasta este o Acțiune, aceasta prezintă Cazul principal.
Numele procesului – procesul de afaceri din care face parte articolul de lucru, de exemplu „Procesul de solicitare a maternității”.
Coadă – coada de lucru la care sunt trimise Cazurile/Tichetele/Acțiunile pe baza regulii lor de rutină.
Linia de servicii – aria generală a activității în care se desfășoară acest articol de lucru, de exemplu „Salarizare”.
Furnizor de servicii - compania care furnizează servicii pentru acest articol de lucru, de obicei compania dumneavoastră.
Început de - arată cine a inițiat Acțiunea.
Început prin/de metoda - cum a început activitatea, de exemplu, e-mailurile primite, programarea automată, manual.
Status - starea actuală a articolului de lucru, de ex. Rulare, Așteptare mai multe informații, Rezolvat etc.
Tip element de lucru – adică Caz, Acțiune sau Tichet.

Vizualizare de câmpuri de date personalizate

Dacă sistemul dvs. a fost configurat cu aceste funcții, aveți posibilitatea de a selecta o coloană de date personalizată pentru a afișa graficul cu bare.

Toate câmpurile de Date personalizate de următoarele tipuri pot fi utilizate cu funcție de grupare a criteriilor pentru diagrama cu bare:

Text scurt
Listă (numai listă simplă)
Casetă de validare

Notă: Când alegeți să grupați diagrama cu bare printr-un un anumit element (proprietate a sistemului sau câmpul de date personalizate), acel element va fi adăugat la afișarea grilei principale ca o coloană suplimentară.

Puteți reveni la valorile implicite ale sistemului pentru a afișa lista standard de coloane în grilă, și înapoi la gruparea prin Coadă.

Făcând clic pe Nume bară în diagramă, de ex. „Coadă RU”, se filtrează grila la aceste rezultate.

Făcând clic pe o anumită secțiune R/G/V în cadrul unei grile de filtre bară individuală, rezultatele vor afișa elemente în starea respectivă, ca de ex. Coadă.

Grilă

Pictograme de grilă

În plus față de pictogramele de stare afișate pe grilele articolelor de lucru, pot fi afișate pictograme suplimentare pentru a vă ajuta să furnizați informații de nivel înalt despre bilet, caz sau acțiuni.

Aceste pictograme apar, de asemenea, atunci când căutați un articol de lucru în Quickfind.

Acestea indică următoarele informații:

Icoana

Informații

Sarcina poate fi executată de un robot

Sarcina robotului - necesită atenție

S-au primit informații noi care nu au fost încă citite.

Doar cazul : Cazul este într-o stare problematică (adică necesită atenție)

Acțiunea este o evaluare între colegi și se află în stadiul de "realizare".

Acțiunea este o evaluare între colegi și se află în faza de revizuire sau revizuirea este finalizată.

Acestea indică următoarele informații despre starea articolelor de lucru:

Articolul de lucru se află în stare de Schiță

Articolul de lucru se află în starea DE FĂCUT

Articolul de lucru se află în starea de ÎN PROGRES

Articolul de lucru se află ÎN AȘTEPTARE

Articolul de lucru se află în starea de REZOLVAT

Articolul de lucru se află în starea de ÎNCHIS

Puteți găsi mai multe informații despre stările unui Tichet aici, despre stările unui Caz aici și despre stările unei Acțiuni aici.

Opțiune de afișare grilă

Aveți posibilitatea de a alege articolele de lucru pe care să le vizualizați pe pagina de pornire selectând Inbox-ul activităților, Activități deținute, Inbox-ul activităților echipei sau Activitatea echipei.

De regulă, dacă un articol de lucru vă este atribuit dvs. sau unuia dintre membrii echipei dvs., sau dacă acesta este în starea De făcut sau În curs de desfășurare, va putea fi văzut în Inbox. Restul articolelor, cum ar fi articolele aflate În așteptare, le veți găsi în rubricile Activități deținute. Secțiunile de mai jos explică mai în detaliu aceste aspecte.

Rețineți: Valorile și graficele cu bare (RAV) sunt prezentate în mod independent pentru fiecare dintre aceste vizualizări și, prin urmare, afișările fiecăreia se vor modifica și ele dacă treceți de la o vizualizare a grilei la alta.

Activitățile din Inbox

Rubrica activităților din Inbox indică articolele de lucru care vă sunt atribuite actualmente.

Activități deținute

Rubrica activităților deținute prezintă articolele de lucru pe care le dețineți în calitate de proprietar, și nu ca persoană căreia i s-a atribuit activitatea curentă.

Este vorba de articole de lucru care nu vă sunt neapărat atribuite dvs. (sau altcuiva) în momentul de față, dar asupra cărora aveți o responsabilitate pe termen mai lung, cum ar fi Cazurile.

Responsabilitatea pe termen lung se referă la persoana responsabilă de întreaga traiectorie a Cazului. Aceasta include Acțiunile acestuia, modificările de stare aferente Cazurilor și Acțiunilor, precum și lansarea unui Caz.

Puteți deveni proprietar al unui Caz folosind funcția Continuă cu mine.

Vă rugăm să rețineți:

Acțiunile pot avea un proprietar numai dacă sunt într-o stare de Pauză, de exemplu, starea „În așteptare de informații suplimentare”, „Programare pentru monitorizare”, etc.
Nu poate exista decât un singur proprietar de Caz în orice moment

Inbox-ul echipei mele

În Inbox-ul activităților echipei puteți consulta toate articolele de lucru atribuite dvs. sau unuia din membrii echipei dvs., sau care se află în starea De făcut sau În curs de desfășurare.

Activitatea echipei

În Activitatea echipei puteți consulta toate articolele de lucru care aparțin echipei dvs., respectiv Cazurile începute și Cazurile aflate în stări precum „În așteptare de informații suplimentare”, „Programare pentru monitorizare”, etc.

Rețineți: Dacă sunteți un membru al echipei care preferă o afișare specifică a Inbox-ului dvs. și nu doriți să vedeți activitatea Colegilor și a Cozilor de așteptare, solicitați managerului dvs. să dezactiveze aceste opțiuni pentru dvs. După autentificare, ecranul dvs. va afișa doar articolele din Inbox/ Activități deținute.

Consultați tabelul de mai jos pentru o analiză mai detaliată a scenariilor:

Contextul articolului de lucru

Locația de afișare

Orice Caz/ Tichet/ Acțiune cu un utilizator atribuit

Inbox

Fiecare Caz/ Tichet/ Acțiune cu indicatorul „Informații suplimentare” activat și configurat pentru a utiliza Cozile de așteptare.

Inbox

Caz cu indicatorul „Problemă” activat și configurat pentru a utiliza Cozi de așteptare

Inbox

Orice Acțiune care se află în starea „De făcut/ În curs de desfășurare” și care este configurată pentru a utiliza Cozi de așteptare

Inbox

Orice tichet în starea „De făcut/ În curs de desfășurare”, configurat pentru a utiliza Cozi de așteptare

Inbox

Orice Caz aflat în starea „De făcut/ În curs de desfășurare” cu un proprietar care nu are activat indicatorul „Informații suplimentare” sau „Problemă” și care este configurat pentru a utiliza Cozile de așteptare

Activități deținute

Orice Caz/ Tichet/ Acțiune aflate În așteptare cu un proprietar pentru care sunt configurate Cozile de așteptare

Activități deținute

Orice Caz/ Tichet/ Acțiune aflate În așteptare cu un proprietar pentru care nu sunt configurate Cozi de așteptare

Activități deținute

Orice Caz/ Tichet/ Acțiune aflate În așteptare fără un proprietar, pentru care sunt configurate Cozile de așteptare

Activități deținute

Orice Caz/ Tichet/ Acțiune aflate În așteptare fără un proprietar, unde nu sunt configurate Cozile de așteptare

Nu este afișat

Tichete plasate În așteptare în același timp cu modificarea categoriei când sunt configurate Cozile de așteptare

Activități deținute

Tichete plasate În așteptare în același timp cu modificarea categoriei când nu sunt configurate Cozile de așteptare

Nu este afișat

Tichete aflate deja În așteptare în momentul modificării categoriei când sunt configurate Cozile de așteptare

Activități deținute

Tichete aflate deja În așteptare în momentul modificării categoriei când nu sunt configurate Cozile de așteptare

Nu este afișat

Cazuri create automat de Programarea care nu a fost actualizată de niciun utilizator când sunt configurate Cozile de așteptare

Activități deținute

Cazuri create automat de Programarea care nu a fost actualizată de niciun utilizator când nu sunt configurate Cozile de așteptare

Nu este afișat

Caz/ Tichet/ Acțiune la care nu s-a atribuit un utilizator sau un proprietar, unde Cozile de așteptare nu sunt configurate

Nu este afișat

Coloane de grilă

În lista atributelor de sistem standard pe care le puteți afișa ca coloane tip grilă pe pagina de pornire, se numără:

Filtrele aplicate se vor păstra atunci când treceți de la Inbox-ul activităților dvs., Inbox-ul activităților echipei, Activitatea proprie și Activitatea echipei, și chiar și după ce vă deconectați și vă conectați din nou.

Lățimile coloanelor pot fi ajustate manual, iar datele pot fi sortate după o anumită coloană făcând clic pe numele acesteia în antetul coloanei. Faceți clic din nou pentru a derula în sus, în jos și fără sortare.

Afișarea de coloane suplimentare de grilă

Fereastra Setările Grila de Echipă din Pagina de start (intitulată „Setări de afișaj și columnă”) oferă un număr de caracteristici suplimentare pentru gruparea coloanelor de grilă și diagramei cu bare:

Grila Pagina de start, Grila Inbox și grila Lucrări deținute au avut lista de atribute de sistem standard, pe care le puteți afișa sub formă de coloane de grilă extinse pentru a include următoarele:

Tip de Acțiune - acesta arată tipul de acțiune sub formă de trimitere de e-mail sau acțiune manuală.
Alocat lui – aceasta arată cui i-a fost alocată Acțiunea.
Nume de contract – acesta arată numele contractului.
Client – acesta arată numele clientului.
Data limită – aceasta arată care este data limită a acțiunii.
A fost Redeschis - indică dacă un articol de lucru a fost sau nu redeschis.
Solicitare inițială la - arată data de lansare a solicitării inițiale. Această funcție este foarte utilă în special în situațiile în care a fost creat un alt articol de lucru dintr-o solicitare inițială (atunci se creează un Caz secundar, când un Tichet este convertit într-un Caz, când se reprelucrează un Caz sau o Acțiune, când se creează o Acțiune prin intermediul opțiunii „Începeți acțiunea” sau când se creează un nou articol de lucru asociat), deoarece astfel veți putea verifica întreaga durată de timp necesară pentru a finaliza o solicitare, și nu doar durata de timp în care s-a lucrat la un articol de lucru individual.
În întârziere - indică dacă un articol de lucru se află în întârziere
Ultimul e-mail primit - data și ora la care a fost primit ultimul e-mail al unui articol de lucru
Ultimul expeditor de e-mail - detaliile ultimei persoane care a trimis e-mailul referitor la un articol de lucru. Dacă utilizatorul se află deja în sistem, această coloană va afișa numele acestuia; în caz contrar, se va afișa adresa de e-mail a acestuia.
Redeschis ultima dată de către - dacă un articol de lucru a fost redeschis, indică identitatea utilizatorului care l-a redeschis ultima dată.
Redeschis ultima dată la - dacă un articol de lucru a fost redeschis, se afișează data la care acesta a fost redeschis ultima dată.
Actualizat ultima dată de către - lucrătorul uman/digital care a actualizat acest element ultima dată
Ultima actualizare în - Data/ora la care valorile actualizate ale câmpurilor de date personalizate este stocată în baza de date Enate și poate fi utilizată pentru raportarea ulterioară.
E-mail Solicitant inițial - adresa de e-mail a Solicitantului inițial al unui articol de lucru, și anume, a persoanei care a inițiat solicitarea.
Nume Solicitant inițial - numele Solicitantului inițial al unui articol de lucru, și anume, a persoanei care a inițiat solicitarea.
Deținut de – numele utilizatorului care are în prezent responsabilitatea finală pentru articolul de lucru.
Întârziat în funcție de numărul de zile - indică numărul de zile în care un articol de lucru se află în întârziere.
Numele de proces principal - dacă aceasta este o Acțiune, aceasta prezintă Cazul principal.
Nume de referință principal - Numărul de referință al articolului de lucru pe care l-a început, de exemplu, Cazul principal .
E-mail Contact principal - adresa de e-mail a Contactului principal al unui articol de lucru
Nume Contact principal - numele Contactului principal al unui articol de lucru
Nume proces – procesul de afaceri din care face parte articolul de lucru, de exemplu „Procesul de solicitare a maternității”.
Coadă de așteptare– coada de lucru la care sunt trimise Cazurile/Tichetele/Acțiunile pe baza regulii lor de rutină.
Referință - număr unic de referință, de ex. 101342-T.
E-mail Solicitant - adresa de e-mail a Solicitantului unui articol de lucru
Nume Solicitant - numele Solicitantului unui articol de lucru
Metoda de rezoluție - aceasta arată modul în care un articol de lucru a fost rezolvat (de ex. dacă a fost rezolvat cu succes, dacă a fost rezolvat prin inițierea unui Caz, dacă a fost rezolvat prin fuzionarea Tichetelor etc.).
Linia de servicii – aria generală a activității în care se desfășoară acest articol de lucru, de exemplu „Salarizare”.
Nume serviciu - instanța de serviciu în care rulează articolul de lucru, de ex. Salarizare franceză ACME.
Furnizor de servicii - compania care furnizează servicii pentru acest articol de lucru, de obicei compania dumneavoastră.
Început - aceasta arată când a fost pornită Acțiunea.
Început de - arată cine a inițiat Acțiunea.
Început prin/de metoda - cum a început activitatea, de exemplu, e-mailurile primite, programarea automată, manual.
Status - starea actuală a articolului de lucru (de ex. În derulare, În așteptare, Rezolvat etc.).
Motiv status - arată motivul pentru care a fost actualizat statusul articolului de lucru (de ex. dacă a fost actualizat de o resursă, dacă a fost actualizat de Enate, dacă a fost creat recent etc.)
E-mail Subiect - adresa de e-mail a Subiectului unui articol de lucru
Nume Subiect - numele Subiectului unui articol de lucru
Categoria de tichete nivel 1 - Categorizarea la nivel înalt a tipului de tichet, de exemplu „Cerere de asistență medicală”.
Categoria de tichete nivel 2 - al doilea nivel de categorie a tipului de Tichet, de exemplu „Acoperirea călătoriilor internaționale”.
Categoria de tichete nivel 3 - Cea mai detaliată clasificare la nivel, de exemplu „Cerere de eligibilitate”.
Timpul rămas când a fost Întrerupt - timpul rămas înainte de data scadenței în momentul în care articolul a fost plasat într-o stare întreruptă.
Titlu - o scurtă descriere de text a articolului de lucru, adesea subiectul e-mailului original.
Tip de așteptare - în cazul în care un articol de lucru se află în stare de așteptare, această coloană va arăta tipul de așteptare în care se află articolul de lucru (de ex. Așteptare pentru mai multe informații, Așteptare până la etc.)
Tip element de lucru – adică Caz, Acțiune sau Tichet.

De asemenea, puteți reveni la valorile implicite ale setărilor coloanei, dacă doriți.

Câmpuri Date personalizate

Câmpurile de date personalizate pe care le creați în Builder pot fi selectat ca coloane suplimentare în grilele Pagina de Start/Inbox/Lucrări deținute. Pot fi utilizate câmpuri pentru toate tipurile de date, cu excepția: Câmpurile de tabel și Câmpurile de text lung. Coloanele de date personalizate sunt create în Builder, consultați aici pentru mai multe informații.

Filtrare grilă

Totalurile din partea dreaptă de sus a grilei vor arăta numărul total de elemente din grilă și, cu filtrarea, numărul de elemente filtrate din acel total.

Filtrare În grilă

Puteți aplica mai multe filtre la toate coloanele de date standard și personalizate din grilă, cu excepția Datei de scadență, făcând clic pe pictograma de lângă titlul coloanei dorite.

Filtrele pe care le-ați aplicat vor rămâne atunci când treceți de la Inbox, Inbox echipa mea, Lucrări deținute și Lucrări deținute ale echipei mele, precum și după ce vă deconectați și vă conectați din nou.

Puteți șterge filtrele aplicate făcând clic pe următoarea pictogramă, iar toate Elementele de lucru vor fi afișate din nou.

De asemenea, puteți aplica mai multe filtre la toate coloanele de date standard și personalizate din grila parcului de roboți. Filtrele aplicate vor rămâne la revenirea în Inbox echipa mea.

Căutare în grilă

Aveți și opțiunea de a căuta în grilă folosind funcția de căutare cu text liber.

Copiere/lipire în Excel

Puteți copia și lipi informațiile din grila de pe pagina principală într-o foaie de calcul Excel, selectând informațiile pe care doriți să le copiați și utilizând Ctrl C și Ctrl V.

Informațiile care sunt copiate și lipite includ toate filtrele aplicate. De asemenea, titlurile coloanelor vor fi copiate și lipite automat.

Puteți, de asemenea, să copiați și să lipiți toate informațiile din grilă folosind Ctrl-A.

Bara Echipei - Vizualizarea echipei dvs

Bara echipei dedicată membrilor echipei

Pe partea dreaptă a figurează Bara echipei.

Dacă faceți parte dintr-o echipă, această bară va afișa și .

Echipa mea

În partea de sus a Barei echipei puteți vizualiza persoanele din echipa dvs. și, pentru fiecare dintre ele:

Volumul activității restante care le revin (numărul din centrul graficului circular)
Starea de așteptare a activității respective (de exemplu, Roșu/Portocaliu/ Verde)
Starea lor actuală privind disponibilitatea (disponibil sau offline)

Opțiuni de afișare ale echipei

Starea de disponibilitate / deconectare pentru membrii echipei

Puteți consulta starea de disponibilitate a membrilor echipei dvs. - dacă sunt online sau offline.

