Kontakt-Tags werden verwendet, um Kontakte mit Arbeitsaufträgen zu verknüpfen.
Die folgenden Kontakt-Tags sind standardmäßig verfügbar:
Hauptkontakt - die Hauptperson, an die Sie sich für diese Anfrage wenden. Es gibt jeweils immer nur einen Hauptkontakt für einen Arbeitsauftrag. Dies ist für Tickets obligatorisch. Abhängig von der Fallkonfiguration im Builder kann dies für den Fall obligatorisch sein oder nicht (wenn für den Falltyp als obligatorisch festgelegt, ist dies auch für die Aktionen dieses Falls obligatorisch).
Ursprüngliche/r Antragsteller/in – die Person, die den ursprünglichen Antrag gestellt hat. Es gibt jeweils immer nur eine/n ursprüngliche/n Antragsteller/in für einen Arbeitsauftrag, unabhängig vom Tag „Antragsteller/in“. Die/der ursprüngliche Antragsteller/in wird entweder automatisch eingestellt, indem ein valider Kontakt aus der Ausgangs-E-Mail, mit der ein Arbeitsauftrag begonnen hat, oder die erste Person, die manuell als „Antragsteller:in“ eingetragen wird, zur/zum „ursprünglichen Antragsteller/in“ werden. Das Tag „ursprüngliche/r Antragsteller/in“ kann später nicht mehr geändert werden und man kann den verknüpften Kontakt nicht aus dieser Rolle im Arbeitsauftrag entfernen.
Antragsteller/in - die Person, die den ursprünglichen Antrag gestellt hat. Es gibt jeweils immer nur eine/n Antragsteller/in für einen Arbeitsauftrag. Dies ist für Tickets obligatorisch. Abhängig von der Fallkonfiguration im Builder kann dies für den Fall obligatorisch sein oder nicht (wenn für den Falltyp als obligatorisch festgelegt, ist dies auch für die Aktionen dieses Falls obligatorisch).
Subjekt - um wen es im Arbeitsauftrag geht (dies kann keines der beiden oben genannten Themen sein). Es gibt jeweils immer nur ein Subjekt für einen Arbeitsauftrag.
Sehr oft werden alle drei die gleiche Person sein. Wenn Sie einen anderen Kontakt als einen dieser vom System vorgegebenen Beziehungstypen kennzeichnen, wird die Kennzeichnung vom vorherigen Kontakt entfernt, da es in einem Arbeitsauftrag nur einen Inhaber der vom System vorgegebenen Kontakte geben kann.
Wenn Sie einen Kontakt manuell hinzufügen, wird er standardmäßig als Hauptkontakt, Antragsteller/in und Subjekt festgelegt. Sie können diese Tags anschließend manuell anderen Nutzern neu zuweisen.
CCs - alle weiteren Kontakte, die auf jede Korrespondenz kopiert werden können. Wenn ein Kontakt nur als 'Cc' markiert ist, wird er im separaten Ccs-Abschnitt angezeigt (ausgeblendet, bis irgendwelche Nur-Cc-Kontakte auf dem Arbeitsauftrag vorhanden sind.
Zusätzlich zu den vom System voreingestellten Kontakt-Tags (Hauptkontakt, Betreff, CC, Antragsteller) können Sie einem Kontaktdatensatz ein weiteres Standard-Kontakt-Tag hinzufügen, um die Verwendung von Kontakt-Tags für Arbeitsaufträge schneller und einfacher zu gestalten.
Beispiel: Wenn Sie wissen, dass "Jane Smith" bei jedem Arbeitsauftrag, zu dem sie als Kontakt hinzugefügt wird, immer der Makler sein wird, können Sie dem Kontaktdatensatz von Jane den Standard-Tag "Makler" zuweisen, so dass er für sie im Arbeitsauftrag automatisch ausgefüllt wird - anstatt dass Sie diesen Tag-Wert jedes Mal manuell festlegen müssen.
Die Liste der verfügbaren Optionen für Standard-Tags wird in Builder im Abschnitt Allgemeine Einstellungen >> Kontakt-Tags gepflegt.
Sie können diese Standardmarkierung setzen, wenn Sie einen neuen Kontakt zum System hinzufügen.
