Am adăugat o nouă rubrică în Inbox, numită „Toate e-mailurile”. Aici veți putea vizualiza toate e-mailurile aferente articolelor de lucru (inclusiv articolelor închise) pentru care aveți permisiuni.

Am adăugat o funcție de filtrare suplimentară, prin care puteți filtra e-mailurile în funcție de statusul articolului de lucru căruia îi aparțin.

Comunicarea între echipele interne - Prezentare generală

Cu v2022.6, am îmbunătățit colaborarea între mai multe echipe, menținând astfel o sincronizare perfectă și o comunicare eficientă între acestea.

Uneori, când trimiteți un e-mail referitor la un articol de lucru și trebuie să includeți echipe din diferite departamente, poate nu știți dacă acestea folosesc Enate pentru a-și gestiona activitatea - în special în organizațiile mari - și, prin urmare, nu este foarte clar cum trebuie să procedați.

Acum, când lucrați în Enate, nu mai trebuie să vă faceți griji în această privință - sistemul va avea grijă de acest aspect pentru dvs. Nu trebuie decât să scrieți e-mailul și sistemul va ști ce trebuie făcut în continuare; dacă este vorba de cineva intern și dacă acesta folosește Enate, vă vom indica Tichetele sau Cazurile sale cu care ați putea dori să partajați acest e-mail, sau veți putea crea rapid un articol de lucru nou, dacă este necesar.

Acest lucru ajută la menținerea unei sincronizări strânse a tuturor comunicărilor ulterioare între respectivele echipe și orice părți externe. Dacă trimiteți e-mailul unui utilizator care nu folosește Enate, sistemul îi va trimite pur și simplu e-mailul.

Exemple de scenarii

Să luăm un exemplu în care avem:

• Jane este un agent care lucrează în echipa A din Marea Britanie

• Karina este un agent care lucrează în echipa B din Polonia

• O parte externă a transmis prin e-mail o cerere referitoare inițial la Marea Britanie, care ajunge la echipa A

Jane, din echipa A, redactează un răspuns prin e-mail către solicitantul extern și constată că trebuie să implice și echipa poloneză, echipa B. Jane nu are nevoie să știe dacă echipa poloneză folosește Enate, pur și simplu adaugă adresa lor de e-mail în e-mailul de ieșire.

Sistemul Enate va recunoaște faptul că adresa de e-mail a echipei poloneze este conectată la o cutie poștală Enate și, prin urmare, va genera un Tichet sau un Caz pentru aceasta. La apăsarea comenzii de trimitere a e-mailului, Enate va afișa o fereastră pop-up explicând acest lucru agentului și solicitând mai multe informații care vor ajuta la crearea articolului de lucru pentru cealaltă echipă.

Odată ce agentul adaugă informațiile suplimentare pentru a crea un articol de lucru asociat, poate confirma continuarea. E-mailul va fi trimis către orice destinatari externi, iar cealaltă echipă, echipa B din Polonia, va vizualiza e-mailul în cadrul unui Tichet sau Caz ASOCIAT. Ambele echipe cunosc Tichetul sau Cazul asociat al celeilalte echipe și se pot menține la curent cu progresul înregistrat.

Echipe care colaborează în limita permisiunilor

Dacă se întâmplă ca activitățile Echipei B să nu se încadreze în permisiunile Echipei A, acestea vor putea să vizualizeze cel puțin informațiile la nivel de antet în fereastra Articole asociate.

Email-uri ulterioare menținute în sincronizare

Un aspect important este faptul că toate comunicările ulterioare sunt menținute în strânsă sincronizare.

Destinatarul extern poate vedea adresele de e-mail ale ambelor echipe și, dacă trimite un răspuns, AMBELE echipe vor fi actualizate în același timp. Toți participanții sunt ținuți la curent.

În cel mai obișnuit scenariu, fereastra pop-up ar arăta probabil singurul Tichet sau Caz, asociat deja, la care lucrează echipa B, cu mențiunea „Doriți să partajați acest e-mail cu Tichetul în desfășurare al echipei B?”.

Ce se întâmplă cu alte echipe care încă nu folosesc Enate?

Dacă la un e-mail sunt adăugate alte adrese de e-mail interne care se adresează unor departamente care nu folosesc încă Enate, nu este nicio problemă - acestea vor fi trimise ca e-mailuri pentru a comunica cu cealaltă echipă, așa cum ar face-o în mod normal.

Condiție: „Adresare suplimentară” activată pe serverul de e-mail al companiei

Odată realizat acest lucru, puteți activa Adresarea suplimentară în Enate în secțiunea de configurare a sistemului din Builder. Pentru aceasta, accesați Builder> Setări sistem> Setări generale, navigați în jos până la secțiunea „Adresare suplimentară a articolelor de lucru” și activați comutatorul.

Adresarea suplimentară funcționează prin adăugarea de informații relevante în adresele de e-mail ale unui e-mail. În acest caz, în Enate, se adaugă numerele de referință ale articolelor de lucru aferente. Structura este următoarea: [destinatar e-mail][+RefEnate][@domeniu e-mail]. Iată câteva exemple:

În acest fel, Enate va partaja toate e-mailurile în care numărul de referință al unui Tichet/ Caz/ Acțiune este inclus în adrese către articolul de lucru respectiv. Astfel, toate părțile relevante se mențin la curent cu toate comunicările.

Consultați acest articol pentru informații suplimentare despre Adresarea suplimentară și despre cum să o activați.

Situații în care e-mailurile apar în secțiunea E-mailuri neprocesate

Mesajele de e-mail vor apărea în secțiunea E-mailuri neprocesate din rubrica de Inbox din Work Manager dacă îndeplinesc una dintre următoarele condiții:

1. Niciuna dintre adresele de e-mail Către și/sau CC nu are o rută de e-mail corespunzătoare.

2. În e-mail figurează doar adrese de e-mail BCC, nu și adrese Către sau CC.

Consultați tabelul de mai jos pentru informații suplimentare privind modul în care sunt gestionate e-mailurile care sosesc în Enate, conform unor combinații de adrese de e-mail relevante pentru Enate care pot apărea în câmpurile Către, CC sau BCC.

Am simplificat utilizarea funcției de „Fuzionare” în Enate. Aceasta vă permite să fuzionați articolele de lucru existente, astfel încât solicitările sosite separat - dar care ar trebui de fapt să fie procesate împreună - să poată fi gestionate ca un singur articol de lucru.

Astfel, când selectați un articol de lucru cu care să fuzionați un Tichet, veți putea vedea clientul/contractul/serviciul și numărul de referință al articolului de lucru pentru a găsi mai rapid și mai ușor articolele pe care doriți să le fuzionați.

Mai mult, sistemul vă va avertiza dacă alegeți să fuzionați un Tichet cu un articol de lucru care provine de la o companie diferită, ca o etapă suplimentară de verificare, dar veți putea continua fuzionarea.

Dacă alegeți să închideți „Alte articole de lucru” atunci când fuzionați, am adăugat, de asemenea, și opțiunea „Selectați toate” între variantele afișate.

Urmăriți acest clip video pentru informații suplimentare despre cum să utilizați funcția de fuzionare.

Utilizatorii pot converti mai rapid Tichetele în Cazuri. Această funcție este utilă atunci când, în timpul solicitării unui Tichet, devine evident că solicitarea ar fi mai bine gestionată ca un Caz.

Pentru a converti un Tichet într-un Caz, extindeți cardul de setări a Tichetului, selectați „Convertiți în Caz” și apoi alegeți tipul de Caz în care doriți să convertiți Tichetul.

Sistemul va afișa toate cardurile personalizate relevante pentru acel Caz - trebuie doar să completați datele necesare și apoi să faceți clic pe „Inițiere Caz” în cardul de informații.

Dacă sistemul dvs. a fost configurat pentru a putea modifica data scadentă la crearea Cazului, puteți selecta aici o nouă dată scadentă.

Dacă sistemul dvs. a fost configurat pentru a stabili un interval de timp în momentul creării unui nou Caz în managerul de lucru, puteți selecta un calendar aici.

Puteți păstra fiecare Tichet individual prin selectarea opțiunii „Păstrează cu mine” din cardul de setări și puteți trimite un e-mail către contactul principal al Tichetului (prin care să îl informați că acesta a fost transformat într-un Caz), selectând opțiunea „Trimitere automată de e-mailuri”.

Confirmați promovarea Tichetului în Caz, prin apăsarea butonului din cardul de informații:

Va apărea un mesaj de confirmare prin care veți fi informat că Tichetul va fi închis și înlocuit cu un Caz (cu același număr de referință, dar cu terminația „-C”).

Tichetul inițial nu va mai fi utilizat în furnizarea de servicii și se va afla acum În stare de Așteptare, cu o Metodă de rezolvare de „Caz lansat” și cu un link către acel Caz.

Tichetul inițial va trece în starea de „Închis” în momentul în care Cazul lansat va fi închis.

Noul Caz lansat se va afla în starea de „De făcut”.

Cu cea mai recentă versiune Enate, ne-am concentrat pe facilitarea colaborării între mai multe echipe, precum și pe adăugarea unor caracteristici suplimentare pentru vizualizările de e-mail. De asemenea, s-au adăugat funcții utile la cardurile personalizate pentru a oferi o experiență de utilizare îmbunătățită. Să aruncăm o privire la acestea și la alte modificări…

Descoperiți aceste funcții noi în secțiunile de mai jos...

Noi funcționalități în Work Manager

Caracteristici noi în Builder

În următoarele săptămâni și luni, veți asista la apariția unui număr sporit de aplicații care se pot integra în Enate, pentru a vă oferi mai multe funcții la îndemână. Am transferat în această secțiune rubricile de integrare RPA și OCR, astfel încât să aveți la dispoziție o locație unică pentru gestionarea tuturor sistemelor externe care se integrează cu Enate.

Note de lansare...

Prezentare generală

Toate e-mailurile primite în Enate sunt procesate automat fie în Tichete, fie în Cazuri, pe baza unor criterii de afaceri care analizează aspecte precum destinația, de unde provin și despre ce este vorba. Uneori, însă, e-mailurile care sosesc în Enate nu sunt procesate într-un Caz sau într-un Tichet.

Acest lucru se poate întâmpla din următoarele motive:

1. Niciuna dintre adresele de e-mail Către și/sau CC nu are definită o rută de e-mail corespunzătoare în Builder (este vorba de criteriile care stabilesc tipul de Tichet sau Caz pe care ar trebui să îl genereze un e-mail primit).

2. În e-mail figurează doar adrese de e-mail BCC, nu și adrese Către sau CC.

Am adăugat acum o nouă rubrică de E-mailuri neprocesate la Inbox-ul din Work Manager, care permite utilizatorilor să analizeze aceste e-mailuri neprocesate și să ia măsurile corespunzătoare. Această funcție este vizibilă pentru toți utilizatorii.

Vizualizare e-mailuri neprocesate - Ce e-mailuri se pot vedea?

Veți putea vedea e-mailurile neprocesate care au intrat în cutia poștală a domeniului dvs. de activitate. Alte e-mailuri neprocesate sosite în cutiile poștale care nu sunt asociate cu niciunul dintre procesele dvs. de afaceri vor putea fi văzute de către agenții care lucrează în respectivele domenii. Numărul afișat în dreptul acestei secțiuni indică numărul total de e-mailuri din vizualizarea neprocesată.

Opțiuni de filtrare

Puteți filtra e-mailurile din această secțiune după numele cutiei poștale (dacă îl cunoașteți) și adresa cutiei poștale. Mai exact, aceasta este adresa de e-mail a cutiei poștale care gestionează e-mailurile primite.

Care sunt opțiunile disponibile?

Secțiunea E-mailuri neprocesate vă permite să examinați conținutul e-mailului primit pentru a putea determina spre ce destinație să îl direcționați.

După examinarea e-mailului, aveți la dispoziție următoarele opțiuni:

1) Puteți decide să creați un articol de lucru din e-mail, specificând Clientul, Contractul și Serviciul pentru acesta, înaintea lansării articolului de lucru. Dacă faceți acest lucru, e-mailul va deveni Procesat și va fi înlăturat din secțiunea E-mailuri neprocesate când veți da următorul clic pentru a reîmprospăta secțiunea de e-mailuri din Inbox.

2) Puteți decide să ștergeți e-mailul, după caz (de ex. dacă este un e-mail de tip spam). Dacă faceți acest lucru, e-mailul se va schimba în Eliminat și va fi înlăturat din secțiunea E-mailuri neprocesate când veți da următorul clic pentru a reîmprospăta secțiunea de e-mailuri din Inbox.

Modele de luat în considerare - Este necesară o nouă rută de e-mail?

Prezentare generală

Am introdus câteva optimizări semnificative privind modul în care puteți opera cu e-mailurile în Enate, prin crearea unui nou set de vizualizări de e-mailuri - acestea se bazează pe vizualizările existente din „Outbox” și vă oferă o listă mai cuprinzătoare a tuturor e-mailurilor din domeniul dvs. de activitate, împărțite în:

• - Vizualizarea e-mailurilor aferente tuturor articolelor de lucru din Inbox-ul activităților dvs., din Inbox-urile de activitate ale echipei dvs. și din sarcinile neatribuite din Cozile de așteptare la care lucrați.

• - e-mailuri trimise cu privire la articolele de lucru din domeniul dvs. de activitate.

• - Vizualizarea curentă din Outbox vă permite să vedeți e-mailurile programate pentru expediere sau cele care așteaptă să fie expediate din căsuța poștală a sistemului dvs.

Toate aceste secțiuni pot fi accesate din meniul de navigare (în sub-secțiunile noului link de „Email-uri”) și fiecare se va deschide în propria pagină corespunzătoare.

Ca parte a acestei caracteristici, am redenumit secțiunea de „Inbox” a paginii de start în „Inbox-ul activităților”, pentru a menține un aspect clar și simplu atunci când treceți de la gestionarea e-mailurilor la vizualizarea activităților dvs. și ale echipei dvs., în funcție de activitatea de lucru.

E-mailurile din Inbox

Prezentare generală

Secțiuni ale e-mailurilor din Inbox

În panoul de citire din partea stângă a e-mailurilor din Inbox, puteți accesa link-uri către următoarele secțiuni ale Inbox-ului de e-mail, împărțite în:

• E-mailurile mele - E-mailurile referitoare la toate articolele de lucru disponibile în momentul respectiv în Inbox-ul activităților (pe care le puteți vedea în pagina de pornire).

• E-mailurile echipei mele - E-mailurile referitoare la toate articolele de lucru disponibile în momentul respectiv în Inbox-ul activităților ale echipei dvs. Acest link este accesibil doar dacă sunteți lider de echipă sau dacă aveți posibilitatea de a vă vedea colegii și cozile de așteptare.

• E-mailuri neatribuite - E-mailurile referitoare la toate articolele de lucru neatribuite care se află în cozile de așteptare în care lucrați. Acest link este accesibil doar dacă sunteți lider de echipă sau dacă aveți posibilitatea de a vă vedea colegii și cozile de așteptare.

Numerele afișate arată cantitatea de e-mailuri necitite din fiecare folder. De asemenea, aveți la dispoziție link-uri către Articolele trimise și Outbox - toate acestea se deschid în ferestre separate.

Puteți vedea o listă cu toate e-mailurile din Inbox, precum și comentariile referitoare la Serviciul de asistență tehnică, cu cele mai recente în partea de sus, indicând de la cine provine e-mailul, când a fost primit, subiectul e-mailului, o previzualizare a primei linii din corpul e-mailului și articolul de lucru la care se referă e-mailul. Totodată, veți putea vedea dacă e-mailul conține anexe și dacă a fost trimis cu o importanță ridicată.

E-mailurile necitite vor apărea cu caractere îngroșate și puteți filtra mesajele necitite făcând clic pe opțiunea „Necitite”.

Opțiuni de filtrare

Puteți filtra e-mailurile primite în funcție de Client, Contract, Serviciu, Proces, Coadă de așteptare, după adresa de e-mail al expeditorului, dacă e-mailul conține sau nu anexe, precum și după data primirii e-mailului.

Dacă aveți posibilitatea de a accesa „Email-urile echipei mele”, veți putea filtra și în funcție de utilizatorul atribuit.

Alternarea vizualizărilor și actualizarea e-mailurilor noi primite

Puteți comuta între a vizualiza „E-mailurile mele”, care sunt e-mailurile din propriul Inbox, „E-mailurile echipei mele”, pentru a vedea e-mailurile din Inbox-ul membrilor echipei dvs. sau „E-mailurile neatribuite”, care vor afișa e-mailurile primite pentru articolele de lucru aflate în cozile de așteptare care nu au un destinatar.

La primirea unui nou e-mail, numărul de mesaje „necitite” va fi actualizat și va apărea o pictogramă de e-mail pe butonul de actualizare. Trebuie doar să faceți clic pe ea pentru a actualiza Inbox-ul și a consulta e-mailurile nou sosite.

Secțiunea principală a e-mailurilor din Inbox afișează panoul de citire pentru orice e-mail selectat. Puteți ajusta dimensiunea panoului de citire a e-mailului în funcție de nevoile dvs.

Când faceți clic pe un e-mail, veți putea vedea e-mailul complet în partea dreaptă a ecranului. Puteți vedea subiectul e-mailului, autorul, destinatarul, eventualii destinatari CC, un link către articolul de lucru la care se referă e-mailul, data scadentă a articolului de lucru și conținutul complet al e-mailului.

Răspuns la e-mailuri / redirecționare

Dacă faceți clic pe Răspuns, Răspundeți la toate sau Redirecționați un e-mail, sistemul va deschide o nouă fereastră în care se va afișa articolul de lucru în cauză și vă va redirecționa către ecranul editorului de e-mail pentru a începe să compuneți e-mailul.

Alte opțiuni

Se pot accesa și alte opțiuni suplimentare din elipsele de lângă link-urile de răspuns. Acestea vă vor permite să accesați direct articolul de lucru la care se referă e-mailul (care se va deschide într-o fereastră nouă), precum și să imprimați direct e-mailul.

Aveți și opțiunea de a descărca fișierul .eml aferent.

Rețineți: dacă e-mailul pe care încercați să îl descărcați conține un fișier anexat care a fost șters manual în mod explicit de către un utilizator (de exemplu, din motive de confidențialitate a datelor), funcția de descărcare .eml va fi dezactivată pentru acel e-mail - sistemul va afișa un mesaj explicativ pentru această dezactivare când faceți clic pe pictograma de descărcare.

Anexele de e-mail

Dacă un e-mail conține anexe, puteți consulta numele anexei, dimensiunea acesteia și opțiunea de a o descărca. Dacă e-mailul cuprinde mai multe anexe, aveți opțiunile suplimentare de a descărca toate anexele sau de a le descărca pe toate sub forma unui fișier ZIP.

Opțiunea de ecran complet

Aveți, de asemenea, opțiunea de a extinde e-mailul în modul ecran complet, în care panoul de citire rămâne ascuns.

Vizualizarea articolelor trimise

Prezentare generală

Articolele trimise indică toate e-mailurile trimise în legătură cu articolele de lucru din domeniul dvs. de activitate.

Aveți la dispoziție o listă de previzualizare a tuturor mesajelor de e-mail care au fost trimise, cu cele mai recente în partea de sus, indicând destinatarul, data trimiterii, subiectul mesajului, o previzualizare a primei linii din corpul e-mailului și articolul de lucru la care se referă e-mailul. Totodată, veți putea vedea dacă e-mailul conține anexe și dacă a fost trimis cu o importanță ridicată.

Puteți ajusta dimensiunea panoului de citire a e-mailului în funcție de nevoile dvs.

Când faceți clic pe un e-mail, veți putea vedea e-mailul complet în partea dreaptă a ecranului. Puteți vedea subiectul e-mailului, autorul, destinatarul, eventualii destinatari CC, un link către articolul de lucru la care se referă e-mailul, data scadentă a articolului de lucru și conținutul complet al e-mailului.

Aveți, de asemenea, opțiunea de a extinde e-mailul în modul ecran complet, în care panoul de citire rămâne ascuns.

Alternarea vizualizărilor

Puteți alterna între a vizualiza „E-mailurile mele”, respectiv e-mailurile pe care le-ați trimis, și „E-mailurile echipei mele”, care va afișa e-mailurile pe care le-au trimis membrii echipei dvs.

Răspuns la e-mailuri / redirecționare

Aveți posibilitatea de a răspunde la un e-mail, de a răspunde la toate sau de a redirecționa un e-mail trimis. Dacă faceți clic pe una dintre aceste opțiuni, sistemul va deschide o nouă fereastră care va afișa articolul de lucru în cauză și veți fi direcționat către ecranul editorului de e-mail pentru a începe să compuneți e-mailul.

Opțiuni de filtrare

Puteți filtra e-mailurile trimise în funcție de Client, Contract, Serviciu, Proces, Coadă de așteptare, destinatarul e-mailului, intervalul de date, statusul articolului de lucru la care se referă e-mailul, indiferent dacă e-mailul conține sau nu anexe și dacă e-mailul a fost sau nu generat de sistem.

Rețineți că atunci când filtrați după dată, puteți filtra numai pentru o perioadă maximă de 90 de zile.

Dacă accesați opțiunea „E-mailurile echipei mele”, veți putea, de asemenea, să filtrați în funcție de utilizatorul atribuit și de persoana care a trimis e-mailul.

Alte opțiuni

Se pot accesa și alte opțiuni suplimentare din elipsele de lângă link-urile de răspuns. Acestea vă vor permite să accesați direct articolul de lucru la care se referă e-mailul (care se va deschide într-o fereastră nouă), precum și să imprimați direct e-mailul.

Aveți și opțiunea de a descărca fișierul .eml aferent.

Rețineți: dacă e-mailul pe care încercați să îl descărcați conține un fișier anexat care a fost șters manual în mod explicit de către un utilizator (de exemplu, din motive de confidențialitate a datelor), funcția de descărcare .eml va fi dezactivată pentru acel e-mail - sistemul va afișa un mesaj explicativ pentru această dezactivare când faceți clic pe pictograma de descărcare.

Anexele de e-mail

Vizualizare Outbox

Anterior, sistemul trimitea în mod implicit e-mailuri automate. Dacă doreați să întrerupeți această opțiune pentru un anumit tichet, trebuia să setați parametrul „Dezactivare e-mailuri automate” pe ACTIVAT.

Acum, comportamentul implicit a fost reprogramat, astfel că sistemul NU va trimite e-mailuri automate din secțiunea Tichete în mod implicit. DACĂ DORIȚI CA E-MAILURILE AUTOMATE SĂ FIE TRIMISE DIN SECȚIUNEA DE TICHETE, VA TREBUI ACUM SĂ SETAȚI PARAMETRUL (REDENUMIT) „TRIMITERE E-MAILURI AUTOMATE” PE ACTIVAT.

Această modificare de comportament a fost efectuată și pe ecranul utilizat pentru crearea unui nou Tichet asociat.

În plus, în momentul lansării unui Tichet din pagina de activitate a contactului, opțiunea „Trimitere automată de e-mailuri” va fi dezactivată în mod implicit, dar o puteți activa manual din ecranul Tichetului.

Această modificare de comportament a fost aplicată și în secțiunea E-mail din Builder - la configurarea unei rute de e-mail, opțiunea care controlează trimiterea de e-mailuri automate a fost schimbată, astfel încât comportamentul implicit este de a NU trimite astfel de e-mailuri automate, așa că, dacă doriți ca e-mailurile automate să fie trimise, va trebui să setați parametrul „Trimitere e-mailuri automate” pe ACTIVAT.

Această ultimă versiune s-a axat în mare măsură pe optimizarea funcțiilor de e-mail, oferindu-vă o serie de caracteristici noi pentru a susține modalitatea de operare „e-mail prioritar”. De acum, aveți la dispoziție secțiuni dedicate e-mailurilor din Inbox, articolelor trimise și celor din Outbox, care vă țin în permanență la curent cu comunicările care sunt primite și trimise, astfel încât să puteți reacționa instantaneu.

În plus, v2022.4 aduce o serie de caracteristici noi pentru a facilita conectarea articolelor de lucru între ele, îmbunătățind vizibilitatea acestora în cadrul grupurilor conexe (de exemplu, Cazurile și Acțiunile lor) și facilitând asocierea mai multor Tichete și Cazuri împreună. Descoperiți principalele modificări în această prezentare generală:

Noi funcții de e-mail

În această ultimă versiune au fost introduse o serie de caracteristici noi referitoare la e-mail, precum și optimizări ale funcțiilor de e-mail existente, cu scopul de a facilita gestionarea activităților de lucru axate pe e-mail...

• Noi vizualizări de e-mail - Acum aveți la dispoziție noi tipuri de vizualizări de e-mail pentru a vă ține la curent cu comunicările care sosesc și sunt trimise în cadrul companiei dvs:

  • O secțiune dedicată e-mailurilor din Inbox, care afișează toate e-mailurile primite legate de articolele dvs. de lucru, articolele de lucru ale echipei dvs., precum și cele aflate în cozile de așteptare.

  • O secțiune de vizualizare a articolelor trimise, care indică tot ce s-a trimis referitor la articolele dvs. de lucru și articolele de lucru ale echipei (sau ce a fost trimis de dvs. sau de echipa dvs.) din ultimele 90 de zile... și chiar mai mult, dacă doriți.

• Posibilitatea de redactare a Ciornelor de e-mail - Puteți salva Ciornele de e-mail fără a le trimite, apoi puteți reveni la ele pentru a le completa și a le trimite.

• Conținut de e-mail îmbunătățit - Aveți acum la dispoziție mai multe funcții în momentul redactării conținutului de e-mail.

• Opțiuni implicite de e-mail - Am adăugat opțiunea de a trimite o confirmare automată de primire a Cazurilor. Rețineți că atât pentru Cazuri, cât și pentru Tichete, această opțiune are valoarea implicită ca fiind dezactivată (OFF), așadar activați-o dacă doriți ca mesajele automate să fie trimise pentru un articol de lucru,

​

Asistență suplimentară pentru articole de lucru conectate

Am adăugat, de asemenea, o serie de îmbunătățiri în ceea ce privește gestionarea articolelor de lucru conectate, indiferent dacă este vorba de grupuri de articole strâns legate între ele sau de activități cu legături mai flexibile pentru diferite cereri și domenii de activitate...

• Acum Puteți crea link-uri pentru articolele de lucru existente, precum și pentru articolele noi.

• Creați link-uri către mai multe articole de lucru printr-o singură operațiune de pe pagina de pornire

• Descrierea Cazurilor este afișată acum în Acțiuni pentru a oferi o imagine mai clară a ceea ce reprezintă activitatea pe care o desfășurați.

Alte caracteristici

Pe lângă funcțiile de mai sus privind e-mailul și activitățile conectate, am introdus alte îmbunătățiri utile pe care credem că le veți aprecia. Iată câteva dintre cele mai importante...

• Funcția de etichetare implicită a contactelor - puteți seta o valoare prestabilită a etichetării pentru înregistrarea contactelor, care se completează automat ori de câte ori le adăugați la un articol de lucru, astfel încât nu mai este nevoie să o faceți dvs.

• Vizualizări pentru optimizarea căutării - link-urile din cadrul Căutării rapide vă conduc direct la rubrica Vizualizări pentru a crea vizualizări complexe ale datelor dvs., acestea fiind acum disponibile direct din cadrul link-urilor de navigare pentru a facilita accesul zilnic.

Pentru o listă mai detaliată a modificărilor, inclusiv cele aduse interfeței pentru programarea aplicației, depozitului de date și orice alte modificări importante, consultați secțiunea dedicată Notelor de lansare.

Formatare mai complexă a e-mailurilor

Am adăugat noi opțiuni de formatare a conținutului de e-mail în ecranul editorului de e-mail, cu scopul de a ajuta utilizatorii să adauge un conținut mai consistent la redactarea e-mailurilor. Aceste funcții noi includ:

• opțiunea de ecran complet

• posibilitatea de a fixa bara de instrumente pentru formatarea conținutului de e-mail

• posibilitatea de a adăuga o linie orizontală

• opțiunea de a ajusta nivelul de înălțime a liniei

• opțiuni pentru text în linie - posibilitatea de a mări sau micșora indentarea textului

• inserarea unei liniuțe (disponibilă și prin selectarea textului și Ctrl + S)

• opțiunea de a adăuga caractere speciale

Toate aceste caracteristici noi sunt disponibile în editorul de e-mail din Work Manager și în Builder, precum și în editorul de semnături de e-mail din Work Manager.

Parametrii caracterelor salvate

În momentul în care compuneți un e-mail (fie că este un șablon de e-mail în Builder, fie orice formă de e-mail nou/răspuns/întârziat în Articole de lucru din Managerul de lucru), parametrii caracterelor (și anume stilul și dimensiunea fontului), tipul și dimensiunea fontului cel mai recent utilizat vor fi salvate ca font pentru scrierea conținutului, astfel încât nu va fi nevoie să le setați din nou.

Aceste valori sunt salvate în profilul utilizatorului, prin urmare vor persista la utilizarea din Builder și din Work Manager.

Această opțiune se aplică doar la partea superioară a e-mailului în curs de redactare - dacă utilizatorul face clic pe orice conținut preexistent aflat în partea inferioară a e-mailului, se va utiliza stilul și dimensiunea fontului deja utilizat pentru acel conținut. Consultați această notă pentru informații suplimentare. Ca parte a acestor schimbări, au fost rezolvate incoerențele din „noi rânduri goale” pentru e-mailuri - atunci când scrieți un nou e-mail, vor fi întotdeauna inserate 2 rânduri goale în partea de sus a mesajului.

Rețineți că fontul pentru textele și șabloanele predefinite va respecta setările de font stabilite în momentul în care au fost create.

Stilul și dimensiunea fontului de e-mail utilizate atunci când un utilizator redactează un e-mail vor varia în funcție de tipul de conținut preexistent pe care acesta îl accesează. Logica pentru fonturile care vor fi utilizate este după cum urmează și este influențată de noua inserție automată a două rânduri goale la începutul fiecărui nou e-mail:

• Primul rând inserat automat: utilizează setările de font salvate de către utilizator din cel mai recent e-mail.

• Al doilea rând inserat automat. Acesta este întotdeauna setat cu Arial - 10.

Conținutul e-mailurilor ulterioare poate proveni din: e-mailurile anterioare din rețeaua de corespondență

• conținutul șablonului de e-mail

• tipul și dimensiunea fontului din aceste secțiuni vor proveni din conținutul deja existent, în funcție de opțiunea accesată de utilizator.

E-mailul depășește limita

Am simplificat și modul în care utilizatorii pot afla mai ușor când încearcă să trimită un e-mail care depășește dimensiunea maximă admisă, deoarece vor primi un mesaj de avertizare care îi va anunța că e-mailul respectiv depășește dimensiunea maximă admisă.

În plus, utilizatorii nu vor putea programa sau salva un e-mail ca Ciornă dacă acesta depășește dimensiunea maximă permisă.

Rețineți că validarea dimensiunii e-mailului are loc în timpul salvării e-mailului, nu în momentul trimiterii. Astfel, dacă este programat un e-mail de 25 MB și apoi dimensiunea maximă a e-mailului se reduce în Builder la 10 MB, e-mailul programat va fi trimis în continuare, deoarece se conformează dimensiunii configurate în momentul programării.

Puteți configura dimensiunea maximă permisă pentru e-mailuri în pagina Setărilor de sistem din Builder, utilizând funcția „Dimensiune maximă a e-mailurilor”. Recomandăm să configurați limita la o valoare cu 30% mai mare decât cea folosită de utilizatori, ca o memorie suplimentară pentru a permite codarea etc. De exemplu, dacă doriți ca dimensiunea maximă să fie de 100 MB, vă recomandăm să setați limita la 130 MB. Rețineți că, în urma actualizării, dimensiunea maximă a e-mailurilor va fi setată la „Fără limită”. În plus, limita dimensională nu se va aplica e-mailurilor generate de sistem, cum ar fi e-mailurile de Confirmare a Solicitării.

Opțiunea de a descărca e-mailuri ca fișiere .eml

Pentru orice tip de e-mailuri (primite/ trimise/ anulate/ eșuate/ programate) aveți opțiunea de a descărca fișierul .eml care le însoțește. Această funcție este disponibilă din diversele secțiuni din sistem în care pot fi vizualizate e-mailurile, de exemplu, secțiunile Comunicări și cronologie a articolului de lucru, e-mailurile din Inbox, Vizualizarea articolelor trimise.

Rețineți: dacă e-mailul pe care încercați să îl descărcați conține un fișier anexat care a fost șters manual în mod explicit de către un utilizator (de exemplu, din motive de confidențialitate a datelor), funcția de descărcare .eml va fi dezactivată pentru acel e-mail - sistemul va afișa un mesaj explicativ pentru această dezactivare când faceți clic pe pictograma de descărcare.

În această ultimă versiune am adăugat câteva optimizări pe măsură ce pregătim lansarea următoarei versiuni în regim de autoservire. Acestea se axează pe îmbunătățirea modului în care gestionați articolele de lucru, de exemplu, pe o tranziție simplificată de la Tichet la Caz și pe mai multă flexibilitate în crearea de articole asociate.

Am introdus și câteva modificări în Builder, vizând o asistență sporită cu privire la e-mailurile de intrare. În plus, am creat o metodă inedită prin care alte sisteme externe pot fi integrate în Enate prin intermediul programului de autentificare a aplicațiilor. Consultați această prezentare video privind aceste modificări...

Descoperiți în detaliu aceste noi funcții în secțiunile de mai jos...

Noi funcționalități în Work Manager

• Conversia Tichetului într-un Caz - promovarea directă și mai rapidă a Tichetelor în Cazuri

• Crearea în masă - acum puteți descărca modelele de Tichete și Cazuri direct din ecranul de încărcare

• Crearea mai flexibilă a articolelor de lucru asociate - opțiuni sporite privind datele care pot fi copiate în articolele de lucru asociate și asistență în cazul Tichetelor asociate care nu conțin contacte.

• Verificări îmbunătățite - pentru fiecare verificare se afișează acum informațiile de audit

Note de lansare...

Puteți consulta o listă cu noile caracteristici, optimizări și soluții de corectare a erorilor pe care le-am inclus în această versiune în următoarele secțiuni. Pentru o listă mai amplă a modificărilor, inclusiv cele privind interfața de programare a aplicațiilor, modificările aduse depozitului de date și orice alte modificări de ultimă oră, consultați secțiunea corespunzătoare cu NOTE DE LANSARE.

Lista de verificare a Acțiunilor a fost actualizată pentru a include și următoarele informații:

• numele persoanei care a actualizat ultima dată articolul din lista de verificare, precum și

• data la care a fost efectuată această actualizare.

Consultați Ecranul Acțiunii din Pagina de Ajutor pentru mai multe informații privind caracteristicile din ecranul Acțiunii.

Adăugarea unei persoane de contact la un nou Tichet asociat este acum OPȚIONALĂ

Nu mai este obligatoriu să adăugați un contact sau etichete de contact principal și solicitant când creați un nou Tichet asociat. Puteți alege în continuare să adăugați un contact, dacă doriți.

Astfel, veți putea crea Tichete asociate pornind de la unul existent (adesea pentru gestionarea activităților interne), și evita trimiterea comunicărilor create ca parte a noului Tichet asociat către destinatarul inițial al serviciului (este foarte probabil să nu doriți să îl informați în mod constant cu privire la activitatea internă). Eliminarea necesității de a adăuga orice contacte la Tichetele asociate contribuie la acest lucru.

Mai mult control la copierea datelor în noile Cazuri/Tichete asociate

Totodată, am îmbunătățit modul în care puteți copia datele în noile Tichete sau Cazuri asociate.

Anterior, dacă utilizatorii doreau să copieze datele, erau nevoiți să copieze toate defectele, fișierele, link-urile și datele personalizate din Cazul/Tichetul inițial în noul Caz/Tichet creat.

De acum, am eliminat acest aspect și am introdus posibilitatea de a alege tipurile de date pe care utilizatorii doresc să le copieze într-un nou Caz/Tichet asociat și să copieze doar datele respective. Aceștia pot alege să copieze:

• Defecte

• Fișiere (inclusiv etichete și notițe despre fișiere)

• Link-uri (inclusiv etichete și notițe despre link-uri)

• Date personalizate (de exemplu, câmpuri de date personalizate)

Vezi aici pentru mai multe informații:

Prezentare generală

Pentru a flexibiliza activitatea de e-mail, am adăugat posibilitatea de a vă salva e-mailurile din Ciorne, în cazul în care nu sunteți gata să le trimiteți. Acum, când redactați un e-mail într-un articol de lucru, puteți salva e-mailul ca Ciornă și să reveniți la el mai târziu.

