Составление емейлов

Вы можете написать новое электронное письмо на вкладке Электронная почта рабочего элемента.

Вы можете сохранить емейл как черновик, запланировать, когда Вы хотите емейл отправить и отправить емейл сразу.

Обратите внимание, что Вы не можете отправить емейл, который превышает размер, установленный в Конструкторе.

Когда емейл был отправлен, он появится во временной шкале, где Вы сможете увидеть, кто данный емейл составил, содержание емейла, если Вы его раскроете, когда емейл был составлен и когда он был отправлен. У Вас также будет опция ответить на емейл, переслать его, раскрыть или распечатать его.

Вы можете написать совершенно новый емейл без необходимости назначать себе задачу.

Ответ на электронную почту

Вы можете отвечать/пересылать сообщения электронной почты из панели сроков, перейдя по доступным ссылкам. Эти кнопки будут включены при наведении указателя мыши на карту электронной почты.

Правила для адресов "Кому", "От", "Копия", "Скрытая копия"

Поведение системы для ввода адресов электронной почты выглядит следующим образом:

• При отправке нового сообщения система по умолчанию будет использовать параметр "Адрес основного контакта" в разделе "Контакты". Адрес для отправки скрытой копии также будет по умолчанию для адресов электронной почты, введенных в разделе скрытой копии.

• Если настроен один адрес в поле «От», он не будет отображаться для выбора. Если настроено более одного возможного адреса в поле «От», система заполнит адрес по умолчанию (настроенный в Конструкторе по умолчанию), и отобразит выпадающий список для выбора альтернативных адресов.

• Эти стандартные правила для стандартных и предлагаемых по умолчанию адресов могут быть переопределены для адресов «От», «Копия» и «Скрытая копия» для случаев и действий в конфигурации Конструктора. Адреса, заданные по умолчанию, будут подставляться автоматически (таким образом, можно задать несколько адресов). Замена адресов, не установленных по умолчанию, будет доступна для быстрого выбора путем нажатия на адрес кнопки Кому/Копия/Скрытая копия:

• Когда производится поиск по полям Кому/Копия/Скрытая копия, Вы можете просматривать только контакты той же компании, к которой относится эта задача. Однако Вы можете вручную добавить электронный адрес контакта из другой компании.

Обратите внимание: Теперь адрес «От» всегда отображается в разделе состава письма при написании письма (это изменение в поведении по сравнению с предыдущими версиями, где адрес «От» был автоматически скрыт, если был настроен только один такой адрес). Это гарантирует, что отправитель всегда будет иметь представление об адресе электронной почты, используемом в качестве источника при отправке писем с определенного рабочего элемента.

Примечание: Вы сможете видеть только адреса электронной почты контактов компаний, к которым у вас есть доступ. Однако вы можете вручную ввести любой адрес электронной почты. Эти разрешения могут быть настроены в Конструкторе, нажмите здесь для для получения дополнительной информации.

Копирование и вставка адресов электронной почты Кому/ Скрытая копия / Первая копия

При составлении электронного письма вы можете легко скопировать адреса электронной почты из адресов Кому/ Скрытая копия / Первая копия с помощью нового значка "Копировать", отображаемого при нажатии в соответствующем адресном поле.

Подсказка о создании внешних контактов для новых адресов электронной почты

При отправке сообщения электронной почты, содержащего новые адреса электронной почты (т.е. не связанного с существующими контактами), система отобразит всплывающее окно, позволяющее пользователю создавать их в виде новых записей о контактах.

Если существуют адреса электронной почты, для которых вы не хотите создавать новую запись, просто наведите курсор на строку и нажмите на значок удаления. Кроме того, имеется флажок «Больше этого не показывать», при нажатии на который вы можете быть уверены, что вам не будет представлено данное всплывающее окно для последующих новых адресов электронной почты (его можно снова включить в разделе пользовательского профиля вместе с настройками почтовой подписи).

Панель инструментов электронной почты

Через панель инструментов для емейлов Вы можете:

• Прикреплять файлы к емейлу

• Получить доступ к панели инструментов для форматирования тела письма

• Закрепить панель иструментов для форматирования тела письма

• Вставлять шаблонный текст

• Установить уровень важности емейла как «важный»

Панель инструментов форматирования тела электронного письма

Нажав на иконку форматирования тела письма, Вы увидите опции для форматирования тела письма.

Вам также доступна опция закрепить панель инструментов для форматирования тела письма.

Панель иструментов для форматирования тела письма дает Вам следующие опции:

• Выбрать шрифт

• Выбрать размер шрифта

• Пометить текст жирным шрифтом, курсивом или применить подчеркнутый шрифт.

• Отменить предыдущие изменения (также доступно комбинацией клавиш Ctrl + Z)

• Переделать Ваши предыдущие изменения (также доступно комбинацией клавиш Ctrl + Shift + Z)

• Раскрыть емейл в полноэкранном режиме

• Выбрать цвет фона

• Выбрать цвет текста

• Выбрать, как Вы хотите выровнить текст

• Добавить пронумерованный список

• Добавить маркированный список

• Опции для отступа текста – возможность увеличить или уменьшить отступы в тексте

• Вставить горизонтальную линию

• Настроить высоту строчки

• Выбрать встроенный стиль

• Форматировать стиль клетки

• Вставить зачеркивание (также доступно выделение текста маркером и комбинация клавиш Ctrl + S)

• Вставить нижний или верхний индексы

• Добавить специальные знаки

• Вставить ссылку

• Вставить таблицу

• Вставить картинку

• Вы также можете просмотреть список клавишных сочетаний

Сохранена настройка шрифтов

Когда Вы составляете емейл (как шаблоны в Конструкторе или как любую форму емейла (новый/ответить/переслать) в задаче в Менеджере работ), Ваши настройки шрифтов (например, стили и размер шрифтов) будут сохранять последние использованные тип и размер шрифта в качестве шрифта для написания контента, так что Вам не нужно заново их настраивать.

Эти значения будут сохранены в профиле пользователя, поэтому они сохранятся при использовании как Конструктора, так и Менеджера работ.

Это имеет отношение только к шрифтам наверху составляемого емейла – если пользователь нажмет на любой существующий контент далее в емейле, то будет использоваться стиль и размер шрифтов, который уже используется. Ознакомьтесь с заметкой для более детальной информации. Как часть этого изменения, непоследовательность в «новых пустых строчках» была решена – когда создается новый емейл, 2 пустые строчки всегда будут вставлены вверху емейла.

Обратите внимание, что шрифт для шаблонных текстов и шаблонов будет использоваться в соответствии с настройками шрифтов, которые были использованы при их создании.

Стиль и размер шрифтов емейла, которые будут использованы при создании пользователем емейла будут зависить от того, нажмет ли он на уже существующий контент или нет. Логика для того, какой из шрифтов будет применяться, следующая, и на нее влияет автоматическая вставка двух пустых строчек в начале каждого нового письма:

• 1я автоматически вставляемая строчка: используется настройка шрифтов из последних сохраненных пользователем емейлов.

• 2я автоматически вставляемая строчка: она всегда будет настроена на Arial – 10.

Последующий контент емейла после этого может придти из: предыдущих емейлов в основной цепи

• контент из шаблонов емейлов

• авторскиие настройки стиля и размера шрифтов для контента емейла в этой секции, которые придут из уже существующего контента, в зависимости от того, куда нажмет пользователь.

Копирование / Вставка информации из Excel, Word и Интернета

Информация может быть скопирована/вставлена в электронную почту из внешних документов, например, таблиц Excel и содержимого документа Word, плюс HTML информация с веб-страниц.

Всплывающее окно электронной почты

Если вы хотите выделить больше места на экране для просмотра электронной почты, вы можете использовать доступную функцию всплывающего окна.

Отмена отправки

Параметр "Отмена отправки" позволяет добавить временную задержку отправки писем, что дает возможность отменить отправку письма или просмотреть письмо до его отправки.

Время отмены отправки можно установить в Настройках пользователя.

Если установлено время отмены отправки, появится всплывающее окно, позволяющее отменить отправку письма.

Кроме того, когда установлено время отмены отправки, у вас будет возможность отправить письмо "сейчас" в расписании, что отменяет временную задержку, установленную в конфигурации отмены отправки, а также у вас будет возможность отменить отправку письма вообще.

Если установлено время отмены отправки, электронные письма будут отображаться на странице "Исходящие" со статусом отправки "Очередь".

Загрузка электронной почты

Для всех типов емейлов (входящих / исходящих / не отправленных / запланированных к отправке) у Вас есть опция загрузить лежащий в основе емейла .eml файл. Эта опция доступна из разных мест в системе, где Вы можете увидеть емейлы. Например, в секциях Сообщения / временной шкале задачи, просмотрах Входящей почты и Отправленных сообщений.

Пожалуйста, обратите внимание: Если емейл, который Вы пытаетесь загрузить, содержит во вложении файл, который был специально удален пользователем (например, из соображений безопасности важных данных), то опция загрузки .eml файла будет не доступна – система покажет сообщение, объясняющее причину, почему эта опция отключена, когда Вы нажмете на иконку загрузки.