Határidők összesítése

A munkatételek a hozzájuk tartozó határidők szerint vannak besorolva.

• Zöld – Határidőn belül van.

• Sárga – Ma esedékes (de még határidőn belül van).

• Piros – A késedelmes tételeket jelzi (azokat a ma esedékes tételeket is tartalmazza, amelyek határideje lejárt).

• Ismeretlen - Azok a munkatételek, amelyek határideje jelenleg nem ismert, az „Ismeretlen” jelzőt kapják. Ez a következő esetekben fordulhat elő:

  • Amikor egy munkatételt éppen elindítottak (manuálisan), de azt még nem küldték be.

  • Amikor egy munkatétel állapota „Szüneteltetve – További információra vár”, ÉS úgy van beállítva, hogy a várakozási időt hozzáadja a határidőhöz.

Ha az egyik határidőre kattint, kizárólag az adott határidőre szűrjük a rácsot:

Oszlopdiagram

Az oszlopdiagram adatai Pareto-formátumban jelennek meg, azaz elsőként a legnagyobb mennyiség látható. Legfeljebb 10 sáv jelenik meg. Az első 9 csoport külön-külön szerepel a diagramon, míg az utolsó sáv az összes többi tétel összevont mennyiségét képviseli.

Az oszlopdiagram csoportosítási szempontjai

A kezdőlap felső részén látható táblázat „Diagram csoportosítási alapja” lehetőségét a táblázatbeállítási hivatkozással lehet megjeleníteni. Az ikonra kattintva megjelennek a csapattáblázat beállításai, amelyek elsősorban az oszlopokra vonatkoznak. A képernyő felső részén szerepel az áthelyezett „Megjelenítés alapja” beállítás.

A csoportosításhoz használható rendszerattribútumok

1. Művelet típusa – A művelet típusát mutatja, például „e-mail-küldés” vagy „manuális” művelet.

2. Hozzárendelve – Ez azt mutatja, hogy kihez lett hozzárendelve a művelet.

3. Szerződés – A szerződés neve.

4. Utoljára frissítette – Az az emberi/digitális dolgozó, aki ezt a tételt utoljára frissítette.

5. Utolsó frissítés dátuma – Az a dátumidő, amikor az egyéni adatmezők értékei frissülnek és az Enate adatbázisban-tárolódnak, és készen állnak a jelentésekben való felhasználásra.

6. Tulajdonos – Annak a felhasználónak a neve, aki jelenleg alapvetően felelős a munkatételért.

7. Eredeti folyamat neve – Ha ez egy művelet, akkor az eredeti ügyet fogja mutatni.

8. Folyamat neve – Az az üzleti folyamat, amelynek a munkatétel része, pl. „Szülési szabadság iránti kérelem folyamata”.

9. Várólista – Az a munkavárólista, amelybe az ügyek/jegyek/műveletek kerülnek az irányítási szabályaik alapján.

10. Szolgáltatásnév – Az a szolgáltatáspéldány, amely alatt az adott munkatétel fut, pl. ACME francia bérszámfejtés”.

11. Szolgáltató – Az a vállalat, amely az adott munkatételhez tartozó szolgáltatásokat nyújtja. Ez általában az Ön vállalata.

12. Indító – Azt mutatja, hogy a műveletet ki indította el.

13. Indítási módszer – Az, ahogyan a munka elindult, pl. bejövő e-mail által, automatikus ütemezés útján, manuálisan.

14. Állapot – A munkatétel aktuális állapota (pl. folyamatban van, további információra vár, megoldva stb.).

15. Munkatétel típusa – Ez lehet ügy, művelet vagy jegy.

Megjelenítés egyéni adatmezők szerint

Ha az Ön rendszerében beállították az egyéni adatmezőket, akkor Önnek lehetősége van egy szabványos egyéni adatoszlopot kiválasztani, amely szerint megjelenítjük majd az oszlopdiagramot.

Az összes alábbi típusú egyéni adatmező használható az oszlopdiagram csoportosítási feltételeként:

• Rövid szöveg

• Lista (csak egyszerű lista)

• Jelölőnégyzet

Az alapértelmezett beállításokhoz visszatérve ismét a szabványos oszlopok fognak megjelenni a táblázatban, de visszatérhet a várólisták szerinti csoportosításhoz is.

Kattintson a táblázaton belül az egyik sáv nevére, pl. „HR Queue”, ha a táblázatban csak azokat a találatokat szeretné látni.

Adott sáv valamelyik R/A/G részére kattintva a táblázat tételei az adott állapotú tételekre szűrhetők pl. az adott várólista esetében.

Rács

Rács ikonok

A munkaelemek rácsain megjelenő állapot ikonokon kívül további ikonok is láthatók, amelyek segítenek magas szintű információkat nyújtani a Jegyről, Ügyről vagy Műveletről.

Ezek az ikonok akkor is megjelennek, amikor a Quickfindben keres egy munkadarabot.

A következő információkat jelölik:

És a következő információkat jelenítik meg a munkatétel állapotáról:

Ön bővebb információkat a Jegy állapotváltozásaira itt, az Ügy állapotváltozásaira itt, valamint a Művelet állapotváltozásaira itt találhat.

Rács megjelenítési lehetőségei

Kiválaszthatja, hogy mely munkatételeket lássa a kezdőlapon – ehhez válassza ki a munkaügyi postaládáját, a saját munkákat, a csapat munkaügyi postaládáját vagy a csapat saját munkáit.

Általában ha Önhöz rendelnek, vagy pedig a csapata egy tagjához rendelnek egy munkatételt, illetve az Elvégzendő vagy Folyamatban állapotú, akkor az a postaládákban látható. Minden mást, például a várakozó állapotú elemeket, a Saját munka nézetek egyikében találhatja meg. Az alábbiak egy kicsit részletesebben is bemutatják ezt.

Munkaügyi postaláda

A munkaügyi postaládájának nézete megmutatja Önnek, hogy jelenleg mely munkatételek vannak Önhöz hozzárendelve.

Saját munka

A saját munkák nézete azokat a munkatételeket jeleníti meg, amelyeknek Ön a tulajdonosa, nem pedig azokat, amelyekhez jelenleg Ön van hozzárendelve.

Ezek olyan munkatételek, amelyek jelenleg nincsenek feltétlenül Önhöz (vagy bárki máshoz) rendelve, hanem olyanok, amelyekért hosszabb távú felelősséggel tartozik, például az ügyekért.

A hosszabb távú felelősség azt a személyt jelenti, aki az egész ügyfolyamatért felelős. Ez magában foglalja annak műveleteit, az ügyek és műveletek állapotváltozásait, valamint az ügy végrehajtását.

Egy ügyet a Tartsa nálam használatával is a tulajdonává tehet.

Csapat munkaügyi postaládája

A csapat munkaügyi postaládájának nézete megmutatja azokat a munkatételeket, amelyeket Önhöz vagy a csapata egyik tagjához rendeltek hozzá, illetve Elvégzendő vagy Folyamatban állapotú.

Csapat saját munkái

A csapat saját munkáinak nézete megmutatja azokat a munkatételeket, amelyek az Ön csapatának tulajdonában vannak, például azokat az általuk elindított ügyeket, amelyek További információra vár, Utánkövetés beütemezve stb. állapotúak.

A forgatókönyvek részletesebb bemutatásához lásd az alábbi táblázatot:

A rácsoszlopok lehetőségei

A Work Manager táblázatainak oszlopai igény szerint átrendezhetők és átméretezhetők. Ez az oszlopsorrend többszöri keresés után is megmarad, és akkor is, ha kijelentkezik, majd újra bejelentkezik.

Az oszlopszélesség manuálisan is beállítható, az adatok pedig egy adott oszlop szerint rendezhetők – ehhez kattintson annak az oszlopnak a fejlécére, amely szerint rendezni szeretné a táblázatot. Ismételt kattintással válthat a növekvő rendezés, a csökkenő rendezés és a nincs rendezés lehetőségek között.

További rácsoszlopok megjelenítése

A kezdőlapon található csapattáblázat-beállítási előugró ablak, a „Megjelenítési és oszlopbeállítások”, számos további funkciót kínál a táblázat oszlopainak és az oszlopdiagramnak a csoportosításához.

A hagyományos rendszerattribútumok rácsoszlopokként jeleníthetők meg, amelyek a kezdőlap rácsain érhetők el, beleértve:

1. Művelet típusa – A művelet típusát mutatja, például „e-mail-küldés” vagy „manuális” művelet.

2. Hozzárendelve – Ez azt mutatja, hogy kihez lett hozzárendelve a művelet.

3. Szerződés neve – A szerződés neve.

4. Ügyfél – Az ügyfél nevét mutatja.

5. Esedékes – Azt mutatja, hogy a művelet mikor esedékes.

6. Újra megnyitva - Ez megmutatja, hogy egy adott munkatételt újra megnyitottak-e vagy sem.

7. Kezdeti kérés időpontja – Ez az eredeti kérés kezdő dátumát mutatja meg. Ez különösen akkor hasznos, ha egy eredeti kérésből egy további munkatételt hoztak létre (amikor egy alügyet hoznak létre, egy jegyet üggyé alakítanak át, egy ügyet vagy műveletet átdolgoznak, egy műveletet a „Művelet elindítása” opciót használva hoznak létre, vagy amikor egy új összekapcsolt munkatételt hoznak létre), ez lehetővé teszi a kérés teljesítéséhez szükséges teljes időtartam megtekintését, szemben csak az adott munkatételen eltöltött idő hosszának megtekintésével.

8. Késedelmes – Ez megmutatja, hogy egy adott munkatétel késedelmes-e vagy sem.

9. Utoljára beérkezett e-mail – Egy munkatételhez utoljára beérkezett e-mail beérkezési dátuma és ideje.

10. Utoljára beérkezett e-mail feladója – Annak a személynek az adatai, aki az utolsó a munkatétellel kapcsolatos e-mailt elküldte. Ha az adott személy már megtalálható a rendszerben, akkor az oszlopban megjelenik a személy neve, egyéb esetben pedig az e-mail-címe.

11. Utoljára újra megnyitotta – Amennyiben egy munkatételt újra megnyitottak, ez megmutatja, hogy ki volt az a személy, aki legutóbb újra megnyitotta a munkatételt.

12. Utoljára újra megnyitva – Ha egy munkatételt újra megnyitottak, ez azt a dátumot mutatja, amikor a munkatételeket újra megnyitották.

13. Utoljára frissítette – Az az emberi/digitális dolgozó, aki ezt a tételt utoljára frissítette.

14. Utolsó frissítés dátuma – Az a dátumidő, amikor az egyéni adatmezők értékei frissülnek és az Enate adatbázisban-tárolódnak, és készen állnak a jelentésekben való felhasználásra.

15. Eredeti kérelmező e-mail-címe – A munkatétel eredeti kérelmezőjének e-mail-címe, azaz az a személy, aki eredetileg benyújtotta a kérést.

16. Eredeti kérelmező neve – A munkatétel eredeti kérelmezőjének neve, azaz az a személy, aki eredetileg benyújtotta a kérést.

17. Tulajdonos – Annak a felhasználónak a neve, aki jelenleg alapvetően felelős a munkatételért.

18. Késedelmes napok száma – Ez megmutatja, hogy hány napja késedelmes már egy adott munkatétel.

19. Eredeti folyamat neve – Ha ez egy művelet, akkor az eredeti ügyet fogja mutatni.

20. Eredeti hivatkozás – Annak a munkatételnek a hivatkozási száma, amelyik ezt a tételt elindította (pl. eredeti ügy).

21. Elsődleges kapcsolattartó e-mail-címe – A munkatétel elsődleges kapcsolattartójának e-mail-címe.

22. Elsődleges kapcsolattartó neve – A munkatétel elsődleges kapcsolattartójának neve.

23. Folyamat neve – Az az üzleti folyamat, amelynek a munkatétel része, pl. „Szülési szabadság iránti kérelem folyamata”.

24. Várólista – Az a munkavárólista, amelybe az ügyek/jegyek/műveletek kerülnek az irányítási szabályaik alapján.

25. Hivatkozás – Egyedi hivatkozási szám, pl. 101342-T.

26. Kérelmező e-mail-címe – A munkatétel kérelmezőjének e-mail-címe.

27. Kérelmező neve – A munkatétel kérelmezőjének neve.

28. Megoldás módja – Megmutatja, hogyan lett megoldva egy munkatétel, pl. sikeres volt-e a megoldás, egy ügy elindításával vagy jegyek egyesítésével lett megoldva.

29. Szolgáltatásfajta – Az az átfogó üzleti terület, amely alatt ez a munkatétel fut, pl. „Bérszámfejtés”.

30. Szolgáltatás neve – Az a szolgáltatáspéldány, amely alatt az adott munkatétel fut, pl. ACME francia bérszámfejtés”.

31. Szolgáltató – Az a vállalat, amely az adott munkatételhez tartozó szolgáltatásokat nyújtja. Ez általában az Ön vállalata.

32. Elindítva – Azt mutatja, hogy a műveletet mikor indították el.

33. Indító – Azt mutatja, hogy a műveletet ki indította el.

34. Indítási módszer – Az, ahogyan a munka elindult, pl. bejövő e-mail által, automatikus ütemezés útján, manuálisan.

35. Állapot – Egy munkatétel jelenlegi állapota, pl. folyamatban, várakozik, megoldva stb.

36. Állapot oka – Megmutatja a munkatétel állapotfrissítésének okát, pl. egy erőforrás frissítette, az Enate frissítette, újonnan lett létrehozva stb.

37. Érintett e-mail-címe – Egy munkatétel érintettjének e-mail-címe.

38. Érintett neve – A munkatétel érintettjének neve.

39. 1. szintű jegykategória – A jegytípus magas szintű besorolása, pl. „Egészségügyi kérés”.

40. 2. szintű jegykategória – A jegytípus következő szintű besorolása, pl. „Nemzetközi utazási költség”.

41. 3. szintű jegykategória – A legrészletesebb szintű besorolás, pl. „Jogosultságra vonatkozó kérés”.

42. Szüneteltetéskor hátralévő idő – A határidőig hátralévő idő abban az időpontban, amikor a tételt szüneteltetett állapotba helyezték.

43. Cím – A munkatétel rövid szöveges leírása, gyakran az eredeti e-mail tárgya.

44. Várakozás típusa – ha egy munkatétel Várakozik állapotú. ez az oszlop megmutatja a munkatétel Várakozási típusát, pl. További információra vár, Várakozás eddig stb.

45. Munkatétel típusa – Ez lehet ügy, művelet vagy jegy.

Az oszlopbeállítások igény szerint vissza is állíthatók az alapértékekre.

Egyéni adatoszlopok

A Work Manager táblázataiban megjeleníthető egyéni adatmezők. A Builder eszközzel létrehozott egyéni adatmezők kiválaszthatók a kezdőlap/Postaláda/Saját munka táblázatok további oszlopaiként. Az egyéni adatoszlopok a Builderben hozhatók létre. További információkért lásd itt.

Táblázat szűrése

A táblázat jobb felső részén látható összesítések a táblázat tételeinek teljes számát mutatják, szűréskor pedig az összes tétel közül a szűrési találatok számát.

Táblázaton belüli szűrés

A megfelelő oszlopcím melletti ikonra kattintva több szűrőt is alkalmazhat a táblázat összes szabványos és egyéni adatoszlopára, kivéve a Határidő oszlopot.

Az Ön alkalmazott szűrői megmaradnak, amikor a Munkaügyi postaláda, a Csapat munkaügyi postaládája, Saját munka és a Csapat munkaügyi postaládája között vált, valamint akkor is, amikor kijelentkezik, majd visszajelentkezik.

A következő ikonra kattintva az összes alkalmazott szűrő törlődik, és az összes munkatétel újra láthatóvá válik.

A többszörös szűrés a robotcsoport összes szabványos és egyéni adatoszlopán is alkalmazható. Az alkalmazott szűrő megmarad, amikor visszavált a Csapatom postaládája nézetre.

Keresés a rácson

Ön a rácson való kereséshez továbbá a szabad szöveges keresési funkciót is használhatja.

Másolás/beillesztés Excel-fájlba

A kezdőlap táblázatának adatait átmásolhatja és beillesztheti egy Excel-táblázatba. A másolni kívánt információk kijelölése után használja a Ctrl+C és Ctrl+V billentyűkombinációkat.

A másolt és beillesztett információk az alkalmazott szűrőket is tartalmazzák. Az oszlopcímek automatikusan át lesznek másolva.

A Ctrl-A billentyűkombinációjával lehetősége van a táblázat összes információjának másolására és beillesztésére.

A Work Manager áttekintése

A Work Manager egy webalapú, többoldalas alkalmazás, amelyet a szolgáltatói csapat használ a kezelt üzleti folyamatokon áthaladó jegyekkel, ügyekkel és műveletekkel végzett interakciók során.

A Work Manager felhasználói a szolgáltatásügynökök, a csapatvezetők, az üzemeltetési vezetők és az ügyvezetők. A Work Manager a munka elvégzéséhez különböző szabványos nézeteket kínál a felhasználók számára.

Tekintse meg ezt a videót a Work Manager gyors áttekintéséhez:

A Work Manager az alábbi böngészőkkel használható:

• A Chrome legújabb verziója (a kiadás időpontjában)

• A Firefox legújabb verziója (a kiadás időpontjában)

• A Microsoft Edge legújabb, Chromium-alapú verziója (a kiadás időpontjában)

A csapatsáv a jobb oldalán látható.

Ha Ön egy csapatvezető, akkor a csapatoszlop megmutatja Önnek a , a , valamint a .

A csapatom

A csapatoszlop tetején láthatja, hogy kik az Ön csapatának tagjai, valamint láthatja az egyes tagokhoz kapcsolódóan:

• A befejezetlen munkák mennyiségét (ez a kördiagram közepén található szám)

• Az adott munkák esedékességi állapotát (pl. piros/narancssárga/zöld)

• A tag jelenlegi elérhetőségi állapotát (elérhető vagy offline)

Csapatom megjelenítési lehetőségei

A csapattagok elérhető/offline állapota

Ön láthatja a csapattagjai elérhetőségi állapotát – azaz online vagy offline állapotúak-e.

A rendszer nyomon követi az Ön aktív Enate-munkamenetét a böngészőjében, ezért képes leellenőrizni azt, hogy még mindig be van-e jelentkezve az Enate felületére.

Fontos megjegyezni, hogy ez az elérhető/offline állapot kizárólag informális célokat szolgál, azt a hozzárendelési szabályok során nem veszik figyelembe – például: a „Kihez kerül?” beállításai során.

Önnek lehetősége van a felhasználókra rászűrni, hogy megtekinthesse az elérhető/offline/összes felhasználót.

Rendezés a munkatétel állapota szerint

Önnek lehetősége van csapata tagjait a munkatétel állapotfeltételei szerint rendezni, beleértve:

• Legkevesebb/legtöbb munka (összesen)

• Legkevésbé/leginkább késedelmes (narancssárga)

• Legkevésbé/leginkább késedelmes (piros)

• Legkevésbé/leginkább határidőn belüli (zöld)

• Ezt azoknak az erőforrásoknak az azonosítására használhatja, akik leginkább túlterheltek, valamint láthatja azokat a csapattagokat, akikkel a munkát megosztva jobban kiegyenlítheti a munkaterhet.

Csapattagok keresése

A szabad szöveges keresővel lehetősége van a listán szereplő bizonyos felhasználókat is megkeresni.

Egy adott felhasználó megtekintése

Ha rákattint egy csapattagra a csapatsávon, akkor megnyithatja a felhasználói profiljukat. A rács ekkor csak azokat a munkatételeket jeleníti meg, amelyek jelenleg az adott felhasználóhoz vannak rendelve.

A főoldal oszlopdiagramja ekkor az adott felhasználóhoz rendelt munkamennyiséget (a kördiagram közepén található szám), valamint a munka esedékességét (azaz piros/borostyánsárga/zöld) mutatja majd meg. Ezen kívül láthatja a felhasználó profilképét, szerepét, leírását (ha megadott egyet), illetve ha rákattint a „Bővebben erről a szerepről” hivatkozásra, akkor megtekintheti azoknak a funkcióknak a listáját, amelyekhez a felhasználó hozzáfér.

Az „X” ikonra kattintva bezárhatja a nézetet, és visszatérhet az összes munkatétel normál oszlopdiagramos nézetéhez.

Ha úgy látja, hogy meg kell változtatnia saját maga vagy a csapatában lévő felhasználók hozzáférési szintjét, forduljon a rendszergazdához.

Botok

Az összes olyan robot robotcsoportonkénti bontásban, amely elérhető azon munkák elvégzésére, amelyeket Ön kezel, vagy amelyeken dolgozik.

Minden robotsor egy-egy robotcsoportot képvisel a hozzájuk tartozó technológiával együtt (UiPath, Automation Anywhere, Blue Prism stb.).

Itt szerepelnek a robotcsoportokhoz rendelt „botok által elvégezhető tételek”, valamint a robotcsoport számára még rendelkezésre álló munkamennyiség elvégzéséhez szükséges becsült időtartam.

Ha a csoport bármelyik robotja offline vagy nem válaszol, egy figyelmeztető ikon jelenik meg.

Továbbá lehetséges, hogy botok esetén a botokkal kezelhető egyes munkatételekre a felhasználó engedélye nem terjed ki. Ebben az esetben egy figyelmeztető „i” ikon és üzenet jelenik meg, amely tájékoztatja erről a felhasználót.

Saját robotok megtekintése

A Botok rész tetszőleges robotcsoportjára kattintva az elsődleges területen látható oszlopdiagram helyett a robotok csoportja fog megjelenni, ÉS a táblázat tételei leszűkülnek a robotok által elvégezhető munkatételekre.

Ebben a nézetben a csapatvezetők a következőket tehetik:

• Megtekinthetik a robotcsoport egyes robotjainak állapotát:

  • Tétlen (elérhető) – A robot elérhető a munkára

  • Offline – Ha a robot mély integrációt használ, például UiPath orkesztrációs szinkronizálást, az offline állapot azt jelenti, hogy az informatikai rendszer nem tud kapcsolódni a robothoz. Ebben a helyzetben a bot munkatételeit más erőforrásokhoz kell hozzárendelni. Ha a robot nem használ mély integrációt, például Blue Prismet, az offline állapot azt jelenti, hogy az informatikai rendszer egy bizonyos ideje nem lépett kapcsolatba a robottal.

  • Felfüggesztve – A robot átlagos munkája nincs a szóráson belül, ezért fel lett függesztve

  • Foglalt–integrált – A robot egy hozzá rendelt munkán dolgozik

  • Foglalt–független – A robot egy olyan munkán dolgozik, amely nincs hozzá rendelve

• Láthatják az egyes robotok által jelenleg végzett munkát.

• A nézetet szűrhetik egy adott robotra.

• Megtekinthetik, hogy mennyi munkát kell még a robotoknak elvégezniük (mindkét egységben, pl. 20 tétel, valamint hány percnyi munka maradt még hátra, azaz szerintünk mennyi időt fog igénybe venni ennek a 20 tételnek az elvégzése).

• A rendszer meg tudja becsülni a fennmaradó munka elvégzéséhez szükséges időt, mivel a Builder eszközben a különböző műveletekhez be van állítva a becsült időtartam. A rendszer egyszerűen összesíti a robotok által jelenleg elvégezhető műveletekhez tartozó értékeket.

A táblázat az egyes munkatételekhez megjeleníti a becsült kezdési és befejezési időpontokat, a befejezési dátumok színkódja jelzi, hogy a munka határidőn belül van-e – ez segít a csapatvezetőnek eldönteni, hogy a szolgáltatásiszint-szerződés teljesítése érdekében szükség van-e további emberi/robot erőforrások hozzáadására.

A nézet bezárásával visszatérhet az összes munkatételt megjelenítő oszlopdiagramos nézethez.

Hogyan határozza meg a rendszer, hogy melyik munkatételt rendelje a ROBOTHOZ, amikor a robot további munkát igényel?

A rendszer úgy működik, hogy megnézi az összes hozzá nem rendelt művelet típusú munkatételt az összes olyan várólistán, amelyhez a robot kapcsolódik, illetve amelyhez a robot csoportját az adott művelet esetében az „Általános beállítások” között relevánsként határozták meg (ez a robotok esetében a jogosultságoknak felel meg), majd meghatározza a lista leghamarabb esedékes tételét, és a műveletet a robothoz rendeli.

Kivétel: Ha egy robot már dolgozik egy műveleten, és ennek ellenére további munkát kér az Enate-től, a rendszer visszaküld egy választ a robotnak ugyanarról a műveletről, azaz gyakorlatilag megerősíti, hogy a robotnak először el kell végeznie az adott műveletet. A rendszer ezt összesen háromszor fogja megtenni, ha a robot továbbra is ilyen kéréseket küld, miközben a jelek szerint még mindig „elfoglalt”. Ezt követően, ha még egy ilyen kérés érkezik, a műveletet elveszi a robottól, és megjelöli, hogy azt robot helyett emberi dolgozóhoz kell hozzárendelni, majd a szokásos logika szerint a robothoz a legkorábban esedékes műveletet fogja kiosztani a robot által elvégezhető műveletek listájáról.

Hozzárendelés nélküli munka

A csapatoszlop lábánál látható az a munkamennyiség, amely hozzárendelés nélkül várakozik az Ön által kezelt várólistákon, és amelyet várólista szerint csoportosítottunk. Ez magában foglalja az egyes várólistákon várakozó hozzárendelés nélküli munkákról (a kördiagram közepén található szám) szóló információkat, valamint az adott munkák esedékességi állapotát (pl. piros/narancssárga/zöld).

Ha Ön olyan hozzárendelés nélküli munkával is rendelkezik, amely már késedelmes – például minden az ebben a szakaszban látható piros elem –, akkor Önnek megoldást kell keresnie erre a helyzetre.

A munkatételek és a hozzájuk tartozó e-mailek között mostantól a „keresse meg ezt az értéket ebben a mezőben” típusú célzott kereséssel is kereshet. Ezt úgy teheti meg, hogy a keresés elé beilleszt egy előre meghatározott keresőkódot. Mielőtt bármit beírna a gyorskeresési mezőbe, a legördülő menüben megtekintheti a rendszerben elérhető összes rövid kódot, valamint azt, hogy azok mely mezőkre vonatkoznak.

Ha egy adott mezőben szeretne keresni, írja be az annak megfelelő rövid kódot, majd a megfelelő értéket. Pl. LN: Jones.

Ennek eredményeként az összes olyan munkatétel (jegy/ügy/művelet) és kommunikáció megjelenik, amelyekben ezen mező értéke „Jones”.