Sistemul monitorizează sesiunea activă a browser-ului Enate și, astfel, poate verifica dacă aceștia continuă să fie conectați la Enate.

Rețineți: dacă nu vă deconectați în mod corespunzător, și anume dacă închideți direct browser-ul sau computerul fără a vă deconecta din Enate, sistemul vă va afișa ca fiind încă online pe durata perioadei standard de deconectare a sistemului (de obicei, 30 de minute).

Este important de reținut faptul că acest status de disponibilitate / deconectare are doar un scop informativ - nu este luat în considerare la stabilirea regulilor de alocare, adică în cadrul setărilor „Cui îi este alocat?”.

Puteți filtra vizualizarea echipei dvs. pentru a afișa disponibil / deconectat / pentru toți utilizatorii.

Clasificare în funcție de starea articolelor de lucru

Puteți sorta membrii echipei dvs. în funcție de criterii privind starea articolului de lucru, precum cei care au:

Cele mai puține / cele mai multe activități (Total)
Cele mai puține / cele mai multe activități În întârziere (Portocaliu)
Cele mai puține / cele mai multe activități În întârziere (Roșu)
Cele mai puține / cele mai multe activități La termen (Verde)
Puteți utiliza acest lucru pentru a identifica resursele limitate și pentru a identifica membrii echipei cărora le puteți repartiza sarcinile de lucru pentru a echilibra volumul de muncă.

Căutarea membrilor echipei

Căutarea cu text liber vă permite să căutați în mod individual anumiți utilizatori din listă.

Vizualizarea unui utilizator în mod individual

Dacă faceți clic pe un membru al echipei, diagrama de bare și grila se filtrează pentru a afișa numai articolele de lucru atribuite utilizatorului respectiv. Puteți închide această vizualizare pentru a reveni la vizualizarea standard a diagramei de bare a tuturor articolelor de lucru.

Activități neatribuite

În partea de jos a Barei echipei puteți vedea volumul de activități neatribuite care se află în Cozile de așteptare pe care le gestionați, clasificate în funcție de Cozile de așteptare. Aceasta include informații despre volumul activităților neatribuite din fiecare Coadă de așteptare (numărul din centrul diagramei circulare), precum și despre starea de așteptare a acestor activități (de exemplu, Roșu/ Portocaliu / Verde).

Dacă aveți activități neatribuite care au depășit data scadentă - adică orice articol de culoare roșie din această secțiune - ar trebui să încercați să rezolvați această situație.

Bara echipei dedicată liderilor de echipă

În partea dreaptă a Paginii de start se află Bara Echipă.

Dacă sunteți lider de echipă, bara echipei afișează echipa dvs., roboții dvs. și activitățile neatribuite.

Echipa mea

În partea de sus a Barei echipei puteți vizualiza persoanele din echipa dvs. și, pentru fiecare dintre ele:

Volumul activității restante care le revin (numărul din centrul graficului circular)
Starea de așteptare a activității respective (de exemplu, Roșu/Portocaliu/ Verde)
Starea lor actuală privind disponibilitatea (disponibil sau offline)

Opțiuni de afișare ale echipei

Starea de disponibilitate / deconectare pentru membrii echipei

Puteți consulta starea de disponibilitate a membrilor echipei dvs. - dacă sunt online sau offline.

Sistemul monitorizează sesiunea activă a browser-ului Enate și, astfel, poate verifica dacă aceștia continuă să fie conectați la Enate.

Puteți filtra vizualizarea echipei dvs. pentru a afișa disponibil / deconectat / pentru toți utilizatorii.

Clasificare în funcție de starea articolelor de lucru

Puteți sorta membrii echipei dvs. în funcție de criterii privind starea articolului de lucru, precum cei care au:

Cele mai puține / cele mai multe activități (Total)
Cele mai puține / cele mai multe activități În întârziere (Portocaliu)
Cele mai puține / cele mai multe activități În întârziere (Roșu)
Cele mai puține / cele mai multe activități La termen (Verde)
Puteți utiliza acest lucru pentru a identifica resursele limitate și pentru a identifica membrii echipei cărora le puteți repartiza sarcinile de lucru pentru a echilibra volumul de muncă.

Căutarea membrilor echipei

Căutarea cu text liber vă permite să căutați în mod individual anumiți utilizatori din listă.

Vizualizarea unui utilizator în mod individual

Dacă faceți clic pe un membru al echipei din Bara echipei, se va deschide profilul de utilizator al acestuia. Se creează un sistem de filtrare pentru a afișa doar articolele de lucru atribuite momentan utilizatorului respectiv.

Diagrama cu bare de pe pagina principală va fi înlocuită cu cantitatea de muncă atribuită utilizatorului (numărul din centrul diagramei circulare) și cu statusul activității respective (de ex. Roșu/Amber/Verde); de asemenea, va apărea poza de profil a utilizatorului, titlul rolului său, o descriere a acestuia (dacă a fost adăugată una) și, dacă faceți clic pe link-ul „Detalii despre acest rol”, veți obține o listă cu funcțiile la care are acces utilizatorul.

Puteți să închideți vizualizarea și să reveniți la vizualizarea standard a graficului cu bare cu toate articolele de lucru prin selectarea pictogramei „X”.

Dacă aveți nevoie să modificați nivelurile de acces pentru dvs. sau pentru membrii echipei dvs., adresați-vă administratorului de sistem.

Boți

Toți roboții care sunt disponibili pentru a lucra pe elementele pe care le gestionați/lucrați, grupate în funcție de Parcul de roboți:

Fiecare rând de robot afișează un parc de roboți diferit, împreună cu tehnologia acestora (de exemplu, UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism etc.).

Se va afișa numărul de elemente de lucru „cu roboți” aliniate pentru parcul de roboți, precum și volumul estimat de lucru rămas disponibil pentru parcul de roboți în minute.

Dacă oricare dintre roboții din parc este offline sau nu răspunde, va apărea o pictogramă de avertizare.

Este posibil ca anumite articole de lucru pentru acești boți să nu se încadreze în permisiunile acestui utilizator. În acest caz, se va afișa o pictogramă de avertizare „i” și un mesaj care va informa utilizatorul despre acest lucru.

Vizualizarea Roboților mei

Făcând clic pe un Parc de roboți în secțiunea Bot-uri, se afișează afișajul principal al graficului de bare pentru a arăta acel grup de roboți ȘI se filtrează rezultatele grilei pentru a afișa elementele de lucru „cu roboți”.

Din această vizualizare, Liderii de Echipă pot:

Consulta starea roboților individuali în cadrul parcului de roboți:
- Inactiv - robotul este disponibil pentru lucru
- Offline - dacă robotul dvs. utilizează o integrare profundă, cum ar fi sincronizarea de orchestrare UiPath, o stare o ine ffl ffl înseamnă că sistemul dvs. IT nu se poate conecta cu robotul. În această situație, veți realoca elementele de lucru ale robotului către alte resurse. Dacă robotul dvs. nu utilizează o integrare profundă, cum ar fi Blue Prism, o stare o ine ffl înseamnă că sistemul dvs. IT nu s-a conectat cu robotul pentru o anumită perioadă de timp.
- Suspendat - activitatea medie a robotului nu se încadrează în deviația standard, deci a fost întreruptă
- Integrat ocupat - robotul este ocupat să lucreze la o sarcină căreia i-a fost alocat
- Independent ocupat - robotul este ocupat să lucreze la o sarcină căreia nu i-a fost alocat
Vizualiza lucrările în curs de desfășurare de către roboții individuali
Filtra vizualizarea pentru un robot individual
Vedea cât mai rămâne de lucru de făcut de către roboți (atât în volum, de ex. 20 de elemente, cât și în câte minute de muncă rămase, adică cât timp credem că va dura până la finalizarea tuturor celor 20 de elemente).
Sistemul poate face o estimare a cantității de muncă rămase în minute, deoarece avem o valoare „durată estimată” configurată în Builder pentru diferite acțiuni. Sistemul totalizează valoarea acestora pentru acțiunile disponibile în prezent de realizat pentru roboți.

Grila va afișa orele de început și de sfârșit proiectate pentru fiecare lucrare, codificând culoarea datei de finalizare proiectate pentru a o arăta dacă se va depăși data/ora de scadență - acest lucru ajută Liderul de Echipă să stabilească dacă trebuie să adauge alte resurse umane / roboți pentru a satisface SLA-urile.

Vizualizarea poate fi închisă pentru a reveni la vizualizarea graficului de bare standard a tuturor elementelor de lucru.

Cum determină sistemul elementul de lucru pe care să îl dea unui ROBOT atunci când acesta trimite o cerere "Obține mai multă muncă"?

Sistemul operează prin examinarea tuturor elementelor de lucru nealocate din toate Cozile la care robotul este conectat și pentru care parcul robotului este setată ca parc relevant în "Setări generale" configurate pentru acțiunea respectivă (echivalentul permisiunilor Robotului), apoi, din această listă, stabilește care este cea mai apropiată și atribuie Acțiunea Robotului.

Excepție: Dacă un robot este deja listat ca lucrând la o Acțiune și totuși trimite o cerere "Obține mai multă muncă" către Enate, sistemul va trimite înapoi un răspuns Robotului pentru aceeași Acțiune - reiterând efectiv că robotul ar trebui să execute acea Acțiune. Sistemul va face acest lucru în total de 3 ori, dacă robotul continuă să trimită astfel de solicitări în timp ce se presupune că este încă "ocupat", iar la următoarea solicitare de acest tip va prelua Acțiunea de la robot, o va marca ca fiind alocată unei persoane și nu unui robot și va continua apoi cu logica normală de a atribui robotului cea mai apropiată Acțiune din lista de acțiuni pe care le poate efectua.

Activități neatribuite

Dacă aveți activități neatribuite care au depășit data scadentă - adică orice articol de culoare roșie din această secțiune - ar trebui să încercați să rezolvați această situație.

Setarea echipelor și cozilor

Prezentare generală

În calitate de Lider de Echipă, Pagina de start trebuie să știe cine vă raportează și care sunt Cozile pentru care sunteți responsabil. Aceste setări pot fi ajustate în pagina Cozi, pe care o puteți deschide din secțiunea Navigare.

Dacă nu aveți încă configurate datele, în mod implicit, pagina se va deschide în modul Editare. În caz contrar, va afișa Cozile pe care le gestionați (împreună cu persoanele care lucrează la acea Coadă) și lista de persoane care vă raportează, adică Echipa dvs.

Editarea echipelor și a cozilor

Puteți edita aceste setări după cum urmează:

Adăugați o Coadă. Notă: puteți prelua controlul unei Cozi care este gestionată în prezent de un alt Lider de Echipă. Acesta nu va mai fi administratorul acelei Cozi și nu va avea vizibilitatea acesteia.

Eliminați o Coadă, adică ștergeți-vă ca administrator al unei Cozi.

Adăugați / eliminați Membrii echipei la una sau mai multe dintre Cozile personale.
Adăugați și eliminați Roboți la Cozile personale. Puteți adăuga/elimina simultan toți roboții (sau doar cei selectați) dintr-un parc la o Coadă.
Setați o Coadă de resurse mixte la „Mod strict” - În Cozile în care există un amestec de resurse umane și roboți, activarea „Mod strict” setează toți utilizatorii umani din Coadă numai ca resurse de continuare, primind lucrările doar dacă roboții sunt, din anumite motive, în prezent în imposibilitatea de a efectua lucrările din Coadă.

Cozi cu mai mulți manageri

Cozile pot fi acum setate pentru a avea mai mult de un manager. Acest lucru permite

Exemplu: Luați în considerare Manager 1 și Manager 2 ca doi lideri de echipă în care Managerul 1 are nevoie de vizibilitate la coada Managerului 2. Managerul 1 poate adăuga pur și simplu coada Managerului 2 la pagina sa de cozi pentru a beneficia de vizibilitatea acesteia.

Faceți clic pe opțiunea de editare și adăugați coada specificată, arată că această coadă este administrată d e Managerul 2. Această opțiune nu înlătură responsabilitatea managerială de la managerul actual.

Dacă o coadă este gestionată de mai mulți manageri, atunci utilizatorii care sunt gestionați de dvs. sunt filtrați în Gestionați de mine și ceilalți utilizatori gestionați de către alți manageri sunt filtrați în Gestionați de alții.

Editarea echipei mele

Adăugați și eliminați Utilizatori în „Echipa mea”. Când adăugați utilizatori la echipa dvs., faceți acest lucru creând o listă cu utilizatorii care vă sunt subordonați.

Un utilizator poate raporta doar la un singur Lider de Echipă, astfel încât atunci când adăugați un utilizator la o echipă, este posibil să re-setați persoana căruia i se subordonează - dacă s-a subordonat anterior unui alt Lider de Echipă, care va fi acum șters și resetat. Managerul anterior nu va mai fi administratorul utilizatorului respectiv și nu va avea vizibilitate asupra acestuia, cu excepția cazului în care mai sunt încă Cozi active pe care le gestionează acel Lider de Echipă.

Căutare rapidă

Puteți utiliza Căutare rapidă pentru a căuta Persoane, Articole de lucru și Comunicații.

În mod implicit, Căutare rapidă va căuta în toate cele trei categorii, dar vă puteți concentra căutarea doar asupra uneia dintre aceste categorii, selectând din lista verticală din stânga din antetul Căutare rapidă.

Căutarea articolelor de lucru

Puteți căuta articole de lucru (de exemplu, Tichete, Cazuri și Acțiuni) utilizând cuvinte cheie referitoare la acestea în Căutarea rapidă.

Dacă obțineți multe rezultate, puteți filtra și mai mult căutarea, în funcție de Tichet, Caz sau Acțiune.

Rezultatele căutării vor afișa numărul de referință, titlul, numele procesului, starea articolului de lucru, data scadentă (în codurile de culori Roșu/Amber/Verde), precum și numele persoanei căreia îi este atribuit articolul.

Mai mult, puteți filtra căutarea în funcție de o anumită perioadă de timp, cu ajutorul barei de navigare, de la „Astăzi” până la „Anul trecut”, precum și în funcție de anumite intervale de date.

Dacă plasați cursorul pe un rând cu articole de lucru în Căutarea rapidă, se va afișa pictograma de „Preluare”. Atribuiți-vă instantaneu articolul de lucru, făcând clic pe această pictogramă.

Dacă faceți clic pe articolul de lucru, acesta se va deschide într-o fereastră nouă.

Căutare persoane

Angajații pot fi căutați în funcție de Nume, Prenumele, Companie și Adresa de e-mail.

În plus, pot fi adăugate în sistem alte proprietăți extinse la persoane și toate proprietățile de text / șir pot fi căutate în Căutare rapidă. De exemplu, s-ar putea să aveți un contact pentru o parte terță cu atributele „Nume de țară” etc., care pot fi căutate în Căutare rapidă.

Criteriile care pot fi căutate, de exemplu „Număr angajat”, sunt afișate pe măsură ce înregistrările sunt returnate în rezultatele Căutare rapidă, în linia de sub numele de contact.

Dacă aveți multe rezultate, puteți să le filtrați făcând clic pe „Contact” sau „Agent”. Atunci când faceți clic pe contact, sistemul va afișa contactele doar cu criteriile de căutare respective.

Făcând clic pe o persoană, se va deschide pagina Activități de contact, unde puteți vizualiza activități curente și istorice - elemente de lucru legate de acea persoană - toate comunicările lor și puteți începe o nouă activitate pentru acea persoană.

Note: Veți putea vedea doar adresele de e-mail și Contactele aparținând companiilor la care aveți acces. Aceste setări sunt configurate în Builder, faceți clic pe aici pentru mai multe informații.

Crearea unei noi Înregistrări de contact din Căutare rapidă

Dacă sunteți în căutarea unui nou contact care nu există în prezent în sistem, puteți crea un contact nou direct din Căutare rapidă. Navigați către Căutare persoane în Căutare rapidă și faceți clic pe „Adăugați un contact”

Când faceți clic pe „Adăugați un contact”, sistemul va decoda și va autopopula numele, prenumele și adresa de e-mail. După ce completați toate informațiile și faceți clic pe „Creare contact”, se va naviga la „Pagina de activitate a contactului” a utilizatorului.

Notă: Adresa de e-mail de contact trebuie să fie unică în sistem.

Căutarea comunicărilor

Puteți căuta comunicările (de exemplu, e-mailuri, notițe și comunicări în regim de autoservire) utilizând cuvinte cheie din subiectul e-mailului, din conținutul textului sau din detaliile de contact (Către, De la, Cc, Bc), sau cuvintele cheie din notițele sau comunicările în regim de autoservire pe care le căutați.

Puteți opta să filtrați și mai mult rezultatele prin selectarea tipului de comunicare, și anume: e-mail de intrare, e-mail de ieșire, notiță, sau comentariu de autoservire, făcând clic pe pictogramele de sus.

Totodată, puteți utiliza cursorul pentru a filtra în funcție de data primirii/expedierii (de la „Astăzi” până la „Anul trecut”, plus intervale de date specifice).

Rezultatele căutării vor fi ordonate în funcție de data la care a fost trimis/primit e-mailul, cu cel mai recent în partea de sus.

Rezultatele căutării e-mailurilor vor include detalii precum adresa Către/De la (dacă e-mailul a fost trimis sau primit), o pictogramă indicând că e-mailul a fost trimis sau primit (dacă e-mailul a fost trimis de dvs. sau de echipa dvs., pictograma va fi verde, iar dacă e-mailul a fost primit de dvs. sau de un membru al echipei dvs., pictograma va fi albastră), subiectul e-mailului și câteva rânduri din corpul e-mailului, precum și ora la care acesta a fost trimis/primit.

Rezultatele căutării notițelor afișează autorul acestora, precum și primele câteva rânduri ale notiței și momentul în care a fost scrisă.

Dacă faceți clic pe o comunicare, se va deschide articolul de lucru la care este asociată într-o fereastră nouă.

