Az Enate számos funkciója lehetővé teszi az Ön számára a különböző csapatok által végrehajtott műveletek kezelését, így Ön akkor is könnyedén létrehozhatja és felügyelheti a munkát, ha nincs teljes jogosultsága mások munkájához.
A több Ügyön és Jegyen átívelő támogató munka részeként Ön e-maileket oszthat meg az összekapcsolt munkatételek között, hogy azok szélesebb körben is megtekinthetők legyenek. Ezt akár olyan munkatételek esetén is megteheti, amelyekre nincs jogosultsága.
Az összekapcsolt munkatételek közötti e-mailek megosztásának két lehetséges módja van.
1. Egy már meglévő e-mailből – Kattintson a várólistán az egy már meglévő e-mail tetején látható „+” ikonra, majd válassza ki azt a munkatételt, amellyel szeretné megosztani az e-mailt.
2. Egy új e-mail megírásakor – Egy másik módszer, amikor egy új e-mail megírásakor a „+” ikon megnyomásával egyszerűen hozzáadja a munkatétel hivatkozási számát a To, CC vagy BCC mezőkhöz, pont úgy, ahogyan azt egy e-mail-cím hozzáadásakor is tenné:
Ez a módszer akkor is használható, amikor Ön csak az összekapcsolt munkatételek között szeretné megosztani az e-maileket anélkül, hogy azokhoz egy e-mail-címet kellene hozzáadnia.
Kérjük, vegye figyelembe, hogy e-mailek csak az összekapcsolt munkatételek között oszthatók meg. Továbbá, ha egy e-mailt már megosztottak a munkatételek között, a megosztás többé nem vonható vissza.
Minden címzettnek a szokásos módon küldjük el az e-mailt, és azt a kiválasztott munkatételekkel is megosztjuk.
Amikor valaki válaszol a megosztott e-mailre, a választ mindkét munkatételhez csatoljuk.
Amellett, hogy lehetősége van új összekapcsolt munkatételeket létrehozni egy Ügyből vagy egy Jegyből, Ön meglévő Ügyeket és Jegyeket is összekapcsolhat, hogy jobban kezelhesse a különböző csapatok által elvégzett tevékenységeket.
A meglévő munkatételek kétféleképpen kapcsolhatók össze:
Vegye figyelembe, hogy Ön csak az Ügyeket és a Jegyeket kapcsolhatja össze, és nem másolhatja át a kommunikációkat, fájlokat, hibákat, kapcsolatokat vagy az egyedi adatokat, amikor meglévő munkatételeket kapcsol össze.
Önnek lehetősége van a saját Fő oldaláról is összekapcsolni a meglévő munkatételeket, ha a Fő oldal rácsáról (amelyen a Munkaügyi postaládája, Csapata munkaügyi postaládája, a Saját munka, vagy a Csapata saját munkája lehet látható) kiválasztja azokat az Ügyeket és Jegyeket, amelyeket össze kíván kapcsolni, majd a rács tetején megjelenő „Összekapcsolás” lehetőségre kattint.
Az első Ügy vagy Jegy, amelyet kiválaszt, lesz az a munkatétel, amelyhez minden soron következő munkatétel hozzá lesz kapcsolva (vagy a listáján első helyen szereplő, ha az „Összes kiválasztása” opciót használta).
A felugró ablakban megerősítjük az Ön számára, hogy melyik Ügyhöz/Jegyhez kapcsoljuk az elemeket, valamint hogy melyek ezek az elemek, mielőtt lehetővé tennénk Önnek az összekapcsolás megerősítését:
Ön egyszerre legfeljebb csak 50 munkatételt köthet össze, azonban annak nem szabtunk felső határt, hogy összességében hány munkatétel kapcsolható össze.
Ha Ön ezt követően arra a fő Jegyre/Ügyre lép, amelyhez mindent kapcsolt, akkor annak Kapcsolt munka fülén MINDEN olyan elemet megtekinthet, amelyet hozzákapcsolt az adott tételhez.
