Áttekintés

A munkatársi értékelési műveletek remek alkalmat adnak arra, hogy a csapat különböző tagjai az ügyön belüli kulcsfontosságú műveletek esetén áttekinthessék egymás munkáját.

A munkatársi értékelés műveletei két részből állnak: az első rész a művelet „végrehajtása” az egyik felhasználó által, míg a második rész a művelet helyes elvégzését ellenőrző értékelést foglalja magában – ezt az értékelést egy másik felhasználó végzi el.

A munkatársi értékelések műveletei két részből állnak: az első rész a művelet befejezése, amelyet egy felhasználó végez el. A második rész során áttekintik a műveletet, hogy az megfelelően lett-e elvégezve – ezt egy másik felhasználó végzi el.

Tekintse meg ezt a videót a Work Manager munkatársi értékelési műveleteinek használatára vonatkozó gyors áttekintésért:

1. lépés: A művelet befejezése

A munkatársi értékelés művelete először „Elvégzendő” állapotban jelenik meg annak a felhasználónak, akit a művelet elvégzésével bíznak meg.

A munkatársi értékelés szimbóluma jelzi, ha Ön egy olyan műveletet végez el, amelyet egy munkatárs értékelni fog majd:

Az első felhasználónak a szokásos módon el kell végeznie a műveletet, majd „Megoldva” állapotúként kell azt megjelölnie.

2. lépés: A művelet áttekintése

A művelet befejezését és „Megoldva” állapotúként való megjelölését követően a műveletet egy másik felhasználóhoz rendelik áttekintésre, és az ismét „Elvégzendő” állapotú lesz.

A munkatársi értékelés szimbóluma jelzi, ha Ön egy olyan műveletet tekint át, amelyet egy munkatársa végzett el:

Ha Ön a munkatársi értékelés alatt lévő művelet képernyőjén van, akkor a képernyő tetején láthatóvá válik egy Munkatársi értékelés szövegmező, amely lehetővé teszi az értékelő számára, hogy a művelet befejezésének módjával kapcsolatos általános megjegyzéseket fűzzön ahhoz.

Az áttekintés befejezését követően változtassa megoldott állapotúvá a műveletet, majd döntse el, hogy az áttekintés Sikeres vagy Sikertelen volt-e, vagy esetleg Nem lehetett azt befejezni, majd kattintson a megerősítésre.

Sikeres áttekintés

Ha örömmel hagyja jóvá a tevékenységet, a „Sikeres” lehetőség kiválasztásával jelölheti ezt, majd bezárhatja a képernyőn látható műveletet. Lehetősége van megjegyzést is hozzáadni, de ez nem kötelező.

Ha ezt követően a műveletet ismét megjeleníti, láthatja, hogy a Munkatársi értékelés mellett a Sikeres megjelölés látható, és minden beírt megjegyzés is elolvashatóvá válik.

Sikertelen áttekintés

Amennyiben a műveletet nem megfelelően végezték el, válassza ki a „Sikertelen” lehetőséget, majd adjon meg (kötelezően) egy megjegyzést is a Munkatársi értékelés hozzászólások részében, amelyben részletezi a sikertelenség okát.

Az áttekintés beküldésével a művelet ismét visszakerül ahhoz az ügynökhöz, aki az eredeti tevékenységet végezte, az állapota pedig „Elvégzendővé” változik.

Amikor az eredeti ügynök megnyitja a műveletet, a munkatársi értékelés mellett a „Sikertelen” felirat lesz látható, és elolvashatja az értékelést végző személy hozzászólásait.

A feladatuk most nyilvánvalóan az, hogy újra elvégezzék a tevékenységet, és kijavítsák a felmerült hibákat, majd ismét megoldottnak jelöljék azt. Ezt követően az ismét átkerül az értékelőhöz, aki egy újabb munkatársi értékelést végez majd el.

Amikor az áttekintés nem lehetséges

A másik lehetőség az az, hogy az értékelő nem tudja sikeresen elvégezni az értékelést. Ebben az esetben a „Nem lehet befejezni” lehetőséget kell kiválasztaniuk. A rendszer ezt követően arra kéri az értékelőt, hogy adja meg az okot, amely miatt nem lehetett befejezni az értékelést.

Ha ezt megadta, Megoldva állapotúnak jelölheti a műveletet.

Ezzel bezárul a művelet, és „Nem sikerült elvégezni” jelzővel lesz ellátva. Ez egészen az ügyig eszkalálódik: mostantól egy figyelmeztető szimbólum és egy értesítés jelenik meg rajta, amely felhívja a figyelmet, hogy a továbblépés érdekében beavatkozásra van szükség az ügy esetén.

A munkatársi értékelés kihagyása

Néha előfordul, hogy a munkatársi értékelést automatikusan kihagyja a rendszer, ha az megfelel az ügy beállításaiban megadott bizonyos feltételeknek.

Ebben az esetben a manuális művelet befejezését követően a rendszer rögtön a következő műveletre lép, és ezzel megakadályozza azt, hogy valaki munkatársi értékelést végezzen rajta.

Emellett a műveletek listájában ennek megfelelően egy megjegyzés jelenik meg, amely megmutatja, hogy nem volt szükség munkatársi értékelésre.

A „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet megvárja egy adott alügy befejezését, mielőtt lehetővé tenné az ügy számára, hogy továbblépjen a következő műveletre.

