Существует много способов создания и управления контактами в Enate. Просмотрите это видео, чтобы узнать больше:
Вы можете указать людей, которые связаны с задачей, и задать их метки контакта в карта контактов на боковой панели Заявок, Случаев и Действий
Если Вы нажмете на индивидуальную запись, отобразится детальная информация контакта в новой вкладке, которая покажет страницу активности контакта.
Когда емейл приходит с адреса, который связан с пользователем системы или с внешним контактом, которые были ранее записаны в системе, то их детали будут автоматически заполнены во вкладке контактов, когда Заявка создана системой. Они автоматически будут помечены метками как Оригинальное запрашивающее лицо, Субъект и Основной контакт. Эти метки могут быть удалены.
По желанию, первый оператор, который будет оценивать Заявку, также может назначить себя Основным контактом, если это будет оценено уместным. Если Вы пометите меткой другой контакт как любой из типов этих отношений, то метка будет удалена с предыдущего контакта.
Аналогично, когда задача создается через кнопку «Начать задачу» на странице активности контакта для какого-то контакта, этот контакт будет помечен метками как Оригинальное запрашивающее лицо, Субъект и Основной контакт задачи.
Вы также можете вручную добавлять контакты к задачам, проводя поиск по ним в карте контактов.
Обратите внимание, что Вы можете просматривать только те контакты, которые принадлежат той же компании, для которой эта задача создана.
Если Вы ищите пользователя в карте контактов, который не существует в системе, то Вы можете создать новый контакт, нажав на опцию «Создать контакт» и заполнив детали контакта.
Если Вы записали электронный адрес для контакта, система расшифрует и автоматически заполнит имя и фамилию контакта. Когда Вы заполните всю информацию и нажмете на создание контакта, система перенесет Вас обратно к задаче.
Когда Вы вручную добавляете контакт, он будет по умолчанию помечен метками Основной контакт, Оригинальное запрашивающее лицо, Заявитель и Субъект. Вы можете позже вручную переназначить метки Основной контакт, Заявитель и Субъект другим пользователям, однако обратите внимание, что метка Оригинального запрашивающего лица не может быть изменена после того, как она была установлена.
Метки контакта используются для связывания контактов с задачами.
Доступные стандартные метки системы:
Основной контакт – основное лицо, с которым Вы работаете по данному запросу. Может быть только один основной контакт для задачи. Это обязательная метка для Заявки. В зависимости от конфигурации Случая в Конструкторе, эта метка может быть или не быть обязательной для Случая (если она установлена как обязательная для типа Случая, то в таком случае она также будет обязательной для Действий данного Случая)
Оригинальное запрашивающее лицо – лицо, которое инициировало запрос. Может быть только одна такая метка для задачи, и она не зависит от метки «Заявитель». Оригинальное запрашивающее лицо будет установлено или автоматически в ситуации, если валидный контакт отправлен в емейле, которое начало задачу, или первое лицо, вручную установленное как «Заявитель», будет продвинуто до «Оригинального запрашивающего лица». Как только эта метка будет установлена, она уже не может быть изменена, и Вы не можете убрать из этой задачи лицо, помеченное такой меткой.
Заявитель – лицо, которое инициировало изначальный запрос. Может быть только один заявитель для задачи. Эта метка обязательна для Заявки. В зависимости от конфигурации Случая в Конструкторе, эта метка может быть или не быть обязательной для Случая (если она установлена как обязательная для типа Случая, то в такой ситуации она также будет обязательной для Действий данного Случая)
Субъект – лицо, о котором эта Заявка (это может быть ни одно из обозначенных выше лиц). Может быть только один субъект для задачи.
Довольно часто все три метки представляют одного человека. Если Вы поставите одну из стандартных меток системы другому контакту, то соответствующая метка будет удалена из изначального контакта – поскольку иметь стандартную метку системы может только один человек для задачи.
Когда Вы вручную добавляете первый контакт для задачи, то он будет назначен как Основной контакт, Заявитель и Субъект по умолчанию. Позже Вы можете вручную переназначить эти метки другим пользователям.
Копии – любые дальнейшие контакты, которые могут получать копии любых сообщений. Когда контакт отмечен меткой «Копия», то это будет отображаться в отдельной секции «Копии» (скрытой до тех пор, пока не появятся в задаче контакты, помеченные только меткой «Копия»).
В дополнение к стандартным меткам системы для контакта (Основной контакт, Субъект, Копия, Заявитель), Вы можете добавлять последующие стандартные метки для записей контактов, чтобы метки контактов на задачах работали быстрее и были удобнее.
Например: Если Вы знаете, что 'Jane Smith' будет всегда брокером для любой задачи, к которой она будет добавлена как контакт, то Вы можете присвоить записи ее контакта стандартную метку «Брокер», чтобы эта метка автоматически заполнилась для нее в задачах – вместо того, чтобы каждый раз вручную присваивать значение метки.
Список опций доступных стандартных меток находится в Конструторе в секции Основные настройки >> Метки контакта.
Вы можете настроить метки по умолчанию в любой момент, когда Вы добавляете новый контакт в систему.
Вы также можете добавить метку к существующим контактам и редактировать стандартные метки, установленные контакту через страницу Контактов.
Атрибут стандартных меток также доступен для массового редактирования, например, Вы можете установить его для нескольких контактов одновременно – просто выберите несколько записей контактов, когда Вы находитесь в сетке страницы Контактов, и нажмите на кнопку Редактировать, чтобы получить доступ к всплывающему окну массового редактирования.
Если конкретное значение метки не было настроено как «Позволять несколько», то только один контакт в задаче может иметь это значение. Например: Может быть, для Заявки разрешено только одному контакту иметь метку «Брокер». Это естественно будет влиять на поведение стандартных меток, если к задаче будут пытаться добавить два контакта с одинаковой стандартной меткой, которая «должна быть уникальной», неважно вручную или автоматически. В этом случае система распределит эту стандартную метку только для одного контакта (и соответственно удалит эту стандартную метку из других контактов). Система будет распределять другие уже имеющиеся значения меток для контакта в следующем приоритетном порядке.
Основной контакт
Заявитель
Субъект
Копия
Любой другой контакт в задаче
Вы не сможете добавить стандартную метку к контакту, если компания, к которой они назначены, имеет другую компанию-поставщика в стандартной метке.
Вы не сможете обновить задачу с контактом, у которого стандартная метка установлена на другую компанию-поставщика чем та, что указана в задаче.
Известные контакты
Когда приходит емейл с электронного адреса, который ассоциируется с контактом, который уже существует в системе и контакт:
имеет настройку глобальной области видимости, или
имеет настройку локальной области видимости, но принадлежит к той же компании, что и принадлежит задача, исходя из правил маршрута емейла
в таком случае детали будут автоматически заполнены в карте контактов, где задача была создана в системе и он автоматически будет помечен меткой как Основной контакт и Заявитель для данной задачи. Также, если у него есть стандартная метка, назначенная ему, то он также будет помечен данной меткой. Однако, обратите внимание, что Вы всегда можете вручную сами отредактировать метки, после того, как задача была создана.
Когда емейл приходит с электронного адреса, который ассоциируется с контактом, уже находящимся в системе, но он имеет настройку локальной области видимости и принадлежит другой компании – не той, к которой принадлежит данная задача, исходя из правил маршрута емейла – в таком случае его детали НЕ будут автоматически заполнены в карту контактов, когда задача создается системой (и соответственно они не могут быть автоматически помечены метками с данной задачей). Обратите внимание, что Вы всегда можете вручную сами отредактировать метки, после того, как задача была создана.
Неизвестные контакты
Стандартные «глобальная» или «глобальная и локальная» области видимости
Когда емейл приходит с незнакомого электронного адреса и:
в Конструкторе включена настройка «Включить автоматическое создание контакта» и
Ваша система сконфигурирована таким образом, что устанавливает область видимости Ваших внешних контактов как «глобальная» или «глобальная и локальная»,
в таком случае контакт будет создан автоматически, будет иметь глобальную область видимости (то есть не будет связан с какой-то конкретной компанией) и его детали будут автоматически заполнены в карте контактов, когда задача будет создана системой. Также, он будет автоматически помечен метками как Основной контакт и Заявитель задачи. Поскольку он был ранее не известен системе, у него не будет установлено никаких стандартных меток. Обратите внимание, что Вы всегда можете вручную сами отредактировать метки, после того, как задача была создана.
Стандартная «локальная» область видимости
Когда приходит емейл с неизвестного электронного адреса и
в Конструкторе включена настройка «Включить автоматическое создание контакта» и
Ваша система сконфигурирована таким образом, что устанавливает область видимости Ваших внешних контактов как «локальная»,
в таком случае контакт будет создан автоматически, будет иметь локальную область видимости (то есть будет связан с какой-то конкретной компанией) и он будет создан под той компанией, под которой существует данная задача. Его детали будут автоматически заполнены в карте контактов, когда задача будет создана системой. Также, он будет автоматически помечен метками как Основной контакт и Заявитель задачи. Поскольку он был ранее не известен системе, у него не будет установлено никаких стандартных меток. Обратите внимание, что Вы всегда можете вручную сами отредактировать метки, после того, как задача была создана.
Когда настройка автоматического создания контакта отключена
Когда приходит емейл с неизвестного электронного адреса и
в таком случае задача будет создана на основе правил маршрута емейла, но детали отправителя емейла НЕ будут автоматически заполнены в карте контакта, когда задача будет создана системой (и соответственно он не будет автоматически помечен метками для задачи). Обратите внимание, что Вы всегда можете вручную сами отредактировать контакты и метки, после того, как задача была создана.
Когда задача создана через кнопку «Начать задачу» на странице активности контакта отдельного контакта, то данный контакт будет автоматически помечен метками как Заявитель, Субъект и Основной контакт для задачи, и его стандартные метки также будут добавлены (если они имеются).
Внешние контакты могут быть созданы в Enate несколькими способами.
Система Enate может быть настроена автоматически создавать новые записи внешних контактов, когда приходят входящие емейлы, которые содержат новые электронные адреса, если .
Система автоматически заполнит имя и фамилию контакта, основываясь на имени, которое отображается в емейле. Подробнее об этом:
Если между именами стоит пробел, то первая часть имени до пробела будет использована как имя контакта, а вторая часть имени после пробела будет использована как фамилия контакта. Например, если емейл отображает имя 'John Smith', то автоматически 'John' будет заполнено как имя контакта, а 'Smith' – как фамилия.
Если в имени, отображаемом в емейле, есть запятая, то всё, что стоит перед первой запятой, будет автоматически записано как фамилия, а всё, что будет после запятой, но перед пробелом будет использовано автоматически как имя. Например, если в емейле имя отображается как 'Smith, John', то автоматически фамилия контакта будет заполнена как 'Smith', а имя как 'John'.
Если система не сможет с уверенностью автоматически заполнить имя и фамилию контакта, то контакт будет автоматически создан без имени и фамилии, и пользователю будет предложено заполнить их самому, когда они обновят задачу.
Также, для автоматического создания контакта будут зависеть от . Если настроена глобальная область или глобальная и локальная, то автоматически созданный контакт будет глобальным, то есть не связанным с какой-то конкретной компанией. Если настроена локальная область, то автоматически созданный контакт будет создан под конкретной компанией, с которой связана задача и в которой находится этот контакт.
Вы можете добавлять контакты из , нажав на иконку создания контакта и заполнив детали контакта в появившемся всплывающем окне.
Обратите внимание: Электронный адрес контакта должен быть уникальным для системы.
Если у Вас записан электронный адрес контакта, то система расшифрует и автоматически заполнит имя и фамилию контакта. Когда Вы заполните всю информацию и нажмете на создание контакта, система вернет Вас обратно в задачу.
Пожалуйста, обратите внимание, что если Вы создали новый контакт в тестовом режиме, то этот контакт будет доступен только для работы с тестовыми пакетами в системе.
Пожалуйста, обратите внимание, что если созданный автоматически контакт был редактирован, то он больше не будет отображаться как созданный автоматически контакт в колонке «Создан автоматически» на странице управления контакта
В зависимости от Ваших выбранных настроек в Конструкторе, у Вас могут быть разные опции назначения компании ко внешнему контакту:
Все компании / Глобальный
Если компания настроена так, то это означает, что этот внешний контакт может создавать и иметь доступ к задачам для всех компаний.