Ha Ön azonban az egyik olyan munkatételben tartózkodik, amelyet úgy döntött, hogy ehhez a fő Jegyhez/Ügyhöz kapcsol, akkor az adott Kapcsolt munka fülön Ön csak a fő Jegynek/Ügynek a feljegyzését láthatja (a többi kapcsoltét tételét nem).
Önnek lehetősége van magából a munkatételből is összekapcsolni a meglévő munkatételeket, ha a munkatétel képernyőjére lép, majd kiválasztja a „+ Munkatétel” lehetőséget, végül pedig a „Meglévő elem” opcióra kattint.
A felugró ablakban keresse meg azokat az Ügyeket és/vagy Jegyeket, amelyekkel össze szeretné kapcsolni ezt a munkatételt.
Ön egyszerre legfeljebb csak 50 munkatételt köthet össze, azonban annak nem szabtunk határt, hogy összességében hány munkatétel kapcsolható össze.
A Kapcsolt munka fülön egy kapcsolat jelenik meg az újonnan összekapcsolt Ügyhöz vagy Jegyhez azoknak a munkatételeknek a képernyőjén, amelyek össze lettek kapcsolva.
Önnek bármikor lehetősége van leválasztani a munkatételeket, ha a munkatétel képernyőjének Kapcsolt munka fülére lép, majd kiválasztja a Leválasztás ikont.
Az egy Jegyhez vagy Ügyhöz kapcsolt összes munkatételt a Kapcsolatok lapon tekintheti meg.
A Kapcsolatok lap rácsán Ön megtekintheti az összekapcsolt munkatételek listáját, amely azok hivatkozásait, címét, megbízottját, várólistáját, valamint határidejét is tartalmazza.
A munkatétel kapcsolatának felbontására szolgáló ikon is itt található, ha amunkatételeket tévesen kapcsolta össze.
Az Ügyek Műveleteinek megtekintéséhez nyissa meg azokat.
Ha Önnek nincs jogosultsága egy adott üzleti folyamathoz, akkor az adott folyamat munkatételeit szürke színű háttérrel láthatja majd, és ezeket nem nyithatja meg. Azonban Ön továbbra is megtekintheti a munkatétellel kapcsolatos magasabb szintű információkat, például ki a megbízottja, melyik várólistán található, és mi a határideje.
A kapcsolódó munkatételek egymáshoz szorosan kapcsolódó elemek egy csoportja, amely csoport egyes tagjai a saját egyedi beállításaiknak megfelelően működnek, ám mégis hatással vannak az eredeti munkatételükre – az eredeti munkatétel egészen addig nem fejeződik be, amíg előbb minden „gyermek” elem be nem fejeződik.
A kapcsolódó csoport munkatételeinek kommunikációit automatikusan megosztjuk a munkatételek között, így azok mindig láthatók lesznek, és ha Ön válaszol az egyik ilyen munkatétel e-mailjére, akkor a válasz minden kapcsolódó munkatételben is látható lesz.
Továbbá a fájlokat, hivatkozásokat, hibákat, smart kártyákat és kapcsolatokat szintén automatikusan megosztjuk a csoport munkatételei között, tehát ha Ön frissíti az egyik fájlt az egyik ilyen munkatételben, akkor azzal a kapcsolódó csoport összes munkatételében frissíti az adott fájlt.
A kapcsolódó munkatételek csoportja a következőket foglalja magában:
Egy Ügy és annak Műveletei
Egy Ügy és annak Alügyei
A hátralévő Jegy és egyéb „megoldott” Jegyek, ha több Jegyet is egyesítettek
Egy „gyermek” Ügy és annak eredeti Jegye, ha a Jegyet Üggyé alakították át
Vegye figyelembe, hogy felosztott Jegyek esetén az eredeti Jegy fájljainak, hivatkozásainak, hibáinak, smart kártyáinak és kapcsolatainak pillanatképét átmásoljuk a gyermek Jegyekhez, tehát egy munkatétel egy adott fájljának frissítésével a kapcsolódó csoport egyéb munkatételei nem frissülnek majd. Azonban az eredeti Jegy – amely Várakozik állapotúvá vált – egészen addig nem fejeződik be, amíg előbb minden „gyermek” Jegy be nem fejeződik. Továbbá azt is vegye figyelembe, hogy ha az eredeti Jegyhez egy bejövő e-mail érkezik be, akkor azt átmásoljuk a gyermek Jegyekhez is, nem pedig megosztjuk velük.