Teljes kifejezés keresése idézőjelek használatával

Ha egy teljes kifejezést szeretne megkeresni egy adott mezőben, tegye a keresőkifejezést idézőjelek közé. Pl.: bn:“teljes kifejezés”.

Ezt a módszert az általános szabad szöveges keresések során is használhatja, vagyis nem csak akkor, amikor egy adott egyéni mezőben végez keresést a rövid kód beszúrásával.

A kezdőlapon a csapatvezetők és a csapattagok megtekinthetik a saját üzleti területükkel kapcsolatos munkát, azaz azokat a munkatételeket, amelyek a munkavárólistáikban és más (emberi és robot) csapattagoknál várakoznak.

Azok közül a munkatételek közül, amelyekhez jogosultsággal rendelkezik a rendszerben, az alábbiakat fogja látni:

• Az Önhöz rendelt munkatételeket,

• A vezetőjéhez rendelt munkatételeket (a vezető az a személy, akinek Ön a beosztottja, ha van ilyen),

• A munkatársaihoz, azaz az ugyanazon vezető alá tartozó személyekhez rendelt munkatételeket,

• Az azokban a várólistákban lévő munkatételeket, amelynek Ön tagja/kezelője.

A csapatvezetők mindezeken túl az alábbiakat is látják:

• Az Ön beosztottjaihoz rendelt munkatételeket,

• Az Ön beosztottjai alá tartozó személyekhez rendelt munkatételeket (a vezetői hierarchiában Ön alatt található dolgozók),

• Az azokban a várólistákban lévő munkatételeket, amelyeket Ön kezel, még akkor is, ha azoknak nem tagja.

Kapcsolatok hozzáadása

A külső kapcsolatok az Enate-ben többféleképpen is létrehozhatók.

1) Automatikusan egy bejövő e-mailből

Lehetőség van az Enate rendszerét úgy beállítani, hogy az új e-mail-címeket tartalmazó e-mailek beérkezésekor automatikusan új külső kapcsolati bejegyzéseket hozzon létre. Ez a .

A rendszer az e-mailben megjelenített név alapján automatikusan kitölti a kapcsolat keresztnevét és vezetéknevét. Erről bővebben alább olvashat:

• Ha az e-mailben megjelenített névben egy szóköz található, akkor az első szóköz előtti rész lesz a kapcsolat keresztneve, míg minden az utolsó szóközt követő rész a vezetéknév lesz. Például, ha az e-mailben megjelenített név a „John Smith”, akkor a kapcsolat keresztneve automatikusan „John”, míg a vezetékneve „Smith” lesz.

• Ha az e-mailben megjelenített névben egy vessző található, akkor az első vessző előtti rész lesz a kapcsolat vezetékneve, míg minden a vesszőt követő, ám még a szóköz előtti rész a keresztnév lesz. Például, ha az e-mailben megjelenített név a „Smith, John”, akkor a kapcsolat vezetékneve automatikusan „Smith”, míg a keresztneve „John” lesz.

• Ha a rendszer nem tudja magabiztosan megállapítani és automatikusan kitölteni a keresztnevet és a vezetéknevet, akkor a kapcsolatot kereszt- és vezetéknév nélkül hozzuk létre, és arra kérjük majd a felhasználót, hogy a Munkatétel elküldésekor töltse ki ezeket az adatokat.

Továbbá az automatikusan létrehozott kapcsolathoz a függ majd. Ha ez „Globális” vagy „Globális és helyi” értékre lett beállítva, akkor az automatikusan létrehozott kapcsolat globális hatókörrel rendelkezik majd, azaz egy adott vállalathoz sem kapcsolódik majd. Ha „Helyi” értékre lett beállítva, akkor az automatikusan létrehozott kapcsolatot az alatt a vállalat alatt hozzuk létre, amely alatt a kapcsolódó Munkatétel is létezik.

2) Egy adott kapcsolat hozzáadása a Kapcsolatkezelő oldalról

Önnek lehetősége van kapcsolatokat hozzáadni a , ha a Kapcsolat létrehozása ikonra kattint, majd a felugró ablakban kitölti az adott kapcsolat részleteit.

3) Kapcsolatok importálása a Kapcsolatkezelő oldalra egy Excel-sablonból

4) Egy kapcsolat hozzáadása a Gyorskeresőből

5) Egy kapcsolat hozzáadása egy Munkatétel Kapcsolatok kártyájáról

Ha beírta a kapcsolat e-mail-címét, akkor a rendszer dekódolja azt, majd automatikusan kitölti a kapcsolat utónevét és vezetéknevét. Amint minden információt kitöltött és a létrehozásra kattintott, a rendszer átirányítja Önt a Munkatételhez.

Kapcsolatok automatikus vagy manuális létrehozása

Vállalatnév – Külső kapcsolat hatóköre

A Builder beállításaitól függően Ön számos módon hozzárendelhet egy vállalatot egy külső kapcsolathoz:

• Minden vállalat/globális

  • Ha ilyen hatályúra állítja a vállalatot, az azt jelenti, hogy a külső kapcsolat képes lesz minden vállalat számára új Munkatételeket létrehozni, valamint hozzáférni azokhoz.

  • Ez továbbá azt is jelenti, hogy a Work Manager felhasználói képesek egy Munkatételen szereplő minden külső kapcsolatra rákeresni.

• Egy adott vállalat (helyi)

  • Ha a kapcsolat hatályát egy bizonyos vállalatra állítja be, az azt jelenti, hogy a külső kapcsolat csak annak az adott vállalatnak a Munkatételeit hozhatja létre és csak azokhoz férhet hozzá, amelyekhez ez a külső kapcsolat hozzá lett rendelve.

  • A felhasználók továbbá csak akkor tudnak egy API-csomaghoz egy kapcsolatot hozzáadni, ha az adott kapcsolat ugyanabban a vállalatban (vagy egy ernyőcégben) van.

A Globális/Helyi hatályok a kapcsolatok Munkatételekhez történő hozzárendelésére gyakorolt hatása

Egy kapcsolat szerkesztése

Önnek továbbá lehetősége van a vállalat, az időzóna, az iroda helyszínének, valamint a kapcsolatok preferált nyelvének szerkesztésére is, ha kiválasztja a kapcsolat jelölőnégyzetét, majd megjelenik a szerkesztés gomb.

Egy kapcsolat törlése

Az Enate rendszerében a kapcsolatok létrehozásának és kezelésének számtalan módja van. További információkért tekintse meg a következő videót:

A kapcsolatcímkék a névjegyek és a munkatételek összekapcsolására szolgálnak.

A rendszer alapértelmezett címkéi

A rendszer elérhető alapértelmezett címkéi a következők:

• Elsődleges kapcsolat – az az elsődleges személy, akivel Ön a kéréssel kapcsolatban kommunikál. Egy munkatételhez mindig csak egy elsődleges kapcsolat tartozhat. Ez jegy esetén kötelező. Az ügy a Builderben meghatározott beállításaitól függően ez ügy esetén lehet kötelező, de nem kötelező is (ha az ügytípus esetén kötelező, akkor az ügy műveletei esetén is kötelező).

• Eredeti kérelmező – az a személy, aki először beküldte a kérést. Egy munkatételhez mindig csak egy eredeti kérelmező tartozhat, és ez a „Kérelmező” címkétől független. Az eredeti kérelmezőt automatikusan beállítjuk az olyan helyzetekben, amikor egy érvényes kapcsolat küldte be a munkatételt elindító e-mailt, vagy az lesz az „eredeti kérelmező”, akit manuálisan „kérelmezőként” állítanak be. Az eredeti kérelmező címke a beállítását követően nem módosítható, és az eredeti kérelmezőként megjelölt kapcsolat a munkatételből nem távolítható el.

• Kérelmező – a kérést elindító személy. Egy munkatételhez mindig csak egy kérelmező tartozhat. Ez jegy esetén kötelező. Az ügy a Builderben meghatározott beállításaitól függően ez ügy esetén lehet kötelező, de nem kötelező is (ha az ügytípus esetén kötelező, akkor az ügy műveletei esetén is kötelező).

• Érintett – akiről a munkatétel szól (ez lehetséges, hogy a fentiek közül egyik sem). Egy munkatételhez mindig csak egy érintett tartozhat.

Gyakran mindhárom ugyanaz a személy lesz. Ha a rendszer alapértelmezett kapcsolattípusainak egyikeként egy másik kapcsolatot állít be, akkor az előző kapcsolatról eltávolítjuk az adott címkét – mivel a rendszer alapértelmezett kapcsolatainak egy munkatételen belül egyszerre csak egy tulajdonosa lehet.

Amikor egy munkatételhez manuálisan hozzáadja az első kapcsolatot, akkor azt alapértelmezés szerint Elsődleges kapcsolatként, Kérelmezőként és Érintettként állítjuk be. Ezt követően Ön ezeket a címkéket igény szerint manuálisan más felhasználókhoz rendelheti.

• Másolatot kapó címek – bármely további olyan kapcsolattartó személy, akit a levelezésre rácsatolhat. Amikor egy kapcsolatot kizárólag „Másolatot kap” címként jelölnek meg, az a külön Másolatot kap részben jelenik meg (ez addig rejtve van, amíg a munkatételhez kizárólag Másolatot kap kapcsolatok tartoznak).

További alapértelmezett címkék beállítása egy kapcsolati bejegyzésen

A rendszer alapértelmezett kapcsolatcímkéi (elsődleges kapcsolat, érintett, másolatot kap, kérelmező) mellett Ön egy további alapértelmezett kapcsolatcímkét is hozzáadhat egy kapcsolati bejegyzéshez, hogy gyorsabbá és egyszerűbbé tegye a munkatételeken a kapcsolatcímkék használatát.

Példa: Ha tudja, hogy „Jane Smith” mindig „Brókerként” szerepel majd az összes olyan munkatételen, amelyekhez Ön kapcsolatként adja hozzá, Jane kapcsolati bejegyzésén egy „Bróker” alapértelmezett címkét helyezhet el, amelyet így az ő esetében automatikusan kitöltünk majd a munkatételen – ahelyett, hogy Önnek mindig manuálisan kellene ezt a címkét beállítania.

A kiválasztható alapértelmezett címkék listája a Builder Általános beállítások >> Kapcsolatcímkék részben állítható be.

Ezt az alapértelmezett címkét bármikor beállíthatja, amikor egy új kapcsolatot ad a rendszerhez.

A címkét már meglévő kapcsolatokhoz is hozzáadhatja, valamint a Kapcsolatok oldalon lehetősége van az egy adott kapcsolathoz megadott alapértelmezett címke szerkesztésére is.

Az alapértelmezett címke attribútum tömegesen is szerkeszthető, azaz egyszerre több kapcsolathoz is beállíthat egy alapértelmezett címkét – csak egyszerűen válasszon ki néhány kapcsolati bejegyzést a Kapcsolatok oldal rácsán, majd kattintson a Szerkesztés gombra, hogy megnyissa a Tömeges szerkesztés felugró ablakot.

Kapcsolatcímkék automatikus viselkedése, ha a „Több engedélyezése” lehetősége ki van kapcsolva

Ha egy adott címke értéke esetén ki van kapcsolva a „Több engedélyezése” lehetőség, akkor egy munkatételen belül az adott értékkel csak egy kapcsolat rendelkezhet. Példa: előfordulhat, hogy egy jegyhez kizárólag csak egy „Bróker” kapcsolat társulhat. Ez nyilvánvalóan hatással van az alapértelmezett címkézésre is, amennyiben két, azonos „egyedinek kell lennie” alapértelmezett címkével rendelkező kapcsolatot adnak egy munkatételhez, akár manuális, akár automatikus hozzáadásról is van szó. Ebben az esetben a rendszer kizárólag egy kapcsolathoz rendeli hozzá az alapértelmezett címkét (és így eltávolítja a többi kapcsolat alapértelmezett címkéjét). A rendszer egy már meglévő egyéb címkeértékkel megjelölt kapcsolathoz az alábbi prioritási sorrendben rendeli hozzá a címkéket:

• Elsődleges kapcsolat

• Kérelmező

• Érintett

• Másolatot kap

• Minden a munkatételen dolgozó további kapcsolat

További megjegyzések a szállítóvállalat nem megfelelő kapcsolatcímkéivel kapcsolatban:

• Nem adhat alapértelmezett címkét egy kapcsolathoz, ha a vállalat, amelyhez a kapcsolat hozzá van rendelve, az alapértelmezett címkétől eltérő szállítóvállalattal rendelkezik.

• Nem tud majd olyan kapcsolattal rendelkező munkatételt beküldeni, amely alapértelmezett címkéje egy a munkatételétől eltérő szállítóvállalatra van állítva.

Kapcsolatok automatikus címkézése a munkatételekben

Az egy kezdeti e-mailből kitöltött kapcsolatok

Ismert kapcsolatok

Ha egy adott e-mail olyan címről érkezik be, amely egy már a rendszerben lévő kapcsolathoz van hozzárendelve, valamint a kapcsolat:

• globális hatályúra van állítva, vagy

• helyi hatályúra van állítva, azonban az e-mail útválasztási szabályai alapján ugyanahhoz a vállalathoz tartozik, mint amelyhez a munkatétel is fog,

ebben az esetben ha a rendszer létrehozza a munkatételt, az adataikat automatikusan kitöltjük a kapcsolat kártyán, majd automatikusan a munkatétel elsődleges kapcsolataként, eredeti kérelmezőjeként és kérelmezőjeként jelöljük meg őket. Továbbá amennyiben hozzájuk van rendelve egy alapértelmezett címke, akkor azt is megkapják. Azonban ne feledje, hogy a munkatétel létrehozását követően Önnek bármikor lehetősége van a címkék manuális szerkesztésére.

Ha egy olyan címről érkezik be egy e-mail, amely kapcsolata már megtalálható a rendszerben, azonban helyi hatállyal rendelkezik és az e-mail útválasztási szabályai alapján egy a munkatételétől eltérő vállalathoz tartozik, akkor a kapcsolat kártyát NEM töltjük ki automatikusan annak adataival a munkatétel rendszerben történő létrehozásakor (és ezért nem címkézhetők automatikusan a munkatételhez). Ne feledje, hogy a munkatétel létrehozását követően Önnek bármikor lehetősége van a címkék manuális szerkesztésére.

Ismeretlen kapcsolatok

Alapértelmezett „globális” vagy „globális és helyi” hatály

Ha ismeretlen címről érkezik egy e-mail, valamint:

• a Builderben BE van kapcsolva a „Kapcsolatok automatikus létrehozásának engedélyezése” lehetőség, és

• az Ön rendszerét úgy állították be, hogy a külső kapcsolatok hatályát „globális” vagy „globális és helyi” hatályúra állítsa be,

akkor a kapcsolatot automatikusan létrehozzuk, globális hatályú lesz (azaz egyetlen adott vállalathoz sem kapcsolódik majd), és a munkatétel rendszerben történő létrehozásakor a kapcsolat kártyát automatikusan kitöltjük az adataikkal. Továbbá automatikusan a munkatétel elsődleges kapcsolataként, eredeti kérelmezőjeként és kérelmezőjeként lesznek megjelölve. Mivel a rendszer számára korábban ismeretlenek voltak, nem rendelkeznek majd alapértelmezett címkével. Ne feledje, hogy a munkatétel létrehozását követően Önnek bármikor lehetősége van a címkék manuális szerkesztésére.

Alapértelmezett „helyi” hatály

Ha ismeretlen címről érkezik egy e-mail, valamint

• a Builderben BE van kapcsolva a „Kapcsolatok automatikus létrehozásának engedélyezése” lehetőség, és

• az Ön rendszerét úgy állították be, hogy a külső kapcsolatok hatályát „helyi” hatályúra állítsa be,

akkor a kapcsolatot automatikusan létrehozzuk, az helyi hatályú lesz (azaz egy adott vállalathoz kapcsolódik majd), és az alatt a vállalat alatt hozzuk létre őket, amelyhez a munkatétel is kapcsolódik. Amikor a rendszer létrehozza a munkatételt, az adataikat automatikusan kitöltjük a kapcsolat kártyán, majd automatikusan a munkatétel elsődleges kapcsolataként, eredeti kérelmezőjeként és kérelmezőjeként jelöljük meg őket. Mivel a rendszer számára korábban ismeretlenek voltak, nem rendelkeznek majd alapértelmezett címkével. Ne feledje, hogy a munkatétel létrehozását követően Önnek bármikor lehetősége van a címkék manuális szerkesztésére.

Kapcsolatok automatikus létrehozása KI

Ha ismeretlen címről érkezik egy e-mail, valamint

• a Builderben KI van kapcsolva a „Kapcsolatok automatikus létrehozásának engedélyezése” lehetőség,

ezt követően a munkatétel az e-mail útválasztási szabályai alapján jön létre, azonban a munkatétel rendszerben történő létrehozásakor a kapcsolat kártyát NEM töltjük ki automatikusan az e-mail feladójának adataival (így nem címkézhetők automatikusan a munkatételhez). Ne feledje, hogy a munkatétel létrehozását követően Önnek bármikor lehetősége van a kapcsolatok és címkék manuális szerkesztésére.

A kapcsolattevékenységi oldalról kitöltött kapcsolatcímkék

Ha egy munkatételt egy kapcsolat Kapcsolattevékenységi oldalának„Munkatétel elindítása” gombját használva hoznak létre, akkor az adott kapcsolatot automatikusan a munkatétel eredeti kérelmezőjeként, kérelmezőjeként, érintettjeként és elsődleges kapcsolataként is megjelöljük, valamint hozzáadjuk az alapértelmezett címkéjüket is (ha rendelkeznek ilyennel).

Áttekintés

A kapcsolatkezelő oldalon egy helyen tekintheti meg és kezelheti az összes külső kapcsolatát.

A kapcsolatkezelő oldalhoz a navigációs hivatkozással férhet hozzá. Kapcsolatai és a hozzájuk tartozó információk egy táblázatban jelennek meg.

Az utónév hivatkozásra kattintva megnyithatja a Kapcsolattevékenységi oldalt.

Kapcsolatok hozzáadása

Egy egyedi kapcsolat hozzáadása

Önnek lehetősége van kapcsolatokat hozzáadni a Kapcsolatkezelő oldalon, ha a Kapcsolat létrehozása ikonra kattint, majd a felugró ablakban kitölti az adott kapcsolat részleteit.

Több kapcsolat hozzáadása

A Kapcsolatkezelő oldalon lehetősége van egy kapcsolatlista Excel-táblázatból történő importálására. Biztosítunk egy sablont, amely az Enate által kínált összes nyelven támogatott.

Egy kapcsolat szerkesztése

Egy kapcsolat szerkesztéséhez lépjen a Kapcsolatkezelő oldalra, majd kattintson duplán a kapcsolatra, hogy megjelenjen a Kapcsolat szerkesztése felugró ablak.

Önnek továbbá lehetősége van a vállalat, az időzóna, az iroda helyszínének, valamint a kapcsolatok preferált nyelvének szerkesztésére is, ha kiválasztja a kapcsolat jelölőnégyzetét, majd megjelenik a szerkesztés gomb.

Egy kapcsolat törlése

Egy kapcsolat törléséhez lépjen a Kapcsolatkezelő oldalra, majd kattintson a kapcsolat jelölőnégyzetére, és megjelenik a Törlés gomb. Egyszerre akár több kapcsolatot is törölhet.

Rácsbeállítások módosítása

A fogaskerék ikonra kattintva a Szabványos oszlopok listájáról kiválaszthatja, hogy mely oszlopokat szeretné látni.

Az automatikusan létrehozott oszlop opciója lehetővé teszi az Ön számára, hogy megtekintse, hogyan lettek létrehozva a külső kapcsolatok – ez automatikus vagy manuális létrehozást jelenthet. Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy kapcsolat automatikus létrehozását követően, ha azon módosítást végez valaki, akkor az többé nem jelenik meg a Kapcsolatkezelő oldal „Automatikusan létrehozva” oszlop automatikusan létrehozott kapcsolatai között.

Egyéni oszlopokat úgy adhat a rácshoz, hogy a fogaskerék ikonra kattintva az Egyéni adatoszlopok listájából oszlopokat választ ki. Az egyéni adatoszlopokat a Builderben lehet létrehozni (további információkért kattintson ide). Bármilyen adattípusú mező létrehozható, kivéve a táblamezőket és a hosszú szöveges mezőket.

Az adott oszlop címére kattintva lehetősége van ábécé szerinti sorrendbe állítani az oszlop tartalmát, majd az „Alapértékek visszaállítása” gombra kattintva visszatérhet az eredetileg kiválasztott oszlopokhoz.

Áttekintés

Csapatvezetői kezdőlapjának összeállításához meg kell adnia, hogy kik a beosztottjai, és mely sorokért felel. Ezeket a beállításokat a navigációs részről elérhető Várólisták oldalon módosíthatja.

Ha még nem állított be adatokat, az oldal alapértelmezés szerint szerkesztési módban fog megnyílni. Egyébként azokat a várólistákat fogja megjeleníteni, amelyeket Ön és az adott várólistákból dolgozók kezelnek, valamint az Ön beosztottjainak, vagyis a csapatának a listáját.

Csapatok és várólisták szerkesztése

Ezeket a beállításokat a következők módokon szerkesztheti:

• Várólista hozzáadása. Megjegyzés: Lehetősége van arra, hogy saját magát vezetőként állítsa be egy várólistához. Idetartoznak azok a várólisták is, amelyeket esetleg már egy másik csapatvezető kezel (ilyenkor mindketten az adott várólista kezelőivé válnak).

• Várólista eltávolítása. Ezt követően nem Ön lesz a várólista kezelője.

• Csapattagok hozzáadása/eltávolítása egy vagy több hozzám tartozó várólistából.

• Robotok hozzáadása és eltávolítása a várólistáimból. Lehetősége van arra, hogy adott robotcsoport összes robotját (vagy csak a kiválasztott botokat) egyszerre hozzáadja/törölje egy várólistából.

• Vegyes erőforrásokat igénylő várólista Szigorú módúra állítása – Azokban a várólistákban, amelyekből emberi és robot erőforrások egyaránt dolgoznak, a Szigorú módra váltáskor a várólista összes emberi felhasználója kizárólag tartalék erőforrásként lesz elérhető, és csak akkor fog innen munkát kapni, ha valamilyen okból a robotok jelenleg nem tudják elvégezni a munkát a várólistában.

Több vezetővel rendelkező várólisták

A várólistákat beállíthatja úgy, hogy több vezetővel rendelkezzenek.

Példa: Tegyük fel, hogy „Menedzser 1” és „Menedzser 2” két csapatvezető, és „Menedzser 1” vezetőnek látnia kell „Menedzser 2” várólistáit. „Menedzser 1” egyszerűen hozzáadhatja a „Menedzser 2” várólistáit a saját várólistáihoz, hogy azokra is rálátást szerezzen.

Kattintson a Szerkesztés lehetőségre, és adja hozzá azt a várólistát, amelynek a vezetőjeként „Menedzser 2” van megadva. Ez nem szünteti meg a jelenlegi vezető kezelői jogait.

Ha egy sort több vezető kezel, akkor az Ön által kezelt felhasználók a Én kezelem, míg a többi vezető által kezelt felhasználók a Mások kezelik területen lesznek felsorolva.

A Csapatom nézet szerkesztése

A „Csapatom” nézethez felhasználókat adhat hozzá, illetve azokat eltávolíthatja onnan. Felhasználók hozzáadása és eltávolítása a csapatból. Amikor a csapathoz felhasználókat ad, az Ön vezetése alatt állók listáját kell bővítenie a megfelelő tagokkal.

Áttekintés

A jegyek, ügyek és műveletek oldalsó panelén található kapcsolatok kártya az a hely, ahol meghatározhatja azokat az embereket, akik a munkatételhez kapcsolódnak, és beállíthatja kapcsolati címkéiket.

Egy egyedi rekordra kattintva egy új lapon jelennek meg a kapcsolat adatai, megjelenítve a Kapcsolattevékenységi oldalt.

A kapcsolatok kártya automatikus kitöltése

Az egy kezdeti e-mailből kitöltött kapcsolatok

Amikor egy olyan kapcsolattól érkezik be egy e-mail, amely a rendszer egyik felhasználójához vagy egy már a rendszerben szereplő külső kapcsolathoz tartozik, akkor az ő adataikat a rendszer a jegy létrehozásakor automatikusan kitölti a Kapcsolatok lapon. A rendszer automatikusan az adott személyt címkézi meg eredeti kérelmezőként, kérelmezőként, érintettként és elsődleges kapcsolatként is. Ezek a címkék eltávolíthatók.

Opcionálisan a jegyet elsőként elbíráló operátor szintén elsődleges kapcsolatként állíthatja be az adott személyt, ha ezt az elbírálása alapján megfelelőnek ítéli. Ha Ön egy másik kapcsolatot jelöl meg ezen kapcsolattípusok valamelyikével, akkor a korábbi személyről eltávolítjuk az adott címkét.

A kapcsolattevékenységi oldalról kitöltött kapcsolatok

Hasonlóképpen, ha egy munkatételt egy kapcsolat Kapcsolattevékenységi oldalán található „Munkatétel elindítása” gombbal hoznak létre, akkor az adott kapcsolatot eredeti kérelmezőként, kérelmezőként, érintettként és elsődleges kapcsolatként is megcímkézi a rendszer a munkatételnél.

Kapcsolatok manuális hozzáadása a kapcsolatok kártyához

Önnek lehetősége van manuálisan is kapcsolatokat hozzáadni egy munkatételhez, ha rákeres azokra a kapcsolatok kártyán.

Ha egy olyan felhasználóra keres rá a kapcsolatok kártyán, aki még nem szerepel a rendszerben, akkor a „Kapcsolat létrehozása” lehetőségre kattintva, majd a kapcsolat adatainak kitöltésével Ön egy új kapcsolatot hozhat létre.

Ha beírta a kapcsolat e-mail-címét, akkor a rendszer dekódolja azt, majd automatikusan kitölti a kapcsolat utónevét és vezetéknevét. Amint minden információt kitöltött és a létrehozásra kattintott, a rendszer átirányítja Önt a munkatételhez.

Amikor első alkalommal manuálisan ad hozzá egy kapcsolatot, akkor azt alapértelmezés szerint elsődleges kapcsolatként, eredeti kérelmezőként, kérelmezőként és érintettként is megcímkézzük. Önnek ezt követően lehetősége van az elsődleges kapcsolat, a kérelmező és az érintett címkék más felhasználókhoz történő manuális hozzárendelésére, ám vegye figyelembe, hogy az eredeti kérelmező címke a beállítást követően nem változtatható meg.

