Schnellsuche
Sie können die Schnellsuche verwenden, um nach Personen, Arbeitsaufträgen und Mitteilungen zu suchen.
Standardmäßig sucht die Schnellsuche nach allen drei Kategorien: Personen, Arbeitsaufgaben und Kommunikationen. Sie können sich allerdings auf die Suche nach nur einer dieser Kategorien konzentrieren, indem Sie aus der linken Dropdown-Liste oben von der Schnellsuche wählen:
Arbeitsaufträge durchsuchen
Suche nach Arbeitsauftrag-Referenz, Titel, Prozessname
Die Suchergebnisse der Arbeitsauftrag-Suche zeigen Referenz, Titel, Prozessname, den aktuellen Status (mit roter/gelber/grüner Farbcodierung) sowie den Namen der Person, der der Auftrag derzeit zugeordnet ist.
Wenn Sie auf ein Ticket / einen Fall klicken, wird dieser Arbeitsauftrag in einem neuen Fenster geöffnet.
Zusätzliche Filter: Zusätzlich können Sie die Suche mit Hilfe des Schiebereglers nach dem Startdatum filtern (von ‘Heute‘ bis hin zu ‚Letztes Jahr‘ sowie nach bestimmten Daten) und durch Klicken auf die oberen Symbole nach dem Arbeitsauftrags-Typ, d. h. Vorgang, Ticket und Aktion, filtern.
Weitere Ergebnisse anzeigen: Standardmäßig zeigt das System die 20 besten Ergebnisse an. Weitere Ergebnisse sehen Sie, wenn Sie auf den Link 'Mehr anzeigen' am Fuß der Ergebnisse klicken.
'Schnelles Zuweisen': Wenn Sie in der Schnellsuche mit der Maus über eine Arbeitsauftrags-Zeile fahren, wird ein 'Zuweisungs‘-Symbol angezeigt. Ordnen Sie sich diesen Arbeitsauftrag sofort zu, indem Sie auf dieses Symbol klicken.
Personen suchen
Mitarbeiter können über Vornamen, Nachnamen, Firma und E-Mail-Adresse gesucht werden.
Zusätzlich können dem System weitere personenbezogene Eigenschaften hinzugefügt werden, und alle Text-/Abfrage-Eigenschaften können in der Schnellsuche gefunden werden. Zum Beispiel könnten Sie Dritte mit den Attributen 'Ländername' usw. haben, der in der Schnellsuche gefunden werden kann.
Die Kriterien, nach denen gesucht werden kann, z.B. 'Mitarbeiternummer', werden angezeigt, wenn die Datensätze in den Schnellsuche-Ergebnissen in der Zeile unter dem Kontaktnamen zurückgegeben werden.
Wenn Sie auf eine Person klicken, öffnet sich die Seite ‘‘Kontaktaktivitäten’’, auf der Sie die aktuelle und historische Aktivität - Arbeitsaufträge dieser Person - sowie alle ihre Mitteilungen einsehen und sie für neue Arbeitsaufträge einteilen können.
Wenn Sie viele Ergebnisse haben, dann können Sie diese filtern, indem Sie auf 'Kontakt' oder 'Kollegen' klicken. Wenn Sie auf Kontakt klicken, zeigt das System nur Kontakte mit Suchkriterien an.
Achtung: Sie können ausschließlich E-Mail-Adressen und die entsprechenden Kontakte der Firmen sehen, auf die Sie Zugriff haben. Diese Einstellungen werden im Builder konfiguriert; hier für weitere Informationen klicken.
Erstellen eines neuen Kontaktdatensatzes in der Schnellsuche
Wenn Sie nach einem neuen Kontakt suchen, der derzeit nicht im System vorhanden ist, können Sie einen neuen Kontakt in der Schnellsuche selbst anlegen. Navigieren Sie zur Personensuche in der Schnellsuche und klicken Sie auf 'Kontakt hinzufügen'
Wenn Sie auf 'Kontakt hinzufügen' klicken, entschlüsselt das System den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse und stellt sie automatisch ein. Sobald Sie alle Informationen ausgefüllt und auf Kontakt erstellen geklickt haben, wird es zur 'Kontakt-Aktivitäten-Seite' des Benutzers navigieren.