Amikor a munkatételek nincsenek aktív hatással egymásra (azaz nem egy kapcsolódó munkatételekből álló csoport részei), azonban még mindig fennáll közöttük egy laza kapcsolat, Ön pedig szeretne gyorsan egyikről a másikra ugrani, akkor használja az Enate Összekapcsolt munkatételek funkcióját.
Az egymással „Összekapcsolt” kapcsolatban lévő munkatételek a saját egyedi beállításaiknak megfelelően viselkednek, és nem kell egymásra várniuk ahhoz, hogy befejeződhessenek. Ön bármikor könnyedén összekapcsolhat két vagy több munkatételt, amely egy nagyon hasznos és rugalmas módja az elemek összekapcsolásának – így például a különböző részlegeken dolgozó emberek is naprakészek lehetnek azzal kapcsolatban, hogy hogyan állnak azok a munkák, amelyek a saját Jegyükhöz/Ügyükhöz kapcsolódnak.
Az összekapcsolt munkatételek között továbbá a kommunikációkat sem osztjuk meg automatikusan, azonban Ön dönthet úgy, hogy átmásolja az egyik munkatétel kommunikációiról készült pillanatképet egy olyan munkatételbe, amelyhez az kapcsolódik.
Vegye figyelembe, hogy Önnek továbbá lehetősége van az összekapcsolt munkatételek közötti e-mailek megosztására is – .
Továbbá a fájlokat, hivatkozásokat, hibákat, egyedi adatokat és kapcsolatokat nem osztjuk meg automatikusan egy új összekapcsolt munkatétel elindításakor, azonban Ön dönthet úgy, hogy átmásolja azok pillanatképét. Bármilyen ezeken elvégzett változtatás nem tükröződik majd a többi kapcsolt munkatételen.
Az ilyen típusú kapcsolat használata akkor hasznos, ha például egy Ügy határideje teljesen független egy másik munkadarab befejezésétől (pl. egy másik részleg által), azonban még mindig hasznosnak bizonyulnak azon emberek számára, akik valamelyiken dolgozva így tisztában maradhatnak a másikkal kapcsolatos tevékenységekkel, és ami a legfontosabb, így gyorsan hozzá is férhetnek a másikhoz.
A munkatételek a következő módokon kapcsolódhatnak egymáshoz:
Egy Ügy vagy egy Jegy, amelyet közvetlenül egy meglévő Ügyből vagy Jegyből indítanak el.
Egy kapcsolat manuális hozzáadásával egy Ügyből/Jegyből és másik, meglévő Ügyhöz vagy Jegyhez.
Ha egy már létező ügyből vagy jegyből egy újat indít el, azzal hoz létre a munkatételek között.
Az „összekapcsolt” kapcsolattal rendelkező munkatételek megtartják a kapcsolatukat az eredeti üggyel/jeggyel, azonban teljesen függetlenek, a saját egyedi beállításuknak megfelelően viselkednek, és nem kell megvárniuk a másik befejezését azelőtt, hogy be lehetne azokat fejezni. Ez azért hasznos, mert az eredeti ügy/jegy határideje így minden alrész (pl. amelyen egy másik részleg dolgozik) elkészültségétől független.
Az összekapcsolt munkatételek a munkatétel képernyőjének jelenik majd meg, megkönnyítve ezzel az egymáshoz kapcsolódó munkatételek csoportjának nyomon követését.
Vegye figyelembe, hogy csak az ügyek és a jegyek kapcsolhatók össze, és amikor egy munkatétel egy másik munkatételhez kapcsolódik, és azt végül egyesítik, felosztják vagy egy üggyé alakítják át, akkor az ennek eredményeképp létrejövő munkatételeket szintén hozzákapcsoljuk az eredeti munkatételhez.
