En la versión 2023.3 de Enate, hemos añadido nuevas y potentes funciones para que utilicen sus equipos de operaciones en Work Manager, así como una serie de integraciones basadas en GPT en nuestro Mercado en línea que serán útiles en sus actividades diarias.

Consulte este vídeo para obtener una rápida descripción general de las nuevas funciones que obtendrá:

Informes integrados

Hemos añadido la función de generación de informes integrados en Work Manager, impulsada por la amplia plataforma de generación de informes Power BI de Microsoft.

Usted obtendrá lo siguiente:

• Informes estándar listos para usar basados en datos de Enate. Su rol de usuario determinará qué informes estándar puede ver.

• La posibilidad de basarse en los informes estándar para crear sus propios informes personalizados con exactamente lo que desee.

• La posibilidad de guardar sus informes personalizados para que pueda volver a ellos fácilmente.

• La posibilidad de compartir sus informes con quien usted crea que necesita verlos.

• Los Líderes de equipo o los usuarios con el permiso "Pueden personalizar informes" también tendrán acceso a las opciones de edición avanzadas que les permitirán crear nuevas imágenes y eliminarlas, así como crear y eliminar tarjetas.

Consulte este vídeo para saber más:

Roles de usuario

También hemos simplificado la forma de dar acceso a los usuarios a determinadas funciones mediante la implementación de Roles de usuario. Ahora, en lugar de tener que establecer varios niveles de acceso diferentes cada vez que crea una cuenta de usuario, todo lo que debe hacer es elegir el rol que necesita un usuario. Esto determina lo que pueden ver y hacer en Work Manager y, en el caso de los administradores, en Builder. Puede elegir entre los roles estándar, proporcionados por Enate, o puede crear Roles personalizados y dar a los usuarios los niveles de acceso precisos que necesitan.

Consulte este vídeo para saber más:

Más integraciones en el Mercado en línea

En el Mercado en línea de Enate hemos hecho significativos avances en el espacio de IA y ahora podemos ofrecer EnateAI, una opción de GPT sin configuración suministrada por Enate que utiliza nuestra propia instancia OpenAI alojada en Azure para el motor GPT3. También hemos añadido una serie de adaptadores OpenAI que le permiten hablar con la API OpenAI directamente a través de su propia cuenta OpenAI y claves de API. Y si prefiere ejecutar estos patrones a través de su propia plataforma Azure, nuestros nuevos adaptadores AzureAI le permiten utilizar su propia instancia Azure de OpenAI que puede gestionar y controlar, proporcionándole un gran control y detalle de la información que pasa a través de la API. Estos adaptadores están disponibles para los siguientes patrones:

• Clasificación de correos electrónicos: clasifica y categoriza automáticamente los Tickets, por lo que los agentes no tienen que hacerlo manualmente.

• Extracción de datos de correo electrónico: nuevo patrón que rellena automáticamente la información importante de los correos electrónicos en tarjetas personalizadas en sus Tickets y Casos, lo que evita que los agentes tengan que hacerlo manualmente.

• Evaluación de correos electrónicos de agradecimiento: detecta automáticamente si los correos electrónicos entrantes a una tarea resuelta son simples "correos electrónicos de agradecimiento" y, en caso afirmativo, los devuelve automáticamente al estado "resuelto" sin que los usuarios agentes tengan que realizar manualmente estas comprobaciones repetitivas.

• Análisis de opinión: analiza el contenido de los correos electrónicos entrantes, determina su sentimiento (por ejemplo, si son positivos o negativos) y muestra esta información a los usuarios para que puedan determinar la opinión de un correo electrónico de un solo un vistazo.

Otras incorporaciones

También hemos introducido algunas mejoras en la página de Vistas. En primer lugar, hemos cambiado el nombre de esta página por "Búsqueda avanzada". También hemos añadido más datos y funciones: ahora puede buscar por tarea y ver si se ha reabierto, cuándo y por quién, y hemos añadido opciones de búsqueda y visualización más sofisticadas para las tareas atrasadas. Además, hemos añadido una función que permite crear archivos de exportación para descargar los resultados de la búsqueda en Excel.

Hemos añadido otras opciones de captura de datos para ayudarle a mejorar los cálculos de los SLA totales. Ahora puede capturar la fecha inicial de una solicitud para que, en el caso de las solicitudes que abarcan varias tareas relacionadas, pueda utilizar la fecha de inicio de la solicitud inicial para calcular los SLA. Además, hemos añadido datos para proporcionar información más detallada sobre las tareas que están atrasadas, lo que le permite ver qué tareas están atrasadas y por cuántos días lo están.

También le damos acceso directo en Builder a la configuración del inicio de sesión único y la política de contraseñas, por lo que sus administradores ahora deberían tener un control más directo sobre el mantenimiento de esto.

Descripción general

Work Manager de Enate le ofrece funciones de generación de informes integrados, impulsados por la plataforma de generación de informes Power BI de Microsoft, que le proporciona mucha información adicional para obtener nuevas perspectivas y apoyo para sus operaciones comerciales.

Usted obtendrá lo siguiente:

• Informes estándar listos para usar basados en datos de Enate. Su rol de usuario determinará qué informes estándar puede ver.

• La posibilidad de basarse en los informes estándar para crear sus propios informes personalizados con exactamente lo que desee.

• La posibilidad de guardar sus informes personalizados para que pueda volver a ellos fácilmente.

• La posibilidad de compartir sus informes con quien crea que necesita verlos.

• Los Líderes de equipo o los usuarios con el permiso "Puede personalizar informes" también tendrán acceso a opciones de edición avanzadas que les permitirán crear nuevas imágenes y eliminarlas, así como crear y eliminar tarjetas.

Consulte este vídeo para saber más:

Acceder a un informe

Puede acceder a los informes desde la nueva sección de Work Manager en el menú de navegación.

Al hacer clic en el enlace principal de Informes, se abrirá la página Informes, en la que se mostrará el informe estándar predeterminado según su rol. Para los Líderes de equipo será el informe Vista del equipo y para los Miembros del equipo será el informe Descripción general del usuario.

Si pasa el ratón por encima del enlace Informes, verá una lista de los informes a los que tiene acceso, divididos en varias secciones:

• Informes estándar: aquí podrá ver los informes estándar listos para usar asociados a los datos de su rol. Su rol de usuario determinará qué informes estándar puede ver: por lo general, si tiene acceso a nivel de miembro del equipo, verá el informe "Descripción general del usuario", que muestra los datos sobre sus propias tareas, y si tiene acceso a nivel de líder de equipo, también podrá ver la "Vista del equipo", que muestra los datos sobre las tareas de todo su equipo.

• Mis informes: aquí podrá ver los informes que ha personalizado de alguna manera y guardado como un nuevo informe.

• Compartidos conmigo: se trata de informes, personalizados o estándar, que otra persona ha compartido con usted.

Los informes están ordenados alfabéticamente y puede marcar un informe como favorito. Los informes favoritos aparecerán encima de los que "no lo son".

Estructura de un informe

Una vez abierto un informe, en la parte superior verá el nombre del informe y cuándo se actualizó por última vez.

El botón "Todos los informes" le mostrará la lista de informes a los que tiene acceso, divididos en varias secciones:

• Informes estándar: se trata de informes estándar listos para usar asociados a los datos de su rol.

• Mis informes: se trata de los informes que ha personalizado de alguna manera y luego guardado como un nuevo informe.

• Compartidos conmigo: se trata de informes, personalizados o estándar, que otra persona ha compartido con usted.

Puede guardar un informe personalizado haciendo clic en la opción "Guardar como" y compartir un informe a través del botón Compartir.

Por lo general, un informe contendrá una mezcla de tarjetas, que le mostrarán información a nivel de los titulares, y una serie de imágenes.

Los campos de datos a los que tendrá acceso dependerán del informe al que tenga acceso: cada informe tiene su propio conjunto de campos de datos. Si tiene acceso a un informe, también tendrá acceso a todos los campos de datos del informe. Por ejemplo, el informe "Descripción general del usuario", y cualquier informe creado a partir de él, muestra datos sobre usted y sus tareas. El informe "Vista del equipo" o, de nuevo, cualquier informe creado a partir de él, permite acceder a datos sobre su equipo y las tareas en su área comercial de forma más general.

Si hay alguno de sus campos de datos personalizados que le gustaría ver en sus informes, pida a su administrador que se ponga en contacto con el servicio de atención al cliente de Enate para que los pongan a su disposición.

Todos los usuarios tienen la posibilidad de personalizar un informe para que los datos se muestren tal y como desean, por ejemplo, aplicando filtros o ajustando los campos de datos. Consulte la sección Personalizar un informe para saber más sobre las opciones que tiene a disposición.

Si dispone del permiso "Puede personalizar informes", podrá hacer clic en el modo "Avanzado" y acceder a opciones de edición más avanzadas, que incluyen todas las opciones de personalización estándar, así como la posibilidad de crear imágenes totalmente nuevas y eliminarlas, y crear y eliminar tarjetas.

Personalizar un informe

Todos los usuarios tienen la posibilidad de personalizar un informe para que los datos se muestren tal y como ellos quieren.

Hay una serie de opciones de filtro en la parte superior que se pueden aplicar al informe. Puede elegir filtrar el informe por clientes, contactos, etc., además de tipos específicos de Caso o Ticket (bajo el menú desplegable Proceso) y ciertas Listas o tareas en un estado determinado. Si desea eliminar todos estos filtros, haga clic en el botón principal de visualización de filtros y desplácese hacia abajo hasta encontrar el enlace Borrar filtros.

Si pasa el ratón por encima de una imagen, también tendrá más opciones de edición. Los enlaces en el encabezado de cada imagen le permitirán profundizar y aplicar más filtros.

Si hace clic en el enlace Personalizar, podrá ver muchas más opciones con las que puede experimentar. Puede cambiar el tipo de visualización para mostrar sus datos de una forma diferente y puede cambiar los campos de datos utilizados en la imagen.

Los campos de datos a los que tendrá acceso dependerán del informe al que tenga acceso: cada informe tiene su propio conjunto de campos de datos. Si tiene acceso a un informe, también tendrá acceso a todos los campos de datos del informe.

Por ejemplo, el informe "Descripción general del usuario", y cualquier informe creado a partir de él, muestra datos sobre usted y sus tareas. El informe "Vista del equipo" o, de nuevo, cualquier informe creado a partir de él, permite acceder a datos sobre su equipo y las tareas en su área comercial de forma más general.

Si hay alguno de sus campos de datos personalizados que le gustaría ver en sus informes, pida a su administrador que se ponga en contacto con el servicio de atención al cliente de Enate para que los pongan a su disposición.

Además, puede exportar una imagen individual a Excel. También existe una opción de "enfoque" para obtener una vista específica de una sola imagen, y puede elegir ver los datos subyacentes en una tabla.

Puede descartar fácilmente los cambios en cualquier momento volviendo a la vista anterior de una imagen.

Puede encontrar más información sobre las opciones de edición en la documentación de Power BI de Microsoft, disponible aquí:

También puede guardar un informe personalizado haciendo clic en la opción "Guardar como", para que le resulte más fácil volver a consultarlo, y puede compartir un informe mediante el botón Compartir.

Guardar un informe

Puede guardar su informe personalizado para poder acceder a él fácilmente en cualquier momento haciendo clic en el botón "Guardar como".

Según quién haya creado originalmente el informe, existen un par de opciones a la hora de guardarlo:

• Si ha realizado ajustes en un informe creado por otra persona, deberá guardar el informe como uno nuevo (la casilla "Guardar como nuevo informe" se selecciona automáticamente), ya que no es su informe original.

• Si ha realizado ajustes en un informe creado por usted mismo (y el informe se encuentra en su sección "Mis informes"), puede:

• Actualizar el informe existente haciendo clic en "Guardar como" y desmarcando la opción "Guardar como nuevo informe".

• Guardar el informe como un informe nuevo haciendo clic en "Guardar como" y seleccionando la opción de guardar el informe como un informe nuevo.

Una vez que haya hecho clic en "Confirmar", el informe guardado aparecerá en la sección "Mis informes", a la que puede acceder desde el encabezado principal del sistema o desde la lista de informes de su página de informes. Todos los informes guardados aparecerán aquí.

Modo avanzado

Además de todas las opciones de personalización de un informe enumeradas anteriormente, los Líderes de equipo o las personas que tengan el permiso "Puede personalizar informes" tendrán acceso a las opciones de edición avanzadas.

Esto les permite eliminar por completo y crear imágenes nuevas dentro de un informe, en lugar de solo poder modificar los informes existentes, y les ofrece la posibilidad de crear y eliminar tarjetas que contengan información a nivel de los titulares.

Puede descartar sus cambios fácilmente en cualquier momento volviendo a la vista anterior de una imagen.

Puede obtener más información sobre las opciones avanzadas de edición en la documentación de Power BI de Microsoft, disponible aquí:

Compartir un informe

También puede compartir informes con otros usuarios haciendo clic en la opción "Compartir" y seleccionando con qué usuarios desea compartirlo.

A continuación, el informe aparecerá en la sección de Informes compartidos del usuario.

Además, aquí puede copiar la URL del enlace del informe si desea compartirlo a través de otra aplicación.

Los informes que se hayan compartido con usted aparecerán en su lista de Informes compartidos.

Eliminar un informe

Cuando se trata de eliminar informes, hay algunas cosas que debe tener en cuenta.

• Puede eliminar cualquiera de sus informes personalizados, es decir, cualquiera de los informes de la sección "Mis informes".

• Puede eliminar cualquier informe que haya sido compartido con usted, es decir, cualquiera de los informes de la sección "Informes compartidos". La eliminación de un informe que se haya compartido con usted no eliminará el informe para nadie más.

• No puede eliminar un informe estándar original. Sin embargo, si ha personalizado un informe estándar y lo ha guardado (y por lo tanto aparece en la sección "Mis informes"), puede eliminar ese informe personalizado (véase el punto anterior).

• Al eliminar un informe que ha compartido con otro usuario, se eliminará el informe "original" para usted, así como el informe compartido para el otro usuario. Además, ese usuario ya no podrá acceder al informe a través de un enlace URL guardado.

• Cualquier informe que usted haya eliminado seguirá siendo accesible a través de un enlace URL guardado.

Informes estándar disponibles

En este momento, Enate ofrece dos informes estándar listos para usar:

• Informe de la vista del equipo

• Informe de la descripción general del usuario

Su rol de usuario determinará qué informes estándar puede ver.

Informe de la vista del equipo

El informe de la vista del equipo le muestra los datos de las tareas en las Listas que usted gestiona o de las que forma parte.

El informe de la vista del equipo contiene los siguientes conjuntos de datos disponibles:

Informe de la descripción general del usuario

El informe de la descripción general del usuario le muestra los datos sobre sus propias tareas.

El informe de la descripción general del usuario contiene los siguientes conjuntos de datos disponibles:

Información atrasada

Hemos añadido las siguientes opciones de captura de datos para proporcionar información más detallada sobre las tareas que están atrasadas:

• Está atrasado: esto muestra si el SLA de una tarea se ha incumplido o no.

• Atrasado por días: esto muestra por cuántos días o días laborables (según la configuración de la fecha de vencimiento) está atrasada la tarea.

• Solo se mostrará un valor si la tarea está atrasada.

• Este valor se determina calculando la diferencia entre la fecha de vencimiento y la fecha actual.

• Los días de atraso de las tareas en ejecución (es decir, tareas en estado Borrador, Por hacer, En progreso o En espera) se mostrarán en intervalos de "Menos de 1", "1-2", "2-3", etc. hasta "6-7".

• Las tareas en ejecución que se hayan atrasado más de siete días laborables se mostrarán como atrasadas "7+" días laborables.

• En el caso de las tareas resueltas o cerradas, el número de días de atraso será exacto, por ejemplo "10-11".

• Tenga en cuenta que el motor calcula el valor una vez al día (posiblemente a medianoche).

Estos datos están disponibles en:

• la cuadrícula de la página de inicio para ser utilizados como columnas;

• la página de búsqueda avanzada

• para crear vistas de búsqueda avanzada;

• en la cuadrícula de resultados de búsqueda avanzada para ser utilizados como columnas;

• en la cuadrícula de resultados de búsqueda avanzada para agrupar los resultados de la búsqueda (tenga en cuenta que para esto solo se puede utilizar la opción "Está atrasado").

También hemos añadido una opción de "Atrasado por horas" que solo aparecerá en la cuadrícula de resultados de la Búsqueda avanzada para utilizarla como columna. Esta opción muestra el número de horas o de horas laborables (según la configuración de la fecha de vencimiento) en que se ha atrasado la tarea. Al igual que en el caso de los días de atraso, solo se mostrará un valor si la tarea está atrasada. Tenga en cuenta que el motor calcula el valor una vez al día (posiblemente a medianoche).

Fecha y hora de inicio de la solicitud inicial

Hemos añadido la opción de capturar la fecha y hora de inicio de la solicitud para las tareas con el fin de ayudar a mejorar los cálculos de SLA al permitirle capturar todo el tiempo que se ha tardado en completar una solicitud, en lugar de solo el tiempo que se ha estado trabajando en una tarea individual.

Esto se mostrará como un campo adicional en la tarjeta de información de una tarea si la fecha de inicio de la solicitud inicial es diferente a cuando se creó la tarea.

La fecha de solicitud inicial también se puede utilizar para organizar las tareas en las cuadrículas de la página de inicio, para crear vistas de búsqueda avanzada y en los informes.