Anmerkung: Die Kontakt-E-Mail-Adresse muss im System eindeutig sein.
Suche nach Kommunikationen
Suche nach E-Mail-Betreff, Textkörper und Kontaktdaten (An, Von, Cc, BCC). Die E-Mail-Ergebnisse zeigen die Empfänger/Sender-Adresse (je nachdem, ob es sich um eine eingehende oder ausgehende E-Mail handelt), den Titel und die ersten paar Zeilen des E-Mail-Textes an. Zusätzlich noch die Zeit der gesendeten/empfangenen E-Mails.
Wenn Sie auf E-Mail klicken, wird der mit dieser E-Mail verknüpfte Arbeitsauftrag in einem neuen Fenster geöffnet.
Sie können zudem nach Kommunikationsart filtern, d.h. eingehende E-Mail, ausgehende E-Mail, Notiz, Selbst-Service-Kommentar, indem Sie auf die oberen Symbole klicken. Sie können den Schieberegler auch verwenden, um nach Empfangs-/Sendedatum zu filtern (von ‚Heute‘ bis zu ‚Letztes Jahr‘, plus bestimmte Daten).
Such-Dateien
Sie können die Schnellsuche verwenden, um nach einzelnen Dateien oder nach einem Arbeitsauftrag zu suchen, indem Sie nach einer Datei suchen. Bei der Suche nach Dateien in der Schnellsuche suchen Sie nach Dateien, die direkt mit dem Arbeitsauftrag verknüpft sind, sowie nach Dateien, die an die Kommunikation für den Arbeitsauftrag angehängt wurden.
Die Suchergebnisse enthalten Details wie den Dateityp (d.h. ob die Datei an einen Arbeitsauftrag oder an eine Kommunikation angehängt wurde), wann der Arbeitsauftrag zuletzt aktualisiert wurde, wenn die Datei an einen Arbeitsauftrag angehängt ist, oder wann die E-Mail gesendet/empfangen wurde, wenn die Datei eine Kommunikationsanlage ist, die Referenznummer und den Titel des Arbeitsauftrags, an den die Datei angehängt ist, und den Betreff der Kommunikation, wenn die Datei eine Kommunikationsanlage ist. Die Suchergebnisse werden nach dem Datum sortiert, an dem die Datei zuletzt aktualisiert wurde, oder nach dem Datum, an dem die E-Mail gesendet/empfangen wurde, wenn es sich bei der Datei um einen Kommunikationsanhang handelt, wobei das neueste Ergebnis ganz oben steht. Wenn Sie auf die Datei klicken, werden Sie eine Kopie herunterladen.
Anmerkung: Sie können nur die Dateien und Arbeitsaufträge sehen, auf die Sie aufgrund Ihrer Berechtigungen Zugriff haben. Diese Einstellungen werden in Builder konfiguriert, klicken Sie hierfür weitere Informationen. Sie können auch nicht nach Dateien oder Kommunikationsanhängen suchen, die gelöscht wurden.
Um Leistungsprobleme zu verringern, findet die Schnellsuche außerdem keine Suchergebnisse für:
- Kommunikationsanhänge, die mit 'Mime-Attachment' beginnen
- Kommunikationsanhänge, die mit 'MIME-Attachment' beginnen
Sie können immer noch nach dem Text "Mime Attachment" suchen, aber die einzigen Ergebnisse werden aus Arbeitsauftrags-Dateien stammen. Sie können immer noch nach 'mim' suchen, was andere Ergebnisse liefern kann.
Beachten Sie auch, dass das System bei der Suche nach Dateien eine "Start mit"-Logik verwendet, bei der es einen Platzhalter an das ENDE von Suchtexten anhängt. Das heißt, wenn Sie nach einer Datei mit dem Namen „Rechnungsbearbeitung.docx" suchen, wird die Datei bei der Suche nach „Bearbeitung“ nicht gefunden, bei der Suche nach „Rechnung" aber schon.