Például:
Amikor egy jegyet egy másik munkatételhez kapcsolnak, és az adott jegyet egy másik munkával egyesítik, akkor a fennmaradó egyesített tételt az eredeti munkatételhez kapcsoljuk majd.
Amikor egy jegyet egy másik munkatételhez kapcsolnak, és az adott jegyet több jegyre osztják fel, akkor az ennek eredményeképp létrejövő aljegyeket szintén összekapcsoljuk majd az eredeti munkatétellel.
Amikor egy jegyet egy másik munkatételhez kapcsolnak, és az adott jegyet később egy üggyé alakítják át, akkor az ennek eredményeképp létrejövő ügyet szintén összekapcsoljuk majd az eredeti munkatétellel.
Ha Ön egy új, összekapcsolt Jegyet szeretne létrehozni egy már meglévő Ügyből vagy Jegyből, válassza ki a munkatétel lapok részének közelében található „+ Munkatétel” lehetőséget, majd a legördülő menüben kattintson a „Jegy” lehetőségre.
A megjelenő felugró ablakban Ön szűréssel két módon is megkeresheti a létrehozni kívánt új típusú Jegyet:
az e-mail-útvonalban keresve – megadhatja azt a bejövő üzenetfiókot, amelyre az emberek általában e-maileket küldenek a munkatételek létrehozásához. Az adott e-mailes bejövő üzenetfiók gyakran az üzlet azt az adott részét szimbolizálja, ahol Ön létre kívánja hozni az új munkatételt. Egy hasznos parancsikon létrehozásával hozzáadtunk egy olyan funkciót, ahol Ön üzenetfiók alapján kereshet, és ezzel azonnal leszűkítheti azokat a Jegyfolyamatokat, amelyekből választhat. Egy üzenetfiók kiválasztásával Ön a legördülő menü opcióinak szűrésével csak azokat a folyamatokat látja majd, amelyek az adott üzenetfiókhoz kapcsolódnak.
egy Ügyfél, Szerződés, Szolgáltatás, valamint egy Jegyfolyamat kiválasztásával a létrehozás megkezdéséhez (ha csak egy választható opció van, az alapértelmezett értékké válik).
Ezt követően Ön a Jegy következő beállításain módosíthat:
Egy összekapcsolt Ügy egy olyan Ügy, amely egy Ügyhöz vagy Jegyhez kapcsolódik, azonban az eredeti Ügy teljesen független attól. Ez azért hasznos, mert az eredeti Ügy határideje így minden alrész (pl. amelyen egy másik részleg dolgozik) elkészültségétől független.
Ha Ön egy új, összekapcsolt Ügyet szeretne létrehozni egy már meglévő Ügyből vagy Jegyből, válassza ki a munkatétel lapok részének közelében található „+ Munkatétel” lehetőséget, majd a legördülő menüben kattintson az „Ügy” lehetőségre.
A megjelenő felugró ablakban Ön szűréssel két módon is megkeresheti a létrehozni kívánt új típusú Ügyet:
az e-mail-útvonalban keresve – megadhatja azt a bejövő üzenetfiókot, amelyre az emberek általában e-maileket küldenek a munkatételek létrehozásához. Az adott e-mailes bejövő üzenetfiók gyakran az üzlet azt az adott részét szimbolizálja, ahol Ön létre kívánja hozni az új munkatételt. Egy hasznos parancsikon létrehozásával hozzáadtunk egy olyan funkciót, ahol Ön üzenetfiók alapján kereshet, és ezzel azonnal leszűkítheti azokat az Ügyfolyamatokat, amelyekből választhat. Egy üzenetfiók kiválasztásával Ön a legördülő menü opcióinak szűrésével csak azokat a folyamatokat látja majd, amelyek az adott üzenetfiókhoz kapcsolódnak.
egy Ügyfél, Szerződés, Szolgáltatás, valamint egy Ügyfolyamat kiválasztásával a létrehozás megkezdéséhez (ha csak egy választható opció van, az alapértelmezett értékké válik).
