Az Enate lehetővé teszi az emberek számára a szerepük és üzleti igényeik alapján történő hozzáférés részletes beállítását. Ezek a beállítások a Builder Felhasználók kezelése részében találhatók.

A Work Managerben minden felhasználóhoz hozzárendelünk egy szerepet. Ez az adott szerep bizonyos hozzáférési lehetőségek szerint lett beállítva, amelyek meghatározzák, hogy az adott felhasználók mit láthatnak és tehetnek az Enate felületén belül.

Az Enate két szabványos, előre beállított szerepet biztosít a Work Managerben:

• Csapattag - ezt olyan ügynöki felhasználók számára hozták létre, akik feldolgozzák a jegyeket, műveleteket és ügyeket, valamint akik egy csapatvezetőnek jelentenek. Ez a szerep hozzáférést biztosít számukra a hozzájuk rendelt munkához, a csapatukhoz (azokhoz az emberekhez, akik ugyanannak a csapatvezetőnek jelentenek, mint ők), és minden olyan munkához, amelyek azokon a várólistákon szerepelnek, amelyekről ők is dolgoznak. Ez a szerep kevesebb hozzáférési szinttel rendelkezik, mint a csapatvezetői szerep.

• Csapatvezető - ezt azoknak a vezető szereppel bíró tagoknak hozták létre, akik kezelik a csapatot, valamint felügyelik a várólistákat. Ez a szerep hozzáférést biztosít számukra a csapataik és a várólistáik beállításához és karbantartásához, illetve lehetővé teszi, hogy a munkát más felhasználókhoz rendeljék, valamint hozzáférnek olyan speciális funkciókhoz is, mint a testreszabott jelentések létrehozása.

Ez a cikk a csapattag és a csapatvezetői szerepek hozzáférési beállításait részletezi.

Ha úgy véli, hogy egy szabványos szerep nem igazán felel meg Önnek, akkor lehetősége van egyéni szerepek létrehozására is, amellyel így finomhangolhatja a hozzáférési szinteket, hogy a felhasználókhoz pontosan azokat a hozzáférési szinteket állítsa be, amelyekre szükségük van.

Az egyéni szerepek az alábbi esetekben kiemelten hasznosak lehetnek:

• Senior csapattagok – előfordulhat, hogy olyan egyéni szerepet szeretne létrehozni a magasabb beosztású csapattagok számára, amely a szabványos „csapatvezető” és „csapattag” szerepek keveréke, hogy hozzáférést biztosítson néhány csapatvezetői funkcióhoz anélkül, hogy az adott személyeknek ebben a szerepben kellene lenniük.

• Junior csapattagok – igény szerint létrehozhat egy egyéni szerepet a fiatalabb csapattagok számára is, amellyel így hozzáférnek néhány „csapattag-szerű” funkcióhoz, ám a rendszer többi része rejtve marad előttük egészen addig, amíg több tapasztalatot nem szereznek.

Egyes Work Manager-felhasználók számára hozzáférést adhat az Enate Builder alkalmazásához, például hogy megtekinthessék a helyi folyamatokat. Ezt úgy teheti meg, hogy hozzájuk rendel egy szerepet a Builderben – erről bővebb információkat itt találhat.

A felhasználók azt is megtekinthetik, hogy a csapatuk tagjai milyen szerepeket töltenek be a Work Managerben – a csapatsávon a csapattagra kattintva megnyithatják a felhasználói profiljukat, amely olyan információkat tartalmaz, mint a szerepük megnevezése, annak leírása (ha megadták azt), valamint egy lista, amely megmutatja, hogy a felhasználó mely funkciókhoz férhet hozzá.

Ha úgy látja, hogy meg kell változtatnia saját maga vagy a csapatában lévő felhasználók hozzáférési szintjét, forduljon a rendszergazdához.

A Work Manager áttekintése

A Work Manager egy webalapú, többoldalas alkalmazás, amelyet a szolgáltatói csapat használ a kezelt üzleti folyamatokon áthaladó jegyekkel, ügyekkel és műveletekkel végzett interakciók során.

A Work Manager felhasználói a szolgáltatásügynökök, a csapatvezetők, az üzemeltetési vezetők és az ügyvezetők. A Work Manager a munka elvégzéséhez különböző szabványos nézeteket kínál a felhasználók számára.

Tekintse meg ezt a videót a Work Manager gyors áttekintéséhez:

A Work Manager az alábbi böngészőkkel használható:

• A Chrome legújabb verziója (a kiadás időpontjában)

• A Firefox legújabb verziója (a kiadás időpontjában)

• A Microsoft Edge legújabb, Chromium-alapú verziója (a kiadás időpontjában)

Áttekintés

Csapatvezetői kezdőlapjának összeállításához meg kell adnia, hogy kik a beosztottjai, és mely sorokért felel. Ezeket a beállításokat a navigációs részről elérhető Várólisták oldalon módosíthatja.

Ha még nem állított be adatokat, az oldal alapértelmezés szerint szerkesztési módban fog megnyílni. Egyébként azokat a várólistákat fogja megjeleníteni, amelyeket Ön és az adott várólistákból dolgozók kezelnek, valamint az Ön beosztottjainak, vagyis a csapatának a listáját.

Csapatok és várólisták szerkesztése

Ezeket a beállításokat a következők módokon szerkesztheti:

• Várólista hozzáadása. Megjegyzés: Lehetősége van arra, hogy saját magát vezetőként állítsa be egy várólistához. Idetartoznak azok a várólisták is, amelyeket esetleg már egy másik csapatvezető kezel (ilyenkor mindketten az adott várólista kezelőivé válnak).

• Várólista eltávolítása. Ezt követően nem Ön lesz a várólista kezelője.

• Csapattagok hozzáadása/eltávolítása egy vagy több hozzám tartozó várólistából.

• Robotok hozzáadása és eltávolítása a várólistáimból. Lehetősége van arra, hogy adott robotcsoport összes robotját (vagy csak a kiválasztott botokat) egyszerre hozzáadja/törölje egy várólistából.

• Vegyes erőforrásokat igénylő várólista Szigorú módúra állítása – Azokban a várólistákban, amelyekből emberi és robot erőforrások egyaránt dolgoznak, a Szigorú módra váltáskor a várólista összes emberi felhasználója kizárólag tartalék erőforrásként lesz elérhető, és csak akkor fog innen munkát kapni, ha valamilyen okból a robotok jelenleg nem tudják elvégezni a munkát a várólistában.

Több vezetővel rendelkező várólisták

A várólistákat beállíthatja úgy, hogy több vezetővel rendelkezzenek.

Példa: Tegyük fel, hogy „Menedzser 1” és „Menedzser 2” két csapatvezető, és „Menedzser 1” vezetőnek látnia kell „Menedzser 2” várólistáit. „Menedzser 1” egyszerűen hozzáadhatja a „Menedzser 2” várólistáit a saját várólistáihoz, hogy azokra is rálátást szerezzen.

Kattintson a Szerkesztés lehetőségre, és adja hozzá azt a várólistát, amelynek a vezetőjeként „Menedzser 2” van megadva. Ez nem szünteti meg a jelenlegi vezető kezelői jogait.

Ha egy sort több vezető kezel, akkor az Ön által kezelt felhasználók a Én kezelem, míg a többi vezető által kezelt felhasználók a Mások kezelik területen lesznek felsorolva.

A Csapatom nézet szerkesztése

A „Csapatom” nézethez felhasználókat adhat hozzá, illetve azokat eltávolíthatja onnan. Felhasználók hozzáadása és eltávolítása a csapatból. Amikor a csapathoz felhasználókat ad, az Ön vezetése alatt állók listáját kell bővítenie a megfelelő tagokkal.

A csapatoszlop a főoldal jobb oldalán található.

Amennyiben Ön egy csapattag, akkor a csapatoszlop megmutatja Önnek a csapatát, valamint a hozzárendelés nélküli munkákat.

A csapatom

A csapatoszlop tetején láthatja, hogy kik az Ön csapatának tagjai, valamint láthatja az egyes tagokhoz kapcsolódóan:

• A befejezetlen munkák mennyiségét (ez a kördiagram közepén található szám)

• Az adott munkák esedékességi állapotát (pl. piros/narancssárga/zöld)

• A tag jelenlegi elérhetőségi állapotát (elérhető vagy offline)

Csapatom megjelenítési lehetőségei

A csapattagok elérhető/offline állapota

Ön láthatja a csapattagjai elérhetőségi állapotát – azaz online vagy offline állapotúak-e.

A rendszer nyomon követi az Ön aktív Enate-munkamenetét a böngészőjében, ezért képes leellenőrizni azt, hogy még mindig be van-e jelentkezve az Enate felületére.

Fontos megjegyezni, hogy ez az elérhető/offline állapot kizárólag informális célokat szolgál, azt a hozzárendelési szabályok során nem veszik figyelembe – például: a „Kihez kerül?” beállításai során.

Önnek lehetősége van a felhasználókra rászűrni, hogy megtekinthesse az elérhető/offline/összes felhasználót.

Rendezés a munkatétel állapota szerint

Önnek lehetősége van csapata tagjait a munkatétel állapotfeltételei szerint rendezni, beleértve:

• Legkevesebb/legtöbb munka (összesen)

• Legkevésbé/leginkább késedelmes (narancssárga)

• Legkevésbé/leginkább késedelmes (piros)

• Legkevésbé/leginkább határidőn belüli (zöld)

• Ezt azoknak az erőforrásoknak az azonosítására használhatja, akik leginkább túlterheltek, valamint láthatja azokat a csapattagokat, akikkel a munkát megosztva jobban kiegyenlítheti a munkaterhet.

Csapattagok keresése

A szabad szöveges keresővel lehetősége van a listán szereplő bizonyos felhasználókat is megkeresni.

Egy adott felhasználó megtekintése

Ha egy csapattagra kattint, a rács és az oszlopdiagram szűrésével csak azokat a munkatételeket láthatja majd, amelyek jelenleg az adott felhasználóhoz vannak rendelve. A nézetet bezárva visszatérhet az összes munkatétel hagyományos oszlopdiagram-nézetéhez.