Căutarea fișierelor

Puteți utiliza funcția de Căutare rapidă pentru a găsi fișiere individuale sau pentru a localiza un articol de lucru prin căutarea unuia dintre fișierele acestuia. Căutarea fișierelor în Căutare rapidă va căuta atât fișiere care sunt conectate direct la articolul de lucru, cât și fișiere care au fost atașate la comunicările privind articolul de lucru respectiv.

Rezultatele căutării vor include detalii cum ar fi tipul de fișier (de exemplu, dacă a fost atașat la articolul de lucru sau la o comunicare), data ultimei actualizări a articolului de lucru (dacă fișierul este atașat la un articol de lucru), sau data la care a fost trimis/primit e-mailul (dacă fișierul este o anexă de comunicare), numărul de referință și titlul articolului/articolelor de lucru la care este atașat fișierul și subiectul comunicării (dacă fișierul este o anexă de comunicare). Rezultatele căutării vor fi ordonate în funcție de data la care fișierul a fost actualizat ultima dată sau de data la care a fost trimis/primit e-mailul (în cazul în care fișierul este o anexă de comunicare), cu datele cele mai recente în partea de sus. Dacă faceți clic pe fișier, veți descărca o copie a acestuia.

Rețineți că veți putea vedea numai fișierele și articolele de lucru la care aveți acces pe baza permisiunilor de care beneficiați. Aceste setări sunt configurate în Builder, faceți clic aici pentru mai multe informații. De asemenea, nu se vor putea căuta fișiere sau anexe de comunicare care au fost eliminate.

În plus, pentru a reduce incidentele privind performanța, funcția de Căutare rapidă nu va afișa rezultatele căutării pentru:

Anexe de comunicare care încep cu "Atașament Mime"
Anexe de comunicare care încep cu "Atașament-MIME"

Puteți căuta în continuare textul atașamentului mime, dar singurele rezultate vor fi cele din fișierele articolului de lucru. Puteți încerca să căutați ''mim'', ceea ce ar putea da alte rezultate.

Rețineți, de asemenea, că pentru căutarea fișierelor, sistemul utilizează logica "începe cu", adăugând un metacaracter la sfârșitul textului de căutare. De exemplu, dacă se caută un fișier numit " Procesare factură.docx", căutările pentru "procesare" nu vor găsi fișierul, dar căutările pentru "factură" îl vor găsi.

Căutare rapidă cu câmpuri de date personalizate

Acum puteți căuta elementele de lucru și e-mailurile acestora folosind „căutați această valoare în acest câmp” pe elementul de lucru. Acest lucru se realizează prin precomandarea căutării cu cod de căutare predefinit. Înainte de a tasta ceva în căutare rapid, funcția derulantă afișează toate codurile scurte disponibile în sistem și câmpul la care acestea fac referire.

Pentru a căuta într-un câmp, introduceți codul scurt și valoarea dorită, de exemplu, hq:Laptop

Se va returna elementul de lucru (Tichet/Caz/Acțiune) și rezultatele comunicării acolo unde acest câmp are această valoare:

Notă: Nu puneți un spațiu între „:” și valoarea de căutare.

Folosirea de ghilimele pentru a căuta fraze întregi

Puteți pune ghilimele în jurul valorii de căutare pentru a căuta o frază întreagă ca valoare a câmpului pe care doriți să o găsiți, de exemplu: nn:„întreaga frază”.

La fel de bine puteți utiliza această abordare pentru a căuta fraze cu căutarea generală de text liber, adică chiar și atunci când nu căutați pe un câmp personalizat cu un cod scurt prealabil.

Cum funcționează Căutarea rapidă – particularități

Câteva explicații suplimentare privind modul în care funcționează Căutarea rapidă: Există trei tipuri diferite de căutare, care se desfășoară în paralel atunci când introduceți datele de Căutare rapidă:

1) Căutare cu un numărul de referință specific. Aceasta se bazează pe recunoașterea unui format cunoscut al numărului de referință al sistemului pentru articolele de lucru și apoi returnarea rezultatelor referitoare la Tichete, Cazuri, Acțiuni care au această referință. Puteți doar să introduceți referința, de exemplu „17117-T” și sistemul o va recunoaște ca referință. Nu trebuie să introduceți un cod scurt de început.

2) Căutare de Câmp de date personalizate. După cum este descris anterior. Sistemul este capabil să facă acest tip de căutare atunci când introduceți un cod scurt cunoscut, de exemplu „FN:”. Căutarea se va face pentru un domeniu care conține valoarea specifică pe care o introduceți. Consultați nota de mai jos despre Metacaractere.

3) Căutarea de text liber pentru articole de lucru, comunicări și utilizatori în raport cu orice altă informație introdusă care nu se încadrează în primele două tipuri de date recunoscute. Sistemul caută în textul liber cuvintele individuale în funcție de diverse caracteristici de sistem ale articolelor de lucru, comunicărilor și utilizatorilor (de ex. titlul articolului de lucru, subiectul și corpul e-mailului).

4) Căutarea "Începe cu" pentru fișiere - sistemul utilizează logica "începe cu" pentru căutarea fișierelor, în care adaugă un metacaracter la SFÂRȘITUL textelor de căutare. De exemplu, dacă se caută un fișier numit " Procesare factură.docx", căutările pentru "procesare" nu vor găsi fișierul, dar căutările pentru "factură" îl vor găsi.

Metacaractere pentru căutarea deschisă

În momentul căutării, sistemul va adăuga un metacaracter la SFÂRȘITUL textelor de căutare, dar nu și la început.

Pentru Căutările de date personalizate, un exemplu ar fi: dacă se caută, de exemplu, „p:John Smi” se vor găsi articole cu valoarea „John Smith” în domeniul „persoană”, dar dacă se caută doar „p:Smith”, această valoare NU se va găsi.

Pe scurt: în cazul căutărilor de Câmpuri de date personalizate, se caută valoarea precisă a câmpului sau începutul valorii respective. Căutările cu text liber nu sunt exact aceleași lucru, deoarece o căutare cu text liber va încerca să se potrivească cu fiecare cuvânt individual în cadrul unei valori de text pentru a obține o potrivire, și nu cu valoarea în ansamblu.

Sunt adăugate și metacaractere la sfârșitul căutărilor cu numere de referință.

Utilizarea Metacaractere în timp ce tastați

În timp ce tastați în Căutare rapidă, sistemul va efectua o căutare cu metacaracter după ultimul cuvânt. De exemplu, dacă efectuați o căutare cu text liber: „John return prio”, sistemul va căuta cu metacaractere ultimul cuvânt și va afișa rezultate cum ar fi „prioritate”.

După ce ați apăsat bara de spațiu, sistemul va concluziona că ați terminat tastarea acestui cuvânt și îl va căuta fără un metacaracter.

Alți termeni de căutare ignorați

Pentru a asigura funcționarea corectă a sistemului, următorii termeni sunt ignorați din căutări:

Cuvinte de 1 sau 2 caractere.

Alte lucruri de reținut cu privire la Căutarea rapidă

Căutarea rapidă se efectuează pe bază de text. Introducerea datelor în rândurile de text poate duce la rezultate incoerente. Folosiți „ghilimele” când este posibil, pentru a facilita căutarea de șiruri întregi de cuvinte, în cazul în care o astfel de căutare este necesară.

Folosiți cursoarele de date pentru a căuta rezultate în intervale de date specifice.

Când căutați mai multe cuvinte, căutarea se va face folosind o formulă bazată pe „ȘI” mai degrabă decât pe „SAU”, de exemplu, se vor găsi articole cu Măr ȘI Banană ȘI Pară.

Particularități ale căutărilor în raport cu articolele de lucru și cu e-mailurile

Este important să rețineți că funcția de Căutare rapidă efectuează trei căutări independente:

una pentru articolele de lucru (Cazuri, Acțiuni, Tichete)
una pentru e-mailurile care pot fi asociate cu acestea și
una pentru persoane.

O posibilă consecință a acestui fapt este că, dacă efectuați, de exemplu, o căutare în funcție de o combinație de trei cuvinte (de exemplu, măr și banană și pară), Căutarea rapidă va afișa toate rezultatele referitoare la articolele de lucru în care apar toate cele trei cuvinte și, de asemenea, orice e-mail în care apar toate cele trei cuvinte. Situațiile în care două dintre cuvinte apar în articolul de lucru, iar cel de-al treilea doar într-un e-mail asociat, nu ar fi recuperate de niciuna dintre căutări.

Caracteristicile pe baza cărora se efectuează căutările articolelor de lucru sunt următoarele:

Numărul de referință al articolului de lucru
Titlul
Numele clientului
Numele furnizorului
Denumirea contractului o Denumirea serviciului
Numele companiei de servicii
Denumirea serviciului sau numele tipului de proces

Caracteristicile pe baza cărora se efectuează căutările Comunicațiilor sunt următoarele:

Titlul e-mailului
Conținutul e-mailului
Contacte de e-mail (De la, Către, CC, BCC)
Conținutul notiței interne (pentru notițele adăugate în Enate / Autoservire).

Gestionarea Contactelor

Există numeroase modalități de creare și gestionare a contactelor în Enate. Urmăriți acest clip video pentru informații suplimentare:

Pagina de gestionare contacte

Prezentare generală

Pagina de gestionare a contactelor este secțiunea în care puteți vizualiza și gestiona toate contactele externe într-un singur loc.

Notă: veți putea accesa Pagina de gestionare contacte numai dacă aveți configurate autorizațiile relevante în Enate Builder. Consultați pentru mai multe informații.

Puteți accesa această pagină din Link-ul de navigare. Contactele dvs. și informațiile referitoare la acestea vor fi afișate într-un tabel.

Adăugarea de contacte

Adăugarea unui contact individual

Puteți adăuga contacte din Pagina de gestionare contacte făcând clic pe pictograma Creare contact și completând detaliile contactului în fereastra pop-up rezultată.

Adăugarea mai multor contacte

Editarea unui contact

De asemenea, aveți posibilitatea de a edita compania, fusul orar, locația sediului, limba preferată a contactelor dvs. prin bifarea căsuței de selectare a contactelor, și va apărea butonul de editare.

Ștergerea unui contact

Ajustarea setărilor din grilă

Puteți alege colanele pe care doriți să le vizualizați accesând pictograma în formă de rotiță și selectând din lista de Coloane standard.

Opțiunea Coloană creată automat vă permite să consultați modul în care au fost generate contactele externe - dacă acestea au fost create automat sau manual. Vă rugăm să rețineți că, odată ce un contact creat automat este editat, acesta nu va mai fi afișat ca un contact creat automat în coloana din Pagina de gestionare contacte.

Puteți clasifica tabelul în ordine alfabetică pentru o coloană făcând clic pe titlul coloanei respective și puteți reveni la selecția inițială de coloane făcând clic pe „Reveniți la valorile implicite”.

Pagina de activitate a contactelor

Pagina de activitate a contactelor conține informații detaliate despre activitatea unui utilizator de servicii individual.

Accesați Pagina de activitate a contactelor prin:

1. Căutare rapidă - faceți clic pe un utilizator în Căutare rapidă

2. Un articol de lucru - faceți clic pe un contact din cardul de contacte al unui articol de lucru

3. Pagina de gestionare a contactelor - faceți clic pe numele unui contact din Pagina de gestionare a contactelor

În Pagina de activitate a contactelor puteți vizualiza detaliile persoanelor de contact în partea dreaptă și le puteți actualiza, după caz.

Dacă faceți clic pe secțiunea „Articole de lucru”, puteți vizualiza toate articolele de lucru asociate contactului. Fiecare articol de lucru figurează sub forma unui card cu date referitoare la acesta, precum referința, titlul articolului de lucru, data scadentă, responsabilul, coada de așteptare și starea. Puteți deschide articolele de lucru pentru mai multe detalii, făcând clic pe referință și pe titlu. În mod implicit, se vor afișa articolele în curs de desfășurare, dar se pot afișa și articolele de lucru finalizate.

Dacă faceți clic pe fila „Comunicări”, veți putea vizualiza comunicările (e-mailuri, notițe) aferente utilizatorului și articolele de lucru asociate acestuia. Tot aici puteți căuta și comunicări specifice.

De asemenea, puteți începe o nouă activitate pentru un contact din Pagina de activitate a contactelor. Dacă creați un nou articol de lucru din Pagina de activitate a contactelor, contactul va fi atribuit în mod automat ca și Contact principal, Solicitant și Subiect al articolului de lucru, iar dacă acesta are setată o Etichetă implicită, va fi etichetat ca atare și în articolul de lucru. Rețineți că, atunci când lansați un Tichet, opțiunea „Trimitere automată de e-mailuri” este setată automat ca fiind dezactivată.

Articolele de lucru pe care le puteți începe de aici variază în funcție de configurarea acestora pentru a putea fi inițiate din Pagina de activitate a contactelor din Builder, de compania la care a fost atribuit contactul la crearea acestuia în Work Manager și de compania la care ați fost atribuit dvs. ca utilizator.

Puteți copia numele utilizatorului printr-un clic pe butonul de copiere din fila respectivă:

Etichete de contact

Etichetele de contact se folosesc pentru a asocia contactele cu articolele de lucru.

Etichete implicite configurate de sistem

Etichetele implicite de contact configurate de sistem sunt următoarele:

Contact principal - utilizatorul principal cu care colaborați referitor la această cerere. Nu poate exista decât un singur Contact principal pentru un articol de lucru. Această rubrică este obligatorie pentru Tichete. În funcție de configurația Cazului în Builder, aceasta poate fi sau nu obligatorie pentru Cazuri (dacă este setată ca obligatorie după tipul de Caz, este obligatorie și pentru Acțiunile acelui Caz).
Solicitant inițial - persoana care a inițiat solicitarea. Nu poate exista decât un singur Solicitant inițial pentru un articol de lucru, iar acesta este independent de eticheta „Solicitant”. Solicitantul inițial va fi setat automat în situația în care o persoană de contact validă trimite e-mailul de inițiere a articolul de lucru; în caz contrar, se va promova la „Solicitant inițial” prima persoană care a fost setată manual ca „Solicitant”. Eticheta de „Solicitant inițial” nu poate fi modificată odată ce este setată și nu puteți elimina persoana de contact etichetată ca „Solicitant inițial” din articolul de lucru.
Solicitant - persoana care solicită cererea aferentă. Nu poate exista decât un singur Solicitant pentru un articol de lucru. Această rubrică este obligatorie pentru Tichete. În funcție de configurația Cazului în Builder, aceasta poate fi sau nu obligatorie pentru Cazuri (dacă este setată ca obligatorie după tipul de Caz, este obligatorie și pentru Acțiunile acelui Caz).
Subiect – utilizatorul la care se referă articolul de lucru (poate fi niciunul dintre articolele menționate anterior). Nu poate exista decât un singur Subiect pentru un articol de lucru.

Deseori, toate trei vor fi aceeași persoană. Dacă etichetați un alt contact cu aceste tipuri de etichete implicite configurate de sistem, eticheta contactului anterior va fi eliminată - deoarece nu poate exista decât un singur titular al contactelor implicite din sistem într-un articol de lucru.

Dacă adăugați manual primul contact la un articol de lucru, acesta va fi setat în mod implicit drept Contact principal, Solicitant și Subiect. Ulterior, puteți reatribui manual aceste etichete altor utilizatori.

CC - orice alte contacte care pot fi incluse în corespondență. Dacă un contact este etichetat doar ca „CC”, acesta va fi afișat în secțiunea separată CC (care va rămâne ascunsă până când vor exista doar contacte CC pentru articolul de lucru).

Setarea implicită a etichetelor suplimentare la înregistrarea de contacte

Pe lângă etichetele implicite de contact din sistem (Contact principal, Subiect, CC, Solicitant), puteți adăuga o altă etichetă de contact implicită la o înregistrare de contact pentru a facilita și ușura utilizarea acestora pentru articolele de lucru.

De exemplu: Dacă știți că „Jane Smith” va fi întotdeauna Broker-ul pentru fiecare articol de lucru la care este adăugată ca persoană de contact, puteți atribui o etichetă implicită de „Broker” fișei de contact lui Jane, astfel încât aceasta să fie completată automat pentru ea în articolul de lucru, fără a fi nevoie să setați manual această valoare a etichetei de fiecare dată.

Lista etichetelor implicite cu opțiunile disponibile este configurată în Builder, în rubrica Setări Generale > > Etichete De Contact.

Puteți seta etichetarea implicită oricând adăugați un nou contact în sistem.

Totodată, puteți adăuga etichete la contactele existente și edita eticheta implicită setată pentru un contact în pagina Contacte.

Etichetarea implicită poate fi editată și în masă, respectiv se poate seta pentru mai multe contacte deodată - selectați pur și simplu un număr de fișe de contact din pagina de Contacte și faceți clic pe butonul Editare pentru a accesa opțiunea de editare în masă.

Comportamentul implicit al etichetei de contact dacă nu este setat la „Permiteți mai multe”

Dacă o anumită valoare a etichetei nu a fost setată la „Permiteți mai multe”, doar un singur contact din articolul de lucru poate avea valoarea respectivă. De exemplu: se poate întâmpla să existe un singur contact „Broker” pentru un Tichet. Acest lucru afectează în mod evident etichetarea implicită dacă două contacte care au aceeași etichetă implicită „trebuie să fie unică” sunt adăugate la un articol de lucru, fie manual, fie automat. În acest caz, sistemul va aloca eticheta implicită unui singur contact (și, prin urmare, va elimina eticheta implicită pentru celelalte contacte). Sistemul va aloca persoanei de contact deja etichetate, o altă valoare de etichetă existentă, în următoarea ordine de prioritate.

Contact principal
Solicitant
Subiect
CC
Orice alt contact asociat cu articolul de lucru

Informații suplimentare privind incompatibilitățile dintre societatea furnizoare și etichetele de contact:

Nu veți putea adăuga o etichetă implicită unui contact dacă societatea căreia îi este atribuită are o societate furnizoare diferită de cea a etichetei implicite.
Nu veți putea trimite un articol de lucru cu un contact a cărui etichetă implicită este setată la o companie furnizoare diferită de cea a articolului de lucru.

