Strona „Zarządzanie kontaktami” grupuje zewnętrzne kontakty w jednym miejscu.
Uwaga: dostęp do strony zarządzania kontaktami będzie możliwy tylko wtedy, gdy użytkownikowi nadano odpowiednie uprawnienia w Builderze. Więcej informacji można znaleźć tutaj.
Stronę znajdziemy w menu nawigacyjnym. Kontakty wraz z ich szczegółami zostaną wyświetlone w formie tabeli.
Z kolei kliknięcie imienia otworzy stronę „Aktywność kontaktu”.
Aby dodać kontakt na stronie „Zarządzanie kontaktami”, należy kliknąć ikonę „Utwórz kontakt” i uzupełnić dane w okienku, które zostanie wtedy wyświetlone.
Można także zaimportować listę kontaktów na stronę „Zarządzanie kontaktami” z arkusza kalkulacyjnego Excel. Służy do tego szablon, dostępny we wszystkich językach obsługiwanych przez Enate.
W przypadku importowania kontaktów z szablonu programu Excel należy obowiązkowo wpisać adres e-mail. Jeśli użytkownik nie określi firmy, kontakt zostanie automatycznie ustawiony jako globalny. Więcej informacji na temat określania zakresu firm można znaleźć tutaj.
Dwukrotnie kliknięcie kontaktu na stronie „Zarządzanie kontaktami” otworzy okienko edycji.
Można również zbiorczo edytować firmę, strefę czasową, lokalizację biura i preferowany język kontaktów, zaznaczając wybrane na liście i klikając przycisk edycji, który się po tym pojawi.
Aby usunąć kontakt, należy zaznaczyć pole wyboru kontaktu na stronie „Zarządzanie kontaktami”, a następnie kliknąć przycisk usuwania, który się po tym pojawi. Można usuwać wiele kontaktów jednocześnie.
Można wybrać, które kolumny mają wyświetlać się na siatce, klikając ikonę koła zębatego i wybierając interesujące nas pozycje z listy standardowych kolumn danych.
Kolumna „Utworzone automatycznie” pozwala zorientować się, w jaki sposób kontakty zostały dodane do bazy – automatycznie czy ręcznie. Należy pamiętać, że po dokonaniu edycji kontaktu, który został utworzony automatycznie, nie będzie on już wyświetlany jako taki w kolumnie „Utworzone automatycznie” na stronie „Zarządzanie kontaktami”.
Można dodać niestandardowe kolumny do siatki, klikając ikonę koła zębatego i wybierając interesujące nas pozycje z listy niestandardowych kolumn danych. Niestandardowe kolumny danych tworzy się w Builderze (więcej informacji znaleźć można tutaj). Można tworzyć pola wszystkich typów danych z wyjątkiem pól tabel i długich pól tekstowych.
Aby posortować tabelę alfabetycznie dla danej kolumny, należy kliknąć tytuł tej kolumny, z kolei klikając „Przywróć domyślne”, mamy możliwość przywrócenia pierwotnego układu kolumn.
Tagi kontaktów służą do łączenia kontaktów z elementami pracy.
Dostępne systemowe tagi domyślne dla kontaktu to:
Kontakt główny – osoba, z którą należy się kontaktować w sprawie bieżącej czynności. Dla danego elementu pracy może być tylko jeden kontakt główny. Dla zapytań wskazanie tego kontaktu jest obowiązkowe. W zależności od ustawień w Builderze, wskazanie tego kontaktu może, ale nie musi być obowiązkowe dla spraw (a jeśli jest obowiązkowe dla spraw, to również dla należących do nich czynności).
Wnioskodawca pierwotny – osoba, która złożyła początkowy wniosek. Dla danego elementu pracy może być tylko jeden wnioskodawca pierwotny, a wartość ta jest niezależna od tagu „Wnioskodawca”. Jako wnioskodawca pierwotny zostanie automatycznie ustawiony prawidłowy kontakt, którego wiadomość e-mail dała początek elementowi pracy, albo pierwsza osoba, która zostanie ręcznie ustawiona jako „Wnioskodawca”. Tagu „Wnioskodawca pierwotny” nie da się zmienić, a oznaczonego nim kontaktu nie można usunąć z elementu pracy.
Wnioskodawca – osoba będąca autorem zgłoszenia. Dla danego elementu pracy może być tylko jeden wnioskodawca. Dla zapytań wskazanie tego kontaktu jest obowiązkowe. W zależności od ustawień w Builderze, wskazanie tego kontaktu może, ale nie musi być obowiązkowe dla spraw (a jeśli jest obowiązkowe dla spraw, to również dla należących do nich czynności).
Podmiot – osoba, której dotyczy czynność (nie musi to być ani kontakt główny, ani wnioskodawca pierwotny, ani wnioskodawca). Dla danego elementu pracy może być tylko jeden podmiot.
Bardzo często we wszystkich powyższych przypadkach wskazana będzie ta sama osoba. W przypadku oznaczenia którymś z tych systemowych tagów domyślnych kolejnego kontaktu, zostanie on usunięty z poprzedniego, ponieważ tagi tego rodzaju może posiadać tylko jeden kontakt na każdy element pracy.
Pierwszy kontakt dodany ręcznie zostanie domyślnie ustawiony jako kontakt główny, wnioskodawca i podmiot, ale tagi te można później przypisać do innych kontaktów.
DW – wszelkie inne osoby, które mogą być uwzględniane w korespondencji. Jeśli kontakt jest oznaczony tylko jako „DW”, będzie wyświetlany na osobnej liście (ukrytej do czasu wyboru dla danego elementu pracy kontaktu tego rodzaju).
Oprócz systemowych tagów domyślnych (kontakt główny, podmiot, DW, wnioskodawca) do kontaktu można dodać kolejny tag domyślny, by ułatwić i przyspieszyć korzystanie z tej funkcjonalności podczas przetwarzania elementów pracy.
Przykład: wiedząc, że „Jane Smith” będzie brokerem dla każdego elementu pracy, do którego zostanie przypisana jako kontakt, można dodać do jej danych na liście kontaktów tag „broker”, który odtąd będzie podstawiany do elementu pracy przez system i użytkownik nie będzie musiał za każdym razem robić tego ręcznie.
Lista domyślnych tagów dostępnych do wyboru jest utrzymywana w Builderze w sekcji .
Tag domyślny można ustawić podczas dodawania nowego kontaktu do systemu,
Można to zrobić również przy okazji edycji istniejącego kontaktu na stronie „Kontakty”.
Atrybut „tag domyślny” można też edytować zbiorczo, to znaczy dla wielu kontaktów jednocześnie – wystarczy wybrać kontakty na siatce poświęconej im strony i kliknąć przycisk „Edytuj”, by otworzyć wyskakujące okienko „Edycja zbiorcza”.
Jeśli ustawienie „Dostępny dla wielu” jest w przypadku określonego tagu wyłączone, można go przypisać tylko do jednego kontaktu danego elementu pracy. Przykład: może się zdarzyć, że tylko jeden kontakt przypisany do danego zapytania może być oznaczony jako „broker”. Uderzy to w domyślne tagowanie, gdy dwa kontakty mające taki sam tag domyślny (który musi być unikalny) zostaną dodane do elementu pracy (zarówno ręcznie, jak i automatycznie). W takiej sytuacji system przypisze tag domyślny tylko jednemu kontaktowi i tym samym usunie go z pozostałych, którym przydzieli inny istniejący tag w następującej kolejności:
kontakt główny;
wnioskodawca;
podmiot;
DW;
inny kontakt przypisany do danego elementu pracy.
Nie da się dodać domyślnego tagu do kontaktu, jeśli firma, do której jest on przypisany, ma ustawioną inną firmę dostawczą niż tag domyślny.
Nie da się przesłać elementu pracy z kontaktem, którego tag domyślny jest ustawiony na inną firmę dostawczą niż ta, która przypisana jest do elementu pracy.
Znane kontakty
Gdy wiadomość e-mail nadejdzie z adresu, który jest powiązany z już istniejącym w systemie kontaktem, a kontakt ten:
ma ustawiony zakres globalny albo
ma ustawiony zasięg lokalny, ale jest przypisany do tej samej firmy, do której należeć będzie element pracy (na podstawie ustawionych reguł przekierowania wiadomości e-mail),
wówczas jego dane są automatycznie wstawiane na karcie kontaktu podczas tworzenia elementu pracy przez system i jest on od razu tagowany jako kontakt główny, wnioskodawca pierwotny i wnioskodawca. Jeśli miał ustawiony tag domyślny, zostanie on również podstawiony. Warto jednak pamiętać, że po utworzeniu elementu pracy przypisane do niego tagi zawsze można edytować ręcznie.
Gdy wiadomość e-mail nadejdzie z adresu, który jest powiązany z już istniejącym w systemie kontaktem, ale kontakt ten ma ustawiony zakres lokalny i jest przypisany do innej firmy niż ta, do której należeć będzie dany element pracy (na podstawie ustawionych reguł przekierowania wiadomości e-mail), wówczas jego dane NIE BĘDĄ automatycznie wstawiane na karcie kontaktu podczas tworzenia elementu pracy przez system, a tym samym nie mogą być automatycznie oznaczone tagami. Trzeba jednak mieć na uwadze, że po utworzeniu elementu pracy przypisane do niego kontakty i tagi zawsze można edytować ręcznie.
Nieznane kontakty
Domyślnie ustawiony zakres „Globalny” albo „Globalny i lokalny”
Gdy nadejdzie wiadomość e-mail z adresu, którego nie ma w systemie, i:
system został skonfigurowany w taki sposób, że zakres kontaktów zewnętrznych jest ustawiany na „Globalny” albo „Globalny i lokalny”,
wówczas kontakt zostanie utworzony automatycznie z zakresem globalnym (czyli nie będzie powiązany z żadną konkretną firmą), a jego dane zostaną automatycznie podstawione na karcie kontaktu podczas tworzenia elementu pracy przez system. Dodatkowo zostanie on oznaczony jako kontakt główny, wnioskodawca pierwotny oraz wnioskodawca tego elementu. Nie będzie posiadał tagu domyślnego, ponieważ do tej pory nie było go w systemie. Warto jednak pamiętać, że po utworzeniu elementu pracy przypisane do niego tagi zawsze można edytować ręcznie.
Domyślnie ustawiony zakres lokalny
Gdy nadejdzie wiadomość e-mail z adresu, którego nie ma w systemie, i:
system został skonfigurowany w taki sposób, że zakres kontaktów zewnętrznych jest ustawiany na „Lokalny” ”,
wówczas kontakt zostanie utworzony automatycznie z zakresem lokalnym (czyli będzie powiązany z konkretną firmą) i przypisany zostanie do tej samej firmy, do której należy element pracy. Jego dane zostaną automatycznie podstawione na karcie kontaktu podczas tworzenia elementu pracy przez system, a on sam będzie od razu oznaczony jako kontakt główny, wnioskodawca pierwotny oraz wnioskodawca tego elementu. Nie będzie posiadał tagu domyślnego, ponieważ do tej pory nie było go w systemie. Warto jednak pamiętać, że po utworzeniu elementu pracy przypisane do niego tagi zawsze można edytować ręcznie.
Wyłączenie automatycznego tworzenia kontaktów
Gdy nadejdzie wiadomość e-mail z adresu, którego nie ma w systemie, i:
wówczas element pracy zostanie utworzony zgodnie z ustawionymi regułami przekierowania wiadomości e-mail, ale dane nadawcy NIE zostaną automatycznie wstawione na karcie kontaktu podczas tworzenia elementu pracy przez system (a tym samym nie mogą być automatycznie oznaczone tagami). Trzeba jednak pamiętać, że po utworzeniu elementu pracy przypisane do niego kontakty i tagi zawsze można edytować ręcznie.
W Enate można tworzyć i zarządzać kontaktami na wiele sposobów. Więcej informacji znaleźć można w poniższym filmie.
Na stronie „Aktywność kontaktu” wyświetlana jest szczegółowa historia aktywności danego odbiorcy usługi.
Do strony „Aktywność kontaktu” można przejść przez:
1. Szybkie wyszukiwanie – klikając użytkownika w .
W prawej części ekranu na stronie „Aktywność kontaktu” wyświetlane są szczegóły kontaktu, które w razie potrzeby można edytować.
Karta „Elementy pracy” zawiera wszystkie elementy pracy powiązane z danym kontaktem. Każdy element pracy jest pokazany jako karta z danymi na jego temat, takimi jak odniesienia, tytuł elementu, termin zakończenia, osoba przypisana, kolejka i stan. Elementy pracy można otworzyć w celu uzyskania dalszych szczegółów, klikając odnośnik i tytuł. Domyślnie wyświetlane są uruchomione elementy, ale można również wyświetlać te już zakończone.
Karta „Komunikacja” pozwala wyświetlić komunikację (wiadomości e-mail, uwagi) powiązaną z danym użytkownikiem, a także skojarzone z nim elementy pracy. W tym miejscu można też wyszukać określone pozycje komunikacji.
Nową pracę dla kontaktu można również rozpocząć ze strony jego aktywności. Zostanie on wówczas automatycznie przypisany jako kontakt główny, wnioskodawca i podmiot elementu pracy, a także oznaczony tagiem domyślnym, jeśli ten został ustawiony. Należy pamiętać, że podczas uruchamiania zapytania opcja „Wysyłaj automatyczne wiadomości e-mail” jest automatycznie wyłączana.
Można skopiować nazwę użytkownika, klikając przycisk kopiowania na zakładce:
Na karcie kontaktu, która znajduje się w panelu bocznym zapytań, spraw i czynności, można wskazać osoby powiązane z elementem pracy i ustawić ich tagi kontaktów.
Nadawca może zostać oznaczony jako „Kontakt główny” także przez pierwszego użytkownika, który zajmie się danym zapytaniem, jeśli uzna to za stosowne. Jeśli któryś z powyższych typów relacji zostanie przypisany do nowego kontaktu, poprzedni utraci swój tag.
Kontakty do elementu pracy można dodawać również ręcznie, wyszukując je na karcie kontaktu.
Uwaga: zobaczymy tylko kontakty z tej samej firmy, której dotyczy element pracy.
Jeśli wyszukanie nie przyniosło rezultatów, ponieważ użytkownika nie ma jeszcze w systemie, opcja „Utwórz kontakt” umożliwia dodanie go do bazy i uzupełnienie jego danych.
Po wpisaniu adresu e-mail system odczyta i wstawi w odpowiednie pola imię i nazwisko kontaktu. Po dodaniu wszystkich informacji i kliknięciu przycisku „Utwórz kontakt” nastąpi przekierowanie z powrotem do elementu pracy.
funkcja „” jest włączona w Builderze i
funkcja „” jest włączona w Builderze i
funkcja „” jest WYŁĄCZONA w Builderze,
Z kolei gdy element pracy został utworzony za pomocą przycisku „Rozpocznij element pracy” na stronie „”, kontakt ten zostanie oznaczony jako wnioskodawca pierwotny, wnioskodawca, podmiot i kontakt główny tego elementu. Dodany zostanie również tag domyślny, o ile został wcześniej ustawiony.
2. Element pracy – klikając wybrany kontakt na danego elementu pracy.
3. stronę „Zarządzanie kontaktami” – klikając na imię kontaktu .
To, które elementy pracy można uruchomić ze strony „Aktywność kontaktu”, zależy od , , daty utworzenia elementu w Work Managerze oraz .
Kliknięcie danego rejestru otworzy nową kartę ze , na której znaleźć można szczegółowe informacje na temat danego kontaktu.
Jeśli wiadomość e-mail przychodzi z adresu powiązanego z użytkownikiem systemu lub kontaktem zewnętrznym, który został wcześniej zarejestrowany w systemie, jego dane są automatycznie podstawiane na karcie kontaktów podczas tworzenia zapytania przez system. Zostaną one również automatycznie jako „Wnioskodawca pierwotny”, „Wnioskodawca”, „Podmiot” i „Kontakt główny”. Te tagi można usunąć.
Podobnie gdy element pracy został utworzony za pomocą przycisku „Rozpocznij element pracy” na , kontakt ten zostanie jako „Wnioskodawca pierwotny”, „Wnioskodawca”, „Podmiot” i „Kontakt główny” tego elementu.
Dodany ręcznie kontakt zostanie domyślnie jako „Kontakt główny”, „Wnioskodawca pierwotny”, „Wnioskodawca” i „Podmiot”. Tagi „Kontakt główny”, „Wnioskodawca” i „Podmiot” można później przypisać ręcznie innym użytkownikom, ale należy pamiętać, że raz ustawionego tagu „Wnioskodawca pierwotny” nie da się już zmienić.
