La página de gestión de contactos es donde puede ver y gestionar todos sus contactos externos en un solo lugar.
Nota: solo podrá acceder a la Página de gestión de contactos si usted ha sido configurado con los permisos pertinentes en Enate Builder. Véase aquí para obtener más información.
Puede acceder a la Página de gestión de contactos desde el enlace de Navegación. Sus contactos y la información correspondiente se mostrarán en una tabla.
Al hacer clic en el enlace del nombre se abrirá la Página de actividad de contactos.
Puede añadir contactos desde la página de gestión de contactos haciendo clic en el ícono de Crear contacto y rellenando los datos del contacto en la ventana emergente resultante.
Puede importar una lista de contactos desde una hoja de cálculo de Excel en la página de gestión de contactos. Se proporciona una plantilla que es compatible con todos los idiomas que ofrece Enate.
Es obligatorio rellenar la dirección de correo electrónico cuando importa Contactos desde una plantilla de Excel. Si no especifica una empresa, el contacto se establecerá automáticamente como global. Consulte aquí para obtener más información sobre el alcance de una empresa.
Para editar un contacto, vaya a la página de gestión de contactos y haga doble clic en el contacto para abrir la ventana emergente de Editar contacto.
También puede editar en masa la empresa, la zona horaria, la ubicación de la oficina, el idioma preferido de sus contactos, seleccionando la casilla del contacto y aparecerá el botón de editar.
Para eliminar un contacto, vaya a la página de gestión de contactos y haga clic en la casilla del contacto y aparecerá el botón de eliminar. Puede eliminar varios contactos a la vez.
Puede elegir qué columnas ver haciendo clic en el icono de la rueda dentada y seleccionando de su lista de columnas estándar.
La opción de la columna de creación automática le permite ver cómo se han creado los contactos externos: si se han creado automática o manualmente. Tenga en cuenta que una vez que un contacto que ha sido creado automáticamente ha sido editado, ya no se mostrará como un contacto creado automáticamente en la columna “Creado automáticamente” de la Página de gestión de contactos.
Puede añadir columnas personalizadas a la cuadrícula haciendo clic en el icono de la rueda dentada y seleccionando de su lista de Columnas de datos personalizados. Las Columnas de datos personalizadas se crean en Builder (haga clic aquí para más información). Se pueden crear campos de todos los tipos de datos, a excepción de los campos de tabla y los campos de texto largo.
Puede ordenar la tabla alfabéticamente para una columna haciendo clic en el título de esa columna, y puede volver a la selección original de columnas haciendo clic en “Volver a los valores predeterminados”.
Las etiquetas de contactos se utilizan para enlazar los contactos con las tareas.
Las etiquetas predeterminadas del sistema que se encuentran disponibles son las siguientes:
Contacto primario - la persona principal con la que está tratando para esta consulta. Solo puede haber un Contacto primario para una tarea. Esto es obligatorio para un Ticket. Dependiendo de la configuración del Caso en Builder, esto puede ser obligatorio o no para un Caso (si se establece como obligatorio para el tipo de Caso, también es obligatorio para las Acciones de ese Caso).
Solicitante original - la persona que planteó la solicitud inicial. Solo puede haber un Solicitante original para una tarea y es independiente de la etiqueta 'Solicitante'. El solicitante original se establecerá automáticamente en el caso de que un contacto válido haya enviado el correo electrónico que inició la tarea, o la primera persona que se establezca manualmente como "solicitante" será promovida a "solicitante original". La etiqueta Solicitante original no se puede cambiar una vez que se ha establecido y no se puede eliminar el contacto etiquetado como solicitante original de la tarea.
Solicitante - la persona que plantea la solicitud. Solo puede haber un Solicitante para una tarea. Esto es obligatorio para un Ticket. Dependiendo de la configuración del Caso en Builder, esto puede ser obligatorio o no para un Caso (si se establece como obligatorio para el tipo de Caso, también es obligatorio para las Acciones de ese Caso).
Sujeto - de quién trata el contenido de la tarea (puede que no sea ninguno de los anteriores). Solo puede haber un Sujeto para una tarea.
Muy a menudo los tres serán la misma persona. Si usted etiqueta a otro contacto como cualquiera de estos tipos de relaciones predeterminadas del sistema, la etiqueta será eliminada del contacto anterior - ya que solo puede haber un titular de los contactos predeterminados del sistema en una tarea.
