Am adăugat o nouă rubrică în Inbox, numită „Toate e-mailurile”. Aici veți putea vizualiza toate e-mailurile aferente articolelor de lucru (inclusiv articolelor închise) pentru care aveți permisiuni.

Am adăugat o funcție de filtrare suplimentară, prin care puteți filtra e-mailurile în funcție de statusul articolului de lucru căruia îi aparțin.

Situații în care e-mailurile apar în secțiunea E-mailuri neprocesate

Mesajele de e-mail vor apărea în secțiunea E-mailuri neprocesate din rubrica de Inbox din Work Manager dacă îndeplinesc una dintre următoarele condiții:

1. Niciuna dintre adresele de e-mail Către și/sau CC nu are o rută de e-mail corespunzătoare.

2. În e-mail figurează doar adrese de e-mail BCC, nu și adrese Către sau CC.

Consultați tabelul de mai jos pentru informații suplimentare privind modul în care sunt gestionate e-mailurile care sosesc în Enate, conform unor combinații de adrese de e-mail relevante pentru Enate care pot apărea în câmpurile Către, CC sau BCC.

Am simplificat utilizarea funcției de „Fuzionare” în Enate. Aceasta vă permite să fuzionați articolele de lucru existente, astfel încât solicitările sosite separat - dar care ar trebui de fapt să fie procesate împreună - să poată fi gestionate ca un singur articol de lucru.

Astfel, când selectați un articol de lucru cu care să fuzionați un Tichet, veți putea vedea clientul/contractul/serviciul și numărul de referință al articolului de lucru pentru a găsi mai rapid și mai ușor articolele pe care doriți să le fuzionați.

Mai mult, sistemul vă va avertiza dacă alegeți să fuzionați un Tichet cu un articol de lucru care provine de la o companie diferită, ca o etapă suplimentară de verificare, dar veți putea continua fuzionarea.

Dacă alegeți să închideți „Alte articole de lucru” atunci când fuzionați, am adăugat, de asemenea, și opțiunea „Selectați toate” între variantele afișate.

Urmăriți acest clip video pentru informații suplimentare despre cum să utilizați funcția de fuzionare.

Prezentare generală

Toate e-mailurile primite în Enate sunt procesate automat fie în Tichete, fie în Cazuri, pe baza unor criterii de afaceri care analizează aspecte precum destinația, de unde provin și despre ce este vorba. Uneori, însă, e-mailurile care sosesc în Enate nu sunt procesate într-un Caz sau într-un Tichet.

Acest lucru se poate întâmpla din următoarele motive:

1. Niciuna dintre adresele de e-mail Către și/sau CC nu are definită o rută de e-mail corespunzătoare în Builder (este vorba de criteriile care stabilesc tipul de Tichet sau Caz pe care ar trebui să îl genereze un e-mail primit).

2. În e-mail figurează doar adrese de e-mail BCC, nu și adrese Către sau CC.

Am adăugat acum o nouă rubrică de E-mailuri neprocesate la Inbox-ul din Work Manager, care permite utilizatorilor să analizeze aceste e-mailuri neprocesate și să ia măsurile corespunzătoare. Această funcție este vizibilă pentru toți utilizatorii.

Vizualizare e-mailuri neprocesate - Ce e-mailuri se pot vedea?

Veți putea vedea e-mailurile neprocesate care au intrat în cutia poștală a domeniului dvs. de activitate. Alte e-mailuri neprocesate sosite în cutiile poștale care nu sunt asociate cu niciunul dintre procesele dvs. de afaceri vor putea fi văzute de către agenții care lucrează în respectivele domenii. Numărul afișat în dreptul acestei secțiuni indică numărul total de e-mailuri din vizualizarea neprocesată.

Opțiuni de filtrare

Puteți filtra e-mailurile din această secțiune după numele cutiei poștale (dacă îl cunoașteți) și adresa cutiei poștale. Mai exact, aceasta este adresa de e-mail a cutiei poștale care gestionează e-mailurile primite.

Care sunt opțiunile disponibile?

Secțiunea E-mailuri neprocesate vă permite să examinați conținutul e-mailului primit pentru a putea determina spre ce destinație să îl direcționați.