Etichetarea automată a contactelor în articolele de lucru

Contacte completate dintr-un e-mail inițial

Contacte cunoscute

La sosirea unui e-mail de la o adresă care este asociată cu un contact care se află deja în sistem și contactul respectiv:

are o setare Globală a domeniului de aplicare, sau
are o setare Locală a domeniului de aplicare, dar aparține aceleiași companii la care va aparține articolul de lucru pe baza regulilor de direcționare a e-mailurilor,

se completează automat detaliile sale în Cardul de contacte la crearea articolului de lucru de către sistem, iar acesta va fi etichetat automat ca fiind Contactul principal, Solicitantul inițial și Solicitantul articolului de lucru. În cazul în care îi este atribuită o etichetă implicită, contactul respectiv va fi etichetat ca atare. Rețineți însă că puteți oricând să editați manual etichetele după ce articolul de lucru a fost creat.

La sosirea unui e-mail de la o adresă asociată cu un contact care se află deja în sistem, dar care are o setare Locală a domeniului de aplicare și care aparține unei companii diferite de cea căreia îi va aparține articolul de lucru, pe baza regulilor de direcționare a e-mailurilor, detaliile sale NU vor fi completate automat în Cardul de contacte la crearea articolului de lucru de către sistem (și, prin urmare, nu va putea fi etichetat automat pentru articolul de lucru). Rețineți că puteți oricând să editați manual etichetele după ce articolul de lucru a fost creat.

Contacte necunoscute

Domeniul de aplicare implicit pe „Global” sau „Global și local”

La sosirea unui e-mail de la o adresă necunoscută, dacă:

setarea „Activare creare automată a contactelor” este ACTIVATĂ în Builder și
sistemul dvs. este configurat să seteze domeniul de aplicare al contactelor externe la Global, sau Global și Local,

contactul va fi creat automat, va avea un domeniu de aplicare Global (adică nu va fi asociat cu nicio companie specifică) și detaliile sale vor fi completate automat în Cardul de contacte la crearea articolului de lucru de către sistem. În plus, acesta va fi etichetat automat ca și Contact principal, Solicitant inițial și Solicitant al articolului de lucru. Deoarece anterior acesta nu exista în sistem, nu va avea o etichetă implicită. Rețineți că puteți oricând să editați manual etichetele după ce articolul de lucru a fost creat.

Domeniul de aplicare implicit pe „Local”

La sosirea unui e-mail de la o adresă necunoscută, dacă

setarea „Activare creare automată a contactelor” este ACTIVATĂ în Builder și
sistemul dvs. este configurat să seteze domeniul de aplicare al contactelor externe la Local,

contactul respectiv va fi creat automat, va avea un domeniu de aplicare Local (adică va fi asociat unei companii specifice) și va fi creat în cadrul companiei din care face parte articolul de lucru. Detaliile sale vor fi completate automat în Cardul de contacte la crearea articolului de lucru de către sistem și va fi etichetat automat drept Contact principal, Solicitant inițial și Solicitant al articolului de lucru. Deoarece anterior acesta nu exista în sistem, nu va avea o etichetă implicită. Rețineți că puteți oricând să editați manual etichetele după ce articolul de lucru a fost creat.

Crearea automată a contactelor este DEZACTIVATĂ

La sosirea unui e-mail de la o adresă necunoscută, dacă

setarea „Activare creare automată a contactelor” este DEZACTIVATĂ în Builder,

articolul de lucru va fi creat pe baza regulilor de direcționare a e-mailurilor, dar detaliile expeditorului e-mailului NU vor fi completate automat în Cardul de contacte la crearea articolului de lucru de către sistem (și, prin urmare, acesta nu poate fi etichetat automat la articolul de lucru). Rețineți că puteți oricând să editați manual etichetele după ce articolul de lucru a fost creat.

Etichete de contact completate din Pagina de activitate a contactelor

Când se creează un articol de lucru de la butonul „Începeți articolul de lucru” de pe Pagina de activitate a unui contact, contactul respectiv va fi etichetat automat ca Solicitant inițial, Solicitant, Subiect și Contact principal al articolului de lucru, iar eticheta implicită va fi și ea inclusă (dacă are una).

Cardul de contacte

Prezentare generală

Pe Cardul de contacte din panoul lateral al Tichetelor, Cazurilor și Acțiunilor puteți specifica persoanele asociate cu articolul de lucru și puteți seta etichetele de contact ale acestora.

Completarea automată a Cardului de contacte

Contacte completate dintr-un e-mail inițial

În mod facultativ, primul operator care evaluează Tichetul poate fi stabilit drept Contact Principal, dacă se consideră adecvat în urma evaluării sale. Dacă etichetați un alt contact ca fiind unul dintre aceste tipuri de contacte, eticheta va fi eliminată de la contactul anterior.

Contacte completate din Pagina de activitate a contactelor

Introducerea manuală a contactelor în Cardul de contacte

Totodată, puteți adăuga manual contacte la articolul de lucru, prin căutarea acestora în Cardul de contacte.

Rețineți că se pot vizualiza numai contactele care aparțin aceleiași companii ca și articolul de lucru.

Dacă în Cardul de contacte căutați un utilizator care nu există în sistem, puteți crea un nou contact făcând clic pe opțiunea „Creare contact” și introducând detaliile contactului.

Conform adresei de e-mail a persoanei de contact, sistemul va decoda și va completa automat numele și prenumele persoanei de contact. După ce introduceți toate informațiile și faceți clic pe „Creare contact”, sistemul vă va redirecționa înapoi la articolul de lucru.

Redactarea e-mailurilor

Puteți scrie un e-mail nou din fila E-mail a unui articol de lucru.

Odată ce e-mailul este trimis, acesta va apărea în cronologie, unde puteți vedea cine a compus e-mailul, conținutul acestuia când îl extindeți, momentul în care a fost compus și când a fost trimis. Veți avea opțiunea de a răspunde la e-mail, de a redirecționa e-mailul, de a-l extinde sau de a-l imprima.

Puteți scrie un e-mail nou, fără a fi nevoie să vă fie atribuit articolul de lucru.

Răspuns la e-mailurile din cronologie

Puteți răspunde / retransmite e-mailuri din cronologie făcând clic pe link-urile disponibile. Aceste butoane vor fi activate când treceți mouse-ul peste cardul de e-mail.

Regulamentul privind adresele Către, De la, Cc, Bcc

Comportamentul sistemului pentru popularea de adrese de e-mail este următorul:

Atunci când trimiteți un e-mail nou, în implicit sistemul va introduce în adresă Către adresa Contactului principal din secțiunea de contacte. Adresa CC va fi de asemenea inserată implicit la adresele de e-mail introduse în secțiunea CC.
Dacă este configurată o singură adresă De la pentru a fi utilizată, aceasta nu va fi afișată pentru selectare. Dacă este configurată mai mult de o adresă de e-mail, sistemul o va insera pe cea implicită (configurată ca implicită în Builder) și va afișa o listă verticală pentru a permite selectarea celor alternative.
Aceste reguli standard pentru adresele implicite și sugerate pot fi ignorate pentru Către, CC și BCC pentru Cazurile și Acțiunile din configurația Builder. Adresele setate ca implicit se vor auto-insera (în acest fel pot fi setate mai multe). Înlocuirea adreselor care nu sunt setate implicit este disponibilă pentru selectarea rapidă, făcând clic pe adresa butonului Către / CC / BCC
Când căutați un contact în câmpurile Către/CC/BCC, va fi posibilă vizualizarea numai a contactelor aparținând aceleiași companii ca și articolul de lucru. Aveți însă posibilitatea de a introduce manual adresa de e-mail a unui contact dintr-o altă companie.

Vă rugăm să rețineți: Adresa De la se afișează întotdeauna în secțiunea de compunere a e-mailului când scrieți un e-mail. Acest lucru asigură că expeditorul va vedea întotdeauna adresa de e-mail care este utilizată ca De la atunci când trimiteți e-mailuri de la un anumit element de lucru.

Copiere-lipire a adreselor de e-mail între Către, CC, BCC

Când compilați e-mailuri, puteți copia ușor adrese de e-mail între adresele Către/Cc/Bcc prin noua pictogramă „copiere” afișată atunci când faceți clic pe câmpul de adresă relevant.

Solicitare de creare a contactelor externe pentru noi adrese de e-mail

Când trimiteți un e-mail care conține adrese de e-mail noi (adică nu este conectat la contactele existente), sistemul va afișa un pop-up pentru a permite utilizatorului să le creeze ca noi înregistrări de contact.

Bara de instrumente de e-mail

Prin bara de instrumente de e-mail puteți:

Fixa bara de instrumente pentru formatarea conținutului de e-mail
Seta importanța e-mailului ca fiind ridicată

Bara de instrumente de formatare a corpului de e-mail

Dacă faceți clic pe pictograma de formatare a conținutului de e-mail, se vor afișa opțiunile de formatare a conținutului principal al e-mailului.

Aveți și opțiunea de a fixa bara de instrumente pentru formatarea conținutului de email.

Bara de instrumente privind formatarea conținutului de e-mail vă oferă următoarele opțiuni:

Selectarea caracterelor
Selectarea dimensiunii caracterelor
Modificarea textului în bold, italic sau subliniat
Anularea modificărilor anterioare (disponibilă și cu Ctrl + Z)
Refacerea modificărilor anterioare (disponibilă și cu Ctrl + Shift + Z)
Extinderea e-mailului pe tot ecranul
Modificarea culorii de fundal
Selectarea culorii textului
Alegerea modului de aliniere a textului
Adăugarea unei liste numerotate
Adăugarea unei liste cu bullet-uri
Opțiuni pentru text în linie - posibilitatea de a mări sau micșora indentarea textului
Inserarea unei linii orizontale
Ajustarea înălțimii liniei
Selectarea unui stil de aliniere
Formatarea stilului de celule
Inserarea unei liniuțe (disponibilă și prin selectarea textului și Ctrl + S)
Adaugarea unui indice sau a unui super indice
Adaugarea de caractere speciale
Inserarea unui link
Inserarea unui tabel
Inserarea unei imagini

Parametrii caracterelor salvate

În momentul în care compuneți un e-mail (fie că este un șablon de e-mail în Builder, fie orice formă de e-mail nou/răspuns/întârziat în Articole de lucru din Managerul de lucru), parametrii caracterelor (și anume stilul și dimensiunea fontului), tipul și dimensiunea fontului cel mai recent utilizat vor fi salvate ca font pentru scrierea conținutului, astfel încât nu va fi nevoie să le setați din nou.

Aceste valori sunt salvate în profilul utilizatorului, prin urmare vor persista la utilizarea din Builder și din Work Manager.

Această opțiune se aplică doar la partea superioară a e-mailului în curs de redactare - dacă utilizatorul face clic pe orice conținut preexistent aflat în partea inferioară a e-mailului, se va utiliza stilul și dimensiunea fontului deja utilizat pentru acel conținut. Consultați această notă pentru informații suplimentare. Ca parte a acestor schimbări, au fost rezolvate incoerențele din „noi rânduri goale” pentru e-mailuri - atunci când scrieți un nou e-mail, vor fi întotdeauna inserate 2 rânduri goale în partea de sus a mesajului.

Rețineți că fontul pentru textele și șabloanele predefinite va respecta setările de font stabilite în momentul în care au fost create.

Stilul și dimensiunea fontului de e-mail utilizate atunci când un utilizator redactează un e-mail vor varia în funcție de tipul de conținut preexistent pe care acesta îl accesează. Logica pentru fonturile care vor fi utilizate este după cum urmează și este influențată de noua inserție automată a două rânduri goale la începutul fiecărui nou e-mail:

Primul rând inserat automat: utilizează setările de font salvate de către utilizator din cel mai recent e-mail.
Al doilea rând inserat automat. Acesta este întotdeauna setat cu Arial - 10.

Conținutul e-mailurilor ulterioare poate proveni din: e-mailurile anterioare din rețeaua de corespondență

conținutul șablonului de e-mail
tipul și dimensiunea fontului din aceste secțiuni vor proveni din conținutul deja existent, în funcție de opțiunea accesată de utilizator.

Copiați / Lipiți informații de Excel, Word și Web

Informațiile pot fi copiate / lipite în e-mailuri din documente externe, de exemplu, tabele Excel și conținut de documente Word, plus informații HTML din paginile web.

Pop-out-uri prin e-mail

Dacă doriți să dedicați mai mult spațiu ecranului pentru a vizualiza e-mailuri, puteți utiliza funcția pop-out-ul disponibil.

Anulare Trimitere

Setarea „Anulare trimitere” vă permite să adăugați o întârziere la momentul în care e-mailurile vor fi trimise, oferindu-vă posibilitatea de a anula trimiterea unui e-mail sau de a revizui un e-mail înainte de a fi trimis.

Atunci când este setat un moment de Anulare a trimiterii, va apărea o fereastră pop-up care vă va permite să anulați trimiterea e-mailului.

În plus, atunci când este setat un moment de Anulare a trimiterii, veți avea opțiunea de a trimite un e-mail „Acum” în Cronologie, care anulează întârzierea din configurația de anulare a trimiterii și veți avea, de asemenea, opțiunea de a anula trimiterea e-mailului.

Atunci când este setat un moment de Anulare a trimiterii, e-mailurile vor fi afișate în pagina Outbox cu starea de trimitere Coadă.

Descărcarea unui e-mail

Pentru orice tip de e-mailuri (primite/ trimise/ anulate/ eșuate/ programate) aveți opțiunea de a descărca fișierul .eml care le însoțește. Această funcție este disponibilă din diversele secțiuni din sistem în care pot fi vizualizate e-mailurile, de exemplu, secțiunile Comunicări și cronologie a articolului de lucru, e-mailurile din Inbox, Vizualizarea articolelor trimise.

Rețineți: dacă e-mailul pe care încercați să îl descărcați conține un fișier anexat care a fost șters manual în mod explicit de către un utilizator (de exemplu, din motive de confidențialitate a datelor), funcția de descărcare .eml va fi dezactivată pentru acel e-mail - sistemul va afișa un mesaj explicativ pentru această dezactivare când faceți clic pe pictograma de descărcare.

Texte memorate

Textele memorate sunt texte preconfigurate standard, care sunt create ca parte a configurației sistemului.

Când scrieți un e-mail, puteți insera un text memorat făcând clic pe pictograma Texte memorate din partea de jos a ecranului de scriere a unui e-mail. Acest lucru vă va arăta toate textele memorate disponibile pentru linia de servicii și puteți utiliza funcția de căutare liberă a textului pentru a filtra articolele după titlu.

De asemenea, puteți utiliza opțiunea „recent utilizat” făcând clic pe lista derulantă, permițându-vă să accesați rapid un text memorat mai relevant. Puteți, de asemenea, modifica manual textele memorate după ce acestea au fost inserate în e-mailul dvs.

Notă: Toate fișierele conectate la secțiunea de text memorat vor fi, de asemenea, în același timp atașate.

Afișare după limbă

Puteți, de asemenea, selecta un text memorat într-o altă limbă făcând clic pe limba din lista derulantă.

Rețineți: Sistemul va afișa textul predefinit în limba dvs. în mod implicit.

Anexe de e-mail

Anexarea de fișiere la un e-mail

Fișierele pot fi anexate la un e-mail în diferite moduri.

1) Puteți anexa fișiere atunci când compuneți un e-mail, accesând opțiunea de anexare a fișierelor din partea de jos a secțiunii de e-mail.

Fișierele care sunt deja anexate la articolul de lucru și, prin urmare, se află în rubrica Fișiere (inclusiv fișierele anexate la e-mailurile anterioare din cadrul articolului de lucru), vor putea fi selectate de aici. Puteți folosi funcția de căutare pentru a căuta un anumit tip de fișiere, în cazul în care există multe fișiere din care să alegeți.

De asemenea, puteți căuta fișiere pentru anexare de pe calculatorul dvs. de aici, făcând clic pe pictograma „Caută în acest PC”.

2) Puteți adăuga link-uri la un e-mail făcând clic pe opțiunea de anexare a link-urilor din partea de jos a secțiunii de e-mail. Aveți la dispoziție link-urile care au fost deja adăugate la articolul de lucru (și, prin urmare, se află deja în rubrica Fișiere).

3) Aveți posibilitatea să glisați și să plasați fișiere de pe desktop în secțiunea de e-mail.

4) Fișierele care au fost asociate unui text standard conservat se vor anexa automat la e-mail atunci când este selectat textul conservat.

Când sistemul generează și trimite automat e-mailurile, șablonul de e-mail utilizat poate fi asociat cu una sau mai multe etichete - sistemul poate identifica toate fișierele anexate în acel moment la articolul de lucru (fiind etichetate cu aceeași valoare) și le va atașa automat la e-mail înainte de trimitere.

Vizualizarea anexelor

Previzualizarea anexelor

Puteți vizualiza toate anexele de e-mail care au fost adăugate la articolul de lucru și la alte articole de lucru asociate/legate în fila Fișiere.

Puteți vedea numele fișierului, tipul de fișier, dimensiunea acestuia, când și de către cine a fost încărcat și numărul de referință al articolului de lucru la care a fost adăugat.

De asemenea, puteți vedea etichetele și notițele care au fost adăugate la fișierele.

Descărcarea anexelor de e-mail

Dintr-un e-mail

Puteți descărca fișiere dintr-un e-mail deschizând e-mailul pe care l-ați primit și făcând clic pentru a descărca fișierul anexat.

Dacă au fost anexate mai multe fișiere, aveți opțiunea de a descărca toate fișierele în mod individual sau de a le descărca sub forma unui fișier zip.

Din secțiunea Comunicări/Cronologie

Puteți descărca mai multe fișiere anexate cu un singur clic din e-mailurile din secțiunea Comunicări și Cronologie. Dacă faceți clic pe pictograma „Descărcați toate”, se vor descărca toate anexele aflate în acel articol din secțiunea Comunicări/Cronologie.

Din rubrica Fișiere

Puteți descărca fișiere în mod individual accesând opțiunea din meniul din dreapta.

Puteți descărca mai multe fișiere simultan prin selectarea fișierelor pe care doriți să le descărcați și selectarea opțiunii din partea de sus a ecranului.

Puteți descărca mai multe fișiere în format zip selectând fișierele pe care doriți să le descărcați, apoi opțiunea din partea de sus a ecranului.

Ștergerea atașamentelor de e-mail

Dacă sistemul este configurat pentru a vă permite să ștergeți atașamentele de e-mail, puteți șterge atașamentele provenite dintr-un e-mail care se află în fișierul unui articol de lucru. Acest lucru este util atunci când, de exemplu, aveți de-a face cu informații sensibile în atașamentele de e-mail.

Atașamentul eliminat va dispărea, de asemenea, și din alte articole de lucru asociate, cum ar fi alte Acțiuni dintr-un Caz, Cazuri secundare, Tichete secundare și Tichete principale dacă un Tichet a fost fuzionat, Cazuri secundare și Tichete principale dacă un Tichet a fost convertit într-un Caz.

Rețineți însă că, dacă eliminați un atașament de e-mail dintr-un Tichet care a fost divizat sau care este Tichetul secundar al unei divizări, fișierul eliminat nu va fi eliminat din celălalt Tichet secundar sau din Tichetul principal.

Rețineți, de asemenea, că eliminarea unui atașament dintr-un articol de lucru asociat NU va șterge atașamentul din articolul (articolele) de lucru cu care acesta este asociat.

Vă rugăm să rețineți că nu este posibilă eliminarea unei anexe de e-mail dintr-un articol de lucru care este Închis.

Atașamentul va fi eliminat complet din sistem, astfel încât nu-l veți mai putea căuta prin Căutarea rapidă și nu va mai fi disponibil pentru a fi atașat la un nou e-mail referitor la articolul de lucru.

Orice activitate ulterioară asupra articolului de lucru nu va putea restabili atașamentul eliminat, precum nici crearea unui nou articol de lucru asociat nu va restabili atașamentul eliminat.

Veți primi o notificare în cronologie și în rubrica de comunicări în momentul în care un atașament de e-mail este eliminat, împreună cu numele fișierului eliminat, persoana care l-a eliminat, precum și subiectul și data/ora la care a fost trimis e-mailul la care a fost atașat.

Salvarea unui e-mail ca Ciornă

Prezentare generală

Pentru a flexibiliza activitatea de e-mail, am adăugat posibilitatea de a vă salva e-mailurile din Ciorne, în cazul în care nu sunteți gata să le trimiteți. Acum, când redactați un e-mail într-un articol de lucru, puteți salva e-mailul ca Ciornă și să reveniți la el mai târziu.

Când redactați un e-mail într-un articol de lucru, puteți opta să salvați e-mailul ca Ciornă și să reveniți la el mai târziu. Ciornele vor fi salvate timp de maximum 90 de zile.

Rețineți că nu puteți salva ca Ciornă un e-mail care depășește dimensiunea setată în Builder - consultați AICI pentru mai multe informații.

Vizualizarea Ciornelor

Dacă aveți activat filtrul Ciornă din fila Comunicări/ cronologie (rețineți că acesta va fi activat automat în mod implicit în momentul actualizării), veți vedea toate Ciornele de e-mail salvate pentru acel articol de lucru în secțiunea Comunicări/ cronologie.

Veți vedea persoana care a creat Ciorna și când s-a creat aceasta, precum și câteva rânduri din e-mail.

Dacă faceți clic pentru a extinde vizualizarea, veți vedea, de asemenea, adresa de e-mail de la care va fi trimisă Ciorna, adresa de e-mail la care va fi trimisă, orice adresă de e-mail de tip CC sau BCC, subiectul e-mailului, orice anexe și conținutul complet al e-mailului, dacă au fost adăugate atunci când a fost salvată Ciorna.

Puteți edita o Ciornă de e-mail din cronologie făcând clic pe „Actualizare Ciornă”. Această acțiune va deschide editorul de e-mail unde puteți edita Ciorna. Rețineți că puteți edita sau șterge o Ciornă de e-mail doar din articolul de lucru căruia îi aparține.

De asemenea, aveți opțiunile de a șterge Ciorna, de a deschide e-mailul într-o fereastră pop-up sau de a o imprima.

La aceeași Ciornă pot lucra mai mulți utilizatori, dar nu în același timp. Un articol de lucru poate avea mai multe Ciorne de e-mailuri. Toate acestea pot fi văzute și editate din secțiunea de comunicare/cronologie a articolului de lucru.

Când există deja o Ciornă pentru un articol de lucru, sistemul vă va avertiza în acest sens atunci când începeți să scrieți un nou e-mail, astfel încât puteți alege dacă doriți să redactați în continuare noul e-mail sau dacă doriți să editați în schimb Ciorna respectivă.

Dacă un articol de lucru conține o Ciornă de e-mail și fuzionați sau convertiți un Tichet într-un Caz, veți putea vedea Ciorna în comunicări/cronologie sau în toate articolele de lucru din grupul aferent, atâta timp cât filtrele „Ciornă” și „Includeți articolele de lucru aferente” sunt activate.

Ciorna se va afișa în cronologie cu numărul de referință al articolului de lucru căruia îi aparține.

Rețineți că Ciornele nu vor fi copiate atunci când se copiază comunicările într-un nou articol de lucru asociat, chiar dacă opțiunea „Copiere comunicări” este activată.

Anexarea de fișiere la Ciorne

Pictograma de anexă care apare în Ciorna de e-mail la rubrica de comunicări/ cronologie vă arată dacă au fost anexate fișiere la Ciorna de e-mail.

Dacă faceți clic pentru a extinde vizualizarea comunicării/ cronologiei, veți vedea numele anexei și veți avea opțiunea de a o descărca.

În plus, orice fișier anexat la Ciorne se va afișa în rubrica fișiere și va fi marcat cu o pictogramă de Ciornă. De aici puteți vizualiza, descărca sau șterge fișierele anexate la Ciornele de e-mailuri. Rețineți că nu puteți adăuga notițe sau etichete la fișierele anexate Ciornelor.

Programarea unui e-mail

Puteți programa data și ora la care va fi trimis un e-mail selectând opțiunea Programare trimitere.

E-mailul programat va apărea în filele Comunicare și Cronologie, împreună cu persoana care l-a programat și data la care a fost programat. De asemenea, puteți trimite imediat un e-mail programat din filele Comunicare și Cronologie.

E-mailurile din Inbox

Prezentare generală

Acesta afișează e-mailurile legate de articolele de lucru în curs de desfășurare din domeniile dvs. de activitate, și anume cele pe care le-ați vizualiza în Inbox-ul activităților de pe pagina de pornire. Există diverse opțiuni de filtrare și modalități de vizualizare a diferitelor categorii de date. Consultați aceste informații pentru a monitoriza e-mailurile primite referitoare la articolele de lucru pe care le gestionați împreună cu echipa dvs.

În mod implicit, sunt afișate e-mailurile primite în ultimele 90 DE ZILE. Agenții pot utiliza meniul derulant de Filtrare pentru a selecta o anumită dată sau un interval de date (de exemplu, mai vechi) pentru a vedea e-mailurile mai vechi, dar rețineți că intervalul de date specificat poate fi de maximum 90 de zile.

Secțiuni ale e-mailurilor din Inbox

În panoul de citire din partea stângă a e-mailurilor din Inbox, puteți accesa link-uri către următoarele secțiuni ale Inbox-ului de e-mail, împărțite în:

E-mailurile mele - E-mailurile referitoare la toate articolele de lucru disponibile în momentul respectiv în Inbox-ul activităților (pe care le puteți vedea în pagina de pornire).
E-mailurile echipei mele - E-mailurile referitoare la toate articolele de lucru disponibile în momentul respectiv în Inbox-ul activităților ale echipei dvs. Acest link este accesibil doar dacă sunteți lider de echipă sau dacă aveți posibilitatea de a vă vedea colegii și cozile de așteptare.
E-mailuri neatribuite - E-mailurile referitoare la toate articolele de lucru neatribuite care se află în cozile de așteptare în care lucrați. Acest link este accesibil doar dacă sunteți lider de echipă sau dacă aveți posibilitatea de a vă vedea colegii și cozile de așteptare.
Toate e-mailurile - în această secțiune veți putea vizualiza toate e-mailurile aferente articolelor de lucru (inclusiv articolelor închise) din domeniile de activitate pentru care aveți permisiuni. De asemenea, aveți posibilitatea de a filtra în funcție de statusul articolului de lucru aferent e-mailului.

Numerele afișate arată cantitatea de e-mailuri necitite din fiecare folder.

E-mailuri neprocesate - aici veți putea vizualiza toate e-mailurile neprocesate din domeniul dvs. de activitate și veți putea decide cum să le gestionați. Numărul afișat în dreptul acestei secțiuni indică numărul total de e-mailuri din secțiune. Consultați aici pentru mai multe informații.

De asemenea, aveți la dispoziție link-uri către Articolele trimise și Outbox - toate acestea se deschid în ferestre separate.

Puteți vedea o listă cu toate e-mailurile din Inbox, precum și comentariile referitoare la Serviciul de asistență tehnică, cu cele mai recente în partea de sus, indicând de la cine provine e-mailul, când a fost primit, subiectul e-mailului, o previzualizare a primei linii din corpul e-mailului și articolul de lucru la care se referă e-mailul. Totodată, veți putea vedea dacă e-mailul conține anexe și dacă a fost trimis cu o importanță ridicată.

E-mailurile necitite vor apărea cu caractere îngroșate și puteți filtra mesajele necitite făcând clic pe opțiunea „Necitite”.

Rețineți că un e-mail va fi marcat ca citit în momentul în care un utilizator deschide e-mailul.

Opțiuni de filtrare

Puteți filtra e-mailurile primite în funcție de Client, Contract, Serviciu, Proces, Coadă de așteptare, după adresa de e-mail al expeditorului, dacă e-mailul conține sau nu anexe, precum și după data primirii e-mailului.

Dacă aveți posibilitatea de a accesa „Email-urile echipei mele”, veți putea filtra și în funcție de utilizatorul atribuit.

În secțiunea „Toate e-mailurile” puteți filtra în funcție de statusul articolului de lucru aferent e-mailului.

Alternarea vizualizărilor și actualizarea e-mailurilor noi primite

Puteți comuta între a vizualiza „E-mailurile mele”, acestea fiind e-mailurile din propriul Inbox, „E-mailurile echipei mele”, care sunt e-mailurile din Inbox-ul membrilor echipei, „E-mailurile neatribuite”, se vor afișa e-mailurile primite cu privire la articolele de lucru din cozile de așteptare care nu au un destinatar, „Toate e-mailurile”, respectiv toate e-mailurile aferente articolelor de lucru, inclusiv articolelor închise, din domeniile de activitate pentru care aveți permisiuni, precum și „E-mailuri neprocesate”, unde veți putea vedea toate e-mailurile neprocesate din domeniul dvs. de activitate, astfel încât să puteți decide cum să le gestionați.

La primirea unui nou e-mail, numărul de e-mailuri „necitite” se va actualiza și pe butonul de reîmprospătare va apărea o pictogramă de e-mail pentru E-mailurile mele, E-mailurile echipei mele, E-mailurile neatribuite și Toate e-mailurile. Trebuie doar să faceți clic pe ea pentru a reîmprospăta Inbox-ul și a consulta e-mailurile nou sosite.

Puteți marca e-mailurile individuale ca fiind citite/necitite, dar rețineți că acest lucru NU va afecta indicatorul de informații noi de pe articolul de lucru asociat e-mailului, astfel încât marcarea unui e-mail ca fiind citit NU va dezactiva pictograma de informații noi din articolul de lucru.

Pentru E-Mailuri neprocesate, numărul afișat în dreptul acestei secțiuni indică numărul total de e-mailuri din secțiune. Consultați aici pentru mai multe informații.

Secțiunea principală a e-mailurilor din Inbox afișează panoul de citire pentru orice e-mail selectat. Puteți ajusta dimensiunea panoului de citire a e-mailului în funcție de nevoile dvs.

Când faceți clic pe un e-mail, veți putea vedea e-mailul complet în partea dreaptă a ecranului. Puteți vedea subiectul e-mailului, autorul, destinatarul, eventualii destinatari CC, un link către articolul de lucru la care se referă e-mailul, data scadentă a articolului de lucru și conținutul complet al e-mailului.

Răspuns la e-mailuri / redirecționare

Dacă faceți clic pe Răspuns, Răspundeți la toate sau Redirecționați un e-mail, sistemul va deschide o nouă fereastră în care se va afișa articolul de lucru în cauză și vă va redirecționa către ecranul editorului de e-mail pentru a începe să compuneți e-mailul.

Alte opțiuni

Se pot accesa și alte opțiuni suplimentare din elipsele de lângă link-urile de răspuns. Acestea vă vor permite să accesați direct articolul de lucru la care se referă e-mailul (care se va deschide într-o fereastră nouă), precum și să imprimați direct e-mailul.

Aveți și opțiunea de a descărca fișierul .eml aferent.

Rețineți: Dacă e-mailul pe care încercați să îl descărcați conține un fișier anexat care a fost șters manual în mod explicit de către un utilizator (de exemplu, din motive de confidențialitate a datelor), funcția de descărcare .eml va fi dezactivată pentru acel e-mail - sistemul va afișa un mesaj explicativ pentru această dezactivare când faceți clic pe pictograma de descărcare.

Anexe de e-mail

Dacă un e-mail conține anexe, puteți consulta numele anexei, dimensiunea acesteia și opțiunea de a o descărca. Dacă e-mailul cuprinde mai multe anexe, aveți opțiunile suplimentare de a descărca toate anexele sau de a le descărca pe toate sub forma unui fișier ZIP.

Opțiunea de ecran complet

Aveți, de asemenea, opțiunea de a extinde e-mailul în modul ecran complet, în care panoul de citire rămâne ascuns.

Pagina de Outbox

Prezentare generală

În pagina de Outbox puteți găsi e-mailurile care vă sunt destinate dvs. sau echipei dvs. și care sunt programate pentru a fi trimise la o dată ulterioară, precum și cele care nu au fost trimise.

Puteți accesa Pagina de Outbox din secțiunea E-mailuri din link-ul de navigare. Numărul total de e-mailuri din Outbox va fi de asemenea afișat în link-ul de navigare.

Puteți selecta câte e-mailuri vor fi afișate din opțiunea din dreapta.

Vizualizări grilă de ieșire

Prima dată când un Șef de echipă se conectează, acesta va ajunge la vizualizarea "E-mailurile echipei mele". Prima dată când un membru al echipei se conectează, acesta va ajunge la vizualizarea "E-mailurile mele". Puteți schimba vizualizarea paginii de ieșire pentru a afișa doar e-mailurile dvs. de ieșire, ale echipei dvs., ale sistemului sau toate e-mailurile de ieșire. Aceasta va fi salvată atunci când vă deconectați și vă conectați din nou.

Selectarea „E-mailurile mele” vă permite să vedeți e-mailurile trimise de dvs. care se află în căsuța de ieșire.

„E-mailurile echipei mele” vă arată e-mailurile trimise de echipa dvs. care se află în căsuța de ieșire, precum și e-mailurile referitoare la elementele de lucru la care lucrează membrii echipei dvs. și care se află în căsuța de ieșire.

Selectarea „E-mailuri de sistem” vă permite să vedeți e-mailurile care sunt trimise automat de sistem, de exemplu, pentru că un Tichet a fost divizat sau unit.

„Toate” vă permite să vedeți e-mailurile trimise de dvs., de echipa dvs., precum și e-mailurile din afara echipei dvs. pentru care aveți acces.

Opțiuni de reîncercare și anulare

Aveți posibilitatea de a reîncerca manual trimiterea unui e-mail făcând clic pe pictograma Reîncercare. E-mailul va fi acum în starea „În așteptare, reîncercare” consultați aici pentru mai multe informații despre Starea de trimitere în pagina Outbox.

Puteți, de asemenea, să încercați din nou să trimiteți un e-mail pe Cronologie.

În plus, sistemul poate reîncerca automat să trimită e-mailuri dacă sistemul dvs. a fost setat cu un model de reîncercare automată a eșecului (consultați aici pentru mai multe informații). După ce sistemul a încercat să trimită un e-mail de numărul maxim de ori specificat, nu va mai încerca să îl trimită automat, dar puteți încerca în continuare să trimiteți e-mailul manual, adică făcând clic pe pictograma "Reîncercare" .

Puteți, de asemenea, să anulați trimiterea unui e-mail făcând clic pe pictograma Anulare. Astfel, e-mailul va fi eliminat din Outbox

De asemenea, aveți posibilitatea de a încerca din nou sau de a anula trimiterea de e-mailuri în bloc.

Vă rugăm să rețineți că sistemul nu va reîncerca automat să trimită e-mailuri care au fost migrate de la o versiune mai veche (2020.1 sau mai veche). Acestea pot fi trimise numai prin reluarea manuală, adică prin apăsarea pictogramei „Reîncercare”.

Dacă dați dublu clic pe un e-mail, se vor deschide detaliile e-mailului într-o fereastră pop-up în format de doar citire. Puteți vedea de la cine vine e-mailul, cui îi este adresat etc. De asemenea, aveți posibilitatea de a încerca din nou și de a anula trimiterea e-mailului din fereastra pop-up.

Reglarea coloanelor de grilă

Puteți ajusta coloanele grilei făcând clic pe butonul de setări. Acestea vor fi salvate atunci când vă deconectați și vă conectați din nou. Coloanele „Către” și „Subiect” sunt obligatorii.