Cuando añada manualmente el primer contacto a una tarea, se establecerá por defecto como Contacto primario, Solicitante y Sujeto. Posteriormente podrá reasignar manualmente estas etiquetas a otros usuarios.
CC - cualquier otro contacto que se pueda copiar en cualquier correspondencia. Cuando un contacto se etiqueta solo como "CC", se mostrará en la sección separada de CC (oculta hasta que exista cualquier contacto solo CC en la tarea).
Además de las etiquetas de contacto predeterminadas del sistema (Contacto primario, Sujeto, CC, Solicitante), puede añadir otra etiqueta de contacto predeterminada a un registro de contactos para que el uso de las etiquetas de contacto en las tareas sea más rápido y sencillo.
Por ejemplo: Si sabe que "Jane Smith" siempre será la agente de bolsa en cualquier tarea a la que se añada como contacto, puede asignarle al registro de contacto de Jane una etiqueta predeterminada de "Agente de bolsa" para que se complete automáticamente para ella en la tarea, en lugar de que usted tenga que configurar este valor de etiqueta manualmente cada vez.
La lista disponible de Etiquetas predeterminadas se conserva en Builder, en la sección .
Puede configurar esta Etiqueta predeterminada siempre que añada un nuevo contacto al sistema.
También puede añadir la etiqueta a los contactos existentes y editar la Etiqueta predeterminada establecida para un contacto a través de la Página de contactos.
El atributo de Etiqueta predeterminada también está disponible para editar en masa, es decir, puede configurar esto para múltiples contactos a la vez. Simplemente seleccione una cantidad de registros de contacto cuando se encuentre en la cuadrícula de la página de Contactos y haga clic en el botón de Editar para acceder a la ventana emergente de Editar en masa.
Si un valor de etiqueta específico no se ha establecido en "Permitir múltiples", solo se permite que un contacto en una Tarea tenga el valor. Por ejemplo: puede ser que solo pueda existir un solo contacto de "Agente de bolsa" para un Ticket. Esto obviamente tiene un impacto en el etiquetado predeterminado si dos contactos con la misma etiqueta predeterminada que "debe ser única" se añaden a una tarea, ya sea de forma manual o automática. En este supuesto, el sistema asignará la Etiqueta predeterminada a un solo contacto (y, por lo tanto, quitará la Etiqueta predeterminada para los otros contactos). El sistema asignará al Contacto ya etiquetado un valor de otra etiqueta existente, en el siguiente orden de prioridad.
Contacto primario
Solicitante
Sujeto
CC
Cualquier otro contacto en la tarea
No podrá añadir una Etiqueta predeterminada a un contacto si la empresa a la que está asignado tiene una Empresa proveedora diferente a la Etiqueta predeterminada.
No podrá enviar una tarea con un contacto cuya Etiqueta predeterminada esté establecida en una Empresa proveedora diferente a la de la tarea.
Contactos conocidos
Cuando llega un correo electrónico de una dirección que está asociada a un contacto que ya se encuentra en el sistema y el contacto:
tiene una configuración de alcance global; o
tiene una configuración de alcance local, pero pertenece a la misma empresa a la que pertenecerá la tarea según las reglas de enrutamiento del correo electrónico;
entonces sus detalles se rellenan automáticamente en la Tarjeta de contactos cuando el sistema crea la tarea y se etiquetan automáticamente como Contacto primario, Solicitante original y Solicitante de la tarea. Además, si tienen una etiqueta predeterminada asignada, también serán etiquetados como tal. Sin embargo, tenga en cuenta que siempre puede entrar y editar manualmente las etiquetas una vez que se haya creado la tarea.
Cuando llega un correo electrónico de una dirección asociada a un contacto que ya está en el sistema, pero que tiene una configuración de ámbito local y pertenece a una empresa diferente a la que pertenecerá la tarea según las reglas de enrutamiento del correo electrónico, sus detalles NO se rellenarán automáticamente en la Tarjeta de contactos cuando el sistema cree la tarea, (y por lo tanto, no podrán ser etiquetados automáticamente en la tarea). Tenga en cuenta que siempre puede entrar y editar manualmente el contacto y las etiquetas una vez que se haya creado la tarea.
