Links

Komunikacja między zespołami wewnętrznymi

Przegląd funkcji

Dzięki poprawkom wprowadzonym w wersji 2022.6 współpraca między wieloma zespołami jest jeszcze łatwiejsza, a system czuwa nad tym, żeby wszystkie informacje były zsynchronizowane i na bieżąco przekazywane użytkownikom.
Podczas wysyłania wiadomości e-mail dotyczącej określonego elementu pracy trzeba czasem uwzględnić zespoły z innych działów firmy, a nie zawsze wiadomo (zwłaszcza w dużych organizacjach), czy ich członkowie również korzystają z Enate. W takiej sytuacji mogą pojawić się wątpliwości, jakie kroki należy podjąć.
Od teraz użytkownicy Enate nie muszą się już tym przejmować – system zajmie się wszystkim za nich. Wystarczy napisać wiadomość, a system będzie wiedział, co robić dalej – jeśli e-mail dotyczy osób z wewnętrznego zespołu, które używają Enate, wówczas program podpowie, którym z ich zapytań lub spraw warto udostępnić tę wiadomość, lub też szybko utworzy nowy element pracy, jeśli zajdzie taka potrzeba.
W ten sposób cała dalsza komunikacja między zespołami wewnętrznymi a stronami trzecimi będzie ściśle zsynchronizowana. Z kolei, jeśli adresatem jest ktoś, kto nie używa Enate, system po prostu wyśle wiadomość e-mail.

Przykładowe scenariusze

Wyobraźmy sobie następującą sytuację:
  • Jane, agentka należąca do zespołu A w Wielkiej Brytanii;
  • Karina, agentka z zespołu B w Polsce;
  • zewnętrzna strona trzecia wysyła wiadomość początkowo dotyczącą Wielkiej Brytanii, która trafia do zespołu A.
Jane z zespołu A pisze odpowiedź zewnętrznemu wnioskodawcy, ale widzi, że zapytanie częściowo dotyczy też zespołu B w Polsce. Jane nie musi wiedzieć, czy zespół B korzysta z Enate – po prostu dodaje ich adres e-mail do odbiorców wysyłanego e-maila.
Enate wie, że adres e-mail polskiego zespołu jest połączony ze skrzynką pocztową Enate, dlatego utworzy dla niego zapytanie lub sprawę. W momencie wysyłania wiadomości system powiadomi o tym Jane za pomocą wyskakującego okienka, prosząc jednocześnie o podanie informacji potrzebnych do utworzenia połączonego elementu pracy dla drugiego zespołu.
Po dodaniu wymaganych danych agentka potwierdza wysłanie wiadomości. Odpowiedź zostaje przesłana do zewnętrznych odbiorców, a zespół B w Polsce widzi wiadomość w odpowiednim POŁĄCZONYM zapytaniu lub sprawie. Oba zespoły wiedzą o swoich połączonych elementach i na bieżąco śledzą postępy prac.

Zespoły pracujące w granicach uprawnień

Jeśli czynności wykonywane przez zespół B nie mieszczą się w zakresie uprawnień zespołu A, członkowie tego drugiego zobaczą przynajmniej na ekranie połączonych elementów pracy najważniejsze informacje zawarte w nagłówku wiadomości.

Synchronizacja kolejnych wiadomości e-mail

Co ważniejsze, cała dalsza komunikacja będzie ściśle zsynchronizowana.
Zewnętrzny odbiorca zobaczy w otrzymanej wiadomości adresy obu zespołów, a jeśli wyśle odpowiedź, OBA te zespoły zostaną o niej równocześnie poinformowane. W ten sposób wszyscy są na bieżąco.
W najczęściej spotykanej sytuacji w wyskakującym okienku pojawi się informacja o jednym, już połączonym elemencie pracy (zapytaniu lub sprawie), nad którym pracuje zespół B, wraz z pytaniem o to, czy wysyłana wiadomość e-mail ma zostać mu udostępniona.

A jeśli inne zespoły nie używają jeszcze Enate?

Jeśli do wychodzącej wiadomości dodano wewnętrzne adresy prowadzące do działów firmy, które jeszcze nie używają Enate, to żaden problem – wiadomość ta zostanie po prostu wysłana jako e-mail w ramach normalnej komunikacji z tym zespołem.

Wymagania: Włączona usługa Adresowanie Plus na firmowym serwerze pocztowym

WAŻNE: aby skorzystać z opisanych powyżej funkcji, administrator poczty musi włączyć usługę Adresowanie Plus w ustawieniach serwera poczty – pomaga to przekierowywać wszystkie wiadomości do właściwych elementów pracy.
Następnie będzie już można dodać tę funkcję do Enate, uruchamiając ją w sekcji ustawień systemowych w Builderze. W tym celu należy przejść do Buildera > Ustawienia systemowe > Ustawienia ogólne i przełączyć odpowiednią opcję w sekcji „Adresowanie Plus dla elementów pracy”.
Adresowanie Plus polega na dodawaniu odpowiednich informacji do adresów e-mail. W tym przypadku w Enate będą to numery referencyjne właściwych elementów pracy. Struktura takiego adresu wygląda następująco: [adresat wiadomości e-mail][+numer referencyjny Enate][@domena poczty e-mail]. Przykłady:
System będzie wówczas wiedział, by udostępnić danemu elementowi pracy każdą wiadomość e-mail z odpowiadającym mu numerem referencyjnym zapytania, sprawy lub czynności zawartym w adresie. Dzięki temu wszystkie zainteresowane strony będą na bieżąco z całą komunikacją.
Więcej informacji na temat usługi Adresowanie Plus i jej włączania znaleźć można w tym artykule: