Verbesserungen bei der Zusammenarbeit unter Teams
Kommunikation zwischen internen Teams - Überblick
Die Version 2022.6 glättet die Zusammenarbeit zwischen mehreren Teams und hilft Ihnen dabei, alles synchronisiert und alle Beteiligten am Laufenden zu halten.
Manchmal, wenn Sie eine E-Mail zu einem bestimmten Arbeitsauftrag schicken und Teams aus anderen Abteilungen Ihres Unternehmens einbinden müssen, wissen Sie vielleicht nicht, ob sie ihre Arbeit schon mit Enate verwalten - vor allem in größeren Organisationen. Es kann daher zu Unklarheiten bezüglich des weiteren Arbeitsverlaufs kommen.
Wenn Sie mit Enate arbeiten, müssen Sie sich darüber von nun an keine Sorgen mehr machen - Das System erledigt das für Sie. Sie können einfach Ihre E-Mail schreiben und das System weiß, was als nächstes zu tun ist; falls intern jemand beteiligt ist und Enate verwendet, werden Ihnen die Tickets und Fälle dieser Person angezeigt, mit denen Sie diese E-Mail vielleicht teilen möchten. Wenn nötig, können Sie auch einen neuen Arbeitsauftrag erstellen.
Das hilft Ihnen dabei, jegliche daraus folgende Kommunikation zwischen den Teams und allfälligen externen Agierenden verknüpft zu halten. Wenn Sie die E-Mail an eine Person schicken, die nicht mit Enate arbeitet, wird das System ihr einfach die E-Mail schicken.
Beispielszenarien
Im folgenden Beispiel haben wir folgende Personen:
Jane, eine Agentin, die im Vereinigten Königreich in Team A arbeitet,
Karina, eine Agentin, die in Polen in Team B arbeitet,
eine externe Person, die eine Frage gemailt hat, die ursprünglich mit dem Vereinigten Königreich zu tun hatte, die bei Team A landete.
Jane von Team A verfasst ihre Antwort-E-Mail an den/die Antragsteller/in und sieht, dass ein Teil der Frage auch das Team in Polen betrifft, Team B. Jane muss nicht wissen, ob das polnische Team Enate verwendet. Sie fügt deren E-Mail-Adresse einfach zu Ihrer E-Mail hinzu.
Enate weiß, dass die E-Mail-Adresse des polnischen Teams mit einer Enate-Mailbox verknüpft ist, was bedeutet, dass die E-Mail in ein Ticket oder in einen Fall umgewandelt werden wird. Beim Abschicken der E-Mail wird Enate ein Dialogfenster anzeigen, das der Agentin dies erklärt, und sie um mehr Informationen bittet, die beim Erstellen eines Arbeitsauftrags für das andere Team helfen werden.
Sobald die Agentin die nötigen Informationen hinzugefügt hat, um einen verknüpften Arbeitsauftrag zu erstellen, kann sie mit einem Klick auf „Bestätigen“ fortfahren. Externe AdressatInnen erhalten so eine E-Mail, während das andere Team, Team B in Polen, die E-Mail im Rahmen eines relevanten, verknüpften Tickets oder Falls sieht. Beide Teams wissen über das verknüpfte Ticket/den verknüpften Fall des anderen Teams Bescheid und können den Fortschritt mitverfolgen.
Teams mit unterschiedlichen Zugriffsrechten
Sollten die Aktivitäten von Team B außerhalb der Zugriffsrechte von Team A fallen, kann Team A auf dem Bildschirm „Verknüpfte Arbeitsaufträge“ dennoch zumindest die Hauptinformationen einsehen.
Spätere E-Mails synchronisieren
Da das wichtig ist, wird jegliche daraus folgende Kommunikation streng synchronisiert.
Externe AdressatInnen können die Adressen beider Teams auf ihrer E-Mail sehen und BEIDE Teams werden zeitgleich benachrichtigt, falls sie auf die E-Mail antworten. Alle werden auf dem Laufenden gehalten.
In einem Standardszenario würde das Dialogfenster vermutlich das eine, bereits verknüpfte Ticket oder den Fall, an dem Team B arbeitet, anzeigen und im Prinzip fragen: „Möchten Sie diese E-Mail mit dem laufenden Ticket von Team B teilen?“
Was ist mir anderen Teams, die noch nicht mit Enate arbeiten?
Falls bei einer E-Mail andere interne E-Mail-Adressen aus Abteilungen hinzugefügt werden, die noch nicht mit Enate arbeiten, ist das kein Problem - die Nachricht wird einfach als normale E-Mail an das andere Team geschickt.
Bedingung: Dazu muss „Zusatz-Adressierung“ auf Ihrem Firmen-E-Mail-Server erlaubt sein.
WICHTIGER HINWEIS: Um diese Funktion verwenden zu können, MUSS Ihr E-Mail-Administrationsteam die Funktion „Zusatz-Adressierung“ in Ihren E-Mail-Server-Einstellungen erlauben - dadurch können alle späteren E-Mails zum richtigen Arbeitsauftrag geleitet werden.
Sobald das erledigt ist, können Sie die „Zusatz-Adressierung“ in den Systemeinstellungen in Enates Builder erlauben. Gehen Sie dazu im Builder auf „Systemeinstellungen“, „Allgemeine Einstellungen“, navigieren Sie hinunter zu „Arbeitsauftrag-Zusatz-Adressierung“ und wählen Sie die Option an.
Die „Zusatz-Adressierung“ funktioniert, indem die relevanten Informationen zu den E-Mail-Adressen einer E-Mail hinzugefügt werden. Bei Enate wird in diesem Fall die Referenznummer des jeweiligen Arbeitsauftrags hinzugefügt. Die Struktur: [E-Mail-Adressat/in][+EnateRef][@email domain]. Beispiele unten:
Sobald das passiert, weiß Enate, dass alle E-Mails, die eine Ticket- / Fall- / Aktions-Referenznummer in den Adressen enthält, an diesen Arbeitsauftrag geschickt werden müssen. So werden alle Beteiligten über jegliche Kommunikation am Laufenden gehalten.
Im folgenden Artikel finden Sie weitere Informationen zur Funktion „Zusatz-Adressierung“ und erfahren, wie Sie sie erlauben.
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