Kontakty zewnętrzne są tworzone w Enate na kilka różnych sposobów:
System Enate można skonfigurować w taki sposób, by automatycznie tworzył nowe kontakty zewnętrzne po nadejściu wiadomości e-mail zawierającej nowe adresy e-mail – w tym celu należy aktywować w Builderze funkcję „Włącz automatyczne tworzenie kontaktów”.
System automatycznie wstawi imię i nazwisko kontaktu na podstawie nazwy wyświetlanej w wiadomości e-mail. Dodatkowe informacje:
Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się spacja, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszą spacją, zostanie użyte jako imię kontaktu, a to, co znajduje się po ostatniej spacji – jako jego nazwisko. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „John Smith”, to imię kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „John”, a nazwisko jako „Smith”.
Jeśli w nazwie wyświetlanej w wiadomości e-mail znajduje się przecinek, wówczas wszystko, co znajduje się przed pierwszym przecinkiem, zostanie użyte jako nazwisko kontaktu, a to, co znajduje się po przecinku – jako jego imię. Przykład: jeśli nazwa wyświetlana w wiadomości e-mail to „Smith, John”, to nazwisko kontaktu zostanie automatycznie wypełnione jako „Smith”, a imię jako „John”.
Jeśli system nie jest w stanie automatycznie wypełnić imienia i nazwiska, kontakt zostanie utworzony bez nich, a użytkownik zostanie poproszony o samodzielne dopisanie tych danych podczas przesyłania elementu pracy.
To, jaka firma zostanie przypisana do automatycznie tworzonego kontaktu, zależy od ustawionego w Builderze zakresu kontaktu. Jeśli jest on ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny”, nowemu kontaktowi zostanie przypisany zakres globalny, tzn. nie będzie on powiązany z żadną konkretną firmą. Jeśli zaś zakres ustawiony jest na „Lokalny”, kontakt będzie podpięty do firmy, z którą połączony jest powiązany element pracy.
Aby dodać kontakt na stronie „Zarządzanie kontaktami”, należy kliknąć ikonę „Utwórz kontakt” i uzupełnić dane w okienku, które zostanie wtedy wyświetlone.
Można także zaimportować listę kontaktów na stronę zarządzania kontaktami z arkusza kalkulacyjnego Excel. Służy do tego szablon, dostępny we wszystkich językach obsługiwanych przez Enate.
W przypadku importowania kontaktów z szablonu programu Excel należy obowiązkowo wpisać adres e-mail. Jeśli użytkownik nie określi firmy, kontakt zostanie automatycznie ustawiony jako globalny. Więcej informacji na temat określania zakresu firm można znaleźć tutaj.
Jeśli wyszukiwany kontakt nie istnieje jeszcze w bazie danych systemu, można go utworzyć z poziomu samej wyszukiwarki. W tym celu należy przejść do funkcji wyszukiwania osób i kliknąć „Dodaj kontakt”.
W tym momencie system odczyta i wstawi w odpowiednie pola imię, nazwisko i adres e-mail kontaktu. Po uzupełnieniu wszystkich informacji i utworzeniu kontaktu, użytkownik zostanie przeniesiony na stronę „Aktywność kontaktu”.
Uwaga: Wprowadzany adres e-mail nie może być już obecny w systemie.
Można również utworzyć nowy kontakt z karty kontaktów elementu pracy. Jeśli wyszukanie na karcie kontaktów nie przyniosło rezultatów, ponieważ użytkownika nie ma jeszcze w systemie, opcja „Utwórz kontakt” umożliwia dodanie go do bazy i uzupełnienie jego danych.
Po wpisaniu adresu e-mail system odczyta i wstawi w odpowiednie pola imię i nazwisko kontaktu. Po dodaniu wszystkich informacji i kliknięciu przycisku „Utwórz kontakt” nastąpi przekierowanie z powrotem do elementu pracy.
Należy pamiętać, że w przypadku utworzenia nowego kontaktu w trybie testowym, kontakt ten będzie można wykorzystać w systemie tylko do uruchamiania pakietów testowych.
Znajdująca się na stronie zarządzania kontaktami kolumna „Utworzone automatycznie” wskazuje, czy dany kontakt zewnętrzny został dodany automatycznie przez system, czy ręcznie przez użytkownika.
Należy pamiętać, że po dokonaniu edycji kontaktu, który został utworzony automatycznie, nie będzie on już wyświetlany jako taki w kolumnie „Utworzone automatycznie” na stronie „Zarządzanie kontaktami”.
W zależności od tego, jak zostało to skonfigurowane w Builderze, podczas przypisywania firmy do kontaktu zewnętrznego dostępne będą różne opcje:
Wszystkie firmy/Globalnie
Ustawienie firmy w ten sposób oznacza, że kontakt zewnętrzny może tworzyć elementy pracy i uzyskiwać do nich dostęp dla wszystkich firm.
Oznacza to również, że użytkownicy Work Managera mogą wyszukiwać wszystkie inne zewnętrzne kontakty danego elementu pracy.
Należy pamiętać, że to ustawienie jest dostępne tylko wtedy, gdy zakres kontaktu zewnętrznego został ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny” w narzędziu Builder. Zobacz tutaj, aby uzyskać więcej informacji.
Konkretna firma (lokalna)
Ustawienie zakresu kontaktów na określoną firmę oznacza, że kontakt zewnętrzny będzie mógł tworzyć elementy pracy i uzyskiwać do nich dostęp tylko dla tej konkretnej firmy, z którą został powiązany.
Użytkownicy będą również mogli dodać kontakt do interfejsu API pakietu tylko wtedy, gdy kontakt znajduje się w tej samej firmie (lub w firmie parasolowej).
Uwaga:
Zmiana firmy powiązanej z kontaktem zewnętrznym z „Wszystkie firmy/Globalne” na konkretną firmę (lokalną) jest możliwa tylko wtedy, gdy kontakt ten nie jest powiązany z elementami pracy z wielu różnych firm. Można to zmienić poprzez zmianę przypisania kontaktu do elementu pracy.
Aby ograniczyć zakres kontaktów zewnętrznych do „Wszystkie firmy/Globalne”, kolumna „Firma” w pliku przesyłania zbiorczego powinna być pusta – dzięki temu zakres zostanie domyślnie ustawiony na „Globalny”.
To, jaka firma zostanie przypisana do automatycznie tworzonego kontaktu, zależy od ustawionego w Builderze zakresu kontaktu. Jeśli jest on ustawiony na „Globalny” lub „Globalny i lokalny”, nowemu kontaktowi zostanie przypisany zakres globalny, tzn. nie będzie on powiązany z żadną konkretną firmą. Jeśli zaś zakres ustawiony jest na „Lokalny”, kontakt będzie podpięty do firmy, z którą połączony jest powiązany element pracy.
Wpływ globalnego i lokalnego zakresu na podłączanie kontaktów do elementu pracy
Należy pamiętać, że jeśli zakres kontaktu zewnętrznego został ustawiony na lokalny (czyli jest on połączony z określoną firmą), dodanie go do elementu pracy należącego do innej firmy nie będzie możliwe. Zasada ta obowiązuje również w przypadku kont agentów, które zawsze muszą być przypisane do konkretnej firmy. TYLKO konta zewnętrzne o zakresie globalnym mogą być łączone jako kontakty z elementami pracy należącymi do dowolnego klienta.
Dwukrotnie kliknięcie kontaktu na stronie „Zarządzanie kontaktami” otworzy okienko edycji.
Można również zbiorczo edytować firmę, strefę czasową, lokalizację biura, preferowany język i tag domyślny kontaktów, zaznaczając wybrane pozycje na liście i klikając przycisk edycji, który się po tym pojawi – spowoduje to wyświetlenie wyskakującego okienka edycji zbiorczej. Należy ustawić szczegóły zgodnie z wymaganiami i kliknąć przycisk „Potwierdź”, aby zapisać zmiany.
Aby usunąć kontakt, należy zaznaczyć pole wyboru kontaktu na stronie zarządzania kontaktami, a następnie kliknąć przycisk usuwania, który się po tym pojawi. Można usuwać wiele kontaktów jednocześnie.