Conector de e-mail - numele conectorului de e-mail prin care sistemul dvs. trimite e-mailuri. Acest lucru este configurat în Builder, consultați aici pentru mai multe informații.
Importanță - setarea importanței e-mailului, adică ridicată, normală, scăzută.
Generat de sistem - în cazul în care e-mailul a fost generat automat de sistem (de exemplu, pentru a notifica un utilizator atunci când un Tichet a fost divizat).
Ultima încercare de trimitere - când a avut loc ultima încercare de trimitere a e-mailului (automat de către sistem sau manual de către un utilizator)
Mesaj de eșec al ultimei trimiteri - un mesaj care afișează motivul pentru care ultima încercare de trimitere a e-mailului a eșuat, de exemplu, conectorul de e-mail este dezactivat. Vă rugăm să o activați și să încercați din nou.
Înregistrat - data și ora la care a fost înregistrat momentul în care e-mailul nu a fost trimis pentru prima dată.
Următoarea încercare de a trimite - când sistemul va încerca să trimită e-mailul
Articol de lucru - referința elementului de lucru de la care provine e-mailul. Dacă dați clic pe această opțiune, veți ajunge la ecranul cu elemente de lucru.
Tip articol de lucru - dacă e-mailul este legat de un Tichet, Caz sau Acțiune
Număr de reîncercări de trimitere - va arăta numărul de încercări de trimitere a e-mailului de către sistem. Puteți seta acest număr în Builder, consultați aici pentru mai multe informații.
Stare de trimitere - arată în ce stare se află e-mailurile din căsuța de ieșire în ceea ce privește trimiterea. Există 4 stări:
- Eșuată - nu s-a reușit trimiterea unui e-mail cu această Stare de trimitere. Pentru a-l trimite, trebuie să fie "reîncercat" manual.
- Conector dezactivat - dacă un e-mail are această stare de trimitere, înseamnă Conector E-mail a fost dezactivat în Builder. Faceți clic aici pentru mai multe informații despre cum să activați.
- Încercare în așteptare - un e-mail cu acest stare de trimitere este
- Coadă - un e-mail cu această stare de trimitere este deja programat pentru a fi trimis. E-mailurile trimise atunci când a fost setată o opțiune de Anulare a trimiterii vor avea și această stare (consultați aici pentru mai multe informații despre opțiunea de Anulare a trimiterii). Momentul în care vor fi trimise aceste e-mailuri depinde de opțiunea Model de reluare automată a încercărilor de eșec, care este setată în Builder, consultați aici pentru mai multe informații.
Număr de atașamente - câte fișiere (dacă există) sunt atașate la e-mail

E-mailuri negestionate

Prezentare generală

Toate e-mailurile primite în Enate sunt procesate automat fie în Tichete, fie în Cazuri, pe baza unor criterii de afaceri care analizează aspecte precum destinația, de unde provin și despre ce este vorba. Uneori, însă, e-mailurile care sosesc în Enate nu sunt procesate într-un Caz sau într-un Tichet.

Acest lucru se poate întâmpla din următoarele motive:

Niciuna dintre adresele de e-mail Către și/sau CC nu are definită o rută de e-mail corespunzătoare în Builder (este vorba de criteriile care stabilesc tipul de Tichet sau Caz pe care ar trebui să îl genereze un e-mail primit).
E-mailul conține doar adrese de e-mail BCC, nu și adrese Către sau CC.

Dacă aveți astfel de e-mailuri în domeniul dvs. de activitate, veți observa o pictogramă în bara de antet, indicând numărul acestora.

Aceasta va afișa numărul total de e-mailuri rămase negestionate în mod curent și, dacă dați clic pe link, se va deschide o fereastră pop-up indicând numărul de e-mailuri primite în ultimele 24 de ore, precum și un link către secțiunea de E-mailuri negestionate din Inbox (alternativ, acesta poate fi accesat din secțiunea e-mailurilor din Inbox).

Secțiunea e-mailuri negestionate a e-mailurilor din Inbox

E-mailurile negestionate din secțiunea Inbox din Work Manager permite agenților să examineze aceste e-mailuri negestionate și să adopte măsurile corespunzătoare. Această funcție este vizibilă pentru toți utilizatorii.

Ce e-mailuri voi putea vizualiza?

Veți vizualiza e-mailurile care nu au putut fi procesate într-un Caz sau Tichet (respectiv, cele negestionate) și care au fost trimise către cutia poștală utilizată în domeniul dvs. de activitate. Alte e-mailuri negestionate sosite în cutiile poștale care nu sunt asociate cu niciunul dintre procesele dvs. de afaceri vor putea fi văzute de către agenții din alte domenii de activitate.

Mai exact, dacă aveți permisiuni pentru un proces conectat la o rută de e-mail, veți putea vedea mesajele de e-mail negestionate aferente oricărui e-mail care intră în respectivul conector de e-mail, chiar dacă acesta provine de la o altă rută.

Numărul afișat în dreptul acestei secțiuni indică numărul total de e-mailuri negestionate.

Opțiuni de filtrare

Puteți filtra e-mailurile din această secțiune în funcție de:

Adresa cutiei poștale
Numele cutiei poștale (dacă îl cunoașteți). Mai exact, aceasta este adresa de e-mail a cutiei poștale care gestionează e-mailurile primite.
Data, respectiv data la care a sosit e-mailul.

Care sunt opțiunile disponibile?

Secțiunea E-mailuri negestionate vă permite să examinați conținutul e-mailului primit pentru a putea determina spre ce destinație să îl direcționați.

Odată ce a fost stabilită destinația acestuia, aveți la dispoziție următoarele opțiuni:

1) Puteți decide să creați un articol de lucru din e-mail, specificând Clientul, Contractul și Serviciul pentru acesta, înaintea lansării articolului de lucru. Dacă faceți acest lucru, e-mailul va deveni Procesat și va fi înlăturat din secțiunea E-mailuri negestionate când veți da următorul clic pentru a reîmprospăta secțiunea de e-mailuri din Inbox.

2) Puteți decide să eliminați e-mailul, după caz (de ex. dacă este un e-mail de tip spam). Dacă faceți acest lucru, e-mailul se va schimba în Eliminat și va fi înlăturat din secțiunea E-mailuri negestionate când veți da următorul clic pentru a reîmprospăta secțiunea de e-mailuri din Inbox.

Opțiunea de eliminare în masă

Există și o opțiune de eliminare în masă a mai multor e-mailuri. Dacă faceți clic pe una sau mai multe căsuțe, va apărea un buton de ștergere lângă filtru, împreună cu numărul de e-mailuri selectate.

E-mailuri negestionate - Observații suplimentare

Rețineți că momentan nu este posibil să anexați un e-mail negestionat la un articol de lucru existent, ci doar să creați un articol de lucru nou. Cu toate acestea, odată ce efectuați această operațiune, puteți utiliza în continuare funcția de fuzionare pentru a-l fuziona cu un articol de lucru existent.

Rețineți: Utilizatorii vor putea crea un articol de lucru nou dintr-un e-mail negestionat în această pagină, chiar dacă nu au configurată permisiunea „Se poate crea”.

Tipare de urmărit - rezolvare cu noi reguli de direcționare

Dacă vă aflați în mod regulat în situația de a fi nevoit să preluați e-mailuri negestionate și să le direcționați către aceleași Tichete sau Cazuri în mod repetat, aveți la dispoziție câteva opțiuni:

Puteți contacta administratorul organizației pentru a verifica dacă se poate seta o nouă rută de e-mail pentru a capta aceste mesaje electronice și a crea automat articolul de lucru relevant pentru ele.
Ca alternativă, puteți rezolva problema de la sursă prin crearea unei reguli simple de rutare a e-mailurilor, din cadrul secțiunii de E-mailuri negestionate. Consultați rubrica de Creare de noi rute de e-mail din e-mailuri negestionate pentru instrucțiuni în acest sens.

Iar pentru informații suplimentare despre modul în care Enate procesează e-mailurile primite, consultați această secțiune.

Adrese de e-mail blocate

Aici puteți adăuga, edita și șterge cu ușurință adrese de e-mail care urmează să fie blocate.

Dezactivați e-mailurile generate automat la crearea unui nou Tichet/Caz de la această adresă - sistemul va permite crearea de Tichete și/sau Cazuri pentru e-mailurile care sosesc de la această adresă, dar nu va trimite niciun e-mail generat automat la adresa respectivă.

Dezactivați e-mailurile generate automat la crearea unui nou Tichet de la această adresă – sistemul va permite crearea de Tichete pentru e-mailurile care sosesc de la această adresă, dar nu va trimite niciun e-mail generat automat la adresa respectivă.

Respingeți automat e-mailurile de la această adresă ca spam – sistemul va permite crearea de Tichete pentru e-mailurile care sosesc de la această adresă, dar odată creat, Tichetul va fi mutat automat în starea de Închis cu o metodă de rezolvare „Respins ca spam”.

E-mailuri primite - Logica de procesare

Cum se atribuie un e-mail primit în Enate?

La sosirea de noi e-mailuri în Enate, sistemul analizează e-mailul pentru a determina dacă este o cerere nouă sau dacă este asociată uneia deja existente, după care stabilește procesarea acestora.

Astfel, sistemul va examina în ordine mai multe criterii diferite și, dacă va găsi o potrivire, se va opri din căutare (altfel spus, primul rezultat câștigă). Ordinea în care se realizează acest proces este următoarea:

1) Valoarea datelor furnizate în antetul e-mailului (de răspuns). Această valoare are următoarea structură:

<”E-mail unic GUID'.”articol de lucru GUID”@”Serverul Enate care a trimis e-mailul”.enate>.

De exemplu: <d23a9d57-6006-4ab7-a412-8ca8ece2f3aa.2b8586bb-ef95-4020-9cf8- ed56a059b47e@TrimitereNumeServer.enate>

2) Identificator unic în conținutul mesajului - Dacă e-mailul primit a fost trimis ca răspuns la un e-mail care a fost trimis prin Enate, acesta va conține probabil un identificator unic ca parte a conținutului de e-mail.

3) Referința articolului de lucru în subiectul e-mailului

4) Referința articolului de lucru în conținutul mesajului de e-mail

Atribuirea unui e-mail la un articol de lucru existent, aflat în derulare

Dacă identifică o potrivire cu un Tichet, un Caz sau o Acțiune existentă care se află în stadiul de CIORNĂ, DE FĂCUT sau ÎN DERULARE, sistemul va proceda astfel:

va anexa e-mailul la articolul de lucru respectiv
va marca articolul de lucru cu ”informații noi primite”

Același lucru este valabil și pentru mesajele de e-mail generate automat care se potrivesc cu un articol de lucru existent în stare de CIORNĂ, DE FĂCUT sau ÎN DERULARE. Vă rugăm să consultați pentru mai multe informații despre modul în care sistemul detectează e-mailurile generate automat.

Atribuirea unui e-mail la un articol de lucru aflat în stare de Așteptare

Dacă un e-mail primit se potrivește cu un articol de lucru existent care se află în stare de AȘTEPTARE, sistemul va proceda astfel:

va anexa e-mailul la articolul de lucru respectiv
va marca articolul de lucru cu ”informații noi primite”

În plus, dacă tipul de Așteptare este ”În așteptare de informații suplimentare”, sistemul va efectua următoarele operațiuni:

va schimba starea articolului de lucru din AȘTEPTARE în DE FĂCUT.
Ca urmare a modificării stării în DE FĂCUT, se vor seta o Coadă de așteptare și un destinatar pentru articolul de lucru și acesta va reveni în Inbox-ul activității al agentului responsabil, fiind marcat cu „informații noi primite”.
dacă articolul de lucru este o Acțiune și atât Acțiunea, cât și Cazul principal se află în starea de AȘTEPTARE cu mențiunea de ”În așteptare de informații suplimentare”, starea Cazului principal se va modifica și va deveni ÎN DERULARE

Atribuirea unui e-mail la un articol de lucru Rezolvat (Caz și Tichet)

Dacă un e-mail primit este asociat unui articol de lucru existent care se află în starea de REZOLVAT (rețineți că numai Cazurile și Tichetele pot fi într-o stare de REZOLVAT), sistemul va efectua următoarele operațiuni:

va anexa e-mailul la articolul de lucru respectiv
va redeschide articolul de lucru și îl va seta din nou la starea DE FĂCUT.
Ca urmare a schimbării în starea DE FĂCUT, se va stabili o coadă de așteptare și un destinatar pentru articolul de lucru, iar acesta va reveni în Inbox-ul Enate al utilizatorului desemnat, și va fi marcat cu ”informații noi primite”.

Trimiterea unui e-mail către un articol de lucru Închis

Dacă un e-mailul primit este asociat cu un articol de lucru existent care se află în starea de ÎNCHIS, sistemul poate acționa în diferite moduri, în funcție de tipul articolului de lucru:

• În primul rând, sistemul se va deplasa „ascendent” pentru a căuta un articol de lucru principal, astfel:
- dacă e-mailul este asociat cu o Acțiune care se află în starea de ÎNCHIS, sistemul va analiza Cazul principal al Acțiunii să verifice dacă acesta este încă deschis.
- dacă e-mailul este asociat cu un Caz care se află în starea de ÎNCHIS, sistemul va verifica dacă acest Caz are un Caz sau un Tichet principal rămas deschis.
- odacă e-mailul este asociat cu un Tichet care se află în starea de ÎNCHIS, sistemul va verifica dacă acest Tichet are un Tichet principal rămas deschis.
· Dacă sistemul identifică un articol de lucru principal care a rămas deschis, va aplica logica de gestionare a e-mailurilor pentru articolul de lucru principal (și anume, logica descrisă în secțiunile de mai sus referitoare la articolele de lucru în curs de desfășurare).

Ce se întâmplă dacă nu se poate atribui un e-mail la un articol de lucru existent

Dacă nu se poate identifica nicio informație care să stabilească o legătură între un e-mail și un articol de lucru în derulare, sistemul va genera un articol de lucru complet nou (fie Tichet sau Caz) pe baza regulilor de redirecționare configurate pentru e-mailuri. Un e-mail de confirmare va fi înapoiat în mod automat la adresa de e-mail solicitantă, cu numărul de referință, dacă setările de redirecționare a e-mailurilor specificate în Builder au opțiunea ”trimitere răspuns” setată ca ”activată”.

Detalii suplimentare

Tichet Divizat – dacă un e-mail este asociat unui Tichet divizat, fie că este vorba de Tichetul original care a fost divizat sau de unul dintre Tichetele secundare în care acesta s-a divizat, e-mailul va fi anexat la fiecare dintre Tichetele SECUNDARE. Sistemul va aplica apoi gestionarea inteligentă de procesare a e-mailurilor la fiecare dintre Tichetele secundare, în mod individual.
Tichet Fuzionat - dacă un e-mail este asociat unui Tichet fuzionat, fie că este vorba de unul dintre Tichetele principale care au fost fuzionate sau de Tichetul ”țintă” în care s-au fuzionat, e-mailul va fi anexat la Tichetul ”țintă”. Sistemul va aplica apoi gestionarea inteligentă de procesare a e-mailurilor la Tichetul ”țintă”.
Tichet convertit într-un Caz – dacă un e-mail este asociat unui Tichet care a fost Rezolvat prin conversia într-un Caz, e-mailul va fi anexat la Cazul respectiv. Sistemul va aplica apoi gestionarea inteligentă de procesare a e-mailurilor la acel Caz.

Gestionarea inteligentă de detectare a e-mailurilor generate automat

Sistemul detectează e-mailurile generate automat prin unul sau mai multe dintre următoarele criterii:

Există un antet de « x-răspuns automat »
Există un antet de « x-replică automată »
Există un antet de « trimitere automată iar valoarea este fie « generat automat », fie « răspuns automat»
Există un antet de « tip conținut », iar valoarea este fie « raport/multipartit », fie « stare livrare »
Există un antet numit ”Returnează ruta de acces”, a cărui valoare este « <> » sau « <<>> »

Cum să creați un articol de lucru dintr-un e-mail existent

Există anumite circumstanțe în care clienții pot trimite un e-mail care ar trebui să fie folosit pentru a începe un articol de lucru nou, dar, deoarece a fost trimis ca răspuns la un lanț de corespondență existent, e-mailul sfârșește prin a fi anexat la un articol de lucru existent. Un exemplu perfect în acest sens este atunci când un client răspunde la e-mail cu intenția de a lansa un Tichet nou, dar acesta ajunge să fie adăugat la articolul de lucru din lanțul de e mailuri la care a răspuns. În astfel de circumstanțe, puteți utiliza o funcție care permite ca e-mailurile primite și adăugate la un articol de lucru existent să fie acum utilizate pentru a crea un articol de lucru nou.

Cum funcționează această opțiune?

Dacă un utilizator lucrează la un articol de lucru și constată că un e-mail care a fost anexat la acesta ar trebui folosit, de fapt, pentru a începe un nou articol de lucru, poate folosi un link disponibil acum în Comunicații sau Cronologie.

Dacă faceți clic pe acest link și pe următoarea fereastră de confirmare, e-mailul va fi trimis înapoi în Enate, dar cu o regulă suplimentară conform căreia acesta nu trebuie anexat la un articol de lucru existent. Odată ce e-mailul creează cu succes un articol de lucru nou, se va afișa un mesaj de confirmare.

După ce a fost creat noul articol de lucru, în partea superioară a mesajului se va afișa o notă cu un link către acesta, iar adresa de e-mail originală din primul articol de lucru va fi setată la „doar lectură” (deoarece nu mai trebuie utilizată pentru a procesa cererea din cadrul mesajului respectiv).

Link-urile dintre articolul de lucru original și cel nou vor fi, totodată, afișate în fiecare dintre respectivele file de „Articole asociate”.

Trebuie remarcat faptul că această opțiune nu va apărea niciodată pe e-mailul inițial care creează articolul de lucru, ci doar pe e-mailurile primite ulterior, care ar putea fi anexate în mod necorespunzător.

