Улучшенное форматирование емейлов

Мы добавили новые опции для форматирования емейлов в экран редактора емейлов, чтобы пользователи могли добавлять расширенный контент, когда они создают емейлы. Этот новый функционал включает:

• опция полного экрана

• возможность закрепить форматирование тела письма на панель инструментов

• возможность добавления горизонтальной линии

• опция настройки высоты строки

• опции строкового текста – возможность увеличить или уменьшить отступы в тексте

• вставить зачеркивание (также доступно подчеркивание текста и Ctrl + S)

• опция добавления специальных знаков

Весь этот новый функционал доступен в редакторе емейлов в Менеджере работ и в Конструкторе, и также доступны в авторском редакторе емейлов в Менеджере работ.

Сохранена настройка шрифтов

Когда Вы составляете емейл (как шаблоны в Конструкторе или как любую форму емейла (новый/ответить/переслать) в задаче в Менеджере работ), Ваши настройки шрифтов (например, стили и размер шрифтов) будут сохранять последние использованные тип и размер шрифта в качестве шрифта для написания контента, так что Вам не нужно заново их настраивать.

Эти значения будут сохранены в профиле пользователя, поэтому они сохранятся при использовании как Конструктора, так и Менеджера работ.

Это имеет отношение только к шрифтам наверху составляемого емейла – если пользователь нажмет на любой существующий контент далее в емейле, то будет использоваться стиль и размер шрифтов, который уже используется. Ознакомьтесь с заметкой для более детальной информации. Как часть этого изменения, непоследовательность в «новых пустых строчках» была решена – когда создается новый емейл, 2 пустые строчки всегда будут вставлены вверху емейла.

Обратите внимание, что шрифт для шаблонных текстов и шаблонов будет использоваться в соответствии с настройками шрифтов, которые были использованы при их создании.

Стиль и размер шрифтов емейла, которые будут использованы при создании пользователем емейла будут зависить от того, нажмет ли он на уже существующий контент или нет. Логика для того, какой из шрифтов будет применяться, следующая, и на нее влияет автоматическая вставка двух пустых строчек в начале каждого нового письма:

• 1я автоматически вставляемая строчка: используется настройка шрифтов из последних сохраненных пользователем емейлов.

• 2я автоматически вставляемая строчка: она всегда будет настроена на Arial – 10.

Последующий контент емейла после этого может придти из: предыдущих емейлов в основной цепи

• контент из шаблонов емейлов

• авторскиие настройки стиля и размера шрифтов для контента емейла в этой секции, которые придут из уже существующего контента, в зависимости от того, куда нажмет пользователь.

Превышение лимита емейла

Мы также упростили для пользователя оповещения, когда они пытаются отправить емейл, который превышает максимальный размер емейла, в таком случае они получат предупреждающее сообщение, которое скажет им, что их емейл превышает максимально допустимый размер.

Также, пользователи не смогут запланировать отправку емейла или сохранить емейл как черновик, если он превышает максимальный допустимый размер.

Обратите внимание, что валидация размера емейла осуществляется как часть процесса сохранения емейла, а не во время отправки. Поэтому если емейл размером 25MB был запланирован к отправке и впоследствии максимальный размер емейла сокращен в Конструкторе до 10MB, то запланированный емейл будет по-прежнему отправлен, так как он уже прошел проверку на размер, когда он был запланирован к отправке.

Вы можете настроить максимальный допустимый размер для емейлов в системных настройках в Конструкторе, используя функционал «Максимальный размер емейла». Рекомендовано выставить лимит на 30% больше, чем как Вы хотите, чтобы использовали конечные пользователи, чтобы заложить дополнительный буфер для зашифровки и т.д. Например, если Вы хотите максимальный размер установить на 100MB, то тогда мы рекомендуем поставить значение настройки лимита на 130MB. Обратите внимание, что после апгрейда максимальный размер емейла будет установлен на «Безлимитный». К тому же, лимит по размеру не будет применяться к емейлам, сгенерированным системой, например, на емейлы-оповещения.

Опция загрузки емейлов как .eml файлов

Для всех типов емейлов (входящих / исходящих / не отправленных / запланированных к отправке) у Вас есть опция загрузить лежащий в основе емейла .eml файл. Эта опция доступна из разных мест в системе, где Вы можете увидеть емейлы. Например, в секциях Сообщения / временной шкале задачи, просмотрах Входящей почты и Отправленных сообщений.

Пожалуйста, обратите внимание: Если емейл, который Вы пытаетесь загрузить, содержит во вложении файл, который был специально удален пользователем (например, из соображений безопасности важных данных), то опция загрузки .eml файла будет не доступна – система покажет сообщение, объясняющее причину, почему эта опция отключена, когда Вы нажмете на иконку загрузки.

Новый релиз сфокусирован на расширении возможностей Ваших емейлов – Вы получаете много нового функционала для поддержки стиля работы «Емейлы в первую очередь». У Вас теперь есть отдельные секции для просмотра: Входящая почта, Отправленные сообщения и Исходящая почта – чтобы Вы были в курсе, какие именно сообщения приходят и отправляются, чтобы Вы могли реагировать на них моментально.

В дополнение к этому, версия v2022.4 привнесла много нового функционала, чтобы помочь соединить рабочие задачи вместе – улучшив визуальную доступность рабочих задач внутри Родственной группы (например, Случаи и их Действия), и сделав связывание разных Заявок и Случаев вместе проще. Ознакомьтесь с основными изменениями в этом обзоре:

Новый функционал емейлов

В последнем релизе было представлено много нового функционала, связанного с емейлами, плюс улучшения существующих возможностей для емейлов – для поддержки емейл-центричного подхода к работе и управлению Вашими активностями...

• – Теперь у Вас есть новые виды просмотров емейлов, чтобы Вы были в курсе прибывающей и исходящей коммуникации для Вашего бизнеса:

  • Специальный показывает все входящие емейлы по Вашим рабочим задачам и работе в Ваших Очередях.

  • показывает все исходящие сообщения для Ваших рабочих задач и рабочих задач команды (или отправленные Вами или Вашей командой) за последние 90 дней... и больше если Вы захотите.

• – Вы можете сохранять черновики емейлов без отправки, чтобы потом Вы могли к ним вернуться, дополнить и отправить.

• – Вам теперь доступен расширенный функционал для создания контента Ваших емейлов.

• – Мы добавили опцию отправки автоматического подтверждения для Случаев. Обратите внимание, что эта опция и опция для существующих Заявок сейчас по умолчанию отключена, поэтому включите ее, если Вы хотите отправку автоматических емейлов для рабочей задачи.

​

Больше поддержки для связанных рабочих задач

Мы также добавили некоторые улучшения для работы со связанными рабочими задачами, неважно, являются ли они тесно связанной родственной группой задач или просто связанной между собой работой внутри разных запросов и бизнес сфер...

• Вы теперь можете , также как и когда Вы создаете новые задачи.

• в один шаг из Вашей домашней страницы.

• , чтобы Вы были в курсе, с чем связана работа, которую Вы выполняете.

Другой функционал

В дополнение к выше перечисленныму функционалу для емейлов и связанной работы, есть еще несколько других полезных улучшений, которые, мы надеемся, Вам понравятся. Тут перечислены несколько из наиболее важных...

Ранее система по умолчанию отправляла автоматические емейлы. Если Вы хотели это отменить для конкретной Заявки, то Вам нужно было включить настройку «Выключить отправку автоматических емейлов».

Теперь поведение по умолчанию поменялось – система НЕ будет рассылать автоматические емейлы из Заявки по умолчанию. ЕСЛИ ВЫ ХОТИТЕ, ЧТОБЫ АВТОМАТИЧЕСКИЕ ЕМЕЙЛЫ ОТПРАВЛЯЛИСЬ ИЗ ЗАЯВКИ, ТО ТЕПЕРЬ ВАМ НУЖНО ВКЛЮЧИТЬ (ПЕРЕИМЕНОВАННУЮ) НАСТРОЙКУ «ОТПРАВЛЯТЬ АВТОМАТИЧЕСКИЕ ЕМЕЙЛЫ».

Это изменение в поведении также отображено на экране, используемом для создания новой связанной Заявки.

Также, когда Вы теперь создаете новую Заявку из страницы активности контакта, теперь опция «Отправлять автоматические емейлы» будет отключена, но Вы можете включить ее вручную на экране Заявки.

Это изменение в поведении также применяется к секции емейлов в Конструкторе – когда настраиваете маршрут емейла, опция, контролирующая отправку автоматических емейлов теперь изменена – поведение по умолчанию: НЕ рассылать автоматические емейлы, поэтому если Вы хотите рассылать автоматические емейлы, Вам необходимо включить настройку «Отправлять автоматические емейлы».

Обзор

Чтобы сделать Вашу работу с емейлами более гибкой, мы добавили возможность сохранения Ваших емейлов как черновиков, если Вы еще не готовы их отправить. Теперь когда Вы пишете емейл в задаче, Вы можете выбрать опцию сохранения емейла как черновика и вернуться к нему позже.

Когда Вы пишете емейл в задаче, Вы можете выбрать сохранить емейл как черновик и вернуться к нему позже. Черновики будут храниться максимум 90 дней.

Просмотр черновиков емейлов

Если в Вашей вкладке Сообщений/Временной шкале включен фильтр Черновики (обратите внимание, что эта опция будет автоматически по умолчанию включена после апгрейда), то Вы увидите любые сохраненные черновики емейлов для рабочей задачи в Сообщениях/Временной шкале.

Вы увидите, кто создал черновик и когда, а также первые несколько строк емейла.

Если Вы раскроете просмотр, то Вы также увидите электронный адрес, с которого черновик будет отправлен, электронный адрес, на который он будет отправлен, все адреса в копии и скрытой копии, тему письма, любые вложения и полное содержание письма, если эта информация была добавлена при сохранении черновика.

Вы можете отредактировать черновик из временной шкалы, нажав на «Обновить черновик». Откроется редактор емейла, где Вы сможете отредактировать свой черновик. Обратите внимание, что Вы можете редактировать или удалять черновик емейла только из задачи, к которой он относится.

У Вас также есть опции: удалить черновик, открыть емейл во вспылывающем окне или распечатать его.

Несколько пользователей могут работать над одним и тем же черновиком, но только не одновременно. Одна задача может иметь несколько черновиков. Их все можно увидеть и отредактировать через Сообщения/временную шкалу задачи.

Когда черновик уже существует для рабочей задачи, система Вас об этом предупредит, когда Вы начнете писать новый емейл, чтобы Вы могли выбрать – продолжить писать новый емейл или вместо этого редактировать черновик.

Если задача имеет черновик и Вы объединяете Заявку с Случаем, то Вы сможете увидеть черновик в Сообщениях/временной шкале для всех задач в связанной группе, если включены фильтры «Черновики» и «Включить связанные задачи».

Черновик будет виден во временной шкале вместе со справочным номером задачи, к которой он принадлежит.

Обратите внимание, что черновики не будут скопированы, когда копируются сообщения в новую связанную задачу, даже если опция «Копировать сообщения» включена.

Прикрепление файлов к черновикам

Иконка вложений на входе в Сообщения/временную шкалу черновика покажет Вам, были ли какие-то файлы прикреплены к черновику.

Нажатие на раскрытие просмотра Сообщений/временной шкалы покажет Вам название вложения и предложит Вам опцию загрузить его.

Также, любые прикрепленные к черновику файлы будут показаны во вкладке файлов и будут помечены иконкой черновика. Вы можете просмотреть, загрузить или удалить прикрепленные к черновику файлы отсюда. Обратите внимание, что Вы не можете добавлять заметки или метки к файлам, прикрепленным к черновикам.

Мы добавили дополнительную настройку для профиля пользователя члена команды (доступно для руководителей команд), которая позволяет руководителям команд изменять возможности членов команды работать исключительно над задачами, которые были специально назначены для Очереди данного пользователя.

Они по-прежнему смогут получать работу через кнопку «Вытянуть из Очереди» как обычно (поскольку все равно этот подход только распределяет работу для пользователя из его собственной Очереди). Однако, это не позволит им вручную быть назначенными другими членами команды на работу из другой Очереди.

Когда эта настройка выключена, они могут работать над задачами, назначенными в любой Очереди (с привязкой к разрешениям, установленным в Конструкторе через их Групповые разрешения пользователя).

Когда эта настройка включена, пользователь по-прежнему сможет работать над задачами, которые не назначены к Очереди. Также, если есть какие-то задачи, которые уже ему назначены, которые находятся в Очереди, частью которой он не является, то этот пользователь по-прежнему сможет продолжить работу над этими задачами, однако последующее назначение ему новых задач вне его Очередей будет заблокировано. Вы можете отменить назначение этих задач данному пользователю вручную.

