Rédiger des e-mails
Vous pouvez rédiger un nouvel e-mail à partir de l'onglet E-mail d'une actitivé.
Vous pouvez enregistrer un e-mail comme brouillon, programmer le moment où vous souhaitez l’envoyer et envoyer un e-mail immédiatement.
Notez que vous ne pouvez pas envoyer un e-mail qui dépasse la taille définie dans Builder.
Une fois l’e-mail envoyé, il apparaît dans la chronologie, où vous pouvez voir qui l’a rédigé, son contenu si vous le développez pour le consulter, la date à laquelle il a été rédigé et celle à laquelle il a été envoyé. Vous aurez également la possibilité d’y répondre, de le transférer, de le développer ou de l’imprimer.
Vous pouvez rédiger un nouvel e-mail sans que l’activité ne vous soit affectée.
Répondre aux e-mails à partir de la chronologie
Vous pouvez répondre / transférer des e-mails de la chronologie en cliquant sur les liens disponibles. Ces boutons seront activés en déplaçant la souris sur l’e-mail.
Règles pour les adresses de destination, de départ, Cc et Cci
Le comportement du système pour l’envoi groupé d’e-mails est le suivant :
Lors de l’envoi d’un nouvel e-mail, le système remplacera par défaut l’adresse À par celle du contact principal dans la section Contacts. L'adresse Cc correspondra également par défaut aux adresses électroniques saisies dans la section Cc.
Si plus d’une adresse électronique possible est configurée, le système remplira l’adresse par défaut (configurée par défaut dans le Builder) et affichera une liste déroulante pour permettre de sélectionner les autres.
Ces règles standard pour les adresses par défaut et suggérées peuvent être remplacées par À, Cc et Cci pour les cas et les actions dans la configuration du Builder. Les adresses définies par défaut se remplissent automatiquement (plusieurs peuvent être définies de cette manière). Les adresses qui ne sont pas définies par défaut pourront être sélectionnées rapidement en cliquant sur le bouton À / C/ Cci
Si vous recherchez un contact dans les champs À/Cc/Cci, vous ne pourrez voir que les contacts de la même entreprise que l’activité. Vous pouvez cependant saisir manuellement l’adresse e-mail d’un contact d’une autre entreprise.
Remarque : L'adresse de départ s'affiche désormais toujours dans la section de rédaction des courriels lorsque vous rédigez un e-mail. Cela garantit que l'expéditeur pourra toujours visualiser l'adresse électronique utilisée comme point de départ lors de l'envoi d’e-mails à partir d'une activité donnée.
Remarque : Vous ne pourrez voir que les adresses électroniques des contacts des entreprises auxquelles vous avez accès. Toutefois, vous pouvez saisir manuellement n'importe quelle adresse électronique. Ces autorisations peuvent être configurées dans Builder, cliquez ici pour plus d'informations.
Copier-coller des adresses électroniques entre À, Cc, Cci.
Lorsque vous rédigez des e-mails, vous pouvez facilement copier les adresses électroniques entre les adresses À / C/ Cci grâce à la nouvelle icône "copier" qui s'affiche lorsque vous cliquez dans le champ d'adresse correspondant.
Création de contacts externes pour les nouvelles adresses électroniques
Lorsque vous envoyez un e-mail contenant de nouvelles adresses électroniques (c'est-à-dire non liées à des contacts existants), le système affiche une fenêtre contextuelle pour vous permettre de les créer comme nouvelle fiche de contacts.
Si vous ne souhaitez pas créer de fiches pour certaines adresses électroniques, il vous suffit de survoler la ligne et de cliquer sur l'icône de suppression. En outre, il y a une case "Ne plus afficher" qui, lorsqu'elle est cochée, permet d'éviter que cette fenêtre ne s'affiche pour les nouvelles adresses électroniques ultérieures (elle peut être réactivée dans la section "Profil de l'utilisateur" avec les paramètres de la signature électronique).
Barre d’outils des e-mails
Avec la Barre d'outils des e-mails, vous pouvez :
Accéder à la barre d’outil de formatage des e-mails
Épingler la barre d’outil de formatage des e-mails
Insérer des textes prédéfinis
Paramétrer l’e-mail comme important
Barre d'outils de formatage des e-mails
Cliquer sur l’icône de formatage des e-mails vous permet d’accéder aux options de formatage des e-mails.
Vous avez également la possibilité d'épingler la barre d’outils de formatage des e-mails.