Über die Kontakte-Seite können Sie diese Markierung auch zu bestehenden Kontakten hinzufügen und die Standardmarkierung bearbeiten.
Das Attribut Standard-Tag ist auch für die Massenbearbeitung verfügbar, d. h. Sie können es für mehrere Kontakte gleichzeitig festlegen. Wählen Sie einfach eine Anzahl von Kontaktdatensätzen im Raster aus und klicken Sie auf die Schaltfläche "Bearbeiten", um das Popup-Menü "Massenbearbeitung" aufzurufen.
Wenn ein bestimmter Tag-Wert nicht auf "Mehrere zulassen" gesetzt wurde, darf nur ein Kontakt in einem Arbeitsauftrag diesen Wert haben. Beispiel: Es kann sein, dass es nur einen einzigen Kontakt der Kategorie "Makler:in" für ein Ticket geben kann. Dies wirkt sich natürlich auf die Standardkennzeichnung aus, wenn einem Arbeitsauftrag zwei Kontakte mit der gleichen Standardkennzeichnung "Muss eindeutig sein" hinzugefügt werden, entweder manuell oder automatisch. In diesem Fall ordnet das System das Standard-Tag nur einem Kontakt zu (und entfernt daher das Standard-Tag für die anderen Kontakte). Das System weist dem Kontakt, der bereits mit einem anderen Tag-Wert versehen ist, den nächsten Tag aus folgender Reihung zu:
Hauptkontakt
Antragsteller/in
Betreff
CC
Ein anderer Kontakt im Arbeitsauftrag
Sie können einem Kontakt kein Standard-Tag hinzufügen, wenn das Unternehmen, dem er zugewiesen ist, ein anderes Lieferantenunternehmen hat als das Standard-Tag.
Es ist nicht möglich, einen Arbeitsauftrag mit einem Kontakt einzureichen, dessen Standard-Tag auf ein anderes Lieferantenunternehmen als der Arbeitsauftrag gesetzt ist.
Bekannte Kontakte
Wenn eine E-Mail von einer Adresse eintrifft, die mit einem Kontakt verbunden ist, der bereits im System vorhanden ist, und der Kontakt:
die Einstellung Globaler Bereich hat, oder
einen lokalen Geltungsbereich hat, aber zu demselben Unternehmen gehört, zu dem der Arbeitsauftrag gemäß den Regeln für die Weiterleitung von E-Mails gehören wird
dann werden dessen Details automatisch in die Kontaktkarte eingetragen, wenn der Arbeitsauftrag vom System erstellt wird, und er wird automatisch als Hauptkontakt, ursprüngliche/r Antragsteller/in und Antragsteller/in des Arbeitsauftrags gekennzeichnet. Wenn dem Auftrag ein Standard-Tag zugewiesen wurde, wird der Kontakt außerdem mit diesem Tag versehen. Beachten Sie jedoch, dass Sie die Tags nach der Erstellung des Arbeitsauftrags jederzeit selbst manuell bearbeiten können.
Wenn eine E-Mail von einer Adresse eintrifft, die mit einem Kontakt verbunden ist, der bereits im System vorhanden ist, aber einen lokalen Geltungsbereich hat und zu einem anderen Unternehmen gehört als dem, zu dem der Arbeitsauftrag aufgrund der E-Mail-Routing-Regeln gehören wird, werden die Details NICHT automatisch in die Kontaktkarte eingetragen, wenn der Arbeitsauftrag vom System erstellt wird (und können daher nicht automatisch dem Arbeitsauftrag zugeordnet werden). Beachten Sie, dass Sie den Kontakt und die Markierungen nach der Erstellung des Arbeitsauftrags jederzeit selbst manuell bearbeiten können.
Unbekannte Kontakte
Standardmäßig 'Globaler' oder 'Globaler & Lokaler' Bereich
Wenn eine E-Mail von einer unbekannten Adresse eingeht und:
die Einstellung "Automatische Kontakterstellung aktivieren" im Builder auf EIN gesetzt ist und
Ihr System so konfiguriert wurde, dass der Geltungsbereich Ihrer externen Kontakte auf "Global" oder "Global und lokal" eingestellt ist,
dann wird der Kontakt automatisch erstellt, hat einen globalen Geltungsbereich (d. h. er ist nicht mit einem bestimmten Unternehmen verknüpft) und seine Kontaktdaten werden automatisch in die Kontaktkarte eingefügt, wenn der Arbeitsauftrag vom System erstellt wird. Außerdem wird der Kontakt automatisch als Hauptkontakt, ursprüngliche/r Antragsteller/in und Antragsteller/in des Arbeitsauftrags gekennzeichnet. Da sie dem System vorher nicht bekannt waren, wird für sie kein Standard-Tag gesetzt. Beachten Sie, dass Sie die Tags nach der Erstellung des Arbeitsauftrags jederzeit selbst manuell bearbeiten können.
Standardmäßig 'Lokaler' Bereich
Wenn eine E-Mail von einer unbekannten Adresse eingeht und
die Einstellung "Automatische Kontakterstellung aktivieren" im Builder auf EIN gesetzt ist und
Ihr System so konfiguriert wurde, dass der Geltungsbereich Ihrer externen Kontakte auf "Lokal" festgelegt ist,
dann wird der Kontakt automatisch erstellt, hat einen lokalen Geltungsbereich (d. h. er wird mit einem bestimmten Unternehmen verknüpft) und wird unter dem Unternehmen erstellt, unter dem der Arbeitsauftrag existiert. Die Kontaktdaten werden automatisch in die Kontaktkarte eingetragen, wenn der Arbeitsauftrag vom System erstellt wird, und sie werden automatisch als Hauptkontakt, ursprüngliche/r Antragsteller/in und Antragsteller/in des Arbeitsauftrags gekennzeichnet. Da sie dem System vorher nicht bekannt waren, wird für sie kein Standard-Tag gesetzt. Beachten Sie, dass Sie die Tags nach der Erstellung des Arbeitsauftrags jederzeit selbst manuell bearbeiten können.
Automatische Kontakterstellung AUS
Wenn eine E-Mail von einer unbekannten Adresse eingeht und
die Einstellung "Automatische Kontakterstellung aktivieren" im Builder AUSgeschaltet ist,
dann wird der Arbeitsauftrag auf der Grundlage der E-Mail-Weiterleitungsregeln erstellt, aber die Kontaktdaten der/s E-Mail-Absender/in werden NICHT automatisch in die Kontaktkarte eingetragen, wenn der Arbeitsauftrag vom System erstellt wird (und können daher nicht automatisch mit dem Arbeitsauftrag verknüpft werden). Beachten Sie, dass Sie den Kontakt und die Markierungen nach der Erstellung des Arbeitsauftrags jederzeit selbst manuell bearbeiten können.
Wenn ein Arbeitsauftrag über den „Arbeitsauftrag starten“-Button auf der Kontakte-Aktivitätenseite eines Kontakts erstellt wird, wird dieser Kontakt automatisch als ursprüngliche/r Antragsteller/in, Antragsteller/in, Betreff und Hauptkontakt des Arbeitsauftrags markiert, und sein Standard-Tag wird ebenfalls hinzugefügt (sofern er einen hat).
Auf der Kontakt Verwaltungsseite können Sie alle externen Kontakte an einem Ort sehen und verwalten.
Note: you will only be able to access the Contact Management Page if you have been set up with the relevant permissions in Enate Builder. See for more information.
Sie können auf die Kontakt Verwaltungsseite vom Navigations-Link aus zugreifen. Ihre Kontakte und deren Information wird in einer Tabelle dargestellt.
Sie können auf der Kontaktverwaltungsseite Kontakte hinzufügen, indem Sie auf das „Kontakt hinzufügen“-Symbol klicken und die Angaben dazu in dem Pop-up-Fenster eintragen, das dann erscheint.
Sie können über die Kontaktverwaltungsseite eine Excel-Liste mit Kontaktdaten importieren. Es gibt dafür eine Vorlage, die in allen von Enate angebotenen Sprachen zur Verfügung steht.
Um einen Kontakt zu bearbeiten, gehen Sie auf die Kontaktverwaltungsseite und rufen per Doppelklick auf den Kontakt das Pop-up-Fenster „Kontakt bearbeiten“ auf.