Далее, если одна из задач уже назначена пользователю (которая вне его Очередей) и она переходит в статус «Ожидание» или «Разрешено», то она будет перемещена в работу команды и будет отменено назначение – то есть ее изначальный владелец будет отменен. Когда эта задача будет готова для последующей работы (например, потому что пришла новая информация по ней), она НЕ будет обратно назначена к изначальному пользователю, поскольку он больше не является частью этой Очереди; вместо этого она будет назначена кому-то в соответствиями с правилами распределения.

Мы добавили возможность отправки автоматических емейлов для Случаев. На данный момент, единственный доступный вид автоматического емейла для Случая – это емейл-оповещение о создании Случая.

Чтобы активировать этот функционал, в секции настройки маршрута емейла в Конструкторе включите опцию «Отправлять автоматические емейлы» или отредактируйте маршрут емейла для Случая.

Шаблон емейла-оповещения – Важное примечание

Как часть этого изменения для поддержки автоматических емейлов-подтверждений, отправляемых из Случая, был модифицирован существующий шаблон «подтверждения Заявки», чтобы также поддерживать оповещения Случая. Были внесены следующие изменения в шаблон как часть этого изменения:

• Название и цель шаблона были изменены с «Оповещение Заявки» на «Оповещение Запроса».

• Внутри тела емейла, термин «Заявка» был заменен на «Запрос», чтобы поддерживать и Случаи, и Заявки одним шаблоном.

Также, была добавлена новая опция в экран информации Случая под настройкой емейлов, которая называется «Записан новый Случай», где Вы можете выбрать шаблон емейла, который Вы хотите использовать для оповещения о том, что новый Случай был создан. Система автоматически выберет новый шаблон для «Оповещения Запроса» (или существующий шаблон «Оповещение Заявки», если он был отредактирован). Вы можете выбрать другой шаблон для использования. Обратите внимание, что это поле не может быть оставлено пустым.

Далее, обратите внимание, что новая настройка «Отправлять автоматические емейлы» на экране Случая в Менеджере работ должна быть включена агентом услуг, чтобы система отправляла автоматические емейлы-оповещения Случая основному контакту и контактам в копии, когда Случай будет обновлен, то есть переведен из статуса Черновика в статус Задачи или далее.

Обратите внимание также, что для автоматических емейлов, которые будут отправляться, когда Заявка переведена в Случай, будет по-прежнему использоваться шаблон емейла «Заявка запустила Случай», а не шаблон емейла «Оповещение Запроса».

Мы добавили опцию меток контакта по умолчанию, чтобы использование меток для задач было быстрее и удобнее. Вы теперь можете устанавливать значение меток по умолчанию для отдельной записи контакта, например:

Если Вы знаете, что 'Jane Smith' будет всегда брокером для любой задачи, к которой она будет добавлена как контакт, то Вы можете присвоить записи ее контакта метку по умолчанию «Брокер», чтобы эта метка автоматически заполнялась для нее в задачах – вместо того, чтобы каждый раз вручную присваивать значение метки.

Список опций доступных стандартных меток находится в Конструторе в секции Основные настройки >> Метки контакта.

Вы можете настроить метки по умолчанию в любой момент, когда Вы добавляете новый контакт в систему.

Вы также можете настроить метки по умолчанию, когда Вы редактируете контакт через страницу Контакты.

Атрибут меток по умолчанию также доступен для массового редактирования, например, Вы можете установить его для нескольких контактов одновременно – просто выберите несколько записей контактов, когда Вы находитесь в сетке страницы Контактов, и нажмите на кнопку Редактировать, чтобы получить доступ к всплывающему окну массового редактирования.

Обратите внимание, что Вы можете назначить только одну стандартную метку для каждой записи контакта.

Также, когда новая задача создана через кнопку «Начать задачу» на странице активности контакта, этот контакт будет отмечен меткой как Заявитель, Субъект или Основной контакт задачи. Дополнительно их стандартные метки могут также быть добавлены (если они имеются).

Поведение стандартных меток контакта, если не выбрана опция «Позволять несколько»

Если конкретное значение метки не было настроено как «Позволять несколько», то только один контакт в задаче может иметь это значение. Например: Может быть, для Заявки разрешено только одному контакту иметь метку «Брокер». Это естественно будет влиять на поведение стандартных меток, если к задаче будут пытаться добавить два контакта с одинаковой стандартной меткой, которая «должна быть уникальной», неважно вручную или автоматически. В этом случае система распределит эту стандартную метку только для одного контакта (и соответственно удалит эту стандартную метку из других контактов). Система будет распределять другие уже имеющиеся значения меток для контакта в следующем приоритетном порядке.

• Основной контакт

• Заявитель

• Субъект

• Копия

• Любой другой контакт в задаче

Дополнительные примечания о несоответствии компании-поставщика с метками контакта:

• Вы не сможете добавить стандартную метку к контакту, если компания, к которой они назначены, имеет другую компанию-поставщика в стандартной метке.

• Вы не сможете обновить задачу с контактом, у которого стандартная метка установлена на другую компанию-поставщика чем та, что указана в задаче.

Быстрый поиск к вкладке Просмотра

Мы также изменили вкладку Просмотра, где Вы можете проводить расширенный поиск по данным задач. Теперь доступна быстрая ссылка на экран Просмотра из Быстрого поиска, так что если Быстрый поиск не дал Вам нужных результатов по Вашему поиску, то Вы легко можете получить доступ к возможностям расширенного поиска вкладки Просмотра.

Сохраненные просмотры в секции Навигации

Дополнительно, мы упростили для Вас доступ к Вашим сохраненным просмотрам (специфические просмотры данных, которые Вы сохранили в Вашем экране просмотров для частого использования). Вы теперь можете увидеть их в виде списка, когда наводите курсор над опцией «Просмотры» из секции Навигации, они будут отсортированы в алфавитном порядке.

Обзор

Вдобавок к возможности создавать новую связанную задачу из Случая или Заявки, Вы также можете создать связи между существующими Случаями и Заявками, что позволяет Вам лучше управлять акивностями разных команд.

Вы можете создать связи между существующими задачами двумя способами:

1. Из задачи

2. С домашней страницы

Связывание существующих задач из задачи

Вы можете связать существующие задачи из самой задачи, перейдя на экран задачи и выбрав опцию «+ задача» и затем выбрав добавить «существующую задачу».

В появившемся всплывающем окне, Вы можете найти Случай и/или Заявку, которую Вы хотите связать с данной задачей.

Вы можете связать до 50 задач одновременно, но нет ограничений по количеству задач, которые могут быть связаны.

Связь в новым связаным Случаем или Заявкой появится во вкладке связанной работы на экране задач, которые были связаны.

Связывание задач из домашней страницы

Вы можете связать существующие задачи из Вашей домашней страницы, выбрав Случаи и Заявки из сетки домашней страницы (которая может отображать Вашу рабочую входящую почту, рабочую входящую почту Вашей команды, имеющуюся работу или имеющуюся работу Вашей команды), которые Вы хотите связать вместе, и выбрав опцию «Связать», которая появится сверху на сетке.

Первый Случай или Заявка, которую Вы выберете будет задачей, с которой все последующие задачи будут связаны (или первая задача из списка, если Вы использовали опцию «Выбрать все»).

Появившееся всплывающее окно уточнит, что это тот Случай / Заявка, с которой задачи будут связаны, и те ли самые это отдельные задачи, прежде чем позволит Вам завершить процесс подтвержения связывания задач:

Вы можете связать максимум 50 задач одновременно, но при этом нет никакого ограничения по количеству задач, которые могут быть связаны.

Если Вы впоследствии зайдете в основную Заявку / Случай, к которому все привязано, то во вкладке «Связанная работа» Вы увидите ВСЕ задачи, которые Вы выбрали для связывания.

Однако, если Вы зайдете в одну из задач, которая привязана к этой основной Заявке / Случаю, то во вкладке «Связанная работа» Вы увидите только запись об этой основной Заявке / Случае (а не обо всех других связанных задачах).

Удаление связи между задачами

Вы можете удалить связь между задачами в любое время через вкладку «Связанная работа» на экране задачи, выбрав иконку «Удалить связь».

Копирование сообщений связанных задач когда создается новая связанная задача

Мы улучшили процесс, как Вы можете поделиться сообщениями, когда . Теперь, когда Вы выбираете поделиться сообщениями между связанными задачами, сообщения из родительской задачи также будут в новой задаче.

Например, когда создается новый связанный Случай / Заявка, Вы можете скопировать сообщения задачи, например, емейлы (включая вложения емейлов) и заметки из оригинального Случая / Заявки в новый связанный Случай. В этой ситуации, сообщения в открытых Действиях Случая также будут скопированы. Аналогично будут скопированы сообщения из родительской Заявки в случае разделения Заявки.

Тут Вы можете найти более подробную информацию о родственных vs связанных задачах.

Улучшения просмотра связанных задач

Мы также улучшили существующий «функционал связанных задач». Теперь когда задача связана с другой задачей, но затем впоследствии они были объеденены, разделены или переведены в Случай, все задачи, созданные в результате этого, сохранят связь друг с другом. Ранее связь не сохранялась в таких случаях.

Например:

• Когда Заявка связана с другой задачей и эта Заявка была объеденена с другой, то эта объединенная Заявка будет также иметь связь с другой задачей.

• Когда Заявка связана с другой задачей и эта Заявка была разделена на несколько Заявок, то последующие дочерние Заявки будут также иметь связь с той задачей.

• Заявка была связана с другой задачей и та Заявка была позже переведена в Случай, то этот Случай будет также иметь связь с той задачей.

Короткое описание Случая добавлено в Действия для удобства, чтобы пользователи могли видеть короткое описание Случая и понимать более широкий контекст Действия, над которым они работают.

Если , то изменения короткого описания Случая будут отображены на экранах Действий всех Действий Случая (Вам для этого может потребоваться обновить экран Вашего Действия, чтобы увидеть актуальные изменения) и название Действия будет состоять из:

'Ссылка Действия – Короткое описание Случая – Название процесса Действия'10040-C-A1.1 - Jack Jones начал - HR Одобрено'

Так будет показано название во вкладке Действия:

Короткое описание Случая также является названием, которое также появится в колонке «Название» в сетке домашней страницы Действия.

Обзор

Мы значительно улучшили то, как Вы можете работать с емейлами в Enate, создав совершенно новый набор просмотров емейлов – он построен на базе существующего просмотра Исходяшей почты, чтобы дать Вам более всеобъемлющий список всех емейлов для Вашей сферы бизнеса, разделив просмотры на следующие секции:

• Входящя почта – просмотр емейлов для всех рабочих задач в Вашей рабочей входящей почте, в рабочих входящих почтах Вашей команды и из неназначенной работы в Очередях, из которых Вы работаете.

• Отправленные сообщения – емейлы из рабочих задач из Вашей сферы бизнеса, которые были отправлены.

• Исходящие письма - просмотр существующей исходящей почты позволит Вам увидеть емейлы, запланированные на отправку или те, что ожидают отправку из из почтового ящика Вашей системы.

Все эти секции доступны через меню навигации (по ссылке новой подсекции «Емейлы»), для каждой секции откроется отдельная вкладка.

Как часть этого функционала мы переименовали стандартную секцию Вашей домашней страницы «Входящая почта» на «Рабочая входящая почта», чтобы было понятнее и проще для ориентирования, когда Вы переключаетесь между двумя режимами просмотра «Емейлы в первую очередь» и «Фокус на рабочих задачах» для Ваших активностей и активностей Вашей команды.

Входящая почта

Обзор

Тут Вы найдете емейлы, связанные с задачами, находящимися в процессе, для Вашей сферы бизнеса – напрмер, те, что Вы увидите в рабочей входящей почте с Вашей домашней страницы. Имеются различные опции для фильтрации и способы, чтобы увидеть разные наборы данных. Используйте этот просмотр, чтобы быть в курсе входящих емейлов для задач, с которыми работаете Вы и Ваша команда.

Секции во Входящей почте

Во вкладке выпадающей папки слева во Входящей почте Вы увидите ссылки на различные секции Вашей входящей почты, разделенные на:

• Мои Емейлы – Емейлы для всех рабочих задач, которые в данный момент находятся в Вашей рабочей входящей почте (которую Вы увидите на Вашей домашней странице)

• Емейлы моей команды – Емейлы для всех рабочих задач, которые в данный момент находятся в рабочей входящей почте Вашей команды. Эта ссылка будет видна, если Вы руководитель группы или можете видеть Ваших коллег и Очереди.

• Неназначенные емейлы – Емейлы для всех неназначенных задач, находящихся в Очередях, из которых Вы работаете. Эта ссылка будет видна, если Вы руководитель группы или можете видеть Ваших коллег и Очереди.

Отображающееся число показывает количество непрочитанных емейлов из этих разных папок. Есть также ссылки на Ваши Отправленные сообщения и Вашу Исходящую почту – каждая из этих ссылок откроет отдельную вкладку.

Вы можете увидеть список всех емейлов в Вашей входящей почте, так же как и комментарии пользователей Самообслуживания, самые свежие будут сверху, также будет отображаться информация, откуда емейл, когда он был получен, какая тема емейла, превью первой строчки письма и с какой задачей он связан. Вы также можете увидеть, есть ли какие-то вложения к письму и является ли он емейлом повышенной важности.

Непрочитанные емейлы будут показаны жирным шрифтом, и Вы можете отфильтровать, чтобы отображались только непрочитанные емейлы, нажав на опцию «Непрочитанные».

Опции отфильтровки

Вы можете отфильтровать свою входящую почту по Клиенту, Контакту, Услуге, Процессу, Очереди, электронному адресу «От», принципу имеются ли вложения, и дате получения емейла.

Если у Вас есть доступ к просмотру «Емейлов моей команды», то Вы также можете отфильтровать по назначенному пользователю.

Переключение между просмотрами и обновление по новым входящим емейлам

Вы можете переключаться между просмотром «Мои емейлы», то есть емейлами в Вашей собственной входящей почте, просмотром «Емейлы моей команды», где Вы увидите емейлы из входящих почт членов Вашей команды, и просмотром «Неназначенные емейлы», где Вы увидите входящие емейлы по задачам из Ваших Очередей, на которые никто пока не назначен.

Когда новый емейл приходит, число «Непрочитанные» будет обновлено, и появится иконка письма на кнопке обновления. Вам просто нужно нажать на кнопку, чтобы обновить Вашу входящую почту и увидить новые емейлы.

Основная секция просмотра входящей почты отображает панель предпросмотра для любого выбранного емейла. Вы можете настроить размер панели предпросмотра емейла, как Вам будет удобно.

Когда Вы нажмете на емейл, то Вы сможете увидеть полный емейл справа на экране. Вы сможете увидеть тему емейла, кем он был отправлен, кому был отправлен, любые контакты, которые были указаны в копии, ссылку на рабочую задачу, с которой емейл связан, дедлайн задачи и полное содержание письма.

Ответ/пересылка емейлов

Если Вы нажмете на «Ответить», «Ответить всем», или «Переслать» в емейле, система откроет новую вкладку, отображающую данную задачу, и перенесет Вас на экран редактирования емейла, чтобы Вы могли начать составление своего емейла.

Дополнительные опции

Дополнительные опции также доступны через знак многоточия рядом с ссылкой «Ответить». Они позволят Вам перейти напрямую в рабочую задачу, с которой связан емейл (это откроет новую вкладку), и распечатать емейл напрямую.

У Вас также есть опция загрузить лежащий в основе емейла .eml файл.

Пожалуйста, обратите внимание: Если емейл, который Вы пытаетесь загрузить, содержит вложения, которые были специально вручную удалены пользователем (например, по причине безопасности важных данных), то опция загрузки .eml файла будет отключена для этого емейла – и система отобразит сообщение, объясняющее причину отключения данной опции, когда Вы нажмете на иконку загрузки.

Вложения емейлов

Если емейл имеет какие-то вложения, то Вы можете увидеть название вложения, его размер и опцию загрузить его. Если у емейла несколько вложений, то тогда у Вас будут дополнительные опции: загрузить все вложения или загрузить их все как один ZIP файл.

Опция полного экрана

Вы также можете раскрыть емейл в полноэкранном режиме, тогда вкладка предпросмотра будет скрыта.

Просмотр Отправленных сообщений

Обзор

Секция «Отправленные сообщения» покажет Вам все емейлы для рабочих задач из Вашей сферы бизнеса, которые были отправлены.

Вы можете посмотреть список всех емейлов, которые были отправлены, самые свежие будут сверху, Вы сможете увидеть, кому был отправлен емейл, когда, тему емейла, превью первой строчки емейла и к какой задаче емейл относится. Вы также увидите, были ли какие-то вложения к письму и был ли емейл отправлен как важный.