Contactos desconocidos
Alcance "Global" o "Global y local" predeterminado
Cuando un correo electrónico llega desde una dirección desconocida y:
su sistema ha sido configurado para establecer el alcance de sus contactos externos en "Global", o "Global y local";
entonces el contacto se creará automáticamente, tendrá un alcance global (es decir, no estará vinculado a ninguna empresa específica) y sus detalles se rellenarán automáticamente en la Tarjeta de contactos cuando el sistema cree la tarea. Además, serán etiquetados automáticamente como Contacto primario, Solicitante original y Solicitante de la tarea. Como el sistema no los conocía, no tendrán ninguna etiqueta predeterminada. Tenga en cuenta que siempre puede entrar y editar manualmente las etiquetas una vez que se haya creado la tarea.
Alcance "local" predeterminado
Cuando un correo electrónico llega desde una dirección desconocida y:
su sistema ha sido configurado para establecer el alcance de sus contactos externos en "Local";
entonces el contacto se creará automáticamente, tendrá un alcance local (es decir, estará vinculado a una empresa específica) y se creará bajo la empresa en la que existe la tarea. Sus detalles se rellenarán automáticamente en la Tarjeta de contactos cuando el sistema cree la tarea y serán etiquetados automáticamente como Contacto primario, Solicitante original y Solicitante de la tarea. Como el sistema no los conocía, no tendrán ninguna etiqueta predeterminada. Tenga en cuenta que siempre puede entrar y editar manualmente las etiquetas una vez que se haya creado la tarea.
Creación automática de contactos desactivada
Cuando un correo electrónico llega desde una dirección desconocida y:
entonces la tarea se creará basándose en las reglas de enrutamiento del correo electrónico, pero los detalles del remitente del correo electrónico NO se rellenarán automáticamente en la Tarjeta de contactos cuando el sistema cree la tarea, (y, por lo tanto, no podrán ser etiquetados automáticamente en la tarea). Tenga en cuenta que siempre puede entrar y editar manualmente los contactos y las etiquetas una vez que se haya creado la tarea.
La página de actividad de contacto muestra los detalles de la actividad de un destinatario de servicios individual. Puede explorar la página de actividad de contacto a través de lo siguiente:
1. El Buscador Rápido: haciendo clic en un usuario en el .
2. Una tarea: haciendo clic en un contacto en la de una tarea.
Una vez que se encuentre en la página de actividad de contacto, puede ver los datos de contacto a la derecha y actualizarlos según sea necesario.
Al hacer clic en la pestaña de "Tareas", verá todas las tareas relacionadas con el contacto. Cada tarea se muestra como una tarjeta con datos sobre esta, como la referencia, el título de la tarea, la fecha de vencimiento, la persona asignada, la lista y el estado. Al hacer clic en referencia o título, puede obtener más datos sobre la tarea. Las tareas en progreso se muestran por defecto, y también se pueden mostrar las tareas completadas.
Al hacer clic en la pestaña de "Comunicaciones", verá las comunicaciones (correos electrónicos, notas) relacionadas con el usuario y las tareas relacionadas a ellos. Aquí también puede buscar comunicaciones específicas.
En la página de actividad de contacto también puede iniciar una tarea para el contacto. Si inicia una nueva tarea desde la página de actividad de contacto se asignará automáticamente al contacto como Contacto primario, Solicitante y Sujeto de la tarea, y si tiene una Etiqueta predeterminada establecida, se etiquetará también como tal en la tarea. Tenga en cuenta que cuando se lanza un Ticket, la opción "Enviar correos electrónicos automatizados" se desactiva automáticamente.
Puede copiar el nombre del usuario haciendo clic en el botón de copia de la pestaña:
la configuración , y;
la configuración , y;
la configuración ;
Cuando se crea una tarea desde el botón "Iniciar tarea" en la , ese contacto se etiquetará automáticamente como Solicitante original, Solicitante, Sujeto y Contacto primario de la tarea, y también se añadirá su etiqueta predeterminada (si la tiene).
3. La página de gestión de contactos: haciendo clic en el nombre de un contacto en la .
Las tareas que puede iniciar desde aquí dependen de si las tareas a qué cuando fue creado en Work Manager, y a qué
Existen varias formas de crear y gestionar contactos en Enate. Vea este video para saber más:
La tarjeta de Contactos en el panel lateral de los Tickets, los Casos y las Acciones es donde puede especificar las personas que se relacionan con la tarea y configurar sus etiquetas de contacto.
Al hacer clic en un registro individual, se podrán ver los datos de contacto en una nueva pestaña que mostrará la página de actividad de contacto.