Sie können auch das Unternehmen, die Zeitzone, den Bürostandort und die bevorzugte Sprache Ihrer Kontakte massenweise bearbeiten, indem Sie den Kontakt links auswählen, woraufhin der „Bearbeiten“-Button erscheint.
Um einen Kontakt zu löschen, gehen Sie auf die Kontaktverwaltungsseite und wählen den Kontakt links aus, woraufhin der „Löschen“-Button erscheint. Sie können mehrere Kontakte gleichzeitig löschen.
Sie können auswählen, welche Spalten angezeigt werden sollen, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken und aus Ihrer Liste der Standardspalten auswählen.
In der Spalte "Automatisch erstellt" können Sie sehen, wie die externen Kontakte erstellt wurden - ob sie automatisch oder manuell erstellt wurden. Bitte beachten Sie, dass ein automatisch erstellter Kontakt nicht mehr als automatisch erstellter Kontakt in der Spalte "Automatisch erstellt" auf der Seite "Kontaktverwaltung" angezeigt wird, sobald er bearbeitet wurde.
Sie können die Tabelle nach einer Spalte in alphabetischer Reihenfolge sortieren, indem Sie auf den Spaltentitel klicken, und Sie können zur ursprünglichen Spaltenauswahl zurückkehren, indem Sie auf "Zu Standardwerten zurückkehren" klicken.
Wenn Sie auf den Vornamen eines Kontakts klicken, werden Sie zu dessen weitergeleitet.
Wenn Sie Kontakte aus einer Excel-Vorlage importieren, müssen Sie eine E-Mail-Adresse angeben. Wenn Sie keine Unternehmen angeben, wird der Kontakt automatisch zur Kategorie „Global“ hinzugefügt. Hier finden Sie mehr Informationen über .
Sie können den Spalten benutzerdefinierte Spalten hinzufügen, indem Sie auf das Zahnradsymbol klicken und aus Ihrer Liste der benutzerdefinierten Datenspalten auswählen. Diese werden in Builder konfiguriert( klicken Sie für weitere Informationen). Es können Felder aller Datentypen erstellt werden, mit Ausnahme von Tabellenfeldern und Langtextfeldern.
Die Kontakte-Aktivitätenseite zeigt Ihnen Details zur Aktivität einer/s Service-Nutzerin/Nutzers an.
Die Kontakte-Aktivitätenseite erreichen Sie über:
1. Die Schnellsuche— indem Sie in der Schnellsuche auf einen Nutzer/eine Nutzerin klicken
2. Einen Arbeitsauftrag – indem Sie in der Kontaktkarte eines Arbeitsauftrags auf einen Kontakt klicken
3. Die Kontaktverwaltungsseite – indem Sie auf der Kontaktverwaltungsseite auf den Vornamen eines Kontakts klicken
Auf der Kontakte-Aktivitätenseite können Sie dann rechts die Kontaktdetails sehen und diese wenn nötig aktualisieren.
Mit einem Klick auf die Arbeitsauftrags-Registerkarte rufen Sie alle Arbeitsaufträge auf, die mit dem Kontakt verknüpft sind. Jeder Arbeitsauftrag wird als Karte angezeigt, die die folgenden Informationen beinhaltet: die Referenznummer, den Titel des Arbeitsauftrages, das Fälligkeitsdatum, den zugewiesenen Mitarbeitenden, die Warteschlange und den Status. Mit einem Klick auf die Referenznummer und den Titel können Sie Arbeitsaufträge öffnen, um weitere Details angezeigt zu bekommen. Laufende Aufträge werden automatisch angezeigt, abgeschlossene Arbeitsaufträge können auch angezeigt werden.
Wenn Sie auf die Registerkarte „Kommunikation“ klicken, werden Ihnen dem Nutzer/der Nutzerin und den Arbeitsaufträgen zugehörige Kommunikationen (E-Mails, Notizen) angezeigt. Sie können hier auch nach bestimmten Kommunikationen suchen.