Вы можете настроить размер панели предпросмотра емейла, как Вам будет удобно.

Когда Вы нажмете на емейл, то Вы сможете увидеть полный емейл справа на экране. Вы сможете увидеть тему емейла, кем он был отправлен, кому был отправлен, любые контакты, которые были указаны в копии, ссылку на задачу, с которой емейл связан, дедлайн задачи и полное содержание письма.

Вы также можете раскрыть емейл в полноэкранном режиме, тогда вкладка предпросмотра будет скрыта.

Переключение между просмотрами

Вы можете переключаться между просмотром «Мои емейлы», то есть емейлами, которые отправили Вы, и просмотром «Емейлы моей команды», где Вы увидите емейлы, отправленные членами Вашей команды.

Ответ/пересылка емейлов

Вы также можете ответить, ответить всем, или переслать отправленный емейл. Когда Вы нажмете на одну из этих опций, система откроет новую вкладку, отображающую данную задачу, и перенесет Вас на экран редактирования емейла, чтобы Вы могли начать составление своего емейла.

Опции отфильтровки

Вы можете отфильтровать свои исходящие письма по Клиенту, Договору, Услуге, Процессу, Очереди, электронному адресу «Кому», статусу задачи, к которой относится емейл, принципу имеются ли вложения, и принципу, был ли этот емейл сгенерирован автоматически системой.

Обратите внимание, что когда Вы осуществляете отфильтровку по дате, Вы можете отфильтровать письма только в максимальном промежутке времени 90 дней.

Если у Вас есть доступ к просмотру «Емейлы моей команды», то Вы также сможете отфильтровать письма по назначенному пользователю и по принципу, кем был отправлен емейл.

Дополнительные опции

Дополнительные опции также доступны через знак многоточия рядом с ссылкой «Ответить». Они позволят Вам перейти напрямую в рабочую задачу, с которой связан емейл (это откроет новую вкладку), и распечатать емейл напрямую.

У Вас также есть опция загрузить лежащий в основе емейла .eml файл.

Пожалуйста, обратите внимание: Если емейл, который Вы пытаетесь загрузить, содержит вложения, которые были специально вручную удалены пользователем (например, по причине безопасности важных данных), то опция загрузки .eml файла будет отключена для этого емейла – и система отобразит сообщение, объясняющее причину отключения данной опции, когда Вы нажмете на иконку загрузки.

Вложения емейлов

Если емейл имеет какие-то вложения, то Вы можете увидеть название вложения, его размер и опцию загрузить его. Если у емейла несколько вложений, то тогда у Вас будут дополнительные опции: загрузить все вложения или загрузить их все как один ZIP файл.

Просмотр Исходящей почты

Исходящая почта перемещена и находится теперь вместе в другими опциями просмотра емейлов. Как и раньше, тут Вы можете найти емейлы, которые принадлежат Вам или Вашей команде, которые запланированы на отправку на позднюю дату, или которые не смогли быть отправлены. Ознакомьтесь тут с более подробной информации об Исходящей почте.

Опция английского языка (US English)

Мы также добавили опцию выбора английского языка американской версии US English (en-us) как Вашего языка системы, в дополнение к британскому английскому, французскому, немецкому, испанскому, португальскому (Бразилия), румынскому, польскому, венгерскому и русскому.

Ограничение изменения дефектов

Мы добавили новую настройку «Ограничить изменения дефектов» в секцию настроек системы в Конструктор, которая позволит Вам настроить ограниченный доступ к модификации любой информации на картах дефектов Случаев, Действий и Заявок. Агенты услуг всегда могут ДОБАВЛЯТЬ записи о дефектах и помечать их как решенные, но когда включена настройка «Ограничить» в Конструкторе, то только агенты, создавшие дефект, смогут впоследствии модифицировать или удалять любые детали той записи о дефекте.

Улучшения просмотра задач

Мы улучшили работу с родственными задачами. Теперь Вы легко можете увидеть родительский Случай задачи.

Например:

• Когда Заявка разделена на несколько дочерних Заявок, ссылка для доступа родительской Заявки появится в дочерних Заявках.

• Когда несколько задач объединяются в одну дочернюю задачу, ссылка для доступа всех родительских задач появится в дочерней задаче.

• Когда Заявка переведена в Случай, ссылка для доступа родительской Заявки появится на всех дочерних Случаях.