Это также означает, что пользователи менеджера задач могут проводить поиск по всем остальным внешним контактам в задаче.
Конкретная компания (локальный)
Настройка области контакта на конкретную компанию означает, что этот внешний контакт сможет создавать и иметь доступ только к задачам конкретной компании, с которой связан тот контакт.
Пользователи также смогут только добавлять контакт к интерфейсу пакета если контакт относится к той же компании (или к зонтичной компании)
Пожалуйста, обратите внимание:
Вы можете изменить связанную команию для внешнего контакта со «Все компани/Глобально» на конкретную компанию (локально), если внешний контакт не связан с задачами, имеющими отношение к нескольким компаниям. Вы можете изменить это, переназначив Контакт к задаче.
Чтобы определить область внешних контактов как «Глобально/Все компании», нужно чтобы колонка «Компания» в файле массовой загрузки была оставлена пустой, тогда по умолчанию контакты будут определены как глобальные.
Компания, которая будет задана для автоматически созданного контакта, будет зависеть от заданной Вами настройки области контакта. Если она задана как «Глобально» или «Глобально и Локально», то автоматически созданный контакт будет иметь глобальную область, то есть не будет связан с какой-либо конкретной компанией. Если она задана как «Локально», то автоматически созданный контакт будет создан под компанией, под которой находится связанная задача.
Пожалуйста, обратите внимание, что если внешний контакт был определен как локальный (то есть связанный с конкретной компанией), Вы не сможете добавлять такой контакт к задаче, которая существует под другой компанией. Это также относится к аккаунтам Агента (которые всегда существуют под определенной компанией). ТОЛЬКО глобальные внешние аккаунты имеют гибкость быть связаными с задачами для любого клиента.
Вы также можете массово редактировать компанию, часовой пояс, локацию офиса, предпочитаемый язык и стандартные метки Ваших контактов, отметив галочкой нужные контакты – нажмите на кнопку «Редактировать», которая появится во всплывающем окне массового редактирования. Установите детали, как хотите, и нажмите «Подтвердить», чтобы сохранить изменения.
Вы можете импортировать список контактов в из электронной таблицы Excel. Для этого существует специальный шаблон, и шаблон поддерживается на всех языках, которые предлагает Enate.
Если Вы импортируете контакты из шаблона Excel, то необходимо заполнить электронные адреса контактов. Если Вы не укажите компанию, то контакт будет автоматически установлен как глобальный. Тут Вы можете подробнее ознакомиться с .
Если Вы ищите новый контакт, который в данный момент не существует в системе, то Вы можете создать новый контакт прямо через (Быстрый поиск). Зайдите в функцию поиска людей в Quickfind и нажмите «добавить контакт».
Когда Вы нажмете «добавить контакт», система расшифрует и автоматически заполнит имя, фамилию и электронный адрес. Когда Вы заполните всю информацию и нажмете «создать», то Вы автоматически перейдете на для только что созданного контакта.
Вы также можете создать новый контакт из в задаче. Когда Вы ищите в карте контактов пользователя, который не существует в системе, Вы можете создать новый контакт, нажав на опцию «создать контакт» и заполнив детали контакта.
Вы можете узнать, был ли контакт создан автоматически системой или вручную пользователем, посмотрев столбец «Создан автоматически» на .
Пожалуйста, обратите внимание, что эта настройка доступна только если область внешнего контакта была установлена как «глобальный» или «глобальный и локальный» в Конструкторе. Вы можете ознакомиться с более подробной информацией.
Чтобы отредактировать контакт, зайдите на и дважды кликните на контакт, чтобы открыть всплывающее окно «Редактировать контакт».
Чтобы удалить контакт, зайдите на , поставьте галочку в поле контакта – и появится кнопка удаления. Вы можете разом удалить несколько контактов.
На странице управления контактом Вы можете просматривать и управлять всеми своими внешними контактами в одном месте.
Обратите внимание, что у Вас будет доступ к странице управления контактом только если Вы установили соответствующие разрешения в Enate Конструкторе. Тут Вы можете ознакомиться с более подробной информацией.
Вы можете получить доступ к странице управления контактом через ссылку навигации. Ваши контакты и их информация будут отображаться в таблице.
