A belső csapatok közötti kommunikáció – Áttekintés

A 2022.6-os verzióval megkönnyítjük a több csapat közötti munkát, így mindent szinkronban tarthatunk, valamint mindenki naprakész maradhat.

Néha, amikor egy munkatételhez kapcsolódó e-mailt küld el, amelybe az üzlet más részéről is bele kell vonnia más csapatokat, akkor Ön nem mindig lesz tisztában azzal, hogy ők is az Enate-et használják-e a munkájuk kezelésére – különösen nagyobb szervezetek esetén – így nem tudja pontosan, miként járjon el.

Mostantól amikor az Enate-ben dolgozik, többé nem kell emiatt aggódnia: a rendszer elvégzi ezt Ön helyett. Ön egyszerűen csak megírja az e-mailt, és a rendszer tudni fogja, hogy mit kell tennie: ha bármilyen belső, Enate-et használó személy is részt vesz a munkában, akkor megmutatjuk Önnek az adott személynek azokat a jegyeit vagy ügyeit, amelyekkel esetleg meg szeretné osztani ezt az e-mailt, vagy szükség esetén gyorsan létrehozhat egy új munkatételt.

Ez segít abban, hogy a későbbi kommunikációkat tekintve minden csapat és bármely külső fél is naprakész maradhasson. Ha Ön egy olyan személynek küldi el az e-mailt, aki nem az Enate-et használja, akkor a rendszer egyszerűen elküldi nekik az e-mailt.

Forgatókönyvpéldák

Ha egy olyan példát mutatunk be, ahol a következő a helyzet:

• Résztvevői Jane, egy az A csapatban, az Egyesült Királyságban dolgozó személy,

• valamint Karina, egy a B csapatban, Lengyelországban dolgozó személy

• egy külső fél egy eredetileg az Egyesült Királyságra vonatkozó kérést küldött be, amely az A csapathoz érkezett be.

Az A csapatban lévő Jane egy válasz e-mailt ír a külső kérelmezőnek, miközben látja, hogy a kérés egy részének megválaszolásához be kell vonnia a lengyel, azaz a B csapatot. Jane-nek nem kell tudnia, hogy a lengyel csapat az Enate rendszerét használja-e, elég csak egyszerűen hozzáadni az e-mail-címüket a kimenő e-mailhez.

Az Enate tudja, hogy a lengyel csapat e-mail-címe egy Enate-postafiókhoz kapcsolódik, amely így egy jegyet vagy ügyet eredményez majd számukra. Az e-mail elküldésekor az Enate egy felugró üzenetet jelenít meg majd az ügynök számára, amelyben további információkat kér a másik csapat munkatételének létrehozásához.

Amint az ügynök hozzáadja ezt az információt az összekapcsolt munkatétel létrehozásához, a folytatáshoz megerősítheti a döntését. Az e-mailt minden külső címzettnek elküldjük, és a másik, azaz a lengyel B csapat egy releváns, ÖSSZEKAPCSOLT jegyben vagy ügyben tekintheti meg az e-mailt. Mindkét csapat tisztában van a másik csapat összekapcsolt jegyével vagy ügyével, és így mindig naprakészek maradhatnak annak előrehaladásával kapcsolatban.

Az engedélyhatárokon dolgozó csapatok

Amennyiben a B csapat tevékenysége az A csapat engedélyén kívül esik, a kapcsolt tételek képernyőjén továbbra is képesek lesznek legalább a fejlécszintű információk megtekintésére.

További e-mailek szinkronizálása

Fontos, hogy az összes további kommunikációt állandó szinkronban tartjuk majd.

A külső címzett mindkét csapat címét megtekintheti majd az e-mailben, és ha válaszolnak az üzenetre, akkor MINDKÉT csapat információi egyidejűleg frissülnek majd. Ezzel mindenki naprakész lehet.

Egy átlagos forgatókönyv esetén a felugró üzenet valószínűleg egyetlen, már összekapcsolt jegyet vagy ügyet jelenítene meg, amelyen a B csapat dolgozik, lényegében azt mondva ezzel, hogy „szeretné megosztani ezt az üzenetet a B csapat folyamatban lévő jegyével?”.

Mi a helyzet azokkal a csapatokkal, akik még nem használják az Enate rendszerét?

Ha bármilyen további belső e-mail-címeket kell hozzáadni egy üzenethez az üzlete azon területeiről, amelyek még nem használják az Enate rendszerét, az nem jelent problémát – ezek egyszerű, a másik csapattal végzett e-mail-kommunikációnak számítanak majd, mint általában is.

Követelmény: A „plusz címzés” be van kapcsolva az Ön vállalatának levelezési kiszolgálóján

Amint ez megtörtént, Ön bekapcsolhatja a „plusz címzés” lehetőséget az Enate Builderjének rendszerbeállítások részében. Ehhez lépjen a Builder > Rendszerbeállítások > Általános beállítások részre, majd keresse meg a „Munkatétel plusz címzés” szakaszra, és kapcsolja BE a kapcsolót.

A plusz címzés úgy működik, hogy egy e-mail e-mail-címeihez adjuk hozzá az összes kapcsolódó információt. Az Enate-ben ebben az esetben azoknak a munkatételeknek a referenciaszámáról van szó, amelyeket hozzáadunk ahhoz. A struktúra: [e-mail címzettje][+Enate-ref.][@e-mail domainje]. Példák:

Amint ez megtörténik, az Enate tudja, hogy minden olyan e-mailt meg kell osztania, amelynek a címei között szerepel egy az adott munkatételhez kapcsolódó jegy/ügy/művelet referenciaszáma is. Ez segít abban, hogy az összes kommunikációt tekintve minden érintett fél mindig naprakész lehessen.

A plusz címzéssel és annak bekapcsolásával kapcsolatos további információkért lásd ezt a cikket.

Ebben a legújabb kiadásban néhány fejlesztést végeztünk el, miközben a hamarosan érkező önkiszolgáló kiadáson dolgozunk. Ezek arra összpontosítanak, hogy javítsanak a munkatételek kezelési módján, például segítik a jegyről egy ügyre történő könnyebb átmenetet, valamint nagyobb rugalmasságot biztosítanak az összekapcsolt munkatételek létrehozásakor.

Továbbá néhány fejlesztést is végrehajtottunk, amelyek a beérkező e-mailek jobb támogatására összpontosítanak. Ezen felül létrehoztunk egy teljesen új módszert, amellyel az Application Credentials használatával könnyebben integrálhatók a harmadik felektől származó rendszerek az Enate-be. Tekintse meg ezt a videót, amely bemutatja a változtatások egy részét:

Az új funkciókról bővebben az alábbi részekben olvashat:

A Work Manager új funkciói

• Jegy átalakítása egy üggyé – a jegyek ügyekké történő gyorsabb és közvetlenebb átalakítása

• Tömeges létrehozás – mostantól lehetősége van letölteni a jegy és az ügy sablonjait közvetlenül a feltöltési képernyőről

• Összekapcsolt munkatételek sokkal rugalmasabb létrehozása – nagyobb választási lehetőség az adatok összekapcsolt munkatételekbe történő átmásolása során, valamint az kapcsolatok nélküli összekapcsolt jegyek támogatása.

• Javított ellenőrzőlisták – az auditálási információk mostantól minden ellenőrzésnél megjelennek.

Frissítési megjegyzések...

A következő részekben megtekintheti a jelen verzióban végrehajtott új funkciók, fejlesztések és hibajavítások listáját. A változtatások részletes listájához – beleértve az API-változtatásokat, az adattárházzal kapcsolatos változtatásokat, valamint minden radikális („breaking change”) változtatást – tekintse meg a dedikált FRISSÍTÉSI MEGJEGYZÉSEK című részt.

Mikor jelennek meg az e-mailek a feldolgozatlan e-mailek nézetben?

Az e-mailek akkor jelennek meg az Ön „E-mail-postafiók” Feldolgozatlan e-mailek nézetében a Work Managerben, ha megfelelnek a következő feltételek egyikének:

1. A Címzett és/vagy Másolatot kapó e-mail-címek egyike sem rendelkezik megfelelő e-mail-útvonallal.

2. Az e-mailben kizárólag Titkos másolatot kapó e-mail-címek szerepelnek, Címzett és Másolatot kapó címek nem.

Lásd az alábbi, részletes információkat tartalmazó táblázatot arról, hogyan kezeljük az Enate-be beérkező e-maileket attól függően, hogy az Enate-tel kapcsolatos e-mail-címek kombinációi a Címzett, Másolatot kap vagy Titkos másolatot kap mezőben tűnnek-e fel.

Áttekintés

Minden az Enate-be beérkező összes e-mailt automatikusan jeggyé vagy üggyé dolgozunk fel az üzlet szabályai alapján, amelyek olyan dolgokat vizsgálnak, mint hogy hová küldték el, ki küldte el és miről szól. Alkalmanként azonban az Enate-be történő beérkezést követően az e-maileket nem dolgozzuk fel egy ügybe vagy egy jegybe.

Ez a következő okok miatt fordulhat elő:

1. Sem a Címzett és/vagy sem a Másolatot kap e-mail-címek nem rendelkeznek a Builderben megadott egyező e-mail-útvonallal (ezek azok a szabályok, amelyek meghatározzák, hogy milyen fajta jegyet vagy ügyet kell egy beérkező e-mailnek létrehoznia).

2. Az e-mailben kizárólag Titkos másolatot kapó e-mail-címek szerepelnek, Címzett és Másolatot kapó címek nem.

Hozzáadtunk egy új, Feldolgozatlan e-mailek nézetet a Work Manager e-mail-postafiók részéhez, amely lehetővé teszi az ügynökök számára eme feldolgozatlan e-mailek áttekintését, és így megtehetik a megfelelő lépéseket. Ez az opció minden felhasználó számára látható.

Feldolgozatlan e-mail-nézet – Milyen e-maileket látok?

Ön látni fogja azokat a feldolgozatlan e-maileket, amelyek abba a postafiókba érkeztek be, ahonnan az Ön üzleti területe dolgozik. A többi feldolgozatlan e-mail, amely egyetlen üzleti folyamatához sem kapcsolódó postafiókba érkezik be, minden azokból a területekből dolgozó ügynök számára látható lesz. A szakasz melletti szám megmutatja Önnek, hogy összesen hány e-mail található a feldolgozatlan nézetben.

Szűrési lehetőségek

Az ebben a részben lévő e-maileket Ön a postafiók neve (ha ismeri azt), valamint a postafiók címe alapján szűrheti. Pontosabban ez az annak a postafióknak az e-mail-címe, amely a beérkező üzeneteket kezeli.

Milyen lehetőségeim vannak?

A feldolgozatlan e-mailek nézet lehetővé teszi az Ön számára, hogy áttekintse a beérkező e-mailek tartalmát, amely segít Önnek meghatározni, hogy hová irányítsa azt.

Az e-mail áttekintését követően Önnek néhány lehetőség áll rendelkezésére:

1) Dönthet úgy, hogy a munkatétel létrehozását megelőzően egy munkatételt hoz létre az e-mailből, meghatározva annak ügyfelét, szerződését és szolgáltatását. Ha ezt teszi, az e-mail „feldolgozottá” válik, és eltávolítjuk azt a feldolgozatlan e-mailek nézetből, amikor következő alkalommal az e-mail-postafiók nézetének frissítése mellett dönt.

2) Szükség esetén az e-mail törlése mellett is dönthet (például amikor egy kéretlen üzenetről van szó). Ha ezt teszi, az e-mail „Törölve” állapotú lesz, és eltávolítjuk azt a feldolgozatlan e-mailek nézetből, amikor következő alkalommal az e-mail-postafiók nézetének frissítése mellett dönt.

Minták, amelyekre figyelni kell – szükség van egy új e-mail-útvonalra?

Ha azt veszi észre, hogy rendszeresen fel kell vennie a feldolgozatlan üzeneteket, majd újra és újra ugyanazokba a jegyekbe kell irányítania őket, beszéljen az üzlete adminisztrátorával, hogy létre lehet-e hozni egy olyan új e-mail-útvonalat, amely felfoghatja ezeket az e-maileket, és automatikusan létrehozhatja számukra a megfelelő munkatételt.

Ha bővebb információkat szeretne kapni arról, hogy hogyan dolgozza fel az Enate a beérkező e-maileket, valamint néha miért érkeznek azok be ide, lásd ezt a részt.

Mostantól OPCIONÁLIS egy kapcsolat hozzáadása egy új összekapcsolt jegyhez

Mostantól nem kötelező egy kapcsolatot vagy az elsődleges és a kérelmező címkét hozzáadni egy kapcsolathoz egy új összekapcsolt jegy létrehozásakor. Igény szerint továbbra is lehetősége van egy kapcsolat hozzáadására.

Ez lehetővé teszi majd, hogy egy már létező jegyből összekapcsolt jegyeket hozzon létre a belső tevékenységek kezelésére, valamint annak biztosítására, hogy az új összekapcsolt jegy létrehozásának részeként a kommunikációkat nem küldjük el az eredeti szolgáltatás címzettjének (valószínűleg nem szeretné őket folyamatosan tájékoztatni a belső tevékenységekről), így ennek támogatására nincs szükség további kapcsolatok hozzáadására az összekapcsolt jegyekhez.

Nagyobb ellenőrzési lehetőség az új összekapcsolt ügyekbe/jegyekbe történő adatmásolás során

Javítottuk az új összekapcsolt jegyekbe vagy ügyekbe történő adatok átmásolásának módját.

Korábban, ha a felhasználók adatokat szerettek volna átmásolni, akkor át kellett másolniuk az összes hibát, fájlt, kapcsolatot és egyéni adatot az eredeti ügyből/jegyből a frissen létrehozott ügybe/jegybe.

Most ezt elkülönítettük, és lehetővé tettük a felhasználók számára, hogy kiválaszthassák, milyen típusú adatokat szeretnének átmásolni egy új összekapcsolt ügybe/jegybe, és hogy csak az adott adatokat szeretnék-e átmásolni. A következő adatok átmásolása közül választhat:

• Hibák

• Fájlok (beleértve a címkéket és a fájlok megjegyzéseit is)

• Kapcsolatok (beleértve a címkéket és a kapcsolatok megjegyzéseit is)

• Egyéni adatok (például egyéni adatmezők)

Az új összekapcsolt munkatételek létrehozásáról további információkat itt találhat:

Frissítettük a művelet-ellenőrzőlistákat, amelyek így már a következőket is mutatják:

• annak a személynek a nevét, aki utoljára frissítette az ellenőrzőlistán szereplő elemeket, valamint

• mikor történt ez a frissítés.

A művelet képernyő funkcióival kapcsolatos bővebb információkat itt találhat:

Az Enate legújabb verziójával arra összpontosítottunk, hogy megkönnyítsük a több csapat közötti munkát, valamint további funkciókat adjunk e-mail-nézeteinkhez. Ezen felül az Egyéni kártyákhoz is hozzáadtunk néhány hasznos funkciót, hogy jobbá tegyük a felhasználói élményt. Tekintsük hát végig ezeket, valamint az egyéb változtatásokat is...

Az új funkciókról bővebben az alábbi részekben olvashat...

A Work Manager új funkciói

• A belső csapatok közötti munka továbbfejlesztett támogatása - az Enate mostantól segít abban, hogy minden a munkában részt vevő csapat naprakész maradhasson, és ezt a külsős felek számára is megkönnyíti.

• E-mail-nézetek feljavítása - Ön mostantól akár a zárt munkatételek e-mailjeit is megtekintheti.

• A feldolgozatlan e-mailek ellenőrzése - Ön rálátással rendelkezik minden feldolgozatlan beérkező e-mailre, és eldöntheti, hogy azoknak milyen útválasztásra van szüksége.

• Javított egyénikártya-funkciók - adjon hiperhivatkozásokat tartalmazó mezőket a kártyákhoz, tegye a mezőket csak olvashatóvá vagy kötelezővé, valamint dinamikusan jelenítse meg/rejtse el a mezőket az egyéb mezőértékeik alapján.

• A munkatételek egyesítésének elősegítésével kapcsolatos fejlesztések - hasznos figyelmeztetések a tételek vállalatok közötti egyesítése során, valamint egyértelműbb információk olyan más munkatételek megkeresése közben, amelyeket egyesítene szeretne.

A Builder új funkciói

• Módosításokat hajtottunk végre az e-mail-útvonalak konfigurációs oldalán, amelyek segítenek a nagy mennyiségű adatok támogatása során.

• Módosítottunk néhány az e-mail-útvonal definiálásával kapcsolatos logikát, valamint azt, hogy hogyan dolgozzuk fel a beérkező e-maileket.

• Továbbá az Integrációs piactér megérkezésével egyidejűleg egy teljesen új funkciót is bevezetünk.

Az elkövetkező hetekben és hónapokban egyre több olyan alkalmazás érkezik majd, amelyeket Ön az Enate-be integrálhat, hogy még több funkció váljon elérhetővé Öntől egy karnyújtásnyira. Az RPA- és OCR-integrációkat is áthelyeztük ide, így Ön minden az Enate-be integrált külső rendszert egy helyen kezelhet majd.

Frissítési megjegyzések...

A következő részekben megtekintheti a jelen verzióban végrehajtott új funkciók, fejlesztések és hibajavítások listáját. A változtatások részletes listájához – beleértve az API-változtatásokat, az adattárházzal kapcsolatos változtatásokat, valamint minden radikális („breaking change”) változtatást – tekintse meg a dedikált FRISSÍTÉSI MEGJEGYZÉSEK című részt.

Megkönnyítettük az Enate-ben az „Egyesítés” funkció használatát. Ez a funkció lehetővé teszi az Ön számára a már meglévő munkatételek egyesítését, így azok a külön beérkezett lekérdezések, amelyeket valójában együtt kell feldolgozni, egyetlen munkatételként dolgozhatók fel.

Mostantól ha kiválaszt egy olyan munkatételt, amelyet egy jeggyel kíván egyesíteni, akkor megmutatjuk Önnek a munkatételnek az ügyfelét/szerződését/szolgáltatását és referenciaazonosítóját, hogy segítsünk azoknak a megfelelő tételeknek a gyors és könnyű megtalálásában, amelyeket egyesíteni szeretne.

Továbbá mielőtt folytatná az egyesítést, a rendszer egy további ellenőrzési lépésként figyelmezteti majd Önt, ha úgy dönt, hogy egy jegyet egy másik vállalattól származó munkatétellel egyesít.

Amikor az egyesítéskor az „Egyéb munkatételek” lezárása mellett dönt, az „Összes kijelölése” lehetőséget is hozzáadtuk a megjelenített lehetőségekhez.

Tekintse meg a következő videót, hogy további információkat tudjon meg az egyesítés funkció használatáról.

Ez a kiadás nagymértékben az e-mailes lehetőségek frissítésére összpontosított, hogy számos új funkcióval támogassa az Ön az „e-mail az első” munkamódszerét. Most már egy dedikált e-mail-postafiókkal, elküldött elemek és postázandó elemek nézetekkel is rendelkezik, hogy mindig naprakész maradhasson a beérkező és kimenő kommunikációkkal kapcsolatban, és azonnal válaszolhasson azokra.

Emellett a 2022.4-es verzió számos új funkciót is elhozott, amellyel összekapcsolhatja a munkatételeket, megnövelve ezzel a kapcsolódó csoportok (pl. ügyek és azok műveleteinek) láthatóságát, egyszerűbbé téve a különféle jegyek és ügyek összekapcsolását. Tekintse meg áttekintésünkben a főbb változtatásokat:

Új e-mail-funkciók

E legutóbbi kiadásban számos új e-mailekkel kapcsolatos funkciót, valamint a meglévő képességek javításait tettük elérhetővé, hogy még e-mail-centrikusabbá tegyük a munkát és az Ön tevékenységeinek kezelését.

• – Új e-mail-nézetek is az Ön rendelkezésére állnak, hogy mindig naprakész lehessen a cégéhez beérkező és onnan elküldött kommunikációkkal kapcsolatban:

  • Egy dedikált , ahol minden a munkatételeihez, csapata munkatételeihez és a Várólistáin található munkához tartozó beérkező e-mail megjelenik.

  • Az minden olyan elem megtekinthető, amely a munkatételeivel és csapata munkatételeivel kapcsolatban lett elküldve (akár Ön által, akár a csapata által) az elmúlt 90 napban… és igény szerint akár azon túl is.