Cuando un correo electrónico llega desde una dirección que está asociada con un usuario del sistema o un contacto externo que se ha registrado previamente en el sistema, sus datos se rellenan automáticamente en la pestaña Contactos cuando el sistema cree el Ticket. Se etiquetarán automáticamente como Solicitante original, Solicitante, Sujeto y Contacto primario. Estas etiquetas se pueden eliminar.
Opcionalmente, el primer operador que evalúe el Ticket también puede establecerlos como el Contacto primario si su evaluación lo considera apropiado. Si etiqueta a otro contacto como cualquiera de estos tipos de relación, la etiqueta se eliminará del contacto anterior.
Del mismo modo, cuando se crea un Ticket desde el botón "Iniciar Ticket" en la página de actividad de contacto, ese contacto se etiquetará como Solicitante original, Solicitante, Sujeto y Contacto primario de la tarea.
También puede añadir contactos a la tarea manualmente buscándolos en la tarjeta de contactos.
Tenga en cuenta que solo podrá ver los contactos de la empresa a la que pertenece la tarea.
Si busca un usuario en la tarjeta de contactos que no existe en el sistema, puede crear un nuevo contacto haciendo clic en la opción "Crear contacto" y completando los datos de contacto.
Si ha escrito la dirección de correo electrónico para el contacto, el sistema decodificará y completará automáticamente el nombre y apellido del contacto. Una vez que complete toda la información y haga clic en crear contacto, el sistema lo redirigirá nuevamente a la tarea.
Cuando añade manualmente un contacto, se establecerá como Contacto primario, Solicitante original, Solicitante y Sujeto por defecto. Posteriormente, puede reasignar manualmente las etiquetas Contacto primario, Solicitante y Sujeto a otros usuarios, pero tenga en cuenta que la etiqueta Solicitante original no se puede cambiar una vez que se ha establecido.
En Enate, los contactos externos se pueden crear de varias maneras.
El sistema de Enate puede configurarse para crear automáticamente nuevos registros de contacto externos cuando lleguen correos electrónicos que contengan nuevas direcciones de correo electrónico, si la configuración “Habilitar creación automática de contactos” está ACTIVADA en Builder.
El sistema completará automáticamente el nombre y el apellido del contacto basándose en el nombre de visualización del correo electrónico. Más detalles sobre esto:
Si hay un espacio en el nombre de visualización del correo electrónico, todo lo que esté antes del primer espacio se utilizará como nombre del contacto y todo lo que esté después del último espacio se utilizará como su apellido. Por ejemplo, si el nombre de visualización del correo electrónico es “John Smith”, el nombre del contacto se completará automáticamente como “John” y su apellido se completará automáticamente como “Smith”.
Si hay una coma en el nombre de visualización del correo electrónico, todo lo que esté antes de la primera coma se utilizará como el apellido del contacto y todo lo que esté después de la coma, pero antes del espacio, se utilizará como su nombre. Por ejemplo, si el nombre de visualización del correo electrónico es “Smith, John”, el apellido del contacto se completará automáticamente como “Smith” y su nombre se completará automáticamente como “John”.
Si el sistema no puede completar automáticamente el nombre y el apellido con seguridad, el contacto se creará automáticamente sin nombre ni apellido y se pedirá al usuario que lo complete él mismo cuando envíe la tarea.
Además, la empresa establecida para un contacto creado automáticamente dependerá de la configuración del alcance del contacto en Builder. Si está configurado como “Global”, o “Global y Local”, el contacto creado automáticamente tendrá un alcance global, es decir, no estará vinculado a ninguna empresa específica. Si se establece en “Local”, el contacto creado automáticamente se creará en la empresa en la que exista la tarea relacionada.
Puede añadir contactos desde la Página de gestión de contactos haciendo clic en el icono Crear contacto y completando los detalles del contacto en la ventana emergente resultante.
Puede importar una lista de contactos desde una hoja de cálculo de Excel en la Página de gestión de contactos. Se proporciona una plantilla que es compatible con todos los idiomas que ofrece Enate.
Es obligatorio completar la dirección de correo electrónico cuando se importan contactos desde una plantilla de Excel. Si no especifica una empresa, el contacto se establecerá automáticamente como global. Véase aquí para obtener más información sobre el alcance de la empresa.