Egy műveletről megállapítható, hogy „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet-e, mivel ilyen esetben a művelet információs kártyáján a „Művelet az alügy befejezésére vár” szöveg látható.

Miután elindítottak egy „Várakozás az alügyek befejezésére” műveletet ÉS a várakozó állapotú alügy is el lett indítva (akár manuálisan, akár egy „Ügy elindítása” művelet használatával), akkor a „Várakozás az alügy befejezésére” művelet „Várakozik” állapotúvá válik.

Az alügy befejezését követően a „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet automatikusan bezárul.

Erről az idővonalon is értesítjük majd Önt.

Ha az alügy „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet várakoztatása nem érhető el, és ezért várakozik állapotú ­­– akár azért, mert nem lett elindítva, vagy azért, mert még az előtt megoldották, hogy a „Várakozás az alügyek befejezésére” műveletet elindították –, a „Várakozás az alügyek befejezésére” művelet „Elvégzendő” állapotúvá válik, és egy olyan várólistához rendeljük, ahol egy felhasználó magához rendelheti azt, majd eldöntheti, hogyan folytassa azt.

Ha Ön ezt követően „Várakozik” állapotúra próbálja állítani a „Várakozás az alügyek befejezésére” műveletet, akkor a művelet bezáródik, mivel a várakozik állapotúra állított alügy nem lett még elindítva.

Ha a művelet nem „Várakozás az alügyek befejezésére” állapotú, és az alügy, amelyre várakozott, befejeződött, egy „Az alügy be lett fejezve” üzenet jelenik meg az információs kártyán.

Ha manuálisan megold egy „Várakozás az alügy befejezésére” műveletet, a művelet az alügy befejezése nélkül „Megoldva” állapotúként lesz megjelölve.

Áttekintés

A dokumentumkivonatolási komponens automatikusan kivonja a beérkező e-mailekhez csatolt fájlok releváns adatait, hogy ezek az adatok a munkatétel további feldolgozása során is használhatók legyenek, időt és munkát takarítva meg ezzel az Ön ügynökeinek. Ez azt is jelenti, hogy az olyan dokumentumok, mint például a PDF-ek, beolvashatók és felhasználhatók az ügyek Enate-ben történő elindításához és a folyamatban lévő tevékenységek részeként is.

Amikor dokumentumkivonatolási műveletet fut le egy ügyön, az ügyhöz mellékelt dokumentumok az Ön által kívánt technológiát használva beolvashatók, és a feldolgozott kimeneti fájlokat a rendszer automatikusan visszaküldi és az ügyhöz csatolja.

Ha az Ön által használt technológia a beállított megbízhatósági küszöb alapján nem kellően biztos az eredményekben, akkor az Enate a munkát azonnal átküldi egy ügynöknek a Work Managerben, aki átnézheti és ellenőrizheti azt, így biztosítva az emberi felülvizsgálatot, ha szükség van rá.

Ezt a komponenst az Enate Builder Piacterének felületén az Ön rendszergazdája állíthatja be.

Bővebb információkért tekintse meg a következő videót:

Hogyan működik ez futtatás közben?

Amikor Ön egy ügyet futtat a Work Managerben, a beérkező e-mailek fájljaiból származó releváns adatokat a rendszer automatikusan elemzi és kivonatolja.

Amennyiben az Ön által használt technológia kellően biztos az adatkivonatolás eredményében, akkor ezt a műveletet egyáltalán nem kell egy emberi felhasználónak látnia – az egyszerűen automatikusan befejeződik, és az ügy a következő műveletre lép majd. A befejezett adatkivonatolási művelet rákattintást követően továbbra is megtekinthető, azonban azt nem kell átadni, és abban nem kell egy emberi felhasználónak részt venni.

Ha azonban a kivonatolási technológia kevésbé biztos az adatkivonatolás eredményeiben, akkor a műveletet átadja egy emberi felhasználónak, aki ha legközelebb a „Lehívás a várólistáról” lehetőséget használja a kezdőlapján, akkor felveheti és áttekintheti azt. Amikor egy ügynök megnyitja a műveletet, akkor láthatja, hogy az azért került hozzájuk, mert további ellenőrzésekre van szükség.

Ehhez csupán rá kell kattintania a „Hitelesítés most” lehetőségre, majd a művelet „Érvényesítőállomás” képernyőjére kell görgetnie, amely megmutatja a beolvasott dokumentum képét, valamint az adatértékek kivonatolt táblázatát. Ezzel megtekintheti, hogy hol vannak azok a kiemelt részek, ahol alacsonyabb a megbízhatósági szint, áttekintheti azokat, majd szükség szerint javíthatja is őket. Ezek az eredeti helyükön, illetve egy felugró ablakban is megtekinthetők, hogy teljes képernyőn láthassa azokat.

Minden alkalommal, amikor így tesz, segíti a technológiát a tanulásban, amely így a jövőben még hatékonyabban tudja majd kivonatolni az adatokat. Ha úgy véli, hogy a technológia rendszeresen rossz javaslatokat tesz, beszéljen a rendszergazdával a megbízhatósági küszöb módosítását illetően.

Ha elégedett a kivonatolt adatokkal, akkor egy kattintással sikeresen befejezettnek jelölheti meg a műveletet.