A gyorskeresés használatával kapcsolatos néhány további tudnivaló: Amikor megadja a gyorskereséshez használandó adatokat, a rendszer párhuzamosan három különböző kereséstípust hajt végre:

1) Hivatkozási szám szerinti egyedi keresés. A rendszer a formátum alapján felismeri, hogy munkatételekhez tartozó hivatkozási számot adott meg, és azokat a jegyeket, ügyeket és műveleteket fogja megjeleníteni a találatok között, amelyek ezzel a hivatkozási számmal rendelkeznek. Elegendő, ha beírja a hivatkozási számot (pl. „40308-T”), és azt a rendszer hivatkozási számként azonosítja. A rövid kódot nem kell a szám elé beírnia.

2) Egyéni adatmezőkben történő keresések. A fent leírtak szerint a rendszer felismeri, hogy ilyen típusú keresést hajt végre, ha beír egy ismert rövid kódot (pl. „FN:”). A rendszer azokat a mezőket fogja megkeresni, amelyek a beírt értéket tartalmazzák. Lásd a helyettesítő karakterekre vonatkozó alábbi megjegyzést.

3) A munkatételek, kommunikációk és emberek szabad szöveges keresése minden olyan egyéb, Ön által beírt keresőkifejezéssel szemben, amelyek nem felelnek meg az első két felismert adattípusnak. A rendszer szabad szöveges keresője az egyes szavakra keres rá a munkatételek, kommunikációk és emberek különféle rendszerattribútumaival szemben, például: munkatétel címe, e-mail tárgya és szövegtörzse.

4) Fájlok keresése „a következővel kezdődik” logika alapján. A rendszer „a következővel kezdődik” logikát használja a fájlkeresés során, amikor egy helyettesítő kifejezést ad a keresőszöveg VÉGÉHEZ. Ez azt jelenti, hogy ha Ön egy „Számla feldolgozása.docx” nevű fájlra keres rá, akkor a „feldolgozása” szóra keresve az adott fájl nem jelenne meg a találatok között, viszont a „Számla” szóra keresve igen.

Helyettesítő karakterek használata a szabad keresésekben

A keresések során a rendszer egy helyettesítő karaktert szúr be a keresett szöveg VÉGÉRE, de az elejére nem.

Példa az egyéni adatkeresésekre: amikor például a „p:John Smi” karakterlánc szerint keres, a rendszer azokat a tételeket fogja megjeleníteni, amelyek esetében a „person” mező értéke „John Smith”, ha azonban a „p: Smith” karakterláncra keres, a rendszer NEM fogja megtalálni a „John Smith” értékű mezőket.

Azaz az egyéni adatmezőkben történő keresések során a mező pontos értéke vagy az érték kezdő karakterlánca szerint keresünk. A szabad szöveges keresések nem egészen így működnek, mivel a szabad szöveges keresés a szöveg összes szavát egyenként próbálja megkeresni, vagyis a szöveget nem egészként kezeli.

A rendszer a hivatkozási szám szerinti keresések végére is helyettesítő karaktert fűz.

Helyettesítő karakteres keresés a szöveg beírása közben

Amikor a gyorskereső mezőbe szöveget ír be, a rendszer a legutolsó szóhoz fűz helyettesítő karaktereket, és az alapján keres. Például, ha az alábbi szöveg beírásával végez szabad szöveges keresést: "John return prio". A rendszer az utolsó szóhoz fűz helyettesítő karaktert, és például olyan találatokat is visszaad, amelyek a „priority” szót tartalmazzák.

Miután lenyomta a szóköz billentyűt, a rendszer érzékeli, hogy befejezte a keresőkifejezés beírását, és helyettesítő karakter használata nélkül a megadott szót fogja megkeresni.

Egyéb keresőkifejezések figyelmen kívül hagyása

A rendszerteljesítmény megőrzése érdekében a rendszer az alábbi kifejezéseket figyelmen kívül hagyja a keresések során:

• 1 vagy 2 karakterből álló szavak.

• A rendszer „tiltólistáján” szereplő szavak. Ezek az olyan gyakori szavak, mint az „és”, „az”, „én” stb., amelyek használata túl sok találatot eredményezne. Kérjük, hogy olvassa el ezt a részt azoknak a tiltólistás szavaknak a listájához, amelyeket a keresések során nem veszünk figyelembe (a gyorskeresőben, valamint valójában a rendszerben elvégzett bármilyen egyéb keresés során).

• A gyorskeresőben figyelmen kívül hagyott konkrét karakterek, pl. „*”, „?”, „@” stb. A figyelmen kívül hagyott karakterek teljes listáját itt találhatja meg. Ez például azt jelenti majd, hogy ha a gyorskeresőben Ön a customer.com kifejezésre keres rá, akkor a „customer” (ügyfél) és a „com” szavakra keres majd rá. Ezért ajánlatos az ilyen szóösszetételeket idézőjelbe tenni, hogy konkrét kifejezésként kereshessen rájuk – például a „customer.com” kifejezésre keresve a keresés valószínűleg a megfelelő találatokat listázza majd.

További információk a gyorskereséssel kapcsolatban

A gyorskereső egy szöveges kereső. Amennyiben Ön dátumokat ad meg a szöveges keresés során, az inkonzisztens eredményeket adhat. Ha lehetséges, használjon „idézőjeleket” a szükséges keresések esetén, amelyek segítenek Önnek abban, hogy a keresés során teljes karakterláncokra keressen, például: „keresse meg, hogy hol fordul elő ez a szöveg”.

Használja a dátumcsúszkákat, hogy az adott dátumtartományokban kapja meg az eredményeket.

Amikor egyszerre több szóra keres rá, a keresés az „ÉS” logikát használja majd a „VAGY” logika helyett, azaz olyan találatokat ad majd, amelyek eredménye: „alma” ÉS „banán” ÉS „körte”.

A munkatételek és az e-mailek közötti keresések sajátosságai

Fontos megjegyezni, hogy a gyorskeresés három független keresést végez el:

• egyet a munkatételekhez (ügyek, műveletek és jegyek),

• egyet az ezekhez esetlegesen kapcsolódó e-mailekhez, valamint

• egyet az emberekhez.

Ennek hatására, ha Ön három szó kombinációjára keres rá, például: „alma”, és „banán” és „körte”, akkor a gyorskeresés olyan munkatételeket hoz majd eredményül, ahol mindhárom szó előfordul, és külön jelenít meg minden olyan e-mailt, ahol ez a három szó mindegyike előfordul. Abban az esetben, amikor a három közül csak kettő fordul elő egy munkatételben, míg a harmadik csak egy kapcsolódó e-mailben tűnik fel, ezt az eredményt NEM tüntetjük fel egyik keresésben sem.

A munkatétel-keresések elvégzésének specifikus jellemzői a következők:

• Munkatétel referenciája

• Cím

• Ügyfél neve

• Szolgáltató neve

• Szerződés neve

• Szolgáltatás neve

• Szolgáltatásfajta neve

• Folyamattípus neve

A kommunikációkeresések elvégzésének specifikus jellemzői a következők:

• E-mail címe

• E-mail törzse

• E-mail-címek (feladó, címzett, másolatot kap, titkos másolatot kap)

• Belső megjegyzéstörzs (az Enate-en/önkiszolgáló felületén belül hozzáadott megjegyzésekhez)

A Kapcsolattevékenységi oldal megjeleníti az egy adott szolgáltatás címzettjének tevékenységi adatait.

A Kapcsolattevékenységi oldalra a következőket használva juthat el:

1. Gyorskereső – ha a gyorskeresőben az egyik felhasználóra kattint

2. Egy munkatétel – ha egy munkatétel Kapcsolatok kártyáján található kapcsolatra kattint

3. A Kapcsolatkezelő oldal – ha a Kapcsolatkezelő oldalon egy kapcsolat keresztnevére kattint

Amint a Kapcsolatkezelő oldalon van, a jobb oldalon megtekintheti a kapcsolat adatait, és szükség szerint frissítheti azokat.

A „Munkatételek” lapra kattintva megtekintheti az összes Munkatételt, amely a kapcsolathoz kapcsolódik. Az egyes munkatételek kártyaként jelennek meg, és különböző adatokat tartalmaznak, mint például hivatkozás, munkatétel címe, határidő, megbízott, várólista és állapot. Ha további részleteket szeretne megtudni, a hivatkozásra vagy a címre kattintva nyissa meg a munkatételt. Alapértelmezés szerint a folyamatban lévő tételek jelennek meg, de a befejezett munkatételek szintén megjeleníthetők.

A „Kommunikáció” lapra kattintva megtekintheti a felhasználóhoz kapcsolódó összes kommunikációt (e-maileket, jegyzeteket), valamint az azokhoz kapcsolódó munkatételeket is. Itt továbbá adott kommunikációk megkeresésére is lehetősége van.

Ezen felül a Kapcsolattevékenységi oldalról egy új munkatételt is elindíthat a kapcsolathoz. A Kapcsolattevékenységi oldalról megkezdett új munkatétel elsődleges kapcsolattartója, kérelmezője és alanya automatikusan az adott kapcsolat lesz, valamint beállítunk hozzájuk egy alapértelmezett címkét, amelyen szintén ők fognak majd szerepelni a munkatételen. Vegye figyelembe, hogy egy új jegy elindításakor az „Automatikus e-mailek elküldése” opció automatikusan ki van kapcsolva.

A felhasználó nevét a lapon található másolás gombra kattintva másolhatja:

Fájlok csatolása egy e-mailhez

Számos módja van annak, hogy fájlokat csatoljon egy e-mailhez.

1) Egy e-mail megírása közben fájlokat csatolhat ahhoz az e-mail-szekció aljánál található fájlok csatolása lehetőségre kattintva.

A már a Munkatételhez csatolt, és ezáltal már a Fájlok lapon megtalálható fájlok (beleértve a korábbi, a Munkatételen belüli már meglévő e-mailekhez csatoltakat is) itt kiválaszthatók lesznek. Ha túl nagy a választék, akkor a keresési funkcióval rákereshet az egyes fájlokra.

Ön továbbá a PC-jén is kereshet itt csatolható fájlokat a „PC böngészése” ikonra kattintva.

2) Kapcsolatokat adhat egy e-mailhez az e-mail-szekció aljánál található kapcsolatok csatolása lehetőségre kattintva. Ezek a már a Munkatételhez adott (és ezért a Fájlok lapon már megtalálható) kapcsolatok.

3) A Fogd és vidd technikát használva fájlokat adhat az e-mail-szekcióba.

4) Az egy szabványos szövegsablonhoz kapcsolt fájlokat a szövegsablon kiválasztásakor automatikusan hozzácsatoljuk az e-mailhez.

Amikor a rendszer automatikusan e-maileket hoz létre és elküldi azokat, előfordulhat, hogy a használt e-mail-sablon egy vagy több címkéhez kapcsolódik – a rendszer minden ezzel megegyező értékű címkével ellátott munkatételhez csatolt fájlt azonosít majd, és az elküldést megelőzően automatikusan csatolja azokat az e-mailhez.

Mellékletek megtekintése

Mellékletek előnézete

A Munkatételhez és minden releváns/kapcsolódó Munkatételhez hozzáadott e-mail-mellékleteket a Fájlok lapon tekintheti meg.

Láthatja a fájl nevét és típusát, méretét, valamint azt, hogy mikor és ki töltötte fel azt, illetve annak a Munkatételnek a referenciaszámát is láthatja, amelyhez a fájl fel lett töltve.

Továbbá megtekintheti a fájlokhoz hozzáadott címkéket és megjegyzéseket is.

E-mail-mellékletek letöltése

Egy e-mailből

Lehetősége van a fájlok letöltésére egy e-mailből, ha megnyitja a beérkezett e-mailt, majd a mellékelt fájlra kattint annak letöltéséhez.

Amennyiben több fájl is csatolva lett, akkor lehetősége van minden fájlt egyenként letölteni, vagy dönthet az összes fájl ZIP-fájlként történő letöltése mellett is.

A kommunikációból/idővonalról

Lehetőség van egy kattintással több melléklet letöltésére is a kommunikáció és idővonal rész üzeneteiből. Az „Összes letöltése” ikonra kattintva minden az adott kommunikáció/idővonal részben található mellékletet letölthet.

A Fájlok lapról

Egyes fájlokat a jobb oldali menüben található opcióra kattintva tölthet le.

Több fájlt egyszerre a letölteni kívánt fájlok kiválasztásával, majd a képernyő tetején található opcióra kattintva tölthet le.

Több fájlt ZIP-fájlként a letölteni kívánt fájlok kiválasztásával, majd a képernyő tetején található opcióra kattintva tölthet le.

E-mail-mellékletek törlése

Ha a rendszere úgy lett beállítva, hogy engedélyezett az Ön számára az e-mail-mellékletek törlése, akkor Önnek lehetősége van a munkatétel fájlkártyájában található e-mailből származó mellékletek törlésére. Ez akkor hasznos, amikor az e-mail-mellékletekben bizalmas információk találhatók.

A törölt mellékletet olyan egyéb kapcsolódó munkatételekből is töröljük majd, mint egy ügy, alügy, al- és eredeti jegy műveletei, ha a jegy egyesítve lett, valamint alügyek és eredeti jegyek, ha a jegyet üggyé alakították.

De vegye figyelembe, hogy egy e-mail-melléklet felosztott jegyből vagy egy felosztott jegy aljegyéből történő törlésekor a törölt fájl az eredeti jegy egyéb aljegyéből/aljegyeiből nem törlődik.

Továbbá vegye figyelembe, hogy egy kapcsolt munkatétel mellékletének törlésével a kapcsolt munkatétel(ek) mellékletei NEM törlődnek.

Kérjük, vegye figyelembe, hogy egy Lezárt állapotú munkatétel e-mail-mellékletének törlésére nincs lehetőség.

A melléklet a rendszer minden részéből törlésre kerül, így nem kereshet majd rá a Gyorskeresőben, valamint nem csatolhatja azt egy új, a munkatételhez kapcsolódó e-mailhez.

A munkatétellel kapcsolatos további műveletek egyike sem állítja vissza a törölt mellékletet, valamint a törölt melléklet egy új összekapcsolt munkatétel létrehozásával sem állítható vissza.

Egy e-mail-melléklet törléséről az idővonalon és a kommunikációs fülön értesítjük majd Önt, amelyben látható lesz a törölt fájl neve, a törlést végző személy neve, illetve annak az e-mailnek a tárgya és dátuma/ideje, amelyhez a melléklet csatolva volt.

A Küldés ütemezése opció kiválasztásával ütemezheti az e-mail küldésének dátumát és időpontját.

Az ütemezett e-mail megjelenik a Kommunikáció és az Idővonal lapokon, valamint az is, hogy ki és mikorra ütemezte be. Az ütemezett e-mailt azonnal elküldheti a Kommunikáció és az Idővonal lapokról is.

Vegye figyelembe, hogy nem lehetséges az olyan e-mailek beütemezése, amelyek meghaladják a Builderben beállított méretet – erről további információkat itt találhat. Azonban az e-mail méretének hitelesítése az e-mail elmentése során történik meg, nem pedig az elküldés pillanatában. Tehát ha Ön beütemezett egy 25 MB méretű e-mailt, majd az e-mailek maximálisan engedélyezett méretét 10 MB-ra csökkentik a Builderben, akkor a beütemezett e-mailt továbbra is elküldjük majd, hiszen az a beütemezés pillanatában megfelelt az engedélyezett méretkorlátnak.

Azok az e-mailek, amelyeket egy későbbi időpontra ütemezett elküldésre, a Kimenő levelek oldalon jelennek meg.

A Kimenő lapot a navigációs linkről érheti el. A Kimenő fiókban lévő e-mailek teljes száma is megjelenik a navigációs hivatkozáson.

A Kimenő üzenetek oldal az a hely, ahol megtalálhatja a saját vagy a csapatához tartozó e-maileket, amelyeket egy későbbi időpontra terveztek elküldeni, vagy amelyeket nem sikerült elküldeni.

Kimenő postaláda rácsnézet

Amikor egy csapatvezető először jelentkezik be, a "Saját csapat e-mailek" nézetben landol. Amikor egy csapattag először jelentkezik be, a "Saját e-maileim" nézetben landol. Megváltoztathatja a kimenő levelek oldalának nézetét, hogy csak a saját kimenő leveleit, a csapat, a rendszer vagy az összes kimenő levelet mutassa. Ez a beállítás a kijelentkezéskor és a visszalépéskor elmentésre kerül.

A "Saját e-mailek" menüpont kiválasztásával láthatja az Ön által küldött, a kimenő üzenetek között lévő e-maileket.

A "Saját csapat e-mailek" menüpontban a csapata által küldött e-maileket, valamint a csapattagjai által feldolgozott, a kimenő fiókban lévő munkaelemekkel kapcsolatos e-maileket láthatja.

A "Rendszer e-mailek" lehetőség kiválasztásával láthatja azokat az e-maileket, amelyeket a rendszer automatikusan küld, például egy Jegy megosztása vagy összevonása miatt.

Az "All" (Minden) opcióval láthatja az Ön, a csapata által küldött e-maileket, valamint a csapatán kívülről érkező e-maileket, amelyekhez hozzáférése van.

Megismétlési és törlési lehetőségek

A Retry ikonra kattintva manuálisan megismételheti az e-mail küldését. Az e-mail mostantól a "Újrapróbálásra vár" állapotba kerül.

Az idővonalon is megismételheti az e-mail küldését.

Ezenkívül a rendszer automatikusan meg tudja ismételni az e-mailek küldését, ha a rendszerben automatikus hibaújrapróbálkozási mintát állított be (további információkért lásd itt). Miután a rendszer a megadott maximális számú alkalommal megismételt egy e-mail küldését, a rendszer nem fogja többé automatikusan megismételni a küldést, de az e-mail küldését manuálisan, azaz a "Újrapróbálásra vár" ikonra kattintva továbbra is meg lehet ismételni.

Az e-mail küldését a Mégsem ikonra kattintva is lemondhatja. Ezáltal az e-mail törlődik a Kimenő üzenetek közül.

Az e-mailek tömeges küldését is meg lehet ismételni vagy le lehet mondani.

Email felugró ablak

Az e-mailre való dupla kattintás megnyitja az e-mail adatait egy felugró ablakban, csak olvasható formában. Láthatja, hogy kitől érkezett az e-mail, kinek szól, stb. A felugró ablakból meg lehet próbálni és le lehet mondani az e-mail küldését.

Rácsoszlopok beállítása

A rácsoszlopokat a beállítások fogaskerékre kattintva állíthatja be. Ezek a beállítások mentésre kerülnek, amikor kijelentkezik és újra bejelentkezik. A "Címzett" és a "Tárgy" oszlopok kötelezőek.

• Email Connector - annak az email-csatlakozónak a neve, amelyen keresztül a rendszer e-maileket küld. Ezt a Builderben kell beállítani, további információkért lásd itt.

• Fontosság - az e-mail fontossági beállítása, azaz magas, normál, alacsony.

• System Generated - ha az e-mailt a rendszer automatikusan generálta (pl. a felhasználó értesítésére, ha egy jegyet megosztottak).

• Utolsó küldési kísérlet - mikor történt az utolsó kísérlet az e-mail elküldésére (automatikusan a rendszer által vagy manuálisan a felhasználó által).

• Utolsó küldési hibaüzenet - üzenet, amely megjeleníti, hogy miért nem sikerült az utolsó kísérlet az e-mail elküldésére, pl. Az e-mail csatlakozó letiltva van. Kérjük, engedélyezze és próbálja meg újra.

• Naplózott - az email első sikertelen elküldésének dátuma és időpontja.

• Következő küldési kísérlet - mikor próbálja meg a rendszer legközelebb elküldeni az e-mailt.

• Packet - a munkaelem hivatkozása, amelytől az e-mail származik. Erre kattintva a munkaelem képernyőjére jut.

• Csomag típusa - ha az e-mail egy jegyhez, ügyhöz vagy művelethez kapcsolódik.

• Újraküldési próbálkozások száma - itt látható, hogy a rendszer hányszor próbálta elküldeni az e-mailt. Ezt a számot a Builderben állíthatja be, további információkért lásd itt.

• Küldés állapota - ez mutatja, hogy a kimenő postaládában lévő e-mailek milyen státuszban vannak a küldés szempontjából. Négy állapot létezik:

  • Sikertelen - egy ilyen Küldési státuszú e-mail küldése sikertelen volt. Az elküldéshez manuálisan "újra kell próbálni".

  • Connector Disabled - ha egy e-mailnek ez a küldési állapota van, az azt jelenti, hogy az Email Connector le lett tiltva a Builderben. Kattintson ide a bekapcsolásról szóló további információkért.

  • Újrapróbálásra vár - egy ilyen küldési státuszú e-mail

  • Queue - egy ilyen Send Status (Küldés státusz) jelzésű e-mail elküldése már be van ütemezve. Azoknak az e-maileknek is ez az állapota, amelyeket akkor küldtek el, amikor a Küldés visszavonása opciót állította be (a Küldés visszavonása opcióról további információkat itt talál). Az, hogy ezek az e-mailek mikor kerülnek elküldésre, a Builderben beállított Automated Failure Retry Pattern (Automatikus hiba újraszerkesztési minta) opciótól függ, további információkért lásd itt.

• Csatolmányok száma - hány (ha van) fájl van csatolva az e-mailhez.

Áttekintés

Ahhoz, hogy sokkal rugalmasabbá tegyük az Ön e-mailekkel végzett munkáját, lehetővé tettük az e-mailek piszkozatként történő elmentését, ha még nem áll készen azok elküldésére. Így mostantól amikor egy e-mailt fogalmaz meg egy munkatételben, dönthet úgy, hogy piszkozatként menti az adott e-mailt, és később visszatér ahhoz.

Amikor Ön egy e-mailt ír egy munkatételben, dönthet úgy, hogy piszkozatként menti az e-mailt, és később visszatér ahhoz. A piszkozatokat legfeljebb 90 napig mentjük el.

Vegye figyelembe, hogy Ön nem lesz képes egy e-mailt piszkozatként elmenteni, ha annak mérete meghaladja a Builderben beállított értéket – erről további információkat itt találhat.

E-mail-piszkozatok megtekintése

Ha be van kapcsolva Önnél a Piszkozatok szűrő a kommunikáció/idővonal lapon (vegye figyelembe, hogy a frissítést követően ez automatikusan alapértelmezetten be lesz Önnél kapcsolva), akkor Ön minden az adott munkatételhez kapcsolódó piszkozatként mentett e-mailt a kommunikáció/idővonal lapon láthat.

Láthatja, hogy ki és mikor hozta létre a piszkozatot, valamint megtekintheti annak első néhány sorát is.

Ha az e-mail-nézet kibővítésére kattint, akkor továbbá megtekintheti azt az e-mail-címet, amelyről a piszkozatot kiküldik majd, a címzett címét, az esetlegesen másolatot kapó e-mail-címeket, minden mellékletet, valamint az e-mail teljes tartalmát is, ha ezek a piszkozat mentésekor már meg voltak adva.

Egy piszkozat állapotú e-mail szerkesztésére az idővonalról van lehetőség, ha a „Piszkozat frissítése” lehetőségre kattint. Ez megnyitja az e-mail-szerkesztőt, ahol szerkesztheti a piszkozatot. Vegye figyelembe, hogy csak annak a munkatételnek a piszkozat állapotú e-mailjét szerkesztheti vagy törölheti, amelyhez az adott e-mail tartozik.

Önnek továbbá lehetősége van a piszkozat törlésére, az e-mail egy felugró ablakban történő megnyitására, illetve kinyomtatására.

Több felhasználó is dolgozhat egy adott piszkozaton, azonban nem egyszerre. Egy bizonyos munkatétel több piszkozat állapotú e-maillel is rendelkezhet. Ezek mindegyike megtekinthető és szerkeszthető a munkatétel kommunikáció/idővonal lapján.

Ha egy munkatétel már rendelkezik egy piszkozattal, a rendszer figyelmezteti Önt erre, amikor egy új e-mail megírásába kezd, így eldöntheti, hogy szeretné-e folytatni az új e-mail megírását, vagy inkább a piszkozat állapotú e-mail szerkesztése mellett dönt.

Ha egy munkatétel egy piszkozat állapotú e-maillel rendelkezik, Ön pedig egy Üggyé alakít át egy Jegyet vagy egyesíti azokat, akkor amennyiben a „Piszkozatok” szűrő és a „Tartalmazza a kapcsolódó munkatételeket” szűrő be van kapcsolva, Ön a kommunikáció/idővonal lapon megtekintheti az e-mail-piszkozatot vagy a kapcsolódó csoportban lévő összes munkatételt.

Az e-mail-piszkozat annak a munkatételnek a referenciaszámával együtt lesz látható az idővonalon, amelyhez tartozik.

Vegye figyelembe, hogy a piszkozat állapotú e-maileket nem másoljuk át egy új kapcsolt munkatétel kommunikációinak másolásakor, akkor sem, ha a „Kommunikációk átmásolása” opció be van kapcsolva.

Fájlok csatolása az e-mail-piszkozatokhoz

Az e-mail-piszkozat kommunikáció/idővonal lapján látható melléklet ikon megmutatja Önnek, hogy csatoltak-e bármilyen fájlt a piszkozat állapotú e-mailhez.

Kattintson, hogy kibővítse a kommunikáció/idővonal nézetet, amely megmutatja Önnek a melléklet nevét, és lehetőséget ad arra, hogy letölthesse azt.

Továbbá minden az e-mail-piszkozatokhoz csatolt fájl megjelenik majd a fájlok lapon, és egy piszkozat ikonnal jelöljük meg őket. Ön itt megtekintheti, letöltheti vagy törölheti az e-mail-piszkozatokhoz csatolt fájlokat. Vegye figyelembe, hogy az e-mail-piszkozatok fájljaihoz megjegyzések vagy címkék nem adhatók.

Áttekintés

Ez az Ön üzleti területein folyamatban lévő munkatételekhez kapcsolódó e-maileket mutatja meg – pl. azokat, amelyeket a Munkaügyi postaládáinak főoldalán láthat. Számos szűrési lehetőség és mód érhető el a különböző adathalmazok megtekintéséhez. Használja ezt a nézetet, hogy mindig naprakész lehessen azoknak a munkatételeknek a beérkező e-mailjeivel kapcsolatban, amelyekkel Ön vagy a csapata foglalkozik.