La barre d’outils de formatage des e-mails vous permet de :
Sélectionner le type de police
Sélectionner la taille de la police
Passer le texte en gras, en italique et le souligner
Annuler vos dernières modifications (également possible avec le raccourci Ctrl+Z)
Rétablir vos dernières modifications (également possible avec le raccourci Ctrl+Maj+Z)
Agrandir les e-mails en plein écran
Sélectionner la couleur du texte
Sélectionner la couleur de fond
Sélectionner les options d'alignement du texte
Ajouter une liste numérotée
Ajouter une liste à puces
Options de texte intraligne : possibilité d’augmenter ou de diminuer le retrait du texte
Insérer une ligne horizontale
Ajuster la hauteur de la ligne
Sélectionner un style de ligne
Formater le style de la cellule
Insérer un barré (également disponible en mettant le texte en surbrillance et en appuyant sur Ctrl + S)
Ajouter un indice ou un exposant
ajouter des caractères spéciaux
Insérer un lien
Insérer une image
Insérer un tableau
vous avez également la possibilité de consulter une liste de raccourcis clavier
Paramètres de police enregistrés
Lorsque vous rédigez un e-mail (que ce soit un modèle d’e-mail dans Builder ou un nouvel e-mail/une réponse/un transfert dans des activités dans Work Manager), vos paramètres de police (c’est-à-dire votre style et votre taille de police), le type et la taille de police les plus récemment utilisés seront enregistrés comme police par défaut afin que vous n’ayez pas besoin de les redéfinir.
Ces valeurs sont enregistrées dans votre profil d’utilisateur et sont donc conservées sur Builder et Work Manager.
Cela ne concerne que la police en haut de l'e-mail en cours de rédaction. Si vous cliquez sur un contenu préexistant plus loin dans l’e-mail, le style et la taille de police déjà utilisés pour ce contenu seront utilisés. Voir la remarque pour plus de détails. Dans le cadre de ce changement, les incohérences dans les « nouvelles lignes vides » pour les e-mails ont été résolues : quand vous rédigez un nouvel e-mail, deux lignes vides seront toujours insérées en haut de l’e-mail.
Notez que la police des textes prédéfinis et des modèles utilisera vos paramètres de police lors de leur création.
Le style et la taille de la police utilisée lors de la rédaction d’un e-mail varient selon que vous cliquiez ou non sur un contenu préexistant. La logique pour déterminer quelles polices seront utilisées est la suivante, et est influencée par la nouvelle insertion automatique de deux lignes vides au début de chaque nouvel e-mail :
Première ligne insérée automatiquement : utilise les paramètres de police enregistrés par l’utilisateur dans son e-mail le plus récent.
Deuxième ligne insérée automatiquement : toujours Arial 10.
Le contenu des e-mails suivants peut provenir :
D’anciens e-mails de la chaîne de messagerie
Du contenu d’un modèle d’e-mail
Le style et la taille de la police du contenu de la signature des e-mails dans ces sections proviennent du contenu existant, en fonction de l’endroit où l'utilisateur clique.
Copier / Coller des informations provenant de Excel, Word et d’Internet.
Les informations peuvent être copiées/collées dans des e-mails à partir de documents externes, par exemple des tableaux Excel et le contenu de documents Word, ainsi que des informations HTML provenant de pages Internet.
Fenêtre d’e-mail
Si vous souhaitez agrandir l’espace pour consulter vos e-mails, vous pouvez utiliser la fonction prévue à cet effet.
Annuler l'envoi
Le paramètre Annuler l'envoi vous permet d'ajouter un délai à l'envoi de vos courriels, ce qui vous donne la possibilité d'annuler l'envoi d'un courriel ou de revoir un courriel avant qu'il ne soit envoyé.
Vous pouvez définir le délai d’attente avant l’envoi d’un e-mail dans les réglages utilisateur.
Lorsqu’un délai d’annulation de l’envoi est défini, une fenêtre contextuelle apparaît pour vous permettre d’annuler l’envoi du courriel.
De plus, lorsqu'un délai d'annulation de l'envoi est défini, vous avez la possibilité d'envoyer un courriel "maintenant" dans la chronologie, ce qui annule le délai de la configuration de l'annulation de l'envoi et vous avez également la possibilité d'annuler l'envoi du courriel.
Lorsqu’un délai d’annulation d’envoi est défini, les courriels sont affichés dans la page Boîte d’envoi avec un statut d’envoi en File d'attente.
Possibilité de télécharger les e-mails au format .eml
Pour tous les types d’e-mails (entrants / sortants / annulés / envoi échoué / planifiés), une option de téléchargement est désormais disponible pour permettre aux agents de télécharger le fichier .eml sous-jacent. Cette option est disponible à partir des différents emplacements du système où les e-mails sont visibles, c’est-à-dire les sections Communications et Chronologie des activités, la Boîte de réception des e-mails et la vue des Éléments envoyés.
Remarque : si l’e-mail que vous tentez de télécharger contient une pièce jointe qui a été explicitement supprimée manuellement par un utilisateur (pour des raisons de confidentialité des données, par exemple), le téléchargement du fichier .eml sera désactivé pour cet e-mail. Le système affichera un message expliquant la raison de cette désactivation lorsque vous cliquerez sur l’icône téléchargement.
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