Az Enate támogatja az ABBYY FlexiCapture-rel történő integrációt, ami az ABBYY FlexiCapture-rel integrált művelettel történik. (Az új művelettípus létrehozásával és konfigurálásával kapcsolatos útmutatást tekintse meg itt).

Amikor ezt az ABBYY-műveletet futtatja egy ügyön, az ügyhöz mellékelt dokumentumok beküldhetők az ABBYY FlexiCapturehöz OCR-beolvasáshoz. A feldolgozott kimeneti fájlokat a rendszer automatikusan visszaküldi és az ügyhöz csatolja.

A rendszer a következő megerősítő üzenetet jeleníti meg, amikor arra vár, hogy dokumentumo(ka)t küldjön be az ABBYY FlexiCapture-rendszerbe feldolgozásra:

Megerősítést láthat, amikor a dokumentumok feldolgozásra történő beküldése sikeres volt az ABBYY rendszerében.

Az utolsó próbálkozás akkor történik, amikor a dokumentumo(ka)t beküldte feldolgozásra az ABBY FlexiCapture rendszerébe.

Ha a beküldött dokumentumok érvénytelen fájlformátumúak voltak, vagy valamilyen probléma adódott a dokumentumnak a formázásával, akkor a rendszer az alábbi üzenetet küldi el Önnek:

Automatikus újrapróbálkozások

Ha a dokumentum beküldése során valamilyen hiba történt, akkor a rendszer néhány alkalommal automatikusan újrapróbálja majd a beküldést attól függően, hogy az Ön rendszere hogyan lett beállítva a Builder felületén belül (további információkat itt találhat).

Ha az automatikus újraküldéseket követően továbbra is probléma van a beküldéssel (pl. ha az újrapróbálkozások száma 5-re van állítva, és a rendszernek a következő 5 újrapróbálkozás során sem sikerül kapcsolatot létesítenie), akkor az ABBYY-művelet „Lezárva” állapotúvá válik.

Ellenőrzés

Miután beszkennelt egy dokumentumot, az ABBYY egy pontszámot hoz létre a szkennelés minősége alapján. Ha a megbízhatósági pontszám a megadott küszöbérték felett van, akkor nincs szükség ellenőrzésre, és a rendszer feldolgozza az adatokat és elvégzi a feladatot. Ha a megbízhatósági pontszám egy bizonyos küszöbérték alatt van, emberi ellenőrzésre van szükség.

Ellenőrzés nem szükséges

Egy állapotüzenet jelzi, hogy nincs szükség emberi ellenőrzésre:

A feldolgozás befejezése után az ABBYY-művelet befejeződik. Az exportált fájlok az ügyhöz lesznek csatolva, és megjelennek a Fájlok kártyán.

Emberi ellenőrzés szükséges

A rendszer figyelmeztetni fogja Önt, ha emberi ellenőrzésre van szükség:

Ezen kívül a művelet állapota mellett egy emlékeztető szöveg lesz látható, ami tájékoztatja arról, hogy a manuális ellenőrzést el kell végezni az ABBYY rendszerben, mielőtt folytathatná a folyamatot.

Az „Ellenőrzés” gombra kattintva megnyílik az ABBYY Verification Station (ABBYY Ellenőrzési Állomás) alkalmazás, ahol ellenőrizheti a beolvasott dokumentumokat, és szükség szerint módosíthatja az információkat.

Miután bejelentkezett, megjelenik az ABBY FlexiCapture Verification Station képernyője, ahol szükség szerint áttekintheti és módosíthatja az információkat.

A Verification Station három részből áll:

1. A beolvasandó dokumentum egyes oldalai.

2. Közelkép a beolvasandó eredeti dokumentumról

3. A kivonatolt kimenet, vagyis az eredeti dokumentum beszkennelt változata.

Az eredeti dokumentum lapján sárgával kiemelt szöveg az az adat, amelyet az ABBYY nem tud beolvasni. Ez piros színnel van kiemelve a kivonatolt kimeneten.

Bizonyos karakterek, mint például az „i”, szintén ki lehetnek emelve a kivonatolt kimenet szakaszában, ha az ABBYY bizonytalan a beolvasott másolattal kapcsolatban.

Miután végzett a manuális ellenőrzéssel, a képernyőn megjelenik ennek megerősítése, valamint azt is láthatja, hogy egy kivétel történt, amely manuális beavatkozást igényelt:

‌A feldolgozás befejezése után az exportált fájlok az ügyhöz lesznek csatolva, és megjelennek a Fájlok kártyán.

Ezt követően a műveletet megjelölheti befejezettként.

Áttekintés

Az „E-mail küldése” műveletek során az Enate automatikusan elküld egy e-mailt, majd a művelet azonnal bezárul. A Work Manager felhasználóinak semmilyen munkát nem kell elvégezniük az ilyen típusú műveleteken.

Az „E-mail küldése és várakozás” műveletek során az Enate automatikusan elküld egy e-mailt. A művelet ezt követően várakozó állapotba kerül, amíg beérkezik a válasz. Egy válasz beérkezését követően a művelet Elvégzendő állapotúvá válik, és további feldolgozásra vár majd.

