Korábban a rendszer alapértelmezés szerint automatikus e-maileket küldött ki a felhasználóknak. Ha Ön ezt egy adott Jegy esetén ki szerette volna kapcsolni, akkor Önnek BE kellett kapcsolnia az „Automatikus e-mailek letiltása” lehetőséget.

Mostantól megváltozott az alapértelmezés szerinti viselkedés: a rendszer többé NEM küld ki automatikus e-maileket a Jegyekből. HA ÖN AZT SZERETNÉ, HOGY A RENDSZER AUTOMATIKUS E-MAILEKET KÜLDJÖN KI EGY JEGYBŐL, AKKOR ÖNNEK BE ÉRTÉKRE KELL ÁLLÍTANIA AZ (ÁTNEVEZETT) „AUTOMATIKUS E-MAILEK ELKÜLDÉSE” BEÁLLÍTÁST.

Ezt a viselkedésbeli módosítást az egy új csatolt Jegy létrehozására szolgáló képernyőn is elvégeztük.

Továbbá, ha most a Kapcsolattevékenységi oldalról Ön elindít egy Jegyet, az „Automatikus e-mailek elküldése” opció alapértelmezetten ki lesz kapcsolva, azonban Ön manuálisan bekapcsolhatja azt a Jegy képernyőn.

Ezt a viselkedésbeli módosítást a Builder E-mail részében is elvégeztük – ezért amikor Ön beállít egy E-mail-útvonalat, az Automatikus e-mailek elküldését kontrolláló opció mostanra megváltozott – az alapértelmezett viselkedés az, hogy NEM küld ki automatikus üzeneteket, tehát ha szeretné, hogy automatikusan kiküldje az e-maileket, akkor Önnek BE kell kapcsolnia az „Automatikus e-mailek elküldése” beállítást.

Még több e-mail-formázási lehetőség

További lehetőségek váltak elérhetővé az e-mailek törzsének formázására az e-mail-szerkesztő képernyőn, hogy még több tartalommal segítsük a felhasználókat az e-mailek megírása közben. Ezek az új funkciók a következőket tartalmazzák:

• teljes képernyős opció

• lehetőség az e-mail-törzs formázására szolgáló eszköztár kitűzésére

• lehetőség egy vízszintes vonal beszúrására

• lehetőség a sormagasság megváltoztatására

• sorok közötti opciók a szöveghez – a szöveg behúzásának növelése vagy csökkentése

• áthúzás beillesztésének lehetősége (ez a szöveg kijelölésével, majd a Ctrl + S billentyűkombináció használatával is elérhető)

• speciális karakterek hozzáadásának lehetősége

Ezek az új funkciók a Work Manager és a Builder e-mail-szerkesztőjében, valamint a Work Manager e-mail-aláírásának szerkesztőfelületén is elérhetők.

Betűtípusok beállításainak mentése

Amikor Ön egy e-mail-t ír (akár a Builderben egy e-mail-piszkozatot, vagy bármilyen új emailt/választ/továbbított e-mailt a Work Manager munkatételeiben), akkor a betűtípus (pl. a betűtípus stílusa és mérete) legutóbb használt beállításait elmentjük, és a következő alkalommal ugyanazt használhatja a tartalmainak megírására, így nem kell azt újra és újra beállítania.

Ezeket az értékeket elmentjük a felhasználó profiljára, így azok a Builderben és a Work Managerben egyaránt használhatók lesznek.

Ezek az értékek csak a legfelül, újonnan megírt e-mailre vonatkoznak majd – ha a felhasználó egy már korábban létező tartalomra kattint az üzenet alsó felén, akkor az adott tartalom megírásakor használt betűtípus stílusát és méretét használjuk majd. További részletekért tekintse meg a megjegyzést. Ennek a változásnak a részeként az e-mailek „új üres soraiban” található következetlenségei ezentúl eltűnnek: amikor egy új e-mailt ír, az adott e-mail tetejére mindig 2 üres sort illesztünk majd be.

Vegye figyelembe, hogy a szövegsablonok és a vázlatok azokat a betűtípus-beállításokat fogják használni, amelyeket a létrehozásukkor használtak.

Az e-mail használt betűtípusának stílusa és mérete egy e-mail megírásakor attól függ majd, hogy a szerkesztő személy már létező tartalomra kattint-e. A betűtípusok használatának logikája a következőkben olvasható, amelyre az új e-mailek létrehozásakor az üzenet tetejére automatikusan beillesztett két üres sor is hatással van:

• Az 1. automatikusan beillesztett sor: azokat a felhasználó által elmentett betűtípus-beállításokat használja, amelyeket a felhasználó a legutóbbi e-mailje megírásakor használt.

• A 2. automatikusan beillesztett sor: ez mindig a következő beállítást kapja: Arial – 10.

Az e-mail ezt követő tartalmának forrása a következők egyike lehet:

• a levélfüzérben található korábbi e-mailek

• e-mail-sablon tartalma

• az e-mail-aláírás tartalmának betűtípusa és mérete ezekben a részekben az adott, már létező tartalomnak megfelelő lesz, attól függően, hogy hová kattint a felhasználó.

Az e-mail meghaladja a korlátot

Továbbá azt is könnyebbé tettük a felhasználók számára, hogy felismerjék, amikor egy olyan e-mailt próbálnak meg elküldeni, amely meghaladja az e-mailek esetén megengedett maximális méretet – ilyenkor egy figyelmeztető üzenetben figyelmeztetjük őket arról, hogy az e-mail meghaladja a maximálisan engedélyezett méretet.

Ezen felül a felhasználók nem lesznek meg képesek egy e-mail beütemezésére vagy piszkozatként történő elmentésére, ha az meghaladja a maximálisan engedélyezett méretet.

