A belső csapatok közötti kommunikáció – Áttekintés

A 2022.6-os verzióval megkönnyítjük a több csapat közötti munkát, így mindent szinkronban tarthatunk, valamint mindenki naprakész maradhat.

Néha, amikor egy munkatételhez kapcsolódó e-mailt küld el, amelybe az üzlet más részéről is bele kell vonnia más csapatokat, akkor Ön nem mindig lesz tisztában azzal, hogy ők is az Enate-et használják-e a munkájuk kezelésére – különösen nagyobb szervezetek esetén – így nem tudja pontosan, miként járjon el.

Mostantól amikor az Enate-ben dolgozik, többé nem kell emiatt aggódnia: a rendszer elvégzi ezt Ön helyett. Ön egyszerűen csak megírja az e-mailt, és a rendszer tudni fogja, hogy mit kell tennie: ha bármilyen belső, Enate-et használó személy is részt vesz a munkában, akkor megmutatjuk Önnek az adott személynek azokat a jegyeit vagy ügyeit, amelyekkel esetleg meg szeretné osztani ezt az e-mailt, vagy szükség esetén gyorsan létrehozhat egy új munkatételt.

Ez segít abban, hogy a későbbi kommunikációkat tekintve minden csapat és bármely külső fél is naprakész maradhasson. Ha Ön egy olyan személynek küldi el az e-mailt, aki nem az Enate-et használja, akkor a rendszer egyszerűen elküldi nekik az e-mailt.

Forgatókönyvpéldák

Ha egy olyan példát mutatunk be, ahol a következő a helyzet:

• Résztvevői Jane, egy az A csapatban, az Egyesült Királyságban dolgozó személy,

• valamint Karina, egy a B csapatban, Lengyelországban dolgozó személy

• egy külső fél egy eredetileg az Egyesült Királyságra vonatkozó kérést küldött be, amely az A csapathoz érkezett be.

Az A csapatban lévő Jane egy válasz e-mailt ír a külső kérelmezőnek, miközben látja, hogy a kérés egy részének megválaszolásához be kell vonnia a lengyel, azaz a B csapatot. Jane-nek nem kell tudnia, hogy a lengyel csapat az Enate rendszerét használja-e, elég csak egyszerűen hozzáadni az e-mail-címüket a kimenő e-mailhez.

Az Enate tudja, hogy a lengyel csapat e-mail-címe egy Enate-postafiókhoz kapcsolódik, amely így egy jegyet vagy ügyet eredményez majd számukra. Az e-mail elküldésekor az Enate egy felugró üzenetet jelenít meg majd az ügynök számára, amelyben további információkat kér a másik csapat munkatételének létrehozásához.

Amint az ügynök hozzáadja ezt az információt az összekapcsolt munkatétel létrehozásához, a folytatáshoz megerősítheti a döntését. Az e-mailt minden külső címzettnek elküldjük, és a másik, azaz a lengyel B csapat egy releváns, ÖSSZEKAPCSOLT jegyben vagy ügyben tekintheti meg az e-mailt. Mindkét csapat tisztában van a másik csapat összekapcsolt jegyével vagy ügyével, és így mindig naprakészek maradhatnak annak előrehaladásával kapcsolatban.

Az engedélyhatárokon dolgozó csapatok

Amennyiben a B csapat tevékenysége az A csapat engedélyén kívül esik, a kapcsolt tételek képernyőjén továbbra is képesek lesznek legalább a fejlécszintű információk megtekintésére.

További e-mailek szinkronizálása

Fontos, hogy az összes további kommunikációt állandó szinkronban tartjuk majd.

A külső címzett mindkét csapat címét megtekintheti majd az e-mailben, és ha válaszolnak az üzenetre, akkor MINDKÉT csapat információi egyidejűleg frissülnek majd. Ezzel mindenki naprakész lehet.

Egy átlagos forgatókönyv esetén a felugró üzenet valószínűleg egyetlen, már összekapcsolt jegyet vagy ügyet jelenítene meg, amelyen a B csapat dolgozik, lényegében azt mondva ezzel, hogy „szeretné megosztani ezt az üzenetet a B csapat folyamatban lévő jegyével?”.

Mi a helyzet azokkal a csapatokkal, akik még nem használják az Enate rendszerét?

Ha bármilyen további belső e-mail-címeket kell hozzáadni egy üzenethez az üzlete azon területeiről, amelyek még nem használják az Enate rendszerét, az nem jelent problémát – ezek egyszerű, a másik csapattal végzett e-mail-kommunikációnak számítanak majd, mint általában is.

Követelmény: A „plusz címzés” be van kapcsolva az Ön vállalatának levelezési kiszolgálóján

Amint ez megtörtént, Ön bekapcsolhatja a „plusz címzés” lehetőséget az Enate Builderjének rendszerbeállítások részében. Ehhez lépjen a Builder > Rendszerbeállítások > Általános beállítások részre, majd keresse meg a „Munkatétel plusz címzés” szakaszra, és kapcsolja BE a kapcsolót.

A plusz címzés úgy működik, hogy egy e-mail e-mail-címeihez adjuk hozzá az összes kapcsolódó információt. Az Enate-ben ebben az esetben azoknak a munkatételeknek a referenciaszámáról van szó, amelyeket hozzáadunk ahhoz. A struktúra: [e-mail címzettje][+Enate-ref.][@e-mail domainje]. Példák:

Amint ez megtörténik, az Enate tudja, hogy minden olyan e-mailt meg kell osztania, amelynek a címei között szerepel egy az adott munkatételhez kapcsolódó jegy/ügy/művelet referenciaszáma is. Ez segít abban, hogy az összes kommunikációt tekintve minden érintett fél mindig naprakész lehessen.

A plusz címzéssel és annak bekapcsolásával kapcsolatos további információkért lásd ezt a cikket.

Megkönnyítettük az Enate-ben az „Egyesítés” funkció használatát. Ez a funkció lehetővé teszi az Ön számára a már meglévő munkatételek egyesítését, így azok a külön beérkezett lekérdezések, amelyeket valójában együtt kell feldolgozni, egyetlen munkatételként dolgozhatók fel.

Mostantól ha kiválaszt egy olyan munkatételt, amelyet egy jeggyel kíván egyesíteni, akkor megmutatjuk Önnek a munkatételnek az ügyfelét/szerződését/szolgáltatását és referenciaazonosítóját, hogy segítsünk azoknak a megfelelő tételeknek a gyors és könnyű megtalálásában, amelyeket egyesíteni szeretne.

Továbbá mielőtt folytatná az egyesítést, a rendszer egy további ellenőrzési lépésként figyelmezteti majd Önt, ha úgy dönt, hogy egy jegyet egy másik vállalattól származó munkatétellel egyesít.

Amikor az egyesítéskor az „Egyéb munkatételek” lezárása mellett dönt, az „Összes kijelölése” lehetőséget is hozzáadtuk a megjelenített lehetőségekhez.

Tekintse meg a következő videót, hogy további információkat tudjon meg az egyesítés funkció használatáról.

A beérkező e-mail-postafiók nézetéhez egy teljesen új „Minden e-mail” nevű részt adtunk hozzá. Ez lehetővé teszi az Ön számára a munkatételekhez tartozó minden e-mail megtekintését, beleértve azokhoz a lezárt munkatételekhez tartozó e-maileket is, amelyekhez Ön engedéllyel rendelkezik.

Egy további szűrőt is hozzáadtunk ehhez a részhez, amely lehetővé teszi az e-mailek szűrését az alapján a munkatétel alapján, amelyhez tartoznak.

Az Enate legújabb verziójával arra összpontosítottunk, hogy megkönnyítsük a több csapat közötti munkát, valamint további funkciókat adjunk e-mail-nézeteinkhez. Ezen felül az Egyéni kártyákhoz is hozzáadtunk néhány hasznos funkciót, hogy jobbá tegyük a felhasználói élményt. Tekintsük hát végig ezeket, valamint az egyéb változtatásokat is...

Az új funkciókról bővebben az alábbi részekben olvashat...

A Work Manager új funkciói

• A belső csapatok közötti munka továbbfejlesztett támogatása - az Enate mostantól segít abban, hogy minden a munkában részt vevő csapat naprakész maradhasson, és ezt a külsős felek számára is megkönnyíti.

• E-mail-nézetek feljavítása - Ön mostantól akár a zárt munkatételek e-mailjeit is megtekintheti.

• A feldolgozatlan e-mailek ellenőrzése - Ön rálátással rendelkezik minden feldolgozatlan beérkező e-mailre, és eldöntheti, hogy azoknak milyen útválasztásra van szüksége.

• Javított egyénikártya-funkciók - adjon hiperhivatkozásokat tartalmazó mezőket a kártyákhoz, tegye a mezőket csak olvashatóvá vagy kötelezővé, valamint dinamikusan jelenítse meg/rejtse el a mezőket az egyéb mezőértékeik alapján.

• A munkatételek egyesítésének elősegítésével kapcsolatos fejlesztések - hasznos figyelmeztetések a tételek vállalatok közötti egyesítése során, valamint egyértelműbb információk olyan más munkatételek megkeresése közben, amelyeket egyesítene szeretne.

A Builder új funkciói

• Módosításokat hajtottunk végre az e-mail-útvonalak konfigurációs oldalán, amelyek segítenek a nagy mennyiségű adatok támogatása során.

• Módosítottunk néhány az e-mail-útvonal definiálásával kapcsolatos logikát, valamint azt, hogy hogyan dolgozzuk fel a beérkező e-maileket.

• Továbbá az Integrációs piactér megérkezésével egyidejűleg egy teljesen új funkciót is bevezetünk.

Az elkövetkező hetekben és hónapokban egyre több olyan alkalmazás érkezik majd, amelyeket Ön az Enate-be integrálhat, hogy még több funkció váljon elérhetővé Öntől egy karnyújtásnyira. Az RPA- és OCR-integrációkat is áthelyeztük ide, így Ön minden az Enate-be integrált külső rendszert egy helyen kezelhet majd.

Frissítési megjegyzések...

A következő részekben megtekintheti a jelen verzióban végrehajtott új funkciók, fejlesztések és hibajavítások listáját. A változtatások részletes listájához – beleértve az API-változtatásokat, az adattárházzal kapcsolatos változtatásokat, valamint minden radikális („breaking change”) változtatást – tekintse meg a dedikált FRISSÍTÉSI MEGJEGYZÉSEK című részt.

Áttekintés

Minden az Enate-be beérkező összes e-mailt automatikusan jeggyé vagy üggyé dolgozunk fel az üzlet szabályai alapján, amelyek olyan dolgokat vizsgálnak, mint hogy hová küldték el, ki küldte el és miről szól. Alkalmanként azonban az Enate-be történő beérkezést követően az e-maileket nem dolgozzuk fel egy ügybe vagy egy jegybe.

Ez a következő okok miatt fordulhat elő:

1. Sem a Címzett és/vagy sem a Másolatot kap e-mail-címek nem rendelkeznek a Builderben megadott egyező e-mail-útvonallal (ezek azok a szabályok, amelyek meghatározzák, hogy milyen fajta jegyet vagy ügyet kell egy beérkező e-mailnek létrehoznia).

2. Az e-mailben kizárólag Titkos másolatot kapó e-mail-címek szerepelnek, Címzett és Másolatot kapó címek nem.

Hozzáadtunk egy új, Feldolgozatlan e-mailek nézetet a Work Manager e-mail-postafiók részéhez, amely lehetővé teszi az ügynökök számára eme feldolgozatlan e-mailek áttekintését, és így megtehetik a megfelelő lépéseket. Ez az opció minden felhasználó számára látható.

Feldolgozatlan e-mail-nézet – Milyen e-maileket látok?

Ön látni fogja azokat a feldolgozatlan e-maileket, amelyek abba a postafiókba érkeztek be, ahonnan az Ön üzleti területe dolgozik. A többi feldolgozatlan e-mail, amely egyetlen üzleti folyamatához sem kapcsolódó postafiókba érkezik be, minden azokból a területekből dolgozó ügynök számára látható lesz. A szakasz melletti szám megmutatja Önnek, hogy összesen hány e-mail található a feldolgozatlan nézetben.

Szűrési lehetőségek

Az ebben a részben lévő e-maileket Ön a postafiók neve (ha ismeri azt), valamint a postafiók címe alapján szűrheti. Pontosabban ez az annak a postafióknak az e-mail-címe, amely a beérkező üzeneteket kezeli.

Milyen lehetőségeim vannak?

A feldolgozatlan e-mailek nézet lehetővé teszi az Ön számára, hogy áttekintse a beérkező e-mailek tartalmát, amely segít Önnek meghatározni, hogy hová irányítsa azt.

Az e-mail áttekintését követően Önnek néhány lehetőség áll rendelkezésére:

1) Dönthet úgy, hogy a munkatétel létrehozását megelőzően egy munkatételt hoz létre az e-mailből, meghatározva annak ügyfelét, szerződését és szolgáltatását. Ha ezt teszi, az e-mail „feldolgozottá” válik, és eltávolítjuk azt a feldolgozatlan e-mailek nézetből, amikor következő alkalommal az e-mail-postafiók nézetének frissítése mellett dönt.

2) Szükség esetén az e-mail törlése mellett is dönthet (például amikor egy kéretlen üzenetről van szó). Ha ezt teszi, az e-mail „Törölve” állapotú lesz, és eltávolítjuk azt a feldolgozatlan e-mailek nézetből, amikor következő alkalommal az e-mail-postafiók nézetének frissítése mellett dönt.

Minták, amelyekre figyelni kell – szükség van egy új e-mail-útvonalra?

Ha azt veszi észre, hogy rendszeresen fel kell vennie a feldolgozatlan üzeneteket, majd újra és újra ugyanazokba a jegyekbe kell irányítania őket, beszéljen az üzlete adminisztrátorával, hogy létre lehet-e hozni egy olyan új e-mail-útvonalat, amely felfoghatja ezeket az e-maileket, és automatikusan létrehozhatja számukra a megfelelő munkatételt.

Ha bővebb információkat szeretne kapni arról, hogy hogyan dolgozza fel az Enate a beérkező e-maileket, valamint néha miért érkeznek azok be ide, lásd ezt a részt.

Mikor jelennek meg az e-mailek a feldolgozatlan e-mailek nézetben?

Az e-mailek akkor jelennek meg az Ön „E-mail-postafiók” Feldolgozatlan e-mailek nézetében a Work Managerben, ha megfelelnek a következő feltételek egyikének:

1. A Címzett és/vagy Másolatot kapó e-mail-címek egyike sem rendelkezik megfelelő e-mail-útvonallal.

2. Az e-mailben kizárólag Titkos másolatot kapó e-mail-címek szerepelnek, Címzett és Másolatot kapó címek nem.

Lásd az alábbi, részletes információkat tartalmazó táblázatot arról, hogyan kezeljük az Enate-be beérkező e-maileket attól függően, hogy az Enate-tel kapcsolatos e-mail-címek kombinációi a Címzett, Másolatot kap vagy Titkos másolatot kap mezőben tűnnek-e fel.