Această ultimă versiune s-a axat în mare măsură pe optimizarea funcțiilor de e-mail, oferindu-vă o serie de caracteristici noi pentru a susține modalitatea de operare „e-mail prioritar”. De acum, aveți la dispoziție secțiuni dedicate e-mailurilor din Inbox, articolelor trimise și celor din Outbox, care vă țin în permanență la curent cu comunicările care sunt primite și trimise, astfel încât să puteți reacționa instantaneu.

În plus, v2022.4 aduce o serie de caracteristici noi pentru a facilita conectarea articolelor de lucru între ele, îmbunătățind vizibilitatea acestora în cadrul grupurilor conexe (de exemplu, Cazurile și Acțiunile lor) și facilitând asocierea mai multor Tichete și Cazuri împreună. Descoperiți principalele modificări în această prezentare generală:

Noi funcții de e-mail

În această ultimă versiune au fost introduse o serie de caracteristici noi referitoare la e-mail, precum și optimizări ale funcțiilor de e-mail existente, cu scopul de a facilita gestionarea activităților de lucru axate pe e-mail...

• Noi vizualizări de e-mail - Acum aveți la dispoziție noi tipuri de vizualizări de e-mail pentru a vă ține la curent cu comunicările care sosesc și sunt trimise în cadrul companiei dvs:

  • O secțiune dedicată e-mailurilor din Inbox, care afișează toate e-mailurile primite legate de articolele dvs. de lucru, articolele de lucru ale echipei dvs., precum și cele aflate în cozile de așteptare.

  • O secțiune de vizualizare a articolelor trimise, care indică tot ce s-a trimis referitor la articolele dvs. de lucru și articolele de lucru ale echipei (sau ce a fost trimis de dvs. sau de echipa dvs.) din ultimele 90 de zile... și chiar mai mult, dacă doriți.

• Posibilitatea de redactare a Ciornelor de e-mail - Puteți salva Ciornele de e-mail fără a le trimite, apoi puteți reveni la ele pentru a le completa și a le trimite.

• Conținut de e-mail îmbunătățit - Aveți acum la dispoziție mai multe funcții în momentul redactării conținutului de e-mail.

• Opțiuni implicite de e-mail - Am adăugat opțiunea de a trimite o confirmare automată de primire a Cazurilor. Rețineți că atât pentru Cazuri, cât și pentru Tichete, această opțiune are valoarea implicită ca fiind dezactivată (OFF), așadar activați-o dacă doriți ca mesajele automate să fie trimise pentru un articol de lucru,

​

Asistență suplimentară pentru articole de lucru conectate

Am adăugat, de asemenea, o serie de îmbunătățiri în ceea ce privește gestionarea articolelor de lucru conectate, indiferent dacă este vorba de grupuri de articole strâns legate între ele sau de activități cu legături mai flexibile pentru diferite cereri și domenii de activitate...

• Acum Puteți crea link-uri pentru articolele de lucru existente, precum și pentru articolele noi.

• Creați link-uri către mai multe articole de lucru printr-o singură operațiune de pe pagina de pornire

• Descrierea Cazurilor este afișată acum în Acțiuni pentru a oferi o imagine mai clară a ceea ce reprezintă activitatea pe care o desfășurați.

Alte caracteristici

Pe lângă funcțiile de mai sus privind e-mailul și activitățile conectate, am introdus alte îmbunătățiri utile pe care credem că le veți aprecia. Iată câteva dintre cele mai importante...

• Funcția de etichetare implicită a contactelor - puteți seta o valoare prestabilită a etichetării pentru înregistrarea contactelor, care se completează automat ori de câte ori le adăugați la un articol de lucru, astfel încât nu mai este nevoie să o faceți dvs.

• Vizualizări pentru optimizarea căutării - link-urile din cadrul Căutării rapide vă conduc direct la rubrica Vizualizări pentru a crea vizualizări complexe ale datelor dvs., acestea fiind acum disponibile direct din cadrul link-urilor de navigare pentru a facilita accesul zilnic.

Pentru o listă mai detaliată a modificărilor, inclusiv cele aduse interfeței pentru programarea aplicației, depozitului de date și orice alte modificări importante, consultați secțiunea dedicată Notelor de lansare.

Formatare mai complexă a e-mailurilor

Am adăugat noi opțiuni de formatare a conținutului de e-mail în ecranul editorului de e-mail, cu scopul de a ajuta utilizatorii să adauge un conținut mai consistent la redactarea e-mailurilor. Aceste funcții noi includ:

• opțiunea de ecran complet

• posibilitatea de a fixa bara de instrumente pentru formatarea conținutului de e-mail

• posibilitatea de a adăuga o linie orizontală

• opțiunea de a ajusta nivelul de înălțime a liniei

• opțiuni pentru text în linie - posibilitatea de a mări sau micșora indentarea textului

• inserarea unei liniuțe (disponibilă și prin selectarea textului și Ctrl + S)

• opțiunea de a adăuga caractere speciale

Toate aceste caracteristici noi sunt disponibile în editorul de e-mail din Work Manager și în Builder, precum și în editorul de semnături de e-mail din Work Manager.