Când redactați un e-mail într-un articol de lucru, puteți opta să salvați e-mailul ca Ciornă și să reveniți la el mai târziu. Ciornele vor fi salvate timp de maximum 90 de zile.

Rețineți că nu puteți salva ca Ciornă un e-mail care depășește dimensiunea setată în Builder - consultați AICI pentru mai multe informații.

Vizualizarea Ciornelor

Dacă aveți activat filtrul Ciornă din fila Comunicări/ cronologie (rețineți că acesta va fi activat automat în mod implicit în momentul actualizării), veți vedea toate Ciornele de e-mail salvate pentru acel articol de lucru în secțiunea Comunicări/ cronologie.

Veți vedea persoana care a creat Ciorna și când s-a creat aceasta, precum și câteva rânduri din e-mail.

Dacă faceți clic pentru a extinde vizualizarea, veți vedea, de asemenea, adresa de e-mail de la care va fi trimisă Ciorna, adresa de e-mail la care va fi trimisă, orice adresă de e-mail de tip CC sau BCC, subiectul e-mailului, orice anexe și conținutul complet al e-mailului, dacă au fost adăugate atunci când a fost salvată Ciorna.

Puteți edita o Ciornă de e-mail din cronologie făcând clic pe „Actualizare Ciornă”. Această acțiune va deschide editorul de e-mail unde puteți edita Ciorna. Rețineți că puteți edita sau șterge o Ciornă de e-mail doar din articolul de lucru căruia îi aparține.

De asemenea, aveți opțiunile de a șterge Ciorna, de a deschide e-mailul într-o fereastră pop-up sau de a o imprima.

La aceeași Ciornă pot lucra mai mulți utilizatori, dar nu în același timp. Un articol de lucru poate avea mai multe Ciorne de e-mailuri. Toate acestea pot fi văzute și editate din secțiunea de comunicare/cronologie a articolului de lucru.

Când există deja o Ciornă pentru un articol de lucru, sistemul vă va avertiza în acest sens atunci când începeți să scrieți un nou e-mail, astfel încât puteți alege dacă doriți să redactați în continuare noul e-mail sau dacă doriți să editați în schimb Ciorna respectivă.

Dacă un articol de lucru conține o Ciornă de e-mail și fuzionați sau convertiți un Tichet într-un Caz, veți putea vedea Ciorna în comunicări/cronologie sau în toate articolele de lucru din grupul aferent, atâta timp cât filtrele „Ciornă” și „Includeți articolele de lucru aferente” sunt activate.

Ciorna se va afișa în cronologie cu numărul de referință al articolului de lucru căruia îi aparține.

Rețineți că Ciornele nu vor fi copiate atunci când se copiază comunicările într-un nou articol de lucru asociat, chiar dacă opțiunea „Copiere comunicări” este activată.

Anexarea de fișiere la Ciorne

Pictograma de anexă care apare în Ciorna de e-mail la rubrica de comunicări/ cronologie vă arată dacă au fost anexate fișiere la Ciorna de e-mail.

Dacă faceți clic pentru a extinde vizualizarea comunicării/ cronologiei, veți vedea numele anexei și veți avea opțiunea de a o descărca.

În plus, orice fișier anexat la Ciorne se va afișa în rubrica fișiere și va fi marcat cu o pictogramă de Ciornă. De aici puteți vizualiza, descărca sau șterge fișierele anexate la Ciornele de e-mailuri. Rețineți că nu puteți adăuga notițe sau etichete la fișierele anexate Ciornelor.

Am introdus opțiunea de a trimite e-mailuri automate pentru Cazuri. Momentan, singurul e-mail automat disponibil de trimitere pentru cazuri este e-mailul de confirmare a creării unui Caz.

Pentru a activa această opțiune, setați parametrul „Trimitere e-mailuri automate” pe ACTIVAT atunci când configurați sau editați o rută de e-mail pentru un Caz, în secțiunea Rută de e-mail din Builder.

Șablon de confirmare a e-mailului - Notă importantă

Ca parte a modificării efectuate pentru a permite trimiterea automată a e-mailurilor de confirmare din Cazuri, șablonul existent de e-mail de confirmare a Tichetului a fost modificat pentru a permite și confirmarea Cazurilor. În acest sens, au fost efectuate următoarele modificări în șablon:

• Denumirea și scopul șablonului au fost modificate din „Confirmare Tichet” în „Confirmare cerere”.

• În cadrul conținutului de e-mail, termenul „Tichet” a fost redenumit în „Cerere”, pentru a permite gestionarea atât a Cazurilor, cât și a Tichetelor cu un singur șablon.

Adițional, am adăugat o nouă opțiune în pagina de informații despre Cazuri, la rubrica de Setări e-mail, numită „Caz nou înregistrat”, unde puteți selecta șablonul de e-mail ce doriți să utilizați pentru a confirma că a fost creat un Caz. Sistemul va selecta automat noul șablon de e-mail „Confirmare cerere” (sau șablonul de e-mail existent „Confirmare Tichet”, dacă acesta a fost editat). Puteți alege un alt șablon pe care să îl utilizați. Rețineți că acest câmp nu poate fi lăsat necompletat.

În plus, rețineți că noua setare de „Trimitere e-mailuri automate” din fereastra Cazului din Work Manager trebuie să fie activată de către agenții de servicii pentru ca sistemul să trimită automat e-mailul de confirmare a Cazului către contactul principal și către contactele CC atunci când se trimite Cazul, respectiv după ce acesta trece din stadiul de Ciornă în De făcut sau mai departe.

De asemenea, e-mailul automat care se va trimite atunci când un Tichet este convertit într-un Caz va continua să fie șablonul de e-mail „Caz lansat prin Tichet”, nu șablonul de e-mail „Confirmare cerere”.

Copierea comunicărilor aferente articolelor de lucru asociate la crearea unui nou articol de lucru asociat

Am introdus o îmbunătățire în ceea ce privește partajarea comunicărilor la crearea de noi articole de lucru asociate direct din Cazuri / Tichete. Astfel, când alegeți să partajați comunicări între articolele de lucru asociate, vor fi partajate și comunicările aferente articolelor de lucru.

De exemplu, când se creează un nou Caz/Tichet asociat, puteți copia comunicările aferente articolelor de lucru, respectiv e-mailurile (inclusiv anexele de e-mail) și notițele din Cazul/Tichetul original în noul Caz asociat. În acest scenariu, se vor copia, de asemenea, și comunicările care figurează în Acțiunile Cazului inițiat. În mod similar, un Tichet divizat va copia comunicările din Tichetul principal.

Consultați aici pentru mai multe informații despre articolele de lucru aferente și cele asociate:

Optimizări privind vizualizarea articolelor de lucru asociate

Am adus îmbunătățiri și la „Funcționalitatea articolelor de lucru asociate”. Astfel, dacă un articol de lucru este asociat altuia, dar este ulterior fuzionat, divizat sau convertit într-un Caz, articolele de lucru rezultate vor păstra o legătură cu articolul respectiv. Până acum, această legătură nu era păstrată în astfel de scenarii.

De exemplu:

• Dacă un Tichet este asociat unui alt articol de lucru și acel Tichet este fuzionat cu un altul, Tichetul fuzionat va avea, de asemenea, o legătură cu celălalt articol de lucru.

• Dacă un Tichet este asociat unui alt articol de lucru și acel Tichet este divizat în mai multe Tichete, Tichetele secundare subsecvente vor avea, de asemenea, o legătură cu celălalt articol de lucru.

• Dacă un Tichet este asociat unui alt articol de lucru și acel Tichet este ulterior convertit într-un Caz, Cazul subsecvent va avea, de asemenea, o legătură cu celălalt articol de lucru.

Prezentare generală

Am actualizat funcția de Creare în masă pentru a permite crearea mai multor articole de lucru la încărcarea de fișiere Excel. Mai exact, modelele Excel de creare în masă necesare pentru încărcare pot fi descărcate direct din fereastra de creare, ceea ce face ca funcția respectivă de creare să fie mai practică.

Pentru a accesa pagina de Creare în masă, aveți la dispoziție link-ul „Creare în masă” din meniul derulant ”Creare articol de lucru nou”.

Se va afișa ecranul de Creare în masă într-o nouă fereastră. În acest ecran, alegeți între crearea în masă a Cazurilor sau a Tichetelor. Ulterior, puteți descărca modelul Excel relevant, îl puteți completa, după care îl puteți încărca pe pagină - asigurați-vă că ați completat în prealabil toate câmpurile obligatorii.

Puteți descărca un model al fișierului Excel. Modelele Excel disponibile vor fi în conformitate cu limba pe care o aveți setată în cadrul preferințelor de utilizator Enate.

După ce introduceți datele în fișierul Excel, salvați și închideți fișierul, apoi faceți clic pentru a selecta fișierul de pe ecranul de Creare în masă.

În continuare, selectați dacă doriți să permiteți crearea de articole de lucru cu titluri duplicate, prin intermediul opțiunii „Titlu unic”. Dacă lăsați această opțiune dezactivată, se pot crea articole de lucru cu titluri duplicate. Prin activarea acestei opțiuni, orice articol de lucru care are același titlu cu un alt articol din fișierul încărcat nu va fi validat.

Dacă sunteți de acord, faceți clic pe butonul „Încărcare”. Astfel, informațiile despre Cazuri sau Tichete din fișierul dvs. vor fi încărcate pe ecran.

Veți vedea următoarele informații:

• Total - numărul total de articole pe care le conține fișierul încărcat care va fi creat

• Create - numărul de articole care au fost create cu succes (acest număr va fi zero înainte de a începe procesul de creare)

• Probleme - numărul de articole care au avut probleme de validare (acestea trebuie rezolvate înainte ca articolele să poată fi create cu succes)

• Neîncepute - numărul de articole care sunt în așteptare pentru a fi create

În plus, veți constata că în grilă s-au adăugat coloanele „Status” și „Referință” - acestea vor fi completate automat de către sistem la crearea articolelor.

Tot ce trebuie să faceți este să dați clic pe „Creare articole” și sistemul va începe crearea de Cazuri/Tichete. Informațiile afișate se vor actualiza pentru a indica numărul de articole care au fost create cu succes și numerele de referință ale articolelor de lucru create.

Câmpuri obligatorii

Câmpurile obligatorii care trebuie completate pentru a crea un Caz sunt următoarele:

• Client

• Contract

• Serviciu

• Caz - denumirea procesului

• Titlu - titlul articolului de lucru pentru fiecare Caz în parte.

Câmpurile obligatorii care trebuie completate pentru a crea un Tichet sunt următoarele:

• Client

• Contract

• Serviciu

• Tichet - denumirea procesului

• Titlu - titlul fiecărui Tichet în parte

• Descriere Tichet

• Categorie Tichet Nivel 1

• Categorie Tichet Nivel 2

• Categorie Tichet Nivel 3

• Contact principal - utilizatorul principal cu care colaborați referitor la această cerere. Consultați secțiunea referitoare la condițiile de înregistrare a contactelor

• Solicitant - utilizatorul care a lansat cererea inițială. Consultați secțiunea referitoare la condițiile de înregistrare a contactelor

Condițiile pentru înregistrarea contactelor în cadrul fișierului de încărcare în masă

Toate înregistrările de contact din cadrul unui fișier de creare în masă, respectiv Contact principal, Solicitant, Subiect și Contacte CC, trebuie să respecte următoarele reguli:

• trebuie introdusă adresa de e-mail a persoanei de contact

• persoana de contact trebuie să existe deja în sistem

• persoana de contact trebuie să fie atribuită aceluiași client pentru care se creează Cazul/Tichetul

Câmpuri opționale

Câmpurile opționale care pot fi completate atât pentru Tichete, cât și pentru Cazuri, sunt următoarele:

• Subiect - contactul la care se referă articolul de lucru. Consultați secțiunea referitoare la condițiile de înregistrare a contactelor

• Adrese de e-mail CC - orice alte contacte care pot fi incluse în orice tip de corespondență. Consultați secțiunea referitoare la condițiile de înregistrare a contactelor. Rețineți că, dacă adăugați două sau mai multe adrese de e-mail CC, este necesar să separați adresele cu punct și virgulă (;), fără spații de o parte și de alta, de exemplu: user.one@example.net;user.two@example.net.

• Modificați data scadentă - introduceți noua dată scadentă. Consultați secțiunea de formatare a datei

• Nu trimiteți e-mailuri automate către persoanele de contact - dacă doriți sau nu să trimiteți e-mailuri generate automat de sistem către persoanele de contact ale articolului de lucru, cum ar fi e-mailuri de confirmare a solicitării. Introduceți „Adevărat” sau „Fals”, această opțiune este valabilă și pentru alte limbi în afară de engleză.

Formatarea datei calendaristice

Rețineți că orice dată calendaristică introdusă trebuie să aibă următorul format:

ZZ-LL-AAAA HH:MM

Rețineți că orele și minutele introduse pot fi introduse fie în formatul sistemului de 24 de ore, de exemplu 23:00, fie în formatul sistemului de 12 ore urmate de AM/PM, de exemplu 11:00 AM.

Exemple de formate de date calendaristice valide:

• 25-05-2022 23:25

• 25-05-2022 11: 25 PM

Dacă optați să nu introduceți orele sau minutele, sistemul va seta o oră implicită de 00:00.

Câmpuri de date personalizate

Puteți introduce câmpuri de date personalizate pentru Cazuri/Tichete, pe măsură ce le creați. Pentru a face acest lucru, adăugați denumirea coloanei care să corespundă exact cu denumirea câmpului de date din Enate. Dacă oricare dintre aceste câmpuri personalizate este marcat ca fiind obligatoriu în configurarea procesării Cazurilor, TREBUIE să furnizați o valoare în coloana respectivului câmp pentru fiecare rând din fișierul de încărcare (în caz contrar, rândul respectiv nu va reuși să fie validat și nu se va crea un Caz pentru acesta).

Câmpuri acceptate

Crearea în masă este compatibilă cu lista de mai jos de tipuri de câmpuri personalizate:

1. Bifați rubrica

2. Numai data - consultați secțiunea de Formatare dată.

3. Data și ora - consultați secțiunea de Formatare dată.

4. Număr zecimal

5. Adresa de e-mail

6. Listă

7. Text lung

8. Listă cu niveluri multiple

9. Text scurt

10. Număr întreg

Câmpuri neacceptate

Crearea în masă nu este compatibilă cu următoarele tipuri de câmpuri personalizate:

1. Tabele

2. Raportul între entități

Următoarele domenii de proprietate de sistem nu sunt compatibile cu crearea în masă a datelor:

1. Păstrează cu mine

2. Păstrează Acțiunea cu mine

3. Defecte

4. Fișiere

Erori de validare

În cazul în care apar erori de validare, acestea vor fi evidențiate cu roșu și se va afișa o pictogramă de „avertizare”. Dacă valorile introduse sunt greșite în întreaga coloană, erorile de validare vor fi afișate în partea de jos a grilei (de exemplu, dacă în fișierul de încărcare se face referire la un câmp care nu există în sistem). Dacă valorile introduse sunt greșite pentru un singur rând, la începutul rândului se va afișa o pictogramă de „avertizare”, iar erorile de validare vor fi evidențiate cu roșu. În continuare, va trebui să modificați acest fișier, faceți clic pe „modificați fișierul” și apoi încărcați fișierul actualizat.

Puteți crea în continuare articolele validate ale Cazului din fișierul de încărcare. Sistemul va ignora rândurile nevalidate și va confirma crearea celor validate, dar articolele nevalidate vor trebui rezolvate înainte de a putea fi create. Pentru aceasta, modificați fișierul respectiv, apoi faceți clic pe „modificați fișierul” și încărcați fișierul actualizat.

Consultați aici pentru a vedea lista completă cu potențialele erori de validare pentru Crearea în masă:

Servicii de asistență multilingvă

Crearea în masă este compatibilă cu toate limbile disponibile în Enate: franceză, germană, spaniolă, portugheză braziliană, portugheză, română, poloneză, maghiară și rusă.

Prezentare generală

În afară de posibilitatea de a crea noi articole de lucru asociate la un Caz sau Tichet, se pot crea, de asemenea, legături între Cazurile și Tichetele existente pentru a gestiona mai bine activitățile desfășurate de diferite echipe.

Puteți crea asocieri între articolele de lucru existente în două moduri:

1. Dintr-un articol de lucru

2. De pe pagina de pornire

Asocierea articolelor de lucru existente din cadrul unui articol de lucru

Puteți asocia articolele de lucru existente din cadrul unui articol de lucru, accesând pagina articolului de lucru și selectând opțiunea „+ Articol de lucru”, după care alegeți să adăugați un „Articol existent”.

În fereastra pop-up rezultantă puteți căuta Cazurile și/sau Tichetele la care doriți să asociați articolul de lucru.

Puteți asocia până la un maxim de 50 de articole de lucru simultan, dar nu există o limită a numărului de articole de lucru care pot fi asociate între ele.

Se va afișa un link către noul Caz sau Tichet asociat în rubrica Articole de lucru asociate de pe pagina articolelor de lucru care au fost asociate.

Asocierea articolelor de lucru de pe pagina de pornire

Puteți crea o legătură între articolele de lucru existente de pe pagina de pornire, prin selectarea Cazurilor și a Tichetelor din grila de pe pagina de pornire (care poate afișa Inbox-ul activităților dvs., Inbox-ul activităților echipei, Activitățile proprii sau Activitățile echipei) și apoi prin selectarea opțiunii „Asociați” care apare în partea de sus a grilei.

Primul Caz sau Tichet selectat va fi articolul de lucru la care vor fi asociate toate articolele de lucru selectate ulterior (sau primul din listă, dacă ați utilizat opțiunea „Selectați toate”).

În fereastra pop-up rezultantă vi se va confirma Cazul / Tichetul la care vor fi asociate articolele de lucru, înainte de a confirma finalizarea acesteia:

Puteți asocia până la un maxim de 50 de articole de lucru simultan, dar nu există o limită superioară a numărului de articole de lucru care pot fi asociate între ele.

Dacă ulterior accesați Tichetul/Cazul principal la care au fost asociate articolele, în rubrica Articole de lucru asociate veți vedea TOATE articolele pe care ați ales să le asociați.

Dacă accesați unul dintre articolele de lucru pe care ați ales să le asociați la Tichetul/Cazul principal, în rubrica Articole de lucru asociate veți vedea doar o referință la acel Tichet/Caz principal (nu și la toate celelalte care au fost asociate).

Deconectarea articolelor de lucru

Puteți deconecta articolele de lucru în orice moment, accesând fila Articole de lucru asociate de pe ecranul articolului de lucru și selectând pictograma Deconectare.

Am introdus o opțiune implicită a etichetelor de contact pentru a facilita și ușura utilizarea acestora pentru articolele de lucru. Acum puteți seta o valoare implicită a etichetelor pentru o fișă de contact individuală, de exemplu:

Dacă știți că „Jane Smith” va fi întotdeauna Broker-ul pentru fiecare articol de lucru la care este adăugată ca persoană de contact, puteți atribui o etichetă implicită de „Broker” fișei de contact a lui Jane, astfel încât aceasta să fie completată automat pentru ea în articolul de lucru, fără a fi nevoie să setați manual această valoare a etichetei de fiecare dată.

Lista implicită a etichetelor cu opțiunile disponibile este actualizată în Builder, în rubrica Setări generale >> Etichete de contact.

Puteți seta etichetarea implicită oricând adăugați un nou contact în sistem.

În plus, puteți seta această etichetare implicită și în momentul editării unui contact prin intermediul paginii de Contacte.

Etichetarea implicită poate fi editată și în masă, respectiv se poate seta pentru mai multe contacte deodată - selectați pur și simplu un număr de fișe de contact din pagina de Contacte și faceți clic pe butonul Editare pentru a accesa opțiunea de editare în masă.

Rețineți că nu poate fi setată decât o singură valoare implicită a etichetei pentru fiecare fișă de contact.

Mai mult, în momentul în care se creează un articol de lucru de la butonul „Începeți articolul de lucru” din Pagina de Activitate a contactelor, contactul respectiv va fi etichetat ca Solicitant, Subiect și Contact principal al articolului de lucru. În plus, se va adăuga și eticheta implicită a acestuia (dacă are una).

Comportamentul implicit al etichetei de contact dacă nu este setat la „Permiteți mai multe”

Dacă o anumită valoare a etichetei nu a fost setată la „Permiteți mai multe”, doar un singur contact din articolul de lucru poate avea valoarea respectivă. De exemplu: se poate întâmpla să existe un singur contact „Broker” pentru un Tichet. Acest lucru afectează în mod evident etichetarea implicită dacă două contacte care au aceeași etichetă implicită „trebuie să fie unică” sunt adăugate la un articol de lucru, fie manual, fie automat. În acest caz, sistemul va aloca eticheta implicită unui singur contact (și, prin urmare, va elimina eticheta implicită pentru celelalte contacte). Sistemul va aloca persoanei de contact deja etichetate, oaltă valoare de etichetă existentă, în următoarea ordine de prioritate.

• Contact principal

• Solicitant

• Subiect

• CC

• Orice alt contact asociat cu articolul de lucru

Informații suplimentare privind incompatibilitățile dintre societatea furnizoare și etichetele de contact:

• Nu veți putea adăuga o etichetă implicită unui contact dacă societatea căreia îi este atribuită are o societate furnizoare diferită de cea a etichetei implicite.

• Nu veți putea trimite un articol de lucru cu un contact a cărui etichetă implicită este setată la o companie furnizoare diferită de cea a articolului de lucru.

Opțiunea de a utiliza versiunea în limba engleză americană

Am mai adăugat opțiunea de a selecta limba engleză americană (en-us) ca limbă utilizată în sistem, pe lângă engleza britanică, franceză, germană, spaniolă, portugheză braziliană, română, poloneză, maghiară și rusă.

Restricții privind modificarea defectelor

Am introdus o nouă valoare de setare numită „Restricție de modificare a defectelor” în secțiunea Setări de sistem din Builder, care vă permite să configurați restricționarea accesului la modificarea oricăror informații din rubrica Defecte din Cazuri, Acțiuni și

Tichete. Agenții de servicii au întotdeauna permisiunea de a adăuga o notificare a defectelor și de a marca un defect ca fiind rezolvat, dar atunci când această setare de „Restricție” este activată în Builder, numai agentul care a creat defectul poate modifica sau șterge ulterior orice detaliu al notificării respective.

Optimizări privind vizualizarea articolelor de lucru

Am realizat îmbunătățiri în ceea ce privește activitatea cu articolele de lucru asociate. Acum, puteți vedea cu ușurință Cazul principal al unui articol de lucru.

De exemplu:

• Dacă un Tichet este structurat în mai multe Tichete secundare, se va afișa un link de acces la Tichetul principal pe toate Tichetele secundare.

• Dacă mai multe articole de lucru sunt fuzionate într-un singur articol secundar, pe acesta se va afișa un link pentru a accesa toate articolele principale.

• Dacă un Tichet este convertit într-un Caz, pe toate Cazurile secundare va fi afișat un link pentru a accesa Tichetul principal.

În această versiune ne-am concentrat pe două aspecte principale pentru a îmbunătăți funcționalitatea și productivitatea din Work Manager.

Pentru o prezentare mai generală a modificărilor din versiunea 2022.3, puteți viziona acest clip video sau puteți consulta fiecare secțiune în parte.

Notificări

Am efectuat o revizuire majoră a notificărilor, oferind astfel utilizatorilor și liderilor de echipă mai multe funcții și opțiuni de ajustare, pentru a fi informați în mod activ cu privire la activitatea din cadrul Tichetelor, Acțiunilor și Cazurilor care îi interesează.

Productivitatea articolului de lucru

Am luat în considerare feedback-ul privind introducerea mai multor funcții de îmbunătățire a cronologiei, a monitorizării timpului și, în special, a gestionării fișierelor pentru Tichete, Acțiuni și Cazuri.

Note de lansare

Puteți consulta o listă a noilor caracteristici, îmbunătățiri și remedieri de erori pe care le-am inclus în această versiune în documentele de mai jos:

Pentru o listă mai detaliată a modificărilor, inclusiv cele aduse interfeței pentru programarea aplicației, depozitului de date și orice alte modificări importante, consultați secțiunea dedicată Notelor de lansare.

A fost adăugată o scurtă descriere a Cazurilor din cadrul Acțiunilor, astfel încât utilizatorii să poată consulta mai ușor această descriere și să aibă un context mai amplu al Acțiunii la care lucrează.

Dacă scurta descriere a Cazului unei Acțiuni a fost editată, modificările aduse descrierii se vor reflecta în ecranele de Acțiuni ale tuturor Acțiunilor Cazului ( poate fi nevoie să reîmprospătați ecranul Acțiunii pentru ca acest lucru să aibă efect imediat), iar titlul Acțiunii va fi format din:

'Referință Acțiune - Scurtă descriere a Cazului - Numele procesului de Acțiune' '10040-C-A1. 1 - Inițiere Jack Jones - Aprobarea RH'

Această denumire va fi afișată în rubrica Acțiune:

Scurta descriere a Cazului va fi și titlul care figurează în rubrica „Titlu” din grila de pe pagina de pornire a Acțiunii.

Am adăugat o setare suplimentară la profilul de utilizator al unui membru (accesibil de către liderii de echipă), care permite liderilor de echipă să modifice capacitatea membrului din echipa lor de a lucra exclusiv la articolele care sunt atribuite în mod specific Cozilor de așteptare ale utilizatorului respectiv.

Aceștia vor putea în continuare să obțină mai multe sarcini prin intermediul butonului „Trageți din coada de așteptare”, ca de obicei (deoarece această metodă oricum atribuie sarcini unui utilizator numai din Cozile sale de așteptare). Totuși, aceasta va preveni ca utilizatorului să i se reatribuie manual sarcini dintr-o altă Coadă de așteptare de către unul dintre colegii săi.

Când setarea este dezactivată, utilizatorii pot lucra la articolele atribuite din orice Coadă de așteptare (în cadrul autorizațiilor stabilite pentru ei în Builder prin intermediul Permisiunilor de grup al utilizatorilor). Când setarea este activată, utilizatorii vor putea lucra în continuare la articolele care nu sunt atribuite unei Cozi de așteptare. În plus, dacă anumite articole de lucru deja atribuite utilizatorului provin din Cozi de așteptare din care acesta nu face parte, utilizatorul va putea în continuare să lucreze la ele, dar atribuirea altor articole de lucru din afara Cozilor de așteptare va fi momentan blocată. Puteți anula manual atribuirea acestor articole de lucru pentru utilizator.

Mai mult, dacă unul dintre articolele de lucru care sunt deja atribuite utilizatorului (dar în afara Cozilor de așteptare) intră într-o stare de Așteptare sau Rezolvat, acesta va fi transferat în Activitățile echipei și i se va anula atribuirea - iar utilizatorul său va fi eliminat. Odată ce articolul de lucru respectiv poate fi prelucrat (dacă, de exemplu, s-au primit informații noi), acesta NU va fi atribuit din nou utilizatorului inițial, deoarece acesta nu mai face parte din Coada de așteptare; în schimb, va fi atribuit în conformitate cu regulile de atribuire.

Am îmbunătățit funcția de monitorizare a timpului accesibilă pentru Tichete, Cazuri și Acțiuni, astfel încât să afișeze mai multe informații și să fie mai ușor de utilizat.

Acum puteți vizualiza mai ușor timpul de lucru al Agenților la un articol înregistrat anterior și puteți extinde fișa în modul ecran complet pentru a vizualiza informații mai detaliate privind modificările efectuate anterior, inclusiv cine a efectuat modificarea, când și în ce s-a modificat.

Link de căutare rapidă în rubrica Vizualizări

Am realizat modificări și la rubrica , în care puteți efectua căutări avansate în funcție de datele aferente articolelor de lucru. Aveți acum la dispoziție un link rapid către fereastra Vizualizări din Căutare rapidă, astfel încât, dacă nu obțineți rezultatele pe care le căutați, puteți accesa cu ușurință funcția de căutare avansată din rubrica Vizualizări.

Vizualizări salvate în secțiunea de Navigare

Prezentare generală

Notificările din Enate vă informează cu privire la ceea ce se întâmplă cu Tichetele, Acțiunile și Cazurile care vă interesează, pentru a vă ține la curent în orice moment. Aveți multă flexibilitate în gestionarea notificărilor, atât în privința articolelor pe care le monitorizați, cât și a evenimentelor despre care sunteți notificat și a modului în care acestea vă sunt transmise.

Aveți la dispoziție diverse opțiuni:

• Monitorizați articolele de lucru individuale

• Monitorizați toate acțiunile din Inbox

• Monitorizați toate articolele din cozile de așteptare

Notificările privind articolele de lucru individuale

Monitorizarea articolelor de lucru

Puteți opta să primiți notificări despre un anumit articol de lucru - trebuie doar să îl deschideți în Work Manager și să faceți clic pe opțiunea „Monitorizare” din bara de antet.

Întreruperea monitorizării articolelor de lucru

Puteți „Dezactiva monitorizarea” unui articol de lucru în orice moment, făcând clic pe „Dezactivare monitorizare” din ecranul articolului de lucru.

Personalizarea notificărilor

Puteți alege să monitorizați un articol de lucru individual, sau puteți folosi pagina de setare a notificărilor pentru a preciza în mod mai general ce notificări doriți să primiți automat. Această funcție conține două părți:

• În primul rând, specificați articolele de lucru pe care doriți să le primiți; de exemplu, articolele din Inbox-ul dvs. personal.

• În continuare, specificați evenimentele referitoare la articolele de lucru despre care doriți să fiți notificat.

Vedeți mai jos pentru detalii...

Articolele despre care să fiu notificat - Domeniul de aplicare

Evenimentele despre care să primesc notificări

În plus, trebuie să alegeți evenimentele despre care doriți să fiți notificat referitor la articolele de lucru respective.

Există următoarele opțiuni:

Cum pot fi notificat - diferite tipuri de notificări

Pentru fiecare eveniment la care vă abonați, veți primi automat o notificare în Work Manager, în Centrul De notificări (prin intermediul pictogramei Notificări din bara de antet) - cu un afișaj al numărului de notificări necitite. Puteți alege, însă, dacă doriți să fiți notificat prin e-mail și/sau prin fereastra pop-up din browser.

Centrul de notificări

Pictograma de Notificări indică numărul de mesaje de notificare necitite.

Dacă faceți clic pe pictograma Notificări, se va deschide Centrul de notificări.

Acesta va afișa mesajele de notificare pe care le-ați primit (indicând cele mai recente 100 de notificări), sortate în „Toate” și „Necitite”.

Dacă faceți clic pe o notificare, veți fi direcționat către articolul de lucru la care se referă.

Totodată, aveți opțiunea de a marca notificările individuale și toate notificările ca fiind citite (din meniul cu elipsă).

Notificări silențioase - Nu deranjați

Opțiunea Nu deranjați dezactivează toate notificările pop-up din e-mail și din browser. Notă: veți continua să primiți notificări în Centrul de notificări.

Notificări pop-up din browser

Dacă aveți activate notificările pop-up din browser, acestea vor apărea de fiecare dată când se generează o notificare, în partea din dreapta jos a ecranului. Din dreapta jos a ecranului. Dacă faceți clic pe link-ul articolului de lucru, veți fi direcționat direct la articolul de lucru respectiv.

Notificările pop-up din browser vor apărea pe orice ecran atâta timp cât sunteți conectat la o sesiune în Work Manager.

Permiterea notificărilor pop-up în Browser

Pentru ca notificările pop-up din browser să apară, poate fi necesar să ajustați setările browserului dvs. Dacă trebuie să faceți acest lucru, veți fi avertizat în Centrul de notificări.

Pentru a ajusta setările browserului, accesați secțiunea Setări > Confidențialitate și securitate > Setări site > Permisiuni > Notificări și ajustați setările pentru a vă asigura că site-urile pot trimite notificări către browserul dvs.

Notificări prin e-mail

Notificările prin e-mail vor conține un link către articolul de lucru corespunzător. Dacă un utilizator este deja conectat la Enate și face clic pe link, acesta va fi direcționat direct la articolul de lucru respectiv. Dacă utilizatorul se deconectează și face clic pe link, acesta va fi redirecționat către pagina de conectare Enate. Odată autentificat, utilizatorul va fi direcționat direct la articolul de lucru.

Notificări pe desktop

Cum puteți vedea notificările pe desktop

Puteți vedea notificările în Centrul de notificări din Work Manager, sub formă de ferestre pop-up din browser și prin e-mail, dar le puteți seta și pentru a le vedea în diferite părți ale desktop-ului, respectiv în meniul de start din Windows și pe ecranul de blocare al computerului.

Sunete pentru notificările de pe desktop

De asemenea, se pot activa sunetele în setările de notificări de pe desktop pentru a permite redarea lor ori de câte ori apare o notificare pe desktop.

Dezactivați toate notificările

Puteți alege să dezactivați TOATE notificările prin selectarea acestei opțiuni în rubrica Setări utilizator din partea de sus a secțiunii Setări notificări.

Dacă această opțiune este activată, nu se va genera nicio notificare. Preferințele dvs. vor fi salvate pentru cazul în care doriți să activați din nou notificările.

Prezentare generală

Am introdus îmbunătățiri semnificative la modul în care puteți vizualiza și gestiona fișierele și link-urile din Tichete, Acțiuni și Cazuri. Cardul de Fișiere, care era afișat anterior în bara laterală, a fost extins și relocalizat în secțiunea „Fișiere” din pagina principală a articolului de lucru, alături de Cronologie - aici puteți adăuga acum fișiere și link-uri și le puteți vizualiza pe cele adăugate la articolul de lucru.

În secțiunea Fișiere se află toate fișierele și link-urile alocate articolului de lucru respectiv și articolelor de lucru aferente, precum și anexele e-mailurilor primite și trimise...

Toate fișierele/link-urile corespunzătoare articolului de lucru deschis sunt afișate în partea de sus a secțiunii fișiere, iar cele corespunzătoare articolelor de lucru aferente sunt afișate într-o secțiune separată, situată mai jos. Articolele sunt ordonate în funcție de data/ora la care au fost încărcate, cu cele mai recente în partea de sus.

Diferitele pictograme vă vor ajuta să descoperiți informații suplimentare:

Adăugarea de fișiere/link-uri la un articol de lucru

Dacă articolul de lucru vă este alocat, puteți adăuga fișiere și link-uri la un articol de lucru în secțiunea Fișiere. Puteți încărca mai multe fișiere simultan. Faceți clic pe link-urile de încărcare din partea de sus a paginii pentru a încărca.

De asemenea, puteți glisa și plasa fișiere în secțiunea Fișiere pentru a le încărca.

Restricții privind tipul de fișier

Etichetarea fișierelor și a link-urilor

Totodată, se pot adăuga etichete la mai multe fișiere și link-uri simultan, selectând unul sau mai multe articole și prin intermediul pictogramei, acestea fiind apoi afișate în antetul rubricii Fișiere.

Odată adăugate etichetele, fișierele/link-urile vor putea fi adăugate automat la e-mailurile cu etichete corespunzătoare, oferind astfel garanția că toate documentele de același tip sunt incluse în anumite e-mailuri/conținut al corpului e-mailului.

Când se introduce un mesaj cu răspuns predefinit într-un e-mail sau când un nou e-mail este creat automat și expediat în timpul procesului, sistemul va identifica toate etichetele aferente textului predefinit/șablonului de e-mail și va anexa automat toate fișierele din acel articol de lucru care au aceeași etichetă. Etichetele sunt asociate răspunsului predefinit/conținutului de e-mail ca parte a configurării sistemului de către utilizatori în Builder atunci când creează șabloanele de e-mail.

Etichetarea fișierelor este o caracteristică importantă pentru procesele care implică tehnologia de automatizare. Exemplu: dacă o Acțiune automatizată ulterior necesită informații cu privire la fișierele anexate la Caz și care este fișierul de „Confirmare a facturii”, puteți marca fișierele relevante ca atare și, indiferent de numele fișierului, tehnologia de automatizare va selecta acel fișier pe baza etichetei sale. O astfel de tehnologie de automatizare externă poate furniza, în egală măsură, etichete ca parte a încărcării documentelor la articolele de lucru din Enate, pentru o utilizare manuală/automată.