Vegye figyelembe, hogy az e-mail méretének hitelesítése az e-mail elmentése során történik meg, nem pedig az elküldés pillanatában. Tehát ha Ön beütemezett egy 25 MB méretű e-mailt, majd az e-mailek maximálisan engedélyezett méretét 10 MB-ra csökkentik a Builderben, akkor a beütemezett e-mailt továbbra is elküldjük majd, hiszen az a beütemezés pillanatában megfelelt az engedélyezett méretkorlátnak.

Az e-mailek maximálisan engedélyezett méretét Ön a Builder Rendszerbeállítások oldalán állíthatja be az „E-mailek maximális mérete” funkcióval. Javasoljuk, hogy a korlátot 30%-kal magasabbra állítsa be annál, mint amelyet szeretne, hogy a végfelhasználói használjanak, lehetővé téve ezzel, hogy a korlátba pl. a kódolás is beleférjen. Például, ha Ön azt szeretné, ha a maximális méret 100 MB lenne, akkor javasoljuk, hogy a korlátot 130 MB-osra szabja. Vegye figyelembe, hogy frissítéskor az e-mail maximális méretét „Korlátlan” értékűre állítjuk. Továbbá a méretkorlát az olyan a rendszer által létrehozott e-mailekre nem vonatkozik majd, mint a Kérés visszaigazolása e-mailek.

Lehetőség az e-mailek .eml fájlként történő letöltésére

Önnek minden típusú (bejövő/kimenő/törölt/sikertelen/beütemezett) e-mail esetén lehetősége van letöltenie az alapul szolgáló .eml fájlt. Ez a rendszer több olyan helyéről is elérhető, ahol az e-mailek láthatók, pl. a munkatétel kommunikáció és idővonal részeiről, az e-mail-postafiókból, valamint az elküldött elemek nézetből.

Kérjük, vegye figyelembe: ha a letölteni próbált e-mail egy olyan mellékletfájlt is tartalmaz, amelyet egy felhasználó kifejezetten kézzel törölt (pl. adatvédelmi okokból), akkor az .eml letöltési lehetőség ehhez az adott e-mailhez nem lesz elérhető – a rendszer egy a letöltés kikapcsolásának okát részletező üzenetet jelenít meg a letöltés ikonra történő kattintást követően.

Áttekintés

Ahhoz, hogy sokkal rugalmasabbá tegyük az Ön e-mailekkel végzett munkáját, lehetővé tettük az e-mailek piszkozatként történő elmentését, ha még nem áll készen azok elküldésére. Így mostantól amikor egy e-mailt fogalmaz meg egy munkatételben, dönthet úgy, hogy piszkozatként menti az adott e-mailt, és később visszatér ahhoz.

Amikor Ön egy e-mailt ír egy munkatételben, dönthet úgy, hogy piszkozatként menti az e-mailt, és később visszatér ahhoz. A piszkozatokat legfeljebb 90 napig mentjük el.

Vegye figyelembe, hogy Ön nem lesz képes egy e-mailt piszkozatként elmenteni, ha annak mérete meghaladja a Builderben beállított értéket – erről további információkat itt találhat.

E-mail-piszkozatok megtekintése

Ha be van kapcsolva Önnél a Piszkozatok szűrő a kommunikáció/idővonal lapon (vegye figyelembe, hogy a frissítést követően ez automatikusan alapértelmezetten be lesz Önnél kapcsolva), akkor Ön minden az adott munkatételhez kapcsolódó piszkozatként mentett e-mailt a kommunikáció/idővonal lapon láthat.

Láthatja, hogy ki és mikor hozta létre a piszkozatot, valamint megtekintheti annak első néhány sorát is.

Ha az e-mail-nézet kibővítésére kattint, akkor továbbá megtekintheti azt az e-mail-címet, amelyről a piszkozatot kiküldik majd, a címzett címét, az esetlegesen másolatot kapó e-mail-címeket, minden mellékletet, valamint az e-mail teljes tartalmát is, ha ezek a piszkozat mentésekor már meg voltak adva.

Egy piszkozat állapotú e-mail szerkesztésére az idővonalról van lehetőség, ha a „Piszkozat frissítése” lehetőségre kattint. Ez megnyitja az e-mail-szerkesztőt, ahol szerkesztheti a piszkozatot. Vegye figyelembe, hogy csak annak a munkatételnek a piszkozat állapotú e-mailjét szerkesztheti vagy törölheti, amelyhez az adott e-mail tartozik.

Önnek továbbá lehetősége van a piszkozat törlésére, az e-mail egy felugró ablakban történő megnyitására, illetve kinyomtatására.

Több felhasználó is dolgozhat egy adott piszkozaton, azonban nem egyszerre. Egy bizonyos munkatétel több piszkozat állapotú e-maillel is rendelkezhet. Ezek mindegyike megtekinthető és szerkeszthető a munkatétel kommunikáció/idővonal lapján.

Ha egy munkatétel már rendelkezik egy piszkozattal, a rendszer figyelmezteti Önt erre, amikor egy új e-mail megírásába kezd, így eldöntheti, hogy szeretné-e folytatni az új e-mail megírását, vagy inkább a piszkozat állapotú e-mail szerkesztése mellett dönt.

Ha egy munkatétel egy piszkozat állapotú e-maillel rendelkezik, Ön pedig egy Üggyé alakít át egy Jegyet vagy egyesíti azokat, akkor amennyiben a „Piszkozatok” szűrő és a „Tartalmazza a kapcsolódó munkatételeket” szűrő be van kapcsolva, Ön a kommunikáció/idővonal lapon megtekintheti az e-mail-piszkozatot vagy a kapcsolódó csoportban lévő összes munkatételt.

Az e-mail-piszkozat annak a munkatételnek a referenciaszámával együtt lesz látható az idővonalon, amelyhez tartozik.