Este dato también se ha añadido como nuevo método de fecha de vencimiento:

Estos datos son útiles en situaciones en las que es necesario crear una nueva tarea a partir de una solicitud original, por ejemplo, cuando se crea un Sub-Caso, cuando un Ticket se convierte en un Caso, cuando se modifica un Caso o una Acción, cuando se crea una Acción a través de la opción "Iniciar Acción", cuando se crea una nueva tarea enlazada o cuando un correo electrónico llega a una tarea cerrada que desencadena la creación de una nueva para continuar la solicitud original.

Por ejemplo, si llega una solicitud que genera un Ticket el 1/12/2023 a las 09:00, tanto la fecha/hora de "Creado el" existente como la fecha/hora de "Solicitud inicial el" para ese Ticket serán 1/12/2023 a las 09:00. Como ambas fechas y horas son iguales, solo se mostrará la fecha y hora de "Creado el".

Si una vez que alguien ha empezado a trabajar en el Ticket se hace evidente que el Ticket necesita convertirse en un Caso y entonces convierten el Ticket en el Caso necesario, la fecha/hora de "Solicitud inicial el" para el Caso recién creado será también el 1/12/2023 a las 09:00, es decir, capturará la fecha/hora de inicio del Ticket original (y de la solicitud). Sin embargo, la fecha "Creado el" para el Caso recién creado será posterior, por ejemplo el 1/12/2023 a las 11:00. Y debido a que ambas fechas/hora son diferentes, la fecha/hora de creación del nuevo caso será la misma. Y debido a que ambas fechas/horas son diferentes, se mostrarán tanto la fecha/hora de "Solicitud inicial el" como la fecha/hora de "Creado el".

Hemos realizado una serie de mejoras en la función Vistas. En primer lugar, hemos cambiado su nombre a "Búsqueda avanzada".

También hemos introducido algunas mejoras en el diseño: las tareas aparecerán ahora en sus colores R/A/G y los estados también aparecerán junto a las tareas.

Hemos añadido más información con la que puede realizar búsquedas en la página Búsqueda avanzada. Puede crear búsquedas con los siguientes campos adicionales:

Exportar vistas de Búsqueda avanzada a Excel

Puede exportar a Excel los datos de las vistas de sus Búsquedas avanzadas. Consulte este vídeo para obtener más información:

Para exportar los datos de las vistas a una hoja de cálculo de Excel, introduzca los criterios de búsqueda en la página Búsqueda avanzada y, a continuación, haga clic en "Cambiar a exportar".

Esto le mostrará una lista de todos los archivos exportados anteriormente, así como cuándo se descargaron, el tamaño del archivo, el número total de filas del archivo, cuándo se solicitó la exportación del archivo, cuándo comenzó y finalizó la exportación.

Antes de exportar su búsqueda, puede editar el nombre del archivo con el que se exportará.

También puede ajustar las columnas que desea ver en la exportación de Excel haciendo clic en "Seleccionar columnas". Las columnas seleccionadas en su búsqueda se seleccionarán automáticamente, pero también puede ajustar su selección aquí.

Luego, haga clic en "Exportar".

Su archivo aparecerá como una nueva fila en la sección Archivos exportados con un icono de "a la espera" junto a él. Haga clic para actualizar la cuadrícula.

Una vez actualizado, el icono cambiará a una marca verde para indicar que la exportación se ha completado.

Si se ha producido un error al exportar el archivo, aparecerá un icono rojo de advertencia junto a él.

Puede descargar el archivo haciendo clic en su nombre.

Una vez que se haya descargado, el icono cambiará a una doble marca verde para indicar que se ha descargado.

La fecha y hora de descarga aparecerán en la

columna "Descargado el".

Los datos de su búsqueda avanzada se habrán exportado a un archivo .xlsx, incluidos los títulos de las columnas seleccionadas.

En la versión 2023.2 de Enate, hemos añadido algunas funciones en Work Manager y en nuestras funciones de integración para ayudarle a planificar y hacer un seguimiento de su trabajo. Hemos añadido una Lista de prioridades para permitirle elaborar listas de Tickets, Acciones y Casos en los que desea centrarse. Hemos hecho ajustes en la Bandeja de entrada de tareas del equipo para mostrar TODAS las tareas, incluso aquellas en estado En espera, para facilitar la planificación del equipo.

A medida que crece el Mercado en línea de Enate, hemos añadido una serie de funciones de Análisis de correo electrónico a sus opciones de Integración, para ayudarle a categorizar y gestionar tareas repetitivas para correos electrónicos entrantes a fin de que usted no tenga que hacerlo.

Para prepararnos para una amplia gama de avances que tendrá lugar en las próximas versiones de Work Manager, hemos pasado a ser una Aplicación de varias páginas. Ahora, cuando abre enlaces en Work Manager, estos se abrirán en nuevas pestañas específicas en su navegador.

Eche un vistazo a este vídeo para saber más acerca de estas y otras mejoras:

Nuevas funciones

• Aplicación de varias páginas: Como se mencionó anteriormente, hemos cambiado la forma de abrir los enlaces en Enate. Ahora cada enlace se abre en su pestaña específica del navegador (o reemplaza el contenido en su pestaña existente, si así lo prefiere).

• Lista de prioridades: Esta nueva función de Work Manager le permite elaborar una lista de tareas en las que desea centrarse. Tal vez como parte de una lista diaria de tareas o como un acceso directo práctico para acceder a las tareas rápidamente.

• Posibilidad de finalizar los Casos antes de tiempo: Ahora no tiene que mover un Caso a lo largo de todo su flujo para poder Resolverlo. Puede añadir varios puntos finales diferentes para permitir el cierre en función de determinadas condiciones.

• Nuevas integraciones del Mercado en línea: Hemos puesto a disposición una serie de nuevas integraciones en nuestro Mercado en línea, centrado en el Análisis de correo electrónico para ayudar en las evaluaciones de correos entrantes que toman más tiempo.

• Mejores datos de seguimiento de tareas: Puede ver cuándo se han Reabierto las tareas más fácilmente, y ver más información cuando las tareas cambian de estado.

• Soporte de divisas: Un nuevo tipo de datos que le ayudará a gestionar las divisas como parte de sus Tickets, Casos y Acciones.

• Localización de tarjetas personalizadas: Ahora puede traducir los nombres de las Tarjetas, lo que permite contar con un formulario completamente localizado.

Notas sobre la versión

Puede consultar cada una de las nuevas Funciones, Mejoras y Arreglos de errores de programación que hemos incluido en esta versión en las siguientes secciones. Para obtener una lista más completa de los cambios, incluidos los cambios en la API, cambios en el almacén de datos y cualquier cambio en el software que pueda causar fallas en otros componentes, consulte la sección dedicada a NOTAS SOBRE LA VERSIÓN.

Con la nueva versión 2023.2 de Enate, hemos realizado un cambio en la forma en la que el sistema abre los enlaces a nuevas tareas en Work Manager. Anteriormente, cuando hacía clic en un enlace, por ejemplo, para abrir un Ticket o una Acción desde su página de inicio, o para abrir su página de bandeja de entrada de correos electrónicos, este se abría en una nueva pestaña debajo de la barra de encabezado naranja.

Con la versión 2023.2, eliminamos este enfoque y convertimos a Work Manager en una Aplicación de varias páginas. En lugar de las pestañas dentro del producto, verá que al hacer clic en un enlace, se abrirá una nueva pestaña del navegador para mostrar ese contenido, de modo que cada sección se mostrará en su propia pestaña del navegador. Eche un vistazo a este vídeo explicativo:

Hay algunas cosas útiles que puede hacer con este enfoque de varias páginas que le facilitan el trabajo diario:

• Ahora puede tener dos pestañas abiertas al mismo tiempo, una al lado de la otra. Por ejemplo, puede tener su bandeja de entrada de correo electrónico abierta al mismo tiempo que visualiza un Ticket o una Acción, lo que le permite leer correos sin pasar de una pantalla a otra.

• Puede compartir fácilmente enlaces a tareas específicas entre los miembros del equipo. Si tiene un Ticket, una Acción o un Caso abierto y desea indicárselo a otro miembro del equipo, solo tiene que copiar la URL y enviársela. Cuando abran el enlace, accederán directamente a esa tarea. Podrá ver la referencia a la tarea en la pestaña del navegador que se abre.

Cambiar de "Abrir en una nueva pestaña del navegador" a "Abrir en la misma pestaña"

Si prefiere no abrir todos sus nuevos enlaces en nuevas pestañas del navegador, puede simplemente ir a sus ajustes de usuario y cambiar a un enfoque diferente: mostrar el contenido del enlace en la misma pestaña del navegador. En la configuración verá la opción "Abrir enlaces en una nueva pestaña del navegador". DESACTÍVELA (está ACTIVADA por defecto para los usuarios), y guarde sus cambios.

Ahora, cuando hace clic en los enlaces, verá que el nuevo contenido se muestra en su pestaña del navegador actual.

Otras herramientas de navegación útiles cuando trabaja en modo "Abrir en la misma pestaña"

Otras cosas para tener en cuenta cuando trabaja con este enfoque de pestañas diferente:

• Puede usar los botones adelante y atrás del navegador para volver a las pantallas en las que se encontraba anteriormente.

Hola y bienvenido a la sección de “Novedades” de Ayuda de Enate. Aquí podrá ponerse al tanto de todas las nuevas funciones y mejoras que hemos ido añadiendo a Enate. En las siguientes secciones podrá ver las explicaciones de las funciones que obtiene con cada nueva versión, así como las notas detalladas de la versión para la corrección de errores de programación y las mejoras más pequeñas.

Consulte los siguientes enlaces para obtener información sobre nuestras versiones más recientes:

Aunque esta sección de "Novedades" le mantendrá actualizado de todas las incorporaciones recientes a Enate, no es una fuente exhaustiva de todas las funciones de Enate. Para obtener una visión más completa, debería consultar la sección principal de

En esta nueva versión de Enate, hemos añadido una nueva función a Work Manager que les permite a los usuarios elaborar una lista de tareas en las que desean centrarse, en una Lista de prioridades específica. Quizás esto puede usarse como parte de una lista de tareas diarias, o como un acceso directo práctico para llegar a las tareas a las que necesita acceder rápidamente. Eche un vistazo a este vídeo para saber más:

Puede añadir Tickets, Acciones y Casos a la lista, incluso aquellos que no le hayan sido asignados, hasta un máximo de 50 tareas. Puede acceder a su Lista de prioridades desde cualquier lugar en Work Manager al hacer clic en el ícono de la Lista de prioridades en su barra de encabezado.

Al hacer clic en una tarea de su lista, accederá directamente a esa tarea, ya sea en una nueva pestaña del navegador o en la vista existente, si está configurado para abrir enlaces de esta manera.

Añadir tareas a su Lista de prioridades

Puede añadir tareas a su Lista de prioridades de varias maneras:

• En primer lugar, puede añadirlas desde la propia Lista de prioridades haciendo clic en el icono más y luego buscando el título o el número de referencia de la tarea que busca. Seleccione qué tarea o tareas desea añadir desde el resultado de la búsqueda y haga clic para añadirla(s).

• Otra manera es hacer clic en el ícono "Añadir a la Lista de prioridades" dentro de un Ticket, Acción o Caso.

• Además, puede añadir tareas a la lista desde la cuadrícula de la página de inicio al seleccionar una o varias tareas y hacer clic en la opción "Añadir a la Lista de prioridades" que aparece en el encabezado de la cuadrícula.

Una vez añadidas, las tareas pueden organizarse fácilmente en su lista. Solo arrastre y suelte las tareas para volver a ubicarlas.

Eliminar tareas de la Lista de prioridades

Si está accediendo a un Ticket, Caso o Acción que ya se encuentra en su Lista de prioridades, se le mostrará con el ícono de la Lista de prioridades marcado. Puede volver a hacer clic en ese enlace para eliminarlo de su lista, o pueden eliminarse fácilmente desde la propia lista. Seleccione una o más, haga clic en el enlace eliminar y luego confirme.

Una cosa para tener en cuenta es que una vez que una tarea pasa a un estado Resuelto o Cerrado, se eliminará automáticamente de su Lista de prioridades, y se liberará espacio para otras tareas abiertas en las que desee centrarse. Sin embargo, los usuarios aún pueden añadir tareas en cualquiera de estos estados en la Lista de prioridades si lo desean.

Permitir la apertura de tareas de la Lista de prioridades

Además, cuando un usuario intenta abrir varios enlaces en una nueva pestaña desde la Lista de prioridades, es posible que ocasionalmente no pueda hacerlo y en su lugar se le muestre una ventana emergente indicando que se ha bloqueado la apertura de varias pestañas. Los usuarios solo tienen que hacer clic para permitir las ventanas emergentes y las redirecciones de Enate.

Descripción general

Cuando usa la condicionalidad en los flujos de su Caso, puede usar una serie de tipos de datos del sistema como parte de su condición. Por ejemplo, campos de tareas estándar del sistema y campos de datos personalizados.

Ahora hemos añadido la posibilidad de usar los resultados de los elementos de la lista de verificación individual, tanto a nivel global como local, en sus condiciones, lo que le permite elegir rutas alternativas en función de cómo resultó la verificación.

Consulte este vídeo para saber cómo hacerlo, o lea a continuación para conocer más información y detalles concretos:

Cómo añadir una condición en función de la lista de verificación de una Acción

Al hacer clic en el menú desplegable aparecerán las Acciones que tienen listas de verificación para elegir. Se mostrarán en el orden en que las Acciones aparecen en el flujo. Al hacer clic en una Acción se mostrarán las verificaciones en las que puede basar su condición, y se muestran en el orden en que aparecen en la lista de verificación.

Solo puede usar las condiciones "Igual a" y "No igual a" para las condiciones basadas en los resultados de una verificación de una lista de verificación de una Acción, como lo haría con cualquier campo de datos de texto corto.

Los valores para los que puede crear condiciones en relación con un elemento de la lista de verificación son "Sí", "No" y "NA" para No aplicable. Tenga en cuenta que estos valores distinguen entre mayúsculas y minúsculas y deben introducirse en el campo de valores exactamente entre comillas dobles.

Como estándar, asegúrese de crear una rama "otro", para manejar el flujo cuando no se cumplen sus condiciones. En el momento de la ejecución, si no se cumple la condición, el sistema ejecutará la rama "Otro".

Si está usando la opción avanzada para desarrollar una expresión más compleja, los elementos de la lista de verificación también pueden incorporarse aquí. Una vez que los haya recogido de la lista del menú desplegable, se añadirán a su expresión con un GUID identificatorio único.

Una vez que esté satisfecho con la configuración de su condición, haga clic en "validar" para garantizar que funcionarán al momento de la ejecución, luego haga clic en "Aceptar" para aplicar la condición al flujo del Caso.

Descripción general

También hemos añadido la posibilidad de omitir automáticamente una revisión por compañeros si se cumplen determinadas condiciones. Una nueva opción ahora está disponible para añadir condiciones a una Acción de Revisión por compañeros en la configuración del Caso. Si se cumple esa condición, la parte de la Acción relativa a la revisión por compañeros ya no será necesaria y se omitirá.

Esto le da más flexibilidad al usar Acciones de Revisión por compañeros y le permite evitar revisiones por compañeros innecesarias.

Consulte este vídeo para obtener más información:

Establecer una condición para omitir la revisión por compañeros

Para establecer una condición para una revisión por compañeros, en la pantalla de flujo de Casos seleccione el tipo de Acción "manual con revisión por compañeros" correspondiente y, en la pestaña Revisión por compañeros, haga clic en el icono "Omitir si".

En la ventana emergente resultante, establezca su condición: elija un campo de datos (que puede ser estándar o uno de sus propios elementos de datos personalizados), una condición y un valor.

Una vez que esté satisfecho con la configuración, haga clic para aplicar la condición.

El icono "Omitir si" aparecerá resaltado, indicando que se ha añadido una condición.

Asegúrese de guardar la actualización en su Caso y establecer la nueva versión activa.

Condiciones avanzadas

Si selecciona la opción "Avanzada", podrá crear una condición más compleja con una combinación de varios criterios, añadiendo un signo más entre cada parte. Puede comprobar la validez de su expresión mediante el enlace dotNetFiddle externo.

Una vez que esté satisfecho con la configuración, haga clic para aplicar la condición.

El icono "Omitir si" aparecerá resaltado, indicando que se ha añadido una condición.

Cómo se muestra la revisión por compañeros omitida en Work Manager

En Work Manager, si la condición que ha añadido se cumple en el tiempo de ejecución, la actividad pasará directamente de la actividad manual a la siguiente Acción, sin pasar por la fase de revisión por compañeros. Posteriormente se mostrará una nota en la lista de Acciones de la pantalla del Caso, que muestre que la actividad de revisión por compañeros no era necesaria.

Consulte aquí para obtener más información sobre el procesamiento de las Acciones de Revisión por compañeros en Work Manager.

Descripción general

En la versión 2023.1 de Enate, nos hemos centrado en realizar algunas mejoras a Builder para ofrecer un mejor desarrollo del flujo de Caso. Ahora cuenta con una capacidad mucho más enriquecida para utilizar la condicionalidad en sus flujos: ahora es compatible enrutar diferentes vías en función de las respuestas de la lista de verificación de la Acción. Además, ahora puede omitir las revisiones por compañeros de las acciones manuales en función de la condicionalidad. Asimismo, ahora también es posible fusionar diferentes ramas de sus flujos en una única Acción.