Von der Kontakte-Aktivitätenseite aus können Sie auch einen neuen Arbeitsauftrag starten. Wenn Sie von der Kontakte-Aktivitätenseite aus einen neuen Arbeitsauftrag starten, wird der Kontakt automatisch zum Hauptkontakt, zum/zur Antragsteller/in und zum Betreff des Arbeitsauftrags. Wenn bei diesem der Standard-Tag eingestellt ist, wird der Kontakt zudem auch als solcher für den Arbeitsauftrag eingetragen. Bitte beachten Sie, dass die Option „Senden Sie automatisierte E-Mails“ beim Start eines Tickets automatisch ausgeschaltet ist.
Ob Sie einen Arbeitsauftrag von hier aus starten können, hängt davon ab, ob er im Builder für einen Start von der Kontakte-Aktivitätenseite aus konfiguriert wurde , welchem Unternehmen der Kontakt zugewiesen wurde als er im Arbeitsmanager erstellt wurde, und auch welchem Unternehmen Sie als Nutzer/in zugeteilt wurden.
Sie können den Namen der Nutzerin/des Nutzers kopieren, indem Sie den „Kopieren“-Button in der Registerkarte anklicken.
Externe Kontakte können in Enate auf verschiedene Arten erstellt werden.
Das Enate-System kann so eingestellt werden, dass es automatisch neue externe Kontaktdatensätze erstellt, wenn E-Mails eingehen, die neue E-Mail-Adressen enthalten, wenn die Einstellung
Das System füllt den Vor- und Nachnamen des Kontakts automatisch auf der Grundlage des E-Mail-Anzeigenamens aus. Weitere Einzelheiten dazu:
Wenn der E-Mail-Anzeigename ein Leerzeichen enthält, wird alles vor dem ersten Leerzeichen als Vorname des Kontakts und alles nach dem letzten Leerzeichen als Nachname verwendet. Wenn der E-Mail-Anzeigename zum Beispiel "John Smith" lautet, wird der Vorname des Kontakts automatisch als "John" und der Nachname als "Smith" ausgefüllt.
Wenn der E-Mail-Anzeigename ein Komma enthält, wird alles vor dem ersten Komma als Nachname des Kontakts und alles nach dem letzten Komma als Vorname verwendet. Wenn der Name der E-Mail-Anzeige zum Beispiel "Smith, John" lautet, wird der Nachname des Kontakts automatisch mit "Smith" und der Vorname mit "John" ausgefüllt.
Wenn das System den Vor- und Nachnamen nicht automatisch ausfüllen kann, wird der Kontakt automatisch ohne Vor- und Nachnamen erstellt und der Benutzer wird aufgefordert, diesen selbst auszufüllen, wenn er den Arbeitsauftrag einreicht.
Außerdem hängt das t, von der ab. Wenn er auf "Global" oder "Global und Lokal" eingestellt ist, hat der automatisch erstellte Kontakt einen globalen Geltungsbereich, d.h. er ist nicht mit einem bestimmten Unternehmen verknüpft. Ist die Option auf "Lokal" eingestellt, wird der automatisch erstellte Kontakt unter dem Unternehmen erstellt, unter dem das zugehörige Arbeitsobjekt existiert.
Sie können Kontakte von der aus hinzufügen, indem Sie auf das Symbol Kontakt erstellen klicken und die Details für den Kontakt im daraufhin angezeigten Popup ausfüllen.
Anmerkung: Die Kontakt-E-Mail-Adresse muss im System eindeutig sein.
Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts eingegeben haben, entschlüsselt das System den Vor- und Nachnamen des Kontakts und füllt ihn automatisch aus. Sobald Sie alle Informationen ausgefüllt und auf Kontakt anlegen geklickt haben, wird das System wieder auf den Arbeitsauftrag zurückleiten.
Bitte beachten Sie, dass wenn Sie einen neuen Kontakt im Testmodus erstellen, dieser Kontakt nur für die Ausführung von Testpaketen im System verfügbar ist.
Bitte beachten Sie, dass ein automatisch erstellter Kontakt nicht mehr als automatisch erstellter Kontakt in der Spalte "Automatisch erstellt" auf der Seite "Kontaktverwaltung" angezeigt wird, sobald er bearbeitet wurde.