• – Lehetősége van e-mail-piszkozatok megírására azok elküldése nélkül, majd visszatérhet azokhoz, befejezheti és elküldheti őket.

• funkciók – E-mailjei tartalmának megírásakor még több funkció áll az Ön rendelkezésére.

• – Mostantól lehetősége van automatikus megerősítő e-maileket elküldenie az ügyekhez. Vegye figyelembe, hogy ehhez és a meglévő jegy opcióhoz ez a funkció automatikusan KI van kapcsolva, így ha automatikus e-maileket szeretne küldeni egy munkatétel esetén, akkor be kell kapcsolnia ezt.

​

További támogatás a kapcsolódó munkatételekhez

Számos javítást tettünk elérhetővé a kapcsolódó munkatételekkel történő munkavégzéshez, függetlenül attól, hogy egymáshoz szorosan kapcsolódó elemek csoportjáról, vagy több különböző kérésen és üzleti területen lazán kapcsolódó elemek csoportjáról van szó.

• Mostantól lehetősége van , valamint akár újakat is létrehozhat.

• a főoldaláról, egyetlen lépéssel

• , hogy tisztábban átlátható legyen, mihez kapcsolódik az a munka, amelyen Ön dolgozik.

Egyéb funkciók

A fenti e-mailhez és kapcsolódó munkához tartozó funkciók mellett egyéb hasznos, az Ön számára várhatóan hasznos fejlesztéseket is végrehajtottunk. Az alábbiakban a legfontosabbak közül ismerhet meg néhányat:

Gyorsabbá tettük a felhasználók számára, hogy a jegyeket ügyekké alakíthassák. Ez a funkció akkor hasznos, amikor egy jeggyel kapcsolatos kérés feldolgozása során egyértelművé válik, hogy a kérés ügyként könnyebben kezelhető.

Egy jegy üggyé alakításához nyissa meg a jegy beállítások kártyáját, válassza az „Átalakítás egy üggyé” lehetőséget, majd válassza ki az ügyfolyamatot, amellyé át szeretné alakítani a jegyet.

A rendszer ezt követően megmutat minden az ügyhöz kapcsolódó egyéni kártyát: töltsön ki minden szükséges adatot, majd kattintson az „Ügy elindítása” lehetőségre az információs kártyán.

Ha a rendszerét úgy állították be, hogy engedélyezze az Ön számára az esedékességi dátum felülírását az ügy létrehozásakor, akkor itt lehetősége van egy új határidőt kiválasztani.

Ha a rendszerét úgy állították be, hogy a Work Managerben egy új ügy létrehozásakor beállítson egy ütemezést, akkor itt lehetősége van egy ütemezést kiválasztani.

Dönthet amellett, hogy minden különálló jegyet magánál tart, ha a beállítások kártyán kiválasztja a „Tartsa nálam” lehetőséget, és az „Automatikus e-mailek elküldése” opció kiválasztásával dönthet úgy, hogy egy e-mailt küld a jegy elsődleges kapcsolattartójának, amelyben értesíti őt arról, hogy a jegyet egy üggyé alakították át.

Erősítse meg a jegy üggyé történő átalakítását az információs kártya megfelelő gombjára kattintva:

Megerősítő üzeneteket láthat majd, amelyek a jegy lezárásáról értesítik Önt, és arról, hogy azt egy ügy váltja (amely azonos referenciaszámmal, de „-C” végződéssel rendelkezik majd).

Az eredeti jegy nem képezi a szolgáltatásnyújtás további részét, és mostantól „Ügy elindítva” megoldási módszerrel várakozó állapotú lesz, és az adott ügyre mutató hivatkozással rendelkezik majd.

Az eredeti jegy „Lezárva” állapotúvá válik, amikor az elindított ügyet lezárják.

Az új elindított ügy Elvégzendő állapotú lesz.

Áttekintés

Néhány jelentős változtatást végeztünk el az Enate-ben az e-mailekkel történő munkavégzés tekintetében, így egy teljesen új készletnyi e-mail-nézetet hoztunk létre, amelyek a meglévő „Kimenő” nézetekre épülnek, hogy egy még átfogóbb listát tegyenek elérhetővé az Ön üzleti területén lévő e-mailekről. Ezeket a következőkre osztottuk:

• – Megtekintheti az Ön postaládájában lévő munkatételekhez beérkező, a csapata postaládáiban lévő munkatételekhez beérkező, valamint az Ön várólistáin lévő, hozzárendelés nélküli munkákhoz beérkező e-maileket.

• – az Ön üzleti területén lévő munkatételekhez elküldött e-mailek.

• – A meglévő Postázandók nézet lehetővé teszi az Ön számára a beütemezett postázandó e-mailek, valamint az Ön rendszerének postaládájában kiküldésre várakozó e-mailek megtekintését.

Ezekhez a részekhez a Navigációs menüből (az új „E-mailek” hivatkozás alrészeiből) férhet hozzá, és mindegyik a saját dedikált lapján nyílik majd meg.

E funkció részeként átneveztük az Ön főoldalán található hagyományos beérkező részt, amelynek új neve így „Munkaügyi postaláda”, hogy ezáltal még átláthatóbbak és egyszerűbbek legyenek a dolgok, ha az első az e-mail és a munkatételekre összpontosító nézetek között, valamint csapata tevékenységei között vált.

E-mail-postaláda

Áttekintés

A Postaláda szekciói

A Postaláda bal oldalán található összecsukható mapparészen megtekintheti a Postaládája különböző részeire mutató hivatkozásokat, amelyeket a következőkre osztottunk:

• E-mailjeim – Minden a jelenleg az Ön Munkaügyi postaládájában található munkatételekhez kapcsolódó e-mail (amelyeket a főoldalán is láthat).

• Csapatom e-mailjei – Minden a jelenleg az Ön csapatának munkaügyi postaládájában található munkatételekhez kapcsolódó e-mail. Ez a hivatkozás akkor látható, ha Ön egy csapatvezető, vagy láthatja munkatársait vagy a várólistákat.

• Hozzárendelés nélküli e-mailek – Minden olyan hozzárendelés nélküli munkatételhez tartozó e-mail, amely azokon a várólistákon található, amelyekről Ön is dolgozik. Ez a hivatkozás akkor látható, ha Ön egy csapatvezető, vagy láthatja a munkatársait vagy a várólistákat.

A megjelenített számok az ezekben a különböző mappákban található olvasatlan e-mailek számát mutatják. Továbbá hivatkozások is megtalálhatók itt az Ön Elküldött elemek és Postázandók felületeihez, amelyek mindegyike egy-egy külön lapon nyílik majd meg.

Láthatja a postaládájában található e-mailek listáját, valamint az önkiszolgáló felhasználói hozzászólásokat, ahol a legfrissebbek találhatók legelöl, illetve az is megtekinthető, hogy ki és mikor küldte az üzenetet, mi az e-mail tárgya, látható az üzenet törzsének első sora, valamint az, hogy melyik munkatételhez kapcsolódik az e-mail. Ezen kívül megtekintheti, hogy tartozik-e csatolmány az e-mailhez, illetve hogy kiemelt fontossággal küldték-e azt el.

Az olvasatlan e-mailek félkövéren szedetten jelennek meg, és Ön dönthet úgy, hogy az „Olvasatlan” opcióra kattintva kizárólag az olvasatlan e-mailjeit tekinti meg.

Szűrési lehetőségek

Bejövő e-mailjeit lehetősége van ügyfél, szerződés, szolgáltatás, folyamat, várólista, az e-mail „Feladó” mezője, az ahhoz esetlegesen csatolt mellékletek vagy az e-mail beérkezése alapján is megszűrni.

Ha hozzáférése van a „Csapatom e-mailjei” nézethez, akkor ezeket hozzárendelt felhasználókra szűrve is megtekintheti.

Váltás a nézetek között, és frissítés az új üzenetek beérkezésekor

Önnek lehetősége van váltani a nézetek között: megtekintheti a saját postaládájában található e-maileket az „E-mailjeim” opcióval, csapata e-mailjeit a „Csapatom e-mailjei” lehetőséggel, valamint a várólistáin található, megbízott nélküli bejövő e-maileket a „Hozzárendelés nélküli e-mailek” opcióval.

Amikor egy új e-mail érkezik be, frissül az „olvasatlan” levelek száma, valamint egy üzenet ikon jelenik meg a frissítési gombon. Csak rá kell kattintania a postaládája frissítéséhez, és az újonnan beérkezett e-mailek megtekintéséhez.

Az e-mail-postafiók nézetének fő részén az aktuális kiválasztott e-mail előnézeti panelje jelenik meg. Ennek az e-mail előnézeti panelnek Ön igény szerint módosíthatja a méretét.

Amikor egy e-mailre kattint, a képernyő jobb oldalán Ön teljes egészében megtekintheti az adott e-mailt. Láthatja az e-mail tárgyát, a feladót, a címzettet, a másolatot kapó címzetteket, egy arra a munkatételre mutató hivatkozást, amelyhez az e-mail kapcsolódik, a munkatétel esedékességét, valamint az e-mail teljes tartalmát.

Válaszolás az e-mailekre/e-mailek továbbítása

Ha a válasz, válasz mindenkinek vagy továbbítás lehetőségek egyikére kattint, akkor a rendszer egy új lapot nyit meg, amelyen látható a kérdéses munkatétel, Ön pedig az e-mailek szerkesztésére szolgáló képernyőre jut, ahol elkezdheti megírni az e-mailt.

További lehetőségek

A válaszlehetőségek melletti pontokra kattintva további opciók is elérhetővé válnak az Ön számára. Ezek segítségével Ön közvetlenül arra a munkatételre léphet, amelyhez az e-mail kapcsolódik (egy új lapon nyílik meg), illetve közvetlenül kinyomtathatja az e-mailt.

Továbbá Önnek lehetősége van az alapul szolgáló .eml fájl letöltésére is.

Kérjük, vegye figyelembe: ha a letölteni próbált e-mail egy olyan mellékletfájlt is tartalmaz, amelyet egy felhasználó kifejezetten kézzel törölt (pl. adatvédelmi okokból), akkor a .eml letöltési lehetőség ehhez az adott e-mailhez nem lesz elérhető – a rendszer egy a letöltés kikapcsolásának okát részletező üzenetet jelenít meg a letöltés ikonra történő kattintást követően.

E-mail-mellékletek

Ha egy e-mail melléklettel rendelkezik, akkor Ön láthatja a melléklet nevét, méretét és a lehetőséget a letöltésre. Ha az e-mail több melléklettel is rendelkezik, akkor további opciók is a rendelkezésére állnak az összes melléklet letöltésére, vagy a mellékletek ZIP-fájlként való letöltésére vonatkozóan.

Teljes képernyős opció

Lehetősége van az e-mailt teljes képernyős méretben is megnyitni, miközben az előnézet panel rejtve van.

Elküldött elemek nézete

Áttekintés

Az Elküldött elemek részben megtekintheti az összes olyan az Ön üzleti területén található munkatételből származó e-mailt, amelyet elküldtek.

Megtekintheti az elküldött e-mailek előnézeti listáját, ahol a legújabbak találhatók elöl, és láthatja azt, hogy ki volt az e-mail címzettje, mikor lett elküldve, mi volt a tárgya, megtekintheti az e-mail törzsének első sorát, valamint azt, hogy melyik munkatételhez kapcsolódott az adott e-mail. Ezen felül láthatja azt is, hogy rendelkezett-e az e-mail bármilyen melléklettel, illetve kiemelt fontosságúként küldték-e el azt.

Igény szerint módosíthatja az e-mail előnézeti paneljét.

Amikor egy e-mailre kattint, a képernyő jobb oldalán Ön teljes egészében megtekintheti az adott e-mailt. Láthatja az e-mail tárgyát, a feladót, a címzettet, a másolatot kapó címzetteket, egy arra a munkatételre mutató hivatkozást, amelyhez az e-mail kapcsolódik, a munkatétel esedékességét, valamint az e-mail teljes tartalmát.

Lehetősége van az e-mailt teljes képernyős méretben is megnyitni, miközben az előnézet panel rejtve van.

Váltás a nézetek között

Önnek lehetősége van váltani a nézetek között: megtekintheti a saját maga által elküldött e-maileket az „E-mailjeim” opcióval, valamint a csapata által elküldött e-maileket a „Csapatom e-mailjei” lehetőséggel.

Válaszolás az e-mailekre/e-mailek továbbítása

Önnek lehetősége van válaszolni egy elküldött e-mailre, mindenkinek választ küldeni vagy továbbítani az elküldött e-mailt. Ha ezeknek a lehetőségeknek az egyikére kattint, akkor a rendszer egy új lapot nyit meg, amelyen látható a kérdéses munkatétel, Ön pedig az e-mailek szerkesztésére szolgáló képernyőre jut, ahol elkezdheti megírni az e-mailt.

Szűrési lehetőségek

Elküldött e-mailjeit lehetősége van ügyfél, szerződés, szolgáltatás, folyamat, várólista, az e-mail „Címzett” mezője, valamint a dátumtartomány alapján is megszűrni, illetve aszerint is, hogy milyen állapotú az a munkatétel, amelyhez az adott e-mail kapcsolódik, rendelkezik-e az e-mail valamilyen melléklettel, valamint az alapján, hogy a rendszer hozta-e létre az e-mailt.

Vegye figyelembe, hogy amikor Ön egy dátum alapján szűr, akkor legfeljebb 90 napos időtartományra szűrhet rá.

Ha hozzáférése van a „Csapatom e-mailjei” nézethez, akkor ezeket hozzárendelt felhasználókra, valamint a feladóra szűrve is megtekintheti.

További lehetőségek

A válaszlehetőségek melletti pontokra kattintva további opciók is elérhetővé válnak az Ön számára. Ezek segítségével Ön közvetlenül arra a munkatételre léphet, amelyhez az e-mail kapcsolódik (egy új lapon nyílik meg), illetve közvetlenül kinyomtathatja az e-mailt.

Továbbá Önnek lehetősége van az alapul szolgáló .eml fájl letöltésére is.

Kérjük, vegye figyelembe: ha a letölteni próbált e-mail egy olyan mellékletfájlt is tartalmaz, amelyet egy felhasználó kifejezetten kézzel törölt (pl. adatvédelmi okokból), akkor a .eml letöltési lehetőség ehhez az adott e-mailhez nem lesz elérhető – a rendszer egy a letöltés kikapcsolásának okát részletező üzenetet jelenít meg a letöltés ikonra történő kattintást követően.

E-mail-mellékletek

Postázandók nézet

Áttekintés

Ahhoz, hogy sokkal rugalmasabbá tegyük az Ön e-mailekkel végzett munkáját, lehetővé tettük az e-mailek piszkozatként történő elmentését, ha még nem áll készen azok elküldésére. Így mostantól amikor egy e-mailt fogalmaz meg egy munkatételben, dönthet úgy, hogy piszkozatként menti az adott e-mailt, és később visszatér ahhoz.

Amikor Ön egy e-mailt ír egy munkatételben, dönthet úgy, hogy piszkozatként menti az e-mailt, és később visszatér ahhoz. A piszkozatokat legfeljebb 90 napig mentjük el.

Vegye figyelembe, hogy Ön nem lesz képes egy e-mailt piszkozatként elmenteni, ha annak mérete meghaladja a Builderben beállított értéket – erről további információkat itt találhat.

E-mail-piszkozatok megtekintése

Láthatja, hogy ki és mikor hozta létre a piszkozatot, valamint megtekintheti annak első néhány sorát is.

Ha az e-mail-nézet kibővítésére kattint, akkor továbbá megtekintheti azt az e-mail-címet, amelyről a piszkozatot kiküldik majd, a címzett címét, az esetlegesen másolatot kapó e-mail-címeket, minden mellékletet, valamint az e-mail teljes tartalmát is, ha ezek a piszkozat mentésekor már meg voltak adva.

Egy piszkozat állapotú e-mail szerkesztésére az idővonalról van lehetőség, ha a „Piszkozat frissítése” lehetőségre kattint. Ez megnyitja az e-mail-szerkesztőt, ahol szerkesztheti a piszkozatot. Vegye figyelembe, hogy csak annak a munkatételnek a piszkozat állapotú e-mailjét szerkesztheti vagy törölheti, amelyhez az adott e-mail tartozik.

Önnek továbbá lehetősége van a piszkozat törlésére, az e-mail egy felugró ablakban történő megnyitására, illetve kinyomtatására.

Több felhasználó is dolgozhat egy adott piszkozaton, azonban nem egyszerre. Egy bizonyos munkatétel több piszkozat állapotú e-maillel is rendelkezhet. Ezek mindegyike megtekinthető és szerkeszthető a munkatétel kommunikáció/idővonal lapján.

Ha egy munkatétel már rendelkezik egy piszkozattal, a rendszer figyelmezteti Önt erre, amikor egy új e-mail megírásába kezd, így eldöntheti, hogy szeretné-e folytatni az új e-mail megírását, vagy inkább a piszkozat állapotú e-mail szerkesztése mellett dönt.

Ha egy munkatétel egy piszkozat állapotú e-maillel rendelkezik, Ön pedig egy Üggyé alakít át egy Jegyet vagy egyesíti azokat, akkor amennyiben a „Piszkozatok” szűrő és a „Tartalmazza a kapcsolódó munkatételeket” szűrő be van kapcsolva, Ön a kommunikáció/idővonal lapon megtekintheti az e-mail-piszkozatot vagy a kapcsolódó csoportban lévő összes munkatételt.

Az e-mail-piszkozat annak a munkatételnek a referenciaszámával együtt lesz látható az idővonalon, amelyhez tartozik.

Vegye figyelembe, hogy a piszkozat állapotú e-maileket nem másoljuk át egy új kapcsolt munkatétel kommunikációinak másolásakor, akkor sem, ha a „Kommunikációk átmásolása” opció be van kapcsolva.

Fájlok csatolása az e-mail-piszkozatokhoz

Kattintson, hogy kibővítse a kommunikáció/idővonal nézetet, amely megmutatja Önnek a melléklet nevét, és lehetőséget ad arra, hogy letölthesse azt.

Még több e-mail-formázási lehetőség

További lehetőségek váltak elérhetővé az e-mailek törzsének formázására az e-mail-szerkesztő képernyőn, hogy még több tartalommal segítsük a felhasználókat az közben. Ezek az új funkciók a következőket tartalmazzák:

• teljes képernyős opció

• lehetőség az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztár kitűzésére

• lehetőség egy vízszintes vonal beszúrására

• lehetőség a sormagasság megváltoztatására

• sorok közötti opciók a szöveghez – a szöveg behúzásának növelése vagy csökkentése

• áthúzás beillesztésének lehetősége (ez a szöveg kijelölésével, majd a Ctrl + S billentyűkombináció használatával is elérhető)

• speciális karakterek hozzáadásának lehetősége

Ezek az új funkciók a Work Manager és a Builder e-mail-szerkesztőjében, valamint a Work Manager e-mail-aláírásának szerkesztőfelületén is elérhetők.

Betűtípusok beállításainak mentése

Amikor Ön ír (akár a Builderben egy e-mail-piszkozatot, vagy bármilyen új emailt/választ/továbbított e-mailt a Work Manager munkatételeiben), akkor a betűtípus (pl. a betűtípus stílusa és mérete) legutóbb használt beállításait elmentjük, és a következő alkalommal ugyanazt használhatja a tartalmainak megírására, így nem kell azt újra és újra beállítania.

Ezeket az értékeket elmentjük a felhasználó profiljára, így azok a Builderben és a Work Managerben egyaránt használhatók lesznek.

Ezek az értékek csak a legfelül, újonnan megírt e-mailre vonatkoznak majd – ha a felhasználó egy már korábban létező tartalomra kattint az üzenet alsó felén, akkor az adott tartalom megírásakor használt betűtípus stílusát és méretét használjuk majd. További részletekért tekintse meg a megjegyzést. Ennek a változásnak a részeként az e-mailek „új üres soraiban” található következetlenségei ezentúl eltűnnek: amikor egy új e-mailt ír, az adott e-mail tetejére mindig 2 üres sort illesztünk majd be.

Vegye figyelembe, hogy a szövegsablonok és a vázlatok azokat a betűtípus-beállításokat fogják használni, amelyeket a létrehozásukkor használtak.

Az e-mail használt betűtípusának stílusa és mérete egy e-mail megírásakor attól függ majd, hogy a szerkesztő személy már létező tartalomra kattint-e. A betűtípusok használatának logikája a következőkben olvasható, amelyre az új e-mailek létrehozásakor az üzenet tetejére automatikusan beillesztett két üres sor is hatással van:

• Az 1. automatikusan beillesztett sor: azokat a felhasználó által elmentett betűtípus-beállításokat használja, amelyeket a felhasználó a legutóbbi e-mailje megírásakor használt.

• A 2. automatikusan beillesztett sor: ez mindig a következő beállítást kapja: Arial – 10.

Az e-mail ezt követő tartalmának forrása a következők egyike lehet:

• a levélfüzérben található korábbi e-mailek

• e-mail-sablon tartalma

• az e-mail-aláírás tartalmának betűtípusa és mérete ezekben a részekben az adott, már létező tartalomnak megfelelő lesz, attól függően, hogy hová kattint a felhasználó.

Az e-mail meghaladja a korlátot

Ezen felül a felhasználók nem lesznek meg képesek egy e-mail beütemezésére vagy piszkozatként történő elmentésére, ha az meghaladja a maximálisan engedélyezett méretet.

Vegye figyelembe, hogy az e-mail méretének hitelesítése az e-mail elmentése során történik meg, nem pedig az elküldés pillanatában. Tehát ha Ön beütemezett egy 25 MB méretű e-mailt, majd az e-mailek maximálisan engedélyezett méretét 10 MB-ra csökkentik a Builderben, akkor a beütemezett e-mailt továbbra is elküldjük majd, hiszen az a beütemezés pillanatában megfelelt az engedélyezett méretkorlátnak.

Lehetőség az e-mailek .eml fájlként történő letöltésére

Kérjük, vegye figyelembe: ha a letölteni próbált e-mail egy olyan mellékletfájlt is tartalmaz, amelyet egy felhasználó kifejezetten kézzel törölt (pl. adatvédelmi okokból), akkor az .eml letöltési lehetőség ehhez az adott e-mailhez nem lesz elérhető – a rendszer egy a letöltés kikapcsolásának okát részletező üzenetet jelenít meg a letöltés ikonra történő kattintást követően.

A beérkező e-mail-postafiók nézetéhez egy teljesen új „Minden e-mail” nevű részt adtunk hozzá. Ez lehetővé teszi az Ön számára a munkatételekhez tartozó minden e-mail megtekintését, beleértve azokhoz a lezárt munkatételekhez tartozó e-maileket is, amelyekhez Ön engedéllyel rendelkezik.

Egy további szűrőt is hozzáadtunk ehhez a részhez, amely lehetővé teszi az e-mailek szűrését az alapján a munkatétel alapján, amelyhez tartoznak.

Hozzáadtuk rendszerünkhöz a lehetőséget, hogy az Ügyekhez automatikus e-maileket küldjön el. Jelen pillanatban az egyetlen automatikusan elküldhető e-mail, amely elérhető, az az Ügy létrehozását visszaigazoló e-mail.

Ennek bekapcsolásához kapcsolja BE az „Automatikus e-mailek elküldése” opciót a Builder E-mail részében, amikor egy Ügy e-mail-útvonalát állítja be vagy szerkeszti azt.

Visszaigazoló e-mail-sablon – fontos megjegyzés

Az Ügyekből automatikusan elküldött Visszaigazoló e-mailek támogatását elősegítő módosítás részeként módosítottuk a már meglévő „Jegy visszaigazolása” e-mail-sablont, hogy az az Ügyek visszaigazolását is támogassa. Ennek részeként a sablonon a következő módosításokat hajtottuk végre:

• Módosítottuk a sablon nevét és célját: „Jegy visszaigazolása” helyett „Kérés visszaigazolása” elnevezést adtunk neki.

• Az e-mail-törzsében „Kérés” lehetőségre változtattuk a „Jegy” kifejezést, hogy egy adott sablonon belül az Ügyeket és a Jegyeket is támogassuk ezzel.

Továbbá egy új opciót adtunk az Ügy információs képernyőjéhez az E-mail-beállítások részeként, amely az „Új naplózott ügy” elnevezést kapta. Itt kiválaszthatja azt az E-mail-sablont, amelyet egy Ügy létrehozásának visszaigazolására szeretne használni. A rendszer automatikusan kiválasztja az új „Kérés visszaigazolása” e-mail-sablont (vagy ha módosítva lett, akkor a már létező „Jegy visszaigazolása” e-mail-sablont). Ön kiválaszthat egy másik használandó sablont is. Vegye figyelembe, hogy ez a mező nem maradhat üresen.

Ezen felül vegye figyelembe, hogy a Work Manager Ügy képernyőjén található új „Automatikus e-mailek elküldése” beállítást be kell kapcsolnia egy szervizügynöknek ahhoz, hogy a rendszer automatikus, az Ügy visszaigazolására szolgáló e-mailt küldhessen az elsődleges névjegynek, valamint a másolatot kapó névjegy(ek)nek, amikor az Ügy beküldésre kerül – pl. amikor az Piszkozat állapotúról Elvégzendő vagy egyéb állapotú lett.

Vegye azt is figyelembe, hogy az az e-mail, amelyet egy Jegy Üggyé történő átalakítását követően automatikusan kiküldünk, még mindig a „Jegyből elindított Ügy” e-mail-sablont használja majd, nem pedig a „Kérés visszaigazolása” e-mail-sablont.

Kapcsolódó munkatételek kommunikációinak átmásolása egy új összekapcsolt munkatétel létrehozásakor

Egy fejlesztést végeztünk el a kommunikációk megosztása esetén, amikor Ön közvetlenül az Ügyekből/Jegyekből hoz létre egy új összekapcsolt munkatételt. Mostantól amikor Ön úgy dönt, hogy megosztja a kommunikációkat az összekapcsolt munkatételek között, akkor az új munkatétellel a kapcsolódó munkatételekből származó kommunikációkat is megosztjuk majd.

Például egy új összekapcsolt Ügy/Jegy létrehozásakor Ön átmásolhatja a munkatétel kommunikációit – például az eredeti Ügy/Jegy e-mailjeit (beleértve az e-mail-mellékleteket is) – és megjegyzéseit az új összekapcsolt Ügybe. Ebben az esetben az elindított Ügy Műveleteiben található kommunikációkat is át fogjuk másolni. Ehhez hasonlóan egy felosztott Jegybe az eredeti Jegy összes kommunikációját is átmásoljuk.

A kapcsolódó és összekapcsolt munkatételekről további információ itt található.

Fejlesztések az összekapcsolt munkatételek megtekintése során

A fentiek mellett fejlesztéseket hajtottunk végre a meglévő „Összekapcsolt munkatétel funkcionalitása” működésében is. Mostantól amikor Ön összekapcsol egy munkatételt egy másikkal, majd később egyesíti, felosztja vagy egy Üggyé alakítja azt, akkor az ebből származó munkatételek megtartják az egymáshoz fűződő kapcsolataikat. Ezelőtt ezekben az esetekben nem maradtak meg ezek a kapcsolatok.

Például:

• Amikor egy Jegyet egy másik munkatételhez kapcsolnak, és az adott Jegyet egyesítik egy másikkal, akkor az egyesített Jegy szintén fenntartja majd a kapcsolatot a másik munkatétellel.

• Amikor egy Jegyet egy másik munkatételhez kapcsolnak, és az adott Jegyet több Jegyre osztják szét, akkor az ebből a felosztásból származó „gyermek” Jegyek szintén fenntartják majd a kapcsolatot a másik munkatétellel.

• Amikor egy Jegyet egy másik munkatételhez kapcsolnak, és az adott Jegyet később egy Üggyé alakítják át, akkor az ebből származó Ügy szintén fenntartja majd a kapcsolatot a másik munkatétellel.

Ebben a verzióban két fő témára összepontosítottunk, hogy a Work Managert gördülékenyebbé és produktívabbá tegyük.

A v2022.3-as verzióban végrehajtott változtatások általános áttekintéséért nézze meg ezt a videót, vagy további részletekért olvassa el a dokumentum egyes részeit!

Értesítések

Teljesen átalakítottuk az értesítéseinket, amely így az operatív felhasználók és a csoportvezetők számára sokkal több funkciót és finomhangolási lehetőséget biztosít, aktívan tájékoztatva őket azoknak a Jegyeknek, Műveleteknek és Ügyeknek az aktivitásáról, amelyek iránt érdeklődnek.

Munkatétel-produktivitás

Figyelembe vettük a visszajelzéseket a területen elérhető további funkciók hozzáadása során, valamint az idővonal, az időráfordítás-követő és különösen a Jegyek, Műveletek és Ügyek fájlkezelésének fejlesztései tekintetében.

Frissítési megjegyzések

Az alábbi dokumentumokban megtekintheti a jelen verzióban végrehajtott új funkciók, fejlesztések és hibajavítások listáját:

A változtatások részletes listájához – beleértve az API-változtatásokat, az adattárházzal kapcsolatos változtatásokat, valamint minden radikális („breaking change”) változtatást – tekintse meg a dedikált Frissítési megjegyzések című részt.

Fejlesztéseket végeztünk a Jegyek, Ügyek és Műveletek esetén elérhető időráfordítás-követő funkció esetén, hogy több információt mutassanak, valamint megkönnyítsük velük a munkát.

Ön mostantól könnyedén megtekintheti azokat az előzetesen rögzített időpontokat, amikor az Ügynökök egy tételen dolgoztak, és a kártya teljes képernyősre történő bővítésével bővebb információkat is megtekinthet az előzetesen rögzített időpontok szerkesztésére vonatkozóan, beleértve azt, hogy ki, mikor és mire módosította azokat.

A felhasználók mostantól nem használhatják a régi, elavult ütemezéseket vagy azokat az ütemezéseket, amelyek egy ügy vagy művelet Work Managerben történő elindításával aktiválódtak és ütemezést igénylőként lettek beállítva. Ez segít biztosítani, hogy régi, elavult ütemezések véletlenül sem jöjjenek létre, és csak egy, ténylegesen megoldandó munka legyen látható.

Áttekintés

Módosítottuk a tömegeslétrehozás-funkciót több munkatétel Excel-fájlok feltöltéséből származó létrehozásakor. Pontosabban a feltöltéshez szükséges tömeges létrehozás Excel-sablonok mostantól közvetlenül a létrehozás képernyőről is letölthetők, így az kényelmesebben használható.

A tömeges létrehozás oldalra mutató hivatkozást a „Tömeges létrehozás” hivatkozásra kattintva találhatja meg az „Új munkatétel létrehozása” legördülő menüben.

Ezáltal a tömeges létrehozás képernyő egy új lapon jelenik majd meg. Erre a képernyőről kiválaszthatja, hogy ügyeket vagy jegyeket szeretne tömegesen létrehozni. Ezt követően letöltheti a megfelelő Excel-sablont, kitöltheti azt, majd feltöltheti az oldalra – ügyelve arra, hogy előtte minden kötelező mezőt kitöltsön.

Letöltheti az Excel-fájl egy sablonját. A rendelkezésre álló Excel-sablonok az Ön Enate felhasználói beállításaiban aktuálisan beállított nyelvnek megfelelőek lesznek.

Amint hozzáadta az adatokat az Excel-fájlhoz, mentse el és zárja be, majd a Tömeges létrehozás képernyőn kattintson, hogy kiválassza a fájlt.

Ezt követően az „Egyedi cím” opció használatával eldöntheti, hogy szeretné-e engedélyezni a duplikált címmel rendelkező munkatételek létrehozását. Ha kikapcsolva hagyja ezt az opciót, akkor azzal engedélyezi a duplikált címmel rendelkező munkatételek létrehozását. Ennek a funkciónak a bekapcsolásával biztosítja, hogy minden olyan munkatétel esetén, amelynek címe megegyezne egy másik elem címével a feltöltési fájlban, sikertelen lesz az érvényesítés.

Ha elégedett, kattintson a „Feltöltés” gombra. Ezzel feltölti a képernyőjén látható fájlban található ügyekkel vagy jegyekkel kapcsolatos adatait.

Ön az alábbi információkat láthatja majd:

• Összesen – azoknak a feltöltött fájlban lévő elemeknek a száma összesen, amelyeket létre fogunk hozni

• Létrehozva – azon elemek száma, amelyek sikeresen létre lettek hozva (ez a létrehozást megelőzően nulla lesz)

• Problémák – az érvényesítési problémákkal rendelkező elemek száma (ezeket az elemek sikeres létrehozása előtt ki kell javítani)

• Nincs elindítva – a létrehozásra váró elemek száma

Továbbá a rácson látni fogja, hogy hozzáadtunk egy „Állapot” és egy „Hivatkozás” oszlopot – ezeket a rendszer tölti majd ki, amikor az elemeket létrehozza.

Mindössze annyit kell tennie, hogy rákattint a „Tételek létrehozása” lehetőségre, és a rendszer megkezdi az ügyeinek/jegyeinek létrehozását. A megjelenített információk frissülnek, hogy megmutassák a sikeresen létrehozott tételek számát, valamint a létrehozott munkatételek referenciaszámát.

Kötelező mezők

Az egy ügy létrehozásához kötelezően kitöltendő mezők a következők:

• Ügyfél

• Szerződés

• Szolgáltatás

• Ügy – a folyamat neve

• Cím – az egyes ügyekhez tartozó munkatételek címe

Az egy jegy létrehozásához kötelezően kitöltendő mezők a következők:

• Ügyfél

• Szerződés

• Szolgáltatás

• Jegy – a folyamat neve

• Cím – az egyes jegyekhez tartozó munkatételek címe

• Jegy leírása

• 1. szintű jegykategória

• 2. szintű jegykategória

• 3. szintű jegykategória

• Elsődleges kapcsolat – a fő kapcsolat, akivel Ön a kéréssel kapcsolatban kommunikál. Lásd a kapcsolati bejegyzések követelményeiről szóló részt

• Kérelmező – az a kapcsolat, aki az eredeti kérést elküldte. Lásd a kapcsolati bejegyzések követelményeiről szóló részt

A tömegesfeltöltés-fájlban található kapcsolati bejegyzésekkel kapcsolatos követelmény

A tömegeslétrehozás-fájlban használt minden kapcsolatfelvételi adatnak (pl. elsődleges kapcsolat, kérelmező, érintett és titkos másolatot kapó partnerek) meg kell felelnie a következő szabályoknak:

• a kapcsolat e-mail-címét kell használni

• a kapcsolatnak már léteznie kell a rendszerben

• a kapcsolat hatályának ugyanarra az ügyfélre kell vonatkoznia, mint aki alatt az ügyet/jegyet létrehozzák majd

Opcionális mezők

Az opcionális mezők, amelyeket mind a jegyek, mind pedig az ügyek esetében ki lehet tölteni:

• Érintett – az a kapcsolat, akiről a munkatétel szól. Lásd a kapcsolati bejegyzések követelményeiről szóló részt

• Másolatot kapó címek – bármely további olyan kapcsolattartó személy, akit a levelezésre rácsatolhat. Lásd a kapcsolati bejegyzések követelményeiről szóló részt. Továbbá vegye figyelembe, hogy amikor kettő vagy több másolatot kapó e-mail-címet ad hozzá, akkor a címeket egy pontosvesszővel (;) kell elválasztania szóközök használata nélkül, pl. user.one@example.net;user.two@example.net.

• Határidő felülbírálása – adja meg az új esedékességi dátumot. Lásd a dátumformázásról szóló részt.

• Ne küldjön automatikus e-maileket a kapcsolatoknak – eldöntheti, hogy szeretne-e a rendszer által automatikusan kiküldött e-maileket küldeni – például visszaigazolást kérő e-maileket – a munkatétel kapcsolatai számára. Írja be az „Igaz” vagy „Hamis” értéket – ez az angoltól eltérő nyelvekre is vonatkozik.

Dátumformázás

Kérjük, vegye figyelembe, hogy minden megadott dátumnak a következő formátummal kell rendelkeznie:

NN-HH-ÉÉÉÉ ÓÓ:PP

Vegye figyelembe, hogy a beírt órák és percek 24 órás rendszerformátumban (ok, 23:00) vagy 12 órás rendszerformátumban is lehetnek, utóbbi esetben DE/DU értéket kell beírnia a szám után (pl. 11:00 DE).

Példák az érvényes dátumformátumokra:

• 25-05-2022 23:25

• 25-05-2022 11:25 DU

Ha úgy dönt, hogy nem ad meg órákat és perceket, akkor a rendszer alapértelmezetten a 00:00 időpontot állítja be.

Egyéni adatmezők

Ön továbbá átadhatja az egyéni adatmezőket az éppen létrehozandó ügyekbe/jegyekbe. Ehhez adjon meg egy olyan oszlopnevet, amely pontosan megfelel az Enate-ben szereplő adatmező nevének. Ha ezen egyedi mezők bármelyikét kötelezőnek jelölték meg az Ön ügyfolyamatának beállításában, akkor Önnek meg KELL adnia egy értéket ennek a mezőnek az oszlopában a feltöltött fájl minden sorához (egyéb esetben a sor érvényesítése sikertelen lesz, és nem hozunk létre hozzá egy ügyet).

Támogatott mezők

A tömeges létrehozás az alábbi listában található egyéni mezőtípusokat támogatja:

1. Jelölőnégyzet

2. Csak dátum – lásd a dátumformázásról szóló részt.

3. Dátum és idő – lásd a dátumformázásról szóló részt.

4. Decimális szám

5. E-mail-cím

6. Lista

7. Hosszú szöveg

8. Többszintű lista

9. Rövid szöveg

10. Egész szám

Nem támogatott mezők

A tömeges létrehozás nem támogatja az alábbi egyéni mezőtípusokat:

1. Táblázatok

2. Entitáskapcsolat

Továbbá a munka tömeges létrehozása esetén a következő rendszertulajdonság-mezők sem támogatottak:

1. Tartsa nálam

2. Tartsa a műveletet nálam

3. Hibák

4. Fájlok

Érvényesítési hibák

Ha bármilyen érvényesítési hiba lép fel, akkor ezeket pirossal kiemelve jelenítjük meg, és egy „figyelmeztetés” állapotjelző ikonnal jelöljük meg. Ha a bemeneti értékek egy teljes oszlopban hibásak, akkor az érvényesítési hibákat a rács alján jelenítjük majd meg, például ha egy olyan mezőoszlopra hivatkozik a feltöltési fájl, amely nem létezik a rendszerben. Ha a bemeneti értékek egy adott sor esetén helytelenek, akkor egy „figyelmeztetés” állapotjelző ikonnal jelöljük azt meg a sor elején, és az egyes érvényesítési hibákat pirossal kiemelve jelenítjük meg. Önnek ezt követően módosítania kell a fájlt, rá kell kattintania a „fájl módosítása” lehetőségre, majd ki kell választania a frissített feltöltendő fájlt.

Ezt követően Ön még mindig folytathatja az ügy érvényes tételeinek létrehozását a feltöltési fájlból. A rendszer átugorja majd az érvénytelen sorokat, és megerősíti az érvényesek létrehozását, azonban az érvénytelen tételeket meg kell oldani azelőtt, mielőtt létre lehetne őket hozni. Ön ezt a fájl módosításával teheti meg, majd rá kell kattintania a „fájl módosítása” lehetőségre, majd ki kell választania a frissített feltöltendő fájlt.

Kattintson ide a tömeges létrehozás potenciális érvényesítési hibáinak teljes listájához:

Többnyelvű támogatás

A tömeges létrehozást az Enate által kínált összes nyelv is támogatja. Francia, német, spanyol, portugál brazil, román, lengyel, magyar és orosz.

A Nézetek oldalra mutató Gyorskereső-hivatkozás

Módosításokat hajtottunk végre a Nézetek lapon is, ahol speciális keresést végezhet a munkatétel adataira. A Gyorskeresőből mostantól egy a Nézetek képernyőre mutató hivatkozás is elérhető, így ha a Gyorskereső nem azokat az eredményeket adja Önnek, amelyeket keres, akkor könnyedén hozzáférhet a Nézetek lap sokkal fejlettebb keresési lehetőségeihez.

Mentett Nézetek a Navigációs részben

Továbbá megkönnyítettük az Ön számára a Mentett nézetekhez való hozzáférést (specifikus adatnézetek, amelyeket Ön további használat céljából elmenthet a Nézetek képernyőjéről). Ezeket mostantól egy ábécé sorrendbe állított listán is megtekintheti, ha a Navigátor „Nézetek” része fölé viszi az egérmutatót.

