Вкладка файлов показывает все файлы и ссылки, которые были добавлены к задаче, и связанные с ней задачи, а также вложения из входящих и исходящих емейлов.
Любые файлы/ссылки для текущей задачи, которая открыта, будут отображаться сверху от вкладки файлов, и любые ее связанные задачи будут отображаться в отдельной секции под ней. Они будут отсортированы по дате/времени загрузки, с самыми свежими сверху.
Вы можете увидеть название файла, его тип, размер, кто его загрузил (и когда), а также справочный номер и к какой задаче он был загружен. Вы также можете увидеть метки и примечания, которые были добавлены к файлам.
Различные иконки помогут Вам идентифицировать дальнейшую информацию:
Все файлы во вкладке файлов доступны для добавления во вложения любых исходящих емейлов, а ссылки доступны для добавления в тело емейлов.
Пожалуйста, обратите внимание, что если Вы обновлялись с более старых версий, чем 2022.3, то все файлы, прикрепленные напрямую к задаче, будут показываться в секции «Другие задачи» без справочного номера. Однако емейл-вложения для данной задачи БУДУТ показываться в секции «Текущее».
Если задача назначена Вам, Вы можете добавлять файлы и ссылки в задачу во вкладке Файлы. Несколько файлов могут быть загружены одновременно. Нажмите на ссылку загрузки наверху во вкладке для загрузки.
Вы также можете перетащить файлы во вкладку файлов для загрузки.
Обратите внимание: Максимальный допустимый размер на один файл: 100.00 MB.
По умолчанию, все типы файлов могут быть загружены, однако типы файлов могут быть ограничены указанием допустимых типов в секции общих настроек в Конструкторе.
К файлам и ссылкам можно добавить метки. Метки очень удобны для структуризации информации по Вашим файлам, а также они позволяют использовать такой функционал как автоматическое добавление файлов с определенными метками к емейлам, которые автоматически рассылаются системой, и в шаблонных ответах в емейлах, которые создаете Вы. Они также позволяют внешним рутинами автоматизации понимать, какие конкретные файлы подобрать из задачи.
Метки файлов важный функционал для процессов, которые вовлекают технологии автоматизации. Пример: если дальнейшее автоматическое Действие должно понимать, какой из прикрепленных Вами к Случаю файлов «Подтверждение инвойса», то Вы можете добавить такие метки к соответствующим файлам, и независимо от названия файла, технология автоматизации сможет определить, какой файл выбрать, основываясь на его метке. Такая внешняя технология автоматизации может аналогичным образом распределять метки как часть процесса загрузки документов в задачах в Enate для дальнейшего использования вручную или автоматически.
Доступные названия меток настроены в Конструкторе. Если Вы регулярно сталкиваетесь с ситуациями, когда конкретная метка не доступная для выбора, поговорите с Вашей командой администраторов, чтобы ее добавили.
Вы можете добавить метку к файлу, нажав на иконку плюса и затем выбрав метку из открывшегося списка.
Вы также можете одновременно добавить метки к нескольким файлам и ссылкам, выбрав один или несколько элементов и используя иконку, отобразившуюся в заголовке вкладки файлов.
Enate также помогает с автоматическим добавлением меток к вложениям емейлов. В секции Маркетплейса в Конструкторе Enate доступны различные опции для активирования компонентов (от Enate, а также от третьих сторон), которые анализируют содержание входящих емейлов, включая возможность предложения меток для вложений емейлов, на основе их содержания.
Если Ваш администратор активизировал компонент автоматического добавления меток, то Вы увидите некоторую дополнительную информацию в секции меток файлов, где будут автоматически предлагаться значения меток для вложенных файлов.
Если используемая Вами технология в достаточной мере уверена в предложенной метке, то такая метка будет помечена зеленым цветом. Если Вы согласны с предложенной меткой, то Вам не нужно ничего делать. Если не согласны – просто нажмите на нее и отредактируйте.
Если технология менее уверена в предложенной метке, то метка будет помечена оранжевым цветом. Если Вы согласны с предложенной меткой, то обязательно подтвердите ее, если нет – измените ее в соответствии со своими предпочтениями. Каждый раз, когда Вы это делаете, технология будет обучаться и предлагать более подходящие метки. Если Вы заметили, что технология регулярно предлагает неподходящие метки, то свяжитесь с Вашей командой администраторов, чтобы они поменяли порог уверенности.
После того, как метки будут добавлены, эти файлы/ссылки будут доступны для автоматического добавления к емейлам по совпадающим меткам, чтобы Вы были уверены, что все документы определенного типа будут включены в определенные емейлы / емейлы с определенным содержанием.
Когда в емейл, созданный вручную, добавлен шаблонный текст, или когда новый емейл создан автоматически и оперативно отправлен, система определит любые метки, связанные с шаблонным текстом / шаблоном емейла и затем автоматически прикрепит все файлы данной задачи с такой же меткой. Метки связываются с шаблонным ответом / шаблонным контентом емейла как часть конфигурации системы администратором в Конструкторе, когда создаются шаблоны емейлов.
Обратите внимание: если метки не были сконфигурированы в Вашей системе, тогда опция «добавить метку файла» не будет отображаться.
Также Вы можете добавлять заметки к файлам и ссылкам, чтобы предоставить короткое описание содержания или предоставить любую другую информацию, которая может быть полезна.
Вы также можете разом добавлять заметки к нескольким файлам и ссылкам, выбрав один или несколько объектов и используя иконку, которая после этого появится в заголовке во вкладке Файлов.
Меню справа позволяет Вам просматривать отдельный файл. Просмотр откроет новую вкладку.
Если файл не позволяет предварительный просмотр, то появится всплывающий баннер, объясняющий это, который предложит Вам загрузить этот файл. Типы файлов, которые поддерживают предварительный просмотр: txt, pdf, jpg, jpeg, jpe, jif, jfif, jfi, png, gif, web, tiff, tif, heif,heic, svg, svgz.
Вы можете скачать отдельные файлы, нажав на опцию в меню справа.
Вы можете разом скачать несколько файлов, выбрав файлы, которые Вы хотите скачать, и выбрав опцию сверху экрана. Эти файлы могут быть скачены как несколько отдельных файлов или как один ZIP архив через опцию скачивания как ZIP архив.
Вы можете удалять файлы или ссылки по отдельности нажатием на меню справа.
Вы также можете удалять несколько файлов/ссылок, выбрав файлы/ссылки, которые Вы хотите удалить, и выбрав опцию удаления сверху экрана.
Вы можете фильтровать файлы и ссылки, которые отображаются во вкладке файлов, выбрав опцию фильтра сверху. Вы можете фильтровать по следующим принципам: Вложения, Вложения исходящих емейлов, Вложения входящих емейлов и Ссылки.
Также Вам доступен поиск произвольного текста, чтобы помочь Вам находить отдельные файлы или ссылки. Вы можете искать по разным текстовым группам – названия файлов, информация в метке и тексты заметок.
Стандартные файловые вложения будут обозначены иконкой скрепки:
Ссылки будут обозначены иконкой ссылок:
Вложения из входящих емейлов будкт обозначены иконкой зеленого емейла:
Вложения из исходящих емейлов будкт обозначены иконкой голубого емейла:
