Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Loading...
Znacząco ulepszyliśmy sposób wyświetlania plików i odnośników oraz zarządzania nimi w przypadku zapytań, czynności i spraw. Karta „Pliki”, która wcześniej była wyświetlana na pasku bocznym, została teraz rozszerzona i przeniesiona na główną część ekranu elementu pracy obok osi czasu – teraz tam można dodawać pliki i odnośniki oraz przeglądać te, które wcześniej dodano do elementu pracy.
Na karcie plików wyświetlane są wszystkie pliki i odnośniki, które zostały dodane do tego elementu pracy i elementów z nim powiązanych, a także załączniki do przychodzących i wychodzących wiadomości e-mail.
Wszelkie pliki i odnośniki dotyczące bieżącego, otwartego elementu pracy są wyświetlane w górnej części karty plików, a te dotyczące elementów z nim powiązanych znaleźć można w oddzielnej sekcji poniżej. Pozycje sortowane są według daty oraz godziny przesłania i wyświetlane od najnowszych.
Widoczne informacje o pliku obejmują jego nazwę, rodzaj, rozmiar, nadawcę i datę przesłania, a także numer referencyjny elemetu pracy, do którego został przesłany. Znajdziemy tam również tagi i uwagi dodane do plików.
Kolejne informacje można odczytać z wyświetlanych ikon:
standardowe załączniki są oznaczone ikoną spinacza do papieru:
odnośniki są oznaczone ikoną odnośnika:
załączniki z przychodzących wiadomości e-mail są oznaczone zieloną ikoną e-maila:
załączniki z wychodzących wiadomości e-mail są oznaczone niebieską ikoną e-maila:
Wszystkie pliki wyszczególnione na karcie „Pliki” można dodawać jako załączniki do wychodzących wiadomości e-mail, z kolei odnośniki mogą być przesyłane w treści wiadomości.
Uwaga: w przypadku aktualizacji z wersji starszych niż 2022.3 pliki dołączone bezpośrednio do elementu pracy będą widoczne w sekcji „Inne elementy robocze” bez numeru referencyjnego. Załączniki e-mail dla tego elementu pracy znajdziemy jednak w sekcji „Bieżące”.
Użytkownik, do którego przypisano dany element pracy, może dodawać do niego pliki i odnośniki na karcie Pliki. Można przesyłać wiele plików jednocześnie. Służą do tego przyciski w górnej części karty.
Pliki można również przeciągnąć i upuścić na kartę Pliki.
Uwaga: Maksymalny rozmiar pliku wynosi 100 MB.
Domyślnie przesyłać można wszystkie pliki, jednak istnieje możliwość wykluczenia określonych typów poprzez wskazanie w sekcji ustawień ogólnych Buildera tych, które mają być dozwolone.
Do plików i odnośników można dodawać tagi. Pomagają one usystematyzować dane, co jest szczególnie ważne podczas przesyłania informacji. Tagi dostępne dla danego użytkownika są określone w Builderze.
Można również dodawać tagi do wielu plików i odnośników jednocześnie, zaznaczając jeden lub więcej elementów i klikając ikonę znajdującą się na nagłówku karty „Pliki”.
Po oznaczeniu tagami pliki i odnośniki będą mogły być automatycznie dodawane do wiadomości e-mail z pasującymi tagami, dzięki czemu użytkownik może mieć pewność, że wszystkie wymagane dokumenty zostaną dołączone do wiadomości e-mail o określonej treści.
Gdy do tworzonej przez użytkownika wiadomości e-mail wstawiony zostanie tekst gotowej odpowiedzi lub gdy nowy e-mail zostanie automatycznie utworzony i wysłany w ramach przetwarzania danego elementu pracy, wówczas system zidentyfikuje wszystkie tagi powiązane z gotowym tekstem lub szablonem e-mail, a następnie automatycznie załączy do wiadomości wszystkie pliki z tego elementu pracy, które oznaczono tymi samymi tagami. Tagi są łączone z gotowymi odpowiedziami lub treścią wiadomości e-mail podczas tworzenia szablonów e-mail w Builderze przez administratorów systemu.
Oznaczanie plików tagami jest również istotne w przypadku procesów, w których wykorzystywana jest automatyzacja. Przykład: jeśli zautomatyzowana czynność na dalszych etapach prac musi wiedzieć, który z plików dołączonych do sprawy to „Potwierdzenie faktury”, można odpowiednio go oznaczyć – zautomatyzowany proces wybierze ten plik na podstawie jego tagów, bez względu na samą nazwę. Tego rodzaju zewnętrzna automatyzacja może być także źródłem tagów w ramach przesyłania dokumentów do elementów pracy w Enate w celu ich dalszego ręcznego lub automatycznego wykorzystania.
Uwaga: Jeśli tagi dla plików nie zostały skonfigurowane w systemie, opcja „dodaj tag” nie będzie wyświetlana.
Do plików i odnośników można również dodawać uwagi zawierające krótki opis zawartości lub inne informacje, które mogą być przydatne.
Można dodawać uwagi do wielu plików i odnośników jednocześnie, zaznaczając jeden lub więcej elementów i klikając ikonę znajdującą się na nagłówku karty „Pliki”.
Menu z prawej strony ekranu umożliwia podgląd poszczególnych plików. Podgląd otworzy się w nowej karcie.
Jeśli zawartości danego pliku nie można podejrzeć, wyświetlone zostanie okienko ze stosowną informacją i możliwością pobrania pliku. Typy plików obsługiwane przez funkcję podglądu: txt, pdf, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, jfi, png, gif, web, tiff, tif, heif,heic, svg, svgz.
W celu pobrania poszczególnych plików należy wybrać odpowiednią opcję w menu po prawej stronie ekranu.
Można pobrać wiele plików jednocześnie, zaznaczając wybrane i klikając przycisk w górnej części ekranu. Zostaną one pobrane osobno lub razem w postaci pojedynczego skompresowanego archiwum ZIP – służy do tego przycisk znajdujący się tutaj.
W celu usunięcia poszczególnych plików lub odnośników należy wybrać odpowiednią opcję w menu po prawej stronie ekranu.
Można usunąć wiele plików lub odnośników jednocześnie, zaznaczając wybrane i klikając przycisk w górnej części ekranu.
Pliki i odnośniki wyświetlane na karcie „Pliki” można filtrować, korzystając z odpowiedniej funkcji znajdującej się w górnej części ekranu. Pozycje można filtrować według: załączników, załączników wychodzącej poczty e-mail, załączników przychodzącej poczty e-mail i odnośników.
Funkcja wyszukiwania tekstowego ułatwia znajdowanie poszczególnych plików i odnośników. Obejmuje ona różne wyświetlane grupy informacji – nazwy pliku, informacje o tagach i dołączone uwagi.
Zaktualizowana funkcja śledzenia czasu dla zapytań, spraw i czynności pokazuje więcej informacji i usprawnia przetwarzanie tych elementów pracy.
Ułatwiony został dostęp do wcześniej zarejestrowanych czasów pracy agentów nad danym elementem, można również wyświetlić kartę w trybie pełnoekranowym – znajdziemy na niej wówczas pełniejsze informacje na temat zmian wprowadzanych we wcześniej zarejestrowanych czasach, w tym zapisy tego, kto i kiedy ich dokonał oraz na czym polegały.
Przegląd nowych funkcji w wersji Enate 2022.3
W tej wersji skupiliśmy się na dwóch głównych obszarach, by uczynić Work Managera jeszcze bardziej efektywnym i przyjaznym dla użytkownika narzędziem.
Zamieszczony poniżej film pozwoli zapoznać się z najważniejszymi zmianami wprowadzonymi w wersji 2022.3, a ich szczegółowy opis można znaleźć w kolejnych sekcjach tego dokumentu.
Gruntownie przebudowaliśmy powiadomienia, oddając w ręce użytkowników i liderów zespołów o wiele więcej funkcji i możliwości dostosowania działania programu do własnych potrzeb. Dzięki temu są oni na bieżąco informowani o wszelkiej aktywności dotyczącej interesujących ich zapytań, czynności i spraw.
Wzięliśmy pod uwagę prośby użytkowników o dodanie większej liczby funkcji w tym obszarze i ulepszyliśmy oś czasu, śledzenie czasu, a w szczególności zarządzanie plikami dla zapytań, czynności i spraw.
Listę nowych funkcji, ulepszeń i poprawek błędów zawartych w tym wydaniu znaleźć można w poniższych dokumentach:
Bardziej szczegółowy wykaz, obejmujący również zmiany związane z kompatybilnością oraz te dotyczące API i hurtowni danych, znajduje się w sekcji Informacje o wersji.
W nowej wersji Enate można już tak skonfigurować system, by automatycznie tworzył nowe kontakty zewnętrzne po nadejściu wiadomości e-mail, która zawiera nowe adresy e-mail.
Nowa funkcja znajduje się w ustawieniach ogólnych Buildera i jest domyślnie włączona, czyli nowe kontakty z wiadomości e-mail są tworzone automatycznie.
Należy pamiętać, że firma, z którą zostanie powiązany automatycznie utworzony kontakt, zostanie wybrana na podstawie ustawionego zakresu. Jeśli jest on ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny”, nowemu kontaktowi zostanie przypisany zakres globalny, tzn. nie będzie on powiązany z żadną konkretną firmą. Jeśli zaś zakres ustawiony jest na „Lokalny”, kontakt będzie podpięty do firmy, z którą połączony jest powiązany element pracy.
System automatycznie wstawi imię i nazwisko kontaktu na podstawie nazwy wyświetlanej w wiadomości e-mail. Dodatkowe informacje:
Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się spacja, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszą spacją, zostanie użyte jako imię kontaktu, a to, co znajduje się po ostatniej spacji – jako jego nazwisko. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „John Smith”, to imię kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „John”, a nazwisko jako „Smith”.
Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się przecinek, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszym przecinkiem, zostanie użyte jako nazwisko kontaktu, a to, co znajduje się po przecinku – jako jego imię. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „Smith, John”, to nazwisko kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „Smith”, a imię jako „John”.
Jeśli system nie jest w stanie automatycznie wypełnić imienia i nazwiska, kontakt zostanie utworzony bez nich, a użytkownik zostanie poproszony o samodzielne dopisanie tych danych podczas zapisywania elementu pracy.
Ponadto do strony „Zarządzanie kontaktami” dodana została kolumna o nazwie „Utworzone automatycznie”, wskazująca użytkownikowi, które z jego kontaktów zewnętrznych zostały utworzone automatycznie, a które ręcznie.
Należy pamiętać, że po dokonaniu edycji kontaktu, który został utworzony automatycznie, nie będzie on już wyświetlany jako taki w kolumnie „Utworzone automatycznie” na stronie „Zarządzanie kontaktami”.
W nowej wersji osi czasu znajdziemy jeszcze więcej przydatnych informacji.
Na osi czasu sprawy wyświetlana jest teraz historia jej przeróbek, zawierająca informacje na temat tego, kto i kiedy ustawił ją do przerobienia oraz numer kroku i czynność, od których należy rozpocząć jej ponowne opracowywanie.
W celu włączenia wyświetlania historii przeróbek należy zaznaczyć odpowiednią pozycję w nowym okienku filtrowania osi czasu.
Aby umożliwić bardziej efektywne zarządzanie SLA, dodaliśmy możliwość sprawdzenia na osi czasu, kiedy dokonano zmiany terminu zakończenia.
Jeśli termin został zaktualizowany, na osi czasu pojawi się nowa data i godzina wraz z informacjami o tym, kto, kiedy i dlaczego dokonał zmian. Możliwe przyczyny zmiany to: przejście na ręczne przetwarzanie, zmiana aktualnego kroku sprawy lub zmiana kategorii zapytania (np. w związku z metodą ustalania terminu zakończenia).
Po zaznaczeniu odpowiednich pozycji na liście filtrów, oś czasu może wyświetlać termin zakończenia lub to, kiedy został on przekroczony.
Z kolei opcja „Zmiana kategorii zapytania” umożliwia dodanie do osi czasu informacji właśnie o zdarzeniach tego rodzaju.
Wpis na osi czasu wskaże, kto zmienił kategorię zapytania, kiedy to zrobił i na jaką.
Dzięki powiadomieniom użytkownicy Enate są na bieżąco informowani o wszystkim, co dotyczy interesujących ich zapytań, czynności i spraw. Można je swobodnie dostosowywać do własnych potrzeb, wybierając elementy do obserwowania, zdarzenia, o których chcemy być informowani oraz sposób dostarczania samych powiadomień.
Opcje do wyboru to:
Obserwuj element pracy;
Obserwuj wszystkie elementy w skrzynce odbiorczej;
Obserwuj wszystkie elementy w kolejkach.
Można otrzymywać powiadomienia dotyczące konkretnego elementu pracy – w tym celu wystarczy otworzyć go w Work Managerze i kliknąć przycisk „Obserwuj” znajdujący się na pasku nagłówka.
Jeśli użytkownik obserwuje dany element pracy, otrzyma powiadomienie za każdym razem, gdy wystąpią wybrane w ustawieniach zdarzenia – mogą to być zmiany statusu, zmiany osoby przypisanej itp. Jeśli użytkownik wybrał opcję otrzymywania powiadomień za pośrednictwem wyskakującego okienka w przeglądarce internetowej i/lub poczty e-mail, kopie powiadomień dotrą do niego również tymi kanałami.
Warto zapamiętać:
Nie można obserwować tylko tych elementów pracy, których status to „Zamknięte”.
Można obserwować tylko te elementy pracy, do których posiada się uprawnienia.
Obserwowanie elementu pracy nigdy nie zostanie ustawione użytkownikowi automatycznie.
Pojedynczy element pracy można obserwować tylko poprzez ręczne kliknięcie przycisku „Obserwuj” na jego stronie. Jedynym wyjątkiem od tej zasady jest sytuacja, gdy użytkownik obserwuje zapytanie, które następnie zostaje rozdzielone. Wówczas automatycznie będzie obserwował wszystkie zapytania, na które rozdzielono zapytanie pierwotne.
Wybranie elementu pracy do obserwowania dotyczy tylko i wyłącznie tego elementu, bez jakichkolwiek innych z nim powiązanych, np. innych czynności w danej sprawie lub połączonych elementów pracy.
Obserwowanie danego elementu pracy można zakończyć w dowolnym momencie, klikając przycisk „Przestań obserwować” na jego stronie.
Do zakończenia obserwowania danego elementu pracy dochodzi w wyniku ręcznego naciśnięcia odpowiadającego za to przycisku lub zmiany statusu tego elementu na „Zamknięte”. Gdy status elementu pracy zmieni się na „Zamknięte”, obserwowanie zostanie wyłączone u wszystkich użytkowników, którzy mieli je aktywne.
Aby wybrać, które powiadomienia i w jaki sposób chcemy otrzymywać, należy przejść do Ustawień użytkownika i kliknąć Ustawienia powiadomień.
W tym miejscu można wybrać nie tylko konkretne elementy pracy do obserwowania, ale także bardziej ogólnie określić rodzaj powiadomień, jakie chcemy otrzymywać automatycznie. W tym celu należy:
wskazać elementy pracy, do których chcemy otrzymywać powiadomienia, np. elementy we własnej skrzynce odbiorczej;
określić rodzaj zdarzeń związanych z tymi elementami pracy, o których chcemy być powiadamiani.
Więcej szczegółów na ten temat można znaleźć poniżej.
Użytkownik może otrzymywać powiadomienia dla elementów pracy, które znajdują się w jego skrzynce odbiorczej i/albo kolejkach.
Użytkownik musi również wybrać, o jakich zdarzeniach dotyczących wskazanych elementów pracy chce być powiadamiany.
Dostępne są następujące opcje:
Należy pamiętać, że użytkownik otrzyma tylko jedno powiadomienie o tym samym zdarzeniu dla danego elementu pracy.
Użytkownik otrzyma powiadomienie o każdym zdarzeniu, które wybrał w ustawieniach. Pojawi się ono w Centrum powiadomień Work Managera (za pośrednictwem ikony powiadomień na pasku nagłówka) wraz ze wskazaniem liczby nieprzeczytanych powiadomień. Dodatkowo można wybrać powiadomienia za pośrednictwem wiadomości e-mail i/albo wyskakującego okienka w przeglądarce internetowej.
Ikona powiadomień wskazuje liczbę nieprzeczytanych wiadomości.
Kliknięcie ikony powiadomień spowoduje wyświetlenie Centrum powiadomień.
Tutaj użytkownik znajdzie otrzymane powiadomienia (wyświetlanych jest 100 najnowszych wiadomości), posortowane na „Wszystkie” oraz „Nieprzeczytane”.
Kliknięcie danego powiadomienia przeniesie użytkownika do związanego z nim elementu pracy.
Można również oznaczyć pojedyncze lub (z menu z wielokropkiem) wszystkie powiadomienia jako przeczytane.
Zaznaczenie opcji „Nie przeszkadzać" spowoduje wyłączenie wszystkich powiadomień e-mail i wyskakujących okienek. Uwaga: użytkownik nadal będzie otrzymywał powiadomienia w swoim Centrum powiadomień.
Aby dostosować swoje powiadomienia, należy kliknąć Ustawienia powiadomień lub przejść do Ustawień użytkownika i tam wybrać Ustawienia powiadomień.
Powiadomienia będą wysyłane w wybranym przez użytkownika języku. Jeśli użytkownik zmieni język wyświetlania na inny, dotychczasowe powiadomienia pozostaną w starym języku, ale wszystkie nowe będą już uwzględniać dokonany wybór.
Jeśli w przeglądarce internetowej włączone jest wyświetlanie wyskakujących okien, wszystkie nowe powiadomienia pojawią się w prawym dolnym rogu ekranu. Kliknięcie odnośnika do elementu pracy przeniesie użytkownika bezpośrednio do niego.
Wyskakujące powiadomienia będą wyświetlać się na każdym ekranie, o ile użytkownik jest zalogowany do Work Managera.
By wyskakujące powiadomienia mogły się wyświetlać, być może trzeba będzie dostosować ustawienia przeglądarki internetowej. Jeśli okaże się to konieczne, w Centrum powiadomień pojawi się stosowne ostrzeżenie.
W celu włączenia wyskakujących powiadomień należy w przeglądarce przejść do Ustawień > Prywatność i bezpieczeństwo > Ustawienia witryn > Uprawnienia > Powiadomienia i dostosować ustawienia w taki sposób, by strony internetowe mogły wysyłać powiadomienia.
Należy pamiętać, że po uruchomieniu funkcji „Nie przeszkadzać”, powiadomienia e-mail i wyskakujące okienka nie będą się wyświetlać aż do jej wyłączenia. Ponadto powiadomienia w wyskakujących okienkach nie będą się pojawiać, gdy przeglądarka działa w trybie incognito.
Powiadomienia w postaci wiadomości e-mail będą wysyłane na adres przypisany do danego użytkownika w Builderze.
Wiadomości będą wysyłane z niemonitorowanej skrzynki pocztowej skonfigurowanej w Builderze.
W treści powiadomień e-mail znajdzie się odnośnik do elementu pracy, którego dotyczą. Kliknięcie odnośnika otworzy bezpośrednio stronę tego elementu, o ile użytkownik jest już zalogowany do Enate. W przeciwnym wypadku zostanie przeniesiony na stronę logowania do Enate, by po zalogowaniu przejść prosto do strony danego elementu pracy.
Należy pamiętać, że po uruchomieniu funkcji „Nie przeszkadzać”, powiadomienia e-mail i wyskakujące okienka nie będą się wyświetlać aż do jej wyłączenia.
Oprócz wyświetlania powiadomień w Centrum powiadomień Work Managera, w postaci wyskakujących okienek w przeglądarce oraz w wiadomościach e-mail, możliwe jest również ustawienie wyskakujących okienek w różnych miejscach na pulpicie komputera, np. w Menu Start systemu Windows oraz na ekranie blokady.
W ustawieniach powiadomień pulpitu można włączyć dźwięki dla wyświetlanych wiadomości.
Aby wyłączyć WSZYSTKIE powiadomienia, należy aktywować taką opcję na karcie Ustawień użytkownika w górnej części Ustawień powiadomień.
Po jej uruchomieniu system nie będzie generował żadnych powiadomień. Ustawienia użytkownika zostaną zapisane, na wypadek gdyby zaszła potrzeba ponownego włączenia powiadomień.
Uwaga: system zacznie generować nowe powiadomienia od momentu ponownego włączenia tej funkcji, ale nie wyśle żadnych wiadomości z okresu przejściowego.
Dodaliśmy możliwość edycji krótkiego opisu sprawy w Work Managerze.
W tym celu należy włączyć opcję „” na ekranie informacyjnym sprawy w Builderze.
To tytuł, który będzie wyświetlany na górze karty sprawy.
To również tytuł, który pojawi się też w kolumnie „Tytuł” na siatce strony domowej.
Jeśli krótki opis sprawy danej czynności został zmieniony, wówczas tytuł czynności, który wyświetlony zostanie na samej górze jej karty, będzie teraz złożony z krótkiego opisy sprawy i tytułu czynności.
To również tytuł, który pojawi się też w kolumnie „Tytuł” na siatce strony domowej.
Użytkownicy mają od teraz możliwość cofnięcia przypisania elementów pracy znajdujących się na dowolnym etapie opracowywania, również tych, których mają status „Rozwiązane” (jedyny wyjątek to elementy, których status to „Zamknięte”).
Nowa funkcja umożliwia użytkownikom wyłączenie wysyłania JAKICHKOLWIEK automatycznie generowanych wiadomości e-mail z zapytań na określony adres, jeśli był podany w polu Do, DW lub UDW. W tym celu należy wybrać nową opcję „Wyłącz wszystkie automatycznie generowane wiadomości e-mail na ten adres” na karcie „Zablokowane adresy e-mail”. Dotąd funkcja ta była dostępna tylko w momencie tworzenia zapytania – teraz została rozszerzona na wszystkie sytuacje związane z zapytaniem.
Typ elementu pracy
Szczegóły
Uwagi
Moja skrzynka odbiorcza
Użytkownik otrzyma powiadomienia dla elementów pracy znajdujących się w jego skrzynce odbiorczej, np. elementów do niego przypisanych.
To ustawienie jest domyślnie włączone dla wszystkich użytkowników.
Moje kolejki
Użytkownik otrzyma powiadomienia dla elementów pracy znajdujących się w kolejkach, w których czeka i/albo którymi zarządza.
To ustawienie jest domyślnie włączone dla liderów zespołów.
Otrzymano nowe informacje
Otrzymano nową wiadomość e-mail lub uwagę samoobsługi dotyczącą elementu pracy.
Element pracy przypisany
do mnie
Element pracy został przypisany do użytkownika.
Nowy element pracy w kolejce
Kolejka, w której znajdował się element pracy, została zmieniona na kolejkę, w której czeka i/albo którą zarządza użytkownik.
Dodano nowy plik/odnośnik
Do elementu pracy dodano nowy plik lub odnośnik.
Przypomnienie o terminie: „Zagrożony”
Termin zakończenia elementu pracy uważa się za zagrożony. Oblicza się go, odejmując od ustawionego terminu/czasu zakończenia elementu pracy przewidywany czas jego wykonania z dodatkowymi 30 minutami.
Np. jeśli element pracy ma być ukończony o 17.00, a przewidywany czas jego ukończenia wynosi 1 godzinę, przypomnienie o zagrożonym terminie zostanie wysłane o 15.30.
To powiadomienie nie zostanie wysłane, jeśli:
status elementu pracy to „Wersja robocza”;
status elementu pracy to „W toku” i jest on przypisany do użytkownika;
status elementu pracy to „Oczekuje” I podczas ustawiania jego terminu zaznaczono opcję „Dodaj czas oczekiwania”.
Element pracy jest
opóźniony
Przekroczono termin zakończenia elementu pracy i jest on teraz opóźniony.
Czynność odrzucona
Czynność została anulowana lub oznaczona jako „Nie można zakończyć”.
Sprawa wymaga uwagi
Podczas przetwarzania sprawy pojawił się problem i wymagana jest interwencja, nim prace będą mogły ruszyć dalej.
Wzajemna ocena zakończona
Wzajemna ocena czynności została zakończona.