Az e-mail Címzettje és bármilyen Másolatot kap vagy Titkos másolatot kap címzettjei a Builderben állíthatók be: bővebb információkért olvassa el a cikket, amely bemutatja, hogyan kell beállítani az „E-mail küldése” műveleteket a Builderben:

Az e-mail elküldését követően egy bejegyzés jelenik meg az idővonalon, amely megmutatja, hogy mikor lett elküldve, ki küldte el és kinek, volt-e másolatot kapó vagy titkos másolatot kapó címzett, mi volt az e-mail tárgya, és ha a kibővítésre kattint, akkor az e-mail szövegtestét is megtekintheti.

Kivételek

Ha egy érvénytelen Címzettet, Másolatot kap vagy Titkos másolatot kap címzettet adott meg, akkor az „E-mail küldése” és az „E-mail küldése és várakozás” művelet e-mailje nem lesz automatikusan elküldve, majd a műveletet ezt követően visszahelyezzük a várólistájára.

Az idővonalon egy figyelmeztetés jelenik majd meg:

Az ügy tulajdonosa eldöntheti, hogy szeretné-e manuálisan elküldeni az e-mailt, amely esetben ki kell javítania az e-mail-címet, és manuálisan ki kell töltenie az e-mail szövegét. A rendszergazdával is fel kell vennie a kapcsolatot, hogy figyelmeztesse őket a problémára, akik így a jövőbeni problémák elkerülése érdekében kijavíthatják az e-mail-címet.

Más műveleti archetípusokhoz hasonlóan a „Külső API aktiválása” műveletek is felhasználhatók az Ügyfolyamatok során, mégpedig akkor, amikor automatikusan meg kell hívnia egy másik rendszert, hogy adatokat adjon át annak, valamint potenciálisan arra késztesse a külső rendszert, hogy frissített egyéni adatokat küldjön vissza az Enate-nek.

A „Külső API aktiválása” műveletek beállításával kapcsolatos bővebb információkért tekintse meg a Builder adott részét.

Néha késés fordulhat elő a külső rendszer válaszára várakozás során. Amikor ez megtörténik, azaz amikor a „Külső API aktiválása” művelet arra vár, hogy egy külső rendszerből információ érkezzen vissza, a Művelet információs kártyája „Várakozás” állapotúként jelenik meg a Work Managerben.

Amikor a külső rendszer végül a frissített adatokat tartalmazó választ küld az Enate-nek, egy jelölővel jelzi, hogy sikeres VAGY sikertelen volt-e:

Válasz sikeres teljesítéssel

Amikor a rendszer válaszol és jelzi, hogy sikeres volt, akkor a Művelet automatikusan „Lezárt” állapotú lesz, a megoldási módszer pedig „Sikeresen elvégezve” lesz.

Válasz sikertelen teljesítéssel

Ha a rendszer azt válaszolja, hogy sikertelen volt, a művelet „Elvégzendő” állapotúvá válik, okként pedig az „Frissítette: integráció” lesz megjelölve. A külső API további információkkal is szolgálhat a sikertelenség okára vonatkozóan. Ez az információ a művelet információs kártyáján az „Elutasítás oka” részben jelenik meg.

Ha a művelet sikertelen mert nem fejeződött be a számára beállított (a Builderben konfigurált) időn belül, akkor „Elvégzendő” állapotúvá válik, okként az „Időtúllépés” lesz megjelölve, és a beállított hozzárendelési szabályok alapján várólistára kerül/hozzárendelődik egy felhasználóhoz.

Az ilyen sikertelen Műveletek ettől kezdve szabványos kézzel végzett műveletként viselkednek majd.

Automatikus újrapróbálkozások

Ha a Művelet nem tud kapcsolatba lépni a külső rendszerrel, automatikusan megpróbálja a csatlakozást egy bizonyos számú alkalommal, attól függően, hogy a rendszer hogyan lett konfigurálva a Builder alkalmazásban (további információt itt találhat). Egy hibaüzenetsáv is megjelenik a Műveleten, amely a következőket mutatja meg:

• mikor történt a hiba

• mikor próbál majd meg a rendszer automatikusan újracsatlakozni

• hány alkalommal próbálkozott a rendszer újracsatlakozni

• még hány alkalommal fogja a rendszer automatikusan megkísérelni az újracsatlakozást.

A hibaüzenet „Próbáld újra” lehetőségére kattintva innen Ön manuálisan is újra megpróbálhatja létrehozni a kapcsolatot.

Ha a Művelet az automatikus újrapróbálkozások után sem tud kapcsolatba lépni (pl. ha az újrapróbálkozások 5 alkalomra lett beállítva, és a rendszer nem tud kapcsolatot létrehozni az 5 automatikus újrapróbálkozást követően), akkor az „Lezárva” állapotba kerül, megoldási módként pedig a „Nem sikerült elvégezni” lesz megjelölve.

Amikor a Művelet megkapja a szükséges információkat, akkor automatikusan lezárul.

Az újrapróbálkozások beállításainak módosítása az újrapróbálkozások során, illetve azok megkezdését követően

Ha az automatikus újrapróbálkozások beállítása a Builderben megváltozott miután a rendszer megpróbált automatikusan kapcsolatba lépni egy külső rendszerrel, a következő fog történni:

Ha például, az újrapróbálkozás eredetileg 5 próbálkozásra lett beállítva, és a rendszer 5 automatikus újrapróbálkozást követően sem tud kapcsolatot létrehozni, a Művelet „Lezárva” állapotba kerül egy hibaüzenettel, amely az 5/5-ös újrapróbálkozási adatot fogja mutatni.