Если Вы нажмете на ссылку имени, то откроется страница активности контакта.
Добавление отдельного контакта
Вы можете добавлять контакты из страницы управления контактом, нажав на иконку «Создать контакт» и заполнив детали для контакта в появившемся всплывающем окне.
Добавление нескольких контактов
Вы можете импортировать список контактов из листа Excel на странице управления контактом. Шаблон предоставляется и шаблон поддерживается на всех языках, которые предлагает Enate.
Обязательно нужно заполнить электронный адрес, когда импортируете контакты из шаблона Excel. Если Вы не уточните компанию, то контакт будет автоматически устновлен к глобальной области. Более подробную информацию об области компаний Вы можете найти тут.
Чтобы отредактировать контакт, зайдите на страницу управления контактом – двойное нажатие на контакт откроет всплывающий диалог «Редактировать контакт».
Вы также можете массово редактировать компанию, часовой пояс, локацию офиса, предпочитаемый язык для Ваших контактов, отметив галочкой квадратик контакта – появится кнопка редактирования.
Чтобы удалить контакт, зайдите на страницу управления контакта, отметьте галочкой контакт – появится кнопка удаления. Вы можете удалять несколько контактов за раз.
Вы можете выбирать, какие столбцы Вы хотите видеть, нажав на иконку шестеренки и выбрав из Вашего списка стандартных столбцов.
Опция автоматически созданных столбцов позволяет Вам просматривать, как внешние контакты были созданы – были ли они созданы автоматически или вручную. Пожалуйста, обратите внимание, что после того, как были внесены изменения в контакт, созданный автоматически, он больше не будет отображаться как созданный автоматически в колонке «Созданный автоматически» на странице управления контактом.
Вы можете добавить свои собственные столбцы в сетку, нажав на иконку шестеренки и выбрав из Вашего списка собственных столбцов данных. Собственные столбцы данных создаются в Конструкторе (нажмите сюда, чтобы узнать больше). Вы можете создать поля любых типов, кроме полей таблицы и длинного текста.
Вы можете сортировать таблицу в алфавитном порядке для столбца, нажав на название столбца, и Вы также можете вернуться к изначальному формату, нажав на «Вернуться к изначальным настройкам».
Page displaying the activity details for an individual service recipient.
Страница активности контакта отображает детали активности для отдельного получателя услуги.
Вы можете перемещаться по странице активности контакта через:
1. Быстрый поиск – нажатием на пользователя в Быстром поиске
2. Задача – нажатием на контакт на страницу карты контактов задачи
3. Страница управления контактом – нажатием на имя контакта на странице управления контактом
Когда Вы находитесь на странице активности контакта, справа Вы увидите детали контакта и можете обновить их если нужно.
Нажатие на вкладку «Задачи» позволит Вам увидеть все задачи, связанные с контактом. Каждая задача будет показана как карта с данными этой задачи, такими как: ссылка, заголовок задачи, дедлайн, назначенное лицо, очередь и статус. Задачи можно открыть для дальнейших деталей нажатием на ссылку и заголовок. Задачи в работе будут отображены по умолчанию, завершенные задачи также могут быть отображены.
Нажатие на вкладку «Сообщения» позволит Вам увидеть сообщения (емейлы, заметки), связанные с пользователем и задачами, которые с ним связаны. Вы можете также тут проводить поиск по конкретным сообщениям.
Вы также можете начать новую работу для контакта из страницы активности контакта. Старт новой задачи из страницы активности контакта автоматически назначит контакт как Основной контакт, Заявитель и Субъект для задачи, и если они заданы в метке по умочанию, то они будут помечены таким образом и на задаче. Обратите внимание, что когда Вы начинаете Заявку, то опция «Оправлять автоматические емейлы» будет автоматически отключена.
Задачи, которые Вы можете начать отсюда, зависят от того, были ли эти задачи сконфигурированы в Конструкторе таким образом, что они могут быть начаты из страницы активности контакта, к какой компании контакт был определен, когда он создавался в Менеджере работ, а также, к какой компании Вы как пользователь были определены.
Вы можете скопировать имя пользователя, нажав на кнопку копирования на вкладке:
