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Schnellsuche
Sie können die Schnellsuche verwenden, um nach Personen, Arbeitsaufträgen und Mitteilungen zu suchen.
Standardmäßig sucht die Schnellsuche nach allen drei Kategorien: Personen, Arbeitsaufgaben und Kommunikationen. Sie können sich allerdings auf die Suche nach nur einer dieser Kategorien konzentrieren, indem Sie aus der linken Dropdown-Liste oben von der Schnellsuche wählen:
Sie können nach Arbeitsaufträgen (z. B. Tickets, Fällen und Aktionen) suchen, indem Sie Schlüsselwörter, die sich darauf beziehen, in der Schnellsuche eingeben.
Sollten Sie viele Treffer erhalten, können Sie Ihre Suche weiter eingrenzen, indem Sie die Ergebnisse nach Tickets, Fällen oder Aktionen filtern.
Arbeitsauftragssuchergebnisse zeigen die Referenznummer, den Titel, den Prozessnamen, den Status des Arbeitsauftrags, das Abgabedatum (mit roter/gelber/grüner Farbkodierung) und den Namen der Person an, der der Auftrag gerade zugeteilt ist.
Zudem können Sie die Suche nach Startdatum filtern, indem Sie den angezeigten Regler verwenden, der von heute bis ins letzte Jahr reicht und auch genaue Daten anzeigen kann.
Wenn Sie in der Schnellsuche mit der Maus über einem Arbeitsauftrag schweben, wird Ihnen das Symbol für „Auftrag annehmen“ angezeigt. Sie können sich den Arbeitsauftrag direkt zuweisen, indem Sie auf dieses Symbol klicken.
Mit einem Klick auf den Arbeitsauftrag öffnen Sie ihn in einer neuen Registerkarte.
Mitarbeiter können über Vornamen, Nachnamen, Firma und E-Mail-Adresse gesucht werden.
Zusätzlich können dem System weitere personenbezogene Eigenschaften hinzugefügt werden, und alle Text-/Abfrage-Eigenschaften können in der Schnellsuche gefunden werden. Zum Beispiel könnten Sie Dritte mit den Attributen 'Ländername' usw. haben, der in der Schnellsuche gefunden werden kann.
Die Kriterien, nach denen gesucht werden kann, z.B. 'Mitarbeiternummer', werden angezeigt, wenn die Datensätze in den Schnellsuche-Ergebnissen in der Zeile unter dem Kontaktnamen zurückgegeben werden.
Wenn Sie auf eine Person klicken, öffnet sich die Seite ‘‘Kontaktaktivitäten’’, auf der Sie die aktuelle und historische Aktivität - Arbeitsaufträge dieser Person - sowie alle ihre Mitteilungen einsehen und sie für neue Arbeitsaufträge einteilen können.
Wenn Sie viele Ergebnisse haben, dann können Sie diese filtern, indem Sie auf 'Kontakt' oder 'Kollegen' klicken. Wenn Sie auf Kontakt klicken, zeigt das System nur Kontakte mit Suchkriterien an.
Achtung: Sie können ausschließlich E-Mail-Adressen und die entsprechenden Kontakte der Firmen sehen, auf die Sie Zugriff haben. Diese Einstellungen werden im Builder konfiguriert; hier für weitere Informationen klicken.
Wenn Sie nach einem neuen Kontakt suchen, der derzeit nicht im System vorhanden ist, können Sie einen neuen Kontakt in der Schnellsuche selbst anlegen. Navigieren Sie zur Personensuche in der Schnellsuche und klicken Sie auf 'Kontakt hinzufügen'
Wenn Sie auf 'Kontakt hinzufügen' klicken, entschlüsselt das System den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse und stellt sie automatisch ein. Sobald Sie alle Informationen ausgefüllt und auf Kontakt erstellen geklickt haben, wird es zur 'Kontakt-Aktivitäten-Seite' des Benutzers navigieren.
Anmerkung: Die Kontakt-E-Mail-Adresse muss im System eindeutig sein.
Sie können Ihre Kommunikationen (z. B. E-Mails, Notizen und Selbst-Service-Kommunikation) durchsuchen, indem Sie nach Schlüsselwörtern aus dem E-Mail-Betreff, dem Haupttext oder den Kontaktinformationen (Empfänger, Absender, CC, BC) oder nach Wörtern, die direkt in den Notizen oder der Selbst-Service-Kommunikation vorkommen, suchen.
Sie können Ihre Suche noch weiter filtern, indem Sie durch Klicken auf das jeweilige Symbol die Art der Kommunikation auswählen, z. B. eingehende E-Mail, gesendete E-Mail, Notiz, Selbst-Service-Kommentar.
Zudem können Sie mit dem Regler das Eingangs-/Ausgangsdatum einstellen (von heute bis ins letzte Jahr oder mit einem genauen Datum).
Die Suchergebnisse werden nach ihrem Eingangs-/Ausgangsdatum sortiert angezeigt. Das aktuellste wird ganz oben gelistet.
E-Mail-Suchergebnisse enthalten Details wie etwa Angaben zum Absender/Empfänger (abhängig davon, ob die E-Mail empfangen oder abgeschickt wurde), ein Symbol, das verrät, ob die E-Mail geschickt oder empfangen wurde (grün, wenn Sie oder jemand in Ihrem Team die E-Mail geschickt haben; blau, wenn die E-Mail empfangen wurde), den E-Mail-Betreff und die ersten paar Zeilen der Nachricht, sowie die Uhrzeit, zu der die E-Mail abgeschickt/empfangen wurde.
Notiz-Suchergebnisse enthalten den Namen des Autors oder der Autorin, die ersten paar Zeilen der Notiz und das jeweilige Erstellungsdatum.
Wenn Sie auf die Kommunikation klicken, können Sie den Arbeitsauftrag, mit dem sie verlinkt ist, in einer neuen Registerkarte öffnen.
Sie können die Schnellsuche verwenden, um nach einzelnen Dateien oder nach einem Arbeitsauftrag zu suchen, indem Sie nach einer Datei suchen. Bei der Suche nach Dateien in der Schnellsuche suchen Sie nach Dateien, die direkt mit dem Arbeitsauftrag verknüpft sind, sowie nach Dateien, die an die Kommunikation für den Arbeitsauftrag angehängt wurden.
Die Suchergebnisse enthalten Details wie den Dateityp (d.h. ob die Datei an einen Arbeitsauftrag oder an eine Kommunikation angehängt wurde), wann der Arbeitsauftrag zuletzt aktualisiert wurde, wenn die Datei an einen Arbeitsauftrag angehängt ist, oder wann die E-Mail gesendet/empfangen wurde, wenn die Datei eine Kommunikationsanlage ist, die Referenznummer und den Titel des Arbeitsauftrags, an den die Datei angehängt ist, und den Betreff der Kommunikation, wenn die Datei eine Kommunikationsanlage ist. Die Suchergebnisse werden nach dem Datum sortiert, an dem die Datei zuletzt aktualisiert wurde, oder nach dem Datum, an dem die E-Mail gesendet/empfangen wurde, wenn es sich bei der Datei um einen Kommunikationsanhang handelt, wobei das neueste Ergebnis ganz oben steht. Wenn Sie auf die Datei klicken, werden Sie eine Kopie herunterladen.
Anmerkung: Sie können nur die Dateien und Arbeitsaufträge sehen, auf die Sie aufgrund Ihrer Berechtigungen Zugriff haben. Diese Einstellungen werden in Builder konfiguriert, klicken Sie hierfür weitere Informationen. Sie können auch nicht nach Dateien oder Kommunikationsanhängen suchen, die gelöscht wurden.
Um Leistungsprobleme zu verringern, findet die Schnellsuche außerdem keine Suchergebnisse für:
- Kommunikationsanhänge, die mit 'Mime-Attachment' beginnen
- Kommunikationsanhänge, die mit 'MIME-Attachment' beginnen
Sie können immer noch nach dem Text "Mime Attachment" suchen, aber die einzigen Ergebnisse werden aus Arbeitsauftrags-Dateien stammen. Sie können immer noch nach 'mim' suchen, was andere Ergebnisse liefern kann.
Beachten Sie auch, dass das System bei der Suche nach Dateien eine "Start mit"-Logik verwendet, bei der es einen Platzhalter an das ENDE von Suchtexten anhängt. Das heißt, wenn Sie nach einer Datei mit dem Namen „Rechnungsbearbeitung.docx" suchen, wird die Datei bei der Suche nach „Bearbeitung“ nicht gefunden, bei der Suche nach „Rechnung" aber schon.