Hozzárendelés nélküli munka

A csapatoszlop lábánál látható az a munkamennyiség, amely hozzárendelés nélkül várakozik az Ön által kezelt várólistákon, és amelyet várólista szerint csoportosítottunk. Ez magában foglalja az egyes várólistákon várakozó hozzárendelés nélküli munkákról (a kördiagram közepén található szám) szóló információkat, valamint az adott munkák esedékességi állapotát (pl. piros/narancssárga/zöld).

Ha Ön olyan hozzárendelés nélküli munkával is rendelkezik, amely már késedelmes – például minden az ebben a szakaszban látható piros elem –, akkor Önnek megoldást kell keresnie erre a helyzetre.

A munkatételek és a hozzájuk tartozó e-mailek között mostantól a „keresse meg ezt az értéket ebben a mezőben” típusú célzott kereséssel is kereshet. Ezt úgy teheti meg, hogy a keresés elé beilleszt egy előre meghatározott keresőkódot. Mielőtt bármit beírna a gyorskeresési mezőbe, a legördülő menüben megtekintheti a rendszerben elérhető összes rövid kódot, valamint azt, hogy azok mely mezőkre vonatkoznak.

Ha egy adott mezőben szeretne keresni, írja be az annak megfelelő rövid kódot, majd a megfelelő értéket. Pl. LN: Jones.

Ennek eredményeként az összes olyan munkatétel (jegy/ügy/művelet) és kommunikáció megjelenik, amelyekben ezen mező értéke „Jones”.

Teljes kifejezés keresése idézőjelek használatával

Ha egy teljes kifejezést szeretne megkeresni egy adott mezőben, tegye a keresőkifejezést idézőjelek közé. Pl.: bn:“teljes kifejezés”.

Ezt a módszert az általános szabad szöveges keresések során is használhatja, vagyis nem csak akkor, amikor egy adott egyéni mezőben végez keresést a rövid kód beszúrásával.

Az Enate rendszerében a kapcsolatok létrehozásának és kezelésének számtalan módja van. További információkért tekintse meg a következő videót:

Kapcsolatok hozzáadása

A külső kapcsolatok az Enate-ben többféleképpen is létrehozhatók.

1) Automatikusan egy bejövő e-mailből

Lehetőség van az Enate rendszerét úgy beállítani, hogy az új e-mail-címeket tartalmazó e-mailek beérkezésekor automatikusan új külső kapcsolati bejegyzéseket hozzon létre. Ez a .

A rendszer az e-mailben megjelenített név alapján automatikusan kitölti a kapcsolat keresztnevét és vezetéknevét. Erről bővebben alább olvashat:

• Ha az e-mailben megjelenített névben egy szóköz található, akkor az első szóköz előtti rész lesz a kapcsolat keresztneve, míg minden az utolsó szóközt követő rész a vezetéknév lesz. Például, ha az e-mailben megjelenített név a „John Smith”, akkor a kapcsolat keresztneve automatikusan „John”, míg a vezetékneve „Smith” lesz.

• Ha az e-mailben megjelenített névben egy vessző található, akkor az első vessző előtti rész lesz a kapcsolat vezetékneve, míg minden a vesszőt követő, ám még a szóköz előtti rész a keresztnév lesz. Például, ha az e-mailben megjelenített név a „Smith, John”, akkor a kapcsolat vezetékneve automatikusan „Smith”, míg a keresztneve „John” lesz.

• Ha a rendszer nem tudja magabiztosan megállapítani és automatikusan kitölteni a keresztnevet és a vezetéknevet, akkor a kapcsolatot kereszt- és vezetéknév nélkül hozzuk létre, és arra kérjük majd a felhasználót, hogy a Munkatétel elküldésekor töltse ki ezeket az adatokat.

Továbbá az automatikusan létrehozott kapcsolathoz a függ majd. Ha ez „Globális” vagy „Globális és helyi” értékre lett beállítva, akkor az automatikusan létrehozott kapcsolat globális hatókörrel rendelkezik majd, azaz egy adott vállalathoz sem kapcsolódik majd. Ha „Helyi” értékre lett beállítva, akkor az automatikusan létrehozott kapcsolatot az alatt a vállalat alatt hozzuk létre, amely alatt a kapcsolódó Munkatétel is létezik.

2) Egy adott kapcsolat hozzáadása a Kapcsolatkezelő oldalról

Önnek lehetősége van kapcsolatokat hozzáadni a , ha a Kapcsolat létrehozása ikonra kattint, majd a felugró ablakban kitölti az adott kapcsolat részleteit.

3) Kapcsolatok importálása a Kapcsolatkezelő oldalra egy Excel-sablonból

4) Egy kapcsolat hozzáadása a Gyorskeresőből

5) Egy kapcsolat hozzáadása egy Munkatétel Kapcsolatok kártyájáról

Ha beírta a kapcsolat e-mail-címét, akkor a rendszer dekódolja azt, majd automatikusan kitölti a kapcsolat utónevét és vezetéknevét. Amint minden információt kitöltött és a létrehozásra kattintott, a rendszer átirányítja Önt a Munkatételhez.