Ezt követően Ön az Ügy következő beállításain módosíthat:
Figyelje meg, hogy a „+ Munkatétel” lehetőség használatával létrehozott Alügyek kapcsolata továbbra is látható marad az , ám a Kapcsolatok lapon nem jelenik meg.
Az összekapcsolt kapcsolatban lévő munkatételek az Ügyek és a Jegyek lapján jelenik majd meg.
Kérjük, ne feledje, hogy az Ön által elindítható Jegyek a Builder engedélybeállításaitól függenek majd. Továbbá Ön csak egy olyan e-mail-útvonalból választhat majd ki egy Jegyfolyamatot, amelyet a Builderben engedélyeztek (). Ezen felül Ön csak választhat ki egy Jegyfolyamatot, ha az adott Jegyfolyamat e-mail-útvonala történő futásra lett beállítva.
Ezt követően kattintson a Létrehozás lehetőségre. A egy kapcsolat jelenik meg az újonnan összekapcsolt Jeggyel.
Kérjük, ne feledje, hogy az Ön által elindítható Ügyek a Builder engedélybeállításaitól függenek majd. Továbbá Ön csak egy olyan e-mail-útvonalból választhat majd ki egy Ügyfolyamatot, amelyet a Builderben engedélyeztek (). Ezen felül Ön csak választhat ki egy Ügyfolyamatot, ha az adott Ügyfolyamat e-mail-útvonala történő futásra lett beállítva.
Ezt követően kattintson a Létrehozás lehetőségre. A egy kapcsolat jelenik meg az újonnan összekapcsolt Üggyel.
Cím | Módosíthatja az Ön által létrehozott új Jegy címét. |
Leírás | Módosíthatja az Ön által létrehozott új Jegy leírását. |
Kategória és alkategóriák | Ki kell választania az új Jegy kategóriáját és alkategóriáját. |
Határidő felülbírálása |
Hibák másolása | Átmásolhatja az eredeti ügy/jegy már létező hibáit az Ön által létrehozott új jegybe. Vegye figyelembe, hogy amennyiben frissíti az új összekapcsolt jegy hibáit, akkor annak az eredeti jegynek/ügynek a hibái NEM frissülnek majd, amelyből azt létrehozták. |
Fájlok másolása | Átmásolhatja az eredeti ügy/jegy már létező fájljait (címkékkel és a fájlra vonatkozó megjegyzésekkel együtt) az Ön által létrehozott új jegybe. Vegye figyelembe, hogy amennyiben frissíti az új összekapcsolt jegy fájljait, akkor annak az eredeti jegynek/ügynek a fájljai NEM frissülnek majd, amelyből azt létrehozták. |
Kapcsolatok másolása | Átmásolhatja az eredeti ügy/jegy már létező kapcsolatait (címkékkel és a kapcsolatra vonatkozó megjegyzésekkel együtt) az Ön által létrehozott új jegybe. Vegye figyelembe, hogy amennyiben frissíti az új összekapcsolt jegy kapcsolatait, akkor annak az eredeti jegynek/ügynek a kapcsolatai NEM frissülnek majd, amelyből azt létrehozták. |
Egyéni adatok másolása | Átmásolhatja az eredeti ügy/jegy már létező egyéni adatait (pl. egyéni adatmezőit) az Ön által létrehozott új jegybe. Vegye figyelembe, hogy amennyiben frissíti az új összekapcsolt jegy egyéni adatait, akkor annak az eredeti jegynek/ügynek az egyéni adatai NEM frissülnek majd, amelyből azt létrehozták. |
Munkatétel-kommunikációk másolása |
Automatikus e-mailek letiltása | Ön dönthet úgy, hogy a rendszer az elsődleges kapcsolatként, kérelmezőként vagy alanyként megjelölt kapcsolatok számára automatikus e-maileket küldjön. |
Kapcsolatok hozzáadása |
Cím | Módosíthatja az Ön által létrehozott új Ügy címét. |
Leírás | Módosíthatja az Ön által létrehozott új Ügy leírását. |
Ütemezés |
Határidő felülbírálása |
Hibák másolása | Átmásolhatja az eredeti ügy/jegy már létező hibáit az Ön által létrehozott új ügybe. Vegye figyelembe, hogy amennyiben frissíti az új összekapcsolt ügy hibáit, akkor annak az eredeti jegynek/ügynek a hibái NEM frissülnek majd, amelyből azt létrehozták. |
Fájlok másolása | Átmásolhatja az eredeti ügy/jegy már létező fájljait (címkékkel és a fájlra vonatkozó megjegyzésekkel együtt) az Ön által létrehozott új ügybe. Vegye figyelembe, hogy amennyiben frissíti az új összekapcsolt ügy fájljait, akkor annak az eredeti jegynek/ügynek a fájljai NEM frissülnek majd, amelyből azt létrehozták. |
Kapcsolatok másolása | Átmásolhatja az eredeti ügy/jegy már létező kapcsolatait (címkékkel és a kapcsolatra vonatkozó megjegyzésekkel együtt) az Ön által létrehozott új ügybe. Vegye figyelembe, hogy amennyiben frissíti az új összekapcsolt ügy kapcsolatait, akkor annak az eredeti jegynek/ügynek a kapcsolatai NEM frissülnek majd, amelyből azt létrehozták. |
Egyéni adatok másolása | Átmásolhatja az eredeti ügy/jegy már létező egyéni adatait (pl. egyéni adatmezőit) az Ön által létrehozott új ügybe. Vegye figyelembe, hogy amennyiben frissíti az új összekapcsolt ügy egyéni adatait, akkor annak az eredeti jegynek/ügynek az egyéni adatai NEM frissülnek majd, amelyből azt létrehozták. |
Munkatétel-kommunikációk másolása |
Kapcsolatok hozzáadása | Ön egyszerre több eltérő kapcsolatot is hozzáadhat az új Ügyhöz, és feloszthatja közöttük a címkéket. |
Ha az Ön rendszere úgy lett beállítva (), akkor dönthet úgy, hogy felülbírálja az Ön által létrehozott új Jegy határidejét.
Munkatétel-kommunikációkat, például e-maileket (az e-mailek csatolmányaival együtt) és megjegyzéseket oszthat meg az eredeti Ügy/Jegy és az Ön által létrehozott új Jegy között. Kérjük, vegye figyelembe, hogy ha egy Ügyből hoz létre egy Jegyet, ezzel csak az ügyszintű kommunikációkat osztja majd meg, a műveletszintű vagy alügyszintű kommunikációkat nem. Az egyedi műveletek vagy alügyek kommunikációinak átmásolását Ön az adott e-mailek/megjegyzések történő megosztásával végezheti el.
Ha a úgy lettek beállítva, akkor engedélyezett az Ön számára, hogy egyszerre több eltérő kapcsolatot is hozzáadjon az új Jegyhez, és felossza közöttük a címkéket.
Ha az Ön rendszere úgy lett beállítva (), akkor ki kell választania egy ütemezést az Ön által létrehozott új Ügyhöz.
Ha az Ön rendszere úgy lett beállítva (), akkor dönthet úgy, hogy felülbírálja az Ön által létrehozott új Ügy határidejét.
Munkatétel-kommunikációkat, például e-maileket (az e-mailek csatolmányaival együtt) és megjegyzéseket oszthat meg az eredeti Ügy/Jegy és az Ön által létrehozott új Jegy között. Kérjük, vegye figyelembe, hogy ha egy Ügyből hoz létre egy munkatételt, ezzel csak az ügyszintű kommunikációkat osztja majd meg, a műveletszintű vagy alügyszintű kommunikációkat nem. Az egyedi műveletek vagy alügyek Ön az adott e-mailek/megjegyzések az Ügy kommunikációs idővonalról történő megosztásával végezheti el.