Parametrii caracterelor salvate

În momentul în care compuneți un e-mail (fie că este un șablon de e-mail în Builder, fie orice formă de e-mail nou/răspuns/întârziat în Articole de lucru din Managerul de lucru), parametrii caracterelor (și anume stilul și dimensiunea fontului), tipul și dimensiunea fontului cel mai recent utilizat vor fi salvate ca font pentru scrierea conținutului, astfel încât nu va fi nevoie să le setați din nou.

Aceste valori sunt salvate în profilul utilizatorului, prin urmare vor persista la utilizarea din Builder și din Work Manager.

Această opțiune se aplică doar la partea superioară a e-mailului în curs de redactare - dacă utilizatorul face clic pe orice conținut preexistent aflat în partea inferioară a e-mailului, se va utiliza stilul și dimensiunea fontului deja utilizat pentru acel conținut. Consultați această notă pentru informații suplimentare. Ca parte a acestor schimbări, au fost rezolvate incoerențele din „noi rânduri goale” pentru e-mailuri - atunci când scrieți un nou e-mail, vor fi întotdeauna inserate 2 rânduri goale în partea de sus a mesajului.

Rețineți că fontul pentru textele și șabloanele predefinite va respecta setările de font stabilite în momentul în care au fost create.

Stilul și dimensiunea fontului de e-mail utilizate atunci când un utilizator redactează un e-mail vor varia în funcție de tipul de conținut preexistent pe care acesta îl accesează. Logica pentru fonturile care vor fi utilizate este după cum urmează și este influențată de noua inserție automată a două rânduri goale la începutul fiecărui nou e-mail:

• Primul rând inserat automat: utilizează setările de font salvate de către utilizator din cel mai recent e-mail.

• Al doilea rând inserat automat. Acesta este întotdeauna setat cu Arial - 10.

Conținutul e-mailurilor ulterioare poate proveni din: e-mailurile anterioare din rețeaua de corespondență

• conținutul șablonului de e-mail

• tipul și dimensiunea fontului din aceste secțiuni vor proveni din conținutul deja existent, în funcție de opțiunea accesată de utilizator.

E-mailul depășește limita

Am simplificat și modul în care utilizatorii pot afla mai ușor când încearcă să trimită un e-mail care depășește dimensiunea maximă admisă, deoarece vor primi un mesaj de avertizare care îi va anunța că e-mailul respectiv depășește dimensiunea maximă admisă.

În plus, utilizatorii nu vor putea programa sau salva un e-mail ca Ciornă dacă acesta depășește dimensiunea maximă permisă.

Rețineți că validarea dimensiunii e-mailului are loc în timpul salvării e-mailului, nu în momentul trimiterii. Astfel, dacă este programat un e-mail de 25 MB și apoi dimensiunea maximă a e-mailului se reduce în Builder la 10 MB, e-mailul programat va fi trimis în continuare, deoarece se conformează dimensiunii configurate în momentul programării.

Puteți configura dimensiunea maximă permisă pentru e-mailuri în pagina Setărilor de sistem din Builder, utilizând funcția „Dimensiune maximă a e-mailurilor”. Recomandăm să configurați limita la o valoare cu 30% mai mare decât cea folosită de utilizatori, ca o memorie suplimentară pentru a permite codarea etc. De exemplu, dacă doriți ca dimensiunea maximă să fie de 100 MB, vă recomandăm să setați limita la 130 MB. Rețineți că, în urma actualizării, dimensiunea maximă a e-mailurilor va fi setată la „Fără limită”. În plus, limita dimensională nu se va aplica e-mailurilor generate de sistem, cum ar fi e-mailurile de Confirmare a Solicitării.

Opțiunea de a descărca e-mailuri ca fișiere .eml

Pentru orice tip de e-mailuri (primite/ trimise/ anulate/ eșuate/ programate) aveți opțiunea de a descărca fișierul .eml care le însoțește. Această funcție este disponibilă din diversele secțiuni din sistem în care pot fi vizualizate e-mailurile, de exemplu, secțiunile Comunicări și cronologie a articolului de lucru, e-mailurile din Inbox, Vizualizarea articolelor trimise.

Rețineți: dacă e-mailul pe care încercați să îl descărcați conține un fișier anexat care a fost șters manual în mod explicit de către un utilizator (de exemplu, din motive de confidențialitate a datelor), funcția de descărcare .eml va fi dezactivată pentru acel e-mail - sistemul va afișa un mesaj explicativ pentru această dezactivare când faceți clic pe pictograma de descărcare.

Am introdus opțiunea de a trimite e-mailuri automate pentru Cazuri. Momentan, singurul e-mail automat disponibil de trimitere pentru cazuri este e-mailul de confirmare a creării unui Caz.

Pentru a activa această opțiune, setați parametrul „Trimitere e-mailuri automate” pe ACTIVAT atunci când configurați sau editați o rută de e-mail pentru un Caz, în secțiunea Rută de e-mail din Builder.

Șablon de confirmare a e-mailului - Notă importantă

Ca parte a modificării efectuate pentru a permite trimiterea automată a e-mailurilor de confirmare din Cazuri, șablonul existent de e-mail de confirmare a Tichetului a fost modificat pentru a permite și confirmarea Cazurilor. În acest sens, au fost efectuate următoarele modificări în șablon:

• Denumirea și scopul șablonului au fost modificate din „Confirmare Tichet” în „Confirmare cerere”.