Ha az újrapróbálkozások számát ezt követően 5-nél magasabb számra, például 7-re állítják, akkor a hibaüzenet 5/7-es újrapróbálkozási adatot fog mutatni, de a rendszer NEM fog automatikusan a 6. és 7. alkalommal kapcsolatot teremteni, mivel a Művelet már le lett zárva.

Azonban, ha a Művelet nem lett „Lezárva” állapotú, mivel még nem érte el a maximálisan beállított automatikus újrapróbálkozások számát (például csak 4 próbálkozása volt az 5 alkalomból) és ezután a próbálkozások számát 7-re növeljük, ez azt jelenti, hogy a művelet 7 alkalomig automatikusan újra megpróbál majd csatlakozni.

Ezzel szemben, ha az újrapróbálkozások megkezdése után csökkenti az újrapróbálkozások számát – pl. 10-ből 4 újrapróbálkozás már megtörtént, de ezt követően 4-re csökkenti a maximumot, akkor a rendszer továbbra is 10-ből 4-et jelenít meg, de valójában lezárva állapotúvá válik.

Az Enate rendszerben a műveletek mindaddig „Elvégzendő” státuszban maradnak, amíg egy emberi vagy robot erőforrás el nem vállalja őket.

Amikor elkezd frissíteni egy ilyen állapotban lévő műveletet, akkor:

• az automatikusan hozzárendelődik Önhöz, és

• az állapot „Folyamatban” értékre változik

Az állapotot Ön is megváltoztathatja. Ez azt jelzi, hogy a munka már folyamatban van, és mindaddig a „Folyamatban” állapotban megmarad, amíg azt meg nem oldják – feltételezve például, hogy nem kell további információra várni.

Művelet visszaállítása „Elvégzendő” állapotba

Ha egy műveletet tévedésből vállalt el, vagy ha arra a következtetésre jutott, hogy ezt a munkát Ön nem tudja tovább folytatni, akkor megszüntetheti a saját magához rendelését, és a műveletet másik erőforráshoz rendelheti, vagy visszaküldheti a saját várólistájára. Lehet, hogy erre 10 másodperc vagy fél óra múlva kerül sor, de amikor ezt megteszi, a rendszer automatikusan visszaállítja a státuszt „Elvégzendő” állapotra, hogy mindenki tudja, hogy a munka nem fog előrehaladni mindaddig, amíg egy másik erőforrás el nem vállalja. Az állapotot manuálisan is visszaállíthatja „Elvégzendőre”, ha például tévedésből kezdett el dolgozni rajta, és gyorsan vissza kell vonnia a státuszváltozást.

Hasonlóképpen, ha egy robot erőforrás visszautasít egy munkát, annak állapota visszaáll „Elvégzendő” értékre, hogy azt egy emberi erőforrás elvállalhassa és elvégezze.

A „Várakozás” használata műveletek esetén

Amikor egy műveleten dolgozik, és ideiglenesen le kell állítania a munkát, mert további információra vár, vagy más ideiglenes akadályozó tényező miatt, akkor válassza a „Várakozás” állapotot.

Amikor egy műveletet „Várakozás” állapotba helyez, meg kell adnia a várakozás típusát. A következő lehetőségek közül választhat:

További információra vár műveletek esetén

Hatása az SLA-órára: Az SLA-óra SZÜNETEL, amíg egy művelet ebben az állapotban van, HA a művelet határidőre vonatkozó szabálya (amelyet a folyamattervezés során állítottak be) esetén a „Várakozási idő hozzáadása a határidőhöz” BE van kapcsolva. Ha KI van kapcsolva, akkor az SLA-óra FOLYTATÓDIK (nem áll le), amíg a művelet ebben az állapotban van.

Amikor egy műveleten dolgozik, és ideiglenesen le kell állítania a munkát, mert további információra vár egy harmadik féltől vagy ügyféltől, akkor válassza a „További információra vár” állapotot.

A „További információra vár” állapot megerősítése után a művelet a munkaügyi postaládájából átkerül a Saját munka listára, mivel egy válasz beérkezéséig nincs aktív munka, amelyet Önnek el kellene végeznie.

Amint beérkezik egy válasz, a művelet Elvégzendő állapotban visszakerül a Saját munkák listájáról a munkaügyi postaládájába, kiemelve, hogy Ön folytathassa.

Várakozás eddig műveletek esetén

Hatása az SLA-órára: Az SLA-óra FOLYTATÓDIK (nem áll le), amíg a művelet ebben az állapotban van.

Ha Ön egy műveleten dolgozik, és egy jövőbeli dátumig/időpontig ideiglenesen le kell állítania a munkát, akkor a „Várakozás eddig:” lehetőséget kell választania.

Amikor a „Várakozás eddig:” lehetőséget választja, meg kell adnia a kívánt újrafolytatási dátumot és időt.

A „Várakozás eddig:” állapot megerősítése után a művelet a postaládájából átkerül a Saját munka listára, mivel az újrafolytatási dátumig nincs aktív munka, amelyet Önnek el kellene végeznie.

A dátum elérésekor a művelet Elvégzendő állapotban visszakerül a Saját munkák listájáról a munkaügyi postaládájába, kiemelve, hogy Ön folytathassa.

Művelet megoldása

A művelet befejezésekor a műveletet „Megoldva” állapotba kell helyezni.