Consulte este vídeo para saber más:

Consulte estas y otras nuevas funciones más detalladamente en las secciones siguientes...

Nuevas funciones

Notas sobre la versión

También hemos añadido más información a las pantallas de las tareas para que el seguimiento de la actividad sea más claro:

Mejor visualización de los eventos "Reabiertos"

En la Cronología de la tarea, ahora hay entradas explícitas para mostrar cuándo se ha Reabierto desde el estado Resuelto, y muestra cuándo fue Reabierto y por quién.

La información acerca de quién la Reabrió por última vez y cuándo lo hizo también se muestra explícitamente en la tarjeta de información de la tarea.

Más información sobre los Cambios de estado

Cuando una tarea cambia de estado, ahora no solo verá el estado AL que ha cambiado, sino también el estado DESDE el que ha cambiado. Los textos de estado también se mostrarán en el color de los estados relevantes.

Descripción general

Hemos añadido la posibilidad de fusionar ramas en sus procesos de flujo de trabajo de Casos para ayudarle a agilizar la creación de flujos de Casos comerciales.

A veces la creación de un proceso comercial puede dejarle muchas rutas diferentes que desea llevar a la misma Acción dependiendo del criterio del paso. Al utilizar esta nueva función de fusión podrá elegir diferentes Acciones para que terminen en el mismo resultado.

Consulte el siguiente vídeo para obtener más información:

Cómo fusionar ramas

Puede elegir fusionar ramas paralelas o ramas condicionales.

Para fusionar varias Acciones, haga clic en el menú de una de las Acciones que desee fusionar y seleccione "Fusionar", y luego "Añadir".

En la siguiente ventana emergente, seleccione las otras Acciones con las que desea fusionarla de la lista de Acciones disponibles para fusionar.

A continuación, seleccione la Acción en la que desea fusionarlas: puede elegir entre un tipo de Acción existente o crear un tipo de Acción completamente nuevo para esta Acción.

La Acción fusionada luego aparecerá en el flujo.

Detalles de la fusión de ramas paralelas

Si está fusionando Acciones de ramas paralelas, la Acción de fusión esperará a que todas sus Acciones predecesoras se completen antes de iniciar la fusión.

Detalles de la fusión de ramas condicionales

Si está fusionando Acciones de ramas condicionales, la Acción de fusión comenzará cuando una de las ramas condicionales haya sido completada.

En la última versión de Enate, nos hemos centrado en facilitar el trabajo entre varios equipos, así como en añadir nuevas funciones a nuestras vistas de correo electrónico. También se han añadido algunas funciones útiles a las tarjetas personalizadas para enriquecer la experiencia del usuario. Echemos un vistazo a estos y otros cambios...

Consulte estas nuevas funciones más detalladamente en las secciones siguientes...

Nuevas funciones de Work Manager

Nuevas funciones de Builder

En las próximas semanas y meses verá la llegada de más y más aplicaciones que pueden integrarse con Enate para que tenga a su alcance aún más funciones. Hemos trasladado las secciones de integración de RPA y OCR para que disponga de un único lugar donde gestionar todos los sistemas externos que se integran con Enate.

Notas sobre la versión...

Hemos añadido una nueva sección a la vista de Bandeja de entrada de correo electrónico llamada "Todos los correos electrónicos". Esto le permite ver todos los correos electrónicos pertenecientes a las tareas, incluidas las tareas cerradas, sobre las que tiene permisos.

En esta sección, hemos añadido un filtro adicional que le permite filtrar correos electrónicos por el estado de la tarea a la que pertenecen.

Comunicaciones entre equipos internos - Descripción general

En la versión 2022.6, hemos facilitado el trabajo entre varios equipos, lo que ayuda a mantener todo sincronizado y a todos informados.

A veces, cuando envía un correo electrónico sobre una Tarea y necesita involucrar a equipos de otras partes de su empresa, es posible que no sepa si ya utilizan Enate para gestionar su trabajo (sobre todo en organizaciones grandes) y, por lo tanto, puede no estar claro cómo proceder.

Ahora, cuando trabaje en Enate, ya no tendrá que preocuparse por esto: el sistema se encargará de ello por usted. Solo tiene que redactar su correo y el sistema sabrá cómo proceder a continuación; si hay alguien interno involucrado y está utilizando Enate, le indicaremos sus tickets o casos con los que podría querer compartir este correo electrónico, o crear rápidamente una nueva tarea si es necesario.

Esto ayuda a mantener sincronizadas todas las comunicaciones posteriores entre esos equipos y cualquier parte externa. Si envía el correo electrónico a alguien que no utiliza Enate, el sistema se limitará a enviárselo.

Ejemplos

Si tomamos un ejemplo en el que tenemos lo siguiente:

• Jane, una agente que trabaja en el Equipo A en el Reino Unido.

• Karina, una agente del Equipo B en Polonia.

• Una parte externa que ha enviado por correo una consulta inicialmente relacionada con el Reino Unido, que llega al Equipo A.

Jane, del Equipo A, está redactando un correo electrónico de respuesta al solicitante externo y también ve que parte de la consulta debe involucrar a su equipo polaco, el Equipo B. Jane no necesita saber si el equipo polaco utiliza Enate, simplemente añade su dirección de correo electrónico a su correo electrónico saliente.

Enate sabe que la dirección de correo electrónico del equipo polaco está conectada a un buzón de Enate y, por lo tanto, va a dar como resultado un Ticket o Caso para ellos. Al hacer clic para enviar el correo electrónico, Enate mostrará una ventana emergente explicando esto al agente, y pidiendo un poco más de información que ayudará en la creación de la tarea para el otro equipo.

Una vez que el agente añade esta información adicional para crear una tarea enlazada, puede confirmar para continuar. El correo electrónico se envía a cualquier destinatario externo, y el otro equipo, el Equipo B en Polonia, ve el correo electrónico dentro de un Ticket o Caso ENLAZADO pertinente. Ambos equipos están al tanto del Caso o Ticket enlazado del otro equipo y pueden mantenerse informados del progreso.

Equipos que trabajan entre límites de permisos

Si las actividades del Equipo B quedan fuera de los permisos del Equipo A, podrán ver al menos la información a nivel del encabezado en la pantalla de Tareas enlazadas.

Correos electrónicos descendentes sincronizados

Es importante destacar que todas las comunicaciones descendentes se mantienen perfectamente sincronizadas.

El destinatario externo puede ver las direcciones de ambos equipos en su correo electrónico y, si envía una respuesta, AMBOS equipos se actualizarán al mismo tiempo. Todo el mundo está informado.

En la situación más habitual, la ventana emergente probablemente mostraría el Ticket o Caso único, ya enlazado, en el que el Equipo B está trabajando, esencialmente diciendo "¿desea compartir este correo con el ticket en progreso del Equipo B?".

¿Qué pasa con otros equipos que aún no utilizan Enate?

Si hay otras direcciones de correo electrónico internas añadidas a un correo, dirigidas a áreas de su empresa que aún no utilizan Enate, no pasa nada: simplemente se enviarán como correos electrónicos para comunicarse con ese otro equipo como lo harían normalmente.

Requisito: "Direccionamiento adicional" habilitado en el servidor de correo de su empresa

Una vez hecho esto, puede activar el Direccionamiento adicional en Enate en la sección de configuración de sistemas de Builder. Para ello, vaya a Builder > Configuración del sistema > Configuración general, navegue hasta la sección "Direccionamiento adicional de la tarea" y active el interruptor.

El Direccionamiento adicional funciona añadiendo información relevante a las direcciones de correo electrónico de un correo. En este caso, en Enate se añaden los números de referencia de las tareas implicadas. La estructura es: [destinatario del correo electrónico][+EnateRef][@dominio del correo electrónico]. Ejemplos a continuación:

Una vez que esto sucede, Enate sabe que debe compartir cualquier correo electrónico en el que se incluya el número de referencia de un Ticket / Caso / Acción en sus direcciones a esa Tarea específica. Esto es lo que mantiene a todas las partes relevantes al tanto de todas las comunicaciones.

Para obtener más información sobre el Direccionamiento adicional y cómo habilitarlo, consulte este artículo.

Descripción general

Todos los correos electrónicos que llegan a Enate se procesan automáticamente en Tickets o Casos en función de las reglas comerciales que analizan cosas como a dónde se envía, de quién es y de qué se trata. Sin embargo, ocasionalmente, los correos electrónicos que llegan a Enate no se procesan en un Caso o Ticket.

Esto puede ocurrir debido a las siguientes razones:

1. Ninguna de las direcciones de correo electrónico Para y/o CC tiene definida una ruta de correo electrónico correspondiente en Builder (es decir, las reglas que indican qué tipo de Ticket o Caso debe generar un correo electrónico entrante).

2. Solo hay direcciones CCO en el correo electrónico, no hay direcciones Para o CC.

Ahora hemos añadido una nueva vista de Correos electrónicos sin procesar a la sección Bandeja de entrada de correo electrónico en Work Manager que permite a los usuarios agentes revisar estos correos electrónicos sin procesar y tomar las medidas adecuadas. Esta opción es visible para todos los usuarios.

Vista de correos electrónicos sin procesar - ¿Qué correos electrónicos veo?

Verá los correos electrónicos sin procesar que han llegado al buzón desde el que trabaja su área comercial. Otros correos sin procesar que llegan a buzones que no están enlazados a ninguno de sus procesos comerciales serán vistos por los agentes que trabajan en esas otras áreas. El número que aparece junto a esta sección muestra el número total de correos electrónicos en la vista sin procesar.

Opciones de filtro

Puede filtrar los correos electrónicos de esta sección por Nombre del buzón (si lo conoce) y Dirección del buzón. En concreto, se trata de la dirección de correo electrónico del buzón que gestiona los correos entrantes.

¿Qué opciones tengo?

La vista de correos electrónicos sin procesar le permitirá revisar el contenido del correo electrónico entrante para ayudarle a determinar a dónde debe enrutarlo.

Una vez que haya revisado el correo electrónico, tiene un par de opciones:

1. Puede decidir crear una tarea a partir del correo electrónico, especificando un Cliente, Contrato y Servicio para el mismo, antes de lanzar la tarea. Si lo hace, el correo electrónico cambiará a "Procesado" y se eliminará de la vista de correos electrónicos sin procesar cuando vuelva a hacer clic para actualizar la vista de la bandeja de entrada de correo electrónico.

2. Puede decidir eliminar el correo electrónico si lo considera oportuno (por ejemplo, si se trata de un correo no deseado). Si lo hace, el mensaje cambiará a "Eliminado" y desaparecerá de la vista de correos electrónicos sin procesar cuando vuelva a hacer clic para actualizar la vista de la bandeja de entrada.

Patrones para tener en cuenta - ¿Es necesaria una nueva ruta de correo electrónico?

Si regularmente tiene que recoger correos sin procesar y enviarlos a los mismos tickets o casos una y otra vez, debería hablar con su Administrador Comercial para ver si se puede establecer una nueva Ruta de correo electrónico para captar estos correos y crear automáticamente la Tarea correcta para ellos.

Para obtener más información sobre cómo Enate procesa los correos electrónicos entrantes y por qué a veces pueden acabar aquí, consulte esta sección.

Hemos agilizado la conversión de Tickets a Casos para los usuarios. Esta función es útil cuando se hace evidente, durante el procesamiento de una consulta de un Ticket, que la solicitud se maneja mejor como un Caso.

Para convertir un Ticket en un Caso, despliegue la tarjeta de ajustes de un Ticket, seleccione "Convertir en un Caso" y luego seleccione el proceso de Caso al que quiere convertir el Ticket.

El sistema mostrará entonces las tarjetas personalizadas pertinentes para ese Caso: basta con rellenar los datos necesarios y hacer clic en "Iniciar caso" en la tarjeta de información.

Si su sistema ha sido configurado para permitirle anular la fecha de vencimiento al crear el Caso, puede seleccionar una nueva fecha de vencimiento aquí.

Si su sistema ha sido configurado para establecer un horario para un nuevo Caso al crearlo en Work Manager, puede seleccionar un horario aquí.

Puede optar por mantener cada uno de los Tickets por separado seleccionando "Mantener conmigo" en la tarjeta de ajustes y puede optar por enviar un correo electrónico al contacto primario del Ticket para informarle de que el Ticket se ha convertido en un Caso seleccionando la opción "Enviar correos electrónicos automatizados".

Confirme la promoción del Ticket a un Caso haciendo clic en el botón de la Tarjeta de información:

Verá los mensajes de confirmación que le informan que el Ticket se cerrará y reemplazará por un Caso (con el mismo número de referencia, pero con una '-C' final).

El Ticket original ya no forma parte de la prestación de servicios y ahora estará en estado Esperando con un Método de resolución de "Caso lanzado" con un enlace a ese Caso.

El Ticket original pasará a un estado de Cerrado cuando el Caso que ha sido lanzado esté Cerrado.

El nuevo Caso lanzado estará en estado Por hacer.

¿Cuándo aparecen los correos electrónicos en la vista de Correos electrónicos sin procesar?

Los correos electrónicos aparecerán en la vista de Correos electrónicos sin procesar de su vista de "Bandeja de entrada de correo electrónico" en Work Manager si cumplen con una de las siguientes condiciones:

1. Ninguna de las direcciones de correo electrónico Para y/o CC tiene una ruta de correo electrónico que coincida.

2. Solo hay direcciones CCO en un correo electrónico, no hay direcciones Para o CC.

Consulte la tabla siguiente para obtener información más detallada sobre cómo se gestionan los correos electrónicos que llegan a Enate, en función de las combinaciones de direcciones de correo electrónico relevantes para Enate que pueden aparecer en los campos Para, CC o CCO.

En esta última versión hemos añadido una serie de mejoras, mientras trabajamos en la próxima versión de Autoservicio. Estas se centran en mejorar la forma en la que gestiona las Tareas, por ejemplo, ofreciendo una transición más sencilla de un Ticket a un Caso, y una mayor flexibilidad al momento de crear tareas enlazadas.

También hemos añadido algunas mejoras en Builder que se centran en brindar un mejor soporte para los correos electrónicos entrantes. Además, hemos creado una nueva forma de integrar sistemas de terceros con Enate a través de las credenciales de la aplicación. Eche un vistazo a este vídeo que muestra algunos de estos cambios.

Nuevas funciones de Work Manager

Notas sobre la versión...

Hemos simplificado el uso de la función "Fusionar" en Enate. Esta función le permite fusionar tareas existentes para que las consultas que llegaron por separado, pero que en realidad deberían procesarse juntas, puedan procesarse como una única tarea.

Ahora, cuando seleccione una tarea con la que fusionar un Ticket, se le mostrará la identificación del cliente/contrato/servicio y la referencia de la tarea para ayudarle a encontrar las tareas correctas que desea fusionar de forma más rápida y sencilla.

Además, el sistema le avisará si decide fusionar un Ticket en una tarea de una empresa diferente, solo como un paso de control adicional, pero puede continuar con la fusión.

Al momento de fusionar, cuando elija cerrar "Otras tareas", también hemos añadido la opción de "Seleccionar todo" de las opciones mostradas.

Vea este vídeo para obtener más información sobre cómo utilizar la función fusionar.

Descripción general

Hemos realizado ajustes a la función Crear en masa para crear varias tareas a partir de cargas de archivos de Excel. En concreto, las plantillas de Excel que son necesarias para la carga ahora se pueden descargar directamente desde la pantalla de creación, lo que hace que sea más cómodo para utilizar.

La función de Crear en masa le permite crear un gran número de Casos o Tickets mediante la carga de datos desde hojas de cálculo de Excel.

Esto abrirá la pantalla de Crear en masa en una nueva pestaña. Desde esta pantalla, seleccione si desea crear en masa Casos o Tickets. A continuación, puede descargar la plantilla de Excel correspondiente, rellenarla y cargarla en la página, asegurándose de rellenar previamente los campos obligatorios.

Puede descargar una plantilla del archivo de Excel. Las plantillas de Excel disponibles se ajustarán al idioma que tenga configurado actualmente en sus preferencias de usuario de Enate.

Una vez que haya añadido los datos en el archivo de Excel, guárdelo y ciérrelo, y luego, en la pantalla de Crear en masa, haga clic para seleccionar el archivo.

A continuación, puede elegir si desea permitir la creación de tareas con títulos duplicados mediante la opción "Título único". Si deja esta opción desactivada, podrá crear tareas con títulos duplicados. Si activa esta opción, se asegurará de que cualquier tarea que deba tener el mismo título que otra tarea en el archivo de carga no supere la validación.

Una vez que esté satisfecho, haga clic en el botón "Cargar". Esto cargará la información sobre los Casos o Tickets de su archivo en la pantalla.

Verá la siguiente información:

• Total: la cantidad total de tareas incluidas en el archivo cargado que se creará.

• Creado: la cantidad de tareas que han sido creadas con éxito (estas estarán en cero antes de comenzar a crear).

• Problemas: la cantidad de tareas con problemas de validación (estos deben solucionarse antes de poder crear las tareas con éxito).

• Sin empezar: la cantidad de tareas que están esperando ser creadas.

Además, en la cuadrícula verá que se ha añadido una columna de "Estado" y "Referencia". El sistema las completará cuando se cree la tarea.

Todo lo que debe hacer es hacer clic en "Crear tareas" y el sistema comenzará a crear sus Casos/Tickets. La información mostrada se actualizará para mostrar la cantidad de tareas que se han creado con éxito y los números de referencia de las tareas creadas.

Campos obligatorios

Los campos obligatorios que deben completarse para crear un Caso son los siguientes:

• Cliente

• Contrato

• Servicio

• Caso: el nombre del proceso

• Título: el título de la tarea del Caso individual

Los campos obligatorios que deben completarse para crear un Ticket son los siguientes:

• Cliente

• Contrato

• Servicio

• Ticket: el nombre del proceso

• Título: el título del Ticket individual

• Descripción del Ticket

• Categoría del Ticket, nivel 1

• Categoría del Ticket, nivel 2

• Categoría del Ticket, nivel 3

• Contacto primario: el contacto principal con el que está tratando para esta consulta. Consulte la sección sobre los requisitos de registro de contactos.

• Solicitante: el contacto que planteó la solicitud inicial. Consulte la sección sobre los requisitos de registro de contactos.

Requisitos para los registros de contacto en su archivo de carga en masa

Todos los registros de contacto que se utilicen en un archivo de creación en masa, es decir, Contacto primario, Solicitante, Sujeto y Contacto CC, deben cumplir las siguientes normas:

• debe utilizarse la dirección de correo electrónico del contacto;

• el contacto ya debe existir en el sistema;

• el contacto debe estar asignado al mismo cliente bajo el que se creará el Caso/Ticket.

Campos opcionales

Los campos opcionales que pueden completarse para los Tickets y Casos son los siguientes:

• Sujeto: el contacto sobre el que trata la tarea. Consulte la sección sobre los requisitos del registro de contactos.

• Dirección(es) de correo electrónico CC: cualquier otro contacto que pueda copiarse en cualquier correspondencia. Consulte la sección sobre los requisitos del registro de contactos. También tenga en cuenta que cuando añada dos o más direcciones de correo electrónico CC, asegúrese de separar las direcciones con punto y coma (;) sin espacios a ambos lados, por ejemplo: user.one@example.net;user.two@example.net.

• Anular fecha de vencimiento: introducir la nueva fecha de vencimiento. Consulte la sección sobre el formato de la fecha.

• No enviar correos electrónicos automatizados a los contactos: si desea o no enviar correos electrónicos automatizados por el sistema, como correos de acuse de recibo de solicitudes, a los contactos de la tarea. Introduzca "Verdadero" o "Falso"; esto también se aplica a los idiomas distintos del inglés.

Formato de fecha

Tenga en cuenta que las fechas introducidas deben tener el siguiente formato:

DD-MM-AAAA HH:MM

Tenga en cuenta que las horas y los minutos introducidos pueden estar en el formato del sistema de 24 horas, es decir, 23:00, o en el formato del sistema de 12 horas con un am/pm después de la hora, es decir, 11:00 am.

Ejemplos de formatos de fecha válidos:

• 25-05-2022 23:25

• 25-05-2022 11:25 pm

Si decide no introducir horas o minutos, el sistema establecerá una hora predeterminada de 00:00.

Campos de datos personalizados

También puede pasar campos de datos personalizados a los Casos/Tickets a medida que se van creando. Para ello, añada un nombre de columna que coincida exactamente con el nombre del campo de datos en Enate. Si alguno de estos campos personalizados está marcado como obligatorio en la configuración de su proceso de Caso, DEBE suministrar un valor en la columna de este campo para cada fila en el archivo de carga (de lo contrario, esa fila no se validará y no se creará un Caso para ella).

Campos compatibles

La función Crear en masa es compatible con la siguiente lista de campos personalizados:

1. Casilla de verificación

2. Solo fecha: consulte la sección sobre formatos de fecha

3. Fecha y hora: consulte la sección sobre formatos de fecha

4. Número decimal

5. Dirección de correo electrónico

6. Lista

7. Texto largo

8. Lista de niveles múltiples

9. Texto corto

10. Número entero

Campos no compatibles

La función Crear en masa no es compatible con los siguientes tipos de campos personalizados:

1. Tablas

2. Relación entre las entidades

Además, los siguientes campos de propiedades del sistema no son compatibles con la creación de tareas en masa:

1. Mantener conmigo

2. Mantener la Acción conmigo

3. Defectos

4. Archivos

Errores de validación

Si tiene algún error de validación, este se resaltará en rojo y se mostrará un icono de "advertencia". Si los valores introducidos son erróneos en toda una columna, los errores de validación se mostrarán en la parte inferior de la cuadrícula, por ejemplo, si se hace referencia a una columna de campo en el archivo de carga que no existe en el sistema. Si los valores introducidos son erróneos en una fila individual, se mostrará un icono de "advertencia" al principio de la fila y los errores de validación individuales se resaltarán en rojo. A continuación, deberá modificar el archivo, hacer clic en "cambiar archivo" y seleccionar para cargar su archivo actualizado.

Puede continuar con la creación de tareas válidas del Caso en su archivo de carga. El sistema omitirá las filas inválidas y confirmará la creación de las válidas, pero las tareas inválidas deberán ser resueltas antes de ser creadas. Puede hacer esto modificando el archivo y luego haciendo clic en "cambiar archivo" y seleccionando cargar su archivo actualizado.

Haga clic aquí para ver la lista completa de posibles errores de validación de la función Crear en masa:

Soporte multilingüe

La función Crear en masa también es compatible con todos los idiomas que ofrece Enate: francés, alemán, español, portugués brasileño, rumano, polaco, húngaro y ruso.

Añadir un contacto para un nuevo Ticket enlazado ahora es OPCIONAL

Ya no es obligatorio añadir un contacto o las etiquetas de contacto primario o solicitante al crear un nuevo Ticket enlazado. Aún puede elegir añadir un contacto si lo desea.

Esto le permitirá crear Tickets enlazados a partir de uno existente, a menudo para gestionar la actividad interna, y garantizar que las comunicaciones que se crean como parte del nuevo Ticket enlazado no se envíen al destinatario original del servicio (es muy probable que no quiera estar informándoles constantemente de la actividad interna). En este caso es muy útil la eliminación de la necesidad de añadir contactos a Tickets enlazados.

Mayor control al copiar los datos en los nuevos Casos/Tickets enlazados

También hemos mejorado la forma en la que puede copiar los datos en los nuevos Tickets o Casos enlazados.

Anteriormente, si los usuarios querían copiar los datos, debían copiar todos los defectos, archivos, enlaces y datos personalizados del Caso/Ticket original en el nuevo Caso/Ticket que estaban creando.

Ahora, hemos separado esto y hemos permitido que los usuarios elijan qué tipo de datos quieren copiar en un nuevo Caso/Ticket enlazado y solo copiar esos datos. Pueden elegir copiar lo siguiente:

• Defectos

• Archivos (incluidas las etiquetas y las notas de archivos)

• Enlaces (incluidas las etiquetas y las notas de enlaces)

• Datos personalizados (p. ej., campos de datos personalizados)

Aquí puede encontrar más información para crear nuevas tareas enlazadas:

Esta última versión se ha centrado en gran medida en mejorar las capacidades de su correo electrónico y en ofrecerle una cantidad de nuevas funciones para apoyar una forma de trabajo basada en el "Correo electrónico como primera opción". Ahora dispone de vistas específicas para la Bandeja de entrada de correos electrónicos, los Correos electrónicos enviados y la Bandeja de salida que lo mantienen al tanto de las comunicaciones que entran y salen, para que pueda reaccionar al instante.

Además, la versión 2022.4 incorpora una serie de nuevas funciones que ayudan a conectar las tareas entre sí, mejorando la visibilidad de las tareas relacionadas dentro de los grupos (por ejemplo, los Casos y sus Acciones) y facilitando el enlace de varios Tickets y Casos. Consulte los principales cambios en esta descripción general:

Nuevas funciones de correo electrónico

En esta última versión, se han introducido una serie de nuevas funciones relacionadas con el correo electrónico, además de mejoras en las capacidades existentes en esta área, con el fin de apoyar una forma de trabajo centrada en el correo electrónico y la gestión de sus actividades.

• Nuevas vistas de correo electrónico: ahora dispone de nuevas vistas de correo electrónico para mantenerlo actualizado de las comunicaciones que recibe su empresa y las que envía:

  • una vista específica de la Bandeja de entrada de correos electrónicos que muestra todos los correos entrantes para sus Tareas, las Tareas de su equipo y las Tareas que se encuentran en sus Listas.

  • una vista de Correos electrónicos enviados que muestra todo lo que se ha enviado para sus Tareas y las Tareas de su equipo (o enviados por usted o su equipo) de los últimos 90 días... y más, si lo desea.

• Posibilidad de redactar borradores de correos electrónicos: puede guardar borradores de correos electrónicos sin enviarlos, y luego volver a ellos para completarlos y enviarlos.

• Funciones de contenido de correo electrónico enriquecido: dispone de más funciones al redactar el contenido de su correo electrónico.

• Correo electrónico automatizado por defecto: ahora hemos añadido la opción de enviar una confirmación automática para los Casos. Tenga en cuenta que para esto y la opción existente del Ticket, ahora esto está DESACTIVADO por defecto, así que actívelo si desea que se envíen correos electrónicos automáticamente para una tarea.

Más soporte para las tareas conectadas

También hemos añadido una serie de mejoras a la hora de trabajar con tareas conectadas, tanto si se trata de grupos de tareas estrechamente relacionadas, como de tareas más libremente enlazadas en distintas solicitudes y áreas comerciales...

• Ahora puede crear enlaces para tareas existentes, así como al crear otras nuevas.

• Puede crear enlaces entre múltiples tareas en un solo paso desde su página de inicio.

• Las descripciones de los Casos ahora se muestran en las Acciones para ofrecerle una idea más clara de a qué hace referencia la tarea que está realizando.

Otras funciones

Además de las funciones mencionadas para los correos electrónicos y las tareas conectadas, hay otras mejoras útiles que creemos le pueden gustar. A continuación, le presentamos algunas de las más importantes:

• Función de etiquetas de contacto predeterminadas: puede configurar un valor de etiqueta predeterminado para los registros de contactos, que se completan automáticamente siempre que los agregue a una Tarea, así no tiene que hacerlo manualmente.

• Vistas para mejorar la búsqueda: los enlaces desde el Buscador rápido lo guían directamente a la pestaña de Vistas para crear potentes vistas de sus datos. Estas ahora están disponibles directamente desde los enlaces de Navegación para facilitarle un acceso diario.

Puede consultar una lista de las nuevas funciones, mejoras y arreglos de errores de programación que hemos incluido en esta versión en las siguientes secciones. Para obtener una lista más extensa de los cambios, incluidos los cambios en la API, los cambios en el almacén de datos y los cambios en el software que puedan causar fallas en otros componentes, véase la sección especializada.

Ahora las listas de verificación de la Acción se han actualizado para además mostrar lo siguiente:

• el nombre de la persona que actualizó la tarea en la lista de verificación por última vez, y

• cuándo realizó esta actualización.

Consulte aquí para obtener más información sobre las funciones en la pantalla de la Acción:

Descripción general

Hemos realizado algunas mejoras significativas en la forma de trabajar con los correos electrónicos en Enate mediante la creación de un nuevo conjunto de vistas de correo electrónico, que se basan en las vistas existentes de la "Bandeja de salida" para ofrecerle una lista más completa de todos los correos electrónicos que están en juego en su área comercial, divididos en:

• Bandeja de entrada de correos electrónicos: una vista de los correos electrónicos de todas las tareas en su Bandeja de entrada de tareas, las Bandejas de entrada de tareas de su equipo, y las Tareas no asignadas en las Listas de salida.

• Correos electrónicos enviados: correos electrónicos de las tareas de su área comercial que han sido enviados.

• Bandeja de salida: la vista de la Bandeja de salida existente que le permite ver los correos electrónicos programados para enviar o los que están a la espera de ser enviados desde el buzón de su sistema.

Se puede acceder a todas estas secciones desde el menú de Navegación (subsecciones del nuevo enlace "Correos electrónicos") y cada una se abrirá en su propia pestaña.

Como parte de esta función, hemos cambiado el nombre de la sección de la Bandeja de entrada de la página de inicio estándar por el de "Bandeja de entrada de tareas", con el fin de que continúe siendo claro y sencillo cambiar entre una vista que está centrada en el correo electrónico o en las tareas de sus actividades y las de su equipo.

Bandeja de entrada de correos electrónicos

Descripción general

Muestra los correos electrónicos relacionados con las Tareas en progreso en sus áreas comerciales, es decir, las que vería en las Bandejas de entrada de tareas de su Página de inicio. Dispone de varias opciones de filtro y formas de ver diferentes conjuntos de datos. Utilice esta vista para estar al tanto de los correos electrónicos entrantes para las tareas en las que que usted y su equipo están trabajando.

Secciones en la bandeja de entrada de correos electrónicos

En el panel de carpetas plegable del lado izquierdo de la Bandeja de entrada de correos electrónicos, puede ver los enlaces a las distintas secciones de su Bandeja de entrada de correos electrónicos, divididas en:

• Mis correos electrónicos: correos electrónicos para todas las tareas que están actualmente en su Bandeja de entrada de tareas (que usted vería en su Página de inicio).

• Correos electrónicos de mi equipo: correos electrónicos para todas las tareas que están actualmente en la Bandeja de entrada de tareas de su equipo. Este enlace es visible si usted es un Líder de equipo o puede ver a sus compañeros y Listas.

• Correos electrónicos no asignados: correos electrónicos para todas las tareas no asignadas que se encuentran en las Listas en las que trabaja. Este enlace es visible si usted es un Líder de equipo o puede ver a sus compañeros y Listas.

Los números exhibidos muestran la cantidad de correos electrónicos no leídos en estas distintas carpetas. También hay enlaces disponibles a los Correos electrónicos enviados y a su Bandeja de salida, que se abren en pestañas separadas.

Puede ver una lista de todos los correos electrónicos en su bandeja de entrada, así como los comentarios de los usuarios de Autoservicio, con el más reciente en la parte superior, donde se muestra de quién es y cuándo se recibió el correo electrónico, el asunto del correo electrónico, una vista previa de la primera línea del cuerpo del correo electrónico y a qué tarea hace referencia. También podrá ver si el correo electrónico contiene archivos adjuntos y si fue enviado con prioridad alta.

Los correos electrónicos no leídos aparecerán en negrita y puede hacer un filtro para ver solamente sus correos electrónicos no leídos al hacer clic en la opción "No leído".

Opciones de filtro

Puede filtrar su bandeja de entrada por Cliente, Contrato, Servicio, Proceso, Lista, dirección de correo electrónico "De", si el correo electrónico contiene archivos adjuntos o no, y por la fecha de recepción del correo electrónico.

Si tiene acceso a la vista de "Correos electrónicos de mi equipo" también podrá filtrar por usuario asignado.

Cambio entre las vistas y actualización de los nuevos correos electrónicos entrantes

Puede cambiar entre ver "Mis correos electrónicos", que son los correos electrónicos en su propia bandeja de entrada, los "Correos electrónicos de mi equipo", que le mostrará los correos electrónicos en la bandeja de entrada de los miembros de su equipo, o los "Correos electrónicos no asignados", que le mostrará los correos electrónicos entrantes para las tareas en sus Listas que no disponen de una persona asignada.

Cuando ingrese un nuevo correo electrónico, se actualizará el número de "no leído" y aparecerá un icono de correo electrónico en el botón de actualizar. Solo debe hacer clic en él para actualizar su bandeja de entrada y ver los correos electrónicos recién recibidos.

La sección principal de la vista de Bandeja de entrada de correos electrónicos muestra el panel de vista previa para cualquier correo electrónico que haya seleccionado. Puede ajustar el tamaño de la vista previa del correo electrónico para adaptarlo a sus necesidades.

Al hacer clic en un correo electrónico, podrá ver el correo electrónico completo en la parte derecha de la pantalla. Puede ver el asunto del correo electrónico, quién lo envió, a quién se lo envió, cualquier destinatario CC, un enlace a la tarea a la que hace referencia el correo electrónico, la fecha de vencimiento de la tarea y el contenido completo del correo electrónico.

Respuesta / reenvío de correos electrónicos

Al hacer clic en responder, responder a todos, o reenviar un correo electrónico, el sistema abrirá una nueva pestaña que mostrará la Tarea en cuestión y lo redirigirá a la pantalla del editor de correo electrónico donde podrá comenzar a redactarlo.

Más opciones

También hay más opciones disponibles en el botón de elipsis junto a los enlaces de respuesta. Estas le permitirán ir directamente a la tarea a la que hace referencia el correo electrónico (abriendo una nueva pestaña), e imprimir el correo electrónico.

También tiene la opción de descargar el archivo .eml subyacente.

Para tener en cuenta: Si el correo electrónico que intenta descargar contiene un archivo adjunto que ha sido eliminado manualmente de forma explícita por un usuario (p. ej. por razones de datos confidenciales), se deshabilitará la opción de descarga del archivo .eml para ese correo electrónico. El sistema mostrará un mensaje donde se indique la razón de esta deshabilitación cuando haga clic en el icono de descarga.

Archivos adjuntos de correo electrónico

Si un correo electrónico contiene algún archivo adjunto, puede ver el nombre y el tamaño del archivo y tiene la opción de descargarlo. Si el correo electrónico tiene varios archivos adjuntos, tiene las opciones adicionales de descargar todos los archivos adjuntos o descargarlos todos como un archivo ZIP.