Folosirea mai multor ferestre de navigare

Work Manager-ul Enate din browser folosește un sistem de gestionare a activității bazat pe pagini multiple. Puteți controla modul de funcționare a sistemului în momentul în care faceți clic pe link-urile de deschidere a noilor articole de lucru, cum ar fi, de exemplu, pentru a deschide un Tichet sau o Acțiune de pe pagina de pornire sau pentru a deschide Inbox-ul pentru e-mail.

Puteți alege ca linkurile să se deschidă într-o fereastră de browser nouă, sau în fereastra curentă.

Urmăriți acest clip video pentru informații suplimentare:

O singură fereastră

În mod implicit, când faceți clic pe un link, noul conținut se deschide în aceeași fereastră, înlocuind conținutul anterior.

Dacă doriți să reveniți la pagina anterioară, utilizați butonul „înapoi” din browser pentru a naviga acolo și, în mod similar, folosiți butonul „înainte” pentru a reveni la noua pagină.

Alte funcții utile când se operează într-o singură fereastră: Lista cu „Vizualizări recente” din secțiunea de navigare constituie întotdeauna o modalitate utilă de a regăsi activitățile consultate recent. Puteți face clic pentru a deschide oricând o nouă pagină principală... Și puteți chiar folosi lista de focalizare pentru a întocmi o listă cu articolele de lucru care necesită o atenție deosebită, ca parte a unei liste de sarcini zilnice.

Dacă doriți să deschideți un link într-o pagină separată, faceți clic dreapta pe acesta și selectați opțiunea „Deschidere link într-o filă nouă” din lista care apare în continuare.

Sau țineți apăsată tasta „Ctrl” sau "„Cmd” a tastaturii când faceți clic pe link.

Astfel, link-ul se va deschide într-o nouă fereastră de navigare, iar fereastra anterioară va rămâne neschimbată.

Ferestre de navigare multiple

Dacă preferați ca link-urile pe care le accesați să se deschidă în diferite ferestre de navigare de fiecare dată când faceți clic pe un link, modificați Setările de utilizator în acest scop.

Astfel, puteți vizualiza conținutul în pagini diferite sau să aveți două tipuri de conținut deschise unul lângă altul, ceea ce vă permite, de exemplu, să aveți deschisă căsuța de e-mail în același timp în care vizualizați un Tichet sau o Acțiune, astfel încât să puteți citi e-mailurile fără a trece de la un ecran la altul. Paginile respective vor afișa informații precum numărul de referință și titlul articolului de lucru.

Fiecare pagină dispune de o adresă URL proprie, care permite partajarea cu ușurință a link-urilor pentru anumite articole de lucru către alți membri ai echipei. Trebuie doar să copiați URL-ul și să îl trimiteți - când aceștia vor deschide link-ul, vor accesa direct articolul de lucru respectiv.

Dacă realizați o actualizare a unui articol de lucru care ar duce la închiderea secțiunii, veți reveni la pagina care a deschis-o, precum pagina de pornire sau căsuța de e-mail.

Când deschideți articole de lucru din secțiunea de Căutare avansată, salvați căutarea efectuată dacă doriți să reveniți la pagina în care aveți setate filtrele anterioare.

Modificarea preferințelor în Setări utilizator

Dacă doriți să schimbați modul în care sistemul deschide link-urile, accesați pagina de Setări utilizator și modificați preferințele cu privire la modul în care se deschid link-urile.

Veți găsi opțiunea „Deschidere link-uri în fereastră nouă de navigare”. Astfel puteți alege modul în care doriți ca link-urile pe care faceți clic în Enate Work Manager să se deschidă - fie într-o nouă fereastră, fie în fereastra curentă.

În mod implicit, această opțiune este DEZACTIVATĂ, astfel încât, în momentul în care dați clic pe un link, noul conținut va fi afișat în fereastra curentă a browser-ului. Dacă preferați ca link-urile pe care faceți clic să se deschidă în ferestre noi, diferite, schimbați opțiunea pe ACTIVAT și salvați modificarea. Astfel, când veți face clic pe link-uri, veți vedea că se va deschide într-o nouă pagină pentru a afișa conținutul respectiv.

Lista de focalizare

Lista de focalizare permite crearea unei liste cu articole de lucru care necesită o atenție deosebită, fie că este vorba de un program de activități zilnice, fie ca o comandă rapidă pentru a consulta articolele la care aveți nevoie de acces rapid.

Urmăriți acest clip video pentru informații suplimentare:

Puteți adăuga la această listă Tichete, Acțiuni și Cazuri, chiar și pe cele care nu vă sunt atribuite, până la un maxim de 50 de articole. Puteți accesa Lista de focalizare de oriunde din Work Manager, apăsând pe pictograma Listă de focalizare din bara de antet.

Dacă faceți clic pe un articol din listă, veți fi direcționat direct la articolul respectiv, fie într-o fereastră nouă de navigare, fie în fereastra existentă, dacă doriți să deschideți link-urile în acest mod.

Adăugați articole de lucru la Lista de focalizare

Puteți adăuga articole în Lista de focalizare în diferite moduri:

În primul rând, le puteți adăuga din cadrul propriei Liste de focalizare, făcând clic pe pictograma cu semnul „plus” și apoi căutați după titlu sau după numărul de referință al articolului de lucru pe care îl căutați. Selectați articolul sau articolele de lucru pe care doriți să le adăugați din rezultatele căutării și faceți clic pentru a le adăuga.
O altă modalitate este să faceți clic pe pictograma „Adăugați la Lista de focalizare” din cadrul unui Tichet, Acțiune sau Caz.
De asemenea, puteți adăuga articole din grila paginii de start prin selectarea unuia sau mai multor articole și apoi printr-un clic pe opțiunea „Adăugați la Lista de focalizare” care apare în antetul grilei.

Odată adăugate în listă, articolele de lucru pot fi aranjate cu ușurință prin glisare și fixare pentru repoziționare.

Eliminați articole de lucru din Lista de focalizare

Dacă accesați un Tichet, un Caz sau o Acțiune care se află deja în Lista de focalizare, vi se va afișa această informație prin pictograma bifată a Listei de focalizare. Puteți face clic din nou pe link-ul respectiv pentru a-l elimina din listă sau, alternativ, le puteți elimina cu ușurință din lista propriu-zisă - selectați unul sau mai multe, faceți clic pentru a elimina link-ul și apoi confirmați.

Rețineți că, odată ce un articol de lucru trece în starea de Rezolvat sau Închis, acesta va fi eliminat automat din Lista de focalizare, liberând astfel spațiu pentru alte articole deschise care necesită atenție. Cu toate acestea, utilizatorii pot adăuga articole aflate în aceste stări în Lista de focalizare, dacă doresc.

Permiteți deschiderea articolelor de lucru din Lista de focalizare

Mai mult, este posibil ca atunci când un utilizator încearcă să deschidă mai multe link-uri din Lista de focalizare într-o fereastră nouă, să nu poată face acest lucru și, în schimb, să se afișeze o fereastră pop-up care să indice că deschiderea mai multor fișiere a fost blocată. Utilizatorii trebuie doar să facă clic pentru a permite pop-up-urile și redirecționările din Enate.

Notificări

Prezentare generală

Notificările din Enate vă informează cu privire la ceea ce se întâmplă cu Tichetele, Acțiunile și Cazurile care vă interesează, pentru a vă ține la curent în orice moment. Aveți multă flexibilitate în gestionarea notificărilor, atât în privința articolelor pe care le monitorizați, cât și a evenimentelor despre care sunteți notificat și a modului în care acestea vă sunt transmise.

Aveți la dispoziție diverse opțiuni:

Monitorizați articolele de lucru individuale
Monitorizați toate acțiunile din Inbox
Monitorizați toate articolele din cozile de așteptare

Notificările privind articolele de lucru individuale

Monitorizarea articolelor de lucru

Puteți opta să primiți notificări despre un anumit articol de lucru - trebuie doar să îl deschideți în Work Manager și să faceți clic pe opțiunea „Monitorizare” din bara de antet.

În timp ce monitorizați un articol de lucru, veți primi notificări pentru fiecare dintre opțiunile pe care le-ați selectat în Setările de notificare, precum modificări ale stării, modificări ale destinatarului etc... Dacă ați ales să fiți notificat și prin pop-up din browser și/sau prin e-mail, veți primi o copie a notificărilor și prin aceste mijloace.

De reținut:

Puteți monitoriza articolele de lucru aflate în orice stare, cu excepția celor de Ciornă și Închis.
Puteți monitoriza numai articolele de lucru pentru care aveți permisiuni.
Niciodată nu veți fi setat automat să monitorizați un articol de lucru individual.
Puteți monitoriza un articol de lucru individual numai dacă faceți clic manual pentru a-l monitoriza din ecranul articolului de lucru respectiv. Singura excepție de la această regulă este atunci când monitorizați un Tichet și acel Tichet este ulterior setat pentru divizare. În acest caz, veți fi setat automat să monitorizați toate Tichetele în care a fost divizat Tichetul principal.
Când faceți clic pentru a monitoriza un articol de lucru, veți fi setat să monitorizați doar articolul de lucru respectiv, nu și articolele de lucru care sunt asociate cu acesta, cum ar fi alte Acțiuni dintr-un Caz sau orice articole de lucru asociate.
Dacă alegeți să monitorizați o Acțiune și Cazul principal al acelei Acțiuni este modificat, nu veți fi notificat în cazul în care acea Acțiune se închide automat ca parte a modificării și NU veți putea monitoriza automat acea Acțiune în momentul în care este relansată una nouă pentru noul Caz. Dacă doriți să monitorizați din nou Acțiunea respectivă, puteți selecta această opțiune manual.

Întreruperea monitorizării articolelor de lucru

Puteți „Dezactiva monitorizarea” unui articol de lucru în orice moment, făcând clic pe „Dezactivare monitorizare” din ecranul articolului de lucru.

Puteți să anulați monitorizarea unui articol de lucru doar dacă alegeți manual dezactivarea sau dacă articolul de lucru trece în starea de „Închis”. Dacă un articol de lucru devine Închis, toți utilizatorii care îl monitorizau vor înceta să îl monitorizeze.

Personalizarea notificărilor

Puteți alege ce notificări doriți să primiți și cum doriți să le primiți dacă în Setările de utilizator accesați secțiunea pentru a vizualiza Setările de notificare.

Puteți alege să monitorizați un articol de lucru individual, sau puteți folosi pagina de setare a notificărilor pentru a preciza în mod mai general ce notificări doriți să primiți automat. Această funcție conține două părți:

În primul rând, specificați articolele de lucru pe care doriți să le primiți; de exemplu, articolele din Inbox-ul dvs. personal.
În continuare, specificați evenimentele referitoare la articolele de lucru despre care doriți să fiți notificat.

Vedeți mai jos pentru detalii...

Articolele despre care să fiu notificat - Domeniul de aplicare

Puteți alege să primiți notificări pentru articolele de lucru din Inbox și/sau pentru articolele de lucru din Cozile de așteptare.

Tipul articolului

de lucru

Informații detaliate

Notițe

Mesaje primite

Veți primi notificări cu privire la articolele de lucru din Inbox-ul dvs., respectiv articolele de lucru care v-au fost alocate.

Această opțiune este activată în mod implicit pentru toți utilizatorii.

Cozile mele

de așteptare

Veți primi notificări despre articolele de lucru care se află în Cozile de așteptare din care faceți parte și/sau pe care le gestionați.

Această opțiune este activată în mod implicit pentru liderii echipei.

Evenimentele despre care să primesc notificări

În plus, trebuie să alegeți evenimentele despre care doriți să fiți notificat referitor la articolele de lucru respective.

Există următoarele opțiuni:

Tipul de notificare

Informații detaliate

Notițe

Noi informații primite

S-a primit un nou e-mail sau o nouă notiță de autoservire în legătură cu articolul de lucru

Utilizatorii abonați să primească notificări pentru un articol de lucru aflat într-un grup asociat cu acesta (de exemplu, Cazuri/Acțiuni secundare/principale a unui Tichet divizat) vor fi și ei notificați.

Articol de lucru atribuit mie

Utilizatorul atribuit unui articol de lucru a fost înlocuit cu mine

Numai utilizatorul căruia i se atribuie articolul de lucru va primi notificarea

Articol de lucru nou în Coada

de așteptare

Coada de așteptare atribuită unui articol de lucru s-a modificat într-o Coadă de așteptare din care fac parte și/sau pe care o gestionez eu

Nou

Fișier adăugat

S-a încărcat manual un nou fișier de către un agent în rubrica fișiere a articolului de lucru

Utilizatorii abonați să primească notificări pentru un articol de lucru asociat cu acesta (de exemplu, Cazuri/Acțiuni secundare/principale a unui Tichet divizat) vor fi și ei notificați.

Memento pentru data scadentă „În pericol”

Data scadentă a articolului de lucru se consideră a fi în pericol. Aceasta se calculează prin scăderea timpului estimat pentru articolul de lucru cu un supliment de 30 de minute din data/ora scadentă.

De exemplu, dacă articolul de lucru trebuie finalizat la ora 17:00, iar timpul estimat pentru finalizarea acestuia este de o oră, memento-ul cu data scadentă „în pericol” va fi trimis la ora 15:30.

Rețineți că această notificare nu va fi trimisă dacă:

articolul de lucru se află în stare de Ciornă
articolul de lucru se află în starea „În curs de desfășurare” și este atribuit unui utilizator
articolul de lucru se află în starea „În așteptare” ȘI data scadentă a fost configurată cu opțiunea „Adăugați timp de așteptare la data scadentă”

Orice utilizator care este abonat să primească notificări pentru articolul de lucru principal (dacă există unul) va primi și această notificare.

Articolul de lucru se află În întârziere

Data scadentă a articolului de lucru nu a fost respectată, iar acesta este acum în întârziere.

Orice utilizator care este abonat să primească notificări pentru articolul de lucru principal (dacă există unul) va primi și această notificare.

Acțiune respinsă

Un robot a respins în mod activ o Acțiune, sau a eșuat în mod repetat să o proceseze.

Orice utilizator care este abonat să primească notificări pentru Cazul principal al Acțiunii (dacă există unul) va primi și această notificare.

Cazul

necesită atenție

Un Caz a întâmpinat o problemă și necesită intervenție înainte de a putea continua.

Utilizatorii abonați să primească notificări pentru un articol de lucru asociat cu acesta (de exemplu, Cazuri/Acțiuni secundare/principale a unui Tichet divizat) vor fi și ei notificați. Rețineți că persoana care a refuzat Acțiunea din cadrul Cazului nu va primi notificarea.

Modificări privind evaluarea inter pares

Evaluarea inter pares a unei Acțiuni a fost marcată ca „Aprobat”, „Respins” sau „Imposibil de finalizat”.

Rețineți că, pentru a primi această notificare, utilizatorii trebuie să îndeplinească următoarele condiții:

să figureze în Coada de așteptare din care face parte Acțiunea respectivă (sau să o gestioneze), ȘI
să fie abonați să primească notificări pentru Acțiunea respectivă (nu este suficient să fie abonați la Caz), ȘI
să aibă activată opțiunea de primire de notificări din „Cozile mele de așteptare”.

În plus, persoana care a realizat evaluarea inter pares nu va primi notificarea.

Rețineți că nu veți primi decât o singură notificare cu privire la același eveniment pentru un articol de lucru.

Cum pot fi notificat - diferite tipuri de notificări

Pentru fiecare eveniment la care vă abonați, veți primi automat o notificare în Work Manager, în Centrul De notificări (prin intermediul pictogramei Notificări din bara de antet) - cu un afișaj al numărului de notificări necitite. Puteți alege, însă, dacă doriți să fiți notificat prin e-mail și/sau prin fereastra pop-up din browser.

Centrul de notificări

Pictograma de Notificări indică numărul de mesaje de notificare necitite.

Dacă faceți clic pe pictograma Notificări, se va deschide Centrul de notificări.

Acesta va afișa mesajele de notificare pe care le-ați primit (indicând cele mai recente 100 de notificări), sortate în „Toate” și „Necitite”.

Dacă faceți clic pe o notificare, veți fi direcționat către articolul de lucru la care se referă.

Totodată, aveți opțiunea de a marca notificările individuale și toate notificările ca fiind citite (din meniul cu elipsă).

Notificări silențioase - Nu deranjați

Opțiunea Nu deranjați dezactivează toate notificările pop-up din e-mail și din browser. Notă: veți continua să primiți notificări în Centrul de notificări.

Puteți ajusta preferințele de notificare dacă faceți clic pe opțiunea „Setări notificări”, sau dacă accesați Setări Utilizator și apoi faceți clic pentru a vizualiza setările de notificare.

Notificările vor fi trimise în limba aleasă de utilizator. Dacă utilizatorul trece la o altă limbă, toate notificările anterioare vor rămâne în limba anterioară, dar notificările noi vor apărea în noua limbă de preferință.

Notificări pop-up din browser

Dacă aveți activate notificările pop-up din browser, acestea vor apărea de fiecare dată când se generează o notificare, în partea din dreapta jos a ecranului. Din dreapta jos a ecranului. Dacă faceți clic pe link-ul articolului de lucru, veți fi direcționat direct la articolul de lucru respectiv.

Notificările pop-up din browser vor apărea pe orice ecran atâta timp cât sunteți conectat la o sesiune în Work Manager.

Permiterea notificărilor pop-up în Browser

Pentru ca notificările pop-up din browser să apară, poate fi necesar să ajustați setările browserului dvs. Dacă trebuie să faceți acest lucru, veți fi avertizat în Centrul de notificări.

Pentru a ajusta setările browserului, accesați secțiunea Setări > Confidențialitate și securitate > Setări site > Permisiuni > Notificări și ajustați setările pentru a vă asigura că site-urile pot trimite notificări către browserul dvs.

Rețineți că, dacă este activată opțiunea „Nu deranjați”, notificările prin e-mail și notificările pop-up din browser vor fi dezactivate și nu vor mai apărea până când această opțiune nu va fi dezactivată. În plus, notificările pop-up din browser nu vor apărea atunci când browserul este în modul incognito.