Alapértelmezés szerint az elmúlt 90 NAPBAN kapott e-mailek jelennek csak meg. Az ügynökök a szűrő legördülő menüjét használva kiválaszthatnak egy másik (pl. régebbi) dátumot, hogy megtekinthessék az annál régebbi e-maileket, azonban vegye figyelembe, hogy a megadott dátumtartomány legfeljebb 90 nap lehet.

Az e-mail-postafiók szakaszai

A Postaláda bal oldalán található összecsukható mapparészen megtekintheti a Postaládája különböző részeire mutató hivatkozásokat, amelyeket a következőkre osztottunk:

• E-mailjeim – Minden a jelenleg az Ön Munkaügyi postaládájában található munkatételekhez kapcsolódó e-mail (amelyeket a főoldalán is láthat).

• Csapatom e-mailjei – Minden a jelenleg az Ön csapatának munkaügyi postaládájában található munkatételekhez kapcsolódó e-mail. Ez a hivatkozás akkor látható, ha Ön egy csapatvezető, vagy láthatja munkatársait vagy a várólistákat.

• Hozzárendelés nélküli e-mailek – Minden olyan hozzárendelés nélküli munkatételhez tartozó e-mail, amely azokon a várólistákon található, amelyekről Ön is dolgozik. Ez a hivatkozás akkor látható, ha Ön egy csapatvezető, vagy láthatja a munkatársait vagy a várólistákat.

• Minden e-mail - ebben a szakaszban megtekintheti a munkatételekhez tartozó összes e-mailt, beleértve azokat a lezárt tételeket is az Ön üzleti területein, amelyekhez engedéllyel rendelkezik. Továbbá ebben a szakaszban Ön rászűrhet annak a munkatételnek az állapotára is, amelyhez az e-mail tartozik.

A megjelenített számok az ezekben a különböző mappákban található olvasatlan e-mailek számát mutatják.

• Feldolgozatlan e-mailek - itt láthatja majd, hogy az Ön üzleti területe hány feldolgozatlan e-maillel rendelkezik, és eldöntheti, hogy mit tegyen ezekkel. A szakasz mellett szám megmutatja Önnek, hogy összesen hány e-mail található az adott szakaszban. További információkat itt találhat.

Továbbá hivatkozások is megtalálhatók itt az Ön Elküldött elemek és Postázandók felületeihez, amelyek mindegyike egy-egy külön lapon nyílik majd meg.

Láthatja a postaládájában található e-mailek listáját, valamint az önkiszolgáló felhasználói hozzászólásokat, ahol a legfrissebbek találhatók legelöl, illetve az is megtekinthető, hogy ki és mikor küldte az üzenetet, mi az e-mail tárgya, látható az üzenet törzsének első sora, valamint az, hogy melyik munkatételhez kapcsolódik az e-mail. Ezen kívül megtekintheti, hogy tartozik-e csatolmány az e-mailhez, illetve hogy kiemelt fontossággal küldték-e azt el.

Az olvasatlan e-mailek félkövéren szedetten jelennek meg, és Ön dönthet úgy, hogy az „Olvasatlan” opcióra kattintva kizárólag az olvasatlan e-mailjeit tekinti meg.

Szűrési lehetőségek

Bejövő e-mailjeit lehetősége van ügyfél, szerződés, szolgáltatás, folyamat, várólista, az e-mail „Feladó” mezője, az ahhoz esetlegesen csatolt mellékletek vagy az e-mail beérkezése alapján is megszűrni.

Ha hozzáférése van a „Csapatom e-mailjei” nézethez, akkor ezeket hozzárendelt felhasználókra szűrve is megtekintheti.

A „Minden e-mail” szakaszban Ön rászűrhet annak a munkatételnek az állapotára is, amelyhez az e-mail tartozik.

Váltás a nézetek között, és frissítés az új üzenetek beérkezésekor

Önnek lehetősége van a különböző e-mail-nézetek között váltani: válthat a saját postaládájában lévő e-mailek, azaz az „E-mailjeim” között, a csapattagjainak postaládájában lévő e-mailek, azaz a „Csapatom e-mailjei” között, az Ön várólistáján lévő, megbízott nélküli munkatételekhez tartozó beérkező e-mailek, azaz a „Hozzárendelés nélküli e-mailek” között, az azokon az üzleti területeken elérhető, munkatételekhez kapcsolódó – beleértve a lezárt munkatételeket is – e-mailek között, amelyekhez Ön engedéllyel rendelkezik, valamint azon „Feldolgozatlan e-mailek” között, amelyek megmutatják az összes az Ön üzleti területén található feldolgozatlan e-mailt, így Ön eldöntheti, hogy mit szeretne tenni velük.

Az E-mailjeim, Csapatom e-mailjei, Hozzárendelés nélküli e-mailek és Minden e-mail esetén, ha egy új e-mail érkezik be, akkor az „olvasatlan” szám frissülni fog, és a frissítés gombon egy üzenetikon jelenik meg. Önnek csak rá kell kattintania erre, hogy frissítse a postaládáját és megtekinthesse az újonnan beérkező e-maileket.

A Feldolgozatlan e-mailek esetén a szakasz melletti szám megmutatja Önnek, hogy összesen hány e-mail található az adott szakaszban. További információkat itt találhat.

Az e-mail-postafiók nézetének fő részén az aktuális kiválasztott e-mail előnézeti panelje jelenik meg. Ennek az e-mail előnézeti panelnek Ön igény szerint módosíthatja a méretét.

Amikor egy e-mailre kattint, a képernyő jobb oldalán Ön teljes egészében megtekintheti az adott e-mailt. Láthatja az e-mail tárgyát, a feladót, a címzettet, a másolatot kapó címzetteket, egy arra a munkatételre mutató hivatkozást, amelyhez az e-mail kapcsolódik, a munkatétel esedékességét, valamint az e-mail teljes tartalmát.

Válaszolás az e-mailekre/e-mailek továbbítása

Ha a válasz, válasz mindenkinek vagy továbbítás lehetőségek egyikére kattint, akkor a rendszer egy új lapot nyit meg, amelyen látható a kérdéses munkatétel, Ön pedig az e-mailek szerkesztésére szolgáló képernyőre jut, ahol elkezdheti megírni az e-mailt.

További lehetőségek

A válaszlehetőségek melletti pontokra kattintva további opciók is elérhetővé válnak az Ön számára. Ezek segítségével Ön közvetlenül arra a munkatételre léphet, amelyhez az e-mail kapcsolódik (egy új lapon nyílik meg), illetve közvetlenül kinyomtathatja az e-mailt.

Továbbá Önnek lehetősége van az alapul szolgáló .eml fájl letöltésére is.

E-mail-mellékletek

Ha egy e-mail melléklettel rendelkezik, akkor Ön láthatja a melléklet nevét, méretét és a lehetőséget a letöltésre. Ha az e-mail több melléklettel is rendelkezik, akkor további opciók is a rendelkezésére állnak az összes melléklet letöltésére, vagy a mellékletek ZIP-fájlként való letöltésére vonatkozóan.

Teljes képernyős opció

Lehetősége van az e-mailt teljes képernyős méretben is megnyitni, miközben az előnézet panel rejtve van.

Új e-mailt írhat egy munkaelem E-mail lapjáról.

Önnek lehetősége van egy e-mailt piszkozatként elmenteni, beütemezni egy e-mail elküldési idejét, valamint akár azonnal el is küldheti azt.

Vegye figyelembe, hogy olyan e-mail elküldésére nincs lehetősége, amely mérete meghaladja a Builderben beállított méretet.

Az e-mail elküldését követően az megjelenik majd az idővonalon, ahol Ön láthatja, hogy ki írta meg azt, kibővítve megtekintheti az e-mail tartalmát, azt, hogy mikor írták meg, valamint hogy mikor küldték el az e-mailt. Ezen felül lehetősége lesz válaszolni az e-mailre, továbbküldheti vagy kibővítheti azt, valamint akár ki is nyomtathatja az e-mailt.

E-mailek megválaszolása az Idővonalról

Az idővonalon található e-mailekre válaszolhat, vagy azokat továbbíthatja a rendelkezésre álló hivatkozásokra kattintva. Ezek a gombok akkor válnak láthatóvá, amikor az egérmutatót az e-mail-kártya fölé viszi.

A Címzett, a CC (Másolatot kap) és a BCC (Titkos másolat) címekre vonatkozó szabályok

A rendszer az alábbi szabályok szerint tölti ki az e-mail-címeket:

• Új e-mail küldésekor a rendszer alapértelmezés szerint a kapcsolatokat tartalmazó rész elsődleges kapcsolatát használja a Címzett mezőben. A CC (Másolatot kap) cím alapértelmezés szerint ugyancsak a CC mezőkben megadott e-mail-cím lesz.

• Ha több választható Feladó e-mail-cím is konfigurálva van, a rendszer az alapértelmezettet választja (azt, amelyet a Builder eszközben alapértelmezettként adtak meg), és megjelenít egy legördülő menüt, amelyből a felhasználó kiválaszthatja a megfelelő címet.

• Ezek az alapértelmezett és javasolt címekre vonatkozó fenti szabályok felülbírálhatók a Builder beállításaiban a Címzett, a CC és a BCC címek esetében az ügyekre és a műveletekre vonatkozóan. Az alapértelmezettként beállított címek automatikusan megjelennek a megfelelő mezőben (ezzel a módszerrel több is beállítható). Az alapértelmezettként nem beállított, felülbíráláshoz használható címeket a Címzett/CC/BCC gombra kattintva választhatja ki.

• Amennyiben a címzett/másolatot kap/titkos másolatot kap mezőkben keres egy névjegyet, akkor csak a munkatételével megegyező vállalat névjegyeit tekintheti majd meg. Azonban lehetősége van manuálisan megadni egy másik vállalathoz tartozó névjegy e-mail-címét.

E-mail-címek másolása és beillesztése a Címzett, CC és BCC mezők között

E-mailek írásakor a címeket egyszerűen átmásolhatja a Címzett/CC/BCC mezők között. Ehhez használja az új „másolás” ikont, amely a megfelelő címmezőre kattintáskor jelenik meg.

Felszólítás külső kapcsolatok létrehozására új e-mail-címek esetén

Amikor olyan e-mail küld, amely új e-mail-címeket tartalmaz (olyanokat, amelyek nem tartoznak a létező kapcsolatokhoz), a rendszer megjelenít egy előugró ablakot, ahol a felhasználó új kapcsolatokként létrehozhatja őket.

Ha vannak olyan e-mail-címek, amelyekhez nem szeretne új rekordot létrehozni, egyszerűen válassza ki a megfelelő sort, és kattintson a Törlés ikonra. Emellett lehetősége van arra is, hogy a „Ne jelenjen meg többé” jelölőnégyzet bejelölésével letiltsa, hogy új e-mail-címek esetében a jövőben megjelenjen ez az előugró ablak (ezt újra bekapcsolhatja a felhasználói profil szakaszban az e-mail-aláírási beállításokkal együtt).

E-mail eszköztár

Az e-mail-eszköztárat használva Ön a következőket teheti:

• Fájlokat csatolhat az e-mailhez

• Hozzáférhet az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztárhoz

• Kitűzheti az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztárat

• Beilleszthet egy szövegsablont

• Kiemelt fontosságúként állíthatja be az e-mail fontosságát

Az e-mail törzsének formázására szolgáló eszköztár

Az e-mail-törzs formázási ikonjára kattintva megjelennek az e-mail-törzsére alkalmazható formázási lehetőségek.

Önnek továbbá lehetősége van kitűzni az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztárat.

Az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztár lehetőséget ad Önnek arra, hogy:

• Kiválassza a betűtípust

• Kiválassza a betűméretet

• Félkövérré vagy dőltté tegye, illetve aláhúzza a szöveget

• Visszavonja a korábbi változtatásait (ez a Ctrl + Z billentyűkombinációval is elvégezhető)

• Megismételje a korábbi változtatásait (ez a Ctrl + Shift + Z billentyűkombinációval is elvégezhető)

• Teljes képernyősre bővítse az e-mailt

• Kiválassza a háttérszínt

• Kiválassza a szövegszínt

• Kiválassza a szöveg igazításának módját

• Hozzáadjon egy számozott listát

• Hozzáadjon egy felsorolást

• Megváltoztassa a sorok közötti távolságot – növelje vagy csökkentse a szöveg behúzását

• Beillesszen egy vízszintes vonalat

• Módosítsa a sorok magasságát

• Kiválassza a szöveg stílusát

• Formázza a cellastílust

• Beillesszen egy áthúzást (amely a szöveg kiemelésével, majd a Ctrl + S billentyűkombinációval is elvégezhető)

• Alsó vagy felső indexet illesszen be

• Speciális karaktereket adjon a szöveghez

• Beillesszen egy hivatkozást

• Beillesszen egy táblázatot

• Beillesszen egy képet

• Önnek továbbá lehetősége van a billentyűkombinációk listájának megtekintésére is

Betűtípusok beállításainak mentése

Amikor Ön egy e-mail-t ír (akár a Builderben egy e-mail-piszkozatot, vagy bármilyen új emailt/választ/továbbított e-mailt a Work Manager munkatételeiben), akkor a betűtípus (pl. a betűtípus stílusa és mérete) legutóbb használt beállításait elmentjük, és a következő alkalommal ugyanazt használhatja a tartalmainak megírására, így nem kell azt újra és újra beállítania.

Ezeket az értékeket elmentjük a felhasználó profiljára, így azok a Builderben és a Work Managerben egyaránt használhatók lesznek.

Ezek az értékek csak a legfelül, újonnan megírt e-mailre vonatkoznak majd – ha a felhasználó egy már korábban létező tartalomra kattint az üzenet alsó felén, akkor az adott tartalom megírásakor használt betűtípus stílusát és méretét használjuk majd. További részletekért tekintse meg a megjegyzést. Ennek a változásnak a részeként az e-mailek „új üres soraiban” található következetlenségei ezentúl eltűnnek: amikor egy új e-mailt ír, az adott e-mail tetejére mindig 2 üres sort illesztünk majd be.

Vegye figyelembe, hogy a szövegsablonok és a vázlatok azokat a betűtípus-beállításokat fogják használni, amelyeket a létrehozásukkor használtak.

Az e-mail használt betűtípusának stílusa és mérete egy e-mail megírásakor attól függ majd, hogy a szerkesztő személy már létező tartalomra kattint-e. A betűtípusok használatának logikája a következőkben olvasható, amelyre az új e-mailek létrehozásakor az üzenet tetejére automatikusan beillesztett két üres sor is hatással van:

• Az 1. automatikusan beillesztett sor: azokat a felhasználó által elmentett betűtípus-beállításokat használja, amelyeket a felhasználó a legutóbbi e-mailje megírásakor használt.

• A 2. automatikusan beillesztett sor: ez mindig a következő beállítást kapja: Arial – 10.

Az e-mail ezt követő tartalmának forrása a következők egyike lehet:

• a levélfüzérben található korábbi e-mailek

• e-mail-sablon tartalma

• az e-mail-aláírás tartalmának betűtípusa és mérete ezekben a részekben az adott, már létező tartalomnak megfelelő lesz, attól függően, hogy hová kattint a felhasználó.

Excel-, Word- és webes információk másolása és beszúrása

Az információkat külső dokumentumokból, például Excel-táblázatokból és Word-dokumentumokból is átmásolhatja az e-mailekbe, és weboldalakról HTML-tartalmat is beszúrhat.

Az e-mail előugró ablaka

Ha nagyobb területet szeretne használni az e-mailek megtekintéséhez, használja az előugró ablak funkciót.

Küldés visszavonása

A Küldés visszavonása beállítás lehetővé teszi, hogy az e-mailek elküldésének időpontjához időbeli késleltetést adjon, így megszakíthatja az e-mail elküldését, vagy az e-mailt az elküldés előtt áttekintheti.

A Felhasználói beállításokban beállíthatja a Visszavonás küldési időt.

Ha a küldés visszavonásának ideje be van állítva, megjelenik egy felugró ablak, amely lehetővé teszi az e-mail elküldésének visszavonását.

Ezenkívül, amikor a küldés visszavonásának ideje be van állítva, lehetősége lesz arra, hogy az idővonalon azonnali e-mailt küldjön, amely felülírja a Küldés visszavonása konfigurációjában megadott időbeli késleltetést, és arra is, hogy az e-mail küldését teljesen visszavonja.

Ha a Küldés visszavonása lehetőség ideje van beállítva, az e-mailek a kimenő levelek lapján a Várakozik küldési státusszal jelennek meg.

Egy e-mail letöltése

Önnek minden típusú (bejövő/kimenő/törölt/sikertelen/beütemezett) e-mail esetén lehetősége van letöltenie az alapul szolgáló .eml fájlt. Ez a rendszer több olyan helyéről is elérhető, ahol az e-mailek láthatók, pl. a munkatétel kommunikáció és idővonal részeiről, az e-mail-postafiókból, valamint az elküldött elemek nézetből.

A kezeletlen e-mailekkel történő munka részeként az ügynökfelhasználóknak lehetősége van közvetlenül a Work Manageren belül e-mail-útvonalakat létrehozni. A szabályok létrehozása segít megakadályozni, hogy a jövőben az ugyanilyen e-mailek a kezeletlen e-mailek közé kerüljenek, és biztosítja, hogy ezekből egy jegy vagy ügy jöjjön létre. Ez a jövőben csökkenti a kezeletlen e-mailek mennyiségét, valamint segít, hogy gyorsabban megkezdődhessen a munka ezeken a tételeken. A könnyű kezelhetőség érdekében a Work Manager-felhasználók új e-mail-útvonalak létrehozására való képessége egy a Builder Felhasználói szerepek részében ki- és bekapcsolható funkció.

Miután létrehozta ezeket a szabályokat a Work Managerben, azok azonnal élnek és működnek, azonban a Builder rendszergazdáit minden ilyen módon létrehozott új útválasztási szabályról értesítjük, és ezek mindaddig megjelölve maradnak számukra, amíg a rendszergazda nem nyugtázza azokat. A rendszergazdáknak továbbra is lehetőségük van a szabályok értékelést követő módosítására vagy akár kikapcsolására.

Hozzáférés biztosítása az e-mail-útvonalak létrehozásához a Work Manager-felhasználók számára

A Work Manager új e-mail-útvonalak létrehozására szolgáló funkciójához az Enate felhasználói szerepek rendszerén keresztül adható hozzáférés, ahol egy új opciót tettünk elérhetővé az E-mail-nézet beállításai részben.

Hogyan hozható létre egy új e-mail-útvonal a kezeletlen e-mailekben?

A kezeletlen e-mailekkel történő munka közben, ha az E-mail-postafiók oldalon a Kezeletlen e-mailek részben Ön úgy dönt, hogy az e-mailt egy jeggyé/üggyé dolgozza fel (az „Új munkatétel” lehetőségre kattintva), akkor a következő felugró ablakkal szembesül majd:

Lehetősége van e-mail-útvonal szerint keresni (amely automatikusan kitölti az ügyfél/szerződés/szolgáltatás/folyamat mezőket a kiválasztott postaládacímre vonatkozó javaslatok alapján), vagy manuálisan választhat. Ha ekkor a Létrehozás lehetőségre kattint, akkor azzal a szokásos módon létrehozza az e-mailből az adott jegyet vagy ügyet.

Azonban ha szeretné, hogy a továbbiakban ez automatikusan is megtörténjen, akkor még a „Létrehozás” gombra történő kattintást megelőzően kattintson az „Alkalmazás más e-mailekre” hivatkozásra a felugró ablak lábánál. Ha kiválasztotta ezt a lehetőséget, akkor a „Létrehozás” lehetőségre kattintva két dolog fog történni:

• Egy kis megerősítő üzenet jelzi majd, hogy létrejött egy új munkatétel.

• Egy további „Új e-mail-útválasztási szabály létrehozása” felugró üzenet jelenik meg, ahol a létrehozás megerősítése előtt kitöltheti az útválasztási szabály fennmaradó részleteit.

Eldöntheti, hogy az útvonal „Erre” vagy „Erről” típusú útvonal lesz-e, azaz

• „az ERRŐL a címről érkező összes e-mailt ugyanúgy kezelje” VAGY

• „az ERRE a címre érkező összes e-mailt ugyanúgy kezelje”,

majd megadhatja, hogy melyik e-mail-címet kell ezzel együtt használni. Az Enate automatikusan kitölti az e-mail-címet ahhoz a kezeletlen e-mailhez társított e-mail-címmel, amelyen Ön éppen dolgozott.

A szabály alkalmazása egy már létező e-mailre (visszamenőleges futtatás esetén)

Amellett, hogy beállít egy az összes jövőbeli, a mintának megfelelő e-mailre vonatkozó szabályt, dönthet úgy, hogy a szabályt az összes/néhány meglévő, a szabálynak megfelelő kezeletlen e-mailen is lefuttatja. Ha így szeretne tenni, akkor válassza ki az „Automatikus alkalmazás” kapcsolót, majd a felugró ablak alsó részét.

A rendszer megmutatja majd Önnek, hogy a jelenleg kezeletlen e-mailek közül hány felel meg ennek a szabálynak, azaz hány lesz majd újra feldolgozva.

Egy időtartomány kiválasztása annak meghatározására, hogy mely meglévő kezeletlen e-maileket szeretné újra feldolgozni

Ennek az opciónak a kiválasztásával megjelenik egy időszűrő, amely lehetővé teszi a meglévő e-mailek egy részhalmazának kiválasztását a szabály lefuttatásához (például, ha csak az egy hetes/hónapos e-mailek esetén szeretné ezt lefuttatni).

A csúszka segítségével Ön különböző dátumtartományokat állíthat be, de kiválaszthat egy adott dátumot is. A beállítás módosításakor a rendszer frissül, hogy megmutassa, pontosan hány e-mail esetén futna le ez a szabály.

Ha elégedett a választásával, akkor a „Létrehozás” gombra kattintva a szabály ismét lefut, és az e-maileket egy az Ön által megadott ügy- vagy jegytípusba újra feldolgozza majd.

Az új-email-útválasztási szabályok láthatósága a Builderben a rendszergazda számára

Ha új e-mail-útvonalak lettek létrehozva a Work Manager kezeletlen e-mailek részében, akkor a rendszergazdákat egy piros pont tájékoztatja majd a Builder e-mail-ikon részében.

Az e-mail-útvonalak oldalra történő navigációkor minden soron következő navigációs részen és képernyőn jelezni fogjuk azokat az új útválasztási szabályokat, amelyekkel tisztában kell lenniük.

Az útvonalak oldalon a felhasználók egy bannert látnak majd, amely értesíti őket az új e-mail-útvonalakról, valamint azok számáról. Egy hivatkozással rászűrhetnek az útvonalakra, hogy csak azokat az újakat lássák, amelyeket ismerniük kell.

Az útvonalak táblázatban figyelmeztetjük a felhasználókat azokra az új útvonalakra, amelyeket ismerniük kell.

Javasoljuk a rendszergazdák számára ezen új útválasztási szabályok áttekintését (és azt, hogy beszéljenek azzal az ügynökkel, aki létrehozta ezeket*), hogy megbizonyosodjanak arról, hogy elégedettek-e a más szabályokkal együttesen történő futtatásukkal. Dönthetnek úgy, hogy visszavonják ezek élesítését, módosítják őket, illetve szükség esetén akár törölhetik is őket.

Ha elégedettek a szabállyal, akkor törölniük kell az „áttekintendő” lehetőséget. Az „Áttekintési szűrő törlése” hivatkozást használva visszatérhetnek a normál nézethez.

*A szabály részleteit tartalmazó felugró ablakának tetején található „Tevékenység megjelenítése” ikon használatával megtekintheti, hogy ki hozta létre az e-mail-útválasztási szabályt.

Erre kattintva megjelenik majd a szabályt létrehozó és aktualizáló személy ellenőrzési nyomvonala.

Az Enate böngészőalapú Work Managere több böngészőoldalas megközelítést használ. Szabályozhatja, hogyan viselkedjen a rendszer amikor hivatkozásokra kattint az új elemek megnyitásához, például, hogy megnyisson egy jegyet vagy műveletet a kezdőlapjáról, vagy hogy megnyissa az e-mail-postafiókot.

Dönthet úgy, hogy a hivatkozásokat egy vagy a nyitja meg.

Bővebb információkért tekintse meg a következő videót:

Egyetlen böngészőlap

Alapértelmezés szerint, ha Ön rákattint egy hivatkozásra, akkor az új tartalom az előző tartalmat lecserélve ugyanazon a böngészőlapon jelenik meg.

Ha szeretne visszatérni az előző oldalra, akkor lehetősége van a böngésző „Vissza” gombját használni, hogy visszalépjen oda, illetve használhatja a „Következő” hivatkozást is, amellyel visszaléphet az újabb lapra.

Néhány egyéb funkció, amely hasznos lehet, ha egyetlen böngészőlapot használ... A navigáció rész „Legutóbb megtekintett” elemeinek listája mindig hasznosnak bizonyul, ha szeretné újra megtalálni azt a munkát, amelyet nemrégiben tekintett meg. Egy kattintással bármikor egy új oldalon nyithatja meg a Kezdőlapot... És a fókuszlistája segítségével akár összeállíthat egy listát azokról a munkatételekről, amelyekre összpontosítani szeretne, például egy csak a napi teendőkre fókuszáló listát is létrehozhat.

Amennyiben szeretne egy hivatkozást a saját dedikált lapján megnyitni, akkor kattintson az adott hivatkozásra a jobb egérgombbal, majd a megjelenő menüben válassza ki a „Hivatkozás megnyitása egy új lapon” lehetőséget.

Továbbá, ha a billentyűzeten a „Control” (Ctrl) vagy „Command” billentyűt is lenyomva tarthatja.

Ezzel a hivatkozás egy új böngészőlapon nyílik majd meg, és az előző úgy marad, ahogy volt.

Több böngészőlap

Ez azt jelenti, hogy Önnek most már lehetősége van a tartalmakat különböző böngészőlapokon megtekinteni, és egyszerre akár két különböző tartalmat is megnyithat egymás mellett, például az e-mail-postafiókja mellett egy jegyet vagy műveletet is megtekinthet, így anélkül olvashatja el az e-mailjeit, hogy váltogatnia kellene a képernyők között. A böngészőlapon olyan információk jelennek majd meg, mint a munkatétel referenciája és a címe.

Minden lap saját URL-címmel rendelkezik, ami azt jelenti, hogy Ön könnyedén megoszthatja az egyes munkatételekre mutató hivatkozásokat a többi csapattaggal. Egyszerűen csak másolja ki az URL-t, és küldje el azt nekik. Amikor megnyitják a hivatkozást, akkor az egyenesen az adott munkatételre lépteti őket.

Amikor egy olyan frissítést végez el egy munkatételen, amely bezárná a lapot, akkor Önt visszaléptetjük arra a lapra, amely elindította azt, például az Ön kezdőlapjára vagy az e-mail-postafiókjára.

Beállítások módosítása a felhasználói beállításokban

Ha szeretné megváltoztatni azt, hogy a rendszer hogyan nyitja meg az egyes hivatkozásokat, akkor lépjen a felhasználói beállítások oldalára, és módosítsa a lapok viselkedését.

A „Hivatkozások megnyitása egy új böngészőlapon” lehetőséget itt találhatja meg. Ez lehetővé teszi azt, hogy eldöntse, hogyan működjenek az Enate Work Manager felületén azok a hivatkozások, amelyekre rákattint – egy új, dedikált böngészőlapon vagy a böngészője jelenlegi lapján nyíljanak-e meg.

Alapértelmezés szerint ez a beállítás KI van kapcsolva, ami azt jelenti, hogy ha Ön rákattint egy hivatkozásra, akkor a tartalom az Ön böngészőjének aktuális lapján jelenik majd meg. Ha szeretné, ha a hivatkozások egy-egy új, eltérő böngészőlapon nyílnának meg, akkor kapcsolja BE ezt az opciót, és mentse el a változtatásokat. Innentől kezdve ha Ön rákattint egy hivatkozásra, akkor az adott tartalom egy új, dedikált böngészőlapon jelenik majd meg.

Áttekintés

Az Elküldött elemek részben megtekintheti az összes olyan az Ön üzleti területén található munkatételből származó e-mailt, amelyet elküldtek.

Megtekintheti az elküldött e-mailek előnézeti listáját, ahol a legújabbak találhatók elöl, és láthatja azt, hogy ki volt az e-mail címzettje, mikor lett elküldve, mi volt a tárgya, megtekintheti az e-mail törzsének első sorát, valamint azt, hogy melyik munkatételhez kapcsolódott az adott e-mail. Ezen felül láthatja azt is, hogy rendelkezett-e az e-mail bármilyen melléklettel, illetve kiemelt fontosságúként küldték-e el azt.

Igény szerint módosíthatja az e-mail előnézeti paneljét.

Amikor egy e-mailre kattint, a képernyő jobb oldalán Ön teljes egészében megtekintheti az adott e-mailt. Láthatja az e-mail tárgyát, a feladót, a címzettet, a másolatot kapó címzetteket, egy arra a munkatételre mutató hivatkozást, amelyhez az e-mail kapcsolódik, a munkatétel esedékességét, valamint az e-mail teljes tartalmát.

Lehetősége van az e-mailt teljes képernyős méretben is megnyitni, miközben az előnézet panel rejtve van.

Váltás a nézetek között

Önnek lehetősége van váltani a nézetek között: megtekintheti a saját maga által elküldött e-maileket az „E-mailjeim” opcióval, valamint a csapata által elküldött e-maileket a „Csapatom e-mailjei” lehetőséggel.

Válaszolás az e-mailekre/e-mailek továbbítása

Önnek lehetősége van válaszolni egy elküldött e-mailre, mindenkinek választ küldeni vagy továbbítani az elküldött e-mailt. Ha ezeknek a lehetőségeknek az egyikére kattint, akkor a rendszer egy új lapot nyit meg, amelyen látható a kérdéses munkatétel, Ön pedig az e-mailek szerkesztésére szolgáló képernyőre jut, ahol elkezdheti megírni az e-mailt.

Szűrési lehetőségek

Elküldött e-mailjeit lehetősége van ügyfél, szerződés, szolgáltatás, folyamat, várólista, az e-mail „Címzett” mezője, valamint a dátumtartomány alapján is megszűrni, illetve aszerint is, hogy milyen állapotú az a munkatétel, amelyhez az adott e-mail kapcsolódik, rendelkezik-e az e-mail valamilyen melléklettel, valamint az alapján, hogy a rendszer hozta-e létre az e-mailt.

Vegye figyelembe, hogy amikor Ön egy dátum alapján szűr, akkor legfeljebb 90 napos időtartományra szűrhet rá.

Ha hozzáférése van a „Csapatom e-mailjei” nézethez, akkor ezeket hozzárendelt felhasználókra, valamint a feladóra szűrve is megtekintheti.

További lehetőségek

A válaszlehetőségek melletti pontokra kattintva további opciók is elérhetővé válnak az Ön számára. Ezek segítségével Ön közvetlenül arra a munkatételre léphet, amelyhez az e-mail kapcsolódik (egy új lapon nyílik meg), illetve közvetlenül kinyomtathatja az e-mailt.

Továbbá Önnek lehetősége van az alapul szolgáló .eml fájl letöltésére is.

E-mail-mellékletek

Mikor jelennek meg az e-mailek a feldolgozatlan e-mailek nézetben?

Az e-mailek akkor jelennek meg az Ön „E-mail-postafiók” Feldolgozatlan e-mailek nézetében a Work Managerben, ha megfelelnek a következő feltételek egyikének:

1. A Címzett és/vagy Másolatot kapó e-mail-címek egyike sem rendelkezik megfelelő e-mail-útvonallal.

2. Az e-mailben kizárólag Titkos másolatot kapó e-mail-címek szerepelnek, Címzett és Másolatot kapó címek nem.

Lásd az alábbi, részletes információkat tartalmazó táblázatot arról, hogyan kezeljük az Enate-be beérkező e-maileket attól függően, hogy az Enate-tel kapcsolatos e-mail-címek kombinációi a Címzett, Másolatot kap vagy Titkos másolatot kap mezőben tűnnek-e fel.

A sablonszövegek olyan sztandard, előre beállított szövegek, amelyeket a rendszerkonfiguráció részeként hoznak létre.

E-mail írásakor az e-mail-képernyő alján található Sablonszöveg ikonra kattintva szúrhat be sablonszövegeket. Az ikon segítségével megjelenítheti az adott szolgáltatásfajtához elérhető összes sablonszöveget, a szabad szöveges kereséssel pedig címük alapján kereshet a tételek között.

Az „Utoljára használt” funkciót is használhatja. Ehhez kattintson a legördülő listára, ahol gyorsan hozzáférhet a legrelevánsabb sablonszövegekhez. Az e-mailbe beszúrt sablonszövegek manuálisan módosíthatók.

Nyelv szerinti megjelenítés

A sablonszöveget más nyelven is megjelenítheti a legördülő lista megfelelő nyelvére kattintva.

A Kezeletlen e-mailek „Törlési ellenőrzés” részét használva megtekintheti az Ön által/a csapata által a kezelésük során törölt, kezeletlen beérkező e-maileket. Ez segít ellenőrizni, hogy hogyan kezelték a beérkező kezeletlen e-maileket.

A „Törlési ellenőrzés” hivatkozásra kattintva megjelenik az Ön üzleti területén törölt összes, kezeletlen e-mail nézete. Ezek olyan beérkező, kezeletlen e-mailek, amelyek esetén azok döntése mellett döntöttek ahelyett, hogy egy új ügyet vagy jegyet hoztak volna létre belőlük.

Az oldal többi e-mail-nézetéhez hasonlóan minden szűrő és értesítési lehetőség elérhető ezekhez, azonban maguk az e-mailek csak olvasható módban jelennek meg.

Egy törölt, kezeletlen e-mailre kattintva a képernyő fő részén részletesen megjelenik majd az adott e-mail, valamint minden tartalmazott melléklete is.

Továbbá az üzenet feletti fejlécen az is látható, hogy ki és mikor törölte az adott e-mailt.

Áttekintés

Minden az Enate-be beérkező összes e-mailt automatikusan jeggyé vagy üggyé dolgozunk fel az üzlet szabályai alapján, amelyek olyan dolgokat vizsgálnak, mint hogy hová küldték el, ki küldte el és miről szól. Alkalmanként azonban az Enate-be történő beérkezést követően az e-maileket nem dolgozzuk fel egy ügybe vagy egy jegybe.

Ez a következő okok miatt fordulhat elő:

1. Sem a Címzett és/vagy sem a Másolatot kap e-mail-címek nem rendelkeznek a Builderben megadott egyező e-mail-útvonallal (ezek azok a szabályok, amelyek meghatározzák, hogy milyen fajta jegyet vagy ügyet kell egy beérkező e-mailnek létrehoznia).

2. Az e-mailben kizárólag Titkos másolatot kapó e-mail-címek szerepelnek, Címzett és Másolatot kapó címek nem.

Ha az Ön vállalkozásának bármely területén ilyen e-mailek találhatók, akkor megjelenik egy ikon a fejlécben, amely megmutatja, hogy hány ilyen e-mail van.

Ez megmutatja Önnek a jelenleg kezeletlen e-mailek számát, és ha rákattint a hivatkozásra, akkor egy felugró ablak is megjelenik, amelyben látható lesz majd, hogy ezek közül hány ilyen érkezett be az elmúlt 24 órában, valamint egy hivatkozás közvetlenül e-mail-postafiókjának Kezeletlen e-mailek részére vezeti majd Önt (egyéb esetben az e-mail-postafiókjának nézetében találhatja meg ezt).

Az e-mail-postafiók Kezeletlen e-mailek nézete

A Work Manager e-mail-postafiók részének Kezeletlen e-mailek nézete lehetővé teszi az ügynökök számára eme kezeletlen e-mailek áttekintését, akik így megtehetik a megfelelő lépéseket. Ez az opció minden felhasználó számára látható.

Milyen e-maileket látok?

Ön olyan e-maileket láthat majd, amelyeket nem sikerült egy Üggyé vagy Jeggyé feldolgozni (azaz kezeletlenek) és abba a postafiókba érkeztek be, amelyben az üzleti területe dolgozik. A többi kezeletlen e-mailt, amely egyetlen üzleti folyamatához sem kapcsolódó postafiókba érkezik be, az Ön vállalkozásának más területein dolgozó ügynökök is látni fogják majd.

Konkrétabban, ha Önnek egy e-mail-útvonalhoz kapcsolódó folyamathoz van engedélye, akkor Ön minden olyan e-mailhez kapcsolódó kezeletlen e-mailt látni fog, amely az adott csatlakozóba érkezik be, még akkor is, ha az más útvonalról származik.

A szakasz melletti szám megmutatja Önnek, hogy összesen hány e-mail található a kezeletlen e-mailek nézetben.

Szűrési lehetőségek

Az e szakaszban lévő e-maileket Ön a következők szerint szűrheti:

• Postafiók címe

• Postafiók neve (ha tudja). Pontosabban ez az annak a postafióknak az e-mail-címe, amely a beérkező üzeneteket kezeli.

• Dátum, azaz az e-mail beérkezésének dátuma.

Milyen lehetőségeim vannak?

A feldolgozatlan e-mailek nézet lehetővé teszi az Ön számára, hogy áttekintse a beérkező e-mailek tartalmát, amely segít Önnek meghatározni, hogy hová irányítsa azt.

Miután sikeresen meghatározta, hogy hova kell azt irányítania, Önnek néhány lehetőség áll rendelkezésére:

1) Dönthet úgy, hogy a munkatétel létrehozását megelőzően egy munkatételt hoz létre az e-mailből, meghatározva annak ügyfelét, szerződését és szolgáltatását. Ha ezt teszi, az e-mail „feldolgozottá” válik, és eltávolítjuk azt a feldolgozatlan e-mailek nézetből, amikor következő alkalommal az e-mail-postafiók nézetének frissítése mellett dönt.

2) Szükség esetén az e-mail törlése mellett is dönthet (például amikor egy kéretlen üzenetről van szó). Ha ezt teszi, az e-mail „Törölve” állapotú lesz, és eltávolítjuk azt a feldolgozatlan e-mailek nézetből, amikor következő alkalommal az e-mail-postafiók nézetének frissítése mellett dönt.

Tömeges törlés opció

Több e-mail egyidejű, tömeges törlésére is lehetőség van. Kattintson egy vagy több mezőre, és a szűrő mellett megjelenik egy törlés gomb, valamint a kiválasztott e-mailek száma.

Kezeletlen e-mailek – További megjegyzések

Minták, amelyekre figyelni kell – megoldás egy új útvonalszabállyal

Ha azt veszi észre, hogy rendszeresen Önnek kell kezelnie a kezeletlen e-maileket és újra és újra ugyanarra a jegyre vagy ügyre kell azokat irányítania, akkor néhány lehetőség áll az Ön rendelkezésére:

Itt könnyedén hozzáadhatja a blokkolni kívánt, illetve szerkesztheti vagy törölheti a már blokkolt e-mail-címeket.

Tiltsa le az összes automatikusan létrehozott e-mailt erre a címre – a rendszer SEMMILYEN automatikusan létrehozott e-mailt nem küld majd el erre a címre, ha az Címzettként, Másolatot kap vagy Titkos másolatot kap címként szerepel.

Automatikusan létrehozott e-mailek kikapcsolása, amikor egy új Jegyet/Ügyet hoz létre erről a címről – a rendszer engedélyezni fogja a Jegyek és/vagy Ügyek létrehozását az erről a címről érkező e-mailek esetén, azonban erre a címre nem küld majd automatikusan létrehozott e-maileket.

Erről a címről érkező e-mailek automatikus elutasítása levélszemétként – a rendszer lehetővé teszi a Jegyek létrehozását az erről a címről érkező e-mailek esetén, azonban a létrehozást követően a Jegy automatikusan Lezárt állapotú lesz, a megoldás módja pedig „Levélszemétként elutasítva” lesz.

A „Lehívás várólistáról” gomb

Ha a postaláda táblázatának fejlécében a „Lehívás várólistáról” gombra kattint, a rendszer egy új munkatételt rendel Önhöz.

A várólistáról lehívás hozzárendelési szabályai

Hogyan dönti el a rendszer, hogy melyik munkatételt rendelje a felhasználókhoz, amikor a postaládájukban a „Lehívás várólistáról” gombra kattintanak?

A rendszer úgy működik, hogy a felhasználó által elérhető és hozzá társított összes várólistán megnézi az összes hozzárendelésre váró munkatételt, és az alábbi fontossági sorrend alapján hozzárendel egy új munkatételt:

1. Bármely jelenleg KÉSEDELMES munkatétel (a leginkább késedelmes tétel az első). Ha ez nem található, akkor

2. Bármely olyan munkatétel, amelyet egy robot elutasított. Ha nincs ilyen, akkor

3. Bármely munkatétel (a legkorábban esedékes lesz elsőként kiválasztva).

Megjegyzés: A „Szigorú módra” állított várólistákról a munkákat kizárólag robotoknak lehet kiosztani. Az ilyen várólistákhoz kapcsolódó emberi felhasználók csak a robotok által elutasított munkatételeket tudják elvállalni, de nem kapják meg automatikusan a normál, el nem utasított tételeket, amikor a „Lehívás várólistáról” gombra kattintanak.

Áttekintés

Az Enate értesítései segítenek Önnek abban, hogy naprakész maradhasson az Önt érdeklő Jegyekkel, Műveletekkel és Ügyekkel kapcsolatban, hogy mindig biztosan képben lehessen. Az értesítések fogadását nagyfokú rugalmasság jellemzi: eldöntheti, hogy mely elemeket szeretné figyelemmel követni, milyen eseményekről kapjon értesítést, valamint hogyan kapja meg ezeket az értesítéseket.

Számos lehetőség közül választhat:

• Nyomon követi az egyes Munkatételeket

• Nyomon követhet minden a postaládájában található munkát

• Nyomon követhet minden a Várólistáin található munkát

Értesítések az egyes Munkatételekről

Egy Munkatétel követése

Dönthet úgy, hogy csak egy adott Munkatételről szeretne értesítéseket kapni – ehhez nyissa meg azt a Work Managerben, majd kattintson a fejléc sávján a „Követés” lehetőségre.

Egy Munkatétel követése közben Ön egy értesítést kap minden alkalommal, amikor az Ön által az értesítési beállításokban kiválasztott események megtörténnek – például állapotváltozások, megbízott megváltozása stb. Ha úgy döntött, hogy a böngészőben és/vagy e-mailben is értesítést szeretne kapni, akkor Ön ezeken a csatornákon is megkapja az értesítései másolatát.

Kérjük, vegye figyelembe:

Egy Munkatétel követésének megszüntetése

Ön bármikor megszüntetheti egy Munkatétel követését, ha a Munkatétel képernyőjén a „Követés megszüntetése” lehetőségre kattint.

Értesítések személyre szabása

Ön eldöntheti, hogy milyen értesítéseket szeretne megkapni, illetve hogyan szeretné azokat megkapni, ha a Felhasználói beállításokra lép, majd az Értesítési beállítások lehetőségre kattint, hogy megtekinthesse azokat.

Egy adott Munkatétel követésének beállítása mellett Ön az értesítési beállítások oldalt is használhatja, hogy eldöntse, általánosságban tekintve milyen értesítéseket szeretne automatikusan megkapni. Ez két részből áll:

• Először meghatározhatja, hogy milyen munkatételekről szeretne értesítést kapni, pl. a saját Munkaügyi postaládájában lévő elemekről.

• Ezen felül meghatározhatja, hogy az adott munkatételek mely eseményeiről szeretne értesülni.

A részletek alább olvashatók.

Mely elemekről értesítsenek? – A beállítás hatálya

Ön dönthet úgy, hogy értesítést kér a Munkaügyi postaládájában, és/vagy a Várólistáin lévő Munkatételekről.

Ön dönthet úgy, hogy értesítést kér a , és/vagy a Várólistáin lévő Munkatételekről.

Mely eseményekről értesítsenek?

Emellett Önnek ki kell választania, hogy ezen Munkatételek esetén Ön mely eseményekről szeretne értesülni.

A lehetőségek a következők:

Hogyan értesítsenek? – Az értesítések különböző típusai

Minden olyan eseményről, amelyre feliratkozik, automatikus értesítést kap majd a Work Manager Értesítésközpontjában (amely a fejlécsáv Értesítések ikonján át érhető el), ahol az olvasatlan értesítések száma egy számlálón lesz látható. Azonban Ön emellett dönthet úgy, hogy e-mailben és/vagy a böngészőben felugró értesítésként is szeretne-e értesítést kapni.

Értesítésközpont

Az Értesítések ikon megmutatja Önnek az olvasatlan értesítési üzeneteinek számát.

Az Értesítések ikonra kattintva megjelenik az Értesítésközpont.

Ez megmutatja Önnek a kapott értesítési üzenetek számát (a legutóbbi 100 értesítést jeleníti meg), amelyeket „Összes” és „Olvasatlan” lehetőségek alapján rendezhet.

Az értesítésre kattintva arra a Munkatételre ugorhat, amelyről az értesítés szól.

Önnek továbbá lehetősége van egyes értesítések (a pontokra kattintva) vagy az összes értesítés olvasottként történő megjelölésére.

Értesítések elnémítása – Ne zavarjanak

A Ne zavarjanak lehetőség minden e-mailes és a böngészőben felugró értesítést kikapcsol. Megjegyzés: az Értesítésközpontban Ön továbbra is megkapja majd ezeket az értesítéseket.

Az értesítési preferenciáit Ön az „Értesítési beállítások” lehetőségre kattintva, vagy a Felhasználói beállítások, majd az „Értesítési beállítások” lehetőségre kattintva módosíthatja.

Felugró értesítések a böngészőben

Amennyiben Ön engedélyezte az értesítéseket a böngésző felugró ablakában, akkor egy értesítés létrehozásakor azok a képernyője jobb alsó sarkában is megjelennek majd. A Munkatételre mutató hivatkozásra kattintva Ön közvetlenül eljuthat az adott Munkatételre.

A böngésző felugró értesítései minden képernyőn megjelennek majd, amíg Ön be van jelentkezve a Work Manager egyik munkamenetébe.

Felugró értesítések engedélyezése a böngészőben

Ahhoz, hogy felugró értesítéseket kaphasson, lehetséges, hogy át kell állítania a böngészője beállításait. Ha ezt kell tennie, erre az Értesítésközpontban figyelmeztetjük majd.

Böngészője beállításainak módosításához lépjen a Beállítások > Adatvédelem és biztonság > Oldalbeállítások > Engedélyek > Értesítések részre, majd módosítsa a beállításokat annak biztosítása érdekében, hogy az oldalak értesítéseket küldhetnek az Ön böngészőjére.

E-mailes értesítések

Az e-mailes értesítést arra az e-mail-címre küldjük majd ki, amely a Builderben az egyes felhasználókhoz be lett állítva.

Az e-maileket egy a Builderben beállított, Felügyelet nélküli e-mail-címről küldjük majd ki.

Az e-mailes értesítések egy hivatkozást tartalmaznak majd ahhoz a Munkatételhez, amelyhez kapcsolódnak. Ha egy felhasználó már bejelentkezett az Enate-be, akkor a hivatkozásra kattintva azonnal az adott Munkatételhez ugorhat. Ha a felhasználó kijelentkezett, a hivatkozásra kattintva az Enate bejelentkezési oldalára juthat. A bejelentkezést követően azonnal a Munkatételhez irányítjuk Őket.

Asztali értesítések

Hogyan jeleníthetők meg az asztali értesítések?

Az értesítéseket Ön a Work Manager Értesítésközpontjában, a böngésző felugró értesítéseiként, valamint e-mailben is megkaphatja, ám emellett azt is beállíthatja, hogy a böngésző felugró értesítései az asztala számos részén megjelenjenek, pl. a Windows Start menüjében, valamint gépe zárolt képernyőjén.

Az asztali értesítések hangjai

A hangokat szintén az asztala értesítési beállításaiban kapcsolhatja be: így mindig hallhatja majd a hangokat, amikor egy új asztali értesítés látható.

Minden értesítés kikapcsolása

Dönthet úgy, hogy MINDEN értesítést kikapcsol: ehhez válassza ki ezt a lehetőséget a Felhasználói beállítások lapon, amely az Értesítési beállítások felső részén található.

Amíg ez az opció be van kapcsolva, semmilyen értesítést nem hozunk létre az Ön számára. Ha szeretné visszakapcsolni az értesítéseket, akkor elmentjük az Ön preferenciáit.

Előfordulhat, hogy az ügyfelek olyan e-mailt küldenek, amelyet valójában egy új munkatétel elindításához kellene felhasználni, azonban mivel azt egy meglévő e-mail-láncra válaszul küldték el, egy meglévő munkatételhez lett csatolva. Ennek kiváló példája az, amikor az ügyfél egy új jegy elindításának szándékával válaszol egy e-mailre, azonban az hozzáadódik annak az e-mail-láncolatnak a munkatételéhez, amelyre válaszoltak. Ebben az esetben használja azt a funkciót, amely lehetővé teszi egy új munkatétel létrehozását azokból az e-mailekből, amelyek egy már meglévő munkatételhez lettek hozzáadva.

Hogyan működik mindez?

Ha egy felhasználó egy munkatételen dolgozva észreveszi, hogy egy olyan e-mailt, amely hozzá lett csatolva a munkatételhez, valójában egy új munkatétel létrehozására kell felhasználni, akkor használhatja azt a hivatkozást, amely az adott üzenet fölé víve az egérmutatót jelenik meg a Kommunikáció vagy az Idővonal nézetben.

Erre a hivatkozásra, majd a következő megerősítő felugró ablakra kattintva az e-mailt tulajdonképpen visszaküldjük az Enate rendszerébe egy további szabállyal, mely szerint az elem nem fűzheti hozzá magát egy már meglévő munkatételhez. Miután az e-mail sikeresen létrehozott egy új munkatételt, egy megerősítő üzenet jelenik majd meg.

Az új munkatétel létrehozását követően egy megjegyzés válik láthatóvá az adott üzenet tetején, amely tartalmazza az új munkatételre mutató hivatkozást, valamint azt, hogy az első munkatételben szereplő eredeti üzenetbejegyzés mostantól „csak olvasható” értékre lesz beállítva (mivel a továbbiakban nem használható az üzenetben szereplő kérelem feldolgozására).

Ezen felül az eredeti és az új munkatételek közötti hivatkozásokat az egyes „Összekapcsolt tételek” lapokon is megjelenítjük majd.

Megjegyzés hozzáadásához kattintson a Megjegyzés fülre. Bárki hozzáadhat egy belső megjegyzést egy Jegyhez, Ügyhöz vagy Művelethez – nem kell, hogy az Önhöz legyen rendelve, és egy megjegyzés hozzáadásával nem rendeli azt automatikusan önmagához. Ezek csak belső használatra létrehozott megjegyzések, külső felek soha nem láthatják azokat.

A megjegyzéstípus megadása

Igény szerint meghatározhatja, hogy milyen interakciófajta eredményeként jött létre az adott megjegyzés (pl. bejövő vagy kimenő telefonhívás stb).

Egy megjegyzés hozzáadása és egy Jegy megoldása

Ha egy megjegyzést adunk hozzá egy hozzánk rendelt Jegyhez, akkor lehetőségünk van arra, hogy a Megjegyzés hozzáadása és megoldás lehetőséget használjuk a munkatételen, amely rákattintást követően megoldja az adott munkatételt.

A megjegyzés hozzáadását követően a képernyő frissül, és az új megjegyzés megjelenik az idővonalon.

Hiányos megjegyzéseket tartalmazó tétel bezárása

Ha elkezdett beírni egy megjegyzést, de azt még nem mentette, a megfelelő lapon egy „*” lesz látható, hogy erre felhívja a figyelmét.

Ha ezt követően megpróbálja bezárni annak a munkatételnek a lapját, amelyhez ez a folyamatban lévő, még nem mentett tétel tartozik, a rendszer figyelmezteti, és megkérdezi, hogy szeretné-e folytatni.

Az Enate rendszerben három munkatételtípus létezik:

• – Az egykomponensű tevékenységek, például lekérdezések, modellezéséhez használatos. A jegyek önálló tételek, nem részei egyetlen üzleti folyamatnak sem. Speciális ügytípusokká előléptethetők.

• – A több részből álló tevékenységek (üzleti folyamatok) modellezéséhez használatosak.

• – Az ügyek elemei, azaz egy ügy műveletek sorából tevődik össze. Gyakran egy ellenőrzőlistát vagy más utasításokat tartalmaz a tevékenységekhez a művelet előrehaladásának nyomon követéséhez. A műveletek lehetnek manuálisak (emberek és botok is elvégezhetik) vagy automatikusak, például egy e-mail automatikus küldése.

Áttekintés

Jelentős javításokat végeztünk a Jegyek, Műveletek és Ügyek fájljainak és kapcsolatainak megtekintését, valamint kezelését illetően.