Si está buscando un nuevo contacto que no existe actualmente en el sistema, puede crear un nuevo contacto desde el propio Buscador rápido. Vaya a la función de búsqueda de personas en el Buscador rápido y haga clic en “añadir un contacto”.
Cuando haga clic en “añadir un contacto”, el sistema decodificará y completará automáticamente el nombre, los apellidos y la dirección de correo electrónico. Una vez que haya completado toda la información y haya hecho clic en crear, accederá a la Página de actividad del nuevo contacto.
Nota: la dirección de correo electrónico del contacto debe ser única en el sistema.
También puede crear un nuevo contacto desde la Tarjeta de contactos de una tarea. Cuando busca un usuario en la tarjeta de contactos que no existe en el sistema, puede crear un nuevo contacto haciendo clic en la opción “Crear contacto” y completando los detalles de este.
Si ha escrito la dirección de correo electrónico del contacto, el sistema decodificará y completará automáticamente el nombre y el apellido del contacto. Una vez que haya completado toda la información y haya hecho clic en crear contacto, el sistema lo redirigirá de nuevo a la tarea.
Tenga en cuenta que, si crea un nuevo contacto en modo de prueba, ese contacto solo estará disponible para ejecutar paquetes de prueba en el sistema.
Puede ver si un contacto externo ha sido creado automáticamente por el sistema o manualmente por un usuario mirando la columna “Creado automáticamente” en la Página de gestión de contactos.
Tenga en cuenta que una vez que un contacto creado automáticamente ha sido editado, ya no se mostrará como un contacto creado automáticamente en la columna “Creado automáticamente” de la Página de gestión de contactos.
Dependiendo de cómo se haya configurado en Builder, tendrá varias opciones al asignar una empresa a un contacto externo:
Todas las empresas/Global
Si se configura la empresa como tal, el contacto externo puede crear y acceder a las tareas de todas las empresas.
También significa que los usuarios del gestor de trabajo pueden buscar otros todos los contactos externos en una tarea.
Tenga en cuenta que esta configuración solo está disponible si el Alcance del contacto externo se ha configurado como “Global” o “Global y Local” en Builder. Véase aquí para más información.
Una empresa particular (local)
Establecer el alcance del contacto a una empresa en particular significa que el contacto externo solo podrá crear y acceder a tareas para esa empresa en particular a la que el contacto externo ha sido asociado.
Los usuarios también podrán añadir un contacto a un paquete API solo si el Contacto está en la misma empresa (o está en una empresa paraguas).
Tenga en cuenta lo siguiente:
Solo es posible cambiar la empresa asociada de un contacto externo de Todas las Empresas/Global a una empresa concreta (local) si el contacto externo no está asociado a tareas de varias empresas diferentes. Puede cambiar esto reasignando el Contacto en una tarea.
Para asignar los contactos externos a Global/Todas las empresas, la columna de la empresa en el archivo de carga en masa debe dejarse en blanco para que, por defecto, los contactos se asignen a Global.
La empresa que se establezca para un contacto creado automáticamente dependerá de la configuración del alcance del contacto que se haya establecido. Si está configurado como “Global”, o “Global y Local”, el contacto creado automáticamente tendrá un alcance global, es decir, no estará enlazado a ninguna empresa específica. Si se establece en “Local”, el contacto creado automáticamente se creará bajo la empresa en la que exista la tarea relacionada.
Tenga en cuenta que si un contacto externo tiene un alcance Iocal (es decir, está vinculado a una empresa específica), no podrá añadirlo como contacto para una tarea que exista en otra empresa. Esto también se aplica para las cuentas de Agente (que siempre deben existir bajo una empresa específica). SOLO las cuentas externas de alcance global tienen la posibilidad de ser vinculadas como contactos a tareas de cualquier Cliente
Para editar un contacto, vaya a la Página de gestión de contactos y haga doble clic en el contacto para que aparezca la ventana emergente de Editar contacto.
También puede editar de forma masiva la empresa, la zona horaria, la ubicación de la oficina, el idioma preferido y la etiqueta predeterminada de sus contactos seleccionando la casilla del contacto. Haga clic en el botón de Editar que aparecerá para mostrar la ventana emergente de Editar de forma masiva. Determine los detalles que desee y pulse Confirmar para guardar los cambios masivos.
Para eliminar un contacto, vaya a la Página de gestión de contactos, haga clic en la casilla del contacto y aparecerá el botón de eliminar. Puede eliminar varios contactos a la vez.
