Przegląd

Dokonaliśmy kilku znaczących ulepszeń w sposobie pracy z e-mailami w Enate poprzez stworzenie zupełnie nowego zestawu widoków wiadomości – są one oparte na istniejących widokach Skrzynki nadawczej i pozwalają wyświetlić kompleksową listę wszystkich wiadomości e-mail dotyczących danego obszaru działalności. Główne sekcje to:

• Skrzynka odbiorcza – widok e-maili ze wszystkich elementów pracy w twojej skrzynce odbiorczej, skrzynkach odbiorczych członków twojego zespołu oraz nieprzypisanych prac znajdujących się w kolejkach, z których czerpiesz zadania.

• Wysłane – wiadomości e-mail wysłane z elementów pracy należących do twojego obszaru działalności

• Skrzynka nadawcza – Istniejący widok Skrzynki nadawczej wyświetla wiadomości e-mail zaplanowane do wysłania lub oczekujące na wysłanie ze skrzynki pocztowej twojego systemu.

Wszystkie te pozycje są dostępne z menu nawigacyjnego (podsekcje nowego łącza „E-maile”) i każda z nich otwiera się w osobnej karcie.

W ramach implementacji tej funkcji zmieniliśmy nazwę standardowej sekcji „Skrzynka odbiorcza” na stronie domowej na „Robocza skrzynka odbiorcza ”, aby uniknąć niejasności podczas przełączania się między widokami skupionymi na wiadomościach e-mail i elementach pracy.

Skrzynka odbiorcza

Przegląd

Znajdują się tu wiadomości e-mail związane z rozpoczętymi elementami pracy, które należą do twoich obszarów działalności, czyli te, które pojawiłyby się w twoich Roboczych skrzynkach odbiorczych na stronie domowej. Dane można filtrować i wyświetlać na różne sposoby. Dzięki temu widokowi można być na bieżąco z całą korespondencją elektroniczną dotyczącą tych elementów pracy, którymi zajmuje się użytkownik lub jego zespół.

Sekcje Skrzynki odbiorczej

W zwijanym panelu folderów po lewej stronie Skrzynki odbiorczej znajdują się łącza do jej poszczególnych sekcji:

• Moje e-maile – wiadomości e-mail wszystkich elementów pracy aktualnie znajdujących się w twojej Roboczej skrzynce odbiorczej (czyli tych, które byłyby wyświetlone na twojej stronie domowej)

• E-maile mojego zespołu – wiadomości e-mail wszystkich elementów pracy aktualnie znajdujących się w Roboczej skrzynce odbiorczej twojego zespołu. Ten odnośnik zostanie wyświetlony tylko liderowi zespołu lub tym jego członkom, którzy mogą zobaczyć, kto do niego należy i mają wgląd do kolejek.

• Nieprzypisane e-maile – wiadomości e-mail wszystkich nieprzypisanych elementów pracy znajdujących się w kolejkach, z których czerpiesz zadania. Ten odnośnik zostanie wyświetlony tylko liderowi zespołu lub tym jego członkom, którzy mogą zobaczyć, kto do niego należy i mają wgląd do kolejek.

Wyświetlane liczby pokazują, ile nieprzeczytanych wiadomości e-mail znajduje się w poszczególnych folderach. Są tu również łącza do Wysłanych i Skrzynki nadawczej, które otwierają się w osobnych kartach.

Można sprawdzić listę wszystkich e-maili w swojej skrzynce odbiorczej, a także komentarze użytkowników samoobsługowych. Wszystkie wiadomości wyświetlają się od najnowszych wraz z informacjami, kto jest nadawcą, kiedy zostały odebrane i jaki mają temat. Widać także pierwszą linię treści i element pracy, do którego się odnoszą, a także ewentualne załączniki oraz to, czy podczas wysyłki nadano im wyższy priorytet.

Nieprzeczytane wiadomości będą zaznaczone pogrubioną czcionką – można wyświetlić tylko takie, wybierając opcję „Nieprzeczytane”.

Opcje filtrowania

Zawartość skrzynki odbiorczej można filtrować według następujących kryteriów: klient, kontrakt, usługa, proces, kolejka, adres nadawcy, załączniki i data otrzymania wiadomości.

Jeśli masz dostęp do widoku „E-maile mojego zespołu”, pojawi się również możliwość filtrowania według przypisanego użytkownika.

Przełączanie między widokami i odbieranie nowych wiadomości e-mail

Możesz przełączać się pomiędzy folderami „Moje e-maile” (w którym wyświetlane są wiadomości z twojej skrzynki odbiorczej), „E-maile mojego zespołu” (w którym są wiadomości członków twojego zespołu) i „Nieprzypisane e-maile” (wyświetlający wiadomości przychodzące dla elementów pracy w twojej kolejce, które do nikogo nie zostały jeszcze przypisane).

Po nadejściu nowej wiadomości liczba nieprzeczytanych zostanie odświeżona , a na przycisku służącym do odświeżenia widoku wyświetli się ikonka poczty. Wystarczy go kliknąć, by odświeżyć widok skrzynki odbiorczej i zobaczyć nowe wiadomości.

W głównym oknie widoku „Skrzynka odbiorcza” wyświetlany jest panel podglądu wybranego e-maila. Jego rozmiar można dostosować do swoich potrzeb.

Kliknięcie któregoś z e-maili spowoduje wyświetlenie jego pełnej treści po prawej stronie ekranu. Zobaczymy tam temat wiadomości, jej nadawcę i odbiorcę, wskazane adresy „DW”, odnośnik do elementu pracy, którego dotyczy ten e-mail, termin wykonania tego elementu oraz pełną treść wiadomości.

Odpowiadanie i przekazywanie wiadomości e-mail

Po kliknięciu wybranej ikonki („Odpowiedz”, „Odpowiedz wszystkim” lub „Przekaż”) system otworzy nową kartę dla danego elementu pracy i wyświetli okno edytora wiadomości e-mail.

Więcej opcji

Kolejne opcje ukryte są pod ikonką wielokropka, która znajduje się obok przycisków służących do tworzenia odpowiedzi. Znajdują się tam skróty umożliwiające bezpośrednie przejście do elementu pracy, którego dotyczy dana wiadomość (zostanie otwarta w nowej karcie) oraz wydrukowanie e-maila.

Można także zapisać go na dysku w pliku .eml.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.

Załączniki e-mail

Jeśli wiadomość e-mail zawiera jakiś załącznik, wyświetlona zostanie jego nazwa, rozmiar i możliwość pobrania. W przypadku wielu załączników pojawi się dodatkowa opcja, umożliwiająca pobranie ich wszystkich naraz w postaci pliku archiwum ZIP.

Widok pełnoekranowy

Można również wyświetlić wiadomość w trybie pełnoekranowym, w którym panel podglądu zostanie ukryty.

Wysłane

Przegląd

Wysłane dają dostęp do wszystkich wiadomości e-mail wysłanych z elementów pracy należących do twojego obszaru działalności.

Można tu sprawdzić listę wszystkich e-maili, które zostały wysłane. Wiadomości wyświetlają się od najnowszych wraz z informacjami, kto jest odbiorcą, kiedy zostały wysłane i jaki mają temat. Widać także pierwszą linię treści i element pracy, do którego odnoszą się wiadomości, a także ewentualne załączniki oraz to, czy podczas wysyłki nadano im wyższy priorytet.

Rozmiar panelu podglądu można dostosować do swoich potrzeb.

Kliknięcie któregoś z e-maili spowoduje wyświetlenie jego pełnej treści po prawej stronie ekranu. Zobaczymy tam temat wiadomości, jej nadawcę i odbiorcę, wskazane adresy „DW”, odnośnik do elementu pracy, którego dotyczy ten e-mail, termin wykonania tego elementu oraz pełną treść wiadomości.

Można również wyświetlić wiadomość w trybie pełnoekranowym, w którym panel podglądu zostanie ukryty.

Przełączanie między widokami

Możesz przełączać się pomiędzy folderami „Moje e-maile” (w którym wyświetlane są wiadomości wysłane przez ciebie) i „E-maile mojego zespołu” (w którym są wiadomości wysłane przez członków twojego zespołu).

Odpowiadanie i przekazywanie wiadomości e-mail

Dostępne możliwości to „Odpowiedz”, „Odpowiedz wszystkim” oraz „Przekaż” wysłaną wiadomość e-mail. Po kliknięciu wybranej ikonki system otworzy nową kartę dla danego elementu pracy i wyświetli okno edytora wiadomości e-mail.

Opcje filtrowania

Wysłane e-maile można filtrować według następujących kryteriów: klient, kontrakt, usługa, proces, kolejka, adres odbiorcy, zakres dat, status elementu pracy, którego dotyczy wiadomość, załączniki i informacja o tym, czy e-mail został wygenerowany przez system.

Należy pamiętać, że przy filtrowaniu według daty maksymalny przedział czasowy wynosi 90 dni.

Jeśli masz dostęp do widoku „E-maile mojego zespołu”, pojawi się również możliwość filtrowania według przypisanego użytkownika i według odbiorcy.

Więcej opcji

Kolejne opcje ukryte są pod ikonką wielokropka, która znajduje się obok przycisków służących do tworzenia odpowiedzi. Znajdują się tam skróty umożliwiające bezpośrednie przejście do elementu pracy, którego dotyczy dana wiadomość (zostanie otwarta w nowej karcie) oraz wydrukowanie e-maila.

Można także zapisać go na dysku w pliku .eml.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.

Załączniki e-mail

Jeśli wiadomość e-mail zawiera jakiś załącznik, wyświetlona zostanie jego nazwa, rozmiar i możliwość pobrania. W przypadku wielu załączników pojawi się dodatkowa opcja, umożliwiająca pobranie ich wszystkich naraz w postaci pliku archiwum ZIP.

Skrzynka nadawcza

Skrzynka nadawcza została przeniesiona do nowych widoków poczty elektronicznej. Podobnie jak poprzednio, w tym miejscu znajdują się wiadomości użytkownika lub członków jego zespołu, które zostały zaplanowane do wysłania w późniejszym terminie lub których wysłanie się nie powiodło. Więcej informacji o Skrzynce nadawczej można znaleźć tutaj.

Kierując się podejściem „najpierw poczta”, w najnowszej wersji skupiliśmy się przede wszystkim na ulepszeniu funkcjonalności poczty elektronicznej. Użytkownicy mają teraz do dyspozycji widoki „Skrzynka odbiorcza”, „Wysłane” i „Skrzynka nadawcza”, które pozwalają na bieżąco śledzić odbierane i wysyłane wiadomości, a tym samym – niezwłocznie na nie reagować.

Oprócz tego wersja 2022.4 zawiera wiele nowych funkcji, które pomagają w łączeniu ze sobą elementów pracy, poprawiając ich widoczność w ramach powiązanych grup (np. spraw i należących do nich czynności) oraz ułatwiając łączenie poszczególnych zapytań i spraw. Oto przegląd najważniejszych zmian w tej wersji:

Nowe funkcje poczty e-mail

W najnowszej wersji wprowadziliśmy wiele nowych funkcji związanych z obsługą e-maili oraz udoskonaliliśmy te już istniejące, by ułatwić pracę użytkownikom, którzy chcą zorganizować swoje działania wokół poczty e-mail.

• – nowe widoki poczty elektronicznej, dzięki którym użytkownicy mają pod ręką wszystkie przychodzące i wychodzące wiadomości, które dotyczą ich działalności:

  • „Skrzynka odbiorcza” pokazuje wszystkie nadchodzące wiadomości dla twoich elementów pracy, elementów pracy twojego zespołu oraz zadań znajdujących się w twoich kolejkach.

  • , co zostało nadesłane dla elementów pracy, którymi zajmujesz się ty lub twój zespół (albo wysłane przez ciebie lub twój zespół) w ciągu ostatnich 90 dni – lub więcej, jeśli zajdzie taka potrzeba.

• – można zapisywać tworzone wiadomości e-mail bez ich wysyłania, by dokończyć i wysłać je później.

• – nowe funkcje dostępne podczas tworzenia wiadomości.

• – dodaliśmy opcję wysyłania automatycznych potwierdzeń również dla spraw. Warto przy tym pamiętać, że opcja ta (podobnie jak dodana wcześniej analogiczna możliwość dla zapytań) jest teraz i należy ją włączyć samemu, jeśli wiadomości dla danych elementów pracy mają być automatycznie wysyłane.

​

Większe wsparcie dla połączonych elementów pracy

Liczne usprawnienia nie ominęły również pracy z połączonymi elementami pracy, zarówno w przypadku ściśle powiązanych grup elementów, jak i mających ze sobą mniejszy związek zadań pochodzących z różnych zapytań i obszarów działalności.

• Można teraz elementów pracy, tak samo jak wcześniej do nowo tworzonych.

• wystarczy zaledwie jedna czynność wykonywana z poziomu strony domowej.

• , by łatwiej można było się zorientować, z czym powiązana jest aktualnie wykonywana praca.

Inne funkcje

Poza wymienionymi nowościami dotyczącymi wiadomości e-mail i połączonych elementów pracy, nowa wersja Enate przynosi również inne pożyteczne usprawnienia. Oto kilka najważniejszych…

Dodaliśmy opcję wysyłania automatycznych e-maili dla spraw. W tej chwili jest ona dostępna tylko dla automatycznych potwierdzeń utworzenia sprawy.

By ją uaktywnić, należy włączyć opcję „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail” podczas konfiguracji lub edycji przekierowań wiadomości dla sprawy w sekcji „Przekierowanie wiadomości e-mail” Buildera.

Szablon potwierdzenia – ważna uwaga

Wraz z dodaniem funkcji wysyłania automatycznych potwierdzeń dla spraw zmieniony został szablon potwierdzenia zapytania, by można go było zastosować również do spraw. W związku z tym do szablonu zostały wprowadzone następujące zmiany:

• Nazwę i przeznaczenie szablonu zmieniono z „Potwierdzenie zapytania” na „Potwierdzenie zgłoszenia”.

• W treści wiadomości e-mail termin „zapytanie” został przemianowany na „zgłoszenie”, by jeden szablon obsługiwał zarówno sprawy, jak i zapytania.

Pomoże w tym dodana do ustawień wiadomości e-mail na ekranie informacyjnym sprawy opcja o nazwie „Nowa zarejestrowana sprawa”. Umożliwia ona wybranie szablonu wiadomości, który ma zostać użyty do wysłania automatycznego potwierdzenia o utworzeniu sprawy. System zastosuje nowy szablon „Potwierdzenie zgłoszenia” (albo już istniejący szablon „Potwierdzenie zapytania”, jeśli został zmieniony). Użytkownik może wskazać inny szablon. Należy pamiętać, że to pole nie może pozostać puste.

Ważne jest również to, że nowa opcja „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail” na ekranie sprawy w Work Managerze musi być włączona przez agentów obsługi, aby system mógł wysłać potwierdzenie sprawy do kontaktu głównego i kontaktów dodatkowych (DW), gdy ta zostanie przesłana dalej, czyli jej status z „Wersji roboczej” zmieni się na „Do zrobienia” lub wyższy.

Automatyczny e-mail wysłany w przypadku przekształcenia zapytania w sprawę nadal wykorzystywać będzie szablon „Sprawa z zapytania”, a nie „Potwierdzenie zgłoszenia”.

Przegląd

By ułatwić pracę z pocztą elektroniczną, dodaliśmy możliwość zapisywania tworzonych wiadomości jako wersje robocze, jeśli nie są jeszcze gotowe do wysłania. Teraz, podczas tworzenia wiadomości e-mail dla danego elementu pracy, można zapisać go jako wersję roboczą i wrócić do niego później.

Teraz, podczas tworzenia wiadomości e-mail dla danego elementu pracy, można zapisać go jako wersję roboczą i wrócić do niego później. Wersje robocze będą przechowywane maksymalnie przez 90 dni.

Należy pamiętać, że nie da się zapisać jako wersję roboczą takiej wiadomości, której rozmiar przekracza limit ustawiony w Builderze – więcej informacji na ten temat można znaleźć tutaj.

Podgląd wersji roboczych wiadomości e-mail

Znajdzie się tam również informacja, kto jest autorem wersji roboczej, a także kilka pierwszych linii treści.

Po kliknięciu wybranej pozycji widok zostanie rozszerzony, wyświetlając dodatkowo adres, z którego e-mail zostanie wysłany, adresy DW i UDW, temat, załączniki i pełną treść, o ile dane były już wprowadzone w chwili zapisywania wersji roboczej.

Wersję roboczą można edytować z poziomu osi czasu, klikając „Aktualizuj wersję roboczą”, co otworzy okno edytora. Można jednak edytować lub usuwać tylko wersje robocze wiadomości z elementów pracy, do których należą.

Istnieje również możliwość skasowania wersji roboczej, otwarcia e-maila w wyskakującym okienku oraz jego wydrukowania.

Nad jedną wersją roboczą może pracować wielu użytkowników, ale nie jednocześnie. Z kolei w jednym elemencie pracy można zapisać wiele wersji roboczych wiadomości. Wszystkie je da się podejrzeć i edytować z poziomu karty komunikacji/osi czasu.

Jeśli dany element pracy ma już zapisaną wersję roboczą e-maila, system wyświetli o tym komunikat, gdy użytkownik zacznie pisać nową wiadomość. Można wówczas wybrać, czy kontynuować tworzenie nowej wiadomości, czy przejść do edycji już istniejącej.

Po scaleniu lub przekształceniu zapytania w sprawę. zapisane wersje robocze wiadomości danego elementu pracy zostaną wyświetlone na karcie komunikacji/osi czasu wszystkich elementów w powiązanej grupie, o ile włączone są filtry „Wersje robocze” i „Uwzględnij powiązane elementy pracy”.

Wersja robocza wiadomości pojawi się na osi czasu wraz z numerem referencyjnym elementu pracy, do którego należy.

Należy pamiętać, że wersje robocze e-maili nie będą uwzględniane podczas kopiowania komunikacji do nowego połączonego elementu pracy, nawet jeśli opcja „Kopiuj komunikację” jest włączona.

Dodawanie plików do wersji roboczych wiadomości e-mail

Po kliknięciu wybranej pozycji widok zostanie rozszerzony, wyświetlając dodatkowo nazwę załącznika oraz możliwość pobrania go na dysk.

Bogatsze możliwości formatowania

Dodaliśmy nowe opcje formatowania treści e-maili do ekranu edytora, które mogą okazać się przydatne podczas tworzenia nowej wiadomości. Wśród nowości znajdują się:

• widok pełnoekranowy;

• możliwość przypięcia paska formatowania wiadomości e-mail;

• możliwość wstawienia linii poziomej;

• możliwość dostosowania wysokości linii;

• opcje tekstowe - możliwość zwiększenia lub zmniejszenia wcięcia tekstu;

• możliwość przekreślenia tekstu (dostępne również poprzez zaznaczenie tekstu i naciśnięcie kombinacji Ctrl + S);

• możliwość wstawiania znaków specjalnych.

Wszystkie te nowe funkcje trafiły do edytora wiadomości e-mail w Work Managerze i Builderze oraz do edytora podpisu e-mail w Work Managerze.

Zapisywanie ustawień czcionki

Podczas tworzenia wiadomości e-mail w jakiejkolwiek formie (jako szablon w Builderze czy też nowa wiadomość, odpowiedź lub przekazanie w ramach elementu pracy w Work Managerze) użyte ustawienia czcionki (np. styl i rozmiar) zostaną zachowane na przyszłość, by nie trzeba było wybierać ich ponownie.

Wartości te są zapisywane w profilu użytkownika, więc będą używane podczas pracy i w Builderze, i w Work Managerze.

Dotyczy to tylko tekstu wpisywanego na samej górze tworzonego e-maila – po przeniesieniu kursora na wpisany wcześniej tekst, styl i rozmiar czcionki dopasuje się do niego. Więcej szczegółów można znaleźć poniżej. Przy okazji tej zmiany rozwiązany został problem niespójności „nowych pustych linii” w wiadomościach – podczas tworzenia nowego e-maila na samej górze zawsze dodawane będą dwie puste linie.

Uwaga: w przypadku tekstów standardowych i szablonów zastosowane zostaną takie ustawienia czcionki, przy pomocy jakich zostały utworzone.

Styl i wielkość czcionki użytej podczas tworzenia wiadomości zależeć będzie od tego, czy kliknięto wcześniej wpisaną treść. Na wybór użytej czcionki ma wpływ automatyczne wstawianie dwóch pustych linii na początku każdego nowego maila:

• pierwsza automatycznie wstawiona linia: zapisane ustawienia czcionki z ostatniego e-maila tworzonego przez danego użytkownika;

• druga automatycznie wstawiona linia: zawsze ustawiona na czcionkę Arial w rozmiarze 10.

Dalsza treść wiadomości może pochodzić z: poprzednich e-maili w wątku;

• szablonu e-mail;

• ustawionego podpisu. Styl i rozmiar czcionki w tych sekcjach będzie zgodny z istniejącą treścią, w zależności od tego, w którym miejscu użytkownik kliknie.

Przekroczenie limitu wiadomości e-mail

Ułatwiliśmy również użytkownikom zorientowanie się w sytuacji, gdy próbują wysłać wiadomość e-mail, która przekracza maksymalny rozmiar. Teraz w takiej sytuacji wyświetlone zostanie stosowne ostrzeżenie.

Dla takiej wiadomości nie będzie można zaplanować wysłania w późniejszym terminie ani zapisać jej jako wersja robocza.

Należy pamiętać, że kontrola rozmiaru e-maila odbywa się w chwili jego zapisywania, a nie wysyłania. Jeśli zatem zaplanowano do późniejszego wysłania wiadomość o rozmiarze 25 MB, a następnie maksymalny rozmiar został zmniejszony w Builderze do 10 MB, e-mail ten nadal zostanie wysłany, ponieważ jego rozmiar był zgodny z limitem obowiązującym w chwili jego zapisania.

Można skonfigurować maksymalny rozmiar dla wiadomości e-mail na stronie „Ustawienia systemu” w Builderze, używając funkcji „Maksymalny rozmiar wiadomości e-mail”. Zaleca się ustawić limit o 30% większy od zakładanego, aby dać użytkownikom dodatkowy bufor bezpieczeństwa, który uwzględni chociażby kodowanie. Przykład: jeśli maksymalny rozmiar ma wynosić 100 MB, należy go ustawić na 130. Uwaga: po aktualizacji maksymalny rozmiar wiadomości e-mail zostanie ustawiony na „Bez limitu”. Ponadto limit rozmiaru nie będzie miał zastosowania do wiadomości generowanych przez system, takich jak np. potwierdzenie przesłania zgłoszenia.

Pobieranie wiadomości e-mail w postaci plików .eml

Dla wszystkich typów e-maili (przychodzących, wychodzących, anulowanych, nieudanych, zaplanowanych) istnieje możliwość zapisania pliku .eml na dysku komputera. Opcję tę znaleźć można w różnych miejscach systemu – wszędzie tam, gdzie użytkownik ma możliwość podglądu wiadomości e-mail, np. w sekcji komunikacji i osi czasu elementu pracy, Skrzynce odbiorczej czy widoku Wysłanych.

Uwaga: jeśli wiadomość e-mail, którą próbujesz pobrać, zawierała plik załącznika, który został ręcznie usunięty przez użytkownika (np. ze względu na ochronę wrażliwych danych), wówczas opcja pobierania plików .eml będzie dla niej wyłączona, a po jej kliknięciu system wyświetli komunikat z wyjaśnieniem takiego stanu rzeczy.

Kopiowanie komunikacji powiązanych elementów pracy podczas tworzenia nowego połączonego elementu

Usprawniliśmy możliwości programu w zakresie współdzielenia komunikacji podczas tworzenia nowych połączonych elementów pracy bezpośrednio ze spraw lub zapytań . Teraz, podczas udostępniania komunikacji między połączonymi elementami pracy, komunikacja powiązanychelementów dzielona jest również z nowym elementem.

Przykład: w momencie tworzenia nowej połączonej sprawy lub zapytania, użytkownik ma możliwość skopiowania komunikacji elementu pracy (czyli wiadomości e-mail wraz z załącznikami) oraz uwag z oryginalnej sprawy lub zapytania do nowej połączonej sprawy. W przedstawionej sytuacji komunikacja z czynności uruchamianej sprawy także zostanie skopiowana. Podobnie w przypadku rozdzielonego zapytania skopiowana zostanie komunikacja z zapytania macierzystego.

Więcej o różnicach między powiązanymi a połączonymi elementami pracy można znaleźć tutaj.

Ulepszenia w zakresie podglądu połączonych elementów pracy.

Nowa wersja systemu przynosi kilka poprawek w zakresie funkcjonalności połączonych elementów pracy. Gdy element pracy, który jest połączony z innym, zostanie następnie scalony, rozdzielony lub przekształcony w sprawę, wówczas elementy powstałe w wyniku tego procesu zachowają ze sobą połączenie. Poprzednio w takich sytuacjach połączenie tracone.

Przykład:

• gdy zapytanie zostanie połączone z elementem pracy A, a potem scalone z elementem B, to scalone zapytanie utrzyma połączenie z elementem A.

• gdy zapytanie zostanie połączone z elementem pracy A, a potem rozdzielone na wiele różnych zapytań, to zapytania potomne utrzymają połączenie z elementem A.

• gdy zapytanie zostanie połączone z elementem pracy A, a potem przekształcone w sprawę, to powstała sprawa utrzyma połączenie z elementem A.

Przegląd

Poza tworzeniem nowych połączonych elementów sprawy ze sprawy lub zapytań, można teraz tworzyć połączenia pomiędzy już istniejącymi sprawami i zapytaniami, co pozwoli lepiej zarządzać działaniami różnych zespołów.

Połączenia między istniejącymi elementami pracy można tworzyć na dwa sposoby:

1. z elementu pracy;

2. ze strony domowej.

Łączenie istniejących elementów pracy z poziomu jednego z nich

Istniejące elementy pracy można łączyć z poziomu jednego z nich, przechodząc do ekranu elementu i wybierając „+ element pracy”, a następnie „Istniejący element”.

Wyświetlone zostanie wyskakujące okienko, w którym można wyszukać sprawy i/albo zapytania, z którymi ma być połączony dany element pracy.

Jednorazowo można połączyć do 50 elementów pracy, ale ogólna liczba połączeń jest nieograniczona.

Odnośnik do nowej połączonej sprawy lub zapytania pojawi się na karcie „Połączone prace” na ekranie elementów, które zostały połączone.

Łączenie istniejących elementów pracy z poziomu strony domowej

Aby połączyć istniejące elementy pracy z poziomu strony domowej, należy na jej siatce (która może wyświetlać informacje z sekcji „Robocza skrzynka nadawcza”, „Robocza skrzynka nadawcza zespołu”, „Moja praca”, „Praca zespołu”) wskazać sprawy i zapytania do połączenia, a następnie wybrać opcję „Połącz”, która pojawi się w górnej części siatki.

Pierwsza wybrana sprawa lub zapytanie będzie tym elementem, z którym połączone zostaną wszystkie następne (albo pierwsza na liście, jeśli wykorzystana zostanie opcja „Zaznacz wszystko”).

Wyświetlone zostanie okienko z komunikatem potwierdzającym, które sprawy lub zapytania zostaną połączone z danym elementem pracy.

Jednorazowo można połączyć do 50 elementów pracy, ale ogólna liczba połączeń jest nieograniczona.

Po przejściu do sprawy lub zapytania, z którą połączone zostały pozostałe elementy, na karcie „Połączone prace” wyświetlane będą WSZYSTKIE przyłączone elementy.

Jeśli użytkownik pracuje właśnie nad jednym z elementów wybranych do połączenia z elementem głównym, na karcie „Połączone prace” przetwarzanego elementu pojawi się tylko informacja o elemencie głównym, bez wykazu wszystkich innych z nim połączonych.

Rozłączenie elementów pracy

Można w każdej chwili rozłączyć elementy pracy, przechodząc na kartę „Połączone prace” i klikając ikonę „Rozłącz”.

W poprzednich wersjach system domyślnie wysyłał automatyczne wiadomości. By zmienić to zachowanie w przypadku konkretnego zapytania, należało WŁĄCZYĆ funkcję „Wyłącz automatyczne wiadomości e-mail”.

Teraz domyślne zachowanie zostało zmienione – system NIE będzie wysyłał automatycznych wiadomości. JEŚLI AUTOMATYCZNE WIADOMOŚCI E-MAIL DLA ZAPYTANIA MAJĄ BYĆ WYSYŁANE, NALEŻY WŁĄCZYĆ FUNKCJĘ (O ZMIENIONEJ NAZWIE) „WYSYŁAJ AUTOMATYCZNE WIADOMOŚCI E-MAIL”.

Ta zmiana obowiązuje również na ekranie służącym do tworzenia nowego połączonego zapytania.

Dodatkowo, podczas uruchamiania zapytania ze strony „Aktywność kontaktu” opcja „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail” będzie teraz domyślnie wyłączona, ale możesz ją ręcznie włączyć na ekranie zapytania.

Ta zmiana nie ominęła także sekcji „E-mail” w Builderze – podczas ustawiania przekierowań, opcja kontrolująca wysyłanie automatycznych e-maili została w nowej wersji zmieniona. Teraz domyślnym zachowaniem systemu będzie NIEWYSYŁANIE takich wiadomości, a jeśli mają być wysyłane, trzeba ręcznie włączyć opcję „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail”..

Dodaliśmy opcję domyślnego tagowania kontaktów, aby korzystanie z tej funkcjonalności w przypadku elementów pracy było szybsze i łatwiejsze. Teraz można dodać domyślny tag dla konkretnego kontaktu, na przykład:

wiedząc, że „Jane Smith” będzie brokerem dla każdego elementu pracy, do którego zostanie przypisana jako kontakt, można dodać do jej danych na liście kontaktów tag „broker”, który odtąd będzie podstawiany do elementu pracy przez system i użytkownik nie będzie musiał za każdym razem robić tego ręcznie.

Lista tagów domyślnych jest utrzymywana w Builderze w sekcji „Ustawienia ogólne” >> „Tagi kontaktów” .

Tag domyślny można ustawić podczas dodawania nowego kontaktu do systemu.

Można to również zrobić przy okazji edycji kontaktu na stronie „Kontakty”.

Atrybut „tag domyślny” można również edytować zbiorczo, to znaczy dla wielu kontaktów jednocześnie – wystarczy wybrać kontakty na siatce poświęconej im strony i kliknąć przycisk „Edytuj”, by otworzyć wyskakujące okienko „Edycja zbiorcza”.

Należy pamiętać, że dla każdego kontaktu można ustawić tylko jeden tag domyślny.

Z kolei gdy element pracy został utworzony za pomocą przycisku „Rozpocznij element pracy” na karcie „Aktywność kontaktu”, kontakt ten zostanie oznaczony jako „Wnioskodawca”, „Podmiot” i „Kontakt główny” tego elementu. Dodatkowo system podstawi tag domyślny tego kontaktu, o ile został ustawiony.

Zachowanie domyślnego tagu kontaktu, gdy ustawienie „Dostępny dla wielu” jest wyłączone

Jeśli ustawienie „Dostępny dla wielu” jest w przypadku określonego tagu wyłączone, można go przypisać tylko do jednego kontaktu danego elementu pracy. Przykład: może się zdarzyć, że tylko jeden kontakt przypisany do danego zapytania może być oznaczony jako „broker”. Uderzy to w domyślne tagowanie, gdy dwa kontakty mające taki sam tag domyślny (który musi być unikalny) zostaną dodane do elementu pracy (zarówno ręcznie, jak i automatycznie). W takiej sytuacji system przypisze tag domyślny tylko jednemu kontaktowi i tym samym usunie go z pozostałych, którym przydzieli inny istniejący tag w następującej kolejności:

• Kontakt główny;

• Wnioskodawca;

• Podmiot;

• DW;

• inny kontakt przypisany do danego elementu pracy.

Dodatkowe uwagi dotyczące niedopasowania firmy dostawczej do tagów kontaktów:

• Nie da się dodać domyślnego tagu do kontaktu, jeśli firma, do której jest on przypisany, ma ustawioną inną firmę dostawczą niż tag domyślny.

• Nie da się złożyć elementu pracy z kontaktem, którego tag domyślny jest ustawiony na inną firmę dostawczą niż ta, która przypisana jest do elementu pracy.

W profilu użytkownika pojawiło się nowe ustawienie (dostępne dla liderów zespołów), które pozwala liderom modyfikować pracę członków zespołów w taki sposób, by mogli zajmować się elementami przypisanymi tylko do ich kolejek.

Nadal będą mogli zdobyć kolejne zadania za pomocą przycisku „Wybierz pracę z kolejki” (to podejście i tak przydziela użytkownikowi pracę tylko z jego kolejki). Nowa opcja uniemożliwi jednak ręczne przypisanie im pracy przez innych członków zespołu z kolejek, do których nie są przypisani.

Gdy to ustawienie jest wyłączone, członkowie zespołu będą mogli zajmować się zadaniami pochodzącymi z jakiejkolwiek kolejki (w granicach uprawnień grupy użytkowników nadanych im w Builderze). Natomiast gdy to ustawienie jest włączone, użytkownicy wciąż będą mogli pracować z elementami, które nie są przypisane do żadnej kolejki. Jeśli zaś do danego użytkownika przypisano już elementy z kolejek, do których nie należy, będzie on mógł kontynuować pracę, ale przydzielanie kolejnych takich elementów zostanie zablokowane. Przypisanie takich elementów pracy do użytkownika można cofnąć ręcznie. Ponadto jeśli status któregoś z elementów pracy, którym już zajmuje się użytkownik (a który nie pochodzi z jego kolejki) zmieni się na „Oczekuje” lub „Rozwiązane”, zostanie on przeniesiony do Roboczej skrzynki nadawczej zespołu i znów nie będzie do nikogo przypisany. Gdy ten element będzie już gotowy do dalszego przetwarzania (np. nadejdą nowe związane z nim informacje), NIE zostanie przypisany z powrotem do poprzedniego użytkownika, ponieważ nie należy do jego kolejki. Zamiast tego zostanie przypisany zgodnie z regułami przydziału.

Do czynności dodany został krótki opis sprawy, by użytkownicy mieli szybszy dostęp do informacji o zadaniu, którym się zajmują.

Jeśli w krótkim opisie sprawy danej czynności wprowadzono zmiany, znajdą one swoje odbicie na ekranie czynności wszystkich czynności należących do konkretnej sprawy (odświeżenie ekranu czynności może okazać się niezbędne, by zobaczyć efekty edycji), a tytuł czynności będzie składał się z następujących elementów:

Odniesienie czynności - Krótki opis sprawy - Nazwa procesu czynności' '10040-C-A1.1 - Jack Jones nowy rozpoczynający - Zgoda HR

Taka nazwa będzie wyświetlana na karcie czynności:

Krótki opis sprawy to również tytuł, który pojawi się też w kolumnie „Tytuł” na siatce strony domowej dla danej czynności.

Szybkie wyszukiwanie na karcie „Widoki”

Kilku usprawnień doczekała się także karta „Widoki”, na której można teraz wyszukiwać dane w trybie zaawansowanym. Do ekranu da się teraz szybko dostać bezpośrednio z poziomu szybkiej wyszukiwarki. Jeśli wyniki z wyszukiwarki okażą się niewystarczające, można teraz z łatwością skorzystać z bardziej zaawansowanych możliwości wyszukiwania, jakie oferuje karta „Widoki”.

Zapisane widoki w sekcji nawigacji

Wybór języka US English

Dodaliśmy możliwość na amerykańską odmianę języka angielskiego (en-us). Dołączył on do brytyjskiej odmiany języka angielskiego oraz języków: francuskiego, niemieckiego, hiszpańskiego, rumuńskiego, polskiego, węgierskiego, rosyjskiego oraz brazylijskiej odmiany języka portugalskiego.

Ograniczenia modyfikacji błędów

„Ogranicz modyfikację błędów” to nowa opcja znajdująca się w sekcji . Pozwala ona ograniczyć dostęp do możliwości modyfikowania informacji zawartych na kartach błędów spraw, czynności i zapytań. Agenci obsługi zawsze mogą DODAĆ wpis błędu albo oznaczyć go jako rozwiązany, ale po włączeniu w Builderze opcji ograniczania tylko agent, który utworzył dany wpis o błędzie, będzie mógł później modyfikować lub usuwać jego szczegóły.

Ulepszenia w zakresie podglądu elementów pracy.

Usprawniliśmy także przetwarzanie powiązanych elementów pracy. Teraz użytkownik bez trudu odnajdzie sprawę macierzystą danego elementu pracy.

Przykład:

• gdy zapytanie zostanie rozdzielone na wiele zapytań potomnych, wówczas odnośnik do zapytania macierzystego pojawi się przy nich wszystkich

• gdy wiele elementów pracy zostanie scalonych w jeden element potomny, pojawi się przy nim odnośnik do wszystkich elementów macierzystych;

• gdy zapytanie zostanie przekształcone w sprawę, odnośnik do zapytania macierzystego pojawi się przy wszystkich sprawach potomnych.