A korábban az oldalsó sávon megjelenített fájlkártyát immáron kibővítettük és áthelyeztük az Idővonalak melletti Munkatétel képernyőjének fő részén található „Fájlok” lapra: mostantól itt adhat hozzá fájlokat és kapcsolatokat, valamint itt tekintheti meg azokat az elemeket, amelyek hozzá lettek adva a Munkatételhez.

A fájlok lap megmutatja az összes olyan fájlt és kapcsolatot, amelyet hozzáadtunk az adott Munkatételhez és a hozzá kapcsolódó Munkatételekhez, valamint a bejövő és kimenő e-mailek mellékleteit is megtalálhatja itt.

Minden a jelenleg nyitva lévő Munkatételhez tartozó fájl/kapcsolat a Fájlok lap tetején jelenik meg, valamint minden a releváns Munkatételekhez kapcsolódó elem egy ez alatti elkülönített részben látható. Az elemeket a feltöltés dátuma/ideje szerint rendezzük – a legújabbak legfelül tekinthetők meg.

A további információk azonosításában számos ikon segíti Önt:

Fájlok/kapcsolatok hozzáadása egy Munkatételhez

Ha a Munkatétel Önhöz lett rendelve, akkor Ön a Munkatételhez a Fájlok lapot használva adhat hozzá fájlokat és kapcsolatokat. Egyszerre több fájl is feltölthető. A feltöltéshez kattintson a lap tetején található kapcsolatok feltöltése lehetőségre.

Továbbá Ön a fájlokat fogd és vidd technikával is a Fájlok lapra húzhatja azok feltöltéséhez.

A fájltípus korlátozásai

Fájlok és kapcsolatok címkézése

A fájlokhoz és a kapcsolatokhoz lehetősége van címkéket adni. A címkézés rendkívül fontos, ha strukturáltabbá szeretné tenni fájljai információit, valamint ez olyan funkciókat is elérhetővé tesz, mint például a bizonyos címkékkel rendelkező fájlok automatikus hozzácsatolása a rendszer által automatikusan elküldött e-mailekhez, valamint az Ön által írt levelekben használt előre elmentett válaszok. Továbbá külső automatizálási rutinok használatát is lehetővé teszik, amely használatával tudni fogják, hogy mely adott fájlokat kell egy munkatételből felvenni.

A fájlok felcímkézése szintén egy fontos funkció az automatizálási technológiát alkalmazó folyamatok során. Példa: ha egy későbbi automatizált Műveletnek tudnia kell, hogy mely fájlokat csatolta az ügyéhez a „Számla megerősítése” fájlban, akkor ennek megfelelően meg kell jelölnie a kapcsolódó fájlokat, és az automatizálási technológia a fájl nevétől függetlenül tudni fogja majd, hogy a címkéje alapján ki kell választania az adott fájlt. Az ilyen külső automatizálási technológia ugyanígy képes címkékkel ellátni a Munkatételekbe feltöltött dokumentumokat az Enate felületén a további kézzel történő/automatizált felhasználás céljából.

Az Ön számára elérhető címkecímek a Builderben állíthatók be. Ha rendszeresen azt észleli, hogy egy adott címke nem válaszható ki, akkor mindenképpen beszéljen a rendszergazdával, hogy hozzáadhassák azt.

A „+” ikonra kattintva, majd a megjelenő listából egy címkét kiválasztva lehetősége van egy fájlhoz címkét adni.

A címkéket Ön továbbá számos fájlhoz és kapcsolathoz egyszerre is hozzáadhatja, ha egy vagy több elemet választ ki és használja az ikont – a címkék ezt követően a Fájlok lap fejlécében jelennek majd meg.

Az Enate az e-mail-mellékletek automatikus címkézésében is segítségére lesz. Az Enate Builder Piactér részében számos olyan lehetőség érhető el, amelyek engedélyezik azokat a komponenseket (az Enate-ből és harmadik felektől származókat is), amelyek elemzik a beérkező üzenetek tartalmát, beleértve a címkék ajánlását az e-mail-mellékletekhez azok tartalma alapján.

Ha a rendszergazda bekapcsolta az automatikus címkézési komponenst, akkor a fájl címkézési részében néhány extra információt is láthat majd, ahol láthatóak lesznek egy melléklet automatikusan javasolt címkeértékei.

Ha az Ön által használt technológia elég magabiztos az általa javasolt címkében, akkor a címke zöld színnel jelenik majd meg. Amennyiben Ön egyetért a javaslattal, akkor semmit sem kell tennie, azonban ha nem ért egyet vele, akkor kattintson az adott címkére annak megváltoztatásához.

És ha a technológia kevésbé magabiztos a címkejavaslatot illetően, akkor a címke narancssárga színnel jelenik majd meg. Amennyiben Ön egyetért a javasolt címkével, akkor erősítse azt meg, egyéb esetben módosítsa azt az Ön igényei szerint. Minden alkalommal, amikor így tesz, segíti a technológiát a tanulásban, amely így a jövőben még jobbá válik a megfelelő címkék javaslata során. Ha úgy véli, hogy a technológia rendszeresen rossz javaslatokat tesz, beszéljen a rendszergazdával a megbízhatósági küszöb módosítását illetően.

A címkék hozzáadását követően a fájlok/kapcsolatok automatikusan is hozzáadhatóvá válnak az azonos címkékkel rendelkező e-mailekhez, biztosítva ezzel, hogy az adott e-mailek/e-mailek törzsei tartalmazzák majd az összes releváns típusú dokumentumot.

Megjegyzések hozzáadása a Fájlokhoz

Önnek lehetősége van megjegyzéseket írni a fájlokhoz és a kapcsolatokhoz, hogy megadhassa a tartalom rövid leírását, valamint minden olyan további információt megadhasson, amely hasznosnak bizonyulhat.

Ön továbbá egyszerre több fájlhoz és kapcsolathoz is hozzáadhatja megjegyzését, ha kiválaszt egy vagy több elemet, majd használja a Fájlok lap fejlécében található ikont.

Fájlok előnézete

A jobb oldali menü lehetővé teszi az Ön számára, hogy megtekintse egy adott fájl előnézetét. Az előnézet egy új lapon jelenik meg.

Fájlok letöltése

Önnek lehetősége van az egyes fájlok letöltésére, ha a jobb oldali menü megfelelő opciójára kattint.

Ön egyszerre akár több fájlt is letölthet, ha kiválasztja a letölteni kívánt fájlokat, majd pedig a képernyő tetején található lehetőségre kattint. Ezeket több különálló fájlként vagy egyetlen tömörített ZIP-ként is letöltheti az itt található ZIP letöltési lehetőséggel.

Fájlok/kapcsolatok törlése

A jobb oldali menüre kattintva a fájlok vagy kapcsolatok törlésére egyenként is lehetőség van.

Ezen felül Ön több fájlt/kapcsolatot is törölhet, ha kiválasztja az eltávolítani kívánt fájlokat/kapcsolatokat, majd rákattint a képernyő tetején található törlés lehetőségre.

Fájlok/kapcsolatok szűrése

A fájlok lapon megjelenő fájlokat és kapcsolatokat a lap tetején található szűrési lehetőséggel szűrheti. A következők szerinti szűrésre van lehetőség: Kimenő e-mail-mellékletek, Bejövő e-mail-mellékletek és Kapcsolatok.

Szabad szöveges fájlkeresés

Egy szabad szöveges keresés is a rendelkezésére áll, hogy segítsen Önnek az egyes fájlok vagy kapcsolatok megkeresésében. Ön számos megjelenített szövegcsoport alapján is kereshet, például fájlnevek, címkeinformációk és megjegyzések szövege alapján.

Áttekintés

Amikor egy jegyen, műveleten vagy ügyön dolgozik, olyan működési problémák merülhetnek fel, amelyek hatással vannak a folyamatra. Fontos ezek rögzítése, hogy kiemeljék őket más olyan személyek számára, akik megtekinthetik az adott munkatételt vagy dolgozhatnak azon, és hogy segítsenek a folyamat hosszú távú javításában.

Az Enate felületén a munkatétel képernyőjének hibák része segít Önnek az ilyen incidensek előfordulása esetén azok rögzítésében és kezelésében. Ha a Builderben egy jegy szolgáltatási sorában hibakategóriákat is meghatároztak, akkor a Hibák kártya a Work Managerben az adott jegy képernyőjén is megjelenik, ahol a folyamat során fellépő hibák esetén lehetőség van a jegy hibáinak rögzítésére.

A hibák számos okból előfordulhatnak, például:

• Az ügyfél későn adja meg az Ön által kért információkat.

• A szolgáltató rossz fájlt csatolt.

• Valami hiba történt a művelet a szervizközpont általi kezelése során.

A hibák rögzítése több okból is kiemelt fontosságú:

• míg a munkatétel folyamatban van, azonnali áttekintést biztosít azokról a hibákról, amelyek megtörténtek már vagy még mindig megtörténnek, így érdemes tudni róluk. Ez azon ügynökök számára fontos, akik a műveleten dolgoznak vagy megtekintik azt.

• egy munkatétel lezárását követően segít pontos információkat adni arról, hogy mi történt és mi volt a hiba – ez kiemelten fontos lehet egy adott tétel áttekintése során, amikor jól láthatóan meg kell mutatni, hogy nagyon sokat kellett várni az ügyfélre a kritikus fontosságú információk elküldése során.

• hosszú távon az elemzés során nagyon hasznos a minták észlelése, hogy megtudhassuk, hol történnek a hibák és hol lehet ezeken javítani – talán ismétlődő minőségi probléma lép fel egy külső féltől származó információ miatt, vagy egy adott ügyfél folyamatosan késik az információk megadásával a folyamat egy bizonyos pontján. Ha nem rögzítjük a hibákat, előfordulhat, hogy az esetlegesen könnyen megoldható problémák továbbra is fellépnek majd.

Egy hiba hozzáadása/szerkesztése

Egy hiba rögzítése igen egyszerű: egy nyitott jegy, művelet vagy ügy esetén egyszerűen nyissa meg a hibák kártyát, majd kattintson az új bejegyzés hozzáadása lehetőségre.

Válassza ki a megfelelő kategóriát, amelybe a hiba sorolható.

Válassza ki a felelősségi területet a „Hibázó fél” legördülő listából – például az Ön szervezetét, egy harmadik fél szolgáltatót vagy magát az ügyfelet.

Ezután adjon meg egy megfelelő leírást.

Amennyiben a rendszer beállításai lehetővé teszik, az érintett bejegyzések számát is hozzáadhatja – ez például akkor hasznos, ha egy 100 alkalmazottat magába foglaló bérszámfejtési folyamat lefuttatása során egy 20 fizetési bizonylatot érintő hiba történik, és Ön így hozzáadhatja ezt a fontos extra részletet, amely a későbbi jelentéskészítéshez hasznos lehet.

Annyi hibát adhat hozzá, amennyire több hiba előfordulása esetén összesen szüksége van.

Ha rögzítette egy adott munkatétel egy hibáját, azt a névjegyekhez hasonlóan minden kapcsolódó üggyel, jeggyel és művelettel megosztjuk majd.

Ha megoldják a hibát miközben a munkatétel még mindig nyitva van, akkor a hibakártyára lépve megoldottnak jelölheti azt.

Ha véletlenül adtak hozzá egy hibát egy munkatételhez, vagy nem megfelelően rögzítették a hibát, akkor egészen addig törölheti azt, amíg a munkatétel folyamatban van.

Ha az új hibabejegyzése minden részletével elégedett, vagy megfelelőnek találja az Ön által szerkesztett módosításokat, akkor a módosítások elmentéséhez kattintson a „Beküldés” lehetőségre.

Áttekintés

A 2024.1-es verzió felhasználói az előrejelzési funkció segítségével képesek lesznek pontosabban megbecsülni a munkatételekre fordítandó erőfeszítések mértékét, lehetővé téve ezzel a szükséges erőforrások hatékonyabb megtervezését.

Hosszú távon ezen adatok összegyűjthetők és a rendszergazda szintű felhasználók rendelkezésére bocsáthatók, akik így módosíthatják a munkára fordítandó erőfeszítések időzítőit, ezáltal pontosabb előrejelzést nyújthatnak a jövőbeli munkamennyiségekről.

Az „Előrejelzés” használata

Az „Előrejelzés” funkció bekapcsolását követően egy új „Erőfeszítés-becslés” lap jelenik meg a Work Manager Ügyeinek felületén.

Itt az egész ügyre vonatkozó erőfeszítés-becslést megtekintheti, valamint láthatja az ügyet alkotó műveletek vagy alügyek erőfeszítés-becslésének lebontását, illetve a még létrehozásra váró műveletek vagy alügyek erőfeszítés-becslésének lebontását is.

Az Ügy erőfeszítéseinek összefoglalása

Az „Ügy erőfeszítéseinek összefoglalása” részben a felhasználónak lehetősége van az ügy becsült idejének módosítására. Ez további hasznos mutatókat is biztosít az ügyhöz.

• A „Becsült” erőfeszítés az ügy teljes becsült időtartamát mutatja meg. Ezt a felhasználó igény szerint egy pontosabb becsléssel frissítheti.

  • Az ügyet alkotó összes létrehozott munka és művelet (valamint alügy-művelet) „Becsült” erőfeszítéseinek, valamint a „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” érték összege.

  • A mező először a Builderben fellelhető manuálisan megadott „Kezdeti becsült erőfeszítés bejegyzésenként” értéket jeleníti meg (ha van ilyen), megszorozva azt a bejegyzések számával.

    • Ha frissül a „Bejegyzésszám”, akkor frissül a Work Manager felhasználója által nem frissített ügyhöz tartozó „Becsült erőfeszítés” is, hogy tükrözze a bejegyzésszám változását.

  • Ha az ügy Megoldva vagy Lezárva állapotú, akkor a becsült erőfeszítés többé már nem módosítható.

  • Vegye figyelembe, hogy ennek az értéknek a megnövelése megnöveli a „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” becslését, és fordítva.

• A „Tényleges” erőfeszítés azt az időt jeleníti meg, amelyet a még létrehozásra váró munka esetén az ügyön elvégzett erőfeszítésekre fordítottak.

  • Ez az ügyet alkotó összes létrehozott művelet és alügy „tényleges” erőfeszítésének összege, amelyet ezek időráfordítás-követőiből gyűjtünk össze.

• A „Becsült hátralévő idő” az ügyön még hátralévő becsült időtartamot jeleníti meg.

  • Ez az ügyet alkotó összes létrehozott művelet és alügy „Becsült hátralévő idő” erőfeszítéseinek ÉS a még létrehozásra váró munka becsült hátralévő idejének összege (ezért előfordulhat, hogy ez nem mindig egyenlő az „Ügy becsült” mínusz az „Ügy tényleges” erőfeszítéseinek különbségével).

A „Becsült” erőfeszítés értékének módosítása egy ügy esetén a következő hatásokkal jár:

• A „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” becsült értékének automatikus frissítése. Ez azért történik így, mert az ügy „Becsült erőfeszítés” értéke az ügyet alkotó összes létrehozott munka és művelet (valamint alügy-művelet) „Becsült” erőfeszítéseinek, valamint a „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” összege.

  • Ha egy ügy esetén megnöveli a „Becsült” erőfeszítés értékét, akkor ugyanezzel az értékkel növeli meg a „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” értékét is.

  • Egy ügy „Becsült” erőfeszítés értékének csökkentésével ugyanezzel az értékkel csökkenti a „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” értékét.

A létrehozott munka erőfeszítéseinek lebontása

A „Létrehozott munka erőfeszítéseinek lebontása” részben a felhasználó módosíthatja az ügyet alkotó egyes létrehozott műveletek (és alügyek) becsült idejét. Emellett további hasznos mutatókat is megjelenít az ügyet alkotó összes létrehozott művelethez (és alügyhöz).

Ne feledje, ha a művelet Megoldva vagy Lezárva állapotú, akkor a becsült erőfeszítés többé már nem módosítható.

A műveletek (és alügyek) létrehozásakor a becsült erőfeszítésüket az alábbi Még létrehozásra váró munka rész Becsült erőfeszítés értéke alapján adjuk majd meg.

Művelet lebontása

Minden egyes művelet esetén Ön a következőket látja majd:

• Egy hivatkozás az egyes műveletekhez

• A „Becsült” erőfeszítés a művelet teljes becsült időtartamát mutatja meg. Ezt a felhasználó igény szerint egy pontosabb becsléssel frissítheti.

  • A mező először a Builderben fellelhető manuálisan megadott „Kezdeti becsült erőfeszítés bejegyzésenként” értéket jeleníti meg, megszorozva azt a bejegyzések számával.

    • Ha frissül a „Bejegyzésszám”, akkor frissül a Work Manager felhasználója által nem frissített, bármilyen folyamatban lévő művelethez tartozó „Becsült erőfeszítés” is, hogy tükrözze a bejegyzésszám változását.

  • Ennek az értéknek a növelése csökkenteni fogja a „Még létrehozásra váró munka” becslését, és fordítva is, ezért a teljes „Ügy becsült” erőfeszítésére is hatással lehet.

  • Ne feledje, ha a művelet Megoldva vagy Lezárva állapotú, akkor a becsült erőfeszítés többé már nem módosítható.

• A „Tényleges” erőfeszítés megmutatja, hogy eddig mennyi időt töltöttek el az adott műveleten dolgozva.

  • Ezt az értéket a művelet időráfordítás-követőjéből olvassuk ki.

• A „Becsült hátralévő idő” a műveleten még hátralévő becsült időtartamot jeleníti meg.

  • Úgy számítjuk ki, hogy a művelet „Becsült” erőfeszítéséből kivonjuk a „Tényleges” erőfeszítést.

• A művelet esedékességének időpontja

  • Ezen kívül megjelenik egy „Kezdési határidő” érték is, ha a „Tényleges” erőfeszítés jelenleg nulla. Ez az érték azt mutatja, hogy melyik az az időpont, amikor a művelet annak esedékességi dátumának teljesítése érdekében még elindítható.

• A művelet állapota

A „Becsült” erőfeszítés értékének módosítása egy művelet esetén a következő hatásokkal jár:

• A „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” becsült értékének automatikus frissítése az ügyhöz.

• A „Becsült” erőfeszítés esetleges automatikus frissítése az egész ügyre vonatkozóan.

Részletek:

• Egy művelet „Becsült” erőfeszítésének csökkentése ugyanezzel az összeggel növeli meg az ügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” értékét (így a „Becsült” erőfeszítés az egész ügy esetén ugyanaz marad).

• Egy művelet „Becsült” erőfeszítésének növelése ugyanezzel az értékkel csökkenti az ügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” értékét. Ez lehetséges, hogy befolyással lesz az ügy egészére vonatkozó „Becsült” erőfeszítésre.

  • Ha egy művelet frissített „Becsült erőfeszítés” értéke nem nő meg kellő mértékben ahhoz, hogy az ügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” értéke 0 alá csökkenjen, akkor az ügy „Becsült” erőfeszítésére ez nem lesz hatással.

    • Példa: Tegyük fel, hogy az 1. művelet esetén a „Becsült” erőfeszítés 2 óra, a becsült „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” 1 óra, végül az ügy „Becsült erőfeszítése” pedig 3 óra. A felhasználó úgy dönt, hogy az 1. művelet 1 órával hosszabb ideig tart majd, így az 1. művelet „Becsült” erőfeszítését 2 óráról 3 órára frissítette. A „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” érték 1 óráról 0-ra csökken majd, míg az ügy „Becsült” erőfeszítése nem változik, az 3 óra marad.

  • Ha egy művelet frissített „Becsült erőfeszítés” értéke kellő mértékben megnő ahhoz, hogy az ügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” értéke 0 alá csökkenjen, akkor a különbözetet hozzá kell adni a teljes ügy „Becsült erőfeszítés” értékéhez.

    • Példa: Tegyük fel, hogy egy ügyhöz csak egy művelet lett létrehozva, amelyet 1. műveletnek hívnak. Az 1. művelet esetén a „Becsült” erőfeszítés 2 óra, a becsült „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” 0, ezért az egész ügy „Becsült erőfeszítése” 2 óra. Egy felhasználó úgy dönt, hogy az 1. művelet 1 órával hosszabb ideig tart majd, így az 1. művelet „Becsült” erőfeszítését 2 óráról 3 órára frissíti. Mivel a „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” 0, a teljes ügy „Becsült” erőfeszítése ezért 2-ről 3 órára, tehát 1 órával megnő majd.

    • 2. példa: Tegyük fel, hogy egy ügyhöz csak egy művelet lett létrehozva, amelyet 1. műveletnek hívnak. Az 1. művelet esetén a „Becsült” erőfeszítés 2 óra, a becsült „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” 1 óra, ezért az egész ügy „Becsült erőfeszítése” 3 óra. Egy felhasználó úgy dönt, hogy az 1. művelet 2 órával hosszabb ideig tart majd, így az 1. művelet „Becsült” erőfeszítését 2 óráról 4 órára frissíti, és ezzel a „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” 1-ről 0 órára, tehát 1 órával csökken majd (a lehető legkisebb értékre csökken). A „fennmaradó” 1 órát így tulajdonképpen hozzáadjuk az ügy teljes „Becsült” erőfeszítéséhez, amely emiatt 1 órával 3 óráról 4 órára növekszik.

Alügy lebontása

Egy alügy létrehozásakor Ön a következőket fogja látni:

• Egy az alügyre mutató hivatkozás, ha van jogosultsága a hozzáférésre (egyéb esetben csak az alügy nevét és hivatkozási számát láthatja majd a hivatkozás nélkül).

• Egy alügyes „összesen” sort a következőkkel:

  • A „Becsült” erőfeszítés az alügy teljes becsült időtartamát mutatja meg. Ezt a felhasználó igény szerint egy pontosabb becsléssel frissítheti.

    • Ez az alügyet alkotó összes létrehozott és még létrehozandó művelet „Becsült” erőfeszítéseinek összege.

    • A mező először a Builderben fellelhető manuálisan megadott „Kezdeti becsült erőfeszítés bejegyzésenként” értéket jeleníti meg, megszorozva azt a bejegyzések számával.

      • Ha frissül a „Bejegyzésszám”, akkor frissül a Work Manager felhasználója által nem frissített alügyhöz tartozó „Becsült erőfeszítés” is, hogy tükrözze a bejegyzésszám változását.

    • Ha az alügy Megoldva vagy Lezárva állapotú, akkor a becsült erőfeszítés többé már nem módosítható.

    • Vegye figyelembe, hogy ennek az értéknek a megnövelése megnöveli az alügy „Még létrehozásra váró munka” becslését, és fordítva.

  • A „Tényleges” erőfeszítés megmutatja, hogy eddig mennyi időt töltöttek el az adott alügyön dolgozva.

    • Ez az alügyet alkotó összes létrehozott művelet „tényleges” erőfeszítésének összege, amelyet ezek időráfordítás-követőiből gyűjtünk össze.

  • A „Becsült hátralévő idő” az alügyön még hátralévő becsült időtartamot jeleníti meg.

    • Ez az alügyet alkotó összes létrehozott művelet „Becsült hátralévő idő” erőfeszítéseinek ÉS a még létrehozásra váró munka becsült hátralévő idejének összege az adott alügyhöz (ezért előfordulhat, hogy ez nem mindig egyenlő az „Alügy becsült” mínusz az „Alügy tényleges” erőfeszítéseinek különbségével).

    • Az alügy esedékességének időpontja

    • Az alügy állapota

• Egy sor minden egyes alügy-művelethez a következőkkel együtt:

  • A „Becsült” erőfeszítés az alügy-művelet teljes becsült időtartamát mutatja meg. Ezt a felhasználó igény szerint egy pontosabb becsléssel frissítheti.

    • A mező először a Builderben fellelhető manuálisan megadott „Kezdeti becsült erőfeszítés bejegyzésenként” értéket jeleníti meg, megszorozva azt a bejegyzések számával.

      • Ha frissül a „Bejegyzésszám”, akkor frissül a Work Manager felhasználója által nem frissített, jelenleg bármilyen folyamatban lévő alügy-műveletekhez tartozó „Becsült erőfeszítés” is, hogy tükrözze a bejegyzésszám változását.

    • Ennek az értéknek a növelése csökkenteni fogja a „Még létrehozásra váró munka” alügy-becslését, és fordítva is, ezért a teljes „Alügy becsült” erőfeszítésére is hatással lehet.

    • Ha a művelet Megoldva vagy Lezárva állapotú, akkor a becsült erőfeszítés többé már nem módosítható.

  • A „Tényleges” erőfeszítés megmutatja, hogy eddig mennyi időt töltöttek el az adott alügy-műveleten dolgozva.

    • Ezt az értéket az alügy-művelet időráfordítás-követőjéből olvassuk ki.

  • A „Becsült hátralévő idő” az alügy-műveleten még hátralévő becsült időtartamot jeleníti meg.

    • Úgy számítjuk ki, hogy az alügy-művelet „Becsült” erőfeszítéséből kivonjuk a „Tényleges” erőfeszítést.

  • Az alügy-művelet esedékességének időpontja

    • Ezen kívül megjelenik egy „Kezdési határidő” érték is, ha a „Tényleges” erőfeszítés jelenleg nulla. Ez az érték azt mutatja, hogy melyik az az időpont, amikor az alügy-művelet annak esedékességi dátumának teljesítése érdekében még elindítható.

  • Az alügy-művelet állapota

• Egy sor a „Még létrehozásra váró alügy-munka” elemekhez a következőkkel együtt:

  • A „Becsült” erőfeszítés megmutatja, hogy a becslések szerint mekkora erőfeszítésre van szükség azon alügy-műveletek elvégzésére, amelyeket még nem hoztak létre az adott alügyhöz. Ezt a felhasználó igény szerint egy pontosabb becsléssel frissítheti.

    • E becslés módosítása hatással lesz a teljes „Alügy becsült” erőfeszítésre, valamint hatással lehet a teljes ügy becsült erőkifejtésére.

A „Becsült” erőfeszítés értékének módosítása egy alügy-művelet esetén a következő hatásokkal jár:

• A „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” becsült értékének automatikus frissítése az alügyhöz.

• A „Becsült” erőfeszítés esetleges automatikus frissítése az egész alügyre vonatkozóan.

• A „Becsült” erőfeszítés esetleges automatikus frissítése az egész eredeti ügyre vonatkozóan.

Részletek:

• Az alügy-művelet „Becsült” erőfeszítésének csökkentése ugyanezzel az összeggel növeli meg az alügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” értékét (így a „Becsült” erőfeszítés az egész alügy esetén ugyanaz marad, ezért nincs hatással az egész eredeti ügy „Becsült” erőfeszítésére).