Je nachdem, wie es im Builder konfiguriert wurde, haben Sie verschiedene Möglichkeiten, einem externen Kontakt ein Unternehmen zuzuordnen:
Alle Unternehmen/Global
Mit der Alle Unternehmen/Global-Einstellung können externe Kontakte Arbeitsaufträge für alle Unternehmen erstellen und auf diese zugreifen.
Dies bedeutet außerdem, dass Nutzers des Arbeitsmanagers in einem Arbeitsauftrag nach externen Kontakten suchen können.
Ein bestimmtes Unternehmen (lokal)
Wenn Sie den Kontaktrahmen an ein bestimmtes Unternehmen anpassen, bedeutet dies, dass externe Kontakte nur Arbeitsaufträge für diese bestimmte Firma erstellen und bearbeiten können.
Benutzer können außerdem nur dann einen Kontakt zu einer Paket-API hinzufügen, wenn der Kontakt demselben Unternehmen (oder einem Dachunternehmen) angehört.
Bitte beachten Sie:
dass Sie das mit einem externen Kontakt verbundene Unternehmen nur dann von „Alle Unternehmen/Global“ zu einem bestimmten Unternehmen ändern können, wenn der externe Kontakt nicht mit mehreren verschiedenen Arbeitsaufträgen für diverse Firmen in Verbindung steht. Sie können diese Änderung vornehmen, indem Sie dem Kontakt einen anderen Arbeitsauftrag zuordnen.
Um externe Kontakte zur Kategorie „Globale/Alle Unternehmen“ zu beschränken, sollte die Spalte Unternehmen in der Massen-Upload-Datei leer gelassen werden, damit die Kontakte standardmäßig auf „Global“ beschränkt werden.
Welche Firma einem automatisch generierten Kontakt zugewiesen wird, hängt von Ihren Kontaktbegrenzungseinstellungen ab. Ist „Global“ oder „Global und Lokal“ eingestellt, haben automatisch generierte Kontakte eine „Globale Kontaktauswahl“ und sind somit nicht mit einem spezifischen Unternehmen verknüpft. Ist „Lokal“ eingestellt, wird der Kontakt automatisch als Teil des Unternehmens erstellt, zu dem der zugehörige Arbeitsauftrag gehört.
Bitte beachten Sie, dass Sie einen externen Kontakt, der lokal zugewiesen ist (d.h. mit einem bestimmten Unternehmen verknüpft ist), nicht als Kontakt für einen Arbeitsauftrag hinzufügen können, der in einem anderen Unternehmen existiert. Dies gilt auch für Kollegenkonten (die immer unter einem bestimmten Unternehmen existieren müssen). NUR global zugewiesene externe Konten haben die Möglichkeit, als Kontakt mit Arbeitsaufträgen in jedem Kunden verknüpft zu werden.
Sie können auch das Unternehmen, die Zeitzone, den Bürostandort, den Standard-Tag und die bevorzugte Sprache Ihrer Kontakte bearbeiten, indem Sie auf das Kontrollkästchen des Kontakts klicken, woraufhin die Schaltfläche Bearbeiten erscheint. Legen Sie die gewünschten Details fest und klicken Sie auf Bestätigen, um die Massenänderungen zu speichern.
Sie können eine Liste von Kontakten aus einer Excel-Tabelle in die importieren. Es wird eine Vorlage bereitgestellt, die in allen von Enate angebotenen Sprachen unterstützt wird.
Wenn Sie Kontakte aus einer Excel-Vorlage importieren, müssen Sie die E-Mail-Adresse angeben. Wenn Sie kein Unternehmen angeben, wird der Kontakt automatisch auf global gesetzt. Weitere Informationen zum Firmenzweck finden Sie .
Wenn Sie nach einem neuen Kontakt suchen, der derzeit nicht im System vorhanden ist, können Sie einen neuen Kontakt anlegen aus der . Navigieren Sie zur Personensuche in der Schnellsuche und klicken Sie auf 'Kontakt hinzufügen'.
Wenn Sie auf 'Kontakt hinzufügen' klicken, entschlüsselt das System den Vornamen, Nachnamen und die E-Mail-Adresse und stellt sie automatisch ein. Nachdem Sie alle Informationen eingegeben und auf "Erstellen" geklickt haben, werden Sie zur des neuen Kontakts weitergeleitet.
Sie können auch aus einem Arbeitsauftrag - in der - heraus einen neuen Kontakt anlegen. Wenn Sie in der Karteikarte Kontakte nach einem Benutzer suchen, der im System nicht vorhanden ist, können Sie einen neuen Kontakt anlegen, indem Sie auf die Option "Kontakt erstellen" klicken und die Angaben des Kontakts eingeben.
Ob ein externer Kontakt automatisch vom System oder manuell von einem Benutzer erstellt wurde, erkennen Sie an der Spalte "Automatisch erstellt" auf der .
Bitte beachten Sie, dass diese Einstellung nur verfügbar ist, wenn der Umfang des externen Kontakts im Builder auf "Global" oder "Global und lokal" eingestellt wurde. Klicken Sie für mehr Informationen.
Um einen Kontakt zu bearbeiten, gehen Sie auf die und doppelklicken Sie auf den Kontakt, um das Popup-Fenster Kontakt bearbeiten aufzurufen.
Um einen Kontakt zu löschen, gehen Sie auf die und klicken Sie auf das Kästchen des Kontakts, woraufhin die Schaltfläche Löschen erscheint. Sie können mehrere Kontakte gleichzeitig löschen.
In der Kontaktkarte in der Seitenkonsole von Tickets, Fällen und Aktionen können Sie die Personen bestimmen, die mit dem Arbeitsauftrag in Verbindung stehen und deren Kontakt-Tags festlegen.
Indem Sie auf einen einzelnen Datensatz klicken, können Sie die Informationen eines Kontakts im Detail in einer neuen Registerkarte aufrufen, die die Kontakte-Aktivitätenseite anzeigt.
Wenn Sie eine E-Mail von einer Adresse erhalten, die mit einem/r Systembenutzer/in oder einem externen Kontakt in Verbindung steht, der/die bereits zuvor im System eingetragen wurde, werden die dazugehörigen Details automatisch in der Kontakt-Registerkarte eingefüllt, wenn das System ein Ticket erstellt. Der/die Absender/in wird automatisch als ursprüngliche/r Antragsteller/in, Antragsteller/in, Betreff und Hauptkontakt verknüpft. Diese Tags können entfernt werden.
Der/die Erstbearbeitende des Tickets kann den/die Absender/in wenn nötig auch zum Hauptkontakt ernennen. Wenn Sie für eine der Kategorien einen anderen Kontakt bestimmen, wird die Markierung des vorigen Kontakts aufgehoben.
Wenn ein Arbeitsauftrag über den „Arbeitsauftrag starten“-Button auf der Kontakte-Aktivitätenseite eines Kontakts erstellt wird, wird dieser Kontakt als Antragsteller/in, Betreff und Hauptkontakt des Arbeitsauftrags markiert.
Sie können Kontakte auch manuell zu einem Arbeitsauftrag hinzufügen, indem Sie in der Kontaktkarte nach ihnen suchen.
Bitte beachten Sie, dass Sie nur Kontakte der Firma aufrufen können, der der Arbeitsauftrag zugeordnet ist.
Wenn Sie in der Kontaktkarte nach einem/r dem System unbekannten Nutzer/in suchen, können Sie mit einem Klick auf „Kontakt erstellen“ einen neuen Kontakt anlegen und die dazugehörigen Kontaktdaten eingeben.
Wenn Sie die E-Mail-Adresse des Kontakts eingetippt haben, wird das System den Vor- und Nachnamen des Kontakts automatisch ausfüllen. Sobald Sie die Kontaktdaten eingegeben und „Kontakt erstellen“ angeklickt haben, leitet das System Sie zum Arbeitsauftrag zurück.
Wenn Sie zum ersten Mal einen Kontakt manuell hinzufügen, wird dieser automatisch als Hauptkontakt, ursprüngliche/r Antragsteller/in, Antragsteller/in und Betreff des Arbeitsauftrags markiert. Sie können den Hauptkontakt, die/den Antragsteller/in und den Betreff später ändern, aber bitte beachten Sie, dass die/der ursprüngliche Antragsteller/in später nicht mehr geändert werden kann.