Emellett meg kell adni, hogy a művelet hogyan lett megoldva. Az alábbi két lehetőség közül választhat:

• Befejezés

• Nem lehet befejezni

Nem lehet befejezni

Válassza ezt a beállítást, ha nem tudja elvégezni a szükséges tevékenységet. Miután ezt választotta, és jóváhagyta, a rendszer lezárja a műveletet, és az nem nyitható meg ismét. Az ügy tulajdonosa erről értesítést kap, és a rendszer felszólítja arra, hogy tegye meg a szükséges lépéseket az ügyszintű megoldás érdekében. Ez jelentheti a művelet másik példányának elindítását, vagy az ügy újbóli elvégzését egy korábbi lépéssel kezdődően.

Adja meg annak okát, hogy miért nem tudja elvégezni a műveletet, majd a jóváhagyáshoz kattintson a „Nem lehet befejezni” gombra. A lap bezárul.

Megoldva és lezárva

Miután a művelet megoldódott, a „Lezárva” állapotba kerül.

Minden további beérkező levél egy teljesen új munkatételt indít el. Miután ezt választotta, a rendszer lezárja a műveletet, és az nem nyitható meg ismét.

A Művelet képernyő ugyanazzal az általános elrendezéssel rendelkezik, mint a és az képernyő, valamint ugyanolyan alapvető funkciókkal bír, például: egy Munkatételhez, , a megtekintése, valamint a megtekintése, azonban a Művelet képernyő néhány műveletspecifikus funkcióval is rendelkezik.

Műveletcím

A Művelet képernyő tetején látható a Művelet címe, amely a következőkből áll:

Ügyfélnév – Szerződésnév – Szolgáltatásnév – Ügyfolyamat neve – Műveletfolyamat neve

Például:

Ezen felül az Ügy rövid leírása az a cím, amely a főoldal rácsának „Cím” oszlopában is megjelenik majd a Műveletnél.

Ön a Művelet referenciaszámát és címét a lapon látható másolás ikonra kattintva másolhatja ki:

Határidő

Megjelenik a Művelet határideje, a különböző színkódok jelentése az alábbi:

Határidőn belül:

Ma esedékes:

Késedelmes:

Határidő felülbírálása

Ha a Builderben úgy állítottak be egy Műveletet, hogy az lehetőséget ad a határidő felülbírálására, akkor Ön képes lesz egy Művelet határidejének felülbírálására a fejlécben a felugró ablak dátumának megváltoztatásával.

Megbízott

Azt is megtekintheti, hogy a Művelet hozzá lett-e rendelve valakihez, és ha igen, kihez.

Ön képes egy Műveletet hozzárendelni valakihez vagy megszüntetni annak hozzárendelését, illetve képes a Műveletet saját magához rendelni, ha az még nem lett Önhöz rendelve.

A munka Enate-ben történő hozzárendeléséről bővebb információkat itt találhat:

Oldalsó panel

Egy Művelet állapotának megtekintése

Az információs kártyán megtekintheti a Művelet állapotát, valamint igény szerint megváltoztathatja azt.

Az információs kártya kerete egy olyan színre vált, amely a jelenlegi állapothoz kapcsolódik – amint rákattintott a gombra az állapot megváltoztatásához, a rendszer feldolgozza a változtatásokat –; a keret színe és az új állapot megváltozása megerősíti, hogy az állapot megváltoztatása sikeres volt.

Egy Munkatétel állapotának megváltoztatásakor, ha „Folyamatban” állapotúra változtatja azt, akkor a Munkatétel lapja az új állapot megváltoztatásakor is nyitva marad majd. Amikor bármilyen egyéb, például „Várakozik” vagy „Elutasítva” állapotúra változtatja meg, akkor a lap automatikusan bezárul. Az állapot alatt látható címke erről előre értesíti majd Önt.

A Művelet állapota mellett közvetlenül ez alatt a következő információ is látható lesz majd:

• Beállította – ki állította be az adott állapotot

• Ok – az állapotváltoztatás oka, azaz miért lett megváltoztatva (ez manuálisan vagy egy folyamat részeként is megtörténhet)

• Dátum – mikor változott meg az állapot

• Utoljára frissítette – ki volt az, aki a Művelet bármilyen adatát legutoljára megváltoztatta

• Utoljára frissítve – mikor történt a Művelet bármilyen adatának legutolsó frissítése

Egy Művelet beállításainak megtekintése

A Beállítások kártya megmutatja Önnek a művelet részletes információit, beleértve a következőket:

• A művelet kontextusa (Ügyfél>Szerződés>Szolgáltatás>Ügymenet). Ez nem módosítható.

• Műveleti utasítások

• A művelet eredeti ügye, egy az eredeti ügyre mutató hivatkozás, valamint egy az ügy állapotát megjelenítő ikon.

• Ki és mikor hozta létre a műveletet.

• Amennyiben ezt a műveletet egy másik munkatételből hozták létre, akkor a kezdeti kérés dátuma megmutatja az eredeti kérés kezdő dátumát, így Önnek a kérés teljesítéséhez szükséges teljes időtartam rögzítésére lehetősége van.

• Tartsa nálam – lehetőség arra, hogy a műveletet a jelenlegi felhasználónál tartsa.