• Egy alügy-művelet „Becsült” erőfeszítésének növelése ugyanezzel az értékkel csökkenti az alügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” értékét. Ez lehetséges, hogy befolyással lesz az ügy egészére vonatkozó „Becsült” erőfeszítésre.

  • Ha egy alügy-művelet frissített „Becsült erőfeszítés” értéke nem nő meg kellő mértékben ahhoz, hogy az alügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” értéke 0 alá csökkenjen, akkor az alügy „Becsült” erőfeszítésére ez nem lesz hatással (és ezért az egész eredeti ügy „Becsült” erőfeszítésére sem lesz hatással).

    • Példa: Tegyük fel, hogy egy alügyhöz csak egy művelet lett létrehozva, amelyet 1. műveletnek hívnak. Az 1. alügy-művelet esetén a „Becsült” erőfeszítés 2 óra, és a becsült „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” az alügy esetén 1 óra, ezért az alügy „Becsült erőfeszítése” 3 óra. Egy felhasználó úgy dönt, hogy az 1. alügy-művelet 1 órával hosszabb ideig tart majd, így az 1. alügy-művelet „Becsült” erőfeszítését 2 óráról 3 órára frissíti, és ezzel a „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” az alügy esetén 1-ről 0 órára csökken majd. Az alügy „Becsült” erőkifejtése nem változik, az 3 óra marad (és ezért az egész eredeti ügyre vonatkozó „Becsült” erőfeszítésre sem lesz hatással).

  • Ha egy alügy-művelet frissített „Becsült erőfeszítés” értéke kellő mértékben megnő ahhoz, hogy az alügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” értéke 0 alá csökkenjen, akkor a különbözetet hozzá kell adni a teljes alügy „Becsült erőfeszítés” értékéhez (és ezáltal hatással lehet az egész eredeti ügy „Becsült” erőfeszítésére).

    • Példa: Tegyük fel, hogy egy alügyhöz csak egy művelet lett létrehozva, amelyet 1. műveletnek hívnak. Az 1. alügy-művelet esetén a „Becsült” erőfeszítés 2 óra, és a becsült „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” az alügy esetén 0, ezért az egész alügy „Becsült” erőfeszítése 2 óra. Egy felhasználó úgy dönt, hogy az 1. alügy-művelet 1 órával hosszabb ideig tart majd, így az 1. alügy-művelet „Becsült” erőfeszítését 2 óráról 3 órára frissíti. Mivel az alügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” 0, ezért az alügy „Becsült” erőfeszítése 2-ről 3 órára, tehát 1 órával megnő majd.

      • Ha elegendő idő áll rendelkezésre az eredeti ügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” részében, akkor ez az 1 órás növekedés onnan igénybe vehető, ezért az nem lesz hatással az egész eredeti ügy „Becsült” erőfeszítésére.

      • Ha nem áll elegendő idő rendelkezésre az eredeti ügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” részében, akkor ez az 1 órás növekedés az egész eredeti ügy „Becsült” erőfeszítésének növekedését eredményezi.

    • 2. példa: Tegyük fel, hogy egy alügyhöz csak egy művelet lett létrehozva, amelyet 1. műveletnek hívnak. Az 1. alügy-művelet esetén a „Becsült” erőfeszítés 2 óra, és a becsült „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” az alügy esetén 1 óra, ezért az egész alügy „Becsült” erőfeszítése 3 óra. Egy felhasználó úgy dönt, hogy az 1. alügy-művelet 2 órával hosszabb ideig tart majd, így az 1. alügy-művelet „Becsült” erőfeszítését 2 óráról 4 órára frissíti, és ezzel a „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” az alügy esetén a lehető legkisebb értékre, azaz jelen esetben 1-gyel, tehát 1-ről 0 órára csökken majd. A „fennmaradó” 1 órát így tulajdonképpen hozzáadjuk az alügy teljes „Becsült” erőfeszítéséhez, amely emiatt 1 órával 3 óráról 4 órára növekszik.

      • Ha elegendő idő áll rendelkezésre az eredeti ügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” részében, akkor ez az 1 órás növekedés onnan igénybe vehető, ezért az nem lesz hatással az egész eredeti ügy „Becsült” erőfeszítésére.

      • Ha nem áll elegendő idő rendelkezésre az eredeti ügy „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” részében, akkor ez az 1 órás növekedés az egész eredeti ügy „Becsült” erőfeszítésének növekedését eredményezi.

Még létrehozásra váró munka erőfeszítése

A „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” rész megmutatja, hogy a becslések szerint mekkora erőfeszítésre van szükség azon műveletek (és alügy-műveletek) elvégzésére, amelyeket még nem hoztak létre ehhez az ügyhöz.

Ennek kiszámítása úgy történik, hogy kivonjuk a már létrehozott munka „Becsült” erőfeszítésének összegét az ügy „Becsült” erőfeszítéséből. Ezért a „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” megnövelése az egész ügy becsült erőfeszítését is megnöveli majd, és fordítva.

A műveletek (és alügyek) létrehozásakor a becsült erőfeszítésüket a „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” érték alapján adjuk majd meg.

Ha az ügy Megoldva vagy Lezárva állapotú, akkor „Még létrehozásra váró munka erőfeszítése” többé már nem módosítható.

Az idővonal kronológiai sorrendbe állított listán mutatja meg azoknak a Műveleteknek az előzményeit, amelyeket egy adott Munkatétel esetén elvégeztek. Ez a Kommunikáció lapra – amely megmutatja a Munkatétel kommunikációs előzményeit –, valamint az Idővonal lapra van felosztva, amely megmutatja azokat a Műveleteket, amelyeket egy adott Munkatétel esetén végeztek el. Bővebb információkért tekintse meg a következő videót.

Kommunikáció lap

A Kommunikáció lap megmutatja egy adott Munkatétel kommunikációs előzményeit, például az e-maileket, a naplózott tevékenységeket, valamint a megjegyzéseket. Jegyek és Műveletek esetén az idővonal rész alapértelmezés szerint a Kommunikációs lapot jeleníti meg.

A kommunikációt kronológiai sorrendben jelenítjük meg, ahol a legújabbak találhatók legfelül, illetve a legutóbbi e-mail-kommunikációt alapértelmezés szerint automatikusan kibővítjük.

Azok a bejövő kommunikációk, amelyek azóta érkeztek be a Munkatételhez, hogy egy ügynök utoljára hozzáfért ahhoz, egy zöld ponttal jelennek meg az idővonalon, hogy felhívják a figyelmet az új kommunikációkra. A zöld pontok a Munkatétel kézi frissítését követően azonnal eltűnnek, miután Ön megnyomja a „Beküldés” gombot. A rendszer nem törli a zöld pontokat pusztán azért, mert valaki megtekinti a Munkatételt, hiszen azt több fél is megtekintheti. Ehelyett, hogy az adott tételen dolgozó ügynök biztosan minden új frissítésről értesülhessen, a zöld pont eltűnéséhez a Munkatétel tényleges frissítésére van szükség.

Továbbá, ha egy további Jegyet egyesítettek az Ön által jelenleg megtekintett Munkatétellel, akkor minden ebből a most már egyesített Jegyből származó kommunikáció eleinte zöld pontokkal kiemelve jelenik meg az idővonalon, ezzel értesítve Önt az új releváns kommunikációkról. Ezek – a fentiekhez hasonlóan – a Munkatétel manuális frissítését követően eltűnnek majd.

A Kommunikáció lap szűrése

A szűrés ikonra kattintva Ön eldöntheti, hogy mely kommunikációkat szeretné látni a kommunikációs idővonalon.

A szűrés ikon melletti szám megmutatja Önnek, hogy hányféle típusú kommunikációt láthat Ön az összes elérhető kommunikációs típus közül.

Dönthet amellett, hogy a Kommunikáció lapot a következő üzenetek alapján szűri meg:

E-mail

• Törölve – ez megmutatja azokat az e-maileket, amelyek törölve lettek, mikor lettek törölve, illetve ki törölte őket

• Sikertelen – ez megmutatja azokat az e-maileket, amelyek elküldése sikertelen volt, valamint azt, hogy miért volt sikertelen a küldés. Vegye figyelembe, hogy a sikertelen e-maileket megpróbálhatja újra elküldeni az Idővonalról az „Újrapróbálkozás” opciót használva.

• Bejövő – ez megmutatja azokat az e-maileket, amelyeket egy harmadik fél küldött, valamint azt, hogy mikor érkeztek és ki küldte őket.

• Kimenő – ez megmutatja azokat az e-maileket, amelyeket egy harmadik félnek küldtek el, valamint azt, hogy mikor küldték el azokat és ki küldte őket.

• Beütemezve – ez megmutatja azokat az e-maileket, amelyek egy későbbi időpontban lesznek elküldve, valamint azt, hogy ki és mikor állította be ezt az ütemezést. Önnek továbbá lehetősége van azonnal elküldeni az e-mailt, vagy törölheti azt az idővonalról. Ezen felül amikor beállított egy időt az elküldés visszavonására, akkor az e-mailek azonnali elküldésének vagy az e-mail-küldés törlésének lehetősége megjelenik majd az Idővonalon az Elküldés visszavonása időszaka alatt (az Elküldés visszavonása opcióról itt olvashat bővebb információkat) a beütemezett e-mailek Idővonalon való megjelenésekor.

• Naplózott tevékenységek

  • Bejövő és kimenő telefonhívások

  • Bejövő és kimenő levelek

• Megjegyzések – ez megmutatja azokat a megjegyzéseket, amelyeket a Munkatételhez adtak

• Önkiszolgáló – ez megmutatja azokat a kommunikációkat, amelyeket az önkiszolgáló felhasználók adtak meg

• (Ha a Munkatétel egy Jegy) Jegy eredeti leírása – ez megmutatja azt az eredeti leírást, amellyel a Jegy el lett küldve

Kapcsolódó munkatételekkel együtt

Ennek bekapcsolása esetén a kommunikáció lap minden kommunikációt megjelenít majd: nem csak ehhez a Munkatételhez, hanem minden kapcsolódó Munkatételhez is.

Amikor egy kapcsolódó Munkatétel jelenik meg az idővonalon, annak referenciaszáma is látható lesz az idővonalon.

Rendszer által generált tevékenységekkel együtt

Ha ez be van kapcsolva, akkor láthatók lesznek majd a rendszer által létrehozott kommunikációk, például az Enate által elküldött a beküldést megerősítő automatikusan létrehozott e-mailjei. Ez az opció alapértelmezés szerint ki van kapcsolva.

Idővonal lap

Az idővonal lap megmutatja az adott Munkatétel minden aktivitási előzményét, például a hozzárendelési változtatásokat, állapotváltozásokat, valamint a Munkatétel minőségével kapcsolatos információkat, illetve minden a kommunikáció lapon is megjelenített kommunikációs információt.

Ezek az elemek időrendi sorrendben jelennek meg az idővonalon, legfelül a legújabb elemekkel.

Az Idővonal lap szűrése

A szűrő ikonra kattintva eldöntheti, hogy mely tevékenységeket szeretné látni az idővonalon.

A szűrés ikon melletti szám megmutatja Önnek, hogy hányféle típusú kommunikációt láthat Ön az összes elérhető kommunikációs típus közül.

Az összes kommunikációs lehetőség mellett Ön az idővonal lap következő információk alapján történő szűrése mellett is dönthet:

Hozzárendelések

• Várólisták – amikor a Munkatétel egy másik listára lett áthelyezve

• Újbóli hozzárendelések – megmutatja, amikor egy Munkatétel egy másik felhasználóhoz lett hozzárendelve

Ügy újbóli elvégzésének előzményei (Csak Ügyek)

Ha egy Ügy újbóli elvégzése mellett döntöttek, akkor az idővonalon látható lesz majd, hogy ki és mikor döntött az Ügy újbóli elvégzése mellett, valamint megtekinthető annak a lépésnek a száma és a Művelet is, amelytől azt újból el kell végezni.

E-mail-melléklet törlése

Ez megmutatja, amikor egy e-mail-melléklet törölve lett. Tartalmazza a törölt e-mailhez mellékelt fájl nevét, annak az e-mailnek a tárgyát, amelyhez csatolva volt, illetve azt, hogy ki és mikor törölte azt.

Minőség

• Lejárt határidő – ez megmutatja, ha lejár a Munkatétel határideje.

• A határidő megváltozott – ez megmutatja az idővonalon, amikor megváltozik a Munkatétel határideje, és látható lesz, hogy mire lett a határidő megváltoztatva, ki változtatta azt meg és mikor tette ezt.

Állapotváltozások

• Ez megmutatja, amikor megváltozik a munkatétel állapota, továbbá azt is jelzi, hogy miről mire változott meg (pl. Folyamatban állapotúról Megoldva állapotúra változott), ki változtatta azt meg és miért. A bal oldali ikonon látható majd az az állapot, amelyre a munkatétel módosítva lett.

• Ha az állapotot Várakozik állapotúra módosították, akkor az idővonal a Várakozás típusát is megmutatja majd.

• Ha az állapotot Megoldva állapotúra módosították, az idővonal a Megoldás módját is megmutatja majd.

• Amikor a Munkatársi értékelési művelet a munkatársi értékelés fázisában van.

• Amikor egy probléma van az Üggyel.

Kapcsolódó munkatételekkel együtt

Ha ez be van kapcsolva, akkor az idővonalon nem csak az erre a Munkatételre vonatkozó információk lesznek láthatók, hanem minden kapcsolódó Munkatétel információi is láthatóak lesznek.

Amikor egy kapcsolódó Munkatétel jelenik meg az idővonalon, annak referenciája az ikon alatt jelenik majd meg.

Rendszer által generált tevékenységekkel együtt

Ha ez be van kapcsolva, akkor láthatók lesznek majd a rendszer által létrehozott bejegyzések, például az Enate által elküldött a beküldést megerősítő automatikusan létrehozott e-mailjei. Ez az opció alapértelmezés szerint ki van kapcsolva.

Újból megnyitott munkatételek megtekintése

Az idővonalon megtekintheti, hogy mikor nyitották meg újra a megoldott állapotú munkatételeket, valamint azt is, hogy ki nyitotta meg azokat.

Amennyiben egy e-mail eredményeként újra megnyitottak egy munkatételt, a megnyitó személyét „Rendszer”-ként jelöljük meg, tehát győződjön meg arról, hogy ezeknek az idővonal-bejegyzéseknek a megtekintéséhez a „Rendszer által generált tevékenységekkel együtt” lehetőség be van kapcsolva a kommunikáció/idővonal szűrőben.

Ha egy ügynök újból megnyitott egy munkatételt, győződjön meg róla, hogy ezeknek az idővonal-bejegyzéseknek a megtekintéséhez az „állapotváltozások” lehetőség be van kapcsolva az idővonal szűrőjében.

A legutóbbi újranyitást elvégző személyre és a pontos időpontra vonatkozó információk a munkatétel információs kártyáján is láthatók.

A jegy első alkalommal való beküldése

Ha manuálisan indít egy jegyet közvetlenül az Enate-ben, akkor az a „Vázlat” állapotban marad mindaddig, amíg azt először be nem küldi.

A jegy beküldésének előfeltételei:

• Adjon hozzá egy címet.

• A megadott részre írja be a jegy leírását (a beküldés után ez a rész eltűnik, és az az eredeti beküldési megjegyzésként fog megjelenni).

• A Beállítások lapon állítsa be a jegy kategóriáját.

• A kapcsolatok részen adja meg az elsődleges kapcsolatot és a kérelmezőt.

Ezután kattintson a „Beküldés” gombra.

Miután sikeresen beküldte a jegyet, a lap bezárul, és megjelenik egy jóváhagyó ablak

Kattintson az üzenetben szereplő hivatkozásra, ha a lapot szeretné azonnal újból megnyitni (ha a lapot azonnal próbálja megnyitni, előfordulhat, hogy a rendszer még a jegy feldolgozását végzi). A jegyet a navigációs legördülő menü alsó részén található „Legutóbb használt” hivatkozással is megnyithatja.

Miután egy jegyet benyújtottak az Enate rendszerbe, az az „Elvégzendő” státuszban marad, amíg egy emberi vagy robot erőforrás el nem vállalja. Amikor elkezd frissíteni egy ilyen állapotban lévő jegyet, akkor:

• az automatikusan hozzárendelődik Önhöz, és

• az állapot „Folyamatban” értékre változik

Az állapotot Ön is megváltoztathatja. Ez azt jelzi, hogy a munka már folyamatban van, és mindaddig ebben az állapotban megmarad, amíg azt meg nem oldják – feltételezve például, hogy nem kell további információra várni.

Egy jegykategória beállítása

A kezdeti kategorizálást követően Önnek lehetősége van módosítani a jegy kategóriáját, és egy bejegyzés jelenik majd meg az idővonalon, amely megmutatja, hogy ki módosította a jegy kategóriáját, mikor tette ezt meg, és mire változott az meg.

Vegye figyelembe, ahhoz, hogy ez látható legyen, Önnek ki kell választania a „Módosult a jegykategória” lehetőséget az idővonal szűrőjéből.

Jegy visszaállítása „Elvégzendő” állapotba

Ha egy jegyet tévedésből vállalt el, vagy ha arra a következtetésre jutott, hogy ezt a munkát Ön nem tudja tovább folytatni, akkor megszüntetheti a saját magához rendelését, és azt egy másik erőforráshoz rendelheti, vagy visszaküldheti a saját várólistájára. Lehet, hogy erre 10 másodperc vagy fél óra múlva kerül sor, de amikor ezt megteszi, a rendszer automatikusan visszaállítja a státuszt „Elvégzendő” állapotra, hogy mindenki tudja, hogy a munka nem fog előrehaladni mindaddig, amíg egy másik erőforrás el nem vállalja. Az állapotot manuálisan is visszaállíthatja „Elvégzendőre”, ha például tévedésből kezdett el dolgozni rajta, és gyorsan vissza kell vonnia a státuszváltozást.

Hasonlóképpen, ha egy robot erőforrás visszautasít egy munkát, annak állapota visszaáll „Elvégzendő” értékre, hogy azt egy emberi erőforrás elvállalhassa és elvégezze

A „Várakozás” használata jegyek esetén

Amikor egy jegyen dolgozik, és ideiglenesen le kell állítania a munkát, mert további információra vár, vagy más ideiglenes akadályozó tényező miatt, akkor válassza a „Várakozás” állapotot.

Amikor egy jegyet „Várakozás” állapotba helyez, meg kell adnia a várakozás típusát. A következő lehetőségek közül választhat:

• További információra vár

• Várakozás eddig

További információra vár

Hatása az SLA-órára: Az SLA-óra SZÜNETEL, amíg egy jegy ebben az állapotban van, HA a jegy határidőre vonatkozó szabálya (amelyet a folyamattervezés során állítottak be) esetén a „Várakozási idő hozzáadása a határidőhöz” BE van kapcsolva. Ha KI van kapcsolva, akkor az SLA-óra FOLYTATÓDIK (nem áll le), amíg a jegy ebben az állapotban van.

Amikor egy jegyen dolgozik, és ideiglenesen le kell állítania a munkát, mert további információra vár egy harmadik féltől vagy ügyféltől, akkor válassza a „További információra vár” állapotot.

A „További információra vár” állapot megerősítése után a jegy a munkaügyi postaládájából átkerül a Saját munka listára, mivel egy válasz beérkezéséig nincs aktív munka, amelyet Önnek el kellene végeznie.

Amint beérkezik egy válasz, a jegy Elvégzendő állapotban visszakerül a Saját munkák listájáról a munkaügyi postaládájába, kiemelve, hogy Ön folytathassa.

Alternatívaként, ha Ön bekapcsolta a „Lezárás, ha nem érkezett válasz” opciót, akkor a várakozásra szánt napok leteltekor a jegy automatikusan lezárul, amennyiben nem érkezett válasz az ügyféltől.

Várakozás eddig jegyek esetén

Amikor a „Várakozás eddig:” lehetőséget választja, meg kell adnia a kívánt újrafolytatási dátumot és időt.

Ha Ön egy jegyen dolgozik, és egy jövőbeli dátumig/időpontig ideiglenesen le kell állítania a munkát, akkor a „Várakozás eddig:” lehetőséget kell választania.

Hatása az SLA-órára: Az SLA-óra FOLYTATÓDIK (nem áll le), amíg a jegy ebben az állapotban van.

A „Várakozás eddig:” állapot megerősítése után a jegy a postaládájából átkerül a Saját munka listára, mivel az újrafolytatási dátumig nincs aktív munka, amelyet Önnek el kellene végeznie.

A dátum elérésekor a jegy Elvégzendő állapotban visszakerül a Saját munkák listájáról a munkaügyi postaládájába, kiemelve, hogy Ön folytathassa.

Visszaállítás „Folyamatban” állapotba

Válassza ki ismét ezt a beállítást, ha a művelet várakoztatását szeretné befejezni.

Egy jegy megoldása

A jegy befejezésekor a jegyet „Megoldva” állapotba kell helyezni.

A jegy megoldottként való megjelölése mellett megadhatja a „Megoldás módját” a következő lehetőségekkel:

• Kommunikáció a szolgáltatás

• címzettjével Nincs ügyfélválasz

• Elutasítva

• Levélszemétként elutasítva

Megoldási e-mail/megjegyzés

Amikor egy jegyet megold, akkor a rendszerben beállítottak szerint (további információkért lásd itt) a következőket teheti

• megoldásról szóló e-mail küldése,

vagy

• belső megoldási megjegyzés hozzáadása

Ha a jegyet megoldottként jelöli meg anélkül, hogy ezen lépések valamelyikét elvégezte volna, a rendszer egy emlékeztető üzenetet jelenít meg:

Ha ezután úgy dönt, hogy a megoldásról értesítő e-mailt küld, a rendszer ezt az e-mailben vagy megjegyzésben egy zöld pipával jelzi:

Ezután a jegy megjelölhető megoldottként.

Ha korábban már hozzáadott egy megoldást

Ha már hozzáadott egy megjegyzést vagy elküldött egy e-mailt, mielőtt a jegyet megoldottként megjelölte volna, a rendszer automatikusan elvégzi a jegy megjelölését, és nem fogja felszólítani arra, hogy a megoldást megerősítse.

További megoldási megjegyzések/e-mailek megjelenítése az idővonalon

A megoldott jegyeknél zölden kiemelve, és pipával megjelölve megjelenik a megoldásként megjelölt megjegyzés/e-mail is:

Gyors megoldás

A gyors megoldás érdekében egyetlen kattintással elküldheti a megoldást tartalmazó e-mailt, és a jegyet megjelölheti megoldottként. Egyszerűen csak kattintson a „Küldés és megoldás” gombra a küldendő e-mail alján.

Visszajelzési időszak

Miután egy jegyet megoldottak, az egy rövid ideig ebben az állapotában maradhat, ha a jegyhez visszajelzési időszakot állítottak be – ez idő alatt a szolgáltatás címzettje válaszolhat, és a jegyet újra meg lehet nyitni, akár manuálisan, akár automatikusan, ha az adott időszakon belül új bejövő e-mail vagy visszajelzés érkezik.

Miután a visszajelzési időszak lejárt és nem érkezett válasz, a jegy teljesen „Lezárva” állapotba kerül. Minden további beérkező levél egy teljesen új munkatételt indít el.

Áttekintés

Az Enate „Egyesítés” funkciója lehetővé teszi az Ön számára a már meglévő munkatételek egyesítését, így azok a külön beérkezett lekérdezések, amelyeket valójában együtt kell feldolgozni, egyetlen munkatételként dolgozhatók fel.

Ez például akkor hasznos, amikor egy meglévő kéréshez kapcsolódó beérkező e-mail véletlenül egy új jegyet hoz létre ahelyett, hogy automatikusan hozzácsatolná magát egy már meglévő kéréshez. Ez néha akkor fordulhat elő, ha a bejövő e-mail nem közvetlenül egy előzőleg elküldött Enate-es e-mailre válaszol, vagy ha az eredeti jegy referenciaszáma nem az e-mail része.

Tekintse meg a következő videót, hogy további információkat tudjon meg az egyesítés funkció használatáról, vagy olvassa el az alábbiakat.

Hogyan működik az egyesítés?

Az Enate-ben kétféleképpen lehet jegyeket egyesíteni:

• Zárja le EZT a jegyet (és a jegy egyesítése egy a rendszerben már meglévő jegybe/ügybe/műveletbe)

• Tartsa nyitva ezt a jegyet (és egyesítse a többi meglévő jegyet ebbe a jegybe)

Zárja le ezt a jegyet, majd egyesítse egy másik munkatétellel

Ahhoz, hogy egy jegyet egy másik munkatétellel egyesíthessen, kattintson az „Egyesítés” lapra, majd válassza ki az „Ez a munkatétel” elemet. Ezt követően a hozzá tartozó keresőmezőből válassza ki azt a munkatételt, amelybe a jegyet egyesíteni szeretné a keresősávból. Lehetősége van cím, referenciaszám, vagy annak az ügyfélnek a neve, szerződés vagy szolgáltatás alapján keresni, amelyhez a munkatétel tartozik.

A megerősítéshez válassza ki az egyesítés gombot az információs kártyán.

A jegy lapja bezáródik, és „Lezárt”-ként lesz megjelölve, míg a megoldás módja „Egyesítve”-ként lesz feltüntetve.

Ha Ön ismét a „Lezárt” jegy megtekintésére kattint, akkor láthatja majd annak állapotát, ki oldotta azt meg, mikor oldotta meg, illetve mi volt a megoldás módja (azaz „Egyesítve”). Továbbá az információs kártyán megjelenik majd egy arra a munkatételre mutató hivatkozás is, amellyel azt egyesítették.

A most már lezárt állapotú jegy látható lesz a megmaradó munkatétel idővonalán, és egy zöld ponttal jelöljük majd meg, hogy megmutassuk, hogy az egy új elem, valamint feltüntetjük az eredeti jegye referenciaszámát is. Ezek a jelölők akkor tűnnek majd el, ha egy felhasználó az új információs ikont olvasottnak jelöli.

Tartsa nyitva ezt a jegyet, és egyesítse a többi jegyet ebbe a jegybe

Ahhoz, hogy nyitva tartsa ezt a jegyet, és a többi jegyet ebbe a jegybe egyesítse, kattintson az „Egyesítés” lapra, majd válassza ki az „Egyéb munkatételek” lezárásának lehetőségét. Ezt követően válassza ki a keresősávból azt a jegyet vagy jegyeket, amelye(ke)t egyesítene szeretne a jeggyel. Lehetősége van cím, referenciaszám, vagy annak az ügyfélnek a neve, szerződés vagy szolgáltatás alapján keresni, amelyhez a munkatétel tartozik.

A megerősítéshez válassza ki az egyesítés gombot az információs kártyán.

A többi jegy „Lezárt” állapotú lesz, megoldásuk módja pedig „Egyesítve”-ként lesz megjelölve, valamint láthatóvá válik egy arra a jegyre mutató hivatkozás, amelybe egyesítve lettek. Ha Ön a „Lezárt” jegy(ek) megtekintésére kattint, akkor láthatja majd azok állapotát, ki oldotta és mikor oldotta meg azokat, illetve mi volt a megoldás módja (azaz „Egyesítve”). Továbbá az információs kártyán megjelenik majd egy arra a munkatételre mutató hivatkozás is, amellyel azt egyesítették.

A most már lezárt állapotú jegy látható lesz a megmaradó jegy idővonalán, és egy zöld ponttal jelöljük majd meg, hogy megmutassuk, hogy az egy új elem, valamint feltüntetjük az eredeti jegye referenciaszámát is. Ezek a jelölők akkor tűnnek majd el, ha egy felhasználó az új információs ikont olvasottnak jelöli.

Az Ügy képernyő ugyanazzal az általános elrendezéssel rendelkezik, mint a és a képernyő, valamint ugyanolyan alapvető funkciókkal bír, például: egy Munkatételhez, , a megtekintése, valamint a megtekintése, azonban néhány jegyspecifikus funkcióval is rendelkezik.

Ügy címe

Az Ügy képernyőjének tetején megtekintheti az Ügy kontextusát, amely a következőkből áll:

Ügyfél neve – Szerződés neve – Szolgáltatás neve – Ügyfolyamat neve

Például:

Ez az a cím, amely ezt követően az Ügy lapjának tetején jelenik majd meg.

Ez az a cím, amely a főoldal rácsának „Cím” oszlopában is megjelenik majd.

Ön az Ügy referenciaszámát és címét a lapon látható másolás ikonra kattintva másolhatja ki:

Egy ügy műveleteinek megtekintése

Az Ügy kijelzőjének képernyőjét úgy alakítottuk ki, hogy az kiemelje a feldolgozás során futó Műveleteket. Ennek támogatása érdekében egy dedikált „Műveletek” lap is létezik, ahol gyorsan megtekintheti a Műveletek állapotát, valamint hozzáférhet azokhoz. Ez az Ügyek szekció alapértelmezés szerint megjelenő lapja.

Ez a lap megmutatja az Ügy bármely Műveletének következő információit:

• Jelenlegi állapot ikonja

• Művelet referenciaszáma

• Művelet címe és utasítások

• Határidő, Megbízott, Várólista

• Állapot szöveges formátumban

A műveleteket az alábbi sorrendben jelenítjük meg:

1. Állapot – a Piszkozat állapotú műveletek felül láthatók majd, alattuk lesznek az Elvégzendő állapotú műveletek, majd ezeket követik a Folyamatban, Várakozik, és végül a Lezárva állapotú műveletek. Ha minden állapot megegyezik, akkor a műveleteket az alábbi sorrendben jelenítjük meg:

2. Határidő – legfelül azok a műveletek láthatók majd, amelyek határideje a legközelebbi időpontra esik. Ha minden határidő megegyezik, akkor a műveleteket az alábbi sorrendben jelenítjük meg:

3. Szüneteltetéskor hátralévő idő – legfelül a legkevesebb hátralévő idővel rendelkező művelet lesz látható. Ha a szüneteltetéskor hátralévő idő minden művelet esetén megegyezik, akkor a műveleteket az alábbi sorrendben jelenítjük meg:

4. Lépésszám – legfelül a legalacsonyabb lépésszámmal rendelkező művelet lesz látható. Ha megegyeznek a lépésszámok, akkor a műveleteket az alábbi sorrendben jelenítjük meg:

5. Kezdő dátum/idő – legfelül a legutóbbi kezdő dátummal/idővel rendelkező művelet lesz látható. Ha a kezdő dátum/idő minden művelet esetén megegyezik, akkor a műveleteket az alábbi sorrendben jelenítjük meg:

6. Referenciaszám

Alügyek

Az Alügyeket már meglévő „eredeti” Ügyből hozzuk létre, amelyek fenntartják a kapcsolatot az „eredeti” Ügyükkel, és saját egyedi beállításaik szerint viselkednek majd, azonban az eredeti Ügy egészen addig nem fejeződik majd be, amíg annak minden Alügye meg nem oldódik.

Alügyeket Ön az Ügy lapok része mellett látható „+ Munkatétel” lehetőségre kattintva, majd a legördülő menüből az „Alügy” opciót kiválasztva hozhat létre.

Az Alügyek lapon az adott Ügy Alügyei láthatók.

Az Alügyekkel kapcsolatos további információkat itt találhat:

Egy Ügyhöz kapcsolt munka

Az Ügy képernyő egy további funkciója, hogy az Ügyből egy Ügyet vagy Jegyet hozhat létre, hogy a Munkatételek között „Összekapcsolt” állapotot alakítson ki.

További információkat itt találhat:

Határidő

Megjelenik az Ügy határideje, a különböző színkódok jelentése az alábbi:

Határidőn belül:

Ma esedékes:

Késedelmes:

Határidő felülbírálása

Ha a Builderben úgy állítottak be egy Ügyet, hogy az lehetőséget ad a határidő felülbírálására, akkor Ön képes lesz egy Ügy határidejének felülbírálására a fejlécben a felugró ablak dátumának megváltoztatásával.

Megbízott

Azt is megtekintheti, hogy az Ügy hozzá lett-e rendelve valakihez, és ha igen, kihez.

Ön képes egy Ügyet hozzárendelni valakihez vagy megszüntetni annak hozzárendelését, illetve képes az Ügyet saját magához rendelni, ha az még nem lett Önhöz rendelve.

A munka Enate-ben történő hozzárendeléséről bővebb információkat itt találhat:

Oldalsó panel

Egy Ügy állapotának megtekintése

Az információs kártyán megtekintheti az Ügy állapotát, valamint igény szerint megváltoztathatja azt.

Az információs kártya bal oldalán található fő címkén látható lesz az Ügy jelenlegi állapota. A jobb oldali legördülő gombot használva kiválaszthatja az állapotként elérhető opciókat, amelyeket az Ügy feldolgozása során használhat.

Az Ügyek feldolgozásával kapcsolatos bővebb információkat itt találhat:

Az információs kártya kerete egy olyan színre vált, amely a jelenlegi állapothoz kapcsolódik – amint rákattintott a gombra az állapot megváltoztatásához, a rendszer feldolgozza a változtatásokat –; a keret színe és az új állapot megváltozása megerősíti, hogy az állapot megváltoztatása sikeres volt.

Egy Munkatétel állapotának megváltoztatásakor, ha „Folyamatban” állapotúra változtatja azt, akkor a Munkatétel lapja az új állapot megváltoztatásakor is nyitva marad majd. Amikor bármilyen egyéb, például „Várakozik” vagy „Elutasítva” állapotúra változtatja meg, akkor a lap automatikusan bezárul. Az állapot alatt látható címke erről előre értesíti majd Önt.

Az Ügy állapota mellett közvetlenül ez alatt a következő információ is látható lesz majd:

• Beállította – ki állította be az adott állapotot

• Ok – az állapotváltoztatás oka, azaz miért lett megváltoztatva (ez manuálisan vagy egy folyamat részeként is megtörténhetett)

• Dátum – mikor változott meg az állapot

• Utoljára frissítette – ki volt az, aki az Ügy bármilyen adatát legutoljára megváltoztatta

• Utoljára frissítve – mikor történt az Ügy bármilyen adatának legutolsó frissítése

Egy Ügy beállításainak megtekintése

A Beállítások kártya megmutatja Önnek az ügy részletes információit, beleértve a következőket:

• A művelet kontextusa (Ügyfél>Szerződés>Szolgáltatás>Ügymenet).

• Mikor, hogyan és ki hozta létre az ügyet.

• Amennyiben ezt az ügyet egy másik munkatételből hozták létre, akkor a kezdeti kérés dátuma megmutatja az eredeti kérés kezdő dátumát, így Önnek a kérés teljesítéséhez szükséges teljes időtartam rögzítésére lehetősége van.

• Tartsa nálam – lehetőség arra, hogy az ügyet a jelenlegi felhasználónál tartsa.

• Tartsa nálam a műveletet – lehetőség arra, hogy az ügy műveleteit a jelenlegi felhasználónál tartsa.

• Automatikus e-mailek elküldése – lehetőség az üggyel kapcsolatos automatikus e-mailek elküldésére. Jelenleg az egyetlen az ügyek esetén elküldhető automatikus e-mailek az ügy létrehozását visszaigazoló e-mailek.

• Bejegyzésszám – a Builderben az ügy megszabott beállításaitól függően lehetséges, hogy a bejegyzésszám itt nem jelenik meg. Ha megjelenik, a bejegyzésszám szerkeszthető.

Az Ügy kapcsolatai

Alapértelmezés szerint az elérhető kapcsolatok a következők:

• Elsődleges kapcsolat – a fő személy, akivel Ön az Üggyel kapcsolatban kommunikál. Ez Ügyek esetén előfordulhat, hogy kötelező – ez az Ügy Builderben megadott beállításaitól függ.

• Kérelmező – az a személy, aki az eredeti kérést elküldte. Ez Ügyek esetén előfordulhat, hogy kötelező – ez az Ügy Builderben megadott beállításaitól függ.

• Érintett – kiről szól az Ügy.

Leggyakoribb esetben mindhárom ugyanaz a személy lesz.

• Másolatot kapó címek – bármely további olyan kapcsolattartó személy, akit a levelezésre rácsatolhat. Amikor egy kapcsolatot kizárólag „Másolatot kap” címként jelölnek meg, az a külön Másolatot kap részben jelenik meg (ez addig rejtve van, amíg a Munkatételhez kizárólag Másolatot kap kapcsolatok tartoznak).

Ha egy olyan felhasználóra keres rá a Kapcsolatok kártyán, aki még nem szerepel a rendszerben, akkor a „Kapcsolat létrehozása” lehetőségre kattintva, majd a kapcsolat adatainak kitöltésével Ön egy új kapcsolatot hozhat létre.

Ha megadta a kapcsolat e-mail-címét, akkor a rendszer automatikusan dekódolja azt és kitölti a kapcsolat utónevét és vezetéknevét is. Ha minden információt megadott, majd a kapcsolat létrehozása lehetőségre kattintott, akkor a rendszer automatikusan átirányítja Önt a Munkatételhez.

Amikor manuálisan ad hozzá egy kapcsolatot, akkor azt alapértelmezés szerint Elsődleges kapcsolatként, Kérelmezőként és Érintettként állítjuk be. Ezt követően Ön ezeket a címkéket igény szerint manuálisan más felhasználókhoz rendelheti.

Időráfordítás-követés

A műveletek az SLA-knak megfelelően történő elvégzése érdekében az Enate lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy nyomon kövessék a Munkatételek befejezéséhez szükséges időt, mind összesítve, mind pedig a rajta dolgozó különböző erőforrásokra lebontva.

A Munkatételek időráfordítás-követő kártyája nyomon követi az egyes böngészési munkamenetek idejét a tétel megoldása során.

Az időráfordítás-követéssel kapcsolatos bővebb információkat itt találhat:

Smart kártya

Továbbá egy Smart kártyát is beállíthat az egyedi adatok megjelenítéséhez

További információért lásd itt:

Hibák kártya

A „Hibázó fél” legördülő menüjében kiválasztható a hiba bekövetkezéséért felelős fél. Eldöntheti, hogy egy ügynök hibájából lépett-e fel, a szervizközpont hibázott-e, vagy az ügyfél.

Ha sikerül kijavítani egy hibát, akkor a felhasználónak lehetősége van megnyitni az adott Ügyet és annak hibáját, majd megoldottként jelölheti azt meg. A Hibák folyamatban lévő Ügy esetén törölhetők.

Az Ügy képernyőjéről indított Műveletek

Egy Ügy újbóli elvégzése

További információért lásd itt:

Egy Művelet manuális elindítása

További információért lásd itt:

Az Ügy képernyőjén látható további információk

Új információ érkezett

Amikor egy új e-mail vagy önkiszolgáló üzenet érkezik be egy még olvasatlan Ügyhöz, ezt az Új információ ikon kiemelésével jelezzük Önnek. Erre kattintva megtekintheti, hogy mikor érkezett be az új információ.

Dönthet úgy, hogy olvasottnak jelöli az új információt, ezzel normális állapotúra állítva vissza az Új információ ikont. Emellett Ön olvasatlannak is megjelölheti az információt, ha a „Megjelölés újként” lehetőségre kattint.

Szabványos működési eljárás

Ez egy a Builderben az adott Munkatételre beállított Szabványos működési eljárásra mutató hivatkozás.

A Jegy képernyő ugyanazzal az általános elrendezéssel rendelkezik, mint az és a képernyő, valamint ugyanolyan alapvető funkciókkal bír, például: egy Munkatételhez, , a megtekintése, valamint a megtekintése, azonban néhány jegyspecifikus funkcióval is rendelkezik. Bővebb információkért tekintse meg a következő videót:

Jegycím

A Jegy képernyő tetején látható a Jegy címe.

A Builder beállításaitól függően ez a Jegy teljes időtartama során szerkeszthető lehet.

A Jegy címe a Jegy lap tetején jelenik majd meg.

És a cím a Jegy főoldalának rácsán a „Cím” oszlopban jelenik majd meg.

A lap másolás ikonjára kattintva Ön kimásolhatja a Jegy referenciaszámát és címét:

Határidő

Megjelenik a Jegy határideje, a különböző színkódok jelentése az alábbi:

Határidőn belül:

Ma esedékes:

Késedelmes:

Határidő felülbírálása

Ha a Builderben úgy állítottak be egy Jegyet, hogy az lehetőséget ad a határidő felülbírálására, akkor Ön képes lesz egy Jegy határidejének felülbírálására a fejlécben a felugró ablak dátumának megváltoztatásával.

Megbízott

Azt is megtekintheti, hogy a Jegy hozzá lett-e rendelve valakihez, és ha igen, kihez.

Ön képes egy Jegyet hozzárendelni valakihez vagy megszüntetni annak hozzárendelését, illetve képes a Jegyet saját magához rendelni, ha az még nem lett Önhöz rendelve.

A munka Enate-ben történő hozzárendeléséről bővebb információkat itt találhat:

Oldalsó panel

Egy Jegy állapotának megtekintése

Az információs kártyán megtekintheti a Jegy állapotát, valamint igény szerint megváltoztathatja azt.

Az információs kártya bal oldalán található fő címkén látható lesz a Jegy jelenlegi állapota. A jobb oldali legördülő gombot használva kiválaszthatja az állapotként elérhető opciókat, amelyeket a Jegy feldolgozása során használhat.

A Jegyek feldolgozásával kapcsolatos bővebb információkat itt találhat.

Az információs kártya kerete egy olyan színre vált, amely a jelenlegi állapothoz kapcsolódik – amint rákattintott a gombra az állapot megváltoztatásához, a rendszer feldolgozza a változtatásokat –; a keret színe és az új állapot megváltozása megerősíti, hogy az állapot megváltoztatása sikeres volt.

Egy Munkatétel állapotának megváltoztatásakor, ha „Folyamatban” állapotúra változtatja azt, akkor a Munkatétel lapja az új állapot megváltoztatásakor is nyitva marad majd. Amikor bármilyen egyéb, például „Várakozik” vagy „Elutasítva” állapotúra változtatja meg, akkor a lap automatikusan bezárul. Az állapot alatt látható címke erről előre értesíti majd Önt.

A Jegy állapota mellett közvetlenül ez alatt a következő információ is látható lesz majd:

• Beállította – ki állította be az adott állapotot

• Ok – az állapotváltoztatás oka, azaz miért lett megváltoztatva (ez manuálisan vagy egy folyamat részeként is megtörténhetett)

• Dátum – mikor változott meg az állapot

• Utoljára frissítette – ki volt az, aki a Jegy bármilyen adatát legutoljára megváltoztatta

• Utoljára frissítve – mikor történt a Jegy bármilyen adatának legutolsó frissítése

Egy Jegy beállításainak megtekintése

A Beállítások kártya megmutatja Önnek a Jegy részletes információit, beleértve a következőket:

• A Jegyfolyamat neve

• A Jegy kontextusa (Ügyfél > Szerződés > Szolgáltatás > Jegyfolyamat), valamint a Jegy kategóriája és alkategóriái. Ezeket a kártya kibővítésével módosíthatja.

A beállítások kártya kibővítésével Ön a következőket tekintheti meg:

• A jegyfolyamat neve.

• A jegy kontextusának szerkeszthető verziói (Ügyfél>Szerződés>Szolgáltatás>Jegyfolyamat), valamint a jegy kategóriái és alkategóriái.

• Mikor, hogyan és ki hozta létre a jegyet.

• Amennyiben ezt a jegyet egy másik munkatételből hozták létre, akkor a kezdeti kérés dátuma megmutatja az eredeti kérés kezdő dátumát, így Önnek a kérés teljesítéséhez szükséges teljes időtartam rögzítésére lehetősége van.

• Tartsa nálam – lehetőség arra, hogy a jegyet a jelenlegi felhasználónál tartsa.

• Automatikus e-mailek elküldése – lehetőség az automatikus e-mailek elküldésére – például a jegy beérkezésével kapcsolatos e-mailek elküldése a jegy kapcsolatainak.

Attól függően, hogy a bejegyzésszámot láthatóként állították-e be egy jegyen, a felhasználók láthatják a Jegybeállítások kártyán lévő bejegyzésszámot, valamint kezelhetik is azt.

A Jegy kapcsolatai

Alapértelmezés szerint az elérhető kapcsolatok a következők:

• Elsődleges kapcsolat – a fő személy, akivel Ön a Jeggyel kapcsolatban kommunikál. Ez Jegyek esetén kötelező.

• Kérelmező – az a személy, aki az eredeti kérést elküldte. Ez Jegyek esetén kötelező.

• Érintett – kiről szól a Jegy (ez lehetséges, hogy a fentiek közül egyik sem).

Leggyakoribb esetben mindhárom ugyanaz a személy lesz.

• Másolatot kapó címek – bármely további olyan kapcsolattartó személy, akit a levelezésre rácsatolhat. Amikor egy kapcsolatot kizárólag „Másolatot kap” címként jelölnek meg, az a külön Másolatot kap részben jelenik meg (ez addig rejtve van, amíg a Munkatételhez kizárólag Másolatot kap kapcsolatok tartoznak).

Egy Jegy Kapcsolatok kártyájának kitöltése

Egy Jegy kapcsolatainak automatikus kitöltése

Amikor egy olyan kapcsolattól érkezik be egy e-mail, amely a rendszer egyik felhasználójához (alkalmazott) vagy egy már a rendszerben szereplő külső kapcsolathoz tartozik, akkor az ő adataikat a rendszer a Jegy létrehozásakor automatikusan kitölti a Kapcsolatok lapon. A rendszer automatikusan az adott személyt jelöli meg Kérelmezőként, Érintettként és Elsődleges kapcsolatként is. Ezek a címkék eltávolíthatók.

Opcionálisan a Jegyet elsőként elbíráló operátor szintén Elsődleges kapcsolatként állíthatja be az adott személyt, ha ezt az elbírálása alapján megfelelőnek ítéli. Ha Ön egy másik kapcsolatot jelöl meg ezen kapcsolattípusok valamelyikével, akkor a korábbi személyről eltávolítjuk az adott címkét.

Egy Jegy kapcsolatainak manuális kitöltése

Ha egy olyan felhasználóra keres rá a Kapcsolatok kártyán, aki még nem szerepel a rendszerben, akkor a „Kapcsolat létrehozása” lehetőségre kattintva, majd a kapcsolat adatainak kitöltésével Ön egy új kapcsolatot hozhat létre.

Ha megadta a kapcsolat e-mail-címét, akkor a rendszer automatikusan dekódolja azt és kitölti a kapcsolat utónevét és vezetéknevét is. Ha minden információt megadott, majd a kapcsolat létrehozása lehetőségre kattintott, akkor a rendszer automatikusan átirányítja Önt a Munkatételhez.

Amikor manuálisan ad hozzá egy kapcsolatot, akkor azt alapértelmezés szerint Elsődleges kapcsolatként, Kérelmezőként és Érintettként állítjuk be. Ezt követően Ön ezeket a címkéket igény szerint manuálisan más felhasználókhoz rendelheti.

Időráfordítás-követés

A műveletek az SLA-knak megfelelően történő elvégzése érdekében az Enate lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy nyomon kövessék a Munkatételek befejezéséhez szükséges időt, mind összesítve, mind pedig a rajta dolgozó különböző erőforrásokra lebontva.

A Munkatételek időráfordítás-követő kártyája nyomon követi az egyes böngészési munkamenetek idejét a tétel megoldása során.

Az időráfordítás-követéssel kapcsolatos bővebb információkat itt találhat:

Smart kártya

Továbbá egy Smart kártyát is beállíthat az egyedi adatok megjelenítéséhez.

További információért lásd itt:

Hibák kártya

Amikor egy jegyen, műveleten vagy ügyön dolgozik, olyan működési problémák merülhetnek fel, amelyek hatással vannak a folyamatra. Fontos ezek rögzítése, hogy kiemeljék őket más olyan személyek számára, akik megtekinthetik az adott munkatételt vagy dolgozhatnak azon, és hogy segítsenek a folyamat hosszú távú javításában.

Tekintse meg a következő videót a hibák rögzítéséről az Enate rendszerében:

További információkért tekintse meg az ezzel foglalkozó cikkünket:

A Jegy képernyőjéről indított Műveletek

Átalakítás egy Üggyé

Ha egy Jegy feldolgozása közben egyértelművé válik, hogy a kérés egy adott Ügyön keresztül könnyebben kezelhető, akkor ennek elősegítése érdekében lehetősége van a Jegyet Üggyé alakítani. Ezt a Jegy képernyőjén található „Átalakítás egy Üggyé” opció kiválasztásával teheti meg.

További információért lásd itt:

Jegyek egyesítése

További információért lásd itt:

Egy Jegy felosztása

További információért lásd itt:

A Jegy képernyőjén látható további információk

Új információ érkezett

Amikor egy új e-mail vagy önkiszolgáló üzenet érkezik be egy még olvasatlan Jegyhez, ezt az Új információ ikon kiemelésével jelezzük Önnek. Erre kattintva megtekintheti, hogy mikor érkezett be az új információ.

Dönthet úgy, hogy olvasottnak jelöli az új információt, ezzel normális állapotúra állítva vissza az Új információ ikont. Emellett Ön olvasatlannak is megjelölheti az információt, ha a „Megjelölés újként” lehetőségre kattint.

Szabványos működési eljárás

Ez egy a Builderben az adott Munkatételre beállított Szabványos működési eljárásra mutató hivatkozás.

Ügyfélvisszajelzés

A jegyekhez, ügyekhez és műveletekhez egyéni adatokat vehet fel, amelyek a folyamatokon áthaladva egyedi információkat adnak ezekhez a munkatételekhez. Ezek az információk gyorskártyákon jeleníthetők meg. Beállíthatja, hogy a kártyák a munkatétel-képernyő fő részén jelenjenek meg, de megjeleníthetők a képernyő jobb oldali panelén is.

Ezeket a kártyákat (HTML, Typescript és CSS használatával) megtervezheti úgy, hogy szinte bármilyen tartalmat (pl. bármelyik rendszerből) megjelenítsenek.

Gyorskártyás ellenőrzés

A gyorskártyák összekapcsolhatók a szabványos rendszerellenőrzésekkel például azért, hogy egy munkatételt csak akkor lehessen előmozdítani a folyamatban, ha a kártya bizonyos adatait kitöltötték.

Egyéni adatok felülbírálási figyelmeztetése

Ha egy megnyitott munkatétel egyéni adatainak módosítását végzi, az Enate ellenőrzi az esetleges adatütközéseket, amikor a munkatételt frissíteni készül. Ez azt jelenti, hogy a rendszer ellenőrzi, hogy más felhasználók hozzáfértek-e a munkatételhez, és módosították-e annak egyéni adatait, mióta Ön azt megnyitotta. Ha igen, akkor megjelenít egy megerősítést kérő üzenetet, és Önnek el kell döntenie, hogy folytatja-e a frissítéssel (ami felülbírálja mások módosításait), vagy inkább megszakítja a frissítést, és a képernyő frissítésével megtekinti (és megtartja) a legutóbbi változtatásokat.

Ha egy jegy feldolgozása közben egyértelművé válik, hogy a kérés ügyként könnyebben kezelhető, akkor lehetősége van a jegyet üggyé alakítani.

Egy jegy üggyé alakításához nyissa meg a jegy beállítások kártyáját, válassza az „Átalakítás egy üggyé” lehetőséget, majd válassza ki az ügyfolyamatot, amellyé át szeretné alakítani a jegyet.

A rendszer ezt követően megmutat minden az ügyhöz kapcsolódó egyéni kártyát: töltsön ki minden szükséges adatot, majd kattintson az „Ügy elindítása” lehetőségre az információs kártyán.

Ha a rendszerét úgy állították be, hogy engedélyezze az Ön számára az esedékességi dátum felülírását az ügy létrehozásakor, akkor itt lehetősége van egy új határidőt kiválasztani.

Ha a rendszerét úgy állították be, hogy a Work Managerben egy új ügy létrehozásakor beállítson egy ütemezést, akkor itt lehetősége van egy ütemezést kiválasztani.

Dönthet amellett, hogy minden különálló jegyet magánál tart, ha a beállítások kártyán kiválasztja a „Tartsa nálam” lehetőséget, és az „Automatikus e-mailek elküldése” opció kiválasztásával dönthet úgy, hogy egy e-mailt küld a jegy elsődleges kapcsolattartójának, amelyben értesíti őt arról, hogy a jegyet egy üggyé alakították át.

Erősítse meg a jegy üggyé történő átalakítását az információs kártya megfelelő gombjára kattintva:

Megerősítő üzeneteket láthat majd, amelyek a jegy lezárásáról értesítik Önt, és arról, hogy azt egy ügy váltja (amely azonos referenciaszámmal, de „-C” végződéssel rendelkezik majd).

Az eredeti jegy nem képezi a szolgáltatásnyújtás további részét, és mostantól „Ügy elindítva” megoldási módszerrel várakozó állapotú lesz, és az adott ügyre mutató hivatkozással rendelkezik majd.