Opción de pantalla completa

También puede desplegar el correo electrónico al modo de pantalla completa, donde el panel de vista previa está oculto.

Vista de los Correos electrónicos enviados

Descripción general

La vista de las Correos electrónicos enviados le muestra todos los correos electrónicos de las tareas de su área comercial que han sido enviados.

Puede ver una lista de la vista previa de todos los correos electrónicos que han sido enviados, con el más reciente en la parte superior, donde se muestra a quién y cuándo se envió el correo electrónico, el asunto del correo electrónico, una vista previa de la primera línea del cuerpo del correo electrónico y a qué tarea hace referencia el correo electrónico. También podrá ver si el correo electrónico contiene archivos adjuntos y si se envió con prioridad alta.

Puede ajustar el tamaño del panel de la vista previa del correo electrónico para adaptarlo a sus necesidades.

Al hacer clic en un correo electrónico, podrá ver el correo electrónico completo en la parte derecha de la pantalla. Puede ver el asunto del correo electrónico, quién lo envió, a quién se lo envió, cualquier destinatario CC, un enlace a la tarea a la que hace referencia el correo electrónico, la fecha de vencimiento de la tarea y el contenido completo del correo electrónico.

También puede desplegar el correo electrónico al modo de pantalla completa, donde el panel de vista previa está oculto.

Cambio entre vistas

Puede cambiar entre ver "Mis correos electrónicos", que son los correos que usted ha enviado y los "Correos electrónicos de mi equipo", que le mostrará los correos que han enviado los miembros de su equipo.

Respuesta / reenvío de correos electrónicos

También puede responder, responder a todos, o reenviar un correo electrónico. Al hacer clic en una de estas opciones, el sistema abrirá una nueva pestaña que mostrará la tarea en cuestión y lo redirigirá a la pantalla del editor de correo electrónico donde podrá comenzar a redactarlo.

Opciones de filtro

Puede filtrar sus correos electrónicos enviados por Cliente, Contrato, Servicio, Proceso, Lista, quién es el destinatario del correo electrónico, el rango de fechas, el estado de la tarea a la que hace referencia el correo electrónico, si el correo electrónico contiene archivos adjuntos o no, y si el correo electrónico fue generado por el sistema o no.

Tenga en cuenta que al filtrar por fecha, solo puede filtrar por un período máximo de 90 días.

Si tiene acceso a la vista de "Correos electrónicos de mi equipo", también podrá filtrar por usuario asignado y remitente.

Más opciones

También hay más opciones disponibles en el botón de elipsis junto a los enlaces de respuesta. Estas le permitirán ir directamente a la tarea a la que hace referencia el correo electrónico (abriendo una nueva pestaña), e imprimir el correo electrónico.

También tiene la opción de descargar el archivo .eml subyacente.

Para tener en cuenta: Si el correo electrónico que intenta descargar contiene un archivo adjunto que ha sido eliminado manualmente de forma explícita por un usuario (p. ej. por razones de datos confidenciales), se deshabilitará la opción de descarga del archivo .eml para ese correo electrónico. El sistema mostrará un mensaje donde se indique la razón de esta deshabilitación cuando haga clic en el icono de descarga.

Archivos adjuntos de correo electrónico

Si un correo electrónico contiene algún archivo adjunto, puede ver el nombre y el tamaño del archivo y tiene la opción de descargarlo. Si el correo electrónico tiene varios archivos adjuntos, tiene las opciones adicionales de descargar todos los archivos adjuntos o descargarlos todos como un archivo ZIP.

Vista de la Bandeja de salida

La Bandeja de salida se ha movido para situarse junto a estas otras vistas de correo electrónico. Como antes, aquí puede encontrar los correos electrónicos que le pertenecen a usted o a su equipo y que están programados para ser enviados en una fecha posterior, o que no se han podido enviar. Consulte aquí para obtener más información sobre la Bandeja de salida.

Descripción general

Para que su trabajo con el correo electrónico sea más flexible, hemos añadido la posibilidad de guardar sus correos electrónicos como borradores si no está preparado para enviarlos. Ahora, cuando está redactando un correo electrónico en una tarea, puede elegir guardar el correo electrónico como borrador y volver a él más tarde.

Cuando está redactando un correo electrónico en una tarea, puede elegir guardar el correo electrónico como borrador y volver a él más tarde. Los borradores se guardarán durante un período máximo de 90 días.

Vista de los borradores de correos electrónicos

Si tiene activado el filtro de borradores en la pestaña de comunicaciones / cronología (tenga en cuenta que se activará automáticamente tras la actualización), verá todos los borradores de correos electrónicos guardados para esa tarea en las comunicaciones / cronología.

Podrá ver quién creó el borrador y cuándo lo hizo y las primeras líneas del correo electrónico.

Si hace clic para desplegar la vista, también verá la dirección de correo electrónico desde la que se enviará el borrador, la dirección a la que se enviará, las direcciones de correo electrónico CC o BCC, el asunto del correo electrónico, los archivos adjuntos y el contenido completo del correo electrónico si se han añadido al guardar el borrador.

Puede editar un borrador de correo electrónico desde la cronología haciendo clic en "Actualizar borrador". Esto abrirá el editor de correo electrónico donde puede editar el borrador. Tenga en cuenta que solo puede editar o eliminar un borrador de correo electrónico desde la tarea a la que pertenece.

También tiene las opciones de eliminar el borrador, abrir el correo electrónico en una ventana emergente o imprimirlo.

Varios usuarios pueden trabajar en el mismo borrador, pero no al mismo tiempo. Una misma tarea puede tener varios borradores de correo electrónico. Todos ellos pueden ser vistos y editados desde la cronología / comunicaciones de la tarea.

Cuando ya existe un borrador para una tarea, el sistema le avisará de ello cuando empiece a redactar un nuevo correo electrónico para que pueda elegir si quiere seguir escribiendo su nuevo correo o si quiere editar el borrador.

Si una tarea tiene un borrador de correo electrónico y usted fusiona o convierte un Ticket en un Caso, podrá ver el borrador de su correo electrónico en las comunicaciones / cronología o en todas las tareas relacionadas del grupo, siempre que el filtro "Borradores" y el filtro "Incluir tareas relacionadas" estén activados.

El borrador de correo electrónico se mostrará en la cronología con el número de referencia de la tarea a la que pertenece.

Tenga en cuenta que los borradores de correo electrónico no se copiarán cuando se copien las comunicaciones a una nueva tarea enlazada, incluso cuando la opción "Copiar comunicaciones" esté activada.

Adjuntar archivos a los borradores de correos electrónicos

Un icono de archivo adjunto en la entrada de comunicaciones / cronología del borrador de correo electrónico le muestra si se ha adjuntado algún archivo al borrador del correo electrónico.

Al hacer clic para desplegar la vista de las comunicaciones / cronología, se mostrará el nombre del archivo adjunto y se dará la opción de descargarlo.

Además, todos los archivos adjuntos a los borradores de correos electrónicos se mostrarán en la pestaña de archivos y se marcarán con un icono de borrador. Puede ver, descargar o eliminar los archivos adjuntos a los borradores de correos electrónicos desde aquí. Tenga en cuenta que no puede añadir notas o etiquetas a los archivos adjuntos a los borradores de correos electrónicos.

Formato de correo electrónico enriquecido

Hemos añadido nuevas opciones de formato del cuerpo del correo electrónico a la pantalla del editor de correo electrónico para ayudar a los usuarios a añadir un contenido más enriquecido al redactar los correos electrónicos. Estas nuevas funciones incluyen lo siguiente:

• la opción de pantalla completa;

• la posibilidad de anclar la barra de herramientas de formato del cuerpo del correo electrónico;

• la posibilidad de insertar una línea horizontal;

• la opción de ajustar la altura de la línea;

• las opciones de texto interno; posibilidad de aumentar o disminuir la sangría del texto;

• la opción de tachar (también disponible resaltando el texto y Ctrl + S);

• la opción de añadir caracteres especiales.

Todas estas nuevas funciones están disponibles en el editor de correo electrónico de Work Manager y Builder, y también en el editor de firmas de correo electrónico de Work Manager.

Configuración de la fuente guardada

Cuando redacte un correo electrónico (ya sea como una plantilla de correo electrónico en Builder, o cualquier forma de correo electrónico nuevo / de respuesta / de reenvío en las Tareas de Work Manager) su configuración de fuentes (es decir, su estilo y tamaño de fuente), el tipo de fuente y el tamaño de fuente utilizados más recientemente se guardarán como la fuente determinada para escribir el contenido a fin de que no tenga que volver a configurarla.

Estos valores se guardan en el perfil del usuario, por lo que continuarán entre el uso de Builder y Work Manager.

Esto solo se refiere a la parte frontal de la parte superior del correo electrónico que se está redactando. Si el usuario hace clic en cualquier contenido preexistente más abajo en el correo, se utilizará el estilo y el tamaño de la fuente ya en uso para ese contenido. Véase la nota para obtener más detalles. Como parte de este cambio, se han resuelto las incoherencias en las "nuevas líneas vacías" para los correos electrónicos, es decir, al escribir un nuevo correo electrónico, siempre se insertarán 2 líneas en blanco en la parte superior del correo.

Tenga en cuenta que el tipo de fuente para los textos estándar y las plantillas utilizará la configuración de la fuente correspondiente a cuando fueron creados.

El estilo y el tamaño de la fuente del correo electrónico que se utiliza cuando un usuario está redactando un correo dependerá de si hace clic en un contenido preexistente. La lógica para las fuentes que se utilizarán es la siguiente, y se ve afectada por la nueva inserción automática de dos líneas en blanco al comienzo de cada nuevo correo electrónico:

• 1.ª línea insertada automáticamente: utiliza la configuración de la fuente guardada por el usuario en su correo electrónico más reciente.

• 2.ª línea insertada automáticamente: siempre se configura como Arial 10.

El contenido del correo electrónico posterior puede provenir de: - correos electrónicos previos en la cadena de correos.

• El contenido de la plantilla de correo electrónico.

• El estilo y tamaño de la fuente del contenido de la firma del correo electrónico en estas secciones procederá de ese contenido ya existente, y dependerá de dónde el usuario haga clic.

El correo electrónico supera el límite

También hemos hecho que sea más fácil para los usuarios determinar el momento en el que están tratando de enviar un correo electrónico que supera el tamaño máximo de correo electrónico, ya que recibirán un mensaje de advertencia que les indicará que su correo electrónico supera el tamaño máximo permitido.

Además, los usuarios no podrán programar o guardar un correo electrónico como borrador si este supera el tamaño máximo permitido.

Tenga en cuenta que la validación del tamaño del correo electrónico tiene lugar cuando se guarda el correo electrónico y no cuando se envía. Por lo tanto, si se ha programado un correo electrónico de 25 MB y luego el tamaño máximo de correo electrónico se reduce en Builder a 10 MB, el correo electrónico programado se enviará de todos modos, ya que se ajusta al tamaño permitido configurado cuando se programó.

Puede configurar el tamaño máximo permitido para los correos electrónicos en la página de los Ajustes del sistema de Builder mediante la función "Tamaño máximo del correo electrónico". Se recomienda que configure el límite a un 30 % más de lo que quiere que escriban sus usuarios finales como un búfer extra para adaptar la codificación, etc.; por ejemplo, si quiere que el tamaño máximo sea de 100 MB, le recomendamos que establezca el límite en 130 MB. Tenga en cuenta que tras la actualización, el tamaño máximo del correo electrónico se establecerá como "Sin límite". Además, el límite de tamaño no se aplicará a los mensajes de correo electrónico generados por el sistema, como los correos electrónicos de Reconocimiento de solicitudes.

Opción de descargar correos electrónicos como archivos .eml

Para todos los tipos de correos electrónicos (entrantes / salientes / cancelados / fallidos / programados) tiene la opción de descargar el archivo .eml subyacente. Esto está disponible en las distintas ubicaciones del sistema donde se pueden ver los correos electrónicos, es decir, en las secciones de Comunicaciones de tareas, y Cronología, y en las vistas de la Bandeja de entrada de correos electrónicos y los Correos electrónicos enviados.

Para tener en cuenta: Si el correo electrónico que intenta descargar contiene un archivo adjunto que ha sido eliminado manualmente de forma explícita por un usuario (p. ej. por razones de datos confidenciales), se deshabilitará la opción de descarga del archivo .eml para ese correo electrónico. El sistema mostrará un mensaje donde se indique la razón de esta deshabilitación cuando se haga clic en el icono de descarga.

Anteriormente, el sistema enviaba correos electrónicos automatizados por defecto. Si desea detener esto en un Ticket específico, deberá ACTIVAR la opción "Deshabilitar correos electrónicos automatizados".

Ahora, el comportamiento por defecto ha cambiado - el sistema NO enviará correos electrónicos automatizados desde los Tickets por defecto. SI DESEA QUE SE ENVÍEN CORREOS ELECTRÓNICOS AUTOMATIZADOS DESDE UN TICKET, AHORA TENDRÁ QUE ACTIVAR LA CONFIGURACIÓN (RENOMBRADO) "ENVIAR CORREOS ELECTRÓNICOS AUTOMATIZADOS".

Este cambio de comportamiento también se ha realizado en la pantalla utilizada para crear un nuevo Ticket enlazado.

Además, cuando lanza un Ticket desde la página de Actividad de contacto, la opción "Enviar correos electrónicos automatizados" ahora estará desactivada por defecto, pero se puede activar manualmente en la pantalla del Ticket.

Este cambio de comportamiento también se ha aplicado en la sección de correo electrónico de Builder: cuando se configura una ruta de correo electrónico, la opción que controla el envío de correos electrónicos automatizados se ha modificado: el comportamiento por defecto es NO enviar dichos correos electrónicos automatizados, por lo que si desea que estos se envíen, deberá ACTIVAR la opción "Enviar correos electrónicos automatizados".

Hemos añadido la posibilidad de enviar correos electrónicos automatizados para los Casos. Por el momento, el único correo electrónico automatizado disponible para enviar para los Casos es un correo electrónico de reconocimiento de Creación de un Caso.

Para habilitar esto, en la sección de Ruta de correo electrónico de Builder ACTIVE la opción "Enviar correos electrónicos automatizados" cuando configure o edite una ruta de correo electrónico para un Caso.

Plantilla de reconocimiento de correos electrónicos - Nota importante

Como parte de este cambio para admitir el envío automático de correos electrónicos de reconocimiento desde los Casos, se ha modificado la plantilla existente de correo electrónico "Reconocimiento del Ticket" para admitir también los reconocimientos de los Casos. Se han realizado los siguientes cambios en la plantilla como parte de esto:

• El nombre y propósito de la plantilla se ha cambiado de "Reconocimiento del Ticket" a "Reconocimiento de la Solicitud".

• Dentro del contenido del cuerpo del correo electrónico, el término "Ticket" ha cambiado a "Solicitud" con el fin de admitir tanto los Casos y Tickets con una sola plantilla.

Además, se ha añadido una nueva opción en la pantalla de información del Caso, en la sección de Ajustes de correo electrónico llamada "Nuevo Caso Registrado", donde puede seleccionar la plantilla de correo electrónico que desea usar para confirmar que se ha creado un Caso. El sistema seleccionará automáticamente la nueva plantilla de correo electrónico de "Reconocimiento de la Solicitud" (o la plantilla de correo electrónico existente "Reconocimiento del Ticket" si ha sido editada). Puede optar por usar una plantilla diferente. Tenga en cuenta que este campo no puede dejarse en blanco.

Asimismo, tenga en cuenta que los Agentes de servicio deben activar la nueva opción "Enviar correos electrónicos automatizados" en la pantalla de Casos de Work Manager para que el sistema envíe el correo electrónico automatizado de Reconocimiento del Caso al contacto primario y a los contactos CC cuando se envíe el caso, es decir, cuando pase del estado Borrador al estado Por hacer o al siguiente.

Tenga en cuenta también que el correo electrónico automatizado que se enviará cuando un Ticket se convierta en un Caso seguirá siendo la plantilla de correo electrónico "Caso lanzado por el Ticket", no la plantilla de correo electrónico "Reconocimiento de la Solicitud".

Descripción general

Además de tener la posibilidad de crear nuevas tareas enlazadas desde un Caso o Ticket, también puede crear enlaces entre Casos y Tickets existentes para que pueda gestionar mejor las actividades que llevan a cabo los diferentes equipos.

Puede crear enlaces entre tareas existentes de dos maneras:

1. Desde una tarea

2. Desde la página de inicio

Enlazar tareas existentes desde una tarea

Puede enlazar tareas existentes desde dentro de una tarea, yendo a la pantalla de la tarea y seleccionando la opción "+ Tarea" y luego eligiendo añadir la opción "Tarea existente".

En la ventana emergente, puede buscar los Casos o Tickets a los que desea enlazar esta tarea.

Se puede enlazar hasta un máximo de 50 tareas a la vez, pero no existe un límite en el número de tareas que se pueden enlazar.

Aparecerá un enlace al nuevo Caso o Ticket enlazado en la pestaña de Tareas enlazadas en la pantalla de las tareas que se han enlazado.

Enlazar tareas desde la página de inicio

Puede enlazar tareas existentes desde su Página de inicio seleccionando los Casos y Tickets de la cuadrícula de la Página de inicio (que podría estar mostrando la Bandeja de entrada de tareas, la Bandeja de entrada de las tareas del equipo, las Tareas propias o las Tareas propias del equipo) que desea enlazar y seleccionando la opción "Enlazar" que aparece en la parte superior de la cuadrícula.

El primer Caso o Ticket que seleccione será la tarea a la que se enlazarán todas las tareas seleccionadas posteriormente (o la primera en su lista si ha utilizado la opción "Seleccionar todo").

La ventana emergente le confirmará el Caso / Ticket al que se enlazarán las tareas, y las tareas específicas, antes de permitirle completar la confirmación del enlace:

Puede enlazar hasta un máximo de 50 tareas a la vez, pero no existe un límite máximo en el número de tareas que se pueden enlazar.

Si posteriormente va a este Ticket / Caso principal al que se ha enlazado todo, en su pestaña de Tareas enlazadas verá TODAS las tareas que eligió para enlazarlo.

Sin embargo, si se encuentra en una de las tareas que eligió para enlazar a este Ticket / Caso principal, en esa pestaña de Tareas enlazadas solo verá un registro de ese Ticket / Caso principal (y no de todos los demás que fueron enlazados).

Desenlazar tareas

Puede desenlazar tareas en cualquier momento, yendo a la pestaña de Tareas enlazadas en la pantalla de Tarea y seleccionando el icono de Desenlazar.

Hemos añadido una opción de etiqueta de contacto predeterminada para que el uso de etiquetas de contacto en las tareas sea más rápido y sencillo. Ahora puede configurar un valor de etiqueta predeterminado para registrar un contacto individual, por ejemplo:

Si sabe que "Jane Smith" siempre será la agente de bolsa en cualquier tarea a la que se añada como contacto, puede asignarle al registro de contacto de Jane una etiqueta predeterminada de "Agente de bolsa" para que se complete automáticamente para ella en la tarea, en lugar de que usted tenga que configurar este valor de etiqueta manualmente cada vez.

La lista disponible de Etiquetas predeterminadas se conserva en Builder, en la sección Configuración general>>Etiquetas de contacto.

Puede configurar esta Etiqueta predeterminada siempre que añada un nuevo contacto al sistema.

También puede configurar la Etiqueta predeterminada al editar un contacto mediante la página de Contactos.

El atributo de Etiqueta predeterminada también está disponible para editar en masa, es decir, puede configurar esto para múltiples contactos a la vez. Simplemente seleccione una cantidad de registros de contacto cuando se encuentre en la cuadrícula de la página de Contactos y haga clic en el botón de Editar para acceder a la ventana emergente de Editar en masa.

Tenga en cuenta que solo puede haber un valor de Etiqueta predeterminada por registro de contacto.

Además, cuando se crea una tarea desde el botón "Iniciar tarea" en la Página de actividad de contacto, ese contacto se etiquetará como el Solicitante, el Sujeto y el Contacto primario de la tarea. Asimismo, también se añadirá su Etiqueta predeterminada (si disponen de una).

Comportamiento de la Etiqueta de contacto predeterminada si no está establecida en "Permitir múltiples"

Si un valor de etiqueta específico no se ha establecido en "Permitir múltiples", solo se permitirá que un contacto tenga el valor. Por ejemplo: puede ser que solo pueda existir un solo contacto de "Agente de bolsa" para un Ticket. Esto obviamente tiene un impacto en el etiquetado predeterminado si dos contactos con la misma etiqueta predeterminada que "debe ser única" se añade a una tarea, ya sea de forma manual o automática. En este supuesto, el sistema asignará la Etiqueta predeterminada a un solo contacto (y, por lo tanto, quitará la Etiqueta predeterminada para los otros contactos). El sistema asignará al Contacto ya etiquetado con un valor de otra etiqueta existente, en el siguiente orden de prioridad.

• Contacto primario

• Solicitante

• Sujeto

• CC

• Cualquier otro contacto en la tarea

Notas adicionales sobre la falta de coincidencia de las Etiquetas de contacto de la Empresa proveedora

• No podrá añadir una Etiqueta predeterminada a un contacto si la empresa a la que está asignado tiene una Empresa proveedora diferente a la Etiqueta predeterminada.

• No podrá enviar una tarea con un contacto cuya Etiqueta predeterminada esté establecida en una Empresa proveedora diferente a la de la tarea.

Hemos añadido una configuración adicional en el perfil de usuario de un miembro (al que pueden acceder los Líderes de equipo) que le permite a los Líderes de equipo modificar la capacidad de los Miembros del equipo para trabajar únicamente en las tareas que están asignadas específicamente a las Listas de ese usuario.

Continuarán pudiendo recibir más tareas a través del botón "Sacar de la Lista" como siempre (dado que este enfoque solo asigna tareas a un usuario desde su Lista de todos modos). Sin embargo, impedirá que la tarea de una Lista diferente a la del usuario sea reasignada manualmente por uno de sus compañeros. Cuando la configuración está desactivada, pueden trabajar en tareas asignadas a cualquier Lista (con los límites de los permisos establecidos para ellos en Builder a través de sus Permisos de grupo de usuarios).

Cuando la configuración está desactivada, el usuario podrá seguir trabajando en las tareas que no están asignadas a una Lista. Asimismo, si hay algunas tareas que ya están asignadas al usuario y se encuentran en Listas de las que no forman parte, el usuario podrá seguir trabajando en ellas, pero ahora se bloqueará la asignación de más tareas desde afuera de sus Listas. Puede desasignar estas tareas del usuario manualmente.

Además, si una de las tareas que ya se encuentra con el usuario (pero fuera de sus Listas) ingresa a un estado de En espera o Resuelto, se moverá a la Tarea propia del equipo y se desasignará y su propietario será eliminado. Una vez que esa tarea esté lista para ser procesada nuevamente (p. ej. porque ha ingresado nueva información sobre ella), NO volverá a asignarse a la persona asignada originalmente, dado que ya no forma parte de su Lista; por el contrario, se asignará de acuerdo con las normas de asignación.

Copiar comunicaciones de tareas relacionadas cuando crea una nueva tarea enlazada

Hemos realizado una mejora en el uso compartido de las comunicaciones al crear nuevas tareas enlazadas directamente desde los Casos / Tickets. Ahora, cuando elige compartir comunicaciones entre tareas enlazadas, las comunicaciones de las tareas relacionadas también se comparten con la nueva tarea.

Por ejemplo, al crear un nuevo Caso / Ticket enlazado, puede copiar las comunicaciones de la tarea, es decir, los correos electrónicos (incluidos los archivos adjuntos) y las notas del Caso / Ticket original al nuevo Caso enlazado. En este supuesto, también se copiarán las comunicaciones en el lanzamiento de las Acciones del Caso. Del mismo modo, un Ticket dividido copiará las comunicaciones de su Ticket principal.

Puede encontrar más información sobre las tareas relacionadas vs. enlazadas aquí.

Mejoras en la vista de las tareas enlazadas

También hemos realizado mejoras en la "Funcionalidad de la tarea enlazada". Ahora, cuando una tarea se enlaza a otra, pero posteriormente se fusiona, divide o convierte en un Caso, las tareas resultantes conservarán un enlace con la otra. Anteriormente este enlace no se conservaba en estos supuestos.

Por ejemplo:

• Cuando un Ticket se enlaza a otra tarea y ese Ticket se fusiona con otro, el Ticket fusionado también tendrá un enlace a la otra tarea.

• Cuando un Ticket se enlaza a otra tarea y ese Ticket se divide en múltiples Tickets, los Tickets secundarios posteriores también tendrán un enlace a la otra tarea.

• Cuando un Ticket se enlaza a otra tarea y ese Ticket luego se convierte en un Caso, el Caso posterior también tendrá un enlace a la otra tarea.

La Descripción breve del Caso ha sido añadida a las Acciones para que los usuarios puedan verla más fácilmente y en un contexto más amplio de la Acción en la que están trabajando.

Si la Descripción breve del Caso de la Acción ha sido editada, los cambios en la Descripción breve del Caso se reflejarán en las pantallas de las Acciones de todas las Acciones del Caso (es posible que deba actualizar la pantalla de la Acción para que esto tenga un efecto inmediato) y el título de la Acción estará compuesto de lo siguiente:

"Referencia de la Acción - Descripción breve del Caso - Nombre del proceso de la Acción" "10040-C-A1.1 - Jack Jones, nuevo ingresante - Aprobación de RR. HH."

Este es el nombre que aparecerá en la pestaña de la Acción:

La Descripción breve del Caso también es el título que aparecerá en la columna de "Título" de la cuadrícula de la página de inicio para la Acción.

Enlace del Buscador rápido a la pestaña de Vistas

También hemos realizado algunas modificaciones a la pestaña de Vistas, donde puede realizar búsquedas avanzadas en los datos de sus tareas. Ahora hay disponible un enlace rápido a la pantalla de Vistas en el Buscador rápido, así que si el Buscador rápido no le da los resultados de búsqueda que desea, puede acceder fácilmente a la búsqueda más avanzada de la pestaña de Vistas.

Vistas guardadas en la sección de navegación

Además, hemos facilitado el acceso a sus Vistas guardadas (vistas específicas de datos que puede guardar desde su pantalla de Vistas para usar repetidas veces). Ahora puede verlas en una lista cuando pasa el cursor sobre la opción de "Vistas" de la sección de Navegación, ordenadas por orden alfabético.

En esta versión, nos hemos centrado en dos temas principales para hacer que su Work Manager sea más simple y productivo.

Puede ver este video para obtener una descripción más general de los cambios en la versión v.2022.3, o puede consultar las secciones individuales para más detalles.

Notificaciones

Hemos revisado en profundidad nuestras notificaciones, y les hemos proporcionado a los usuarios de operaciones y a los Líderes de equipo muchas más funciones y opciones de ajuste para que se mantengan activamente informados de la actividad en los Tickets, las Acciones y los Casos que les interesan.

Productividad de las tareas

Hemos tenido en cuenta los comentarios sobre la incorporación de más funciones en esta área, con mejoras en la cronología, el seguimiento de tiempo y, en particular, la gestión de archivos para sus Tickets, Acciones y Casos.

Notas sobre la versión

Puede consultar una lista de las nuevas funciones, mejoras y arreglos de errores de programación que hemos incluido en esta versión en los siguientes documentos:

Para obtener una lista más completa de los cambios, incluidos los cambios en la API, cambios en el almacén de datos y cualquier cambio en el software que pueda causar fallas en otros componentes, véase la sección dedicada a las Notas sobre la versión.

Descripción general

Hemos realizado importantes mejoras en la forma de ver y gestionar los archivos y enlaces en los Tickets, las Acciones y los Casos. La Tarjeta de archivos, que antes se mostraba en la barra lateral, se ha ampliado y reubicado en la pestaña “Archivos” en la parte principal de la pantalla de la tarea, junto a la Cronología: aquí es donde ahora puede añadir archivos y enlaces y ver los que se han añadido a la tarea.

La pestaña de archivos muestra todos los archivos y enlaces que se han añadido a esa tarea y a sus tareas relacionadas, además de los archivos adjuntos de los correos electrónicos entrantes y salientes.

Todos los archivos / enlaces de la tarea actual que está abierta se muestran en la parte superior de las pestañas de archivos, y los archivos / enlaces de sus tareas relacionadas se muestran en una sección separada debajo de esto. Las tareas se ordenan por la fecha / hora en la que se subieron, con la más reciente en la parte superior.

Puede ver el nombre del archivo, el tipo de archivo, el tamaño, quién lo subió (y cuándo), además del número de referencia y la tarea a la que se subió. También puede ver las etiquetas y notas que se han añadido a los archivos.

Varios iconos le ayudan a identificar más información:

• Los archivos adjuntos estándar se indican con el icono de un clip:

• Los enlaces se indican con un icono de enlace:

• Los archivos adjuntos de los correos electrónicos entrantes se indican con un icono de correo electrónico verde:

• Los archivos adjuntos de los correos electrónicos salientes se indican con un icono de correo electrónico azul:

Todos los archivos de la pestaña de archivos pueden añadirse como archivos adjuntos a cualquier correo electrónico saliente y los enlaces pueden añadirse al cuerpo del correo electrónico.

Añadir archivos / enlaces a una tarea

Si la tarea está asignada a usted, puede añadir archivos y enlaces a una tarea en la pestaña Archivos. Se pueden subir varios archivos a la vez. Para ello, haga clic en los enlaces de subir en la parte superior de la pestaña.

También puede arrastrar y soltar archivos en la pestaña de archivos para subirlos.

Restricciones al tipo de archivo

Por defecto, todos los tipos de archivos pueden subirse. Sin embargo, se pueden restringir los tipos de archivos especificando los tipos aceptables en la sección de configuración general de Builder.

Etiquetar archivos y enlaces

Se pueden añadir etiquetas a los archivos y a los enlaces. Las etiquetas le ayudan a estructurar sus archivos, lo que es importante cuando se envía información. Los títulos de las etiquetas disponibles se establecen en Builder.

También puede añadir etiquetas a varios archivos y enlaces a la vez, seleccionando una o varias tareas y utilizando el icono que se muestra en el encabezado de la pestaña Archivos.

Una vez que se hayan añadido las etiquetas, los archivos / enlaces estarán disponibles para su incorporación automática a los correos electrónicos con etiquetas coincidentes, lo que le permitirá asegurarse de que todos los documentos de un tipo relevante se incluyan con correos electrónicos específicos / contenido del cuerpo del correo electrónico.

Cuando se inserta un texto de respuesta estándar en un correo electrónico manual o cuando se crea automáticamente un nuevo correo electrónico y se envía en proceso, el sistema identificará cualquier etiqueta vinculada al texto estándar / plantilla de correo electrónico y entonces adjuntará automáticamente todos los archivos de esa tarea que compartan la misma etiqueta. Las etiquetas están vinculadas al contenido de la respuesta estándar / correo electrónico como parte de la configuración del sistema realizada por los usuarios administradores en Builder al crear las plantillas de correo electrónico.

El etiquetado de archivos es también una característica importante para los procesos que implican tecnología de automatización. Por ejemplo: si una Acción automatizada posterior necesita saber cuál de los archivos que ha adjuntado a su Caso es el archivo de “Confirmación de factura”, puede etiquetar los archivos relevantes como tal y, sin importar el nombre del archivo, la tecnología de automatización sabrá seleccionar ese archivo basándose en su etiqueta. Dicha tecnología de automatización externa puede igualmente suministrar etiquetas como parte de la subida de documentos en Tareas en Enate para su posterior uso manual / automatizado.

Añadir notas a los archivos

También puede añadir notas a los archivos y enlaces para proporcionar una breve descripción del contenido o para aportar cualquier otro tipo de información que pueda ser útil.

Asimismo, puede añadir notas a varios archivos y enlaces a la vez seleccionando una o más tareas y usando el icono que luego se mostrará en el encabezado de la pestaña de Archivos.

Ver vista previa de los archivos

El menú a la derecha le permite ver una vista previa de un archivo individual. La vista previa se abrirá en una pestaña nueva.

Descargar archivos

Puede descargar archivos individuales haciendo clic en la opción que aparece en el menú a la derecha.

Puede descargar varios archivos a la vez seleccionando los archivos que desea descargar y seleccionando la opción en la parte superior de la pantalla. Estos pueden descargarse como múltiples archivos individuales o como un único archivo ZIP comprimido a través de la opción de descarga ZIP aquí.

Eliminar archivos / enlaces

Puede eliminar archivos o enlaces individualmente haciendo clic en el menú a la derecha.

También puede eliminar múltiples archivos / enlaces seleccionando los archivos / enlaces que desea quitar y seleccionando la opción de eliminar que aparece en la parte superior de la pantalla.

Filtrar archivos / enlaces

Puede filtrar los archivos y enlaces que se muestran en la pestaña de archivos con la opción de filtrar en la parte superior. Puede filtrar por: archivos adjuntos, archivos adjuntos de correos electrónicos salientes, archivos adjuntos de correos electrónicos entrantes y enlaces.

Búsqueda de archivos de texto libre

También hay una búsqueda de texto libre para ayudarle a localizar archivos o enlaces individuales. Puede buscar en función de los distintos grupos de texto que se muestran: nombre del archivo, información de la etiqueta y textos de las notas.

Opción de idioma inglés estadounidense

También hemos añadido la opción de seleccionar inglés estadounidense (en-us) como el , además del inglés británico, francés, alemán, español, portugués brasileño, rumano, polaco, húngaro y ruso.

Restricción a la modificación de los defectos

Hemos añadido una nueva configuración de , que le permite establecer un acceso restringido a la modificación de cualquier información en la Tarjeta de defectos de los Casos, las Acciones y los Tickets. Los Agentes de servicio siempre pueden AÑADIR un registro de defectos y marcar uno como resuelto, pero cuando esta configuración de "Restringir" está habilitada en Builder, solo el agente que creó el defecto en primer lugar, puede posteriormente modificar o eliminar cualquiera de los detalles de este registro de defecto.

Mejoras en la vista de las tareas

Hemos realizado algunas mejoras a la hora de trabajar con las tareas relacionadas. Ahora, puede ver fácilmente el Caso principal de una tarea.

Por ejemplo:

• Cuando un Ticket se divide en múltiples Tickets secundarios, aparecerá un enlace para acceder al Ticket principal en todos los Tickets secundarios.

• Cuando varias Tareas se fusionan en una sola Tarea secundaria, aparecerá un enlace para acceder a todas las Tareas principales en la Tarea secundaria.

• Cuando un Ticket se convierte en un Caso, aparecerá un enlace para acceder al Ticket principal en todos los Casos secundarios.

Hemos mejorado la función de seguimiento de tiempo disponible para los Tickets, los Casos y las Acciones para mostrar más información y facilitar el trabajo.

Ahora puede ver más fácilmente las horas que los Agentes han trabajado en una tarea previamente, y puede desplegar la tarjeta a modo de pantalla completa para ver más información sobre las ediciones realizadas en estas horas registradas anteriormente, incluido quién hizo el cambio, cuándo y a qué se cambió.

Hemos mejorado la Cronología con la incorporación de más información útil.

En la Cronología del Caso ahora se muestra el historial de Rehacer el Caso, y se incluye la información, como, por ejemplo, la persona que configuró el Caso para rehacer, cuándo la configuró para rehacer y el número de Paso y la Acción desde la que se estableció para rehacer.

Puede seleccionar para ver el historial de Rehacer el Caso en la Cronología seleccionando la nueva función de filtro de la Cronología.

Para permitir una gestión más eficaz de las SLA, hemos añadido la opción de ver cuándo se ha cambiado la Fecha de vencimiento en la Cronología.

Si la fecha de vencimiento se ha actualizado, verá la nueva fecha / hora a la que se ha cambiado, quién la ha cambiado, cuándo se ha hecho el cambio y por qué. El motivo del cambio puede ser una anulación manual, un cambio de paso del Caso o un cambio de categoría del Ticket (tal vez vinculado a los métodos de fecha de vencimiento).

Puede seleccionar ver cuándo se ha cambiado la Fecha de vencimiento o cuándo se ha sobrepasado la Fecha de vencimiento seleccionando las opciones asociadas en el filtro de la Cronología.

Además, ahora puede elegir ver los cambios de categoría de los Tickets en la Cronología seleccionando la opción “Categoría de Ticket modificada” en el filtro de la Cronología.

La entrada en la Cronología mostrará quién ha cambiado la categoría del Ticket, cuándo la ha cambiado y a qué se ha cambiado.

Descripción general

Las notificaciones de Enate lo mantienen al tanto de lo que ocurre con los Tickets, las Acciones y los Casos que le interesan para que esté actualizado en todo momento. Tiene mucha flexibilidad en cuanto a la forma de recibir las notificaciones, las tareas que sigue, los eventos sobre los que recibe notificaciones y la forma en que estas se entregan.

Dispone de varias opciones:

• Seguir tareas individuales

• Seguir todas las tareas en su Bandeja de entrada

• Seguir todas las tareas en sus Listas

Recepción de notificaciones sobre tareas individuales

Seguir una tarea

Puede elegir recibir notificaciones sobre una tarea individual: solo tiene que abrirla en Work Manager y hacer clic en la opción “Seguir” de la barra del encabezado.

Mientras siga una tarea, recibirá una notificación cada vez que se produzca alguno de los eventos que haya seleccionado en su Configuración de notificaciones: tales como cambios de estado, cambios en su persona asignada, etc. Si ha elegido que se le notifique también por medio de una ventana emergente en el navegador y/o correo electrónico, también recibirá copias de sus notificaciones a través de esos canales.

Dejar de seguir una tarea

Puede “Dejar de seguir” una tarea en cualquier momento haciendo clic en “Dejar de seguir” desde la pantalla de la tarea.

Personalización de notificaciones

Puede elegir qué notificaciones quiere recibir y de qué manera si se dirige a sus Ajustes de Usuario y hace clic para ver su Configuración de notificaciones.

Además de elegir el seguimiento de una tarea individual, también puede utilizar la página de configuración de notificaciones para especificar de forma más general las notificaciones que desea recibir automáticamente. Esto consta de dos partes:

• En primer lugar, usted especifica qué tareas quiere recibir, p. ej. tareas en su propia bandeja de entrada.

• En segundo lugar, usted especifica los eventos relacionados con esas tareas sobre los que desea recibir notificaciones.

Véase los detalles más abajo...

Qué tareas notificarme - Alcance

Puede elegir recibir notificaciones de tareas en su bandeja de entrada y/o sus listas.

Qué eventos notificarme

Además, tiene que elegir los eventos sobre los que quiere recibir notificaciones para estas Tareas.

Las opciones son las siguientes:

Cómo notificarme – diferentes tipos de Notificaciones

Para cada evento al que se suscriba, recibirá automáticamente una notificación en el Centro de Notificaciones de Work Manager (a través del icono de Notificaciones en la barra del encabezado), con un contador que muestra el número de notificaciones no leídas. Sin embargo, también puede elegir si quiere recibir notificaciones por correo electrónico y/o por una ventana emergente del navegador.

Centro de notificaciones

El icono de Notificaciones muestra cuántos mensajes de notificaciones no leídos tiene.

Al hacer clic en el icono de Notificaciones, se mostrará el Centro de notificaciones.

Esto mostrará los mensajes de notificaciones que ha recibido (mostrará las últimas 100 notificaciones), clasificados como “Todos” y “No leídos”.

Al hacer clic en la notificación, accederá a la tarea a la que se relaciona.

También tiene la opción de marcar como leídas las notificaciones individuales y (desde el menú del botón de elipsis) todas las notificaciones.

Silenciar notificaciones – No molestar

La opción No molestar desactiva todas las notificaciones emergentes del correo electrónico y del navegador. Nota: seguirá recibiendo notificaciones en su Centro de Notificaciones.

Puede ajustar sus preferencias de notificación haciendo clic en la opción “Configuración de notificaciones” o dirigiéndose a sus Ajustes de Usuario y luego haciendo clic para ver la “Configuración de notificaciones”.

Notificaciones emergentes del navegador

Si tiene activadas las notificaciones emergentes del navegador, cada vez que se genere una notificación, esta aparecerá en la parte inferior derecha de su pantalla. Si hace clic en el enlace de la tarea, accederá directamente a esa tarea.

Las notificaciones emergentes del navegador aparecerán en cualquier pantalla mientras esté conectado a una sesión de Work Manager.

Permiso para recibir notificaciones emergentes en el navegador

Es posible que tenga que ajustar la configuración de su navegador para que aparezcan las notificaciones emergentes del navegador. Si necesita hacerlo, se le avisará en el Centro de Notificaciones.

Para ajustar la configuración de su navegador, vaya a Ajustes > Privacidad y seguridad > Configuración del sitio > Permisos > Notificaciones y ajuste la configuración para garantizar que los sitios puedan enviar notificaciones a su navegador.

Notificaciones por correo electrónico

Las notificaciones por correo electrónico se enviarán a la dirección de correo electrónico configurada para los usuarios en Builder.

La dirección desde la que se enviará el correo electrónico es la Dirección de correo electrónico no supervisada que se ha configurado en Builder.

Las notificaciones por correo electrónico incluirán un enlace a la tarea a la que se refieren. Si un usuario ya ha iniciado sesión en Enate, al hacer clic en el enlace irá directamente a esa tarea. Si el usuario ha cerrado la sesión, al hacer clic en el enlace accederá a la pantalla de inicio de sesión de Enate. Una vez que haya iniciado la sesión, accederá directamente a la tarea.

Notificaciones de escritorio

Cómo ver las notificaciones de escritorio

Además de ver sus notificaciones en el Centro de Notificaciones de Work Manager, como ventanas emergentes del navegador y por correo electrónico, también puede establecer una configuración para ver sus ventanas emergentes en varias partes de su Escritorio, por ejemplo, en el menú de inicio de Windows y en la pantalla de bloqueo de su máquina.

Sonidos de las notificaciones de escritorio

Los sonidos también pueden activarse dentro de la configuración de las notificaciones de su escritorio para permitir que se reproduzcan sonidos cada vez que se muestre una notificación de escritorio.

Desactivar todas las notificaciones

Puede elegir desactivar TODAS las notificaciones seleccionando esta opción en la pestaña de Ajustes de usuario en la parte superior de la sección de Configuración de Notificaciones.

Mientras esta opción esté activada, no se generarán notificaciones para usted. Sus preferencias se habrán guardado para cuando quiera volver a activar las notificaciones.

Posibilidad de editar el título de un Caso

Hemos añadido la opción de editar la descripción breve de un Caso en Work Manager.

Si la nueva se ha configurado en la pantalla de información del Caso en Builder, los usuarios de Work Manager podrán editar la descripción breve de un Caso.

Este es el título que se mostrará en la parte superior de la pestaña del Caso.

También se mostrará este título en la columna “Título” de la cuadrícula de la página de inicio.

Cambios en el título de la Acción

Junto con esto, si la descripción breve del Caso de la Acción ha sido editada, el título de la Acción que aparecerá en la parte superior de la pestaña de la Acción estará ahora compuesto por la descripción breve del Caso y el título de la Acción.

Este título también aparecerá en la columna “Título” de la cuadrícula de la página de inicio.

Posibilidad de desasignar tareas en estado de Resuelto

Ahora los usuarios pueden desasignar tareas en cualquier estado, incluso en Resuelto (excepto que esté en estado “Cerrado”).

Opción de no enviar correos electrónicos generados automáticamente para los Tickets

Los usuarios ahora pueden seleccionar que no se envíe NINGÚN correo electrónico generado automáticamente para Tickets a una dirección de correo electrónico específica si está incluida como dirección Para, CC o CCO. Esto se puede hacer desde la pestaña “Correo electrónico bloqueado” seleccionando la nueva opción “Deshabilitar todos los correos electrónicos generados automáticamente a esta dirección”. Anteriormente, la función para evitar el envío de estos correos electrónicos a direcciones específicas solo estaba disponible en el momento de la creación de un Ticket; esta nueva opción amplía esta posibilidad para cubrir todas las situaciones hipotéticas dentro de un Ticket.

Ahora es posible configurar el sistema para que cree automáticamente un nuevo registro de contacto externo cuando lleguen correos electrónicos que contengan nuevas direcciones de correo electrónico.

La nueva configuración que permite esto se encuentra en la sección de de Builder, y está ACTIVADA por defecto, es decir, para permitir la creación automática de contactos a partir de correos electrónicos.

Tenga en cuenta que cuando se crea automáticamente un nuevo registro de contacto, la empresa a la que se vincula dependerá de la configuración del alcance del contacto: si está configurado como “Global”, o “Global y Local”, el contacto creado automáticamente tendrá un alcance global, es decir, no estará vinculado a ninguna empresa específica. Si se establece en “Local”, el contacto creado automáticamente se creará bajo la empresa en la que exista la tarea relacionada.

El sistema completará automáticamente el nombre y el apellido del contacto basándose en el nombre de visualización del correo electrónico. Más detalles sobre esto:

• Si hay un espacio en el nombre de visualización del correo electrónico, todo lo que esté antes del primer espacio se utilizará como nombre del contacto y todo lo que esté después del último espacio se utilizará como su apellido. Por ejemplo, si el nombre de visualización del correo electrónico es “John Smith”, el nombre del contacto se completará automáticamente como “John” y su apellido se completará automáticamente como “Smith”.

• Si hay una coma en el nombre de visualización del correo electrónico, todo lo que esté antes de la primera coma se utilizará como el apellido del contacto y todo lo que esté después de la coma, pero antes del espacio, se utilizará como su nombre. Por ejemplo, si el nombre de visualización del correo electrónico es “Smith, John”, el apellido del contacto se completará automáticamente como “Smith” y su nombre se completará automáticamente como “John”.

• Si el sistema no puede completar automáticamente el nombre y el apellido con seguridad, el contacto se creará automáticamente sin nombre ni apellido y se pedirá al usuario que lo complete él mismo cuando envíe la tarea.

Además, se ha añadido una nueva columna estándar a la Página de gestión de contactos llamada “Creado automáticamente” que permite a los usuarios ver cuáles de sus contactos externos se han creado automáticamente y cuáles se han creado manualmente.

Búsqueda de archivos en el Buscador rápido

Puede usar el Buscador rápido para buscar archivos individuales o una tarea a través de uno de sus archivos. La búsqueda de archivos en el Buscador rápido se centrará en buscar ambos archivos que están directamente enlazados con la tarea Y los archivos que se han adjuntado a las comunicaciones para la tarea.

Los resultados de la búsqueda incluirán información como el tipo de archivo (es decir, si se adjuntó a la tarea o a una comunicación), cuándo la tarea se actualizó por última vez si el archivo se adjunta a una tarea, o cuándo se envió/recibió el correo electrónico si el archivo es un adjunto de una comunicación, el número de referencia y el título de la/s tarea/s a la/s que se adjunta el archivo y el asunto de la comunicación si el archivo es un adjunto de la comunicación. Los resultados de la búsqueda se ordenarán por la fecha de la última actualización del archivo o por la fecha de envío/recepción del correo electrónico si se trata de un archivo adjunto a una comunicación, mostrando el más reciente en la parte superior. Al hacer clic en el archivo se descargará una copia de este.

Si su sistema ha sido configurado para permitirle eliminar los archivos adjuntos de los correos electrónicos, puede eliminarlos desde la tarjeta de archivo de una tarea. Esto resulta útil cuando, por ejemplo, los archivos adjuntos del correo electrónico contienen información confidencial.

El archivo adjunto eliminado también se eliminará de otras tareas relacionadas, como otras Acciones en un Caso, Sub-casos, Tickets subordinados y principales si se ha fusionado un Ticket, Casos subordinados y Tickets principales si un Ticket se ha convertido en un Caso.

Sin embargo, tenga en cuenta que, si elimina un archivo adjunto de un correo electrónico desde un Ticket que se ha dividido o es el Ticket subordinado de un Ticket dividido, el archivo eliminado no será eliminado del/los otro/s Ticket/s subordinado/s o del Ticket principal.

También tenga en cuenta que eliminar un archivo adjunto de una tarea enlazada NO eliminará el archivo adjunto de la/s tarea/s con la/s que está enlazada.

El archivo adjunto se eliminará de todo el sistema, por lo que no podrá buscarlo en el Buscador rápido, y no estará disponible para adjuntarlo a un nuevo correo electrónico relacionado con la tarea.

Cualquier actividad posterior que se realice en la tarea no restablecerá el archivo adjunto eliminado y la creación de una nueva tarea enlazada tampoco restablecerá el archivo adjunto eliminado.

Recibirá una notificación en la cronología y en la pestaña de comunicaciones cuando se haya eliminado un archivo adjunto de un correo electrónico, junto con el nombre del archivo que se ha eliminado, quién lo ha eliminado y el asunto y la fecha/hora en que se envió el correo electrónico al que se adjuntó.

En esta versión de Enate hemos introducido una serie de mejoras para simplificar aún más la ejecución y gestión de sus procesos comerciales. Consulte la sección individual de cada una de ellas para ver todas las mejoras que hemos realizado, o eche un vistazo a nuestros vídeos que contienen una descripción general para obtener una muestra.

Estas son algunas de las cosas que hemos añadido en Work Manager:

• Hemos añadido una que les permite a los usuarios buscar por archivos o buscar por tareas a través de sus archivos.

• Hemos añadido una configuración opcional para que los usuarios de Work Manager puedan , lo que es útil si se trata de información confidencial.

• Hemos añadido algunas .

• También hemos que las personas pueden haber visto en los correos electrónicos de confirmación automática cuando se crea un nuevo Ticket.

Cuando se ha lanzado un Ticket mediante la recepción de un correo electrónico entrante, se enviará un correo electrónico de reconocimiento automático que confirme la recepción del correo electrónico original y la creación de un Ticket como resultado de la recepción del correo electrónico. Además, el correo electrónico original se incluye como parte de la confirmación, y conserva el formato original. Esto ayuda a resolver un par de problemas de visualización de formato que las personas pueden haber visto en los correos de confirmación automática cuando se crea un nuevo Ticket.

A raíz de las funciones de programación de correos electrónicos y de la bandeja de salida que hemos añadido en las últimas versiones, hemos realizado algunos ajustes para que el envío de correos electrónicos sea lo más sencillo posible. Ahora, cuando envíe un correo electrónico, los botones "Enviar ahora" y "Cancelar" en la cronología solo aparecerán si ha programado el correo electrónico para que se envíe más de 2 minutos después, a fin de permitirle enviar el correo electrónico programado inmediatamente si ha cambiado de opinión o para cancelar el envío del correo electrónico programado. De lo contrario, estos botones no aparecerán en la cronología. Seguirá teniendo la opción de recuperar sus correos salientes hasta dos minutos si ha configurado un retraso.

Hemos añadido algunas opciones de columnas estándar adicionales para la cuadrícula de la página de inicio en Work Manager. Consulte cómo añadirlas a su vista de cuadrícula estándar:

Estas columnas adicionales, junto con otras que ya están disponibles, le dan más capacidad para gestionar sus tareas y las de su equipo a un nivel superior de "multi-línea" sin tener que ahondar en tareas específicas, y le permiten localizar mejor el trabajo relevante directamente desde la cuadrícula.

Estas nuevas opciones de columna son las siguientes:

• Contacto primario – la persona principal con la que hay que ponerse en contacto sobre la solicitud en curso

• Solicitante – la persona que hizo la solicitud inicialmente

• Asunto – la persona sobre la que versa la tarea

• Último correo electrónico recibido – la fecha y hora en que se recibió el último correo electrónico de una tarea

• Último remitente de correo electrónico – la información de la última persona que envió un correo electrónico relacionado con una tarea. Si el usuario ya se encuentra registrado en el sistema, esta columna mostrará su nombre. De lo contrario, esta columna mostrará su dirección de correo electrónico

Ahora puede rehacer un Caso desde una Acción, en lugar de tener que ir primero al Caso principal para rehacerlo.

Tenga en cuenta que cuando rehace desde un Caso, el Caso se presentará como En Progreso. Sin embargo, cuando rehace un Caso desde una Acción, ya que todas las Acciones en ejecución para el Caso se cerrarán una vez que haga clic en 'Rehacer', la Acción en la que está actualmente también se cerrará.

Hemos añadido la opción adicional de que, cuando un proceso de Caso llegue a una Acción de Esperar por Sub-caso (también conocida como Acción de Conservar Caso), la Acción de Esperar por Sub-caso se cierre automáticamente y se permita que el proceso continúe automáticamente si no hay Sub-caso disponible, en lugar de asignar la Acción a un usuario para que tenga que tomar manualmente esa decisión para continuar.

Para hacer esto, vaya a la pestaña de información de la Acción Conservar Caso en Builder y en la columna "Cerrar automáticamente" deslice el interruptor.

Esto significa que en lugar de asignar la Acción a un usuario para que proceda manualmente, la Acción "Esperar a que se completen los Sub-casos" se cerrará automáticamente si el Sub-caso que la Acción "Esperar a que se completen los Sub-casos" está configurada para esperar no está disponible. Esto puede deberse a que no se ha lanzado o a que se resolvió antes de que se lanzara la Acción "Esperar a que se completen los Sub-casos".

Si la columna de Conservar Caso se deja en blanco, la Acción “Esperar a que se completen los Sub-casos” esperará a que se cierre cualquier Sub-caso del Caso antes de continuar y si no hay ningún Sub-caso disponible, la Acción “Esperar a que se completen los Sub-casos” se cerrará automáticamente.

Si se deja desactivado el interruptor de "Cerrar automáticamente", la acción "Esperar a que se completen los Sub-casos" se asignará a una Lista en la que un usuario la recogerá y decidirá cómo proceder si el Sub-caso que la acción "Esperar a que se completen los Sub-casos" está configurada para esperar no está disponible.

Los usuarios ya no pueden utilizar programas antiguos y desactualizados o que ya se hayan activado al iniciar un Caso o Acción en Work Manager que está configurado para requerir un programa. Esto ayuda a garantizar que no se creen inadvertidamente programas antiguos y desactualizados, lo que contribuye a asegurar que la única tarea que está en juego es la que se supone que debe estar.

Hemos cambiado la forma en que se calcula la fecha de "Resuelto el" para un Ticket que ha sido dividido.

Ahora lo calculamos como el máximo de la fecha de Resuelto el de los tickets en los que se ha dividido. Básicamente, cuando se resuelve el último de los tickets "subordinados" divididos, el ticket original también se marca con la misma fecha de Resuelto el. Con el enfoque anterior era posible que el ticket original se marcara como resuelto con una fecha anterior a la de algunos de sus tickets subordinados divididos. Además, este enfoque garantiza que la fecha de Resuelto el del ticket original no cambie una vez establecida.

Por ejemplo:

El Ticket A se ha dividido en Tickets B y C.

El Ticket B se resuelve el “'02-02-2022 01:10:00” y el Ticket C se resuelve el “03-02-2022 02:00:00”.

La hora marcada para la resolución del Ticket A será “03-02-2022 02:00:00”.

Hemos hecho de la versión 2021.2 una versión más pequeña centrada en la estabilidad y en la realización de pequeños ajustes a las funciones publicadas en las últimas versiones.

Trabajar con Tareas enlazadas

También hemos conseguido añadir una o dos nuevas funciones basadas en sus comentarios, en los que nos pedían que Enate les ayudara a gestionar el trabajo que abarca varias áreas diferentes de su empresa: Ahora tiene mucha más flexibilidad para enlazar diferentes tareas entre sí, y también para compartir correos electrónicos entre ellas. Vea las funciones con más detalle:

También puede echar un vistazo a este vídeo con la descripción general para Enlazar Tareas.

Hemos hecho de la versión 2022.1 una versión más pequeña centrada en la estabilidad y en la realización de pequeños ajustes a las funciones lanzadas en las últimas versiones. Puede consultar estos ajustes en la sección de que aparece a continuación.

Funciones de versiones recientes

Si acaba de renovar una versión anterior de Enate, debería echar un vistazo a todas las nuevas funciones que hemos publicado recientemente en nuestras versiones más desarrolladas y .

Estas son algunas de las cosas que hemos añadido a Work Manager en estas últimas versiones:

• Hemos mejorado la gestión de la .

• Hay una .

• Hemos (Tickets, Casos y Acciones) para facilitar el trabajo con ellas.

• Ahora puede de sus operaciones, es decir, cómo van sus Tickets, Casos y Acciones con respecto a los SLA. Puede crear vistas de la manera que desee para esos datos, a fin de que tenga el control sobre los informes operativos instantáneos.

Para el trabajo compartido que se lleva a cabo a través de múltiples Casos y Tickets, usted puede compartir emails entre los elementos de trabajo enlazados para conseguir una perspectiva más general del trabajo conjunto. Usted incluso puede ver emails de elementos de trabajo a los que no tiene acceso.

Usted puede compartir emails entre elementos de trabajo de dos maneras.

1) Desde un email prexistente - Al hacer clic en el '+' icono de la parte superior de un email prexistente de la línea temporal y al seleccionar el elemento de trabajo con el que usted desea compartir el email.

2) Al componer un nuevo email - la otra manera es cuando usted escriba un nuevo email, simplemente añada el número de referencia del elemento de trabajo a Para/CC/BCC presionando el icono '+', tal como haría al añadir una dirección de correo.

Usted puede incluso usar este método cuando usted quiera compartir emails entre elementos de trabajo enlazados, sin necesidad de añadir una dirección de correo.

Este email será enviado a cualquier dirección de email especificada, y también se compartirá con los elementos de trabajo seleccionados.

Cuando alguien responda al email compartido, esa respuesta también será adjuntada a ambos elementos de trabajo.

Hemos realizado una serie de mejoras con el lanzamiento de la última versión de Work Manager v2021.1.

Para una rápida descripción de los principales cambios, vea este breve vídeo explicativo:

Estados nuevos y más sencillos

En la última versión de Enate hemos simplificado los estados por los que puede pasar un elemento de trabajo para que el procesamiento de los elementos de trabajo sea más sencillo y fácil. Vea el siguiente vídeo para saber más:

Nueva Funcionalidad para la Programación de Emails en la Página de la Bandeja de Salida

También agregamos una nueva función para programar emails que funciona junto con la nueva página de Bandeja de salida. Vea el siguiente video para obtener una descripción general rápida:

Hacer click aquí para más información sobre la Nueva Función para Programar Emails y Bandeja de Salida.

También puede consultar la sección de Ayuda de Work Manager, más completa, que contiene explicaciones sobre todas las funciones de Work Manager.

Hemos trasladado nuestra documentación de ayuda a docs.enate.net para hacerla más accesible. Aquí encontrarás todo lo que necesitas saber para sacar el máximo partido a Enate, a través de vídeos y explicaciones muy detalladas.

Explicaciones en línea

Además de la puesta en línea de toda nuestra documentación de ayuda, hemos empezado a añadir más información sobre herramientas, guías y vídeos el funcionamiento del propio sistema, para ayudar a guiar a los usuarios a nuestras explicaciones en línea - Esto debería facilitar la facilitar la incorporación de nuevos usuarios y permitirles conocer de forma sencilla cuando las nuevas características aparezcan.

Con el tiempo iremos añadiendo más y agradeceremos sus sugerencias y comentarios en la nueva sección de documentación de la página de comentarios de Enate.

La página de gestión de contactos es donde puede ver y gestionar todos sus contactos externos en un solo lugar.

Puede acceder a la página de gestión de contactos desde el enlace de navegación. Sus contactos y su información se mostrarán en una tabla.

Añadir, editar y eliminar contactos

Puede crear nuevos contactos externos de tres maneras:

1. Haciendo clic en el icono "+" de la pantalla de gestión de contactos

2. De Búsqueda rápida:

3. Importación masiva desde Excel. También se puede importar una lista de contactos desde una hoja de cálculo de Excel y se proporciona una plantilla. Es obligatorio rellenar la dirección de correo electrónico cuando se importan contactos desde una plantilla de Excel. Si no especifica una empresa, el contacto se establecerá automáticamente como global.

Para editar un contacto, haga doble clic en el contacto

Puede editar de forma masiva la empresa, la zona horaria, la ubicación de la oficina y el idioma preferido de sus contactos seleccionando la casilla del contacto y aparecerá el botón de edición.

Para eliminar un contacto, haga clic en la casilla del contacto y aparecerá el botón de eliminar. Puede eliminar varios contactos a la vez.

Tenga en cuenta que si crea un nuevo contacto en modo de prueba, ese contacto solo estará disponible para ejecutar paquetes de prueba en el sistema.

Nombre de la empresa - Contacto externo

Dependiendo de cómo se haya configurado en el Builder, tendrá varias opciones al asignar una empresa a un contacto externo:

• Todas las empresas/Global

  • Si se configura la empresa como tal, el contacto externo puede crear y acceder a las tareas de todas las empresas.

  • También significa que los usuarios del gestor de trabajo pueden buscar otros todos los contactos externos en una tarea.

• Una empresa particular (local)

  • Establecer el alcance del contacto a una empresa en particular significa que el contacto externo solo podrá crear y acceder a tareas para esa empresa en particular a la que el contacto externo ha sido asociado.

  • Los usuarios también podrán añadir un contacto a un paquete API solo si el Contacto está en la misma empresa (o está en una empresa paraguas).

Configuración de los ajustes de la cuadrícula

Puede elegir qué columnas ver haciendo clic en el icono de la rueda dentada y seleccionando de su lista de columnas estándar.

Puede añadir columnas personalizadas a la cuadrícula haciendo clic en el icono de la rueda dentada y seleccionando en su lista de columnas de datos personalizados. Las columnas de datos personalizadas se crean en Enate Builder. Se pueden crear campos de todos los tipos de datos, a excepción de los campos de tabla y los campos de texto largo.

Puede volver a la selección original de columnas haciendo clic en "Volver a los valores predeterminados". Puede ordenar la tabla por orden alfabético para una columna haciendo clic en el título de esa columna

Programar un correo electrónico

Puede programar la fecha y la hora en que se enviará un correo electrónico seleccionando la opción Programar envío.

El correo electrónico programado aparecerá en las pestañas Comms (Comunicaciones) y Timeline (Tiempo), junto con quién lo ha programado y para cuándo. También puede enviar un correo electrónico programado inmediatamente desde las pestañas Comms y Timeline.

La página de la bandeja de salida

Los correos electrónicos que hayas programado para enviarlos en una fecha posterior aparecerán en la página de la Bandeja de salida.

Puede acceder a la página de la Bandeja de salida desde el enlace de navegación. El número total de correos electrónicos en su Bandeja de salida también se mostrará en el enlace de navegación.

La página de la Bandeja de salida es donde puede encontrar los correos electrónicos que le pertenecen a usted o a su equipo y que están programados para ser enviados en una fecha posterior, o que no se han enviado.

Puede seleccionar cuántos correos electrónicos se mostrarán en la opción de la derecha.

Vistas de la cuadrícula de la Bandeja de salida

La primera vez que un jefe de equipo se conecte, llegará a la vista "Mis correos electrónicos de equipo". La primera vez que un miembro del equipo se conecte, llegará a la vista "Mis correos electrónicos". Puede cambiar la vista de la página de la bandeja de salida para mostrar solo sus correos electrónicos de la bandeja de salida, los de su equipo, los del sistema o todos los correos de la bandeja de salida. Esto se guardará cuando se cierre la sesión y se vuelva a iniciar.

Si selecciona "Mis correos" podrá ver los correos electrónicos que ha enviado y que están en su bandeja de salida.

Los "Correos de mi equipo" le muestran los correos electrónicos enviados por su equipo que están en la bandeja de salida, así como los correos electrónicos relacionados con tareas en las que los miembros de su equipo están trabajando y que están en la bandeja de salida.

La selección de "Correos del sistema" le permite ver los correos electrónicos enviados automáticamente por el sistema, por ejemplo, porque un Ticket se ha dividido o fusionado.

"Todos" le permite ver los correos electrónicos enviados por usted, por su equipo, así como los correos electrónicos de personas ajenas a su equipo a los que tiene acceso.

Opciones de reintento y cancelación

Puede reintentar manualmente el envío de un correo electrónico haciendo clic en el icono Reintentar. El correo electrónico estará ahora en un estado de "Pendiente de reintento", vea aquí para más información sobre los estados de envío en la página de la bandeja de salida.

También puede reintentar el envío de un correo electrónico en la línea de tiempo.

También puede cancelar el envío de un correo electrónico haciendo clic en el icono de Cancelar. Esto eliminará el correo electrónico de la bandeja de salida.

También puede reintentar o cancelar el envío de correos electrónicos en bloque.

Correo electrónico emergente

Al hacer doble clic en un correo electrónico se abrirán los detalles del mismo en una ventana emergente de solo lectura. Puede ver de quién es el correo electrónico, a quién va dirigido, etc. También puede reintentar y cancelar el envío del correo electrónico desde la ventana emergente.

Ajuste de las columnas de la cuadrícula

Puede ajustar las columnas de la cuadrícula haciendo clic en el engranaje de configuración. Se guardarán cuando salga y vuelva a entrar. Las columnas "Para" y "Asunto" son obligatorias.

• Conector de correo - el nombre del conector de correo electrónico a través del cual su sistema envía correos electrónicos.

• Importancia - la configuración de la importancia del correo electrónico, es decir, alta, normal, baja.

• Generado en sistema - si el correo electrónico fue generado automáticamente por el sistema (por ejemplo, para notificar a un usuario cuando se ha dividido un billete).

• Último intento para enviar - cuándo fue el último intento de enviar el correo electrónico (automáticamente por el sistema o manualmente por un usuario)

• Último mensaje de fallo de envío - un mensaje que muestra la razón por la que ha fallado el último intento de envío de correo electrónico, por ejemplo, el conector de correo electrónico está desactivado. Por favor, habilítelo e inténtelo de nuevo.

• Registrado - la fecha y la hora registradas cuando el correo electrónico falló por primera vez en el envío.

• Siguiente intento para enviar - cuándo intentará el sistema enviar el correo electrónico de nuevo

• Tarea : la referencia de la tarea del que procede el correo electrónico. Al hacer clic en él, se accede a la pantalla de tareas.

• Tipo de tarea - si el correo electrónico está relacionado con un Ticket, un Caso o una Acción.

• Cuenta de reintentos de envío - muestra el número de veces que el sistema ha intentado enviar el correo electrónico.

• Estado de envío - muestra en qué estado se encuentran los correos electrónicos de la bandeja de salida en términos de envío. Hay 4 estados:

  • Fallido - un correo electrónico con este estado de envío no se ha podido enviar. Para enviarlo, hay que "reintentarlo" manualmente.

  • Conector desactivado - si un correo electrónico tiene este estado de envío, significa que el conector de correo electrónico ha sido deshabilitado en Builder.

  • Reintento pendiente - un correo electrónico con este estado de envío está esperando un reintento automático por parte del sistema.

  • A la espera - un correo electrónico con este estado de envío ya está programado para ser enviado. Los correos electrónicos enviados cuando se ha establecido una opción de deshacer el envío también tendrán este estado (ver aquí para más información sobre la opción de deshacer el envío). El momento en el que se enviarán estos correos electrónicos depende de la opción de Patrón de Reintento Automatizado de Fallos que se configure en el Builder, vea aquí para más información.

• Recuento de archivos adjuntos - cuántos archivos (si los hay) se adjuntan al correo electrónico

Anular envío

La opción de anular el envío le permite añadir un retraso en el envío de sus correos electrónicos, dándole la oportunidad de cancelar el envío de un correo electrónico, o de revisar un correo electrónico antes de que se envíe.

Puede establecer un tiempo de envío de deshacer en la configuración del usuario.

Cuando se establece una hora de deshacer el envío, aparecerá una ventana emergente que le permitirá cancelar el envío del correo electrónico.

Además, cuando se establece un tiempo de envío de deshacer, usted tendrá la opción de enviar un correo electrónico "Ahora" en la línea temporal que anula el tiempo de retraso de la configuración de deshacer el envío y también tendrá la opción de cancelar el envío del correo electrónico por completo.

Cuando se establece un tiempo de envío no deseado, los correos electrónicos se mostrarán en la página de la Bandeja de salida con un estado de envío de lista.

Los Tickets, Casos y Acciones pueden colocarse en varios estados estándar a medida que avanzan en el sistema.

• Borrador - El artículo aún no se ha presentado inicialmente.

• Por hacer - el artículo está a la espera de un recurso para seguir avanzando.

• En Progreso - el artículo ha sido recogido y está en progreso.

• Esperar - seleccione esta opción si por alguna razón el progreso de la tarea ha tenido que ser detenida - esto puede ser porque estamos esperando información de otro recurso, o está programado para continuar en una fecha determinada.

• Resolver - Seleccione esta opción como parte de la finalización de la actividad en la tarea.

• Cerrado - después de que un elemento se haya resuelto y haya pasado la ventana de retroalimentación en la que podría haberse reabierto, el elemento cambiará a "Cerrado