• Bejegyzésszám – a Builderben a művelet megszabott beállításaitól függően lehetséges, hogy a bejegyzésszám itt nem jelenik meg. Ha megjelenik, a bejegyzésszám szerkeszthető. Ha frissíti egy művelet bejegyzésszámát, a rendszer frissíti a jövőbeli műveletek bejegyzésszámát, de a korábban lezárt műveletekét nem.

A Művelet kapcsolatai

Alapértelmezés szerint az elérhető kapcsolatok a következők:

• Elsődleges kapcsolat – a fő személy, akivel Ön a Művelettel kapcsolatban kommunikál.

• Kérelmező – az a személy, aki az eredeti kérést elküldte.

• Érintett – kiről szól a Művelet (ez lehetséges, hogy a fentiek közül egyik sem).

Leggyakoribb esetben mindhárom ugyanaz a személy lesz.

• Másolatot kapó címek – bármely további olyan kapcsolattartó személy, akit a levelezésre rácsatolhat. Amikor egy kapcsolatot kizárólag „Másolatot kap” címként jelölnek meg, az a külön Másolatot kap részben jelenik meg (ez addig rejtve van, amíg a Munkatételhez kizárólag Másolatot kap kapcsolatok tartoznak).

Ha egy olyan felhasználóra keres rá a Kapcsolatok kártyán, aki még nem szerepel a rendszerben, akkor a „Kapcsolat létrehozása” lehetőségre kattintva, majd a kapcsolat adatainak kitöltésével Ön egy új kapcsolatot hozhat létre.

Ha megadta a kapcsolat e-mail-címét, akkor a rendszer automatikusan dekódolja azt és kitölti a kapcsolat utónevét és vezetéknevét is. Ha minden információt megadott, majd a kapcsolat létrehozása lehetőségre kattintott, akkor a rendszer automatikusan átirányítja Önt a Munkatételhez.

Amikor manuálisan ad hozzá egy kapcsolatot, akkor azt alapértelmezés szerint Elsődleges kapcsolatként, Kérelmezőként és Érintettként állítjuk be. Ezt követően Ön ezeket a címkéket igény szerint manuálisan más felhasználókhoz rendelheti.

Időráfordítás-követés

A műveletek az SLA-knak megfelelően történő elvégzése érdekében az Enate lehetővé teszi a felhasználók számára, hogy nyomon kövessék a Munkatételek befejezéséhez szükséges időt, mind összesítve, mind pedig a rajta dolgozó különböző erőforrásokra lebontva.

A Munkatételek időráfordítás-követő kártyája nyomon követi az egyes böngészési munkamenetek idejét a tétel megoldása során.

Az időráfordítás-követéssel kapcsolatos bővebb információkat itt találhat:

Smart kártya

Továbbá egy Smart kártyát is beállíthat az egyedi adatok megjelenítéséhez.

További információért lásd itt:

Hibák kártya

A „Hibázó fél” legördülő menüjében kiválasztható a hiba bekövetkezéséért felelős fél. Eldöntheti, hogy egy ügynök hibájából lépett-e fel, a szervizközpont hibázott-e, vagy az ügyfél.

Ha sikerül kijavítani egy hibát, akkor a felhasználónak lehetősége van megnyitni az adott Műveletet és annak hibáját, majd megoldottként jelölheti azt meg. A Hibák folyamatban lévő Művelet esetén törölhetők.

Ellenőrzőlisták

Ahhoz, hogy egy Művelet befejezettként legyen megjelölhető, Önnek minden ellenőrzés esetén meg kell erősítenie annak elvégzését (a lehetséges opciók az Igen, Nem és a Nem alkalmazható), valamint minden ellenőrzéshez megjegyzést is fűzhet.

Ön azt is láthatja, hogy ki volt az utolsó személy, aki utoljára frissítette az ellenőrzőlistán szereplő tételt, valamint mikor történt ez a frissítés.

A Művelet képernyőjéről indított Műveletek

Egy Ügy újbóli elvégzése

Egy Művelet manuális elindítása

A Művelet képernyőjén látható további információk

Új információ érkezett

Amikor egy új e-mail vagy önkiszolgáló üzenet érkezik be egy még olvasatlan Művelethez, ezt az Új információ ikon kiemelésével jelezzük Önnek. Erre kattintva megtekintheti, hogy mikor érkezett be az új információ.

Dönthet úgy, hogy olvasottnak jelöli az új információt, ezzel normális állapotúra állítva vissza az Új információ ikont. Emellett Ön olvasatlannak is megjelölheti az információt, ha a „Megjelölés újként” lehetőségre kattint.

Ügy előrehaladásának megtekintése

A térkép ikonra kattintva megtekintheti, hogyan halad az az Ügy, amelyhez a Művelet tartozik. Az ikonra kattintva megjelenik az Ügy előrehaladása felugró ablak. Ez megjeleníti az Ügy során elért előrehaladást: a befejezett lépéseket zöld, a jelenlegi lépést narancssárga, míg a jövőben esedékes lépéseket szürke színnel jelölve.

Szabványos működési eljárás

Ez egy a Builderben az adott Munkatételre beállított Szabványos működési eljárásra mutató hivatkozás.

Mik azok a jóváhagyási műveletek? Hogyan működnek?