Kapcsolatok automatikus vagy manuális létrehozása

Vállalatnév – Külső kapcsolat hatóköre

A Builder beállításaitól függően Ön számos módon hozzárendelhet egy vállalatot egy külső kapcsolathoz:

• Minden vállalat/globális

  • Ha ilyen hatályúra állítja a vállalatot, az azt jelenti, hogy a külső kapcsolat képes lesz minden vállalat számára új Munkatételeket létrehozni, valamint hozzáférni azokhoz.

  • Ez továbbá azt is jelenti, hogy a Work Manager felhasználói képesek egy Munkatételen szereplő minden külső kapcsolatra rákeresni.

• Egy adott vállalat (helyi)

  • Ha a kapcsolat hatályát egy bizonyos vállalatra állítja be, az azt jelenti, hogy a külső kapcsolat csak annak az adott vállalatnak a Munkatételeit hozhatja létre és csak azokhoz férhet hozzá, amelyekhez ez a külső kapcsolat hozzá lett rendelve.

  • A felhasználók továbbá csak akkor tudnak egy API-csomaghoz egy kapcsolatot hozzáadni, ha az adott kapcsolat ugyanabban a vállalatban (vagy egy ernyőcégben) van.

A Globális/Helyi hatályok a kapcsolatok Munkatételekhez történő hozzárendelésére gyakorolt hatása

Egy kapcsolat szerkesztése

Önnek továbbá lehetősége van a vállalat, az időzóna, az iroda helyszínének, valamint a kapcsolatok preferált nyelvének szerkesztésére is, ha kiválasztja a kapcsolat jelölőnégyzetét, majd megjelenik a szerkesztés gomb.

Egy kapcsolat törlése

A gyorskereséssel személyek, munkatételek és kommunikációs tételek között kereshet.

Alapértelmezés szerint a gyorskeresés mind a három kategóriában keres. A gyorskeresés fejlécében a bal oldalon lévő legördülő menüből választva lehetősége van arra, hogy a keresést egyetlen kategóriára szűkítse le.

Munkatételek keresése

Lehetősége van munkatételeket (pl. Jegyeket, Ügyeket és Műveleteket) keresni, ha beírja a hozzájuk kapcsolódó kulcsszavakat a gyorskeresőbe.

Ha túl sok a találat, akkor dönthet a találatok további megszűrése mellett, ha egy adott Jegyre, Ügyre vagy Műveletre keres rá.

A munkatételek keresésének eredményei megjelenítik a hivatkozást, a címet, a folyamat nevét, a munkatétel állapotát, az esedékesség dátumát (piros/narancssárga/zöld színkódolással), valamint annak a személynek a nevét, akihez a munkatétel jelenleg hozzá van rendelve.

Továbbá Önnek lehetősége van a keresési eredményeket a csúszka segítségével a kezdődátum szerint is szűrni, a mai naptól egészen a múlt évig, valamint lehetősége van adott dátumtartományokra is szűrni.

Ha a gyorskeresőben egy munkatétel fölé viszi az egérmutatót, akkor megjelenik az „Átvétel” ikon. Erre az ikonra kattintva azonnal önmagához rendelheti ezt a munkatételt.

Az munkatételre kattintva az egy új lapon jelenik meg.

Emberek keresése

A munkavállalók között kereshet az utónév, a vezetéknév, a vállalat és az e-mail-cím alapján.

Ezen kívül további kiterjesztett tulajdonságokat is felvehet az emberekhez, és a gyorskereséssel az összes szöveges/karakterláncos tulajdonságban is kereshet. Előfordulhat például, hogy rendelkezik egy olyan külső kapcsolattal, amelynek attribútuma „Országnév” stb. Ezen attribútumokat megkeresheti a gyorskeresés funkcióval.

Azok a feltételek, amelyek szerint kereshet (pl. „Munkavállalói szám”) a gyorskeresés találatai között lesznek láthatóak, a kapcsolat neve alatti sorban.

Amikor egy adott személyre kattint, megnyílik a Kapcsolattevékenység oldal, ahol megtekintheti az aktuális tevékenységeket, az előzményeket – az adott személyhez kapcsolódó munkatételeket – az összes velük kapcsolatos kommunikációt, és új munkát kezdhet el a számukra.

Ha túl sok a találat, azokat a „Kapcsolat” vagy az „Ügynök” lehetőségre kattintva leszűkítheti. Amikor rákattint egy kapcsolatra, a rendszer csak a keresési feltételekkel rendelkező kapcsolatokat fogja megjeleníteni.

Új kapcsolatrekord létrehozása a gyorskeresés használatával

Ha a rendszerben még nem létező új kapcsolatot próbál megtalálni, a gyorskeresés funkcióból létrehozhatja az új kapcsolatot. Navigáljon a gyorskeresés funkció személyek keresése részéhez, majd kattintson a „Kapcsolat hozzáadása” lehetőségre.

Amikor erre kattint, a rendszer értelmezi és automatikusan kitölti a vezetéknév, utónév és e-mail-cím mezőt. Miután az összes adatot megadta, és a „Kapcsolat létrehozása” gombra kattintott, a rendszer visszatér az adott felhasználó kapcsolattevékenységi lapjára.