Hozzáadtunk a rendszerhez egy alapértelmezett kapcsolatcímke opciót, amellyel felgyorsítjuk és megkönnyítjük a kapcsolatcímkék munkatételeken történő használatát. Önnek mostantól lehetősége van beállítani egy alapértelmezett címkeértéket az egyéni kapcsolati bejegyzésekhez, például:

Ha Ön tudja, hogy „Jane Smith” mindig a Bróker lesz majd azokon a munkatételeken, amelyekhez kapcsolatként hozzáadják őt, akkor Önnek lehetősége van Jane kapcsolati bejegyzéséhez egy alapértelmezett „Bróker” címkét adni, amelyet így automatikusan kitöltünk majd a munkatételen – ahelyett, hogy Önnek minden alkalommal manuálisan meg kellene adnia ezt a címkeértéket.

Az Ön számára elérhető alapértelmezett címkék listáját a Builderben találhatja meg az Általános beállítások >> Kapcsolatcímkék részben.

Önnek minden alkalommal, amikor egy új kapcsolatot ad a rendszerhez, lehetősége van beállítani ezt az alapértelmezett Kapcsolatcímkét.

Az alapértelmezett címkét Ön továbbá akkor is beállíthatja, amikor a Kapcsolatok oldalon szerkeszt egy kapcsolatot.

Az alapértelmezett címke attribútum tömegesen is szerkeszthető, például Önnek lehetősége van ezt egyszerre több kapcsolathoz is beállítania – egyszerűen csak válasszon ki több kapcsolati bejegyzést a Kapcsolatok oldal rácsán, majd kattintson a Szerkesztés gombra, hogy megnyíljon a Tömeges szerkesztés felugró ablak.

Vegye figyelembe, hogy kapcsolati bejegyzésenként csak egy alapértelmezett címkeérték állítható be.

Továbbá, amikor a Kapcsolattevékenységi oldal „Munkatétel elindítása” gombját használva hoz létre egy munkatételt, akkor a kapcsolatot kérelmezőként, érintettként és elsődleges kapcsolatként egyaránt megjelöljük a munkatételhez. Továbbá az alapértelmezett címkét is hozzáadjuk majd (ha rendelkezik eggyel).

Az alapértelmezett Kapcsolatcímke viselkedése, ha a „Több engedélyezése” ki van kapcsolva

Ha egy adott címkeértéket úgy állítottak be, hogy az ne tegye lehetővé a „Több engedélyezése” funkciót, akkor a munkatételen belül egy értékkel egyszerre csak egy kapcsolat rendelkezhet. Például: előfordulhat, hogy egy Jegy esetén egyszerre csak egy „Bróker” kapcsolat engedélyezett. Ez természetesen hatással van az alapértelmezett címkézésre, ha egyszerre két azonos „egyedinek kell lennie” alapértelmezett címkével rendelkező kapcsolatot ad egy munkatételhez – akár manuálisan, akár automatikusan teszi ezt. Ebben az esetben a rendszer csak egy kapcsolathoz rendeli hozzá az alapértelmezett címkét (és ezzel eltávolítja az alapértelmezett címkét a többi kapcsolatról). A rendszer ahhoz a kapcsolathoz rendeli hozzá, amely a következő prioritási sorrend alapján már rendelkezik egy létező egyéb címkeértékkel:

• Elsődleges kapcsolat

• Kérelmező

• Érintett

• Másolatot kap

• A munkatétel bármilyen egyéb kapcsolata

További megjegyzések a Beszállító vállalat és a Kapcsolatcímkék közötti eltérésekről:

• Önnek nem lesz lehetősége arra, hogy egy alapértelmezett címkét adjon egy kapcsolathoz, ha a vállalat, amelyhez az hozzá van rendelve, egy az alapértelmezett címkétől eltérő Beszállító vállalattal rendelkezik.

• Ön nem küldhet be egy olyan munkatételt, amely kapcsolatának alapértelmezett címkéje egy a munkatételétől eltérő Beszállító vállalatra van beállítva.

Áttekintés

Amellett, hogy lehetősége van új összekapcsolt munkatételeket létrehozni egy Ügyből vagy egy Jegyből, Ön meglévő Ügyeket és Jegyeket is összekapcsolhat, hogy jobban kezelhesse a különböző csapatok által elvégzett tevékenységeket.

A meglévő munkatételek kétféleképpen kapcsolhatók össze:

1. Egy munkatételből

2. A főoldalról

Meglévő munkatételek összekapcsolása egy munkatételen belül

Önnek lehetősége van magából a munkatételből is összekapcsolni a meglévő munkatételeket, ha a munkatétel képernyőjére lép, majd kiválasztja a „+ Munkatétel” lehetőséget, végül pedig a „Meglévő elem” opcióra kattint.

A felugró ablakban keresse meg azokat az Ügyeket és/vagy Jegyeket, amelyekkel össze szeretné kapcsolni ezt a munkatételt.

Ön egyszerre legfeljebb csak 50 munkatételt köthet össze, azonban annak nem szabtunk határt, hogy összességében hány munkatétel kapcsolható össze.

A Kapcsolt munka fülön egy kapcsolat jelenik meg az újonnan összekapcsolt Ügyhöz vagy Jegyhez azoknak a munkatételeknek a képernyőjén, amelyek össze lettek kapcsolva.

Munkatételek összekapcsolása a Fő oldalról

Önnek lehetősége van a saját Fő oldaláról is összekapcsolni a meglévő munkatételeket, ha a Fő oldal rácsáról (amelyen a Munkaügyi postaládája, Csapata munkaügyi postaládája, a Saját munka, vagy a Csapata saját munkája lehet látható) kiválasztja azokat az Ügyeket és Jegyeket, amelyeket össze kíván kapcsolni, majd a rács tetején megjelenő „Összekapcsolás” lehetőségre kattint.

Az első Ügy vagy Jegy, amelyet kiválaszt, lesz az a munkatétel, amelyhez minden soron következő munkatétel hozzá lesz kapcsolva (vagy a listáján első helyen szereplő, ha az „Összes kiválasztása” opciót használta).

A felugró ablakban megerősítjük az Ön számára, hogy melyik Ügyhöz/Jegyhez kapcsoljuk az elemeket, valamint hogy melyek ezek az elemek, mielőtt lehetővé tennénk Önnek az összekapcsolás megerősítését:

Ön egyszerre legfeljebb csak 50 munkatételt köthet össze, azonban annak nem szabtunk felső határt, hogy összességében hány munkatétel kapcsolható össze.

Ha Ön ezt követően arra a fő Jegyre/Ügyre lép, amelyhez mindent kapcsolt, akkor annak Kapcsolt munka fülén MINDEN olyan elemet megtekinthet, amelyet hozzákapcsolt az adott tételhez.

Ha Ön azonban az egyik olyan munkatételben tartózkodik, amelyet úgy döntött, hogy ehhez a fő Jegyhez/Ügyhöz kapcsol, akkor az adott Kapcsolt munka fülön Ön csak a fő Jegynek/Ügynek a feljegyzését láthatja (a többi kapcsoltét tételét nem).

Munkatételek leválasztása

Önnek bármikor lehetősége van leválasztani a munkatételeket, ha a munkatétel képernyőjének Kapcsolt munka fülére lép, majd kiválasztja a Leválasztás ikont.

Korábban a rendszer alapértelmezés szerint automatikus e-maileket küldött ki a felhasználóknak. Ha Ön ezt egy adott Jegy esetén ki szerette volna kapcsolni, akkor Önnek BE kellett kapcsolnia az „Automatikus e-mailek letiltása” lehetőséget.

Mostantól megváltozott az alapértelmezés szerinti viselkedés: a rendszer többé NEM küld ki automatikus e-maileket a Jegyekből. HA ÖN AZT SZERETNÉ, HOGY A RENDSZER AUTOMATIKUS E-MAILEKET KÜLDJÖN KI EGY JEGYBŐL, AKKOR ÖNNEK BE ÉRTÉKRE KELL ÁLLÍTANIA AZ (ÁTNEVEZETT) „AUTOMATIKUS E-MAILEK ELKÜLDÉSE” BEÁLLÍTÁST.

Ezt a viselkedésbeli módosítást az egy új csatolt Jegy létrehozására szolgáló képernyőn is elvégeztük.

Továbbá, ha most a Kapcsolattevékenységi oldalról Ön elindít egy Jegyet, az „Automatikus e-mailek elküldése” opció alapértelmezetten ki lesz kapcsolva, azonban Ön manuálisan bekapcsolhatja azt a Jegy képernyőn.

Ezt a viselkedésbeli módosítást a Builder E-mail részében is elvégeztük – ezért amikor Ön beállít egy E-mail-útvonalat, az Automatikus e-mailek elküldését kontrolláló opció mostanra megváltozott – az alapértelmezett viselkedés az, hogy NEM küld ki automatikus üzeneteket, tehát ha szeretné, hogy automatikusan kiküldje az e-maileket, akkor Önnek BE kell kapcsolnia az „Automatikus e-mailek elküldése” beállítást.

Egy további beállítást adtunk hozzá a tagok felhasználói profiljához (amelyhez a csapatvezetők férhetnek hozzá), amely lehetővé teszi a csapatvezetők számára, hogy módosítsák a csapattagjaik azon képességét, hogy kizárólag olyan elemeken dolgozzanak, amelyek kifejezetten az adott felhasználó várólistáihoz vannak hozzárendelve.

Továbbra is képesek lesznek további munkára szert tenni a „Lehívás a várólistáról” gombot használva (mivel ezzel a módszerrel egyébként is csak a saját várólistáról kaphatnak munkát a felhasználók). Ez azonban megakadályozza, hogy egy munkatárs egy másik várólistából származó munkát manuálisan az adott felhasználóhoz rendeljen.

Amikor ez a beállítás ki van kapcsolva, akkor bármilyen várólistához hozzárendelt munkán dolgozhatnak majd (a Builderben a felhasználói csoport engedélyei szerint beállított jogosultságok keretein belül).

Amikor ez a beállítás be van kapcsolva, akkor a felhasználó továbbra is képes lesz olyan munkatételeken dolgozni, amelyek nincsenek várólistához rendelve. Továbbá, ha létezik olyan a felhasználóhoz rendelt munkatétel, amely nem olyan várólistán található, amelynek a felhasználó is része, akkor a felhasználó továbbra is folytathatja rajtuk a munkát, ám további a várólistáikon kívüli munkákat nem lehet hozzájuk rendelni. Ezeknek a munkatételeknek manuálisan lehet megszüntetni a hozzárendelését a felhasználóhoz.

Továbbá, ha egy munkatétel már egy adott felhasználónál van (de a várólistáin kívül található), és az Várakozik vagy Megoldva állapotúvá válik, akkor az a Csapat saját munkái közé kerül, és megszüntetjük a hozzárendelését – tulajdonosát pedig töröljük. Amint készen áll a munkatétel a további feldolgozásra (pl. mivel új információ érkezett be hozzá), azt NEM rendeljük ismét hozzá az eredeti megbízotthoz, mivel már nem része a várólistájának, ehelyett a hozzárendelési szabályok szerint osztjuk azt ki.

Hozzáadtuk az Ügy rövid leírását a Műveletekhez, így a felhasználók könnyebben megtekinthetik az Ügy rövid leírását, valamint bővebb kontextust láthatnak ahhoz a Művelethez, amelyen dolgoznak.

Ha szerkesztve lett a Művelet Ügyének rövid leírása, akkor az Ügy rövid leírásának változásai az Ügy minden Műveletének Művelet képernyőjén láthatók lesznek (előfordulhat, hogy frissítenie kell a Műveletek képernyőjét ahhoz, hogy láthatóvá váljanak ezek a változások), és a Művelet címe a következőkből épül majd fel:

„Művelet referenciája – Ügy rövid leírása – Műveleti folyamat neve” -> „10040-C-A1.1 – Jack Jones új munkatárs – HR-jóváhagyás”

Ez az a név, amely a Művelet lapon látható lesz:

Az Ügy rövid leírása egyben az a cím, amely a Művelet főoldalának rácsán a „Cím” oszlopban is megjelenik majd.

Amerikai angol nyelvi opció

Lehetővé tettük, hogy Ön a rendszer nyelvének az amerikai angol nyelvet (en-us) válassza ki. Ez a nyelv a brit angol, francia, német, spanyol, brazil portugál, román, lengyel, magyar és orosz nyelvek mellett választható immáron ki.

Hibamódosítás korlátozása

Egy új „Hibamódosítás korlátozása” beállítást tettünk elérhetővé a Builder Rendszerbeállítások részében, amely lehetővé teszi az Ön számára, hogy korlátozza a hozzáférést az Ügyek, Műveletek és Jegyek Hibák kártyáján található bármilyen információ módosításához. A szervizügynökök mindig képesek hibabejegyzést HOZZÁADNI és megoldottnak jelölni egy ilyen bejegyzést, azonban ha ez a „korlátozás” be van kapcsolva a Builderben, kizárólag az az ügynök lesz képes utólag módosítani a hibabejegyzést vagy annak bármilyen részletét törölni, aki eredetileg létrehozta a hibát.

Fejlesztések a munkatételek megtekintésében

Fejlesztéseket hajtottunk végre a kapcsolódó munkatételekkel történő munkavégzésben. Mostantól Ön könnyedén megtekintheti egy munkatétel eredeti Ügyét.

Például:

• Amikor egy Jegyet több „gyermek” Jegyre osztanak fel, akkor minden gyermek Jegyen megjelenik egy az eredeti Jegyre mutató hivatkozás.

• Amikor több munkatételt egyetlen gyermek elemmé egyesítenek, egy az összes eredeti elemre mutató hivatkozás jelenik meg a gyermek elemen.

• Amikor egy Jegyet Üggyé alakítanak át, egy az eredeti Jegyre mutató hivatkozás jelenik meg az összes gyermek Ügyön.

További hasznos információk hozzáadásával fejlesztettük az idővonalat.

Az Ügy újbóli elvégzésének előzményei most már az Ügy idővonalán is megtekinthetők, beleértve az olyan információkat, hogy ki és mikor állította be az Ügyet újbóli elvégzést igénylőre, valamint annak a lépésnek a számát és a Műveletet, amelytől újból el kellett azt végezni.

Az Ügy újbóli elvégzésének előzményeit Ön az idővonalon választhatja ki az idővonal új szűrési funkciójának bejelölésével.

Hogy elősegítsük az SLA-k hatékonyabb kezelését, elérhetővé tettük a határidő módosításának az idővonalon történő megtekintését.

A határidő frissítése esetén Ön láthatja azt az új dátumot/időt, amelyre meg lett változtatva, azt, hogy ki változtatta meg és mikor, valamint mi volt ennek az oka. A változtatás oka lehet kézi felülbírálás, az Ügy lépéseinek megváltozása, vagy a Jegy kategóriájának megváltozása (ez lehetséges, hogy a határidő módszereihez kapcsolódik).

Ön dönthet úgy, hogy megtekinti, mikor változott meg vagy járt le a határidő – ehhez válassza ki az idővonal szűrőjének megfelelő opcióit.

Továbbá most már dönthet úgy, hogy megtekinti az idővonalon a jegykategória változásait – ehhez válassza ki a „Megváltozott jegykategória” lehetőséget az idővonal szűrési opciói közül.

Az idővonalon megjelenő bejegyzés megmutatja majd, hogy ki, mikor és mire változtatta meg a Jegy kategóriáját.

Áttekintés

Az Enate értesítései segítenek Önnek abban, hogy naprakész maradhasson az Önt érdeklő Jegyekkel, Műveletekkel és Ügyekkel kapcsolatban, hogy mindig biztosan képben lehessen. Az értesítések fogadását nagyfokú rugalmasság jellemzi: eldöntheti, hogy mely elemeket szeretné figyelemmel követni, milyen eseményekről kapjon értesítést, valamint hogyan kapja meg ezeket az értesítéseket.

Számos lehetőség közül választhat:

• Nyomon követi az egyes Munkatételeket

• Nyomon követhet minden a postaládájában található munkát

• Nyomon követhet minden a Várólistáin található munkát

Értesítések az egyes Munkatételekről

Egy Munkatétel követése

Dönthet úgy, hogy csak egy adott Munkatételről szeretne értesítéseket kapni – ehhez nyissa meg azt a Work Managerben, majd kattintson a fejléc sávján a „Követés” lehetőségre.

Kérjük, vegye figyelembe:

Egy Munkatétel követésének megszüntetése

Ön bármikor megszüntetheti egy Munkatétel követését, ha a Munkatétel képernyőjén a „Követés megszüntetése” lehetőségre kattint.

Értesítések személyre szabása

Egy adott Munkatétel követésének beállítása mellett Ön az értesítési beállítások oldalt is használhatja, hogy eldöntse, általánosságban tekintve milyen értesítéseket szeretne automatikusan megkapni. Ez két részből áll:

• Először meghatározhatja, hogy milyen Munkatételekről szeretne értesítést kapni, pl. a saját postaládájában lévő elemekről.

• Ezen felül meghatározhatja, hogy az adott Munkatételek mely eseményeiről szeretne értesülni.

A részletek alább olvashatók.

Mely elemekről értesítsenek? – A beállítás hatálya

Mely eseményekről értesítsenek?

Emellett Önnek ki kell választania, hogy ezen Munkatételek esetén Ön mely eseményekről szeretne értesülni.

A lehetőségek a következők:

Hogyan értesítsenek? – Az értesítések különböző típusai

Értesítésközpont

Az Értesítések ikon megmutatja Önnek az olvasatlan értesítési üzeneteinek számát.

Az Értesítések ikonra kattintva megjelenik az Értesítésközpont.

Ez megmutatja Önnek a kapott értesítési üzenetek számát (a legutóbbi 100 értesítést jeleníti meg), amelyeket „Összes” és „Olvasatlan” lehetőségek alapján rendezhet.

Az értesítésre kattintva arra a Munkatételre ugorhat, amelyről az értesítés szól.

Önnek továbbá lehetősége van egyes értesítések (a pontokra kattintva) vagy az összes értesítés olvasottként történő megjelölésére.

Értesítések elnémítása – Ne zavarjanak

A Ne zavarjanak lehetőség minden e-mailes és a böngészőben felugró értesítést kikapcsol. Megjegyzés: az Értesítésközpontban Ön továbbra is megkapja majd ezeket az értesítéseket.

Felugró értesítések a böngészőben

Amennyiben Ön engedélyezte az értesítéseket a böngésző felugró ablakában, akkor egy értesítés létrehozásakor azok a képernyője jobb alsó sarkában is megjelennek majd. A Munkatételre mutató hivatkozásra kattintva Ön közvetlenül eljuthat az adott Munkatételre.

A böngésző felugró értesítései minden képernyőn megjelennek majd, amíg Ön be van jelentkezve a Work Manager egyik munkamenetébe.

Felugró értesítések engedélyezése a böngészőben

Ahhoz, hogy felugró értesítéseket kaphasson, lehetséges, hogy át kell állítania a böngészője beállításait. Ha ezt kell tennie, erre az Értesítésközpontban figyelmeztetjük majd.

Böngészője beállításainak módosításához lépjen a Beállítások > Adatvédelem és biztonság > Oldalbeállítások > Engedélyek > Értesítések részre, majd módosítsa a beállításokat annak biztosítása érdekében, hogy az oldalak értesítéseket küldhetnek az Ön böngészőjére.

E-mailes értesítések

Az e-mailes értesítések egy hivatkozást tartalmaznak majd ahhoz a Munkatételhez, amelyhez kapcsolódnak. Ha egy felhasználó már bejelentkezett az Enate-be, akkor a hivatkozásra kattintva azonnal az adott Munkatételhez ugorhat. Ha a felhasználó kijelentkezett, a hivatkozásra kattintva az Enate bejelentkezési oldalára juthat. A bejelentkezést követően azonnal a Munkatételhez irányítjuk Őket.

Asztali értesítések

Hogyan jeleníthetők meg az asztali értesítések?

Az értesítéseket Ön a Work Manager Értesítésközpontjában, a böngésző felugró értesítéseiként, valamint e-mailben is megkaphatja, ám emellett azt is beállíthatja, hogy a böngésző felugró értesítései az asztala számos részén megjelenjenek, pl. a Windows Start menüjében, valamint gépe zárolt képernyőjén.