Notificări prin e-mail

Notificările prin e-mail vor fi trimise la adresa de e-mail care este configurată pentru utilizatori în Builder.

Adresa de la care va fi trimis e-mailul este Adresa de e-mail nemonitorizată care a fost configurată în Builder.

Notificările prin e-mail vor conține un link către articolul de lucru corespunzător. Dacă un utilizator este deja conectat la Enate și face clic pe link, acesta va fi direcționat direct la articolul de lucru respectiv. Dacă utilizatorul se deconectează și face clic pe link, acesta va fi redirecționat către pagina de conectare Enate. Odată autentificat, utilizatorul va fi direcționat direct la articolul de lucru.

Rețineți că, dacă opțiunea Nu deranjați este activată, notificările de e-mail și notificările pop-up din browser vor fi dezactivate și nu vor mai apărea până când această opțiune nu va fi dezactivată.

Notificări pe desktop

Cum puteți vedea notificările pe desktop

Puteți vedea notificările în Centrul de notificări din Work Manager, sub formă de ferestre pop-up din browser și prin e-mail, dar le puteți seta și pentru a le vedea în diferite părți ale desktop-ului, respectiv în meniul de start din Windows și pe ecranul de blocare al computerului.

Sunete pentru notificările de pe desktop

De asemenea, se pot activa sunetele în setările de notificări de pe desktop pentru a permite redarea lor ori de câte ori apare o notificare pe desktop.

Dezactivați toate notificările

Puteți alege să dezactivați TOATE notificările prin selectarea acestei opțiuni în rubrica Setări utilizator din partea de sus a secțiunii Setări notificări.

Dacă această opțiune este activată, nu se va genera nicio notificare. Preferințele dvs. vor fi salvate pentru cazul în care doriți să activați din nou notificările.

Notă: Dacă doriți să reporniți notificările, sistemul va începe să genereze noi notificări pentru dvs., dar cele care ar fi fost generate în perioada intermediară nu vor fi generate retroactiv.

Obținerea de articole de lucru noi

Făcând clic pe butonul „Scoateți din coadă” din antetul grilei Inbox, vi se va atribui o nouă piesă de lucru.

Tragere din Reguli alocare cozi

Cum determină sistemul ce element de lucru să ofere unui utilizator atunci când acesta face clic pe butonul „Trage din Coadă” din propriul Inbox?

Sistemul funcționează analizând toate lucrările neatribuite din toate Cozile la care utilizatorul este conectat și pentru care are permisiuni și atribuie o nouă lucrare, stabilind prioritățile după cum urmează:

Orice element de lucru ÎNTÂRZIAT în prezent (mai întâi elementul cel mai întârziat). Dacă nu se găsește niciunul, atunci
Orice element de lucru care a fost respins de un Robot. Dacă nu se găsește niciunul, atunci
Orice element de lucru (elementul cu scadența cea mai apropiată este selectat primul)

Note: Cozile setate în „modul strict” au rolul de a aloca lucrarea strict roboților. Orice utilizator uman conectat la aceste cozi este acolo doar ca o soluție de rezervă pentru elementele de lucru respinse de la robot și nu primește automat elementele de lucru normale, nerespinse, atunci când apasă „Trage din coadă”.

Tipuri de articole de lucru - Tichete, Cazuri și Acțiuni

Procesarea unui Caz

Appendice

Căutare avansată

Această funcție de căutare avansată disponibilă în fereastra Vizualizări vă oferă o modalitate flexibilă de vizualizare a articolelor de lucru din domeniul dvs. de activitate, deoarece vă permite să selectați mai multe combinații diferite de criterii de căutare, ceea ce vă permite să vizualizați datele articolelor de lucru exact așa cum doriți.

Puteți accesa fereastra „Vizualizări” din secțiunea de Navigare. Dacă plasați cursorul pe opțiunea „Vizualizări”, veți putea vedea aici și o listă a Vizualizărilor salvate (dacă aveți vreuna), ordonate în ordine alfabetică. Puteți crea cu ușurință lista de Vizualizări salvate când lucrați la datele dvs. din rubrica Vizualizări, astfel încât nu trebuie să introduceți de fiecare dată criteriile de căutare.

Căutare în curs

Pentru a utiliza Vizualizări, introduceți criteriile de căutare setând Rubrica, Condiția (de ex. Egal cu, Mai mare decât etc.) și Valoarea în raport cu care să evaluați Condiția

Tabelul de mai jos conține informații suplimentare despre diferitele rubrici disponibile în sistem.

Denumirea rubricii

Descrierea rubricii

Condiția ce se poate aplica

Valoare

Tipul Acțiunii

Permite căutarea unui anumit tip de Acțiuni.

Începe cu

Este egal cu

Selectați dintre: Manual, Manual cu evaluare inter pares, Trimitere e-mail, Trimitere e-mail și așteptare, Inițiere Caz, software-ul ABBYY OCR, Așteptare de finalizare a Cazurilor secundare și Activare API (Interfața de Programare) externă.

Atribuit către

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de numele utilizatorului căruia îi sunt atribuite, sau dacă acestea au fost sau nu atribuite cuiva.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți numele unui agent

Context

Permite căutarea articolelor de lucru într-un anumit context, de ex. client, contract, serviciu

Este egal cu

Selectați un client, contract sau serviciu din meniul derulant

Scadența

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de data scadentă.

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Nu este egal cu

Mai mare decât

Mai mare decât sau egal cu

Mai mic decât

Mai mic decât sau egal cu

Între

Selectați o dată

Data de încheiere

Permite căutarea articolelor de lucru pe baza datei la care au fost finalizate, și anume marcate ca fiind Închise.

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Nu este egal cu

Mai mare decât

Mai mare decât sau egal cu

Mai mic decât

Mai mic decât sau egal cu

Între

Selectați o dată

Ultima actualizare efectuată de

Permite căutarea articolelor de lucru pe baza agentului fizic/digital care a actualizat ultima dată articolul de lucru.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți numele unui agent

Ultima actualizare efectuată la

Permite căutarea articolelor de lucru pe baza datei la care a fost actualizat ultima dată articolul de către un agent fizic/digital.

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Nu este egal cu

Mai mare decât

Mai mare decât sau egal cu

Mai mic decât

Mai mic decât sau egal cu

Între

Selectați o dată

E-mail Solicitant inițial

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de adresa de e-mail a Solicitantului inițial al unui articol de lucru, și anume, a persoanei care a inițiat solicitarea.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți adresa de e-mail unei persoane de contact

Nume Solicitant inițial

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de numele Solicitantului inițial al unui articol de lucru, și anume, a persoanei care a inițiat solicitarea.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți numele unei persoane de contact

Deținut de

Permite căutarea articolelor de lucru pe baza titularului articolului, adică a persoanei care deține responsabilitatea finală pentru articolul respectiv.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți numele unui agent

Denumirea procesului principal

Permite căutarea articolelor de lucru pe baza procesului principal, de ex. dacă se caută numele unui Caz, se vor afișa Acțiunile Cazului respectiv în căutare.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți numele unui proces principal

Referința principală

Numărul de referință al articolului de lucru care a inițiat operațiunea, de ex. Cazul principal.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți numele unui număr de referință

E-mail Contact principal

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de adresa de e-mail a Contactului principal al unui articol de lucru.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți adresa de e-mail unei persoane de contact

Nume Contact principal

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de numele Contactului principal al unui articol de lucru.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți numele unei persoane de contact

Coada de așteptare

Coada de așteptare în care sunt trimise Cazurile/ Tichetele/ Acțiunile pe baza regulii de rutare.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți numele unei Cozi de așteptare

Referința

Un număr de referință unic, de ex. 101342-T.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți numele unui număr de referință

E-mail Solicitant

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de adresa de e-mail a Solicitantului unui articol de lucru.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți adresa de e-mail unei persoane de contact

Nume Solicitant

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de numele Solicitantului unui articol de lucru.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți numele unei persoane de contact

În derulare

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de status. Articolele de lucru în derulare sunt articole de lucru aflate în starea De făcut, În curs de desfășurare, În așteptare

Este egal cu

Bifați Da pentru a căuta articole de lucru care se află în starea De făcut, În curs de desfășurare sau În așteptare.

Bifați Nu pentru a căuta articole de lucru care nu se află în starea De făcut, În curs de desfășurare sau În așteptare.

Programare

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, selectați o programare din lista derulantă

Perioada de programare

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți un interval de programare

Planificare calendaristică

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, selectați o planificare calendaristică din lista derulantă

An calendaristic

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Nu este egal cu

Mai mare decât

Mai mare decât sau egal cu

Mai mic decât

Mai mic decât sau egal cu

Între

În cazul în care condiția pe care ați selectat-o este Egal, Nu este egal, Mai mare decât,

Mai mare decât sau Este egal cu, Mai mic decât, Mai mic decât sau egal cu, Începe cu sau Egal, introduceți un an.

Dacă ați selectat condiția Între, introduceți doi ani diferiți între care doriți să căutați.

Linia de servicii

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de domeniul global de activitate în care se încadrează articolul de lucru, de ex. „Salarizare”.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Selectați o linie de servicii din meniul derulant

Furnizor de servicii

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de compania care furnizează servicii pentru articolul de lucru, de obicei compania dumneavoastră.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Selectați un furnizor de servicii din meniul derulant

Început

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de data la care a fost început articolul de lucru.

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Nu este egal cu

Mai mare decât

Mai mare decât sau egal cu

Mai mic decât

Mai mic decât sau egal cu

Între

Selectați o dată

Început de către

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de utilizatorul care a inițiat articolul de lucru.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți numele unui agent

Început prin metoda

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de modul în care au fost începute, de ex. e-mail de intrare, programare automată, manual.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, selectați una dintre următoarele opțiuni: Flux de lucru, Manual, Autoservire, Robotică, E-mail, Tichet, Încărcare în masă, Programare, Articol de lucru asociat

Stare

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de starea curentă.

Este egal cu

Nu este egal cu

Schiță

De făcut

În curs de desfășurare

În așteptare

Rezolvat

Închis

Motiv privind starea

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de motivul stării curente.

Este egal cu

Nu este egal cu

Acțiunea nu se poate finaliza

Toate Acțiunile relevante s-au finalizat

Toate Tichetele divizate s-au finalizat

Blocat pe baza reglementării operaționale

Anulat

Finalizat

Eșuat

Feedback primit

Fereastra de feedback a expirat

Fișier neidentificat în cursul procesării documentelor

Marketplace nu este configurat

Noi informații primite

Creat recent

Una sau mai multe Acțiuni nu s-au finalizat cu succes

Etapa anterioară finalizată

Redeschis de resursă

Reprelucrare

Data și ora programării atinsă

Caz secundar finalizat

Caz secundar anulat

Caz secundar neinițiat încă

Timp expirat

Necunoscut

Actualizat de Enate

Actualizat de Enate (deoarece s-a realizat Acțiunea de finalizare a Cazului)

Actualizat prin integrare

Actualizat de resursă

Actualizat de echipa de asistență

În așteptare de confirmare manuală

În așteptare a Marketplace

E-mail Subiect

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de adresa de e-mail a Subiectului unui articol de lucru

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți adresa de e-mail unei persoane de contact

Nume Subiect

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de numele Subiectului unui articol de lucru.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți numele unei persoane de contact

Categorie Tichet Nivel 1

Permite căutarea Tichetelor în funcție de nivelul 1 pentru categoria de Tichete, și anume cel mai înalt nivel de clasificare a Tichetelor, de ex. „Cerere de servicii medicale”.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți o valoare de nivel 1 pentru categoria de Tichete

Categorie Tichet Nivel 2

Permite căutarea Tichetelor în funcție de nivelul 2 pentru categoria de Tichete, și anume cel mai înalt nivel de clasificare a Tichetelor, de ex. „Asigurare pentru călătorii internaționale”.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți o valoare de nivel 2 pentru categoria de Tichete

Categorie Tichet Nivel 3

Permite căutarea Tichetelor în funcție de nivelul 3 pentru categoria de Tichete, și anume cel mai detaliat nivel de clasificare a Tichetelor, de ex. „Eligibilitate”.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți o valoare de nivel 3 pentru categoria de Tichete

Titlu

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de titlul acestora - o scurtă descriere textuală a articolului de lucru, de regulă subiectul e-mailului original.

Începe cu

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Dacă ați selectat condiția Începe cu sau Este egal cu, introduceți un titlu pentru articolul de lucru

Tip de așteptare

Permite să căutați articole de lucru în funcție de tipul de așteptare, de ex. dacă acestea au tipul de așteptare „În așteptare de informații suplimentare”, etc.

Este egal cu

Este vacant

Nu este vacant

Nu este egal cu

Sistem extern

Întrerupere

Articole de lucru aferente

În așteptare de informații suplimentare

În așteptare până la

Tipul articolului de lucru

Permite căutarea articolelor de lucru în funcție de tipul acestora, respectiv dacă este vorba despre un Tichet, un Caz sau o Acțiune.

Este egal cu

Selectați Caz, Tichet sau Acțiune

Totodată, puteți gestiona domeniile pe baza câmpurilor de date personalizate configurate în sistem.

Puteți adăuga cât mai multe seturi suplimentare de condiții făcând clic pe pictograma verde de adăugare.

După ce ați specificat condițiile de căutare, apăsați Căutare pentru a afișa Rezultatele Căutării. Numărul total al rezultatelor căutării va fi afișat în partea de sus a grilei.

Selectarea datelor care vor fi afișate în rezultatele căutării

Ca și pentru Inbox-ul activității și Activitățile proprii, puteți alege coloanele de date pe care doriți să le vedeți sau să fie ascunse în grila de rezultate ale căutării, făcând clic pe pictograma de deasupra grilei cu Rezultatele căutării.

Va apărea o fereastră pop-up „Setări afișare și coloane”, permițându-vă să selectați ce coloane de date doriți să afișeze rezultatele căutării.

Notă: Aceste preferințe ale coloanei de date personalizate vor rămâne aceleași atunci când faceți mai multe căutări și când vă conectați din nou.

Gruparea și ordinea

De asemenea, puteți Grupa și Ordona rezultatele căutării selectând preferințele Grupați prin și Ordonați prin din listele derulante respective.

Notă: Doar un singur criteriu de grupare poate fi specificat și rezultatele vor fi încărcate la extinderea unui grup individual.

Salvarea vizualizărilor dvs.

Aveți posibilitatea de a salva vizualizările, ceea ce vă permite să le accesați din nou ori de câte ori doriți. Numărul de vizualizări pe care le puteți salva este nelimitat.

Puteți accesa Vizualizările salvate făcând clic pe link-ul Vizualizări salvate.

Aici puteți căuta o anumită Vizualizare salvată precum și redenumi sau șterge Vizualizările salvate.

Pentru a copia numele Vizualizării salvate, faceți clic pe opțiunea de copiere din fila respectivă:

Exportarea vizualizărilor de Căutare avansată în Excel

Puteți exporta datele de vizualizare din Căutările avansate în Excel. Urmăriți acest clip video pentru informații suplimentare:

Pentru a exporta vizualizările într-o foaie de calcul Excel, introduceți criteriile de căutare în pagina de Căutare avansată și apoi faceți clic pe „Comutați pentru exportare”.

Se va afișa o listă a tuturor fișierelor exportate anterior, precum și data la care au fost descărcate, dimensiunea fișierului, numărul total de rânduri din fișier, data la care a fost solicitată exportarea fișierului, data la care a început exportarea, precum și data finalizării acesteia.

Înainte de a exporta căutarea, puteți edita numele fișierului sub forma căruia se va exporta.

Aveți posibilitatea de a ajusta rubricile pe care doriți să le vizualizați în fișierul Excel, accesând opțiunea „Selectare coloane”. Rubricile selectate din cadrul căutării vor fi selectate automat, dar puteți ajusta selecția și aici.

Apoi faceți clic pe „Exportare”.

Fișierul va apărea ca un rând nou în secțiunea Fișiere exportate, cu pictograma „În coada de așteptare” în dreptul acestuia. Faceți clic pentru a reîmprospăta grila.

După reîmprospătare, pictograma se va transforma într-un semn de bifare simplu de culoare verde, indicând că exportarea a fost finalizată.

În cazul în care intervine o eroare în timpul exportării fișierului, în dreptul acestuia se va afișa o pictogramă roșie de avertizare.

Puteți descărca fișierul făcând clic pe numele acestuia.

După descărcare, pictograma se va transforma într-un semn de bifare dublu de culoare verde, indicând astfel că fișierul a fost descărcat.

Ora și data descărcării vor apărea în rubrica „Descărcat la”.

Datele din Căutarea avansată vor fi exportate într-un fișier .xlsx, inclusiv titlurile rubricilor selectate.

Rețineți că, în această versiune, titlurile rubricilor vor apărea numai în limba engleză. Acestea vor fi traduse într-o versiune viitoare.

Rețineți, de asemenea, că puteți exporta până la maximum un milion de rânduri.

Numele rubricilor din fișierul exportat diferă de numele afișate în interfața de utilizare, din pagina de Căutare avansată.

Notă suplimentară: Accesul la această opțiune de exportare în Excel nu este activat pentru Rolurile standard de membru și lider de echipă. Pentru a permite accesul la această funcție, trebuie creat un Rol personalizat prin intermediul secțiunii Gestionare utilizatori din Builder, și trebuie activată opțiunea „Poate exporta vizualizări de Căutare avansată în Excel” în secțiunea de „Căutare avansată”.

Copiere/lipire în Excel

Puteți copia și lipi informațiile din grila Vizualizări într-o foaie de calcul Excel selectând informațiile pe care doriți să le copiați și utilizând Ctrl C și Ctrl V. Informațiile care sunt copiate și lipite includ toate filtrele aplicate. De asemenea, titlurile coloanelor vor fi copiate și lipite automat.

Puteți, de asemenea, să copiați și să lipiți toate informațiile din grila Vizualizări folosind Ctrl-A.

Notă: vor fi copiate numai informațiile care au fost încărcate în grila Vizualizări.