Kommunikációk keresése

Lehetősége van a kommunikációkban történő keresésre (pl. e-mailek, megjegyzések és önkiszolgáló kommunikációk), ha az e-mail tárgyában, szövegtörzsében vagy kapcsolati adataiban (címzett, feladó, másolatot kap, titkos másolatot kap) található kulcsszavakat ad meg, vagy olyan kulcsszavakat, amelyek a keresett jegyzetben vagy önkiszolgáló kommunikációban szerepelnek.

Dönthet úgy, hogy a kommunikáció típusának kiválasztásával (pl. beérkező e-mail, kimenő e-mail, megjegyzés, önkiszolgáló megjegyzés) még tovább szűkíti a keresési eredményeket a felső ikonokra kattintva.

Továbbá a csúszka használatával az eredményeket beérkezési/elküldési dátum (a mai naptól egészen a múlt évig, valamint adott dátumtartományok) szerint is szűrheti.

A keresési eredményeket az e-mail elküldésének/beérkezésének dátuma szerint rendezzük majd, a lap tetején a legújabb látható majd.

Az e-mail keresési eredményei olyan adatokat is tartalmaznak majd, mint a címzett/feladó címe (attól függően, hogy elküldött vagy beérkezett levélről van-e szó), egy ikon, amely megmutatja, hogy elküldött vagy beérkezett levélről van szó (ha az e-mailt Ön vagy az Ön csapata küldte el, akkor az ikon zöld színű lesz, ha az e-mailt Ön vagy a csapata egy tagja kapta, akkor ez az ikon kék színű lesz), az e-mail tárgya, valamint az e-mail törzsének első néhány sora, illetve az e-mail elküldésének/beérkezésének ideje.

Megjegyzés: a keresési eredmények megjelenítik a megjegyzés írójának nevét, a megjegyzés első néhány sorát, valamint azt, hogy mikor írták a megjegyzést.

A kommunikációra kattintva egy új lapon nyílik meg az a munkatétel, amelyhez kapcsolódik.

Fájlok keresése

A Gyorskereső lehetővé teszi az Ön számára, hogy fájlokat keressen, illetve a munkatételeket a fájljaikon keresztül keresse meg. Ha a Gyorskeresőt fájlok keresésére használja, akkor azzal megtalálhatja a közvetlenül a munkatételhez kapcsolt fájlokat ÉS azokat a fájlokat is, amelyeket a munkatétel kommunikációihoz kapcsoltak.

A keresési eredmények olyan részleteket tartalmaznak majd, mint a fájl típusa (pl. egy munkatételhez vagy egy kommunikációhoz csatolták-e), ha a fájl egy munkatételhez kapcsolt fájl, akkor mikor frissítették a munkatételt utoljára, vagy ha a fájl egy kommunikációs melléklet, akkor mikor küldték el az e-mailt/mikor érkezett be az e-mail, mi a munkatétel(ek) referenciaszáma és címe, illetve mi a kommunikáció tárgya, amennyiben a fájl egy kommunikációs melléklet. A keresési eredményeket a fájl legutóbbi frissítésének dátuma szerint, vagy ha a fájl egy kommunikációs melléklet, akkor az e-mail elküldésének/beérkezésének ideje alapján rendezzük sorba, felül a legújabbakkal. Ha a fájlra kattint, letöltheti annak egy példányát.

A gyorskeresés használatával kapcsolatos néhány további tudnivaló: Amikor megadja a gyorskereséshez használandó adatokat, a rendszer párhuzamosan három különböző kereséstípust hajt végre:

1) Hivatkozási szám szerinti egyedi keresés. A rendszer a formátum alapján felismeri, hogy munkatételekhez tartozó hivatkozási számot adott meg, és azokat a jegyeket, ügyeket és műveleteket fogja megjeleníteni a találatok között, amelyek ezzel a hivatkozási számmal rendelkeznek. Elegendő, ha beírja a hivatkozási számot (pl. „40308-T”), és azt a rendszer hivatkozási számként azonosítja. A rövid kódot nem kell a szám elé beírnia.

2) Egyéni adatmezőkben történő keresések. A fent leírtak szerint a rendszer felismeri, hogy ilyen típusú keresést hajt végre, ha beír egy ismert rövid kódot (pl. „FN:”). A rendszer azokat a mezőket fogja megkeresni, amelyek a beírt értéket tartalmazzák. Lásd a helyettesítő karakterekre vonatkozó alábbi megjegyzést.

3) A munkatételek, kommunikációk és emberek szabad szöveges keresése minden olyan egyéb, Ön által beírt keresőkifejezéssel szemben, amelyek nem felelnek meg az első két felismert adattípusnak. A rendszer szabad szöveges keresője az egyes szavakra keres rá a munkatételek, kommunikációk és emberek különféle rendszerattribútumaival szemben, például: munkatétel címe, e-mail tárgya és szövegtörzse.

4) Fájlok keresése „a következővel kezdődik” logika alapján. A rendszer „a következővel kezdődik” logikát használja a fájlkeresés során, amikor egy helyettesítő kifejezést ad a keresőszöveg VÉGÉHEZ. Ez azt jelenti, hogy ha Ön egy „Számla feldolgozása.docx” nevű fájlra keres rá, akkor a „feldolgozása” szóra keresve az adott fájl nem jelenne meg a találatok között, viszont a „Számla” szóra keresve igen.

Helyettesítő karakterek használata a szabad keresésekben

A keresések során a rendszer egy helyettesítő karaktert szúr be a keresett szöveg VÉGÉRE, de az elejére nem.

Példa az egyéni adatkeresésekre: amikor például a „p:John Smi” karakterlánc szerint keres, a rendszer azokat a tételeket fogja megjeleníteni, amelyek esetében a „person” mező értéke „John Smith”, ha azonban a „p: Smith” karakterláncra keres, a rendszer NEM fogja megtalálni a „John Smith” értékű mezőket.

Azaz az egyéni adatmezőkben történő keresések során a mező pontos értéke vagy az érték kezdő karakterlánca szerint keresünk. A szabad szöveges keresések nem egészen így működnek, mivel a szabad szöveges keresés a szöveg összes szavát egyenként próbálja megkeresni, vagyis a szöveget nem egészként kezeli.

A rendszer a hivatkozási szám szerinti keresések végére is helyettesítő karaktert fűz.

Helyettesítő karakteres keresés a szöveg beírása közben

Amikor a gyorskereső mezőbe szöveget ír be, a rendszer a legutolsó szóhoz fűz helyettesítő karaktereket, és az alapján keres. Például, ha az alábbi szöveg beírásával végez szabad szöveges keresést: "John return prio". A rendszer az utolsó szóhoz fűz helyettesítő karaktert, és például olyan találatokat is visszaad, amelyek a „priority” szót tartalmazzák.

Miután lenyomta a szóköz billentyűt, a rendszer érzékeli, hogy befejezte a keresőkifejezés beírását, és helyettesítő karakter használata nélkül a megadott szót fogja megkeresni.

Egyéb keresőkifejezések figyelmen kívül hagyása

A rendszerteljesítmény megőrzése érdekében a rendszer az alábbi kifejezéseket figyelmen kívül hagyja a keresések során:

• 1 vagy 2 karakterből álló szavak.

További információk a gyorskereséssel kapcsolatban

A gyorskereső egy szöveges kereső. Amennyiben Ön dátumokat ad meg a szöveges keresés során, az inkonzisztens eredményeket adhat. Ha lehetséges, használjon „idézőjeleket” a szükséges keresések esetén, amelyek segítenek Önnek abban, hogy a keresés során teljes karakterláncokra keressen, például: „keresse meg, hogy hol fordul elő ez a szöveg”.

Használja a dátumcsúszkákat, hogy az adott dátumtartományokban kapja meg az eredményeket.

Amikor egyszerre több szóra keres rá, a keresés az „ÉS” logikát használja majd a „VAGY” logika helyett, azaz olyan találatokat ad majd, amelyek eredménye: „alma” ÉS „banán” ÉS „körte”.

A munkatételek és az e-mailek közötti keresések sajátosságai

Fontos megjegyezni, hogy a gyorskeresés három független keresést végez el:

• egyet a munkatételekhez (ügyek, műveletek és jegyek),

• egyet az ezekhez esetlegesen kapcsolódó e-mailekhez, valamint

• egyet az emberekhez.

Ennek hatására, ha Ön három szó kombinációjára keres rá, például: „alma”, és „banán” és „körte”, akkor a gyorskeresés olyan munkatételeket hoz majd eredményül, ahol mindhárom szó előfordul, és külön jelenít meg minden olyan e-mailt, ahol ez a három szó mindegyike előfordul. Abban az esetben, amikor a három közül csak kettő fordul elő egy munkatételben, míg a harmadik csak egy kapcsolódó e-mailben tűnik fel, ezt az eredményt NEM tüntetjük fel egyik keresésben sem.

A munkatétel-keresések elvégzésének specifikus jellemzői a következők:

• Munkatétel referenciája

• Cím

• Ügyfél neve

• Szolgáltató neve

• Szerződés neve

• Szolgáltatás neve

• Szolgáltatásfajta neve

• Folyamattípus neve

A kommunikációkeresések elvégzésének specifikus jellemzői a következők:

• E-mail címe

• E-mail törzse

• E-mail-címek (feladó, címzett, másolatot kap, titkos másolatot kap)

• Belső megjegyzéstörzs (az Enate-en/önkiszolgáló felületén belül hozzáadott megjegyzésekhez)

Áttekintés

A kapcsolatkezelő oldalon egy helyen tekintheti meg és kezelheti az összes külső kapcsolatát.

A kapcsolatkezelő oldalhoz a navigációs hivatkozással férhet hozzá. Kapcsolatai és a hozzájuk tartozó információk egy táblázatban jelennek meg.

Az utónév hivatkozásra kattintva megnyithatja a Kapcsolattevékenységi oldalt.

Kapcsolatok hozzáadása

Egy egyedi kapcsolat hozzáadása

Önnek lehetősége van kapcsolatokat hozzáadni a Kapcsolatkezelő oldalon, ha a Kapcsolat létrehozása ikonra kattint, majd a felugró ablakban kitölti az adott kapcsolat részleteit.