După examinarea e-mailului, aveți la dispoziție următoarele opțiuni:

1) Puteți decide să creați un articol de lucru din e-mail, specificând Clientul, Contractul și Serviciul pentru acesta, înaintea lansării articolului de lucru. Dacă faceți acest lucru, e-mailul va deveni Procesat și va fi înlăturat din secțiunea E-mailuri neprocesate când veți da următorul clic pentru a reîmprospăta secțiunea de e-mailuri din Inbox.

2) Puteți decide să ștergeți e-mailul, după caz (de ex. dacă este un e-mail de tip spam). Dacă faceți acest lucru, e-mailul se va schimba în Eliminat și va fi înlăturat din secțiunea E-mailuri neprocesate când veți da următorul clic pentru a reîmprospăta secțiunea de e-mailuri din Inbox.

Modele de luat în considerare - Este necesară o nouă rută de e-mail?

Cu cea mai recentă versiune Enate, ne-am concentrat pe facilitarea colaborării între mai multe echipe, precum și pe adăugarea unor caracteristici suplimentare pentru vizualizările de e-mail. De asemenea, s-au adăugat funcții utile la cardurile personalizate pentru a oferi o experiență de utilizare îmbunătățită. Să aruncăm o privire la acestea și la alte modificări…

Descoperiți aceste funcții noi în secțiunile de mai jos...

Noi funcționalități în Work Manager

• Asistență îmbunătățită privind colaborarea între echipele interne - Enate permite acum ca toate echipele implicate să mențină legătura și facilitează participarea părților externe.

• Îmbunătățiri privind vizualizarea e-mailurilor - acum puteți vizualiza chiar și e-mailurile aferente articolelor de lucru închise,

• Control asupra e-mailurilor neprocesate - aveți posibilitatea de a vizualiza toate e-mailurile primite neprocesate și de a decide cum să le direcționați cel mai bine.

• Funcții îmbunătățite pentru cardurile personalizate - puteți adăuga la carduri atât hyperlink-uri, cât și rubrici cu acces exclusiv pentru citire sau câmpuri obligatorii și puteți afișa/ ascunde rubricile în mod dinamic pe baza valorilor altor rubrici.

• Îmbunătățiri la acordarea de asistență pentru fuzionarea articolelor de lucru - avertismente practice în cazul fuzionării articolelor între companii și informații mai clare în cazul căutării altor articole de lucru pentru fuzionare.

Caracteristici noi în Builder

• S-au realizat ajustări la pagina de configurare a rutelor de e-mail, care ajută la gestionarea unui volum mare de date.

• Am modificat anumite aspecte privind logica de definire a rutelor de e-mail și modul în care sunt procesate e-mailurile primite.

• Totodată, introducem o nouă caracteristică odată cu lansarea platformei numită Marketplace de integrare.

În următoarele săptămâni și luni, veți asista la apariția unui număr sporit de aplicații care se pot integra în Enate, pentru a vă oferi mai multe funcții la îndemână. Am transferat în această secțiune rubricile de integrare RPA și OCR, astfel încât să aveți la dispoziție o locație unică pentru gestionarea tuturor sistemelor externe care se integrează cu Enate.

Note de lansare...

Puteți consulta o listă cu noile caracteristici, optimizări și soluții de corectare a erorilor pe care le-am inclus în această versiune în următoarele secțiuni. Pentru o listă mai amplă a modificărilor, inclusiv cele privind interfața de programare a aplicațiilor, modificările aduse depozitului de date și orice alte modificări de ultimă oră, consultați secțiunea corespunzătoare cu NOTE DE LANSARE.

Comunicarea între echipele interne - Prezentare generală

Cu v2022.6, am îmbunătățit colaborarea între mai multe echipe, menținând astfel o sincronizare perfectă și o comunicare eficientă între acestea.

Uneori, când trimiteți un e-mail referitor la un articol de lucru și trebuie să includeți echipe din diferite departamente, poate nu știți dacă acestea folosesc Enate pentru a-și gestiona activitatea - în special în organizațiile mari - și, prin urmare, nu este foarte clar cum trebuie să procedați.

Acum, când lucrați în Enate, nu mai trebuie să vă faceți griji în această privință - sistemul va avea grijă de acest aspect pentru dvs. Nu trebuie decât să scrieți e-mailul și sistemul va ști ce trebuie făcut în continuare; dacă este vorba de cineva intern și dacă acesta folosește Enate, vă vom indica Tichetele sau Cazurile sale cu care ați putea dori să partajați acest e-mail, sau veți putea crea rapid un articol de lucru nou, dacă este necesar.