Adăugarea de notițe la fișiere

Puteți adăuga notițe la fișiere și link-uri, prin care să oferiți o scurtă descriere a conținutului sau orice alte informații care ar putea fi utile.

Se pot adăuga notițe la mai multe fișiere și link-uri simultan, selectând unul sau mai multe articole și prin intermediul pictogramei, acestea fiind apoi afișate în antetul rubricii Fișiere.

Previzualizarea fișierelor

Meniul din dreapta vă permite să previzualizați un fișier în mod individual. Previzualizarea se va deschide într-o pagină nouă.

Descărcarea fișierelor

Puteți descărca fișiere individuale accesând opțiunea din meniul din dreapta.

Puteți descărca mai multe fișiere simultan prin selectarea fișierelor pe care doriți să le descărcați și selectarea opțiunii din partea de sus a ecranului. Acestea pot fi descărcate ca mai multe fișiere individuale sau ca un singur fișier comprimat ZIP, prin intermediul opțiunii de descărcare în format ZIP.

Eliminarea de fișiere/link-uri

Puteți elimina fișiere sau link-uri accesând opțiunea din meniul din dreapta.

Puteți elimina mai multe fișiere/link-uri simultan prin selectarea fișierelor pe care doriți să le eliminați și selectarea opțiunii din partea de sus a ecranului.

Filtrarea fișierelor/link-urilor

Puteți filtra fișierele și link-urile care sunt afișate în rubrica Fișiere utilizând opțiunea de filtrare din partea de sus a ecranului. Puteți filtra în funcție de: Anexe, Anexele de e-mail trimise, Anexele de e-mail primite și Link-uri.

Căutare de fișiere cu text liber

Pentru a vă ajuta să localizați fișiere individuale sau link-uri, aveți la dispoziție și opțiunea de căutare cu text liber. Puteți căuta pe baza diferitelor categorii, precum: nume de fișiere, informații despre etichete și notițe.

Acum puteți configura sistemul pentru a crea automat un nou contact extern la primirea de e-mailuri care conțin adrese de e-mail noi.

Noua opțiune care permite acest lucru se găsește în secțiunea din Builder, și este setată în mod implicit ca fiind ACTIVATĂ pentru crearea automată a contactelor din e-mailuri.

Rețineți că, atunci când se creează automat o asemenea înregistrare nouă de contact, compania la care va fi asociat depinde de setarea domeniului de aplicare a contactelor stabilită: Dacă acesta este setat la „Global” sau „Global și local”, contactul creat automat va avea un domeniu de aplicare global, deci nu va fi asociat cu nicio companie specifică. Dacă este configurată pentru „Local”, contactul creat automat va fi creat în cadrul companiei din care face parte articolul de lucru corespunzător.

Sistemul va completa automat numele și prenumele persoanei de contact pe baza numelui afișat în e-mail. Mai multe detalii referitoare la acest aspect:

• Dacă numele afișat în e-mail conține un spațiu, valoarea de dinaintea primului spațiu va fi folosită ca prenume a persoanei de contact, iar valoarea de după ultimul spațiu va fi folosită ca nume de familie. De exemplu, dacă numele afișat în e-mail este „John Smith”, persoanei de contact va fi completat automat ca „John”, iar numele de familie va fi completat automat ca „Smith”.

• Dacă numele afișat în e-mail conține o virgulă, valoarea de dinaintea primei virgule va fi folosită ca nume de familie a persoanei de contact, iar valoarea de după virgulă, dar înainte de spațiu, ca prenume. De exemplu, dacă numele afișat în e-mail este „Smith, John”, atunci numele de familie a persoanei de contact va fi completat automat ca „Smith”, iar prenumele va fi completat automat ca „John”.

• Dacă sistemul nu poate completa automat numele și prenumele cu certitudine, atunci contactul va fi creat automat fără nume și prenume, iar utilizatorul va fi invitat să completeze el însuși aceste date când trimite articolul de lucru.

Mai mult, în pagina de gestionare a contactelor a fost adăugată o nouă rubrică standard, denumită „Creare automată”, care permite utilizatorilor să vadă contactele externe care au fost create automat și cele create manual.

Am realizat îmbunătățiri ale cronologiei, la care am adăugat mai multe informații utile.

Istoricul de reprelucrare a Cazului figurează acum în cronologia Cazului, inclusiv informațiile despre cine a setat Cazul pentru reprelucrare, când a fost configurat pentru reprelucrare, dar și numărul Etapei și Acțiunea din care a fost configurat pentru reprelucrare.

Puteți vizualiza istoricul de reprelucrare a Cazului în cronologie, activând noua funcție de filtrare a acesteia.

Pentru o gestionare mai eficientă a activității în raport cu acordul nivelului de servicii, am adăugat opțiunea de a consulta în cronologie când a fost modificată data scadentă.

Dacă s-a actualizat data scadentă, veți vedea noua dată/ora la care a fost modificată, cine a modificat-o, când a fost făcută modificarea și motivul modificării. Motivul modificării poate fi o modificare manuală, o modificare a etapei Cazului sau o modificare în categoria Tichetului (probabil legată de procedurile de scadență).

Puteți vizualiza când data scadentă a fost modificată sau când aceasta nu a fost respectată, selectând opțiunile corespondente din filtrul cronologic.

Mai mult, acum puteți accesa modificările aduse categoriilor de Tichete în cronologie, selectând opțiunea „Categoria de Tichete modificată” din filtrul cronologic.

Înregistrarea din cronologie va arăta cine a modificat categoria Tichetelor, când a modificat-o și în ce a fost modificată.

Acum aveți posibilitatea de a reprelucra un Caz dintr-o Acțiune, fără a mai fi nevoie să accesați mai întâi Cazul principal pentru a-l reprelucra.

Rețineți că, atunci când reprelucrați un Caz, Cazul va fi prezentat ca fiind În derulare. Totodată, dacă reprelucrați un Caz dintr-o Acțiune, întrucât toate Acțiunile în desfășurare pentru Cazul respectiv se vor închide odată ce faceți clic pe "Reprelucrare", se va închide și Acțiunea curentă în care vă aflați.

Utilizatorii nu mai au posibilitatea de a folosi programări vechi, neactualizate sau programări care au fost activate în momentul inițierii unui Caz sau a unei Acțiuni configurate să necesite o programare în Work Manager. Acest lucru ajută la evitarea creării involuntare a unor programări vechi și neactualizate, asigurând astfel că singura activitate care se desfășoară este cea prevăzută.

Am modificat modul de calcul al datei de "Rezolvat la" pentru un Tichet divizat.

Acum calculăm acest lucru ca fiind data maximă de "Rezolvat la" pentru Tichetele în urma cărora s-a divizat - practic, atunci când ultimul dintre Tichetele divizate "secundare" este finalizat, Tichetul principal este și el marcat cu aceeași dată "Rezolvat la". Cu metoda anterioară, era posibil ca Tichetul principal să fie marcat ca fiind rezolvat la o dată anterioară față de unele dintre Tichetele secundare divizate. Această metodă asigură, de asemenea, că data "Rezolvat la" a Tichetului principal nu se modifică după ce a fost stabilită.

Exemplu:

Tichetul A a fost divizat în bilete B și C.

Tichetul B este rezolvat la "02-02-2022 01:10:00", iar Tichetul C este rezolvat la "03-02-2022 02:00:00".

Ora stabilită pentru rezolvarea Tichetului A va fi "03-02-2022 02:00:00".

Am adăugat câteva opțiuni suplimentare de coloane standard pentru grila paginii de pornire în Work Manager. Aruncați o privire la acestea și la modul în care le puteți adăuga la vizualizarea standard a grilei:

Aceste coloane suplimentare (împreună cu multe altele deja disponibile) vă oferă mai multe posibilități de a gestiona atât articolele dumneavoastră de lucru, cât și ale echipei dumneavoastră la un nivel superior "multiliniar", fără a fi nevoie să accesați articole specifice, și vă permit să localizați mai bine activitățile relevante direct din grilă.

Aceste noi opțiuni de coloane sunt:

• Contact principal - persoana principală de contactat pentru cererea în curs de desfășurare

• Solicitant - persoana care a formulat inițial cererea

• Subiect - persoana despre care este vorba în articolul de lucru

• Ultimul e-mail primit - data și ora la care a fost primit ultimul e-mail al unui articol de lucru

• Ultimul expeditor de e-mail - detaliile ultimei persoane care a trimis e-mailul referitor la un articol de lucru. Dacă utilizatorul se află deja în sistem, această coloană va afișa numele acestuia; în caz contrar, se va afișa adresa de e-mail a acestuia.

Posibilitatea de a edita titlul unui Caz

Am adăugat opțiunea de a edita scurta descriere a unui Caz în Work Manager.

Dacă noua opțiune „Permiteți modificarea titlului” a fost activată în secțiunea Informații despre Caz din Builder, utilizatorii din Work Manager vor putea edita descrierea scurtă a unui Caz.

Acesta va fi titlul care va figura în partea de sus a fișei Cazului.

Acesta va fi titlul care va figura, de asemenea, în rubrica „Titlu” din grila paginii de pornire.

Modificări ale titlului Acțiunii

Dacă și descrierea scurtă a Cazului unei Acțiuni este editată, titlul Acțiunii care va apărea în partea de sus a rubricii Acțiuni va fi format din descrierea scurtă a Cazului și din titlul Acțiunii.

Acesta va fi titlul care va apărea și în rubrica „Titlu” din grila paginii de start.

Posibilitatea de a anula alocarea articolelor de lucru aflate în stadiul de Rezolvat

Utilizatorii au acum opțiunea de a anula alocarea articolelor de lucru aflate în orice stare, inclusiv în stadiul de Rezolvat (singura excepție fiind starea de „Închis”).

Opțiunea de a nu trimite e-mailuri de Tichete generate automat

Utilizatorii au acum posibilitatea de a opta să nu mai trimită e-mailuri generate automat pentru Tichete la o anumită adresă de e-mail, dacă aceasta este inclusă ca adresă Către, CC sau BCC. Această operațiune se poate efectua din secțiunea „Adrese de e-mail blocate” prin selectarea noii opțiuni „Dezactivați toate e-mailurile generate automat către această adresă”. Anterior, opțiunea de anulare a trimiterii unor astfel de e-mailuri către anumite adrese era disponibilă doar în momentul creării unui Tichet - această nouă opțiune mărește posibilitatea de a acoperi toate situațiile din cadrul unui Tichet.

Când se inițiază un Tichet prin primirea unui e-mail de intrare, se va trimite un e-mail de confirmare automat, confirmând primirea e-mailului principal și crearea unui Tichet ca rezultat al primirii e-mailului. În plus, e-mailul principal va fi inclus în confirmarea de primire, păstrând întreaga formatare originală. Acest lucru ajută la rezolvarea anumitor aspecte de afișare a formatului întâlnite în e-mailurile de confirmare automată atunci când se creează un nou Tichet.

Căutarea de fișiere în secțiunea Căutare rapidă

Puteți utiliza funcția de Căutare rapidă pentru a găsi fișiere individuale sau pentru a localiza un articol de lucru prin căutarea unuia dintre fișierele acestuia. Căutarea fișierelor în Căutare rapidă va căuta atât fișiere care sunt conectate direct la articolul de lucru, cât și fișiere care au fost atașate la comunicările privind articolul de lucru respectiv.

Rezultatele căutării vor include detalii cum ar fi tipul de fișier (de exemplu, dacă a fost atașat la articolul de lucru sau la o comunicare), data ultimei actualizări a articolului de lucru (dacă fișierul este atașat la un articol de lucru), sau data la care a fost trimis/primit e-mailul (dacă fișierul este o anexă de comunicare), numărul de referință și titlul articolului/articolelor de lucru la care este atașat fișierul și subiectul comunicării (dacă fișierul este o anexă de comunicare). Rezultatele căutării vor fi ordonate în funcție de data la care fișierul a fost actualizat ultima dată sau de data la care a fost trimis/primit e-mailul (în cazul în care fișierul este o anexă de comunicare), cu datele cele mai recente în partea de sus. Dacă faceți clic pe fișier, veți descărca o copie a acestuia.

Pe baza funcțiilor de programare și de ieșire a e-mailurilor pe care le-am adăugat în ultimele două versiuni, am efectuat câteva îmbunătățiri pentru a menține trimiterea de e-mailuri cât mai simplă posibil: acum, în momentul în care trimiteți un e-mail, butoanele "Trimiteți acum" și "Anulați" din cronologie vor apărea numai dacă ați programat trimiterea e-mailului mai târziu de 2 minute, pentru a vă permite să trimiteți imediat e-mailul programat în cazul în care vă răzgândiți sau pentru a anula trimiterea e-mailului programat. În caz contrar, aceste butoane nu vor apărea în cronologie. Veți avea în continuare opțiunea de a recupera e-mailurile trimise pentru o perioadă de până la două minute, dacă aveți configurată această întârziere.

Dacă sistemul este configurat pentru a vă permite să ștergeți atașamentele de e-mail, puteți șterge atașamentele provenite dintr-un e-mail care se află în fișierul unui articol de lucru. Acest lucru este util atunci când, de exemplu, aveți de-a face cu informații sensibile în atașamentele de e-mail.

Atașamentul eliminat va dispărea, de asemenea, și din alte articole de lucru asociate, cum ar fi alte Acțiuni dintr-un Caz, Cazuri secundare, Tichete secundare și Tichete principale dacă un Tichet a fost fuzionat, Cazuri secundare și Tichete principale dacă un Tichet a fost convertit într-un Caz.

Rețineți însă că, dacă eliminați un atașament de e-mail dintr-un Tichet care a fost divizat sau care este Tichetul secundar al unei divizări, fișierul eliminat nu va fi eliminat din celălalt Tichet secundar sau din Tichetul principal.

Rețineți, de asemenea, că eliminarea unui atașament dintr-un articol de lucru asociat NU va șterge atașamentul din articolul (articolele) de lucru cu care acesta este asociat.

Atașamentul va fi eliminat complet din sistem, astfel încât nu-l veți mai putea căuta prin Căutarea rapidă și nu va mai fi disponibil pentru a fi atașat la un nou e-mail referitor la articolul de lucru.

Orice activitate ulterioară asupra articolului de lucru nu va putea restabili atașamentul eliminat, precum nici crearea unui nou articol de lucru asociat nu va restabili atașamentul eliminat.

Veți primi o notificare în cronologie și în rubrica de comunicări în momentul în care un atașament de e-mail este eliminat, împreună cu numele fișierului eliminat, persoana care l-a eliminat, precum și subiectul și data/ora la care a fost trimis e-mailul la care a fost atașat.

Am făcut o serie de îmbunătățiri în această versiune de Enate pentru a facilita livrarea și gestionarea proceselor de afaceri. Consultați secțiunile individuale ale fiecăreia pentru a descoperi toate îmbunătățirile realizate, sau aruncați o privire la clipurile video de prezentare generală pentru a obține o imagine de ansamblu.

Iată doar câteva dintre lucrurile pe care le-am adăugat în Work Manager:

• Am adăugat o caracteristică nouă la funcția de Căutare rapidă, care permite utilizatorilor să caute anumite fișiere sau să caute articole de lucru prin intermediul fișierelor respective.

• Am adăugat o setare opțională pentru a permite utilizatorilor din Work Manager să elimine atașamentele de e-mail din cadrul unui articol de lucru, opțiune utilă în cazul în care aveți de-a face cu informații sensibile.

• Am adăugat câteva funcții suplimentare pentru coloanele din grila paginii de start.

• De asemenea, am remediat anumite aspecte de afișare a formatului întâlnite în e-mailurile de confirmare automată la crearea unui nou Tichet.

Puteți găsi informații suplimentare despre aceste îmbunătățiri și multe altele în secțiunea Jurnal de modificări.

În cadíul activitățiloí de susțineíe caíe se desfășoaíă întíe difeíite Cazuíi și ľichete, puteți paítaja e-mailuíi întíe aíticolele de lucíu Sincíonizate, pentíu a putea fi vizualizate de mai multe peísoane. Aveți opțiunea de face acest lucíu chiaí și cu aíticolele de lucíu la caíe nu aveți acces.

Puteți paítaja e-mailuíi întíe aíticolele de lucíu asociate în două moduíi:

1. De la un e-mail existent - faceți clic pe pictogíama „+”din paítea de sus a e-mailului, apoi selectați aíticolul de lucíu coíespunzătoí cu caíe doíiți să paítajați e-mailul íespectiv.

2. Píin íedactaíea unui e-mail nou - Un alt mod de paítajaíe aí fi când íedactați un e-mail nou, píin simpla adăugaíe a număíului de íefeíință al aíticolului de lucíu în secțiunile Cătíe, CC sau BCC, făcând clic pe pictogíama „+”, la fel ca la adăugaíea unei adíese de e- mail.

Puteți folosi această aboídaíe chiaí și atunci când doíiți să distíibuiți numai e-mailuíile întíe aíticolele de lucíu asociate, făíă a fi nevoie să adăugați adíesele de e-mail.

E-mailul íespectiv va fi tíimis în mod noímal la oíice adíesă specificată și va fi, de asemenea, paítajat cu aíticolele de lucíu selectate.

Când cineva íăspunde la e-mailul paítajat, íăspunsul va fi atașat ambeloí aíticole de lucíu.

Anumite funcții din Enate vă permit să gestionați activitățile desfășurate de către mai multe echipe. Puteți crea și supraveghea cu ușurință articolele de lucru, chiar și atunci când nu aveți acces deplin la activitatea celorlalți.

Aveți posibilitatea:

• Să creați și să sincronizați articole de lucru, chiar și pe cele din domeniile de activitate la care nu aveți acces.

• Să partajați și să adăugați comunicări între articolele de lucru.

Vom analiza unele dintre aceste caracteristici, pornind de la modul în care se creează articolele de lucru asociate.

Cum să creați un Tichet asociat unui Caz sau unui Tichet deja existent

Pentru a crea un nou Tichet asociat unui Caz sau unui Tichet existent, faceți clic pe linkul „+ Articol de lucru” afișat lângă secțiunea articolului de lucru și alegeți opțiunea „Tichet” din lista de opțiuni.

În fereastra pop-up rezultată, puteți filtra pentru a căuta noul tip de Tichet pe care doriți să îl creați, prin două metode:

• căutare în funcție de ruta de e-mail – puteți specifica adresa de e-mail la care se trimit în mod normal e-mailurile pentru a crea articole de lucru. Adesea, corespondența electronică reprezintă o anumită parte a activității în cadrul căreia doriți să creați noul articol de lucru. Ca o scurtătură utilă, am adăugat aici o opțiune prin care puteți căuta în funcție de adresa de e-mail și puteți limita imediat numărul de Tichete din care să alegeți. Selectarea unei adrese de e-mail va filtra posibilitățile de selectare numai la proiectele legate de acea adresă de e-mail.

• selectarea Clientului, a Contractului, a Serviciului și a unui Tichet (acestea vor avea valori implicite în cazul în care există o singură opțiune de ales).

Puteți ajusta setările de mai jos pentru acest Tichet:

Cum să creați un Caz asociat unui Caz sau unui Tichet deja existent

Un Caz Asociat este un Caz care este conectat la un Caz sau la un Tichet, dar Cazul principal al acestuia este complet independent. Acest lucru este util atunci când data scadentă a Cazului principal nu depinde de finalizarea unei părți secundare (de exemplu, de către un alt departament).

Pentru a crea un Caz nou asociat unui Caz sau unui Tichet existent, selectați link-ul „+ Articol de lucru” afișat lângă secțiunea articolului de lucru și apoi alegeți opțiunea „Caz” din lista de opțiuni.

În fereastra pop-up rezultată, puteți filtra pentru a căuta noul tip de Caz pe care doriți să îl creați, prin două metode:

• căutare în funcție de ruta de e-mail – puteți specifica adresa de e-mail la care se trimit în mod normal e-mailurile pentru a crea articole de lucru. Adesea, corespondența electronică reprezintă o anumită parte a activității în cadrul căreia doriți să creați noul articol de lucru. Ca o scurtătură utilă, am adăugat aici o opțiune prin care puteți căuta în funcție de adresa de e-mail și puteți limita imediat numărul de Cazuri din care să alegeți. Selectarea unei adrese de e-mail va filtra posibilitățile de selectare numai la proiectele legate de acea adresă de e-mail.

• selectarea Clientului, a Contractului, a Serviciului și a unui Caz (acestea vor avea valori implicite în cazul în care există o singură opțiune de ales).

Puteți ajusta setările de mai jos pentru acest Caz:

Cum să creați un Caz Secundar

Un Caz Secundar se va comporta în funcție de configurația sa specifică, dar Cazul său „principal” nu se va încheia până când nu se finalizează toate Cazurile sale Secundare.

Prin urmare, puteți crea un Caz Secundar numai dintr-un Caz existent.

Pentru a crea un nou Caz Secundar, selectați link-ul „+ Articol de lucru” afișat lângă secțiunea unui Caz și alegeți opțiunea „Caz Secundar” din listă.

În fereastra pop-up rezultată, puteți filtra pentru a căuta noul tip de Caz Secundar pe care doriți să îl creați, prin două metode:

• căutare în funcție de ruta de e-mail – puteți specifica adresa de e-mail la care se trimit în mod normal e-mailurile pentru a crea articole de lucru. Adesea, corespondența electronică reprezintă o anumită parte a activității în cadrul căreia doriți să creați noul articol de lucru. Ca o scurtătură utilă, am adăugat aici o opțiune prin care puteți căuta în funcție de adresa de e-mail și puteți limita imediat numărul de Cazuri Secundare din care să alegeți. Selectarea unei adrese de e-mail va filtra posibilitățile de selectare numai la proiectele legate de acea adresă de e-mail.

• selectarea Clientului, a Contractului, a Serviciului și a unui Caz Secundar (acestea vor avea valori implicite în cazul în care există o singură opțiune de ales). Rețineți că Clientul pentru un Caz Secundar se va autocompleta la fel ca și Cazul său inițial, și anume Cazul din care îl creați.

Puteți ajusta setările de mai jos pentru acest Caz Secundar:

Secțiunea de Cazuri Secundare

În rubrica de Cazuri Secundare vor fi afișate următoarele informații pentru toate Cazurile Secundare din cadrul unui Caz:

• Pictograma de Stare Actuală

• Numărul de referință al Cazului Secundar și titlul Cazului

• Număr de acțiuni – Numărul de acțiuni asociate Cazului Secundar Proprietar – proprietarul cazului (dacă este stabilit)

• Coada de așteptare – Coada de așteptare a cazurilor (dacă este stabilită)

• Data scadentă – Data scadentă a Cazului

• Pictograma de extindere a Cazului Secundar pentru a dezvălui Acțiunile sale

Explicația numărului de referință al Cazului Secundar

Numerele de referință ale Cazurilor Secundare pot fi defalcate în felul următor:

Vizualizarea articolelor de lucru asociate – Secțiunea „Link-uri”

În secțiunea „Link-uri” puteți vizualiza toate articolele de lucru asociate unui Tichet sau unui Caz.

În grila din secțiunea Link-uri puteți vizualiza o listă a articolelor de lucru asociate, care indică referința, titlul, destinatarul, coada de așteptare și data scadentă a unui articol de lucru.

Există și o pictogramă pentru a deconecta articolul de lucru, în cazul în care acesta a fost asociat din greșeală.

De asemenea, puteți extinde Cazurile asociate pentru a afișa Acțiunile acestora.

Articole de lucru asociate la care nu aveți acces

Dacă nu aveți acces la un anumit proiect de afaceri, articolele de lucru din acest proces vor apărea în gri și nu veți putea să le deschideți sau să le editați. Veți putea, totuși, să vizualizați informațiile de nivel superior despre articolul de lucru, de exemplu cui îi este repartizat, în ce coadă de așteptare se află și data scadentă.

Am făcut din versiunea 2021.2 o variantă mai mică, axată pe stabilitate și pe efectuarea unor ajustări mai mici la caracteristicile lansate în versiunile recente.

Operarea articolelor de lucru asociate

Am reușit, de asemenea, să adăugăm una sau două funcții noi pe baza feedback-ului dvs., în care ați solicitat modalități prin care Enate să vă ajute să gestionați munca ce acoperă mai multe domenii diferite ale afacerii dvs.: acum aveți mult mai multă flexibilitate pentru a asocia diferite articole de lucru între ele și pentru a partaja e-mailuri între acestea. Consultați aceste funcții mai detaliat:

Consultați acest clip introductiv referitor la articolele de lucru asociate.

Programarea unui e-mail

Puteți programa data și ora la care va fi trimis un e-mail selectând opțiunea Programare trimitere.

E-mailul programat va apărea în filele Comunicare și Cronologie, împreună cu persoana care l-a programat și data la care a fost programat. De asemenea, puteți trimite imediat un e-mail programat din filele Comunicare și Cronologie.

Pagina Outbox

E-mailurile pe care ați programat să le trimiteți la o dată ulterioară vor apărea în pagina Outbox.

Puteți accesa Pagina Outbox din linkul de navigare. Numărul total de e-mailuri din Outbox va fi, de asemenea, afișat în linkul de navigare.

Pagina Outbox este locul unde puteți găsi mesajele de e-mail care vă aparțin sau care aparțin echipei dvs. și care sunt programate pentru a fi trimise la o dată ulterioară sau care nu au fost trimise.

Puteți selecta câte e-mailuri vor fi afișate din opțiunea din dreapta.

Vizualizări grilă de ieșire

Prima dată când un Șef de echipă se conectează, acesta va ajunge la vizualizarea "E-mailurile echipei mele". Prima dată când un membru al echipei se conectează, acesta va ajunge la vizualizarea "E-mailurile mele". Puteți schimba vizualizarea paginii de ieșire pentru a afișa doar emailurile dvs. de ieșire, ale echipei dvs., ale sistemului sau toate e-mailurile de ieșire. Aceasta va fi salvată atunci când vă deconectați și vă conectați din nou.

Selectarea „E-mailurile mele” vă permite să vedeți e-mailurile trimise de dvs. care se află în căsuța de ieșire.

„E-mailurile echipei mele” vă arată e-mailurile trimise de echipa dvs. care se află în căsuța de ieșire, precum și e-mailurile referitoare la elementele de lucru la care lucrează membrii echipei dvs. și care se află în căsuța de ieșire.

Selectarea „E-mailuri de sistem” vă permite să vedeți e-mailurile care sunt trimise automat de sistem, de exemplu, pentru că un Tichet a fost divizat sau unit.

„Toate” vă permite să vedeți e-mailurile trimise de dvs., de echipa dvs., precum și e-mailurile din afara echipei dvs. pentru care aveți acces (acest lucru poate fi configurat în Builder, consultați aici pentru mai multe informații).

Opțiuni de reîncercare și anulare

Aveți posibilitatea de a reîncerca manual trimiterea unui e-mail făcând clic pe pictograma Reîncercare. E-mailul va fi acum în starea „În așteptare, reîncercare” consultați aici pentru mai multe informații despre Starea de trimitere în pagina Outbox.

Puteți, de asemenea, să încercați din nou să trimiteți un e-mail pe Cronologie.

Puteți, de asemenea, să anulați trimiterea unui e-mail făcând clic pe pictograma Anulare. Astfel, emailul va fi eliminat din Outbox

De asemenea, aveți posibilitatea de a încerca din nou sau de a anula trimiterea de e-mailuri în bloc.

Popup de e-mail

Dacă dați dublu clic pe un e-mail, se vor deschide detaliile e-mailului într-o fereastră pop-up în format de doar citire. Puteți vedea de la cine vine e-mailul, cui îi este adresat etc. De asemenea, aveți posibilitatea de a încerca din nou și de a anula trimiterea e-mailului din fereastra pop-up.

Reglarea coloanelor de grilă

Puteți ajusta coloanele grilei făcând clic pe butonul de setări. Acestea vor fi salvate atunci când vă deconectați și vă conectați din nou. Coloanele „Către” și „Subiect” sunt obligatorii.

• Conector de e-mail - numele conectorului de e-mail prin care sistemul dvs. trimite emailuri. Acest lucru este configurat în Builder, consultați aici pentru mai multe informații.

• Importanță - setarea importanței e-mailului, adică ridicată, normală, scăzută.

• Generat de sistem - în cazul în care e-mailul a fost generat automat de sistem (de exemplu, pentru a notifica un utilizator atunci când un Tichet a fost divizat).

• Ultima încercare de trimitere - când a avut loc ultima încercare de trimitere a e-mailului (automat de către sistem sau manual de către un utilizator)

• Mesaj de eșec al ultimei trimiteri - un mesaj care afișează motivul pentru care ultima încercare de trimitere a e-mailului a eșuat, de exemplu, conectorul de e-mail este dezactivat. Vă rugăm să o activați și să încercați din nou.

• Înregistrat - data și ora la care a fost înregistrat momentul în care e-mailul nu a fost trimis pentru prima dată.

• Următoarea încercare de a trimite - când sistemul va încerca să trimită e-mailul

• Articol de lucru - referința elementului de lucru de la care provine e-mailul. Dacă dați clic pe această opțiune, veți ajunge la ecranul cu elemente de lucru.

• Tip articol de lucru - dacă e-mailul este legat de un Tichet, Caz sau Acțiune

• Număr de reîncercări de trimitere - va arăta numărul de încercări de trimitere a emailului de către sistem. Puteți seta acest număr în Builder, consultați aici pentru mai multe informații.

• Stare de trimitere - arată în ce stare se află e-mailurile din căsuța de ieșire în ceea ce privește trimiterea. Există 4 stări:

  • Eșuată - nu s-a reușit trimiterea unui e-mail cu această Stare de trimitere. Pentru a-l trimite, trebuie să fie "reîncercat" manual.

  • Conector dezactivat - dacă un e-mail are această stare de trimitere, înseamnă Conector E-mail a fost dezactivat în Builder. Faceți clic aici pentru mai multe informații despre cum să activați.

  • Încercare în așteptare - un e-mail cu acest stare de trimitere este

  • Coadă - un e-mail cu această stare de trimitere este deja programat pentru a fi trimis. E-mailurile trimise atunci când a fost setată o opțiune de Anulare a trimiterii vor avea și această stare (consultați aici pentru mai multe informații despre opțiunea de Anulare a trimiterii). Momentul în care vor fi trimise aceste e-mailuri depinde de opțiunea Model de reluare automată a încercărilor de eșec, care este setată în Builder, consultați aici pentru mai multe informații.

• Număr de atașamente - câte fișiere (dacă există) sunt atașate la e-mail

Anulare Trimitere

Setarea „Anulare trimitere” vă permite să adăugați o întârziere la momentul în care e-mailurile vor fi trimise, oferindu-vă posibilitatea de a anula trimiterea unui e-mail sau de a revizui un e-mail înainte de a fi trimis.

Puteți seta un timp de anulare a trimiterii în Setări utilizator.

Atunci când este setat un moment de Anulare a trimiterii, va apărea o fereastră pop-up care vă va permite să anulați trimiterea e-mailului.

În plus, atunci când este setat un moment de Anulare a trimiterii, veți avea opțiunea de a trimite un e-mail „Acum” în Cronologie, care anulează întârzierea din configurația de anulare a trimiterii și veți avea, de asemenea, opțiunea de a anula trimiterea e-mailului.

Atunci când este setat un moment de Anulare a trimiterii, e-mailurile vor fi afișate în pagina Outbox cu starea de trimitere Coadă.

Am făcut o serie de îmbunătățiri odată cu lansarea celei mai recente versiuni a Work Manager v2021.1.

Pentru o prezentare rapidă a principalelor modificări, consultați acest scurt clip video explicativ:

Stări noi, mai simple

În cea mai recentă versiune a Enate am simplificat stările prin care poate trece un element de lucru pentru a face procesarea elementelor de lucru mai simplă și mai ușoară. Urmăriți clipul video de mai jos pentru a afla mai multe:

Noi funcționalități de planificare a emailurilor și pagina folderului de trimis

Am adăugat noi funcționalități de planificare a emailurilor care funcționează împreună cu pagina folderului de trimis. Urmăriți acest video pentru o scurtă prezentare:

Faceți click aici pentru mai multe informații despre noile funcționalități de planificare a emailurilor și pagina folderului de trimis.

Puteți verifica și secțiunea mai detaliată Ajutor Work Manager care conține explicații pentru toate caracteristicile din Work Manager.

Pagina de gestionare a contactelor este locul de unde puteți vizualiza și gestiona toate contactele dumneavoastră externe întrun singur loc.

Puteți accesa Pagina de gestionare a contactelor din linkul de navigare. Contactele dvs. și informațiile despre acestea vor fi afișate într-un tabel.

De asemenea, aveți posibilitatea de a deschide Pagina de activitate contacte de aici, făcând clic pe linkul cu primul nume.

Adăugarea, editarea și ștergerea contactelor

Puteți crea noi contacte externe în trei moduri:

1. Făcând clic pe pictograma „+” din ecranul de Gestionare a contactelor

2. Din Căutare rapidă:

3. Import în bloc din Excel. De asemenea, puteți importa o listă de contacte dintr-o foaie de calcul Excel, este furnizat un șablon. Este obligatoriu să completați adresa de e-mail atunci când importați contacte dintr-un șablon Excel. Dacă nu specificați o companie, contactul va fi setat automat la nivel global.

Pentru a edita un contact, faceți dublu clic pe contact pentru a deschide fereastra pop-up Editare contact.

De asemenea, aveți posibilitatea de a edita în bloc compania, fusul orar, locația sediului, limba preferată a contactelor dvs. selectând caseta de bifare a contactului; va apărea butonul de editare.

Pentru a șterge un contact, faceți clic pe caseta de bifare a contactului și va apărea butonul de ștergere. Puteți șterge mai multe contacte simultan.

Numele companiei - Domeniul de aplicare contact extern

În funcție de modul în care a fost configurat în Builder, veți avea diferite opțiuni atunci când atribuiți o companie unui contact extern:

• Toate companiile/Globale

  • Dacă setați compania la această valoare, înseamnă că persoana de contact externă poate crea și accesa elemente de lucru pentru toate companiile.

  • Aceasta înseamnă, de asemenea, că utilizatorii manageri de lucru pot căuta alte contacte externe pentru un element de lucru.

• O anumită companie (local)

  • Dacă setați domeniul de aplicare al contactului la o anumită companie, înseamnă că acel contact extern va putea crea și accesa doar elementele de lucru pentru acea companie la care a fost asociat contactul extern.

  • De asemenea, utilizatorii vor putea adăuga un contact la un pachet API numai în cazul în care contactul face parte din aceeași Companie (sau dintr-o companie umbrelă).

Configurarea setărilor de grilă

Puteți alege coloanele pe care doriți să le vedeți făcând clic pe pictograma în formă de rotiță și selectând din lista de Coloane standard.

Puteți adăuga coloane personalizate în grilă făcând clic pe pictograma cu rotiță și selectând din lista de Coloane de date personalizate. Coloanele de date personalizate sunt create în Builder (faceți clic aici pentru mai multe informații). Se pot crea câmpuri de toate tipurile de date, cu excepția câmpurilor de tip Tabel și a câmpurilor de tip Text lung.

Puteți reveni la selecția inițială de coloane făcând clic pe „Revenire la valorile implicite”. Puteți sorta tabelul în ordine alfabetică pentru o coloană, făcând clic pe titlul coloanei respective.

Am adăugat opțiunea suplimentară ca, atunci când procesul unui Caz atinge acțiunea de "Așteptare a cazului secundar" (cunoscută și sub numele de "Acțiune de reținere a cazului"), această acțiune să se închidă imediat și să permită continuarea automată a procesului dacă nu există un Caz secundar disponibil, fără a mai fi necesară atribuirea acțiunii unui utilizator care trebuie să efectueze manual decizia de a continua.

Pentru a face acest lucru, accesați rubrica Acțiune de reținere a Cazului în Builder și activați comutatorul în coloana "Închidere automată".

În acest mod, în loc să se atribuie acțiunea unui utilizator care să continue manual, acțiunea "Așteptați finalizarea cazurilor secundare" se va închide automat dacă cazul secundar pentru care este setată acțiunea respectivă nu este disponibil. Acest lucru se poate datora fie faptului că nu a fost inițiat un caz secundar, fie faptului că a fost rezolvat înainte ca acțiunea "Așteptați finalizarea cazurilor secundare" să fie activată.

Dacă coloana de Așteptare Caz este lăsată goală, acțiunea "Așteptați finalizarea Cazurilor secundare" va aștepta ca orice caz secundar al Cazului să se închidă înainte de a continua, iar dacă nu există niciun caz secundar disponibil, acțiunea "Așteptați finalizarea cazurilor secundare" se va închide automat.

În cazul în care comutatorul "Închidere automată" este dezactivat, acțiunea "Așteptați finalizarea cazurilor secundare" va fi alocată unei cozi de așteptare, din care va fi preluată de un utilizator care va decide cum să procedeze dacă cazul secundar pentru care a fost setată acțiunea nu este disponibil.

Pictograme de grilă

În plus față de pictogramele de stare afișate pe grilele articolelor de lucru, pot fi afișate pictograme suplimentare pentru a vă ajuta să furnizați informații de nivel înalt despre bilet, caz sau acțiuni.

Aceste pictograme apar, de asemenea, atunci când căutați un articol de lucru în Quickfind.

Acestea indică următoarele informații:

Filtrare În grilă

Puteți aplica mai multe filtre la toate coloanele de date standard și personalizate din grilă, cu excepția Datei de scadență, făcând clic pe pictograma de lângă titlul coloanei dorite.

De asemenea, puteți aplica mai multe filtre la toate coloanele de date standard și personalizate din grila parcului de roboți. Filtrele aplicate vor rămâne la revenirea în Inbox echipa mea.

Pe lângă faptul că pot fi aplicate în Modul Live, filtrele multiple pot fi aplicate la toate coloanele de date standard și personalizate în Modul Test, indiferent de tipul de utilizator - deci indiferent dacă sunteți Șef de echipă, Manager de echipă sau dacă aveți sau nu acces la Builder.

Copiere/lipire în Excel

Puteți copia și lipi informațiile din grila de pe pagina principală într-o foaie de calcul Excel, selectând informațiile pe care doriți să le copiați și utilizând Ctrl C și Ctrl V.

Informațiile care sunt copiate și lipite includ toate filtrele aplicate. De asemenea, titlurile coloanelor vor fi copiate și lipite automat.

Puteți, de asemenea, să copiați și să lipiți toate informațiile din grilă folosind Ctrl-A.

Am lansat o variantă mai mică a versiunii 2022.1, axată pe stabilitate și pe mici ajustări ale caracteristicilor din versiunile anterioare. Le puteți consulta în secțiunea de mai jos.

Caracteristici ale versiunilor recente

Dacă tocmai ați trecut de la o versiune mai veche a platformei Enate, ar trebui să consultați cu siguranță toate caracteristicile noi pe care le-am publicat recent în versiunile mai mari de și .

Iată doar câteva dintre noutățile pe care le-am adăugat în Work Manager, prin intermediul acestor versiuni recente:

• Am îmbunătățit gestionarea de .

• Aveți la dispoziție o .

• Am (Tichete, Cazuri și Acțiuni) , pentru a facilita gestionarea acestora.

• Acum puteți salva ale datelor privind operațiunile – cum se desfășoară Tichetele, Cazurile și Acțiunile în raport cu calitatea serviciilor. Puteți crea vizualizări de orice fel doriți pentru aceste date, astfel încât să puteți controla instantaneu raportarea operațională.

Dacă doriți să începeți un nou Caz independent sau un Caz secundar nou dintr-un Caz existent, selectați fila „Start Caz”.

În panoul rezultat, alegeți un Contract, Serviciu și Tip de caz de lansat (acestea vor avea valorile implicite dacă există o singură opțiune de ales). Introduceți o scurtă descriere pentru Caz.

Dacă comutați cursorul „Independent” în poziția Activat, se creează un Caz independent și nu un Caz secundar. Vedeți mai jos pentru mai multe detalii despre diferențele dintre cele două.

Atunci când comutați cursorul „Independent” în poziția Activat, aveți posibilitatea de a alege ce date să copiați din Cazul original în noul Caz. Aveți posibilitatea de a copia următoarele grupuri de date:

• Contacte (și etichete), Defecte, Fișiere (și etichete) și Date personalizate

• Comunicări - e-mailuri (inclusiv atașamentele de e-mail) și Note

Apăsați „Start Caz” pentru a finaliza.

Dacă se selectează Independent, atunci un nou Caz independent se va deschide într-o filă nouă în starea „Proiect”. Aici aveți în continuare posibilitatea de a ajusta datele și, odată ce sunteți mulțumit/ă de acestea, puteți face clic pe „Trimitere”.

Dacă opțiunea Independent nu este selectată, se va deschide un nou Caz secundar în aceeași filă în starea „De făcut” și toate datele din Cazul părinte vor fi partajate în noul Caz secundar. În plus, dacă actualizați datele dintr-un Caz părinte, se vor actualiza și datele din Cazul său secundar și invers.

Opțiunea de anulare a datei de expirare

Dacă un caz a fost configurat cu o opțiune de anulare a datei de expirare în Builder (a se vedea aici pentru mai multe informații), atunci puteți anula data de expirare a unui caz atunci când începeți un caz din ecranul cu bilete sau din ecranul cu tichete.

Începeți cazul din ecranul de tichete:

Începeți cazul din ecranul de caz:

Am îmbunătățit documentația noastră de ajutor mutând-o online pe . Aici veți găsi tot ce trebuie să știți despre cum să profitați la maximum de Enate, cu prezentări video și explicații mai detaliate.

Tutoriale online

În paralel cu punerea online a întregului nostru suport, am început să adăugăm mai multe instrumente, ghiduri și videoclipuri direct în sistem pentru a ghida utilizatorii către tutorialele noastre online - Acest lucru ar trebui să faciliteze conectarea noilor utilizatori și să îi informeze cu privire la noile caracteristici atunci când acestea apar.

În cea mai recentă versiune a Enate am simplificat stările prin care poate trece un element de lucru pentru a face procesarea elementelor de lucru mai simplă și mai ușoară. Urmăriți clipul video de mai jos pentru a afla mai multe:

Tichetele, Cazurile și Acțiunile pot fi plasate în diferite stări standard pe măsură ce sunt introduse în sistem.

• Proiect - Elementul nu a fost încă prezentat inițial.

• De făcut - elementul așteaptă o resursă pentru a progresa mai departe.

• În curs - elementul a fost ridicat și este în curs de desfășurare.

• Așteptare - selectați această opțiune dacă, din anumite motive, progresul asupra elementului de lucru a trebuit să fie oprit poate fi pentru că așteptăm informații de la o altă resursă sau pentru că este programat să fie monitorat la o anumită dată

• Rezolvare - Selectați această opțiune ca parte a finalizării activității pe elementul de lucru.

• Închis - după ce un element a fost rezolvat și a depășit fereastra de feedback în care ar fi putut fi redeschis, elementul se va schimba în „Închis”

Statut nou - "De făcut"

În timp ce standardizam statusurile pentru tichet, caz, acțiune, am ascultat feedback-ul dumneavoastră și am adăugat un nou status "De făcut".

Odată ce un element de lucru a fost trimis la Enate, acesta va rămâne în starea "De făcut" până când o resursă îl preia - aceasta poate fi o resursă umană sau o resursă robotizată.

Odată ce începeți să actualizați un articol de lucru care se află în această stare, acesta va rămâne:

• se atribuie automat și

• starea se va schimba în "În curs de desfășurare".

De asemenea, puteți alege să schimbați singur statutul. Acest lucru înseamnă că lucrarea este în curs de desfășurare și va rămâne în această stare până când va fi rezolvată - presupunând, de exemplu, că nu se va aștepta pentru mai multe informații.

Relocarea unui obiect înapoi în De făcut

Dacă ați preluat un articol din greșeală sau dacă ați ajuns la concluzia că nu este o sarcină pe care să o puteți face să progreseze, puteți să o dezasigurați, fie către o altă resursă, fie pur și simplu înapoi în coada de așteptare. Acest lucru se poate întâmpla după 10 secunde sau după o jumătate de oră, dar atunci când faceți acest lucru, sistemul va seta automat statutul înapoi la "De făcut" pentru a anunța pe toată lumea că nu veți progresa până când o altă resursă nu o va prelua. De asemenea, puteți seta manual starea înapoi la "De făcut" dacă, de exemplu, ați început să lucrați din greșeală și trebuie să anulați rapid schimbarea de stare.

În mod similar, în cazul în care o resursă robotizată respinge o sarcină, statutul acesteia va fi resetat la "De făcut" ca parte a transferului către o resursă umană care să o execute.

Utilizarea "Hold"

Notă: Dacă lucrați la un tichet, caz sau acțiune și trebuie să întrerupeți temporar lucrul la acesta pentru că așteptați informații suplimentare sau din cauza unui alt blocaj temporar, trebuie să alegeți în schimb statutul "Așteptare".

În Enate, o Acțiune va începe în starea „De făcut” până când o resursă o va prelua - aceasta poate fi o resursă umană sau o resursă robot.

Odată ce începeți să actualizați o Acțiune care se află în această stare, aceasta:

• vă atribuie în mod automat și

• starea se va schimba în „În curs”

De asemenea, puteți alege să schimbați singur starea. Acest lucru înseamnă că activitatea este „În curs de desfășurare” și va rămâne în această stare până când va fi rezolvată - presupunând, de exemplu, că nu se așteaptă informații suplimentare.

Setarea unui element înapoi la "De făcut"

Dacă ați preluat o Acțiune din greșeală sau dacă ajungeți la concluzia că nu este o lucrare pe care să o puteți face să progreseze, vă puteți anula alocarea, fie către o altă resursă, fie înapoi în Coada de așteptare. Acest lucru se poate face după 10 secunde sau după o jumătate de oră, dar atunci când îl faceți, sistemul va seta automat starea înapoi la „De făcut” pentru a anunța pe toată lumea că nu va progresa până când o altă resursă nu îl va prelua. De asemenea, puteți seta manual starea înapoi la „De făcut” dacă, de exemplu, ați început să lucrați la el din greșeală și trebuie să anulați rapid schimbarea de starea.

În mod similar, în cazul în care o resursă robot respinge o lucrare, starea acesteia va fi readusă la „De făcut”, ca parte a procesului de predare a lucrării pentru ca o resursă umană să o efectueze.

Utilizarea „Așteptare”

Atunci când plasați o Acțiune în starea de "Așteptare", trebuie să specificați tipul de așteptare

• Așteptați mai multe informații

• Monitorizare (așteptați până la o anumită dată și oră)

Așteptați mai multe informații

După confirmarea stării "Așteptați mai multe informații", Acțiunea va fi mutată din căsuța Inbox în lista "Lucrări deținute", deoarece nu există nicio lucrare activă care să fie efectuată de dvs. până la data de monitorizare.

Atunci când se primește un e-mail, Acțiunea se va muta din nou din lista Lucrărilor deținute în căsuța Inbox, fiind evidențiată pentru a vă permite să o continuați.

Așteptați până la data de monitorizare

Atunci când doriți să așteptați până la o dată/oră viitoare înainte de a da continua Acțiunea, selectați opțiunea "Monitorizare" și specificați data și ora dorite.

După confirmarea stării "Așteptați pentru monitorizare", Acțiunea va fi mutată din căsuța Inbox în lista "Lucrări deținute", deoarece nu există nicio lucrare activă care să fie efectuată de dvs. până la data de monitorizare.

După confirmarea stării "Așteptați pentru monitorizare", Acțiunea va fi mutată din căsuța Inbox în lista "Lucrări deținute", deoarece nu există nicio lucrare activă care să fie efectuată de dvs. până la data de monitorizare.

Rezolvarea unui element de lucru

Semnalați finalizarea Acțiunii prin marcarea acesteia ca fiind Rezolvată.

În plus, există două opțiuni pentru a specifica modul în care a fost rezolvată Acțiunea:

• Completă

• Imposibil de finalizat

Imposibil de finalizat

Setați această opțiune dacă nu puteți finaliza activitatea dorită. După ce ați confirmat această opțiune, Acțiunea va fi închisă și nu poate fi redeschisă. Proprietarul Cazului va fi înștiințat în acest sens și i se va cere să ia măsurile necesare pentru soluționarea la nivel de Caz. Aceasta poate implica pornirea unei alte copii a Acțiunii, reelaborarea Cazului dintr-o etapă anterioară sau continuarea.

Introduceți motivul pentru care nu puteți finaliza Acțiunea și apăsați butonul „Nu se poate finaliza” pentru a confirma. Fila se va închide.

Rezolvat în Închis

După ce Acțiunea a fost rezolvată, aceasta va trece la starea „Închis”.

Orice e-mail primit ulterior va lansa un nou element de lucru. După ce ați selectat această opțiune, Acțiunea va fi închisă și nu poate fi redeschisă.

Situații de acțiune vechi vs. noi

Trimirere inițială a cazului

Cazuri pot fi inițiate în următoarele moduri:

• Prin intermediul unui e-mail de intrare (dacă sistemul este configurat să facă acest lucru pentru acea căsuță de e-mail).

• Printr-o acțiune „Start Caz” în cadrul unui flux de Caz.

• Manual, din link-ul „Creați un nou element de lucru” din bara de instrumente Work Manager.

• Pornit automat

• Prin integrări de terță parte.

Cum se deplasează Cazurile prin diferite stări

Atunci când inițiați manual un Caz direct în Enate, acesta va rămâne în starea de „Proiect” până când va fi trimis pentru prima dată.

Atunci când îl începeți manual, trebuie să completați "Scurtă descriere a Cazului".

Odată ce un Caz a fost trimis în Enate, acesta va rămâne în starea „De făcut” până când o resursă îl va prelua - poate fi o resursă umană sau o resursă robot. Odată ce începeți să actualizați un Caz care se află în această stare, acesta va fi actualizat:

• vă atribuie în mod automat și

• starea se va schimba în „În curs”

De asemenea, puteți alege să schimbați singur starea. Acest lucru înseamnă că activitatea este în curs de desfășurare și va rămâne în această stare până când va fi rezolvată - presupunând, de exemplu, că nu se așteaptă informații suplimentare.

Setarea unui element înapoi la "De făcut"

Dacă ați preluat un Caz din greșeală sau dacă ajungeți la concluzia că nu este o lucrare pe care să o puteți face să progreseze, vă puteți anula alocarea, fie către o altă resursă, fie înapoi în Coada de așteptare. Acest lucru se poate face după 10 secunde sau după o jumătate de oră, dar atunci când îl faceți, sistemul va seta automat starea înapoi la „De făcut” pentru a anunța pe toată lumea că nu va progresa până când o altă resursă nu îl va prelua. De asemenea, puteți seta manual starea înapoi la „De făcut” dacă, de exemplu, ați început să lucrați la el din greșeală și trebuie să anulați rapid schimbarea de starea.

În mod similar, în cazul în care o resursă robot respinge o lucrare, starea acesteia va fi readusă la „De făcut”, ca parte a procesului de predare a lucrării pentru ca o resursă umană să o efectueze.

Necesită atenție

În plus, în cazul în care există o problemă cu un Caz (de obicei, din cauza unei probleme cu una dintre Acțiunile sale), Cazul va fi readus în starea de „De făcut”.

După ce Cazul este în această stare, proprietarul Cazului poate vedea acest lucru împreună cu motivul - adică adesea Acțiunea problemă din Cardul de informații. În calitate de Proprietar de Caz, aveți la dispoziție diverse opțiuni:

• Re-elaborați Cazul dintr-o etapă anterioară sau din Acțiunile finalizate în cadrul acestei etape

• Așezați cazul în așteptare - Pauză

• Resetați Cazul la În curs

• Lansați manual / re-lansați Acțiuni

Utilizarea „Așteptare”

Atunci când plasați un Caz în starea de "Așteptare", trebuie să specificați tipul de așteptare

• Așteptați mai multe informații

• Monitorizare (așteptați până la o anumită dată și oră)

• Pauză

Așteptați mai multe informații

După confirmarea stării "Așteptați mai multe informații", Cazul va fi mutat din căsuța Inbox în lista "Lucrări deținute", deoarece nu există nicio lucrare activă care să fie efectuată de dvs. până la data de monitorizare și evidențiat cu pictograma Așteptare.

Atunci când se primește un e-mail (sau când, pentru Tichete, se atinge "numărul de zile de așteptare" fără niciun răspuns), elementul se va muta din nou din lista Lucrărilor deținute în căsuța Inbox, fiind evidențiat pentru ca dvs. să îl continuați.

Așteptați până la data de monitorizare

Atunci când doriți să așteptați până la o dată/oră viitoare înainte de a da continua Cazul, selectați opțiunea "Monitorizare" și specificați data și ora dorite.

După confirmarea stării "Așteptați pentru monitorizare", Cazul va fi mutat din căsuța Inbox în lista "Lucrări deținute", deoarece nu există nicio lucrare activă care să fie efectuată de dvs. până la data de monitorizare.

Când această dată este atinsă, elementul se va muta din nou din lista Lucrărilor deținute în căsuța Inbox, evidențiat pentru a vă permite să îl continuați.

Pauză

Oprirea ceasului pe Elementele de lucru în stare de Pauză

Vor fi afișate orele rămase ale SLA când Elementul de lucru este în Pauză.

Această caracteristică este o îmbunătățire a Opririi ceasului pe elementele de lucru care se află în stare de pauză.

Dacă un element de lucru se află într-o stare de Pauză, iar regula Data de scadență configurată în Builder este setată pe „Adăugați timp de așteptare la data de scadență”, atunci sistemul nu afișează data de scadență în banda de antet. În schimb, sistemul arată timpul rămas până când elementul este Așteptat. În cazul în care elementul de lucru mai are până la data scadenței, mesajul va fi afișat ca „Așteptat: Întrerupt x h y m înainte de scadență”. Dacă lucrarea a trecut de data de scadență, mesajul va fi „Așteptat: Întrerupt x h y m după scadență”.

Exemplu: element de lucru care este întrerupt în cazul în care data scadenței sale este la zi sau astăzi.

Rezolvarea unui Caz

Semnalați finalizarea Cazului unui element prin marcarea acestuia ca fiind Rezolvat.

Rezolvare prin completare

Rezolvarea prin completare va marca Cazul ca fiind rezolvat cu succes.

După ce un Caz a fost rezolvat în acest fel, acesta poate rămâne în această stare pentru o perioadă scurtă de timp, dacă a fost setată o Fereastră de feedback - în această perioadă de timp, beneficiarul serviciului poate răspunde, iar Cazul poate fi redeschis, fie manual, fie automat, la primirea unui nou e-mail sau a unui feedback în perioada de timp indicată.

După ce fereastra de feedback s-a încheiat fără niciun alt răspuns, Cazul va trece la starea „Închis”. Orice e-mail primit ulterior va lansa un nou element de lucru.

Rezolvat prin anulare

Selectarea acestei opțiuni și apăsarea butonului pentru confirmare va duce la anularea Cazului. Acesta va fi complet închis și nu va mai fi disponibil pentru procesare. Dacă redeschideți fila pentru acest element, sistemul va confirma anularea Cazului.

Situații de caz vechi și noi

Trimiterea inițială a tichetului

Atunci când inițiați manual un Tichet direct în Enate, acesta va rămâne în starea de „Proiect” până când va fi trimis pentru prima dată.

Pentru a trimite un tichet, trebuie să:

• Adăugați un titlu

• Introduceți o descriere a tichetului în secțiunea furnizată (După trimitere, această secțiune va dispărea și în schimb va apărea ca notă de trimitere inițială).

• Setați o Categorie de tichet în fila Setări

• Setați un Contact Principal și un Solicitant în secțiunea Contacte.

Apoi apăsați butonul „Trimite”.

La trimiterea e-mailului, subiectul și corpul sunt copiate în titlu și descriere.

Validarea

Dacă nu introduceți informațiile solicitate, sistemul va afișa un mesaj de validare:

După ce ați trimis tichetul cu succes, fila se va închide și va apărea o fereastră de confirmare.

Puteți face clic pe link-ul de referință al tichetului de pe acest mesaj pentru a redeschide imediat fila (rețineți că tichetul poate fi în continuare procesat dacă redeschideți imediat fila). În mod alternativ, puteți redeschide folosind link-ul „Accesat recent” în partea de jos a ferestrei de navigare.

Odată ce un Tichet a fost trimis în Enate, acesta va rămâne în starea „De făcut” până când o resursă îl va prelua - poate fi o resursă umană sau o resursă robot. Odată ce începeți să actualizați un Tichet care se află în această stare, acesta va fi actualizat:

• vă atribuie în mod automat și

• starea se va schimba în „În curs”

De asemenea, puteți alege să schimbați singur starea. Acest lucru înseamnă că activitatea este în curs de desfășurare și va rămâne în această stare până când va fi rezolvată - presupunând, de exemplu, că nu se așteaptă informații suplimentare.

Setarea unui Tichet înapoi la „De făcut”

Dacă ați preluat un Tichet din greșeală sau dacă ajungeți la concluzia că nu este o lucrare pe care să o puteți face să progreseze, vă puteți anula alocarea, fie către o altă resursă, fie înapoi în Coada de așteptare. Acest lucru se poate face după 10 secunde sau după o jumătate de oră, dar atunci când îl faceți, sistemul va seta automat starea înapoi la „De făcut” pentru a anunța pe toată lumea că nu va progresa până când o altă resursă nu îl va prelua. De asemenea, puteți seta manual starea înapoi la „De făcut” dacă, de exemplu, ați început să lucrați la el din greșeală și trebuie să anulați rapid schimbarea de starea.

În mod similar, în cazul în care o resursă robot respinge o lucrare, starea acesteia va fi readusă la „De făcut”, ca parte a procesului de predare a lucrării pentru ca o resursă umană să o efectueze.

Utilizarea „Așteptare”

Atunci când plasați un Tichet în starea de "Așteptare", trebuie să specificați tipul de așteptare

• Așteptați mai multe informații

• Monitorizare (așteptați până la o anumită dată și oră)

Așteptați mai multe informații

După confirmarea stării "Așteptați mai multe informații", Tichetul va fi mutat din căsuța Inbox în lista "Lucrări deținute", deoarece nu există nicio lucrare activă care să fie efectuată de dvs. până la data de monitorizare.

Atunci când se primește un e-mail sau când se atinge "numărul de zile de așteptare" fără niciun răspuns, Tichetul se va muta din nou din lista Lucrărilor deținute în căsuța Inbox, fiind evidențiat pentru ca dvs. să îl continuați.

În mod alternativ, dacă ați setat opțiunea „Închideți dacă nu s-a primit niciun răspuns”, atunci când ajungeți la numărul de zile de așteptare dacă nu s-a primit niciun răspuns de la client, Tichetul se va închide automat

Așteptați până la data de monitorizare

Atunci când doriți să așteptați până la o dată/oră viitoare înainte de a da continua Tichetul, selectați opțiunea "Monitorizare" și specificați data și ora dorite.

După confirmarea stării "Așteptați pentru monitorizare", Tichetul va fi mutat din căsuța Inbox în lista "Lucrări deținute", deoarece nu există nicio lucrare activă care să fie efectuată de dvs. până la data de monitorizare.

Când această dată este atinsă, Tichetul se va muta din nou din lista Lucrărilor deținute în căsuța Inbox, evidențiat pentru a vă permite să îl continuați.

Resetare la „În curs”

Re-selectați această opțiune dacă doriți să anulați Acțiunea „Așteptarea”.

Rezolvarea unui Tichet

Semnalați finalizarea unui Tichet prin marcarea acestuia ca fiind Rezolvat.

În plus față de marcarea Tichetului ca fiind rezolvat, puteți specifica "Metoda de rezolvare", cu următoarele opțiuni:

• Comunicarea cu beneficiarul serviciului

• Niciun răspuns din partea clienților

• Respins

• Respins ca Spam

Atunci când selectați să rezolvați un Tichet, dacă acesta a fost configurat în acest mod în sistemul dvs. (a se vedea aici pentru mai multe informații), trebuie fie:

• Trimiteți un e-mail de rezoluție

sau

• Adăugați o notă de rezoluție internă

Dacă marcați Tichetul ca rezolvat și nu ați făcut niciuna dintre acestea, sistemul va afișa un mesaj de memento:

Dacă apoi alegeți să trimiteți un e-mail de rezoluție, sistemul va afișa acest lucru cu o căsuță verde în e-mail sau notă:

Veți putea apoi să marcați Tichetul ca rezolvat.

Dacă ați adăugat deja o rezoluție

Dacă tocmai ați adăugat o notă sau ați trimis un e-mail înainte de a marca "rezolvat", sistemul va marca automat acest lucru în mod corespunzător și nu vă va cere să adăugați o altă confirmare a rezolvării.

Notă de rezoluție ulterioară / Afișare e-mail în cronologie.

Pentru Tichetele rezolvate, veți putea vedea nota / e-mailul care a fost etichetat ca rezoluție, evidențiat/ă în verde cu marcajul de bifare:

Rezoluție rapidă

Pentru o rezoluție rapidă, puteți, de asemenea, să trimiteți e-mailul de rezolvare și să marcați Tichetul ca rezolvat cu un singur clic. Nu trebuie decât să faceți clic pe butonul „Trimiteți și rezolvați” din subsolul e-mailului pe care îl trimiteți.

După ce un Tichet a fost rezolvat, acesta poate rămâne în această stare pentru o perioadă scurtă de timp, dacă a fost setată o Fereastră de feedback - în această perioadă de timp, beneficiarul serviciului poate răspunde, iar Tichetul poate fi redeschis, fie manual, fie automat, la primirea unui nou e-mail sau a unui feedback în perioada de timp indicată.După ce fereastra de feedback s-a încheiat fără niciun alt răspuns, Tichetul va trece la starea "Închis". Orice e-mail primit ulterior va lansa un nou element de lucru.

After the feedback window has completed without any further response, the Ticket will move to a state of fully 'Closed'. Any subsequent mails received will launch a brand new work item.

Starea tichetelor Vechi vs Nou

Salvarea vizualizărilor dvs.

Vă puteți salva vizualizările preferate făcând clic pe „Salvare”, apoi pe „Salvare ca setări noi”.

Puteți accesa setările salvate făcând clic pe link-ul Setări salvate. Aici puteți, de asemenea, să ștergeți și să redenumiți Vizualizările salvate. Puteți utiliza funcția de căutare în text liber pentru a căuta opiniile dumneavoastră. Nu există o limită a numărului de Vizualizări pe care le puteți salva. Puteți copia numele căutării salvate făcând clic pe butonul de copiere din fila respectivă:

Copiere/lipire în Excel

Puteți copia și lipi informațiile din grila Vizualizări într-o foaie de calcul Excel selectând informațiile pe care doriți să le copiați și utilizând Ctrl C și Ctrl V. Informațiile care sunt copiate și lipite includ toate filtrele aplicate. De asemenea, titlurile coloanelor vor fi copiate și lipite automat.

Puteți, de asemenea, să copiați și să lipiți toate informațiile din grila Vizualizări folosind Ctrl-A.

Icoana Informații noi

Pictograma Informații va fi evidențiată atunci când sosesc informații noi pentru pentru articolul de lucru care nu a fost încă citit. Dând click pe el, veți vedea când au fost primite noile informații.

Puteți alege să marcați informațiile ca fiind citite, ceea ce va readuce pictograma Informații la normal. De asemenea, puteți marca informațiile ca necitite făcând clic pe opțiunea "Mark as New" (Marcați ca nou).

Buton de copiere

Puteți copia numele Utilizatorului făcând clic pe butonul de copiere din fila respectivă:

Puteți copia numele căutării salvate făcând clic pe butonul de copiere din fila respectivă:

Puteți, de asemenea, să copiați referința și numărul elementului de lucru făcând clic pe pictograma de copiere din fila respectivă:

Acțiunile de tip evaluare de coleg implică două părți: prima parte este "realizarea" Acțiunii de către un utilizator, iar cea de-a doua parte constă în verificarea dacă Acțiunea a fost finalizată corect - această verificare este efectuată de un alt utilizator.

Acțiunea va apărea mai întâi în starea „De făcut”. Linia de timp va arăta că Acțiunea nu se află în stadiul de evaluare de coleg:

După ce Acțiunea a fost finalizată și marcată ca fiind „Rezolvată” de către utilizatorul care a efectuat Acțiunea, aceasta este atribuită unui alt utilizator pentru a fi revizuită și este readusă în starea de „De făcut”. Aceasta va fi acum afișată ca fiind „În curs de evaluare de coleg” pe linia de timp:

Utilizatorul care revizuiește poate decide apoi dacă utilizatorul inițial a efectuat corect activitatea, selectând „Da” sau „Nu” din lista de verificare derulantă. De asemenea, poate adăuga o notă.

Atunci când efectuează o revizuire de coleg a unui element de lucru, utilizatorii pot edita datele din cadrul Acțiunii. Acest lucru permite revizorului să efectueze unele modificări ale datelor ca parte a activității de evaluare.

Persoana care a efectuat evaluarea poate apoi să marcheze acțiunea ca fiind „Rezolvată” și să decidă dacă Acțiunea a trecut de evaluarea de coleg, dacă a eșuat sau dacă persoana care a efectuat evaluarea nu a putut să o evalueze:

Trece - Selectarea „Trece” va închide Acțiunea. Puteți adăuga un comentariu, dar acesta nu este obligatoriu.

Eșec - Dacă selectați „Eșec”, este obligatoriu să introduceți un comentariu. Atunci când faceți clic pe Rezolvare, Acțiunea se va întoarce la primul utilizator în starea De făcut, cu comentariul inclus. Atunci când primul utilizator rezolvă Acțiunea, aceasta se va întoarce la evaluatorul coleg în starea „De făcut”.

Imposibil de finalizat - Selectarea „Imposibil de finalizat” va închide Acțiunea.

v2020.1 Ghidul Work Manager

Fila Comunicări

Filtrarea filei Comunicații

Dacă faceți clic pe pictograma de filtrare, se va afișa o fereastră pop-up de filtrare în care puteți selecta sau de-selecta diferitele tipuri de comunicare pe care doriți să le vizualizați pe cronologie. Puteți filtra fila Comunicații în funcție de următoarele comunicații:

• E-mailuri​

  • Anulate - aceasta va afișa e-mailurile care au fost anulate, când au fost anulate și de către cine au fost anulate

  ​​

  • Eșecuri - aici se afișează mesajele de e-mail care nu au fost trimise și motivul pentru care nu au fost trimise. Rețineți că puteți încerca să retrimiteți e-mailurile nereușite din secțiunea Cronologie, făcând clic pe opțiunea "Reîncercare".​

  • Primite - aici se vor afișa e-mailurile primite de la o terță parte, când au sosit și de către cine au fost trimise

  • Trimise - aici se arată e-mailurile trimise către o terță parte, când au fost trimise și cine le-a trimis.

  • Programate - aici se vor afișa e-mailurile care sunt programate pentru a fi trimise la o dată ulterioară, când sunt programate e-mailurile pentru a fi trimise și cine a stabilit programarea. Aveți, de asemenea, opțiunea de a trimite e-mailul acum sau de a anula e-mailul din Cronologie. În plus, atunci când este setat un moment de Anulare a trimiterii, opțiunea de a trimite e-mailurile imediat sau de a anula trimiterea e-mailului va apărea în cronologie în timpul perioadei de anulare a trimiterii (consultați aici pentru mai multe informații despre opțiunea de anulare a trimiterii) atunci când mesajele de e-mail programate sunt setate să apară în Cronologie.

  ​​

• Jurnal de activitate

  • Apeluri telefonice primite și efectuate

  • Scrisori primite și trimise

• Note ​

• Self Service - comunicări introduse de utilizatorii Self Service

• (Dacă elementul de lucru este un Tichet) Descriere inițială a Tichetului

• Includere elementele de lucru aferente - când opțiunea este activă, cronologia va afișa informații nu doar din acest element de lucru, ci pentru toate elementele de lucru aferente.

  • Atunci când un element de lucru asociat apare pe cronologie, referința acestuia va fi afișată în cronologie.

    ​​

  • Această setare este activată în mod implicit pentru Cazuri, astfel încât, atunci când vizualizați un Caz, veți putea vedea și comunicările pentru toate Acțiunile corespunzătoare acestuia.

  • Această opțiune este dezactivată în mod implicit pentru Tichete și Acțiuni, astfel încât acestea vor afișa în mod implicit doar comunicările din acest element de lucru.

• Vizualizare elemente generate de sistem - când este activată, vor fi afișate intrările din cronologie generate de sistem, cum ar fi e-mail-urile de confirmare a transmiterii trimise de Enate. Această opțiune este dezactivată în mod implicit.

Dacă se aplică un filtru, lângă pictograma de filtru va apărea un număr care vă va indica câte tipuri de comunicări puteți vedea din numărul total de tipuri de comunicări disponibile.​

Fila Cronologie

Fila Cronologie arată întregul istoric al activității care a avut loc pentru un element de lucru (și elementele aferente), inclusiv comunicări, modificări de stare, cu cele mai recente actualizări afișate în partea de sus a cronologiei.

Filtrarea filei Cronologie

Dacă faceți clic pe pictograma de filtrare, se va afișa o fereastră pop-up de filtrare în care puteți selecta sau de-selecta diferitele tipuri de elemente pe care doriți să le vizualizați pe cronologie. Pe lângă comunicările precum e-mailurile și apelurile telefonice, puteți filtra fila cronologie în funcție de următoarele informații:

• Alocări

  • Realocări - realocări între utilizatori

• Calitate

  • Data de scadență lipsă - Data de scadență pentru elementul de lucru lipsește

• Modificări de stare

  • când a fost schimbată starea elementului de lucru (de exemplu, de la În curs la Rezolvat), de către cine a fost schimbată și motivul pentru care a fost schimbată.

• Dacă starea s-a schimbat în Așteptare, linia de timp va afișa, de asemenea, tipul Așteptare:

• Dacă starea s-a schimbat în Rezolvat, Linia de timp va afișa, de asemenea, Metoda de rezolvare

• atunci când o Acțiune de evaluare coleg se află în etapa de evaluare coleg:

• Dacă un Caz are o problemă:

• Includere elementele de lucru aferente - când opțiunea este activă, cronologia va afișa informații nu doar din acest element de lucru, ci pentru toate elementele de lucru aferente.

  • Atunci când un element de lucru asociat apare pe cronologie, referința acestuia va fi afișată în cronologie.

  • Această setare este activată în mod implicit pentru Cazuri, astfel încât, atunci când vizualizați un Caz, veți putea vedea și informațiile despre toate Acțiunile corespunzătoare acestuia.

  • Această opțiune este dezactivată în mod implicit pentru Tichete și Acțiuni, astfel încât acestea vor afișa în mod implicit doar informațiile din acest element de lucru.

  • O singură excepție este atunci când uniți un Tichet, toate Tichetele închise din cauza unirii vor afișa în mod implicit informațiile din Tichetul aferent.

• Vizualizare elemente generate de sistem - când este activată, vor fi afișate intrările din cronologie generate de sistem, cum ar fi e-mail-urile de confirmare a transmiterii trimise de Enate. Această opțiune este dezactivată în mod implicit.

Dacă se aplică un filtru, lângă pictograma de filtru va apărea un număr care vă va indica câte tipuri de informații puteți vedea din numărul total de tipuri de informații disponibile.

Odată ce un subcaz a fost lansat (fie manual, fie prin intermediul unei acțiuni "Start Case"), o acțiune "Wait for Sub-Cases to complete" (Așteptarea finalizării subcazurilor) va trece la o stare de "Waiting" (Așteptare) pentru ca toate subcazurile care se desfășoară în prezent în cadrul unui caz să fie finalizate înainte de a permite finalizarea cazului.

Odată ce subcazul este finalizat, acțiunea "Wait for Sub Case to Complete" (Așteptați finalizarea subcazului) se va închide automat.

În cazul în care un subcaz nu a fost postat, dar a fost postată o acțiune "Așteptarea finalizării subcazurilor", acțiunea "Așteptarea finalizării subcazurilor" va intra în starea "De făcut" și va fi alocată unei cozi de așteptare.

În cazul în care acțiunea nu se află în starea "Waiting for Sub Case to complete" (Așteptând finalizarea subcazului), iar subcazului pe care îl așteaptă a fost finalizat, va apărea un mesaj precum "The Sub Case is completed on the Fact Sheet" (subcazul este finalizat în fișa de date).

Dacă subcazul nu este încă lansat și încercați să setați acțiunea la "În așteptarea finalizării subcazului", acțiunea se va închide deoarece nu a fost lansat niciun subcaz.

Dacă încercați să rezolvați manual o acțiune "În așteptarea finalizării unui subcaz", sistemul vă va informa că cazul principal nu va mai aștepta finalizarea subcazului înainte de a se finaliza singur.