Több kapcsolat hozzáadása

A Kapcsolatkezelő oldalon lehetősége van egy kapcsolatlista Excel-táblázatból történő importálására. Biztosítunk egy sablont, amely az Enate által kínált összes nyelven támogatott.

Egy kapcsolat szerkesztése

Egy kapcsolat szerkesztéséhez lépjen a Kapcsolatkezelő oldalra, majd kattintson duplán a kapcsolatra, hogy megjelenjen a Kapcsolat szerkesztése felugró ablak.

Önnek továbbá lehetősége van a vállalat, az időzóna, az iroda helyszínének, valamint a kapcsolatok preferált nyelvének szerkesztésére is, ha kiválasztja a kapcsolat jelölőnégyzetét, majd megjelenik a szerkesztés gomb.

Egy kapcsolat törlése

Egy kapcsolat törléséhez lépjen a Kapcsolatkezelő oldalra, majd kattintson a kapcsolat jelölőnégyzetére, és megjelenik a Törlés gomb. Egyszerre akár több kapcsolatot is törölhet.

Rácsbeállítások módosítása

A fogaskerék ikonra kattintva a Szabványos oszlopok listájáról kiválaszthatja, hogy mely oszlopokat szeretné látni.

Az automatikusan létrehozott oszlop opciója lehetővé teszi az Ön számára, hogy megtekintse, hogyan lettek létrehozva a külső kapcsolatok – ez automatikus vagy manuális létrehozást jelenthet. Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy kapcsolat automatikus létrehozását követően, ha azon módosítást végez valaki, akkor az többé nem jelenik meg a Kapcsolatkezelő oldal „Automatikusan létrehozva” oszlop automatikusan létrehozott kapcsolatai között.

Egyéni oszlopokat úgy adhat a rácshoz, hogy a fogaskerék ikonra kattintva az Egyéni adatoszlopok listájából oszlopokat választ ki. Az egyéni adatoszlopokat a Builderben lehet létrehozni (további információkért kattintson ide). Bármilyen adattípusú mező létrehozható, kivéve a táblamezőket és a hosszú szöveges mezőket.

Az adott oszlop címére kattintva lehetősége van ábécé szerinti sorrendbe állítani az oszlop tartalmát, majd az „Alapértékek visszaállítása” gombra kattintva visszatérhet az eredetileg kiválasztott oszlopokhoz.

Fájlok csatolása egy e-mailhez

Számos módja van annak, hogy fájlokat csatoljon egy e-mailhez.

1) Egy e-mail megírása közben fájlokat csatolhat ahhoz az e-mail-szekció aljánál található fájlok csatolása lehetőségre kattintva.

A már a Munkatételhez csatolt, és ezáltal már a Fájlok lapon megtalálható fájlok (beleértve a korábbi, a Munkatételen belüli már meglévő e-mailekhez csatoltakat is) itt kiválaszthatók lesznek. Ha túl nagy a választék, akkor a keresési funkcióval rákereshet az egyes fájlokra.

Ön továbbá a PC-jén is kereshet itt csatolható fájlokat a „PC böngészése” ikonra kattintva.

2) Kapcsolatokat adhat egy e-mailhez az e-mail-szekció aljánál található kapcsolatok csatolása lehetőségre kattintva. Ezek a már a Munkatételhez adott (és ezért a Fájlok lapon már megtalálható) kapcsolatok.

3) A Fogd és vidd technikát használva fájlokat adhat az e-mail-szekcióba.

4) Az egy szabványos szövegsablonhoz kapcsolt fájlokat a szövegsablon kiválasztásakor automatikusan hozzácsatoljuk az e-mailhez.

Amikor a rendszer automatikusan e-maileket hoz létre és elküldi azokat, előfordulhat, hogy a használt e-mail-sablon egy vagy több címkéhez kapcsolódik – a rendszer minden ezzel megegyező értékű címkével ellátott munkatételhez csatolt fájlt azonosít majd, és az elküldést megelőzően automatikusan csatolja azokat az e-mailhez.

Mellékletek megtekintése

Mellékletek előnézete

A Munkatételhez és minden releváns/kapcsolódó Munkatételhez hozzáadott e-mail-mellékleteket a Fájlok lapon tekintheti meg.

Láthatja a fájl nevét és típusát, méretét, valamint azt, hogy mikor és ki töltötte fel azt, illetve annak a Munkatételnek a referenciaszámát is láthatja, amelyhez a fájl fel lett töltve.

Továbbá megtekintheti a fájlokhoz hozzáadott címkéket és megjegyzéseket is.

E-mail-mellékletek letöltése

Egy e-mailből

Lehetősége van a fájlok letöltésére egy e-mailből, ha megnyitja a beérkezett e-mailt, majd a mellékelt fájlra kattint annak letöltéséhez.

Amennyiben több fájl is csatolva lett, akkor lehetősége van minden fájlt egyenként letölteni, vagy dönthet az összes fájl ZIP-fájlként történő letöltése mellett is.

A kommunikációból/idővonalról

Lehetőség van egy kattintással több melléklet letöltésére is a kommunikáció és idővonal rész üzeneteiből. Az „Összes letöltése” ikonra kattintva minden az adott kommunikáció/idővonal részben található mellékletet letölthet.

A Fájlok lapról

Egyes fájlokat a jobb oldali menüben található opcióra kattintva tölthet le.

Több fájlt egyszerre a letölteni kívánt fájlok kiválasztásával, majd a képernyő tetején található opcióra kattintva tölthet le.

Több fájlt ZIP-fájlként a letölteni kívánt fájlok kiválasztásával, majd a képernyő tetején található opcióra kattintva tölthet le.

E-mail-mellékletek törlése

Ha a rendszere úgy lett beállítva, hogy engedélyezett az Ön számára az e-mail-mellékletek törlése, akkor Önnek lehetősége van a munkatétel fájlkártyájában található e-mailből származó mellékletek törlésére. Ez akkor hasznos, amikor az e-mail-mellékletekben bizalmas információk találhatók.

A törölt mellékletet olyan egyéb kapcsolódó munkatételekből is töröljük majd, mint egy ügy, alügy, al- és eredeti jegy műveletei, ha a jegy egyesítve lett, valamint alügyek és eredeti jegyek, ha a jegyet üggyé alakították.

De vegye figyelembe, hogy egy e-mail-melléklet felosztott jegyből vagy egy felosztott jegy aljegyéből történő törlésekor a törölt fájl az eredeti jegy egyéb aljegyéből/aljegyeiből nem törlődik.

Továbbá vegye figyelembe, hogy egy kapcsolt munkatétel mellékletének törlésével a kapcsolt munkatétel(ek) mellékletei NEM törlődnek.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy Lezárt állapotú munkatétel e-mail-mellékletének törlésére nincs lehetőség.

A melléklet a rendszer minden részéből törlésre kerül, így nem kereshet majd rá a Gyorskeresőben, valamint nem csatolhatja azt egy új, a munkatételhez kapcsolódó e-mailhez.

A munkatétellel kapcsolatos további műveletek egyike sem állítja vissza a törölt mellékletet, valamint a törölt melléklet egy új összekapcsolt munkatétel létrehozásával sem állítható vissza.

Egy e-mail-melléklet törléséről az idővonalon és a kommunikációs fülön értesítjük majd Önt, amelyben látható lesz a törölt fájl neve, a törlést végző személy neve, illetve annak az e-mailnek a tárgya és dátuma/ideje, amelyhez a melléklet csatolva volt.

A Kapcsolattevékenységi oldal megjeleníti az egy adott szolgáltatás címzettjének tevékenységi adatait.

A Kapcsolattevékenységi oldalra a következőket használva juthat el:

1. Gyorskereső – ha a az egyik felhasználóra kattint

Amint a Kapcsolatkezelő oldalon van, a jobb oldalon megtekintheti a kapcsolat adatait, és szükség szerint frissítheti azokat.

A „Munkatételek” lapra kattintva megtekintheti az összes Munkatételt, amely a kapcsolathoz kapcsolódik. Az egyes munkatételek kártyaként jelennek meg, és különböző adatokat tartalmaznak, mint például hivatkozás, munkatétel címe, határidő, megbízott, várólista és állapot. Ha további részleteket szeretne megtudni, a hivatkozásra vagy a címre kattintva nyissa meg a munkatételt. Alapértelmezés szerint a folyamatban lévő tételek jelennek meg, de a befejezett munkatételek szintén megjeleníthetők.

A „Kommunikáció” lapra kattintva megtekintheti a felhasználóhoz kapcsolódó összes kommunikációt (e-maileket, jegyzeteket), valamint az azokhoz kapcsolódó munkatételeket is. Itt továbbá adott kommunikációk megkeresésére is lehetősége van.

Ezen felül a Kapcsolattevékenységi oldalról egy új munkatételt is elindíthat a kapcsolathoz. A Kapcsolattevékenységi oldalról megkezdett új munkatétel elsődleges kapcsolattartója, kérelmezője és alanya automatikusan az adott kapcsolat lesz, valamint beállítunk hozzájuk egy alapértelmezett címkét, amelyen szintén ők fognak majd szerepelni a munkatételen. Vegye figyelembe, hogy egy új jegy elindításakor az „Automatikus e-mailek elküldése” opció automatikusan ki van kapcsolva.

A felhasználó nevét a lapon található másolás gombra kattintva másolhatja:

A Küldés ütemezése opció kiválasztásával ütemezheti az e-mail küldésének dátumát és időpontját.

Az ütemezett e-mail megjelenik a Kommunikáció és az Idővonal lapokon, valamint az is, hogy ki és mikorra ütemezte be. Az ütemezett e-mailt azonnal elküldheti a Kommunikáció és az Idővonal lapokról is.

Vegye figyelembe, hogy nem lehetséges az olyan e-mailek beütemezése, amelyek meghaladják a Builderben beállított méretet – erről további információkat itt találhat. Azonban az e-mail méretének hitelesítése az e-mail elmentése során történik meg, nem pedig az elküldés pillanatában. Tehát ha Ön beütemezett egy 25 MB méretű e-mailt, majd az e-mailek maximálisan engedélyezett méretét 10 MB-ra csökkentik a Builderben, akkor a beütemezett e-mailt továbbra is elküldjük majd, hiszen az a beütemezés pillanatában megfelelt az engedélyezett méretkorlátnak.