Az Enate-be beépített üzleti folyamatok ügyein belül gyakran vannak olyan pontok, ahol az adott folyamat folytatásához külső személyek (azaz az Enate-en kívül dolgozó emberek, akik az Ön vállalatának vagy egy érintett ügyfélvállalatnak az üzleti vezetői is lehetnek) jóváhagyására van szükség. Az ilyen feladatokra jó példák a bérszámfejtési folyamatok, ahol a folyamat folytatásához az ügyfélmenedzsmentnek jóvá kell hagynia a bérszámfejtési jelentéseket.

Az Enate jóváhagyási műveletét kifejezetten úgy hoztuk létre, hogy jóval integráltabb módon támogassa ezeket a jóváhagyásikérelem-forgatókönyveket annak biztosítása érdekében, hogy ez a „jóváhagyási ciklus” szorosan felügyelt, valamint az Enate műveletfolyamatain belül is jól látható legyen.

Hogyan működnek a jóváhagyási műveletek futtatás közben?

Az Enate-en kívül dolgozó ügynököknek jóváhagyási kérelmeket küldünk, amelyeket jóváhagyhatnak vagy elutasíthatnak.

A jóváhagyásnak több típusa is van, amelyek befolyásolják a döntéshozatal módját:

• Egy többszintű forgatókönyv esetén a kérelmező e-mailt továbbküldjük a következő szintű jóváhagyónak, amennyiben azt az előző szinten jóváhagyták. Legfeljebb 3 ilyen jóváhagyási szint alkalmazható. Amennyiben egy személy ezt nem hagyja jóvá, a kérelem el lesz utasítva.

• Párhuzamos forgatókönyv esetén a kérelmező e-mailt minden jóváhagyónak elküldjük, és az már az első döntéssel jóváhagyható.

• Párhuzamos: mindenki forgatókönyv esetén a kérelmező e-mailt minden jóváhagyónak elküldjük, és MINDENKINEK jóvá kell azt hagynia ahhoz, hogy a kérelem jóvá legyen hagyva. Amennyiben valaki ezt nem hagyja jóvá, a kérelem el lesz utasítva.

Ha a kérelmet minden szükséges fél jóváhagyja, akkor a jóváhagyási művelet sikeresen megoldódik és automatikusan lezárul, így a Work Manager egyetlen ügynökének sem kell majd azt magához vennie – de a lezárt művelet bármikor megtekinthető, ha automatikusan rákattint arra.

Kivételek, amelyeket a Work Manager ügynöke kezel

Előfordulhatnak azonban olyan esetek, amikor a Work Manager egyik ügynökének magához kell vennie a jóváhagyási műveletet, és el kell végeznie rajta a szükséges műveleteket annak további feldolgozásához:

• A jóváhagyást elutasították

• Nincsenek automatikusan meghatározott jóváhagyók (vagy nincs elegendő jóváhagyó)

Jóváhagyási kérelem elutasítva

Abban az esetben, ha a jóváhagyási kérelem el lett utasítva, akkor a művelet „Elvégzendő” állapotúvá válik, és a Work Manager ügynökének fel kell majd azt vennie. Át kell tekintenie az elutasítás a jóváhagyó személy által megadott okát, majd el kell döntenie, hogy a továbbiakban hogyan jár el. A következőket teheti:

1. Szükség szerint frissítheti azt, majd a művelet „Várakozás” módba állításával ismét elküldheti a kérelmet. Ezzel újra automatikusan elküldi a jóváhagyási kérelmet tartalmazó e-mailt**, és a műveletet „További információra vár” állapotba helyezi – mivel mielőtt a folyamat folytatódhatna, külső információ (egy jóváhagyás) regisztrálására van szükség a rendszerben.

2. „Nem lehet befejezni” állapotúra állíthatja a műveletet. Ez figyelmezteti majd az ügy tulajdonosát, aki így eldöntheti, hogy a továbbiakban hogyan fog eljárni – talán átdolgozza vagy teljesen lezárja majd az ügyet.

3. Megoldva állapotúnak jelölheti meg a műveletet, amellyel manuálisan jóváhagyottként jelöli meg a kérelmet. Ezt követően az ügy továbblép a következő műveletre.

Nincs elegendő jóváhagyó

Olyan esetben, amikor egy ügynöknek jóváhagyókat kell hozzáadnia egy művelethez, mivel egy vagy több szükséges jóváhagyó üres (vagy olyan változtatásokat kell végrehajtania, amelyek miatt a jóváhagyási kérelmeket újra ki kell küldeni), akkor az ügynök magához veszi az Elvégzendő állapotú jóváhagyási műveletet. A szükséges módosítások végrehajtását és/vagy a hiányzó jóváhagyók neveinek megadását követően a műveletet Várakozás állapotúként kell beállítaniuk. Ha így tesznek, akkor azzal automatikusan elküldik a jóváhagyási kérelmet tartalmazó e-mailt, majd „További információra vár” állapotúra állítják a műveletet, mivel az a folytatás előtt külső információra (jóváhagyásra vár).

Ha lejárt a jóváhagyási kérelem

Egy másik lehetséges forgatókönyv az, amikor egy jóváhagyási művelet automatikusan lezárul, mivel az lejárt vagy nem érkezett be időben elegendő válasz. Ebben az esetben a művelet automatikusan Megoldva állapotú lesz, és az ügy folytatódik. Ilyen helyzetben a műveletet a Work Manager egyetlen ügynökének sem kell magához vennie, bár a lezárt művelet arra manuálisan rákattintva mindig megtekinthető lesz.