Az asztali értesítések hangjai

A hangokat szintén az asztala értesítési beállításaiban kapcsolhatja be: így mindig hallhatja majd a hangokat, amikor egy új asztali értesítés látható.

Minden értesítés kikapcsolása

Dönthet úgy, hogy MINDEN értesítést kikapcsol: ehhez válassza ki ezt a lehetőséget a Felhasználói beállítások lapon, amely az Értesítési beállítások felső részén található.

Amíg ez az opció be van kapcsolva, semmilyen értesítést nem hozunk létre az Ön számára. Ha szeretné visszakapcsolni az értesítéseket, akkor elmentjük az Ön preferenciáit.

Mostantól lehetőség van arra, hogy a rendszert úgy állítsuk be, hogy egy új külső kapcsolati bejegyzést hozzon létre, amikor egy bejövő e-mailben új e-mail-címek találhatók.

Az ezt lehetővé tevő új beállítást a Builder találhatja, amely alapértelmezés szerint BE van kapcsolva, pl. azért, hogy engedélyezze a kapcsolatok automatikus létrehozását az e-mailekből.

Vegye figyelembe, hogy amikor automatikusan létrehozunk egy ilyen új kapcsolati bejegyzést, akkor az, hogy melyik vállalathoz kapcsoljuk, a kapcsolat hatókörétől függ majd: például, ha „Globális” vagy „Globális és helyi” értékre állítjuk, akkor az automatikusan létrehozott kapcsolatot az alatt a vállalat alatt hozzuk létre, amely alatt a kapcsolódó Munkatétel is létezik.

A rendszer az e-mailben megjelenített név alapján automatikusan kitölti a kapcsolat keresztnevét és vezetéknevét. Erről bővebben alább olvashat:

• Ha az e-mailben megjelenített névben egy szóköz található, akkor az első szóköz előtti rész lesz a kapcsolat keresztneve, míg minden az utolsó szóközt követő rész a vezetéknév lesz. Például, ha az e-mailben megjelenített név a „John Smith”, akkor a kapcsolat keresztneve automatikusan „John”, míg a vezetékneve „Smith” lesz.

• Ha az e-mailben megjelenített névben egy vessző található, akkor az első vessző előtti rész lesz a kapcsolat vezetékneve, míg minden a vesszőt követő, ám még a szóköz előtti rész a keresztnév lesz. Például, ha az e-mailben megjelenített név a „Smith, John”, akkor a kapcsolat vezetékneve automatikusan „Smith”, míg a keresztneve „John” lesz.

• Ha a rendszer nem tudja magabiztosan megállapítani és automatikusan kitölteni a keresztnevet és a vezetéknevet, akkor a kapcsolatot kereszt- és vezetéknév nélkül hozzuk létre, és arra kérjük majd a felhasználót, hogy a Munkatétel elküldésekor töltse ki ezeket az adatokat.

Ezen felül a Kapcsolatkezelő oldalra egy új „Automatikusan létrehozva” névvel ellátott szabványos oszlop került, amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy megtekintsék, mely külső kapcsolataik lettek automatikusan, és melyek lettek manuálisan létrehozva.

Fájlok keresése a Gyorskeresőben

A Gyorskereső lehetővé teszi az Ön számára, hogy fájlokat keressen, illetve a munkatételeket a fájljaikon keresztül keresse meg. Ha a Gyorskeresőt fájlok keresésére használja, akkor azzal megtalálhatja a közvetlenül a munkatételhez kapcsolt fájlokat ÉS azokat a fájlokat is, amelyeket a munkatétel kommunikációihoz kapcsoltak.

A keresési eredmények olyan részleteket tartalmaznak majd, mint a fájl típusa (pl. egy munkatételhez vagy egy kommunikációhoz csatolták-e), ha a fájl egy munkatételhez kapcsolt fájl, akkor mikor frissítették a munkatételt utoljára, vagy ha a fájl egy kommunikációs melléklet, akkor mikor küldték el az e-mailt/mikor érkezett be az e-mail, mi a munkatétel(ek) referenciaszáma és címe, illetve mi a kommunikáció tárgya, amennyiben a fájl egy kommunikációs melléklet. A keresési eredményeket a fájl legutóbbi frissítésének dátuma szerint, vagy ha a fájl egy kommunikációs melléklet, akkor az e-mail elküldésének/beérkezésének ideje alapján rendezzük sorba, felül a legújabbakkal. Ha a fájlra kattint, letöltheti annak egy példányát.

Áttekintés

Jelentős javításokat végeztünk a Jegyek, Műveletek és Ügyek fájljainak és kapcsolatainak megtekintését, valamint kezelését illetően. A korábban az oldalsó sávon megjelenített fájlkártyát immáron kibővítettük és áthelyeztük az Idővonalak melletti Munkatétel képernyőjének fő részén található „Fájlok” lapra: mostantól itt adhat hozzá fájlokat és kapcsolatokat, valamint itt tekintheti meg azokat az elemeket, amelyek hozzá lettek adva a Munkatételhez.

A fájlok lap megmutatja az összes olyan fájlt és kapcsolatot, amelyet hozzáadtunk az adott Munkatételhez és a hozzá kapcsolódó Munkatételekhez, valamint a bejövő és kimenő e-mailek mellékleteit is megtalálhatja itt.

Minden a jelenleg nyitva lévő Munkatételhez tartozó fájl/kapcsolat a Fájlok lap tetején jelenik meg, valamint minden a releváns Munkatételekhez kapcsolódó elem egy ez alatti elkülönített részben látható. Az elemeket a feltöltés dátuma/ideje szerint rendezzük – a legújabbak legfelül tekinthetők meg.

A további információk azonosításában számos ikon segíti Önt:

Fájlok/kapcsolatok hozzáadása egy Munkatételhez

Ha a Munkatétel Önhöz lett rendelve, akkor Ön a Munkatételhez a Fájlok lapot használva adhat hozzá fájlokat és kapcsolatokat. Egyszerre több fájl is feltölthető. A feltöltéshez kattintson a lap tetején található kapcsolatok feltöltése lehetőségre.

Továbbá Ön a fájlokat fogd és vidd technikával is a Fájlok lapra húzhatja azok feltöltéséhez.

A fájltípus korlátozásai

Fájlok és kapcsolatok címkézése

A címkéket Ön továbbá számos fájlhoz és kapcsolathoz egyszerre is hozzáadhatja, ha egy vagy több elemet választ ki és használja az ikont – a címkék ezt követően a Fájlok lap fejlécében jelennek majd meg.

A címkék hozzáadását követően a fájlok/kapcsolatok automatikusan is hozzáadhatóvá válnak az azonos címkékkel rendelkező e-mailekhez, biztosítva ezzel, hogy az adott e-mailek/e-mailek törzsei tartalmazzák majd az összes releváns típusú dokumentumot.

Amikor egy üzenetsablont illeszt be egy kézzel írt e-mailbe, vagy amikor automatikusan létrehoz és elküld egy új e-mailt a folyamat során, a rendszer azonosítja az üzenetsablonhoz/e-mail-sablonhoz kapcsolódó esetleges címkéket, majd automatikusan mellékeli az adott Munkatétel összes, azonos címkével rendelkező fájlját. Az e-mail-sablonok létrehozásakor a címkék a rendszergazda-felhasználók rendszerkonfigurációjának megfelelően hozzá vannak kapcsolva az üzenetsablonhoz/az e-mail tartalmához.

A fájlok felcímkézése szintén egy fontos funkció az automatizálási technológiát alkalmazó folyamatok során. Példa: ha egy későbbi automatizált Műveletnek tudnia kell, hogy mely fájlokat csatolta az Ügyéhez a „Számla megerősítése” fájlban, akkor ennek megfelelően meg kell jelölnie a kapcsolódó fájlokat, és az automatizálási technológia a fájl nevétől függetlenül tudni fogja majd, hogy a címkéje alapján ki kell választania az adott fájlt. Az ilyen külső automatizálási technológia ugyanígy képes címkékkel ellátni a Munkatételekbe feltöltött dokumentumokat az Enate felületén a további kézzel történő/automatizált felhasználás céljából.

Megjegyzések hozzáadása a Fájlokhoz

Önnek lehetősége van megjegyzéseket írni a fájlokhoz és a kapcsolatokhoz, hogy megadhassa a tartalom rövid leírását, valamint minden olyan további információt megadhasson, amely hasznosnak bizonyulhat.

Ön továbbá egyszerre több fájlhoz és kapcsolathoz is hozzáadhatja megjegyzését, ha kiválaszt egy vagy több elemet, majd használja a Fájlok lap fejlécében található ikont.

Fájlok előnézete

A jobb oldali menü lehetővé teszi az Ön számára, hogy megtekintse egy adott fájl előnézetét. Az előnézet egy új lapon jelenik meg.

Fájlok letöltése

Önnek lehetősége van az egyes fájlok letöltésére, ha a jobb oldali menü megfelelő opciójára kattint.

Ön egyszerre akár több fájlt is letölthet, ha kiválasztja a letölteni kívánt fájlokat, majd pedig a képernyő tetején található lehetőségre kattint. Ezeket több különálló fájlként vagy egyetlen tömörített ZIP-ként is letöltheti az itt található ZIP letöltési lehetőséggel.

Fájlok/kapcsolatok törlése

A jobb oldali menüre kattintva a fájlok vagy kapcsolatok törlésére egyenként is lehetőség van.

Ezen felül Ön több fájlt/kapcsolatot is törölhet, ha kiválasztja az eltávolítani kívánt fájlokat/kapcsolatokat, majd rákattint a képernyő tetején található törlés lehetőségre.

Fájlok/kapcsolatok szűrése

A fájlok lapon megjelenő fájlokat és kapcsolatokat a lap tetején található szűrési lehetőséggel szűrheti. A következők szerinti szűrésre van lehetőség: Kimenő e-mail-mellékletek, Bejövő e-mail-mellékletek és Kapcsolatok.

Szabad szöveges fájlkeresés

Egy szabad szöveges keresés is a rendelkezésére áll, hogy segítsen Önnek az egyes fájlok vagy kapcsolatok megkeresésében. Ön számos megjelenített szövegcsoport alapján is kereshet, például fájlnevek, címkeinformációk és megjegyzések szövege alapján.

Számos változtatást eszközöltünk az Enate jelen verziójában, hogy még könnyebbé tegyük az üzleti folyamatok leszállítását és kezelését. Tekintse meg az egyes részeket, hogy megismerhesse az általunk elvégzett változtatásokat, vagy ízelítőként vessen egy pillantást a gyors áttekintési videóinkra!

Íme néhány dolog, amit hozzáadtunk az Enate Work Managerhez:

• Egy , amely lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy fájlokat keressenek, vagy a munkatételeket a fájljaikon keresztül keressék meg.

• Hozzáadtunk egy opcionális beállítást, amellyel lehetővé tesszük a Work Manager felhasználói számára , amely rendkívül hasznosnak bizonyul a bizalmas információk kezelésekor.

• Hozzáadtunk néhány hasznos .

• , amelyeket az emberek az új jegyek létrehozásakor elküldött automatikus visszaigazoló e-mailek esetén láthattak.

Lehetőség egy Ügy címének szerkesztésére

A Work Managerben mostantól lehetővé vált az Ügyek rövid leírásának szerkesztése.

Ha a Builder Ügy információi nevű képernyőjén engedélyezte a , akkor a Work Manager felhasználóinak lehetősége lesz az Ügy rövid leírásának módosítására.

Ez az a cím, amely ezt követően az Ügy lapján megjelenik majd.

Ez az a cím, amely a főoldal rácsának „Cím” oszlopában is látható lesz majd.

Művelet címének módosításai

Ezzel együtt, ha valaki módosította a Művelet Ügyének rövid leírását, akkor a Művelet lap tetején megjelenő Művelet címe mostantól az Ügy rövid leírásából, valamint a Művelet címéből fog állni.

Ez az a cím, amely a főoldal rácsának „Cím” oszlopában is látható lesz majd.

Lehetőség a Megoldva állapotú Munkatételek hozzárendelésének megszüntetésére

A felhasználóknak most már bármilyen állapotú Munkatétel hozzárendelésének megszüntetésére lehetősége van, beleértve a Megoldva állapotúakat is (egyetlen kivételt ez alól a „Lezárva” állapotú Munkatételek képeznek).

Lehetőség arra, hogy ne küldjön automatikusan létrehozott e-maileket a Jeggyel kapcsolatban

A felhasználóknak most már lehetősége van arra, hogy SEMMILYEN automatikusan létrehozott e-mailt ne küldjenek el egy adott e-mail-címre, ha az Címzettként, Másolatot kap vagy Titkot másolatot kap címként lett megadva. Ez a „Blokkolt e-mail-címek” lapról tehető meg az új „Minden automatikusan létrehozott e-mail kikapcsolása ehhez a címhez” opció kikapcsolásával. Ezt megelőzően az ilyen e-mailek adott e-mail-címekre történő elküldését megakadályozó funkció csak a Jegy létrehozásakor volt elérhető – ez az új opció egy Jegyen belüli minden forgatókönyvre kiterjeszti ezt a lehetőséget.

Az utóbbi néhány verzióban hozzáadott e-mail-ütemezési és kimenő üzenetfunkciók mellett néhány módosítást hajtottunk végre azért, hogy az e-mailek elküldése a lehető legegyszerűbb legyen: most egy e-mail elküldésekor az idővonal „Küldés most” és „Mégse” gombjai csak akkor jelennek meg, ha az e-mail elküldését legalább 2 perccel későbbre ütemezte, így ha meggondolta magát, azonnal elküldheti az e-mailt, vagy akár teljesen vissza is vonhatja a beütemezett e-mail elküldését. Egyéb esetben ezek a gombok nem jelennek meg az idővonalon. Késleltetés beállítása esetén Önnek továbbra is lehetősége lesz akár még két percig is visszahívni a kimenő e-maileket.

Ha a rendszere úgy lett beállítva, hogy engedélyezett az Ön számára az e-mail-mellékletek törlése, akkor Önnek lehetősége van a munkatétel fájlkártyájában található e-mailből származó mellékletek törlésére. Ez akkor hasznos, amikor az e-mail-mellékletekben bizalmas információk találhatók.

A törölt mellékletet olyan egyéb kapcsolódó munkatételekből is töröljük majd, mint egy ügy, alügy, al- és eredeti jegy műveletei, ha a jegy egyesítve lett, valamint alügyek és eredeti jegyek, ha a jegyet üggyé alakították.

De vegye figyelembe, hogy egy e-mail-melléklet felosztott jegyből vagy egy felosztott jegy aljegyéből történő törlésekor a törölt fájl az eredeti jegy egyéb aljegyéből/aljegyeiből nem törlődik.

Továbbá vegye figyelembe, hogy egy kapcsolt munkatétel mellékletének törlésével a kapcsolt munkatétel(ek) mellékletei NEM törlődnek.

A melléklet a rendszer minden részéből törlésre kerül, így nem kereshet majd rá a Gyorskeresőben, valamint nem csatolhatja azt egy új, a munkatételhez kapcsolódó e-mailhez.

A munkatétellel kapcsolatos további műveletek egyike sem állítja vissza a törölt mellékletet, valamint a törölt melléklet egy új összekapcsolt munkatétel létrehozásával sem állítható vissza.

Egy e-mail-melléklet törléséről az idővonalon és a kommunikációs fülön értesítjük majd Önt, amelyben látható lesz a törölt fájl neve, a törlést végző személy neve, illetve annak az e-mailnek a tárgya és dátuma/ideje, amelyhez a melléklet csatolva volt.

Hozzáadtunk egy további opciót, amely esetén ha egy ügy a feldolgozása során egy „Várakozás az alügy műveletére” (más nevén Ügy műveletének várakoztatása) pontra ér, hogy automatikusan bezárja a „Várakozás az alügy műveletére” műveletet, valamint ha nincs elérhető alügy, akkor hagyja, hogy a folyamat automatikusan folytatódjon, ahelyett, hogy a műveletet egy felhasználóhoz rendelné a manuális döntéshozatal érdekében.

Ehhez lépjen az Ügy műveletének várakoztatása információs lapra a Builderben, majd az „Automatikus bezárás” oszlopban állítsa „be” állapotúra a kapcsolót.

Ez azt jelenti, hogy ahelyett, hogy a műveletet egy felhasználóhoz rendelné a manuális folytatáshoz, a „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet automatikusan bezáródik majd, ha az alügy „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet várakoztatása nem érhető el. Ennek oka lehet, hogy nem indították azt el, vagy az, hogy még az előtt megoldották, hogy a „Várakozás az alügyek befejezésére” műveletet elindították.

Ha az Ügy várakoztatása oszlopot üresen hagyja, akkor a folytatást megelőzően a „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet az ügy minden alügyének bezárását megvárja, és ha nincs elérhető alügy, akkor a „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet automatikusan bezárul majd.

Ha az „Automatikus bezárás” kapcsolót „ki” állapotban hagyja, akkor a „Várakozás az alügyek befejezésére” műveletet egy olyan várólistához rendeljük, ahol a felhasználó magához rendelheti azt, majd eldöntheti, hogyan folytassa azt, ha az alügy „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet várakoztatása nem érhető el.

A 2022.1-es verzió egy kisebb frissítésként szolgál, amely a stabilitásra és a legutóbbi verziók funkcióinak kisebb módosításaira szolgál. Ezeket az alábbi Változtatások listája részben tekintheti meg.

A legutóbbi verziók funkciói

Ha éppen most frissített az Enate egyik régebbi verziójáról, akkor határozottan érdemes áttekintenie azt a számos új funkciót, amelyeket nagyobb, v2021.1 és v2021.2 kiadásainkban tettünk elérhetővé.

A teljesség igénye nélkül az alábbiakban a Work Manager legutóbbi frissítéseinek néhány fontosabb elemét soroljuk fel:

• Lehetővé tettük az e-mailek ütemezésének jobb kezelését, valamint Önnek már nagyobb ellenőrzési lehetősége van a kimenő üzenetekre vonatkozóan.

• Elérhetővé vált egy külön kapcsolatkezelő oldal.

• Leegyszerűsítettük a munkatételek (jegyek, ügyek és műveletek) állapotait, hogy megkönnyítsük a velük való munkát.

• Ön most már az operatív adatok több Nézetét is elmentheti – azaz hogyan állnak a jegyek, ügyek és műveletek az SLA-khoz képest. Ön az adatokhoz tetszőleges nézeteket hozhat létre, így irányíthatja az azonnali operatív jelentéseket.

Önnek mostantól lehetősége van magából a műveletből újra elvégezni egy ügyet, anélkül, hogy az átdolgozáshoz először az eredeti ügyre kellene lépnie.

Vegye figyelembe, hogy egy ügyből történő újbóli elvégzés esetén az ügyet Folyamatban állapotúként küldjük be. Azonban egy ügy műveletből történő újbóli elvégzése esetén az a művelet, amelyben Ön van, szintén be fog záródni, mivel az ügy minden futó művelete bezáródik, ha az „Újbóli elvégzés” lehetőségre kattint.

Felosztott jegyek esetén módosítottuk a megoldás dátumának kiszámítási módját.

Mostantól ezt a felosztott jegyek „Megoldás dátuma” maximális dátuma alapján számítjuk ki – így lényegében amikor az utolsó felosztott aljegyet is megoldják, akkor az eredeti jegyre ugyanaz a „Megoldás dátuma” időpont kerül. A korábbi megközelítéssel lehetőség volt arra, hogy az eredeti jegy az aljegytől eltérő, korábbi megoldási dátumot kapjon. Ez a megközelítés azt is biztosítja, hogy az eredeti jegy megoldási dátuma a beállítást követően ne változzon meg.

Példa:

Az A jegyet B és C jegyekre osztották fel.

A B jegyet 2022.02.02. 01:10:00 időpontban, míg a C jegyet 2022.02.03. 02:00:00 időpontban oldják meg.

Ez alapján az A jegy megoldási dátuma 2022.02.03. 02:00:00 lesz.

Hozzáadtunk néhány további hagyományos oszloplehetőséget a Work Manager főoldalának rácsához. Tekintse meg ezeket, és ismerje meg, hogyan adhatja őket a hagyományos rácsnézetéhez:

Ezek az oszlopok a már rendelkezésre álló többi oszlop mellett még több lehetőséget biztosítanak az Ön és a csapatai munkatételeinek magasabb szintű „több szálon futó” kezelésére anélkül, hogy bele kellene ásnia magát a konkrét elemekbe, valamint ezzel minden adott munka már közvetlenül a rácsról is könnyebben megtalálható.

Az új oszloplehetőségek a következők:

• Elsődleges kapcsolattartó – az a személy, akihez a folyamatban lévő kéréssel kapcsolatban fordulhat.

• Kérelmező – az a személy, aki az eredeti kérést beküldte.

• Alany – az a személy, akiről a munkatétel szól.

• Utoljára beérkezett e-mail – az adott munkatétel utolsó e-mailjének beérkezési dátuma és ideje.

• Utoljára beérkezett e-mail feladója – annak a személynek az adatai, aki az utolsó a munkatétellel kapcsolatos e-mailt elküldte. Ha az adott személy már megtalálható a rendszerben, akkor az oszlopban megjelenik a személy neve, egyéb esetben pedig az e-mail-címe.

Amikor egy e-mail beérkezésével létrejön egy jegy, egy automatikus visszaigazoló e-mailt küldünk Önnek, megerősítve ezzel az eredeti e-mail beérkezését, valamint az e-mail beérkezésével létrejövő jegy létrehozását. Továbbá a megerősítés részeként az eredeti e-mailt is elküldjük Önnek, megtartva annak eredeti formázását. Ez segít megoldani néhány olyan megjelenítési problémát, amelyek egy új jegy létrehozásakor voltak láthatók az automatikus visszaigazoló e-mailekben.

A 2021.2-es verziót egy kisebb, a stabilitásra fókuszáló kiadásként készítettük el, és kisebb változtatásokat eszközöltünk a legutóbbi verziókban megjelent funkciókon. Ezeket Ön a Változtatások jegyzéke részben tekintheti meg.

Munka az összekapcsolt munkatételekkel

Az újdonságokhoz egy vagy két új funkciót is sikerült hozzáadnunk az Önök visszajelzései alapján, amelyekben olyan módszerek hozzáadására kértek minket, amelyek segítségével az Enate lehetővé teszi a vállalkozás több különböző területére kiterjedő munka kezelését: Önök mostantól sokkal rugalmasabban kapcsolhatják össze a különböző munkatételeket, valamint megoszthatják azok között az e-maileket is. A funkciókat az alábbiakban részletesebben is megtekintheti:

Ezen felül az alábbiakban megtekintheti a munkatételek összekapcsolásáról szóló áttekintő videót is.

Az Enate legújabb verziójában leegyszerűsítettük azokat az állapotokat, amelyeken egy munkatétel átmehet, hogy egyszerűbbé és könnyebbé tegyük a munkatételek feldolgozását. További tudnivalókért tekintse meg az alábbi videót:

A jegyek, ügyek és műveletek különböző szabványos állapotokba helyezhetők, ahogy a rendszerben előrehaladnak.

• Vázlat – A tételt még nem küldték be..

• Elvégzendő – A tétel az előrehaladáshoz szükséges erőforrásra vár.

• Folyamatban – A tételt elvállalták, és a feldolgozása folyamatban van.

• Várakozás – Válassza ezt a lehetőséget, ha a munkatétel elvégzését valamilyen okból le kellett állítani. Ennek oka lehet az, hogy egy másik erőforrástól várunk információt, vagy mert a munkatétel egy bizonyos napon újrafolytatásra van beütemezve

• Megoldás – Válassza ezt a lehetőséget a munkatételen végzett tevékenység befejezéséhez.

• Lezárva – Miután egy tételt megoldottak, és a visszajelzési időszak eltelt, ahol újra meg lehetett volna nyitni, a tétel „Lezárva” állapotba kerül

Új státusz - 'Elintézendő'

A Ticket, Case & Action állapotok egységesítésével egyidejűleg meghallgattuk a visszajelzéseket, és egy új státuszt adtunk hozzá, a 'Elvégzendő' állapotot.

Miután egy munkaelemet elküldtünk az Enate rendszerbe, az "Elintézendő" státuszban marad, amíg egy erőforrás fel nem veszi - ez lehet emberi vagy robot erőforrás.

Amint elkezdi frissíteni az ebben az állapotban lévő munkaelemet, az a következő lesz:

• automatikusan hozzárendeli Önhöz és

• az állapota 'Folyamatban' állapotra változik.

Az állapotot saját maga is megváltoztathatja. Ez azt jelenti, hogy a munka már folyamatban van, és ebben az állapotban marad, amíg meg nem oldódik - feltételezve például, hogy nem vár további információkra.

Egy elem visszaállítása a 'Feladat' közé

Ha tévedésből vett fel egy elemet, vagy ha arra a következtetésre jutott, hogy ez nem olyan munka, amit tovább tudna vinni, akkor visszavonhatja magától a hozzárendelést, akár egy másik erőforráshoz, akár egyszerűen csak vissza a sorba. Ez történhet 10 másodperc vagy fél óra múlva, de amikor ezt megteszi, a rendszer automatikusan visszaállítja a státuszt "Elintézendő" állapotra, hogy mindenki tudja, hogy nem fog továbbhaladni, amíg egy másik erőforrás fel nem veszi. Manuálisan is visszaállíthatja a státuszt "Elintézendő"-re, ha például tévedésből kezdett el dolgozni rajta, és gyorsan vissza kell vonnia a státuszváltozást.

Hasonlóképpen, ha egy robot erőforrás visszautasít egy munkát, akkor annak státusza visszaáll a "Feladat" állapotba a munka emberi erőforrásnak történő átadásának részeként.

A 'Wait' használata

Megjegyzés: Ha éppen egy Jegyen, Ügyön vagy Akción dolgozik, és ideiglenesen le kell állítania a munkát, mert további információra vár, vagy más ideiglenes akadályozó tényező miatt, akkor válassza a "Várakozás" állapotot.

Továbbfejlesztettük a súgó dokumentációnkat azzal, hogy az egészet a docs.enate.net oldalra helyeztük át. Itt mindent megtalálsz, amit tudnod kell arról, hogyan hozhatod ki a legtöbbet az Enate-ból, videós ismertetőkkel és részletesebb magyarázatokkal.

In-Line magyarázók

Az összes súgó online elérhetővé tételével együtt elkezdtünk bővebb eszköztájékoztatókat, útmutatókat és videókat hozzáadni közvetlenül a rendszerhez, hogy segítsük a felhasználókat az online magyarázatokhoz vezetni - Ez megkönnyíti az új felhasználók beilleszkedését, és tájékoztatja Önt az új funkciókról, amikor azok megjelennek.

Idővel még több ilyet fogunk hozzáadni, és nagyon szívesen fogadjuk javaslatait és visszajelzéseit az Enate Visszajelzés oldalának új Dokumentáció szekciójában.

A több Ügyön és Jegyen átívelő támogató munka részeként Ön e-maileket oszthat meg az összekapcsolt munkatételek között, hogy azok szélesebb körben is megtekinthetők legyenek. Ezt akár olyan munkatételek esetén is megteheti, amelyekre nincs jogosultsága.

Az összekapcsolt munkatételek közötti e-mailek megosztásának két lehetséges módja van.

1. Egy már meglévő e-mailből – Kattintson a várólistán az egy már meglévő e-mail tetején látható „+” ikonra, majd válassza ki azt a munkatételt, amellyel szeretné megosztani az e-mailt.

2. Egy új e-mail megírásakor – Egy másik módszer, amikor egy új e-mail megírásakor a „+” ikon megnyomásával egyszerűen hozzáadja a munkatétel hivatkozási számát a To, CC vagy BCC mezőkhöz, pont úgy, ahogyan azt egy e-mail-cím hozzáadásakor is tenné:

Ez a módszer akkor is használható, amikor Ön csak az összekapcsolt munkatételek között szeretné megosztani az e-maileket anélkül, hogy azokhoz egy e-mail-címet kellene hozzáadnia.

Minden címzettnek a szokásos módon küldjük el az e-mailt, és azt a kiválasztott munkatételekkel is megosztjuk.

Amikor valaki válaszol a megosztott e-mailre, a választ mindkét munkatételhez csatoljuk.

Az Enate számos funkciója lehetővé teszi az Ön számára a különböző csapatok által végrehajtott műveletek kezelését, így Ön akkor is könnyedén létrehozhatja és felügyelheti a munkát, ha nincs teljes jogosultsága mások munkájához.

Ön a következőket teheti:

• Munkatételeket hozhat létre és összekapcsolhatja azokat még olyan üzleti területeken is, ahol nincs jogosultsága.

• Igény szerint kommunikációt oszthat meg és adhat ezekhez a munkatételekhez.

Egy már meglévőn belüli Ügy létrehozása „Összekapcsolt” állapotúvá teszi az adott munkatételeket ­– az így létrehozott elemek megtartják kapcsolatukat az eredeti Üggyel/Jeggyel, és azon belül egy „Kapcsolatok” lapon is megjelennek, így az egymáshoz kapcsolódó munkatételek csoportja könnyen nyomon követhető.

Tekintsünk át néhány ilyen funkciót: kezdjük azzal, hogy hogyan hozhatók létre összekapcsolt munkatételek!

Egy összekapcsolt Jegy létrehozása

Ha Ön egy új, összekapcsolt Jegyet szeretne létrehozni egy már meglévő Ügyből vagy Jegyből, válassza ki a munkatétel lapok részének közelében található „+ Munkatétel” lehetőséget, majd a legördülő menüben kattintson a „Jegy” lehetőségre.

A megjelenő felugró ablakban Ön szűréssel két módon is megkeresheti a létrehozni kívánt új típusú Jegyet:

• az e-mail-útvonalban keresve – megadhatja azt a bejövő üzenetfiókot, amelyre az emberek általában e-maileket küldenek a munkatételek létrehozásához. Az adott e-mailes bejövő üzenetfiók gyakran az üzlet azt az adott részét szimbolizálja, ahol Ön létre kívánja hozni az új munkatételt. Egy hasznos parancsikon létrehozásával hozzáadtunk egy olyan funkciót, ahol Ön üzenetfiók alapján kereshet, és ezzel azonnal leszűkítheti azokat a Jegyfolyamatokat, amelyekből választhat. Egy üzenetfiók kiválasztásával Ön a legördülő menü opcióinak szűrésével csak azokat a folyamatokat látja majd, amelyek az adott üzenetfiókhoz kapcsolódnak.

• egy Ügyfél, Szerződés, Szolgáltatás, valamint egy Jegyfolyamat kiválasztásával a létrehozás megkezdéséhez (ha csak egy választható opció van, az alapértelmezett értékké válik).

Ezt követően Ön a Jegy következő beállításain módosíthat:

Ezt követően kattintson a Létrehozás lehetőségre. A „Kapcsolatok” lapon egy kapcsolat jelenik meg az újonnan összekapcsolt Jeggyel.

Egy összekapcsolt Ügy létrehozása

Egy összekapcsolt Ügy egy olyan Ügy, amely egy Ügyhöz vagy Jegyhez kapcsolódik, azonban az eredeti Ügy teljesen független attól. Ez azért hasznos, mert az eredeti Ügy határideje így minden alrész (pl. amelyen egy másik részleg dolgozik) elkészültségétől független.

Ha Ön egy új, összekapcsolt Ügyet szeretne létrehozni egy már meglévő Ügyből vagy Jegyből, válassza ki a munkatétel lapok részének közelében található „+ Munkatétel” lehetőséget, majd a legördülő menüben kattintson az „Ügy” lehetőségre.

A megjelenő felugró ablakban Ön szűréssel két módon is megkeresheti a létrehozni kívánt új típusú Ügyet:

• az e-mail-útvonalban keresve – megadhatja azt a bejövő üzenetfiókot, amelyre az emberek általában e-maileket küldenek a munkatételek létrehozásához. Az adott e-mailes bejövő üzenetfiók gyakran az üzlet azt az adott részét szimbolizálja, ahol Ön létre kívánja hozni az új munkatételt. Egy hasznos parancsikon létrehozásával hozzáadtunk egy olyan funkciót, ahol Ön üzenetfiók alapján kereshet, és ezzel azonnal leszűkítheti azokat az Ügyfolyamatokat, amelyekből választhat. Egy üzenetfiók kiválasztásával Ön a legördülő menü opcióinak szűrésével csak azokat a folyamatokat látja majd, amelyek az adott üzenetfiókhoz kapcsolódnak.

• egy Ügyfél, Szerződés, Szolgáltatás, valamint egy Ügyfolyamat kiválasztásával a létrehozás megkezdéséhez (ha csak egy választható opció van, az alapértelmezett értékké válik).

Ezt követően Ön az Ügy következő beállításain módosíthat:

Ezt követően kattintson a Létrehozás lehetőségre. A „Kapcsolatok” lapon egy kapcsolat jelenik meg az újonnan összekapcsolt Üggyel.

Egy Alügy létrehozása

Egy Alügy az adott beállításai szerint fog működni, azonban az eredeti Ügy addig nem fejeződik majd be, amíg annak minden Alügyét be nem fejezték.

Ezért egy már létező Ügyből csak Alügy hozható létre.

Egy új Alügy létrehozásához válassza ki az Ügy lapok részének közelében található „+ Munkatétel” lehetőséget, majd a legördülő menüben kattintson az „Alügy” lehetőségre.

A megjelenő felugró ablakban Ön szűréssel két módon is megkeresheti a létrehozni kívánt új típusú Alügyet:

• az e-mail-útvonalban keresve – megadhatja azt a bejövő üzenetfiókot, amelyre az emberek általában e-maileket küldenek a munkatételek létrehozásához. Az adott e-mailes bejövő üzenetfiók gyakran az üzlet azt az adott részét szimbolizálja, ahol Ön létre kívánja hozni az új munkatételt. Egy hasznos parancsikon létrehozásával hozzáadtunk egy olyan funkciót, ahol Ön üzenetfiók alapján kereshet, és ezzel azonnal leszűkítheti azokat az Alügyfolyamatokat, amelyekből választhat. Egy üzenetfiók kiválasztásával Ön a legördülő menü opcióinak szűrésével csak azokat a folyamatokat látja majd, amelyek az adott üzenetfiókhoz kapcsolódnak.

• egy Ügyfél, Szerződés, Szolgáltatás, valamint egy Alügyfolyamat kiválasztásával a létrehozás megkezdéséhez (ha csak egy választható opció van, az alapértelmezett értékké válik). Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy Alügy Ügyfelének nevét automatikusan az adott Alügy eredeti Ügyének megfelelően töltjük ki – például annak az Ügynek megfelelően, amelyből létrehozta azt.

Ezt követően Ön az Alügy következő beállításain módosíthat:

Az újonnan létrehozott Alügyhöz a kapcsolat az „Alügyek” lapon jelenik meg, NEM pedig a „Kapcsolatok” lapon.

Alügyek lap

Az Alügyekhez egy Ügy alatt az Alügyek lapon mindig a következő információk lesznek láthatók:

• Jelenlegi állapot ikonja

• Az Alügy hivatkozási száma és az Ügy címe

• Műveletek száma – az Alügyhöz kapcsolódó Műveletek száma

• Tulajdonos – az ügy tulajdonosa (ha meg van határozva)

• Várólista – az Ügyek várólistája (ha meg van határozva)

• Határidő – az Ügy határideje

• Ikon az Alügy megnyitására a Műveleteinek felfedéséhez

Az Alügyek hivatkozási száma mögött rejlő logika

Az Alügyek hivatkozási számai a következőkre bonthatók:

Összekapcsolt munkatételek megtekintése – A „Kapcsolatok” lap

Az egy Jegyhez vagy Ügyhöz kapcsolt összes munkatételt a Kapcsolatok lapon tekintheti meg.

A Kapcsolatok lap rácsán Ön megtekintheti az összekapcsolt munkatételek listáját, amely azok hivatkozásait, címét, megbízottját, várólistáját, valamint határidejét is tartalmazza.

A munkatétel kapcsolatának felbontására szolgáló ikon is itt található, ha amunkatételeket tévesen kapcsolta össze.

Az Ügyek Műveleteinek megtekintéséhez nyissa meg azokat.

Összekapcsolt munkatételek, amelyekhez Önnek nincs jogosultsága

Ha Önnek nincs jogosultsága egy adott üzleti folyamathoz, akkor az adott folyamat munkatételeit szürke színű háttérrel láthatja majd, és ezeket nem nyithatja meg. Azonban Ön továbbra is megtekintheti a munkatétellel kapcsolatos magasabb szintű információkat, például ki a megbízottja, melyik várólistán található, és mi a határideje.

A Work Manager legújabb, 2021.1-es verziója számos továbbfejlesztést tartalmaz.

A főbb változásokat gyorsan áttekintheti az alábbi rövid magyarázóvideóban:

Új, egyszerűbb állapotok

Az Enate legújabb verziójában leegyszerűsítettük azokat az állapotokat, amelyeken egy munkatétel átmehet, hogy egyszerűbbé és könnyebbé tegyük a munkatételek feldolgozását. További tudnivalókért tekintse meg az alábbi videót:

Megnézheti a Work Manager átfogóbb súgóját is, amely a Work Manager összes funkciójának magyarázatát tartalmazza.

Új e-mail ütemezési funkcionalitás és Outbox oldal

Az új Outbox oldallal egyidejüleg beiktatunk egy új funkcionalitást az e-mailek beütemezésére is. Nézd meg a következő videót a gyors áttekintéséhez:

Kattints ide több információért az Új e-mail ütemezési funkcionalitás és Outbox oldal-ra.

Megtekintheted az átfogóbb Work Manager súgót is, amely magyarázatokat tartalmaz a Work Manager összes funkciójáról.

Email küldésének ütemezése

A Küldés ütemezése opció kiválasztásával ütemezheti az e-mail küldésének dátumát és időpontját.

Az ütemezett e-mail megjelenik a Kommunikáció és az Idővonal lapokon, valamint az is, hogy ki és mikorra ütemezte be. Az ütemezett e-mailt azonnal elküldheti a Kommunikáció és az Idővonal lapokról is.

A postaláda oldal

Azok az e-mailek, amelyeket egy későbbi időpontra ütemezett elküldésre, a Kimenő levelek oldalon jelennek meg.

A Kimenő lapot a navigációs linkről érheti el. A Kimenő fiókban lévő e-mailek teljes száma is megjelenik a navigációs hivatkozáson.

A Kimenő üzenetek oldal az a hely, ahol megtalálhatja a saját vagy a csapatához tartozó e-maileket, amelyeket egy későbbi időpontra terveztek elküldeni, vagy amelyeket nem sikerült elküldeni.

A jobb oldali opcióból kiválaszthatja, hogy hány e-mail jelenjen meg.

Kimenő postaláda rácsnézet

Amikor egy csapatvezető először jelentkezik be, a "Saját csapat e-mailek" nézetben landol. Amikor egy csapattag először jelentkezik be, a "Saját e-maileim" nézetben landol. Megváltoztathatja a kimenő levelek oldalának nézetét, hogy csak a saját kimenő leveleit, a csapat, a rendszer vagy az összes kimenő levelet mutassa. Ez a beállítás a kijelentkezéskor és a visszalépéskor elmentésre kerül.

A "Saját e-mailek" menüpont kiválasztásával láthatja az Ön által küldött, a kimenő üzenetek között lévő e-maileket.

A "Saját csapat e-mailek" menüpontban a csapata által küldött e-maileket, valamint a csapattagjai által feldolgozott, a kimenő fiókban lévő munkaelemekkel kapcsolatos e-maileket láthatja.

A "Rendszer e-mailek" lehetőség kiválasztásával láthatja azokat az e-maileket, amelyeket a rendszer automatikusan küld, például egy Jegy megosztása vagy összevonása miatt.

Az "All" (Minden) opcióval láthatja az Ön, a csapata által küldött e-maileket, valamint a csapatán kívülről érkező e-maileket, amelyekhez hozzáférése van (ez a Builderben konfigurálható, további információkért lásd itt).

Megismétlési és törlési lehetőségek

A Retry ikonra kattintva manuálisan megismételheti az e-mail küldését. Az e-mail mostantól a "Pending Retry" (Újrapróbálásra vár) állapotba kerül, további információkat itt talál a küldési állapotokról a Kimenő üzenetek oldalon.

Az idővonalon is megismételheti az e-mail küldését.

Az e-mail küldését a Mégsem ikonra kattintva is lemondhatja. Ezáltal az e-mail törlődik a Kimenő üzenetek közül.

Az e-mailek tömeges küldését is meg lehet ismételni vagy le lehet mondani.

Email felugró ablak

Az e-mailre való dupla kattintás megnyitja az e-mail adatait egy felugró ablakban, csak olvasható formában. Láthatja, hogy kitől érkezett az e-mail, kinek szól, stb. A felugró ablakból meg lehet próbálni és le lehet mondani az e-mail küldését.

Rácsoszlopok beállítása

A rácsoszlopokat a beállítások fogaskerékre kattintva állíthatja be. Ezek a beállítások mentésre kerülnek, amikor kijelentkezik és újra bejelentkezik. A "Címzett" és a "Tárgy" oszlopok kötelezőek.

• Email Connector - annak az email-csatlakozónak a neve, amelyen keresztül a rendszer e-maileket küld. Ezt a Builderben kell beállítani, további információkért lásd itt.

• Fontosság - az e-mail fontossági beállítása, azaz magas, normál, alacsony.

• System Generated - ha az e-mailt a rendszer automatikusan generálta (pl. a felhasználó értesítésére, ha egy jegyet megosztottak).

• Utolsó küldési kísérlet - mikor történt az utolsó kísérlet az e-mail elküldésére (automatikusan a rendszer által vagy manuálisan a felhasználó által).

• Utolsó küldési hibaüzenet - üzenet, amely megjeleníti, hogy miért nem sikerült az utolsó kísérlet az e-mail elküldésére, pl. Az e-mail csatlakozó letiltva van. Kérjük, engedélyezze és próbálja meg újra.

• Naplózott - az email első sikertelen elküldésének dátuma és időpontja.

• Következő küldési kísérlet - mikor próbálja meg a rendszer legközelebb elküldeni az e-mailt.

• Packet - a munkaelem hivatkozása, amelytől az e-mail származik. Erre kattintva a munkaelem képernyőjére jut.

• Csomag típusa - ha az e-mail egy jegyhez, ügyhöz vagy művelethez kapcsolódik.

• Újraküldési próbálkozások száma - itt látható, hogy a rendszer hányszor próbálta elküldeni az e-mailt. Ezt a számot a Builderben állíthatja be, további információkért lásd itt.

• Küldés állapota - ez mutatja, hogy a kimenő postaládában lévő e-mailek milyen státuszban vannak a küldés szempontjából. Négy állapot létezik:

  • Sikertelen - egy ilyen Küldési státuszú e-mail küldése sikertelen volt. Az elküldéshez manuálisan "újra kell próbálni".

  • Connector Disabled - ha egy e-mailnek ez a küldési állapota van, az azt jelenti, hogy az Email Connector le lett tiltva a Builderben. Kattintson ide a bekapcsolásról szóló további információkért.

  • Újrapróbálásra vár - egy ilyen küldési státuszú e-mail

  • Queue - egy ilyen Send Status (Küldés státusz) jelzésű e-mail elküldése már be van ütemezve. Azoknak az e-maileknek is ez az állapota, amelyeket akkor küldtek el, amikor a Küldés visszavonása opciót állította be (a Küldés visszavonása opcióról további információkat itt talál). Az, hogy ezek az e-mailek mikor kerülnek elküldésre, a Builderben beállított Automated Failure Retry Pattern (Automatikus hiba újraszerkesztési minta) opciótól függ, további információkért lásd itt.

• Csatolmányok száma - hány (ha van) fájl van csatolva az e-mailhez.

Küldés visszavonása

A Küldés visszavonása beállítás lehetővé teszi, hogy az e-mailek elküldésének időpontjához időbeli késleltetést adjon, így megszakíthatja az e-mail elküldését, vagy az e-mailt az elküldés előtt áttekintheti.

A Felhasználói beállításokban beállíthatja a Visszavonás küldési időt.

Ha a küldés visszavonásának ideje be van állítva, megjelenik egy felugró ablak, amely lehetővé teszi az e-mail elküldésének visszavonását.

Ezenkívül, amikor a küldés visszavonásának ideje be van állítva, lehetősége lesz arra, hogy az idővonalon azonnali e-mailt küldjön, amely felülírja a Küldés visszavonása konfigurációjában megadott időbeli késleltetést, és arra is, hogy az e-mail küldését teljesen visszavonja.

Ha a Küldés visszavonása lehetőség ideje van beállítva, az e-mailek a kimenő levelek lapján a Várakozik küldési státusszal jelennek meg.

Áttekintés

A kapcsolatkezelési lapon egy helyen megtekintheti és kezelheti az összes külső kapcsolatát.

A kapcsolatkezelési lapot a navigáció hivatkozással nyithatja meg. A kapcsolatai és a hozzájuk tartozó információk egy táblázatban jelennek meg.

Kapcsolatok hozzáadása, szerkesztése és törlése

Új külső kapcsolatokat háromféleképpen hozhat létre:

1. A kapcsolatkezelési képernyőn a „+” ikonra kattintva

2. A gyorskeresés használatával:

3. Tömeges importálással Excel-fájlból. A névjegyzéket egy Excel-táblázatból is importálhatja. Ehhez egy sablon áll rendelkezésre. A kapcsolatok Excel-sablonból történő importálásakor kötelező megadni az e-mail-címet. Ha a vállalatot nem adja meg, a kapcsolat automatikusan globálisként lesz beállítva.

Egy kapcsolat szerkesztéséhez kattintson duplán a kapcsolatra. Ekkor megjelenik a Kapcsolat szerkesztése felugró ablak.

Lehetősége van egyszerre több kapcsolat cég-, időzóna-, iroda- és előnyben részesített nyelvi adatainak szerkesztésére. Jelölje be a megfelelő kapcsolatok jelölőnégyzeteit, és megjelenik a Tömeges szerkesztés gomb.

Egy kapcsolat törléséhez kattintson a kapcsolat jelölőnégyzetére. Megjelenik a Törlés gomb. Egyszerre több kapcsolatot is törölhet.

Vállalatnév – Külső kapcsolat hatóköre

Attól függően, hogy a Builderben hogyan lett beállítva, különböző lehetőségek állnak rendelkezésére, amikor egy vállalatot rendel egy külső kapcsolathoz:

• Összes vállalat/globális

  • Ha a vállalathoz ezt választja, akkor a külső kapcsolattartó minden vállalat számára létrehozhat

  • munkatételeket, illetve azokhoz hozzáférhet. Azt is jelenti, hogy a Work Manager felhasználói képesek keresni az adott munkatételhez tartozó összes külső kapcsolat között.

• Egy adott vállalat (helyi)

  • A kapcsolat hatókörének egy adott vállalatra történő beállítása azt jelenti, hogy a külső kapcsolat csak a hozzá társított vállalathoz tartozó munkatételeket hozhatja létre és érheti el.

  • A felhasználók csak akkor adhatnak hozzá egy adott kapcsolatot egy csomag API-hoz, ha a kapcsolat ugyanabban a vállalatban (vagy ernyőcégben) van.

A táblázatbeállítások konfigurálása

A fogaskerék ikonra kattintva a Szabványos oszlopok listáról kiválaszthatja, hogy mely oszlopokat szeretné látni.

Az „Alapértékek visszaállítása” gombra kattintva visszatérhet az eredetileg kiválasztott oszlopokhoz. A táblázat adott oszlopát ábécé sorrendbe rendezheti, ha az oszlop címére kattint.

Az Enate rendszerben a műveletek mindaddig „Elvégzendő” státuszban maradnak, amíg egy emberi vagy robot erőforrás el nem vállalja őket.

Amikor elkezd frissíteni egy ilyen állapotban lévő műveletet, akkor:

• az automatikusan hozzárendelődik Önhöz, és

• az állapot „Folyamatban” értékre változik

Az állapotot Ön is megváltoztathatja. Ez azt jelzi, hogy a munka már folyamatban van, és mindaddig a „Folyamatban” állapotban megmarad, amíg azt meg nem oldják – feltételezve például, hogy nem kell további információra várni.

Művelet visszaállítása „Elvégzendő” állapotba

Ha egy műveletet tévedésből vállalt el, vagy ha arra a következtetésre jutott, hogy ezt a munkát Ön nem tudja tovább folytatni, akkor megszüntetheti a saját magához rendelését, és a műveletet másik erőforráshoz rendelheti, vagy visszaküldheti a saját várólistájára. Lehet, hogy erre 10 másodperc vagy fél óra múlva kerül sor, de amikor ezt megteszi, a rendszer automatikusan visszaállítja a státuszt „Elvégzendő” állapotra, hogy mindenki tudja, hogy a munka nem fog előrehaladni mindaddig, amíg egy másik erőforrás el nem vállalja. Az állapotot manuálisan is visszaállíthatja „Elvégzendőre”, ha például tévedésből kezdett el dolgozni rajta, és gyorsan vissza kell vonnia a státuszváltozást.

Hasonlóképpen, ha egy robot erőforrás visszautasít egy munkát, annak állapota visszaáll „Elvégzendő” értékre, hogy azt egy emberi erőforrás elvállalhassa és elvégezze.

A „Várakozás” használata

Amikor a műveletet „Várakozás” állapotba helyezi, meg kell adnia a várakozás típusát

• További információra vár

• Újrafolytatás (egy meghatározott napig és időpontig várakozik).

További információra vár

A „További információra vár” állapot megerősítése után a művelet a postaládájából átkerül a „Saját munka” listára, mivel az újrafolytatási dátumig nincs aktív munka, amelyet Önnek el kellene végeznie.

Amikor beérkezik egy e-mail, a művelet visszakerül a Saját munkák listájáról a postaládájába, kiemelve, hogy Ön folytathassa.

Várakozás az újrafolytatási dátumig

Ha egy későbbi dátumig/időpontig szeretne várni a művelet folytatásával, válassza az „Újrafolytatás” lehetőséget, és adja meg a kívánt dátumot és időpontot.

A „Várakozás újrafolytatásig” állapot megerősítése után a művelet a postaládájából átkerül a „Saját munka” listára, mivel az újrafolytatási dátumig nincs aktív munka, amelyet Önnek el kellene végeznie.

Amikor az adott nap elérkezik, a művelet visszakerül a Saját munkák listájáról a postaládájába, kiemelve, hogy Ön folytathassa.

Művelet megoldása

A művelet befejezésekor a műveletet „Megoldva” állapotba kell helyezni.

Emellett meg kell adni, hogy a művelet hogyan lett megoldva. Az alábbi két lehetőség közül választhat:

• Befejezés

• Nem lehet befejezni

Nem lehet befejezni

Válassza ezt a beállítást, ha nem tudja elvégezni a szükséges tevékenységet. Miután ezt választotta, és jóváhagyta, a rendszer lezárja a műveletet, és az nem nyitható meg ismét. Az ügy tulajdonosa erről értesítést kap, és a rendszer felszólítja arra, hogy tegye meg a szükséges lépéseket az ügyszintű megoldás érdekében. Ez jelentheti a művelet másik példányának elindítását, vagy az ügy újbóli elvégzését egy korábbi lépéssel kezdődően.

Adja meg annak okát, hogy miért nem tudja elvégezni a műveletet, majd a jóváhagyáshoz kattintson a „Nem lehet befejezni” gombra. A lap bezárul.

Megoldva és lezárva

Miután a művelet megoldódott, a „Lezárva” állapotba kerül.

Minden további beérkező levél egy teljesen új munkatételt indít el. Miután ezt választotta, a rendszer lezárja a műveletet, és az nem nyitható meg ismét.

Műveleti státuszok Régi vs. új

A saját nézetek mentése

A megfelelő nézeteket a „Mentés”, majd a „Mentés új beállításként” gombra kattintva mentheti.

A mentett kereséseket a Mentett beállítások hivatkozásra kattintva érheti el. Itt törölheti és átnevezheti a mentett nézeteit. A szabadszöveges keresés funkciót használhatja a nézetek kereséséhez. A menthető nézetek száma nincs korlátozva. A mentett keresés nevét a lapon található Másolás gombra kattintva másolhatja:

Másolás/beillesztés Excel-fájlba

A Nézetek táblázat adatait átmásolhatja és beillesztheti egy Excel-táblázatba. A másolni kívánt információk kijelölése után használja a Ctrl+C és Ctrl+V billentyűkombinációkat. A másolt és beillesztett információk az alkalmazott szűrőket is tartalmazzák. Az oszlopcímek automatikusan át lesznek másolva.

A Ctrl-A billentyűkombinációjával lehetősége van a Nézetek táblázat összes információjának másolására és beillesztésére.

A munkatársi értékelés típusú műveletek két részből állnak: az első rész a művelet „elvégzése” az egyik felhasználó által, a második rész pedig annak felülvizsgálata, hogy a művelet helyesen lett-e végrehajtva – ezt a felülvizsgálatot egy másik felhasználó végzi.

A művelet először az „Elvégzendő” állapotban jelenik meg. Az idővonalon az látható, hogy a művelet nincs a munkatársi értékelés állapotában:

Miután a művelet befejeződött, és azt a műveletet elvégző felhasználó a „Megoldva” állapotba helyezte, a művelet egy másik felhasználóhoz kerül értékelésre, és visszakerül az „Elvégzendő” állapotba. Az idővonalon a művelet ekkor a „Munkatársi értékelés” állapottal lesz látható:

A felülvizsgálatot végző felhasználó ezután eldöntheti, hogy az eredeti felhasználó helyesen végezte-e el a tevékenységet. Ehhez az ellenőrzőlista legördülő menüjéből kiválasztja az „Igen” vagy a „Nem” lehetőséget. A felhasználók megjegyzéseket is hozzáadhatnak.

Az ellenőrzőlista csak akkor érhető el, ha a művelet az „Elvégzendő” állapotban van, és csak a kijelölt értékelő szerkesztheti az ellenőrzőlistát.

A munkatételek munkatársi értékelése során a felhasználók szerkeszthetik a művelet adatait. Ez lehetővé teszi, hogy az értékelő az értékelési tevékenység részeként adatmódosításokat végezzen.

Az értékelést végző ezután „Megoldva” állapotba helyezheti a műveletet, és eldöntheti, hogy a művelet megfelelt-e a munkatársi értékelésen, vagy nem felelt meg, vagy a munkatárs nem tudta felülvizsgálni a műveletet:

Megfelelt – Ha ezt választja, a műveletet lezárul. Megjegyzést is írhat, de ez nem kötelező.

Nem felelt meg – Ha ezt választja, akkor kötelező megjegyzést írni. Amikor a Megoldás gombra kattint, a művelet visszakerül az első felhasználóhoz Elvégzendő állapotban, a megjegyzéssel együtt. Amikor az első felhasználó ezután megoldja a műveletet, a művelet visszakerül az értékelő felhasználóhoz „Elvégzendő” állapotban.

Nem lehet befejezni – A „Nem lehet befejezni” lehetőség kiválasztása lezárja a műveletet.

Kommunikáció lap

A Kommunikáció lap szűrése

A szűrőikonra kattintva egy felugró szűrőablak jelenik meg, ahol kiválaszthatja vagy letilthatja a különböző kommunikációs típusokat, amelyeket az idővonalon szeretne látni. A Kommunikáció lapot a következő kommunikációk szerint szűrheti:

• Email​

• Törölve – Ez mutatja a törölt e-maileket, a törlés időpontját és a törlő személyt.

​​

• Sikertelen – Ez a sikertelenül elküldött e-maileket és a sikertelenség okát jeleníti meg. A sikertelen e-mailek újraküldését az Idővonal szakasz „Újra” gombjával próbálhatja meg.

​​

• Beérkező – Ezzel a harmadik féltől beérkező e-maileket, valamint a beérkezés időpontját és az e-mail küldőjét jelenítheti meg.

• Kimenő – Ez a harmadik félnek küldött e-maileket, illetve a küldés időpontját és az email küldőjét mutatja.

• Beütemezve – Ez azokat az e-maileket fogja megjeleníteni, amelyek küldése egy későbbi időpontra van beütemezve, valamint a beütemezett küldési időpontot, és azt, hogy ki állította be az ütemezést. Lehetősége van arra is, hogy az e-mailt azonnal elküldje vagy törölje az idővonalról. Továbbá, ha a Küldés visszavonása lehetőség ideje van beállítva, akkor az e-mailek azonnali elküldésének és törlésének lehetősége is

  megjelenik az idővonalon a Küldés visszavonása időszak alatt (a Küldés visszavonása lehetőségről bővebben itt olvashat), ha az ütemezett e-mailek úgy vannak beállítva, hogy megjelenjenek az idővonalon.

​​

• Naplótevékenység

  • Bejövő és kimenő telefonhívások

  • Bejövő és kimenő levelek

• Notes​

• Önkiszolgáló szolgáltatás – Az önkiszolgáló felhasználók által megadott kommunikáció

• (Ha a munkatétel egy jegy) Jegy eredeti leírása

• Kapcsolódó munkatételekkel együtt – Ha bejelöli ezt a beállítást, akkor a Kommunikáció lapon az adott munkatétel mellett az összes kapcsolódó munkatétel kommunikációi is megjelennek.

  • Amikor egy kapcsolódó munkatétel megjelenik az idővonalon, a hivatkozása megjelenik az idővonalon.

    ​​

  • Ez a beállítás alapértelmezés szerint be van kapcsolva az ügyek esetében, így az ügyek megtekintésekor a hozzájuk tartozó összes művelet kommunikációját is láthatja.

  • Ez a beállítás alapértelmezés szerint ki van kapcsolva a jegyek és műveletek esetében, így azok alapértelmezés szerint csak ennek a munkatételnek a kommunikációját jelenítik meg.

• Rendszer által generált tételekkel együtt – Ha be van kapcsolva, a rendszer által generált kommunikáció (például az Enate által automatikusan létrehozott és kiküldött e-mailek a beküldés visszaigazolásáról) is megjelenik. Ez a beállítás alapértelmezés szerint ki van kapcsolva

Ha szűrőt alkalmazott, a szűrő ikonja mellett egy szám jelenik meg, amely azt mutatja, hogy a rendelkezésre álló összes kommunikációs típusból hányat lát.

Idővonal lap

Az Idővonal lapon megtekintheti a munkatétel (és kapcsolódó tételeinek) összes tevékenységelőzményét, ideértve a kommunikációkat és az állapotváltozásokat is. A legfrissebb módosítások az idővonal felső részén jelennek meg.

Az Idővonal lap szűrése

A szűrőikonra kattintva egy felugró szűrőablak jelenik meg, ahol kiválaszthatja vagy letilthatja a különböző tételtípusokat, amelyeket az idővonalon szeretne látni. A kommunikáció, például az emailek és a telefonhívások mellett az Idővonal lapot a következő információk alapján is szűrheti:

• Hozzárendelések

  • Újbóli hozzárendelések – A felhasználók közötti áthelyezések

• Minőség

  • Határidőt elmulasztotta – Amikor a munkatétel esedékességi időpontját nem teljesítették

• Állapotváltozások

  • mikor változott meg a munkatétel állapota (pl. Folyamatban állapotról Megoldva állapotra), ki változtatta meg, és mi volt a változtatás oka.

• Ha az állapot Várakozás értékre változott, az idővonalon a várakozás típusa is megjelenik:

• Ha az állapot Megoldva értékre módosult, az idővonalon a megoldási módszer is megjelenik

• Amikor egy munkatársi értékelés típusú művelet a Munkatársi értékelés szakaszában van:

• Ha egy ügy kapcsán probléma merült fel:

• Kapcsolódó munkatételekkel együtt – Ha ez be van kapcsolva, az idővonal nem csak az adott munkatételről, hanem az összes kapcsolódó munkatételről is megjeleníti az információkat.

  • Amikor egy kapcsolódó munkatétel megjelenik az idővonalon, a hivatkozása megjelenik az idővonalon.

  • Ez a beállítás alapértelmezés szerint be van kapcsolva az ügyek esetében, így az ügyek megtekintésekor a hozzájuk tartozó összes művelet információját is láthatja.

  • Ez a beállítás alapértelmezés szerint ki van kapcsolva a jegyek és műveletek esetében, így azok alapértelmezés szerint csak ennek a munkatételnek az információi jelennek meg.

  • Ez alól kivétel az, amikor jegyeket von össze. Minden olyan jegy, amely egyesítés miatt lett bezárva, alapértelmezés szerint megjeleníti az egyesítéssel létrejött jegy információit.

• Rendszer által generált tételekkel együtt – Ha be van kapcsolva, a rendszer által generált idővonal-bejegyzések (például az Enate által automatikusan létrehozott és kiküldött e-mailek a beküldés visszaigazolásáról) is megjelennek. Ez a beállítás alapértelmezés szerint ki van kapcsolva.

Ha szűrőt alkalmazott, a szűrő ikonja mellett egy szám jelenik meg, amely azt mutatja, hogy a rendelkezésre álló összes információtípusból hányat lát.

Rács ikonok

A munkaelemek rácsain megjelenő állapot ikonokon kívül további ikonok is láthatók, amelyek segítenek magas szintű információkat nyújtani a Jegyről, Ügyről vagy Műveletről.

Ezek az ikonok akkor is megjelennek, amikor a Quickfindben keres egy munkadarabot.

A következő információkat jelölik:

Táblázaton belüli szűrés

A többszörös szűrés a robotcsoport összes szabványos és egyéni adatoszlopán is alkalmazható. Az alkalmazott szűrő megmarad, amikor visszavált a Csapatom postaládája nézetre.

A többszörös szűrők az éles üzemmód mellett tesztmódban is alkalmazhatók az összes szabványos és egyéni adatoszlopra a felhasználó típusától függetlenül, vagyis azokat a csapatvezetők, a csapatmenedzserek, illetve a Builderhez hozzáféréssel rendelkező és nem rendelkező személyek is használhatják.

Az alkalmazott szűrőket a rendszer megőrzi, amikor a Postaláda, a Csapatom postaládája, a Saját munka és a Csapatom saját munkái nézetek között vált, illetve azt követően, hogy kijelentkezik, és ismét bejelentkezik a rendszerbe.

Másolás/beillesztés Excel-fájlba

A kezdőlap táblázatának adatait átmásolhatja és beillesztheti egy Excel-táblázatba. A másolni kívánt információk kijelölése után használja a Ctrl+C és Ctrl+V billentyűkombinációkat.

A másolt és beillesztett információk az alkalmazott szűrőket is tartalmazzák. Az oszlopcímek automatikusan át lesznek másolva.

A Ctrl-A billentyűkombinációjával lehetősége van a táblázat összes információjának másolására és beillesztésére.

A jegy első alkalommal való beküldése

Ha manuálisan indít egy jegyet közvetlenül az Enate-ben, akkor az a „Vázlat” állapotban marad mindaddig, amíg azt először be nem küldi.

A jegy beküldésének előfeltételei:

• Adjon hozzá egy címet.

• A megadott részre írja be a jegy leírását (a beküldés után ez a rész eltűnik, és az az eredeti beküldési megjegyzésként fog megjelenni).

• A Beállítások lapon állítsa be a jegy kategóriáját.

• A kapcsolatok részen adja meg az elsődleges kapcsolatot és a kérelmezőt.

Ezután kattintson a „Beküldés” gombra.

Ellenőrzés

Ha nem adja meg a kért információkat, a rendszer egy ellenőrző üzenetet jelenít meg:

Miután sikeresen beküldte a jegyet, a lap bezárul, és megjelenik egy jóváhagyó ablak.

Kattintson az üzenetben szereplő hivatkozásra, ha a lapot szeretné azonnal újból megnyitni (ha a lapot azonnal próbálja megnyitni, előfordulhat, hogy a rendszer még a jegy feldolgozását végzi). A jegyet a navigációs legördülő menü alsó részén található „Legutóbb használt” hivatkozással is megnyithatja.

Miután egy jegyet benyújtottak az Enate rendszerbe, az az „Elvégzendő” státuszban marad, amíg egy emberi vagy robot erőforrás el nem vállalja. Amikor elkezd frissíteni egy ilyen állapotban lévő jegyet, akkor:

• az automatikusan hozzárendelődik Önhöz, és

• az állapot „Folyamatban” értékre változik

Az állapotot Ön is megváltoztathatja. Ez azt jelzi, hogy a munka már folyamatban van, és mindaddig ebben az állapotban megmarad, amíg azt meg nem oldják – feltételezve például, hogy nem kell további információra várni.

Jegy visszaállítása „Elvégzendő” állapotba

Ha egy jegyet tévedésből vállalt el, vagy ha arra a következtetésre jutott, hogy ezt a munkát Ön nem tudja tovább folytatni, akkor megszüntetheti a saját magához rendelését, és azt egy másik erőforráshoz rendelheti, vagy visszaküldheti a saját várólistájára. Lehet, hogy erre 10 másodperc vagy fél óra múlva kerül sor, de amikor ezt megteszi, a rendszer automatikusan visszaállítja a státuszt „Elvégzendő” állapotra, hogy mindenki tudja, hogy a munka nem fog előrehaladni mindaddig, amíg egy másik erőforrás el nem vállalja. Az állapotot manuálisan is visszaállíthatja „Elvégzendőre”, ha például tévedésből kezdett el dolgozni rajta, és gyorsan vissza kell vonnia a státuszváltozást.

Hasonlóképpen, ha egy robot erőforrás visszautasít egy munkát, annak állapota visszaáll „Elvégzendő” értékre, hogy azt egy emberi erőforrás elvállalhassa és elvégezze

A „Várakozás” használata

Amikor egy jegyet „Várakozás” állapotba helyez, meg kell adnia a várakozás típusát

• További információra vár

• Újrafolytatás (egy meghatározott napig és időpontig várakozik).

További információra vár

A „További információra vár” állapot megerősítése után a jegy a postaládájából átkerül a „Saját munka” listára, mivel az újrafolytatási dátumig nincs aktív munka, amelyet Önnek el kellene végeznie.

Amikor beérkezik egy levél, vagy ha a rendszer elérte a várakozási napok számát, és nem érkezett válasz, a jegy visszakerül a Saját munka listájáról a postaládájába, és ott kiemelve jelenik meg, jelezve, hogy készen áll a folytatásra.

Ha a „Lezárás, ha nem érkezett válasz” lehetőségnél a Be értéket választotta, akkor a megadott nap elteltével a rendszer automatikusan lezárja a jegyet, ha nem érkezett válasz az ügyféltől.

Várakozás az újrafolytatási dátumig

Ha egy későbbi dátumig/időpontig szeretne várni a jegy továbbvitelével, válassza az „Újrafolytatás” lehetőséget, és adja meg a kívánt dátumot és időpontot.

A „Várakozás újrafolytatásig” állapot megerősítése után a jegy a postaládájából átkerül a „Saját munka” listára, mivel az újrafolytatási dátumig nincs aktív munka, amelyet Önnek el kellene végeznie.

Amikor az adott nap elérkezik, a jegy visszakerül a Saját munkák listájáról a postaládájába, kiemelve, hogy Ön folytathassa.

Visszaállítás „Folyamatban” állapotba

Válassza ki ismét ezt a beállítást, ha a művelet várakoztatását szeretné befejezni.

Jegy megoldása

A jegy befejezésekor a jegyet „Megoldva” állapotba kell helyezni.

A jegy megoldottként való megjelölése mellett megadhatja a „Megoldás módját” a következő lehetőségekkel:

• Kommunikáció a szolgáltatás

• címzettjével Nincs ügyfélválasz

• Elutasítva

• Levélszemétként elutasítva

• megoldásról szóló e-mail küldése,

vagy

• belső megoldási megjegyzés hozzáadása

Ha a jegyet megoldottként jelöli meg anélkül, hogy ezen lépések valamelyikét elvégezte volna, a rendszer egy emlékeztető üzenetet jelenít meg:

Ha ezután úgy dönt, hogy a megoldásról értesítő e-mailt küld, a rendszer ezt az e-mailben vagy megjegyzésben egy zöld pipával jelzi:

Ezután a jegy megjelölhető megoldottként.

Ha korábban már hozzáadott egy megoldást

Ha már hozzáadott egy megjegyzést vagy elküldött egy e-mailt, mielőtt a jegyet megoldottként megjelölte volna, a rendszer automatikusan elvégzi a jegy megjelölését, és nem fogja felszólítani arra, hogy a megoldást megerősítse.

További megoldási megjegyzések/e-mailek megjelenítése az idővonalon

A megoldott jegyeknél zölden kiemelve, és pipával megjelölve megjelenik a megoldásként megjelölt megjegyzés/e-mail is:

Gyors megoldás

A gyors megoldás érdekében egyetlen kattintással elküldheti a megoldást tartalmazó e-mailt, és a jegyet megjelölheti megoldottként. Egyszerűen csak kattintson a „Küldés és megoldás” gombra a küldendő e-mail alján.

Miután egy jegyet megoldottak, az egy rövid ideig ebben az állapotában maradhat, ha a jegyhez visszajelzési időszakot állítottak be – ez idő alatt a szolgáltatás címzettje válaszolhat, és a jegyet újra meg lehet nyitni, akár manuálisan, akár automatikusan, ha az adott időszakon belül új bejövő e-mail vagy visszajelzés érkezik.

Miután a visszajelzési időszak lejárt és nem érkezett válasz, a jegy teljesen „Lezárva” állapotba kerül. Minden további beérkező levél egy teljesen új munkatételt indít el.

Jegy státuszok Régi vs Új

Miután egy alügyet elindítottak (akár manuálisan, akár az "Ügy indítása" művelettel), a "Várakozás az alügyek befejezésére" művelet "Várakozás" állapotba kerül, hogy az ügyön belül az összes jelenleg futó alügy befejeződjön, mielőtt az ügy befejeződhetne.

Amint az aleset befejeződik, a "Várni az alesetek befejezésére" művelet automatikusan bezárul.

Ha egy alesetet nem indítottak el, de elindítottak egy "Várni az alesetek befejezésére" műveletet, akkor a "Várni az alesetek befejezésére" művelet "Elvégzendő" állapotba kerül, és egy várólistához kerül hozzárendelésre.

Ha a művelet nem a "Vár az alesetek befejezésére" állapotban van, és az aleset, amelyre vár, befejeződött, akkor az Info-kártyán megjelenik az "Az aleset befejeződött" üzenet.

Ha az aleset még nem indult el, és ha megpróbálja a Műveletet a "Vár az aleset befejezésére" értékre állítani, a Művelet bezárul, mivel még nincs elindított aleset.

Ha megpróbálja manuálisan megoldani a "Vár az aleset befejezésére" műveletet, a rendszer tájékoztatja Önt, hogy a főügy már nem várja meg az aleset befejezését, mielőtt befejezné magát.

Új információs ikon

Az Információ ikon akkor jelenik meg, ha új információ érkezett a munkaelemhez, amelyet még nem olvastak el. A gombra kattintva láthatja, hogy mikor érkezett az új információ.

Az információt olvasottnak jelölheti, aminek hatására az Információ ikon visszaáll a normál állapotba. Az információt olvasatlannak is megjelölheti, ha a "Újként jelölni" lehetőségre kattint.

Másolás gomb

A mentett keresés nevét a lapon található Másolás gombra kattintva másolhatja:

A felhasználó nevét a lapon található másolás gombra kattintva másolhatja:

A munkaelem hivatkozását és számát a lapon található másolás ikonra kattintva másolhatja:

Work Manager – Kézikönyv v2020.1

Ha egy meglévő ügyből szeretne új független ügyet vagy alügyet létrehozni, válassza az „Ügy elindítása” fület.

A megnyíló panelen válassza ki a szerződést, a szolgáltatást és az elindítandó ügy típusát (ha csak egy érték áll rendelkezésre, az alapértelmezés szerint megjelenik a mezőkben). Írja be az ügy rövid leírását.

Ha a „Független” csúszkát a Be állásba helyezi, akkor nem alügy, hanem független ügy jön létre. A kettő közötti különbségekről az alábbiakban olvashat bővebben.

Ha a „Független” csúszkát bekapcsolja, kiválaszthatja, hogy mely adatokat másolja át az eredeti ügyből az új ügybe. A következő adatcsoportokat másolhatja át:

• Kapcsolatok (és címkék), Hibák, Fájlok (és címkék) és Egyéni adatok

• Kommunikáció – e-mailek (beleértve az e-mail-mellékleteket is) és megjegyzések

A befejezéshez kattintson az „Ügy elindítása” gombra.

Ha a Független lehetőséget választja, akkor egy új, független ügy fog megnyílni az új lapon „Vázlat” állapotban. Itt még mindig lehetősége van az adatok módosítására. Ha elégedett az adatokkal, akkor kattintson a „Beküldés” gombra.

Ha a Független lehetőség nincs kiválasztva, akkor egy új alügy nyílik meg ugyanazon a lapon, amelynek állapota „Elvégzendő” lesz. Az eredeti ügy összes adata megosztásra kerül az új alüggyel. Továbbá, ha frissíti az eredeti ügy adatait, az alügy adatai is frissülnek, és fordítva.

Felhívjuk a figyelmét arra, hogy amennyiben a Builderben be van jelölve a „Make Contacts mandatory” (Kapcsolatok kötelezőek) beállítás (további információkért lásd itt), akkor kötelező megadni egy kapcsolatot az alügyhöz. Ha az eredeti ügynek már van kapcsolattartója, akkor ez lesz az alügyben használt kapcsolattartó.

Határidő felülbírálási opció

Ha egy Ügyet a Builderben az Esedékesség felülírása opcióval konfiguráltak (további információkért lásd itt), akkor az Ügyet a Jegy képernyőről vagy az Ügy képernyőről indítva felül lehet írni az Eset esedékességi dátumát.

Ügy indítása a Jegy képernyőről:

Indítsa el az ügyet az ügy képernyőjéről:

Az ügy első alkalommal való beküldése

Az ügyeket a következő módokon indíthatja el:

• Beérkező e-mailből (ha a rendszer úgy van beállítva az érintett e-mailpostafiókhoz).

• Egy másik ügyfolyam „Ügy elindítása” műveletével.

• Manuálisan, az „Új munkatétel létrehozása” lehetőséggel a

• Work Manager eszközsávjából. Automatikusan

• Harmadik féltől származó integrációkon keresztül

Az ügyek végighaladása a különböző állapotokon

Ha manuálisan indít egy ügyet közvetlenül az Enate-ben, akkor az a „Vázlat” állapotban marad mindaddig, amíg azt először be nem küldi

Ha az ügyet manuálisan hozza létre, ki kell tölteni az „Ügy rövid leírása” mezőt.

Miután egy ügyet benyújtottak az Enate rendszerbe, az az „Elvégzendő” státuszban marad, amíg egy emberi vagy robot erőforrás el nem vállalja. Amikor elkezd frissíteni egy ilyen állapotban lévő ügyet, akkor:

• az automatikusan hozzárendelődik Önhöz, és

• az állapot „Folyamatban” értékre változik

Az állapotot Ön is megváltoztathatja. Ez azt jelzi, hogy a munka már folyamatban van, és mindaddig ebben az állapotban megmarad, amíg azt meg nem oldják – feltételezve például, hogy nem kell további információra várni.

Tétel visszaállítása „Elvégzendő” állapotba

Ha egy ügyet tévedésből vállalt el, vagy ha arra a következtetésre jutott, hogy ezt a munkát Ön nem tudja tovább folytatni, akkor megszüntetheti a saját magához rendelését, és azt egy másik erőforráshoz rendelheti, vagy visszaküldheti a saját várólistájára. Lehet, hogy erre 10 másodperc vagy fél óra múlva kerül sor, de amikor ezt megteszi, a rendszer automatikusan visszaállítja a státuszt „Elvégzendő” állapotra, hogy mindenki tudja, hogy a munka nem fog előrehaladni mindaddig, amíg egy másik erőforrás el nem vállalja. Az állapotot manuálisan is visszaállíthatja „Elvégzendőre”, ha például tévedésből kezdett el dolgozni rajta, és gyorsan vissza kell vonnia a státuszváltozást.

Hasonlóképpen, ha egy robot erőforrás visszautasít egy munkát, annak állapota visszaáll „Elvégzendő” értékre, hogy azt egy emberi erőforrás elvállalhassa és elvégezze.

Figyelmet igényel

Olyankor, amikor egy üggyel kapcsolatban probléma merül fel (általában az egyik műveletét érintő probléma miatt), az ügy visszakerül az „Elvégzendő” állapotba.

Amikor az ügy ebben az állapotban van, az ügy tulajdonosa ezt látni fogja az okkal együtt – azaz a problémás művelet gyakran az információs kártyán szerepel. Az ügy tulajdonosaként Ön több lehetőség közül választhat:

• Az ügy újbóli elvégzése egy korábbi lépéssel kezdődően Az ügy várakoztatása –

• szüneteltetéssel

• Az ügy visszaállítása folyamatban

• lévőre A műveletek manuális elindítása/újraindítása

A „Várakozás” használata

Amikor az ügyet „Várakozás” állapotba helyez, meg kell adnia a várakozás típusát

• További információra vár

• Újrafolytatás (egy meghatározott napig és időpontig várakozik)

• Szüneteltetés

További információra vár

A „További információra vár” állapot megerősítése után az ügy a postaládájából átkerül a „Saját munka” listára, mivel az újrafolytatási dátumig nincs aktív munka, amelyet Önnek el kellene végeznie, és megjelenik mellette a Várakozás ikon.

Amikor beérkezik egy levél, vagy jegyek esetében, ha a rendszer elérte a várakozási napok számát, és nem érkezett válasz, a tétel visszakerül a Saját munka listájáról a postaládájába, és ott kiemelve jelenik meg, jelezve, hogy készen áll a folytatásra.

Várakozás az újrafolytatási dátumig

Ha egy későbbi dátumig/időpontig szeretne várni a ügy folytatásával, válassza az „Újrafolytatás” lehetőséget, és adja meg a kívánt dátumot és időpontot.

A „Várakozás újrafolytatásig” állapot megerősítése után az ügy a postaládájából átkerül a „Saját munka” listára, mivel az újrafolytatási dátumig nincs aktív munka, amelyet Önnek el kellene végeznie..

Amikor az adott nap elérkezik, az ügy visszakerül a Saját munkák listájáról a postaládájába, kiemelve, hogy Ön folytathassa.

Szüneteltetés

Szüneteltetett munkatételek órájának megállítása

A szolgáltatásiszint-szerződésnek a munkatétel szüneteltetésének időpontjában fennmaradó óraszáma jelenik meg.

Ez a lehetőség a szüneteltetett munkatételek órájának megállításához nyújt többletfunkciót.

Amikor egy munkatétel Szüneteltetve állapotban van, és a Builder eszközben a határidőszabály értéke „Add wait time to due date” (Várakozási idő hozzáadása a határidőhöz), a rendszer nem jeleníti meg a határidőt a fejlécszalagon. Ehelyett a rendszer a határidőig hátralévő időt mutatja. Ha a munkatétel még nem késedelmes, az üzenet a következő formátumban jelenik meg: „Esedékes: Határidő előtt x órával és y perccel szüneteltetve”. Ha a munkatétel határideje lejárt, a következő üzenet jelenik meg: „Esedékes: Határidő után x órával és y perccel szüneteltetve”.

Példa: A szüneteltetett munkatétel határidőn belül van, illetve határideje a mai nap.

Ügy megoldása

Egy adott munkatétel ügyének befejezésekor a „Megoldva” állapotot kell kiválasztani.

Megoldva és befejezve

A Megoldás és Befejezés állapot az ügyet sikeresen megoldottnak jelöli.

Miután egy ügyet ezzel a módszerrel megoldottak, az egy rövid ideig ebben az állapotában maradhat, ha ahhoz visszajelzési időszakot állítottak be – ez idő alatt a szolgáltatás címzettje válaszolhat, és az ügyet újra meg lehet nyitni, akár manuálisan, akár automatikusan, ha az adott időszakon belül új bejövő e-mail vagy visszajelzés érkezik.

Miután a visszajelzési időszak lejárt és nem érkezett válasz, az Ügy „Lezárva” állapotba kerül. Minden további beérkező levél egy teljesen új munkatételt indít el.

Megoldva és megszakítva

Ha ezt a lehetőséget választja, és a jóváhagyáshoz a gombra kattint, az ügy megszakad. Ez teljesen lezárja az ügyet, és az többé nem áll rendelkezésre feldolgozáshoz. Ha újra megnyitja a tételhez tartozó lapot, a rendszer jelzi, hogy az ügyet megszakították.

Régi vs. új ügyállapotok