• În cadrul conținutului de e-mail, termenul „Tichet” a fost redenumit în „Cerere”, pentru a permite gestionarea atât a Cazurilor, cât și a Tichetelor cu un singur șablon.

Adițional, am adăugat o nouă opțiune în pagina de informații despre Cazuri, la rubrica de Setări e-mail, numită „Caz nou înregistrat”, unde puteți selecta șablonul de e-mail ce doriți să utilizați pentru a confirma că a fost creat un Caz. Sistemul va selecta automat noul șablon de e-mail „Confirmare cerere” (sau șablonul de e-mail existent „Confirmare Tichet”, dacă acesta a fost editat). Puteți alege un alt șablon pe care să îl utilizați. Rețineți că acest câmp nu poate fi lăsat necompletat.

În plus, rețineți că noua setare de „Trimitere e-mailuri automate” din fereastra Cazului din Work Manager trebuie să fie activată de către agenții de servicii pentru ca sistemul să trimită automat e-mailul de confirmare a Cazului către contactul principal și către contactele CC atunci când se trimite Cazul, respectiv după ce acesta trece din stadiul de Ciornă în De făcut sau mai departe.

De asemenea, e-mailul automat care se va trimite atunci când un Tichet este convertit într-un Caz va continua să fie șablonul de e-mail „Caz lansat prin Tichet”, nu șablonul de e-mail „Confirmare cerere”.

Prezentare generală

Pentru a flexibiliza activitatea de e-mail, am adăugat posibilitatea de a vă salva e-mailurile din Ciorne, în cazul în care nu sunteți gata să le trimiteți. Acum, când redactați un e-mail într-un articol de lucru, puteți salva e-mailul ca Ciornă și să reveniți la el mai târziu.

Când redactați un e-mail într-un articol de lucru, puteți opta să salvați e-mailul ca Ciornă și să reveniți la el mai târziu. Ciornele vor fi salvate timp de maximum 90 de zile.

Rețineți că nu puteți salva ca Ciornă un e-mail care depășește dimensiunea setată în Builder - consultați AICI pentru mai multe informații.

Vizualizarea Ciornelor

Dacă aveți activat filtrul Ciornă din fila Comunicări/ cronologie (rețineți că acesta va fi activat automat în mod implicit în momentul actualizării), veți vedea toate Ciornele de e-mail salvate pentru acel articol de lucru în secțiunea Comunicări/ cronologie.

Veți vedea persoana care a creat Ciorna și când s-a creat aceasta, precum și câteva rânduri din e-mail.

Dacă faceți clic pentru a extinde vizualizarea, veți vedea, de asemenea, adresa de e-mail de la care va fi trimisă Ciorna, adresa de e-mail la care va fi trimisă, orice adresă de e-mail de tip CC sau BCC, subiectul e-mailului, orice anexe și conținutul complet al e-mailului, dacă au fost adăugate atunci când a fost salvată Ciorna.

Puteți edita o Ciornă de e-mail din cronologie făcând clic pe „Actualizare Ciornă”. Această acțiune va deschide editorul de e-mail unde puteți edita Ciorna. Rețineți că puteți edita sau șterge o Ciornă de e-mail doar din articolul de lucru căruia îi aparține.

De asemenea, aveți opțiunile de a șterge Ciorna, de a deschide e-mailul într-o fereastră pop-up sau de a o imprima.

La aceeași Ciornă pot lucra mai mulți utilizatori, dar nu în același timp. Un articol de lucru poate avea mai multe Ciorne de e-mailuri. Toate acestea pot fi văzute și editate din secțiunea de comunicare/cronologie a articolului de lucru.

Când există deja o Ciornă pentru un articol de lucru, sistemul vă va avertiza în acest sens atunci când începeți să scrieți un nou e-mail, astfel încât puteți alege dacă doriți să redactați în continuare noul e-mail sau dacă doriți să editați în schimb Ciorna respectivă.

Dacă un articol de lucru conține o Ciornă de e-mail și fuzionați sau convertiți un Tichet într-un Caz, veți putea vedea Ciorna în comunicări/cronologie sau în toate articolele de lucru din grupul aferent, atâta timp cât filtrele „Ciornă” și „Includeți articolele de lucru aferente” sunt activate.

Ciorna se va afișa în cronologie cu numărul de referință al articolului de lucru căruia îi aparține.

Rețineți că Ciornele nu vor fi copiate atunci când se copiază comunicările într-un nou articol de lucru asociat, chiar dacă opțiunea „Copiere comunicări” este activată.

Anexarea de fișiere la Ciorne

Pictograma de anexă care apare în Ciorna de e-mail la rubrica de comunicări/ cronologie vă arată dacă au fost anexate fișiere la Ciorna de e-mail.

Dacă faceți clic pentru a extinde vizualizarea comunicării/ cronologiei, veți vedea numele anexei și veți avea opțiunea de a o descărca.

În plus, orice fișier anexat la Ciorne se va afișa în rubrica fișiere și va fi marcat cu o pictogramă de Ciornă. De aici puteți vizualiza, descărca sau șterge fișierele anexate la Ciornele de e-mailuri. Rețineți că nu puteți adăuga notițe sau etichete la fișierele anexate Ciornelor.

Prezentare generală

Am introdus câteva optimizări semnificative privind modul în care puteți opera cu e-mailurile în Enate, prin crearea unui nou set de vizualizări de e-mailuri - acestea se bazează pe vizualizările existente din „Outbox” și vă oferă o listă mai cuprinzătoare a tuturor e-mailurilor din domeniul dvs. de activitate, împărțite în:

• E-mailurile din Inbox - Vizualizarea e-mailurilor aferente tuturor articolelor de lucru din Inbox-ul activităților dvs., din Inbox-urile de activitate ale echipei dvs. și din sarcinile neatribuite din Cozile de așteptare la care lucrați.

• Articole trimise - e-mailuri trimise cu privire la articolele de lucru din domeniul dvs. de activitate.

• Outbox - Vizualizarea curentă din Outbox vă permite să vedeți e-mailurile programate pentru expediere sau cele care așteaptă să fie expediate din căsuța poștală a sistemului dvs.

Toate aceste secțiuni pot fi accesate din meniul de navigare (în sub-secțiunile noului link de „Email-uri”) și fiecare se va deschide în propria pagină corespunzătoare.

Ca parte a acestei caracteristici, am redenumit secțiunea de „Inbox” a paginii de start în „Inbox-ul activităților”, pentru a menține un aspect clar și simplu atunci când treceți de la gestionarea e-mailurilor la vizualizarea activităților dvs. și ale echipei dvs., în funcție de activitatea de lucru.

E-mailurile din Inbox

Prezentare generală

Acesta afișează e-mailurile legate de articolele de lucru în curs de desfășurare din domeniile dvs. de activitate, și anume cele pe care le-ați vizualiza în Inbox-ul activităților de pe pagina de pornire. Există diverse opțiuni de filtrare și modalități de vizualizare a diferitelor categorii de date. Consultați aceste informații pentru a monitoriza e-mailurile primite referitoare la articolele de lucru pe care le gestionați împreună cu echipa dvs.

Secțiuni ale e-mailurilor din Inbox

În panoul de citire din partea stângă a e-mailurilor din Inbox, puteți accesa link-uri către următoarele secțiuni ale Inbox-ului de e-mail, împărțite în:

• E-mailurile mele - E-mailurile referitoare la toate articolele de lucru disponibile în momentul respectiv în Inbox-ul activităților (pe care le puteți vedea în pagina de pornire).

• E-mailurile echipei mele - E-mailurile referitoare la toate articolele de lucru disponibile în momentul respectiv în Inbox-ul activităților ale echipei dvs. Acest link este accesibil doar dacă sunteți lider de echipă sau dacă aveți posibilitatea de a vă vedea colegii și cozile de așteptare.

• E-mailuri neatribuite - E-mailurile referitoare la toate articolele de lucru neatribuite care se află în cozile de așteptare în care lucrați. Acest link este accesibil doar dacă sunteți lider de echipă sau dacă aveți posibilitatea de a vă vedea colegii și cozile de așteptare.

Numerele afișate arată cantitatea de e-mailuri necitite din fiecare folder. De asemenea, aveți la dispoziție link-uri către Articolele trimise și Outbox - toate acestea se deschid în ferestre separate.

Puteți vedea o listă cu toate e-mailurile din Inbox, precum și comentariile referitoare la Serviciul de asistență tehnică, cu cele mai recente în partea de sus, indicând de la cine provine e-mailul, când a fost primit, subiectul e-mailului, o previzualizare a primei linii din corpul e-mailului și articolul de lucru la care se referă e-mailul. Totodată, veți putea vedea dacă e-mailul conține anexe și dacă a fost trimis cu o importanță ridicată.

E-mailurile necitite vor apărea cu caractere îngroșate și puteți filtra mesajele necitite făcând clic pe opțiunea „Necitite”.

Opțiuni de filtrare

Puteți filtra e-mailurile primite în funcție de Client, Contract, Serviciu, Proces, Coadă de așteptare, după adresa de e-mail al expeditorului, dacă e-mailul conține sau nu anexe, precum și după data primirii e-mailului.

Dacă aveți posibilitatea de a accesa „Email-urile echipei mele”, veți putea filtra și în funcție de utilizatorul atribuit.

Alternarea vizualizărilor și actualizarea e-mailurilor noi primite

Puteți comuta între a vizualiza „E-mailurile mele”, care sunt e-mailurile din propriul Inbox, „E-mailurile echipei mele”, pentru a vedea e-mailurile din Inbox-ul membrilor echipei dvs. sau „E-mailurile neatribuite”, care vor afișa e-mailurile primite pentru articolele de lucru aflate în cozile de așteptare care nu au un destinatar.

La primirea unui nou e-mail, numărul de mesaje „necitite” va fi actualizat și va apărea o pictogramă de e-mail pe butonul de actualizare. Trebuie doar să faceți clic pe ea pentru a actualiza Inbox-ul și a consulta e-mailurile nou sosite.

Secțiunea principală a e-mailurilor din Inbox afișează panoul de citire pentru orice e-mail selectat. Puteți ajusta dimensiunea panoului de citire a e-mailului în funcție de nevoile dvs.

Când faceți clic pe un e-mail, veți putea vedea e-mailul complet în partea dreaptă a ecranului. Puteți vedea subiectul e-mailului, autorul, destinatarul, eventualii destinatari CC, un link către articolul de lucru la care se referă e-mailul, data scadentă a articolului de lucru și conținutul complet al e-mailului.

Răspuns la e-mailuri / redirecționare

Dacă faceți clic pe Răspuns, Răspundeți la toate sau Redirecționați un e-mail, sistemul va deschide o nouă fereastră în care se va afișa articolul de lucru în cauză și vă va redirecționa către ecranul editorului de e-mail pentru a începe să compuneți e-mailul.

Alte opțiuni

Se pot accesa și alte opțiuni suplimentare din elipsele de lângă link-urile de răspuns. Acestea vă vor permite să accesați direct articolul de lucru la care se referă e-mailul (care se va deschide într-o fereastră nouă), precum și să imprimați direct e-mailul.

Aveți și opțiunea de a descărca fișierul .eml aferent.

Rețineți: dacă e-mailul pe care încercați să îl descărcați conține un fișier anexat care a fost șters manual în mod explicit de către un utilizator (de exemplu, din motive de confidențialitate a datelor), funcția de descărcare .eml va fi dezactivată pentru acel e-mail - sistemul va afișa un mesaj explicativ pentru această dezactivare când faceți clic pe pictograma de descărcare.

Anexele de e-mail

Dacă un e-mail conține anexe, puteți consulta numele anexei, dimensiunea acesteia și opțiunea de a o descărca. Dacă e-mailul cuprinde mai multe anexe, aveți opțiunile suplimentare de a descărca toate anexele sau de a le descărca pe toate sub forma unui fișier ZIP.

Opțiunea de ecran complet

Aveți, de asemenea, opțiunea de a extinde e-mailul în modul ecran complet, în care panoul de citire rămâne ascuns.

Vizualizarea articolelor trimise

Prezentare generală

Articolele trimise indică toate e-mailurile trimise în legătură cu articolele de lucru din domeniul dvs. de activitate.

Aveți la dispoziție o listă de previzualizare a tuturor mesajelor de e-mail care au fost trimise, cu cele mai recente în partea de sus, indicând destinatarul, data trimiterii, subiectul mesajului, o previzualizare a primei linii din corpul e-mailului și articolul de lucru la care se referă e-mailul. Totodată, veți putea vedea dacă e-mailul conține anexe și dacă a fost trimis cu o importanță ridicată.

Puteți ajusta dimensiunea panoului de citire a e-mailului în funcție de nevoile dvs.

Când faceți clic pe un e-mail, veți putea vedea e-mailul complet în partea dreaptă a ecranului. Puteți vedea subiectul e-mailului, autorul, destinatarul, eventualii destinatari CC, un link către articolul de lucru la care se referă e-mailul, data scadentă a articolului de lucru și conținutul complet al e-mailului.

Aveți, de asemenea, opțiunea de a extinde e-mailul în modul ecran complet, în care panoul de citire rămâne ascuns.

Alternarea vizualizărilor

Puteți alterna între a vizualiza „E-mailurile mele”, respectiv e-mailurile pe care le-ați trimis, și „E-mailurile echipei mele”, care va afișa e-mailurile pe care le-au trimis membrii echipei dvs.

Răspuns la e-mailuri / redirecționare

Aveți posibilitatea de a răspunde la un e-mail, de a răspunde la toate sau de a redirecționa un e-mail trimis. Dacă faceți clic pe una dintre aceste opțiuni, sistemul va deschide o nouă fereastră care va afișa articolul de lucru în cauză și veți fi direcționat către ecranul editorului de e-mail pentru a începe să compuneți e-mailul.

Opțiuni de filtrare

Puteți filtra e-mailurile trimise în funcție de Client, Contract, Serviciu, Proces, Coadă de așteptare, destinatarul e-mailului, intervalul de date, statusul articolului de lucru la care se referă e-mailul, indiferent dacă e-mailul conține sau nu anexe și dacă e-mailul a fost sau nu generat de sistem.

Rețineți că atunci când filtrați după dată, puteți filtra numai pentru o perioadă maximă de 90 de zile.

Dacă accesați opțiunea „E-mailurile echipei mele”, veți putea, de asemenea, să filtrați în funcție de utilizatorul atribuit și de persoana care a trimis e-mailul.

Alte opțiuni

Se pot accesa și alte opțiuni suplimentare din elipsele de lângă link-urile de răspuns. Acestea vă vor permite să accesați direct articolul de lucru la care se referă e-mailul (care se va deschide într-o fereastră nouă), precum și să imprimați direct e-mailul.

Aveți și opțiunea de a descărca fișierul .eml aferent.

Rețineți: dacă e-mailul pe care încercați să îl descărcați conține un fișier anexat care a fost șters manual în mod explicit de către un utilizator (de exemplu, din motive de confidențialitate a datelor), funcția de descărcare .eml va fi dezactivată pentru acel e-mail - sistemul va afișa un mesaj explicativ pentru această dezactivare când faceți clic pe pictograma de descărcare.

Anexele de e-mail

Dacă un e-mail conține anexe, puteți consulta numele anexei, dimensiunea acesteia și opțiunea de a o descărca. Dacă e-mailul cuprinde mai multe anexe, aveți opțiunile suplimentare de a descărca toate anexele sau de a le descărca pe toate sub forma unui fișier ZIP.

Vizualizare Outbox

Mesajele de ieșire au fost mutate alături de celelalte vizualizări de e-mail. Ca și înainte, aici puteți găsi e-mailurile care vă sunt destinate dvs. sau echipei dvs. și care sunt programate pentru a fi trimise la o dată ulterioară sau care nu au fost trimise. Consultați aici pentru mai multe informații despre Outbox.

Anterior, sistemul trimitea în mod implicit e-mailuri automate. Dacă doreați să întrerupeți această opțiune pentru un anumit tichet, trebuia să setați parametrul „Dezactivare e-mailuri automate” pe ACTIVAT.

Acum, comportamentul implicit a fost reprogramat, astfel că sistemul NU va trimite e-mailuri automate din secțiunea Tichete în mod implicit. DACĂ DORIȚI CA E-MAILURILE AUTOMATE SĂ FIE TRIMISE DIN SECȚIUNEA DE TICHETE, VA TREBUI ACUM SĂ SETAȚI PARAMETRUL (REDENUMIT) „TRIMITERE E-MAILURI AUTOMATE” PE ACTIVAT.

Această modificare de comportament a fost efectuată și pe ecranul utilizat pentru crearea unui nou Tichet asociat.

În plus, în momentul lansării unui Tichet din pagina de activitate a contactului, opțiunea „Trimitere automată de e-mailuri” va fi dezactivată în mod implicit, dar o puteți activa manual din ecranul Tichetului.

Această modificare de comportament a fost aplicată și în secțiunea E-mail din Builder - la configurarea unei rute de e-mail, opțiunea care controlează trimiterea de e-mailuri automate a fost schimbată, astfel încât comportamentul implicit este de a NU trimite astfel de e-mailuri automate, așa că, dacă doriți ca e-mailurile automate să fie trimise, va trebui să setați parametrul „Trimitere e-mailuri automate” pe ACTIVAT.

Prezentare generală

În afară de posibilitatea de a crea noi articole de lucru asociate la un Caz sau Tichet, se pot crea, de asemenea, legături între Cazurile și Tichetele existente pentru a gestiona mai bine activitățile desfășurate de diferite echipe.

Puteți crea asocieri între articolele de lucru existente în două moduri:

1. Dintr-un articol de lucru

2. De pe pagina de pornire

Asocierea articolelor de lucru existente din cadrul unui articol de lucru

Puteți asocia articolele de lucru existente din cadrul unui articol de lucru, accesând pagina articolului de lucru și selectând opțiunea „+ Articol de lucru”, după care alegeți să adăugați un „Articol existent”.

În fereastra pop-up rezultantă puteți căuta Cazurile și/sau Tichetele la care doriți să asociați articolul de lucru.

Puteți asocia până la un maxim de 50 de articole de lucru simultan, dar nu există o limită a numărului de articole de lucru care pot fi asociate între ele.

Se va afișa un link către noul Caz sau Tichet asociat în rubrica Articole de lucru asociate de pe pagina articolelor de lucru care au fost asociate.

Asocierea articolelor de lucru de pe pagina de pornire

Puteți crea o legătură între articolele de lucru existente de pe pagina de pornire, prin selectarea Cazurilor și a Tichetelor din grila de pe pagina de pornire (care poate afișa Inbox-ul activităților dvs., Inbox-ul activităților echipei, Activitățile proprii sau Activitățile echipei) și apoi prin selectarea opțiunii „Asociați” care apare în partea de sus a grilei.

Primul Caz sau Tichet selectat va fi articolul de lucru la care vor fi asociate toate articolele de lucru selectate ulterior (sau primul din listă, dacă ați utilizat opțiunea „Selectați toate”).

În fereastra pop-up rezultantă vi se va confirma Cazul / Tichetul la care vor fi asociate articolele de lucru, înainte de a confirma finalizarea acesteia:

Puteți asocia până la un maxim de 50 de articole de lucru simultan, dar nu există o limită superioară a numărului de articole de lucru care pot fi asociate între ele.

Dacă ulterior accesați Tichetul/Cazul principal la care au fost asociate articolele, în rubrica Articole de lucru asociate veți vedea TOATE articolele pe care ați ales să le asociați.

Dacă accesați unul dintre articolele de lucru pe care ați ales să le asociați la Tichetul/Cazul principal, în rubrica Articole de lucru asociate veți vedea doar o referință la acel Tichet/Caz principal (nu și la toate celelalte care au fost asociate).

Deconectarea articolelor de lucru

Puteți deconecta articolele de lucru în orice moment, accesând fila Articole de lucru asociate de pe ecranul articolului de lucru și selectând pictograma Deconectare.

Am adăugat o setare suplimentară la profilul de utilizator al unui membru (accesibil de către liderii de echipă), care permite liderilor de echipă să modifice capacitatea membrului din echipa lor de a lucra exclusiv la articolele care sunt atribuite în mod specific Cozilor de așteptare ale utilizatorului respectiv.

Aceștia vor putea în continuare să obțină mai multe sarcini prin intermediul butonului „Trageți din coada de așteptare”, ca de obicei (deoarece această metodă oricum atribuie sarcini unui utilizator numai din Cozile sale de așteptare). Totuși, aceasta va preveni ca utilizatorului să i se reatribuie manual sarcini dintr-o altă Coadă de așteptare de către unul dintre colegii săi.

Când setarea este dezactivată, utilizatorii pot lucra la articolele atribuite din orice Coadă de așteptare (în cadrul autorizațiilor stabilite pentru ei în Builder prin intermediul Permisiunilor de grup al utilizatorilor). Când setarea este activată, utilizatorii vor putea lucra în continuare la articolele care nu sunt atribuite unei Cozi de așteptare. În plus, dacă anumite articole de lucru deja atribuite utilizatorului provin din Cozi de așteptare din care acesta nu face parte, utilizatorul va putea în continuare să lucreze la ele, dar atribuirea altor articole de lucru din afara Cozilor de așteptare va fi momentan blocată. Puteți anula manual atribuirea acestor articole de lucru pentru utilizator.

Mai mult, dacă unul dintre articolele de lucru care sunt deja atribuite utilizatorului (dar în afara Cozilor de așteptare) intră într-o stare de Așteptare sau Rezolvat, acesta va fi transferat în Activitățile echipei și i se va anula atribuirea - iar utilizatorul său va fi eliminat. Odată ce articolul de lucru respectiv poate fi prelucrat (dacă, de exemplu, s-au primit informații noi), acesta NU va fi atribuit din nou utilizatorului inițial, deoarece acesta nu mai face parte din Coada de așteptare; în schimb, va fi atribuit în conformitate cu regulile de atribuire.

Copierea comunicărilor aferente articolelor de lucru asociate la crearea unui nou articol de lucru asociat

Am introdus o îmbunătățire în ceea ce privește partajarea comunicărilor la crearea de noi articole de lucru asociate direct din Cazuri / Tichete. Astfel, când alegeți să partajați comunicări între articolele de lucru asociate, vor fi partajate și comunicările aferente articolelor de lucru.

De exemplu, când se creează un nou Caz/Tichet asociat, puteți copia comunicările aferente articolelor de lucru, respectiv e-mailurile (inclusiv anexele de e-mail) și notițele din Cazul/Tichetul original în noul Caz asociat. În acest scenariu, se vor copia, de asemenea, și comunicările care figurează în Acțiunile Cazului inițiat. În mod similar, un Tichet divizat va copia comunicările din Tichetul principal.

Consultați aici pentru mai multe informații despre articolele de lucru aferente și cele asociate:

Optimizări privind vizualizarea articolelor de lucru asociate

Am adus îmbunătățiri și la „Funcționalitatea articolelor de lucru asociate”. Astfel, dacă un articol de lucru este asociat altuia, dar este ulterior fuzionat, divizat sau convertit într-un Caz, articolele de lucru rezultate vor păstra o legătură cu articolul respectiv. Până acum, această legătură nu era păstrată în astfel de scenarii.

De exemplu:

• Dacă un Tichet este asociat unui alt articol de lucru și acel Tichet este fuzionat cu un altul, Tichetul fuzionat va avea, de asemenea, o legătură cu celălalt articol de lucru.

• Dacă un Tichet este asociat unui alt articol de lucru și acel Tichet este divizat în mai multe Tichete, Tichetele secundare subsecvente vor avea, de asemenea, o legătură cu celălalt articol de lucru.

• Dacă un Tichet este asociat unui alt articol de lucru și acel Tichet este ulterior convertit într-un Caz, Cazul subsecvent va avea, de asemenea, o legătură cu celălalt articol de lucru.

Link de căutare rapidă în rubrica Vizualizări

Am realizat modificări și la rubrica Vizualizări, în care puteți efectua căutări avansate în funcție de datele aferente articolelor de lucru. Aveți acum la dispoziție un link rapid către fereastra Vizualizări din Căutare rapidă, astfel încât, dacă nu obțineți rezultatele pe care le căutați, puteți accesa cu ușurință funcția de căutare avansată din rubrica Vizualizări.

Vizualizări salvate în secțiunea de Navigare

Mai mult, am facilitat accesul la Vizualizările salvate (vizualizări specifice de date pe care le puteți salva din fereastra Vizualizări pentru a le folosi în mod repetat). De acum le puteți vedea într-o listă dacă plasați cursorul pe opțiunea „Vizualizări” din secțiunea de Navigare, acestea fiind clasificate în ordine alfabetică.

Am introdus o opțiune implicită a etichetelor de contact pentru a facilita și ușura utilizarea acestora pentru articolele de lucru. Acum puteți seta o valoare implicită a etichetelor pentru o fișă de contact individuală, de exemplu:

Dacă știți că „Jane Smith” va fi întotdeauna Broker-ul pentru fiecare articol de lucru la care este adăugată ca persoană de contact, puteți atribui o etichetă implicită de „Broker” fișei de contact a lui Jane, astfel încât aceasta să fie completată automat pentru ea în articolul de lucru, fără a fi nevoie să setați manual această valoare a etichetei de fiecare dată.

Lista implicită a etichetelor cu opțiunile disponibile este actualizată în Builder, în rubrica Setări generale >> Etichete de contact.

Puteți seta etichetarea implicită oricând adăugați un nou contact în sistem.

În plus, puteți seta această etichetare implicită și în momentul editării unui contact prin intermediul paginii de Contacte.

Etichetarea implicită poate fi editată și în masă, respectiv se poate seta pentru mai multe contacte deodată - selectați pur și simplu un număr de fișe de contact din pagina de Contacte și faceți clic pe butonul Editare pentru a accesa opțiunea de editare în masă.

Rețineți că nu poate fi setată decât o singură valoare implicită a etichetei pentru fiecare fișă de contact.

Mai mult, în momentul în care se creează un articol de lucru de la butonul „Începeți articolul de lucru” din Pagina de Activitate a contactelor, contactul respectiv va fi etichetat ca Solicitant, Subiect și Contact principal al articolului de lucru. În plus, se va adăuga și eticheta implicită a acestuia (dacă are una).

Comportamentul implicit al etichetei de contact dacă nu este setat la „Permiteți mai multe”

Dacă o anumită valoare a etichetei nu a fost setată la „Permiteți mai multe”, doar un singur contact din articolul de lucru poate avea valoarea respectivă. De exemplu: se poate întâmpla să existe un singur contact „Broker” pentru un Tichet. Acest lucru afectează în mod evident etichetarea implicită dacă două contacte care au aceeași etichetă implicită „trebuie să fie unică” sunt adăugate la un articol de lucru, fie manual, fie automat. În acest caz, sistemul va aloca eticheta implicită unui singur contact (și, prin urmare, va elimina eticheta implicită pentru celelalte contacte). Sistemul va aloca persoanei de contact deja etichetate, oaltă valoare de etichetă existentă, în următoarea ordine de prioritate.

• Contact principal

• Solicitant

• Subiect

• CC

• Orice alt contact asociat cu articolul de lucru

Informații suplimentare privind incompatibilitățile dintre societatea furnizoare și etichetele de contact:

• Nu veți putea adăuga o etichetă implicită unui contact dacă societatea căreia îi este atribuită are o societate furnizoare diferită de cea a etichetei implicite.

• Nu veți putea trimite un articol de lucru cu un contact a cărui etichetă implicită este setată la o companie furnizoare diferită de cea a articolului de lucru.

Opțiunea de a utiliza versiunea în limba engleză americană

Am mai adăugat opțiunea de a selecta limba engleză americană (en-us) ca limbă utilizată în sistem, pe lângă engleza britanică, franceză, germană, spaniolă, portugheză braziliană, română, poloneză, maghiară și rusă.

Restricții privind modificarea defectelor

Am introdus o nouă valoare de setare numită „Restricție de modificare a defectelor” în secțiunea Setări de sistem din Builder, care vă permite să configurați restricționarea accesului la modificarea oricăror informații din rubrica Defecte din Cazuri, Acțiuni și

Tichete. Agenții de servicii au întotdeauna permisiunea de a adăuga o notificare a defectelor și de a marca un defect ca fiind rezolvat, dar atunci când această setare de „Restricție” este activată în Builder, numai agentul care a creat defectul poate modifica sau șterge ulterior orice detaliu al notificării respective.

Optimizări privind vizualizarea articolelor de lucru

Am realizat îmbunătățiri în ceea ce privește activitatea cu articolele de lucru asociate. Acum, puteți vedea cu ușurință Cazul principal al unui articol de lucru.

De exemplu:

• Dacă un Tichet este structurat în mai multe Tichete secundare, se va afișa un link de acces la Tichetul principal pe toate Tichetele secundare.

• Dacă mai multe articole de lucru sunt fuzionate într-un singur articol secundar, pe acesta se va afișa un link pentru a accesa toate articolele principale.

• Dacă un Tichet este convertit într-un Caz, pe toate Cazurile secundare va fi afișat un link pentru a accesa Tichetul principal.

A fost adăugată o scurtă descriere a Cazurilor din cadrul Acțiunilor, astfel încât utilizatorii să poată consulta mai ușor această descriere și să aibă un context mai amplu al Acțiunii la care lucrează.

Dacă scurta descriere a Cazului unei Acțiuni a fost editată, modificările aduse descrierii se vor reflecta în ecranele de Acțiuni ale tuturor Acțiunilor Cazului ( poate fi nevoie să reîmprospătați ecranul Acțiunii pentru ca acest lucru să aibă efect imediat), iar titlul Acțiunii va fi format din:

'Referință Acțiune - Scurtă descriere a Cazului - Numele procesului de Acțiune' '10040-C-A1. 1 - Inițiere Jack Jones - Aprobarea RH'

Această denumire va fi afișată în rubrica Acțiune:

Scurta descriere a Cazului va fi și titlul care figurează în rubrica „Titlu” din grila de pe pagina de pornire a Acțiunii.