Es ist jetzt möglich, das System so einzustellen, dass es automatisch einen neuen externen Kontaktdatensatz erstellt, wenn E-Mails mit neuen E-Mail-Adressen eingehen.

Die neue Einstellung, die dies ermöglicht, befindet sich im Abschnitt Allgemeine Einstellungen des Builders und ist standardmäßig eingeschalten, d. h. die automatische Erstellung von Kontakten aus E-Mails ist aktiviert.

Wenn ein solcher neuer Kontaktdatensatz automatisch erstellt wird, hängt das Unternehmen, mit dem er verknüpft wird, von der Einstellung des Kontaktbereichs ab: Wenn er auf "Global" oder "Global und Lokal" eingestellt ist, hat der automatisch erstellte Kontakt einen globalen Geltungsbereich, d.h. er ist nicht mit einem bestimmten Unternehmen verknüpft. Ist die Option auf "Lokal" eingestellt, wird der automatisch erstellte Kontakt unter dem Unternehmen erstellt, unter dem das zugehörige Arbeitsobjekt existiert.

Das System füllt den Vor- und Nachnamen des Kontakts automatisch auf der Grundlage des E-Mail-Anzeigenamens aus. Weitere Einzelheiten dazu:

• Wenn der E-Mail-Anzeigename ein Leerzeichen enthält, wird alles vor dem ersten Leerzeichen als Vorname des Kontakts und alles nach dem letzten Leerzeichen als Nachname verwendet. Wenn der E-Mail-Anzeigename zum Beispiel "John Smith" lautet, wird der Vorname des Kontakts automatisch als "John" und der Nachname als "Smith" ausgefüllt.

• Wenn der E-Mail-Anzeigename ein Komma enthält, wird alles vor dem ersten Komma als Nachname des Kontakts und alles nach dem letzten Komma als Vorname verwendet. Wenn der Name der E-Mail-Anzeige zum Beispiel "Smith, John" lautet, wird der Nachname des Kontakts automatisch mit "Smith" und der Vorname mit "John" ausgefüllt.

• Wenn das System den Vor- und Nachnamen nicht automatisch ausfüllen kann, wird der Kontakt automatisch ohne Vor- und Nachnamen erstellt und der Benutzer wird aufgefordert, diesen selbst auszufüllen, wenn er den Arbeitsauftrag einreicht.

Außerdem wurde auf der Kontaktverwaltungsseite eine neue Standardspalte mit der Bezeichnung "Automatisch erstellt" hinzugefügt, in der die Benutzer sehen können, welche ihrer externen Kontakte automatisch und welche manuell erstellt wurden.

Für diese Version haben wir uns auf zwei Hauptthemen konzentriert, um den Enate Arbeitsmanager besser und produktiver zu machen.

Sie können dieses Video für allgemeine Informationen über die Veränderungen in v2022.3 ansehen, oder die einzelnen Abschnitte für mehr Informationen.

Benachrichtigungen

Wir haben unsere Benachrichtigungen stark verändert, und den Nutzern und Teamleitern mehr Funktionen gegeben, um Feinabstimmungen durchzuführen, damit sie immer über die Aktivität in den Tickets, Aktionen und Fällen, an denen sie interessiert sind, informiert bleiben.

Arbeitsauftragsproduktivität

Wir haben Ihr Feedback berücksichtigt und haben weitere Funktionen zum Verlauf, dem Zeitnachverfolgungsmodus und insbesondere zur Dateiverwaltung hinzugefügt.

Versionshinweise

Sie können eine Liste mit den neuen Funktionen, Verbesserungen und Fehlerbehebungen in diesem Dokument unten finden:

Für eine genauere Liste, mit API-Veränderungen, Datenspeicherungsänderungen und anderen Änderungen, bitte sehen Sie sich den Versionshinweise-Abschnitt an.

Überblick

Wir haben viele Verbesserungen für die Verwaltung und die Ansicht von Dateien und Links in Tickets, Aktionen und Fällen hinzugefügt.

Der Abschnitt „Dateien", der bisher in der Seitenleiste angezeigt wurde, ist nun erweitert und in die Registerkarte „Dateien" im Hauptteil des Arbeitsauftragsbildschirms neben den Zeitleisten verlegt worden. Hier können Sie nun Dateien und Links hinzufügen und die Dateien anzeigen, die dem Arbeitsauftrag hinzugefügt wurden.

Im Abschnitt „Dateien" werden alle Dateien und Links angezeigt, die zu diesem und den zugehörigen Arbeitsaufträgen hinzugefügt wurden, sowie Anhänge für erhaltene und versendete E-Mails.

Alle Dateien/Links für den aktuell offenen Arbeitsauftrag werden oben auf den Dateiregisterkarten angezeigt, und alle Dateien/Links für den zugehörigen Arbeitsauftrag werden in einem separaten Bereich darunter angezeigt. Dateien werden nach Datum/Uhrzeit sortiert, und die am neuesten hochgeladene Datei wird ganz oben angezeigt.

Sie können den Namen, den Dateityp, die Dateigröße, wer die Datei hochgeladen hat, sowie die Referenznummer und den Arbeitsauftrag, dem sie zugehört, sehen. Sie können auch Tags und Notizen sehen, die zur Datei hinzugefügt wurden.

Mit vielen Symbolen können Sie weitere Informationen sehen:

Alle Dateien im Dateien-Tab sind als Anhänge für jegliche E-Mails erhältlich, und Links können zum E-Mail-Text hinzugefügt werden.

Dateien/Links zu einem Arbeitsauftrag hinzufügen

Wenn Ihnen ein Arbeitsauftrag zugewiesen wurde, dann können Sie Dateien/Links im Dateien-Tab hinzufügen. Mehrere Dateien können gleichzeitig hinzugefügt werden. Klicken Sie auf die Upload-Links oben im Fenster, um etwas hochzuladen.

Alternativ können Sie die Dateien auch in die Registerkarte ziehen und dort ablegen.

Einschränkungen für Dateitypen

Standardmäßig können alle Dateitypen hochgeladen werden. Die Dateitypen können jedoch eingeschränkt werden, indem die zulässigen Typen im Abschnitt "Allgemeine Einstellungen" von Builder angegeben werden.

Dateien und Links taggen

Sie könnenTags an Dateien und Links hinzufügen. Mit Hilfe von Tags können Sie Ihre Dateien strukturieren - dies ist wichtig beim Versenden von Informationen. Die Titel der Tags, die Ihnen zur Verfügung stehen, werden im Builder festgelegt.

Sie können auch mehreren Dateien und Links auf einmal Tags hinzufügen, indem Sie ein oder mehrere Elemente auswählen und das Symbol verwenden, das dann im Header der Registerkarte Dateien angezeigt wird.

Nach dem Hinzufügen von Tags stehen die Dateien/Links für das automatische Einfügen in E-Mails mit passenden Tags zur Verfügung, so dass Sie sicherstellen können, dass alle Dokumente eines bestimmten Typs in bestimmte E-Mails/E-Mail-Inhalte aufgenommen werden.

Wenn ein Antworttext mit vorgefertigtem Text in eine manuelle E-Mail eingefügt wird oder wenn während des Prozesses eine neue E-Mail - erstellt wird, identifiziert das System alle Tags, die mit dem Text / der E-Mail-Vorlage mit dem vordefinierten Text verknüpft sind, und hängt dann automatisch alle Dateien des Arbeitsauftrags an, die den gleichen Tag haben. Tags werden als Teil der Systemkonfiguration von Administrator-Benutzern im Builder mit den gespeicherten Antwort-/E-Mail-Inhalten verknüpft.

Die Markierung von Dateien ist auch ein wichtiges Merkmal für Prozesse, die Automatisierungstechnik beinhalten. Beispiel: Wenn eine nachgeschaltete automatisierte Aktion wissen muss, welche der Dateien, die Sie an Ihren Fall angehängt haben, die "Rechnungsbestätigungs"-Datei ist, können Sie die relevanten Dateien als solche kennzeichnen, und unabhängig vom Dateinamen würde die Automatisierungstechnologie wissen, dass sie diese Datei anhand ihrer Kennzeichnung auswählen kann. Eine solche externe Automatisierungstechnologie kann ebenso gut Tags als Teil des Hochladens von Dokumenten in Work Items in Enate für die weitere manuelle/automatisierte Nutzung liefern.

Notizen zu Dateien hinzufügen

Sie können auch Notizen und Links an Dateien anfügen, um eine kurze Beschreibung über den Inhalt zu geben oder um nützliche Informationen hinzuzufügen.

Sie können auch mehreren Dateien und Links auf einmal Notiz hinzufügen, indem Sie ein oder mehrere Elemente auswählen und das Symbol verwenden, das dann im Header der Registerkarte Dateien angezeigt wird.

Dateien vorher ansehen

Im rechten Menü können Sie Dateien vorher ansehen. Die Dokumentvorschau wird in einem neuen Fenster geöffnet.

Dateien herunterladen

Die können einzelne Dateien herunterladen, indem Sie im Menü rechts auf „Herunterladen“ klicken.

Sie können mehrere Dateien gleichzeitig herunterladen, indem Sie die Dateien, die Sie herunterladen wollen, auswählen und dann auf „Herunterladen“ oben klicken. Sie können als einzelne Dateien oder als einzelne Zip-Dateien heruntergeladen werden.

Dateien/Links löschen

Sie können Dateien oder Links einzeln löschen, indem Sie auf das Menü auf der rechten Seite klicken.

Sie können mehrere Dateien/Links gleichzeitig löschen, indem Sie die Dateien/Links, die Sie löschenwollen, auswählen und dann auf „Löschen“ oben klicken.

Dateien/Links filtern

Sie können die Dateien und Links, die auf der Registerkarte Dateien angezeigt werden, filtern, indem Sie die Filteroption oben verwenden. Sie können nach folgenden Optionen filtern: Anhänge, Versendete E-Mails-Anhänge, Erhaltene E-Mail-Anhänge und Links.

Freitext Dateisuche

Außerdem steht eine Freitextsuche zur Verfügung, mit der Sie einzelne Dateien oder Links auffinden können. Sie können anhand der verschiedenen angezeigten Textgruppen suchen - Dateiname, Tag-Infos und Notizen.

Wir haben den Verlauf verbessert. Der Verlauf der Fallüberarbeitung wird jetzt im Fallverlauf angezeigt, einschließlich Informationen darüber, wer den Fall zur Überarbeitung angesetzt hat, wann er zur Überarbeitung angesetzt wurde sowie die Anzahl der Schritte und die Aktion, von der er zur Überarbeitung angesetzt wurde.

Sie können den Verlauf der Fallüberarbeitung im Verlauf anzeigen lassen, indem Sie die neue Filterfunktion des Verlaufs auswählen.

Um eine effektivere SLA-Verwaltung zu ermöglichen, haben wir die Option hinzugefügt, im Verlauf zu sehen, wann das Fälligkeitsdatum geändert wurde.

Wenn das Fälligkeitsdatum aktualisiert wurde, sehen Sie das neue Datum / die neue Uhrzeit, auf die es geändert wurde, wer es geändert hat, wann die Änderung vorgenommen wurde und den Grund. Der Grund für die Änderung kann eine manuelle Überschreibung, eine Änderung des Fallschritts oder eine Änderung der Ticketkategorie sein (möglicherweise in Verbindung mit Fälligkeitsmethoden).

Sie können sich anzeigen lassen, wann das Fälligkeitsdatum geändert wurde oder wann das Fälligkeitsdatum verpasst wurde, indem Sie die entsprechenden Optionen im Verlaufsfilter auswählen.

Außerdem können Sie jetzt die Änderungen der Ticket-Kategorie in der Zeitleiste anzeigen lassen, indem Sie die Option "Ticket-Kategorie geändert" aus dem Filter des Verlaufs auswählen.

Der Eintrag im Verlauf zeigt an, wer die Ticketkategorie geändert hat, wann sie geändert wurde und in welche Kategorie sie geändert wurde.

Wir haben die Zeiterfassungsfunktion für Tickets, Fälle und Aktionen verbessert, um mehr Informationen anzuzeigen und die Arbeit mit ihnen zu erleichtern.

Sie können jetzt leichter die zuvor aufgezeichneten Zeiten sehen, in denen Kollegen an einem Auftrag gearbeitet haben, und Sie können das Fenster in den Vollbildmodus erweitern, um umfassendere Informationen über Änderungen an diesen zuvor aufgezeichneten Zeiten zu sehen, einschließlich wer die Änderung vorgenommen hat, wann und was geändert wurde.

Überblick

Mit Enates Benachrichtigungen sind Sie immer am neuesten Stand darüber, was mit Tickets, Aktionen und Fällen passiert. Sie können selbst entscheiden, wie Sie Benachrichtigungen erhalten wollen, welchen Aufträgen Sie folgen wollen, über welche Events Sie benachrichtigt werden wollen und wie Sie diese erhalten wollen.

Sie haben mehrere Möglichkeiten zur Verfügung:

• individuellen Arbeitsaufträgen folgen

• allen Arbeitsaufträgen in Ihrem Posteingang folgen

• der ganzen Arbeit in den Warteschlangen folgen

Benachrichtigungen über einzelne Arbeitsaufträge erhalten

Einem Arbeitsauftrag folgen

Sie können Benachrichtigungen über einen einzelnen Arbeitsauftrag erhalten - öffnen Sie dafür einfach den Arbeitsauftrag im Arbeitsmanager und klicken Sie auf „Folgen“ im Header.

Wenn Sie einem Arbeitsauftrag folgen, dann erhalten Sie eine Benachrichtigung, wenn eine Eventualität eintritt, die Sie ausgewählt haben - wenn beispielsweise der Status geändert wurde, der/die zugewiesene Arbeiter/in, usw. Wenn Sie auch von einem Browser-Pup-Up benachrichtigt werden sollten und/oder von einer E-Mail, dann werden Sie eine Kopie dieser Benachrichtigung auch so erhalten.

Einem Arbeitsauftrag entfolgen

Sie können „einem Arbeitsauftrag entfolgen“ indem Sie auf „Entfolgen“ im Arbeitsauftragbildschirm klicken.

Benachrichtigungen individuell anpassen

Sie können auswählen, welche Benachrichtigungen Sie erhalten wollen und wie Sie diese erhalten wollen, indem Sie in Ihre Nutzereinstellungen gehen und auf Benachrichtigungs-Einstellungen klicken.

Zusätzlich zum entfolgen eines bestimmten Arbeitsauftrags können Sie die Benachrichtigungseinstellungsseite auch verwenden, um zu spezifizieren, welche Benachrichtigung Sie erhalten wollen. Hier gibt es zwei Teile:

• Zuerst spezifizieren Sie, welche Arbeitsaufträge Sie erhalten wollen, beispielsweise Aufträge in Ihrem eigenen Posteingang.

• Zusätzlich dazu, können Sie spezifizieren, über welche Events über diese Arbeitsaufträge Sie benachrichtigungen erhalten wollen.

Unten sehen Sie die Details ...

Über welche Aufträge soll ich benachrichtigt werden - Zweck

Sie können Benachrichtigungen für Arbeitsaufträge in Ihrem Posteingang erhalten und/oder für Arbeitsaufträge in Ihren Warteschlangen.

Über welche Events soll ich benachrichtigt werden

Zusätzlich dazu können Sie auswählen, über welche Events Sie benachrichtigt werden wollen.

Die Optionen sind die folgenden:

So erhalte ich Benachrichtigungen - Verschiedene Arten

Für jedes Event, dem Sie folgen, werden Sie automatisch im Arbeitsmanager im Benachrichtigungszentrum (greifen Sie über das Benachrichtigungssymbol im Header darauf zu) benachrichtigt — mit einem Zähler, mit dem die Anzahl der nicht gelesenen Benachrichtigungen angezeigt wird. Sie können zusätzlich auswählen, ob Sie per E-Mail und/oder per Browser-Pop-Up benachrichtigt werden wollen.

Benachrichtigungszentrum

Das Benachrichtigungssymbol zeigt Ihnen an, wie viele ungelesene Benachrichtigungen Sie haben.

Wenn Sie auf das Benachrichtigungssymbol klicken, dann wird das Benachrichtigungszentrum angezeigt.

Hier werden die erhaltenen Benachrichtigungen angezeigt (und zwar die letzten 100 erhaltenen Benachrichtigungen), die nach ‚alle‘ und ‚ungelesen‘ sortiert wurden.

Wenn Sie auf die Benachrichtigung klicken, werden Sie zum verwandten Arbeitsauftrag weitergeleitet.

Sie haben auch die Möglichkeit, individuelle Benachrichtigungen oder alle Benachrichtigungen als gelesen zu markieren.

Benachrichtigungen stummschalten

Mit der„Bitte nicht stören“-Option schalten Sie alle E-Mails und Browser-Pop-Up-Benachrichtigungen aus. Bitte beachten Sie: Sie werden weiterhin Benachrichtigungen in Ihrem Benachrichtigungszentrum erhalten.

Sie können Ihre Benachrichtigungseinstellungen ändern, indem Sie auf „Benachrichtigungseinstellungen“ klicken oder indem Sie auf Ihre „Nutzereinstellungen“ zugreifen und dann zu den „Benachrichtigungseinstellungen“ scrollen.

Browser-Pop-Up-Benachrichtigungen

Wenn die Browser-Pop-Up-Benachrichtigungen aktiviert sind, dann werden die Benachrichtigungen rechts unten am Bildschirm angezeigt. Wenn Sie auf den Link klicken, werden Sie sofort zum Arbeitsauftrag weitergeleitet.

Browser-Pop-Up-Benachrichtigungen werden auf jedem Bildschirm angezeigt, vorrausgesetzt, Sie sind im Arbeitsmanager angemeldet.

Pop-Up-Benachrichtigungen im Browser aktivieren

Sie müssen Ihre Browser-Einstellungen für Browser-Pop-Up-Benachrichtigungen verändern. Falls Sie dies machen müssen, werden Sie im Benachrichtigungszentrum darüber informiert.

Um Ihre Browser-Einstellungen zu ändern, gehen Sie auf Einstellungen > Datenschutz und Sicherheit > Website-Einstellungen > Berechtigungen > Benachrichtigungen, um sicherzustellen, dass Websiten Benachrichtigungen an den Browser senden können.

E-Mail Benachrichtigungen

E-Mail Benachrichtigungen werden an die E-Mail-Adresse gesendet, die im Builder eingestellt wurde.

Die Adresse, von der aus die E-Mail geschickt wird, ist die unkontrollierte E-Mail-Adresse, die im Builder konfiguriert wurde.

E-Mail Benachrichtigungen enthalten einen Link zum verwandten Arbeitsauftrag. Wenn ein Nutzer bereits in Enate angemeldet ist, dann kommt er durch das Klicken auf den Link direkt zum Arbeitsauftrag. Wenn der Nutzer abgemeldet ist, dann wird er zum Enate Anmeldebildschirm weitergeleitet. Sobald der Nutzer sich dann angemeldet hat, wird er sofort zum Arbeitsauftrag weitergeleitet.

Desktop Benachrichtigungen

So werden Desktop Benachrichtigungen eingeschaltet:

Zusätzlich zu den Benachrichtigungen im Arbeitsmanager, den Browser-Pop-Ups und den E-Mail-Benachrichtigungen, können Sie sich die Benachrichtigungen auch im Desktop anzeigen lassen, zum Beispiel im Windows-Start-Menü oder auf dem Sperrbildschirm.

Töne für Desktop Benachrichtigungen

Sie können auch Töne für die Desktop Benachrichtigungen einschalten.

Alle Benachrichtigungen deaktivieren

Die können alle Benachrichtigungen deaktivieren, indem Sie diese Option in Ihren Nutzereinstellungen in den Benachrichtigungs-Nutzereinstelungen aktivieren.

Wenn diese Option aktiviert ist, dann werden keine neuen Benachrichtigungen für Sie generiert. Ihre Präferenzen werden allerdings gespeichert.

Den Titel eines Falls bearbeiten

Wir haben die Möglichkeit hinzugefügt, die Beschreibung des Arbeitsmanagers zu bearbeiten.

Wenn die neue Option "Änderung des Titels zulassen" auf dem Bildschirm "Fallinfo" im Builder aktiviert wurde, können die Nutzer des Arbeitsmanagers die Kurzbeschreibung eines Falls bearbeiten.

Dies ist der Titel, der dann oben auf der Registerkarte des Falls erscheint.

Dieser Titel wird auch in der Spalte "Titel" der Homepage-Spalten angezeigt.

Änderungen des Aktionstitels

Wenn die Kurzbeschreibung des Falls der Aktion bearbeitet wurde, setzt sich der Titel der Aktion, der oben auf der Registerkarte der Aktion erscheint, aus der Kurzbeschreibung des Falls und dem Titel der Aktion zusammen.

Dieser Titel wird auch in der Spalte "Titel" der Homepage-Spalten angezeigt.

Die Zuweisung von als „erledigt“ gekennzeichneten Aufträgen aufheben

Die Nutzer können nun die Zuweisung von Arbeitsaufträgen in jedem Zustand aufheben, auch im Zustand „Erledigt" (mit der einzigen Ausnahme "Geschlossen").

Automatisch generierte Ticket-E-Mails nicht senden

Nutzer können nun festlegen, dass keine automatisch generierten E-Mails für Tickets an eine bestimmte E-Mail-Adresse gesendet werden, wenn diese als An-, CC- oder BCC-Adresse angegeben ist. Dies kann auf der Registerkarte "Blockierte E-Mail-Adressen" durch Auswahl der neuen Option "Alle automatisch generierten E-Mails an diese Adresse deaktivieren" erfolgen. Bisher stand die Funktion zur Vermeidung des Versands solcher E-Mails an bestimmte Adressen nur bei der Erstellung eines Tickets zur Verfügung - mit dieser neuen Option wird diese Möglichkeit auf alle Szenarien innerhalb eines Tickets ausgeweitet.