Acest lucru ajută la menținerea unei sincronizări strânse a tuturor comunicărilor ulterioare între respectivele echipe și orice părți externe. Dacă trimiteți e-mailul unui utilizator care nu folosește Enate, sistemul îi va trimite pur și simplu e-mailul.

Exemple de scenarii

Să luăm un exemplu în care avem:

• Jane este un agent care lucrează în echipa A din Marea Britanie

• Karina este un agent care lucrează în echipa B din Polonia

• O parte externă a transmis prin e-mail o cerere referitoare inițial la Marea Britanie, care ajunge la echipa A

Jane, din echipa A, redactează un răspuns prin e-mail către solicitantul extern și constată că trebuie să implice și echipa poloneză, echipa B. Jane nu are nevoie să știe dacă echipa poloneză folosește Enate, pur și simplu adaugă adresa lor de e-mail în e-mailul de ieșire.

Sistemul Enate va recunoaște faptul că adresa de e-mail a echipei poloneze este conectată la o cutie poștală Enate și, prin urmare, va genera un Tichet sau un Caz pentru aceasta. La apăsarea comenzii de trimitere a e-mailului, Enate va afișa o fereastră pop-up explicând acest lucru agentului și solicitând mai multe informații care vor ajuta la crearea articolului de lucru pentru cealaltă echipă.

Odată ce agentul adaugă informațiile suplimentare pentru a crea un articol de lucru asociat, poate confirma continuarea. E-mailul va fi trimis către orice destinatari externi, iar cealaltă echipă, echipa B din Polonia, va vizualiza e-mailul în cadrul unui Tichet sau Caz ASOCIAT. Ambele echipe cunosc Tichetul sau Cazul asociat al celeilalte echipe și se pot menține la curent cu progresul înregistrat.

Echipe care colaborează în limita permisiunilor

Dacă se întâmplă ca activitățile Echipei B să nu se încadreze în permisiunile Echipei A, acestea vor putea să vizualizeze cel puțin informațiile la nivel de antet în fereastra Articole asociate.

Email-uri ulterioare menținute în sincronizare

Un aspect important este faptul că toate comunicările ulterioare sunt menținute în strânsă sincronizare.

Destinatarul extern poate vedea adresele de e-mail ale ambelor echipe și, dacă trimite un răspuns, AMBELE echipe vor fi actualizate în același timp. Toți participanții sunt ținuți la curent.

În cel mai obișnuit scenariu, fereastra pop-up ar arăta probabil singurul Tichet sau Caz, asociat deja, la care lucrează echipa B, cu mențiunea „Doriți să partajați acest e-mail cu Tichetul în desfășurare al echipei B?”.

Ce se întâmplă cu alte echipe care încă nu folosesc Enate?

Dacă la un e-mail sunt adăugate alte adrese de e-mail interne care se adresează unor departamente care nu folosesc încă Enate, nu este nicio problemă - acestea vor fi trimise ca e-mailuri pentru a comunica cu cealaltă echipă, așa cum ar face-o în mod normal.

Condiție: „Adresare suplimentară” activată pe serverul de e-mail al companiei

Odată realizat acest lucru, puteți activa Adresarea suplimentară în Enate în secțiunea de configurare a sistemului din Builder. Pentru aceasta, accesați Builder> Setări sistem> Setări generale, navigați în jos până la secțiunea „Adresare suplimentară a articolelor de lucru” și activați comutatorul.

Adresarea suplimentară funcționează prin adăugarea de informații relevante în adresele de e-mail ale unui e-mail. În acest caz, în Enate, se adaugă numerele de referință ale articolelor de lucru aferente. Structura este următoarea: [destinatar e-mail][+RefEnate][@domeniu e-mail]. Iată câteva exemple:

În acest fel, Enate va partaja toate e-mailurile în care numărul de referință al unui Tichet/ Caz/ Acțiune este inclus în adrese către articolul de lucru respectiv. Astfel, toate părțile relevante se mențin la curent cu toate comunicările.

Consultați acest articol pentru informații suplimentare despre Adresarea suplimentară și despre cum să o activați.