Vegye figyelembe, hogy a piszkozat állapotú e-maileket nem másoljuk át egy új kapcsolt munkatétel kommunikációinak másolásakor, akkor sem, ha a „Kommunikációk átmásolása” opció be van kapcsolva.

Fájlok csatolása az e-mail-piszkozatokhoz

Az e-mail-piszkozat kommunikáció/idővonal lapján látható melléklet ikon megmutatja Önnek, hogy csatoltak-e bármilyen fájlt a piszkozat állapotú e-mailhez.

Kattintson, hogy kibővítse a kommunikáció/idővonal nézetet, amely megmutatja Önnek a melléklet nevét, és lehetőséget ad arra, hogy letölthesse azt.

Továbbá minden az e-mail-piszkozatokhoz csatolt fájl megjelenik majd a fájlok lapon, és egy piszkozat ikonnal jelöljük meg őket. Ön itt megtekintheti, letöltheti vagy törölheti az e-mail-piszkozatokhoz csatolt fájlokat. Vegye figyelembe, hogy az e-mail-piszkozatok fájljaihoz megjegyzések vagy címkék nem adhatók.

Hozzáadtuk rendszerünkhöz a lehetőséget, hogy az Ügyekhez automatikus e-maileket küldjön el. Jelen pillanatban az egyetlen automatikusan elküldhető e-mail, amely elérhető, az az Ügy létrehozását visszaigazoló e-mail.

Ennek bekapcsolásához kapcsolja BE az „Automatikus e-mailek elküldése” opciót a Builder E-mail részében, amikor egy Ügy e-mail-útvonalát állítja be vagy szerkeszti azt.

Visszaigazoló e-mail-sablon – fontos megjegyzés

Az Ügyekből automatikusan elküldött Visszaigazoló e-mailek támogatását elősegítő módosítás részeként módosítottuk a már meglévő „Jegy visszaigazolása” e-mail-sablont, hogy az az Ügyek visszaigazolását is támogassa. Ennek részeként a sablonon a következő módosításokat hajtottuk végre:

• Módosítottuk a sablon nevét és célját: „Jegy visszaigazolása” helyett „Kérés visszaigazolása” elnevezést adtunk neki.

• Az e-mail-törzsében „Kérés” lehetőségre változtattuk a „Jegy” kifejezést, hogy egy adott sablonon belül az Ügyeket és a Jegyeket is támogassuk ezzel.

Továbbá egy új opciót adtunk az Ügy információs képernyőjéhez az E-mail-beállítások részeként, amely az „Új naplózott ügy” elnevezést kapta. Itt kiválaszthatja azt az E-mail-sablont, amelyet egy Ügy létrehozásának visszaigazolására szeretne használni. A rendszer automatikusan kiválasztja az új „Kérés visszaigazolása” e-mail-sablont (vagy ha módosítva lett, akkor a már létező „Jegy visszaigazolása” e-mail-sablont). Ön kiválaszthat egy másik használandó sablont is. Vegye figyelembe, hogy ez a mező nem maradhat üresen.

Ezen felül vegye figyelembe, hogy a Work Manager Ügy képernyőjén található új „Automatikus e-mailek elküldése” beállítást be kell kapcsolnia egy szervizügynöknek ahhoz, hogy a rendszer automatikus, az Ügy visszaigazolására szolgáló e-mailt küldhessen az elsődleges névjegynek, valamint a másolatot kapó névjegy(ek)nek, amikor az Ügy beküldésre kerül – pl. amikor az Piszkozat állapotúról Elvégzendő vagy egyéb állapotú lett.

Vegye azt is figyelembe, hogy az az e-mail, amelyet egy Jegy Üggyé történő átalakítását követően automatikusan kiküldünk, még mindig a „Jegyből elindított Ügy” e-mail-sablont használja majd, nem pedig a „Kérés visszaigazolása” e-mail-sablont.

Ez a kiadás nagymértékben az e-mailes lehetőségek frissítésére összpontosított, hogy számos új funkcióval támogassa az Ön az „e-mail az első” munkamódszerét. Most már egy dedikált e-mail-postafiókkal, elküldött elemek és postázandó elemek nézetekkel is rendelkezik, hogy mindig naprakész maradhasson a beérkező és kimenő kommunikációkkal kapcsolatban, és azonnal válaszolhasson azokra.

Emellett a 2022.4-es verzió számos új funkciót is elhozott, amellyel összekapcsolhatja a munkatételeket, megnövelve ezzel a kapcsolódó csoportok (pl. ügyek és azok műveleteinek) láthatóságát, egyszerűbbé téve a különféle jegyek és ügyek összekapcsolását. Tekintse meg áttekintésünkben a főbb változtatásokat:

Új e-mail-funkciók

E legutóbbi kiadásban számos új e-mailekkel kapcsolatos funkciót, valamint a meglévő képességek javításait tettük elérhetővé, hogy még e-mail-centrikusabbá tegyük a munkát és az Ön tevékenységeinek kezelését.

• – Új e-mail-nézetek is az Ön rendelkezésére állnak, hogy mindig naprakész lehessen a cégéhez beérkező és onnan elküldött kommunikációkkal kapcsolatban:

  • Egy dedikált , ahol minden a munkatételeihez, csapata munkatételeihez és a Várólistáin található munkához tartozó beérkező e-mail megjelenik.

  • Az minden olyan elem megtekinthető, amely a munkatételeivel és csapata munkatételeivel kapcsolatban lett elküldve (akár Ön által, akár a csapata által) az elmúlt 90 napban… és igény szerint akár azon túl is.

• – Lehetősége van e-mail-piszkozatok megírására azok elküldése nélkül, majd visszatérhet azokhoz, befejezheti és elküldheti őket.

• funkciók – E-mailjei tartalmának megírásakor még több funkció áll az Ön rendelkezésére.

• – Mostantól lehetősége van automatikus megerősítő e-maileket elküldenie az ügyekhez. Vegye figyelembe, hogy ehhez és a meglévő jegy opcióhoz ez a funkció automatikusan KI van kapcsolva, így ha automatikus e-maileket szeretne küldeni egy munkatétel esetén, akkor be kell kapcsolnia ezt.

​

További támogatás a kapcsolódó munkatételekhez

Számos javítást tettünk elérhetővé a kapcsolódó munkatételekkel történő munkavégzéshez, függetlenül attól, hogy egymáshoz szorosan kapcsolódó elemek csoportjáról, vagy több különböző kérésen és üzleti területen lazán kapcsolódó elemek csoportjáról van szó.

• Mostantól lehetősége van , valamint akár újakat is létrehozhat.

• a főoldaláról, egyetlen lépéssel

• , hogy tisztábban átlátható legyen, mihez kapcsolódik az a munka, amelyen Ön dolgozik.

Egyéb funkciók

A fenti e-mailhez és kapcsolódó munkához tartozó funkciók mellett egyéb hasznos, az Ön számára várhatóan hasznos fejlesztéseket is végrehajtottunk. Az alábbiakban a legfontosabbak közül ismerhet meg néhányat:

Áttekintés

Néhány jelentős változtatást végeztünk el az Enate-ben az e-mailekkel történő munkavégzés tekintetében, így egy teljesen új készletnyi e-mail-nézetet hoztunk létre, amelyek a meglévő „Kimenő” nézetekre épülnek, hogy egy még átfogóbb listát tegyenek elérhetővé az Ön üzleti területén lévő e-mailekről. Ezeket a következőkre osztottuk:

• Bejövő e-mailek – Megtekintheti az Ön postaládájában lévő munkatételekhez beérkező, a csapata postaládáiban lévő munkatételekhez beérkező, valamint az Ön várólistáin lévő, hozzárendelés nélküli munkákhoz beérkező e-maileket.

• Elküldött elemek – az Ön üzleti területén lévő munkatételekhez elküldött e-mailek.

• Postázandók – A meglévő Postázandók nézet lehetővé teszi az Ön számára a beütemezett postázandó e-mailek, valamint az Ön rendszerének postaládájában kiküldésre várakozó e-mailek megtekintését.

Ezekhez a részekhez a Navigációs menüből (az új „E-mailek” hivatkozás alrészeiből) férhet hozzá, és mindegyik a saját dedikált lapján nyílik majd meg.

E funkció részeként átneveztük az Ön főoldalán található hagyományos beérkező részt, amelynek új neve így „Munkaügyi postaláda”, hogy ezáltal még átláthatóbbak és egyszerűbbek legyenek a dolgok, ha az első az e-mail és a munkatételekre összpontosító nézetek között, valamint csapata tevékenységei között vált.

E-mail-postaláda

Áttekintés

Ez az Ön üzleti területein folyamatban lévő munkatételekhez kapcsolódó e-maileket mutatja meg – pl. azokat, amelyeket a Munkaügyi postaládáinak főoldalán láthat. Számos szűrési lehetőség és mód érhető el a különböző adathalmazok megtekintéséhez. Használja ezt a nézetet, hogy mindig naprakész lehessen azoknak a munkatételeknek a beérkező e-mailjeivel kapcsolatban, amelyekkel Ön vagy a csapata foglalkozik.

A Postaláda szekciói

A Postaláda bal oldalán található összecsukható mapparészen megtekintheti a Postaládája különböző részeire mutató hivatkozásokat, amelyeket a következőkre osztottunk:

• E-mailjeim – Minden a jelenleg az Ön Munkaügyi postaládájában található munkatételekhez kapcsolódó e-mail (amelyeket a főoldalán is láthat).

• Csapatom e-mailjei – Minden a jelenleg az Ön csapatának munkaügyi postaládájában található munkatételekhez kapcsolódó e-mail. Ez a hivatkozás akkor látható, ha Ön egy csapatvezető, vagy láthatja munkatársait vagy a várólistákat.

• Hozzárendelés nélküli e-mailek – Minden olyan hozzárendelés nélküli munkatételhez tartozó e-mail, amely azokon a várólistákon található, amelyekről Ön is dolgozik. Ez a hivatkozás akkor látható, ha Ön egy csapatvezető, vagy láthatja a munkatársait vagy a várólistákat.

A megjelenített számok az ezekben a különböző mappákban található olvasatlan e-mailek számát mutatják. Továbbá hivatkozások is megtalálhatók itt az Ön Elküldött elemek és Postázandók felületeihez, amelyek mindegyike egy-egy külön lapon nyílik majd meg.

Láthatja a postaládájában található e-mailek listáját, valamint az önkiszolgáló felhasználói hozzászólásokat, ahol a legfrissebbek találhatók legelöl, illetve az is megtekinthető, hogy ki és mikor küldte az üzenetet, mi az e-mail tárgya, látható az üzenet törzsének első sora, valamint az, hogy melyik munkatételhez kapcsolódik az e-mail. Ezen kívül megtekintheti, hogy tartozik-e csatolmány az e-mailhez, illetve hogy kiemelt fontossággal küldték-e azt el.

Az olvasatlan e-mailek félkövéren szedetten jelennek meg, és Ön dönthet úgy, hogy az „Olvasatlan” opcióra kattintva kizárólag az olvasatlan e-mailjeit tekinti meg.

Szűrési lehetőségek

Bejövő e-mailjeit lehetősége van ügyfél, szerződés, szolgáltatás, folyamat, várólista, az e-mail „Feladó” mezője, az ahhoz esetlegesen csatolt mellékletek vagy az e-mail beérkezése alapján is megszűrni.

Ha hozzáférése van a „Csapatom e-mailjei” nézethez, akkor ezeket hozzárendelt felhasználókra szűrve is megtekintheti.

Váltás a nézetek között, és frissítés az új üzenetek beérkezésekor

Önnek lehetősége van váltani a nézetek között: megtekintheti a saját postaládájában található e-maileket az „E-mailjeim” opcióval, csapata e-mailjeit a „Csapatom e-mailjei” lehetőséggel, valamint a várólistáin található, megbízott nélküli bejövő e-maileket a „Hozzárendelés nélküli e-mailek” opcióval.

Amikor egy új e-mail érkezik be, frissül az „olvasatlan” levelek száma, valamint egy üzenet ikon jelenik meg a frissítési gombon. Csak rá kell kattintania a postaládája frissítéséhez, és az újonnan beérkezett e-mailek megtekintéséhez.

Az e-mail-postafiók nézetének fő részén az aktuális kiválasztott e-mail előnézeti panelje jelenik meg. Ennek az e-mail előnézeti panelnek Ön igény szerint módosíthatja a méretét.

Amikor egy e-mailre kattint, a képernyő jobb oldalán Ön teljes egészében megtekintheti az adott e-mailt. Láthatja az e-mail tárgyát, a feladót, a címzettet, a másolatot kapó címzetteket, egy arra a munkatételre mutató hivatkozást, amelyhez az e-mail kapcsolódik, a munkatétel esedékességét, valamint az e-mail teljes tartalmát.

Válaszolás az e-mailekre/e-mailek továbbítása

Ha a válasz, válasz mindenkinek vagy továbbítás lehetőségek egyikére kattint, akkor a rendszer egy új lapot nyit meg, amelyen látható a kérdéses munkatétel, Ön pedig az e-mailek szerkesztésére szolgáló képernyőre jut, ahol elkezdheti megírni az e-mailt.

További lehetőségek

A válaszlehetőségek melletti pontokra kattintva további opciók is elérhetővé válnak az Ön számára. Ezek segítségével Ön közvetlenül arra a munkatételre léphet, amelyhez az e-mail kapcsolódik (egy új lapon nyílik meg), illetve közvetlenül kinyomtathatja az e-mailt.

Továbbá Önnek lehetősége van az alapul szolgáló .eml fájl letöltésére is.

Kérjük, vegye figyelembe: ha a letölteni próbált e-mail egy olyan mellékletfájlt is tartalmaz, amelyet egy felhasználó kifejezetten kézzel törölt (pl. adatvédelmi okokból), akkor a .eml letöltési lehetőség ehhez az adott e-mailhez nem lesz elérhető – a rendszer egy a letöltés kikapcsolásának okát részletező üzenetet jelenít meg a letöltés ikonra történő kattintást követően.

E-mail-mellékletek

Ha egy e-mail melléklettel rendelkezik, akkor Ön láthatja a melléklet nevét, méretét és a lehetőséget a letöltésre. Ha az e-mail több melléklettel is rendelkezik, akkor további opciók is a rendelkezésére állnak az összes melléklet letöltésére, vagy a mellékletek ZIP-fájlként való letöltésére vonatkozóan.

Teljes képernyős opció

Lehetősége van az e-mailt teljes képernyős méretben is megnyitni, miközben az előnézet panel rejtve van.

Elküldött elemek nézete

Áttekintés

Az Elküldött elemek részben megtekintheti az összes olyan az Ön üzleti területén található munkatételből származó e-mailt, amelyet elküldtek.

Megtekintheti az elküldött e-mailek előnézeti listáját, ahol a legújabbak találhatók elöl, és láthatja azt, hogy ki volt az e-mail címzettje, mikor lett elküldve, mi volt a tárgya, megtekintheti az e-mail törzsének első sorát, valamint azt, hogy melyik munkatételhez kapcsolódott az adott e-mail. Ezen felül láthatja azt is, hogy rendelkezett-e az e-mail bármilyen melléklettel, illetve kiemelt fontosságúként küldték-e el azt.

Igény szerint módosíthatja az e-mail előnézeti paneljét.

Amikor egy e-mailre kattint, a képernyő jobb oldalán Ön teljes egészében megtekintheti az adott e-mailt. Láthatja az e-mail tárgyát, a feladót, a címzettet, a másolatot kapó címzetteket, egy arra a munkatételre mutató hivatkozást, amelyhez az e-mail kapcsolódik, a munkatétel esedékességét, valamint az e-mail teljes tartalmát.

Lehetősége van az e-mailt teljes képernyős méretben is megnyitni, miközben az előnézet panel rejtve van.

Váltás a nézetek között

Önnek lehetősége van váltani a nézetek között: megtekintheti a saját maga által elküldött e-maileket az „E-mailjeim” opcióval, valamint a csapata által elküldött e-maileket a „Csapatom e-mailjei” lehetőséggel.

Válaszolás az e-mailekre/e-mailek továbbítása

Önnek lehetősége van válaszolni egy elküldött e-mailre, mindenkinek választ küldeni vagy továbbítani az elküldött e-mailt. Ha ezeknek a lehetőségeknek az egyikére kattint, akkor a rendszer egy új lapot nyit meg, amelyen látható a kérdéses munkatétel, Ön pedig az e-mailek szerkesztésére szolgáló képernyőre jut, ahol elkezdheti megírni az e-mailt.

Szűrési lehetőségek

Elküldött e-mailjeit lehetősége van ügyfél, szerződés, szolgáltatás, folyamat, várólista, az e-mail „Címzett” mezője, valamint a dátumtartomány alapján is megszűrni, illetve aszerint is, hogy milyen állapotú az a munkatétel, amelyhez az adott e-mail kapcsolódik, rendelkezik-e az e-mail valamilyen melléklettel, valamint az alapján, hogy a rendszer hozta-e létre az e-mailt.

Vegye figyelembe, hogy amikor Ön egy dátum alapján szűr, akkor legfeljebb 90 napos időtartományra szűrhet rá.

Ha hozzáférése van a „Csapatom e-mailjei” nézethez, akkor ezeket hozzárendelt felhasználókra, valamint a feladóra szűrve is megtekintheti.

További lehetőségek

A válaszlehetőségek melletti pontokra kattintva további opciók is elérhetővé válnak az Ön számára. Ezek segítségével Ön közvetlenül arra a munkatételre léphet, amelyhez az e-mail kapcsolódik (egy új lapon nyílik meg), illetve közvetlenül kinyomtathatja az e-mailt.

Továbbá Önnek lehetősége van az alapul szolgáló .eml fájl letöltésére is.

Kérjük, vegye figyelembe: ha a letölteni próbált e-mail egy olyan mellékletfájlt is tartalmaz, amelyet egy felhasználó kifejezetten kézzel törölt (pl. adatvédelmi okokból), akkor a .eml letöltési lehetőség ehhez az adott e-mailhez nem lesz elérhető – a rendszer egy a letöltés kikapcsolásának okát részletező üzenetet jelenít meg a letöltés ikonra történő kattintást követően.

E-mail-mellékletek

Ha egy e-mail melléklettel rendelkezik, akkor Ön láthatja a melléklet nevét, méretét és a lehetőséget a letöltésre. Ha az e-mail több melléklettel is rendelkezik, akkor további opciók is a rendelkezésére állnak az összes melléklet letöltésére, vagy a mellékletek ZIP-fájlként való letöltésére vonatkozóan.

Postázandók nézet

Átmozgattuk a Postázandók részt, hogy az az egyéb e-mail-nézetekkel egy helyen legyen megtalálható. Mint korábban is, itt találhatja meg az Önhöz vagy a csapatához tartozó azokat az e-maileket, amelyeket egy későbbi időpontban kell kiküldeni, vagy azok kiküldése sikertelen volt. A Postázandókról bővebb információkat itt találhat.

Kapcsolódó munkatételek kommunikációinak átmásolása egy új összekapcsolt munkatétel létrehozásakor

Egy fejlesztést végeztünk el a kommunikációk megosztása esetén, amikor Ön közvetlenül az Ügyekből/Jegyekből hoz létre egy új összekapcsolt munkatételt. Mostantól amikor Ön úgy dönt, hogy megosztja a kommunikációkat az összekapcsolt munkatételek között, akkor az új munkatétellel a kapcsolódó munkatételekből származó kommunikációkat is megosztjuk majd.

Például egy új összekapcsolt Ügy/Jegy létrehozásakor Ön átmásolhatja a munkatétel kommunikációit – például az eredeti Ügy/Jegy e-mailjeit (beleértve az e-mail-mellékleteket is) – és megjegyzéseit az új összekapcsolt Ügybe. Ebben az esetben az elindított Ügy Műveleteiben található kommunikációkat is át fogjuk másolni. Ehhez hasonlóan egy felosztott Jegybe az eredeti Jegy összes kommunikációját is átmásoljuk.

A kapcsolódó és összekapcsolt munkatételekről további információ itt található.

Fejlesztések az összekapcsolt munkatételek megtekintése során

A fentiek mellett fejlesztéseket hajtottunk végre a meglévő „Összekapcsolt munkatétel funkcionalitása” működésében is. Mostantól amikor Ön összekapcsol egy munkatételt egy másikkal, majd később egyesíti, felosztja vagy egy Üggyé alakítja azt, akkor az ebből származó munkatételek megtartják az egymáshoz fűződő kapcsolataikat. Ezelőtt ezekben az esetekben nem maradtak meg ezek a kapcsolatok.

Például:

• Amikor egy Jegyet egy másik munkatételhez kapcsolnak, és az adott Jegyet egyesítik egy másikkal, akkor az egyesített Jegy szintén fenntartja majd a kapcsolatot a másik munkatétellel.

• Amikor egy Jegyet egy másik munkatételhez kapcsolnak, és az adott Jegyet több Jegyre osztják szét, akkor az ebből a felosztásból származó „gyermek” Jegyek szintén fenntartják majd a kapcsolatot a másik munkatétellel.

• Amikor egy Jegyet egy másik munkatételhez kapcsolnak, és az adott Jegyet később egy Üggyé alakítják át, akkor az ebből származó Ügy szintén fenntartja majd a kapcsolatot a másik munkatétellel.

Áttekintés

Amellett, hogy lehetősége van új összekapcsolt munkatételeket létrehozni egy Ügyből vagy egy Jegyből, Ön meglévő Ügyeket és Jegyeket is összekapcsolhat, hogy jobban kezelhesse a különböző csapatok által elvégzett tevékenységeket.

A meglévő munkatételek kétféleképpen kapcsolhatók össze:

1. Egy munkatételből

2. A főoldalról

Meglévő munkatételek összekapcsolása egy munkatételen belül

Önnek lehetősége van magából a munkatételből is összekapcsolni a meglévő munkatételeket, ha a munkatétel képernyőjére lép, majd kiválasztja a „+ Munkatétel” lehetőséget, végül pedig a „Meglévő elem” opcióra kattint.

A felugró ablakban keresse meg azokat az Ügyeket és/vagy Jegyeket, amelyekkel össze szeretné kapcsolni ezt a munkatételt.

Ön egyszerre legfeljebb csak 50 munkatételt köthet össze, azonban annak nem szabtunk határt, hogy összességében hány munkatétel kapcsolható össze.

A Kapcsolt munka fülön egy kapcsolat jelenik meg az újonnan összekapcsolt Ügyhöz vagy Jegyhez azoknak a munkatételeknek a képernyőjén, amelyek össze lettek kapcsolva.

Munkatételek összekapcsolása a Fő oldalról

Önnek lehetősége van a saját Fő oldaláról is összekapcsolni a meglévő munkatételeket, ha a Fő oldal rácsáról (amelyen a Munkaügyi postaládája, Csapata munkaügyi postaládája, a Saját munka, vagy a Csapata saját munkája lehet látható) kiválasztja azokat az Ügyeket és Jegyeket, amelyeket össze kíván kapcsolni, majd a rács tetején megjelenő „Összekapcsolás” lehetőségre kattint.

Az első Ügy vagy Jegy, amelyet kiválaszt, lesz az a munkatétel, amelyhez minden soron következő munkatétel hozzá lesz kapcsolva (vagy a listáján első helyen szereplő, ha az „Összes kiválasztása” opciót használta).

A felugró ablakban megerősítjük az Ön számára, hogy melyik Ügyhöz/Jegyhez kapcsoljuk az elemeket, valamint hogy melyek ezek az elemek, mielőtt lehetővé tennénk Önnek az összekapcsolás megerősítését:

Ön egyszerre legfeljebb csak 50 munkatételt köthet össze, azonban annak nem szabtunk felső határt, hogy összességében hány munkatétel kapcsolható össze.

Ha Ön ezt követően arra a fő Jegyre/Ügyre lép, amelyhez mindent kapcsolt, akkor annak Kapcsolt munka fülén MINDEN olyan elemet megtekinthet, amelyet hozzákapcsolt az adott tételhez.

Ha Ön azonban az egyik olyan munkatételben tartózkodik, amelyet úgy döntött, hogy ehhez a fő Jegyhez/Ügyhöz kapcsol, akkor az adott Kapcsolt munka fülön Ön csak a fő Jegynek/Ügynek a feljegyzését láthatja (a többi kapcsoltét tételét nem).

Munkatételek leválasztása

Önnek bármikor lehetősége van leválasztani a munkatételeket, ha a munkatétel képernyőjének Kapcsolt munka fülére lép, majd kiválasztja a Leválasztás ikont.

A Nézetek oldalra mutató Gyorskereső-hivatkozás

Módosításokat hajtottunk végre a Nézetek lapon is, ahol speciális keresést végezhet a munkatétel adataira. A Gyorskeresőből mostantól egy a Nézetek képernyőre mutató hivatkozás is elérhető, így ha a Gyorskereső nem azokat az eredményeket adja Önnek, amelyeket keres, akkor könnyedén hozzáférhet a Nézetek lap sokkal fejlettebb keresési lehetőségeihez.

Mentett Nézetek a Navigációs részben

Továbbá megkönnyítettük az Ön számára a Mentett nézetekhez való hozzáférést (specifikus adatnézetek, amelyeket Ön további használat céljából elmenthet a Nézetek képernyőjéről). Ezeket mostantól egy ábécé sorrendbe állított listán is megtekintheti, ha a Navigátor „Nézetek” része fölé viszi az egérmutatót.

Hozzáadtunk a rendszerhez egy alapértelmezett kapcsolatcímke opciót, amellyel felgyorsítjuk és megkönnyítjük a kapcsolatcímkék munkatételeken történő használatát. Önnek mostantól lehetősége van beállítani egy alapértelmezett címkeértéket az egyéni kapcsolati bejegyzésekhez, például:

Ha Ön tudja, hogy „Jane Smith” mindig a Bróker lesz majd azokon a munkatételeken, amelyekhez kapcsolatként hozzáadják őt, akkor Önnek lehetősége van Jane kapcsolati bejegyzéséhez egy alapértelmezett „Bróker” címkét adni, amelyet így automatikusan kitöltünk majd a munkatételen – ahelyett, hogy Önnek minden alkalommal manuálisan meg kellene adnia ezt a címkeértéket.

Az Ön számára elérhető alapértelmezett címkék listáját a Builderben találhatja meg az Általános beállítások >> Kapcsolatcímkék részben.

Önnek minden alkalommal, amikor egy új kapcsolatot ad a rendszerhez, lehetősége van beállítani ezt az alapértelmezett Kapcsolatcímkét.

Az alapértelmezett címkét Ön továbbá akkor is beállíthatja, amikor a Kapcsolatok oldalon szerkeszt egy kapcsolatot.

Az alapértelmezett címke attribútum tömegesen is szerkeszthető, például Önnek lehetősége van ezt egyszerre több kapcsolathoz is beállítania – egyszerűen csak válasszon ki több kapcsolati bejegyzést a Kapcsolatok oldal rácsán, majd kattintson a Szerkesztés gombra, hogy megnyíljon a Tömeges szerkesztés felugró ablak.

Vegye figyelembe, hogy kapcsolati bejegyzésenként csak egy alapértelmezett címkeérték állítható be.

Továbbá, amikor a Kapcsolattevékenységi oldal „Munkatétel elindítása” gombját használva hoz létre egy munkatételt, akkor a kapcsolatot kérelmezőként, érintettként és elsődleges kapcsolatként egyaránt megjelöljük a munkatételhez. Továbbá az alapértelmezett címkét is hozzáadjuk majd (ha rendelkezik eggyel).

Az alapértelmezett Kapcsolatcímke viselkedése, ha a „Több engedélyezése” ki van kapcsolva

Ha egy adott címkeértéket úgy állítottak be, hogy az ne tegye lehetővé a „Több engedélyezése” funkciót, akkor a munkatételen belül egy értékkel egyszerre csak egy kapcsolat rendelkezhet. Például: előfordulhat, hogy egy Jegy esetén egyszerre csak egy „Bróker” kapcsolat engedélyezett. Ez természetesen hatással van az alapértelmezett címkézésre, ha egyszerre két azonos „egyedinek kell lennie” alapértelmezett címkével rendelkező kapcsolatot ad egy munkatételhez – akár manuálisan, akár automatikusan teszi ezt. Ebben az esetben a rendszer csak egy kapcsolathoz rendeli hozzá az alapértelmezett címkét (és ezzel eltávolítja az alapértelmezett címkét a többi kapcsolatról). A rendszer ahhoz a kapcsolathoz rendeli hozzá, amely a következő prioritási sorrend alapján már rendelkezik egy létező egyéb címkeértékkel:

• Elsődleges kapcsolat

• Kérelmező

• Érintett

• Másolatot kap

• A munkatétel bármilyen egyéb kapcsolata

További megjegyzések a Beszállító vállalat és a Kapcsolatcímkék közötti eltérésekről:

• Önnek nem lesz lehetősége arra, hogy egy alapértelmezett címkét adjon egy kapcsolathoz, ha a vállalat, amelyhez az hozzá van rendelve, egy az alapértelmezett címkétől eltérő Beszállító vállalattal rendelkezik.

• Ön nem küldhet be egy olyan munkatételt, amely kapcsolatának alapértelmezett címkéje egy a munkatételétől eltérő Beszállító vállalatra van beállítva.

Hozzáadtuk az Ügy rövid leírását a Műveletekhez, így a felhasználók könnyebben megtekinthetik az Ügy rövid leírását, valamint bővebb kontextust láthatnak ahhoz a Művelethez, amelyen dolgoznak.

Ha szerkesztve lett a Művelet Ügyének rövid leírása, akkor az Ügy rövid leírásának változásai az Ügy minden Műveletének Művelet képernyőjén láthatók lesznek (előfordulhat, hogy frissítenie kell a Műveletek képernyőjét ahhoz, hogy láthatóvá váljanak ezek a változások), és a Művelet címe a következőkből épül majd fel:

„Művelet referenciája – Ügy rövid leírása – Műveleti folyamat neve” -> „10040-C-A1.1 – Jack Jones új munkatárs – HR-jóváhagyás”

Ez az a név, amely a Művelet lapon látható lesz:

Az Ügy rövid leírása egyben az a cím, amely a Művelet főoldalának rácsán a „Cím” oszlopban is megjelenik majd.

Egy további beállítást adtunk hozzá a tagok felhasználói profiljához (amelyhez a csapatvezetők férhetnek hozzá), amely lehetővé teszi a csapatvezetők számára, hogy módosítsák a csapattagjaik azon képességét, hogy kizárólag olyan elemeken dolgozzanak, amelyek kifejezetten az adott felhasználó várólistáihoz vannak hozzárendelve.

Továbbra is képesek lesznek további munkára szert tenni a „Lehívás a várólistáról” gombot használva (mivel ezzel a módszerrel egyébként is csak a saját várólistáról kaphatnak munkát a felhasználók). Ez azonban megakadályozza, hogy egy munkatárs egy másik várólistából származó munkát manuálisan az adott felhasználóhoz rendeljen.

Amikor ez a beállítás ki van kapcsolva, akkor bármilyen várólistához hozzárendelt munkán dolgozhatnak majd (a Builderben a felhasználói csoport engedélyei szerint beállított jogosultságok keretein belül).

Amikor ez a beállítás be van kapcsolva, akkor a felhasználó továbbra is képes lesz olyan munkatételeken dolgozni, amelyek nincsenek várólistához rendelve. Továbbá, ha létezik olyan a felhasználóhoz rendelt munkatétel, amely nem olyan várólistán található, amelynek a felhasználó is része, akkor a felhasználó továbbra is folytathatja rajtuk a munkát, ám további a várólistáikon kívüli munkákat nem lehet hozzájuk rendelni. Ezeknek a munkatételeknek manuálisan lehet megszüntetni a hozzárendelését a felhasználóhoz.

Továbbá, ha egy munkatétel már egy adott felhasználónál van (de a várólistáin kívül található), és az Várakozik vagy Megoldva állapotúvá válik, akkor az a Csapat saját munkái közé kerül, és megszüntetjük a hozzárendelését – tulajdonosát pedig töröljük. Amint készen áll a munkatétel a további feldolgozásra (pl. mivel új információ érkezett be hozzá), azt NEM rendeljük ismét hozzá az eredeti megbízotthoz, mivel már nem része a várólistájának, ehelyett a hozzárendelési szabályok szerint osztjuk azt ki.

Amerikai angol nyelvi opció

Lehetővé tettük, hogy Ön a rendszer nyelvének az amerikai angol nyelvet (en-us) válassza ki. Ez a nyelv a brit angol, francia, német, spanyol, brazil portugál, román, lengyel, magyar és orosz nyelvek mellett választható immáron ki.

Hibamódosítás korlátozása

Egy új „Hibamódosítás korlátozása” beállítást tettünk elérhetővé a Builder Rendszerbeállítások részében, amely lehetővé teszi az Ön számára, hogy korlátozza a hozzáférést az Ügyek, Műveletek és Jegyek Hibák kártyáján található bármilyen információ módosításához. A szervizügynökök mindig képesek hibabejegyzést HOZZÁADNI és megoldottnak jelölni egy ilyen bejegyzést, azonban ha ez a „korlátozás” be van kapcsolva a Builderben, kizárólag az az ügynök lesz képes utólag módosítani a hibabejegyzést vagy annak bármilyen részletét törölni, aki eredetileg létrehozta a hibát.

Fejlesztések a munkatételek megtekintésében

Fejlesztéseket hajtottunk végre a kapcsolódó munkatételekkel történő munkavégzésben. Mostantól Ön könnyedén megtekintheti egy munkatétel eredeti Ügyét.

Például:

• Amikor egy Jegyet több „gyermek” Jegyre osztanak fel, akkor minden gyermek Jegyen megjelenik egy az eredeti Jegyre mutató hivatkozás.

• Amikor több munkatételt egyetlen gyermek elemmé egyesítenek, egy az összes eredeti elemre mutató hivatkozás jelenik meg a gyermek elemen.

• Amikor egy Jegyet Üggyé alakítanak át, egy az eredeti Jegyre mutató hivatkozás jelenik meg az összes gyermek Ügyön.