Există numeroase modalități de creare și gestionare a contactelor în Enate. Urmăriți acest clip video pentru informații suplimentare:
Pagina de activitate a contactelor conține informații detaliate despre activitatea unui utilizator de servicii individual.
Accesați Pagina de activitate a contactelor prin:
1. Căutare rapidă - faceți clic pe un utilizator în Căutare rapidă
2. Un articol de lucru - faceți clic pe un contact din cardul de contacte al unui articol de lucru
3. Pagina de gestionare a contactelor - faceți clic pe numele unui contact din Pagina de gestionare a contactelor
În Pagina de activitate a contactelor puteți vizualiza detaliile persoanelor de contact în partea dreaptă și le puteți actualiza, după caz.
Dacă faceți clic pe secțiunea „Articole de lucru”, puteți vizualiza toate articolele de lucru asociate contactului. Fiecare articol de lucru figurează sub forma unui card cu date referitoare la acesta, precum referința, titlul articolului de lucru, data scadentă, responsabilul, coada de așteptare și starea. Puteți deschide articolele de lucru pentru mai multe detalii, făcând clic pe referință și pe titlu. În mod implicit, se vor afișa articolele în curs de desfășurare, dar se pot afișa și articolele de lucru finalizate.
Dacă faceți clic pe fila „Comunicări”, veți putea vizualiza comunicările (e-mailuri, notițe) aferente utilizatorului și articolele de lucru asociate acestuia. Tot aici puteți căuta și comunicări specifice.
De asemenea, puteți începe o nouă activitate pentru un contact din Pagina de activitate a contactelor. Dacă creați un nou articol de lucru din Pagina de activitate a contactelor, contactul va fi atribuit în mod automat ca și Contact principal, Solicitant și Subiect al articolului de lucru, iar dacă acesta are setată o Etichetă implicită, va fi etichetat ca atare și în articolul de lucru. Rețineți că, atunci când lansați un Tichet, opțiunea „Trimitere automată de e-mailuri” este setată automat ca fiind dezactivată.
Articolele de lucru pe care le puteți începe de aici variază în funcție de configurarea acestora pentru a putea fi inițiate din Pagina de activitate a contactelor din Builder, de compania la care a fost atribuit contactul la crearea acestuia în Work Manager și de compania la care ați fost atribuit dvs. ca utilizator.
Puteți copia numele utilizatorului printr-un clic pe butonul de copiere din fila respectivă:
Pagina de gestionare a contactelor este secțiunea în care puteți vizualiza și gestiona toate contactele externe într-un singur loc.
Notă: veți putea accesa Pagina de gestionare contacte numai dacă aveți configurate autorizațiile relevante în Enate Builder. Consultați pentru mai multe informații.
Puteți accesa această pagină din Link-ul de navigare. Contactele dvs. și informațiile referitoare la acestea vor fi afișate într-un tabel.
Puteți adăuga contacte din Pagina de gestionare contacte făcând clic pe pictograma Creare contact și completând detaliile contactului în fereastra pop-up rezultată.
De asemenea, aveți posibilitatea de a edita compania, fusul orar, locația sediului, limba preferată a contactelor dvs. prin bifarea căsuței de selectare a contactelor, și va apărea butonul de editare.
Puteți alege colanele pe care doriți să le vizualizați accesând pictograma în formă de rotiță și selectând din lista de Coloane standard.
Opțiunea Coloană creată automat vă permite să consultați modul în care au fost generate contactele externe - dacă acestea au fost create automat sau manual. Vă rugăm să rețineți că, odată ce un contact creat automat este editat, acesta nu va mai fi afișat ca un contact creat automat în coloana din Pagina de gestionare contacte.
Puteți clasifica tabelul în ordine alfabetică pentru o coloană făcând clic pe titlul coloanei respective și puteți reveni la selecția inițială de coloane făcând clic pe „Reveniți la valorile implicite”.
Dacă dați clic pe link-ul cu primul nume, se va deschide .
Puteți importa o listă de contacte dintr-o foaie de calcul Excel în . Aveți la dispoziție un model compatibil cu toate limbile oferite de Enate.
Este absolut necesar să completați adresa de e-mail atunci când importați contacte dintr-un fișier Excel. Dacă nu specificați o companie, contactul va fi setat automat la nivel global. Consultați aici pentru mai multe informații despre .
Pentru a edita un contact, accesați și faceți dublu clic pe contact pentru a deschide fereastra pop-up de Editare contact.
Pentru a șterge un contact, accesați și faceți clic pe căsuța de selectare a contactului, unde va apărea butonul de ștergere. Aveți posibilitatea de a șterge mai multe contacte simultan.
Puteți adăuga coloane personalizate în grilă dacă faceți clic pe pictograma în formă de rotiță și selectați din lista de Coloane de date personalizate. Coloanele de date personalizate sunt create în Builder (faceți clic pentru mai multe informații). Pot fi create câmpuri pentru toate tipurile de date, cu excepția Câmpurilor pentru tabele și a Câmpurilor de text lung.
Etichetele de contact se folosesc pentru a asocia contactele cu articolele de lucru.
Etichetele implicite de contact configurate de sistem sunt următoarele:
Contact principal - utilizatorul principal cu care colaborați referitor la această cerere. Nu poate exista decât un singur Contact principal pentru un articol de lucru. Această rubrică este obligatorie pentru Tichete. În funcție de configurația Cazului în Builder, aceasta poate fi sau nu obligatorie pentru Cazuri (dacă este setată ca obligatorie după tipul de Caz, este obligatorie și pentru Acțiunile acelui Caz).
Solicitant inițial - persoana care a inițiat solicitarea. Nu poate exista decât un singur Solicitant inițial pentru un articol de lucru, iar acesta este independent de eticheta „Solicitant”. Solicitantul inițial va fi setat automat în situația în care o persoană de contact validă trimite e-mailul de inițiere a articolul de lucru; în caz contrar, se va promova la „Solicitant inițial” prima persoană care a fost setată manual ca „Solicitant”. Eticheta de „Solicitant inițial” nu poate fi modificată odată ce este setată și nu puteți elimina persoana de contact etichetată ca „Solicitant inițial” din articolul de lucru.
Solicitant - persoana care solicită cererea aferentă. Nu poate exista decât un singur Solicitant pentru un articol de lucru. Această rubrică este obligatorie pentru Tichete. În funcție de configurația Cazului în Builder, aceasta poate fi sau nu obligatorie pentru Cazuri (dacă este setată ca obligatorie după tipul de Caz, este obligatorie și pentru Acțiunile acelui Caz).
Subiect – utilizatorul la care se referă articolul de lucru (poate fi niciunul dintre articolele menționate anterior). Nu poate exista decât un singur Subiect pentru un articol de lucru.
Deseori, toate trei vor fi aceeași persoană. Dacă etichetați un alt contact cu aceste tipuri de etichete implicite configurate de sistem, eticheta contactului anterior va fi eliminată - deoarece nu poate exista decât un singur titular al contactelor implicite din sistem într-un articol de lucru.
Dacă adăugați manual primul contact la un articol de lucru, acesta va fi setat în mod implicit drept Contact principal, Solicitant și Subiect. Ulterior, puteți reatribui manual aceste etichete altor utilizatori.
CC - orice alte contacte care pot fi incluse în corespondență. Dacă un contact este etichetat doar ca „CC”, acesta va fi afișat în secțiunea separată CC (care va rămâne ascunsă până când vor exista doar contacte CC pentru articolul de lucru).
Pe lângă etichetele implicite de contact din sistem (Contact principal, Subiect, CC, Solicitant), puteți adăuga o altă etichetă de contact implicită la o înregistrare de contact pentru a facilita și ușura utilizarea acestora pentru articolele de lucru.
De exemplu: Dacă știți că „Jane Smith” va fi întotdeauna Broker-ul pentru fiecare articol de lucru la care este adăugată ca persoană de contact, puteți atribui o etichetă implicită de „Broker” fișei de contact lui Jane, astfel încât aceasta să fie completată automat pentru ea în articolul de lucru, fără a fi nevoie să setați manual această valoare a etichetei de fiecare dată.
Lista etichetelor implicite cu opțiunile disponibile este configurată în Builder, în rubrica Setări Generale > > Etichete De Contact.
Puteți seta etichetarea implicită oricând adăugați un nou contact în sistem.
Totodată, puteți adăuga etichete la contactele existente și edita eticheta implicită setată pentru un contact în pagina Contacte.
Etichetarea implicită poate fi editată și în masă, respectiv se poate seta pentru mai multe contacte deodată - selectați pur și simplu un număr de fișe de contact din pagina de Contacte și faceți clic pe butonul Editare pentru a accesa opțiunea de editare în masă.
Dacă o anumită valoare a etichetei nu a fost setată la „Permiteți mai multe”, doar un singur contact din articolul de lucru poate avea valoarea respectivă. De exemplu: se poate întâmpla să existe un singur contact „Broker” pentru un Tichet. Acest lucru afectează în mod evident etichetarea implicită dacă două contacte care au aceeași etichetă implicită „trebuie să fie unică” sunt adăugate la un articol de lucru, fie manual, fie automat. În acest caz, sistemul va aloca eticheta implicită unui singur contact (și, prin urmare, va elimina eticheta implicită pentru celelalte contacte). Sistemul va aloca persoanei de contact deja etichetate, o altă valoare de etichetă existentă, în următoarea ordine de prioritate.
Contact principal
Solicitant
Subiect
CC
Orice alt contact asociat cu articolul de lucru
Nu veți putea adăuga o etichetă implicită unui contact dacă societatea căreia îi este atribuită are o societate furnizoare diferită de cea a etichetei implicite.
Nu veți putea trimite un articol de lucru cu un contact a cărui etichetă implicită este setată la o companie furnizoare diferită de cea a articolului de lucru.
La sosirea unui e-mail de la o adresă care este asociată cu un contact care se află deja în sistem și contactul respectiv:
are o setare Globală a domeniului de aplicare, sau
are o setare Locală a domeniului de aplicare, dar aparține aceleiași companii la care va aparține articolul de lucru pe baza regulilor de direcționare a e-mailurilor,
se completează automat detaliile sale în Cardul de contacte la crearea articolului de lucru de către sistem, iar acesta va fi etichetat automat ca fiind Contactul principal, Solicitantul inițial și Solicitantul articolului de lucru. În cazul în care îi este atribuită o etichetă implicită, contactul respectiv va fi etichetat ca atare. Rețineți însă că puteți oricând să editați manual etichetele după ce articolul de lucru a fost creat.
La sosirea unui e-mail de la o adresă asociată cu un contact care se află deja în sistem, dar care are o setare Locală a domeniului de aplicare și care aparține unei companii diferite de cea căreia îi va aparține articolul de lucru, pe baza regulilor de direcționare a e-mailurilor, detaliile sale NU vor fi completate automat în Cardul de contacte la crearea articolului de lucru de către sistem (și, prin urmare, nu va putea fi etichetat automat pentru articolul de lucru). Rețineți că puteți oricând să editați manual etichetele după ce articolul de lucru a fost creat.
Domeniul de aplicare implicit pe „Global” sau „Global și local”
La sosirea unui e-mail de la o adresă necunoscută, dacă:
sistemul dvs. este configurat să seteze domeniul de aplicare al contactelor externe la Global, sau Global și Local,
contactul va fi creat automat, va avea un domeniu de aplicare Global (adică nu va fi asociat cu nicio companie specifică) și detaliile sale vor fi completate automat în Cardul de contacte la crearea articolului de lucru de către sistem. În plus, acesta va fi etichetat automat ca și Contact principal, Solicitant inițial și Solicitant al articolului de lucru. Deoarece anterior acesta nu exista în sistem, nu va avea o etichetă implicită. Rețineți că puteți oricând să editați manual etichetele după ce articolul de lucru a fost creat.
Domeniul de aplicare implicit pe „Local”
La sosirea unui e-mail de la o adresă necunoscută, dacă
sistemul dvs. este configurat să seteze domeniul de aplicare al contactelor externe la Local,
contactul respectiv va fi creat automat, va avea un domeniu de aplicare Local (adică va fi asociat unei companii specifice) și va fi creat în cadrul companiei din care face parte articolul de lucru. Detaliile sale vor fi completate automat în Cardul de contacte la crearea articolului de lucru de către sistem și va fi etichetat automat drept Contact principal, Solicitant inițial și Solicitant al articolului de lucru. Deoarece anterior acesta nu exista în sistem, nu va avea o etichetă implicită. Rețineți că puteți oricând să editați manual etichetele după ce articolul de lucru a fost creat.
Crearea automată a contactelor este DEZACTIVATĂ
La sosirea unui e-mail de la o adresă necunoscută, dacă
articolul de lucru va fi creat pe baza regulilor de direcționare a e-mailurilor, dar detaliile expeditorului e-mailului NU vor fi completate automat în Cardul de contacte la crearea articolului de lucru de către sistem (și, prin urmare, acesta nu poate fi etichetat automat la articolul de lucru). Rețineți că puteți oricând să editați manual etichetele după ce articolul de lucru a fost creat.
Când se creează un articol de lucru de la butonul „Începeți articolul de lucru” de pe Pagina de activitate a unui contact, contactul respectiv va fi etichetat automat ca Solicitant inițial, Solicitant, Subiect și Contact principal al articolului de lucru, iar eticheta implicită va fi și ea inclusă (dacă are una).
Pe Cardul de contacte din panoul lateral al Tichetelor, Cazurilor și Acțiunilor puteți specifica persoanele asociate cu articolul de lucru și puteți seta etichetele de contact ale acestora.
În mod facultativ, primul operator care evaluează Tichetul poate fi stabilit drept Contact Principal, dacă se consideră adecvat în urma evaluării sale. Dacă etichetați un alt contact ca fiind unul dintre aceste tipuri de contacte, eticheta va fi eliminată de la contactul anterior.
Totodată, puteți adăuga manual contacte la articolul de lucru, prin căutarea acestora în Cardul de contacte.
Rețineți că se pot vizualiza numai contactele care aparțin aceleiași companii ca și articolul de lucru.
Dacă în Cardul de contacte căutați un utilizator care nu există în sistem, puteți crea un nou contact făcând clic pe opțiunea „Creare contact” și introducând detaliile contactului.
Conform adresei de e-mail a persoanei de contact, sistemul va decoda și va completa automat numele și prenumele persoanei de contact. După ce introduceți toate informațiile și faceți clic pe „Creare contact”, sistemul vă va redirecționa înapoi la articolul de lucru.
Contactele externe pot fi create în mai multe moduri în Enate.
Sistemul Enate poate fi setat să creeze automat noi registre de contacte externe la primirea de e-mailuri care conțin adrese de e-mail noi, dacă setarea .
Sistemul va completa automat numele și prenumele persoanei de contact pe baza numelui afișat în e-mail. Mai multe detalii referitoare la acest aspect:
Dacă numele afișat în e-mail conține un spațiu, valoarea de dinaintea primului spațiu va fi folosită ca prenume a persoanei de contact, iar valoarea de după ultimul spațiu va fi folosită ca nume de familie. De exemplu, dacă numele afișat în e-mail este „John Smith”, persoanei de contact va fi completat automat ca „John”, iar numele de familie va fi completat automat ca „Smith”.
Dacă numele afișat în e-mail conține o virgulă, valoarea de dinaintea primei virgule va fi folosită ca nume de familie a persoanei de contact, iar valoarea de după virgulă, dar înainte de spațiu, ca prenume. De exemplu, dacă numele afișat în e-mail este „Smith, John”, atunci numele de familie a persoanei de contact va fi completat automat ca „Smith”, iar prenumele va fi completat automat ca „John”.
Dacă sistemul nu poate completa automat numele și prenumele cu certitudine, atunci contactul va fi creat automat fără nume și prenume, iar utilizatorul va fi invitat să completeze el însuși aceste date când trimite articolul de lucru.
În plus, pentru un contact creat automat va depinde de setarea domeniului de . Dacă este configurată pentru „Global” sau „Global și local”, contactul creat automat va avea un domeniu de aplicare global, deci nu va fi asociat cu nicio companie specifică. Dacă este configurată pentru „Local”, contactul creat automat va fi creat în cadrul companiei din care face parte articolul de lucru corespunzător.
Puteți adăuga contacte din făcând clic pe pictograma Creare contact și completând detaliile contactului în fereastra pop-up rezultantă.
Notă: adresa de e-mail a contactului trebuie să fie unică în sistem.
De asemenea, puteți crea un contact nou din fișa de contacte a unui articol de lucru. Dacă în Fișa de contacte căutați un utilizator care nu există în sistem, puteți crea un nou contact făcând clic pe opțiunea „Creare contact” și introducând detaliile contactului.
Conform adresei de e-mail a persoanei de contact, sistemul va decoda și va completa automat numele și prenumele persoanei de contact. După ce introduceți toate informațiile și faceți clic pe „creați contactul”, sistemul vă va redirecționa înapoi la articolul de lucru.
Vă rugăm să rețineți că, dacă creați un contact nou în modul de testare, acel contact va fi disponibil numai pentru executarea pachetelor de testare în sistem.
Puteți vedea dacă un contact extern a fost creat automat de către sistem sau dacă a fost creat manual de către un utilizator, consultând rubrica de „Creare automată” din Pagina de gestionare contacte.
Vă rugăm să rețineți că, odată ce un contact creat automat este editat, acesta nu va mai fi afișat ca un contact creat automat în coloana din Pagina de gestionare contacte.
În funcție de modul în care acestea au fost configurate în Builder, veți avea la dispoziție diverse opțiuni pentru a atribui o companie unui contact extern:
Toate companiile/Global
Dacă configurați compania la această valoare, contactul extern poate crea și accesa articolele de lucru din toate companiile.
Asta înseamnă, de asemenea, că utilizatorii managerului de lucru pot căuta toate contactele externe legate de un articol de lucru.
O companie anume (locală)
Dacă setați domeniul de aplicare al contactului la o anumită companie, contactul extern va putea crea și accesa doar articolele de lucru pentru compania la care este asociat.
De asemenea, utilizatorii vor putea adăuga un contact la un pachet de interfață pentru programarea aplicației numai dacă contactul aparține aceleiași companii (sau dacă face parte dintr-o companie generică).
Vă rugăm să rețineți că:
Puteți schimba compania asociată a unui contact extern din Toate companiile/Global la o anumită companie (locală) numai în cazul în care contactul extern nu este asociat cu articole de lucru de la mai multe companii diferite. Puteți schimba această opțiune prin realocarea contactului la un articol de lucru.
Pentru a atribui contactele externe la Toate companiile/Global, este necesar ca rubrica Companie din fișierul de Creare în masă să rămână necompletată, astfel încât, în mod implicit, contactele vor fi atribuite la Global.
Compania configurată pentru un contact creat automat va depinde de setarea domeniului de aplicare a contactului. Dacă este configurată pentru „Global” sau „Global și local”, contactul creat automat va avea un domeniu de aplicare global, deci nu va fi asociat cu nicio companie specifică. Dacă este configurată pentru „Local”, contactul creat automat va fi creat în cadrul companiei din care face parte articolul de lucru corespunzător.
Vă rugăm să rețineți că, dacă un contact extern este delimitat la nivel local (cu alte cuvinte, este asociat unei anumite companii), nu îl puteți adăuga ca persoană de contact pentru un articol de lucru care există în cadrul unei alte companii. Acest lucru este valabil și pentru conturile de Agent (care trebuie să existe întotdeauna în cadrul unei anumite companii). NUMAI conturile externe cu domeniu de aplicare global au flexibilitatea de a fi asociate ca și contacte la articolele de lucru ale oricărui Client.
Puteți edita în masă compania, fusul orar, locația biroului, limba preferată și eticheta implicită a contactelor dvs. prin selectarea căsuțelor din contactele respective - faceți clic pe butonul de Editare rezultant și se va afișa fereastra de editare în masă. Setați informațiile dorite și apăsați butonul de Confirmare pentru a salva modificările în masă.
Dacă faceți clic pe o fișă de contact individuală, se vor afișa detaliile contactului într-o nouă fișă cu .
Când sosește un e-mail de la o adresă care este asociată cu un utilizator al sistemului sau cu un contact extern care a fost înregistrat anterior în sistem, detaliile acestora vor fi completate automat în fișa de contacte în momentul în care sistemul creează Tichetul. Aceste contacte vor fi automat ca Solicitant inițial, Solicitant, Subiect și Contact principal. Etichetele respective pot fi eliminate.
De asemenea, n momentul în care se creează un articol de lucru de la butonul „Începeți articolul de lucru” din , contactul respectiv va fi ca Solicitant inițial, Solicitant, Subiect și Contact principal al articolului de lucru.
Când adăugați manual un contact pentru prima dată, acesta va fi în mod implicit drept Contact principal, Solicitant inițial, Solicitant și Subiect. Ulterior, puteți reatribui manual etichetele de Contact principal, Solicitant și Subiect altor utilizatori, dar rețineți că eticheta de Solicitant inițial nu poate fi modificată odată ce a fost setată.
Puteți importa o listă de contacte dintr-o foaie de calcul Excel în . Se furnizează un model, care este compatibil cu toate limbile oferite de Enate.
Este absolut necesar să completați adresa de e-mail atunci când importați contacte dintr-un fișier Excel. Dacă nu specificați o companie, contactul va fi setat automat la nivel global. Consultați aici pentru mai multe informații despre domeniul de .
În cazul în care căutați un nou contact care încă nu există în sistem, puteți crea un contact nou prin intermediul funcției de . Accesați funcția de căutare a persoanelor din Căutare rapidă și faceți clic pe „Adăugare contact”.
În momentul în care faceți clic pe „Adaugare contact”, sistemul va decoda și va completa automat numele, prenumele și adresa de e-mail. După ce completați toate informațiile și faceți clic pe Creare, veți fi direcționat către a noului contact.
Vă rugăm să rețineți că această opțiune este disponibilă numai dacă domeniul de aplicare al contactului extern este setat la „Global” sau „Global și local” în Builder. Consultați pentru mai multe informații.
Pentru a edita un contact, accesați și faceți dublu clic pe contact pentru a deschide fereastra pop-up de Editare contact.
Pentru a șterge un contact, accesați și faceți clic pe căsuța de selectare a contactului, unde va apărea butonul de ștergere. Aveți posibilitatea de a șterge mai multe contacte simultan.
